Procedimiento: Bsqueda de nuevos clientes
1. Objetivo
El objetivo del presente documento es definir las funciones y
responsabilidades del personal involucrado en el proceso de bsqueda
de nuevos clientes.
2. Alcance
El procedimiento comprende las siguientes actividades
principales: Elaboracin de base de datos de actualizacin
permanente. Comunicacin institucional Coordinacin de eventos(citas,
cotizaciones y/o ofertas, demostraciones, promociones y publicidad)
Seguimiento del cumplimiento de actividades programadas
3. reas involucradas:
El presente procedimiento implica a todas las reas de la
empresa.
4. Sobre la definicin de responsabilidades:
Se detallar a continuacin las actividades que debern realizarse
para el ptimo desarrollo de las actividades en mencin:
4.1. Base de DatosEs una informacin estructurada en lenguaje
Excel con informacin especfica, y que est organizada de tal forma
que podamos encontrarla muy fcilmente y usarla oportunamente.Una
base de datos agrupa informacin para quien la crea y usa. Estas son
sus ventajas: Resume la informacin ms importante, por lo que se
puede obtener lo que se busca con rapidez. Es eficaz, porque se
dispone de informacin detallada en el momento que se requiere.
Puede ser compartida Ayuda a mejorar el negocio, a conocer mejor al
cliente y tambin a ofrecer y publicitar mejor los productos y
servicios de SSAME. Con una buena base de datos puedes:a) Mantener
comunicacin constante con los clientes (ya sea por telfono, por
correo electrnico, etc.).b) Desarrollar estrategias para publicitar
el producto o servicio SSAMEc) Proporcionar informacin a los
clientes sobre novedades, cotizaciones, cambios de
productos/servicios, o cualquier otra informacin de importancia
sobre la empresa.d) Tomar las mejores decisiones en trminos de
actividades y estrategias para conseguir nuevos clientes y estar ms
cerca de ellos.
4.2. Sobre la coordinacin de eventos
Un evento es una actividad que la empresa realiza diariamente y
dirigido a clientes mayoristas, minoristas, usuarios finales,
mecnicos, etc) para promover alguna marca en especifico de uno de
nuestros proveedores o para difundir conocimientos para realzar la
imagen de la empresa en el sector que nos desenvolvemos; todo ello
para lograr en el corto plazo un incremento de las ventas.
El evento puede surgir a pedido de algn cliente o proveedor o
alguna idea de un trabajador de cualquiera de las empresas del
grupo Ostim, es necesario determinar de manera clara lo siguiente:
Pblico objetivo al que ir dirigida la charla: empresas de
transporte, mecnicos, distribuidores de algn rubro especifico de la
empresa, etc. En esta parte la mejor referencia para definir que
clientes invitar sern los vendedores tanto de mostrador as como de
campo, otra fuente importante sern las pginas amarillas e Internet.
Nombre completo de la persona que dirigir la exposicin (si es
posible su hoja de vida o curriculum), charla o si ser simplemente
la presentacin de algn video. Presupuesto con el que se cuenta para
la realizacin del evento: de acuerdo a ello se podr definir:
cantidad y calidad de afiches que se mandarn a confeccionar para
difundir el evento, alquiler de equipos para la charla (proyector,
ecran, televisor gigante, etc), merchandising a repartir entre los
participantes, publicacin en revistas o peridicos de difusin local
o nacional dependiendo del caso, etc. Fecha, hora y lugar exacto de
la realizacin del evento.
Definido esto se deber realizar las invitaciones respectivas a
los invitados en papel membretado de la empresa y firmado por el
encargado de gestionar el evento (lder del evento), para optimizar
el uso de recursos se deber priorizar su envo de la siguiente
forma:
Primero se deber enviar correo electrnico a los clientes y/o
publicar la invitacin en la pgina web de la empresa
(www.ostimsa.com). Segundo se deber realizar el envo de cartas va
fax. Tercero, realizar el envo de las cartas a travs del personal
de Cobranzas y el personal de despacho de los locales. Teniendo
presente que son varios los clientes que realizan una venta
receptiva en los locales, se deber coordinar con los vendedores de
los locales, a fin que ellos se hagan responsables de la
distribucin de aquellas invitaciones que crean convenientes. Cuarto
y que es el procedimiento ms caro para la empresa, es entregar las
invitaciones a travs de courier a los clientes a los que no se les
haya podido hacer llegar la invitacin a travs de los medios
mencionados anteriormente.
Para la ejecucin del evento se debern realizar comisiones entre
el personal de la empresa y realizar las coordinaciones que sean
necesarias para contar con el local perfectamente limpio,
acondicionado y que el personal est presentable y ordenado en
comisiones: Una comisin de personas encargadas de la recepcin del
personal entregndole el material que sea necesario a cada uno de
los asistentes: catlogo, folleteria, etc. Si es necesario se
contratara un vigilante para que cuide los carros de los
asistentes. Una comisin encargada de realizar el reparto de
bocaditos (coffee-break si el caso as lo amerita). Una comisin
encargada de repartir entre los asistentes merchandising los cuales
pueden ser regalos de Ostim o del proveedor que patrocina el
evento.
En todos los casos anteriores que impliquen la contratacin de
una tercera empresa, ser necesario contar como mnimo con tres
cotizaciones a fin de escoger aquella de menor precio que cubra de
mejor manera nuestras necesidades.
4.3. Sobre la coordinacin de ofertas, promociones y
publicidad
Una oferta es el regalo de uno o mas productos cuando se compran
otros que conforman la promocin. Una promocin es el cambio temporal
del precio de un producto, el cual vuelve a su precio inicial al
terminar la promocin. La publicidad que la empresa elabora
(afiches, polos, llaveros, pancartas en los locales, etc) tienen
como finalidad hacer de conocimiento la empresa Ostim y las
principales marcas que esta comercializa.
Las ofertas y/o promociones tienen diferentes motivos, tales
como: Impulsar la venta de un producto que recin ingresa al
mercado, esto se da por temas estratgicos que pueden ser
coordinados por el proveedor junto con la gerencia general y la
gerencia administrativa. Impulsar la venta de un producto que tiene
baja rotacin o que simplemente se quiere rematar, informacin que
puede ser proporcionada por el departamento de Logstica y los
diferentes almacenes del grupo Ostim. Mejorar promociones ofertadas
por la competencia, informacin que es trada directamente del campo
por parte de la fuerza de ventas externas y/o de mostrador.
Las ofertas y/o promociones deben ser analizadas por la gerencia
administrativa, la gerencia general y las dems reas, en las cuales
se deber definir de manera clara lo siguiente: Pblico objetivo al
que va dirigida la oferta y/o promocin: si es general para todos
los clientes de la empresa o aplica para clientes especficos que
comercializan un determinado rubro de la empresa. Fecha de inicio y
fin de la oferta y/o promocin. Mensaje que se quiere comunicar al
cliente: reduccin de precio o regalo de productos. Material a
utilizar para comunicar la oferta y/o promocin: afiches, polos,
llaveros, etc. En el caso de publicidad externa en cada uno de los
locales de la empresa, es necesario realizar las coordinaciones
previas con los municipios respectivos, ya que de no hacerlo, la
empresa podra ser sancionada con multas (un determinado porcentaje
de UIT). Distribucin de la publicidad (folletos, afiches): idem a
la de eventos (fuerza de ventas, crditos y cobranzas, despachos,
envo de publicidad por fax, correo electrnico, pgina web, enviar
personas de la empresa a volantear afiches en zonas de concentracin
del pblico objetivo tales como esquinas, paraderos, etc). En el
caso de merchandising se debe definir para quienes a qu clientes
entregar (clientes que sean frecuentes, buenos pagadores, que
compren por encima de determinado monto, etc) y que personas de esa
empresa se debe entregar (si el merchandising es para los dueos de
empresa, encargado de compras o mecnicos).
Nota: es necesario fomentar entre los clientes de Ostim el uso
de la pgina Web ya que a mediano plazo Ostim debe ampliar su base
de clientes corporativos en los que es frecuente el uso de
Internet; en la pgina de Ostim se encontrar todas las ofertas y/o
promociones que la empresa realiza as como informacin adicional tal
como: principales clientes, marcas, locales de atencin, misin,
visin, etc. Es necesario por ello que en toda oferta y/o promocin
se informe la direccin de nuestra pgina web, asimismo en todo
documento que genere la empresa (cotizacin, factura, boleta, gua de
remisin, etc).
5. VIGENCIA
El presente procedimiento tiene vigencia desde la fecha en que
se realice la aprobacin de la misma, hasta el momento en que se
efecte un cambio o modificacin de versin, la cual deber ser
comunicada oportunamente a los involucrados.
Los encargados de cada una de las reas involucradas tienen la
responsabilidad de comunicar y hacer cumplir el procedimiento entre
sus subordinados, una vez que ste haya sido aprobado.
NOMBRECARGOFIRMA
WALTER MARTI NEZ/MARITZA VASQUEZCOORDINADOR DE ALMACN
CARLOS TORRECOORDINADOR DE CONTABILIDAD
MAGDALENA HUIDOBROCOORDINADOR DE CRDITOS Y CORBRANZAS
JULIA ORTIZ/MARIELA PEACOORDINADOR DE VENTAS DE MOSTRADOR
DARIO CONDORCOORDINADOR DE SISTEMAS DE INFORMACIN
AUGUSTO NOVOA CHAVEZGERENTE DE ADMNISTRACIN Y FINANZAS
OSCAR TICACALA M.GERENTE GENERAL
