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Recursos de Liderazgo Información práctica para Grandes Caballeros, Diputados de Distrito y Secretarios Financieros
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ÍNDICE Sección General Organigrama de Caballeros de Colón.................................... 2 Directorio de Contacto de la Sede del Consejo Supremo... 3 Formularios e Informes............................................................... 3 Calificaciones para membresía ................................................ 4 Directrices de Católico Practicante ......................................... 4 Tarifas de Iniciación y Cuotas de Consejo............................. 4 Premio Consejo Estrella............................................................ 5 Premio Padre McGivney ...................................................... 5 Premio Fundadores............................................................... 5 Premio Colón .......................................................................... 5 Otros Premios .............................................................................. 6 Premio Internacional de Servicio....................................... 6 Premios de Distrito ..................................................................... 6 Premio Nuevo Consejo ........................................................ 6 Premio Distrito Estrella......................................................... 6 Premio Distrito Todas las Estrellas .................................... 6 Inversiones .................................................................................... 6 Deberes de los Funcionarios de Consejo ........................... 8 Capellán ................................................................................... 8 Gran Caballero ....................................................................... 8 Diputado Gran Caballero..................................................... 8 Canciller.................................................................................... 8 Secretario Financiero ........................................................... 8 Secretario de Actas............................................................... 9 Tesorero ................................................................................... 9 Lector ........................................................................................ 9 Abogado................................................................................... 9 Guardián................................................................................... 9 Guardia Interior/Exterior ...................................................... 9 Junta de Fideicomisarios..................................................... 9 Director de Programa........................................................... 10 Director de Membresía ........................................................ 10 Director de Fe ........................................................................ 10 Director de Familia................................................................ 10 Director de Comunidad ....................................................... 10 Director de Vida .................................................................... 10 Protocolo ........................................................................................11 Sección del Gran Caballero Introducción................................................................................... 11 Auditoría del Consejo ................................................................. 11 Presupuesto del Consejo .......................................................... 14 Procedimientos de Membresía ................................................ 15 Procedimientos de Membresía – Transferencia de Miembros en Línea ............................................................... 18 Funcionarios en Línea – Sección del Gran Caballero........ 18 Requisitos y Ceremonial de la Membresía Honoraria y Honoraria Vitalicia.............................................................. 19 Membresía Honoraria .................................................... 18 Miembro Honorario Vitalicio ........................................ 19 Ceremonial de Membresía Honoraria (Honoraria Vitalicia).................................................. 20 Comités Permanentes de Consejo ......................................... 21 Comité de Admisión............................................................. 21 Comité de Reclutamiento.................................................... 21 Comité de Retención............................................................ 21 Estatutos del Consejo................................................................. 22 Directrices del Ceremonial del Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad............................................... 22 Evaluación del Secretario Financiero..................................... 23
Sección del Diputado de Distrito Introducción ................................................................................ 23 Trabajo de Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad en su Distrito ................................................. 23 Formulario de Gastos del Diputado de Distrito ................. 24 Visi tas Oficiales del Consejo .................................................. 24 Desarrollo de Nuevo Consejo................................................ 24 Reactivación de Consejo......................................................... 24 Retención de Consejo.............................................................. 25 Reuniones de Distrito ............................................................... 25 Sesiones Estratégicas .............................................................. 26 Funcionarios en Línea – Sección del Diputado de Distrito ........................................................... 26 Diversos – Sección del Diputado de Distrito ..................... 27 Sección del Secretario Financiero Introducción ................................................................................ 28 Compensación del Secretario Financiero........................... 28 Requisitos del Impuesto sobre la Renta .............................. 28 Finanzas ....................................................................................... 29 Declaración de Información Federal Anual – Formulario 990 (Consejos de EE.UU.) ........................... 29 Funcionarios en Línea – Sección del Secretario Financiero......................................................... 29 Aplicación de Facturación a Miembros ............................... 30 Configuración Inicial para Usuarios por Primera Vez ...... 30 Facturación a Miembros .......................................................... 32 Generación de Avisos .............................................................. 32 Ejemplos de Fechas de Facturación .................................... 33 Procesamiento de Pagos de miembros .............................. 34 Procesamiento de Recibos de Otras Fuentes ................... 34 Generación de Credenciales de Membresía ..................... 34 Institución de Pago.................................................................... 35 Orden al Tesorero (Comprobantes) ...................................... 34 Suspensión de Consejo........................................................... 35 Retención de Registros............................................................ 36 Informe de Elección de Funcionarios .................................. 36 Estado de Cuenta Mensual..................................................... 36 Cambio de Datos de Miembro............................................... 37 Fallecimiento de un miembro................................................. 37
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ORGANIGRAMA DE
Caballeros de Colón
CONSEJO SUPREMO Diputado de Estado, último Pasado Diputado de Estado con Vida,
Diputado Territorial, delegados del Consejo Supremo, Funcionarios del Consejo Supremo, Junta de Directores y Pasado Caballero Supremo
BJUNTA DE DIRECTORES/ FUNCIONARIOS DEL CONSEJO SUPREMO
CONSEJO DE ESTADO Grandes Caballeros, Pasados Grandes Caballeros Inmediatos,
Funcionarios de Estado y ultimo Pasado Diputado de Estado con Vida
DIPUTADO DE DISTRITO
CONSEJOS ASIGNADOS CAPÍTULOS
Diputado Gran Caballero
Canciller
Registrador
Tesorero
Abogado
Guardián
Guardias
Fideicomisarios
Gran Caballero
Electo
Nombrado
Capellán
Secretario Financiero
Director de Membresía
Director de Programa
Director de Fe
Director de Familia
Director de Comunidad
Director de Vida
Lector
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SECCIÓN GENERAL DIRECTORIO DE CONTACTO DE LA SEDE DEL CONSEJO SUPREMO Número Principal ..........................................................203-752-4000 Servicio al Cliente.....................................................1-800-380-9995 Knights Gear ..............................................................1-855-432-7562 [email protected] Suministros en Línea ...............................................1-833-591-7770 [email protected]
Misión Fraternal ............................................................203-752-4270 [email protected] Servicio de Información Católica .............................203-752-4574 [email protected] Ceremoniales ................................................................203-752-4346 [email protected] Programas y Desarrollo de Capellanes..................203-752-4267 [email protected] Revista Columbia..........................................................203-752-4398 [email protected] Cuentas del Consejo ..................................................203-752-4392 [email protected] Citas con el Secretario Financiero ..........................203-752-4285 [email protected] Crecimiento de Membresía .......................................203-752-4473 [email protected] Registros de Membresía.............................................203-752-4210 [email protected] Gestión de Miembros/Facturación a Miembros...203-752-4210 [email protected] Becas ...............................................................................203-752-4332 [email protected] Para consultas generales, email...................................................................info@kofc.org FORMULARIOS E INFORMES En kofc.org/formas pueden encontrarse versiones electrónicas de la mayoría de los formularios. Fecha límite Formulario/Informe 30 de junio Lista de Funcionarios Escogidos para el Período (#185-S) O de funcionarios desplegados en Gestión de Miembros 1º de agosto Informe del Personal del Programa de Servicio (#365-S)* O el Servicio Personal desplegado en Gestión de Miembros 15 de agosto Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S) 31 de diciembre Informe Semestral de Diputado de Distrito (#944A-S) 31 de enero Encuesta Anual de Actividad Fraternal (#1728-S)* 15 febrero Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S) 30 de junio Solicitud para el Premio Colón (#SP-7-S)* 30 de junio Informe Semestral del Diputado de Distrito (#944B-S) De inmediato Documento de Membresía (#100-S) Si se requiere Aviso de intento de retención (#1845-S) Según se requiera Inscripciones para Premios del Programa de Servicio del Consejo de Estado (#STSP) y Concurso de la Familia del Año de su consejo de estado Mensual Informe de Ejemplificación de Grado (#450-S) Mensual Familia del Mes (#1993-S) * Indica requisito del Premio Consejo Estrella
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CALIFICACIONES PARA MEMBRESÍA Las calificaciones para la membresía de Caballeros de Colón, según la Sección 101 de las Leyes de la Orden, son: l Solo son elegibles y tienen derecho a
continuar con la membresía en la Orden católicos practicantes en unión con la Santa Sede.
l Un candidato a la membresía no debe tener menos de 18 años de edad en su último cumpleaños.
DIRECTRICES DE CATÓLICO PRACTICANTE Las directrices fueron establecidas para determinar la práctica del Catolicismo de un candidato o miembro. Estas directrices ayudarán al Gran Caballero a realizar sus deberes cuando sirva en el comité de admisión del consejo. Dichas directrices incluyen: l Un católico practicante acepta la autoridad
de las enseñanzas de la Iglesia Católica sobre asuntos de fe y moral, aspira a vivir de acuerdo con los preceptos de la Iglesia Católica y tiene buenos antecedentes con la Iglesia Católica.
l Un católico practicante se esfuerza por tener mayor conocimiento de las enseñanzas de Cristo y su Iglesia y a aceptar, respetar y defender la autoridad
de la Iglesia (que le fue conferida al Supremo Pontífice, la jerarquía y la unión del clero con él) para enseñar, gobernar y santificar a los fieles.
l Un católico practicante brinda apoyo material y moral a la Iglesia y a sus obras en todo nivel, promoviendo programas de la parroquia y la diócesis, así como ayudando en sus misiones, a los necesitados y los desfavorecidos; apoya y lleva adelante las causas justas de los grupos minoritarios; intenta eliminar la discriminación injusta, los prejuicios, etc., y apoya a la Iglesia en su defensa del matrimonio y la vida familiar.
TARIFAS DE INICIACIÓN Y CUOTAS DE CONSEJO Las Leyes de la Orden establecen que la tarifa de iniciación la fijará el consejo, sin embargo, siempre y cuando no se requiera de tarifa de iniciación a ningún sacerdote o miembro de una comunidad religiosa que solicite la membresía. Las reglas también establecen que para aquellos que ingresen con menos de 26 años de edad, la tarifa de iniciación no debe exceder los $10 dólares. En casos de traslados de Juvenil a Adulto, la tarifa máxima de iniciación es de $5 dólares, siempre y cuando se realice la solicitud antes de que el candidato cumpla los 19 años de edad. Las Leyes de la Orden establecen disposiciones concretas respecto a las cuotas para cada miembro. Las cuotas deben aplicarse por anticipado de acuerdo con aquellas fijadas por el consejo. Las cuotas para todos los miembros asociados y de seguros deben ser las mismas, y no deben ser menores a $5 dólares anuales. Sin embargo, los consejos pueden fijar una tasa de cuota diferente para miembros asegurados que tengan menos de 26 años de edad, pero la misma no puede ser menor a $3 dólares al año.
Si surgen preguntas respecto a la práctica del Catolicismo de un candidato o miembro, debe consultarse al párroco del candidato o miembro antes de emprender alguna acción.
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PREMIO CONSEJO ESTRELLA Con el fin de que su consejo gane el Premio Consejo Estrella, debe: l Ganar el Premio Padre McGivney por
crecimiento de membresía; l Ganar el Premio Fundadores por
crecimiento de seguros; l Ganar el Premio Colón por programas
de consejo bien equilibrados enviando la Solicitud para el Premio Colón (#SP-7);
l Enviar el Informe del Personal del Programa
de Servicio (#365); l Enviar la Encuesta Anual de Actividad
Fraternal (#1728) y l Permanecer al corriente con las evaluaciones
de la Sede del Consejo Supremo (En EE.UU. y Canadá, esto incluye
cumplir totalmente con los requisitos de Ambiente Seguro).
El Premio Padre McGivney reconoce la excelencia de crecimiento de la membresía en el consejo. Cada año, el Consejo Supremo le asigna a su consejo una cuota. Para el premio, el crecimiento se considera neto sobre las pérdidas durante la suspensión o renuncia. Los fallecimientos no cuentan ni a favor ni contra de la cuota, y las transferencias a o fuera del consejo no cuentan para o en contra de su cuota. La cuota de su consejo puede encontrarse en la pestaña Membresía de Funcionarios en Línea, que se actualiza diariamente. La elegibilidad para el Premio Padre McGivney la determina de manera automática el Consejo Supremo y no hay solicitud. El Premio Fundadores reconoce la excelencia en la promoción de nuestros seguros y beneficios fraternales. Cada año, el Consejo Supremo asigna
a su consejo una cuota de seguros. El Año Fraternal 2020-2021 presenta un nuevo método para lograr el “Premio Fundadores”. Ahora, los consejos pueden cumplir con todos los requisitos para este premio al organizar dos “Seminarios de Beneficios Fraternales”. Estos eventos se coordinan junto con su agente local de campo, quien informará de la participación de su consejo ante el Consejo Supremo. La elegibilidad para el Premio Fundadores la determina de manera automática el Consejo Supremo y no hay solicitud. El Premio Colón reconoce las actividades de servicio caritativo y programas fraternales de su consejo en cada una de las cuatro categorías del programa Fe en Acción de abajo. Para ganar el Premio Colón, su consejo debe ganar cuatro créditos del programa en cada una de las cuatro categorías del modelo del programa “Fe en Acción”, para un total de 16 créditos de programa. Los programas realizados por su consejo, ya sean programas patrocinados por el Consejo Supremo o actividades únicas coordinadas localmente, cuentan para un crédito de programa. Además, la mitad de los programas “Fe en Acción” son programas destacados. Los programas destacados cuentan como dos créditos de programa para el “Premio Colón”. La siguiente es una lista de los programas destacados “Fe en Acción”: Cuando su consejo lleva a cabo uno de los programas mencionados y cumple con sus requisitos, recibirá dos créditos para esa categoría de programa en particular. Para más información acerca de Fe en Acción y los requisitos del Premio Colón, visite kofc.org/feenaccion.
Fe Comunidad RSVP Abrigos para los Niños Firme en la Brecha Misión Global de Sillas de Ruedas Retiro Espiritual Hábitat para la Humanidad Hora Santa No Olvides a tu Prójimo
Familia Vida Alimentos para las Familias Marcha por la Vida Familia del Mes/Año Olimpiadas Especiales La Familia Plenamente Viva Programa de Ultrasonido Noche de Oración en Familia Apoyo a los Centros de Embarazo
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OTROS PREMIOS l El Premio Internacional de Servicio se
entrega a los consejos por los mejores programas realizados en áreas de actividades de Fe, Comunidad, Familia y Vida. Los ganadores internacionales se seleccionan entre las inscripciones enviadas por cada jurisdicción. Los primeros lugares se reconocen en la Convención anual del Consejo Supremo. Para ser tomado en cuenta, conteste y envíe el Formulario de Inscripción a los Premios de Programa de Servicio del Consejo de Estado (#STSP). Debe enviarse a su consejo de estado el formulario, junto con los materiales de apoyo (artículos de periódico, fotografías, etc.).
PREMIOS DE DISTRITO El Premio Nuevo Consejo se entrega a los diputados de distrito responsables del desarrollo de un nuevo consejo. Para ganar el Premio Distrito Estrella, se deben completar los siguientes requisitos: l “Premio Fundadores” debe haber sido
ganado por cada consejo del distrito l Alcanzar el 70 % de las cuotas combinadas
de crecimiento del consejo l Al menos un consejo del distrito debe
ganar el “Premio Consejo Estrella”. l Para cada consejo de su distrito, se deben
enviar dos Informes Semestrales de Diputado de Distrito (#944): con vencimiento el 31/12 y el 30/6.
El Premio Distrito Todas las Estrellas se entrega a los diputados de distrito que ganan el Premio Distrito Estrella y que todos sus consejos activos ganan el Premio Consejo Estrella. Debe tener un mínimo de tres consejos activos para ser Todas las Estrellas y solo está disponible en territorios de seguros. INVERSIONES Para lograr la misión benéfica de los Caballeros de Colón, los consejos habitualmente recaudan dinero, que luego puede donarse a causas dignas.
Esta misión también llama a nuestros miembros a involucrarse personalmente en actividades benéficas y de recaudación de fondos. Aunque algunos consejos mantienen una gran cuenta bancaria o cartera de inversión, recomendamos que los consejos controlen sus asuntos financieros y donaciones benéficas para que los fondos generales acumulados no superen los 10.000 USD. Los consejos más grandes y más activos pueden mantener un saldo mayor para cubrir los gastos de sus actividades. Además, algunos consejos pueden exceder el límite máximo recomendado de 10.000 USD debido a circunstancias especiales, como la recepción de un regalo heredado restringido o ingresos de la venta de una propiedad de una corporación inmobiliaria. El tope recomendado de 10.000 USD para el fondo general de un consejo tiene como objetivo evitar problemas comunes asociados con la acumulación y la inversión de dinero. Por ejemplo: l Invertir y administrar fondos con frecuencia
causa discordia y disenso entre miembros que pueden estar en desacuerdo con las decisiones de inversión.
l Los conflictos de intereses surgen con frecuencia cuando los miembros (o amigos/familiares de los miembros) del negocio de inversión buscan administrar los fondos.
l La acumulación de grandes sumas de dinero puede llevar a los miembros a manejar esos fondos de manera inapropiada, a pesar de sus buenas intenciones.
l Tener acceso a una gran cantidad de fondos puede ser una tentación para hacer negocios por cuenta propia por parte de algunos miembros.
Los consejos están autorizados a recibir fondos en su cuenta general a lo largo de sus actividades fraternales ordinarias y caritativas. Siempre y cuando dichos fondos no se desembolsen de inmediato para gastos necesarios y donaciones caritativas, deben depositarse en otro banco y
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cuentas de inversión. Sin embargo, los consejos nunca deben invertir ni mantener fondos en cuentas de corretaje, acciones, anualidades, fondos mutuos no católicos (que no sean fondos mutuos del mercado monetario del gobierno), bonos u otras inversiones, como oro, plata o platino. Salvo en las circunstancias especiales descritas anteriormente, el Consejo Supremo no aconseja, alienta, recomienda ni permite que los consejos inviertan o mantengan fondos en ningún tipo de cuenta que no sea la siguiente: l Certificados de depósito ordinarios a corto
plazo l Cuentas de ahorros simples l Cuentas corrientes simples l Cuentas de mercado monetario simples l Fondos mutuos de mercado monetario del
gobierno l Fondos Mutuos de Caballeros de Colón Por ejemplo, los consejos pueden optar por colocar fondos que superen los 10.000 USD en un certificado de depósito a corto plazo, mientras esperan a desembolsar los fondos excedentes para un fin previsto. También es aceptable que un consejo conserve fondos excedentes en un certificado de depósito como reserva para cubrir un gasto o pasivo conocido que venza en el futuro. Los fondos deben mantenerse bajo el nombre y el número de identificación fiscal del consejo, y solo los funcionarios identificados en los estatutos pueden tener acceso a la cuenta. Los funcionarios financieros y los fideicomisarios son responsables de mantener a los miembros informados sobre dónde se depositan los fondos. Un presidente de un programa o comité nunca puede combinar fondos de Caballeros de Colón con fondos personales. En el caso de que un consejo reciba ganancias de la venta de propiedades de una corporación inmobiliaria, se alienta al consejo a honrar el legado de los hermanos Caballeros que adquirieron y mantuvieron la propiedad a largo plazo. Esto se puede hacer invirtiendo en una cartera diversificada de inversiones de valores católicos (p. ej., Fondos Mutuos de Caballeros de
Colón) para buscar apoyo benéfico continuo en nombre del consejo. Los consejos no deben crear fideicomisos benéficos. Estos tipos de fideicomisos plantean varios desafíos y riesgos, entre ellos: l Riesgo reputacional para la Orden si las
inversiones se benefician de actividades que no son coherentes con la enseñanza católica.
l Compromiso a largo plazo por parte de los miembros para seleccionar un asesor de inversiones adecuado y administrar el capital.
l Riesgo de que los fideicomisarios sucesores no cumplan con la intención original del fideicomiso o tengan experiencia y conocimientos suficientes para continuar con el programa de inversión.
l Obligaciones de presentación de impuestos separadas, si el fideicomiso se forma como una entidad separada, que generalmente es el caso.
l Obligaciones legales sustanciales y riesgos por incumplimiento.
En lugar de formar fideicomisos benéficos, los consejos pueden considerar otras formas de distribuir fondos, entre ellas: l Un fondo designado por el donante
establecido con el Fondo de Caridad de Caballeros de Colón a nombre del consejo
l Fundaciones benéficas del Consejo de Estado
l Escuelas católicas locales l Otras organizaciones religiosas locales Cualquier miembro individual que exprese interés en hacer una donación a una organización que promueva iniciativas religiosas debe ser alentado a donar a un fondo designado por el donante con el Fondo de Caridad de Caballeros de Colón, la fundación de su Consejo de Estado o al programa Unidos en Caridad del Consejo Supremo. Estas donaciones son elegibles para una deducción de impuestos. Las donaciones a un consejo no son deducibles de impuestos.
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DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DE CONSEJO Capellán l Un sacerdote elegido anualmente por el
Gran Caballero, el Diputado Gran Caballero y los Fideicomisarios
l Sirve como asesor espiritual de los hermanos Caballeros y familias de ese consejo
l Proporciona su mensaje a los miembros al comienzo de la reunión
l El Capellán debe asistir a las reuniones del consejo siempre que su horario lo permita, ya que su orientación es un gran beneficio
Gran Caballero l Preside todas las reuniones l Nombra a directores de programa y
membresía l Nombra comités según sea necesario l Endosa cheques y órdenes de pago l Responsable del Equipo Ceremonial del
consejo l Mantiene relaciones de trabajo con el
Capellán del consejo, el Diputado de Distrito, el agente de seguros, así como con otras organizaciones de servicios locales (es decir, bancos de alimentos, comedores comunitarios)
Diputado Gran Caballero l Asiste al gran caballero con la operación
del consejo y cualquier otra tarea que el asigne el gran caballero
l Preside las reuniones del consejo en ausencia del gran caballero
l Se recomienda que sirva en el Comité de Retención del consejo
Canciller l Tiene la tarea de fortalecer el interés de
los miembros en el consejo l Asiste al gran caballero y al diputado gran
caballero en las tareas que les son asignadas
l Se recomienda que sirva en el Comité de Retención del consejo
Secretario Financiero l Por recomendación del gran caballero y los
fideicomisarios, el secretario financiero es nombrado para un periodo de tres años que es aprobado por el Caballero Supremo
l El candidato a secretario financiero también debe contestar y enviar la Solicitud para Nombramiento como
Secretario Financiero (#FS-101) l En la Sección 130 de las Leyes de la
Orden, el secretario financiero es automáticamente afianzado por la cantidad de $5,000 dólares. Se pueden proporcionar fianzas adicionales con un costo de $7 dólares por mil poniéndose en contacto con la oficina del secretario supremo
l Recauda dinero, en forma de cuotas, por parte de los miembros. Es el responsable de enviar avisos de facturación y de emprender medidas de retención
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proporcionando una lista de miembros incumplidos al gran caballero con el fin de evitar que los miembros sean suspendidos por falta de pago de cuotas
l Asegura que los registros de membresía del consejo estén actualizados y que los nuevos miembros firmen la lista constitucional
l Recibe por parte de la Sede del Consejo Supremo las credenciales de membresía honoraria y honoraria vitalicia para ser distribuidas entre los miembros calificados
l Archiva diversos informes de transacciones de miembros/seguros con la Sede del Consejo Supremo
l Es el responsable de contestar y enviar el formulario 990 para el consejo (solo en EE.UU.)
l Mantiene el sello del consejo y lo estampa en las credenciales de membresía, resoluciones y otros documentos oficiales según sea necesario
Secretario de Actas l Es el responsable de conservar y mantener
un registro verdadero y permanente de todas las acciones del consejo y de mantener toda la correspondencia del consejo
Tesorero l Maneja los fondos del consejo l Recibe el dinero por parte del secretario
financiero y lo deposita en las cuentas apropiadas del consejo
l Es el responsable de pagar todos los gastos del consejo, incluyendo las evaluaciones del Consejo Supremo
l En la Sección 130 de las Leyes de la Orden, el tesorero es automáticamente afianzado por la cantidad de $5,000 dólares cuando se informa en el formulario Elección de Funcionarios (#185). Se pueden proporcionar fianzas adicionales con un costo de $7 dólares por mil poniéndose en contacto con la oficina del secretario supremo
Lector l Es nombrado por el gran caballero l Es el responsable de proporcionar
programas adecuados de educación y capacitación al amparo de la sección por “el Bien de la Orden” de las reuniones de consejo
Abogado l Actúa como parlamentario para el consejo l Debe contar con un conocimiento de
trabajo de las Reglas de Orden de Roberts, Acta Constitutiva, Constitución y Leyes , estatutos del consejo y Método para Realizar una Reunión de Consejo (#10318)
l Cuando sea necesario, pide asistencia legal al abogado de estado
Guardián l Es responsable de supervisar y mantener
todas las propiedades del consejo l Establece las salas del consejo para
reuniones y ejemplificaciones l Supervisa a los guardias interiores y
exteriores Guardia Interior/Exterior l Actúa en las puertas de la sala del consejo
revisando las credenciales de membresía al día y permitiendo la entrada
Junta de Fideicomisarios l Formada por el gran caballero y otros tres
miembros electos l Supervisa todos los negocios financieros
del consejo y realiza auditorías semestrales
l Los fideicomisarios o síndicos son electos para periodos de tres, dos y un año. En la primera elección de un nuevo consejo, se elegirán tres Fideicomisarios, uno para ocupar el cargo durante un año o hasta la próxima elección regular, uno durante dos años o hasta la segunda próxima elección regular, y el otro durante tres años o hasta la tercera próxima elección regular, según se determine por sorteo entre ellos. Posteriormente, en cada elección subsiguiente, se elegirá a un Fideicomisario por un plazo de tres años.
Director de Programa l Es nombrado por el gran caballero l Colabora con el gran caballero para
establecer el calendario anual de los programas del consejo
l Administra a cada director y presidente de programa de servicio a medida que ponen en marcha los programas y actividades del consejo
l Mantiene registros precisos de los programas del consejo para reportar en la Encuesta Anual de Actividad Fraternal y la
Solicitud del Premio Colón l Mantiene informado al director de
relaciones públicas del consejo sobre todos los programas y actividades para la promoción en los medios de comunicación locales
Director de Membresía l Nombrado por el gran caballero l Colabora con el gran caballero y los líderes
del consejo sobre los objetivos de membresía del consejo para el año
l Dirige el Comité de Reclutamiento l Comité de Retención y Seguros l Presidentes del Comité de Promoción a
medida que implementan las actividades de membresía del consejo
l Planifica y coordina los programas de cronograma de reclutamiento del consejo
l Garantiza que las Solicitudes de Membresía (Formulario #100) sean transmitidas por el Secretario Financiero al Departamento de Registros de Miembros y Departamento del Consejo Supremo y el agente general
Director de Fe l Designado por el Gran Caballero, en
consulta con el Director de Programa l Responsable de todos los programas del
consejo basados en la fe l Mantiene registros precisos de los
“Programas de Fe” del consejo, incluido el “Programa de Reembolso por Apoyo a las Vocaciones” (RSVP), si corresponde
Director de Familia l Designado por el Gran Caballero, en
consulta con el Director de Programa l Responsable de todos los programas del
consejo basados en la familia l Mantiene registros precisos de los
“Programas de Familia” del consejo, lo que incluye “Alimentos para las Familias” y “Familia del Mes/Año”, si corresponde.
l Debe completar toda la capacitación requerida sobre el Ambiente Seguro de Caballeros de Colón (kofc.org/safe) y también debe aprobar una verificación de antecedentes
Director de Comunidad l Designado por el Gran Caballero, en
consulta con el Director de Programa l Responsable de todos los programas del
consejo basados en la “Comunidad” l Mantiene registros precisos de los
“Programas Comunitarios” del consejo, incluidos “Abrigos para los Niños” y la Misión Global de Sillas de Ruedas, si corresponde.
l Debe completar toda la capacitación requerida sobre el Ambiente Seguro de Caballeros de Colón (kofc.org/safe) y también debe aprobar una verificación de antecedentes
Director de Vida l Designado por el Gran Caballero, en
consulta con el director del programa l Responsable de todos los programas del
consejo basados en la “Vida” l Mantiene registros precisos de los
programas de “Vida” del consejo, incluidos “Olimpiadas Especiales” e “Iniciativa de Ultrasonido”, si corresponde
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Cuando se dirija correspondencia a una persona con la que tenga una estrecha relación de trabajo, debe reconocer el cargo que desempeña. El saludo debe ser “Digno Gran Caballero y querido Hermano Juan”
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PROTOCOLO Los líderes fraternales deben seguir los protocolos adecuados. El protocolo, por definición, es el mínimo normal de cortesía. El Manual de Protocolo de Caballeros de Colón (#1612) contiene información específica que rige muchas situaciones en las que participa el protocolo. Sin embargo, tenga en cuenta que cuando exista una regla específica que rija la situación, no se equivocará al usar la cortesía común. Invitaciones – A los invitados deben enviárseles invitaciones adecuadas escritas por anticipado (por lo menos seis semanas antes del evento). Todas las invitaciones deben enviarse a nombre de y firmadas por el gran caballero, el diputado de distrito o el diputado de estado respectivamente. La respuesta debe dirigirse a un director o miembro del comité. La invitación debe dejar saber al huésped la hora, agenda, vestimenta y toda expectativa en particular. Su diputado de distrito, como representante especial del Caballero Supremo y del diputado de distrito, deben estar invitados a todos los eventos del consejo. Sin embargo, no es un protocolo adecuado enviar una invitación “abierta” a su diputado de distrito esperando que asista al evento. Debe comprenderse que su agenda puede no permitirle asistir a todos los eventos, en cuyo caso se lo notificará con suficiente tiempo. Oradores – Los oradores a un evento deben ser notificados con suficiente anticipación si se espera que hablen. Un líder fraternal cortés no se acerca a un invitado justo antes o durante un programa y le pide que hable, ya que dará la impresión de que usted preferiría que no hablara, pero si deseara hablar, usted se lo permitiría. Cabecera – Por lo general los asientos se organizan por jerarquía de la más alta, desde el centro hacia cada extremo. Los invitados se presentan desde la derecha hacia el centro y después desde la izquierda hacia el centro, excluyendo a los miembros oradores en la cabecera. Las esposas de todos aquellos sentados en la cabecera también deben incluirse en el estrado. La siguiente lista de prioridad regirá para los programas con oradores
y organización de asientos: clero, Caballeros de Colón (en orden de jerarquía), dignatarios civiles y otras fraternidades. Cuando esté presente más de un sacerdote y un orador no desea mencionar en nombre de cada uno de ellos, debe decir, “Reverendos Monseñores” y/o “Reverendos Padres”. No use nunca “Reverendo Clero” salvo si están presentes representantes del clero de diferentes credos. GRAN CABALLERO Como gran caballero, por la virtud del cargo, usted y un delegado debidamente electo del consejo, junto con los grandes caballeros y delegados de cada consejo en su jurisdicción, componen el consejo de estado. El gran caballero y el delegado, o sus sustitutos, elijen a los funcionarios de estado, a los delegados a la Convención Suprema anual y votan las resoluciones presentadas en la convención de estado anual. Es muy importante para usted y para el delegado de su consejo asistir y participar en los procedimientos de la convención. Al asumir un papel activo, usted asegurará un futuro más sólido de su consejo y jurisdicción para el bien general de la Orden. Auditoría del Consejo El Informe de Auditoría Semestral del Consejo (#1295) para el periodo que concluye el 30 de junio, debe entregarse al Consejo Supremo antes del 15 de agosto; el periodo que concluye el 31 de diciembre debe entregarse antes del 15 de febrero. Los fideicomisarios del consejo y el gran caballero deben contestar la auditoría y enviarla a: Caballeros de Colón, Cuentas del Consejo., 1 Columbus Plaza, New Haven, CT 06510-3326. Los informes se pueden encontrar en kofc.org en la sección “Para Miembros”. Deben contestarse las tres secciones del Informe de Auditoría Semestral del Consejo (#1295) y deben firmar la auditoría el gran caballero y por lo menos dos fideicomisarios. Si una respuesta no procede, debe escribirse “ninguna” en esa línea. Si no se contesta alguna sección o no se encuentran las firmas requeridas, el informe se devolverá al gran caballero.
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Cuadro A – Membresía – Uno de los objetivos principales de la auditoria semestral del consejo es reconciliar los registros de membresía del consejo local con los que mantiene el Departamento de Registros de Membresía del Consejo Supremo. Si su consejo usa Gestión de Miembros/Facturación a Miembros, está satisfecho el requisito del Cuadro A. De otro modo, las fuentes de información necesarias para contestar el Cuadro A son: (1) los registros que el secretario financiero mantiene en el libro mayor u hojas de contabilidad, dependiendo del sistema de contabilidad que use el consejo; (2) Listas semestrales del consejo proporcionadas por la Sede del Consejo Supremo y (3) Declaraciones mensuales del Consejo enviadas a la Sede del Consejo Supremo. Éstas últimas son especialmente necesarias para la transferencia de asociado a asegurado, de asegurado a asociado, fuera del consejo y en algunos casos, transacciones por fallecimiento registradas como resultado del procesamiento de reclamación de Seguro. Todas las discrepancias entre los registros del consejo local y el Consejo Supremo deben reconciliarse con cualquier transacción necesaria de membresía que se envíe al Departamento de Registros de Membresía o registros del consejo local que se corrijan según sea necesario para asegurar el acuerdo. Solo deben enumerarse los miembros para los cuales se reportaron transacciones de membresía aplicables en la auditoria. Si se adoptan medidas para adición o deducción, pero no se enviaron con suficiente tiempo para procesarse, no debe indicarse en el informe de auditoría. Con el fin de garantizar que las transacciones de membresía han sido recibidas y procesadas por la Sede del Consejo Supremo, debe contestarse una revisión de la Declaraciones del Consejo para el periodo de auditoría – las declaraciones de agosto a enero para la auditoría de enero y las declaraciones de febrero a julio para la auditoría de julio. Con el fin de preparar solo la auditoría semestral, se excluyen los miembros de seguro inactivos; no deben tomarse en cuenta como miembros de seguro del consejo. Si un miembro de seguro debe suspenderse o renuncia, se vuelve inactivo y se considera una deducción. Por el contrario, un miembro inactivo que reactiva su membresía debe registrarse como adición en la línea “reingresos”. Asimismo, deben coincidir las
líneas en las secciones de Adiciones y Deducciones de las “Transferencias – Asociado a Seguro” y las “Transferencias – Seguro a Asociado”. Por ejemplo, una adición de seguro como resultado de una transferencia de asociado a seguro es también una deducción de asociado. Las cifras “Deducciones Totales” en la sección de las Deducciones deben colocarse en la línea “Menos
Deducciones Totales” en la sección de Adiciones y debe sustraerse de las cifras de “Total para el
Periodo” con el fin de obtener las cifras correctas para el “Número de Miembros al Final del Periodo”. Cuadro B – Transacciones de Efectivo – Secretario Financiero – “Efectivo en Caja al Inicio del Periodo” será la cifra del Informe de Auditoría anterior que muestra el “Efectivo en Caja al Final del Periodo”. Las cifras para “Efectivo Recibido – Cuotas,
Iniciaciones” y “Efectivo Recibido de otras
procedencias” será la suma del periodo de contabilidad de los Registros de Recibos de Efectivo o del Libro de Contabilidad del Secretario Financiero. El “Efectivo Total Recibido” será el total de los tres puntos anteriores. La cantidad “Pagada al Tesorero” será el total de las cifras que aparecen en los recibos del tesorero al secretario financiero para fondos recibidos durante el periodo por el tesorero por parte del secretario financiero. “Efectivo en Caja al Final del Periodo” será la cantidad que aparece en “Pagado al Tesorero” sustraída de la cantidad que aparece en “Efectivo
Total Recibido”. En muchos casos, el “Efectivo
en Caja al Final del Periodo” mostrará un balance en ceros, ya que la mayoría de los secretarios financiero pagan todos los fondos al tesorero antes del final del periodo de auditoría. Cuadro B – Transacciones de Efectivo – Tesorero – El “Efectivo en Caja al Inicio del Periodo” será la cifra que aparece en la auditoría anterior en la línea “Balance Neto de Efectivo”. El inciso “Recibido por parte del Secretario Financiero” será el periodo total de contabilidad de los incisos en el Libro de Contabilidad del Tesorero que
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muestran los fondos recibidos por parte del secretario financiero. Debe coincidir con la cantidad que aparece en el informe del secretario financiero en la línea “Pagado al Tesorero”. En el rubro “Desembolsos”, las cantidades para el pago per cápita y gastos generales serán el periodo de pago total contabilizado por el consejo como se muestra en la sección de Desembolsos del Libro de Contabilidad del Tesorero. Procedimientos de Auditoría para el Cuadro B – Se recomienda a los auditores usar el procedimiento que se detalla a continuación para determinar los pagos de cuotas recibidos, ingresados en los Estados de Cuenta apropiados del Miembro, entregados al tesorero, recibidos por el tesorero y depositados en la cuenta bancaria del consejo. Por el contrario, es eficiente verificar que los créditos no se ingresaron en los Estados de Cuenta del Miembro hasta que exista un registro de pago que se haya recibido. Con el fin de llevar a cabo estas determinaciones, deben “inspeccionarse regularmente” un número representativo de cuentas. Proceda así: l Verifique diversos recibos en cada la hoja
de Registro de Recibos de Efectivo para determinar si se dio crédito en el Estado de Cuenta del Miembro apropiado para la cantidad que se muestra
l Verifique diversos Estados de Cuenta de Miembro para determinar, en orden inverso, si se dio el crédito de recibido y registrado en el Registro de Recibos de Efectivo
l Verifique los totales en cada hoja de Registro de Recibos de Efectivo para determinar si los fondos se entregaron al tesorero y se emitió el recibo
l Verifique cada Recibo del Tesorero para determinar que las cantidades que se muestran se acreditaron como depósitos en los estados de cuenta bancarios.
Para determinar si el registro de cheques del tesorero está en equilibrio con el balance que se muestra en el estado de cuenta bancario del final del periodo, se recomienda el siguiente procedimiento:
l Determine que existe el comprobante autorizado para cada cheque emitido y que éste se emitió al beneficiario correcto por la cantidad correcta
l Revise el endoso en los cheques para determinar que están correctamente endosados por el beneficiario
l Compare los cheques cancelados con el registro de Desembolso de Efectivo e indique los resultados iniciales de auditoría en el registro del cheque
Cuadro C – Pasivos y Activos — Esta sección proporcionará una visión de la condición financiera del consejo. A partir del periodo de auditoría indicará el progreso financiero del consejo – o la falta de este – y cuando sea necesario, permitirá a los fideicomisarios, a los diputados de estado y distrito y a la Sede del Consejo Supremo obtener un retrato fiel del estado financiero del consejo. Activos – Los “Fondos no Depositados” son aquellos en posesión ya sea del secretario financiero o del tesorero o de ambos. Los activos etiquetados como “Banco – Cuenta de Cheques” y “Banco – Cuenta de Ahorros” serán la reconciliación de la(s) chequera(s) del tesorero que muestran el o los balances de efectivo neto. Los cheques pendientes deben deducirse del estado de cuenta bancario. Los datos “Adeudado por parte de los Miembros” se obtienen de los registros de Estados de Cuenta del Miembro. Consulte “Cuadro C – Activos y
Pasivos” para orientación acerca de estas cifras antes de realizar las entradas. Un indicador de la condición financiera de un consejo es el número de miembros son las cuotas atrasadas y las cantidades que se poseen. Asegúrese de incluir estas cifras en el informe. El tesorero proporcionará las cantidades de las “Cuentas del Mercado Financiero” a partir de su libro de efectivo, que debe mostrar las transferencias de efectivo a las cuentas de ahorros.
Pasivos – Las cifras para la sección de los Activos relativos a las obligaciones del Consejo Supremo y de Estado, así como para diversas, las proporcionará el secretario supremo a partir de sus informes y de sus facturas sin pagar en su posesión. Los pagos anticipados de cuotas por parte de miembros deben incluirse en “Pagos Anticipados
por parte de Miembros”. Se trata de un activo debido a que representa pagos adeudados aún no cobrables a sus miembros. Cuando un miembro es suspendido, la cantidad que deba aparecerá en el Informe de Auditoría para el periodo en el que fue suspendido. Si se usa un sistema de contabilidad manual, su Estado de Cuenta del Miembro debe removerse del expediente del consejo durante o antes del final del periodo en el que fue suspendido. Este procedimiento asegurará que no se produzca un aviso de facturación durante el siguiente periodo y elimine la prórroga de un periodo a otro de cuotas irrecuperables u otros cargos en miembros que han sido suspendidos. La cifra para “Pasivos
Totales en Curso” también se ingresa en la columna de Activos en el espacio designado “Menos: Pasivos en Curso” y se sustrae de “Activos Totales en Curso” para obtener “Activos
Netos en Curso”. Si los pasivos superan a los activos, los “Activos
Totales en Curso” deben sustraerse de “Pasivos
en Curso” y la cifra resultante que se muestra entre paréntesis. Otros Activos – Los fideicomisarios deben clasificar otros activos en las líneas previstas en esta sección. Presupuesto del Consejo En Como gran caballero, usted debe trabajar con el tesorero, el secretario financiero y los fideicomisarios de su consejo para comparar las cifras reales del año anterior con las cifras presupuestadas que fueron aprobadas por el consejo. La información obtenida se usará para desarrollar el presupuesto del año fraternal en curso. El presupuesto de su consejo debe corresponder con el año fraternal, que abarca el periodo del 1º de julio al 30 de junio. El establecimiento del presupuesto de su consejo debe iniciar de inmediato después de su elección como gran caballero. Cuando se inicie un proceso presupuestario, revise los ingresos y gastos reales para cada programa y actividad y compárelos con las cifras
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Cuadro C: Algunos consejos pueden incluir cifras en este programa que no sean aplicables al informe de auditoría. Es particularmente cierto en relación con “Adeudado al Consejo Supremo: Per Cápita” en la columna de Activos y “Adeudado por parte de los Miembros” en la columna Pasivos.
Un error común es que algunos consejos incluyen como propio el gravamen per cápita para el periodo que sigue al que corresponde a la auditoría realizada. Por ejemplo, si una auditoría se realiza para el periodo que concluye el 31 de diciembre, entonces el gravamen per cápita para enero del siguiente año no debe mostrarse en la línea “Per Cápita”. Sin embargo, si este gravamen de enero no se pagará antes del 30 de junio, debe incluirse en la siguiente auditoría.
“Adeudado por parte de los Miembros” – si el secretario financiero sigue los debidos procedimientos de facturación, habrá enviado el Primer Aviso por lo menos 15 días antes del inicio del periodo. No deben realizarse para los miembros a quienes se les factura el siguiente periodo. Para evitar confusiones, los avisos de facturación deben fecharse como el primer día del mes del inicio del periodo (1º de enero o 1º de julio), no con la fecha en que se elabora la factura. Sin embargo, si una porción de la factura permanece sin pagarse en el siguiente periodo de auditoría, la porción debe incluirse en el subsiguiente Informe de Auditoría.
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presupuestadas del año anterior. Las preguntas que deben tenerse en cuenta al establecer un presupuesto incluyen: l Los ingresos se desvían de una donación
importante? l ¿Los incisos donados en el pasado que
ahora se cargan aumentaron los gastos? l ¿La participación en una actividad en
particular aumentó y disminuyó? ¿Esto dependió del clima o de un conflicto de programación? ¿Puede influir en los ingresos y los gastos?
l ¿El consejo cargo muy poco o demasiado por el evento?
Mantenga las cifras presupuestarias realistas y alcanzables. Las cifras deben reflejar una aproximación de los resultados reales del año anterior, ajustadas según sea necesario tanto para un evento extraordinario o algo que considerará un avance normal. Deben basarse en las respuestas de las preguntas muestra de arriba. Sin embargo, una buena regla general sería aumentar el ingreso y los gastos para el costo de la inflación (aproximadamente 1-2 por ciento). También es el momento de evaluar cada actividad para determinar cuáles seguirá realizando el consejo. El presupuesto para una nueva actividad tomará el ingreso y los gastos de una actividad descontinuada o se necesitará asignar nuevos fondos para la nueva actividad. Una vez que el presupuesto esté preparado y se haya finalizado, debe difundirse entre los miembros y adoptarse en una reunión regular del consejo mediante voto de los miembros. Se recomienda que esto tenga lugar durante una de las primeras reuniones a inicios del año fraternal. Este procedimiento asegura que las siguientes reuniones se utilicen al máximo y no usen para votaciones de cada gasto del proyecto. Es también una buena práctica para asegurar que los fondos en exceso se transfieran de la cuenta general del consejo a una cuenta de ahorros, según sea lo apropiado.
Procedimientos de Membresía El secretario financiero debe usar la aplicación Gestión de Miembros (el método preferido cuando aplique) o procesar el Documento de
Membresía (#100) para cada una de las transacciones siguientes: 1. Nuevo Miembro – El Primer Grado establece la membresía y el registro de dicho grado se requiere para activar los beneficios fraternales. Inmediatamente (en un plazo de 24 horas) después del Primer Grado, el secretario financiero procesará el Documento de Membresía (#100) por correo o email. Ya sea que se envíe por correo postal o email a la Oficina del Consejo Supremo, envíe siempre una copia al agente general. Esto asegurará que el nuevo miembro esté registrado en la lista del consejo y que el agente general reciba una copia del Documento
de Membresía (#100). (Nota: Si el agente de seguros está presente en el grado, tomará este documento para entregarlo al agente general). El consejo siempre debe conservar una copia del Documento de Membresía (#100) para sus registros. Cuando se envíe el Documento de
Membresía (#100) por email, no es necesario enviar una copia impresa. 2. De Juvenil a Adulto – De Juvenil a Adulto constituye una categoría específica para un candidato a miembro que cuenta con una póliza de seguro vigente que fue emitida mientras tenía menos de 18 años de edad. Su solicitud debe procesarse como transacción de Juvenil a Adulto. Debe incluir el número de póliza juvenil en el
Una vez contestado el Documento de Membresía (#100-S) puede escanearse y enviarse por email a [email protected] y al agente general de su consejo. Esto ahorra tiempo y dinero y asegura que las operaciones se acreditan en su cuenta con rapidez. De preferencia, toda actualización de la situación de un miembro debe realizarse mediante la aplicación Administración de Miembros que se encuentra en Funcionarios en Línea.
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Documento de Membresía (#100), si se dispone del mismo. Si el candidato solicita la membresía antes de cumplir 19 años de edad, la tarifa máxima de iniciación que puede cobrarse es de $5 dólares. 3. Reinstalación – Esta transacción puede usarse si la terminación de la membresía fue por un periodo de tres meses o menos. La reinstalación solo puede tener lugar en el consejo del cual fue suspendido el miembro o renunció. Una reinstalación no reflejara un rompimiento en la membresía. No se requiere del voto del consejo. 4. Readmisión – Esta transacción es apropiada si la terminación de la membresía fue por un periodo de más tres meses y hasta siete años. El candidato puede ser readmitido al consejo de su elección. El consejo vota su membresía si es necesario, pero por lo general no se necesita de ninguna acción por parte del comité de admisión. 5. Reactivación – La debida transacción para el reingreso de un miembro de seguro inactivo, es la reactivación. Un miembro de seguro inactivo ha sido suspendido por falta de pago de cuotas pero mantiene un certificado de seguro vigente de Caballeros de Colón. 6. Nueva Solicitud – Cuando un candidato ha estado fuera de la Orden durante más de siete años, la transacción adecuada es la nueva solicitud. Puede realizar la solicitud al consejo de su elección y no debe tomar otra vez los grados si el comité de admisión está satisfecho. No paga tarifa de iniciación. 7. Transferencia – Un miembro en posesión de una credencial de membresía actual puede transferirse a cualquier consejo de su elección solicitándolo mediante el Documento de
Membresía (#100). El consejo que lo recibe acepta la solicitud de transferencia bajo procedimientos de elección. Favor de tener en cuenta que una transferencia la inicia solo el concejo receptor. Los miembros no pueden transferirse fuera de un consejo. 8. Renuncia – La transacción de renuncia no puede reportarse usando el Documento de
Membresía (#100). Más bien, se requiere de una comunicación personal firmada del miembro pidiendo la renuncia (dimisión) para enviarla al consejo y después a la Sede del Consejo Supremo. Un miembro puede renunciar sin importar si está al corriente con sus cuotas o no. La única estipulación es que debe ser elegible para reingresar en la fecha que envía su carta de renuncia al consejo o asamblea. La renuncia no es una opción para un delincuente, un católico no practicante o alguien que fue suspendido o expulsado al amparo de la Sección 162 de las Leyes de la Orden. Estos miembros que solicitan y se les concede la renuncia, no mantienen la membresía continua. El registro de membresía reflejará un rompimiento de servicio. Si el candidato a renunciar es un miembro de seguro, será reportado como miembro inactivo y permanecerá así en la lista del consejo mientras su seguro esté vigente. El consejo sigue siendo responsable de las evaluaciones del consejo supremo y de estado para el miembro inactivo. Sin embargo, se aplica un crédito de $9 dólares a la cuenta del consejo al mes siguiente de la fecha de aniversario de la póliza de seguro del miembro para compensar dichas evaluaciones. Al recibir una solicitud válida de renuncia, el Departamento de Registro de Membresía procesará la solicitud y el Caballero Supremo enviará una carta al antiguo miembro informándole que su renuncia fue procesada y brindándole información sobre cómo puede volverse Caballero otra vez en el futuro si desea unirse a un consejo como e Miembro en línea. Se envía una copia al Director de Retención de Estados de todas de estas cartas para que el consejo de estado puede dar seguimiento e intente retener a aquellos que renuncian. 9. Suspensión – Falta de Pago – Un miembro debe tener atraso de por lo menos tres meses antes de ser suspendido por falta de pago. Sin embargo, a ningún miembro en esta condición se le debe advertir que se requiere de una credencial de membresía actual para asistir y participar en las reuniones de trabajo de Caballeros de Colón y
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las ejemplificaciones de grado. Una credencial de membresía “actual” se define como aquella que porta “CUOTA PAGADA HASTA” la fecha o mayor a la fecha en curso. Debido a que esta categoría de suspensión representa el mayor grupo de pérdidas de nuestra Orden cada año, es de vital importancia el que se siga el procedimiento adecuado de facturación antes de que una membresía activa se termine por suspensión. Al igual que en el caso de la renuncia, un miembro de seguro suspendido queda en condición inactiva y permanece en las listas del consejo. Debido a ello, el consejo es responsable de cobrar las cuotas del Consejo Supremo y de estado y también recibe un crédito anual de $9 dólares, como se explicó en la sección anterior. 10. Fallecimiento – Tan pronto como sea posible después del fallecimiento de un miembro del consejo, debe enviarse el Documento de
Membresía (#100) a la sede del Consejo Supremo para ser procesado con la fecha del fallecimiento incluyendo la información del sobreviviente. Si se usa Gestión de Miembros para reportar esta transacción, no es necesario enviar documentos adicionales. Los miembros fallecidos son recordados en la Misa diaria en la Iglesia de St. Mary, New Haven, CT, el lugar de nacimiento de la Orden. 11. Incapacidad – Exoneración de Pago – Los hermanos Caballeros que no pueden emprender ninguna ocupación durante un periodo de por lo menos seis meses, deben solicitar la exoneración de cuotas al amparo de la Sección 118(e) de las Leyes de la Orden. Debe enviarse a la Sede del Consejo Supremo evidencia de incapacidad total junto con la Solicitud de Exoneración de Pago
de Cuotas del Consejo y los Cargos Per Cápita
del Consejo Supremo y de Estado (#1831). Deben firmar la solicitud el miembro incapacitado, el gran caballero y el secretario financiero. Todas las exoneraciones por incapacidad expiran el 31 de diciembre de cada año y deben renovarse durante los 90 días anteriores a su vencimiento. Se envía una carta de la sede del Consejo Supremo solicitando la confirmación de la continuación de incapacidad durante octubre y
deben firmarla el gran caballero y el secretario financiero. Después la carta se devuelve directamente a la oficina del secretario supremo. A los miembros del consejo que están exentos de pago de cuotas al amparo de la Sección 118(e) se les debe emitir una Credencial de Membresía (#154) cada año. En el caso de un miembro calificado para la exención al amparo de las Secciones 118(e) y 118(d) – honorario vitalicio – precede la designación honorario vitalicio. 12. Suspensión – Falta de Catolicismo Practicante – Uno de los requisitos para ser miembro de Caballeros de Colón es “…católico practicante en unión con la Santa Sede”. Con el fin de permanecer en papeles activos en su consejo, un miembro debe mantener su catolicismo practicante. Sin embargo, a veces los miembros abandonan la fe, se casan fuera de la Iglesia o pierden su condición de otra forma. En dichos casos, pierden su membresía “ipso facto” – por virtud del hecho. Antes de poder procesar la suspensión por esta infracción, debe existir evidencia tangible para apoyar una suspensión al amparo de la Sección 168.1 de las Leyes de la Orden. En la Oficina del Consejo Supremo debe haber en el expediente una declaración del capellán del consejo o del sacerdote de la parroquia del miembro con respecto a que el hombre ya no es un católico practicante. También es aceptable una declaración del miembro en la que admite la infracción que dio lugar a la suspensión. Debe enviarse una de estas declaraciones, junto con el Documento de
Membresía (#100), con el fin de poder iniciar el proceso de suspensión. Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas del Consejo Supremo. 13. Suspensión – Condena por Delito Grave – La Sección 168.6 de las Leyes de la Orden estipula la pérdida de la membresía por una condena por delito grave. Por lo general un delito grave es aquel en el que la pena potencial es mayor a un año de prisión. Para corroborar la condena, el secretario financiero debe enviar: la narración de la condena de un periódico, confirmación escrita del fiscal o una copia certificada de documentación
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de la corte. La prueba de la condena debe incluir una descripción del crimen como delito grave. CUALQUIERA de las pruebas antes mencionadas de la condena, la certificación del secretario financiero de que sabe que el individuo condenado es un miembro que perdió la membresía y un Documento de Membresía (#100) son suficientes para la suspensión al amparo de la Sección 168.6. Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas del Consejo Supremo. 14. Suspensión – Conducta Indebida – Las instrucciones detalladas para presentar denuncias contra un miembro, sus derechos a defenderse y ser juzgados se encuentran en las Leyes de la Orden, Capítulo XIX, Secciones 170-181. Antes de que inicie el proceso de suspensión, deben enviarse un Documento de Membresía (#100) contestado y todos los documentos que resulten del cumplimiento con el Capítulo XIX de las Leyes de la Orden. Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas del Consejo Supremo. Procedimientos de Membresía – Transferencia de Miembros en Línea Transferencia de Miembros en Línea – Los miembros “asignados” como candidatos a los consejos aparecerán en la pestaña de Candidatos del consejo en Funcionarios en Línea. Esta pestaña solo la verán los grandes caballeros y los secretarios financieros. Los consejos no tendrán una pestaña “sin asignar”. Pestaña “Candidato a miembro en línea”: ingresar información del miembro en línea. La pestaña “Candidato” a la que se puede acceder a través de “Funcionarios en Línea”, permite a los Grandes Caballeros y Secretarios Financieros de los Estados Unidos y Canadá proporcionar la información de membresía de los miembros nuevos, reactivados y transferidos directamente al Consejo Supremo en línea. Si bien esta herramienta ayuda a agilizar el procesamiento de la información de los miembros,
no reemplaza por completo el Formulario #100 y cada posible miembro debe completar también un Formulario #100 para los registros del estado y del consejo. El procesamiento de la información presentada a través de esta herramienta puede demorar entre 2 y 3 días. Una vez que el consejo ha pasado por el proceso de admisiones y el miembro ha tomado el Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, se puede transferirlo simplemente agregando la fecha anotada en la sección “Aprobación del Gran Caballero (Fecha)” y la fecha del Primer Grado en la sección “Secretario Financiero (Fecha de Ceremonial)”, y seleccionando el botón de actualización. Estas dos fechas pueden agregarse por separado, pero cuando se agrega la fecha del Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, la transferencia será procesada. Cuando se ha enviado la actualización, el miembro será transferido automáticamente a su nuevo consejo. El consejo no necesita enviar el Formulario 100. Rechazo de Transferencias – Si, por alguna razón, el Miembro en Línea no se va a transferir al consejo asignado, el consejo puede “rechazar” al miembro seleccionando “rechazar” y seleccionando una razón en el menú desplegable. Rechazar a un Miembro en Línea para ser transferido tendrá como resultado que el miembro reaparezca en la sección “sin asignación” de la pestaña “candidato” de estado. Un rechazo no desencadena un email a los funcionarios de estado. Funcionarios en Línea – Sección del Gran Caballero Este sitio, al que se accede desde la página web principal de Caballeros de Colón, le proporciona acceso a la lista de miembros de su consejo y al estado financiero. Su acceso a este sitio se le concede cuando la Sede del Consejo Supremo recibe su información de contacto en la Lista de
Funcionarios Escogidos para el Período (#185) o en la pantalla de Funcionarios del Consejo en Gestión de Miembros. Este informe debe enviarse al Consejo Supremo inmediatamente después de
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las elecciones del consejo. Solo después de recibir esta información la Oficina del Consejo Supremo otorgará acceso a esta segura sección de la página web de Caballeros de Colón. Este sitio le permite rastrear el progreso de su consejo tanto para crecimiento de membresía como de seguros, lo que es una útil información para ganar el Premio Consejo Estrella. Después de ingresar a Funcionarios en Línea, como gran caballero tiene la posibilidad de pedir suministros para el consejo, que pueden ser cargados a su cuenta. Selecciones Suministros en Línea para ver los materiales disponibles y hacer su pedido. Los artículos de regalo también están disponibles seleccionando el logotipo de Knights
Gear, que lo lleva a knightsgear.com. A través de esta página web, su consejo también puede solicitar prendas de vestir personalizadas (por ejemplo, con su nombre y número de consejo). Otro recurso disponible a través de Funcionarios
en Línea es el Centro de Recursos para
Funcionarios. Ofrece respuestas a preguntas frecuentes acerca de nuestro nombre y emblema, corporaciones locales, problemas de membresía, temas de impuestos, fraternales, así como temas de consejo y asamblea, del Cuarto Grado y de comunicaciones sociales. Es muy probable que muchas de las preguntas que tenga acerca de algunos aspectos desafiantes de ser gran caballero se encuentren ahí. Las entradas se actualizan regularmente y se extienden a medida que surgen o se dispone de nueva información. Como gran caballero, también tiene acceso a la aplicación Gestión de Miembros y Estatutos en Línea. Por favor asegúrese de familiarizarse con estas aplicaciones.
REQUISITOS Y CEREMONIAL DE LA MEMBRESÍA HONORARIA Y HONORARIA VITALICIA Membresía Honoraria Los miembros que llegan a los 65 años de edad y que han sido miembros de la Orden durante 25 años consecutivos serán designados miembros honorarios. Si los 25 años de servicio continuo se calculan desde la última fecha de ingreso, el premio es automático. Si se lograron 25 años de servicio continuo antes de una suspensión o transacción de renuncia, la distinción debe requerirse poniéndose en contacto con el Departamento de Registros de Membresía. La distinción de membresía honoraria incluye una credencial plastificada de miembro que se envía al secretario financiero para ser entregada al miembro en una ocasión adecuada. El miembro honorario está exento de cobranzas generales, excepto del pago de una cantidad igual a la suma de las evaluaciones del Consejo Supremo y los impuestos anuales de su consejo de estado. Debido al requisito de este pago anual, cada año el secretario financiero debe emitir una credencial de membresía en papel. El miembro honorario debe entregar la credencial de papel para tener acceso a las funciones de Caballeros de Colón. Miembro Honorario Vitalicio Los miembros que llegan a los 70 años de edad y que han sido miembros de la Orden durante 25 años consecutivos y aquellos que han sido miembros de la Orden durante 50 años consecutivos, sin importar su edad, serán designados miembros honorarios vitalicios. Si los años de servicio continuo requeridos se calculan desde la última fecha de ingreso, el premio es automático. Si los años requeridos se lograron antes de una suspensión o transacción de renuncia, la distinción debe requerirse poniéndose en contacto con el Departamento de Registros de Membresía.
Siempre y cuando el miembro honorario u honorario vitalicio estén en regla, el secretario financiero seguirá emitiendo al miembro un membrete en relieve de “credencial de viaje”.
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Los miembros Honorarios Vitalicios están exentos de futuro pago de cuotas, cargos per cápita y evaluaciones. El Consejo Supremo o de estado no les cobra evaluaciones. Todos los hermanos sacerdotes y religiosos que tomaron sus votos finales o perpetuos son designados automáticamente miembros honorarios vitalicios. Sin embargo, esta condición no se otorga a diáconos permanentes o seminaristas salvo que cumplan con los requisitos basados en la edad y los años de servicio. La distinción de la membresía Honoraria Vitalicia incluye una credencial de membresía plastificada que se envía al secretario financiero. Un miembro honorario vitalicio no puede ser suspendido por falta de pago. Sin embargo, se le puede pedir que renuncie o que sea suspendido. En dichos casos, debe solicitar que devuelva su credencial plástica de honorario vitalicio. Ceremonial de Membresía Honoraria (Honoraria Vitalicia) Si el miembro lo ha sido durante 25 años consecutivos y llegó a los 70 años de edad, o ha sido miembro durante 50 años sin importar la edad, el único cargo para el siguiente ceremonial es sustituir las palabras “miembro honorario vitalicio” por “miembro honorario” sin importar que suceda al final. Puede conferirse el honor a un miembro o a grupos de dos o más. Si es un grupo, cambie el singular al plural según sea necesario. Antes de la ceremonia el secretario financiero debe obtener lo siguiente. Los certificados de Miembro Honorario (#1457) y Miembro Honorario Vitalicio (#1458) están disponibles con un costo normal, así como las insignias de solapa de Miembro Honorario (#PG-109) y Miembro Honorario Vitalicio (#PG-110). Deben tomarse medidas para esta solemne ceremonia y que permanezcan gratos recuerdos. Todo funcionario debe estar preparado para decir su parte de manera inspiradora, espléndidamente vestidos, con la medalla de funcionario y banda o capa si están disponibles.
Esta ceremonia debe realizarse en presencia de la familia y otros invitados o en privado al amparo de “Por el Bien de la Orden”. G.C. (Gran Caballero) – Nuestras leyes estipulan que podemos conferir un grado de honor a todo miembro de este consejo que por razones de edad y años de servicio sea digno de esta distinción. El Digno D.G.C. (Diputado Gran Caballero) anunciará el(los) nombre(s) de nuestro(s) hermano(s) que será(n) honrado(s) hoy (esta noche). D.G.C. – Digno G.C., el Digno S.F. (Secretario Financiero) me certificó el(los) nombre(s) del (de los) los Hermano(s) _____________ como merecedor(es)es de este honor. (Pedir al (a los) hermano(s) honrado(s) que de(n) un paso al frente). Canciller – Dignos G.C. y hermanos, Caballeros de Colón es un sólido brazo laico de la Iglesia. En la solemne ceremonia de iniciación, prometieron una lealtad inquebrantable hacia ella. Aprendieron también la poderosa lección de unidad, y la unidad, mis hermanos, significa permanecer juntos realizando los grandes objetivos y propósitos de nuestra Orden. Al recibir los honores de Caballeros en esta Orden, declararon la esperanza de la Iglesia y del Estado. Por lo tanto, sean siempre valientes hijos de la Santa Iglesia y ciudadanos rectos y leales del Estado. Nuestra Orden ha adquirido fama y honor en todo el mundo gracias al trabajo de servicio caritativo de su comunidad, construyendo la iglesia doméstica y apoyando la cultura de la vida, apoyando la educación católica y fomentando las vocaciones religiosas. Por lo tanto, cuán importante es que todo miembro de este consejo siga firme en su fidelidad a nuestro consejo y en unidad con nuestra Orden. Seamos aún más conscientes, hermanos, para mantener nuestra membresía en nuestro consejo para que nuestra unidad de propósito y unidad en acción no se debiliten o se reduzcan en nuestros esfuerzos caritativos y que nuestros esfuerzos construyan una fe más sólida y dinámica. Solo con determinación firme por Dios y por la verdad podremos promover y realizar nuestra obra humanitaria.
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Por ello digo, Digno G.C., que el propósito de esta ceremonia es buscar y premiar a los miembros persistentes y fieles de este consejo; y desde aquí declaro al (los) hermano(s) designado(s) por el Digno D.G.C. como realmente merecedor(es) del honor que se les va a conferir. (Un golpe de mazo)
G.C. – (dirigiéndose al(los) hermano(s)) Hermano(s), ___________ el Consejo Supremo de nuestra Orden ha facultado a ____________ del Consejo No. _______ para conferirle(s) el título de Miembro Honorario (Miembro Honorario Vitalicio) y esta condecoración de honor y lealtad. Merece(n) esta distinción porque se ha(n) mantenido en regla en la Orden (anunciar el número real de años de servicio si aplica) y ha(n) ayudado a la Orden en el cumplimiento de sus nobles objetivos con autosacrificio y generosidad. Su seriedad y determinación han sido observadas por sus funcionarios superiores así como por sus hermanos de este consejo. La Orden necesita de hombres así, de hombres de carácter, de hombres de principios – de hombres católicos incondicionales. Por lo tanto, en virtud de la autoridad que me confiere el Consejo Supremo de la Orden, lo(s) declaro Miembro(s) Honorario(s)
[Honorario(s) Vitalicio(s)] de Caballeros de Colón — y con la misma autoridad le(s) otorgo esta credencial de viaje, Certificado de Logros y alfiler de solapa, símbolos de mérito y distinción entre sus hermanos Caballeros. Simbolizan su lealtad, devoción y obediencia a los principios de nuestra honrada Orden. (El G.C. entrega el Certificado, la Credencial Conmemorativa y tarjeta de viaje credencial de viaje al (a los) hermano(s) e inserta el alfiler de solapa. El(los) hermano(s) deben ser llamados para que expresen su sentimiento después de lo cual se procede así). El consejo canta una estrofa de un himno apropiado. Se procede con los asuntos restantes bajo el “bien de la Orden” o bien, si el ceremonial se realiza durante una reunión de consejo, se procede con la siguiente orden de trabajo.
COMITÉS PERMANENTES DE CONSEJO Comité de Admisión — Asegura que el candidato comprende la Orden y que el consejo comprende lo que el candidato espera de su membresía. Un Comité de Admisión que funciona debidamente: 1. Está formado por el Canciller y seis miembros
nombrados por el Gran Caballero. 2. Solicita a los candidatos que contesten la
Encuesta de Interés del Miembro (#1842) para identificar qué tipo de actividades les interesan a los candidatos.
3. Envía al Gran Caballero el Informe del Comité del Comité de Admisión, que se lee una reunión del consejo seguida por la votación del candidato.
4. Informa a los candidatos la fecha de la siguiente ejemplificación del Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad.
5. Después de que los candidatos toman su Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, se pide a los nuevos miembros que consideren unirse a los comités y actividades que coinciden con sus intereses.
Comité de Reclutamiento — Mantiene continuamente una lista actualizada de posibles candidatos para miembros en su consejo. Un Comité de Reclutamiento que funciona debidamente: 1. Está compuesto por tres o más miembros
nombrados por el gran caballero en colaboración con el director de membresía.
2. Identifica y programa las campañas de reclutamiento que deben incluir campañas en la iglesia, reuniones a puertas abiertas e iniciativas de reclutamiento de equipos.
3. Trabaja con el Director de Programa para invitar a posibles miembros a participar en las actividades del consejo.
Comité de Retención — Mantiene a los miembros de su consejo interesados y participativos en las actividades de su consejo. Un Comité de Retención que funciona debidamente:
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1. Está compuesto por el Director de Retención (por lo general el diputado gran caballero), los fideicomisarios del consejo y cualquier otro miembro nombrado por el gran caballero.
2. Reconoce los logros de todos los miembros. 3. Asegura que se introduzca a nuevos miembros
al consejo y los hace sentir bienvenidos. 4. Se comunica con todos los miembros para
recordarles las reuniones y las actividades. 5. Trabaja con el Director de Programa para
exhortar a los miembros a participar en las actividades del Consejo.
Estatutos del Consejo En la página web de Caballeros de Colón está disponible una aplicación denominada Estatutos
en Línea. Permite a los consejos establecer estatutos de manera electrónica, recibir aprobación automática, enviar una solicitud de impresión (si el consejo desea que el Consejo Supremo imprima los estatutos) y mantener un archivo histórico de los estatutos previamente presentados y aprobados. El programa está disponible para los grandes caballeros, secretarios financieros y abogados del consejo. El Consejo Supremo estableció el programa Estatutos en Línea para asegurarse de que todos los consejos y las asambleas usen un conjunto uniforme de procedimientos. Desde que se estableció el programa Estatutos en Línea, el Consejo Supremo ya no acepta o revisa los estatutos del consejo que se realizaron usando la plantilla en línea. Si un consejo desea enmendar sus estatutos existentes, debe usar la plantilla en línea. Para acceder a Estatutos en Línea necesita una cuenta registrada en Funcionarios en Línea, que es un recurso en línea que ofrece un menú de útiles aplicaciones. Vaya a kofc.org, seleccione “ENTRAR” del lado derecho de la página y siga las instrucciones de la página. Si no tiene una cuenta registrada con Funcionarios en Línea o necesita asistencia para obtener un nombre de usuario o contraseña, favor de ponerse en contacto con el Departamento de Servicio al Cliente del Consejo Supremo al 1-800-380-9995. Cuando haya obtenido su acceso a Funcionarios en Línea, seleccione el botón Estatutos en Línea.
Directrices del Ceremonial del Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad l El Secretario Financiero o el Gran Caballero
solicitan los Kits de Candidatos (#531) iniciando sesión en la sección de Funcionarios en Línea de la página web de Caballeros de Colón y seleccionando el enlace Suministros en Línea. Cada kit del candidato contiene un rosario, una tarjeta de oración, una credencial de membresía en blanco, un alfiler de solapa de Caballeros de Colón y una copia del libro Estos
hombres llamados Caballeros (#937), junto con información sobre el Premio Armadura Brillante
l El Gran Caballero está a cargo del equipo ceremonial. Los funcionarios del equipo ceremonial no necesitan ser actualmente funcionarios de la presidencia. Los funcionarios del equipo de ceremonial pueden usar el Tahalí (o Banda) Ceremonial del Consejo Supremo sobre un traje de color oscuro con la medalla del cargo del consejo.
l Se permite leer las partes de la ejemplificación, así como el uso del video de Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad (que también se puede ver a pedido a través del Consejo Supremo).
l El Secretario Financiero y el Guardián deben ser custodios de los libros, los CD y los DVD. El encargado tendrá la cámara del consejo organizada como se muestra en el diagrama de la página 5 del Libro de
Ejemplificación de Caridad, Unidad y
Fraternidad (artículo #10991). l El consejo debe considerar la posibilidad
de organizar una ceremonia mensual de Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad. Un candidato no necesita viajar lejos ni esperar períodos prolongados para unirse a su consejo. El Gran Caballero notificará al Diputado de Distrito las fechas de ejemplificación.
Todo grado debe reportarse. Si el Diputado de Distrito está presente debe reportar la ejemplificación en el Informe de Ejemplificación
de Grado (#450). Si el Diputado de Distrito no puede asistir al Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, el Gran Caballero o el Secretario Financiero deben reportar la ejemplificación del Primer Grado en el informe de ejemplificación usando el mismo formulario. Evaluación del Secretario Financiero Noventa días antes de la conclusión del periodo de tres años del Secretario Financiero se le notificará que debe realizar una evaluación del desempeño del Secretario Financiero en cargo y que debe devolverla al Caballero Supremo antes de considerar nombrarlo nuevamente para un periodo adicional de tres años. El Secretario Financiero recibirá una copia de la carta informando al Gran Caballero la necesidad de una evaluación. La Evaluación del Secretario Financiero (#1938) capacita al Gran Caballero, a los Fideicomisarios del consejo y al Diputado de Distrito para evaluar al Secretario Financiero revisando una de las cuatro designaciones del formulario, calificándolo en ocho áreas de su desempeño. Se dispone de espacio para indicar recomendaciones o no recomendaciones para un nuevo nombramiento y la actual ocupación del Secretario Financiero. La evaluación completa debe incluir la firma del Gran Caballero, los Fideicomisarios y el Diputado de Distrito. El formulario se envía al Diputado de Estado para su endoso y posteriormente se enviará al Caballero Supremo. Si el secretario financiero debe renunciar a su cargo antes de concluir el periodo o si no desea o no puede continuar más allá del término de tres años, debe enviar una carta de renuncia al Caballero Supremo indicando la fecha efectiva de su renuncia y la razón. Cuando el Caballero Supremo acusa recibo de la carta de renuncia, se le enviarán las instrucciones completas y los formularios para nombrar al sucesor del cargo. Los candidatos elegibles para el nombramiento como secretario financiero son:
1. Miembro del Tercer Grado de la Orden. 2. por lo menos 21 años de edad. 3. que no participe en la venta de seguros
de vida o salud para otra organización. 4. no convicto por crimen grave 5. no electo para otro cargo en el consejo. Debe contestar Nominación para Nombramiento y obtener la firma de los fideicomisarios del consejo. El nominado debe contestar la Solicitud para Nombramiento como Secretario Financiero y ambos formularios deben enviarse a la oficina del Consejo Supremo. El Caballero Supremo hará el nombramiento, que se enviará por correo postal directamente al recién nombrado secretario financiero con copias a usted, el diputado de estado, el secretario ejecutivo, el diputado de distrito y el agente general. El nombramiento entra en vigor en la fecha que se emite y será por un periodo de tres años. DIPUTADO DE DISTRITO Es de suma importancia que se asegure de que el Gran Caballero y el delegado de cada consejo en su distrito asistan y participen en los procedimientos de la Convención de Estado anual. Como Diputado de Distrito también se considera parte importante del Consejo de Estado. Como tal, se espera que asista a la Junta Organizacional, a la Junta semestral de Membresía y a la Convención anual de Estado. Participando de manera activa asegurará un futuro más sólido para cada consejo en su distrito, su jurisdicción y el bien general de la Orden. Trabajo de Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad en su Distrito Como Diputado de Distrito, usted es responsable de todos los ceremoniales que se lleven a cabo en su distrito. Al finalizar cualquier ejemplificación en su distrito, informe esa ceremonia a la Oficina Central del Consejo Supremo completando el Informe de Ejemplificación (Formulario #450). Debe completar y enviar este informe incluso si no pudo asistir. Cada consejo de su distrito debe esforzarse por llevar a cabo sus propias Ejemplificaciones de Caridad, Unidad y Fraternidad. Si bien la Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad
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tiene siete participaciones que pueden cubrirse, puede indicar a los equipos de liderazgo de sus consejos que la ceremonia puede llevarse a cabo de manera adecuada, con tan solo tres miembros del equipo, además del Secretario Financiero. Esto debe estar dentro de la capacidad de cualquier consejo, independientemente de su tamaño. Además, el equipo ceremonial del consejo tiene la capacidad de realizar ejemplificaciones con más frecuencia, lo que les permite dar la bienvenida a más miembros nuevos que el consejo sin un equipo ceremonial. El Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad está bajo la supervisión directa del Gran Caballero del consejo, quien es responsable de nombrar a los miembros del equipo. Recuerde al Gran Caballero de su distrito que los actuales funcionarios dirigentes pueden asumir papeles en el equipo de Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, pero la oportunidad de asumir un papel en el equipo debe estar abierta a todos los miembros del consejo, incluso si los miembros asumen papeles de apoyo. Formulario de Gastos del Diputado de Distrito La Sede del Consejo Supremo cubre ciertos gastos de viaje del Diputado de Distrito. Sus gastos deben enviarse mediante el Formulario
de Gastos del Diputado de Distrito (#267). Sus gastos de viaje para transporte, alimento, teléfono, peaje y estacionamiento en relación con asuntos oficiales en su distrito asignado se cargan a la cuenta del Consejo Supremo. Estos gastos pueden enviarse como resultado de un viaje para investidura de funcionario, ejemplificaciones de grado y visitas del consejo. Los gastos de hotel para el alojamiento de una noche, relacionados con su asistencia a sus juntas organizacionales y juntas semestrales de membresía de su jurisdicción también son exigibles al Consejo Supremo. Los gastos que el Consejo Supremo no reembolsa incluyen franqueo, alimentos de invitados, asistencia del clero, servicio de duplicación y gastos incurridos en relación con su asistencia a la convención anual del consejo de estado de su jurisdicción.
Debe enviar trimestralmente su Formulario de
Gastos del Diputado de Distrito (#267) acompañado de los recibos desglosados a la Sede del Consejo Supremo a través de su Diputado de Estado, cuya aprobación se requiere antes de que la atienda la Secretaría Suprema. El formulario de gastos puede encontrarse en la página de Caballeros de Colon en kofc.org/formas o en Funcionarios en Línea. Visitas Oficiales del Consejo Cuando realice visitas oficiales del Consejo, como Diputado de Distrito usted es el representante oficial del Caballero Supremo y de su Diputado de Estado. Estas visitas oficiales deben realizarse por lo menos dos veces al año. Después de cada visita oficial se espera que conteste y envíe un informe de su visita a la Sede del Consejo Supremo. Este informe los ayuda a usted y a la Sede del Consejo Supremo a determinar si el consejo justifica asistencia adicional para mantener su viabilidad. Use el Informe Semestral del Diputado de Distrito
sobre la Condición del Consejo (#944) para informar la condición de los consejos en su distrito. Este formulario se encuentra en la página web de Caballeros de Colón en kofc.org/formas o en Funcionarios en Línea. Desarrollo de Nuevo Consejo Uno de los grandes logros para usted como Diputado de Distrito será la formación de un nuevo consejo durante su periodo. Las siguientes directrices se establecieron para ayudarlo a formar un nuevo consejo. Para mayores detalles e instrucciones para formar un nuevo consejo, incluyendo la ceremonia de presentación de la constitución, visite Directrices
de Crecimiento y Retención de Consejos (#10506). Reactivación de Consejo Para usted, como Diputado de Distrito, la salud y bienestar de los consejos que se le asignaron son una importante función. Los consejos que experimentan problemas o han sido suspendidos merecen su atención. Como Diputado de Distrito tiene la importante tarea de reactivar en su distrito a todo consejo suspendido. Aunque al
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principio esto pueda parecer difícil, aquí tiene algunas directrices a seguir en este proceso. Programe una reunión con el párroco de la parroquia en la que intenta reactivar el consejo. Para mayores detalles sobre la reactivación de consejo, consulte Directrices de Crecimiento y
Retención de Consejos (#10506) o póngase en contacto con el Departamento de Misión Fraternal a [email protected]. Retención de Consejo Como Diputado de Distrito tiene la importante responsabilidad de asegurar que los consejos en su distrito permanezcan viables. Esto se logra mediante sus visitas de consejo oficiales y no oficiales. Durante dichas visitas sus habilidades de observación y liderazgo probarán ser invaluables, especialmente si observa los siguientes signos de alerta cuando un consejo lucha por permanecer activo: l Nadie tiene voluntad para hacerse cargo –
los mismos miembros que continúan año tras año como funcionarios indican una falta de liderazgo.
l Poca asistencia a las reuniones – los miembros del consejo parecen no tener interés para continuar en el consejo si no hay quórum para reuniones continuas.
l Se realizan muy pocos programas deservicio o ninguno – los consejos tienen una obligación de ayudar a la parroquia y a la comunidad. Los consejos que no cuentan con programas de servicio no tendrán éxito.
l El consejo no cuenta con un programa de reclutamiento y no recibe nuevos miembros – con el fin de contar con un consejo sólido, es importante agregar nuevos miembros al consejo. Sin embargo, si no cuenta con programas de reclutamiento, el consejo fracasará.
l No apoya a la parroquia o al párroco – si el consejo no se interesa en apoyar a la parroquia o al párroco con más misiones de la Iglesia, indica que el consejo está fracasando.
l El consejo emplea pagos de cuotas para otros gastos antes de pagar sus obligaciones al Consejo Supremo y de estado – esta situación indica que el consejo intenta continuar los programas que puede estar realizando pero no adquiere suficientes fondos para pagar dichos programas. Pasará poco tiempo antes de que el consejo sea suspendido por falta de pago de sus obligaciones al Consejo Supremo o de estado.
Los pasos que debe emprender si observa uno o más de estos síntomas de alerta incluyen: l Tranquilice a los miembros – no es el
momento de castigar a los miembros restantes del consejo. Por el contrario, permita a los miembros que sepan que usted está ahí para ayudarlos para que el consejo se reactive.
l Hable con el párroco – comprometa al párroco para saber por qué el consejo está fracasando. Mantenga la reunión positiva y escuche lo que dice acerca delo que piensa del fracaso del consejo
l Utilice a los funcionarios de estado – pida ayuda a los funcionarios de estado, especialmente a los miembros de estado y a los directores de programas. Estos recursos se encuentran ahí para ayudarlo y le brindan muchas estrategias para que el consejo funcione de manera adecuada.
Recuerde que usted debe facilitar el rescate de un consejo en lucha y no emitir edictos e instrucciones unilaterales. Colaborando con el párroco y los miembros del consejo para revivir el consejo usted muestra el ejemplo. Mantener una actitud positiva cuando trabaje en este proceso le dará resultados fructíferos. Reuniones de Distrito La communication et l’organisation sont primordiales pour assurer le succès de votre district. Pour connaître la réussite, vous devrez, au minimum, prévoir une réunion organisationnelle de votre district ainsi qu’une réunion de mi-année des députés d’État sur les effectifs. Convoquez-y les
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grands Chevaliers, les secrétaires financiers, les trésoriers, les responsables des effectifs et des programmes ainsi que les agents de terrain des conseils de votre district afin qu’ils participent aux réunions. Su junta organizacional de distrito debe realizarse en un plazo de dos semanas a partir de la reunión organizacional de la jurisdicción y abarcar los siguientes campos: l Membresía m Objetivos y cuotas para el distrito y cada
consejo m Programación de Grados en el distrito
para los siguientes seis meses m Planes de reclutamiento l Planes del Consejo Supremo l Planes del Consejo de Estado l Planes de distrito l Planes de consejo m Retención de miembros m Promoción de seguros m Programas de incentive de miembros l Consejo Supremo l Consejo de Estado l Programas caritativos m Programas del Consejo Supremo m Programas del Consejo de Estado La reunión de membresía semestral debe programarse inmediatamente después de la reunión semestral de la jurisdicción y enfocarse en motivar a los consejos a: l Alcanzar los objetivos de membresía y
seguros l Seguir ofreciendo programas de servicio
caritativo a su parroquia y comunidad La junta también sirve para comunicar información del Consejo Supremo y de estado sobre toda nueva membresía o iniciativas de programa caritativo. Sesiones Estratégicas Las sesiones trimestrales (o según sea necesario) son útiles herramientas para reunirse con cada consejo en su distrito de forma individual y revisar los planes del consejo para el reclutamiento de
membresía, promoción de seguros y alcance caritativo. Las sesiones deben programarse en agosto o septiembre y nuevamente en enero o febrero. Cada sesión estratégica debe incluir al Gran Caballero y a los Directores de Membresía y Programas del consejo. Sírvase de la primera sesión para evaluar el plan del consejo sobre: l Proporcionar ayuda caritativa a la
parroquia y la comunidad l Ganar el Premio Consejo Estrella l Reclutar miembros Después de esta sesión cada participante debe comprometerse con un plan de acción para su consejo. La segunda sesión debe emplearse para evaluar cómo progresa el consejo respecto a los objetivos establecidos en la primera sesión estratégica. Las preguntas deben incluir: l ¿El consejo está mejor delo que estaba
antes? l ¿Qué podemos hacer para ayudar a más
personas? l ¿Cómo podemos hacerlo mejor? FUNCIONARIOS EN LÍNEA – SECCIÓN DEL DIPUTADO DE DISTRITO El acceso a esta página web se concede al inicio de su cargo, cuando la Sede del Consejo Supremo recibe por parte de su diputado de distrito su información de contacto en Nombramiento de
Diputado de Distrito. Funcionarios en Línea le permite dar seguimiento al progreso de su distrito tanto respecto al crecimiento de la membresía como de seguros, que es una útil información para ganar el Premio Distrito Estrella y es útil para dar seguimiento a cada uno de los consejos de su distrito.
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Otro recurso disponible a través de Funcionarios en Línea es el Centro de Recursos para Funcionarios. Le brinda respuestas a las preguntas frecuentes acerca de nuestro nombre y emblema, corporaciones internas, temas de membresía, impuestos, temas fraternales, de consejo y asamblea, de Cuarto Grado y comunicaciones sociales. Las entradas se actualizan regularmente y se extienden a nuevas preguntas que surgen o a información adicional disponible. DIVERSOS – SECCIÓN DEL DIPUTADO DE DISTRITO Medallas de oficio – El Secretario Supremo envía al Diputado de Estado las medallas de oficio para cada nuevo Diputado de Distrito para que las entregue en la ceremonia de instalación. Al Diputado de Distrito que se retira se le permite conservar su medalla como recuerdo de su periodo en el cargo. Bandas Ceremoniales – La banda identifica a Caballeros de Colón de manera positiva, en especial cuando se usa con un traje adecuado, la medalla de oficio y la placa con el nombre. Por lo tanto, se prefiere y se recomienda usar las Bandas Ceremoniales en las funciones del consejo, las actividades de la parroquia y las funciones comunitarias y civiles La Banda Ceremonial está disponible para ser solicitada a nuestros proveedores oficiales: En Estados Unidos: The English Company, 1-800-444-5632 o www.kofcsupplies.com En Canadá: Entreprises Roger Sauvé, LTD, 1-888-266-1211 o www.roger-sauve.com Incumplimiento de Deberes de los Funcionarios – Cuando un funcionario de un consejo en su distrito no cumple o se niega a cumplir las responsabilidades de su cargo, de acuerdo con la Sección 92(b) de las Leyes de Orden, puede declarar dicho cargo vacante. Debe reportar de inmediato al Diputado de Estado y al Secretario Supremo toda destitución o suspensión realizada. Si la vacante no se ocupa de acuerdo con las
Leyes de la Orden, debe nombrar a un miembro del consejo para ese cargo por el resto del mandato. Instalación de Funcionarios – Es su deber instalar a los funcionarios de cada consejo en su distrito. De acuerdo con la Sección 129 de las Leyes de la Orden, todo funcionario del consejo, salvo disculpa por votación de su consejo, debe presentarse a la instalación a la hora acordada mutuamente. La hora debe especificarse en un aviso emitido por o mediante el Diputado de Distrito o el Diputado de Estado. El Diputado de Distrito o el Diputado de Estado también tienen derecho a disculpar de la instalación a un funcionario de consejo. La ceremonia de instalación se detalla en Instalación de Funcionarios
de Consejo (#770). Debe prepararse para realizar la instalación de acuerdo con lo prescrito en el libro de ceremonial. Disolución de Consejos – Aunque la Junta de Directores nombre disuelto un consejo, debe seguir todas las directrices que reciba del Secretario Supremo respecto a la trasferencia de miembros y la disposición de libros, documentos, cuentas y dinero del consejo. Consejos Disueltos – No puede establecerse un nuevo consejo en el lugar del consejo disuelto sin la aprobación previa de la Junta de Directores. El procedimiento indica que el Diputado de Estado envíe una carta de autorización al Secretario Supremo antes de emprender cualquier acción de organización. Entrega de Premios – Cada año se envían las placas de los premios Consejo Estrella, Padre McGivney, Fundadores y Colón al Diputado de Distrito para el registro de entrega (salvo cuando el Diputado de Estado lo solicite de otra forma). Se solicita que entregue estos premios al consejo en una ceremonia o una ocasión apropiadas. Debe invitar al agente de seguros para que asista a la entrega del premio, especialmente para el Premio Fundadores. (Nota: Si el consejo gana solo el Premio Fundadores, se enviará al agente general de registro para su entrega).
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Retención de Miembro – El Director de Retención de Estado, en nombre del Diputado de Estado será el responsable de monitorizar la Lista de Conservación que se publica cada sábado por la mañana en la página web del Consejo Supremo en Funcionarios en Línea. El mismo tiene la responsabilidad de asegurar que el Comité de Retención del Estado tenga accesos a dicho informe, y que cada distrito monitorice su Informe de Conservación del Distrito. También debe comunicarse con el miembro, ofreciéndole asistencia y advirtiéndole que el Diputado de Distrito en su zona puede ayudarlo con cualquier problema en particular. El Diputado de Distrito debe determinar si el contacto personal lo realizó el consejo y reportar sus hallazgos al Diputado de Estado lo antes posible. Como recordatorio, cada consejo debe reportar un Director de Retención al Consejo Supremo con el fin de poder suspender a un miembro para falta de pago de cuotas. SECRETARIO FINANCIERO Usted fue elegido por su consejo y nombrado por el Caballero Supremo. Mediante su profesionalismo, precisión, grandes habilidades de organización y puntualidad, su consejo será sólido financieramente y capaz de realizar proyectos caritativos en su parroquia y comunidad. Si tuviera que renunciar a su cargo antes de concluir el periodo si ya no deseara continuar más allá del final del periodo de tres años, debe enviar una carta de renuncia al Caballero Supremo mencionando la fecha efectiva de su renuncia y la razón. Esto debe hacerlo lo más anticipadamente posible, con suficiente tiempo para tener candidatos para el cargo y procesar la documentación necesaria para el nombramiento. Compensación del Secretario Financiero La Junta de Directores ha establecido una compensación económica para el Secretario Financiero y todo consejo cuenta con estatutos que se apegan exactamente a esta política: l Del consejo — una cantidad no menor a
8 por ciento y no mayor a 10 porciento (a determinar por el consejo) de los fondos
cobrados por cuotas tanto de miembros de seguros como asociados. El Secretario Financiero tiene la libertad de dispensar esta obligación a su elección.
l No se permiten pagos de sumas globales como compensación al Secretario Financiero. El propósito de la compensación con base en el porcentaje es pagar al Secretario Financiero de acuerdo con la eficacia de sus cobros a miembros todos los fondos adeudados al consejo. Dicho cobro es el principal deber de su cargo que se enumera en la Sección 139 de las Leyes de la Orden. El Secretario Financiero recibe una compensación del consejo solo por las cuotas cobradas. No recibe compensación por cuotas de iniciación o cualquier otro ingreso.
l Dela Sede del Consejo Supremo – el Secretario Financiero recibe anualmente y al final de cada año calendario $0.40 dólares por cada certificado de seguro de vida registrado en su consejo y en vigor al final del año calendario.
l El pago del Consejo Supremo se realiza anualmente en enero al Secretario Financiero respecto al registro del 31 de diciembre. Si más de una persona sirvió en el cargo durante el año, se espera que el Secretario Financiero que reciba el premio lo comparta en función del número de funcionarios con su predecesor.
l La compensación aprobada es por el desempeño de los deberes regulares del cargo del Secretario Financiero de acuerdo con las Leyes dela Orden. El consejo puede otorgar una compensación adicional al Secretario Financiero por tareas extraordinarias que realizó en la dirección del consejo más allá delo requerido por las Leyes.
Requisitos del Impuesto sobre la Renta La subvención anual del Consejo Supremo y todo pago de sus consejos locales están sujetos al impuesto sobre la renta. En consecuencia, se requiere que informe la cantidad total recibida en su declaración de impuestos personales. En
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Estados Unidos, el Consejo Supremo le expedirá un Formulario 1099-MISC si su subvención supera los $599.99 dólares. Para los consejos canadienses, se expedirá una serie T4A si la subvención supera los $499.99 dólares canadienses. Debe informar la subvención como ingreso en su declaración de impuestos de personas incluso si cae por debajo del umbral para seguros de un Formulario 1099 o una serie de impuestos T4A. Su trato no es de empleado ni del consejo local ni del Consejo Supremo. Finanzas Tras su nombramiento de Secretario Financiero por parte del Caballero Supremo, está automáticamente afianzado sin cargos al consejo por la cantidad de $5,000 dólares. Lo mismo sucede con el Tesorero del Consejo. Pueden obtenerse fianzas adicionales a un costo de $7 dólares por cada mil dólares. Información adicional sobre el afianzamiento: l La fianza es para el cargo de Secretario
Financiero, no para la persona que ostenta el cargo.
l Se solicita cobertura adicional escribiendo al Secretario Supremo.
l La fianza para los funcionarios cubiertos se limita a $125,000 dólares de cobertura total por consejo, la cobertura prevista de $5,000 dólares para cada funcionario.
l La fianza se extiende del 1º de marzo a finales de febrero y todo cargo por cobertura adicional se refleja en la cuenta anual del consejo en marzo o abril. El cargo se prorratea si se adquiere en otro momento del año
l Las últimas dos auditorías del consejo deben enviarse a la Sede del Consejo Supremo de lo contrario, la fianza no estará vigente.
Declaración de Información Federal Anual – Formulario 990 (Consejos de EE.UU.) Todos los consejos de Estados Unidos están exentos de los impuestos federales sobre ingresos al amparo del Código de Rentas Internas, Sección 501(c)(8). El Consejo Supremo
obtuvo un conjunto de reglas de grupo que reconocen la exención para sí mismo y para sus unidades subordinadas. El grupo de reglas no se extiende a las corporaciones internas. Todos los consejos en Estados Unidos deben enviar uno de los siguientes formularios de la ISR: l 990N — Ingresos brutos de $50,000
dólares o menos. l 990EZ — Ingresos brutos de más de
$50,000 dólares y de hasta $199,999 dólares.
l 990 — Ingresos brutos de $200,000 dólares o más
El Consejo Supremo insiste en que cada consejo asuma su responsabilidad bajo esta ley. Debe contestarse un formulario del IRS antes del día 15 del quinto mes después del final de periodo de contabilidad anual. El incumplimiento de tres años consecutivos tendrá como resultado la pérdida del a condición de exención. Con el fin de mantenerlo informado acerca de las leyes vigentes del IRS, el Abogado Supremo enviará memorandos a todos los consejos de EE.UU. durante el mes de febrero de cada año. Funcionarios en Línea – Sección del Secretario Financiero La página web de Funcionarios en Línea, a la que se accede desde la página principal de Caballeros de Colón, le brinda acceso a su lista de miembros del consejo y a su estado financiero. Su acceso a esta página web se le otorga una vez que su nombramiento es aprobado por el Caballero Supremo. Esta página le permite mantener el seguimiento del progreso de su consejo tanto para el crecimiento de membresía como de seguros, lo cual es una útil información en vistas de obtener el Premio Consejo Estrella. En Funcionarios en Línea verá una pestaña “Posibles miembros” en la que podrá ver Miembros en Línea “asignados” como posibles miembros de su consejo. Una vez que el consejo pasó por el proceso de admisiones, y que el miembro tomó el Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad, pueden transferirlo simplemente agregando la
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fecha del Ejemplificación de Caridad, Unidad y Fraternidad en la sección “Fecha de aprobación”, y seleccionando el botón Transferencia. Cuando se envía la transferencia, el miembro será automáticamente transferido a su nuevo consejo. El consejo no necesita enviar un Formulario 100. Si, por alguna razón Miembro en Línea no transfiere al consejo asignado, el consejo puede “rechazar” al miembro seleccionando “rechazar” y la razón en el menú desplegable. El rechazo de un Miembro en Línea para ser transferido tendrá como resultado que el miembro reaparezca en la sección “Sin asignar” de la pestaña del “Posibles miembros” de estado. Un rechazo no desencadenará un email a los funcionarios de estado. Después de iniciar sesión en Funcionarios en Línea, como Secretario Financiero puede hacer pedidos de suministros que pueden cargarse a la cuenta de su consejo. Seleccione Suministros en Línea para ver los materiales disponibles y hacer su pedido. Los artículos de regalo también están disponibles seleccionando el logotipo Knights Gear, que le lleva a knightsgear.com. A través de esta página web su consejo también puede hacer pedidos de artículos personalizados (por ejemplo, playeras con el nombre y número de su consejo). Otro recurso disponible a través de Funcionarios en
Línea es el Centro de Recursos para Funcionarios. Ofrece respuestas a preguntas frecuentes acerca de nuestro nombre y emblema, corporaciones locales, problemas de membresía, temas de impuestos, fraternales, así como temas de consejo y asamblea, del Cuarto Grado y de comunicaciones sociales. Es muy probable que muchas de las preguntas que tenga acerca de algunos aspectos desafiantes de ser gran caballero se encuentren ahí. Las entradas se actualizan regularmente y se extienden a medida que surgen o se dispone de nueva información. Como gran caballero, también tiene acceso a la aplicación Gestión de Miembros y Estatutos en Línea. El sistema de contabilidad de la Orden y la base de datos de miembros, Gestión de Miembros/Facturación a Miembros, también se encuentra en la sección Funcionarios en Línea
de la página web de la Orden. Este sistema le permite gestionar operaciones financieras; crear, editar y archivar recibos, comprobantes de pago y ajustes; mantener una lista de cuentas y subcuentas, listas de pagador/beneficiario y clases subdefinidas del consejo para facturación (militares, estudiantes, etc.), genera avisos de facturación y gestiona los pagos recibidos de los miembros. Aplicación de Facturación a Miembros La aplicación de Facturación a Miembros trabajo junto con la aplicación Gestión de Miembros. Configuración Inicial para Usuarios por Primera Vez Si su consejo acaba de comenzar a usar Facturación a Miembros, aquí tiene algunos pasos requeridos antes de generar una evaluación. Configuración de la información de facturación de su consejo: l Información de Facturación – Facturación
a Miembros le permite evaluar las cuotas de miembros de manera anual o semestral únicamente. La agenda de facturación debe seleccionarse como año calendario o año fraternal. Asimismo, cuando se establece la frecuencia de facturación, debe seleccionarse la dirección de facturación – ya sea la dirección de correo del consejo o la dirección de correo del Secretario Financiero.
l Lista de Clases – Esta pantalla es donde se ingresa la cantidad de cuotas del consejo. (La cantidad de cuotas anuales para miembros honorarios en el consejo se basa en la suma de impuestos per cápita del Consejo Supremo y otros gravámenes. Las cuotas anuales para los miembros honorarios vitalicios se especifican en las Leyes de la Orden y no pueden actualizarse en Facturación a Miembros).
l Subclase – Pueden crearse subclases de miembros del consejo para los que el consejo desee reducir el monto de cuotas. Por ejemplo, un consejo puede desear exonerar o reducir las cuotas para
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estudiantes. Puede agregarse una subclase de estudiantes junto con la tasa de las cuotas reducidas. Una vez establecida, los miembros asociados con una subclase deberán asignarse a la subclase en la pantalla Información de Facturación del miembro que se encuentra en la sección Información del Miembro.
l Razón de la cuota – Se requiere si el consejo planea evaluar miembros para gravámenes especiales o diversos. La razón de la cuota puede agregarse en la pantalla Evento/Gravámenes en la pantalla Información de Facturación.
Configuración de la información de facturación del miembro: l Clase de Miembro – Muestra al miembro
como regular, honorario u honorario vitalicio. l Subclase – Pueden asignarse miembros
como parte de una subclase y elegibles para cuotas reducidas (militar, estudiante, etc.).
l Exoneración – A los miembros con estatus de exención no se les gravarán cuotas. No se requiere de nada más para asegurar que no sean gravados.
l No cobrar – Brinda la posibilidad de no aplicar gravámenes para miembros que puedan tener circunstancias especiales, como dificultades económicas, y que el consejo decide no cobrar cuotas durante un cierto periodo. (Los miembros honorarios vitalicios o incapacitados no están incluidos en el proceso de gravamen por lo que no es necesario seleccionar esta opción para estos miembros).
l No Enviar Facturas – Brinda la opción de no enviar un aviso de facturación a los miembros especificados por la razón quesea. (El miembro aún será gravado, no se generará un aviso)
l Preferencia de Entrega – Identifica el método preferido mediante el cual desea recibir su aviso de facturación – correo, email o ambos.
l Preferencia de Idioma – Permite generar el aviso de facturación en diferentes idiomas.
l Información de Dirección de Facturación – Esta sección permite al Secretario Financiero actualizar la información de contacto de los miembros, incluyendo dirección, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Estos cambios también se reflejarán en Gestión de Miembros para alertar al Departamento de Registros de Miembros en la Sede del Consejo Supremo.
Antes de generar los gravámenes de cuotas iniciales, si hay miembros con un saldo pendiente para periodos de facturación previos, estos registros deben actualizarse en el Libro de Contabilidad del Miembro: l Estado de Facturación — Cuando se procesa
el gravamen de cuotas en la pantalla Gravamen Pendiente, la condición de facturación para todos los miembros que reciben este gravamen cambiará a “1er Aviso”. Los exmiembros que se enumeran en Gestión de Miembros/Facturación a Miembros pueden cambiarse de manera manual a condición “Anterior” o “Fallecido”
l Ajustes — La sección Ajustes en la parte inferior de la pantalla Libro de Contabilidad del Miembro puede usarse para generar o cambiar ajustes para miembros con un saldo pendiente. Deben agregarse ajustes independientes si un miembro debe dinero de otros gravámenes (cuotas de iniciación, gravámenes diversos, etc.). Si un miembro pagó cuotas u otros gravámenes para periodos futuros debe agregarse un ajuste de crédito. Aquí NO se reconocerá el pago de cuotas, sino por medio de la “Herramienta de Cobranza de Cuotas” que se encuentra en la sección “Recibos” del Libro de mayor de Consejo. Este es el mismo proceso de gravamen a nuevos miembros o cuotas de iniciación después de que fueron registrados en la Sede del Consejo Supremo y agregados a Gestión de Miembros/Facturación a Miembros.
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Facturación a Miembros Puede generarse un gravamen de cuotas para todos los miembros facturables en la pantalla “Ingresar cobro de Cuotas” seleccionando “Cobras” en la sección Libro de mayor de Consejo. l Periodo de Facturación — Las cuotas pueden
facturarse para el año calendario o el año fraternal. (El periodo de facturación por defecto está predeterminado por la frecuencia de la facturación, que se selecciona en la sección “Establecer Facturación”).
l A partir de — Todas las facturas cuentan con una fecha que indica cuánto se debe en el momento en que se gravaron las cuotas. Las cuotas también pueden gravarse en Facturación a Miembros 60 días antes del periodo de facturación. Sin embargo, “A partir de” no puede establecerse más de 15 días antes del periodo de facturación. La fecha que se use para “A partir de” cuando se genere un cobra de cuotas también debe usarse para todo gravamen especial o diverso.
l Fijación de cuotas — Colocará el cobra de cuotas en estado “pendiente”, lo que puede procesarse en la pantalla “Cobras Pendientes”. Todos los gravámenes especiales o pendientes se gravarán en la pantalla “Otros gravámenes” antes de procesar el gravamen de cuotas.
Puede generarse un gravamen especial o diverso para los miembros seleccionados usando la pantalla “Otros cobros” en la sección “Fijación de otros” en el Libro de mayor de Consejo. l Cobrar a – Especifica a quién se gravará
el cargo adicional y está seleccionado por tipo de miembro. (“Todo Facturable” gravará a todos los miembros regulares y honorarios; “Todos los Miembros” gravará a todos los miembros regulares, honorarios y honorarios vitalicios; “Honorario” gravará solo a los miembros honorarios y “Vida Honoraria” gravará solo a los miembros honorarios vitalicios).
l Voluntario u Obligatorio – Si un cobro es voluntario aparecerá una nota en la factura del miembro que muestra que este cobro es voluntario y el pago es opcional. Los gravámenes y pagos voluntarios requieren de “Válida hasta”. Debe seleccionarse un “Válida hasta” bastante antes del último día del ciclo de facturación (por ejemplo, si se usa un ciclo de facturación de año calendario, seleccione la fecha del 1º de septiembre – bastante antes del 31 de diciembre). Después de esta fecha usted puede indicar un proceso que generará una operación de crédito para todos los miembros que no pagan el gravamen voluntario. Los gravámenes obligatorios permanecerán en el Libro de Contabilidad del Miembro hasta que el miembro pague el gravamen o la operación se anule en el Libro de Contabilidad del Miembro.
l Razón de cobro – Es un campo requerido y si no aparece la “Razón de cobro” en la lista desplegable puede agregarse en la pantalla Eventos/Cuotas en la sección Información de Facturación.
l Fijación de otros – Colocará todo gravamen especial o diverso en estado pendiente y puede procesarse en la pantalla Gravámenes Pendientes antes de procesar los gravámenes de cuotas.
Todos los cobras pendientes pueden publicarse en el Libro de Contabilidad de Miembro en la pantalla “Cobras Pendientes”. Cuando se selecciona “Proceso de cobros”, la condición de facturación de todos los miembros cambiará a “Primer Aviso”. Generación de Avisos Cuando se procesaron los gravámenes pendientes puede generarse el Primer Aviso en la sección “Facturación” del Centro para Imprimir en Facturación a Miembros. (Si los nombres de los funcionarios respectivos o los números de teléfono no se muestran en el Aviso, pueden agregarse datos en la pantalla “Funcionarios de Consejo/Asamblea – Año Actual” en Gestión de Miembros).
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Los avisos pueden enviarse por email o imprimirse y enviarse por correo postal con base en las preferencias de entrega en la pantalla Información de Facturación a Miembros. También existe una opción para generar un ejemplar de todos los Avisos a miembros. La Facturación de Miembros también ofrece la posibilidad de enviar un aviso individual a los miembros que se han agregado a la Gestión de Miembros/Facturación de Miembros. Una vez que la preferencia de entrega de miembro se establece en correo electrónico o en ambos, aparecerá un icono de "Email aviso” en el Libro de Contabilidad de Miembro o en las pantallas de Información de Facturación del miembro. Treinta días después de la fecha “A partir de”, puede actualizar a todos los miembros vigentes en la condición “Primer Aviso” a la condición “Segundo Aviso” usando la pantalla “Actualizar estado” en la sección Cobros del Libro mayor de Consejo. Los avisos pueden enviarse por email o imprimirse y enviarse por correo postal, con base en las preferencias de entrega en la pantalla Información de Facturación a Miembros. El Segundo Aviso también puede guardarse de manera electrónica. En ese momento, el Secretario Financiero proporcionará la información de contacto y la cantidad adeudada para cada miembro con atraso al comité de retención para seguimiento personal. Treinta días después de la fecha “A partir de” de la condición del Segundo Aviso, el Secretario Financiero puede actualizar a todos los miembros en la condición de atraso a “Alerta Caballero” usando la pantalla en la sección “Cobras” del Libro mayor de Consejo. La carta de Alerta Caballero se envía al miembro explicándole que su membresía está en peligro de perderse como resultado de la falta de pago de cuotas. La carta Alerta Caballero no puede enviarse de manera electrónica ya que requiere de la firma del Gran Caballero y de los Fideicomisarios. Quince días después de la fecha “A partir de” de la condición de “Alerta Caballero”, todos los
miembros vigentes en condición de “Alerta Caballero” pueden actualizarse a “Intento de retención” usando la pantalla “Actualizar estado” en la sección Cobras del Libro mayor de Consejo. Puede generarse un Aviso de Intención de retención en la sección Facturación del Centro de Imprimir informando al miembro que su morosidad está amenazando su membresía. Debe enviarse copia de la carta a la Sede del Consejo Supremo, el Diputado de Estado y el Diputado de Distrito para remover realmente a un miembro de la lista del consejo. Para las personas que fueron gravadas para el periodo de facturación actual pero que se volvieron exmiembros deben actualizarse de manera manual todos los saldos pendientes y su estado de facturación en las pantallas de Libro de Contabilidad del Miembro. Ejemplos de Fechas de Facturación Ejemplo de Facturación por Año Calendario • Primer Aviso enviado al miembro el 15 de
diciembre • Segundo Aviso enviado al miembro el 15 de
enero • El Comité de Retención se pone en contacto
con los morosos • Carta Alerta Caballero enviada el 15 de febrero • Aviso de Intención de Retención enviada el 1º
de marzo • Formulario #100 archivado en el Consejo
Supremo el 1º de mayo pero no después de 1º de junio.
Los funcionarios del consejo deben seguir los Debidos Procedimientos de Facturación Incluyendo las instrucciones Uso del “Aviso de Intento de Retención” (#1845A). Esta sección capacita al secretario financiero respecto a los pasos necesarios para generar avisos en la Aplicación Facturación a Miembros y asume que se siguieron todos los protocolos al amparo de #1845A.
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Ejemplo de Facturación por Año Fraternal • Primer Aviso enviado al miembro el 15 de junio • Segundo Aviso enviado al miembro el 15
de julio • El Comité de Retención se pone en contacto
con los morosos • Carta Alerta Caballero enviada el 15 de agosto • Aviso de Intención de Retención enviada el
1º de septiembre • Formulario #100 archivado en el Consejo
Supremo el 1º de noviembre pero no después de 1º de diciembre.
Procesamiento de Pagos de miembros En la sección “Recibos” del Libro mayor de Consejo se encuentra una “Herramienta de cobranza de Cuotas” para registrar los pagos de los miembros. La “Herramienta de cobranza de Cuotas” se usa si el miembro paga completo su saldo pendiente. Si un miembro no paga la cantidad completa o incluye una donación al consejo o fondo especial, el pago debe registrarse en la pantalla “Ingresar Recibos” para asegurarse de que las cuentas/subcuentas adecuadas se registran debidamente. Si su pago incluye dinero para gravámenes diversos, debe ingresarse una “Razón de cobro” en el campo “Evento”. Cuando selecciona el botón “Guardar” en la pantalla “Herramienta de cobranza de Cuotas” o en la pantalla “Ingresar Recibos”, se colocará la operación en condición de “pendiente”. Las operaciones pendientes pueden procesarse en la pantalla “Recibos Pendientes”. En los Informes del Tesorero en el Centro de Impresión de Facturación a Miembros se encuentra un “Informe de Recibos”. Se dispone de cuatro informes: dos para recibos pendientes y dos para recibos contabilizados. (Los informes de recibos contabilizados mostrarán líneas para firma del Secretario Financiero y del Tesorero, que sirven como un registro de que el Tesorero recibió el dinero. Si no aparece el nombre del Tesorero en este informe, agregue sus datos en la pantalla “Funcionarios de Consejo – Año Actual” en Gestión de Miembros).
Procesamiento de Recibos de Otras Fuentes Este dinero puede registrarse en Facturación a Miembros usando la pantalla “Ingresar Recibos” en el Libro mayor de Consejo. l Miembro o Titular – Antes de ingresar
la información del recibo debe buscar un miembro o titular. (Un titular es una persona individual o entidad que no es miembro del consejo. Puede agregarse un titular en la pantalla “Agregar un Beneficiario/Titular” en Información de Facturación).
Después de realizar la búsqueda aparecerán los resultados en el recuadro “Resultados de búsqueda” del lado derecho. Seleccione al miembro o pagador deseado resaltado en azul. Oprima el botón “seleccionar” para establecer la fecha y el miembro/pagador en la sección “Ingresar Recibos” en la parte inferior de la pantalla. Siga ingresando la información restante. Cuando seleccione el botón “Guardar” la operación se coloca en condición de “Pendiente”. Las operaciones pendientes pueden procesarse en la pantalla “Recibos Pendientes”. Generación de las Credenciales de Membresía Pueden generarse las credenciales de membresía para los miembros usando la sección “Tarjetas de Membresía” del Centro de Imprimir en Facturación a Miembros. Imprima las credenciales de membresía usando la característica “Por Tipo de Miembro” teniendo así listas las credenciales para entregarlas cuando el miembro remita su pago de cuotas. El papel para Tarjetas de Membresía (#4817) puede pedirse mediante Suministros en Línea. (El paquete contiene ocho credenciales por hoja
Por lo general, las Credenciales de Membresía de “viaje” grabadas deben emitirse para todos los miembros actuales de manera anual. Con el fin de tener acceso a la reunión de Caballeros de Colón debe presentarse una credencial de viaje vigente.
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con 25 hojas, un total de 200 credenciales). Existen cuatro opciones en Facturación a Miembros para imprimir las credenciales de membresía: l Par Por Tipo de Miembro – que se puede
clasificar como: Todos Facturables, Todos los Miembros, Regular, Honorario, Honorario Vitalicio o Miembros incapacitados.
l Por todos los miembros cuyas cuotas están al corriente entre las fechas especificadas.
l Por Fecha Grado – ya sea 1º 2º o 3º. l Usando la Plantilla de la Tarjeta de
Membresía en blanco para un pequeño grupo de miembros o para nuevos miembros que no han sido agregados a Facturación a Miembros.
Institución de Pago Una obligación del Consejo Supremo o del consejo de estado NO requiere de la aprobación del consejo. El recibo del Estado de Cuentas mensual del Consejo por parte de la Sede del Consejo Supremo sirve como aviso oficial de que la cantidad adeudada vencerá y deberá pagarse. Lo mismo ocurre con el estado de facturación del consejo de estado. Cuando el consejo aprueba cualquier factura que no sea un gravamen del Consejo Supremo o del consejo de estado, la factura debe enviarse al Secretario Financiero y éste expedirá el comprobante de vale de la “Orden al Tesorero”. Orden al Tesorero (Comprobantes) Después de que una factura fue debidamente aprobada para su pago, el Secretario Financiero inicia la expedición de un cheque generando un comprobante de vale de la “Vales” en Facturación a Miembros en la sección “Informe de vales” para la firma del Gran Caballero, lo que autoriza al Tesorero a expedir el cheque. Al realizar la auditoría semestral los Fideicomisarios deben asegurarse de que coincidan los talones en poder del Secretario Financiero y los comprobantes de vale en poder del Tesorero. Asimismo, los comprobantes de vale deben compararse con los cheques que realmente se expidieron.
Suspensión de Consejo El Secretario Financiero debe estar consciente de la necesidad de hacer pagos al Consejo Supremo dentro de los límites de tiempo permitidos bajo la Sección 156 de las Leyes de la Orden. La falta de pago dentro del límite de tiempo tendrá como resultado la suspensión del consejo. Cuando se suspende un consejo la junta de directores requiere que el Secretario Financiero envíe un Aviso de Suspensión al Gran Caballero con copia al Diputado de Distrito y al Diputado de Estado. La Sección 156 dispone de un periodo de gracia de 100 días para cada imposición de sanción desde el primero del mes en el que realizó la imposición. Las fechas de gravamen y las fechas en las que se convierten en atraso son las siguientes: Fecha de Tipo de Pago Imposición Imposición Para 1º de enero Per Cápita 10 de abril Publicidad católica/ Cultura de la Vida 1º de julio Per Cápita 10 de octubre Publicidad católica/ Cultura de la Vida Suministros — Cuarenta días después del mes en el que aparece el cargo en el Estado de Cuenta del Consejo. Un consejo es suspendido automáticamente siempre que haya un atraso de $50 dólares o más en alguna de las cuentas anteriores. Aunque el consejo tiene un periodo de 100 días de gracia para remitir pagos, se generarán avisos automáticos al Gran Caballero, el Secretario Financiero y el Diputado de Estado entre 58 y 60 días a partir de la fecha de gravamen. El aviso es un recordatorio para remitir el pago del consejo con el fin de evitar la suspensión automática. Se levanta la suspensión del consejo haciendo el pago de las cantidades en atraso. Cuando se reinstala un consejo se envía un Aviso de Reinstalación a los funcionarios antes mencionados.
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Retención de Registros Se recomienda que se retengan como sigue los siguientes registros del consejo: l Documento de Membresía (#100) de
miembro vigente (nuevos miembros, operaciones de reintegración para miembros que no se unieron originalmente mediante su consejo): retención de 7 años.
l Documento de Membresía (#100) de miembro vigente (todos salvo los anteriores y cambios de datos): retención de 3 años
l Documento de Membresía (#100) de miembro vigente (cambio de datos): verificar el procesamiento de información en la Sede del Consejo Supremo, después destruir.
l Documento de Membresía (#100) de exmiembros (todas las operaciones): verificar el procesamiento de información en la Sede del Consejo Supremo, después destruir
l Registros financieros y de trabajo (por ejemplo estados de cuenta bancarios, contratos, órdenes de compra, facturas, etc.): retención de 10 años.
l Formularios fiscales: mínimo de 7 años, retención recomendada de 10 años.
En todos los casos, deben removerse los números de identificación fiscal – incluyendo los últimos cuatro dígitos. Informe de Elección de Funcionarios Como Secretario Financiero usted tiene la responsabilidad de contestar y enviar la Lista de
Funcionarios Escogidos para el Período (#185). Al amparo de las Leyes de la Orden, las elecciones para los funcionarios de consejo deben realizarse entre el 1º de mayo y el 15 de junio de cada año (consejos universitarios – 1º de marzo al 1º de junio). Estos funcionarios debidamente electos deben reportarse a la Sede del Consejo Supremo antes del 30 de junio. El método preferido para reportar a los funcionarios de consejo recién electos es mediante la aplicación Gestión de Miembros que se encuentra en la
página web de Caballeros de Colón en la sección Funcionaros en Línea. Si se reporta mediante Gestión de Miembros antes del 1º de julio, asegúrese de que se encuentra en la pantalla “Próximo Año Fraternal” y simplemente siga las instrucciones que incluye el sitio para contestar el formulario. No es necesario enviar un informe impreso a la Sede del Consejo Supremo después de usar este método de reportar a funcionarios recién electos. Estado de Cuenta Mensual Como secretario financiero, usted debe comprender el efecto de reportar las transacciones de membresía de las imposiciones per cápita, publicidad católica y Cultura por la Vida y con los cargos acumulados por su consejo por pedido de suministros. La declaración del consejo, que se envía mensualmente, proporciona esta información. Refleja los cambios en la membresía y la información de reportes sobre las obligaciones financieras al Consejo Supremo. l Debe conservar el estado de cuenta del
consejo como parte de sus expedientes permanentes. También debe revisarlo en gran caballero y leerlo en la siguiente reunión de consejo.
l Los saldos de la cuenta – per cápita, publicidad católica, Cultura de la Vida y suministros – deben tratarse como cantidades individuales propiedad del consejo. Los saldos acreedores a menudo aparecen en las columnas per cápita, publicidad católica, Cultura de la Vida debido a los créditos de miembros de seguro inactivos, transacciones retroactivas y ajustes diversos. Estos créditos pueden causar un saldo acreedor general en la cuenta. Los saldos acreedores en las columnas per cápita, publicidad católica, Cultura de la Vida se transferirán automáticamente entre las cuentas para compensar gastos. Los créditos de suministros solo se usan para compensar futuros gastos de suministros.
l Los créditos por gravámenes pueden aplicarse en el caso de transacciones de suspensión de miembros. En la fecha en
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que el Consejo Supremo procesa una transacción de suspensión, hay un periodo vacío de 130 días. Si una fecha de gravamen (1º de junio o 1º de julio) cae en este periodo, se expide al consejo un crédito de $3.25 dólares.
l Se grava a los consejos con $1.75 dólares per cápita, $.50 dólares por publicidad católica cada 1º de enero y 1º de julio sobre el total de miembros del consejo, incluyendo los miembros inactivos y honorarios. Los miembros honorarios vitalicios y los miembros incapacitados se excluyen del gravamen.
l Se grava a los consejos $1.00 dólar para el fondo de la Cultura de la Vida cada 1º de enero y 1º de julio. Los miembros honorarios vitalicios y los miembros incapacitados se excluyen del gravamen.
Cambio de Datos del Miembro Los cambios de información personal, de contacto (incluyendo email), o membresía, deben hacerse de manera electrónica usando la aplicación Gestión de Miembros. Una vez que se actualizaron en Gestión de Miembros, no es necesario enviar la información impresa al Consejo Supremo. Mantener la información de contacto correcta – en especial el email – permite un flujo constante de información del Consejo Supremo y de Estado con cada miembro. Se exhorta a los Secretarios Financieros a asegurar que la información de contacto del miembro se actualice una vez al año. Fallecimiento de un miembro El fallecimiento de un miembro puede reportarse en Gestión de Miembros en la pantalla de la Información Personal del Miembro. Tenga en cuenta que solo puede a sus familiares más cercanos que solo puede reportarse si la fecha del fallecimiento está en el expediente de Gestión de Miembros.
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Gracias por asumir la responsabilidad de ser un líder en Caballeros de Colón. Con su ejemplo de fe, caridad y sólido juicio, proporciona un modelo a seguir. Su liderazgo puede marcar pautas abiertas y participativas, que asegurarán el crecimiento del alcance caritativo y de membresía. Este libro de recursos le proporcionará la información práctica y las instrucciones para realizar con éxito actividades caritativas de crecimiento y aumentar su membresía. En el Portal de Capacitación Fraternal, el Centro de Recursos para Funcionarios y en la página web de Caballeros de Colón, kofc.org, encontrará información adicional. Este libro de recursos sustituye todo material publicado anteriormente en relación con los temas que aborda.
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