Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el SXXIMadrid 27 de octubre de 2010
ESADE Business School
La Gestión en Tiempo de Crisis
Ponente: Eloisa Olmos TerolIxem ConsultoresBravo Murillo, 28 . 28015 Madrid Tel: 914453664E-mail: [email protected] Web: www.ixem.netBlog: http://ixem.wordpress.com/
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -3-
El Papel ActualDirector General
Assistant
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -4-
Síntomas de la Situación Actual
Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea
y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy
urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -5-
No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me
lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe …
Síntomas de la Situación Actual
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -6-
1. Los que tienen que ver con la organización.
2. Los que tienen que ver con la Información y Comunicación.
Síntomas de la Situación Actual
Agrupación:Agrupación:
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -7-
Organización de la Actividad
Todo es para ahora mismo Recibo los encargos en último momento No planifican y me llueve todo de golpe No me comunican el dead-line para una tarea
y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” Recibo encargos muy importantes y muy
urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -8-
No me dan información Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa Mi jefe cierra compromisos directamente y no me
lo comunica Me piden muchos “POYAQUES” Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje No puedo hablar con mi jefe …
Información y Comunicación
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -9-
Urgencia
PLAZO = MOMENTO CIERTO
TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN PERSONAL
LA URGENCIA ES UN CRITERIO PERSONAL
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -10-
La Importancia
Es el impacto con relación a los resultados
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -11-
Matriz de ProgramaciónActividad I U
I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -12-
Matriz de ProgramaciónActividad I U
I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tarea xTarea yTarea zTarea jTarea h
13121
AACBB
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -13-
Prioridades
A 3 2 1
B 3 2
C 3
3 2 1
TENER EL CONTROL
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -15-
El Semáforo
•Hay fluidez en la tarea•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso•Te ves obligada a interrumpir tareas•Está aumentando el flujo de lo imprevisto•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos•Hay cambios continuos en cuestión de minutos•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
•Hay fluidez en la tarea•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso•Te ves obligada a interrumpir tareas•Está aumentando el flujo de lo imprevisto•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos•Hay cambios continuos en cuestión de minutos•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -16-
Información y Comunicación
Anticipación: Crear espacios de comunicación
- Con mi Jefe- Con otros directivos
Aprovechar las fuentes- Secretarias- Correos- Actas de reuniones
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -17-
Información y Comunicación
LA ASERTIVIDADCapacidad de las personas para resolver
y prevenir los conflictos verbalmente
Escuchar paraComprender
Aportar SolucionesDe Contribución
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -18-
Imaginación
Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -19-
Cinco Pilares1. Tener el control2. Anticipación3. Comunicación4. Compromisos5. Imaginación