Calidad, Riesgos y Oportunidades (Módulo 1)territorio.s3-website-us-east-1.amazonaws.com/archivos/clases/P1n... · de las horas del curso para aprobar el curso. •Demostración

Calidad,

Riesgos y Oportunidades

(Módulo 1)

Dr. Gabriel Barraza

1 Copyright © 2015 Gabriel Barraza E.

Objetivos del Curso

• Desarrollar la competencia de administrar la calidad del proyecto

• Desarrollar la competencia de administrar los riesgos del proyecto

• Desarrollar la competencia de consulta como administrador de

proyectos


Competencia de Gestión de la Calidad • Establecer estándares de calidad del proyecto alineados con las políticas

de calidad de la organización.

• Establecer métricas de calidad aplicables a los entregables y a los

procesos para obtener los entregables del proyecto.

• Definir actividades de control y aseguramiento de la calidad del proyecto.

• Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto.

• Implementar actividades de control y aseguramiento de la calidad de los

entregables y de los procesos de obtención de los entregables del proyecto.

• Solicitar acciones correctivas y cambios en los documentos y en el plan del

proyecto derivados de acciones preventivas o correctivas de defectos.

• Analizar procesos para identificar recomendaciones para su mejorar continua.

• Documentar lecciones aprendidas sobre la gestión de la calidad del proyecto.


Competencia de Gestión de Riesgos

• Desarrollar el plan de gestión de riesgos del proyecto.

• Identificar y analizar los riesgos y oportunidades del proyecto.

• Estimar presupuestos de contingencias de riesgos.

• Asignar responsables a los riesgos del proyecto.

• Elaborar y comunicar el plan de respuestas ante los riesgos y oportunidades del proyecto.

• Actualizar los distintos documentos y planes del proyecto afectados por el plan aprobado de respuesta ante riesgos y oportunidades del proyecto.

• Ejecutar y controlar el plan de respuesta ante riesgos y oportunidades.

• Actualizar el plan de respuestas con la identificación y evaluación de nuevos riesgos y oportunidades.

• Documentar las lecciones aprendidas sobre la gestión de riesgos y actualizar de las herramientas de identificación de riesgos.


Competencia de Consulta

• Identificar los objetivos y metas de los stakeholders del proyecto.

• Analizar situaciones o temas controversiales del proyecto.

• Presentar argumentos sólidos y escuchar los argumentos y opciones de los demás.

• Mantener y promover una actitud abierta y de respeto en el intercambio de opiniones.

• Identificar puntos comunes y diferencias.

• Analizar y comunicar consecuencias de las diferentes opciones de solución.

• Identificar, negociar y poner en práctica las acciones para eludir o resolver problemas.

• Documentar las lecciones aprendidas relacionadas con la solución de temas controversiales del proyecto.


Kick-Off del Curso

• Revisión del “contrato”

• Plan de Comunicación

• Presentación de los miembros del Equipo


“Contrato” del Curso

• Asistencia: Los participantes deberán asistir al menos al 80% de las horas del curso para aprobar el curso.

• Demostración de la competencias de Consulta. Será evaluada por los compañeros de equipo al final del curso utilizando un cuestionario impreso.

• Demostración de competencias de Calidad y Riesgos. Se evaluará una sola de ellas realizando una tarea de aplicación con su respectivo reporte y una rúbrica. Nivel 1 a 4.

• Examen de conocimientos en Territorio. Calificación 1 – 100, mínima aprobatoria de 70, con dos oportunidades.

7 © Adán López Miranda

“Plan de Comunicación” del Curso

• Puntualidad.

• Participación para enriquecer el curso.

• No se quede con dudas.

• Favor de apagar celulares o ponerlos en vibrador, en caso de urgencia, salir del salón para contestarlos.

• Favor de utilizar lap-tops únicamente como apoyo al curso


Presentación de los miembros del

Equipo

• Brevemente: – Nombre

– Empresa

– Función y/o puesto

– Tipos de proyectos en que colabora

– Práctica actual de la gestión de calidad y de la gestión de riesgos en los proyectos de su empresa


MÓDULO 1

Dr. Gabriel Barraza


Objetivos del Módulo 1

• Proporcionar una metodología práctica para la gestión de la

calidad de proyectos

• Practicar los pasos de la metodología para adquirir la comprensión

y la confianza en su uso

• Adquirir la competencia de Calidad para lograr un mejor

desempeño de los proyectos y una mayor satisfacción de sus

clientes

• Desarrollar la competencia de Consulta como administrador de

proyectos


Contenido Temático

1. Introducción

2. Planeación de la Calidad

3. Control de la Calidad

4. Aseguramiento de la Calidad

5. Apéndice (Herramientas de Calidad)

6. Bibliografía

…………………..……………………13

…………………..……. 28

………..………..…………. 70

…………………… 86

……………. 97

………………………………..……… 170


Tema 1

Introducción


Los enfoques modernos de la gestión de la calidad en proyectos

La satisfacción del

cliente

Prevención sobre inspección Costo de la Calidad

Responsabilidad de

la dirección La mejora continua

(Kaizen)

14

Gestión de la Calidad del Proyecto

• La Gestión de la Calidad incluye la creación y seguimiento de

políticas, procedimientos y actividades requeridas para que el proyecto

cumpla con las necesidades definidas (desde la perspectiva del cliente).

• La Gestión de la Calidad del Proyecto busca asegurar que los

requisitos del proyecto (tiempo, costo y alcance), incluyendo los

requisitos del producto (especificaciones y desempeño), se cumplan y

sean validados.

• Recordando…..La Administración de Proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades

del proyecto, para satisfacer los requerimientos del proyecto.

PMI, PMBOK®, 5th Edition


Dimensiones de la Calidad

• Para los entregables del Proyecto:

– Calidad de Diseño. Grado en que algunas características de

calidad son incluidas en el diseño del entregable.

– Calidad de Cumplimento. La forma o el nivel en que el entregable

cumple con sus especificaciones de diseño

– Calidad de Desempeño. La forma en que el entregable desarrolla

su función en las condiciones predeterminadas.

• La calidad de cumplimiento debe estar siempre presente, las

otras dos dimensiones dependen del alcance del proyecto.

Copyright © 2015 Gabriel Barraza E. 16

Proyectos:

• Temporales

• Implican cambios

Procesos:

• Continuos

• Implican estabilidad

Alcance de la Gestión de la Calidad

del Proyecto

• La gestión de la calidad del proyecto debe abordar ambas

dimensiones:

– el resultado del proyecto (producto, servicio, cambio, etc.)

– la administración del proyecto

• Apoya las actividades de mejora continua de procesos que sean

emprendidas por la organización ejecutante.

• Esta ligada a las actividades generales de gestión de calidad de la

organización (procesos y costos).



Pero los proyectos involucran procesos administrativos y de desarrollo del producto

• La “triple” restricción – Tiempo, costo, alcance (con calidad)

• Lista Extendida de Restricciones: – Tiempo,

– Costo,

– Alcance,

– Calidad (del producto y del proyecto),

– Recursos,

– Riesgos (accidentes, seguridad, etc.)

– ¿Otros?

Responsabilidad del Líder y de su Equipo

• El líder del proyecto y su equipo deben:

– Identificar los requerimientos del proyecto

– Abordar las necesidades, inquietudes y requerimientos de los stakeholders.

– Establecer y mantener una comunicación activa, efectiva y colaborativa

entre los stakeholders.

– Balancear las restricciones del proyecto que incluyen: el alcance, la calidad,

el tiempo, el presupuesto, los recursos y el riesgo, entre otros.

– Gestionar a los stakeholders hacia el cumplimiento de los requisitos y el

desarrollo de los entregables.

– Seleccionar los procesos de gestión apropiados y

el grado de rigor apropiado para cada proceso.



Los mitos de la Calidad en Proyectos


Procesos de Gestión de la Calidad

(dos enfoques)

PMI PMBOK® Guide

• Planeación de la calidad

• Realizar el aseguramiento

de la calidad

• Control de calidad

Trilogía de Juran

• Planeación de la calidad

• Control de calidad

• Mejoramiento de la

Calidad

Source: Juran’s Quality Handbook, 6th Edition PMI, PMBOK®, 5th Edition


Aseguramiento vs. Control de Calidad

• El aseguramiento propone los métodos y las actividades de

calidad que serán realizadas y vigila que se apliquen

adecuadamente.

• El control revisa la calidad de los entregables, monitorea los

procesos de desarrollo del proyecto, y decide que hacer con los

resultados.

Observación:

– El control de calidad aplica las acciones definidas por el

aseguramiento de calidad.




Metodología propuesta para gestionar la calidad

Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC

AC = Aseguramiento de la Calidad MC = Mejora Continua CC = Control de la Calidad

Copyright © 2015 Gabriel Barraza E.

Los Procesos de “nuestra” Metodología

1. Planeación de la calidad

– plan de control de calidad

– plan de aseguramiento de la calidad

– plan de mejora de la calidad

2. Control de calidad

3. (Realizar el) Aseguramiento de la calidad

Observación:

– La “Planeación de la Calidad” es una actividad de “Aseguramiento de la

Calidad” en sí misma


Tema 2

Planificación de la Calidad (PMI)

• Es la identificación de los requisitos y/o estándares de calidad para el

proyecto y sus entregables, así como de la documentación que

demostrará el cumplimiento de los requisitos de calidad del proyecto

• Debe incluir los planes de:

– Aseguramiento de la Calidad (actividades de control y aseguramiento)

– Mejora Continua de Procesos.

• La principal ventaja de este proceso es que proporciona orientación y

dirección sobre cómo se gestionará y como será validada la calidad a

través del proyecto



Desarrollo del Plan de Gestión de la Calidad

• Es parte del plan del proyecto

• Dependiendo de la complejidad y los requerimientos del proyecto,

puede ser formal o informal, detallado o escueto.

• El formato puede ser especificado por la organización

• Se pueden tomar plantillas y adaptarlas para que sean acordes a la

política de calidad de la empresa.


Contenido del Plan de Gestión de la Calidad • Descripción general del proyecto

• Política de calidad

• Identificación de clientes

• Identificación de requerimientos y métricas

• Estándares y especificaciones aplicables

• Plan de actividades de control de calidad

• Plan de actividades de aseguramiento de calidad

• Plan de actividades de mejora continua

• Roles y responsabilidades de las actividades de calidad

• Presupuesto de las actividades de calidad



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Descripción del Proyecto

• Describe en forma general el proyecto

• Declara los objetivos del proyecto

– Alcance

– Duración

– Costo

• A menudo contiene detalles de aspectos técnicos y otras situaciones

que pueden afectar a la planificación de la calidad.


La Política de Calidad

• Establece los principios básicos que deben regir la implementación del

sistema de gestión de la calidad del proyecto.

• Se puede utilizar la política de la organización, o desarrollar una específica

para el proyecto. Por Ejemplo:

– "Vamos a construir barcos buenos; obteniendo ganancias

si podemos, perdiendo dinero si debemos hacerlo, pero

siempre buenos barcos “ . (Collis P. Huntington, Newport

News Shipbuilding and Dry Dock Company, 1893)

• Las necesidades del proyecto pueden exigir una política de calidad más

específica que una política organizacional de calidad.

• Se describen también la metodología de gestión de calidad y los

enfoques de calidad que se usarán en el proyecto.



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Los clientes

• Son la base del Plan de Gestión de Calidad

• Si el equipo no identifica a todos los clientes potenciales, se corre el riesgo de no identificar todos los requerimientos del proyecto.

• Diferentes tipos de clientes:

– Externos:

el cliente que paga, proveedores, usuarios finales

– Internos:

los que pertenecen a la organización

– Ocultos:

stakeholders no involucrados, preocupados por el resultado


Identificación de Clientes

• Analizar el contrato

– Revela a los clientes externos (el cliente y proveedores clave)

• Analizar el uso del producto (quién, cómo)

– Revela usuarios finales y posibles clientes ocultos

• Analizar el equipo del proyecto y la organización

– Revela los clientes internos

• Analizar el plan del proyecto

– Confirma a clientes internos identificados y agrega otros no

identificados.


• Teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, vamos a

establecer una lista de solo cinco clientes:

1. El Estado de Dakota (cliente externo)

2. La División de Desarrollo de Hardware de JCN Networks (interno)

3. Los usuarios (ocultos)

4. La Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) (cliente oculto)

5. La junta de ciudadanos preocupados/afectados (cliente oculto)

Caso de Estudio – Dakota Wireless Network

Ejemplo 1

• Lea la descripción del caso de estudio

• Identificar a los clientes de este proyecto y clasifíquelos

como:

– Externos

– Internos y

– Ocultos

Copyright © 2014 J. Ross Publishing Inc.


Ejercicio 1

A. Leer el caso asignado por el instructor

B. Desarrollar una lista de al menos cinco clientes del proyecto

C. Clasificar los clientes identificados como:

– Externos

– Internos y

– Ocultos

• Documentar la información anterior en la Plantilla de Plan de Calidad



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Identificación de Requerimientos

• Los clientes son la fuente de los requerimientos

• Analizar la siguiente información:

– Descripción del Proyecto

– Contrato

– Elementos del proyecto y de la organización

(Proveedores y subcontratistas)

– Usuarios y grupos afectados

– Agencias regulatorias

– Las agencias gubernamentales

– Grupos de interesados


Características de los Requerimientos

• Los requerimientos son expresados en forma general

– Ejemplo: “Línea sensible de servicio al cliente"

• Pueden estar explícitos en:

– Contrato,

– Reglamentos

– Especificaciones de desempeño, de diseño y/o funcionales

– Administrativo

• Puede ser implícitos o no declarados

– Usuarios, grupos afectados, los grupos interesados

• Deben ser medibles de alguna manera (con métricas)


Identificando los Requerimientos

• Puede requerir investigación, entrevistas, análisis

• Involucrar al equipo

– "Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros“

• Involucrar al cliente

– Entrevista, recopilar información

– Analizar necesidad, definir requerimiento

– Revisar con el cliente

• Esperar que pueden cambian con en el tiempo


Recomendaciones sobre los Requerimientos

• Definir los clientes y los requisitos antes de terminar el diseño y el

plan del proyecto.

• Si no se hace, el plan puede llevarnos a algún lugar a donde no

queremos ir.


• Para efectos del caso de estudio, consideraremos los siguientes requisitos identificados:

– Disponibilidad de acceso

– Velocidad

– Confiabilidad

– Amigable con el medio ambiente

– Cumplir con regulaciones

• Identificar los requerimientos de los clientes del proyecto

• Considere todos los tipos de clientes posibles


Ejemplo 2



Métricas y Definiciones Operativas

• Métrica: Un medio de medición para

determinar el grado de cumplimiento de

los requerimientos.

• En ocasiones no esta claro en que

consiste la métrica del requerimiento y es

indispensable establecer una definición

operativas

• Definición Operativa: Explica qué cosa

es el requerimiento y cómo se mide.


Requerimientos y Métricas del

Desempeño del Proyecto

• Ejemplos de requerimientos:

– Terminar el proyecto dentro

de presupuesto

– Terminar el proyecto a

tiempo

– No sobrepasar los recurso

establecidos

– Controlar cambios en el

alcance

• Ejemplos de métricas

– Índice de desempeño de

Costo

– Variación en la fecha de

terminación

– Horas de trabajo excedidas

en el período de control

– Número de solicitudes de

cambio aprobadas


• Requerimiento: “Línea sensible de servicio al cliente“

• Definición Operativa: La cantidad de tiempo antes de que una

llamada es contestada expresada en número de timbres medido por

el sistema telefónico automatizado de datos.

• Métricas:

– número de llamadas contestadas al primer timbre en 24 horas

– porcentaje de llamadas contestadas al primer timbre en 24 horas

- Desarrollo de la métrica de un requerimiento –

Ejemplo 3



Ejercicio 2

A. Desarrolla una lista de al menos cinco requerimientos que

pueden ser asociados con el proyecto. Al menos uno de ellos

debe estar relacionado con la administración del proyecto.

B. Desarrollar las métricas para tres de los requerimientos

identificados. Al menos uno de ellos debe estar relacionado con

la administración del proyecto.

C. Desarrollar una definición operativa para uno de los

requerimiento identificados cuya métrica no sea obvia o clara.

Utilice la Plantilla del Plan de Calidad para documentar el desarrollo

del ejercicio



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Estándares y Especificaciones

- Definición de términos -

• Estándar

– La forma prescrita de realizar un proceso

• Especificación

– Un objetivo explícito que se debe cumplir en un

proceso o en un entregable

• Los estándares y las especificaciones son la base

del plan del aseguramiento de la calidad.


Estándares de Procesos

• Los estándares guían la implementación del proyecto, establecen

como se llevan a cabo los procesos

• El equipo del proyecto identifica cualquier estándar o norma de

aplicación del área específica que puedan aplicarse al proyecto

• Fuentes para su consideración

– Normas ISO, por ejemplo, 9.000, 14.000, 21.500, 31.000, otros

– Normas nacionales ANSI

– Guía del PMBOK®

– Estándares del PMI

– IEEE u otras normas profesionales

– Estándares de la organización; formas de hacer negocios


http://www.pmi.org/pmbok-guide-and-standards/practice-standards.aspx











Requerimientos vs. Especificaciones

• Los requerimientos pueden indicarse en general

• Las especificaciones deben ser exactas

• Las métricas proporcionan el enlace entre los requerimientos y las

especificaciones.


Recomendaciones sobre Especificaciones


• Si no se cumples con las especificaciones, estás en incumplimiento

• Si quieres completar el contrato, cumple las especificaciones del

contrato

• Si quieres ganar el próximo contrato, cumple o supera las

expectativas de los clientes

Desarrollo de las Especificaciones

- Procedimiento - • Paso 1: Identificar el requerimiento.

• Paso 2: Usando la definición operativa, seleccionar la métrica del

requerimiento.

• Paso 3: Desarrollar un valor específico (especificación) de la

métrica contra el que va a medir el requerimiento para determinar

su éxito.

– Puede ser proporcionado por el cliente

– Puede requerir la coordinación con el cliente


• Requerimiento:

– " Línea sensible de servicio al cliente“

• Definición Operativa: – Cantidad de tiempo antes de que una llamada es contestada expresado en

número de timbres, medida por el sistema telefónico automatizado de datos.

• Métrica: – % de llamadas contestadas al primer timbre

• Especificación (específica y medible):

– “Respuesta del 90% de las llamadas de servicio al primer timbre“

- Desarrollo de la especificación de un requerimiento –

Ejemplo 4




Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Plan de Actividades de Control

• Lo que se debe hacer para determinar si los entregables están

cumpliendo con las especificaciones de calidad.

• Lo que se debe hacer para comparar el desempeño real del proyecto

(tiempo, costo, recursos, comunicación, etc.) contra lo planeado

según la definición de sus requerimientos.


Plan de Actividades de Control

– Control de Calidad de los entregables

• Componentes dónde se aplicará el control

• Actividades de control de calidad y su frecuencia

• Listas de verificación de calidad de los entregables

• Herramientas de control de procesos de desarrollo de entregables

– Control de Calidad del desempeño del proyecto

• Procesos dónde se aplicará el control

• Actividades de control de calidad y su frecuencia

• Listas de verificación de calidad del desempeño del proyecto

• Herramientas de control del desempeño del proyecto


Costo de la Calidad

– Buscar el balance de los costos de prevención y de evaluación con

los costos de fallas. Debe ser menor que..

<

Planeación de las actividades de control

- Procedimiento -

1. Seleccione la especificación correspondiente

2. Usando la definición operativa del requerimiento, definir una actividad

para recopilar datos y comparar los resultados con la especificación.

3. Definir y proporcionar recursos

4. Asignar la responsabilidad a alguna persona o entidad específica

5. Incluir la actividad en un plan de aseguramiento de la calidad


Plan de Control de la Calidad

• Puede usarse algún formato existente de la organización

• Se recomienda incluir en el formato una columna que especifique la “evidencia” de la aceptación del requerimiento.

WBS Ref

Requirement Specification Assurance Activity

Schedule Responsible Entity

(from customer) (specific and measureable)

(what?) (when?) (who?)



• Requerimiento: (general)

– " Línea sensible de servicio al cliente“

• Especificación: (específica y medible)

– "Respuesta al 90% de las llamadas de servicio dentro del primer timbre”

• Actividad de Control: (medidas que deben adoptarse)

– Medir el % de llamadas contestadas al primer timbre durante 48 horas

• Programación: (momento de la actividad)

– Realizar la prueba en la etapa estable del servicio

• Responsable: (persona que se asegurará de que la actividad se realice)

– Director de la División de Desarrollo de HW de JCN Networks

• Evidencia: (documento u otro artículo de referencia del cumplimiento)

– Registro de llamadas aprobado por representante del Estado de Dakota

- Planeación de Actividades de Control -

Ejemplo 5



Ejercicio 3

A. Desarrollar las especificaciones para dos de los requerimientos del

proyecto. Uno debe estar relacionado con el desempeño del

proyecto.

B. Definir una actividad de control de calidad para cada especificación

obtenida en el punto anterior.

C. Completar una línea en la plantilla del plan de control de la calidad

para cada actividad del punto anterior.

Utilice la Plantilla del Plan de Calidad para documentar el desarrollo del

ejercicio



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Plan de Actividades de Aseguramiento

• Incluir un plan de auditorías para asegurar (1) que los estándares establecidos (para los procesos de desarrollo de producto y de gestión de proyectos) se están siguiendo y (2) que las actividades de control se estén llevando a cabo y que se estén obteniendo los resultados esperados.

• El plan debe incluir: – Procesos y actividades que serán auditados

– Responsable(s) de las auditorías

– Frecuencia de las auditorias

– Formato de reporte de resultados de auditorías


Plan Actividades de Mejora Continua

• Detalla los pasos para mejorar los procesos de gestión del

proyecto y de desarrollo del producto para incrementar su valor.

– Generalmente se adopta el ciclo de Deming.

• El plan puede incluir:

– Procedimiento propuesto para mejorar los procesos.

– Descripción de los procesos a ser analizados durante el

proyecto.

– Responsable(s) de la mejora de procesos

– Lista de herramientas propuestas de mejora continua

(ver Apéndice)


Procedimiento para la Mejora de Procesos 1. Describir el proceso

2. Determinar la oportunidad de mejora

3. Tomar información sobre el proceso

4. Analizar la información levantada

5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso

6. Aplicar las acciones correctivas

7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas

8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del

Proceso


Describiendo el Proceso a ser Mejorado

• La descripción debe cubrir los siguientes aspectos: – Límites del proceso. Describa el propósito del proceso, el

inicio y el final del proceso, sus entradas y salidas, el propietario del proceso y los actores del proceso.

– Configuración del Proceso. Proporciona una representación gráfica del proceso para facilitar el análisis, identificando las interfaces con otro procesos.

– Métricas del proceso. Junto con los límites de control, permite el análisis de la eficiencia del proceso.

– Objetivos para mejorar el rendimiento. Orientan las actividades de mejora de procesos.


Tema 3

Control de Calidad • Proceso de monitoreo y documentación de los resultados de la

ejecución de las actividades de calidad para medir el desempeño y

recomendar cambios.

• Los resultados de las actividades de calidad incluyen:

– los resultados del producto (entregables) y

– los resultados de gestión del proyecto (tales como el desempeño

de costos y de la programación).

• Si las mediciones reales no cumplen con los estándares o

especificaciones, entonces se debe tomar alguna acción. Esto se

puede hacer en las reuniones regulares de seguimiento del proyecto

o según sea necesario a lo largo del proyecto. PMI, PMBOK®, 5th Edition



Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC



Desarrollando el Control de Calidad


Papel de Inspección

• La calidad debe ser planeada, no solo inspeccionada

• La inspección se realiza durante el proceso, no sólo al final del

proceso

• La inspección determina la conformidad

• La inspección puede incluir:

– Medición

– Verificación

– Pruebas


Resultados del Control de Calidad

• Los resultados de este proceso pueden ser:

1. La confirmación de que todo está bien (las especificaciones de

los productos y del desempeño del proyecto son satisfactorios)

2. Bases para acciones correctivas o de mejora (corregir el desvío

existente con respecto al plan, identificar y eliminar la causa del

desvío)

3. Retroalimentación para el aseguramiento de la calidad (por

ejemplo, datos de alguna auditoría de aseguramiento de

calidad para determinar si el sistema de calidad se lleva a cabo

como se planeó)


Identificación de Causas Raíz

• De debe buscar la(s) causas raíz del problema preguntando

sucesivamente “por qué” se presenta cada causa.

• Se supone que preguntando 5 porqués se llegará a la causa raíz

• Al solucionar la causa raíz, se pueden resolver todos los problemas

derivados de manera sucesiva hasta llegar al problema original.


Buscando las Causas Raíz en el Ishikawa

1. Encuentre las causas primarias ¿Porqué ocurre este problema?

2. Encuentre la causa secundaria ¿Porqué ocurre esa causa?

3. Repita la pregunta anterior hasta llegar a la causa-raíz del problema.

No Olvidar el Sentido Común

Utilizar grandes herramientas estadísticas en el análisis de causas, algunas veces nos pueden alejar de la causa real del problema.

El sentido común debe ser considerado siempre

Herramientas de Control de Calidad

• Puede implicar el uso de herramientas especializadas que

monitorean datos a lo largo del tiempo:

– Gráficas de Desempeño del proyecto

– Diagramas de Control de Procesos

• El control de calidad puede ser simplemente una

comprobación usando:

– Matrices de Cumplimiento (listas de verificación)


Gráfica de Desempeño del Costo del Proyecto


Ejemplo: Gráfica de control del desempeño

del Programa de un Proyecto

Diagramas de control de procesos

(ver Apéndice) • Para los procesos repetitivos, los límites de control se establecen

generalmente a ± 3 s con respecto a media.

• Los gráficos de control se puede utilizar para controlar varios tipos de

variables de salida.

• Se utilizan con mayor frecuencia para rastrear las actividades

repetitivas de la fabricación de productos.

• También se pueden usar para controlar las variaciones de costos y el

calendario, el volumen y la frecuencia de los cambios de alcance, u

otros resultados de gestión para ayudar a determinar si los procesos

de gestión de proyectos están en control .


Herramientas comúnmente usadas

- Matriz de Cumplimiento -

• Propósito: Asegurar que se cumple con los requerimientos

– Puede ser una lista de verificación sencilla o más completa

– Formato:



Actividad Planeada

Ref. Requerimiento Respuesta Hecho Fecha Contacto

1. Requerimientos Obligatorios

1.a Operaciones a no más de 20

millas del DDOC

- Identificar 3 posibles lugares

- Establecer cartas de intención con los propietarios

- Incluir las cartas de intención en un apéndice de

la propuesta

NO 18/8 G. Johns

Ext. 5919

1.b 80% de todo el trabajo

(excepto la instalación en el

lugar) debe ser realizado por

empleados del lugar de

operación de Dakota

- Asignar suficiente personal en la operación de

Dakota

-Reportar el % de las horas pagadas localmente en

cada reporte de avance mensual

- Requerir la autorización del PM de la contratación

de horas foráneas

NO 18/8 J. Dewar

Ext. 5205

1.c Todo el personal de Admón.

del Programa y de Admón. de

Proyectos debe tener la

certificación PMP

- Contratar solo PMs que sean certificados como

PMP

- Exigir al personal la certificación PMO antes de

ser asignado como PM

NO 18/8 R. Fitts

Ext. 5860

• Desarrolle una matriz de cumplimiento para los siguientes requerimientos

obligatorios incluidos en la solicitud de propuestas (RFP) del proyecto.

1. El contratista establecerá un lugar de operaciones a no más de veinte millas de la

sede del Departamento de Comunicaciones de Dakota.

2. Al menos el 80 por ciento de todo el trabajo realizado en virtud de este contrato,

medido por horas de mano de obra facturados, se llevará a cabo por empleados del

contratista asignados para trabajar en el lugar de las operaciones.

3. Todos los empleados asignados a la administración del proyecto deberán estar

certificados como PMP® por el PMI.


Ejemplo 6

Nota: Las propuestas que no cumplan con todos los requerimientos obligatorios serán rechazadas.



Ejercicio 4

A. Incluir el formato de la matriz de cumplimiento en el plan de gestión

de la calidad de su proyecto.

B. Realizar dos entradas en la matriz de cumplimiento para dos

actividades de aseguramiento de la calidad de su proyecto.

Utilice la Plantilla del Plan de Riesgos para documentar el desarrollo del

ejercicio


Tema 4

Aseguramiento de la Calidad

• Guía PMBOK ®: Es el proceso de auditar los requerimientos de

calidad y los resultados de las medidas de control de calidad para

garantizar que se utilicen los estándares de calidad y las definiciones

operacionales apropiados .

• ISO 9000: Es la parte de la gestión de la calidad enfocada en

proporcionar confianza en que los requerimientos de calidad se

cumplirán.

– Ampliado esto al contexto del proyecto ...

Incluye además el conjunto de actividades que proporcionan la

confianza de que el desempeño del proyecto se ajustará a los

requerimientos del proyecto


Aseguramiento de la Calidad y

la Mejora Continua • El Aseguramiento de la Calidad también proporciona un paraguas

para la mejora continua del proceso.

• El proceso de mejora continua busca reducir los “desperdicios” y

eliminar las actividades que no agregan valor. Esto permite que los

procesos operen con mayores niveles de eficiencia y eficacia.




Control de la

Calidad

Actividades

de CC

Aseguramiento

de la Calidad

Actividades

de AC

Actividades

de MC

Otros Procesos

Descripción

del Proyecto

Política de

Calidad

Planeación de la

Calidad

Clientes

Requerimientos

y Métricas

Estándares y

Especificaciones

Plan de CC

Planes de AC y MC




• Contesta a las preguntas:

– ¿Estamos usando los estándares de calidad?

– ¿Podemos mejorar el estándar?



• Incluye Auditorías de Calidad para:

– Asegurar el cumpliendo de las políticas de la empresa, normas y

procedimientos

– Determinar si se utilizan de manera eficiente y efectiva

– Verificar que las mejores prácticas se están implementando

– Identificar todas las deficiencias

– Buscar nuevas lecciones aprendidas y buenas prácticas

• Incluye además el Análisis de Procesos para:

– Resolver problemas

– Mejora Continua


Las Auditorías de Calidad • Un proceso estructurado e independiente para determinar si las actividades

del proyecto cumplen con las políticas organizacionales y de proyectos, con

los procesos y procedimientos. (Guía del PMBOK®).

• Es el principal mecanismo para determinar la eficacia de las actividades de

aseguramiento de la calidad.

• Pueden ser:

– Aleatorias o programada;

– Realizadas por equipos internos o externos

• Puede utilizar los resultados del control de calidad para determinar si las

actividades de aseguramiento están teniendo el efecto deseado

• Son fuente de lecciones aprendidas


La Mejora Continua

• Obtener mejoras de calidad incluye tomar acciones para incrementar

efectividad y eficiencia de:

– Políticas.

– Procesos.

– Procedimientos.

• Se implementa siguiendo algún proceso como el círculo de Deming

(Plan – Do – Check – Act)

• Se sigue el procedimiento establecido durante la planeación para la

mejora de los procesos.


• Captura y Análisis de

Datos

– Hoja de captura de datos

– Gráficas (barras y círculos)

– Histograma

– Diagrama de Pareto

– Diagrama de dispersión

• Planeación

• Benchmarking

• Lluvia de ideas.

• Diagramas de Afinidad

• Análisis de fuerzas.

• Análisis costo beneficio

• Diseño de experimentos

Herramientas de Calidad

y Mejora Continua


• Toma de Decisiones:

– Diagramas de matrices

– Técnica del grupo nominal

– Matrices de priorización

– Diagrama de proceso de

decisión (AHP)

– Diagrama de árbol

• Análisis de Procesos

– Diagrama causa-efecto

– Diagramas de flujos

• Control de Procesos

– Listas de Control

– Auditorias

– Gráficas de desempeño

– Diagramas de control de

procesos


Herramientas de Calidad y Mejora Continua

A. Mediante un juego de roles, leer el caso de “La insatisfacción de la

empresa VIP” para conocer ejemplos de aplicación de herramientas

de calidad y mejora continua.

B. Tres alumnos tomarán el papel del “narrador”, de Jim y de Bob.

C. Los papeles se irán cambiando en la explicación de cada

herramienta

Dinámica (si el tiempo lo permite)



Calidad, Riesgos y Oportunidades

Gestión de la Calidad

- Apéndice -

Herramientas de Calidad y Mejora Continua

Gabriel Barraza


Objetivos

• Administrar la calidad de proyecto utilizando herramientas y técnicas probadas.

• Contar con una “caja” de herramientas de calidad que se puedan utilizar durante la ejecución de un proyecto.

• Conocer estas herramientas en un orden lógico de uso.


Subtemas

A1. Herramientas de captura y análisis de datos

A2. Herramientas de análisis de procesos

A3. Herramientas de planeación

A4. Herramientas de toma de decisiones

A5. Herramientas de monitoreo y control


Subtema 1

Herramientas de captura y análisis de datos


Herramientas de captura y análisis de datos

• Hoja de control o de captura de datos

• Gráficas

• Histograma

• Gráfica de Pareto

• Diagrama de dispersión


La Hoja de Control o de Captura de Datos

• Se usa para registrar la información en el momento en que se está recabando.

• Es una tabla donde se registran los datos de una manera sencilla y directa.

• No es lo mismo que lista de verificación (check list)


Hoja de Control o de Captura de Datos Ejemplo:


Las gráficas

• Objetivo: Organizar, resumir y presentar los datos de manera clara.

• Procedimiento: • Definir eventos y datos.

• Diseñar el gráfico.

• Colectar datos (si aún no se ha hecho)

• Introducir datos.

• Ishikawa recomienda las siguientes gráficas • Graficas de barra

• Graficas circulares


La Gráfica de Barras

50 100 150 200250 300 350 400 450500 550 600 650 700

$Thousands

1st Qtr

2nd Qtr

3rd Qtr

4th Qtr

Total

Project Budget and Expenses

Budget Expenses

• Un grafico de barras muestra como los datos cambian con

el tiempo y como elementos separados se relacionan unos

con otros.

105 Copyright © 2014 J. Ross Publishing Inc.

La Gráfica Circular

HS Grad 24%

Bachelor's 20%

Master's 37%

Doctorate 19%

Project Team Education Levels

• Una grafica circular o gráfica de pie, muestra como los

elementos se comparan unos con otros y, especialmente como

los elementos independientes forman un todo.


El Histograma

• Un histograma es un tipo de gráfica de barras que separa a los datos en rangos que abarquen desde un limite inferior a uno superior.

• Propósito: Resumir los datos y mostrar su distribución de frecuencias, su tendencia y su variabilidad

• Procedimiento: • Seleccionar mediciones: velocidad, dimensiones, etc.

• Colectar datos.

• Preparar tabla de frecuencias.

• Diseñar histograma (intervalos de clase y ancho)

• Dibujar histograma.

• Interpretar datos.


Construyendo el Histograma (ejemplo) Tabla de frecuencias:

• Se tienen 50 datos de tiempos de procesamiento de propuestas de proyecto

Days Contracts Days Contracts Days Contracts Days Contracts Days Contracts

16 1 26 0 36 1 46 0 56 0

17 0 27 0 37 0 47 0 57 0

18 0 28 1 38 2 48 2 58 1

19 0 29 0 39 0 49 0 59 0

20 1 30 1 40 4 50 0 60 0

21 0 31 0 41 0 51 1 61 0

22 0 32 2 42 2 52 0 62 0

23 0 33 0 43 0 53 0 63 0

24 1 34 1 44 0 54 3 64 0

25 0 35 0 45 0 55 0 65 1


Construyendo el Histograma (ejemplo) Intervalos de clase y ancho de clase:


Construyendo el Histograma:. El resultado

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

16-25 26-35 36-45 46-55 56-65

Nu

mb

er o

f C

on

trac

ts

Processing Time (Days)


El Diagrama de Pareto

• Es una gráfica de barras que ilustra las causas de un problemas por orden de frecuencia de aparición, de costo o de duración.

• Ilustra el Principio 80/20 = Ley de Pareto

• El 80% de los problemas se debe al 20% de las causas

• Separa los “pocos críticos” de los “muchos no críticos”


Construyendo un Diagrama de Pareto:

• Los datos son ordenados de manera descendente de izquierda a derecha.

• Escala izquierda: frecuencia

• Escala derecha: porcentaje (mapeado a la frecuencia)

• Curva de porcentaje acumulativo. • Se obtiene de la suma sucesiva de los valores de las barras, de

izquierda a derecha y dividiendo entre el total.

• Localiza el punto del 80% que separa los poco críticos, el menor número de causas que eliminara la mayor parte de los defectos.


Diagrama de Pareto Ejemplo: • El departamento de ventas de un fabricante de materiales

de empaque tiene registrada una lista de las quejas que se han recibido durante el último mes.

Tipo de queja

No. Total Composición Porcentaje

Acumulado de quejas Acumulado Porcentual

A) Entregas fuera de tiempo 25 25 35.71 35.71

B) Calibre fuera de

especificaciones 23 48 32.85 68.56

C) Material sucio y

maltratado 7 55 10 78.56

D) Material mal embalado 6 61 8.57 87.13

E) Dimensiones fuera de

especificaciones 3 64 4.28 91.41

F) Inexactitud en cantidades 2 66 2..85 94.26

G) Mala atención del

personal 1 67 1.42 95.68

H) Maltrato del material por

transportistas 1 68 1.42 97.7

I) Fallas en documentación 1 69 1.42 98.52

J) Producto con códigos

equivocados 1 70 1.4 99.94 113

1

2

3

6

7

23

25

78.56

87.13

95.68

97.7

99.94

35.71

68.56

91.41

A B C D E F G H I J

94.26

98.52

%

A

C

U

M

U

L

A

D

O

N

O

D

E

Q

U

E

J

A

S

50

Tipo de queja

A) Entregas fuera de tiempo

B) Calibre fuera de

especificaciones

C) Material sucio y

maltratado

D) Material mal embalado

E) Dimensiones fuera de

especificaciones

F) Inexactitud en cantidades

G) Mala atención del

personal

H) Maltrato del material por

transportistas

I) Fallas en documentación

J) Producto con códigos

equivocados

Diagrama de Pareto Ejemplo:


Diagrama de Pareto: Frecuencia vs valor de los datos

• En algunos procesos, el valor del defecto es más importante que la frecuencia.

• Ejemplo:

• En una línea de ensamblaje de automóviles, de cada 100,000 autos se tienen 17 con luces traseras defectuosas (costo: $20 c/u)

• De cada 100,000 autos, se tiene uno con transmisión defectuosa (costo $2,000 c/u)

• El diagrama de Pareto mostraría el valor de los defectos, no su frecuencia.


El Diagrama de Dispersión o Correlación

• Diagrama que muestra la relación entre 2 variables

• Indica si dos variables (factores o

características de calidad) están relacionados.

• Proporciona la posibilidad de reconocer relaciones Causa/Efecto entre dos variables .


Tipos de relaciones entre dos variables


Diagrama de dispersión Ejemplo:

Diagrama de dispersión

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0 10 20 30 40 50Clima

# F

all

as

118

• Relación entre el número de fallas y el clima

• Se observa una tendencia del incremento del número de fallas con el incremento de la temperatura.


Subtema 2

Herramientas de Análisis de Procesos


Herramientas de Análisis de Procesos

• Diagrama causa-efecto

• Diagramas de flujos


El Diagrama Causa - Efecto

Máquinas

Materiales

Métodos

Energía

Personal

Comunicación

Pesadas

Molduras

Livianas Pintura

Secuencia

Proceso

Informalidad

Demora

Capacitación

Compromiso Electricidad

Gas

Tanque

defectuoso

121

• Conocido como diagramas de Ishikawa o de espina de pescado

• Identifica todas las posibles causas de un problema, incluyendo las causas raíz.


El Diagrama de Flujo o de Proceso

• Es un diagrama que muestra la secuencia de las actividades o pasos que se deben seguir al realizar un proceso.

• Para facilitar su análisis se pueden usar símbolos especiales para representar actividades o pasos de diferente tipo.


Diagrama de flujo Simbología estándar.

Dirección del flujo

Preparar plan para el

control de calidad

Decisión Sí

No

A

Conector Actividad en el proceso

INICIO / FIN


1. Realizar entrevistas

INICIO

2. Evaluar a los candidatos

4. Informar los resultados

¿Es necesario volver a

citar a algún candidato?

FIN

3. Realizar la selección

¿Tiene antecedentes en

trabajos similares?

NO

SI

NO

SI Verificar

antecedentes

Realizar nueva

entrevista

Diagramas de flujo Ejemplo: proceso de selección de personal

124

Tema 3

Herramientas de planeación


Herramientas de planeación

• Estudios Comparativos (benchmarking) • Lluvia de ideas. • Diagramas de Afinidad • Análisis de campo de fuerzas. • Análisis costo beneficio • Diseño de experimentos (DOE)


El Análisis Comparativo (benchmarking)

• El benchmarking implica la comparación de prácticas reales o planeadas del proyecto con las de otros proyectos con el fin de generar ideas para mejora y proporcionar un estándar para medir el desempeño.

• Los otros proyectos pueden estar dentro de la organización o fuera de ella, y puede ser de la misma área o de otra área de aplicación.


El Análisis Comparativo (benchmarking) Ejemplo: Benchmarking de software de administración de proyectos para la industria de la construcción.

• Especializado: Software de administración de proyectos, diseñado específicamente para la industria de la construcción.

• Genérico: Software diseñado para cumplir con las necesidades de la administración de proyectos en general.

• Propio: Software personalizado y elaborado desde cero para el participante de la encuesta.

• Manual: Sin uso de software; los proyectos son manejados usando correo electrónico, fax, teléfono u otros medios.


La Lluvia de ideas.

• Objetivo: Generar ideas creativa y eficientemente en gran cantidad, libres de crítica.

• Procedimiento: • Identificar y definir la problemática a resolver.

• No hay criticas, aclaraciones, definición de prioridades o discusiones durante la generación de ideas.

• Clarificar y eliminar duplicados cuando el proceso sea terminado.


El Diagrama de afinidad.

• Objetivo: • Organizar y resumir ideas o problemáticas no estructuradas.

• Procedimiento: • Escribir ideas en post-its y ponerlas en la pizarra.

• Una a una, los miembros del equipo acomodan las notas dentro de grupos.

• Si se cree que una idea pertenece a dos grupos, crear un duplicado de la idea (del Post-it)

• Una vez terminada la agrupación, discutir y resolver los conflictos.

• Crear nombres para cada grupo.


El Diagrama de afinidad Ejemplo: agrupación de las ideas generadas en una lluvia de ideas


El Análisis de campo de fuerza

• Objetivo: Identificar las fuerzas y factores que ayudan o dificultan el resolver un problema.

• Procedimiento: • Definir el reto.

• Identificar las fuerzas que ayudan y dificultan la solución. • Asumir que las fuerzas están en equilibrio. Esto sin

necesidad de que sean iguales en número • Desarrollar planes de acción que mejoren las fuerzas de

apoyo o debiliten las fuerzas que dificulten la solución. • Aplicar las acciones para cambiar el balance.


Análisis de campo de fuerza Ejemplo:

133

El Análisis costo - beneficio

• Se debe considerar el balance entre los beneficios y los costos de la calidad.

• Beneficio principal: es el menor retrabajo lo cual representa mayor productividad, menores costos y mayor satisfacción de los stakeholders.

• Costo principal: es el gasto asociado con las actividades de la gestión de la calidad del proyecto.

• Es axiomático que el beneficio de la calidad supera a su costo.


BENEFICIOS:

re-procesos

defectos

productividad

satisfacción cliente

COSTOS:

Prevenir

Evaluar

Fallas

135

Análisis Costo-Beneficio

• Para cada actividad de calidad se compara su costo contra el beneficio esperado.

• El beneficio siempre debe ser mayor que el costo 135

El Diseño de Experimentos

• El diseño de experimentos es un método estadístico que ayuda a identificar qué factores pueden influir en variables específicas.

• También ayuda en la optimización de productos o procesos

• Proporciona un marco estadístico para modificar solo los factores importantes en lugar de hacerlo uno a uno.

• Proporciona las condiciones óptimas para productos o procesos, resaltando factores que influencian resultados y revelando interacciones y sinergias entre factores.


Diseño de Experimentos Procedimiento:

137

Subtema 4

Herramientas de Toma de Decisiones


Herramientas de Toma de Decisiones

• Diagramas de matrices • Técnica del grupo nominal • Matrices de priorización • Diagrama de proceso de decisión (AHP) • Diagrama de árbol

139


Los Diagramas Matriciales

• Pretenden mostrar la fuerza de relaciones entre factores, causas y objetivos que existen entre las filas y columnas que forman la matriz.


La Técnica del Grupo Nominal

• Objetivo: Desarrollar un consenso sobre prioridades, libre de sesgo o influencia.

• Las entradas anónimas sobrepasan el sesgo del grupo o influencia social de otros; nivela el campo de juego.

• Sigue un proceso disciplinado, no es un enfoque al azar.

• Fomenta el compromiso, a través de la participación equitativa.


• De manera anónima, generar una lista de ideas.

• Reducir la lista a 50 o menos mediante votación. • Cada individuo identifica las mejores 20 0 25 (de forma anónima)

• Contar los votos en la lista, y eliminar aquellas con baja puntuación.

• Cada individuo crea una lista de prioridades. • Hasta 20 ideas, priorizar 4 (de mayor a menor prioridad: 4-3-2-1)

• De 21 a 35 ideas, priorizar 6.

• Mas de 36, priorizar 8.

• Contar prioridades individuales para identificar las prioridades globales.

Técnica del Grupo Nominal Procedimiento:


Técnica del Grupo Nominal Ejemplo: Priorización de ideas (cada individuo selecciona las mejores 4)


Las Matrices de Priorización • Ordena un conjunto de alternativas mediante una puntuación

matemática ponderando los criterios a ser considerados.


Las Matrices de Priorización Procedimiento:

145

Matriz de Priorización Ejemplo:


EL Diagrama de Proceso de Decisión (PDPC)

• Se utilizan para entender la relación de un objetivo con problemas potenciales y las alternativas para resolverlos.

• Identifica sistemáticamente lo que podría salir mal en el plan del proyecto. Mediante el uso de PDPC, se puede revisar el plan para evitar problemas o estar preparados con la mejor respuesta cuando estos se presenten.

• Cuando utilizarlos: • Antes de implementar un plan,

especialmente si el plan es largo y complejo.

• Cuando el plan debe ser completado en fecha.

• Cuando el costo de fracaso es elevado.


EL Diagrama de Proceso de Decisión (PDPC) Procedimiento:

• Desarrollar un diagrama de árbol del plan propuesto

• Para cada tarea en el tercer nivel, hacer una lluvia de ideas de lo que podría salir mal

• Revisar los posibles problemas y eliminar aquellos que son insignificantes

• Para cada problema potencial, hacer una lluvia de ideas posibles soluciones

• Decida lo práctico cada solución. Use criterios como el costo, el tiempo requerido, la facilidad de aplicación y eficacia.

• Marcar las soluciones poco prácticos con una X y las prácticas con un O.


EL Diagrama de Proceso de Decisión (PDPC) Ejemplo:


Los Diagramas de árbol

• Son útiles para establecer un valores esperados relacionados con las alternativas de decisión y seleccionar rumbos de acción

150

Subtema 5

Herramientas de monitoreo y control de procesos


Herramientas de monitoreo y control de procesos

•Listas de Control

•Auditorias

•Gráficas de desempeño

•Diagramas de control de procesos


Las Listas de Control (check list)

• Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos requeridos.

• Específica para componentes

• Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.

• En algunas áreas de aplicación, los checklists también están disponibles en asociaciones profesionales o proveedores comerciales de servicios.


Las Auditorías de Calidad

• Son una revisión estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas de:

• la organización,

• la calidad, y

• de los procesos y procedimientos establecidos

• Pueden ser programados o al azar.

• Pueden ser realizadas por personal entrenado propio o externo.

• Las auditorías pueden confirmar la implementación de solicitudes de cambio aprobadas que incluyen actualizaciones, acciones correctivas, reparaciones de defectos y acciones preventivas.

154


Las Gráficas de Desempeño

• Generalmente son gráficas de línea que muestra los puntos de datos en el orden en que ocurren.

• Representan la historia y el patrón de la variación en el desempeño del proyecto mostrando tendencias, variaciones, y declinaciones o incrementos en el tiempo.

• Se utilizan en el análisis de tendencias.

• Se usa para monitorear:

Rendimiento técnico. Rendimiento de costo y programa.

• Este análisis puede complementarse con técnicas matemáticas para pronosticar resultados futuros basados en datos históricos.


Gráfica de Desempeño Ejemplo: gráfica de línea.

Jan Feb Mar Apr May Jun

Budget 180 300 550 700 890 1000

Actual Cost 185 300 535 680 800 920

0

200

400

600

800

1000

1200

$ T

ho

usan

ds

"Burn" Chart

Presupuesto y Costos reales en los primeros meses del proyecto.


Los Diagramas de Control de Procesos

• Diagrama que sirve para examinar si un proceso se encuentra en una condición estable o inestable.

• Sirve como una herramienta de detección de problemas.

• Proporciona un método estadístico adecuado para distinguir entre causas de variación comunes o especiales de los procesos.


Aplicaciones de los Diagramas de control

• Se pueden usar tanto para controlar los procesos del producto como los procesos de la gestión del proyecto (GP):

• Ejemplos de aplicaciones en procesos del producto: • Verificar si el número de defectos encontrados en las

pruebas son aceptables o no, de acuerdo a los estándares de calidad de la organización.

• Ejemplos de control de procesos de la GP: • Variaciones de costo y del programa, • Índices de desempeño de costo y de programa, • Volumen y frecuencia de cambios de alcance, • Errores en los documentos de proyecto, • Etc.,


Diagrama de control Características:

• Objetivo: Monitorear, controlar y mejorar procesos a través del tiempo.

• Utilizado en procesos repetibles, donde se espera un rendimiento constante.

• Da a conocer la naturaleza de la variación en el proceso.

• Indica lo que se debe esperar. • Indica lo que queda fuera de las expectativas. • Es la “voz del proceso”. • Puede utilizar datos muéstrales para hacer

generalizaciones sobre la población.


Tipos de Diagramas de Control

• Los datos pueden ser atributos o datos numéricos.

• Existen ocho tipos de diagramas de control. El tipo de diagrama es determinado por el tipo de dato y tamaño de la muestra.


Diagrama de control Procedimiento

• Colectar datos iniciales.

• Graficar datos, determinar la media.

• Calcular desviación estándar () de los datos.

• Establecer limites de control a 3 de la media.

• Registrar nuevos datos y evaluar por los limites de control existentes.

• No cambiar los limites de control basados en nuevos datos, a menos que el sistema cambie.


Diagrama de Control Ejemplo:

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Sample

Nu

mb

er

of

de

fec

ts

Defects 17 8 9 10 6 7 9 16 7 10 14 8 6 8 16 11 5 11 12 9

MA MB MC MD TA TB TC TD WA WB WC WD ThA ThB ThC ThD FA FB FC FD

MEAN

UCL

LCL


Diagrama de Control Ejemplo (Interpretación):

• Los diagramas de control muestran el rango de variación que se puede esperar en un proceso con su desempeño actual.

• Cualquier valor dentro de los limites de control se puede esperar en el futuro siempre y cuando no cambie el sistema.

• Los valores entre los limites de control resultan de variaciones aleatorias (causa aleatoria)

• Los valores fuera de los limites de control resultan de una causa de variación especial (causas especificas)


Diagrama de Control Causas de variación:

• Causas aleatorias de variación

• Inherentes al sistema • Están presentes en todo proceso.

• Solo es posible eliminarlas mejorando el sistema. • En control estadístico son predecibles.

• Causas específicas (imputables o asignables) • Normalmente no deben estar presentes en el proceso. • Provocan variaciones significativas. • Algo diferente actúa y pone “fuera de control” al sistema. • Son impredecibles pero pueden (y deben) ser

identificadas y eliminadas.


Diagramas de Control Conceptos (Tolerancias vs. Límites de Control)

• Tolerancias: • Se determinan por las especificaciones del cliente

• El resultado es aceptable si se encuentra dentro del rango especificado por la tolerancia

• Los límites de control: • el proceso está bajo control si el resultado cae dentro de ellos

Tolerances


Diagrama de Control Conceptos (Capacidad del proceso):

• Si los requerimientos o especificaciones del cliente entran dentro de los limites de control, el proceso puede estar controlado, pero puede no ser “capaz”.

• Esta garantizado que se producirá cierto grado de defectos (variaciones que estan fuera de las especificaciones).

• El proceso determina los limites de control

• El cliente determina las especificaciones (requerimientos).


Diagrama de Control Proceso fuera de control (Interpretación):

• Datos fuera de los límites de control • Identificarlos y analizarlos,

• identificar y eliminar la causa.

• Datos dentro de los límites de control pero con variación no aleatoria

• Sugieren causas especificas de variación,

• Aplicar la regla de “los siete datos”


Diagrama de Control Regla de los siete datos:

• El proceso necesita ser examinado por problemas no aleatorios si se encuentran:

• Siete datos consecutivos en el mismo lado de la media. • Siete datos con incrementos o decrementos consecutivos

X = media

Límite de tolerancia

(Cliente)

Límite de tolerancia

(Cliente)

Límite control superior (UCL)

Límite control inferior (LCL)


Diagrama de Control Cumpliendo con las especificaciones:

• Los diagramas de control muestran “la voz del proceso”.

• Las especificaciones constituyen “la voz del cliente”

• Cuando un proceso no es capaz, siempre se debe mejorar el proceso para alcanzar las especificaciones; mover la voz del proceso en alineación con la voz del cliente.

• ¿Cómo?

• Reduciendo la variabilidad.


Bibliografía

• Project Quality Management (Why, What and How), Kenneth H. Rose, J.Ross Publishing, Second Edition.

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK ® Guide, Fifth Edition, PMI


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