Excel - Leccion 4

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Formato de hojas decálculo

TT ÉÉ RR MM II NN OO SS CC LL AA VV EEBordeEncabezado de columnaAncho de columnaTema de documentoPie de páginaLíneas de cuadrículaEncabezadoOrientaciónSalto de páginaVista previa de salto de páginaVista preliminarEncabezado de filaAlto de filaEscala

MM AA TT RR II ZZ DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS DD EE LL AA LL EE CC CC II OO NN

HABILIDADES HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

Trabajar con filas y columnas.

Insertar o eliminar una fila o columna. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. 2.2.1

Modificar el alto de fila y el ancho de columna. Modificar el alto y ancho de columna. 2.24

Modificar una fila o columna completa. Formatear filas y columnas. 2.2.2

Ocultar y mostrar una fila o columna. Mostrar y ocultar filas y columnas. 2.2.3

Utilizar temas. Utilizar temas para formatear libros. 2.1.1

Modificar el aspecto de una hoja de cálculo.

Formatear el fondo de una hoja. Formatear los fondos de hojas de cálculo. 2.1.4

Cambiar el color de una etiqueta de una hoja. Agregar color a las etiquetas de una hoja. 2.1.3

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula 2.1.2hoja de cálculo. y encabezados.

Ver e imprimir encabezados de columna o de fila. Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula 2.1.2y encabezados.

Insertar encabezados y pies de página. Agregar y modificar encabezados y 5.5.4pies de página.

Preparar un documento para su impresión.

Agregar y mover un salto de página. Insertar y mover un salto de página. 5.5.2

Establecer los márgenes. Establecer los márgenes. 5.5.3

Establecer la orientación de una hoja de cálculo Cambiar la orientación de una hoja 5.5.5en la página. de cálculo.

Cambiar la escala de una hoja de cálculo para que Cambiar la escala del contenido de 5.5.6quepa en una página impresa. una hoja de cálculo para que quepa en

una hoja impresa.

4

6622 || LLeecccciióónn 44

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE

Comandos de diseño de página

Una de las formas más fáciles de compartir la información de una hoja de cálculo o deun libro es imprimir copias para que otros la revisen. Aunque seguirá empleando algu-nos de los grupos de comandos de la ficha Inicio conforme dé formato a las hojas decálculo, principalmente utilizará los grupos de comandos de la ficha Diseño de páginaque se muestra en la Figura 4-1, para preparar las hojas para su impresión y distribu-ción. La aplicación de las técnicas de formato de estos grupos de comandos aseguraráque sus hojas de cálculo impresas sean más útiles, legibles y atractivas.

Figura 4-1

Use los grupos de comandosde la ficha Diseño de páginapara preparar las hojas de cálculo para su impresión

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-1

Temas dedocumentos: una

nueva característicadel 2007

Use los comandosConfigurar página

para ajustar con precisiónlos documentos impresos

Cambie la escalade los datospara

que se ajusten a unapágina impresa

Imprima las líneasde cuadrícula ylos encabezados

Una agencia de viajes vende productos y servicios relacionados con viajes que proporcionanterceras empresas como aerolíneas, hoteles y líneas de cruceros. Viajes Margie diseña paque-tes de viajes corporativos y de placer a la medida de las necesidades de sus clientes. La dueña,Margie Shoop, se especializa en ofrecer un servicio detallado y personalizado para asegurar alos clientes que tendrán una experiencia de viaje agradable y sin problemas. Para ello, empleaa consultores de viaje experimentados cuyo objetivo es ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero alcliente. La empresa tiene una línea directa de servicios de emergencia que trabaja las 24 horasdel día, los 7 días a la semana y un número gratuito de accesibilidad en todo el país para losviajeros de negocios y turistas.

� Trabajar con filas y columnas

Insertar o eliminar una fila o columna

Después de haber introducido algunos datos, con frecuencia necesitará insertar filas ocolumnas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda en la fila debajode donde desea que aparezca porque la nueva fila se inserta por arriba de la celda o filaseleccionada. Por ejemplo, para insertar una fila por arriba de la fila 10, haga clic en cual-quier celda en la fila.

La inserción de columnas funciona de la misma manera. Si desea insertar una columna ala izquierda de la columna D, haga clic en cualquier celda de la columna D. Las colum-nas se insertan a la izquierda de la celda seleccionada. De manera predeterminada, lacolumna insertada se formatea de igual forma que la columna a la izquierda.

Los mismos principios se aplican cuando necesita eliminar una fila o una columna. En elsiguiente ejercicio, usted eliminará una fila entera de una hoja de cálculo.

FFoorrmmaattoo ddee hhoojjaass ddee ccáállccuulloo || 6633

Abra el documento LL44--11..11 IInnsseerrttaarr oo eelliimmiinnaarr uunnaa fifillaa oo ccoolluummnnaa que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*No importa qué columna utilice para seleccionar las celdas cuando desee insertar filas oqué fila seleccione cuando desee insertar columnas.

Un asociado en Viajes Margie preparó el libro que usted abrió en el ejercicio anterior paraun cliente corporativo que premia a sus mejores representantes de ventas con un crucero. Ellibro contiene datos de los cruceros para las fechas y lugares especificados por el cliente. Enlos siguientes ejercicios, continuará aplicando las herramientas de formato para hacer que ellibro sea más fácil de entender y para mejorar la presentación de los datos al cliente.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar filas ocolumnas en una hoja decálculo? 2.2.1

Modificar el alto de fila y el ancho de columna

De manera predeterminada, todas las columnas de una nueva hoja de cálculo tienen elmismo ancho y todas las filas tienen el mismo alto. En la mayoría de los casos, ustednecesitará cambiar estos valores predeterminados para acomodar más o menos datos. Loscambios pueden hacerse empelando los comandos de formato en el grupo Celdas de laficha Inicio.

Al modificar el alto de las filas y el ancho de las columnas se logra que el contenido deuna hoja de cálculo sea más fácil de leer y que se incremente su atractivo visual. Paraadaptar el contenido de una fila o de una columna, usted puede establecer que el alto o elancho tengan un valor específico, o bien, cambiarlos arrastrando el bboorrddee (la línea quesepara a las filas o a las columnas).

Abra el documento LL44--11..22 MMooddiifificcaarr eell aallttoo ddee fifillaa yy eell aanncchhoo ddee ccoolluummnnaa que está disponible en elCD-ROM complementario.

En lecciones anteriores,usted utilizó la opciónAutoajustara que consiste en hacer dobleclic en el borde derechode la columna.

XREF

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo modificar el alto defila y el ancho de columnaen una hoja de cálculo? 2.2.4

El alto de fila, o sea la altura de arriba a abajo, se mide en puntos. Un punto equivale a un1/72 de pulgada. El alto de fila predeterminado es de 15 puntos, pero usted puede especificarvalores de 0 a 409 puntos. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 carac-teres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basado en la fuente ytamaño de fuente predeterminados). Si el ancho de columna o el alto de fila se establecen en0, la columna o la fila se ocultan.

Como aprendió en la Lección 2, cuando el texto que introduce sobrepasa el ancho de lacolumna, el texto se desborda a la siguiente columna o se trunca cuando la siguiente celdacontiene datos. En estos casos aparece una serie de símbolos #### (ver Figura 4-2) que indicaque el número es más grande que el ancho de la celda.

Usted aprenderá a ocultar filas y columnas más adelante en esta lección.Más adelante

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 ! g 4-4

Indica que el número es más grande que el ancho de columna

Figura 4-2

El número es más grande queel ancho de columna


Para ajustar rápidamente las entradas en todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic enSeleccionar todo y a continuación haga doble clic en uno de los bordes de la columna.

OTRA MANERA

Cuando arrastre el borde, el ancho de la columna - en caracteres y en pixeles - aparece en laInformación en pantalla, arriba de los encabezados de fila (ver Figura 4-4.)

Figura 4-3

Arrastre el borde de la columna para separar lascolumnas alineadas a la derecha de las columnas alineadas a la izquierda

Figura 4-4

Ancho de columna que semuestra cuando arrastra elborde

Usted puede cambiar el ancho predeterminado para todas las columnas en una hoja de cálculoo de un libro: en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la secciónTamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado...; en el cuadro de diálogo Ancho pre-determinado, teclee una medida de columna predeterminada. Si cambia el ancho de columnapredeterminado en una hoja de cálculo que contiene datos, sólo se cambiará en las celdasvacías. Las columnas que contienen datos o que han sido formateadas previamente conser-varán su formato.


Encabezadode columna

Borde decolumna

Cuando se emplea la función Autoajustar ancho de columna y dependiendo de la alineaciónde los datos, éstos pueden verse amontonados. Esto se debe a que dicha función ajusta elancho de la columna al ancho exacto de la entrada más larga que se haya introducido en ella.Después de emplear la opción, utilice el mouse para arrastrar el borde derecho cuando unacolumna con datos alineados a la derecha es adyacente a una con datos alineados a la izquier-da, como se muestra en la Figura 4-3.

TOME NOTA*Cuando esté más familiarizado con lasformas de modificarfilas y columnas, seguramenteseleccionará un métodopara emplearlo demanera consistente.

También puede utilizar el comando Copiar formato para copiar el ancho de unacolumna a otras columnas: seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic enCopiar formato y luego haga clic en el encabezado de la columna o columnas a las quedesee aplicar el ancho de columna.

OTRA MANERA


Modificar una fila o columna completaPara ahorrar tiempo, lograr un aspecto consistente y alinear el contenido de las celdas demanera uniforme, es conveniente aplicar el mismo formato a toda una fila o columna.Para aplicar un mismo formato a una fila o columna, haga clic en el encabezado de fila oencabezado de columna (la letra o número que lo identifica) para seleccionarlo, y des-pués, aplique el formato o estilo deseado.

Abra el documento LL44--11..33 FFoorrmmaatteeaarr uunnaa fifillaa oo ccoolluummnnaa ccoommpplleettaa que está disponible en el CD-ROM complementario.

RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS

Si selecciona la fila 1 en lugar de un rango de datos y aplica el estilo, el estilo del bordeinferior se extenderá hasta el final de la fila (celda XFD1).

TOME NOTA*El formato Contabilidad se aplicará a cualquier número que introduzca en las columnasC o D, incluso si, por ejemplo, introduce el número como moneda.

Cuando se formatea la fila o la columna completa que contiene los datos, en lugar de aplicarel formato a un rango de celdas, se tiene una gran ventaja: cuando se insertan filas o colum-nas, o se añaden datos adicionales a la hoja de cálculo, éstos se formatean correctamente.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo formatear filas ocolumnas completas? 2.2.2

Ocultar y mostrar una fila o columna

Habrá ocasiones en las que usted no desee o no necesite que todas las filas y columnasestén siempre visibles, especialmente si la hoja de cálculo contiene una gran cantidadde filas o columnas. Usted puede ocultar una fila o columna empleando el comandoOcultar o estableciendo que el alto de fila o el ancho de columna sean cero. Cuando lasfilas están ocultas no aparecen ni en la pantalla, ni en las impresiones.

Abra el documento LL44--11..44 OOccuullttaarr oo mmoossttrraarr uunnaa fifillaa oo ccoolluummnnaa que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Para mostrar una fila o columna oculta, debe hacer clic en su encabezado para seleccio-narla por completo. Seleccionar las celdas no liberará las filas o columnas ocultas

Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con información sensible que quizá noesté utilizando, o que no desee que esté visible mientras trabaja en otras áreas de la hoja. Porejemplo, si la persona que está trabajando en la hoja de cálculo de Cruceros_de_Margie deseaconcentrarse en los cruceros a sólo uno de los destinos, puede ocultar las filas que contienenlos datos de los otros destinos.

Para hacer que las filas ocultas sean visibles, seleccione la fila por arriba y la fila por abajo de lafila o filas ocultas y utilice los comandos de Formato para mostrarlas. Si la primera fila estáoculta, utilice la función Ir a. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adya-centes y siga los mismos pasos que siguió para mostrar las filas ocultas.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo ocultar y mostrarfilas o columnas en una hojade cálculo? 2.2.3



Cuando selecciona las filas 10 y 16 para mostrar las filas, debe seleccionarlas de maneraque incluyan las filas ocultas. Presione la tecla MMaayyúúss cuando seleccione la fila 16 oseleccione la fila 10 y arrastre para incluir la fila 16. Si selecciona la fila 10, presiona latecla CCttrrll y hace clic en la fila 16, no se mostrarán las filas ocultas.

Usted aprenderá a utilizar la función Ir a en la Lección 5.Más adelante

� Utilizar temas

NUEVACA

RACTERÍISTICA

Elegir un tema para una hoja de cálculo


Si usted u otro usuario han personalizado uno o más temas de documento, éstos apare-cerán al principio de la lista por lo que tendrá que desplazarse hacia abajo para ver todoslos temas integrados.

Excel cuenta con varios temas de documento predefinidos. Cuando se aplica un tema auna hoja de cálculo o a un libro, los colores, las fuentes y los efectos contenidos en esetema sustituyen a cualquier estilo que se haya aplicado a celdas o a rangos de celdas.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL44--22..11 EElleeggiirr uunn tteemmaa ppaarraa uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Si usted no hubiera cambiado el tamaño de fuente antes de aplicar el estilo de título, eltítulo se hubiera mostrado en 11 puntos ya que éste es el tamaño de fuentepredeterminado para los temas.

La Figura 4-8 muestra los 20 temas integrados para Excel 2007. Los estilos que usted aplicóen los ejercicios anteriores eran los asociados con el tema de Office que es el tema predetermi-nado. Cuando abrió la galería de estilos, se mostraron los colores, fuentes y efectos que com-ponen el tema de Office.

Recuerde que los estilos se emplean para formatear celdas o rangos específicos dentro de unahoja de cálculo. Los temas de documento se usan para aplicar conjuntos de estilos (colores,fuentes, líneas y efectos de relleno) a todo un documento. Todos los estilos del tema de Officeque aplicó a los títulos en el ejercicio anterior cambiaron cuando usted aplicó un tema dife-rente.

En este ejercicio, usted aplicó dos temas de documento para que la dueña de Viajes Margiepudiera seleccionar el que se utilizará para todos los documentos de la empresa. Dado que lostemas son constantes en los programas de Microsoft Office 2007, todos los documentosempresariales de Viajes Margie pueden tener un aspecto uniforme.

Muchas empresas crean un tema de documento personalizado y lo usan consistentemente.Usted puede experimentar aplicando varios temas predefinidos hasta decidirse por un aspectoque le sea atractivo, o bien puede diseñar un tema personalizado como lo hará en el siguienteejercicio.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo utilizar temas paraformatear una hoja de cálculo? 2.1.1


Personalizar un tema

Usted puede crear un tema personalizado realizando cambios a uno o más de los compo-nentes del tema: colores, fuentes o efectos de línea o de relleno. Puede personalizar unode los temas existentes para crear su propio tema. Los cambios que haga a uno o más delos componentes del tema afectan de inmediato a los estilos que haya aplicado en eldocumento activo.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Cuando cambia uno de los colores para crear un tema personalizado, los que se muestranen el botón Colores del tema y a un lado del nombre Colores del tema cambian para refle-jar los cambios.

Personalizar un tema seleccionando colores

Abra el documento LL44--22..33 PPeerrssoonnaalliizzaarr uunn tteemmaa sseelleecccciioonnaannddoo ccoolloorreess que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Para restablecer todos los elementos del color del tema a sus colores originales, haga clicen Restablecer antes de hacer clic en Guardar.

En el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, haga clic en el botón junto al elemen-to del color del tema que desea modificar. Los colores del tema se muestran en todas lasgalerías de colores junto con un conjunto de tonos y matices basados en ellos. Ahora puedeseleccionar otros colores de este conjunto ampliado para aplicarlos a partes específicas de unlibro, con la seguridad de que dichos colores forman parte del mismo tema y por tanto seconserva la armonía. Cuando los colores del tema cambian, también cambia la galería de colo-res así como todo el contenido del documento que los está utilizando.

Es fácil crear su propio tema para aplicarlo a todos sus libros de Excel y sus demás documen-tos de Office 2007. Usted puede escoger cualquier combinación de colores de los temas inte-grados (ver la Figura 4-9), o puede crear su propia combinación de colores.

Cuando hizo clic en Crear nuevos colores del tema..., se abrió el cuadro de diálogo que semuestra en la Figura 4-10. Los colores del tema contienen cuatro colores para el texto y losfondos, seis colores de énfasis y dos colores para hipervínculos. Al personalizar un tema, ustedpuede cambiar uno o todos los colores.

Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos

Ahora que ha personalizado el color de su tema, está listo para elegir la fuente. Seleccionefuentes y efectos que creen una imagen única para sus documentos. Los temas incluyenuna fuente para los encabezados y otra para el cuerpo. Cuando hace clic en el botónFuentes del tema, debajo del nombre Fuentes del tema podrá ver los nombres de las que seemplean para los encabezados y para el texto del cuerpo.

Abra el documento LL44--22..44 PPeerrssoonnaalliizzaarr uunn tteemmaa sseelleecccciioonnaannddoo uunnaa ffuueennttee yy eeffeeccttooss que estádisponible en el CD-ROM complementario.



Si su fuente de tema personalizada no se aplica automáticamente, haga clic en Estilos decelda y haga clic en la fuente para encabezados personalizada para aplicarla.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo utilizar los temaspara formatear hojas de cálculo? 2.1.1

Usted puede personalizar los temas integrados a través de la forma en que aplica los atributosdel tema. Por ejemplo, si le gustan los colores del tema Brío, pero desea utilizar una fuentediferente, primero aplique el tema y después haga clic en Fuentes del tema y seleccione unafuente que sí le agrade. Puede entonces guardar ese tema y aplicarlo a otros documentos.Aunque no puede personalizar los efectos del tema, puede aplicar un efecto integrado diferen-te para modificar el aspecto modificando el sombreado, el biselado u otros efectos.

� Modificar el aspecto en pantalla e impreso de una hoja de cálculo

Formatear el fondo de una hoja

Usted puede emplear una imagen como fondo de una hoja de cálculo para propósitos visualesúnicamente. El fondo se guarda junto con la hoja, pero no se imprime, no se conserva en unahoja de cálculo, ni como un elemento que usted guarda como página Web. Dado que el fondode una hoja no se imprime, no puede utilizarse como una marca de agua.

Abra el documento LL44--33..11 FFoorrmmaatteeaarr eell ffoonnddoo ddee uunnaa hhoojjaa que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

Con frecuencia, la dueña de Viajes Margie emplea hojas de cálculo durante sus presentacionesa los clientes y les proporciona copias impresas. Usted puede aumentar la efectividad de unapresentación de hojas de cálculo agregando una imagen de fondo y color a las etiquetas.Cuando se emplea una imagen de fondo es mejor quitar las líneas de cuadrícula pero convieneincluirlas al imprimir pues hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer. Asimismo,imprimir los encabezados de columnas o de filas ayuda a ubicar la información necesaria.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar y formatearuna imagen como un fondode hoja de cálculo? 2.1.4

Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculoDe manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas de cálculo en blanco quese identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con mucha frecuencia usted empleará másde una hoja para introducir datos relacionados, ya que es más fácil moverse entre hojasque desplazarse de arriba a abajo entre grandes cantidades de datos. Para facilitar la ubica-ción de la información necesaria, agregue color a las etiquetas de las hojas.

Abra el documento LL44--33..22 CCaammbbiiaarr eell ccoolloorr ddee uunnaa eettiiqquueettaa ddee uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que estádisponible en el CD-ROM complementario.

En la Lección 5, usted aprenderá a cambiar el nombre de las hojas de cálculo.Más adelante


El libro contenía datos sobre cruceros a tres destinos en una sola hoja de cálculo. En este ejer-cicio, usted separó los datos para que cada destino estuviera en una hoja diferente.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo cambiar el color deetiqueta de una hoja de cálculo? 2.1.3

TOME NOTA* Las hojas de cálculo se imprimen más rápido si las imprime sin las líneas de cuadrícula.

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo

Usted puede decidir si quiere que las líneas de cuadrícula estén visibles en el área de tra-bajo, o no. Cuando se abre una hoja de cálculo, las líneas están presentes. También puededecidir si quiere que se impriman. Tome en cuenta que las líneas de cuadrícula facilitan lalectura de las hojas de cálculo impresas.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo mostrar y ocultar laslíneas de cuadrícula? 2.1.2

Abra el documento LL44--33..33 VVeerr ee iimmpprriimmiirr llaass lliinneeaass ddee ccuuaaddrrííccuullaa ddee uunnaa hhoojjaa que está disponibleen el CD-ROM complementario.

Ver e imprimir encabezados de columna o de fila

De manera predeterminada, los encabezados de columna o de fila se muestran pero no seimprimen automáticamente. Para facilitar la ubicación de los datos en una hoja de cálculoimpresa, incluya los encabezados de columna o de fila.

Abra el documento LL44--33..44 VVeerr ee iimmpprriimmiirr eennccaabbeezzaaddooss ddee ccoolluummnnaa oo ddee fifillaa que está disponible enel CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo mostrar e imprimirlos encabezados columnas yfilas? 2.1.2

� Insertar encabezados y pies de página

Un encabezado es una línea de texto que aparece al principio de cada página de una hoja decálculo impresa. Los pies de página aparecen al final de cada una de ellas. Usted puede incluirinformación predefinida; insertar elementos como números de página, la fecha y la hora; elnombre de archivo, o agregar su propio contenido.

Agregar números de página a una hoja de cálculo

Para agregar o cambiar un encabezado o un pie de página, haga clic en la ficha Insertar yhaga clic en Encabezado y pie de página. La hoja se muestra en la vista Diseño de página.Se agrega la ficha Diseño a la cinta de opciones (como se muestra en la Figura 4-5) y semuestran los grupos de comandos Herramientas para encabezado y pie de página.


Figura 4-5

Ficha Diseño agregada a lacinta de opciones

TOME NOTA*La adición de la ficha Diseño es un ejemplo de las ventajas de la interfaz de cinta deopciones de Excel. En lugar de que todos los comandos estén disponibles todo eltiempo, algunos comandos aparecen sólo como respuesta a una acción que usted tome.


Cuadros de texto de encabezados

Herramientas para encabezado y pie de página

Abra el documento LL44--44..11 AAggrreeggaarr nnúúmmeerrooss ddee ppáággiinnaa aa uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que está disponible enel CD-ROM complementario.

Usted puede crear encabezados y pies de página introduciendo el texto que desea que aparez-ca o, como practicó en este ejercicio, puede hacer clic en uno de los elementos predefinidospara insertar códigos para los encabezados o pies de página que Excel ofrece. Cuando seimprime el libro, Excel reemplaza los códigos con la fecha actual, la hora actual, etc.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo agregar números depágina a un encabezado opie de página? 5.5.4

Insertar un encabezado o pie de página predefinido

En la ficha Diseño, el grupo Encabezado y pie de página contiene encabezados y pies depágina predefinidos que le permiten agregar automáticamente elementos tales como lafecha, el número de página, el número de páginas, etcétera.

Abra el documento LL44--44..22 IInnsseerrttaarr uunn eennccaabbeezzaaddoo oo ppiiee ddee ppáággiinnaa pprreeddeefifinniiddoo que está disponibleen el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar un encabezado o pie de páginapredefinido? 5.5.4

Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos combinan uno o más elementos. Enel ejercicio anterior, usted insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. Tambiénpuede crear el texto para un encabezado o un pie de página en la vista Diseño de página.

Puede acceder a los cuadros de texto de encabezado y pie de página haciendo clic en lavista Diseño de página en la parte derecha de la barra de estado.OTRA MANERA


Agregar contenido a un encabezado o pie de página

Es posible que ni los encabezados y pies de página predefinidos, ni sus elementos satisfa-gan sus necesidades. En ese caso, sólo tiene que introducir el texto deseado en los cuadrosde texto de encabezado o pie de página.

Puede que usted esté familiarizado con la funcionalidad de marca de agua que está dispo-nible en Microsoft Word. Usted no puede insertar una marca de agua en Excel, peropuede imitar una mostrando un gráfico en un encabezado o un pie de página. El gráficoaparecerá detrás del texto y se mostrará e imprimirá como una marca de agua.

Abra el documento LL44--44..33 AAggrreeggaarr ccoonntteenniiddoo aa uunn eennccaabbeezzaaddoo oo ppiiee ddee ppáággiinnaa que está disponibleen el CD-ROM complementario.

Si el texto que necesita introducir en un encabezado o pie de página no esté disponible en losencabezados y pies de página predefinidos, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o piede página y teclee el texto que desee.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo agregar contenido aun encabezado o un pie depágina? 5.5.4.

TOME NOTA*Si desea crear un encabezado o pie de página con varias líneas, presione la tecla EEnnttrraarr yteclee el texto o agregue un elemento predefinido.

� Preparar un documento para su impresiónNUE

VACA

RACTERÍSTICA

Agregar y mover un salto de página

La ventana VViissttaa pprreelliimmiinnaarr muestra una vista de la página completa, tal y como se impri-mirá. Usted puede verificar el formato y el diseño general antes de imprimirla pero nopuede hacer cambios al documento en la vista preliminar. Un ssaallttoo ddee ppáággiinnaa es un divisorque separa una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel insertasaltos de página verticales automáticos (línea rota) con base en el tamaño del papel, losvalores de los márgenes, las opciones de escala y las posiciones de cualquier salto de pági-na manual (línea sólida) que se inserte. En la ventana Vista previa de salto de página,usted puede ajustar rápidamente los saltos de página automáticos para obtener un docu-mento impreso más atractivo (ver Figura 4-6).

Figura 4-6

Ventana Vista previa de saltode página


Salto depágina manual

Salto de páginaautomático

Salto de páginaautomático

Abra el documento LL44--55..11 AAggrreeggaarr yy mmoovveerr uunn ssaallttoo ddee ppáággiinnaa que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


Utilice los saltos de página manuales para controlar la ubicación de dichos saltos. Arrastre elsalto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de páginamanual.

TOME NOTA*Cuando mueve un salto de página automático, éste se convierte en un salto de páginamanual.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar o mover unsalto de página? 5.5.2

Establecer márgenesLos márgenes son una manera efectiva de administrar y optimizar el espacio en blanco enuna hoja impresa. Lograr un equilibrio entre los datos y el espacio en blanco aumenta sig-nificativamente la legibilidad y el aspecto de una hoja de cálculo. Usted puede elegir entreun conjunto de márgenes integrados (ver Figura 4-7) o crear márgenes personalizados pormedio del cuadro de diálogo Configurar página.

Figura 4-7

Conjuntos de márgenes integrados

Abra el documento LL44--55..22 EEssttaabblleecceerr mmáárrggeenneess que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

La configuración de márgenes Normal es la predeterminada para un nuevo libro. Los márge-nes personalizados que se muestran en la Figura 4-14 fueron establecidos en el libro queempleó en el ejercicio. Los márgenes más estrechos proporcionan un área mayor para impri-mir los datos. Usted puede cambiar la configuración de los márgenes para que se adapten a lasnecesidades de cada libro: haga clic en Márgenes personalizados al final de la lista Márgenes;se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página con la configuración que se ha aplicado a lahoja que está abierta; en él puede cambiar cualquiera de los valores para crear una configura-ción personalizada. Los márgenes de encabezados o pies de página se ajustan automáticamentecuando se modifican los márgenes de página.

Las hojas que no llenan toda la página se pueden centrar vertical y horizontalmente distribu-yendo así el espacio en blanco de la página de manera uniforme. Utilice la ficha Márgenes delcuadro de diálogo Configurar página para emplear esta función.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo establecer los márgenes? 5.5.3

También puede modificar los márgenes en la vista Diseño de página haciendo clic en elborde superior o inferior del área del margen en la regla. Cuando aparezca una flechavertical de dos puntas, arrastre el margen hasta obtener el tamaño deseado.

OTRA MANERA


Establecer la orientación de una hoja de cálculo en la página

Figura 4-8

Orientación vertical y horizontal

Las hojas de cálculo son más fáciles de leer y analizar cuando todos los datos aparecen enuna sola hoja de papel. Las funciones de orientación y de escala de Excel le dan controlsobre el número de páginas en las que se imprimirán los datos de la hoja. Usted puedecambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u horizontal-mente en la página. Una hoja impresa verticalmente utiliza la orientación Vertical y lucecomo el documento que se muestra en la Figura 4-8. La orientación vertical es la configu-ración predeterminada. Una hoja de cálculo impresa horizontalmente utiliza la orientaciónHorizontal, que también se muestra en la Figura 4-8.


Orientaciónvertical

Orientaciónhorizontal

Abra el documento LL44--55..33 EEssttaabblleecceerr llaa oorriieennttaacciióónn ddee uunnaa hhoojjaa eenn llaa ppáággiinnaa que está disponible enel CD-ROM complementario.

Utilice la orientación horizontal cuando el ancho del área que desee imprimir sea mayor a laaltura. Los datos son más fáciles de leer cuando todas las columnas caben en una sola hoja.Esto puede lograrse cambiando la orientación a horizontal. Cuando no pueda ajustar todoslos datos en una hoja impresa cambiando su orientación, puede aumentar o disminuir el áreaque ocupan por medio de las opciones de escala que se describen en el siguiente ejercicio.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo cambiar la orientación de una hoja decálculo? 5.5.5

Cambiar la escala de una hoja para ajustarla a una página impresaEl aajjuussttee ddee eessccaallaa se refiere a aumentar o disminuir el resultado de la impresión a ciertoporcentaje de su tamaño real. Antes de intentar cambiar la escala del resultado de unahoja de cálculo, debe establecer el ancho y alto máximos en “Automático” para habilitarla función de escalar (ver Figura 4-9).

Figura 4-9

Cambiar la escala de una hojade cálculo para ajustarla


Establecer un porcentaje para aumentar odisminuir el resultado de impresión

Abra el documento LL44--55..44 CCaammbbiiaarr llaa eessccaallaa ddee hhoojjaa ppaarraa aajjuussttaarrllaa aa uunnaa hhoojjaa iimmpprreessaa que estádisponible en el CD-ROM complementario.


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo cambiar la escala deuna hoja de cálculo paraque quepa en una páginaimpresa? 5.5.6

La razón más común para cambiar la escala de una hoja de cálculo es reducirla para poderimprimirla en una sola página. También puede agrandar la hoja para que los datos se veanmás grandes y ocupen más espacio en la hoja impresa. Cuando los cuadros Ancho y Alto seestablecen en Automático, usted puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumen-tar o disminuir la escala de la impresión. Cada vez que hace clic en la flecha, ésta cambia en5%.

TOME NOTA*Recuerde que el ancho y alto deben estar establecidos en Automático si desea especificaruna escala, como 75%.

MM AA TT RR II ZZ DD EE RR EE SS UU MM EE NN DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

A trabajar con filas y columnas.

A insertar y eliminar filas y Insertar y eliminar celdas, filas 2.2.1columnas. y columnas.

A modificar el alto de fila y el Modificar el alto de fila y el 2.24ancho de columna. ancho de columna.

A aplicar formato a una Formatear filas y columnas. 2.2.2fila o columna completa.

A ocultar y mostrar filas y Mostrar y ocultar filas y columnas. 2.2.3columnas.

A aplicar y personalizar Utilizar temas para formatear 2.1.1temas de hojas de cálculo. libros.

A modificar el aspecto en pantalla e impreso de una hoja de cálculo.

A insertar y formatear el fondo Formatear el fondo de una hoja 2.1.4de una hoja de cálculo. de cálculo.

A cambiar el color de una Agregar color a las etiquetas 2.1.3etiqueta de una hoja de cálculo. de una hoja de cálculo.

A ver e imprimir las líneas de Mostrar y ocultar líneas de 2.1.2cuadrícula de una hoja de cálculo. cuadrícula y encabezados.

A ver e imprimir los encabezados de Mostrar y ocultar líneas de 2.1.2fila y de columna de una hoja de cuadrícula y encabezados.cálculo.

A insertar y modificar encabezados Agregar y modificar encabezados 5.5.4y pies de página. y pies de página.

A preparar un documento para imprimir.

A agregar y mover saltos de página Insertar y mover un salto de 5.5.2en una hoja de cálculo. página.

A establecer márgenes en una hoja de Establecer márgenes. 5.5.3cálculo.

A establecer la orientación de una Cambiar la orientación de una 5.5.5hoja de cálculo en la página. hoja de cálculo.

Cambiar la escala de una hoja Cambiar la escala del contenido 5.5.6cálculo para que quepa en de una hoja de cálculo para que una hoja impresa. quepa en una hoja impresa.

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Excel - Leccion 4