DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS OFICIALES

1. CONCEPTO

La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o acredita algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un conocimiento y producir una información o enseñanza, independientemente del soporte en que se contenga dicha información. La definición de documentos administrativos podría ser: que son el soporte de los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos.

Se puede distinguir entre

• Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma que se emitió.

• Copia: es una reproducción del original, pudiendo ser copias simples, copias certificadas y copias compulsadas

1.2. FUNCIONES

• Función de constancia. El documento asegra la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material, garantizándose la conservación de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

• Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.

La comunicación puede ser:

- Interna. Entre las unidades de la misma organización (entre todos los Centros de Salud).

- Externa. Entre unidades de distintas organizaciones.

1.3. REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que cumplir una serie de requisitos, que podrían ser:

- Claridad

- Concisión

- Concreción

- Cortesía

Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que cumplir una serie de características que son:

- Producir efectos

- Emisión por órgano administrativo

- Su emisión es válida

1.4. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISION

Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo.

Se dividen en dos categorías:

- Acuerdo

- Resolución

El acuerdo es el documento administrativo que recoge las declaraciones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con anterioridad a la resolución del mismo. Tipos de acuerdos:

• Acumulación de procedimientos

• Práctica simultánea de trámites

• Apertura del periodo de prueba

• Ampliación de plazos

• Tramitación de urgencia

• Adopción de medidas provisionales

• Admisión/rechazo de pruebas propuestas

• Solicitud de informes

• Información pública

• Caducidad del procedimiento

La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste.

Tipos de resoluciones:

• Por el sentido de la resolución

• Por el sentido de la decisión: - Positivas. – Negativa.

Por el contenido de la decisión adoptada:

- Resoluciones de ampliación

- Resoluciones restrictivas

- Resoluciones de modificación

1.5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISION

Los documentos administrativos de transmisión son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades.

En función de las relaciones existentes entre el emisor y el receptor de la información, los documentos administrativos de transmisión se pueden clasificar en :

- Por las relaciones entre emisor y receptor

- Por la condición del destinatario de la transmisión

DOCUMENTOS DIRIGIDOS A CIUDADANOS O ENTIDADES PRIVADAS

La notificación. El que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo.

La publicación. Es la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo.

DOCUMENTOS DIRIGIDOS A ORGANOS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Las comunicaciones. Son aquellos documentos administrativos de transmisión en los que el emisor y el receptor tienen la condición de órgano o unidad administrativa, empleándose aunque emisor y receptor pertenezcan a diferentes Administraciones

Públicas. Son los documentos más importantes para el trabajo diario, supone el 90% de la actividad de los Departamentos y Centros de Salud y como fórmula de comunicación con los pacientes y con los órganos superiores.

En las comunicaciones se distinguen dos documentos:

- El oficio. Documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a la Gerencia de Atención Primaria/especializada con otras entidades y organizaciones, con los órganos de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales….

- Nota interior. Documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a la misma entidad.

Las características de ambos documentos deben de mantener una redacción formal y concisa, clara y breve, rigurosa en su terminología, ordenada con párrafos breves y ante todo el texto debe estar cohesionado.

1.6. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA

Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo con el fin de acreditar determinados actos, hechos o efectos.

Se pueden clasificar:

- Actas

- Certificados

- Certificaciones de actos presuntos

Actas

Es un documento donde se recoge lo tratado en el curso de una reunión.

Características de las actas:

- Tono informal

- Claridad y concisión

- Redacción en tercera persona de lo presente hecha por el secretario de la reunión.

Certificado

Documento empleado para acreditar la veracidad de un acto o situaciones de carácter administrativo, suelen ser emitidos por la Gerencia Atención Primaria/Gerencia de Atención Especializada, a petición de los trabajadores (certificados de retribuciones, certificado de servicios prestados, etc).

La certificación de actos presuntos

Documento que acredita la existencia y efectos de un acto presunto emitido por el órgano competente para la adopción del acto expreso.

1.7. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO

Documentos que pretenden recabar de los órganos competentes en la instrucción y resolución de un procedimiento administrativo, datos, opiniones, valoraciones con el fon de adoptar las pertinentes decisiones.

1.8. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN DISTINTOS ACTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

- Instancia

- Transmisión por fax

- Telegrama

1.9. SOPORTE DEL DOCUMENTO

El documento administrativo es el soporte material de todo acto de la Administración.

Requisitos básicos de los soportes:

- Garantizar la autenticidad

- Garantizar la integridad

- Garantizar su conservación.