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Agosto 2017

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Atención al público

Bienvenido (a) a

nuestra octava

entrega.

¡Nuestro objetivo es

informarle!

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de la Escuela República de Chile.

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N°08 I Año 3 I Agosto 04

Boletín Informativo del Archivo Central es una publicación mensual. Desde el año 2016, inició su edición, como seguimiento a la Gacetilla del Archivo Central del 2010. Su objetivo es difundir el acervo histórico, la propagación de sus fondos documentales y compartir información útil para el trabajo de los servidores del PANI. Cuenta con un formato estándar y difunde investigaciones originales acerca del estudio, comprensión de la historia y la archivística. Contribuye tambien a la divulgación y aprovechamiento del valioso acervo documental que resguarda el Departamento Archivo Central del PANI, de manera que los funcionarios se sientan identificados con la finalidad de la institución en la que trabajan, para el cumplimiento de las metas y objetivos del PANI.

Diseño y Edición: Departamento Archivo Central

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Tel: 2523 0774 / 0879

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En caso de requerir asesoría y/o asistencia en materia archivística, póngase en contacto con nosotros a fin de colaborarle adecuadamente. Teléfonos: 2523 0879 / 2523 0774 Fax: 2523 0880 Correo electrónico: archivo@pani.go.cr

Yesenia Castillo Villalta COORDINADORA a.i.

Departamento Archivo Central

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_____________________________________________________________________________________________ ARCHIDATA

- XXIX Congreso Archivístico Nacional.

- El mundo de la Valoración Documental.

- Conservación Preventiva: Cápsula informativa IV

DPTO.

ARCHIVO

CENTRAL

Con-ciencia Archivística:

La Organización Documental debidamente

legislada es el cristal más transparente y

testimonio fidedigno de la vida política, social

y económica del país.

CCA

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XXIX CONGRESO ARCHIVISTICO

NACIONAL

En el tema de valoración, aprendemos a identificar cómo y porqué se producen los documentos en la institución, asociado a las funciones que tienen asignados los funcionarios del PANI por competencia legal y por mandato constitucional, de manera que trazamos una dirección común para su génesis, tratamiento, distribución y conservación o eliminación.

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Introducción:

Del 19 al 21 de julio, el gremio archivístico nacional y profesionales de carreras afines, se dieron cita en el XXIX Congreso Archivístico Nacional “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego”. El objetivo de esta actividad es profundizar en temáticas y detalles de gran relevancia para la ciudadanía, entre los que están: el acceso a la información, el respeto a los derechos ciudadanos, la rendición de cuentas y la transparencia administrativa. Continuando con el proceso de conservación documental, les presentamos la IV Cápsula informativa del año, con el siguiente tema: “Factor humano: un elemento crucial en la conservación y/o deterioro de documentos de archivo en las organizaciones”.

Consejos para trabajar eficientemente:

¿Cómo crear movimiento con zoom

sobre texto e imágenes en PowerPoint 2016? Haz clic aquí para acceder al

tutorial.

Interactivo: Sopa de letras de términos archivísticos. Clic aquí para acceder

Cada año personas vinculadas con el mundo de la archivística en Costa Rica, realizan un alto y se dedican a reflexionar sobre diferentes temas de su quehacer durante el Congreso Archivístico Nacional, en el mes de julio. La tarde del miércoles 19, se inauguró la actividad, que se extendió hasta el 21 de julio y en la que participan alrededor de 200 personas en el Hotel Aurola Holiday Inn; San José. Esta es la XXIX edición que este año lleva por título: “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego”. El Congreso constituye la cita de capacitación más relevante que organiza el ente rector y se propicia el espacio para discutir temas de gran relevancia actual para la ciudadanía, ahora bién, ¿quién escapa de la importancia del acceso a la información, el respeto a los derechos ciudadanos, la rendición de cuentas y la transparencia administrativa? Si usted alguna vez ha requerido información y documentos de una institución pública, entenderá que el tema de los archivos se relaciona con su vida cotidiana.

Las imágenes utilizadas están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.

En el acto inaugural tuvo la participación de la Ministra de Cultura y Juventud, Sra. Sylvie Durán Salvatierra; Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) y Viceministro Administrativo del MCJ, Sr. Dennis Portuguez Cascante y de la Directora General del DGAN, Sra. Virginia Chacón Arias. La conferencia inaugural, titulada “Principios de la administración pública”, estuvo a cargo de Sr. Jorge Córdoba Ortega, Doctor en Derecho Administrativo de la Universidad Complutense, asesor parlamentario y docente universitario. Como parte de la agenda del Congreso Archivístico, se destaco la consulta para la marcha de una:

Política Nacional de Gestión y Conservación de Documentos. Según explicó la Sra. Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General ANCR, esta política es necesaria para instrumentalizar la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y, en última instancia, para lograr llevar a la práctica el cumplimiento del precepto constitucional de acceso a la información, proceso en el cual los archivos tienen un protagonismo absoluto. Se prevé que la política también vaya a tener gran importancia en lo que respecta a control y fiscalización, así como para rendición de cuentas y la transparencia administrativa.

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Temas abordados:

Principios de la administración pública. Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia. Los reglamentos a la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202. Norma nacional y modelo de aplicación de las normas de descripción archivística

para Costa Rica: ISDIAH, ISAAR-cpf, ISDF, ISAD-G. Consulta de la propuesta de política nacional de gestión y conservación de

documentos para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.

La edición de 2017 del Congreso Archivístico Nacional llevó por título “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego”. Esto obedece a que hay una serie de elementos del trabajo de los archivos en Costa Rica para los cuales ha cambiado el escenario. Es así como los participantes discutirán el nuevo reglamento a la Ley N° 7202, del Sistema Nacional de Archivos. Además, conocerán la nueva norma elaborada en Costa Rica para describir documentos, la cual se elaboró sobre la base de cuatro normas internacionales. Para elaborar este producto se instauró de previo una comisión interinstitucional que no solo va a presentar su producto, sino también un caso práctico de aplicación en el archivo del Fondo Nacional de Becas (FONABE). Además, se dará a conocer la nueva estrategia mediante la cual el Archivo Nacional va a ejercer en adelante su función rectora del Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior se debe a que se generaron cambios a partir de una serie de pronunciamientos de la Procuraduría General de la República.

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ARCHIDATA

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XXIX CONGRESO ARCHIVISTICO

NACIONAL

R. Herrera Brenes Unidad Proyección DGAN

Es importante destacar que la “Política Nacional para la gestión y conservación de documentos para garantizar la transparencia y acceso a la información pública”, es un esfuerzo conjunto entre: El Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN), el Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN), el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) y el Ministerio de la Presidencia. Una vez firmada y aprobada por el presidente de la República, será de aplicación obligatoria para todas las instituciones

del Estado.

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Una parte de los documentos que se resguardan en este archivo han recibido declaratoria de valor científico cultural (VCC). Esto significa que ya se encuentran, o lo harán en el futuro traslado al Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica, sitio del que formarán parte de la historia costarricense, para consulta de los usuarios presentes y futuros. Los siguientes series y tipos documentales, se ubican dentro de la siguientes categoría: actas del Consejo Directivo (1949 – 2014), correspondencia de la Gerencia General (1949 – 2013), correspondencia de la Presidencia Ejecutiva (1977 - 2014), expedientes de la Gestión Proyectos de Generación Eléctrica (1958 – 2014), expedientes de Proyectos de Telecomunicaciones (2004 – 2007), licitaciones Públicas de proyectos que responden a funciones sustantivas de los Sectores de Energía y Telecomunicaciones y expedientes de

clientes de telefonía celular.

XXIX CONGRESO ARCHIVISTICO

NACIONAL utilizan a nivel institucional, y diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos. El archivista a cargo Sr. Guillermo Alvarado Pérez, de este departamento donde laboran 57 personas y tiene sus instalaciones y depósitos documentales en Pavas, donde se resguardan aproximadamente 12 kilómetros de documentación, según informó la misma organización. El Archivo Central del ICE custodia documentos que van desde la creación de esta entidad, desde el año 1949 hasta la actualidad. Los documentos provienen de diferentes dependencias de la institución, entre ellas: Finanzas, Proveeduría Institucional, Gerencia de Electricidad, Gerencia de Telecomunicaciones, Gerencia General y Presidencia Ejecutiva.

El Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) recibe premio Luz Alba Chacón de Umaña. Como parte de la apertura del Congreso se entregó el Premio “Luz Alba Chacón de Umaña” al Archivo Distinguido 2017 al Archivo Central del ICE. El jurado calificador otorgó al Archivo Central del Instituto Costarricense de electricidad merecedor del reconocimiento por cuanto “se ha posicionado como la entidad coordinadora de las políticas archivísticas en la institución”. Esto significa que el Archivo Central desarrolla buenas prácticas archivísticas, tales como: emisión de directrices, normalización de procesos de la gestión de documentos y archivos, organización de actividades de capacitación y asesoría, elaboración de instrumentos que se

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ARCHIDATA

EL MUNDO DE LA

VALORACIÓN

DOCUMENTAL

Es importante aclarar que la elaboración de las tablas de plazos debe hacerse respetando el orden jerárquico de la estructura organizacional. El proceso de eliminación es una competencia exclusiva del Departamento de Archivo Central, a los departamentos les corresponde realizar la preparación de los documentos, elaborar las listas de remisión y enviarla junto con los documentos embalados. Para el traslado del área administrativa, este departamento estará apoyando fuertemente en este

proceso.

Es importante señalar que al llevar a la práctica este procedimiento, su dependencia obtendrá ventajas inmediatas que le facilitarán la ejecución de las labores diarias. De esta manera, solicitamos colaboración cuando los funcionarios del Departamento Archivo Central visiten su oficina, a fin de sacar adelante el trabajo, el cual tendrá, entre otros, los siguientes beneficios:

Disminuyen racionalmente el volumen documental, maximizando el espacio físico de trabajo.

Se establecen los plazos en los que la oficina puede enviar documentos al Departamento Archivo Central, para su custodia y/o consulta.

Se identifica la documentación de alto valor institucional, que sirven para la toma de decisiones de la alta jerarquía, y se establecen las medidas para su conservación permanente.

Contribuye a la organización de los documentos acumulados.

Garantiza el derecho de acceso a la información, tanto del usuario como de la propia Administración.

Permite planificar las acciones que aseguren el adecuado tratamiento de la documentación con la que trabajan diariamente los funcionarios de la oficina.

Preguntas frecuentes:

¿Cuáles documentos se pueden eliminar y cuáles no? ¿Quién realiza la eliminación de esos documentos en el PANI? Los documentos que se pueden eliminar son aquellos que fueron valorados en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, cuya vigencia administrativa-legal caducó y por lo tanto, no cuentan con Valor Científico-Cultural para el país. En este momento se cuenta con 15 tablas de plazos aprobadas, y se está trabajando en las tablas faltantes, las cuales

corresponden al área técnica.

Adicionalmente, se pretende crear una cultura institucional, dirigida a salvaguardar los documentos que la administración requiere para tomar decisiones, a fin de que las actividades y los servicios que brinda el PANI a la ciudadanía, no se vean afectados.

Conforme al Diccionario de Terminología Archivística, la valoración de documentos se define como aquel:

“…procedimiento documentado

que permite la identificación,

almacenamiento, acceso,

recuperación, protección y

destino final de los documentos.” Lo que permite conservar lo relevante y eliminar lo innecesario, en términos de documentos de archivo. Este procedimiento va encausado hacia dos vertientes; por un lado se pretende empezar a resolver un problema muy recurrente en todas las oficinas del país: el exceso de documentos que se conservan en los archivos de gestión, lo que va en contra de brindar un servicio ágil y oportuno, al no contar con información a mano para tomar decisiones que agilicen una respuesta institucional a priori. Por otro lado, se pretende reducir problemas de salud ocupacional, evitando focos de contaminación causados por la acumulación de documentos, proliferación de hongos, bacterias, microorganismos y roedores que afecten a los funcionarios de la institución, en su diario quehacer.

¿Qué entendemos por valoración

documental?

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CONSERVACIÓN

PREVENTIVA CAPSULA INFORMATIVA

Las estadísticas arrojan que la mayoría de los documentos que requieren reparación son aquellos usados constantemente pero a los cuales se les ha dado un manejo inadecuado. Los problemas que frecuentemente presentan dichos documentos son:

ARCHIDATA

.

7 El factor humano: un elemento crucial en la conservación y/o deterioro de documentos de

archivo.

Un componente crítico y al cual se le debe de dar vital importancia a la hora de evitar la destrucción de los documentos de archivo es el ser humano, pues la mayor parte de los problemas vinculados directamente con el deterioro de los documentos es inducida por el hombre, algunas veces de manera consciente se realiza el daño y otras veces lo hace por negligencia, descuido y/o ignorancia. (8)

(8) Universidad Nacional Autónoma de México. (2008). Medidas Preventivas para la

Conservación de la Información en Materiales Impresos. México: UNAM”. 1988.

Este componente de deterioro entra en la categoría de: uso y manejo; debido a que es la manipulación de los documentos uno de los principales factores de daño. El uso de los documentos, con ignorancia de su carácter vulnerable, es la causa que produce más deterioro que todos los otros factores mencionados en las cápsulas anteriores. Los documentos impresos son frágiles y una manipulación incorrecta favorece la aparición de deformaciones como arrugas, desgarres, manchas e incluso la misma acidez y/o nivel de PH presente en el cuerpo humano, produce cambios negativos que progresivamente van consumiendo a los documentos.

Manipulación indebida:

Documentos apilados en condición de extrema humedad, que contribuye a la proliferación de hongos, bacterias y roedores, principalmente.

Dobleces y arrugas: es la alteración o modificación de la superficie plana o regular del documento, que en algunos tipos deja marcas irreversibles. Pueden ser totales o localizadas en una zona específica. Estos daños se ocasionan cuando de manera accidental los documentos se caen, se usa como apoyo o se hace un doblez de forma intencional para marcar una página en especial. Rasgaduras: son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos o más partes el soporte. Roturas (no confundir con rasgaduras): se producen al interior de los formatos sin comprometer los bordes, causan rompimientos y con frecuencia se extienden hasta producir faltantes o pérdida del soporte. Se producen cuando se toman de los estantes (rotura de la parte superior del lomo), se abren para leer o para sacar fotocopias (desprendimientos de hojas).

Manchas: las manchas surgen al ser manipulados con las manos sucias o pasar las hojas con dedos ensalivados; también al subrayar el texto con lápiz, pluma o marcadores o por contacto con material metálico (óxido), adhesivos, entre otras causas. El daño no sólo es estético, sino que puede descomponer sus materiales constitutivos: los adhesivos se cristalizan y se integran al soporte, haciendo que éste tenga cambios dimensionales (encogimiento, deformaciones, etcétera) y en algunos casos llega a degradarlo. Hay sustancias como bebidas, agentes de limpieza, tintas y/o pinturas, que reaccionan químicamente con los componentes de los soportes y los afecta gravemente.

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PRÓXIMA EDICIÓN

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Le esperamos en la edición del mes

de setiembre.

¡No se la pierda!

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