Entrega 4. Control de Proyectos 2010

Control de Proyectos

Gestión y GerenciaUNEFM

Marzo de 2011


UNEFM - Área de Tecnología

Objetivo Definir los aspectos conceptuales asociados al control de

proyectos multidisciplinarios, así como las metodologías y

herramientas empleadas para el seguimiento y control de los

proyectos.


Contenido• Control de proyectos. Variables a controlar en un proyecto

• Objetivos del control de proyectos

• Características de un sistema de control efectivo

• Tipos de control. Requerimientos para realizar el seguimiento de

proyectos

• Criterios para el control de proyectos

• Metodologías para el control de avance en proyectos




Establecer estatus del proyecto y deberá responder a las siguientes preguntas:

1. Estado actual del proyecto en cualquier momento 2. ¿ Qué está pasando de acuerdo a ?3. ¿ Existe algún atraso o adelanto ? ¿ Por qué ?4. ¿ Cómo se llegó al estado de desviación señaladas ?5. ¿ Cuál es la tendencia ?

La pregunta fundamental es: ¿ A qué grado o nivel de detalle debe controlarse un proyecto ?

¿ Qué es el Control de Proyectos ?



Establecer el estatus del proyecto. Esto se logra mediante la medición del avance, evaluación de lo ocurrido y la acción correctiva correspondiente.

¿ Qué se controla en un proyecto ?

El tiempo Progreso Físico Horas-Hombre Costos Cambios de Alcance

Objetivo



Variables a Controlar en un Proyecto

TIEMPO

Fecha de inicio y fin temprano y tardío programadas, al igual que las fechas de inicio y fin real de cada actividad.

PROGRESO FÍSICO

Se debe medir a nivel de producto, asociados a las actividades, en base al factor de ponderación de los elementos que constituyen los diferentes niveles de la EAT.

HORAS-HOMBRE

Deben ser controladas por actividades y recursos asociadas a las mismas.



Variables a Controlar en un Proyecto

COSTOSDeberán ser controlados por actividad y deberá desarrollarse una curva de costos y de programación, analizando el valor ganado del proyecto.

CAMBIOS DE ALCANCESe deberán controlar y registrar los cambios de alcance que sucedan en la ejecución del proyecto, y se evaluarán los efectos de éstos en relación a los costos y al plan de ejecución.



Tipos de Control

CONTROL DIRECCIONAL: Es el control continuo en el tiempo, el cual actúa antes de que las actividades del plan estén completadas.

CONTROL APROBADO-REPROBADO: Una vez completadas ciertas actividades el sistema controlado se somete a una evaluación.

CONTROL POST-OPERACIONAL: Este control actúa una vez completadas las actividades del proyecto, y la información generada se usa para la planificación de futuros proyectos.



Estructura sugerida para el control de proyectos

Gerente del Proyecto

Coordinador de EjecuciónCoordinador de Planificación

Planificadores

Medidores de Obra

Analistas de Productividad

Inspectores QA/QC

Supervisores de Obra



Objetivos de la Planificación y Control de Proyectos

Cumplimiento de las metas (Costos, tiempo, progreso físico, calidad).

Detección de problemas potenciales.

Toma de acciones correctivas o preventivas en el momento oportuno.

Ejecución del proyecto en las fechas programadas y en concordancia con el presupuesto aprobado.



COMPARATIVO: A objeto de apreciar si la ejecución y el rendimiento de una actividad, de un paquete de trabajo o del proyecto en conjunto ha sido buena o mala.

COSTO COMPATIBLE: El costo de la acción del seguimiento debe ser más bajo que el valor de lo que se trata de monitorear (controlar).

Características de un Sistema de Control Efectivo



OPORTUNO: Debe proporcionar información cuando se necesite, es decir, cuando aún sea oportuno para corregir las fallas detectadas.

FRECUENTE: Debe ser continuo en el tiempo, ejecutándolo sobre todas las variables o en una muestra representativa del total.

INDEPENDIENTE: No debe existir dependencia ni relación directa de autoridad entre quien realiza la actividad y quien la monitorea.

Características de un Sistema de Control Efectivo



Elementos Básicos del Control de Proyectos

Requerimientos de Control

Recopilación de Datos

Comparación

Evaluación

Reportes

Acción Correctiva

Retroalimentación

Seguimiento



ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

Que evalúe las actividades y que sea capaz de tomar las acciones preventivas o correctivas en forma oportuna, a fin de corregir desviaciones que pudiesen presentarse en la ejecución del proyecto.

Requerimientos para realizar el Seguimiento PLANES:

Deben ser específicos, completos e integrales, con la finalidad de que el seguimiento al proyecto sea más efectivo.



Criterios para el Control de Avance en Ingeniería

Actividad/Producto Peso (%) Peso Acumulado (%)

Recolección de Especificaciones 5 5

Diseño 20 25

Planos y Documentos 20 45

Cómputos Métricos 30 75

Lista de Materiales 15 90

Lista de Equipos 10 100



Criterios para el Control de Avance en Procura

Actividad/Producto Peso (%) Peso Acumulado (%)

Requisiciones 10 10

Orden de Compra 10 20

Documentos de Licitación 15 35

Orden de Fabricación 30 65

Orden de Transporte 20 85

Orden de Entrega de Materiales y/ o Equipos 15 100





Taller de Trabajo en Equipo

“Control de Proyectos”

Producto a entregar:

• Avance planificado del proyecto en función de H-H y costos (simulación)

Detalles:

• Las curvas de avance planificado, deben constituir una representación (simulación) del programa de trabajo realizado en la entrega anterior, tomando en consideración las indicaciones dadas en clases.

• La entrega debe realizarse en formato electrónico, según el formato entregado (nombre del documento.xls) .



Avance Planificado en función de Costos Paso 1: Determinar el tiempo estimado de ejecución, tomando en

consideración la cantidad de trabajo a ejecutar (columna 2) y el rendimiento teórico establecido (columna 3).



Avance Planificado en función de Costos

Paso 2: Calcular el monto total por partida, multiplicando la cantidad de trabajo (columna 2) por el precio unitario de cada partida (columna 5).




Paso 3: Determinar el peso ponderado en función de costos de cada actividad (columna 7). Para ello deberá dividirse el monto total de cada partida (columna 6) entre el monto total de las partidas a ejecutar.




Paso 4: Posteriormente, se estima el progreso por dia. Para ello se divide el porcentaje de completación total de la actividad (100%) entre el tiempo estimado de ejecución (columna 4).




Paso 5: Posteriormente, se distribuye el porcentaje de avance por día (columna 8) de acuerdo al calendario de ejecución previamente establecido, y en función de la duración de cada actividad.




Paso 6: Se calcula el porcentaje de avance acumulado por día, multiplicando en forma matricial, el porcentaje de avance diario (columna 8) por el peso de la partida respectiva (columna 7).




Paso 7: Finalmente, se calcula el desembolso acumulado por día, multiplicando el avance acumulado por día por el monto total del proyecto.



Avance Planificado en función de Horas-Hombre

Paso 1: Se determina el peso ponderado en función de las horas-hombre asociadas a cada actividad. Para ello, se dividen las horas-hombre de cada actividad entre el total de horas-hombre del proyecto.




Paso 2: Luego, se distribuyen las horas-hombre asociadas a cada actividad en función del calendario de ejecución (ver vista de “uso de tareas” en MS Project)




Paso 3: Posteriormente, se calculan las horas-hombre por período, y seguidamente las horas-hombre acumuladas.




Paso 4: Finalmente, se calcula el porcentaje de avance planificado acumulado en función de horas-hombre. Se dividen las horas-hombre acumuladas por período entre el total de horas-hombre del proyecto.



Documents

Entrega 4. Control de Proyectos 2010