Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica€¦ · Web viewNos permitimos presentarle el informe N INF-DGAI-024-2014 sobre la evaluación de la Gestoría Administrativa y Financiera

San José, 26 de setiembre del 2014INF-DGAI-024-2014

LicenciadaDina Víquez Esquivel, DirectoraDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe N° INF-DGAI-024-2014 sobre la evaluación de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal.

En el estudio se determinaron aspectos de control que requieren ser revisados con respecto a las actividades que realiza esa Gestoría, por lo que se formulan las recomendaciones correspondientes, tendentes a la mejora de su gestión.

Las recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de estas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón RodríguezDirectora General a.i.

CCR/GBM/ccfce: Helio Fallas V., Ministro de Hacienda

Estudio 024-2013

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50 mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

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DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

SETIEMBRE, 2014

EVALUACIÓN EN LA GESTORÍA DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS Y POLICÍA DE

CONTROL FISCAL.

INF-DGAI-024-2014


EVALUACIÓN EN LA GESTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS Y POLICÍA DE CONTROL FISCAL

INF-DGAI-024-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO......................................................................................................................................................i1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................................................1

1.1 Origen...................................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo.................................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.................................................................................................................................................................1

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes..................................................................1

1.5 Comunicación oral de resultados.........................................................................................................................2

1.6 Aspectos generales..............................................................................................................................................2

2. RESULTADOS............................................................................................................................................................32.1 Necesidad de mejoras en el Plan Operativo Anual (POA)...................................................................................3

2.2 Sobre la necesidad de definir los procedimientos por escrito..............................................................................5

2.3 Sobre aspectos a mejorar en la planificación presupuestaria..............................................................................6

2.4 Sobre otros aspectos relacionados con las funciones de la Gestoría..................................................................7

3. CONCLUSIONES........................................................................................................................................................74. RECOMENDACIONES................................................................................................................................................8



INF-DGAI-024-2014Pág. i

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN EN LA GESTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS Y POLICÍA DE CONTROL FISCAL

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio sobre la evaluación de la gestión de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013. El objetivo consistió en evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión de dicha unidad administrativa, en concordancia con los objetivos de la Dirección Administrativa y Financiera.

El estudio comprendió la revisión del Plan Operativo Anual de los años 2012 y 2013, y la ejecución presupuestaria del 2013, así como la verificación del cumplimiento de las funciones asignadas a la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, mediante los oficios DAF-1334-2007 del 28 de setiembre de 2007 y DAF-165-2010 del 07 de abril de 2010, a partir de una muestra de las actividades realizadas durante el periodo comprendido entre 01 de enero del 2013 y el 28 de noviembre del 2013, extendiéndose cuando se consideró necesario.

La Gestoría en su condición de unidad administrativa de la Dirección Administrativa y Financiera realiza esfuerzos por mejorar los servicios que presta al Servicio Nacional de Aduanas y a la Policía de Control Fiscal, sin embargo, de la revisión efectuada se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, en relación con lo siguiente:

Los planes operativos anuales de la Gestoría del 2013 y 2014, presentan debilidades de forma y contenido, lo cual no sólo les resta utilidad como herramienta de planificación, control, seguimiento y evaluación de las actividades objeto de su competencia; sino también como insumo en el proceso de valoración del riesgo.

Permanecen pendientes de elaboración algunos procedimientos relacionados con las operaciones que realizan las distintas áreas de la Gestoría.

Necesidad de revisar los procesos relacionados con la planificación presupuestaria, por cuanto se observa que en el periodo 2013 el subprograma presupuestario 134-03 Gestión Aduanera presenta de un total de 56 subpartidas de gasto operativo, 33 subpartidas muestran una ejecución inferior al 70%.

La efectividad de los servicios que brinda la Gestoría al Servicio Nacional de Aduanas y a la Policía de Control Fiscal, se ve afectada por los tiempos de respuesta de los departamentos de la Dirección Administrativa y Financiera u otras Direcciones del Ministerio que intervienen en la prestación de los servicios.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, emitido con Decreto Nº 34323-H y su reforma1.

1 Decreto publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.



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EVALUACIÓN DE LA GESTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS Y POLICÍA DE CONTROL FISCAL

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, como una auditoría operativa.

1.2 Objetivo

Evaluar la gestión de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, a efecto de determinar la eficiencia y eficacia de su gestión, en concordancia con los objetivos de la Dirección Administrativa y Financiera.

1.3 Alcance

El estudio comprendió la revisión del Plan Operativo Anual y la ejecución presupuestaria del 2013, así como la verificación del cumplimiento de las funciones asignadas a la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, mediante los oficios DAF-1334-2007 del 28 de setiembre de 2007 y DAF-165-2010 del 07 de abril de 2010, a partir de una muestra de las actividades realizadas durante el periodo comprendido entre 01 de enero del 2013 y el 28 de noviembre del 2013, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. // “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. // Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr



pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. // El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 16 de setiembre del 2014 a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera, a la Licda. Ana Cecilia Madrigal Chaves, Gestora Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal y a la Licda. Ana Yerlandi Sibaja Valverde, funcionaria de esa Gestoría; quienes en términos generales estuvieron de acuerdo con las oportunidades de mejora mencionadas en el informe.

1.6 Aspectos generales

La Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda tiene como misión servir de soporte a la producción eficiente y eficaz del Ministerio, mediante la adecuada y oportuna dotación, gestión y control de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicio bajo los principios de transparencia y legalidad, de acuerdo con lo indicado en su Reglamento de Organización2.

Para tales efectos cuenta con las Gestorías Administrativas y Financieras, que corresponden a equipos de trabajo destacados en las Dependencias del Ministerio de Hacienda, integrados con personal de la Asesoría Legal y los Departamentos de la Dirección Administrativa y Financiera (DAF) conformadas de acuerdo con las necesidades institucionales, para atender la gestión administrativa y financiera de la institución, según lo establecido en el Reglamento de Organización de esa Dirección.

Las Gestorías están a cargo de un (a) funcionario(a) quien funge como responsable de esta, con dependencia directa del (la) Director (a) y en su funcionamiento siguen los lineamientos técnicos que emiten la Asesoría Legal y los Departamentos de la DAF, cada uno en el ámbito de su competencia.

Las actividades de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, en adelante Gestoría del SNA y PCF, corresponden a las definidas en las resoluciones DAF-1334-2007 del 28 de setiembre de 2007 y DAF-165-2010 del 07 de Abril de 2010, emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera.

Actualmente esta Gestoría cuenta con una jefatura denominada Gestora y 24 funcionarios distribuidos en 4 áreas, de esta forma:

Área Cantidad y cargo del personalAsesoría Legal 1 Coordinador y 6 colaboradoresBienes y Proveeduría 1 Coordinador y 3 colaboradores

2 Decreto N° 33208-H, publicado en La Gaceta N°138 del 18 de julio del 2006




Área Cantidad y cargo del personalPotencial Humano 1 Coordinador y 5 colaboradoresPresupuesto y Recursos Financieros 1 Coordinador y 6 colaboradores

Las actividades que realizan cada una de las áreas de la Gestoría son las siguientes:Corresponde a la Gestoría del SNA y PCF, entre otros, atender los requerimientos para formulación, ejecución y evaluación de los recursos presupuestarios asignados mediante los subprogramas presupuestarios 134-03 Gestión Aduanera y 134-05 Investigaciones Fiscales, cuyas unidades ejecutoras son la Dirección General de Aduanas y la Policía de Control Fiscal, respectivamente. De conformidad con la Ley de Presupuesto de la República para el ejercicio económico 2014, a agosto del 2013, el presupuesto autorizado para estos dos subprogramas corresponde a un total de 16.199 millones al primero y 2.339 millones al segundo.3

2. RESULTADOS

2.1 Necesidad de mejoras en el Plan Operativo Anual (POA)

El Plan Operativo Anual es un instrumento diseñado para concretar y facilitar la implementación de las propuestas contenidas en el Plan Estratégico, en este caso en el de la Dirección Administrativa y Financiera 2010-2013; e importante para la gestión porque permite y facilita la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto de las dependencias en las que brinda servicio la Gestoría del SNA y PCF.

Contribuye a la consolidación de la planificación estratégica, de manera que debe existir coherencia y vinculación directa entre el POA y el Plan Estratégico, ya que con base en el primero se busca alcanzar lo establecido en el segundo.4

En este orden, los objetivos planteados en el POA, deben ser consecuentes con los objetivos propuestos en el Plan Estratégico de la DAF. Asimismo, tanto los objetivos como las metas, indicadores y actividades, deben redactarse en forma sencilla, comprensiva, lógica y consecuente entre sí.

En la revisión del Plan Operativo Anual de la Gestoría del SNA y PCF (2013 y 2014), se determinaron algunas debilidades en su estructura y contenido, que podrían incidir negativamente en el logro de los objetivos, tanto de la DAF como de la misma Gestoría, las cuales se detallan seguidamente:

No se observa vinculación del POA – 2013 con el Plan Estratégico de la DAF 2010-2013, debido a que a lo interno del POA no se establece una correlación con este, ni un apartado de Introducción o Presentación donde se aprecie esa relación.

En el Plan - 2013 se presentan un total de 31 objetivos generales, sin que en su mayoría se establezca el logro o fin que se pretende alcanzar. A modo de ejemplo, el objetivo general N°1 indica: “1. Velar porque la infraestructura del Servicio Nacional de Aduanas cuente con las condiciones adecuadas para el buen funcionamiento de las dependencias y que los funcionarios puedan desempeñarse en un buen ambiente laboral.” (El subrayado es nuestro). En este caso se observa como lo subrayado describe el fin pretendido con el objetivo; sin embargo, en otros casos se limitan solamente a describir la acción pretendida, como se observa en el objetivo general N°5, que señala: “Propiciar la instauración de la mesa de servicio en la Dirección General de Aduanas”

En el plan del periodo 2014 se observan 16 objetivos generales, que presentan algunos de estos una condición similar a la señalada anteriormente.

3 Fuente: http://www.hacienda.go.cr/docs/529f42a355b93_Ley2014_Tit206.pdf4 Fuente: http://guiaosc.org/como-crear-plan-operativo-anual-para-organizacion-social/



http://guiaosc.org/como-crear-plan-operativo-anual-para-organizacion-social/


De la revisión de los objetivos generales descritos en ambos Planes, se determina que algunos de estos por su detalle corresponden a objetivos específicos, y a su vez lo presentado como objetivos específicos podrían corresponder a actividades o tareas dentro del Plan.

Algunos de los objetivos específicos planteados en los planes revisados no guardan relación con el objetivo general como sucede con el siguiente ejemplo, tomado del POA - 2013:Objetivo específico: “Brindar apoyo en el cumplimiento de las políticas archivísticas para el resguardo del acervo documental del Ministerio” Asociado al Objetivo general 1: “Velar porque la infraestructura del Servicio Nacional de Aduanas cuente con las condiciones adecuadas para el buen funcionamiento de las dependencias y que los funcionarios puedan desempeñarse en un buen ambiente laboral.”

Algunas de las metas que se presentan en ambos Planes podrían conceptualizarse como actividades, como por ejemplo, el incorporado en el POA del 2013, que señala: “Coordinar con la empresa las fumigaciones y reportar los problemas que se puedan presentar a fin de que se dé un tratamiento efectivo” y “Realizar los cambios que se presenten y asignación de nuevos encargados de los contratos para mantener actualizado el control”.

Muchas de las metas consideradas en los POAs revisados, se expresan en términos porcentuales, como por ejemplo: Atender el 100% de las solicitudes. Esto no permite visualizar la verdadera magnitud de las metas establecidas.

Algunas de las metas establecidas se expresan de la siguiente forma: “Tramitar al menos un 65% del equipo de Destrucción y Donación”, “Entregar al menos el 80% de los materiales solicitados” o “Atender el 80 % de las solicitudes”, sin que se observe en el Plan, actividades o acciones a seguir en relación con las diferencias que se generan entre el porcentaje de cobertura señalado y el 100 % de cada uno de estos.

Algunos de los indicadores establecidos en los Planes no contribuyen a los procesos de seguimiento y control, pues se refieren a una expresión del trabajo realizado, como por ejemplo: Hidrantes colocados, Solicitudes tramitadas y pago oportuno a los funcionarios, Casos tramitados.

Algunas de las metas establecidas no se les asocia indicador alguno.

No hay claridad sobre el responsable de la ejecución de las distintas actividades.

No se observan en los Planes revisados objetivos generales o específicos relacionados con valoración de riesgo, fomento de la ética y perfeccionamiento del sistema de control interno.

No se identifican en el POA del 2013, actividades relacionadas con las siguientes áreas y trámites según lo indicado en la resoluciones DAF-1334-2007 y sus reformas:

Área de Potencial Humano- Reporte quincenal a la Dirección General de Servicio Civil sobre los nombramientos y ascensos

interinos para la aprobación final por parte de esa Dirección.- Colaborar en las diferentes etapas, según se requiera, cuando se lleven a cabo concursos

internos y externos.- Suministrar la información de nuevos funcionarios al Departamento de Investigación y Formación

Hacendaria, para los procesos de inducción.- Reajustes de sobresueldo. - Contratos y Adenda de Contratos de Dedicación Exclusiva.Área de Presupuesto y Recursos Financieros- Llevar un registro de las operaciones contables que se realicen y que permitan conciliar las

cuentas con el Departamento Financiero y con el SIGAF, conciliaciones que deberán ser en forma trimestral.




Área de Servicios- Control de espacios de parqueos y maximización de su uso.- Soporte vehicular al ente rector en casos especiales.- Participación en acciones conjuntas con el ente rector que permita identificar incumplimientos en

la normativa de vehículos oficiales.

En relación con este último aspecto, la Licenciada Ana Cecilia Madrigal, señaló que el hecho de que no se detallen actividades a nivel del Plan Operativo para las funciones indicadas, se debe a que posiblemente estas se encuentran inmersas en otras actividades de carácter más general.

Sobre el particular, esta Auditoría Interna considera importante que el Plan Operativo Anual sea mejorado, tanto en aspectos de forma como de contenido, de manera que este instrumento constituya una herramienta útil y efectiva para el adecuado control y seguimiento actividades, así como para la evaluación de la ejecución en relación con el logro de los objetivos y el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas.

Para promover esta mejora, es necesario que la Gestoría cuente con lineamientos o directrices que guíe la elaboración de los planes operativos anuales, que les permita un fortalecimiento de este proceso, y a su vez una estandarización en la formulación de los planes de todas las Gestorías.

Por otra parte, las debilidades observadas en los distintos componentes del Plan, en su conjunto, atentan contra una adecuada valoración de riesgos, según se desprende de lo indicado en la norma 3.3 Vinculación con la Planificación Institucional, de las Normas de control interno para el Sector Público, que señala: “La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes”

2.2 Sobre la necesidad de definir los procedimientos por escrito.

Se determinó que la Gestoría del SNA y PCF cuenta con algunos procedimientos escritos debidamente aprobados y divulgados para algunas de las actividades de su competencia; entre estos los siguientes: Gestión y Traslado de Bienes, Anteproyecto de Presupuesto, Asignación y Devolución de Bienes, Publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta, Control y Ejecución de Contratos de Bienes y Servicios, Contratación Administrativa, Confección de Facturas Especiales, Compras de Caja Chica y Trámite de Facturas por Servicios Públicos.

Estos procedimientos fueron elaborados en forma conjunta por todas las Gestorías de la DAF y aprobados por el Director Administrativo y Financiero, en noviembre del 2011; sin embargo, quedan por documentar un total de 57 procedimientos y actividades relacionadas con las operaciones que realizan las distintas áreas de la Gestoría, según el detalle de la lista preparada por los Gestores de la DAF, que se adjunta en el correo electrónico del 10 de setiembre del 2014, suscrito por la Licenciada Madrigal Chaves.

Los procedimientos escritos, debidamente aprobados y comunicados al personal, contribuyen al mejoramiento de las operaciones, incrementan la eficacia y eficiencia en la ejecución de las tareas y facilitan el control y seguimiento de las operaciones por parte de los titulares subordinados, ya que los funcionarios contarían con un instrumento que describe en forma lógica y clara, las actividades que deben realizarse en los distintos procesos en que interviene la Gestoría, con indicación de quién, cómo, cuándo y para qué han de realizarse estas actividades, así como el grado de participación y responsabilidad de cada funcionario.

La norma 1.4 de las Normas de control interno para el Sector Público establece en el literal c) que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados la emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.




Asimismo, la norma 4.2.4 Requisitos de las actividades de control de las normas citadas, señala en el inciso e), lo siguiente: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

2.3 Sobre aspectos a mejorar en la planificación presupuestaria

De acuerdo con los resultados obtenidos en la revisión de la ejecución presupuestaria del periodo 2013, presentada mediante informe DGA-PC-11-2014 del 14 de enero de 2014, remitido por el Director General de Aduanas a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros, se determinó que en el subprograma presupuestario 134-03 Gestión Aduanera del total de 56 subpartidas de gasto operativo, 33 se muestra una ejecución inferior al 70%; situación que podría impactar negativamente el cumplimiento de los objetivos de la Dependencia.

En el informe mencionado se justifica la sub ejecución presupuestaria, en diversos factores, entre ellos: inconvenientes en los procesos de compras, contrataciones que resultaron infructuosas, demoras en los cobros de servicios públicos por parte de las empresas proveedoras, diferencias entre lo proyectado y lo verdaderamente empleado y el ingreso de recursos extraordinarios en setiembre del 2013 sin posibilidades de ser ejecutados en el mismo año, como sucedió con el obtenido por concepto del impuesto de salida cobrado a los transportistas terrestres por un monto 800 millones de colones, entre otros.

La condición presentada podría ser reflejo de una inadecuada planificación operativa, en donde los criterios utilizados durante el proceso de formulación presupuestaria, podrían no ser los idóneos para lograr una aproximación razonable entre los montos de gasto esperados versus los gastos reales, lo que repercute en una incorrecta asignación presupuestaria, inflando el presupuesto total y afectando negativamente la distribución de los recursos disponibles; por lo que resulta necesario que la Gestoría conjuntamente con la Dependencia a la que brinda servicio revise la situación a fin de tomar acciones correctivas y maximizar el cumplimiento de objetivos.

En relación con este tema los Lineamientos Generales a considerar por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en relación con la formulación de Planes Anuales Operativos y Presupuestos de los Entes y Órganos Públicos” 5, definen que el presupuesto es el instrumento que expresa en términos financieros el plan operativo institucional anual, mediante la estimación de los ingresos y egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas de los programas establecidos y la formulación presupuestaria como las acciones coordinadas para la elaboración del plan operativo anual y el presupuesto, de manera que estos expresen la asignación óptima de los recursos disponibles, a fin de atender los requerimientos de los planes de mediano y largo plazo y satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada cada institución.

2.4 Sobre otros aspectos relacionados con las funciones de la Gestoría.

A fin de evaluar la eficacia y la eficiencia en los servicios que presta la Gestoría del SNA y PCF, se efectuó una revisión de los trámites que realiza en materia de viáticos, registro y control de bienes, y mantenimiento y remodelación de aduanas, determinándose que se han establecido controles que permiten llevar un seguimiento de las gestiones presentadas y una respuesta oportuna a los requerimientos recibidos; no obstante, hay casos que presentan algunos atrasos debido a que deben intervenir otros Departamentos de la DAF u otras Direcciones del Ministerio.

En esta situación se encuentran trámites relacionados con el mantenimiento de edificio, mobiliario y equipo, atención averías en las líneas telefónicas, cambio de fluorescentes, arreglo de llavines, confección de planos,

5 Emitidos por la Contraloría General de la República mediante resolución L-6-2004-CO-DFOE, publicada en La Gaceta N°96 del 18 de mayo del 2004.




aprobación de planos de cableado estructurado, avalúos de equipo de cómputo, edificios y terrenos, y registro y asignación de activos.

Lo anterior, fue justificado por los funcionarios de la Gestoría como problemas propios de las unidades administrativas que se encargan de dichos asuntos, dadas las cargas de trabajo que tienen por cuanto deben atender todas las necesidades del Ministerio.

La situación en comentario, afecta la prestación de servicios de la Gestoría, lo cual puede repercutir negativamente en el cumplimiento de la misión de la DAF, así como el logro de los objetivos del Servicio Nacional de Aduanas y de la Policía de Control Fiscal, por lo que se quiere realizar esfuerzos conjuntos entre los Departamentos de la DAF y las Gestorías para identificar las causas de los retrasos, a fin de tomar las medidas correspondientes.

3. CONCLUSIONES

La Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal constituye un elemento importante de apoyo administrativo para el logro de los objetivos institucionales; por lo que se requiere de acciones de mejora para subsanar las siguientes debilidades:

3.1 La elaboración del plan operativo anual de la Gestoría presenta aspectos de forma y contenido susceptibles de mejora, a fin de que se constituya en un instrumento eficaz para el logro de los objetivos de la Gestoría y el cumplimiento de la misión de la Dirección Administrativa y Financiera. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2 La Gestoría no ha documentado la totalidad de los procesos en la que participa de acuerdo con sus competencias, que guíen las acciones del personal tendientes a garantizar la efectividad en el servicio. En este sentido, en coordinación con las demás Gestorías y la Dirección Administrativa y Financiera definieron un listado de 57 procedimientos y actividades que estiman necesario documentar. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 En el resultado de la ejecución presupuestaria del Subprograma 134-03 Gestión Aduanera del periodo 2013, se observa que 33 subpartidas de gasto operativo de un total de 56, muestran una ejecución inferior al 70%, situación que podría originarse por una inadecuada planificación operativa, en donde los criterios utilizados durante el proceso de formulación presupuestaria, podrían no ser idóneos para lograr una aproximación razonable de los gastos proyectados para el periodo en cuestión. Ver punto 2.3 de este informe.

3.4 La efectividad de algunos servicios que presta la Gestoría al Servicio Nacional de Aduanas y a la Policía de Control Fiscal, se ven afectados por los tiempos de respuestas de los Departamentos de la DAF o Direcciones que intervienen en los trámites relacionado con dichos servicios. Ver punto 2.4 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora Administrativa y Financiera

4.1. Emitir lineamientos o directrices para la elaboración del plan operativo anual de las Gestorías, que versarán sobre aspectos de forma y contenido del Plan con el fin de que se corrijan las debilidades observadas en los planes de periodos anteriores. Ver punto 3.1 de este informe

4.2. Efectuar una revisión de los procedimientos y actividades identificados como pendientes de documentar por las Gestorías, a fin de establecer las prioridades y elaborar aquellos que se consideran necesarios para su gestión. Estos deben incorporar las actividades que se deben de realizar y los controles definidos para su adecuado cumplimiento y supervisión. Ver punto 3.2 de este informe

4.3 Girar instrucciones a la Gestora de la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, para que se proceda con lo siguiente:




a) Analizar, en coordinación con los representantes de las dependencias que atienden, los criterios que se utilizan para la formulación presupuestaria, a fin de lograr una aproximación razonable de los montos proyectados a los gastos reales. En este sentido deben tenerse en cuenta los lineamientos que para la formulación del Presupuesto emite la Dirección General de Presupuesto. Ver punto 3.4 de este informe. Ver punto 3.3 de este informe.

b) Revisar y analizar las causas que inciden en retrasos de la gestión en los temas señalados en el apartado 2.4 del presente informe y establecer, en coordinación con los Departamentos de la DAF y Direcciones de Ministerio que correspondan, los mecanismos de control que le permitan mejorar los tiempos de repuesta de los servicios requeridos. Ver punto 3.4 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Carlos Adrián Camacho FallasProfesional de Auditoría Interna 3

Guillermo Badilla MartínezCoordinador Auditoría Servicios

Corporativos

C. Estudio 024-2013



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