INSTRUCTIVO PARA LA PARAMETRIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

EXÓGENA AÑO GRAVABLE 2015.

RESOLUCIÓN 000112 DEL 29 DE OCTUBRE DE 2015

Antes de parametrizar el sistema es necesario que el usuario conozca cómo se

deben realizar ciertos movimientos contables en el cual se guarda información

importante para la presentación de estos reportes.

Información para las columnas de IVA como mayor valor del gasto o costo

Paso N° 1

Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en

general los comprobantes en los cuales se digitan códigos

contables se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo

botón. El cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se

contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo

o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de

activos fijos.

Al dar clic en el botón “Pgter” podrá ingresar la base (Valor del pago a tercero sin

IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA

asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que

son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto

deducible”, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la

casilla “No deducible en renta” como lo indica la gráfica 001 con ello los valores se

acumulan en las columnas “Valor del pago No deducible” e “IVA que estaba

incluido como un mayor valor del gasto No deducible”

Gráfico 001

El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones

contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 002

Gráfico 002

También podrá revisar el informe de Examinar movimiento contable, el cual

encuentra en la ruta Informes > Contabilidad > Examinar movimiento contable.

Allí puede revisar los movimientos contables y encontrará la columna Base y

Base2 para su respectivo análisis como lo indica el gráfico 003.

Gráfico 003

Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema

solicitara “Base”, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita “Base 2”,

allí se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 004.

Grafico 004

En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del

inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el

catálogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA.

En la compra debe diligenciarla de forma tradicional y deberá abrir el candado

para dejar la columna IVA en cero y la nueva columna IvaND (IVA no descontable)

con la tarifa o valor del IVA asumido como lo ilustra el gráfico 005 y 006.

Grafico 005

Gráfico 006

Ejemplo: Costo total del articulo 1.151.520,40 IVA incluido. Producto gravado al

16%

Base: 992.690 Valor del IVA asumido: 158.830,40

Parametrización de los Formatos de Información Exógena

Pasó Nº 2

En el catálogo “plan de cuentas” del menú “Archivos”, parametrice en “definición

de cuentas” las siguientes cuentas contables, como muestra el grafico 007 y 008

Grafico 007

Grafico 008

Las cuentas contables a diligenciar son Autorretenciones Cree (Con la cual se da

cumplimiento al Parágrafo 13 del artículo 22 de la presente resolución)1 y

Retención en la fuente asumida y Retención del Cree asumido (Retenciones Cree

asumida entre Mayo 01 y Agosto 31 de 2013)

Adicionalmente debe configurar en el plan de cuentas el tipo de impuesto de las

diferentes cuentas como se indica a continuación.

1 Parágrafo 13. Las autorretenciones a título de impuesto sobre la renta e Impuesto sobre la Renta para la equidad CREE deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.

Para las cuentas de retención en la fuente debe tener seleccionado en la

casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto

(Requiere Base).

Tipo: Retención en la fuente por pagar (Cr)

Para las cuentas de retención de IVA debe tener seleccionado en la casilla

de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere

Base).

Tipo: Retención de IVA por pagar (Cr)

Para las cuentas de retención del CREE debe tener seleccionado en la

casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto

(Requiere Base).

Tipo: Retención del CREE por pagar (Cr)

Para las cuentas de Retención en la fuente asumida debe tener

seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de

impuesto (Requiere Base).

Tipo: Retención en la fuente asumida (DB)

Para las cuentas de retención del Cree asumido debe tener seleccionado

en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto

(Requiere Base).

Tipo: Retención Cree asumido (DB)

Recuerde: Las cuentas de inventarios y propiedad planta y equipo no deben llevar

el parámetro de “Requieren tercero”.

La columna “Retención asumida a título de IVA al régimen simplificado” y

“Retención asumida a título de IVA al régimen Común” del formato 1001

dependerá de la parametrización anterior, más la clasificación tributaria de cada

tercero, para ello parametrice mediante la opción “Catalogo de terceros” del menú

Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta pertenece al régimen

común o simplificado, como lo ilustra la gráfica 010.

Gráfica 010.

Y también diligencie en las tarifas de IVA las respectivas cuentas contables como

lo indica el grafico 011

Ruta: Sistema > Parámetros > Fiscales > Tarifas de IVA > Avanzados.

Grafico 011

Paso N° 3

Antes de generar los formatos se debe realizar la Homologación de las cuentas a

los conceptos Dian exógena, para esto debe ingresar por el menú informes

>Fiscales>información exógena.Se mostrara una venta como la del grafico 012

Grafico 012

En la actualización se creó un nuevo botón de “Homologación cuentas a

conceptos Dian Exógena” desde donde se podrá clasificar las cuentas contables

con el respectivo formato y concepto Dian como lo indica el siguiente gráfico 013.

Grafico 013

Para realizar la relación se debe dar click en el botón adicionar que se encuentra

ubicado en la parte inferior izquierda, nos abrirá una pequeña ventana donde

debemos dar click en el botón seleccionar formato y concepto como muestra el

grafico 14

Grafico 014

Esto nos abrirá una ventada de búsqueda donde podemos digita el número del

formato o el código del concepto como se muestra en el grafico 015 hay debemos

selecciona el correspondiente y dar doble click

Grafico 015

Después en la venta de relación tenemos que asignar la cuenta contable

correspondiente al formato y concepto seleccionado anteriormente, como se

muestra en el grafico 016

Grafico 016

Estos pasos son válidos para todos los formatos 1001, 1003, 1005,1006, 1007,

1008, 1009, para el formato 2276 hay que hacer un paso adicional el cual es en el

campo debajo de la selección de cuenta se debe seleccionar la aplicación, como

se muestra en el grafico 017

Grafico 017

En esta nueva ventana de Homologación se podrá realizar filtros por formatos y

cuentas contables.

FORMATO 1001

Para generar el formato 1001 debe ingresar por el menú informes > Fiscales >

información exógena. Uno de los principales cambios en el formato 1001, es que

integra el formato 1002 (Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar

las cuentas contables de la retención en la fuente con el mismo código Dian que

utilizo en la cuenta del gasto o la causación para relacionarlos en el formato

Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el

periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato 1001

como se muestra en el grafico 018,

Grafico 018

La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite presentar los movimientos

débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las

facturas de venta y notas de inventarios.

Además esto en la columna aplicación puede seleccionar la aplicación que se

requiera para que así la información salga en la columna correspondiente, como

se muestra en el grafico 019

Grafico 019

Por ultimo presione el botón Excel para generar el formato.

FORMATO 1003

Para generar el formato 1003 se debe ingresar por el menú informes > fiscales >

información exógena, al ingresar seleccione el periodo a presentar, por defecto el

sistema toma el periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione

el formato 1003 y por último presión en botón Excel para generar el formato.

FORMATO 1005

Para generar el formato 1005 se debe ingresar por el menú informes > fiscales

>información exógena, al ingresar seleccione el periodo a presentar, por defecto

el sistema toma el periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego

seleccione el formato 1005 en la parte inferior en la columna aplicación deben

seleccionar si es IVA descontable por compras o IVA descontable por devolución

en venta según corresponda como se muestra en el grafico 020

Grafico 020

Por ultimo debe presionar el botón Excel para generar el formato.

FORMATO 1006

Los parámetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuanto

se debe realizar la homologación de cuentas contables junto con el concepto Dian.

Para generar el formato 1006, ingrese a Informes – Fiscales – Información

exógena – Dian, y seleccione el formato 1006. Como se muestra en el grafico 021

Grafico 021

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación2, tal como lo ilustra

la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportará el movimiento Crédito de

las cuentas seleccionadas.

Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1006 en una hoja de cálculo,

la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

2 La “aplicación” para este formato se refiere a la ubicación o columna en la cual se reflejarán los respectivos

valores

PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL

PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN.

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCafé

como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre

validador Tributario.

En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de

la hoja de cálculo de Excel, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador

tributario en la opción “Complementos”, digite el numero de registros a incluir, tal

como lo indica el siguiente grafico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros,

finalice la operación dando clic sobre el botón “Agregar”.

Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas

deseadas.

También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en

cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe

ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se

muestra en el grafico.

Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al

pre validador, homologue la información y cuando este lista para subir, seleccione

todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las

teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la información

en el revalidador lista para ser validada.