Excel - Leccion 11

TT ÉÉ RR MM II NN OO SS CC LL AA VV EEAutenticarEntidad emisora de certificadosHistorial de cambiosControl de cambiosCertificado digitalFirma digitalContraseñaLibro compartidoContraseña segura

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Asegurar y compartirdocumentosMM AA TT RR II ZZ DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS DD EE LL AA LL EE CC CC II OO NN

HABILIDADES HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDADES

Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros.

Proteger una hoja de cálculo. Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1

Proteger un libro. Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1

Establecer permisos de acceso a un libro. Restringir los permisos para acceder a libros. 5.3.2

Permitir que varios usuarios modifiquen un Permitir que varios usuarios modifiquen libros.libro a la vez. 5.2.2

Utilizar el Inspector de documento. Quitar datos personales y otros datos 5.3.1inapropiados de los libros.

Firmar digitalmente un libro. Agregar firmas digitales. 5.3.4

Marcar un documento como final. Marcar los libros como finales. 5.3.5

Distribuir un libro por correo electrónico.

Controlar los cambios en un libro. Insertar, mostrar, modificar y resolver los 5.1.1cambios realizados.

Agregar comentarios a un libro. Insertar, mostrar, modificar y eliminar comentarios. 5.1.2

Imprimir comentarios.

Contoso se preocupa por tres aspectos de la seguridad de la información:

• Proteger los números de seguro social de los empleados y demás información personal.• Proteger las evaluaciones de desempeño de los empleados.• Proteger la información personal y médica de los pacientes.

Jim Giest, el gerente de oficina, está diseñando políticas de seguridad para proteger la infor-mación que sea personal y confidencial. Aunque se deben emplear los números de seguro

11

221100 || LLeecccciióónn 1111

La ficha Revisar

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten con-trolar quiénes puede acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger todo unarchivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos. Estogarantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos elementos de unahoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminandatos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La protección de datos es espe-cialmente importante cuando varios usuarios comparten y modifican los archivos.

Figura 11-1

Ficha Revisar

Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección a medida que aprende acompartir y modificar archivos por medio de las opciones de seguridad y protección deExcel.

social cuando se trasmite información de impuestos derivados de la nómina a las agenciasgubernamentales, el gerente de oficina asigna a cada empleado un número de identificaciónque se emplea en todos los demás documentos, tales como cheques de pago y materialeselectrónicos e impresos.

Los libros que contienen información de empleados o pacientes serán protegidos con unacontraseña para limitar el acceso a la información. Sólo aquellas personas autorizadas podránver la información de los empleado y únicamente la Dra. Benítez, el dueño y el gerente de ofi-cina podrán modificar la información relacionada con la nómina.

MOAC Excel 2007/ETC Lección 11 fig 1

Insertar comentarios Asignar una contraseña para abrir o modificar un libro

Asignar una contraseñapara abrir o modificar un libro

El más alto nivel de seguridadpara un libro compartido

Compartir un libro con o sin contraseña de apertura

Abra el documento LL1111--11..11 PPrrootteeggeerr uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que está disponible en el CD-ROM com-plementario.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE

� Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros

En el entorno laboral es muy común que más de un empleado trabaje con los mismoslibros. Cuando cree una hoja de cálculo a la que varios empleados tendrán acceso, deberáprotegerla para evitar que un usuario cambie, mueva o elimine datos importantes, deforma accidental o intencional.

Proteger una hoja de cálculo

AAsseegguurraarr yy ccoommppaarrttiirr ddooccuummeennttooss || 221111

RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS

La fórmula ALEATORIO.ENTRE genera un nuevo número aleatorio cada vez que seabre un libro. Para conservar los números de identificación creados por la fórmula, debereemplazar la fórmula con los valores obtenidos.

Como un primer paso en la seguridad de la información, a usted se le asigna un número deidentificación de empleado que puede emplearse para sustituir los números de seguro socialen todos los documentos. Excel tiene dos funciones para números aleatorios: ALEATORIO yALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no requiere de argumentos de función así que ustedno puede especificar el número de dígitos que desea para el número que devuelve. ALEATO-RIO.ENTRE le permite determinar los números iniciales y finales. Sus fórmulas devolvieronun número de cinco dígitos para cada empleado.

El libro Datos de nómina que guardó en este ejercicio puede ser visto por cualquier personaque tenga acceso al sistema. Usted restringió la modificación del archivo, pero no restringió elacceso a los datos. En el siguiente ejercicio, usted limitará el acceso al libro requiriendo unacontraseña para abrir el documento.

Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Lascontraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que debe teclear las letras mayúscu-las y minúsculas correctamente. Si es posible, seleccione un contraseña segura que puedarecordar para que no tenga que anotarla. Una contraseña segura es la que combina letras enmayúsculas y minúsculas, números y símbolos como la contraseña que utilizó en este ejerci-cio: L11!e01. Una contraseña con 14 o más caracteres se considera más segura. Las contra-señas que emplean fechas de nacimiento, números de casa, nombres de mascotas, etcéteraofrecen poca protección.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo proteger libros yhojas de cálculo? 5.2.1

TOME NOTA*

Es de suma importancia que recuerde las contraseñas asignadas a los libros u hojas decálculo. Si olvida su contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es necesario, anotelas contraseñas y almacénelas en un lugar seguro, alejado de la información que deseaproteger.

TOME NOTA*La protección de los elementos de un libro o de una hoja de cálculo no debeconfundirse con la seguridad a través de una contraseña a nivel de libro. La protecciónde los elementos no puede proteger a un libro de los usuarios con propósitos maliciosos.

Cuando protege una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no desea que seavisible: seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar y en la fichaProteger del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla de verificación Oculta.

Proteger un libro

Asignar una contraseña es una forma eficaz de evitar que cualquier usuario que conozca lacontraseña abra el libro. Para proteger el libro entero, usted puede requerir una contraseñapara abrir y ver el libro. También puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro, yuna segunda contraseña para modificar los datos. Las contraseñas que se aplican a todo ellibro proporcionan una seguridad óptima para sus datos.

Abra el documento LL1111--11..22 PPrrootteeggeerr uunn lliibbrroo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


TOME NOTA*La contraseña del libro es opcional, pero si no proporciona una contraseña, cualquierusuario puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.


Cuando confirma la contraseña para prevenir que alguien no autorizado vea undocumento, se le recuerda que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.Si la contraseña que introduce en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña no es idén-tica a la que introdujo en el cuadro de diálogo anterior, recibirá un mensaje de error.Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y volver a introducir la contraseñaen el cuadro de diálogo Confirmar contraseña.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo evitar que un librosea visto o modificado? 5.2.1

Cuando en el primer ejercicio guardó el libro Datos_de_nómina, éste podía ser visto por cual-quiera con acceso a su sistema o red de cómputo. Como se dio cuenta al abrir el archivo delejercicio que acaba de terminar, aunque sí podía ver el libro, la hoja NSS no se podía modif-car. Si hubiera guardado el libro con otro nombre, ése también habría estado protegido yusted no hubiera podido modificar los datos sin la contraseña que protege esa hoja.

En este ejercicio, usted estableció una contraseña para abrir el documento. De la forma en queahora está guardado, cualquiera que tenga la contraseña puede abrir el libro y modificar losdatos que contiene la hoja Desempeño ya que esa hoja no está protegida. Para modificar lahoja NSS, el usuario también debe conocer la contraseña que usted utilizó para protegerla enel primer ejercicio.

Proteger la estructura de un libro evita que los usuarios vean las hojas de cálculo que ha ocul-tado, inserten nuevas hojas o muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de ellas. Paraevitar que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abre el libro,seleccione la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas (verFigura 11-3).

Establecer permisos de acceso a un libro

Information Rights Management (IRM) permite a los usuarios y administradores especi-ficar permisos de acceso a los libros. Después de restringir el permiso para un archivopor medio de IRM, se aplican las restricciones de acceso y uso sin importar donde seencuentre la información ya que el permiso de un archivo se almacena en el propiodocumento. Esto ayuda a evitar que las personas no autorizadas impriman, copien oenvíen información confidencial. Los autores pueden restringir el permiso de los librospor usuario o por documento.

Abra el documento LL1111--11..33 EEssttaabblleecceerr ppeerrmmiissooss ddee aacccceessoo aa uunn lliibbrroo que está disponible en el CD-ROM complementario.


Si su PC no ha sido configurada para IRM, la primera vez que intente restringir elacceso recibirá un mensaje que le indica que debe instalar el cliente de Windows RightsManagement para poder utilizar IRM. Si tiene permiso para hacerlo, puede utilizar elasistente de instalación para instalar el complemento.


Aunque otorgó permiso para leer o cambiar un archivo a sólo dos personas, usted puedecambiar los datos en el libro Datos de nómina. Dado que usted creó los permisos,automáticamente se le da control completo sobre el libro. Usted no puede cambiar supropio nivel de acceso.


IRM ayuda a los usuarios a aplicar sus preferencias personales en relación con la transmisiónde información personal o privada. También ayuda a las organizaciones a exigir políticas cor-porativas relacionadas con el control y la divulgación de información confidencial o de carác-ter propietario.

Para utilizar IRM en Excel 2007, el requisito mínimo es Windows Rights Management, quepuede descargar la primera vez que intente restringir el permiso a un libro.

A la persona que otorga los derechos de acceso se le otorga automáticamente control total deldocumento. Haga clic en Más opciones... en el cuadro de diálogo Permiso (Figura 11-8) paracambiar el permiso una vez que ha sido otorgado, cambiar la fecha de caducidad y cambiar elnivel de acceso.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo utilizar IRM para restringir el permiso deacceso a un libro? 5.3.2

Permitir que varios usuarios modifiquen un libro a la vez

En muchos casos, crear y actualizar libros es un proceso de colaboración. Con frecuencia,se envía una hoja de cálculo un libro a otros empleados para que puedan verificar los datoso hacer cambios. Si usted desea permitir a más de una persona agregar o modificar losdatos en su libro a la vez, puede configurar y guardar el libro como compartido. El coman-do Proteger y compartir libro evita que un usuario inhabilite la opción de control de cam-bios.

Abra el documento LL1111--11..44 PPeerrmmiittiirr qquuee vvaarriiooss uussuuaarriiooss mmooddiififiqquueenn uunn lliibbrroo aa llaa vveezz que estádisponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Presione Ctrl++, (coma)para insertar la fechaactual.

Crear y actualizar libros es a menudo un proceso de colaboración. Con frecuencia, se envía unahoja de cálculo o un libro a otros empleados para que puedan verificar los datos o hacer cam-bios. Usted puede crear un lliibbrroo ccoommppaarrttiiddoo, esto es, un libro que esté configurado para per-mitir a varios usuarios en una red ver y realizar cambios al mismo tiempo. Cuando un usuarioabre un libro compartido, puede ver los cambios que han realizado y guardado otros usuarios.

En un libro compartido, se mantiene la información sobre los cambios hechos durante lassesiones de edición. El hhiissttoorriiaall ddee ccaammbbiiooss incluye el nombre de la persona que realizó cadacambio, la fecha del cambio y los datos que se cambiaron.

El libro que creó en este ejercicio será empleado por los auxiliares médicos quienes registrarántodas las muestras médicas que los médicos recetan a sus pacientes. Compartir el libro signifi-ca que más de un auxiliar médico puede tener acceso al libro e introducir datos a la vez.

Un libro compartido no soporta todas las características de Excel. Por ejemplo, usted puedeincluir celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, etcétera,antes de compartir un libro, pero aquellos que modifican un libro compartido no puedenagregar esas características.

Cuando protegió su libro compartido, evitó que aquellos que vayan a utilizar el libro eliminenel historial de cambios. De manera predeterminada, los cambios que haga en el libro se con-servan por 30 días. Usted puede aumentar ese marco de tiempo en la ficha Uso avanzado delcuadro de diálogo Compartir libro (ver Figura 11-9).

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo permitir la modificación de un libro porvarios usuarios? 5.2.2


Si desea asignar una contraseña a un libro compartido, debe hacerlo antes de compartirel libro. Puede dejar de compartir el libro y agregar la contraseña. Sin embargo, cuandodeja de compartir un libro compartido, se pierde el historial de cambios.


Se hablará del historialde cambios en detallemás adelante en esta lección.

XREF Utilizar el Inspector de documento

Antes de compartir un documento importante con colegas o personas fuera de su organi-zación, siempre debe revisar la ortografía, corregir y revisar el contenido para asegurarsede que todo está bien, y asegurarse que el documento no contiene algo que usted nodesea compartir con otros. También debe revisar el documento para detectar datos ocul-tos o información personal que pudiera estar almacenada en el libro o en las propiedadesdel documento.

Abra el documento LL1111--11..55 UUttiilliizzaarr eell IInnssppeeccttoorr ddee ddooccuummeennttoo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


Es buena idea realizar la inspección en una copia de la hoja de cálculo porque podría nopoder restaurar el contenido oculto que quite durante el proceso de inspección. Siintenta inspeccionar un documento que tiene cambios no guardados, se le pediráguardar el documento antes de realizar la inspección.

TOME NOTA*Debe quitar cada tipo de datos ocultos de manera individual y puede volver a inspeccio-nar el documento después de quitar elementos.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo quitar la informaciónprivada y otros datos inapropiados de los libros? 5.3.1

Es conveniente emplear el Inspector de documento para buscar y quitar datos ocultos e infor-mación personal antes de compartir una copia electrónica de libro. Cuando abrió el archivode datos, éste contenía columnas ocultas así como otra información que usted no deseabacompartir con otras personas. Debe utilizar el Inspector de documento en una copia de suhoja de cálculo original ya que no siempre es posible restaurar los datos que éste quita. Así, siquita información sensible de la copia, los datos completos se conservan en el libro original.

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel.Esta información puede no verse de inmediato cuando abre el documento, pero es posible queotros la vean y la recuperen. En este ejercicio, la inspección de documento mostró el siguientecontenido oculto.

• Comentarios y anotaciones: esta información puede permitir a otros ver los nombresde las personas que trabajaron en el libro así como los comentarios y los cambios quehicieron.

• Propiedades del documento e información personal: las propiedades del documentoincluyen autor, tema y título, pero también incluyen el nombre de la persona queguardó por última vez el libro y la fecha de creación del mismo.

• Encabezados y pies de página: los encabezados y pies de página pueden incluir elautor, la fecha de creación, etcétera.

• Filas, columnas y hojas ocultas: las columnas D y E estaban ocultas en la hoja NSSpara proteger la información de los sueldos. Antes de quitar filas o columnas ocultas,asegúrese de que al eliminarlas no afectará los cálculos en su hoja.

La inspección de un documento también localizará datos XML personalizados, hojas de cálcu-lo ocultas y contenido invisible.


Firmar digitalmente un libro

Usted puede firmar digitalmente un documento por las mismas razones que firmaría undocumento impreso. Una firma digital se emplea para autenticar información digitalmediante criptografía digital. Autenticar se refiere al proceso que consiste en verificarque las personas sean quienes dicen ser, y que los productos sean lo que dicen ser. Ustedpuede obtener un id. digital de un colaborador de Microsoft o crear su propia id. digi-tal. Una firma digital no es visible dentro del contenido del documento.

Abra el documento LL1111--11..66 FFiirrmmaarr ddiiggiittaallmmeennttee uunn lliibbrroo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


El cuadro de diálogo Crear un id. digital se abre sólo si selecciona Agregar una firmadigital y usted no tiene un certificado digital. Si el documento contiene cambios singuardar, el archivo se guarda automáticamente cuando hace clic en Agregar una firmadigital.

Si hay uno o más certificados digitales en su PC o red, se abre el cuadro de diálogo Fir-mar para que pueda firmar el documento.

Puede hacer clic en el icono Firmas para mostrar el panel de tareas Firmas.OTRA MANERA

TOME NOTA*El libro se guardó cuando creó la firma. No es necesario guardarlo de nuevo. Si utiliza elcomando Guardar como después de haber agregado una firma a un documento, la firmadejará de ser válida.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo agregar una firmadigital a un libro? 5.3.4

Para firmar digitalmente un libro, debe contar con un certificado digital vigente. Un certifica-do digital es un medio de confirmar la identidad y la autenticidad. Los certificados digitalespermiten que se puedan utilizar firmas digitales para autenticar la información digital. Si pla-nea intercambiar documentos firmados digitalmente, debe obtener un certificado digital deuna entidad emisora de certificados acreditada. Una entidad emisora de certificados es unaentidad de terceros que emite certificados para otras personas, realiza un seguimiento de quiénestá asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla quécertificados están revocados o han caducado. Muchas organizaciones emiten sus propios certi-ficados, como usted lo hizo en el ejercicio acerca de Contoso.

Si al agregar una firma digital selecciona Obtener un id. digital de un colaborador deMicrosoft, se le enviará al Catálogo de soluciones de Microsoft Office donde puede comprarun certificado.

Si no desea comprar un certificado digital de una entidad emisora de certificados, usted puedecrear su propio certificado digital, como lo hizo en este ejercicio. Sin embargo, otras personasno podrán verificar la autenticidad de su firma digital. Esta firma sólo se puede autenticar enla PC en la que se creó el certificado.

Cuando revisa un documento firmado, debe ver los detalles de la firma y el certificado que seutilizó para crear esa firma para detectar problemas potenciales. Si un libro contiene una firma,se muestra un icono de firmas en la barra de estado, como se muestra en la Figura 11-2.

Figura 11-2

Icono Firmas en la barra deestado

MOAC Excel 2007/ETC Lección 11 fig 15

Icono Firmas


Marcar un documento como final

Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede utilizar el comando Marcar comofinal para convertirlo en un documento de sólo lectura y evitar que se realicen cambios enél. Marcar un documento como final indica que está compartiendo una versión terminadadel documento y evita que los revisores o lectores realicen cambios en él.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL1111--11..77 MMaarrccaarr uunn ddooccuummeennttoo ccoommoo fifinnaall que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo marcar un librocomo final? 5.3.5

Marcar un libro como final indica que la edición está terminada. La edición se desactiva y ellibro se guarda como un documento de sólo lectura.

El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Cualquiera que abra unlibro que ha sido marcado como final, puede modificar el documento quitándole el estadoMarcar como final. Los documentos marcados como finales en un libro de Excel 2007 noserán de sólo lectura si se abren en una versión anterior de Excel ya que Marcar como final noera una opción en versiones anteriores de Excel.

Para permitir la edición de un documento que está marcado como final, haga clic en el botón deMicrosoft Office, señale Preparar y haga clic en Marcar como final. Se elimina la designación Sólolectura del libro.

� Distribuir un libro por correo electrónico

Abra el documento LL1111--22..11 DDiissttrriibbuuiirr uunn lliibbrroo ppoorr ccoorrrreeoo eelleeccttrróónniiccoo que está disponible en el CD-ROM complementario.


Si el comando Enviar a destinatario de correo aparece en la Barra de herramientas deacceso rápido, omita los pasos 1 a 3.


Algunos programas de correo electrónico no enviarán los datos adjuntos si el documentoestá abierto. Si recibe un mensaje al respecto, cierre el libro de Excel y vuelva a hacerclic en Enviar.

Las formas más comunes de compartir datos de Excel son enviando libros a través de correoelectrónico o fax, e imprimiendo y distribuyendo copias impresas. El correo electrónico le per-mite compartir un libro enviándolo a un usuario para que le haga cambios o comentarios y loenvíe al siguiente usuario. Los cambios pueden entonces incorporarse en un documento final.

La opción para enviar una hoja de cálculo como un mensaje de correo electrónico sólo estádisponible en Enviar a destinatario de correo localizada en la Barra de herramientas de accesorápido. Cuando agrega este comando a la barra de herramientas, puede utilizar esta opcióncomo un acceso directo para enviar un libro como archivo adjuntos.


� Controlar los cambios en un libro

Activar y desactivar el control de cambios

Usted puede activar el control de cambios por medio de los comandos Control de cam-bios, Compartir libro o Proteger y compartir libro. El comando Proteger y compartirlibro proporciona el nivel de seguridad más alto.

Cuando comparte un libro, es importante saber qué cambios hizo cada usuario. El dueño(creador) del libro puede utilizar funciones de control de cambios para administrar los datosen un libro compartido. El dueño puede utilizar el registro del historial de cambios paraadministrar el libro compartido, agregando o quitando usuarios o resolviendo cambios con-flictivos.

Abra el documento LL1111--33..11 AAccttiivvaarr oo ddeessaaccttiivvaarr eell ccoonnttrrooll ddee ccaammbbiiooss que está disponible en elCD-ROM complementario.

Usted puede activar o desactivar el control de cambios de varias maneras. Utilizar el comandoProteger y compartir libro proporciona el nivel más alto de seguridad. Antes de compartir unlibro, el creador puede introducir una contraseña que deberá utilizarse para desactivar el con-trol de cambios. Esto protege el historial de cambios.

Cuando hace clic en el comando Compartir libro, se activa automáticamente el control de cam-bios. Para evitar que los usuarios desactiven el control de cambios, utilice el comando Protegerlibro compartido. Esto comparte el libro y evita que se desactive el control de cambios.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar, mostrar,modificar y resolver cambiosrealizados? 5.1.1

XREFEl comando Control de cambios le permite determinar cómo se deben mostrar los cambiosen la pantalla. Usted utilizará esta opción en un ejercicio posterior.

TOME NOTA* Desactivar el control de cambios elimina el historial de cambios y desactiva el estado decompartido del libro.

Establecer opciones de control de cambios

La ficha Uso avanzando en el cuadro de diálogo Compartir libro le permite personalizarel uso compartido del libro. Estas opciones son generalmente configuradas por el autordel libro antes de compartirlo.

Abra el documento LL1111--33..22 EEssttaabblleecceerr ooppcciioonneess ddee ccoonnttrrooll ddee ccaammbbiiooss que está disponible en el CD-ROM complementario.


La ficha Uso avanzado contiene cuatro opciones. El Control de Cambios determina si se debeguardar el historial de cambios y durante cuánto tiempo. En un libro compartido, el Historialde Cambios documenta los cambios realizados durante las pasadas sesiones de edición. Lainformación incluye el nombre de la persona que hizo cada cambio, la fecha en que se realiza-ron y los datos que se cambiaron. El valor predeterminado es de 30 días. Contoso mantieneun registro mensual de la distribución de muestras. Establecer la duración del historial decambios en 35 días asegura que el gerente de oficina tenga tiempo suficiente para revisar ellibro y resolver cualquier cambio conflictivo antes de que se elimine el historial de cambios.


Actualizar cambios controla cuándo se incorporan al libro los cambios realizados en el librocompartido. Encaso de cambios conflictivos entre usuarios determina los cambios de qué perso-na prevalecen si dos o más personas están intentando editar al mismo tiempo. Por lo general,son los cambios del dueño del libro los que prevalecen. Incluir en vista personal le permite acada usuario que edita el libro ver una vista personalizada de éste.

Insertar cambios realizados

Cuando abre un libro compartido, se activa automáticamente el control de cambios. Enla mayoría de los casos, el dueño del libro habrá introducido una contraseña para evitarque un usuario lo desactive. Cualquier texto que escriba en el libro será controlado.

Abra el documento LL1111--33..33 IInnsseerrttaarr ccaammbbiiooss rreeaalliizzaaddooss que está disponible en el CD-ROM com-plementario.

TOME NOTA*Anote el nombre que quite. Usted restaurará el nombre de usario original al final de estalección.


En una red, usted no ve los cambios realizados por otros usuarios hasta que ellos y usted losguarden. Para guardar los cambios que realizó en un libro compartido y para ver los cambiosque los otros usuarios han guardado desde la última vez que usted guardó, haga clic enGuardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando trabaja en un ambiente de red,puede hacer clic en Compartir libro en el grupo Cambios y ver una lista de los demás usua-rios que tienen abierto el libro.

En ocasiones ocurren conflictos cuando dos usuarios están editando un libro compartido eintentan guardar los cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario inten-ta guardar el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Dependiendode las opciones establecidas cuando se creó y compartió el libro, usted puede conservar sucambio o aceptar el cambio realizado por el otro usuario.

Usted puede abrir una lista que muestre cómo se han resuelto los pasados conflictos. Éstospuede mostrarse en una hoja aparte que muestra el nombre de la persona que hizo el cambio,qué datos fueron eliminados o reemplazados, y cómo se resolvieron los conflictos.

Eliminar sus cambios

Como se explicó anteriormente, los cambios que haga en un libro compartido no son vis-ibles para otros usuarios hasta que guarde su trabajo. Los cambios pasan a ser parte delhistorial de cambios cuando guarda el libro. Si cambia de parecer antes de guardar, puedemodificar o eliminar cualquier cambio. Cuando haya guardado su libro y desee eliminarel cambio, puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio que hizo antes de guardar.

Abra el documento LL1111--33..44 EElliimmiinnaarr ssuuss ccaammbbiiooss que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.

TOME NOTA*El comando Deshacer está inactivo en un documento compartido. Si de manera acciden-tal reemplaza sus datos o los de otro usuario, deberá rechazar el cambio para restaurarlos datos que reemplazó.


Debe guardar los cambios antes de poder aceptarlos o rechazarlos. Si no los guarda, Excelmuestra un mensaje que dice que el libro debe guardarse antes de poder aceptar o rechazarcambios.

Si reemplaza los datos de otro usuario y desea restaurar los datos originales, debe rechazar sucambio. Si elimina el texto que introdujo como reemplazo del otro texto, dejará la celda o elrango vacíos. Rechazar su cambio restaura la entrada que reemplazó.


Aceptar cambios de otro usuario

Después de que se ha editado un libro, usted puede fácilmente identificar las celdas quehan sido cambiadas y determinar si desea conservar o rechazar esos cambios. Usted puedeelegir aceptar o rechazar todos los cambios al mismo tiempo sin revisar cada uno de ellos,o bien, aceptar o rechazar los cambios de manera individual.

Abra el documento LL1111--33..55 AAcceeppttaarr ccaammbbiiooss ddee oottrroo uussuuaarriioo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


Usted puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el cuadro Dónde del cuadro de diálo-go Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, y seleccionar las celdas que contienen cam-bios. A continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio,algunos de los cambios fueron resaltados por celda y otros fueron resaltados por fila y ustedpudo aceptar o rechazar los cambios realizados en la celda o rango seleccionados.

Como dueño del libro Muestras, el gerente de oficina tiene la autoridad de aceptar orechazar los cambios de todos los usuarios. Rechazar cambios, no obstante, no impideque un usuario cambie los datos otra vez. Cuando todos los usuarios hayan realizado loscambios necesarios, el dueño puede quitar a los usuarios y dejar de compartir el libro.

Rechazar cambios de otro usuario

Abra el documento LL1111--33..66 RReecchhaazzaarr ccaammbbiiooss ddee oottrroo uussuuaarriioo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar, mostrar,modificar y resolver cambiosrealizados5.1.1

Cuando tenga la oportunidad de trabajar con un libro compartido que está guardado en unared, posiblemente encontrará conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta lamisma celda en la que otro usuario está trabajando. En el cuadro de diálogo Resolución deconflictos, debe leer la información sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizadospor otro usuario. Las opciones establecidas en la ficha Uso avanzando del cuadro de diálogoCompartir libro determinan cómo se resuelven los conflictos.

Quitar el estado de compartido de un libro

Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que todos los demás usuarios hayanterminado su trabajo, y de haber aceptado o rechazado todos los cambios. Cualquiercambio que no haya guardado se perderá cuando deje de compartir el libro y se eliminarála hoja de historial. Antes de quitar el estado compartido del libro, debe imprimir la hojade historial y/o copiarla a otro libro.


Abra el documento LL1111--33..77 QQuuiittaarr eell eessttaaddoo ddee ccoommppaarrttiiddoo ddee uunn lliibbrroo que está disponible en elCD-ROM complementario.

TOME NOTA*Es una buena idea imprimir la versión actual del libro compartido así como el historialde cambios ya que las ubicaciones de celdas en el historial copiado podrían ya no serválidas si se realizan más cambios.

Cuando se ha quitado el estado de compartido a un libro, se pueden hacer cambios como losque se hace en cualquier libro. Usted puede, por supuesto, volver a activar el control de cam-bios lo cual compartirá automáticamente el libro.

� Agregar comentarios a un libro

Insertar un comentario

Los comentarios son una técnica útil para llamar la atención hacia datos importantes osignificativos y transmitir un mensaje del usuario que dé más información sobre los datos.Los empleados de Contoso son evaluados con base en tres mediciones de desempeño. Elgerente utiliza comentarios para anotar incidentes relacionados con estas mediciones.

Abra el documento LL1111--44..11 IInnsseerrttaarr uunn ccoommeennttaarriioo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar comentarios? 5.1.2

Contoso conduce una revisión anual de desempeño de los empleados. El gerente usa comenta-rios para anotar eventos o acciones que desea recordar cuando realice la revisión de desempeñoanual. Excel automáticamente muestra el nombre que aparece en el cuadro Nombre deConfiguración global de Office del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si no desea utilizarun nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar la tecla Suprimir.

Cuando coloca el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene uncomentario adjunto, se muestra el comentario. Usted puede mantener comentarios selec-cionados a la vista mientras trabaja o puede mostrar todos los comentarios usando loscomandos en el grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Ver comentarios

Abra el documento LL1111--44..22 VVeerr ccoommeennttaarriiooss que está disponible en el CD-ROM complementario.

Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda que contiene uncomentario y hacer clic en Mostrar u ocultar comentarios.

OTRA MANERA


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo mostrar los comentarios? 5.1.2

Los comandos Mostrar u ocultar comentarios y Mostrar todos los comentarios le permitenmostrar u ocultar los comentarios según sea necesario. Los comandos Anterior y Siguiente lepermiten moverse de un comentario a otro, sin seleccionar las celdas.

Modificar un comentarioLos comentarios se pueden modificar y formatear según sea necesario. Para modificar uncomenario, seleccione la celda que lo contiene y haga clic en Modificar comentario. Elcomentario se abre en modo edición.

Abra el documento LL1111--44..33 MMooddiifificcaarr uunn ccoommeennttaarriioo que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo modificar comentarios? 5.1.2

TOME NOTA*Usted puede modificar los comentarios que otros escribieron así como los comentariosque usted introdujo.

Eliminar un comentario

Usted puede eliminar los comentarios cuando ya no sean necesarios. A menos que el libroesté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios. Contemple proteger unlibro que contenga información sensible o confidencial.

Usted puede formatear un comentario usando la mayoría de las opciones de formato en elgrupo fuente de la ficha. Sin embargo, las opciones Color de relleno y Color de fuente noestán disponibles para el texto de comentarios.

Abra el documento LL1111--44..44 EElliimmiinnaarr uunn ccoommeennttaarriioo que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo eliminarcomentarios? 5.1.2

� Imprimir comentarios

Abra el documento LL1111--55..11 IImmpprriimmiirr ccoommeennttaarriiooss que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

Cuando imprime los comentarios como aparecen en la hoja, se pueden cubrir los datos enalgunas de las celdas. Para imprimir los comentarios en una hoja aparte, seleccione Al final dela hoja en el cuadro Comentarios en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.


MM AA TT RR II ZZ DD EE RR EE SS UU MM EE NN DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

A asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros.

A proteger una hoja de cálculo Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1para evitar cambios no autorizados.

A proteger un libro para evitar Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1cambios no autorizados.

A proteger un libro del acceso Restringir los permisos para 5.3.2no autorizado. acceder a libros.

A compartir un libro para que Permitir que varios usuarios varios usuarios puedan modificarlo. modifiquen libro. 5.2.2

A utilizar el Inspector de documento Quitar datos personales y otros 5.3.1para quitar datos personales o datos inapropiados de los libros.sensibles de un libro.

A crear y agregar una firma digital. Agregar firmas digitales. 5.3.4

A marcar un documento como final. Marcar libros como finales. 5.3.5

A distribuir un libro por correoelectrónico.

A insertar, aceptar y resolver Insertar, mostrar, modificar y 5.1.1los cambios hechos a un libro. resolver los cambios realizados.

A agregar, modificar y eliminar Insertar, mostrar, modificar y 5.1.2comentarios en un libro. eliminar comentarios.

A imprimir comentarios como se muestran en la hoja de cálculo oa imprimirlos en otra página.

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Excel - Leccion 11