Conciliacion Bancaria SAP

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    MANUAL DE USO GUIA DELPROCESO DE CONCILIACION BANCARIA EN SAP.

    Contenido

    INTRODUCCION:..................................................................................................................................2Operando transaccin FF67- Extracto de cuenta manual....................................................................3

    Paso 1- Creacin de archivo con FBL3N como base de datos.............................................................3Paso 2- Creacin de archivo de trabajo en Excel..................................................................................6Paso 3- Uso de Transaccin FF67-Tratar extracto de cuenta manual................................................13

    Llenado de cartula de FF67-extracto de cuenta manual................................................................14Datos de cartula de FF67-extracto de cuenta manual ..................................................................16

    TRANSACCION SM35 PROCESO BATCH INPUT.......................................................................20Proceso de carga al sistema por medio del batch input..................................................................20

    VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA..................24Vista de movimientos ....................................................................................................................24Fin de proceso.................................................................................................................................25

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    INTRODUCCION:

    Es primordial en nuestra organizacin, la aplicacin y elaboracin de las conciliaciones bancarias, desarrolladas dentro del ambiente de nuestro sistema SAP.

    El presente manual cubre la necesidad de una visin inmediata y acertada en el contexto de nuestra Organizacin y del propio sistema SAP.De cmo efectuar acertadamente este proceso, que es enlace requerido y necesario para otros procesos como son la determinacin de IVA, Flujo de efectivo, Balance General, cierres mensuales, etc.

    El presente proceso es desarrollado, debido a que pudiendo ser completamente automatizado, los bancos en el pas, no cuentan con un link de enlace automtico, que pudiera enlazar con nuestro propio sistema.Lo que implica que este proceso se desarrolle de forma semiautomtica, con varios pasos a seguir que tienden a simplificar el trabajo que se genera tanto, dentro de la oficina central como en las diferentes obras y proyectos desarrollados en el interior de la Republica.

    Este proceso no genera un trabajo adicional o extraordinario a las labores propias ya asignadas, pues una conciliacin de saldos de la cuenta de bancos Vs. El propio banco, va estado de cuenta bancaria. Se debe efectuar para cualquier empresa u organizacin, con los mismos fines que arriba se mencionan.

    Beneficios como organizacin y reas de trabajo: Vista actualizada de las diferentes chequeras (incluso de obra), dentro del sistema desde

    cualquier punto de trabajo. Actualizacin de saldos de cuentas bancarias en lnea y tiempo real incluyendo obra. Diagnsticos de flujos de efectivo para una planeacin financiera de la organizacin y los

    propios proyectos. Declaraciones de IVA de forma totalmente automatizada, generacin de vista de saldos en

    lnea y tiempo real. Estados financieros reales.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Operando transaccin FF67- Extracto de cuenta manual

    Paso 1- Creacin de archivo con FBL3N como base de datos. Para preparar la informacin o base de datos que se utilizara en la creacin de la conciliacin bancaria se solicita desde la transaccin FBL3N-Lista de partidas individuales de cuentas de mayor, un reporte de partidas abiertas, con el layout diseado especialmente para contener la informacin que ser requerida para efectuar este proceso.Esta informacin se solicita incluyendo los dos nmeros de las cuentas contables (principal/transitoria) que contiene la cuenta bancaria, por la sociedad de que se trate.

    Solicitando el periodo (mes), que ser el mismo del estado de cuenta bancario (recomendacin es que se tome el cierre de mes) y con layout /FTOPARAFF67.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    La vista que nos da el formato /FTOPARAFF67 previamente elaborado es la siguiente:

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Descripcin de campos:

    Informacin que adems esta generada en un orden lgico de esta manera:

    Orden cronolgico. Separacin por da de afectacin o contabilizacin. Solo vista de partidas abiertas. Visualizacin de partidas en conciliacin, de meses anteriores.

    Esta informacin, tiene varios usos exportndola a hoja de clculo Excel, nos servir para elaborar una hoja de trabajo que se subir al sistema, as como varias columnas que nos permitirn checar y ser asertivos en la labor que vamos a comenzar.

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    Nombre de Columna Descripcin Ejemplo

    statusEstado que guardan las partidas individuales en este casotomaremos las Partidas abiertas.

    Cdigo de Obra Cdigo de la obra donde se genero el documento.Clase de

    documentoClasificacin de documento, identifica un movimiento contable yDetermina su uso y de donde proviene,

    CA, SA, AB, DZ, KZ, ZP

    Clave de contabilizacin

    Clave que determina si es cargo o abono y que en conjunto con la clase de documento se direcciona dentro de la contabilidad. 40, 50.

    Moneda del documento Tipo de moneda en que se efecto el movimiento o transaccin. MXN, USD.Fecha de

    documentoFecha de elaboracin del documento o ingreso al sistema en su uso Se determina tiempos de efectos en deudores y acreedores.

    Ejercicio/mes Ao y mes en que se efecta el movimiento. 2007/04Fecha de

    contabilizacin Fecha en la que se cargara a la contabilidad principal de la empresa.Importe en moneda de documento Clave de moneda en que se elaboro el documento. MXN

    No. documentoNumero que asigna el sistema con el cual se identifica dentro de la Contabilidad a la partida.

    No. De cheque Numero del cheque se va a conciliar.

    ReferenciaTexto de identificacin adicional como numero de factura de Proveedor, etc. capturado en la transaccin Origen.

    Texto Texto que se aplico en la transaccin origen.

  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Paso 2- Creacin de archivo de trabajo en Excel. Al exportar nuestro archivo creado en la transaccin anterior lo haremos de acuerdo a los la siguientes pasos.

    A) Desde el men de cabecera como se muestra o directamente tecleando F9 creamos un fichero o hoja de calculo.

    Abrindonos las siguientes pantallas.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    En esta pediremos la opcin hoja de clculo, y aplicando .

    Mostrndonos lo siguiente, donde daremos el nombre del archivo que vamos a crear, que como sugerencia de control puede ser: Fecha, numero de cuenta contable y/o numero de cuenta bancaria.

    Dando clic en el match code nos abre un administrador de archivos similar al que tenemos en Windows.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Donde colocamos el archivo en el lugar que tengamos nuestra administracin de cuenta bancaria.

    Nos regresa a la vista anterior

    Damos el botn crear en caso de que se haya elaborado previamente algn archivo con el mismo nombre daremos el botn reemplazar.Con esto hemos creado nuestra hoja de calculo (fichero) con el que vamos a trabajar.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Al traer el archivo creado en Excel tendremos que seguir los siguientes pasos

    Se mostrara con esta pantalla donde le dare4mos el botn finalizar para darnos una vista de esta manera.

    Debiendo ordenarla para tener la vista de la siguiente manera.

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  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Vista ordenada de archivo en Excel.

    Donde tendremos que sumar los siguientes tres campos en otra celda, con la formula que se indica

    Dejndonos esta vista general del archivo donde lo sombreado (columnas G, H, I y M) ser lo que ocuparemos en la transaccin FF67.

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    Campos ya

    Formula

  • Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

    Lo que se a efectuado hasta el momento es la creacin de un archivo que debe ser IDENTICO al estado de cuenta bancario, ya que este archivo representara lo efectivamente pagado y cobrado.Debido a que este archivo es la vista de la institucin bancaria respecto a la cuenta de la compaa, y que los importes que acabamos de generar son los propios de nuestra cuenta bancaria, entonces los importes se debern cambiar en signo

    si es un cheque cobrado, cargos por comisiones, impuestos o cualquier ca