ACTAS CIRCUNSTANCIADAS

AUDITOR = INVESTIGADOR

Características Auditor

Características Auditor

Imparcial

Iniciativa

Capacidad de Comunicación

Capacidad de Coordinación

Capacidad de resolución de

problemas

Características-Actos y Documentos

Precisión

Claridad

Exhaustividad

Ejemplos

1. Hallazgos de auditoría (irregularidades) 2. Papeles de trabajo (cédulas, actas, gráficos, mapas, croquis, estadísticas, cálculos, oficios etc.)

HALLAZGOS (IRREGULARIDADES) • Cada entidad está regulada por una

norma. (Ley, reglamento, decreto, manuales, lineamientos, estatutos, políticas, bases, etc.) *análisis previo a la auditoría.

• Implica un incumplimiento

• ¿Qué encontré?, ¿Cómo lo encontré?, ¿Por qué considero que es una irregularidad?, ¿Para qué formulo la observación?

• 1 hallazgo por cada resultado.

¿Qué integra soporte?

• Cédulas

• Actas

• Oficios

• Documentación soporte: Aquella que le da origen al hallazgo, pueden ser los expedientes contables y de obra.

*Se seleccionan conforme a cada caso concreto (hallazgo o irregularidad) según las necesidades.

Actas circunstanciadas

• Es un instrumento legal de suma importancia, cuyo objetivo consiste en documentar hechos o circunstancias específicos.

Tipos: (enunciativo, no limitativo)

• De inicio de auditoría

• De cierre de auditoría

• De hechos

*Todas son circunstanciadas

Elementos (mínimos):

• Institución que los emite (ASEH) *papel oficial

• Nombre de la Entidad a la que se fiscaliza

• Lugar, fecha y hora.

• Motivo que da origen al acta.

Elementos (mínimos):

• Nombre, cargo y carácter de quien interviene (personal de la ASEH, de la Entidad Fiscalizada, testigos, beneficiarios, vecinos, etc.)

• Protesta de conducirse con verdad.

• Datos generales (edad, domicilio, ocupación, escolaridad, etc.)

• Identificación de las personas que intervienen (Oficial con fotografía: «laboral», credencial de elector, licencia, pasaporte, cédula profesional, de «institución educativa»)

Elementos (mínimos):

• Narración de hechos de forma clara

y concreta (modo ¿Cómo?, tiempo ¿Cuándo?, lugar ¿Dónde?)

• Nombre y cargo de quien emite. (elabora, revisa, supervisa, autoriza, valida, etc.)

• Firmas y sellos oficiales.

MÍNIMO

Papel membretado

Entidad Fiscalizada

Mencionar Población, ciudad, Estado incluyendo calle, número exterior e interior, colonia y código postal del lugar donde se levanta el acta administrativa, procurando no establecer abreviaturas y utilizando siempre letra y numero al referir cantidades y fechas (atendiendo a circunstancias)

Señalar con número y letra la fecha, hora y minutos en que se inicia el documento

Nombre completo sin abreviaturas de las personas participan en la elaboración del acta, estableciendo que se encuentran presentes.

"A manera de guía”

MÍNIMO

Descripción de hechos: Señalar la fecha de auditoría y nombre del auditor; Narrar los hallazgos detectados y anexando las evidencias cuidando establecer cantidades y fechas con número y letra, y describir los hechos en forma breve, clara, y concisa, describiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar sin abreviaturas; se sugiere a la persona encargada de la realización del acta se cuestione en todo momento el cómo, cuando y donde ocurrieron los hechos narrados

Conceder el uso de la voz: Que escriba en primera persona, de manera voluntaria y bajo protesta de decir verdad sus consideraciones; es decir, que el que declara es, el “entrevistado o cuestionado”; describiendo con claridad y utilizando las palabras que mejor describan lo ocurrido, apegado a la realidad, de forma descriptiva y precisa, evitando hacer interpretaciones subjetivas;

En caso de que no quiera expresar consideraciones, se deberá asentar en el apartado correspondiente que los presentes y testigos hacen constar que no quiso declarar, procurando mencionar la razón manifestada del porque no desea manifestarse.

"A manera de guía”

MÍNIMO

Señalar Fecha, hora y minutos en que se cierra el acta cuidando de que la hora de inicio y cierre no sean las mismas, ya que deberá transcurrir el tiempo necesario para su elaboración.

Los presentes deberán firmar en el apartado correspondiente sobre su nombre tal y como lo hacen en documentos oficiales y también al margen del resto de las hojas del Acta

En caso que alguien no desee firmar el acta administrativa se deberá asentar en el Acta la leyenda “No quiso Firmar”, mencionando la razón del porque no desea firmar.

El Acta carece de valor probatorio si tiene tachaduras, enmendaduras o correcciones

"A manera de guía”