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Identificador del documento: Visión del Sistema Visión del Sistema Versión: 2.0 Desarrollo de un Sistema de gestión para la seccional del UETD “Liceo Caracas”

Visión del Sistema - sistemagestionseccional · que cumpla los requisitos de usabilidad, navegabilidad, teoría del color y ... para el año en curso o a futuro, saldo vacacional

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Visión del Sistema

Visión del Sistema Versión: 2.0

Desarrollo de un Sistema de gestión para la

seccional del UETD “Liceo Caracas”

Historial de Revisiones

Versión Fecha Autor Descripción

1.0 18/09/2011. Fernández Astrid

Hernández Mailyn

2.0 05/06/2012 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

Visión del Sistema

Desarrollo de un Sistema de Gestión de Seccional de la U.E.T.D. “Liceo Caracas” VERSIÓN: 2.0

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Índice de Contenido

1 Introducción .......................................................................................................... 5

1. Alcance. ................................................................................................................. 5

1.2 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas. ........................................................... 5

1.3 Documentos relacionados. .................................................................................. 6

2 Aspectos del Problema .......................................................................................... 6

2. Definición del Problema. ..................................................................................... 6

2.1.1. El Problema ................................................................................................ 6

2.1.2. Los Efectos ................................................................................................. 7

2.1.3 De los Afectados .......................................................................................... 7

1.1.1 De la Solución ......................................................................................... 7

2.2 Postura del Sistema. ........................................................................................... 8

2.2.1. Identificación del Segmento del Mercado .................................................. 8

2.2.2. Tamaño del Mercado ................................................................................... 9

2.2.3. Estado del Arte ............................................................................................ 9

2.2.4. Características del Sistema ........................................................................ 11

2.2.5. Beneficios del Sistema .............................................................................. 11

3. El Sistema ........................................................................................................... 12

1 Aspectos del Sistema........................................................................................ 12

2 Capacidades...................................................................................................... 13

3 Instalación ........................................................................................................ 13

3 Costos y Precios .................................................................................................. 14

4. Planificación detallada del proyecto ................................................................... 14

5. Horas hombres derivadas de la Planificación ..................................................... 15

6. Limitaciones ........................................................................................................ 15

7. Descripciones de los Involucrados ...................................................................... 16

a. Ambiente del Usuario ...................................................................................... 16

b. Perfil de los Involucrados................................................................................. 16

8. Otros Requerimientos del Sistema ...................................................................... 18

a. Ambientales...................................................................................................... 19

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b. Desempeño ....................................................................................................... 19

c. Hardware .......................................................................................................... 20

d. Software ........................................................................................................... 20

e. Estándares Aplicables....................................................................................... 24

9. Documentación Requerida .................................................................................. 24

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1 Introducción

1. Alcance.

La elaboración de este documento permite considerar los

factores involucrados en el desarrollo del software, no omitir detalles

para su ejecución tomando en cuenta todos los requerimientos del

sistema, tanto dentro como fuera del entorno del mismo, es decir, se

describe el ambiente que tendrá el software, su precio en el mercado,

la población a la que beneficiará, entre otros aspectos que son

importantes en el desarrollo del mismo utilizando las herramientas

necesarias para gestionar una seccional educativa.

1.2 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas.

Marco Lógico: es un instrumento de planificación que permite

estructurar los principales elementos de un proyecto, subrayando los

lazos lógicos entre los insumos previstos, las actividades planeadas y

los resultados esperados. [CRESPO, 2010].

Software: conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas

que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. [RAE]. Se

considera que el software es el equipamiento lógico e intangible de

una computadora.

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Sistema: es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan

con al menos algún otro componente.

Seccional: departamento encargado de la organización de

documentos y demás información importante referente a un lugar en

específico. En este caso referente a los salones de clase, e

información sobre los alumnos de la institución.

1.3 Documentos relacionados.

Título Fecha Organización Identificador del documento

Marco Lógico 20/07/11 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

9.Marco_Lógico.odt

Acta Constitutiva

de Proyecto

08/10/11 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

9._Plantilla_Acta_de_Constitucio

n_del_Proyecto-2.odt

2 Aspectos del Problema

2. Definición del Problema.

2.1.1. El Problema

Ausencia de un sistema automatizado que permita hacer un

registro fácil y rápido de de alumnos, secciones, materias, control de

inasistencias, registro de eventos.

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2.1.2. Los Efectos

Limitaciones en la búsqueda de los alumnos en la seccional del

plantel

Alumnos con pérdida de materias por inasistencias

Retardo en procesar la información manual

Descontrol entre los horarios y las secciones

Desconocimiento de eventos pautados en la institución

2.1.3 De los Afectados

Grupos Intereses

Personal Directivo Deseo de un control digitalizado, rápido y sencillo del control

de alumnos, inasistencias, horarios, aulas, profesores y

eventos en la seccional del plantel educativo.

Personal

Administrativo

Optimizar y facilitar el trabajo en la seccional y rapidez para la

búsqueda de información, documentos sobre los alumnos,

horarios, aulas, materias, profesores y eventos.

Estudiantado No quedar inasistentes sin justificación alguna cuando los

mismos asisten a actividades deportivas relacionadas con la

misma institución, conocer con anticipación eventos, horarios,

aulas, profesores y materias.

1.1.1 De la Solución

La solución de este problema se centra en la creación de un software

que se encargue dentro del departamento seccional de la institución de llevar

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el registro y control de los alumnos, profesores, horarios, asistencias,

inasistencias, calendario educativo, eventos especiales, permitiendo el

control semanal emitiendo un reporte por alumno de las faltas con sus

distintas justificaciones o inasistencias injustificadas, así de esta manera

facilita la organización del departamento de manera sistematizada.

2.2 Postura del Sistema.

Los procedimientos del sistema deben formar la documentación básica

utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que

tienen impacto sobre la calidad. Dichos medios deben describir las

responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia,

efectúa y verifica el trabajo. Cada paso documentado debe abarcar una parte

del sistema, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con

más de un elemento del sistema; los involucrados son quienes determinarán

la cantidad de procedimientos, el volumen de cada uno y la naturaleza de su

formato, dependiendo de la complejidad de las instalaciones, la organización

y la naturaleza de la institución. Con la finalidad de desarrollar un software

que cumpla los requisitos de usabilidad, navegabilidad, teoría del color y

funcionabilidad, y a su vez cumplir con los requerimientos de los usuarios de

la seccional de la U.E.T.D. “Liceo Caracas”, teniendo como objetivo

implementar el sistema a dicha institución, y promocionar el software para

ofrecerlo a otras instituciones que puedan requerirlo.

2.2.1. Identificación del Segmento del Mercado

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El segmento del mercado en el cual se encuentra enmarcado el

producto final, tiene que ver con el sector educativo. El proyecto responde a

la categoría de sistema transaccional, pues posee características propias de

este sistema pues entre las más destacadas:

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y

procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a

través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para

su explotación posterior.

2.2.2. Tamaño del Mercado

El producto beneficiaría a un 90% de la población perteneciente al

UETD. “Liceo Caracas”, ya que el software se utilizaría por la seccional para

organizar y llevar un control que le permitirá a la misma gestionar la

información necesaria, siendo estas horarios, eventos, profesores,

asistencias, inasistencias, asignaturas, aulas, expedientes, y todos aquellos

detalles que requiera el alumno en su historial, de esta manera beneficiará

tanto al estudiantado, como al personal docente, administrativo y

representantes del plantel.

2.2.3. Estado del Arte

DOCE: Control de Asistencia es un programa, totalmente en

español, diseñado para mantener un sencillo pero práctico registro

del personal de una institución en cuanto a datos personales, de

asistencia y otros de interés.

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Entre las características de Doce: Control de Asistencia

destacan: Registro de datos personales (mantiene información de

nombre, documento de identificación, lugar y fecha de nacimiento,

dirección, teléfono, profesión, fecha de ingreso a la institución y

otros), Control de asistencia (permite que el personal marque su

entrada o salida simplemente escribiendo un código en la

computadora) o la categoría de Otros (también se puede mantener

un historial detallado de observaciones efectuadas a cada uno de

los integrantes de la institución. Dicho historial puede mantener

información de fecha, categoría de observación y un comentario

opcional).

Untis Expres: Es un asistente de ayuda le apoya en la

introducción de los datos básicos de un centro educativo (liceo).

Define exactamente cuándo está disponible cada profesor, también

define que materias nunca pueden ser impartidas en la última hora

del día. Engloba en una clase lectiva tantos profesores, grupos,

materias y aulas.

Puede utilizarse en colegios, institutos de educación

secundaria, centros de formación profesional, escuelas de arte,

escuelas superiores, educación primaria, etc.

SICON: Es un software que permite la consulta de la asistencia de

un empleado directamente en una sola pantalla, indicando la hora

de ingreso de cualquier día con solo ubicar el cursor en el día

requerido, bien del mes actual o meses anteriores, desde aquí

también se pueden realizar las justificaciones respectivas de un

empleado. Controla los días solicitados a cuenta de vacaciones

para el año en curso o a futuro, saldo vacacional indicando número

de días disponibles de tomar, impresión de listados indicando

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múltiples criterios de selección, los reportes se imprimen directo a

la pantalla, impresora.

SICE: es una herramienta que permite la automatización de todos

los procesos de control de estudios, facilitando la consulta de datos

personales, plan de estudio, horarios, calendario, calificaciones,

evaluaciones, procesos de preinscripción, inscripción,

equivalencias, reclamos, entre otros, siendo una excelente

herramienta para las instituciones educativas.

2.2.4. Características del Sistema

El Software a desarrollar entre sus características principales posee

los registros de alumnos y profesores siendo estos datos personales, datos

del representante, asistencias, inasistencias, secciones, aulas, año a cursar,

horarios, materias, listas de secciones, eventos en el calendario educativo,

pases médicos, pases deportivos, permisos de diversa índole, será una

interfaz amigable y fácil de manejar por el usuario, de fácil acceso, y también

tendrá una búsqueda rápida para fácil acceso a el perfil de cada alumno por

sistema.

2.2.5. Beneficios del Sistema

Entre los beneficios que se presentan con la culminación de este

proyecto se tienen:

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Para el personal que trabaja en la seccional, el beneficio consiste en

la organización eficiente y en forma digital de los horarios, asignación

de materias, profesores, aulas, eventos, expedientes y asistencias e

inasistencias de los alumnos, evitando inconvenientes por pérdida de

información u otros.

Para los representantes de los alumnos, el beneficio radica en recibir

la información de sus representados de forma rápida y práctica,

evitando esperas o inconvenientes engorrosos.

Para los alumnos de la institución, el beneficio consiste en un servicio

eficiente que garantiza, el control de sus asistencias, conocimiento de

horarios, aulas, materias, profesores, expedientes y un mejor

ambiente educativo.

3. El Sistema

1 Aspectos del Sistema

Como se ha mencionado anteriormente, el sistema estará destinado

para la seccional de la institución, con el fin de llevar un control digitalizado

sobre las asistencias e inasistencias de los alumnos. El software será

independiente de cualquier otro sistema de la seccional, y se encargará de

registrar horarios, aulas, materias, profesores, eventos, expedientes,

inasistencias y sus respectivas justificaciones, para luego cuando llegue el

momento de consultar el registro de algún alumno, sólo con ingresar el año y

la sección, el sistema muestre un listado en el que de respuesta a la

búsqueda y permita acceder al expediente de los alumnos.

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2 Capacidades

Objetivos del Cliente: • Registrar datos de los alumnos del plantel.

• Asignar horarios por secciones de clases.

• Asignación de materias a los profesores.

• Registrar inasistencias y permiso de los

estudiantes.

• Ejecutar reportes de asistencias.

• Registro de horarios

Macro-Características

del Sistema:

• Interfaz amigable.

• Fácil de manejar.

• Multiplataforma.

• Portable.

3 Instalación

La instalación del sistema en la seccional de la U.E.T. D. “Liceo

Caracas” no es compleja, debido a que es una aplicación web, no obstante

se deben cumplir los siguientes requerimientos:

Conexión a la Red de Internet

Apache Versión 2.2.16

Wampserver 2.0 ó Xampp 2.0

MySQL Server Versión 2.5

PHP Versión 5.3.0

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Los mismos serán proporcionados a la institución por medio de la

primera instalación, la cual será ejecutada por los participantes.

3 Costos y Precios

Los costos o precios del proyecto no representan un gran gasto para

llevar a cabo su desarrollo. Durante este proceso se hará uso de

herramientas que no implican un gasto económico elevados pues en su

mayoría son software libre, así como de los recursos físicos que se

encuentran en la institución, por lo cual los gastos se centran principalmente

en transporte u otros gastos menores (comida, impresiones u otros). Cabe

destacar que el sistema o producto final no será vendido a la institución o a

algún otro ente educativo. La ejecución del proyecto se realizara en un

estimado de 180 horas de clases más unas 20 horas adicionales por parte de

los estudiantes que permitan la construcción correcta del software.

4. Planificación detallada del proyecto

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5. Horas hombres derivadas de la Planificación

6. Limitaciones

El diseño será discutido primero con la coordinación, con diversos

modelos de software de este tipo, para lograr un diseño que cumpla todas las

necesidades de dicha entidad. Con respecto al Hardware no hay limitación

ya que trabajamos con portátiles y a su vez este proyecto no está limitado

por costo ya que es una aplicación web, por lo tanto no genera mayor gastos.

Más sin embargo en un futuro se podrán observar algunas proyecciones de

costos.

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7. Descripciones de los Involucrados

a. Ambiente del Usuario

El ambiente de trabajo del usuario se encuentra en una seccional de la

institución (oficina),en la cual laboran aproximadamente unas cuatro

personas distribuidas cómodamente dentro del espacio con sus respectivos

escritorios, computadores y archivador. El ambiente es fijo, es decir, no es

posible que la seccional sea mudada a otro lugar de la institución. La

implantación del software no implica la integración de alguna otra aplicación

que esté presente en la seccional, ya que éste será diseñado para trabajar

individualmente.

b. Perfil de los Involucrados

Nombre: Personal Directivo.

Descripción: El personal directivo de la institución, se encarga de conducir las

funciones administrativas y docentes. Su interés para la

realización del proyecto tiene que ver con la necesidad de un

control digitalizado, rápido y sencillo de alumnos, horarios, aulas,

profesores, eventos, inasistencias en la seccional del plantel

educativo.

Actividades: La dirección de la institución debe proporcionar los permisos

necesarios para la realización del proyecto dentro de la unidad

educativa.

Objetos: Brindar el apoyo de la institución educativa y las instalaciones del

plantel para la implantación del proyecto.

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Comentarios: Supervisar la Gestión de la Seccional luego de implementar el

sistema

Nombre: Personal Administrativo.

Descripción: En cuanto al personal administrativo de la institución, se aborda

específicamente al personal que labora en la seccional, la cual

tiene como interés optimizar y facilitar el trabajo en la seccional y

rapidez para la búsqueda de información, documentos sobre los

alumnos, profesores, aulas, horarios, eventos, expedientes, entre

otros.

Actividades: El personal administrativo proporciona la información y los datos

necesarios para desarrollar el proyecto y definir los

requerimientos.

Objetos: Datos de los estudiantes, ejemplos de listas, pases, justificativos,

horarios, eventos en el plantel.

Comentarios: El personal administrativo debe tomar una inducción rápida del

sistema proporcionada por los participantes del proyecto, así

como tener conocimientos del manual del sistema y manual de

usuario.

Nombre: Representantes

Descripción: Los representantes de los alumnos tienen como interés que se

logre una mayor eficacia a la hora de consultar algún documento

en la seccional con respecto a su representado.

Actividades: Los representantes podrán dar fe al finalizar el proyecto, que éste

cumple con las especificaciones requeridas.

Objetos: Solicitud del historial de su representado

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Comentarios: Con la implementación del sistema esto se producirá de manera

rápida y precisa

Nombre: Estudiantado.

Descripción: Los estudiantes de la institución presentan el interés de que haya

un mayor control de horarios, aulas, profesores, eventos, materias,

expedientes, inasistencias y justificaciones de manera rápida y

eficaz.

Actividades: Los alumnos podrán dar fe al finalizar el proyecto, que éste

cumple con las especificaciones requeridas.

Objetos: Pases deportivos, justificativos médicos.

Comentarios: El alumno debe dirigirse a la seccional cuando necesite un

permiso, para que a su vez este quede registrado en el sistema la

justificación a su falta.

8. Otros Requerimientos del Sistema

Para la implantación del sistema se necesita un computador, teclado,

mouse, unidad de DVD, puertos USB, tarjeta de red, memoria RAM,

memoria virtual (casos especiales), se puede instalar bajo la plataforma

de Windows o Linux (Dependiendo cuál sea permitido), requiere de la

instalación de servidores como wampserver, xampp, phpmyadmin, mySql,

entre otros, un ambiente fresco. Sin embargo, el sistema amerita que el

personal administrativo que gestiona la seccional realice una inducción

rápida del sistema, con manual del sistema y manual de usuario que

deberá otorgada por los participantes del proyecto.

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a. Ambientales

Requerimiento

Ambiental

Descripción

Ambiente del Usuario

Este debe ser un espacio fresco y limpio, debido a que

cuando se trabaja con computadoras, esto es crucial para

el mantenimiento de las mismas.

Condiciones de uso El administrador será el único encargado de crear, editar y

eliminar información del sistema.

Manejo de errores

Para comprobar la funcionabilidad del sistema se deben

efectuar una serie de pruebas para observar todos los

posibles errores del mismo, modificarlos y luego proceder a

la implementación

b. Desempeño

Requerimiento Descripción

Registro de Usuario

Se presentarán opciones y campos para ingresar los datos

del alumno que se desea registrar.

Historial del Usuario

Proporcionará la información del alumno siendo este un perfil

del alumno: nombres, C.I., asignaturas, aulas, permisos,

lesiones, asistencias e inasistencias tanto a clases, como a

los entrenamientos.

Modificar el Sistema Permitirá al administrador adaptar el sistema según a las

exigencias de la institución.

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c. Hardware

Requerimiento Cantidad Descripción

Servidor 1 Intel de 2.80 GHz.

Disco Duro 1 1024 GB

Memoria Virtual 1 80 GB

Computador 1 Pentium(R) Dual-Core CPU

Microprocesador 1 2.50 GHz

Computador 1 Pentium IV PC

Memoria RAM 1 256 MB

Tarjeta de Red 1 Pci Tp-link Tg-3269 Gigabit

10/100/1000 Rj45

Puerto USB 4 N° 4

Unidad de DVD 1 Super WriteMaster, Multi Recorder,

Speed plus

Teclado 1 Universal QWERTY

Mouse 1 Traveler 915 2.4 Ghz

Monitor 1 LCD 17” Syncmaster 732n Plus

d. Software

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Requerimiento Versión Fabricante Descripción

Sistema

Operativo

XP

Profesional

Versión

11.04

Versión 6.0

Microsoft Windows

Ubuntu

Debían

Software básico de una

computadora que provee una

interfaz entre el resto de programas

de los dispositivos hardware y el

usuario.

Servidor Web

Apache HTTP

Sever

Versión

2.2.16.

Fundación Apache

Presenta entre otras características

altamente configurables, bases de

datos de autenticación y negociado

de contenido.

Wampserver

Versión 2.0

Aestan

Permite instalar y configurar

fácilmente en tu sistema lo último

del servidor Web Apache, el

lenguaje de programación PHP y el

servidor de base de datos MySQL.

MySQL Server

Versión 2.5

Sun Microsystems

(hasta febrero de

2008 MySQL AB)

Base de datos de código fuente

abierto, incomparable en velocidad,

compactación, estabilidad y

facilidad de despliegue

PHP

Versión 5.3.0

Rasmus Lerdorf

1994

Utilizado en el desarrollo de

páginas web desde una interfaz de

línea de comandos o en la creación

de otros tipos de programas

incluyendo aplicaciones con

interfaz gráfica

Java Script (TM)

Versión 6

Netscape

Communications

Corp, Mozilla

Implementado como parte de un

navegador web permitiendo

mejoras en la interfaz de usuario y

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Requerimiento Versión Fabricante Descripción

Fundation páginas web dinámicas

Notepad++

Versión 6.0

Don HO

Puede editar texto sin formato y de

forma simple. No obstante, incluye

opciones avanzadas que pueden

ser útiles para usuarios avanzados

como programadores.

OpenOffice.org

Versión 3.2

StarDivision

Suite ofimática libre (código abierto

y distribución gratuita) que incluye

herramientas como procesador de

textos, hoja de cálculo,

presentaciones, herramientas para

el dibujo vectorial y base de datos

Adobe Flash

Player Versión 10

Adobe Systems

(antes por

Macromedia) Adobe

Flash Player

Se refieren tanto al programa de

creación de animaciones como al

reproductor.

Adobe Reader Versión 9.4.2

Adobe Systems

Está disponible sin cargo alguno en

la página de descargas de Adobe,

y permite la visualización e

impresión de archivos PDF

Microsoft Internet

Explorer Versión 8

Microsoft

Windows Internet

Explorer

Navegador web desarrollado por

Microsoft para el sistema operativo

Microsoft Windows

Mozilla Firefox Versión 6.0

Corporación

Mozilla, Fundación

Mozilla

Es un navegador web libre y de

código abierto descendiente de

Mozilla Application Suite

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Requerimiento Versión Fabricante Descripción

OPENPROJ 1.4 Serena Software y

ProjectLibre

Herramienta informática de gestión

de proyectos, facilita el desarrollo

de operaciones típicas como:

planificar tareas,asignar recursos,

seguimiento de ejecución y

elaboración de informes.

ARGOUML 0.34 Eclipse Public

License 1.0

se enfoca en investigación en

psicología cognitiva para

proporcionar nuevas características

que incrementen la productividad

soportando las necesidades

cognitivas de diseñadores y

arquitectos de software orientado a

objeto.

JMETER 2.4 Apache Jakarta

Diseñado para cargar el

comportamiento de pruebas

funcionales y medir el rendimiento.

TASKINFO 8.2 Shareware

Muestra todos los procesos y

tareas que se están ejecutando en

tu PC, tanto los programas abiertos

como las tareas que se suelen

ejecutar en segundo plano.

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e. Estándares Aplicables

Estándar Descripción

Legal Licencia GPL (Software Libre)

Calidad (ISO 9126 )

El estándar ha sido desarrollado en un intento de identificar

los atributos clave de calidad para el software. El estándar

identifica 6 atributos clave de calidad: Usabilidad,

confiabilidad, funcionabilidad, eficiencia, facilidad de

mantenimiento y portabilidad.

Comunicación

(TCP/IP)

Para que cualquier computador se conecte a Internet es

necesario que tenga instalado este protocolo de

comunicación.

9. Documentación Requerida

Título Fecha Organización Identificador del documento

Marco Lógico 20/07/11 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

8.Marco_Lógico.odt

Acta Constitutiva

de Proyecto

08/10/11 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

8._Plantilla_Acta_de_Constitucio

n_del_Proyecto-2.odt

Arquitectura del

software

20/03/12 Fernández Astrid

Hernández Mailyn

8. Aquitectura_del _Software.odt

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10. Referencias Bibliográficas

Kendall y Kendall (2005), Análisis y diseño de sistemas

GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA GESTION DE

PROYECTOS (2009)

DEBRAUWER (2009), UML INICIACION, EJEMPLOS Y EJERCICIOS

http://sistemaspaez.com/gestion-colegios-con-controlwini.

http://www.programahorario.com/index.php?lang=SP&gclid=CLCy6tDK

_60CFcnc4AodV3-YtQ

http://www.design-soft.com.pe/Sicon.htm

http://www.slideboom.com/presentations/19495/SICE-3.0-ventas

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