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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO GERENCIAL: RECEPCIÓN DE POLÍTICAS Y ESTABLECIMIENTO DE NORMAS, METAS Y OBJETIVOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS
PRESIDENTE / JUNTA DIRECTIVAGERENTE DE VENTAS/ GERENTE DE PUNTOS DE
VENTA TURASER
COORDINADOR DE ASESORÍA DE SERVICIOS
TURÍSTICOS/ COORDINADOR DE VENTAS
MAYORISTAS/ COORDINADORES DE PUNTOS
DE VENTA TURASER
ASESORES DE VENTAS MAYORISTAS,
DE PUNTOS TURASER Y DE SERVICIOS
TURÍSTICOS
Inicio
Define las Políticas que se deben cumplir
en el departamento de Ventas a fin de
incrementar la rentabilidad y mantener el
estatus de la compañía ante el mercado.
Comunica las Políticas establecidas al
Gerente de Ventas y al Gerente de
Puntos de Venta TURASER.
Recibe las Políticas y requerimientos
internos de la Gestión Estratégica en
cuanto a las Ventas Mayoristas y
Minoristas
Define normas y objetivos a cumplir
por el Coordinador de Ventas
Mayoristas y los Coordinadores de
Puntos de Venta TURASER.
Envían los requerimientos al
Coordinador de Ventas Mayoristas y
los Coordinadores de Puntos de Venta
TURASER.
Recibe las normas y objetivos y las
convierte en metas a cumplir por sus
subordinados
Define cronogramas y agendas para
entregar resultados
Ejecutan los planes y
cronogramas para el
cumplimiento de las metas de
productividad definidas.
Prepara reportes de gestión y
Productividad por unidad y los envía
a su superior
Recibe los reportes gerenciales y los
compara con los estándares
establecidos
Prepara reportes de gestión por unidad
a fin de conocer la productividad de su
Departamento
Compara la gestión de su competencia
con lo planificado con anterioridad
mediante los indicadores de proceso y
gestión
Determina un plan de acciones
preventivas y correctivas para
mantener el estándar establecido por
la Gestión Estratégica de TURASER
Recibe lo informes de gestión basados
en los indicadores de gestión y
proceso, mas los planes de acciones
preventivas y correctivas que
optimicen el desempeño de las Ventas
Mayoristas y Minoristas
Compara los resultados con lo
estipulado y analiza los planes de
acciones preventivas y correctivas
Aprueba los planes y ejecuta las
acciones de seguimiento necesarias a
fin de cumplir con los objetivos
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE TEMPORADAS, ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE CONVERTIBILIDAD DIARIAS (TACDI) Y DEFINICIÓN DE LA PUBLICIDAD
GERENTE DE VENTAS ASESOR DE VENTAS MAYORISTAS COORDINADOR DE VENTAS MAYORISTAS GERENTE DE SISTEMAS GERENTE DE MEDIOS
Inicio
Revisa el calendario anual,
visualizando días feriados y
vacaciones, tanto para Venezuela
como para otras Naciones, así como
conciertos, Jornadas deportivas y
demás eventos de importancia
Visualiza temporadas altas, fines de
semana unidos a días feriados y
temporadas regulares
Elabora un cronograma de
temporadas anual
Diseña la Tabla de Convertibilidad
Diaria (TACDI)
Estructura una tabla con los
siguientes campos: Nombre de la
Operadora, Año en el que utilizará la
TACDI, Destino, Nombre del Hotel,
Tipo de habitación, Fechas de
vigencia de las tarifas, Tarifas con el
porcentaje (%) de Ganancias y
Suplementos sobre traslados y costo
de entradas a eventos
Resalta las fechas donde se deben
cumplir las metas de manera estricta
para cumplir con las políticas de la
Gestión Estratégica
Recibe las tarifas de los hoteles,
genera el margen de ganancia
unitario y lo estructura en la tabla
antes diseñada
Revisa y actualiza la TACDI cada vez
que recibe nuevas tarifas, establece
nuevos convenios, bloqueos con
hoteles y lo envía a los Asesores de
Ventas Mayoristas.
Recibe la TACDI y ejecuta las
acciones establecidas para cumplir
las metas
1
1
Ejecuta y Cierra las ventas
Revisa y actualiza el Reporte
Mensual de Ventas por Asesor
para comparar que se cumplan
las metas establecidas
Se asegura de que el
Departamento de Administración
posea el mismo control de sus
ventas a fin de gestionar el pago
de las comisiones para el Asesor
y el pago a los Proveedores
Envía el Reporte Mensual al
Coordinador de Ventas
Mayoristas
Recibe los Reportes Mensuales de Ventas Por
Asesor y mantiene el control de las Ventas
Mayoristas, a fin de velar por el cumplimiento
de los objetivos y metas organizacionales
Revisa el resumen de ventas por Asesor y
lo introduce en el Formato para el control
general de las ventas por temporada, a fin
de generar Pronósticos.
Envía al Gerente de Ventas los Reportes
por Asesor de Ventas
¿Existen fallas en el
desempeño de los
Asesores de Ventas
Mayoristas?
Sugiere e implementa un
plan de acciones
preventivas y correctivas.
Sugiere acciones proactivas que optimicen
el desempeño del personal y ejecuta un
plan de retroalimentación con los Asesores
de Ventas Mayoristas
SíSí
NoNo
Establece jornadas de
seguimiento y control
individuales y grupales
¿Siguen los
inconvenientes en el
desempeño del
Personal?
NoNo
SíSí
Inicia un plan de seguimiento, monitoreo y
control del Desempeño de los Asesores de
Ventas Mayoristas
Revisa la Tabla de Convertibilidad
Diaria (TACDI) y resalta la
información de interés que sea
atractiva para los clientes
Envía la información publicitaria a
los Departamentos de Sistemas y
Medios, a fin de que estructuren la
Publicidad en medios electrónicos e
impresos
2
3
2
Recibe la Información Publicitaria y
la distribuye entre el personal
calificado para esa tarea, para de esta
forma, poder estructurarla en la
Pagina Web
3
Recibe la Información Publicitaria
del Gerente de Ventas y la
estructura para colocarla en los
medios impresos de circulación,
con que la empresa posee contrato
Revisa que la Publicidad se
ajuste a los parámetros
establecidos con los medios.
Fin del Procedimiento e Inicio en el
Departamento de Sistemas
Fin del Procedimiento e Inicio en el
Departamento de Medios
Fin
Diagrama de distribución de la
información por personal y
departamento
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: DEFINICIÓN, REVISIÓN, Y ACTUALIZACIÓN DE LOS
PRONÓSTICOS DE VENTAS
GERENTE DE VENTAS
Inicio
Revisa el reporte general de ventas
mensuales o por temporada y actualiza los
datos en el modelo de pronóstico
Reúne los Gerentes de línea interesados,
para establecer las acciones necesarias a
fin de mejorar el desempeño del proceso
Define un Plan de Servicio o Producción, a
fin de conocer los costos y personal
implicados en el proceso y sus
funcionalidades con resultados esperados
para factores como costos y clientes.
Revisa los indicadores de gestión
establecidos para conocer el estado del
proceso
¿El Proceso posee
fallas?
Genera los reportes de pronósticos finales
y define los márgenes de error para
elaborar estimaciones cercanas a la
realidad.
NoNo
Implementa un plan de
acciones preventivas y
correctivas para cumplir los
pronósticos
SíSí
Establece un plan de
seguimiento y control
para cumplir los
Pronósticos
¿Siguen los
inconvenientes en el
cumplimiento de los
objetivos estimados y
los reales?
SíSí
NoNo
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO, CRONOGRAMAS DE TRABAJO Y PLANES DE ACCIÓN PARA INTERVENIR LOS MERCADOS DE AGENCIAS DE VIAJES CON MAYOR AMPLITUD Y EFECTIVIDAD
COORDINADOR DE ASESORÍA DE SERVICIOS TURÍSTICOS ASESOR DE SERVICIOS TURÍSTICOS GERENTE DE PUNTOS DE VENTA TURASER
Inicio
Explora el comportamiento de los
Asesores de Ventas de las Agencias
de Viaje ante los Productos Turísticos
de TURASER
Indaga sobre las preferencias
generales de los clientes con los
Asesores de las Agencias de Viaje
Aplica cuestionarios y encuestas
para conocer las preferencias de
los clientes en cuanto a los
Productos Turísticos en General y
a los de TURASER
Identifica cuales son los destinos
más buscados por los clientes
Explora quienes son los clientes
que más tienen afinidad con los
Productos Turísticos de
TURASER (Target de clientes)
Conoce cuales son las fechas más
buscadas por los clientes para
viajar
Revisa la información y la
estructura en función de conocer la
efectividad de los Productos
Turísticos de TURASER
1
1
Elabora planes de acción sobre los
resultados obtenidos que se ajusten
al comportamiento de los clientes y
Asesores de Agencias de Viaje, a fin
de intervenirlos de manera efectiva
Establece un plan de
retroalimentación para conocer la
efectividad de los planes
establecidos y la rentabilidad
obtenida para la empresa
Recibe las tarifas, promociones y
planes del Gerente de Ventas y el
Gerente de Puntos de Venta
TURASER
Conoce las promociones que
posteriormente ofrecerá en las
Agencias de Viajes
Define un cronograma de zonas,
rutas y agencias para ejecutar la
promoción de los Productos
Turísticos de TURASER
2
2
Acuerda con el Asesor de
Servicios Turísticos los tiempos
de visita y las acciones a ejecutar
Recibe los planes a ejecutar con el
Coordinador de Asesoría de Servicios
Turísticos
Inicia las visitas a las Agencias junto al
Coordinador
Distribuye y explica el material P.O.P. a
los Asesores de las Agencias a Viaje con
el fin de incentivar las ventas de los
Productos Turísticos de TURASER
Da a conocer las promociones y ofertas
de TURASER
Propone nuevas alternativas para
captar la atención de los Asesores de
Agencias de Viaje con el fin de que
vendan y promocionen los Productos
Turísticos de TURASER
Recibe los reportes y establece
planes de acción para
incrementar la efectividad de las
jornadas promocionales que se
ejecutan
Reporta mediante informes de
gestión al Gerente de Puntos de
Ventas TURASER
3
3
Recibe los informes de gestión, los analiza y
establece planes para la prevención y
corrección de acciones, a fin de optimizar el
desempeño, incrementar la productividad y
los índices de ventas y promociones
¿Las promociones
son efectivas?
Reporta a la Junta Directiva la
gestión efectiva de la Asesoría de
servicios Turísticos que se ejecuta
en las Agencias de Viajes
SíSí
NoNo
Revisa la exploración del
mercado definida por el
Coordinador de Asesoría de
Servicios Turísticos
Define planes de acciones
correctivas
Define un diagrama de
espina de pescado para
definir la causa raíz en la
falta de efectividad
Define las acciones para
atacar la causa de los
problemas y las
implementa
¿El desempeño de las
jornadas
promocionales
mejoró?
SíSí NoNoFin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: CAPTACIÓN DE NECESIDADES DEL CLIENTE MEDIANTE MUESTREO DE PREGUNTAS ABIERTAS.
ASESOR DE VENTAS DE PUNTOS TURASER
Inicio
Recibe cordialmente al
cliente
Inicia formulando preguntas abiertas que exploren las
necesidades del cliente: ¿Cuándo planea usted viajar?
¿Cuántas personas van a viajar? ¿Tiene niños? ¿Qué tipo
de alojamiento tiene en mente? ¿Tiene un rango de
precios definidos? ¿Qué actividades usted y su familia
practican cuando están de vacaciones? ¿Hay algo que
usted quiera enviar cuando este de vacaciones? ¿Qué
otras actividades o servicios tiene planeado ejecutar?
Escucha detenidamente y
reafirma las necesidades del
cliente
Le muestra al cliente los folletos
y catálogos
Insta al cliente a visitar la página
web: www.turaser.net
Capta la atención del cliente y
proyecta una próxima visita para
concretar la posible venta
Procede a ejecutar el procedimiento
VP010-02-07-V008, en su primera parte
(Cotización), de ser efectiva la
captaciones de necesidades del cliente
¿El cliente esta
conforme con
alguna de las
opciones
cotizadas?
Llena la segunda parte del Formulario
de Cotización/Reserva (Reserva)
descrito en el procedimiento VP010-
02-07-V008
SíSíNoNo
¿El Cliente aun
sigue inconforme
con las opciones
cotizadas?
Fin
SíSí
1
1
NoNo
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA PÁGINA WEB DE TURASER PARA EMITIR COTIZACIONES
ASESOR DE VENTAS MAYORISTA /ASESOR DE VENTAS DE PUNTOS TURASER
Inicio
Ingresa a la página web
www.turaser.com
Presiona la bandera de Venezuela
Se posiciona en la sección que le
interese para emitir la cotización
(Destinos, Hoteles, Cruceros,
Eventos y Recomendaciones)
Oprime la sección DESTINOS; utiliza
el mapa que se presenta1
1
Selecciona el continente, luego oprime el
país elegido por el cliente y selecciona la
información de interés para que el cliente
seleccione su alternativa de viaje
Se posiciona en la sección baja de la
página web y revisa el cuadro resumen
con los destinos clasificados por
continente y otra información de interés
como eventos
Selecciona la información que se ajusta a
las necesidades del cliente, tanto en la
sección de DESTINOS como en la sección
de RECOMENDACIONES
Lee las alternativas seleccionadas y
define las que se ajustan mas a los
requerimientos del cliente
Oprime el botón CALCULA TU VIAJE,
para emitir un archivo PDF con la
cotización de los productos turísticos
de TURASER
2
2
Elige el tipo de plan que se
ajuste a las necesidades del
cliente
Selecciona noches adicionales,
si el cliente lo requirió
Incluye el número de
habitaciones requeridas por el
cliente
Registra la cantidad de
adultos y niños en las
secciones CANTIDAD DE
ADULTOS y CANTIDAD DE
NIÑOS, respectivamente
Oprime el botón
CALCULAR, para obtener la
información de costos
Oprime la opción
GENERAR PDF
1
1
Llena la información
inherente a la Agencia en la
sección DATOS DE LA
AGENCIA
Elige el nombre de la Agencia
que está emitiendo la
cotización, en el cuadro de lista
AGENCIA
Revisa que los campos
NOMBRE, DIRECCIÓN y
TELÉFONO, estén correctos,
ya que se llenan
automáticamente al elegir el
nombre de la Agencia.
Escribe el FAX (OPCIONAL)
Llena la sección DATOS
DEL ASESOR
Escribe su Nombre y
Apellido, en el campo
ASESOR
Describe su número
telefónico, en el campo
TELÉFONO
Llena la sección DATOS DEL
CLIENTE
Escribe el nombre del cliente,
en el campo NOMBRE
Escribe el apellido del cliente,
en el campo APELLIDO
Escribe el teléfono de
contacto del cliente, en el
campo TELÉFONO
Escribe la dirección de correo
electrónico del cliente, en el
campo CORREO
Llena la sección DATOS
EXTRAS
Selecciona la fecha de salida
en los cuadros de texto DÍA y
MES
Elige el tipo de moneda en el
renglón correspondiente:
BOLÍVARES o DÓLARES
Elige el formato de PDF:
FISCAL o COTIZACIÓN
Oprime el botón GENERAR
Revisa el PDF generado
¿El cliente está
presente en al Punto
de Venta TURASER?
Explica la información de
manera clara y precisa al
cliente. Afianzando las
alternativas para que el cliente
logre seleccionar alguna.
SíSí
Ingresa dicha información
en un correo nuevo
(Microsoft Outlook), si el
cliente eligió que le
suministraran la cotización
vía e-mail
NoNo
¿El cliente solo
requiere la
información vía
telefónica?
Emite una llamada
telefónica para el cliente a
fin de explicar la
información
SíSí
NoNo
3
3
Ingresa en la sección HOTELES
Hace seguimiento al
Cliente para conocer si
adquirirá el Servicio.
4
4
Fin
¿Desea seguir
cotizando?
SíSí
NoNo
5
5
Selecciona la información
en la sección DESTINO
Selecciona el destino, en
el cuadro de lista
SELECCIONE EL PAÍS
Selecciona la ciudad en el
cuadro de lista
SELECCIONE LA CIUDAD
Selecciona la información
sobre las fechas en que el
cliente estará hospedado
en el hotel, en la sección
PERIODO.
Define la fecha de entrada
en el campo ENTRADA
Define la fecha de salida
en el campo SALIDA
Selecciona la información
necesaria en la sección
HABITACIONES
Define el número de
habitaciones, en el campo
HABITACIONES
Selecciona el número de
adultos y niños en los
campos ADULTOS y
NIÑOS, respectivamente
Describe la información
en la sección MÁS
OPCIONES DE
BÚSQUEDA
¿Posee mas
información
suministrada por el
cliente?
Oprime la Opción
CONSULTAR
SíSí
NoNo
Escribe el nombre del
hotel en el campo
NOMBRE DEL HOTEL
Describe la categoría
del hotel para realizar
una búsqueda más
acertada, en el campo
CATEGORÍA
6
6
¿Desea seguir
cotizando?
Se posiciona en la sección
CRUCEROS
SíSí
NoNo
7
7
Selecciona la línea naviera
que se ajuste a las
necesidades de los clientes
Selecciona el (los) destino
(s) y el plan que se ajuste a
los requerimientos de los
clientes
Revisa la selección que
determinó el cliente 8
8
¿Desea seguir
cotizando?
Se posiciona en la sección de
EVENTOS
NoNo
SíSí
9
9
Elige la opción DEPORTES
Selecciona el destino
Elige la opción de deporte
que requiere el cliente
Elige la opción
CONCIERTOS
Revisa la oferta de
conciertos en las fechas
seleccionadas por el cliente
10
10
¿Desea seguir
cotizando?
Elige la opción PAQUETES/
CIRCUITOS
NoNo
SíSí
11
11
Revisa la información sobre los
paquetes y/o circuitos en las
fechas seleccionadas por el
cliente.
Elige la opción CARROS
Revisa la información de
automóviles en las fechas
seleccionadas por el cliente
12
12
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE VUELOS EN LOS SISTEMAS RESERVACIÓN AMADEUS, SABRE-RED Y E-SAV TRAVEL.
ASESOR DE VENTAS DE PUNTOS TURASER Y MAYORISTAS / ANALISTAS DE BOLETERÍA
Inicio
Lee y se familiariza con el Formulario de
Terminología Turística la Guía de Referencia
Rápida Amadeus-Sabre (Formulario para
Cotizar y Reservar Asientos)
¿Desea cotizar con
Amadeus?
¿Desea cotizar con
E- Sav Travel?
NoNo
¿Desea Cotizar con
Sabre?
NoNo
SiSi SiSi
SiSi
Escribe el comando (en mayúsculas) AN,
para solicitar disponibilidad de cupos en
la aerolínea o destino que solicita el
cliente
Describe la fecha, que solicito el cliente,
indicando el día (en números arábigos)
y el mes (en letras mayúsculas y
abreviado)
Indica las siglas de la ciudad de salida
(en mayúsculas)
Indica las siglas de la ciudad de
llegada (en mayúsculas)
Agrega los comandos A (para indicar
una aerolínea), junto con el código
de la Aerolínea.
¿Desea solicitar
información a
todas las
Aerolíneas?
Ingresa el comando SS, en caso
solicitar información en todas las
aerolíneas disponibles
SíSí
NoNo
Describe el número de personas
que solicitan boletos (en números
arábigos)
Escribe la clase del vuelo (en
mayúscula y abreviada - Ver
Formulario de Terminología
Turística)
Indica el segmento de los vuelos
(en números)
Describe el comando FXP, si
desea conocer la tarifa en la
clase seleccionada
Describe el comando FXB, si
desea conocer la tarifa en la
clase mas económica disponible
Oprime la tecla
ENTER
Oprime la tecla
ENTER
Oprime la tecla
ENTER
Oprime la tecla
ENTER
Oprime la tecla
ENTER
Oprime la tecla ENTER
Lee las tarifas y resalta el monto
por persona sin Service Fee
Suma el monto correspondiente
al Servicio (Service Fee) y
enfatiza el total aproximado a
pagar por persona
¿El cliente está
presente en al Punto
de Venta TURASER?
Explica la información de manera clara
y precisa al cliente. Afianzando las
alternativas para que el cliente logre
seleccionar alguna.
SíSí
Ingresa dicha información en un
correo nuevo (Microsoft Outlook), si
el cliente eligió que le suministraran
la cotización vía e-mail
¿El cliente solo
requiere la
información vía
telefónica?
Emite una llamada
telefónica para el cliente a
fin de explicar la
información
SíSí
NoNo
Hace seguimiento al
Cliente para conocer si
adquirirá el Servicio.
Fin
11
11
NoNo
¿Desea seguir
cotizando?
SíSí1
1
NoNo
¿Desea seguir
cotizando?
2
SíSí
NoNo
2
¿Desea seguir
cotizando?
SíSí
3
3
¿Desea seguir
Cotizando?
4SíSí
NoNo
NoNo
¿Desea seguir
Cotizando?
5
4
SíSí
NoNo
5
Ingresa en la página web:
http://www.e-sav.us/rvreservaciones/
Accede a su cuenta de usuario, colocando
el nombre de usuario y su clave personal.
Ingresa al modulo RESERVACIONES
Cliquea sobre la sub-opción REGISTRO
DE RESERVACIONES
Indica el tipo de reserva: OW (One Way),
RT (Round Trip), MC (Multi City o
Multidestinos, de hasta cuatro (4)
segmentos)
Indica la cantidad de pasajeros: ADL
(Adulto), CHD (Niño), INF (Infante), 3ra
(Senior), UM (Menor viajando solo)
Indica la ciudad de Origen y Destino, según
las siglas internacionales del IATA. (Ver
Formulario de Terminología Turística)
Indica la fecha de partida del vuelo
Cliquea en el botón BUSCAR y procede a
leer las opciones que se desplegan,
correspondientes a la disponibilidad de
vuelos.
Tilda las casilla con el Nº de vuelo
deseado, las cuales que se encuentran del
lado izquierdo de la pantalla, por defecto el
sistema tomará la subclase mas
económica de forma automática
Cliquea la opción CONTINUAR, si al final
de la selección, está conforme con la
solicitud
¿Se esta
conforme con la
búsqueda?
Regresa a la pantalla inicial
pulsando la opción
CERRAR VENTANA, en
caso de no estar conforme y
requerir otra selección
Revisa el precio total por la
reserva, así como el
desglose de precios por
pasajero, incluyendo el
valor de los impuestos
SíSí
NoNo
6
6
7
7
Ingresa en el sistema SABRE RED
Describe la fecha, que solicito el cliente,
indicando el día (en números arábigos) y el
mes (en letras mayúsculas y abreviado)
Ingresa en el Sistema AMADEUS
Indica las siglas de la ciudad de salida (en
mayúsculas)
Indica las siglas de la ciudad de llegada (en
mayúsculas)
¿Desea seguir
Cotizando?
Coloca el comando A* para conocer la
disponibilidad para Ida y Vuelta
8
SíSí
NoNo
Oprime la Tecla
ENTER
Coloca el número de cupos que requiere, 01,
por ejemplo. Para conocer le disponibilidad
de cupos en todas las aerolíneas
Indica el segmento de vuelos que desea
conocer disponibilidad.
¿Desea seguir
Cotizando?
Oprime la Tecla
ENTER
8
9
SíSí
NoNo
Describe el comando WPNC, si desea
conocer la tarifa en la clase mas económica
disponible, agregando las fechas y ciudades
Oprime la Tecla ENTER
9
10
Revisa la disponibilidad que genera el
sistema para todas la aerolíneas
10
NoNo
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE SERVICIOS MEDIANTE LA PAGINA WEB DE TURASER
CLIENTE
COORDINADOR DE VENTAS ON-LINE Y
COORDINADOR DE PUNTO DE VENTA
TURASERANALISTA DE COTIZACIONES ON-LINE ASESOR DE VENTAS ON-LINE
Inicio
Ingresa en la Pagina Web
www.turaser.com
Revisa la ofertas colocadas en el
portal
Decide, según sus requerimientos y
necesidades, envía un mensaje
mediante el portal o emite una
Solicitud de Reserva, que
automáticamente llega al
Coordinador de Ventas On-Line
Recibe las Solicitudes de Reserva o
Mensajes, emitidos a través de la
Pagina Web por los clientes directos
Re-direcciona las solicitudes al
Asesor de Cotizaciones On-Line para
que ejecute la investigación
necesaria y se dé respuesta efectiva
a dicha solicitud
Recibe las Solicitudes y procede a ejecutar el
procedimiento de Captación de necesidades del
cliente mediante muestreo de preguntas (V005-
02-06-V010), utilizando para tal fin, el correo
electrónico y las llamadas telefónicas
directamente con el cliente
Procede a ejecutar los procedimientos de
Solicitud de Información de Vuelos en los
Sistemas de Reservación Amadeus, Sabre Red y
E-Sav Travel (VP007-02-07-V010) y de Revisión
de la Página Web de TURASER, para emitir
Cotizaciones (VP006-02-07-V010), con la
información captada
El cliente esta
decidió a adquirir
los Servicios de
TURASER?
Estructura la información en el
Formulario de Cotización/
Reserva, según el
procedimiento VP10-02-07-
V010, en la sección de
Cotización
Estructura la información en
el Formulario de Solicitud de
Reserva, según el
Procedimiento VP009-02-07-
V010
SiSi
NoNo
Envía la información al Asesor de Ventas
On-Line
1
1
¿Esta conforme con
alguna de las
opciones cotizadas?
Se comunica con el Asesor de Ventas
On-Line para que proceda con el
procedimiento.
Ingresa de nuevo en la pagina para obtener
otra información, llama al Asesor de
Ventas On-Line o al Analista de
Cotizaciones On-Line para obtener mas
opciones o se comunica con otra Agencia
de Viajes
3 Fin
3
Estructura la información en el
Formulario de Cotización/
Reserva, según el
procedimiento VP10-02-07-
V010, en la sección de
Reservación
2
2
SiSi
NoNo
4
4
Recibe los requerimientos del cliente
clasificados y ordenados en los Formularios de
SOLICITUD DE RESERVA o de COTIZACIÓN/
RESERVA
Procede a ejecutar el Procedimiento de
Reservación de Servicios (VP012-02-07-V010)
Ejecuta el Procedimiento VP019-02-09-V010,
para mantener la información estandarizada en
las carpetas
Emite los Vouchers, en el Sistema
Administrativo EasyMax
Prepara el Porta-Vouchers y lo envía en una
Valija a fin de que el cliente lo reciba por medio
de un Asesor de Ventas de Puntos de Venta
TURASER o lo obtenga directamente en la
Oficina Mayorista
5
5
Recibe o busca
los Vouchers de
servicios
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: RESERVACIÓN, CONFIRMACIÓN, PROCESAMIENTO, PAGO, EMISIÓN Y ENTREGA DE LOS SERVICIOS
ASESOR DE VENTAS MAYORISTA ASESOR DE VENTAS DE PUNTOS TURASER ANALISTA DE PÁGINA WEB ANALISTA ADMINISTRATIVO
Inicio
Recibe el Formulario de Solicitud
de RESERVA o de COTIZACIÓN/
RESERVA que el Asesor de Ventas
de Puntos TURASER le envía,
mediante el correo electrónico
Revisa el Formulario de Solicitud de
RESERVA o de COTIZACIÓN/
RESERVA y verifica que este toda la
información necesaria para emitir la
reserva
¿Faltan datos en
alguno de los
formatos?
Envía un correo al Asesor de
Ventas de Puntos TURASER
para solicitar la reformulación
del Formulario
Revisa el Formulario de Solicitud de Reserva
que emitió conjuntamente con el
procedimiento VP009-02-07-V008 o el VP010-
02-07-V008
SiSi
Accede a su cuenta de
usuario en la página web
www.turaser.net, colocando
su Login y Password
NoNo
Envía el Formulario reformulado al Asesor de
Ventas Mayoristas
Recibe el Formulario de
SOLICITUD DE RESERVA o de
COTIZACIÓN/RESERVA, lo verifica
e inicia las acciones para emitir la
reservación de los servicios
¿Reservará por la
pagina Web?
SiSi
Contacta a las Operadoras de Viajes para la
reservación de Hoteles, Autos, Cruceros,
Excursiones y demás servicios, mediante correos
electrónico, llamadas telefónicas o ingresa a su
cuenta de usuario de forma on-line en sus páginas
web oficiales
NoNo
¿Desea Reservar
HOTELES?
Ingresa en la pestaña
HOTELES
Escribe el nombre del hotel de
la opción que el cliente eligió
según la cotización o que el
cliente eligió previamente
Revisa la disponibilidad y
cliquea el botón RESERVAR
SiSi
¿Desea Reservar
VUELOS?
Ingresa los nombres de los
pasajeros y su edad según
las categorías Niño (CHD),
Infante (INF), Adulto (ADL) y
Ancianos (3ra
)
Describe el número y tipo de
habitaciones
NoNo
Escribe la FECHA IN (Fecha
de ingreso), la FECHA OUT
(Fecha de Salida) y verifica el
NÚMERO DE NOCHES que se
calcularon
Verifica el costo por persona
y los costos adicionales
Verifica la Disponibilidad y
Pulsa el botón RESERVAR
Ingresa en la pestaña de
VUELOS, de la Pagina Web
Describe el Origen y el
Destino del vuelo
Escribe la Fecha de Ida y de
Vuelta
Describe la clase en la que
desea viajar el pasajero y la
cantidad de pasajeros
Cliquea el botón Buscar
1
1
¿Desea Reservar
PAQUETES?
Describe la Ciudad de
Destino requerida por el
cliente
SiSi
NoNo
Ingresa la información
referente a los Vuelos
Selecciona la información
referente al alojamiento
(Habitaciones, opción de
hotel y la cantidad de adultos
y niños)
Cliquea la Opción BUSCAR
2
2
¿Desea Reservar
PAQUETES/
CIRCUITOS?
Ingresa en la sección
PAQUETES
Elige el destino, en el
cuadro de lista Destino
Describe la fecha de
Salida y la cantidad de
días
Indica el número de
habitaciones y personas
que las usaran
Oprime la opción
BUSCAR
3
3
SiSi SiSi
NoNo
¿Desea Reservar
VUELO + HOTEL?
Ingresa en la sección
CIRCUITOS
Selecciona el folleto, en el
cuadro de lista FOLLETO
Elige la Zona, en el
cuadro de lista ZONA
Selecciona la duración en
días, en el cuadro de lista
DURACIÓN
Elige el mes de inicio, en
el cuadro de lista MES DE
INICIO
Pulsa la opción BUSCAR
Elige el circuito que el
cliente selecciono, revisa
que la ficha del Circuito
concuerde con lo descrito
por el cliente, en el botón
VER FICHA.
Pulsa el botón
RESERVAR
Describe la Fecha de
Salida y revisa los datos
automáticamente
cargados
Pulsa el botón BUSCAR
4
4
NoNo
Describe la Ciudad de
Origen o de Salida
Describe la Ciudad de
Destino o de Llegada
Ingresa la fecha de llegada
y salida, con sus
respectivas horas
Escribe el nombre del
Hotel
Selecciona la categoría del
hotel que desea reservar
Describe las habitaciones
y la cantidad de personas,
entre Adultos y Niños
Cliquea el botón BUSCAR
5
5
¿Desea Reservar
algún SERVICIO?
SiSi
NoNo
Ingresa en la sección de
TRASLADOS
Describe los datos que se
le sugieren para una
búsqueda ajustada a las
necesidades del cliente y
poder ejecutar una
reservación exitosa
6
6
Ingresa en la sección
TOURS
Describe los datos que se
le sugieren para una
búsqueda ajustada a las
necesidades del cliente y
poder ejecutar una
reservación exitosa
7
7
Ingresa en la sección
ENTRADAS
Describe los datos que se le
sugieren para una
búsqueda ajustada a las
necesidades del cliente y
poder ejecutar una
reservación exitosa
8
8
Ingresa en la sección
SEGURO
Describe los datos que se
le sugieren para una
búsqueda ajustada a las
necesidades del cliente y
poder ejecutar una
reservación exitosa
9
9
¿Desea Reservar
un servicio de
AUTOMÓVIL?
SiSi
NoNo
Ingresa en la pestaña
CARROS
Ingresa en la sección
VEHÍCULOS
Describe los datos que se
le sugieren para una
búsqueda ajustada a las
necesidades del cliente y
poder ejecutar una
reservación exitosa
10
10
¿Desea Reservar
CRUCEROS?
SiSi
NoNo
Elige la Línea Naviera que
el cliente eligió
Ingresa On-line en esas
operadoras de cruceros
11
11
¿Fin de la Reserva
de Productos
Turísticos?
SiSi
NoNo
¿Desea Reservar con los
Sistemas Amadeus, Sabre
Red o E-Sav Travel?
NoNo
Asigna nombres a los boletos
de los clientes, colocando los
nombres de los pasajeros
SiSi
Asigna teléfonos de
contacto del pasajero a la
codificación de la reserva de
los boletos
¿Desea cerrar la
Reservación con
Amadeus o Sabre
Red?
Ingresa la siguiente codificación
para cerrar las reservaciones, en
AMADEUS o SABRE RED
SiSi
NoNo
Describe el código: TKOK
(Tiempo límite de Compra
inmediata: Genera el tiempo
minino con el que se cuenta para
que el pasajero emita el pago)
Describe, RF, Seguido del
nombre del Asesor. Ej.:RFMARIA
(Firma del Asesor de Ventas que
emite la reserva)
Describe el código: ER (Cierra la
reserva y la vuelve a mostrar al
Asesor de Ventas)
Describe el código: ET (Cierra
totalmente la reserva)
Describe los códigos: IG (Para
ignorar totalmente la acción) o IR
(Para ignorar la acción pero
mostrar la pantalla
Ingresa en el Sistema de
Reservaciones de boletos aéreos
E-SAV TRAVEL, para emitir la
reservación de la porción aérea
Ingresa los datos de los
pasajeros comenzando con el
nombre, debe llenar
cuidadosamente, al menos todos
los campos marcados con (*), y
avanzar con la tecla de
tabulación para evitar omitir
campos obligatorios
Lee la NOTA SOBRE E-SAV
TRAVEL, antes de continuar con
el Procedimiento
Selecciona la nacionalidad del
pasajero (Pax) y presiona la tecla
Enter para avanzar al siguiente
pasajero (Pax). Debe repetir la
operación hasta completar todos
los pasajeros (Paxs) y cerrar la
reservación para obtener el
localizador de la reserva
1
1
Selecciona la nacionalidad del
pasajero (Pax) y presiona la tecla
Enter para avanzar al siguiente
pasajero (Pax). Debe repetir la
operación hasta completar todos
los pasajeros (Paxs) y cerrar la
reservación para obtener el
localizador de la reserva
Revisa la pantalla de confirmación
de la reserva, donde se muestra el
Nº de vuelo, Fecha, Ruta, Hora, Nº
de Localizador, datos del
pasajero, tarifa aplicada y las
restricciones de la misma para
cada boleto
12
12
Recibe una conformación
de servicios que envía el
Sistema Administrativo de
Reservas JUNIPER
13
14
NoNo
SiSi
14
13
Ingresa en el Sistema
Administrativo EASYMAX
Describe los datos
referentes a la
Confirmación de Servicios:
(Ver Procedimiento, donde
se detallan los datos a
describir)
Verifica el numero de
confirmación que el
sistema genera
automáticamente (Ejemplo:
SE00000000)
Gestiona las reservaciones
por medio de Operadoras de
viajes, siguiendo los
patrones que exige cada
una de ellas
Ingresa en las páginas
anteriormente descritas con su
Login y Password, y describe la
información solicitada para
reservar el servicio de
automóvil para el cliente
Llena el Reporte de Pago a Proveedores
que posteriormente guarda en la Intranet,
para que Administración procese los
pagos
26
16
16
Avisa al cliente que puede
emitir el pago de los boletos
aéreos, de forma inmediata o
en cualquier momento antes
de consumirse en tiempo
límite
Lee la NOTA GENERAL
SOBRE LOS PAGOS DE
BOLETOS AEREOS,
prestando especial atención
en las especificaciones que
se establecen.
¿Se hará el pago
de los Boletos
Aéreos?
SiSi
Ubica la reservación con el nº
de localizador, una vez
pagado el (los) boleto(s) y
oprime la opción IMPRIMIR
Lee la NOTA GENERAL SOBRE
LA CANCELACION DE LAS
RESERVACIONES DE
BOLETOS O LA
MODIFICACION DE LAS
MISMAS, con E-SAV TRAVEL.
NoNo
17
17
Accede al Sistema Administrativo de
Reservas JUNIPER, donde puede ver
reflejadas las reservas que se realizan
por la página web de TURASER, de
manera automática
Asegura el control de las
reservaciones que se elaboran en la
página web.
18
18 19
19
Recibe un correo electrónico un
cuadro resumen con la reserva
que ejecuto, generado por el
Sistema Administrativo de
Reservaciones JUNIPER. (El
detalle del cuadro-resumen, se
encuentra en el procedimiento
escrito)
Envía un correo con la
confirmación de la reserva de los
servicios, para el Asesor de
Ventas de Puntos Turaser o para
el Asesor de la Agencia de Viaje
20
20
Recibe la confirmación de los
servicios
Ingresa al Sistema EASYMAX, escribe
el numero de la confirmación que
generó para el Asesor de Ventas
Mayoristas, a fin de cerciorarse sobre
la confirmación de los servicios
Llama al cliente para poder iniciar el
procedimiento de pagos de Servicios
(La sección de pagos en cuanto a los
boletos, se encuentra descrito en la
NOTA GENERAL SOBRE LOS PAGOS
DE BOLETOS AEREOS)
Notifica al Cliente que su solicitud está
confirmada y ejecuta el procedimiento
de Fijación de estamentos Legales
(Términos y Condiciones para el
Pasajero) (VP018-02-07-V008)
Archiva la Confirmación de Servicio
que se genera en el Sistema
Administrativo EASYMAX, en la carpeta
de Reservas en la sección de Reservas
Pendientes, junto con el Formulario de
Solicitud de Reserva, en el expediente
del Pasajero
Anexa el resultado del procedimiento
VP018-02-07-V008, firmado por el
cliente, explicando lo referente a las
penalidades en las se incurrirán si se
desea cancelar el servicio
Conduce al cliente en el pago de
abonos o el pago total de la
Confirmación de Servicios
Lee la NOTA EN CUANTO AL PAGO
DE LA PORCIÓN TERRESTRE, antes
de continuar con la sección de PAGO.
Remite al cliente a la Oficina Mayorista
para que pague en Caja, en el cuanto
del pago en Dólares o en Bolívares en
efectivo
Lee la NOTA EN CUANTO
AL PAGO DE LA
PORCIÓN AÉREA, a fin de
aminorar los errores y
agilizar el procedimiento
Lee la NOTA GENERAL SOBRE LOS PAGOS CON
EFECTIVO, a fin de aminorar los errores y
agilizar el procedimiento
Le entrega al cliente el Formulario de
Autorización de Cupos CADIVI y le
solicita la copia de ambas caras de la
tarjeta de crédito, y de la Cedula de
Identidad, en el caso de que el cliente
decida pagar con su Cupo CADIVI.
Utiliza el Formulario de
Autorización de Cupo
CADIVI
Recibe la Autorización Firmada y la
envía mediante una Valija a
Administración (CAJA), para que
procese el pago del (los) Servicio (s)
¿Pagos en
Efectivo?
¿Pagos con
Cupo CADIVI?
SiSi
SiSi
NoNo
¿Pagos mediante
un Cheque?
Recibe el cheque y lo conforma
delante del cliente para evitar
inconvenientes
NoNo
SiSi
NoNo
Lee la NOTA GENERAL
SOBRE LOS PAGOS CON
TARJETAS DE CREDITO, a
fin de aminorar los errores y
agilizar el procedimiento
¿Pagos mediante
Tarjetas de Crédito
Americanas?
Solicita la copia de las Tarjetas de
Crédito Americanas, y de la Cedula de
Identidad y la envía mediante una Valija
a Administración (CAJA), para que
procese el pago del (los) Servicio (s)
Lee la NOTA GENERAL
SOBRE LOS PAGOS CON
TARJETAS DE CREDITO, a
fin de aminorar los errores y
agilizar el procedimiento
¿Pagos
combinados de
varias formas?
Elige una forma según los
rombos de decisión descritos
anteriormente.
NoNo
SiSi
SiSi
NoNo
Orienta al cliente en el pago
mediante varias modalidades,
según las descritas
anteriormente en los rombos
de decisión
Verifica que se hayan ejecutado los pagos
por los clientes, solicitando al Departamento
de Administración la disponibilidad del pago
en las cuentas respectivas, donde el cliente
realizó el pago.
Recibe la respuesta del Departamento de
Administración y la revisa
Emite un correo electrónico al Asesor de
Ventas Mayoristas con el que avisa que el
servicio está 100% Pago, colocando el número
de confirmación que genera EasyMax, el
nombre del Pasajero y el Destino. Ejemplo:
100% PAGO SE00000000 GONZÁLEZ R. JOSÉ
F. PARIS.
21
21
Recibe la confirmación de servicio 100% PAGO
Renvía el correo con la confirmación de servicio a
la unidad de CAJA, para que se realice la
facturación del Servicio para el Punto de Venta
TURASER esto se realizara en el sistema donde se
agregaran los diferentes abonos o pago total a la
Solicitud de Confirmación abierta para lograr el
estatus 100% pago en EasyMax
Envía un correo a la Analista de Páginas Web, con
la información obtenida en la confirmación de
reserva que genera el Sistema Administrativo de
Reservas JUNIPER, mas la confirmación del
Servicio 100% Pago, con el parámetro: Nº de
Confirmación de EasyMax, Tipo de Moneda, Valor
al Cambio y Monto, en un nuevo correo en Outlook
¿Reservo con la
Pagina Web?
22
22
SiSi
NoNo Llena el Formulario de Reporte de
Pago a los Proveedores, ya que la
reservación ejecutada se hizo
realizado utilizando a las
Operadoras.
Ingresa la información en el Formulario
que se encuentra en la Red, con el
objetivo de que el Departamento de
Administración procese el pago los
días JUEVES de cada semana
Recibe la confirmación de 100%
Pago, una vez que el
Departamento de
Administración haya procesado
el pago a los proveedores
23
23
Recibe los requerimientos para
procesar los Pagos a los
Proveedores
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Procesa los Pagos
24
Envía confirmación 100%
Pago al Asesor de Ventas
Mayoristas
Recibe el correo con la información 100 % PAGO
Llena su propio formulario de control de 100%
Pagos, y simultáneamente revisa el Sistema
EasyMax para confirmar el estatus de la
reserva. (Revisa que este 100% Paga la
Reservación, que el Nº de Confirmación sea el
correcto y si esta Facturado o Abonado)
Genera el Reporte semanal de reservaciones
confirmadas
Revisa los datos generados automáticamente,
por el Sistema Administrativo de Reservaciones
JUNIPER (Localizador, Fecha de Reserva,
Titular de la Reserva, Días restantes para el
viaje, Fecha de inicio del viaje, Fecha fin del
viaje, Agencia, Agente, Estado, País de
Procedencia, Descripción, Precio de Venta,
Precio Coste, Moneda de Coste, Beneficio (%),
Empresa donde se realizo el pago, Loc.
Externo, Operador de Servicios)
Ingresa los datos que le corresponden en el
Sistema Administrativo de Reservaciones
JUNIPER (Nro. Confirmación EasyMax, Nº de
Factura, Tipo de Moneda en que pago el cliente,
Tipo de Cambio, Monto Total Cobrado al
Pasajero, Nº de Transferencia, Cuenta que
Paga, Monto Total Pagado).
Genera el Reporte de Ventas semanal para
Estados Unidos (USA), el cual no necesita
ingresar datos de EASYMAX
Estructura un correo con los Reportes de
Ventas semanales en Bolívares y Dólares, a
fin de enviarlo al Departamento de
Administración para que procese los pagos
25
25
Recibe los reportes e inicia el
procedimiento de pago que
se hace a los proveedores,
conjuntamente con el
Coordinador Administrativo y
el Gerente de Administración
26
Ingresa en el Sistema
Administrativo EASYMAX para
emitir los Vouchers de los
Servicios solicitados por el
cliente
Ingresa en la sección de
VOUCHERS
Verifica que los datos estén
correctos y pulsa el botón
EMITIR
Prepara los Vouchers que
imprimió en un PORTA-
VOUCHERS y lo lleva a la Valija
que trasladan los motorizados,
para que este sea entregado al
Cliente final.
27
27
Recibe los Vouchers, los revisa y
procede a comunicarse con el Cliente
para que retire su PORTA-VOUCHERS
Explica todo el contenido del Porta-
Vouchers (Factura original, Vouchers
de hoteles o crucero, Boleto, Tarjeta de
Seguro y Otros) Colocando énfasis en
los datos de interés y notas
importantes sobre el destino y el
itinerario de vuelos que tendrá el
pasajero.
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA MATRIZ DE VUELOS PARA LA RESERVACIÓN Y EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS
COORDINADOR DE OPERACIONES ASESOR DE VENTAS MAYORISTAS OPERADOR DE VUELOS ANALISTA DE OPERACIONES
Inicio
Recibe del Gerente de Ventas, los
requerimientos de vuelos para cubrir los
objetivos en cuanto a esta área, a fin de que
haga lo necesario para cumplir con las
metas
Llena una pestaña de la Hoja de Excel,
llamada VUELOS (Con la que controla los
Vuelos Chárter).
Arma o Diseña la Matriz de Vuelos,
estructurando una Hoja de Excel, con los
siguientes campos: Fecha de Salida, Vuelo,
Fecha de Regreso
y la hora del Vuelo, Ciudad de origen,
Ciudad de destino, Aerolínea, Localizador de
ida, Localizador de retorno, Hotel, Clave del
Hotel y Bloqueo.
Llena los campos de la Matriz de Vuelos
diseñada.
Solicita vuelos Chárter a las Aerolíneas
Emite un correo a las Aerolíneas solicitando
los Vuelos Chárter, especificando: Fechas
de salida y retorno, modelo-capacidad del
avión y cantidad de vuelos
Recibe la información de las aerolíneas
(Itinerario (Horas de salida y llegada) y Nº de
vuelo)
Ingresa la información suministrada por la
Aerolíneas en la Matriz de Vuelos.
Avisa a los Asesores de Ventas Mayoristas
sobre el manejo de los Vuelos, mediante la
Matriz
1
1
Envía la Solicitud de Reservación de Boletos
mediante un correo electrónico, describiendo
los nombres de los pasajeros y las fechas,
para asegurar los cupos en la Matriz de Vuelos
Recibe Solicitudes de Reserva por parte de
los Asesores de Ventas Mayoristas
Emite correos periódicos a los Asesores de
Ventas Mayoristas para avisar sobre el
control de los cupos en los aviones
Mantiene el control de los cupos de manera
personalizada, hacia el cliente
Llena una pestaña de la Hoja de Excel,
llamada PASAJEROS (Con la que visualiza la
información sobre los cupos de loa aviones
y asigna los lugares, nombres y números)
Trae la siguiente información de la Pestaña
VUELOS: Nombre, Nº, Fecha de Salida,
Vuelo de Salida, Hotel, Nº del Hotel, Fecha
de Regreso, Vuelo de Regreso, Agente o
Asesor, Agencia, Tipo de Boleto (Para
Adulto o Niño), Tipo de Habitación, Pago (Si
o No), Destino, Nº de Confirmación, Notas,
Capacidad de Salida, Capacidad de Regreso,
Clave del Hotel, Clave si es Adulto o Niño, a
fin de mantener el control de la
disponibilidad
Verifica en el Sistema Administrativo
EasyMax, si se efectuó el pago de los
boletos (100% PAGO) por parte del cliente a
fin de conocer la disponibilidad real en la
pestaña RESUMEN
Coloca en la pestaña PASAJEROS, que se
efectuó el pago de los boletos, en el campo
PAGO, colocando la palabra SI
(Automáticamente se actualiza en la pestaña
RESUMEN)
Revisa el cuadro resumen que está en la
pestaña RESUMEN, de la Hoja de Excel (La
cual muestra el control de disponibilidad de
los Vuelos Chárter)
Verifica que los campos de la pestaña
RESUMEN, estén correctos para llevar el
control de la Disponibilidad y evitar
inconvenientes.
Mantiene el control en el cuadro RESUMEN,
a fin de cerrar los vuelos que están llenos y
manejar los vuelos que aun tengan
disponibilidad
Envía el listado de Pasajeros a la Aerolínea,
con el objetivo de establecer un control
sobre las personas que abordaran los
aviones
Emite un correo o imprime el cuadro
resumen revisado, para dárselo al
Operador de Vuelos, a fin de que mantenga
el control de los pasajeros en el Aeropuerto
Envía la Confirmación Aérea al Asesor de
Ventas Mayoristas (Nombres de los
pasajeros, Fechas de Salida y Retorno con
las respectivas Horas y el Nº de Vuelo)
2 3
Recibe el listado y presta los
servicios de logística y organización
en el Aeropuerto
Fin
2
3
Recibe la Confirmación Aérea
Envía la Confirmación Aérea al Analista de
Operaciones a fin de que emita los boletos
4
4
Recibe la Confirmación Aérea y procede a emitir
los boletos
Revisa en el Sistema Administrativo EASYMAX
que se haya ejecutado el pago completo de los
boletos, para poder emitir los Boletos.
Ingresa en los Sistemas de Boletería Aérea e
ingresa los datos correspondientes para emitir los
boletos
Imprime los boletos y los clasifica por Asesor de
Ventas
Entrega los boletos emitidos a los Asesores de
Ventas Mayoristas, de forma que estos armen el
PORTA-VOUCHERS con el boleto y lo entreguen.
Revisa el cuadro RESUMEN, de la Matriz de Vuelos
y procede a ejecutar la revisión de manera que los
cotejos deben ser iguales, es decir, que lo emitido
corresponda con lo que se encuentra en el
Sistema.
¿El cotejo
concuerda?
Elabora el informe con el cierre del reporte,
lo archiva en las carpetas para tener
soporte, en caso de presentarse cualquier
eventualidad
Imprime el listado de boletos emitidos que
generan los Sistemas de emisión (SEIPAX,
Para la Línea ESTELAR y KU, Para la
aerolínea LASER)
SiSi NoNo
Revisa cada vuelo, en la Matriz de Vuelos y
va cotejando, con los listados impresos.
Lee la NOTA SOBRE LAS CAUSAS, para
obtener una orientación en cuanto a las
posibles causas por la que el cotejo no
concordó.
Archiva en una carpeta: Toda la
información referente a Bloqueos, Vuelos,
Localizadores y Vuelos Chárter con su
respectiva Aerolínea, y ordena la
información por fechas
¿Se encontró
la causa?
NoNoSiSi
5
5
Leer el procedimiento
VP017-02-09-V0161
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DE BLOQUEOS DE HABITACIONES DE HOTELES CON LOS QUE LA EMPRESA POSEE
CONTRATOS
GERENTE DE VENTAS ASESOR DE VENTAS MAYORISTAS
Solicita a los Hoteles con que la empresa tiene
contrato el bloqueo de cierta cantidad de
habitaciones
Inicio
Recibe la información de los Hoteles y avisa a los
Asesores de Ventas Mayoristas que se estableció un
bloqueo de habitaciones y coloca el nombre del
Hotel
Envía una solicitud de reserva por medio de un
correo electrónico, requiriendo la asignación de
cierto número de habitaciones del hotel, con que
se posee bloqueo
Asigna las habitaciones a los Asesores a fin de que
se inicie la comunicación para el pago
¿100%
PAGO?
Libera la cantidad de habitaciones
solicitadas, una vez que se posee el
pago.
Inicia un plan de Seguimiento y
Control hasta que se ejecute el
pago y pueda liberar las
habitaciones bloqueadas
SiSi NoNo
Mantiene el control de la disponibilidad de las
habitaciones bloqueadas y avisa a los Asesores de
Ventas Mayoristas sobre alguna modificación o
actualización del bloqueo
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO EN EL AEROPUERTO
COORDINADOR DE OPERACIONES OPERADOR DE VUELOS
Inicio
Imprime el listado de
pasajeros a apoyar en el
aeropuerto
Suministra dicho listado al
Operador de Vuelos
Recibe el Listado de
pasajeros
Mantiene el control de
llegada y abordaje de los
pasajeros a su Vuelo y Avión
correspondiente
Llama a los pasajeros que se
retrasen, en caso de que la
Aerolínea haya anunciado su
última llamada, para avisar
que estarán por llegar los
pasajeros
Elabora una revisión global
del listado para ver cuántas
personas se fueron y
cuantas quedaron rezagadas
Estructura dicha información
y se la suministra al
Coordinador de Operaciones
¿El cliente pudo
tomar su vuelo?
SiSi
NoNo
Avisa al Analista de Operaciones sobre la
ausencia de algún pasajero para que se
mantenga alerta sobre una posible realización
de una solicitud de MCO (Misceláneo Change
Order), cuya función es servir como nota de
crédito y forma de pago para otro boleto, en
caso de que el cliente lo requiera
Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DE LAS CARPETAS DE EXPEDIENTES
ASESOR DE VENTAS MAYORISTAS / ASESOR DE VENTAS DE PUNTOS TURASER
Inicio
Abre un expediente por cliente
Coloca Solicitud de Reserva o de Cotización/
Reserva de servicios que el cliente requiere
Ordena el expediente en función de la vigencia
de la Solicitud de Reserva (Se deben ordenar por
fecha de salida del pasajero, colocando como
prioridad el cliente cuya fecha de salida, es la
más reciente) Identificándolo, según el siguiente
parámetro: NOMBRE Y APELLIDO DEL
PASAJERO (DESTINO).
Coloca el Formulario de Solicitud de Reserva
con la información requerida por el cliente.
Anexa la Confirmación de Servicios que genera
EasyMax, resaltando el numero de confirmación
Coloca las fotocopias de interés, como: la Cedula
de Identidad del Pasajero, las Tarjetas de debito y
crédito y Pasaportes.
Anexa cualquier otra información de interés
sobre el cliente para brindar un servicio
optimo, especializado y efectivo
Anexa el fotocopias del paquete: copia de los
Vouchers y boletos, ya emitidos
Anexa el Expediente 100% PAGO
Describe que el paquete ya fue entregado, con la
palabra ENTREGADO, en la caratula del
expediente
Fin
