FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA …repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/4244/1/54003_1.pdf · carrera de licenciatura de contabilidad y auditorÍa tesis

i

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA

Tesis previa la obtención del título de

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA

“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE

TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”.

Autora: Olga Verónica Pallarozo FerrínDirector: Eco. Carlos Barahona Meneses

Santo Domingo – Ecuador

2013

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AUDITORÍA








2013

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AUDITORÍA








2013

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EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROLINTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LACOMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTODOMINGO 2012, ELABORADO POR LA ESTUDIANTE OLGA VERÓNICAPALLAROZO FERRÍN HA CONCLUÍDO EXITOSAMENTE CONTANDOCON MI TOTAL SUPERVISIÓN, EN SU DESARROLLO Y AVANCE.

Eco. Carlos Barahona MenesesDIRECTOR DE TESIS

iii

El contenido del presente trabajoes de exclusiva responsabilidad de su autora

_________________________________Olga Verónica Pallarozo Ferrín

Autora:

OLGA VERÓNICA PALLAROZO FERRIN

Institución:

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIALCampus Santo Domingo

Título de Tesis:

“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DECONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA

CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANOTRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”.

Fecha:MAYO 2013

iv

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIALCampus Arturo Ruíz Mora

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Quito, Agosto 2013

MatemáticoMauricio GarcíaDIRECTOR DEL SEDPresente.-

De mi consideración:

Por la presente pongo en su conocimiento que está finalizada la tesis titulada“MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNOPARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA DETRANSPORTE URBANO TRANSMETRO S.A., SANTO DOMINGO 2012”,realizada por la Srta. Olga Verónica Pallarozo Ferrín, de la Carrera deCONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A., de la facultad de Economía y Negocios.

Particular que comunico a usted para los fines pertinentes.

Atentamente,

Eco. Carlos Barahona MenesesDIRECTOR DE TESIS

v

Dedicatoria

A mi madre por su ejemplo, por enseñarme que la vida está llena

de adversidades pero que con fe, confianzas y amor se logran los

objetivos trazados.

A mi padre y hermana, por su amor y respaldo, y sobre todo por

su ejemplo, soy quien soy, espero poder retribuir con mis acciones

algo de lo mucho que he recibido.

Verónica Pallarozo

vi

Agradecimiento

A Dios, por haberme dado la fuerza necesaria para concluir con

mi tesis a pesar de las adversidades.

A una persona especial en mi vida, ya que me incentivó y ayudó

en todo momento brindándome todo el apoyo incondicional y

siempre induciendo a la culminación de la misma

De manera especial a mi Director de Tesis el Eco. Carlos

Barahona por su apoyo, colaboración y profesionalismo constante.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, sus maestros y

autoridades, quienes me facilitaron la oportunidad de descubrir y

aprender mejores conocimientos para ser una persona útil a la

sociedad.

A los funcionarios de la Compañía de Transporte Urbano

Transmetro S.A. por toda su ayuda y colaboración.

Gracias a Todos

Verónica Pallarozo

vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada………………………………………………..…………………………….……i

Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal………………….…..ii

Hoja de responsabilidad del autor………………………………………………….…..iii

Informe de aprobación del director de tesis……………………………………….…... iv

Dedicatoria…………………………………………………………………….……….. v

Agradecimiento………………………………………………………………………...vi

Índice……………………………………………………………………………….…. vii

Resumen ejecutivo…………………………………………………………………..... xiii

CAPITULO IEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Antecedentes ......................................................................................................... 1

1.2 Planteamiento del Problema.................................................................................. 2

1.2.1 Diagnóstico ........................................................................................................... 2

1.2.2 Pronóstico.............................................................................................................. 3

1.3 Formulación del Problema .................................................................................... 3

1.4 Sistematización del Problema ............................................................................... 3

1.5 Objetivos del estudio............................................................................................. 4

1.5.1 General..………………………………………………………………………….41.5.2 Específicos ............................................................................................................ 4

1.6 Justificación .......................................................................................................... 4

1.6.1 Justificación Teórica ............................................................................................. 4

1.6.2 Justificación Metodológica ................................................................................... 4

1.6.3 Justificación Práctica............................................................................................. 5

1.6.4 Justificación Social ............................................................................................... 5

1.7 Limitaciones.......................................................................................................... 5

1.8 Hipótesis................................................................................................................ 6

1.8.1 Variable Dependiente............................................................................................ 6

1.8.2 Variable Independiente ......................................................................................... 6

viii

CAPITULO IIMARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL

2.1 Marco Teórico....................................................................................................... 7

2.1.1 Manual de Procedimientos.................................................................................... 7

2.1.2 Manual de Procesos .............................................................................................. 8

2.1.3 Control Interno.................................................................................................... 10

2.1.4 Clasificación del control interno ......................................................................... 12

2.2 Marco Referencial............................................................................................... 14

2.2.1 El Sistema del Transporte Público de Pasajeros ................................................. 14

2.2.2 Características de las Empresas de Transporte Urbano en Santo Domingo ....... 14

2.2.3 Mejoras para el transporte urbano local .............................................................. 15

2.3 Marco Legal ........................................................................................................ 16

2.3.1 Constitución de la República del Ecuador .......................................................... 17

2.3.2 Ley de Compañías del Ecuador .......................................................................... 17

2.3.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno..................................................... 18

2.3.4 Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones ............................. 18

2.3.5 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial..................... 20

2.4 Marco Conceptual ............................................................................................... 21

2.5 Revisión de Términos Conceptuales................................................................... 28

2.6 Revisión de Términos Operacionales ................................................................. 29

CAPITULO IIIMARCO METODOLÓGICO

3.1 Diseño o tipo de investigación ............................................................................ 32

3.2 Métodos de investigación.................................................................................... 32

3.3 Técnicas de investigación ................................................................................... 33

3.4 Población y muestra ............................................................................................ 33

3.5 Condiciones de prueba ........................................................................................ 33

3.5.1 Entrevista al Gerente de Compañía Transmetro ................................................. 34

3.5.2 Encuesta aplicada a los siete Colaboradores Internos de las áreas administrativay contable ............................................................................................................ 35

ix

CAPITULO IVSITUACIÓN DIAGNÓSTICA

4.1 El diagnóstico de la situación actual de la Compañía de Transporte UrbanoTransmetro ...................................................................................................................... 46

4.1.1 Proceso analítico de las cuentas de Estados Financieros del año 2010 y 2011. . 48

4.1.2 Análisis financiero mediante índices financieros................................................ 51

4.2 Planificación estratégica actual ........................................................................... 53

4.3 Estructura organizacional actual de la Compañía Transmetro............................ 55

4.4 Análisis FODA de la Compañía Transmetro ...................................................... 55

CAPITULOVPROPUESTA

5.1 Diseño organizacional......................................................................................... 57

5.1.1 Introducción ........................................................................................................ 57

5.1.2 Visión 58

5.1.3 Misión 59

5.1.4 Valores corporativos ........................................................................................... 59

5.1.5 Políticas corporativas .......................................................................................... 60

5.2 Estructura Corporativa ........................................................................................ 62

5.2.1 Organigrama Estructural ..................................................................................... 62

5.2.2 Organigrama Funcional....................................................................................... 62

5.3 Manual de Funciones .......................................................................................... 63

5.4 Procesos en el área administrativa contable........................................................ 85

5.4.1 Disposiciones de la Junta General de Accionistas .............................................. 85

5.4.2 Disposición de Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador................ 87

5.4.3 Proceso Contable................................................................................................. 89

5.4.4 Recaudación de valores....................................................................................... 91

5.4.5 Proceso administrativo........................................................................................ 96

5.4.6 Proceso para pago ............................................................................................... 98

5.4.7 Pago de nómina................................................................................................. 100

5.4.8 Pago derecho vacaciones .................................................................................. 102

5.4.9 Emisión de estados financieros y ajustes .......................................................... 104

x

CAPITULO V ICONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones ..................................................................................................... 106

6.2 Recomendaciones.............................................................................................. 106

xi

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones ..... 36

Cuadro 2 Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones ..................................... 37

Cuadro 3 Conoce como está estructurada la compañía .................................................. 38

Cuadro 4 Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía ..................................... 39

Cuadro 5 Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito .............................. 40

Cuadro 6 Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo de

sus funciones diarias ....................................................................................................... 41

Cuadro 7 Conoce usted lo que es el control interno ....................................................... 42

Cuadro 8 Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultados

empresariales .................................................................................................................. 43

Cuadro 9 Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento

Humano........................................................................................................................... 44

Cuadro 10 Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientos

corporativos .................................................................................................................... 45

Cuadro 11 Estructura organizacional actual de Transmetro ........................................... 55

Cuadro 12 FODA de la Compañía Transmetro .............................................................. 56

Cuadro 13 Organigrama Estructural ............................................................................... 62

Cuadro 14 Organigrama Funcional del Área Contable de la Compañía Transmetro ..... 63

Cuadro 15 Proceso Junta General de Accionistas .......................................................... 86

Cuadro 16 Proceso Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador ..................... 88

Cuadro 17 Proceso Contable........................................................................................... 90

Cuadro 18 Recaudación de valores................................................................................. 92

Cuadro 19 Proceso administrativo.................................................................................. 97

Cuadro 20 Proceso para pago ......................................................................................... 99

Cuadro 21 Pago de nómina........................................................................................... 101

Cuadro 22 Pago derecho vacaciones ............................................................................ 103

Cuadro 23 Emisión de estados financieros y ajustes .................................................... 105

xii

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1 Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones ..... 36

Gráfico 2 Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones ...................................... 37

Gráfico 3 Conoce como está estructurada la compañía ................................................. 38

Gráfico 4 Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía..................................... 39

Gráfico 5 Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito .............................. 40

Gráfico 6 Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo de

sus funciones diarias ....................................................................................................... 41

Gráfico 7 Conoce usted lo que es el control interno....................................................... 42

Gráfico 8 Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultados

empresariales .................................................................................................................. 43

Gráfico 9 Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento

Humano........................................................................................................................... 44

Gráfico 10 Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientos

corporativos .................................................................................................................... 45

xiii

RESUMEN

La Compañía Transmetro trabaja para satisfacer las necesidades de transporte urbano de

la localidad de Santo Domingo de los Colorados ampliando sus recorridos y renovando

su parque automotor a fin de crear una mejor imagen corporativa a la ciudad, llegando

actualmente a cubrir aproximadamente el 35% de servicio en la urbe.En vista, del

creciente desarrollo urbano de Santo Domingo y la demanda de transporte en la ciudad,

un grupo de hombres emprendedores y visionarios deciden crear un medio de transporte

que satisfaga las necesidades de la población. El servicio de bus especial o ejecutivo

implementado ha permitido que inmediatamente el resto de socios cooperados con la

ayuda de la cooperativa continuaran renovando el parque automotor hasta lograr

implantar casi en su totalidad este servicio en la ciudad.

Sin embargo, fruto de la unión de las operadoras de la ciudad a través de la Pre-cámara

de Transporte De Santo Domingo se decide viajar al exterior a fin de conocer las formas

y técnicas que operan el transporte en las ciudades de Sao Paulo y Curitiba en Brasil

como también la ciudad de Bogotá en Colombia, como resultado de estos viajes se

decide aplicar en la ciudad el servicio de bus Tipo a partir del año 2004, servicio que

tuvo una inmensa acogida por la ciudadanía, lo que convirtió a la empresa en pionera en

la prestación del servicio de transporte ejecutivo urbano de pasajeros en la localidad.

Ante todo esto es imprescindible implementar un Manual de Funciones y

Procedimientos de Control Interno que permita optimizar los procesos yrecursos de la

empresa y, por ende el ordenamiento en la gestión que desempeñan cada uno de los

colaboradores internos de la Institución.

xiv

ABSTRACT

The Company Transmetro works to meet the urban transport needs of the town of Santo

Domingo de los Colorados expanding his travels and renewing its park automotive to

order to create a better corporate image to the city, reaching currently to cover

approximately 35% service in the large city. In view, of growing urban development of

Santo Domingo and transport demand in the city, a group of men entrepreneurs and

visionaries decide to create half transport that meets the needs of the population. The

service special bus or executive implemented has allowed immediately the rest of

partner’s cooperative members with the help of the cooperative continue renewing the

park automotive until achieving implanting almost entirely this service in the city.

However, fruit of the union of the operators of the city through the Pre-camera of

Transport of Santo Domingo is decided travel abroad in order to know the ways and

techniques that operate transport in the cities of Sao Paulo and Curitiba in Brazil as also

the city of Bogotá in Colombia, as result of these trips is decided to apply in the city the

bus service Type from the year 2004, service that had an immense host by the

citizenship, what made the company in pioneer in service provision executive transport

urban passenger in the locality.

Given all this is imperative implement a Manual Functions and Internal Control

Procedures that allows optimize processes and company resources and thus the ordering

in the management which play each of the internal collaborators of the Institution.

1

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Antecedentes

Antecedentes históricos

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A., inició sus operaciones de servicio

de transporte urbano como Cooperativa de Transporte Urbano 27 de Agosto, la misma

que se constituyó mediante Acuerdo Ministerial celebrado el 27 de Agosto de 1977;

dicha organización se ha dedicado a prestar los servicios de transporte urbano a toda la

ciudadanía santodomingueña desde hace 36 años aproximadamente, lo cual ha

permitido aportar al desarrollo de este sector de servicio público, es por esto que el 16

de septiembre del año 2005, pasa a constituirse en la Compañía de Transporte

Transmetro S.A., con el fin de brindar un mejor servicio y por ende crecer

empresarialmente, lo cual es posible gracias al selecto grupo de accionistas que trabajan

por un mismo objetivo: servir a la ciudadanía local.

A inicio de la década de 1990, el servicio de transporte urbano en Santo Domingo era

muy similar al del resto de ciudades del país; buses pequeños y viejos que competían

por las calles en busca de pasajeros, es así, que la Compañía Transmetro, se incorpora a

prestar los servicios de transporte público a lo largo de las diferente calles y avenidas de

la urbe local por más de treinta años; Por el año 2005, se empiezan a incorporar los

buses Tipo, lo cuales son unidades mucho más grandes, modernas, seguras y exclusivas

para prestar el servicio de transporte público en la ciudad. Los buses convencionales

anteriores siguieron operando de igual forma, pero debido a las constantes quejas y

reclamos de los usuarios, se han visto obligados a innovar paulatinamente las unidades

de servicio urbano.

Todas estas implementaciones o avances han aportado al crecimiento de la Compañía,

lo cual en la actualidad le ha permitido convertirse en la empresa más sólida de la

localidad crecimiento que le obliga a actualizarse en procedimientos de control interno

2

administrativo y financiero y, con ello estar preparados para incorporarse al nuevo

sistema de servicio urbano que será implementado por el Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal Santo Domingo, el cual se encargará de la planificación,

regulación y coordinación del servicio.

Antecedentes científicos

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro carece de un manual de funciones y

procedimientos de control interno para las áreas administrativa y contable, por lo que

vienen laborando en forma anti técnica, esto implica que no exista una sistematización

de las actividades desempeñadas por los funcionarios y colaboradores internos del área

administrativa y contable, por ende, no se pueden delimitar las funciones y

responsabilidades, lo cual conlleva a que en ocasiones las actividades sean monótonas e

inútiles y no faciliten el adecuado control interno a las actividades desarrolladas en la

prestación del servicio de la Compañía.

Antecedentes prácticos

Muchas compañías exitosas económicamente quemantienen una organización

claramente definida, en el caso administrativo y contable se han manejado con manuales

de procedimientos que les ha permitido tener un mejor control interno de sus funciones

y responsabilidades, es por eso que se debe implementar un manual de funciones y

procedimientos, quefacilitará la operación institucional de la Compañía de Transporte

Urbano Transmetro S.A.

1.2 Planteamiento del Problema

1.2.1 Diagnóstico

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. presta los servicios de transporte

público en la ciudad de Santo Domingo, la cual inicialmente operó como la Cooperativa

de Transporte Urbano 27 de Agosto y,en la actualidad como compañía de transporte

urbano, situación por la que ha experimentado un crecimiento importante en las áreas

3

contable y administrativa, lo cual hace imprescindible el implementar un Manual de

Funciones y Procedimientos de Control Interno que permita optimizar los procesos

yrecursos de la empresa y, por ende el ordenamiento en la gestión que desempeñan cada

uno de los colaboradores internos de la Institución.

Causa: Manual Funciones y Procedimientos.

Efecto:Resultados empresariales para mejora del servicio.

1.2.2 Pronóstico

Si la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. corrige las deficiencias

existentes en el desempeño de funciones y los procedimientos de control interno de las

áreas contable y administrativa de la empresa, podrá mejorar el servicio de transporte

urbano de usuarios y viajeros, reduciendo los gastos innecesarios, incrementado la

productividad laboral y el desarrollo corporativo, al tiempo que disminuyen los costos

del servicio, situación que eleva la competitividad institucional frente a otras

operadoras.

1.3 Formulación del Problema

¿Cuenta la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. con un instrumento

técnico que norme el accionar diario de sus empleados?

1.4 Sistematización del Problema

¿La Compañía Transmetro tiene preparado un diagnóstico de la situación actual?

¿Cuenta la Compañía Transmetro con una estructura organizacional en la que se

establezca el orden jerárquico?

¿La Compañía Transmetrocuenta con las políticas y directrices que aporten a la

buena marcha institucional?

¿El diseño de un manual de funciones y procedimientos para el área

administrativa contable permite mejorar el servicio

4

1.5 Objetivos del estudio

1.5.1 General

Proponer un Manual de Funciones y Procedimientos de Control Interno para mejorar los

procesos y actividades del área administrativa contable de la Compañía de Transporte

Urbano Transmetro S.A.

1.5.2 Específicos

Preparar el diagnóstico de la situación de la Compañía Transmetro.

Preparar una estructura orgánica actualizada para el manual de funciones y

procedimientos.

Proponer las políticas y directrices que regirán la buena marcha institucional.

Diseñar un manual de funciones y procedimientos de control interno para el área

administrativa y contable de la Compañía.

1.6 Justificación

1.6.1 Justificación Teórica

Mediante está aplicación tanto teórica como conceptualmente el manual de funciones y

procedimientos de control interno en el área tanto administrativa como contable,

permitirá identificar que se debería contar con dicha herramienta de organización

corporativa, ya que la carencia del mismo, influye en el manejo adecuado o en la mala

utilización de los recursos institucionales, influyendo en el costo de los servicios y por

ende en lacompetitividad en el mercado del transporte público, generados por utilizar

inadecuadamente el control interno a sus diferentes funciones y procesos.

1.6.2 Justificación Metodológica

Para cumplir con los objetivos del estudio se utilizarán técnicas de investigación y

control interno que servirán para obtener información de las actividades relacionadas a

5

las áreas administrativa y contable, para ello se deberán realizar entrevistas al

Presidente, al Gerente General, al Contador, a los Accionistas y Socios y, los

Colaboradores Internos; con esto se busca conocer la forma cómo se controlarán los

procesos administrativos y contables y como esto afecta en la toma de decisiones.

1.6.3 Justificación Práctica

La aplicación del manual de funciones y procedimientos del control interno para el área

administrativa y contable le permitirá a Compañía de Transporte Transmetro una

correcta utilización de sus recursos y/a su vez mejorar su rentabilidad y rendimiento

laboral. Es decir, si la empresa decide implementar el nuevo manual de funciones y

procedimientos de control interno podría obtener mayores beneficios como la

optimización de tiempo en el trabajo de sus empleados, la calidad del servicio y la

optimización de recursos, que por consiguiente conviertan a la organización en líder en

el mercado local de transportación público de la localidad.

1.6.4 Justificación Social

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro fue creada con el fin de brindar

bienestar y movilidad a todos sus empleados y clientes en general, por ello en el

momento en que la empresa se encuentre funcionando correctamente podría cumplir

adecuadamente con el objetivo corporativo, haciendo que los colaboradores internos

puedan realizar sus funciones y responsabilidades en el menor tiempo, lo cual simplifica

aquellas actividades que sean innecesarias o que se ejecuten de mala forma.

1.7 Limitaciones

Las limitaciones que se han presentado en la realización del presente estudio son: la

dificultad de obtener información primaria de la fuente, esto es, los datos reales de la

Compañía de Transporte Urbano Transmetro, los cuales son requeridos en el diseño del

manual de funciones y procedimientos.

6

Otro limitante constituye la desorganización de la documentación en los archivos

institucionales, lo cual no ha permitido determinar la duplicidad de información al

momento de determinar la información que permite realizar el estudio investigativo

propuesto para la compañía.

1.8 Hipótesis

El diseño y aplicación de un manual funciones y procedimientos para el área

administrativa y contable de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro

S.A.permitirá obtener resultados empresariales para mejorar el servicio y

consecuentemente los resultados empresariales.

1.8.1 Variable Dependiente

Mejora del servicio y resultados empresariales

1.8.2 Variable Independiente

Manual de funciones y procedimientos.

7

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL

2.1 Marco Teórico

2.1.1 Manual de Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de

conducta o programas a ejecutar cuya utilización es imprescindible para la consecución

de los objetivos definidos en la actividad empresarial1.

El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento de

control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de las normas

operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y autoridad,

en base a unos principios y objetivos preestablecidos. En él deben de quedar reflejados

únicamente los aspectos estrictamente necesarios para la consecución de los objetivos y

para la ejecución de los controles. Así pues, se especificará entre otras2:

Organigrama funcional y jerárquico de la entidad, desglosado en su máximo

nivel (rango puesto, departamento, entre otros).

Definición de los procedimientos por ciclos de negocios y áreas administrativas

contables (compras, tesorería, ventas, bancos, proveedores, clientes, almacén,

entre otros).

Especificación de la normas a tener en cuenta para ciclos o áreas en cuanto a:

Competencias.

Autorizaciones.

Proceso administrativo del circuito de información (documentación generada,

registros formalizados, controles, supervisiones).

Contabilización.

1 D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de ImplantaciónProcedimientos y Control2 D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de ImplantaciónProcedimientos y Control

8

Procedimientos y políticas.

Procesos de revisión y verificación de las normas (personal interno

independiente o externo profesional).

2.1.2 Manual de Procesos

“Un folleto, libro, carpeta, en los que de una manera fácil de manejar se concentran en

forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar

y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”3.

A nuestra manera de pensar, el autor deja clara su definición de manual, por que

incorpora todos los parámetros de ejecución del diseño y contenido de un manual, sin

embargo despreocupa la causa y el objetivo que se pretende con el manual.

“El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir

para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo

que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa

establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”4.

El autor expone un concepto claro, en el que su aporte expone los procedimientos en la

ejecución de las labores, siendo estos esenciales para el manejo eficiente de cualquier

organización, por lo que al obtener una técnica por escrito de los pasos a seguir en

cualquier trabajo, obteniendo menos pérdida de trabajo y mejores servicios.

“Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar esfuerzos de un empleado en una empresa”5.

Conceptualización más precisa, porque va al punto exacto con pocas palabras, ya que lo

que se pretende con el manual es guiar en los procedimientos al empleado y con esto

minimizar todo el tiempo posible.

3 Reyes A., Comportamiento Organizacional. 2009. Pág. 122.4 Graham Kellogg, Diseño Organizacional. 2010. Pág. 36.5 Terry G. Organización de Empresas. 2009. Pág. 112.

9

2.1.2.1 Definición de Proceso

Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos

organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y

predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases

que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las

funciones de acuerdo con su estructura orgánica6.

2.1.2.2 Definición de Procedimientos

El procedimiento constituye un módulo homogéneo que especifica y detalla un

proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades

determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que

deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de

documentos. Ejemplo de ello constituye: el procedimiento para pago de nómina, el

cobro de cuentas por servicios prestados, las compras y el suministro de materiales,

entre otros7.

2.1.2.3 Definición de Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es

un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma

ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,

funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se

deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas,

secciones, departamentos y servicios8.

6http://www.magdalena.gov.co/apc-aa-files/61306630636336616166653232336536/manual_de_procesos_y_procedimientos.pdf7http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf8http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf

10

2.1.2.4 Otras Definiciones Aplicadas alos Procedimientos

Se presentan otras definiciones que tienen relación directa con el tema de manual de

funciones y de procedimientos y que permitirán ser la base de la propuesta:9

Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria

para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de

acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin

determinado enmarcado dentro de una política.

Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las

actuaciones en un asunto determinado.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un

procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas en

los reglamentos.

Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de

una actividad.

2.1.3 Control Interno

“El control interno es la base donde descansa las actividades y operaciones de una

empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento,

administración, entre otras son regidas por el control interno”.10

El control interno constituye el mecanismo que permite establecer las diferentes

actividades que se deben desarrollar y la forma de verificar que estas sean ejecutadas

9http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf10 González María Elena, Auditoría y Control Interno

11

dentro de lo esperado. Por ello, el control interno es la herramienta que permite tomar

correctivos ante el hecho de establecer inconsistencias en determinadas actividades

productivas de bienes o servicios.

“El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas

directrices y planes de organización los cuales tienen por objetivo asegurar una

eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de

laempresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,

cumplimientos de políticas definidas)”.11

El control interno es una fuente en la cual se deben de cumplir con un sinnúmero de

procedimientos en las actividades y operaciones de una empresa, el cual tiene por

objetivo velar por el buen funcionamiento de la parte contable, financiera y

administrativa.

2.1.3.1 Sistema de control interno

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la

exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la

eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr

el cumplimiento de las metas y objetivos programados”.12

El control interno, es un método que aplica toda entidad para precautelar con mayor

exactitud los recursos de la empresa, con el cual se logra una eficiencia en sus

operaciones y el cumpliendo de los objetivos propuestos. Un sistema establece las

medidas que permitan monitorear cada una de las fases u actividades operativas de

producción en una empresa de bienes o servicios.

11 D. Juan M. Aguirre Fornacea. Auditoría III Control Interno Áreas Específicas de Implantación yProcedimientos12 Diccionario de Contabilidad y Finanzas de la Editorial Cultural S.A.

12

2.1.3.2 El control interno en el marco de la empresa

“Mientras mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un

adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de

un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un

dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden

control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser

sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la

organización”.13

Una empresa cuando más compleja sea, requiere de un sistema de control interno más

efectivo, para evitar fraudes o un mal manejo de la misma; debido a que mientras más

accionistas y empleados tengan es más difícil controlar y este sistema ayuda a ser más

eficiente a la organización.

2.1.4 Clasificación del control interno

2.1.4.1 Control interno contable

“Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y

fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Este control contable no sólo

se refiere a normas de control con fundamento puro contable (como por ejemplo,

documentación soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, repaso de asientos,

normas de valoración), sino a todos aquellos procedimientos que, afectando a la

situación financiera o al proceso informativo, no son operaciones estrictamente

contables o de registro)”.14

El control contable es para resguardar los activos y la fiabilidad y validez de los

registros en los distintos sistemas contables, con el cual se busca un control en

documentación soporte, para que los registros tengan la validez que corresponde, para

13 Diccionario de Contabilidad y Finanzas de la Editorial Cultural S.A.14 D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas Específicas de ImplantaciónProcedimientos y Control.

13

que la información que se otorgue del sistema sea veraz y oportuna.

2.1.4.2 Control Interno Administrativo

“Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y

el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección. Los controles

administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia

correcta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del

negocio si bien puede tener una repercusión en el área financiera contable”.15

Este tipo de control permite respaldar con seguridad y eficiencia las operaciones y el

giro del negocio, direccionado la parte administrativa y no directamente con los estados

financieros. Es decir, permite vigilar la administración corporativa de una empresa u

organización, cuya finalidad es monitorear como se lleva adelante la gestión

corporativa.

2.1.4.3 Procesos de control de la organización administrativa - contable

“Las políticas y procedimientos operativos, tanto administrativos como contables,

establecidos en la entidad se comunicarán al personal apropiado dentro de la

organización con el fin de alcanzar la máxima eficiencia en la misma. Esta

comunicación suele hacerse mediante mecanismos de comunicación escrita y verbal,

incluyendo recordatorios y actualizaciones periódicas, establecidas así con claridad

políticas, procedimientos y niveles de autoridad (manual de procedimientos)”.16

En una entidad es necesario tener un control en la organización ya que con ella nos

regiremos a políticas y procedimientos a cumplir, la cual busca una comunicación entre

los miembros y se lo realiza de manera verbal o escrita respetando los niveles

jerárquicos para dar cumplimientos a lo dispuesto.

15D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas específicas de implantaciónprocedimientos y control.16 D. Juan M. Aguirre Ormaechea. Auditoria III Control Interno Áreas específicas de implantaciónprocedimientos y control.

14

2.2 Marco Referencial

2.2.1 El Sistema del Transporte Público de Pasajeros

El Sistema de Transporte Público de Pasajeros, se divide en dos categorías: El

Transporte Unitario Público y el Transporte Colectivo Público. Dentro de la categoría

del Transporte Colectivo Público se enfatizará en el tipo de transporte por autobús, y se

menciona de una manera amplia las características de los tipos de transporte por

autobús.

Los autobuses se dividen en los subtipos de urbano e interurbano, variando esta

división, según el origen y destino, siendo el área urbana la de mayor demanda y por

ende, la que una mayor cantidad de unidades tiene, siguiendo las inter-urbanas.

2.2.2 Características de las Empresas de Transporte Urbano en Santo Domingo

En la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, el transporte por medio de

carreteras y calles ha crecido de manera muy significativa en los últimos años. Esto

puede ser denotado en el total de vehículos motorizados. El incremento es más

pronunciado para los vehículos destinados al transporte de personas que para los

vehículos destinados al transporte de carga (incluyendo camionetas). En términos

generales, dentro del grupo de vehículos para transportar personas los incrementos más

notorios se dan para aquellas categorías que pueden transportar pocas personas. Se

podría asumir, entonces, que hay un incremento muy significativo vinculado a la

movilidad individual.

“En el contexto de la caracterización del sector transporte en Ecuador es necesario tener

en cuenta que en el País existe un subsidio a los hidrocarburos. Los precios de los

combustibles son fijados por Decreto Ejecutivo a niveles relativamente bajos, en

comparación con el contexto internacional. Así, los precios de Naftas han permanecido

constantes en US$ 1,68/galón (gasolina súper) y US$ 1,30 (gasolina extra) desde el

2003 hasta la fecha (venta en terminal). Para el diésel el precio ha permanecido fijo

15

(venta en terminal) en US$ 0,90/galón desde el 2003 hasta la fecha.”17

“En relación a las políticas que son de importancia en el presente contexto es importante

indicar que el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2010 (PND) establece como política

“mantener y expandir el sistema de transporte terrestre, puertos y aeropuertos” con el

fin de apoyar la producción, el comercio, entre otros (Política 11.7). Para esto se

formulan estrategias enfocadas en consolidar y mejorar el sistema vial, actualizar la

normativa vial, desarrollar programas de concesiones viales, establecer fondos estatales

para la gestión vial que incluyan el financiamiento a nivel seccional, coordinar la

política de transporte a nivel nacional y regional, modernizar el transporte pesado, e

invertir en los aeropuertos nacionales y en la ampliación de los puertos.”18

Una de las características que presentan las empresas en el sector transporte público tipo

autobuses es la estructura de pequeña propiedad, donde los empresarios poseen sólo una

unidad y, unos pocos menos de cinco unidades, lo que conlleva a un

desaprovechamiento de las economías de escala que se refleja en los altos costos

administrativos y en las compras de repuestos. Además, el tener pocas unidades es una

desventaja a la hora de recurrir a un financiamiento, ya que algunas instituciones

financieras piden que se tengan un mínimo de garantías para generar un préstamo.

2.2.3 Mejoras para el transporte urbano local

“El incremento significativo de los vehículos particulares se relaciona fuertemente con

la preferencia de los individuos por el transporte individual. Así, los individuos

materializan esta opción cuando tienen la oportunidad de hacerlo y dejan de usar el

transporte colectivo. Una medida de mitigación puede tener como objetivo revertir esta

tendencia y fomentar el cambio de vehículos particulares hacia transporte colectivo.

Para que esto sea posible serán necesarios importantes esfuerzos para hacer más

17Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas demitigación del cambio climático. Disponible en: http://web.ambiente.gob.ec/sites/default/files/users/dherMida/trasnporte.pdf , 2012, consultado en 2013.18Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas demitigación del cambio climático. Disponible en: http://web.ambiente.gob.ec/sites/default/files/users/dherMida/trasnporte.pdf , 2012, consultado en 2013.

16

atractivo al transporte colectivo. Las siguientes acciones pueden servir de ejemplo”19:

Hacer más atractivo el transporte colectivo. Esta es otra medida de

planificación que necesitaría la implementación de mejoramientos a la

infraestructura de las paradas y la adecuación de las calles para lograrlo. Junto a

esta medida de planificación se debería implementar instrumentos regulatorios

que aseguren el cumplimiento de las disposiciones por parte de los operadores

de los buses. La educación al peatón para que se adhiera a un sistema organizado

de paradas es también fundamental.

Mejorar la seguridad de los pasajeros. Medidas relacionadas a mejorar la

seguridad personal harán más atractivo el transporte público, y serán necesarias

para que los usuarios usen estos servicios.

Planificar el transporte público de una manera que pueda ser combinado

con otras modalidades de transporte también es importante. La efectividad

de los buses aumentará y los sistemas de transporte público serán más atractivos

si se establecen, por ejemplo, enlaces con sistemas de transporte rápido (por

ejemplo con sistemas de transporte rápido de buses), o con modalidades no-

motorizadas (por ejemplo bicicleta).

La relevancia en estas medidas es la generación de co-beneficios que están orientados

hacia los usuarios actuales del sistema de transporte colectivo. Pero, es preciso que se

considere la efectividad de estas u otras medidas semejantes están enlazadas a la

profundidad del realizado de la situación del transporte, de la demanda y de los motivos

específicos por las cuales los beneficiarios prefieran el transporte particular.

2.3 Marco Legal

A continuación se hacen referencia las leyes que regulan la actividad empresarial:

19Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras a plantear medidas demitigación del cambio climático. Disponible en: http://web.ambiente.gob.ec/sites/default/files/users/dherMida/trasnporte.pdf , 2012, consultado en 2013.

17

2.3.1 Constitución de la República del Ecuador

Es la norma suprema de la República del Ecuador. Es el fundamento y la fuente de la

autoridad jurídica que sustenta la existencia del Ecuador y de su gobierno. La

supremacía de esta constitución la convierte en el texto principal dentro de la política

ecuatoriana, y está sobre cualquier otra norma jurídica. La constitución proporciona el

marco para la organización del Estado ecuatoriano, y para la relación entre el gobierno

con la ciudadanía.20

La base legal se encuentra en el capítulo segundo de la Constitución de la República del

Ecuador que tiene como nombre Políticas públicas, servicios públicos y participación

ciudadana, específicamente en el Art. 85.

2.3.2 Ley de Compañías del Ecuador

Esta ley regula las operaciones de compañía que desarrollan operaciones mercantiles en

el Ecuador.21

El sustento se encuentra en el Art. 2 de esta Ley que menciona lo siguiente:22

Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber: La compañía en

nombre colectivo; La compañía en comandita simple y dividida por acciones; La

compañía de responsabilidad limitada.

La compañía anónima; y, la compañía de economía mixta. Estas cinco especies de

compañías constituyen personas jurídicas. La Ley reconoce, además la compañía

accidental o cuentas en participación.

20http://www.unl.edu.ec/juridica/wp-content/uploads/2010/03/M%C3%B3dulo-2-Organizaci%C3%B3n-Constitucional-del-Estado-Ecuatoriano-Derechos-Humanos-y-Garant%C3%ADas-Constitucionales1.pdf21 http://portalecuador.ec/module-Pagesetter-viewpub-tid-16-pid-7.php22http://www.slideshare.net/yani85/ley-de-compaias-del-ecuador

18

2.3.3 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Esta ley nos permite conocer la Base Legal del pago Tributario y la concordancia con

los diferentes códigos legales.23

Siendo una Compañía, todos los artículos que contiene esta Ley deben considerarse y

cumplirse. Las diferentes obligaciones tributarias que comprende este punto son:

Impuesto a la Renta.

Impuesto al Valor Agregado.

2.3.4 Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones

Es un instrumento jurídico que va a operar la Agenda de Transformación Productiva, el

Código es un conjunto de leyes destinadas a regular el proceso productivo en las etapas

de producción, distribución, intercambio, consumo, manejo de externalidades e

inversiones productivas orientadas a la realización del Buen Vivir.24

La normativa que se aplica es25:

Del Objetivo y Ámbito de Aplicación

Art. 1.- Ámbito.- Se rigen por la presente normativa todas las personas naturales y

jurídicas y demás formas asociativas que desarrollen una actividad productiva, en

cualquier parte del territorio nacional.

Art. 2.- Actividad Productiva.- Se considerará actividad productiva al proceso mediante

el cual la actividad humana transforma insumos en bienes y servicios lícitos,

socialmente necesarios y ambientalmente sustentables, incluyendo actividades

23 http://portalecuador.ec/module-Pagesetter-viewpub-tid-16-pid-7.php24 http://www.uasb.edu.ec/UserFiles/381/File/TIPS_COD_PROD.pdf25http://www.industrias.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/08/Codigo-Organico-de-la-Produccion-Comercio-e-Inversiones.pdf

19

comerciales y otras que generen valor agregado.

Art. 3.- Objeto.- El presente Código tiene por objeto regular el proceso productivo en

las etapas de producción, distribución, intercambio, comercio, consumo, manejo de

externalidades e inversiones productivas orientadas a la realización del Buen Vivir.

Esta normativa busca también generar y consolidar las regulaciones que potencien,

impulsen e incentiven la producción de mayor valor agregado, que establezcan las

condiciones para incrementar productividad y promuevan la transformación de la matriz

productiva, facilitando la aplicación de instrumentos de desarrollo productivo, que

permitan generar empleo de calidad y un desarrollo equilibrado, equitativo, ecoeficiente

y sostenible con el cuidado de la naturaleza.

Art. 4.- Fines.- La presente legislación tiene, como principales, los siguientes fines:

a. Transformar la Matriz Productiva, para que esta sea de mayor valor agregado,

potenciadora de servicios, basada en el conocimiento y la innovación; así como

ambientalmente sostenible y ecoeficiente;

b. Democratizar el acceso a los factores de producción, con especial énfasis en las

micro, pequeñas y medianas empresas, así como de los actores de la economía

popular y solidaria;

c. Fomentar la producción nacional, comercio y consumo sustentable de bienes

yservicios, con responsabilidad social y ambiental, así como su comercialización y

uso de tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas;

d. Generar trabajo y empleo de calidad y dignos, que contribuyan a valorar todas las

formas de trabajo y cumplan con los derechos laborales;

e. Generar un sistema integral para la innovación y el emprendimiento, para que la

ciencia y tecnología potencien el cambio de la matriz productiva; y para contribuir

a la construcción de una sociedad de propietarios, productores y emprendedores;

f. Garantizar el ejercicio de los derechos de la población a acceder, usar y disfrutar de

20

bienes y servicios en condiciones de equidad, óptima calidad y en armonía con la

naturaleza;

g. Incentivar y regular todas las formas de inversión privada en actividades productivas

y de servicios, socialmente deseables y ambientalmente aceptables;

h. Regular la inversión productiva en sectores estratégicos de la economía, de acuerdo al

Plan Nacional de Desarrollo;

j. Fortalecer el control estatal para asegurar que las actividades productivas no sean

afectadas por prácticas de abuso del poder del mercado, como prácticas

monopólicas, oligopólicas y en general, las que afecten el funcionamiento de los

mercados;

k. Promover el desarrollo productivo del país mediante un enfoque de competitividad

sistémica, con una visión integral que incluya el desarrollo territorial y que articule

en forma coordinada los objetivos de carácter macroeconómico, los principios y

patrones básicos del desarrollo de la sociedad; las acciones de los productores y

empresas; y el entorno jurídico -institucional;

t. Fomentar y apoyar la investigación industrial y científica, así como la innovación y

transferencia tecnológica.

2.3.5 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial26

Art. 1.- La presente Ley tiene por objeto la organización, planificación, fomento,

regulación, modernización y control del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad

Vial, con el fin de proteger a las personas y bienes que se trasladas de un lugar a otro

por la red vial del territorio ecuatoriano, y a las personas y lugares expuestos a las

contingencias de dichos desplazamientos, contribuyendo al desarrollo socio-económico

del país en aras de lograr el bienestar general de los ciudadanos.

Art. 2.- La presente Ley se fundamente en los siguientes principios generales: el

derecho a la vida, al libre tránsito y la movilidad, la formalización del sector, lucha

26http://www.obraspublicas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/07/LEY_DE_TRANSITO_Y_TRANSPORTE_TERRESTRE_Y_SEGURIDAD_VIAL.pdf

21

contra la corrupción, mejorar la calidad de vida del ciudadano, preservación del

ambiente, desconcentración y descentralización.

En cuanto al transporte terrestre, tránsito y seguridad vial, se fundamenta en: la equidad

y solidaridad social, derecho a la movilidad de personas y bienes, respeto y obediencia a

las normas y regulaciones de circulación, atención al colectivo de personas vulnerables,

recuperación del espacio público en beneficio de los peatones y transportes no

motorizados y la concepción de áreas urbanas o ciudades amigables.

Art. 66.- El servicio de transporte público urbano, es aquel que opera en las cabeceras

cantonales. La celebración de los contratos de operación de estos servicios será

atribución de las Comisiones Provinciales, con sujeción a las políticas y resolución de la

Comisión Nacional del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial y de

conformidad con lo establecido en la presente Ley y su Reglamento.

2.4 Marco Conceptual

Administración.- Según Harold Koontz y Heinz Weihrich, “la Administración se

define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas,

trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas”27.

“Según Lourdes Münch, Administración es indispensable para el funcionamiento de

cualquier empresa o grupo social, y lógicamente es imprescindible para lograr la

competitividad en un mundo globalizado. A través de las técnicas administrativas se

simplifica el trabajo y se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr

mayor productividad y eficiencia. La administración es un proceso a través del cual se

coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima

eficacia, calidad y productividad en la consecución de sus objetivos”28.

Administración es el arte y ciencia de dirigir organizaciones, indistintamente del tipo y

tamaño de organización; como ciencia tiene el objetivo de alcanzar el liderazgo y

27Heinz Weihrich, Harold Koont. 2009. Administración, una perspectiva global. Pág. 34.28Lourdes Munch. 2008. Administración, procesos administrativos, áreas funcionales y desarrolloemprendedor. Pàg. 44.

22

rentabilidad financiera óptimos y, como arte, constituyen las destrezas que permitan

manejar los diferentes recursos y la forma de combinarlos adecuadamente, a fin de

lograr las metas propuestas para el bienestar de las organizaciones y empresas.

Administrativo.- Es un adjetivo que procede del latín administrativas y que hace

mención a lo perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su

parte, está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de una

organización.

Confirmación.- Consiste en la respuesta a una petición de corroborar información

contenida en los registros de contabilidad.

Contabilidad.- Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y

en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos o en parte, un

carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones"29.

Contable.- Contable es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de

las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas

en una oficina pública o particular). El término, que procede del latín computabĭlis,

también permite referirse en general a todo lo que puede ser contado.

Control.- “El control implica medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Implica medir el

desempeño contra las metas y los planes. El control facilita el logro de los planes.

Aunque la planeación tiene que preceder el control, los planes no se logran por sí solos.

Éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas

específicas; después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los

planes”30.

“Chiavenato dice que el control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación

del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo

29 Accounting Research Bulletin Nº7(Special) - Noviembre 194030 Heinz Weihrich, Harold Koont. 2009. Administración, una perspectiva global. Pág. 67.

23

planeado, organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con

el monitoreo de las actividades para mantener a la organización en el camino correcto,

de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para

corregir los desvíos”31.

Se dice que el control es una etapa primordial en la administración, debido a que aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y

una dirección eficiente; el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización si no existe este proceso. El control es el monitoreo de todas y cada una de

las actividades planificadas durante la fijación de metas y objetivos propuestos,

condición que tiene como finalidad el llevar el monitoreo de las todas los procesos y

procedimientos de organización.

Control interno.- Proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar

operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías:

efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de políticas, leyes y normas32.

Dirección.- “La Dirección consiste en influir sobre las personas para que contribuyan a

la obtención de las metas de la organización y del grupo; se refiere predominantemente

a los aspectos interpersonales de la administración, todos los Administradores estarán

de acuerdo en que sus problemas más importantes surgen por la gente y que los

administradores eficaces necesitan también ser administradores eficaces”33.

“La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las

tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo”34.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas

esenciales. La dirección debe de saber cómo es el comportamiento de la gente como

31 Idalberto Chiavenato. 2009. Administración de los nuevos tiempos. Pág. 74.32http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF33Heinz Weihrich, Harold Koont. 2009. Administración, una perspectiva global. Pág. 84.34 Idalberto Chiavenato. 2009. Administración de los nuevos tiempos. Pág. 74.

24

individuos y cuando están en grupos y entender la forma en cómo operan los diferentes

tipos de estructura, es aquel elemento de la administración en el que se lograr la

realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador,

ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad,

y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes

emitidas.

Empresa.- “Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes o

servicios que al ser comercializados, producen una utilidad”.35 Es una organización

económica, el cual ofrece bienes o servicios ya estas sean con o sin fines de lucro, lo

que buscan es la satisfacción de las necesidades de los consumidores.

Manual de funciones.- Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será

elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y

que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o

labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía

propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios

de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por

las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las

obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo

informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los

cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el

período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes

como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes

para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión36.

Organización.- Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan definir alguna forma

de ordenamiento interno. Es necesario distribuir las tareas y responsabilidades entre los

propietarios y empleados de la empresa. En general las áreas principales de la empresa

son: Producción, Ventas, Administración y Finanzas.

35 Econ. Edgar Ángulo Estrada Administración Financiera y Tributaria. Pág. 1036 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm

25

“En los micros o pequeños emprendimientos es común que el propietario esté a cargo

de todas las áreas desempeñando todas las funciones. Se encarga de producir, vender,

cobrar, realizar la administración y manejar las finanzas”37.

Una de las mayores dificultades que tienen los microemprendedores en cuanto a su

organización interna es la implementación de un sistema de gestión. Como tienen que

encargarse de todas o la mayoría de las tareas, deben conocer cada aspecto y hacer las

cosas con la mayor eficiencia posible. Pero tropiezan muchas veces con la falta de

capacitación y entrenamiento, que son factores claves para su negocio. Cuando se va a

incorporar personal a la empresa, es necesario realizar una selección adecuada, para

permitir el cumplimiento de los objetivos de la misma.

Incorporar gente a la organización implica un esfuerzo y una inversión que se justifica

en la medida que se traduzca en un crecimiento y prosperidad del negocio. Para ello es

necesario contar con personal idóneo, porque de lo contrario se traduce en un perjuicio

económico. En este aspecto no hay que improvisar.

Es contraproducente tomar como empleados a parientes o amigos porque están

desocupados, sin tener en cuenta las aptitudes específicas y los antecedentes laborales.

En la mayoría de los casos esto termina costándole muy caro al empresario. La

capacitación y el entrenamiento juegan un rol fundamental para lograr el rendimiento

óptimo en el desarrollo del trabajo. El adiestramiento debe ser algo permanente, tanto

para los empleados como para los propietarios del negocio. Cuando se redacta el plan de

negocios, es necesario prestar mucha atención al área de personal, porque el éxito de un

emprendimiento depende en gran medida de la gente que participa en la organización.

Para ello se debe tomar en cuenta: la descripción de los puestos de trabajo y la cantidad

de personal a incorporar.

Planeación.- “La planificación es un proceso que incluye la definición de objetivos de

la organización, la determinación de una estrategia general y varias rutas para alcanzar

esos objetivos y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y

37Robbins Stephen, 2008. Planeación Estratégica. Pág. 114.

26

coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser)

refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser) como a los medios (estrategias,

cómo se hará para lograrlos)”38.

Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente

hasta un futuro deseable y propuesto previamente que permita alcanzar las metas y

objetivos corporativos. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar

las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. Todo ello se resume en el ideal de

alcanzar niveles de rendimiento financiero y desarrollo económico competitivos.

“La planificación es un proceso que incluye la definición de objetivos de la

organización, la determinación de una estrategia general para alcanzar esos objetivos y

el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las

actividades. Se refiere tanto a los fines (objetivos, lo que se va a ser) como a los medios

(estrategias, cómo se hará para lograrlos)”39.

La planificación está compuesto de etapas secuénciales y progresivas que contribuyen al

establecimiento de objetivos y la definición de los medios para su consecución. La

planificación administrativa es el proceso continuo por medio del cual se establecen

objetivos por alcanzarse en un periodo determinado a través de políticas, planes y el

empleo eficiente de los recursos administrativos existentes, para pasar de un nivel

administrativo a otros mejores.

Procedimiento.- Un procedimiento es la acción de proceder o el método de ejecutar

algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un

trabajo de forma correcta40.

Productividad.- La productividad es la relación entre la producción obtenida por un

sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También

puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para

38Robbins Stephen, 2008. Planeación Estratégica. Pág. 103.39 Robbins Stephen, 2008. Planeación Estratégica. Pág. 92.40 http://definicion.de/procedimiento/

27

obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más

productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el

indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad

de producción obtenida.41

Proceso.- La palabra proceso tiene su origen en el término latino processus. El concepto

hace referencia a la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de

las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial y, en el derecho,

al agregado de los escritos en cualquier causa civil o criminal.

Sistema de Control Interno.- Consiste en que todas las políticas y procedimientos

adoptados para la administración de una entidad para ayudar en el logro de objetivo de

la administración de asegurar hasta donde sea practicable, la conducción ordenada y

eficiente de su negocio.

Transporte.- Se denomina transporte o transportación (del latín trans, "al otro lado", y

portare, "llevar") al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o

bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del

desarrollo de la humanidad42.

Transporte Público.- El transporte público es el término aplicado al transporte

colectivo de pasajeros. A diferencia del transporte privado, los viajeros de transporte

público tienen que adaptarse a los horarios y/a las rutas que ofrezca el operador.

Usualmente los viajeros comparten el medio de transporte y que está disponible para el

público en general. Incluye diversos medios como autobuses, trolebuses, tranvías,

trenes, ferrocarriles. En el transporte interregional también coexiste el transporte aéreo y

el tren de alta velocidad43.

41 Administración de operaciones, Roger G. Schroeder, McGraw Hill, Pág. 533.42http://www.cefhas.com/index.php?option=com_content&view=article&id=125&Itemid=9843http://trnsportepublico.blogspot.com/

28

2.5 Revisión de Términos Conceptuales

Administrativo.- Es un adjetivo que procede del latín administratīvus y que hace

mención a lo perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su

parte, está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de una

organización.

Contable.- Contable es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de

las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas

en una oficina pública o particular). El término, que procede del latín computabĭlis,

también permite referirse en general a todo lo que puede ser contado.

Control interno.- Proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar

operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías:

efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de políticas, leyes y normas44.



Costo.- El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un

producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede

establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la

suma del costo más el beneficio).

Índice.- Un índice financiero es un número abstracto que representa el movimiento en

conjunto de varios activos financieros que lo componen (acciones, bonos, monedas y

otros)45.

Manual de funciones.- Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de

44http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF45http://www.andragogy.org/_Cursos/Curso00178/Temario/pdf%20leccion%203/lecci%C3%B3n%203.pdf

29

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será

elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y

que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o

labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía

propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios

de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por

las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las

obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo

informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los

cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el

período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes

como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes

para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión46.

Procedimiento.- Un procedimiento es la acción de proceder o el método de ejecutar

algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un

trabajo de forma correcta47.

Proceso.- La palabra proceso tiene su origen en el término latino processus. El concepto

hace referencia a la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de

las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial y, en el derecho,

al agregado de los escritos en cualquier causa civil o criminal.

Transporte.- Se denomina transporte o transportación (del latín trans, "al otro lado", y

portare, "llevar") al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o

bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del

desarrollo de la humanidad48.

2.6 Revisión de Términos Operacionales

Administrativo.- Lo administrativo es lo referente a la administración, o actividad de

46 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm47 http://definicion.de/procedimiento/48http://www.cefhas.com/index.php?option=com_content&view=article&id=125&Itemid=98

30

administrar, entendiéndose por administrar la función de cuidado de intereses, propios o

de terceros.49



Contabilidad.- Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y

en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos o en parte, un

carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones"50.

Control interno.- El sistema de control interno comprende el plan de la organización y

todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin

de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.51.

Costo.- Es el sacrificio, o esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un

objetivo52.

Índice.- Serie numérica que expresa la evolución en el tiempo de una determinada

variable o magnitud financiera. Toma como referencia o base uno de los datos de la

muestra y el resto se expresa en relación a él53.

Manual de funciones.- Documento que especifica los requisitos para el cargo,

interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones54.

Procedimiento.- Cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación

administrativa para la realización de un fin55.

Proceso.- Se refiere a planeary organizar la estructura de órganos y cargos que

49 http://deconceptos.com/ciencias-sociales/administrativo50Accounting Research Bulletin Nº7(Special) - Noviembre 194051http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream/123456789/428/1/82T00051(2).pdf52 http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm53 http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/mujeres/que-es-un-indice-financiero.htm54 http://www.slideshare.net/mikemono81/manual-de-funciones-143766255 http://www.mailxmail.com/curso-procedimiento-administrativo-comun/concepto-procedimiento

31

componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.56

Productividad.- La productividad es la relación entre la producción obtenida por un

sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También

puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para

obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más

productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el

indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad

de producción obtenida.57

Sistema de Control Interno.- Consiste en que todas las políticas y procedimientos

adoptados para la administración de una entidad para ayudar en el logro de objetivo de

la administración de asegurar hasta donde sea practicable, la conducción ordenada y

eficiente de su negocio.

Transporte Público.- El transporte público es el término aplicado al transporte

colectivo de pasajeros. A diferencia del transporte privado, los viajeros de transporte

público tienen que adaptarse a los horarios y/a las rutas que ofrezca el operador.

Usualmente los viajeros comparten el medio de transporte y que está disponible para el

público en general. Incluye diversos medios como autobuses, trolebuses, tranvías,

trenes, ferrocarriles. En el transporte interregional también coexiste el transporte aéreo y

el tren de alta velocidad58.

56 http://www.slideshare.net/guest74462de/concepto-de-proceso-administrativo57Administración de operaciones, Roger G. Schroeder, McGraw Hill, Pág. 533.58http://trnsportepublico.blogspot.com/

32

CAPÍTULO III

3 MARCO METODOLÓGICO

3.1 Diseño o tipo de investigación

Explicativa.- Esta técnica permitió explicar en cada proceso, las falencias encontradas

y también las necesidades de cada área en estudio.

Correlacional.- Nos permitió ordenar las funciones y procedimientos de control interno

en cada área de la compañía.

Observacional.- Permitió realizar un análisis pormenorizado de lo que realmente

sucede en la realidad en la compañía.

Por lo tanto, la investigación fue: Explicativa – Correlacional - Observacional.

3.2 Métodos de investigación

Método de observación científica.- Es el proceso por el cual se observó y conoció las

falencias que actualmente tenga la compañía en cuanto a las funciones y procedimientos

de control interno.

Método Deductivo.- Al utilizar este método se pudo conocer la necesidad de contar con

un manual de funciones y procedimientos de control interno para ayudar a administrar y

controlar los recursos de la compañía.

Método Comparativo.- Este procedimiento se utilizó para realizar comparaciones con

otras tesis realizadas en la universidad y así determinar si es o no factible realizar el

estudio manual de funciones y responsabilidades de control interno para la compañía.

33

3.3 Técnicas de investigación

Para la obtención de información se aplicó las siguientes técnicas e instrumentos que

ayudaron a recopilar información necesaria para el estudio.

Entrevistas.

Revisión de documentos.

Internet.

Trabajo de campo.

Consulta a expertos.

Revisión de documentos de soporte.

3.4 Población y muestra

La población investigada es Finita.

Muestra:No es preciso realizar un cálculo de la muestra de los colaboradores internos

de la empresa, a los cuales se encuestó para obtener los datos suficientes y

representativos para realizar el presente estudio.

Es necesario aclarar que la encuesta se efectuó al 100% de los funcionarios del área

administrativa y contable que están involucrados con los procesos de control que son en

total siete personas.

3.5 Condiciones de prueba

Se utilizarán las siguientes pruebas:

Límite de confiabilidad

Regresión lineal

Correlación.

Prueba de hipótesis.

34

3.5.1 Entrevista al Gerente de Compañía Transmetro

La entrevista aplicada al Gerente se detalla a continuación (Ver ANEXO No. 1):

1. ¿Cuenta la Compañía Transmetro con misión y visión?

La Compañía no cuenta con misión y visión de manera científica, todos los

colaboradores conocen lo que la institución busca como organización en el

mercado.

2. ¿La Compañía Transmetro realiza planificación anual de las actividades?

En las reuniones de la Junta General de Accionistas se definen lo que se debe

realizar en el año.

3. ¿Tienen determinados los objetivos en la Compañía Transmetro?

De manera formal no se han determinado los objetivos en la Compañía.

4. ¿Se aplican estrategias correctivas para el cumplimiento de los objetivos?

Básicamente no se aplican estrategias ya que como se indica no están definidos los

objetivos en la Compañía.

5. ¿En la Compañía Transmetro manejan un manual de funciones?

No se ha establecido un manual de funciones, sin embargo todos los colaboradores

conocen las labores que deben cumplir en sus puestos de trabajo.

35

6. ¿En la Compañía Transmetro manejan un manual de procedimientos para el

área administrativa contable?

Tampoco se ha determinado ningún manual de procedimientos para ningún tipo de

actividad en la institución. La forma en que se ejecutan los procedimientos en la

institución es basada en la experiencia y en la necesidad que se presente en el

momento.

3.5.2 Encuesta aplicada a los siete Colaboradores Internos de las áreas

administrativa y contable

Las encuestas aplicadas a los Colaboradores Internos de la empresa se detallan a

continuación (Ver ANEXO No. 2):

36

1.¿Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones?

Cuadro 1Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Verónica Pallarozo

Gráfico 1Conoce si cuenta la Compañía Transmetro con un Manual de Funciones



Análisis:

Se puede determinar que el 100% de los colaboradores internos que laboran en el área

administrativa y contable de la empresa, no conocen que exista un manual de funciones

y procedimientos para cada actividad.

Pregunta 1 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

36








Análisis:




Pregunta 1 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

36








Análisis:




Pregunta 1 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

37

2.¿Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones?

Cuadro 2Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones



Gráfico 2Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones



Análisis:

Los colaboradores internos manifiestan en el 100% que no cuentan con el detalle por

escrito de las funciones que deben cumplir en cada puesto de trabajo que desempeñan

como personal de la Compañía Transmetro.

Pregunta 2 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

37








Análisis:




Pregunta 2 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

37








Análisis:




Pregunta 2 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

38

3.¿Conoce como está estructurada la compañía?

Cuadro 3Conoce como está estructurada la compañía



Gráfico 3Conoce como está estructurada la compañía



Análisis:

El 86% de los colaboradores internos desconocen la estructura administrativa interna y,

el 14% de ellos dice conocer la estructura corporativa de la empresa. Esto permite

observar que en la misma no se difunde la estructura organizacional, lo cual hace que

los empleadosno sepan el nivel jerárquico que deben observar mientras laboran en la

institución.

Pregunta 3 Total %

Si 1 14%No 6 86%

Total 7 100%

38








Análisis:





institución.

Pregunta 3 Total %

Si 1 14%No 6 86%

Total 7 100%

38








Análisis:





institución.

Pregunta 3 Total %

Si 1 14%No 6 86%

Total 7 100%

39

4.¿Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía?

Cuadro 4Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía



Gráfico 4Conoce usted los niveles jerárquicos de la compañía



Análisis:

En la Compañía Transmetro, el 86% de los empleados desconocen los niveles

jerárquicos que se han establecido en la empresa y, únicamente el 14% de ellos tiene

claramente establecida la línea de mando con que cuenta la institución y, que debe

observarse en la administración corporativa.

Pregunta 4 Total %Si 1 14%No 6 86%

Total 7 100%

39








Análisis:






Total 7 100%

39








Análisis:






Total 7 100%

40

5.¿Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito?

Cuadro 5Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito



Gráfico 5Recibió las políticas y directrices de su cargo por escrito



Análisis:

En la Compañía Transmetro, los encuestados dicen en un 100% que no han recibido por

escrito las políticas y directrices inherentes a su cargo que debe cumplir diariamente y,

para las cuales han sido contratados. Esto ocasiona dificultades ya que los empleados de

la institución no conocen los lineamientos generales que deben seguir

.

Pregunta 5 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

40








Análisis:





.

Pregunta 5 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

40








Análisis:





.

Pregunta 5 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

41

6. ¿Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo

de sus labores diarias?

Cuadro 6 Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el

desarrollo de sus funciones diarias



Gráfico 6Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitaría el desarrollo de susfunciones diarias



Análisis:

El 100% de los colaboradores internos de Compañía Transmetro consideran que

mejoraría el desempeño y cumplimiento de las funciones de cada trabajador en forma

significativa de contar con un manual de funciones, lo cual permitirá aprovechar la

fuerza laboral de la Institución.

Pregunta 6 Total %

Si 7 100%No 0 0%

Total 7 100%

41










Análisis:





Pregunta 6 Total %

Si 7 100%No 0 0%

Total 7 100%

41










Análisis:





Pregunta 6 Total %

Si 7 100%No 0 0%

Total 7 100%

42

7.¿Conoce usted lo que es el control interno?

Cuadro 7Conoce usted lo que es el control interno



Gráfico 7Conoce usted lo que es el control interno



Análisis:

Para el 86% del equipo de colaboradores de la Compañía Transmetro el tema de control

interno es desconocido y para el 14% de los empleados restantes consideran que es un

tema conocido. Condición que permite observar el desconocimiento de las técnicas de

control que se deben manejar en la empresa.


Total 7 100%

42








Análisis:






Total 7 100%

42








Análisis:






Total 7 100%

43

8. ¿Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultados

empresariales?

Cuadro 8Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultadosempresariales



Gráfico 8Cree usted que existiendo control interno se incrementarían los resultadosempresariales



Análisis:

El 86% de los colaboradores internos consideran que aplicándose procesos de control

interno se incrementaría la productividad laboral y, el 14% consideran que estas

medidas no harían que crezca el rendimiento laboral al interior de la Institución.

Pregunta 8 Total %

Si 6 86%No 1 14%

Total 7 100%

43


empresariales?







Análisis:




Pregunta 8 Total %

Si 6 86%No 1 14%

Total 7 100%

43


empresariales?







Análisis:




Pregunta 8 Total %

Si 6 86%No 1 14%

Total 7 100%

44

9. ¿Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento

Humano?

Cuadro 9Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento Humano



Gráfico 9Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento Humano



Análisis:

El 100% del personal que labora en la Compañía Transmetro manifiesta que la empresa

no cuenta con una unidad de talento humano. Condición que permite observar que la

empresa no brinda el tratamiento técnico al recurso humano que presta sus servicios en

la organización.

Pregunta 9 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

44


Humano?







Análisis:




la organización.

Pregunta 9 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

44


Humano?







Análisis:




la organización.

Pregunta 9 Total %

Si 0 0%No 7 100%

Total 7 100%

45

10. ¿Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientos

corporativos?

Cuadro 10Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientoscorporativos



Gráfico 10Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientoscorporativos



Análisis:

El 71% de los empleados de la Compañía Transmetro manifiestan queno se cumplen las

funciones y procedimientos corporativos y, el 29% consideran que las responsabilidades

y procesos si se los cumple. Ante ello se observa que en la empresa, los empleados no

practican lo dispuesto por la administración corporativa haciendo que se desaproveche

la productividad laboral.


Total 7 100%

45


corporativos?







Análisis:







Total 7 100%

45


corporativos?







Análisis:







Total 7 100%

46

CAPÍTULO IV

4 SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

La Compañía de transporte Transmetro S. A. ha venido sirviendo a la comunidad

santodomingueña desde algunos años atrás, buscando satisfacer las necesidades de

transporte urbano en el Cantón, para lo cual ha ampliado sus recorridos, renovado su

parque automotor y generando mayor confianza de los usuarios con una cultura vial que

mejora permanentemente. En la actualidad cubre el 35% del servicio en la cuidad para

lo cual funcionan 141 omnibus cubriendo 20 líneas con rutas hacia diferentes barrios. A

nivel interno se han implementado ciertas reformas como es el caso del establecimiento

de fondos de asistencia financiera para la reparación de la flota generando un

fortalecimiento a nivel integral.

La búsqueda constante para el crecimiento empresarial ha hecho que se incorporen

unidades con nuevos servicios como es el caso del especial y se han adaptado las

unidades para el ascenso y descenso de pasajeros con discapacidades físicas y todas

estas cuentan con la certificación de las normas INEN.

4.1 El diagnóstico de la situación actual de la Compañía de Transporte Urbano

Transmetro

La Compañía de Transporte Urbano Transmetro, no cuenta con una estructura

corporativa que le permita establecer el tipo de administración que debería existir en la

misma, en función de su rol y forma de ser administrada.

La falta de un manual de funciones ha limitado el crecimiento institucional, dando lugar

a la falta de optimización del recurso humano, además en algunos casos no se ha

determinado la responsabilidad de varias actividades generando poco compromiso con

la organización.

47

El liderazgo corporativo que existe en la compañía ha minimizado la forma de

manejarlaefectivamente, esta condición ha limitado la consecución de los objetivos y

metas institucionales, fruto de ello, hoy en día la Compañía Transmetro cuenta con una

gestión administra poco técnica, situación que se evidencia al faltar un manual de

funciones.

La responsabilidad corporativa en la empresa se considera que está en función de los

cargosélite (Presidente, Vicepresidente, Gerente, Miembros del Directorio), los cuales

son nominados bajo procesos electorales que se establecen por acuerdos entre los

accionistas que integran la compañía. Todo ello confirma el hecho de que no se cuenta

con una estructura corporativa establecida al no existir formalmente los organigramas

estructural y funcional. Así mismo, se ha determinado que en la Compañía Transmetro

no cuenta con una guía efectiva para la realización de los distintos procedimientos que

se deben seguir dentro del desempeño de las actividades para el normal desarrollo

institucional.

Es importante resaltar el hecho de que las administraciones pasadas han descuidado

implementar una estructura organizacional en la empresa de forma efectiva, la cual

permite definir la cadena de mando y establecer controles que deben regir para cada una

de las actividades que ejecutan los colaboradores internos de la empresa, para

finalmente transformase en el medio más adecuado para mantener un estilo de liderazgo

en cada una de las actividades y jornadas de trabajo. La estructura funcional constituye

la herramienta gerencial que complementa a la estructural, condición que debe ser

observada para finalmente alcanzar la definición completa de las funciones y los

procedimientos que deben regir en la vida institucional de la empresa.

Esta situación ha frenado el cumplimiento de la naturaleza de la constitución que

complementa el mejoramiento de los servicios, limitando el rendimiento productivo de

cada uno de los colaboradores de la Compañía, con el fin de conocer el desempeño

económico y financiero, se exponen los Estados Financieros del período 2010 y 2011 en

los Anexos No. 3 y 4.

48

4.1.1 Proceso analítico de las cuentas de Estados Financieros del año 2010 y 2011.

Con el análisis de las cuentas más importantes y relevantes de los Estados Financieros

de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A. de los ejercicios fiscales 2010 y

2011, se obtendrán comparaciones y se determinará si al pasar los años tiende a

mejorar.

Cuenta Efectivo, Caja o Bancos

CUENTA EFECTIVO, CAJA OBANCOS

AÑO 2011 % 2010 % VARIACION

EFECTIVO CAJABANCOS

178287,00 9,11 149323,00 9,34 28964,00

TOTAL DEACTIVOS

1958051,00 100 1598456,00 100

Fuente: Investigación de campoElaborado por: Verónica Pallarozo

Análisis.-El aumento de esta cuenta se da al incremento de cupos para nuevos socios,

ya que la compañía se muestra solida y atrae a inversionistas del trasporte. Ahorros de

los accionistas que deben ser devueltos el febrero del siguiente año.

Cuentas por cobrar Accionistas

CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS


C X C ACCIONISTAS 338836,00 17,30 267585,00 16,74 71251,00

TOTAL DE ACTIVOS 1958051,00 100 1598456,00 100


49

Análisis.- Para el año 2011 la compañía tuvo una variación en relación al año 2010 de

$ 71251,00 dólares, esto se da por los accionistas que han retirado sus vehículos de la

compañía pero su cupo sigue generando costos por gastos administrativos. Y en el

momento que deseen retirar o vender su cupo deberán cancelar a la Compañía. También

se da por el ahorro generado de los accionistas, ya que estos son provisionados a inicios

de cada año como Cuentas por Cobrar Accionistas.

Cuentas de Activos Fijos

CUENTA ACTIVOS FIJOS


ACTIVOS FIJOS 292226,00 14,92 306074,00 19,15 -13848,00

TOTAL DEACTIVOS

1958051,00 100 1598456,00 100


Análisis.-Esta cuenta presenta una variación negativa, esto quiere decir que el valor de

los activos fijos ha disminuido en $ 13848,00 dólares, la razón es que varios artículos

han sido depreciados, y no se han adquirido nuevos activos por los depreciados.

Cuentas Préstamos Bancarios

CUENTA PRESTAMOS BANCARIOS

AÑO 2011 % 2010 % VARIACIONPRESTAMOSBANCARIOS

121086,00 13,09 0,00 0,00 121086,00

TOTAL PASIVOSCORRIENTES

924942,00 100 1161565,00 100


50

Análisis.-En el análisis de las cuentas de préstamos bancarios se da a conocer que en el

año 2010 la Compañía no tenía préstamos por pagar pero en el año 2011 se realizo un

préstamo para la adquisición de nuevos vehículos para la compañía los cuales brindaran

nuevos servicios.

Cuentas por Pagar Accionistas

CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS


C X P ACCIONISTAS 723180,00 78,19 1061249,00 91,36 -338069,00

TOTAL PASIVOSCORRIENTES

924942,00 100 1161565,00 100


Análisis.-Esta cuenta que lleva por nombre cuentas por pagar accionistas es el dinero

que ahorran los accionistas diariamente en la Compañía por conceptos de accidentes y

mortuoria, ahorros y créditos, motores, multas por atrasos, bonos etc. Los cuales deben

ser entregados a principios del siguiente año.

Cuentas Ingresos Aportes Accionistas

INGRESOS APORTES ACCIONISTAS


INGRESOSAPORTES

ACCIONISTAS276937,00 7,33 185598,00 8,26 91339,00

TOTAL INGRESOS 3780315,00 100 2247731,00 100


51

Análisis.-En esta cuenta es todo el dinero que ha ingresado en el año por conceptos de

ahorros de los accionistas que luego debe ser devuelto, pero parte del dinero va

destinado a los gastos administrativos. Existe variación entre los años 2011 y 2010 ya

que hubo un incremento de accionistas lo cual origino un aumento en el dinero que

ingresa para ahorros.

Cuentas Gastos Administrativos Sede

GASTOS ADMMINISTRATIVOS SEDE


GASTOSADMINISTRATIVOS

SEDE244445,00 30,97 197394,00 43,66 47051,00

TOTAL GASTOSADMINISTRATIVOS

789422,00 100 452104,00 100


Análisis.-Esta cuenta tiene una variación de $ 47051,00 dólares los cual se debe a

aumentos salariales, contratación de nuevo personal, capacitaciones al personal

administrativo como también a choferes, ayudantes y dueños de las unidades

pertenecientes a la Compañía.

4.1.2 Análisis financiero mediante índices financieros.

Al Aplicar un análisis financiero con los índices financieros obtendremos como se

encuentra la liquidez, capital de trabajo y nivel de endeudamiento de la Compañía

Transmetro S. A. al 31 de diciembre del año 2011.

52

Índice de liquidez= Activo Corriente / Pasivo Corriente

Índice de liquidez = 738.835 / 924.942

Índice de liquidez = 0,79

Análisis.- al 31 de diciembre de 2011 la Compañía Transmetro por cada $ 1,00 dólar de

deuda a corto plazo cuenta con $ 0,79 ctvs. para respaldarla.

Prueba Ácida = (Activos Corrientes – Inventarios) / Pasivos Corrientes

Prueba Ácida =(738.835 – 50.096) / 924.942

Prueba Ácida = 0,74

Análisis.- al 31 de diciembre de 2011 la Compañía Transmetro por cada $ 1,00 dólar

de deuda a corto plazo, sin considerar el inventario cuenta con $ 0,74 ctvs.

Al aplicar estos indicadores se demostrado la falta de liquidez que mantiene la

Compañía de Transporte Urbano Transmetro S. A.

Índice de Endeudamiento sobre activos =(Pasivo Total / Activo Total) x 100

Índice de Endeudamiento sobre activos =924.942 / 1,958.051

Índice Endeudamiento sobre activos = 0,47 x 100

Índice Endeudamiento sobre activos = 47,23 %

53

Análisis.- Al 31 de Diciembre de 2011 el Total de Activos se encuentran financiados

por terceros en un 47,23%.

Índice de apalancamiento= (Pasivo Total / Patrimonio Total) x 100

Índice de apalancamiento=(924.942 / 775.403) x 100

Índice de apalancamiento= 1,19 x 100

Índice de apalancamiento= 119 %

Análisis.- Lo que demuestra este índice es que el Patrimonio se encuentra

comprometido en un 119% con sus acreedores, lo cual significa un endeudamiento alto

para la Compañía.

4.2 Planificación estratégica actual

La organización no ha definido de manera formal una misión o visión corporativa que

dirija efectivamente un rumbo hacia lo que se propone Transmetro a nivel empresarial,

igualmente el establecimiento de las políticas y directrices que maneja la empresa han

permitido administrar la institución con lineamientos plenamente establecidos y regidos

para todos los que conforman la empresa (accionistas).

Las directrices básicas de la institución contemplan el cumplimiento de las normas

internas (reglamento interno de la compañía), las cuales exigen un ordenamiento y

desempeño laboral apegado a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y

Seguridad Vial. Dicha normativa ha incorporado la observancia de nuevas exigencias y

establecimiento de responsabilidades que generan escenarios donde el irrespeto e

incumplimiento son objeto de sanciones y multas que van en desmedro de los intereses

54

de los accionistas que conforman la empresa.

En Transmetro no se cuenta con una unidad responsable del recurso humano, es decir,

este es administrado sin contar con un profesional que permita potencializar la mano de

obra y, por otro lado, el manejo de la capacitación, motivación, entrenamiento y

cumplimiento de los beneficios personales y corporativos se desatienden. Dicha

situación ocasiona un bajo compromiso laboral de los empleados con la empresa,

debido al hecho de que no se atienden sus derechos y beneficios en la forma legal que

les asume.

De la misma forma, en la empresa no se lleva un control adecuado en el operación

institucional, esto es, los procesos, la documentación, el desempeño de las funciones, el

archivo de datos, la gestión institucional y la atención al cliente, esto ha generado

pérdidas de recursos.

En todos los años de labor se ha implementado varias maneras en lograr un

posicionamiento como es el caso de que los vehículos son de propiedad de los socios,

además que éstos se encuentran vinculados por la tenencia de acciones convirtiéndose

en una organización socio económica en la que se concentra la transparencia de los

principios de democracia participativa y solidaria.

55

4.3 Estructura organizacional actual de la Compañía Transmetro

Bajo la información recolectada durante el estudio investigativo y que ha sido dada por

los colaboradores, se ha logrado establecer que en Transmetro se maneja la siguiente

estructura organizacional:

Cuadro 11Estructura organizacional actual de Transmetro



4.4 Análisis FODA de la Compañía Transmetro

El FODA es una herramienta que contribuye a la definición del diagnóstico actual de la

Compañía y se presenta en el siguiente cuadro que fue preparado con la información

proporcionada por el Gerente de la Compañía:

JUNTA GENERAL DEACCIONISTAS

DIRECTORIO

PRESIDENCIA EJECUTIVA

GERENCIA GENERAL

JEFATURA CONTABLEJEFATURA

ADMINISTRATIVA

RECAUDACIÒN

ASISTENCIA CONTABLE

SECRETARIA GENERAL

56

Cuadro 12FODA de la Compañía Transmetro

FORTALEZAS· Confianza generada por la dirección de la compañía.· Liderazgo.· Amplio y moderno stock de vehículos.· Gama de servicios.OPORTUNIDADES· Acceder al bono de transporte.· Modernización de vehículos mediante la chatarrización.· Genera negocios alternativos.DEBILIDADES· Falta de compromiso laboral.· Inexistencia de un manual de funciones.· Ausencia de un manual de procedimientos.AMENAZAS· Políticas y lineamientos del gobierno referente a pasajes e impuestos.· Crisis económica y política.· Alto índice delincuencial.



57

CAPÍTULO V

5 PROPUESTA

5.1 Diseño organizacional

5.1.1 Introducción

Desde su fundación Compañía Transmetro S. A. trabaja para satisfacer las necesidades

de transporte urbano de Santo Domingo de los Colorados ampliando sus recorridos,

renovando su parque automotor y dando una mejor imagen a la ciudad llegando

actualmente a cubrir aproximadamente el 35% del servicio en la ciudad.En vista del

creciente desarrollo urbano de Santo Domingo y la demanda de transporte en la ciudad

un grupo de hombres emprendedores y visionarios deciden crear un medio de transporte

que satisfaga las necesidades de la población. Al presentarse la posibilidad del servicio

de bus especial o ejecutivo se decide inmediatamente su implementación y el resto de

socios cooperados y con la ayuda de la cooperativa continuaron renovando el parque

automotor hasta lograr brindar casi en su totalidad este servicio en la ciudad.

Sin embargo, fruto de la unión de las operadoras de la ciudad a través de la Pre-cámara

de Transporte De Santo Domingo se decide viajar al exterior a fin de conocer las formas

y técnicas que operan el transporte en las ciudades de Sao Paulo y Curitiba en Brasil

como también la ciudad de Bogotá en Colombia, y fruto de estos viajes se decide

implementar en la ciudad el servicio de bus Tipo a partir del año 2004, servicio que tuvo

una inmensa acogida por la ciudadanía, lo que convirtió a la empresa pionera y

precursora en la prestación del servicio de transporte urbano de pasajeros en la

localidad.

En la actualidad la Compañía Transmetro S. A. opera prestando el servicio de

transportación urbana a la colectividad con absoluta normalidad, cabe recalcar que sigue

operando a pesar de las condiciones económicas en las que se encuentra, condiciones

que se lograron establecer en el capitulo anterior al efectuar un análisis a sus estados

58

financieros, en donde se logró determinar un nivel bajo de liquidez y un nivel alto de

endeudamiento. Con el fin de contribuir en salvaguardar los activos de la Compañía

Transmetro S. A. y aportar en la mejora continua de la prestación de sus servicios, se ha

desarrollado el presente Capítulo.

5.1.2 Visión

Como se expresa en el capítulo anterior, la Compañía no tiene definido de manera

formal su visión ni reconoce la relevancia, esta situación conlleva en la determinación

de la misma, debido a que toda visión presenta un horizonte y expone la imagen del

futuro que se refleja en el mercado, sin embargo, para cuyo efecto y en razón a que la

visión debe respondera las siguientes preguntas:

¿Qué se trata de conseguir?

Liderar el mercado en la prestación del servicio de transporte de pasajeros a nivel

urbano.

¿Cómo conseguir ser competitivos?

Por medio de la utilización de una excelente prestación de servicio, con unidades

que cumplan los requerimientos mecánicos y técnicos y con choferes capacitados y

que se comprometan al asumir la responsabilidad al desempeñar este trabajo.

¿Cuándo se obtendrán resultados?

Los resultados se podrán constatar luego de un mediano tiempo de implementarse

la propuesta.

En base a lo expuesto,se realiza la declaración de la visión para la Companía

Transmetro S. A.:

59

Liderar en el mercado de prestación de servicios de transporte urbano en la ciudad de

Santo Domingo, brindando a la población un transporte moderno confiable y eficiente

por medio de la utilización de una excelente prestación de servicios con unidades

modernas el cual es de primera con choferes capacitados y responsables.

5.1.3 Misión

La misión es la razón de ser de la Compañía Transmetro y como toda organización debe

tenerla, la misma debe describir lo que hace a breves rasgos, para quién está dirigido el

esfuerzo, y su mercado objetivo, a continuación se expone la misión:

Contar con profesionales comprometidos con la excelencia del servicio, responsables

del bienestar de la comunidad santodomingueña,con dirigentes visionarios y

actualizados con la evolución de la modernidad.

5.1.4 Valores corporativos

Los valores corporativos que se inculcarán e implementarán en la gestión de la

Compañía Transmetro son:

Oportunidad

Generar la congruencia necesaria en las funciones y procedimientos de control

interno de la empresa, optimizando la gestión en el momento requerido para

cooperar con el desarrollo normal de la institución.

Efectividad

La certeza forma parte de las funciones y procedimientos de control interno en la

empresa, lo cual permite realizar las actividades en forma tal que se aprovechan

recursos y esfuerzos, con lo que se minimizan costos y disminuye el desperdicio o

pérdida de materias primas.

60

Liderazgo

El trabajo organizado y en equipo constituyen la base de la administración

institucional, integrando al recurso humano de la institución.

Transparencia

El establecimiento por escrito de funciones y responsabilidades permitirá

transparentar y mejorar la gestión institucional de la empresa.

Respeto a las personas

La cultura, consideración y respeto mutuo constituyen los elementos básicos que

permitirán a la empresa brindar un servicio de calidad en todas las actividades

inherentes a la naturaleza de su actividad económica.

Disciplina

El orden, el cumplimiento de sus responsabilidades, la exigencia de sus derechos es

parte de los procesos de control interno que se requieren para sistematizar el

manejo óptimo del talento humano de la empresa.

Comunicación efectiva

Los procesos de control interno deben arrojar datos e informes claros y concisos

que permitan mejorar la difusión y organizar la capacitación, como parte de la

institucional corporativa.

5.1.5 Políticas corporativas

La normativa que se está proponiendo es de obligatorio cumplimiento a todo el personal

de la Compañía, el desconocimiento de las normas no les exime de la responsabilidad

en el acatamiento de sus obligaciones.

61

Las políticas corporativas a aplicarse en la Compañía Transmetro se detallan a

continuación:

Calidad

El cumplir con las funciones y procedimientos inherentes a cada cargo o puesto de

trabajo deben estar sujetos al control interno que deberá realizarse en la empresa, lo

cual permita incrementar la productividad laboral y la eficiencia institucional en

todaslasactividadeslaboralesdesempeñadasporloscolaboradoresdelaCompañía.

Puntualidad

El cumplimiento de los procesos administrativos, técnicos y de control interno de

cada empleado del departamento o área de la Compañía,deben ser ejecutados de

acuerdo a la responsabilidad y funcionalidad prevista para cada colaborador.

Prevención de Riesgos

Fomentar la seguridad y salud ocupacional del talento humano delaempresa, es el

compromiso que asumen todos los colaboradores de la Compañía.

Respeto y observancia de la ley

Los Choferes de la Cooperativa Transmetro S. A. están obligados al cumplimiento

y respeto a las leyes y normas de tránsito ya que constituyen la esencia del éxito en

el mercado de los servicios de transporte de pasajeros y usuarios dentro de la urbe

local, lo cual permitirá reducir accidentes de tránsito y pérdida de vidas humanas a

lo largo de las diferentes calles y avenidas.

Seguridad de información

Cada colaborador está condicionado a cumplir con todas y cada una de las

62

funciones que le son inherentes lo que le permitirá a la Compañía obtener datos

confiables, seguros y garantizados en cada actividad o gestión institucional.

5.2 Estructura Corporativa

5.2.1 Organigrama Estructural

El organigrama estructural propuesto para la Compañía de Transporte Urbano

Transmetro refleja la estructura institucional que permitirá el adecuado manejo

administrativo.

Cuadro 13Organigrama Estructural


5.2.2 Organigrama Funcional

El organigrama funcional de la Compañía Transmetro tiene como finalidad establecer

los puestos y las principales funciones que existen en el área administrativa contable de

la institución, así:

63

Cuadro 14Organigrama Funcional del Área Contable de la Compañía Transmetro


5.3 Manual de Funciones

El manual de funciones y procedimientos aplicable a la Compañía de Transporte

Urbano Transmetro S. A. se detalla a continuación:

64

MANUAL

Manual de Descripción de Funciones 1de 21

I. INFORMACIÓN BÁSICA

1.PUESTO: Junta General de Accionistas

2.UNIDAD: Dirección General

3.JEFE(S) INMEDIATO(S):

Entidades de control como son: ConsejoNacional de Tránsito y el Provincial deTránsito y Transporte Terrestre,Superintendencia de Compañías,Ministerio de Trabajo, InstitutoEcuatoriano de Seguridad Social - IESS,Servicio de Rentas Internas - SRI, etc.

4.SUPERVISAR A: Directorio, Presidente y Gerente General

II. NATURALEZA DEL PUESTO

Es el órgano supremo de la Compañía, la que conocerá y resolverá todo lo relativo a los negociossociales y tomará las decisiones que juzgare convenientes para la sociedad.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Generales:

1. Resolver acerca de la disolución de la Compañía y nombrar el liquidador principal y suplente, asícomo fijar sus remuneraciones.

2. Disponer que se entablen acciones correspondientes contra los administradores.

3. Ejercer las demás atribuciones permitidas por la ley de compañías en su Artículo 234 y presentesestatutos.

Ley de Compañías:

El art. 234 de la Ley de Compañías indica lo siguiente:

La junta general tiene poderes para resolver todos los asuntos relativos a los negocios sociales y paratomar las decisiones que juzgue convenientes en defensa de la compañía.

Es de competencia de la junta general:

1. Nombrar y remover a los miembros de los organismos administrativos de la compañía,comisarios, o cualquier otro personero o funcionario cuyo cargo hubiere sido creado por elestatuto, y designar o remover a los administradores, si en el estatuto no se confiere esta facultada otro organismo;

65

2. Fijar la retribución de los comisarios, administradores e integrantes de los organismos deadministración y fiscalización, cuando no estuviere determinada en los estatutos o suseñalamiento no corresponda a otro organismo o funcionario;

3. Resolver acerca de la distribución de los beneficios sociales;

4. Resolver acerca de la emisión de las partes beneficiarias y de las obligaciones;

5. Resolver acerca de la amortización de las acciones;

6. Acordar todas las modificaciones al contrato social; y,

7. Resolver acerca de la fusión, transformación, escisión, disolución y liquidación de la compañía;nombrar liquidadores, fijar el procedimiento para la liquidación, la retribución de losliquidadores y considerar las cuentas de liquidación.

5. REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO

ESTUDIOS: N/A

EXPERIENCIA: N/A

FORMACIÓN: N/A

HABILIDAD N/A

6. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO

COMPUTADORA: N/A

PROGRAMA DE COMPUTACIÓN: N/A

OTROS: N/A


66

MANUAL

Manual de Descripción de Funciones 3 de 21


1. PUESTO: Directorio

2. UNIDAD: Directiva (Toma de Decisiones)

3. JEFE(S) INMEDIATO(S): Junta General de Accionistas

4. SUPERVISAR A: Presidente y Gerente General


Vigilar y controlar que todas las disposiciones legales, estatutarias y las decisiones o resolucionestomadas en Junta General de Accionistas sean cumplidas.


1. Elegir de entre sus miembros al Presidente y al Vicepresidente de la Compañía y fijar su

remuneración.

2. Nombrar al Gerente General y fijar su remuneración.

3. Resolver la creación o apertura de sucursales, agencias, establecimientos, oficinas en el cantóndel domicilio de la Compañía o fuera de éste y que estimare conveniente para el desarrollo delos negocios sociales.

4. Dirigir la marcha de de Compañía, el curso de sus negocios sociales.

5. Vigilar el desempeño de los funcionarios de la Compañía, dictando las órdenes que estimeconveniente para una mejor administración.

6. Examinar la contabilidad de la Compañía.

7. Presentar a la Junta General de Accionistas el informe o memoria anual del administrador, juntocon el balance general y el balance de pérdidas y ganancias, así como la propuesta de reparto deutilidades y los demás asuntos que deba someterse anualmente a consideración de la Junta.

8. Resolver la enajenación o gravamen de los bienes inmuebles de la Compañía.

9. Autorizar la enajenación o gravamen de las acciones o participaciones que la Compañía tengaen otras sociedades, en general decidir sobre la conservación, destino y disposición deinversiones sociales.

10. Autorizar o ratificar acuerdos con cualquiera de sus accionistas o con empresas pertenecientesal mismo grupo de sociedades que uno de sus accionistas.

11. Autorizar o ratificar acuerdos que puedan implicar deudas o créditos superiores a un total decien mil dólares ($100.000) anuales.

67

12. Cumplir todas las disposiciones emitidas por la Junta General de Accionistas y las demás que lecompete por las leyes y el estatuto de la Compañía.

Conforme a establecido en el artículo Décimo Noveno de los estatutos de la Compañía deTransporte Urbano Transmetro S.A., son atribuciones del Directorio las siguientes:

a.- Vigilar y controlar que se cumplan con todas las disposiciones legales, estatutarias yresoluciones de la junta general de accionistas,

b.- Fijar la política general de la Compañía,

c.- Autorizar a los administradores de la compañía el nombramiento o contratación de losprincipales ejecutivos de la compañía, así como la remoción de sus cargos, salvo el caso de losfuncionarios designados por la junta general de accionistas; y, desempeñar cualquier otrafunción que por ley y los estatutos no estén circunscrita a otros órganos administrativos de laCompañía.

5. REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO

ESTUDIOS: N/A

EXPERIENCIA: N/A

FORMACIÓN: N/A

HABILIDAD N/A


COMPUTADORA: N/A


OTROS: N/A


68

MANUAL



1. PUESTO: Presidente

2. UNIDAD: Gerencial

3.JEFE(S) INMEDIATO(S):Junta General de Accionistas yDirectorio

4.SUPERVISAR A:Gerente General, Contador ySubcontador General


Suscribir y/o firmar junto el Gerente General todo documento de carácter legal que conlleve a asumirderechos y obligaciones por parte de la Compañía de Transporte Urbano Transmetro S.A.


1. Convocar y presidir la Junta General de Accionistas.

2. Reemplazar al Gerente General con todas sus atribuciones en caso de falta o ausencia,

ejerciendo en este caso la representación legal de la compañía.

3. Presentar a la junta general el informe de actividades.

4. Suscribir conjuntamente con el Gerente General los títulos de acciones y apertura y giro decuentas corrientes y otras obligaciones.

5. Suscribir conjuntamente con el Gerente General, las escrituras públicas de aumento odisminución del capital social, de reforma de estatutos, de compra, de venta o hipoteca deinmuebles y en general cualquier otro acto o contrato que requiera de la solemnidad de escriturapública y que se halle fuera del giro ordinario de los negocios sociales.

6. Ejercer todas las demás atribuciones señaladas en la ley y en los presentes estatutos.

7. Revisar las políticas contables conforme a los lineamientos requeridos por parte de lasautoridades de control (Superintendencia de Compañías) y en base a las Normas Internacionalesde Información Financiera - NIIF´S.

8. Revisar los contratos a firmar con proveedores de bienes y/o servicios.

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Conforme a establecido en el artículo Vigésimo Segundo de los estatutos de la Compañía deTransporte Urbano Transmetro S.A., son atribuciones y deberes del Presidente los siguientes:

a.- Convocar y presidir la Junta General de Accionistas,

b.- Reemplazar al Gerente General con todas sus atribuciones en caso de falta o ausencia,ejerciendo en este caso la representación legal de la Compañía,

c.- Presentar a la junta general el informe de actividades,

d.- Suscribir conjuntamente con el Gerente General los títulos de acciones y apertura y giro decuentas corrientes y otras obligaciones,

e.- Suscribir conjuntamente con el Gerente General, las escrituras públicas de aumento odisminución del capital social, de reforma de estatutos, de compra, de venta o hipoteca deinmuebles y en general cualquier otro acto o contrato que requiera de la solemnidad de escriturapública y que se halle fuera del giro ordinario de los negocios sociales,

f.- Ejercer todas las demás atribuciones señaladas en la Ley y en los presentes estatutos.


ESTUDIOS: Bachiller y/o Superior

EXPERIENCIA:Mínimo tres años en la dirección de lacompañía y 10 años formando parte delos accionistas de la Compañía.

FORMACIÓN: Conocimientos de gerencia y dirección

HABILIDAD Gerencial y de control


COMPUTADORA: Relativa importancia


OTROS: N/A


70

MANUAL



1. PUESTO: Gerente General

2. UNIDAD: Gerencial

3. JEFE(S) INMEDIATO(S):Junta General de Accionistas,Directorio y/o Presidente

4. SUPERVISAR A:Contador General, SubcontadorGeneral


Es el representante legal de la organización y debe suscribir y/o firmar en conjunto con el Presidentetodo documento de carácter legal que conlleve a asumir derechos y obligaciones por parte de laCompañía de Transporte Urbano Transmetro S.A.


1. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores

críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la compañía.

2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

3. Ejecutar (hacer operativos) a través de sus subordinados a los objetivos, metas y estrategiasdesarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menorcantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para eldesarrollo de los planes de acción.

6. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada porsu gerente.

7. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la compañía.

8. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar suscapacidades.

9. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategiasdeterminados.

71

Otras actividades

10. Elaborar los reglamentos de procedimientos que sean necesarios para el buen funcionamientode la Compañía.

11. Crear y suprimir partidas, previa autorización del Directorio, puestos en las dependenciasadministrativas cuando esto sea necesario para la buena marcha institucional.

12. Dirigir y coordinar las actividades de la Compañía y velar por la correcta y eficiente marcha dela misma.

13. Reemplazar al Presidente en caso de ausencia temporal o definitiva hasta que sea legalmentereemplazado.

14. Actuar como Secretario en las reuniones de la Junta General de Accionistas.

15. Actuar como Secretario en las reuniones del Directorio.

16. Proporcionar al Auditor y Comisario la información que requieran y dar facilidad para eldesempeño de las funciones de aquellos.

17. Revisar la provisión y el reporte emitido por el Jefe de líneas, para ver si la solicitud procede ono.

18. Y los demás deberes y atribuciones que la Junta General de Accionistas y el Directoriodeterminen.

Conforme a establecido en el artículo Vigésimo Cuarto de los estatutos de la Compañía deTransporte Urbano Transmetro S.A., son atribuciones del Gerente General los siguientes:

a.- Ejercer la representación legal judicial y extrajudicial de la Compañía,

b.- Suscribir conjuntamente con el presidente los títulos acciones y apertura y giro de cuentascorrientes y otras obligaciones,

c.- Presentar a la junta general ordinaria una memoria razonada de la situación económica de lacompañía acompañada del balance del estado de pérdidas y ganancias,

d.- Suscribir conjuntamente con el presidente toda escritura pública de la compañía,

e.- Realizar todos los actos de administración y gestión diaria de las actividades de la compañíaorientada a la consecución de su objeto,

f.- Actuar de Secretario en las Juntas Generales de Accionistas y sesiones del Directorio,

g.- Supervigilar la Contabilidad y mantener bajo su responsabilidad los libros, documentos yarchivos de la Compañía,

h.- Formular a la Junta General de Accionistas las recomendaciones que considere conveniente encuanto a la distribución de utilidades y la constitución de reservas,

i.- Facilitar al Comisario el estudio de los libros de contabilidad archivos y correspondencia,

j.- Conjuntamente con el presidente efectuar la designación y contratación de empleados de laCompañía, así como fijar sus remuneraciones, adquiriendo autorización del Directorio cuando setrate de los principales funcionarios,

k.- Ejercer y cumplir todas las atribuciones y deberes señalados en la ley y los estatutos.,

72


ESTUDIOS:Superiores aprobado el noveno semestrede Administración de Empresas o afines

EXPERIENCIA:3 años en funciones similares y 10 añosformando parte de los accionistas de lacompañía

FORMACIÓN:Conocimientos de administración ygerencia.

HABILIDAD Gerencial


COMPUTADORA: Ninguna importancia


OTROS: N/A


73

MANUAL



1. PUESTO: Contador General

2. UNIDAD: Contabilidad y Finanzas

3. JEFE(S) INMEDIATO(S):Directorio, Presidente, GerenteGeneral y/o Comisario

4. SUPERVISAR A:

Asistentes contables, Tesorería,según organigrama establecido yaprobado por la Junta General deAccionistas


Dirigir y supervisar la ejecución del sistema contable integral de la Compañía de Transporte UrbanoTransmetro S.A.; el control de la ejecución del presupuesto aprobado; el control de los flujosfinancieros, de acuerdo disposiciones legales y normativas vigentes de los entes de control y supervisión.


Estados Financieros:

1. Emitir y firmar los Estados Financieros en tiempo real (balance general, estado de resultados,

estado de cambios en el patrimonio y flujo de efectivo) y anexos mensuales y anuales para

disposición y revisión de Junta General de Accionistas, Directorio, Gerencia General,

Presidencia, Junta General de Accionistas y/o Comisario.

2. Analizar las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener

información valiosa de la posición financiera de la compañía y evitar que errores y/o

irregularidades no sean detectadas de manera oportuna.

3. Analizar las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.

4. Controlar los gastos con relación a los ingresos, principalmente con el objeto de que la empresapueda asignar a sus servicios un precio competitivo y rentable representando lasreglamentaciones gubernamentales.

5. Analizar los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

74

6. Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la compañía y maximizarel valor de la misma.

7. Manejar y supervisar el registro y proceso de la contabilidad y responsabilidades tributarias conel SRI, Societarias - Superintendencia de Compañías e IESS (envío de las obligacionestributarias establecida en su RUC, en los plazos establecidos en la Ley y Reglamento conformea su noveno dígito de RUC). Asegurar permanente (en tiempo real) de la existencia deinformación financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia en cualquiermomento.

8. Coordinar las correcciones al sistema financiero contable (en conjunto con el proveedor delsistema).

9. Mantener y asegurar el correcto manejo y registro de la información societaria de la Compañía,esto es talonarios de acciones, libros sociales, expedientes de actas, lista o nómina deaccionistas, etc.

10. Elaborar los informes económicos para junta general de accionistas.

11. Iniciar y concluir las modificaciones necesarias de reportes existentes en el sistema y creación

de nuevos reportes, en coordinación con el proveedor del sistema

12. Controlar los libros de actas de sesiones del Directorio, Juntas Generales y de Trabajo.

13. Realizar otras funciones o actividades afines al área y cargo que le sean asignadas por parte desus Jefes inmediatos (Gerente General, Presidente y/o comisario) en el ámbito delaseguramiento de la información financiera - contable en tiempo real, segura y confiable para elanálisis y la toma de decisiones, previa autorización de parte del Directorio, Presidencia y/oGerencia General.


ESTUDIOS:Estudios universitarios concluidos enContabilidad y Auditoría y/o carrerasafines.

EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en posiciones similares

FORMACIÓN: Conocimientos avanzados encontabilidad, tributarios y normas NIIF’s

HABILIDAD Manejo de sistema utilitarios, Excelavanzado


COMPUTADORA: Vital importancia

PROGRAMA DE COMPUTACIÓN: Sistema contable

OTROS: N/A

75

MANUAL



1. PUESTO: Asistente Contable

2. UNIDAD: Contabilidad

3. JEFE INMEDIATO: Contador General

4. SUPERVISAR A:Controles cruzados entre los puestos delmismo nivel.


Coordinar y ejecutar actividades orientadas al registro y proceso de información financiera - contablerelativa al proceso encargado.


Proceso de facturación y cierres de caja:

1. Emitir las facturas mensuales a accionistas por aportes realizados para administración,despachos, sede social, sucesión de derechos, llantas, otros, etc.

2. Preparar recibos de cobro diarios.3. Preparar el cierre diario de caja de accionistas.4. Elaborar y enviar de estados de cuenta de accionistas al fin de mes.

5. Ingresar los minutos de atrasos de accionistas en el cumplimiento de rutas

6. Preparar los saldos de cuentas por cobrar a accionistas que solicitan la salida de la empresa.

7. Recuperar, registrar y manejar las retenciones realizadas por clientes, para la preparación deimpuestos mensuales.

8. Emitir de Reportes de Recaudación diaria y mensual.

Cobros en efectivo a clientes y accionistas:

9. Realizar los cobros en efectivo a accionistas por Aportes, Préstamos, Intereses, y/u otros.

10. Realizar el ingreso de Ticktes diarios de cobros al sistema.

76

11. Revisar el cierres de caja diarios de gasolinera y lubricadora.

12. Revisar los depósitos realizados de manera inmediata e intacta de los cobros realizados en laSede

Pagos en efectivo a proveedores, empleados y/o accionistas:

13. Elaborar la solicitud de devolución de ahorros voluntarios de accionistas.


ESTUDIOS:Estudios universitarios cursando sexto nivel en Contabilidady Auditoría y/o carreras afines.

EXPERIENCIA: Mínimo 1 año en posiciones similares

FORMACIÓN: Conocimientos en contabilidad, tributarios y normas NIIFs

HABILIDAD Manejo de sistema utilitarios, Excel avanzado




OTROS: N/A


77

MANUAL



1. PUESTO: Tesorera

2. UNIDAD: Contabilidad

3. JEFE INMEDIATO: Contador General

4. SUPERVISAR A: Controles cruzados entre los puestos del mismonivel (asistentes)


Coordinar y ejecutar actividades orientadas a evaluar y optimizar el manejo financiero de laCompañía de Transporte Urbano Transmetro S.A., en el marco de las normas y procedimientosestablecidos, así como el planeamiento financiero a corto y mediano plazo.


1. Mantener el movimiento de fondos de tesorería; manteniendo un adecuado nivel dedisponibilidad, a fin de garantizar el normal y eficiente desarrollo de las actividades de laCompañía.

2. Elaborar del Flujo de Caja a corto y mediano plazo.

3. Informar diariamente la situación diaria de Caja y la posición bancaria de las diversas cuentasde la Compañía.

4. Evaluar los gastos bancarios a incurrir por parte de la Compañía.

5. Verificar la conformidad de los desembolsos por obligaciones corrientes y de capital, dirigiendola formulación mensual de la ejecución y proyección del flujo de caja.

6. Gestionar la transferencia de fondos entre las Instituciones financieras, Unidades Operativas(Sede) y prever la disponibilidad de los mismos, para atender las diversas operaciones de laCompañía.

7. Coordinar la apertura y/o cancelación de cuentas bancarias según lo solicitado por la GerenciaGeneral, Presidencia y/o Comisario.

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8. Custodiar y efectuar la devolución de las Garantías de contratos en compras, con proveedoresde bienes y servicios.

9. Realizar otras funciones afines al área y cargo que le sean asignadas por parte de sus Jefesinmediatos, previa autorización de parte del Directorio, Presidencia y/o Gerencia General.

10. Atender a los accionistas solicitantes de créditos.

11. Revisar que el solicitante cumpla con requisitos para otorgamiento de créditos.

12. Revisar y explicar al accionista de plazos para cancelación de créditos.

13. Revisar las cuentas por cobrar.

14. Custodiar las garantías.

15. Realizar las provisiones de préstamos.

16. Realizar las provisiones de intereses de préstamos.

17. Preparar y entregar las tablas de amortización a los accionistas.

18. Realizar los préstamos empresariales a empleados.

19. Registrar los depósitos de la recaudación interna y externa.

20. Elaborar o preparar los respectivos cheques o transferencias para el pago de accionistas y/oproveedores.

21. Elaborar o preparar los respectivos cheques o transferencias de la nómina quincenal y/omensual.

22. Realizar los pagos a accionistas por devolución de ahorros, devolución de caja de ahorro,devolución de aportes para motores, devolución de aguinaldos y bonos navideños y pagos alDirectorio.

23. Elaborar las conciliaciones bancarias.

24. Manejar la Caja Chica.

25. Realizar los contratos de seguros de cada accionista.


ESTUDIOS:Estudios universitarios cursando sexto nivel enContabilidad y Auditoría y/o carreras afines.


FORMACIÓN:Conocimientos en contabilidad, tributarios y normasNIIF’s

HABILIDAD Manejo de sistema utilitarios, Excel avanzado

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OTROS: N/A


80

MANUAL

Manual de Descripción de Funciones 17de 21


1. PUESTO: Recaudador

2. UNIDAD: Tesorera

3. JEFE INMEDIATO:Contador General, Asistente deContabilidad y Tesorería

4. SUPERVISAR A: Líneas en operación


Asegurar la recaudación (depósito inmediato e intacto) de los valores pactados como aportesde cada accionista para los diferentes destinos o fines establecidos.


1. Realizar los depósitos diarios originados de la recaudación conforme a los recibos

2. Retirar Relojes.

3. Ubicar Tarjeteros.

4. Efectuar reportes de los recolectado diariamente.


ESTUDIOS: Estudios de bachillerato


FORMACIÓN: Bachiller

HABILIDADManejo de sistema utilitarios, Excelavanzado

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COMPUTADORA: Relativa importancia


OTROS: N/A


82

MANUAL



1. PUESTO: Secretaria

2. UNIDAD: Administración

3. JEFE INMEDIATO:Junta General de Accionistas,Directorio, Presidente, ContadorGeneral.

4. SUPERVISAR A:Controles cruzados entre los puestosdel mismo nivel (asistentes)


Mantener los registros y archivos del personal en relación de dependencia y accionistas (incluyendo elpersonal de apoyo de estos), así como de procesar la nómina y los registros con el IESS de la Compañíade Transporte Urbano Transmetro S.A. Adicionalmente realizará actividades de apoyo en funcionesde secretaria a la Junta General de Accionistas, Directorio, Presidente, Contador General y SubcontadoraGeneral.


1. Elaborar nómina quincenal y/o mensual del personal.

2. Revisar los préstamos empresariales.

3. Revisar los préstamos al IESS.

4. Revisar los anticipos a empleados.

5. Revisar los descuentos adicionales a empleados.

6. Elaborar Rol de pagos general e individual, quincenal y/o mensual.

7. Elaborar los de avisos de entrada y salida del personal en el IESS.

8. Mantener una base de datos de personal al cual recurrir en caso de necesidad de nuevo personal.

9. Elaborar y mantener actualizados los contratos del personal de la compañía.

10. Controlar los ingresos y salidas del personal.

11. Mantener actualizados los expedientes individuales de cada accionista

83

12. Controlar el archivo general administrativo de la Sede:

Archivo de carpetas de accionistas

Archivo de carpetas de conductores

Archivo de carpetas de oficiales

Archivo general del área administrativa

13. Actualizar el listado general de accionistas para las sesiones de Directorio.

14. Calcular y registrar los beneficios sociales del personal en relación de dependencia.

15. Contestar llamadas y transferirlas a los diferentes departamentos.

16. Recortar las noticias del periódico en relación al transporte y sector energético.

17. Realizar las publicaciones en la cartelera de la Empresa.

18. Realizar los anuncios publicitarios en la prensa:

Convocatorias a sesiones

Anuncios de Contratación del personal de la sede

Publicidad de la empresa entre otros

19. Redactar y enviar de memos y comunicados a Accionistas, conductores y oficiales.

20. Redactar y enviar los oficios generales a diferentes entidades.

21. Realizar las actividades relacionadas a la Secretaria de Presidencia, Gerencia, Comisario,sesiones del Directorio y de Juntas Generales y de Trabajo.

22. Redactar y elaborar las actas de sesiones del Directorio conforme a lo establecido en la sesión.

23. Redactar y elaborar las actas de sesiones de Juntas Generales y de Trabajo conforme a loestablecido en la sesión.

24. Redactar y enviar las convocatorias de sesiones de Directorio y Juntas Generales.

25. Redactar los Memos y comunicados del Departamento contable a otros departamentos.

26. Coordinar los eventos generales de la empresa.

27. Atender a los accionistas en los trámites.

84

28. Atender a los conductores, en lo siguiente

29. Atender a los oficiales

30. Atender a usuarios y personas particulares

31. Custodiar y entregar los Suministros de Oficina y aseo de la oficina


ESTUDIOS:Estudios universitarios cursando sexto nivel en

Contabilidad y Auditoría y/o carreras afines.


FORMACIÓN:Conocimientos en contabilidad, laborales, tributarios y

normas NIIFs

HABILIDAD Manejo de sistema utilitarios, Nómina, Excel avanzado




OTROS: N/A


85

5.4 Procesos en el área administrativa contable

5.4.1 Disposiciones de la Junta General de Accionistas

La Junta General de Accionistas cumple con el siguiente procedimiento para emitir

resoluciones a Gerencia y Presidencia ejecutiva de la compañía. Para ello se proponen

los siguientes procedimientos:

Reunión de directorio.

Moción de resolución.

Toma de resoluciones.

Aprobación

Delegación al respectivo responsable.

Presentación de documento de cumplimiento al directorio.

Fin de proceso.

5.4.1.1 Procedimiento

Se efectúa la reunión de la Junta General de Accionistas en la cual el Directorio debe

estar completo a la hora indicada verificando si se cuenta con el quorum

correspondiente, posteriormente la Secretaria es la encargada de leer el orden del día.

Se indican las políticas o decisiones a tratar en la reunión, se somete a diálogo entre los

accionistas para luego decidir si se toma o no la decisión o resolución de aplicar la

propuesta, si no se continúa con el orden del día y se archiva. Si la respuesta es positiva,

se sigue con el orden del día y archiva, sin embargo se define la manera en que se

apliquen las resoluciones, los encargados de ello son el Presidente y Gerente.

Se elabora el documento de cumplimiento que tendrá la firma del Directorio, se archiva

y de esta forma se finaliza el proceso.

86

Cuadro 15Proceso Junta General de Accionistas


87

5.4.2 Disposición de Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador

El Gerente General emitirá disposición dirigidas al Contador General o Jefe

Administrativo, quienes tendrán la obligación de hacer llegar el documento respectivo

de cumplimiento de dichas ordenes, lo cual permite observar que los procedimientos

dispuestos se cumplen normalmente, para ello se seguirán los siguientes pasos:

Gerencia emite disposición.

Disposición a quién corresponde: Contador o Jefe Administrativo.

Responsable da seguimiento a proceso.

Cumplimiento de proceso.

Presenta a Gerencia documento de cumplimiento de resolución.

Fin de proceso.


El procedimiento inicia con la determinación de las diferentes disposiciones que el

Gerente General da, la Secretaria recibe dichas disposiciones y clasifica hacia donde

van dirigidas (Jefe Administrativo o Contador), envía las disposiciones al área que

corresponda.

Reciben las disposiciones (ya sea el Jefe Administrativo y/o el Contador), define el

nivel de cumplimiento, si no se pueden cumplir el proceso vuelve al Gerente General, si

se puede cumplir se sigue el desarrollo de las disposiciones y se procede a definir el

procedimiento para su aplicación, se elabora un documento de cumplimiento.

El documento de cumplimiento se envía al Gerente General para que lo revise para

posteriormente archivarlo y así se finaliza el proceso.

88

Cuadro 16Proceso Gerencia General a Jefes Administrativo y Contador


89

5.4.3 Proceso Contable

El responsable del proceso contable es el contador, el cual deberá observar y exigir los

siguientes procedimientos ante las órdenes de trabajo emitidas:

Contador emite disposición (verbal o escrita).

La Asistente Contable o la Tesorera según para quien sea, procede a dar

cumplimiento a disposición.

Si la labor es posible cumplirla cabalmente, esta finaliza y, de no ser posible

cumplir se informa al Contador y procede a reiniciar la labor dispuesta.

Cumplida esta es presentada y termina el trabajo ordenado.


El Contador General emite la disposición, la misma que puede ser verbal o escrita, la

Asistente Contable o la Tesorera revisan la disposición que les corresponda y proceden

a dar cumplimiento ágilmente a la misma.

Si esta labor no se la puede realizar, debe regresar donde el Contador General con las

indicaciones pertinentes. Si se la puede cumplir cabalmente se elabora un documento de

respaldo, el mismo se lo entrega al Contador General.

El Contador General lo revisa y verifica que se ha realizado eficazmente la tarea y lo

archiva.

De esta manera se finaliza el proceso.

90

Cuadro 17Proceso Contable


91

5.4.4 Recaudación de valores

Para la recaudación de valores se procederá de la siguiente manera:

El Contador recibe la documentación para el proceso de cobro o pago.

La documentación se revisada de muy cuidadosamente y sumillada.

El Recaudador recibe y procede a realizar el cobro o pago respectivo.

Realizado el cobro o transferencia (pago) se emite el documento respectivo.

Posteriormente el asistente contable debe realizar el registro en el sistema.

El Contador General debe verificar los documentos de soporte y el registro en el

sistema.

Finalmente se archiva el documento de respaldo.


El proceso inicia cuando el Contador General recibe la documentación para el proceso

del cobro de haberes.

El Contador General revisa detalladamente la documentación y la sumilla, la pasa al

Recaudador quien la recibe y procede a realizar el cobro según corresponda con el

documento recibido.

Cuando el Recaudador ha realizado el cobro (mediante transferencia u otro medio), si

no lo ha hecho adecuadamente regresa al Contador General para iniciar nuevamente el

proceso. Sin embargo, si se ha cumplido, se emite el documente respectivo.

La Asistente Contable recibe el documento soporte del cobro realizado, realiza el

registro contable en el sistema y pasa al Contador General para que verifique que todo

el procedimiento se realizó correctamente.

Posteriormente el Contador General lo revisa, archiva y finaliza el proceso

92

Cuadro 18Recaudación de valores


93

La Compañía Transmetro S.A. presta servicios de transporte no solo a la colectividad en

general, sino que también realiza contratos con personas determinadas para un servicio

personalizado, como en el caso de un viaje dentro de la ciudad con un grupo de

personas establecidos, en estos casos se genera otro tipo de recaudación de valores el

cual se detalla a continuación:

Se genera el acuerdo entre el contratista y contratado.

Se determina la forma de pago que en este caso es efectivo

Se genera la factura por el servicio

94

Nos realizan la retención correspondiente, en la cual nos retienen el

1% del servicio prestado.

Luego se ingresa al sistema contable que se maneja y se genera los

siguientes asientos contables.

Como se tiene establecido que todos los días se realicen los

depósitos en la cuenta de la empresa todo el dinero recolectado. Se

debe registrar en el sistema que se maneja de la siguiente forma:

Finalmente se imprime el reporte de control de recaudación

efectuadas en el día para ser archivados.

94










94










95

96

5.4.5 Proceso administrativo

En la administración de la empresa debe cumplir con los siguientes procedimientos:

Gerencia dispone al Jefe Administrativo el cumplimiento de funciones y tareas.

Jefe Administrativo revisa las órdenes y documentos emitidos por Gerencia.

Asistente cumple con disposiciones respectivas.

El Jefe Administrativo revisa si el trabajo es cumplido a cabalidad.

La labor es ejecutada y se presenta a Gerencia.

Recibido documento, la copia con firma responsabilidad es archivada.

Fin proceso.


El Gerente General dispone al Jefe Administrativo el cumplimiento de funciones y

tareas específicas.

El Jefe Administrativo revisa las órdenes y documentos emitidos por Gerencia General

y se las envía al Asistente.

El Asistente cumple con las disposiciones respectivas e indica el cumplimiento de

dichas tareas al Jefe Administrativo, el mismo que revisa si se cumple

satisfactoriamente, si no se ha cumplido vuelve al Asistente para que lo ejecute de

manera correcta. Si se ha cumplido correctamente se realiza el recibo conforme con una

copia correspondiente.

Por último el Jefe Administrativo pasa el documento conforme al Gerente General el

cual verifica la ejecución de la tarea, la archiva y se finaliza el proceso.

97

Cuadro 19Proceso administrativo


98

5.4.6 Proceso para pago

Se iniciará con la recepción de facturas.

Constatar si tienen órdenes de autorización para el ingreso.

Revisar si las cantidades son las mismas que tiene la orden de pedido.

Verificar los datos de autorización del SRI.

Ingreso al sistema contable.

Verificación del ingreso de la factura.

Realizar retenciones.

Efectuar el pago.

Enviar información al contador general.


El proceso inicia cuando la Tesorera empieza con la recepción de las facturas, procede a

constatar si tienen órdenes de autorización para el ingreso, luego revisa si las cantidades

coinciden con la orden de pedido, verifica los datos de autorización por el Servicio de

Rentas Internas (SRI).

Posteriormente ingresa al sistema contable, realiza la verificación del ingreso de la

factura y hace las retenciones pertinentes, efectúa el pago correspondiente, finalmente

envía la información al Contador General para que lo verifique y lo archive.

Por último se finaliza el proceso.

99

Cuadro 20Proceso para pago


100

5.4.7 Pago de nómina

Revisión de tarjetas y reportes de control de cada colaborador.

Detallar número de días laborados efectivamente.

Revisión de anticipos y otros descuentos.

Elaborar comprobante de egreso.

Revisión de roles por parte de Gerencia.

Visto bueno de Gerencia.

Elaborar rol de pagos de sueldos del personal.

Subir información al sistema bancario virtual.

Realizar transferencia electrónica a la cuenta de cada colaborador.


El proceso inicia cuando el Jefe Administrativo revisa las tarjetas y reportes de control

de cada colaborador, luego detalla el número de días laborados efectivamente y revisa

los anticipos y otros descuentos ya recibidos por cada colaborador, coteja los datos y

elabora un comprobante de egresos.

El Jefe Administrativo envía estos documentos al Gerente General para que revise los

roles elaborados, si no están correctos vuelve al inicio de procedimiento. Si están bien,

se emite el visto bueno, posteriormente se envía a la Asistente Contable para que

elabore los roles de pago definitivos del personal, sube la información al sistema

bancario.

Se realiza la transferencia electrónica para cada colaborador y de esta forma se finaliza

el proceso.

101

Cuadro 21Pago de nómina


102

5.4.8 Pago derecho vacaciones

Colaborador presenta por escrito derecho de vacaciones.

Recibe aprobación por parte de Gerencia.

Entrega de funciones y responsabilidades al remplazo temporal.

Recibir pago anticipado de goce de vacaciones.

Firma social para uso de vacaciones.


Se inicia cuando el colaborador desea o debe recibir sus vacaciones para lo cual deberá

hacer una solicitud por escrito y enviársela al Gerente General, el cual debe revisarla y

verificar si procede o no. Si no procede se iniciará el proceso después de 15 días. Si

procede este, se emite la respuesta positiva a la solicitud.

El Colaborador recibe la respuesta positiva a su pedido de vacaciones, luego debe

entregar sus funciones y responsabilidades al reemplazo temporal.

El Colaborador debe firmar un documento, el cual viene a ser el soporte para el uso de

vacaciones.

El Gerente General recibe toda la documentación, verifica si todo está correcto, archiva

y se finaliza el proceso.

103

Cuadro 22Pago derecho vacaciones



104

5.4.9 Emisión de estados financieros y ajustes

Verificar comprobantes y documentos.

Generar Estados Situación Inicial.

Libro Diario.

Libro Mayor – Cierre de libros.

Balance de Comprobación – Cierre de libros.

Realizar ajustes.

Cierre de Libros.

Estado de Situación Financiera.

Procede a firmar todos los estados.

Entrega al Gerente General.


El proceso inicia cuando el Contador General verifica los comprobantes y documentos,

luego se genera el Estado de Situación Inicial, con esta información se elabora el Libro

Diario, luego se Mayoría para efectuar el cierre de libros.

El Contador General debe elaborar el Balance de Comprobación con el cierre de libros

para lo cual tiene que hacer los ajustes respectivos.

El Contador General realiza el cierre de libros y finalmente elabora el Estado de

Situación Financiera. Posteriormente procede a firmar todos los estados que ha

elaborado y los pasa al Gerente General.

Por último se finaliza el proceso.

105

Cuadro 23Emisión de estados financieros y ajustes


106

CAPITULO VI

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones

La Compañía Transmetro es una empresa dedicada a brindar el servicio de

transporte público de personas en la ciudad de Santo Domingo.

La compañía no cuenta con un manual de funciones y procedimientos que le

permita a la administración actual, dinamizar y aprovechar los recursos

institucionales de la mejor manera.

El diseño de un manual de funciones y procedimientos permitirá establecer las

responsabilidades y procedimientos respectivos que deberán ser cumplidos por

cada área de la empresa.

La administración de la compañía ha desarrollado sus operaciones utilizado la

iniciativa de sus accionistas y administradores, lo cual le ha permitido

convertirse en una empresa líder en la prestación de los servicios de transporte

público de pasajeros.

6.2 Recomendaciones

A la Compañía Transmetro se recomienda continuar con la prestación del

servicio de transporte público a beneficio de la colectividad.

Se recomienda implementar el manual de funciones y procedimientos,

herramienta gerencial que permitirá aprovechar los recursos y esfuerzos

corporativos.

Ante la inexistencia de establecimiento de funciones para cada colaborador, se

sugiere realizar una socialización con el personal directivo y socios a fin de que

se conozcan los procesos y funciones que debe cumplir cada empleado y, con

ello optimizar las actividades laborales en la empresa.

Continuar laborando con el liderazgo e ímpetu corporativo, a fin de lograr un

adecuado posicionamiento corporativo de la empresa en la operación de

transporte público a favor del colectivo social de Santo Domingo.

107

BIBLIOGRAFÍA

Libros:

Ángulo Estrada, Edgar, Administración Financiera y Tributaria. Editorial

McGraw-Hill, México, 2009, Pág. 10.

Accounting Research Bulletin Nº7 (Special) - Noviembre 2009.

Chiavenato Idalberto, (2010), Cuarta Edición, Administración: Teoría, Proceso y

Práctica, Editorial McGraw-Hill Interamericana S.A. Pág. 347.

Diccionario de Contabilidad y Finanzas de la Editorial Cultural S.A.

González María Elena, Auditoría y Control Interno

Koontz H, Weihrich H, (2008), 13ª. Edición. Administración: un perspectiva

global, Editorial McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. Pág. 498

Ormaechea Aguirre, Juan, Auditoría III Control Interno Áreas Específicas de

Implantación y Procedimientos, Editorial Pearson, Argentina, 2009, Cuarta

Edición, Págs. 338.

Rubén Sarmiento, Contabilidad General, Editorial Trillas, España, Cuarta

Edición, 2009.

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México, Pág. 533.

Sitios web:

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financiero.htm

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http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm

http://www.mailxmail.com/curso-procedimiento-administrativo-

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http://www.slideshare.net/mikemono81/manual-de-funciones-1437662

http://www.slideshare.net/yani85/ley-de-compaias-del-ecuador

http://www.uasb.edu.ec/UserFiles/381/File/TIPS_COD_PROD.pdf

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http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF

http://www.cefhas.com/index.php?option=com_content&view=article&id=125

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http://www.magdalena.gov.co/apc-aa-files/613066306363366

16166653232336536/manual_de_proceso s_y_procedimientos.pdf

http://www.obraspublicas.gob.ec/wp-

content/uploads/downloads/2012/07/LEY_DE_TRANSITO_Y_

TRANSPORTE_TERRESTRE_Y_SEGURIDAD_VIAL.pdf

http://www.slideshare.net/guest74462de/concepto-de-proceso-administrativo

http://www.unl.edu.ec/juridica/wp-content/uploads/2010/03/M%C3%B3dulo-2-

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Humanos-y-Garant%C3%ADas-Constitucionales1.pdf

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/

funciones.htm

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/

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Mida/trasnporte.pdf , 2012, consultado en 2013.

Ministerio de Ambiente. Evaluación del sector transporte en Ecuador con miras

a plantear medidas de mitigación del cambio climático. Disponible en:

http://web.ambiente.gob.ec/sites/default/files/users/dher

109

ANEXOS

ANEXO No. 1

1. ¿Cuenta la Compañía Transmetro con misión y visión?

2. ¿La Compañía Transmetro realiza planificación anual de las

actividades?

3. ¿Tienen determinados los objetivos en la Compañía Transmetro?

4.¿Se aplican estrategias correctivas para el cumplimiento de los objetivos?

5.¿En la Compañía Transmetro manejan un manual de funciones?

6.¿En la Compañía Transmetro manejan un manual de procedimientos para

el área administrativa contable?

110

ANEXO No. 2

1. ¿Conoce si cuenta la Compañìa Transmetro con un Manual de Funciones?

2. ¿Cuenta usted con el detalle escrito de sus funciones?

3. ¿Conoce como esta estructurada la compañìa?

4. ¿Conoce usted los niveles jeràrquicos de la compañìa?

5. ¿Recibiò las polìticas y directrices de su cargo por escrito?

6. ¿Cree usted que existiendo un Manual de Funciones facilitarìa el desarrollo de susfunciones diarias?

7. ¿Conoce usted lo que es el control interno?

8. ¿Cree usted que existiendo control interno se incrementarian los resultadosempresariales?

9. ¿Conoce si la empresa cuenta con una unidad especializada de Talento Humano?

10. ¿Cree que en la empresa se hacen cumplir las funciones y procedimientoscorporativos?

UNIVERSIDAD TECNOLÒGICA EQUINOCCIAL

Objetivo: Diseñar el manual de funciones y procedimientos aplicable a Compañía

111

ANEXO No. 3

ESTADOS FINANCIEROS PERÍODO 2010

112

113

ANEXO No. 4

PERÍODO 2011

114

115

ANEXO No. 5

ASPECTOS PARA EL DESARROLLO DE LA MISIÓN

Nº ELEMENTO PREGUNTA RESPUESTA

1 Cliente¿Quiénes son los

clientes de laempresa?

Los clientes en Transmetro son la comunidaden general que requiere de los servicios detransportación urbana.

2Productos o

servicios

¿Cuáles son losprincipales productos

o servicios de laempresa?

El principal servicio es la transportación depasajeros en el área urbana en la provincia deSanto Domingo de los Tsáchilas.

3 Mercados¿Dónde compite la

empresa?

La empresa se encuentra ubicada en SantoDomingo, al tener esta una ciudad unadensidad poblacional alta dentro de unmercado competitivo, sin embrago los valoresque posee como su atención, servicio, entreotros, la hacen diferente a otras Compañías.

4 Tecnología¿Es la tecnología uninterés primordial de

la empresa?

Este elemento aplica a esta entidad debido aque se precisa una actualización tecnológicapara optimizar este servicio.

5

Interés por lasupervivencia,el crecimiento

y larentabilidad

¿Trata la empresa dealcanzar objetivos

económicos?

Transmetro, ha demostrado en toda sutrayectoria que es una empresa de crecimientocontinuo y rentable, hasta el momento halogrado alcanzar sus metas a nivel económicoya que ha podido mantenerse en el mercadosuperando las diversas crisis económicas queha enfrentado Ecuador.

6 Filosofía

¿Cuáles son lascreencias, valores,

aspiracionesprioridades

filosóficas de laempresa?

Este elemento aplica en virtud de que se debeimplementar y establecer creencias, valores,aspiraciones o prioridades filosóficas en laempresa de manera formal como sonresponsabilidad, honestidad, solidaridad,calidad, entre otras.

7Concepto de

sí misma

¿Cuál es lacompetencia

distintiva de laempresa o su

principal ventajacompetitiva?

Su ventaja competitiva es de realizar laactualización de su patio automotor y lacapacitación a su personal operativoproporcionando a cada uno de sus clientessatisfacción y confianza.

8Interés por la

imagenpublica

¿Se preocupa laempresa por asuntos

sociales,comunitarios y

ambientales

Definitivamente si, la empresa se encuentrapreocupada por el aspecto ambiental siguiendola reglamentación adecuada; con respecto alaspecto social y comunitario no lo hace.

9Interés por los

empleados

¿Se considera que losempleados son un

activo valioso de laempresa?

Conocedores de que los empleados son elfactor fundamental para el desarrollo de estaorganización; estos son considerados como unactivo valioso dentro de la misma gozando debeneficios de ley e incentivos.

116

Anexo N. 6


Documents

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA …repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/4244/1/54003_1.pdf · carrera de licenciatura de contabilidad y auditorÍa tesis