SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCfEROS

PROCESO DE GESTION FINANCIERA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PARA PROYECTOS

LI EAMI NTO PARA EL TRA ITE DE REEMBOLSO Y ANTICIPO DE GASTO

Fecha deemision: 22deJunio 2010

Baboro: Jefe del Departamento deContabilidad

Sustituye a:

Revis6: Subclirector deRecursos Financieros

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Clave:

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LINEAMIENTO PARAELTRAMITE DE REEMBOLSOS YANTICIPO DEGASTO

T I ,

iNDICE

pag.

1. OBJETIVO .. 3

2 . ALCANCE .. 3

3. POLITICAS . 3

4. DEFINICIONES . 3

5. RESPONSABILIDADES .. 4

6 . NOTAS .. 12

7. ANEXO . 13

7.1 7.2 7.3 7.4

Formato "Solicitud de enticipo de gasto", FC7.2.33 Forma to "Comprobaci6n de enticipo de qesto" , F.C7.2.34 Formato "Solicitud de reetnbolso", FC7.2.38 Formato "Recibo de gastos sin comprobente", F.C7.2,48

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UNEAMIENTO PARA EL rRAMfTf DE REEMBOLSOS YANTlCfPO DEGASTO

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1 OBJETIVO

EI presente lineamiento tiene por objeto regular el tramite de reembolso y anticipo de gastos que el personal dellnstituto Mexicano de Tecnologia del Agua solicita, de acuerdo con los gastos realizados para atender las actividades relacionadas con el desarrollo de los proyectos, mediante las especificaciones establecidas en este lineamiento.

2 ALCANCE

EI presente documento es de observancia obligatoria para todo el personal adscrito al IMTA que se encuentre en servicio activo.

3 POLITICAS

EI monto maximo de reembolso y anticipo de gasto no debera exceder al maximo autorizado para la adjudicaci6n directa, es decir, que no requiera pedido u orden de servicio de acuerdo a 10 establecido en el Presupuesto de Egresos de la Federaci6n vigente y su solicitud estara debidamente justificada en conceptos de gasto asociados al proyecto 0 comisi6n que correspondan y de acuerdo a 10

establecido en el Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria en su Articulo 66.

Los comprobantes de reembolso deben ser tramitados en un plazo no mayor de treinta dias naturales a partir de fa fecha de su expedici6n .

Tratandose de reembolso relacionados con una comisi6n el plazo para su trarnite sera a partir de la conclusi6n de la misma, anexando copia del oficio de cornision.

EI plazo para el pago de reembolso sera maximo de doce dias habues a partir de su recepci6n en ventanilla unica. De no atenderse 10 anterior, el solicitante podra turnar a la Unidad Jurfdica la reclamaci6n correspondiente.

No se otorqara anticipo , si no se ha comprobado una solicitud de anticipo anterior.

La documentaci6n comprobatoria debera contener requisitos fiscales y, al igual que la dernas documentaci6n, no debera presentar alteraciones, enmendaduras 0 tachaduras y debera ser expedida a nombre dellMTA, asentando su registro federal de contribuyentes (IMT011031BB3).

Si la factura la expide una persona fisica con actividad empresarial y el monto es mayor a $2,000.00 se realiza fa retenci6n de dos terceras partes del IVA correspondiente, conforme al articulo 3, tercer parrafo de la Ley del Impuesto al Valor Agregado ; regia 1.5.1.2 de la Miscelanea Fiscal publicada el 29 de Abril de 2009 en el Diario Oficial de la Federaci6n.

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LINEAMIENTO PARA R TRAMITE DE REEMBOLSOSYANnapODEGASTO

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EI anticipo de gasto debera ser comprobado al 100% dentro de los siguientes diez dias habiles, a la fecha de su cobra en el Departamento de Tesoreria, con la documentaci6n que reuna los requisitos fiscales correspondientes. Tratanocse de anticipo de gastos relacionado con una comisi6n , el plazo es de diez dias habiles a partir de la conclusi6n de la misma.

Cuando el solicitante , por alguna razon justificada no pueda cornprobar el anticipo de gastos dentro del plazo establecldo en el parrato anterior , quien 10 autoriza podra solicitar una pr6rroga de diez dias naturales para efectuar la comprobaci6n mediante escrito dirigido al Subdirector de Recursos Financieros.

EI anticipo de gastos no comprobado ni reintegrado constituye una falta administrativa de conformidad con el Articulo 8 fraccion HI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Publicos y sera considerado un adeudo con el lnstituto: su restituci6n sera con cargo al servidor publico solicitante y sera objeto de actualizaci6n aplicando tasa de interes para creditos fiscales.

Si el anticipo de gastos no se comprueba al 100% conforme a 10 establecido en este procedimiento, el Subdirector de Recursos Financieros dara aviso a la Unidad .Juridica para que este lIeve a cabo todas las acciones procedentes para su recuperacion, y la denuncia ante el Organo Intemo de Control en apego al Art. 8 Fracci6n XVIII de fa Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Puoticos .

Cuando se realicen gastos relacionados con trabajos de campo y muestreos , y no sea posible obtener un comprobante fiscal , el formate de "Recibo de gastos sin comprobante" procedera solo si se autoriza por el jefe inmediato superior anexando un cornprobante simple emitido por el prestador de servicio 0 autoridad municipal 0 estatal correspondiente.

4 DEFINICIONES

Reembolso : trarrute administrativo de recuperacion de un gasto realizado por personal del IMTA, y autorizado por el jefe inmediato superior .

Anticipo de Gastos: documento administrativo en el cual se solicita una cantidad monetaria para la compra de bienes 0 pago de servicios para el desarrollo de actividades que desemperian en los proyectos .

Cornprobacion : documento administrativo en donde se relacionan y adjuntan los comprobantes que demuestran la entrega de las sumas de dinero correspondiente, autorizado por el jefe inmediato superior.

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LINEAMIENTO PARA ELTRAMITf DE REEMBOLSOS YANTICIPO DEGASTO

5 RESPONSABILIDADES

EI Director General , el Secretario Particular del Director General, los Coordinadores , los Subcoord inadores , el Coordinador de Asesores , el Coordinador de Admln istracion, el Titular del Organo Interno de Control y los Subdirectores de area son los unicos que pueden autorizar el reernbolso y/o anticlpo de gastos por parte de sus subordinados, siempre que el area cuente con los recursos presupuestales. En ausencia del Director General firmara el Secretario Particular.

Coordinador de Acrninistracion:

Autorizar el pago de reembolsos y anticipo de gastos.

Subdirector de Recursos Financieros:

- Supervisar que se cumpia con 10 establecido en el presente lineamiento . - Comunicar a la Unidad Juridica de este Instituto sobre los anticipos de gastos no comprobados en

tiempo. - Autorizar la liberaci6n del pago del anticipo de gastos a comprobar.

Jefe del Departamento de Contabilidad:

Revisar y validar que la documentaci6n comprobatoria cumpla con los requisitos tiscales establecidos en las Leyes correspond ientes y firmas autorizadas. Tramitar para su pago la solicitud del reembolso ala Tesorer ia. Archivar y custodiar la documentaci6n probatoria. Val idar y tramitar para su pago la solicitud de los anticipos de gastos a comprobar. Informar al Subdirector de Recursos Financieros de los anticipos de gastos a comprobar, no comprobados en plazo.

Jete del Departamento de Tesoreria:

Liquidar los documentos recibidos para su pago en los plazos y forrnas establecidos en el presente lineamiento. Turnar la documentaci6n pagada al Departamento de Contabil idad.

Personal Solicltante:

Presentar los gastos para su reembolso , que esten relacionados con la ejecuci6n de proyectos y comisiones. Rubricar todos los comprobantes que se presenten a reembolso y comprobaci6n de gastos. Presentar comprobantes que reunan los requisites fiscales y dernas retenciones aplicables. Utilizar los recursos para el fin seftalado en el anticipo de gastos a comprobar. Comprobar el anticipo de gastos a comprobar en los plazos y forma establecidos.

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LlNEAMIEtfTO PARA ELrRAMfTE DE RfEMBOLSOS YANTICIPO DEGASTO

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Reintegrar los recursos no utilizados al Departamento de Tesoreria en los plazos y forma establecidos.

Enlace Administrativo:

Verificar la disponibilidad de recursos para tramitar el reembolso y/o anticipo. Presentar documentaci6n probatoria ante la ventanilla unica de recepci6n de documentos. Verificar que la documentaci6n cumpla con los requisitos fiscales y firmas autorizadas. Rubrica y/o sello en la solicitud de reembolso y/o anticipo y comprobaci6n de gastos. Realizar las correcciones que procedan de los documentos devueltos por observaci6n del Departamento de Contabilidad.

Jefe de la Unidad Juridica:

Realizar las acciones procedentes para la recuperaci6n de anticipo de gastos no comprobados 0

devueltos en los plazos establecidos en el presente lineamiento y dar vista al Organo Interne de Control.

7 NOTAS

SITUACIONES NO PREVISTAS

Los casos no previstos en este lineamiento seran resueltos por el Director General y el Coordinador de Administraci6n del Instituto en el ejercicio de las facultades que Ie otorga la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento, el decreto de creaci6n y el Estatuto Orqanico deIIMTA, as! como otras disposiciones legales aplicables .

SANCIONES

Los Servidores Publicos responsables de solicitar y autorizar el trarnite de reembolsos y anticipo de gastos, son responsables de las irregularidades en que incurran por no observar 0 contravenir el presente lineamiento y seran acreedores a las sanciones previstas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Publicos; sin perjuicio de aplicar las disposiciones del c6digo penal correspondiente.

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UNEAM/ENTO PARA EL rRAM/rE DE REEMBOLSOS YANnC/PO DE GASro

REQUISfTOS ADICIONALES POR TIPO DE GASTO:

TIPO DE GASTO DOCUMENTOS Renta de vehiculos y su Incluir justificacicn dentro del formate correspondiente y en el caso de gasolina. gasolina debera trarnitarse con la factura correspondiente.

Gastos de mantenimiento Debera contar con el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Servicios para Vehfculos Oficiales Generales y Obra. fuera del lugar de Adscripcion . Compra de Licencias. Debora tener visto bueno del Subdirector de Informatica y

Telecomunicaciones, anexando factura que reuna los requisitos fiscales . Pagos de casetas, y Anexar copia del oficio de cornision, en caso de que no coincidan los estacionamiento. comprobantes con la fecha del oficio deberan traer su justificaci6n. Transporte. Transportes distintos a los pasajes locales que forman parte de una

comisi6n, en este caso se dara trarnite a comprobantes simplificados hasta por un importe de $ 400 .00 Y al recibo de gastos sin comprobante detallando la ruta de traslado.

Gastos de capacitaci6n Anexar solicitud del curso extemo con el vista bueno del Subdirector de Desarrollo Humano (Formato F.C5 .1.15)

Acqulsicion de Libros Debera tener Visto Bueno del Subcoordinador de Servicios Documentales y sistemas de informacion para su incorporacion al acervo del CENCA.

Pagos por inscripcion a Requisita (Formato F.C5.1.15) de autorizacion del curso externo. congresos y convenciones Tarietas para Celular Anexar acuerdo de autorizacion. Tarjetas Ladatel Incluir la justfficaci6n dentro del formate correspondiente. Pago de servicios Incluir la justificaci6n del gasto en el formate correspondiente, el cual

debera estar plenamente referenciado respecto a los proyectos y/o comisiones.

- La docurnentacion probatoria del reembolso debera ser presentado por tipo de proyecto.

8 ANEXO (Fonnatos en SIAD)

8.1 Formato "Soficitud de anticipo de gasto", F.C7.2.33 8.2 Formato "Comprobaci6n de enticipo de qesio" , F.C7.2.34 8 .3 Formato "Solicitud de reembotso", F.C7.2.38 8.4 Formato "Recibo de gastos sin comprobante" , F.C7.2.48

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