GESTIÓN DE CAJAS PAGADORASpagina.jccm.es/economia/manualesTAREA/Manual... · 3.1.1.3 Ingresos por Devoluciones de Pagos Anticipados En este apartado se registrarán todos los ingresos

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Febrero 2008 Versión 3.0

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Manual de gestión de cajas pagadoras

1 DEFINICIONES..................................................................................... 4 1.1 Anticipos de Caja Fija................................................................................4 1.2 Gastos a Justificar.....................................................................................4

2 MENÚ ESPECÍFICO DE CAJEROS PAGADORES....................................... 5 3 MOVIMIENTOS ..................................................................................... 6 3.1 Anticipos de Caja Fija................................................................................6 3.1.1 Operaciones de Banco ........................................................................... 7

3.1.1.1 Movimientos Internos de Gastos.......................................................................7 3.1.1.2 Movimientos Internos de Ingresos ..................................................................11 3.1.1.3 Ingresos por Devoluciones de Pagos Anticipados ..............................................12 3.1.1.4 Registro de Facturas de ACF ..........................................................................13 3.1.1.5 Registro de Facturas de Pagos Anticipados.......................................................18 3.1.1.6 Aumento de Pagos Anticipados.......................................................................20 3.1.1.7 Impresión de ADO de reposición.....................................................................23

3.1.2 Caja Metálico ..................................................................................... 24 3.1.2.1 Registro de Fondos en Caja Metálico ...............................................................25 3.1.2.2 Pago de fondos a caja metálico ......................................................................27 3.1.2.3 Registro de Facturas en Caja Metálico .............................................................28 3.1.2.4 Anulación del pago de Facturas de Caja Metálico ..............................................31 3.1.2.5 Devolución de Caja Metálico al Banco..............................................................33 3.1.2.6 Impresión dotación fondos de caja metálico.....................................................35 3.1.2.7 Cuenta Justificativa. Generación ADO de Reposición..........................................36 3.1.2.8 Impresión de ADO de reposición.....................................................................40

3.2 Gastos a Justificar................................................................................... 41 3.2.1 Registro de Facturas de Gastos a Justificar............................................. 42 3.2.2 Registro de Pagos de retenciones en Gastos a Justificar........................... 47 3.2.3 Registro de Cantidades no Invertidas en Gastos a Justificar ..................... 52 3.2.4 Cuentas Justificativas. Generación del documento J ................................ 57 3.2.5 Impresión de documento J................................................................... 59

3.3 Consulta de Movimientos ........................................................................61 4 RECEPCIÓN DE FONDOS EN LA CAJA PAGADORA ............................... 62 5 PAGO DE FACTURAS........................................................................... 63 5.1 PROGRAMA DE PAGOS.............................................................................63 5.1.1 Identificación de la Propuesta de Pagos ................................................. 63 5.1.2 Registrar parámetros .......................................................................... 64

5.1.2.1 Pestaña ESTATUS.........................................................................................64 5.1.2.2 Pestaña PARÁMETRO ............................................................................64 5.1.2.3 Pestaña SELECCIÓN LIBRE ............................................................................65 5.1.2.4 Pestaña LOG ADICIONAL...............................................................................66 5.1.2.5 Pestaña IMPRESIÓN Y SOP. DATOS ................................................................66

5.1.3 Planificación de la Propuesta de Pagos................................................... 68 5.1.4 Corrección de una propuesta................................................................ 69 5.1.5 Ejecución del Pago .............................................................................. 70 5.1.6 Anulación del pago.............................................................................. 71 5.1.7 Impresión de los pagos de una propuesta .............................................. 73 5.1.8 Generación del fichero de transferencia: ................................................ 77

6 DATOS MAESTROS ACREEDOR............................................................ 80 6.1 ACREEEDOR............................................................................................. 80 6.2 MODIFICAR ACREEEDOR .........................................................................82 6.2.1 ELIMINAR RETENCIONES..................................................................... 83

6.3 VISUALIZAR ACREEDOR..........................................................................86 7 CONSULTAS ....................................................................................... 87 7.1 SALDOS DE CUENTAS ..............................................................................87

8 SISTEMA DE INFORMACIÓN............................................................... 88 8.1 ESTADO DE SITUACIÓN DE TESORERÍA...................................................88 8.2 OTROS INFORMES. ..................................................................................90 8.2.1 ZLEC: Libro de Entidades de Crédito. .................................................... 91 8.2.2 ZLIS000: Libro de Caja en Metálico....................................................... 93 8.2.3 ZLIS001: Saldos de Pagos Anticipados. ................................................. 96 8.2.4 ZLIS002: Movimientos contra Pagos Anticipados. ................................... 98 8.2.5 ZLIS004: Control libramientos para Fondo de Caja Fija ........................... 99 8.2.6 ZLIS005: Desglose de la cantidad no invertida. .....................................100

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Manual de gestión de cajas pagadoras 8.2.7 ZLISGJ03: Situación Libramientos de Fondos Gastos a Justificar..............102 8.2.8 ZLISGJ04: Detalle libramientos de Gastos a Justificar por Fechas. ...........104 8.2.9 ZLISRF01: Listado detalle de facturas ACF. ...........................................105 8.2.10 ZLISRF02: Resumen de facturas por Aplicación Presupuestaria................108 8.2.11 ZPROPUEST_PAGO: Análisis de Pagos Propuestos ..................................109

8.3 CUENTA GLOBAL JUSTIFICATIVA. .........................................................110

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1 DEFINICIONES A continuación, vamos a dar las definiciones sobre ciertos conceptos que utilizaremos en el manual.

1.1 ANTICIPOS DE CAJA FIJA Son Anticipos de Caja Fija, las provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan en las cajas pagadores para la atención inmediata y posterior aplicación al presupuesto, de gastos periódicos y repetitivos (art. 5 decreto 285/2004 de 28 de diciembre).

1.2 GASTOS A JUSTIFICAR Tendrán el carácter de a Justificar las propuestas de pagos presupuestarios que, excepcionalmente, se libren para atender gastos, cuando no pueda aportarse la documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones. (articulo 10.1 decreto 285/2004 de 28 de diciembre).

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2 MENÚ ESPECÍFICO DE CAJEROS PAGADORES

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3 MOVIMIENTOS Existen 2 carpetas con opciones relacionadas sobre Anticipos de caja fija y gastos a justificar. Y, aparte, dos opciones: documentos de justificación y consulta de movimientos. El menú queda de la siguiente manera:

3.1 ANTICIPOS DE CAJA FIJA Esta carpeta contiene las opciones relacionadas con los Anticipos de Caja Fija. Se han creado dos subcarpetas, una con las operaciones de banco y otra con las operaciones que afectan a la caja metálico. Vamos a ver en detalle estas subcarpetas y las opciones que contienen.

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3.1.1 Operaciones de Banco

Contiene las opciones relacionadas con las operaciones de banco.

3.1.1.1 Movimientos Internos de Gastos Desde opción del menú, el Cajero Pagador puede registrar los movimientos de gastos de la caja, tras introducir la Sociedad de la Caja y el nº del Libro de Caja.

- Operaciones de Gastos con cargo a la cuenta corriente. a) Pagos Anticipados b) Intereses de C/C a SSCC c) Reintegros a SSCC

Vemos con detalle la pantalla que se nos muestra tras introducir los datos de la sociedad y el libro de caja:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la parte superior izquierda está la Selección de Datos

• Selección de Datos

Tenemos la posibilidad de visualizar los datos en intervalos de tiempo predefinidos. Se puede elegir el día actual, semana actual, mes actual y ejercicio actual, así como ir variando este intervalo con las flechas a izquierda y derecha de cada opción:

Justo debajo, aparece el cuadro de registro de movimientos. Para registrar movimientos de Gastos sólo deberemos seleccionar la operación contable e introducir los valores en los campos.

De estos campos, algunos serán obligatorios, otros opcionales y otros visibles no modificables (no podrán modificarse y aparecen en color gris). Existen más campos que los que vemos, deberemos mover la barra de desplazamiento para poder visualizarlos.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Dentro de estos campos, destacan:

• OPERACIÓN CONTABLE: Indica qué tipo de movimiento queremos registrar. En cuanto a movimientos de gastos, se ha descrito unas opciones que aparecen si se

pulsa F4 ó se utiliza el matchcode (ayuda de búsqueda) Esta es la pantalla con las opciones de Gastos que nos aparece:

Las vemos con más detalle: - Pagos Anticipados: Con esta opción se registrarán los anticipos que pague el

Cajero - Intereses de C/C a SSCC: Con esta opción se registrará la remisión a la

Tesorería General de los intereses que se hayan generado en la c/c de la Caja. - Reintegros a SSCC: Con esta opción se registrarán las remisiones a la Tesorería

General de los ingresos que se produzcan en la c/c de la Caja que no se correspondan con los libramientos de fondos de anticipos de caja fija, tales como ingresos por reintegros de pagos indebidos ó excesivos de facturas, cancelación del saldo de la c/c, cancelación o disminución del anticipo de caja fija concedido, etc.

• IMPORTE: Es el importe de la operación • ESTATUS DE LA OPERACIÓN: Situación de la operación. Lo cumplimenta el

sistema automáticamente. Es un campo importante pues nos indica en qué estado se encuentra el registro que hemos introducido.

• ACREEDOR: Será el acreedor al que se le abona la operación (anticipo, intereses,…). Debe estar dado de alta en la sociedad de la Caja como copia del que ya exista en la sociedad general (JCCM; SCM2,…).

• NOMBRE: Nombre del acreedor introducido en el campo anterior. Lo cumplimenta automáticamente el sistema una vez completados todos los campos obligatorios.

• REFERENCIA: campo opcional para introducir una identificación de la operación. • FECHA DOCUMENTO: Fecha de la operación que estamos realizando. • FECHA CONTABILIZACION: La cumplimenta el sistema automáticamente al grabar

el movimiento interno. • TEXTO DE POSICIÓN: Texto libre explicativo de la operación. Es opcional. • VIA DE PAGO: Se consignará la vía de pago por la que se pagará la operación ‘T’

para transferencia y ‘C’ para cheque. • Nº DE CHEQUE: Este campo será obligatorio cumplimentarlo en el caso de haber

elegido vía de pago ‘C’ cheque. En otro caso, dejarlo en blanco. • TP.BCO.INTERL: Se indicará el código del banco del tercero al que se le paga. Si

pulsamos el matchcode de este campo, nos aparecen los bancos disponibles pare el acreedor introducido. Este campo será obligatorio en el caso de que se elija la vía de pago ‘T’ Transferencia. En otro caso, dejarlo en blanco.

Los campos Cuenta Mayor, Sociedad, Ejercicio, Nº documento interno, Documento anulación, Sociedad, Ejercicio, Nº Documento y Código de Esquema se cumplimentarán automáticamente una vez grabada la operación correspondiente. Se trata de datos de contabilidad general.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Otra parte de la pantalla de Movimientos internos es la que aparece en la imagen siguiente:

Son 3 botones desde los cuales podemos añadir un registro, eliminarlo o aumentar el importe de una operación de Pagos Anticipados.

Para eliminar un registro, deberemos seleccionar la línea del registro a eliminar. Lo haremos pulsando en el botón de cabecera de línea. Toda la línea pasa a tener un color anaranjado. Luego pulsaremos en el botón Eliminar.

Las operaciones hay que guardarlas una a una. Es decir, registramos y guardamos registro a

registro. Previamente a pulsar en el botón guardar , podemos dar al Enter del teclado. Se realizan validaciones con el registro a guardar pero sin guardarlo. Si existe algún error, nos lo indicará y aún estaremos a tiempo de modificarlo. Si no indica nada, pulsamos en el botón guardar y quedarán actualizados los importes y saldos de la caja. Estos campos muestran el importe total en euros de los movimientos totales registrados en el libro de caja.

Nota: Podemos comprobar que el importe disponible aparece desglosado en Saldo ACF (saldo de caja para Anticipos de Caja Fija) y Saldo GJ (saldo de Gastos a Justificar)

Los campos situados en la derecha , lo que muestran es el nº de

registros que se han hecho en cada apartado y en las fechas seleccionadas.

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3.1.1.2 Movimientos Internos de Ingresos Para registrar movimientos de Ingresos sólo deberemos seleccionar la operación contable e introducir los valores en los campos.

De estos campos, algunos serán obligatorios, otros opcionales y otros visibles no modificables (no podrán modificarse y aparecen en color gris). Existen más campos que los que vemos, deberemos mover la barra de desplazamiento para poder visualizarlos. Dentro de estos campos, destaca:

• OPERACIÓN CONTABLE: Indica qué tipo de movimiento queremos registrar. En cuanto a movimientos de ingresos, se ha descrito unas opciones que aparecen si se

pulsa F4 ó se utiliza el matchcode (ayuda de búsqueda)

Las vemos con más detalle: • Reintegro Pago en Exceso: Con esta opción se registrarán los ingresos que se

produzcan en la c/c de la Caja por Reintegro de los pagos indebidos ó excesivos de facturas.

• Intereses: Con esta opción se registrarán los intereses que se hayan generado en la c/c de la Caja.

El resto de las columnas tienen la misma descripción que en la parte de gastos, con la excepción de los campos vía de pago, banco interlocutor y nº de cheque que no aparecen pues no son necesarios.

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3.1.1.3 Ingresos por Devoluciones de Pagos Anticipados En este apartado se registrarán todos los ingresos que se produzcan en la c/c de la Caja por devoluciones de los importes no gastados de los pagos anticipados realizados por el Cajero. Se cumplimentará la Sociedad de la Caja y el Nº de libro de Caja (que coinciden) y el Código del Anticipo. Cada Cajero tiene una Sociedad y un Libro de Caja individualizados.

El Código del Anticipo se puede obtener desplegando el matchcode y cada uno de los códigos de anticipo que aparecen coinciden con los movimientos internos generados por el Cajero de Pagos de Anticipos.

Una vez introducidos la sociedad, el libro de caja y el código del anticipo, nos aparece la siguiente pantalla:

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Manual de gestión de cajas pagadoras Como podemos comprobar, es similar a las explicadas que para ingresos normales, descrito anteriormente y con los mismos campos. El campo que más nos interesa es el de la Operación Contable. OPERACIÓN CONTABLE: En cuanto a movimientos de ingresos, se ha descrito una opción que aparece si se pulsa F4 ó se utiliza el matchcode del campo

• Devolución de Pagos anticipados: Con esta opción se registrará las devoluciones

de los importes no gastados de los anticipos que haya pagado el Cajero. El resto de las campos tienen la misma descripción que en la parte de gastos, con la excepción de los campos vía de pago, banco interlocutor y nº de cheque que no existen.

3.1.1.4 Registro de Facturas de ACF Con esta opción se registraran todas aquellas facturas que reciba el cajero para su pago. Se cumplimentará la Sociedad de la Caja y el Nº de libro de Caja (que coinciden). Cada caja tiene una Sociedad y un Libro de Caja individualizado.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Una vez pasamos de pantalla, nos encontramos con una pantalla parecida a las anteriormente explicadas.

Se llega a la siguiente pantalla donde nos encontramos la pantalla dividida en varias partes: En la parte superior izquierda está la Selección de Datos

• Selección de Datos

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Manual de gestión de cajas pagadoras Se trata de la posibilidad de visualizar los datos en intervalos de tiempo predefinidos. Se puede elegir el día actual, semana actual, mes actual y ejercicio actual, así como ir variando este intervalo con las flechas a izquierda y derecha de cada opción: Justo debajo de estas opciones de fechas se encuentran solamente visibles las opciones de entrada del libro de Caja: Sociedad de la Caja, Nº de libro de Caja y la Sociedad a la que pertenece.

• Facturas de la caja: En esta sección de la pantalla, se podrán registrar las facturas que al grabar se darán de alta en el registro general de facturas del sistema

Como podemos observar, aparecen campos similares a los vistos anteriormente. Los vemos: • OPERACIÓN CONTABLE: En cuanto a facturas se refiere, se han descrito tres

opciones que aparece si se pulsa F4 ó se utiliza el matchcode del campo

• IMPORTE: Es el importe de la operación • ESTATUS DE LA FACTURA: Situación de la operación. Lo cumplimenta el sistema

automáticamente • IMPORTE DE RETENCION: Este campo aparece a 0, es opcional, se debe

cumplimentar una vez se hayan registrado todos los datos de la factura (antes de pulsar en el botón guardar). Para registrar Retenciones, se seleccionará la línea de la

factura y se pulsará en el botón Retenciones situado en la parte superior de la pantalla. Si el acreedor introducido tiene tipos de retenciones en su registro maestro nos aparecerá la siguiente ventana:

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En la que aparecen las columnas de:

- Denominación tp: Descripción del Indicador de Retención. Muestra los tipos de

retenciones que tiene el acreedor en su registro maestro. Se cumplimenta automáticamente.

- Indicador de Retención: Poniendo el cursor sobre el campo aparecerá el matchcode y desplegándolo se obtienen las opciones de las distintas retenciones a elegir. Si, por ejemplo, el tipo de retención fuera RF (Retenciones Fiscales con tipo Fijo), nos aparecerían los siguientes tipos de indicadores de retención:

- Base imponible de Retención: Se cumplimenta por el usuario - Importe de Retención del Impuesto: Una vez cumplimentados los dos

campos anteriores, lo calculará automáticamente el sistema (con tipos de retención de cálculo automático).

- Tipo de retención: Indica si son retenciones fijas (RF) o variables (RV), lo alimenta automáticamente el sistema con los datos del maestro del acreedor.

• ACREEDOR: Se indicará el código del tercero al que se le va a realizar el pago • NOMBRE: Nombre del acreedor introducido en el campo anterior. Lo cumplimenta

automáticamente el sistema una vez completados todos los campos obligatorios. • REFERENCIA: Se introducirá el código de la factura. Es un campo obligatorio. • FECHA DOC: Fecha de la factura • FECHA CONTABILIZACION: La cumplimenta el sistema automáticamente al grabar

la factura • TEXTO DE POSICIÓN: Texto explicativo libre. Es obligatorio rellenarlo. • VIA DE PAGO: En este campo se indicará la forma en la que se va a pagar la

factura, bien por Transferencia (T) o bien por Cheque (C)

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• Nº DE CHEQUE: Este campo será obligatorio cumplimentarle en el caso de haber elegido vía de pago ‘C’ cheque

• CENTRO GESTOR: Centro orgánico que origina el gasto. Se cumplimentará a 8 dígitos.

• POSICIÓN PRESUPUESTARIA: Imputación funcional y económica del gasto. Se cumplimentará con la misma estructura que la tramitación ordinaria de gastos

• FONDOS: Se cumplimentará en el caso que la factura se impute a un gasto con fondo

• ELEMENTO PEP: Se cumplimentará en el caso que la factura se impute a un gasto con que esté comprendido dentro de un proyecto

• TP.BCO.INTERL: Se introducirá el banco del tercero al que se le va a pagar. Se rellena cuando hemos seleccionado vía de pago ‘T’ y no se introducirá en caso de haber elegido la vía de pago ‘C’ Cheque

Los campos relativos a: Cuenta Mayor, Sociedad, Ejercicio, Nº documento, Documento anulación, Sociedad, Ejercicio, Nº Documento y Esquema se cumplimentarán automáticamente una vez grabada la operación correspondiente. Se trata de datos de contabilidad general.

Otra parte de la pantalla de Registros de Facturas ACF es la que aparece en la imagen siguiente:

Son 3 botones desde los cuales podemos añadir un registro, eliminarlo o introducir Retenciones (como hemos visto anteriormente). Para eliminar un registro, deberemos seleccionar la línea del registro a eliminar. Lo haremos pulsando en el botón de cabecera de línea. Toda la línea pasa a tener un color anaranjado. Luego pulsaremos en el botón Eliminar (sólo podemos eliminar registros con estatus 43).

Las operaciones hay que guardarlas una a una. Es decir, registramos y guardamos registro a

registro. Previamente a pulsar en el botón guardar , podemos dar al Enter del teclado. Se realizan validaciones con el registro a guardar pero sin guardarlo. Si existe algún error, nos lo indicará y aún estaremos a tiempo de modificarlo. Si no indica nada, pulsamos en el botón guardar y quedarán actualizados los importes y saldos de la caja. Estos campos muestran el importe total en euros de los movimientos totales registrados en el libro de caja.

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Los campos situados en la derecha , lo que muestran es el nº de

registros que se han hecho en cada apartado y en las fechas seleccionadas.

En el caso de elegir las opciones 4 y 5 de “Pago de Dietas” y “Pagos de Gastos sin Facturas”, el campo Referencia no es necesario cumplimentarlo, el sistema indicará un código identificativo automáticamente.

3.1.1.5 Registro de Facturas de Pagos Anticipados En esta opción se registran aquellas facturas que han sido pagadas con un pago anticipado realizado por el cajero a un tercero. Se cumplimentará la Sociedad de la Caja y el Nº de libro de Caja (que coinciden) y el Código del Anticipo. Cada Cajero tiene una Sociedad y un Libro de Caja individualizados.

El Nº del Anticipo se puede obtener desplegando el matchcode y cada uno de los códigos de

anticipo que aparecen coinciden con los movimientos internos generados por el Cajero de

Pagos de Anticipos.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Una vez introducimos los datos, el sistema nos lleva a la siguiente pantalla:

Coincide con la pantalla de Registro de Facturas de ACF con la excepción de la información que aparece en el centro de la pantalla referente al anticipo introducido.

Estos campos son informativos y nos dan información sobre:

• Nº de Anticipo: Es aquel que nos dio el movimiento interno correspondiente y que se ha introducido en la pantalla inicial.

• Acreedor: Es el código del tercero contra el que se hizo el anticipo • Importe del Anticipo: Es el importe total del anticipo • Importe Disponible: Es el importe disponible del anticipo

Una vez tenemos los datos cumplimentados, como se explica anteriormente en el apartado Registro de Facturas ACF, el funcionamiento del registro de facturas contra un Anticipo es idéntico.

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3.1.1.6 Aumento de Pagos Anticipados Cuando el importe de un pago anticipado es insuficiente, para poder registrar facturas con cargo al pago anticipado, se puede realizar un aumento de su importe. Seleccionamos la opción Aumento de Pagos Anticipados del menú Operaciones de banco

Primeramente habremos de indicar cuál es el pago anticipado que vamos a incrementar. Seleccionamos su:

• Sociedad de la Caja • Libro de Caja • Nº de Anticipo (que se quiere aumentar)

A continuación introducimos el tipo de operación contable, el importe del aumento, referencia, fecha del documento, el texto de posición, vía de pago, número de cheque (si vía de pago es cheque) o tipo de banco interlocutor (si vía de pago es transferencia).

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Manual de gestión de cajas pagadoras Verificamos que los datos introducidos son correctos pulsando en la tecla INTRO del teclado y

procedemos a grabar , apareciéndonos el mensaje de documento contabilizado.

En este momento, el status de la ampliación del anticipo ha de ser A2 (aumento registrado pero no pagado):

Es importante tener en cuenta que hasta que no se haya realizado el pago del aumento mediante una propuesta de pago, NO se incrementará el Importe del Anticipo ni el Importe Disponible.

Una vez se haya realizado la operación de pago, el importe del aumento estará disponible. El status correcto del aumento ampliación de anticipo ha de ser 95.

Comprobamos que ya SÍ que se aumenta el importe del pago anticipado y, por tanto, el importe de disponible para registrar facturas.

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Usando la Consulta de Movimientos podemos ver las operaciones de aumentos de pagos anticipados.

Vemos que nos aparece en la fecha en que realizamos el aumento del pago anticipado, una línea con la operación del aumento.

Si nos desplazamos hasta el final de la línea, vemos un nuevo campo llamado Nº Anticipo. En ese campo aparecerá relleno en las operaciones de aumento de pagos anticipados y en las facturas que registremos con un pago anticipado. El valor que muestra es el número del anticipo contra el que se realiza la operación.

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3.1.1.7 Impresión de ADO de reposición Esta opción sirve para imprimir el formulario correspondiente al ADO de reposición. Esta es la ÚNICA forma de imprimir el formulario de un ADO de reposición.

Una vez haya sido creado el ADO de reposición (veremos más adelante como se crea) para imprimirlo, tras hacer doble clic sobre la opción, nos aparece una ventana como la siguiente:

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Manual de gestión de cajas pagadoras Introducimos los valores en los campos de selección: sociedad, clase, ejercicio y número de expediente (que nos dio el sistema cuando creamos el ADO de reposición) y pulsamos en el botón ejecutar (o en F8). Nos aparecerá una pantalla como la siguiente:

En ella seleccionamos la impresora por donde aparecerá el formulario. Una vez seleccionado

los valores de nuestra impresora, pulsamos en el botón Imprimir.

3.1.2 Caja Metálico

Contiene las opciones relacionadas con la Caja Metálico. La caja metálico es un sublibro de libro de caja, su código es 0001. En este sublibro se van a realizar todas las operaciones en que intervenga el dinero en metálico, incluso la dotación de dinero desde la cuenta corriente. Vemos a continuación las operaciones relacionadas con la caja metálico.

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3.1.2.1 Registro de Fondos en Caja Metálico Esta es la opción que seleccionaremos para dotar de fondos a la Caja Metálico. El dinero está en el banco y hay que realizar la operación de ingresar ese dinero en la caja metálico.

Una vez seleccionada la opción, nos aparece una ventana como la siguiente:

Debemos introducir la sociedad de nuestra caja y el número de nuestra caja (que coinciden).

Pulsamos Intro en el teclado o hacemos clic en el botón y nos aparece la siguiente ventana:

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Manual de gestión de cajas pagadoras Es muy parecida a la pantalla de movimientos internos de gastos. La única operación contable existente es:

Debemos introducir OBLIGATORIAMENTE los siguientes campos: importe, número del sublibro (que SIEMPRE será 0001) y el número de cheque. El campo texto de posición es opcional. El campo del código del acreedor está cumplimentado por defecto con el código del cajero pagador.

Una vez introducidos estos datos, pulsamos en el botón guardar. Nos aparece un mensaje indicando que todo ha ido bien.

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Manual de gestión de cajas pagadoras El estatus tras registrar la dotación de fondos es 1B. Que es el registro de la dotación de fondos en metálico, pero que aún está pendiente de pago. El aumento de saldo disponible en la caja metálico que hemos realizado NO estará accesible hasta que no se pague dicho aumento.

3.1.2.2 Pago de fondos a caja metálico Desde esta opción pagamos la dotación al sublibro (caja metálico) que hemos realizado previamente.

Nos aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

Introducimos el código de nuestra sociedad y el número del libro de caja. Podemos introducir el número de documento interno del movimiento de dotación de fondos y sólo nos aparecerá esa dotación para pagar. Si no ponemos número de documento interno, nos aparecen todos los movimientos de dotación de fondos a caja metálico que aún están por pagar.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Seleccionamos el movimiento que vamos a pagar y pulsamos en el botón Pago. Tras unos instantes, comprobamos que la línea desaparece de la pantalla y se nos muestra un mensaje informando de la contabilización del movimiento.

Si consultamos el movimiento de dotación de fondos, ahora su estatus habrá cambiado del 1B al 99 (pagado). A partir de aquí, podemos registrar facturas en la Caja Metálico porque ya está disponible el aumento que hemos registrado.

3.1.2.3 Registro de Facturas en Caja Metálico Al pulsar en la opción, nos aparece la siguiente pantalla:

Debemos introducir la Sociedad de la Caja y el número del sublibro, que SIEMPRE será 0001. Se nos muestra la pantalla donde ya podemos registrar facturas contra la caja metálico. Es similar a otras que ya hemos utilizado. En esta parte de la pantalla, se nos muestra un resumen de los movimientos realizados en el periodo de consulta. Aquí podemos ver cuánto disponible nos queda en la caja metálico. Debe corresponderse con el dinero “físico” que tenemos para la caja metálico.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Los datos que aparecen en esta pantalla se corresponden con las fechas de selección de datos que tenemos en la parte de selección de datos.

La pantalla completa que nos aparece es como la siguiente:

Como podemos observar, aparecen campos similares a los vistos anteriormente. Los vemos:

• OPERACIÓN CONTABLE: En cuanto a facturas se refiere, se han descrito tres

opciones que aparece si se pulsa F4 ó se utiliza el matchcode del campo

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• IMPORTE: Es el importe de la operación • ESTATUS DE LA FACTURA: Situación de la operación. Lo cumplimenta el sistema

automáticamente. En la caja metálico, el estatus normal es 94 (pagado). • ACREEDOR: Se indicará el código del tercero al que se le va a realizar el pago • REFERENCIA: Se introducirá el código de la factura. Es un campo obligatorio SOLO

en la operación FACTURAS – ORDINARIO. En el resto de operaciones, el sistema nos proporcionará una referencia para la factura de manera automática.

• FECHA DOC: Fecha de la factura • FECHA CONTABILIZACION: La cumplimenta el sistema automáticamente al grabar

la factura • TEXTO DE POSICIÓN: Texto explicativo libre. Es obligatorio rellenarlo. • CENTRO GESTOR: Centro orgánico que origina el gasto. Se cumplimentará a 8

dígitos. • POSICIÓN PRESUPUESTARIA: Imputación funcional y económica del gasto. Se

cumplimentará con la misma estructura que la tramitación ordinaria de gastos • FONDOS: Se cumplimentará en el caso que la factura se impute a un gasto con

fondo • ELEMENTO PEP: Se cumplimentará en el caso que la factura se impute a un gasto

con que esté comprendido dentro de un proyecto

Una vez introducidos los campos pulsamos en el botón de guardar. El estatus de la factura será 94 (pagado) y nos aparece un mensaje informando de la operación que hemos realizado.

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3.1.2.4 Anulación del pago de Facturas de Caja Metálico Si necesitamos eliminar una factura que hemos registrado, debemos tener en cuenta que el proceso tiene 2 pasos:

a) Anulación del pago de la factura b) Eliminación de la factura

Sólo se puede realizar la anulación del pago de facturas con estatus 94 (pagado). La primera parte, se realiza desde la opción Anulación del pago de Facturas de Caja Metálico. Al seleccionar la opción, nos aparece la siguiente pantalla:

Podemos introducir el número de documento interno de la factura que deseamos eliminar el pago, o bien, no poner nada y nos aparecerán todas las facturas de las cuáles podemos anular el pago (están en estatus 94) Nos aparece la pantalla siguiente:

Sólo hay que seleccionar la factura a la que deseamos anularle el pago. Luego pulsamos en el botón Anular el Pago. Nos aparece una ventana solicitando el motivo de anulación. SIEMPRE PONDREMOS MOTIVO 03. La fecha que aparece DEBE SER OBLIGATORIAMENTE LA FECHA DE CONTABILIZACIÓN DE LA FACTURA. Debemos poner la fecha correcta en caso de que la que nos propone el sistema no sea adecuada.

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Manual de gestión de cajas pagadoras La línea de la factura desaparecerá de la pantalla La primera parte de la eliminación de la factura esta hecha. Ahora sólo debemos entrar en la opción de Registro de Facturas en Caja Metálico. Seleccionamos la factura (que estará en estatus 83) y pulsamos en el botón Eliminar.

Nos vuelve a aparecer una ventana solicitando el motivo de anulación. SIEMPRE DEBEMOS PONER MOTIVO 03. La fecha que aparece DEBE SER OBLIGATORIAMENTE LA FECHA DE CONTABILIZACIÓN DE LA FACTURA. Debemos poner la fecha correcta en caso de que la que nos propone el sistema no sea adecuada.

La factura cambiará a estatus 09 y se añade una línea de anulación de factura.

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3.1.2.5 Devolución de Caja Metálico al Banco Mediante esta opción, podemos devolver a la Caja (banco) dinero desde la Caja Metálico. Al pulsar en la opción, nos aparece la pantalla:

Y después, la siguiente:

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Manual de gestión de cajas pagadoras La única operación contable que existe es:

Introducimos la cantidad a devolver, un texto de posición, y pulsamos en el botón guardar. Nos aparece un mensaje indicando que la operación está realizada correctamente. Esta operación crea un movimiento de Gastos en la caja metálico y un movimiento de ingresos en la caja (banco).

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3.1.2.6 Impresión dotación fondos de caja metálico Esta opción sirve para imprimir la “carta de pago” de la dotación de fondos a caja metálico. La dotación siempre se realiza mediante cheque. Como hemos visto anteriormente, para pagar la dotación NO utilizamos el programa de pagos. Utilizamos la Pago de Fondos a Caja Metálico.

Una vez seleccionamos la opción, nos aparecerá la siguiente pantalla:

En ella introducimos nuestra sociedad, el libro de caja (que coincide) y la fecha de pago de la dotación a la caja metálico. De esta forma nos aparecerán todos los pagos de dotación de fondos a caja metálico que hayamos realizado en esa fecha. Tenemos la opción de imprimir sólo una dotación poniendo el número de documento interno. De esta manera, sólo nos aparecerá esa dotación. Al introducir los datos, se nos muestra la siguiente pantalla:

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Manual de gestión de cajas pagadoras Sólo tenemos que pulsar en el botón Imprimir y nos aparecerá la pantalla habitual donde podemos seleccionar la impresora.

Pulsaremos en el botón Continuar y se nos imprimirá la carta de pago correspondiente a la dotación pagada.

3.1.2.7 Cuenta Justificativa. Generación ADO de Reposición Seleccionaremos la opción Documentos de Justificación de la carpeta Movimientos.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Nos aparecerá una pantalla como la siguiente:

Introduciremos tanto la Sociedad de la Caja, libro de Caja asociado y el ejercicio sobre el que se quiere trabajar. Marcamos la operación Generar ADO de Reposición

Y pulsando el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En esta pantalla aparecerán todas las facturas pagadas con cargo al anticipo de caja fija. De las facturas mostradas podemos seleccionar las que van a formar parte de la cuenta justificativa (ADO de reposición)

La selección de facturas la podemos hacer total pulsando el icono o bien seleccionando las líneas de las facturas que interesen (haciendo clic en la cabecera de la línea de factura). Una vez hecha la selección de las facturas para crear el documento ADO, pulsaremos el botón de Doc. Preliminar

.

Seleccionamos la clase de documento a generar.

Una vez seleccionado el documento O5 ADO de Caja Fija, el sistema nos lleva a la pantalla de generación del documento.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Si queremos tener otra visión del documento, con todos los datos en la misma pantalla, marcamos la línea y damos a documento con lo que nos mostrará la pantalla siguiente:

Los campos necesarios para generar el documento ADO aparecerán cumplimentados de forma automática.

Mediante el botón de verificar , el sistema valida todos los datos introducidos como que el importe del documento no supere al importe introducido en el registro de facturas... Si está todo correcto nos dará un mensaje “Las verificaciones se han realizado correctamente”.

Ahora debemos pulsar en el botón guardar y nos aparecerá una ventana para que introduzcamos el título del expediente. No debemos olvidar complementar este campo ya que sí no, la cabecera del expediente aparecerá vacía (sin título de expediente)

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Manual de gestión de cajas pagadoras Al aceptar aparecerá un mensaje indicando el número correspondiente al ADO de reposición.

Entonces el documento estará listo para ser validado y contabilizado por el procedimiento habitual a través de las bandejas de tramitación.

3.1.2.8 Impresión de ADO de reposición Para imprimir el documento es necesario ir a la opción “Impresión de ADO de reposición” que se encuentra dentro de la carpeta “Operaciones de banco”. Esta es la ÚNICA opción válida para imprimir el ADO de reposición.

Una vez dentro de la opción aparecen unos datos de selección:

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Introducimos los datos del expediente recién creado y pulsamos en el botón para imprimir el documento. Nos aparecerá una pantalla donde seleccionar la impresora y la opción de imprimir:

Si el documento ADO se anula, las facturas se desasignarán y quedarán disponibles para la creación de un nuevo ADO.

3.2 GASTOS A JUSTIFICAR Esta es la carpeta que contiene las opciones de gastos a Justificar.

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3.2.1 Registro de Facturas de Gastos a Justificar

Esta Opción del menú, el Cajero Pagador las facturas de gastos a justificar, tras introducir la Sociedad de la Caja y el Nº de libro de Caja (Que coinciden), además del ejercicio y el número de documento FI del ADOJ por el que se le hizo el libramiento a la Caja.

Para buscar el número de documento, se despliega el matchcode y nos aparece una ayuda de búsqueda con varias opciones:

Vemos los campos:

• La clase de documento se refiere al tipo de documento que identifica los documentos ADOJ. Pueden ser O6 o también OJ.

• Doc. Contab. General se refiere al documento FI del ADOJ.

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• Doc. Presupuestario se refiere al número de documento presupuestario del ADOJ que aparece el documento impreso.

• Fecha de compensación se refiere a la fecha en que fue pagado el ADOJ.

• Pos. Presupuestaria: la imputación funcional y económica del ADOJ.

• Centro Gestor: clasificación orgánica a 8 dígitos del ADOJ.

• Acreedor: acreedor del ADOJ. Una vez hecha la selección nos aparecerá las distintas líneas que contiene el documento ADOJ.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Haciendo doble clic sobre el documento presupuestario correspondiente nos arrastrará el número de documento FI ó de Contabilidad General.

Haciendo clic sobre pasamos a la siguiente pantalla. Esta pantalla está subdividida en pestañas que nos ofrecen la información acerca del documento ADOJ:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la pestaña de “Datos Generales”, nos da los datos de cabecera del documento ADOJ.

En la Pestaña de “Datos Económicos” nos da la información referida a los importes tanto del documento como de los justificantes:

El campo “Imp.Docum.Presupues.” nos da el importe del documento ADOJ. Importe Disponible: su importe es la diferencia entre el importe del documento ADOJ menos el importe de los justificantes (J). Importe de los justificantes en el importe bruto de los justificantes. Importe liquido es el importe de los justificantes menos las posibles retenciones que haya habido al pago de las facturas. En la Pestaña “Tramitación Contable”, aparecen los datos correspondientes al expediente ADOJ:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la Pestaña “Saldo L. Caja” se nos muestran los importes que componen el Saldo del libro de Caja, así como de la cantidad de registros que contienen tanto los ingresos como los gastos:

En la parte inferior de la pantalla se sitúa el registro de facturas con cargo al libramiento del ADOJ cuyas datos se encuentran en las distintas pestañas. OPERACIÓN CONTABLE: Introducir la operación correspondiente. Situando el cursor en el campo y desplegando el matchcode nos aparencen las siguientes opciones:

En la opción de “PAGO GASTOS S/FACT.GAJ” se registrarán aquellos gastos que por su naturaleza no generan facturas como puede ser el pago de expropiaciones. ACREEDOR: Código del acreedor al que se le va a pagar la factura. REFERENCIA: en este campo se consignará el código de la factura. En caso de haber elegido la opción “PAGO GASTOS S/FACT.GAJ” el sistema cumplimentará este campo automáticamente como información adicional. IMPORTE: Es el importe de la factura o pago que se quiere realizar. FECHA DOCUMENTO: Fecha de grabación de la factura. TXT.CAB.DOC: Es un texto libre. VIA DE PAGO: En este campo se indicará la forma en la que se va a pagar la factura, bien por Transferencia (T) o bien por Cheque (C). TP.BCO.INTERL: Se introducirá el banco del tercero al que se le va a pagar. Los campos relativos a:

• Cuenta Mayor • Sociedad • Ejercicio • Nº documento

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Manual de gestión de cajas pagadoras • Documento anulación • Sociedad Ejercicio • Nº Documento • Esquema

se cumplimentarán automáticamente una vez grabada la operación correspondiente. Se trata de datos de contabilidad general. En la parte superior de la pantalla, existen los siguientes botones:

“AÑADIR JUSTIFICANTE” : Este botón se pulsa para añadir nuevas lineas para el registro de facturas.

“COPIAR JUSTIFICANTE” : seleccionando una o varias líneas de facturas registradas y pulsando este botón se pueden copiar en líneas siguientes los campos de código de acreedor.

“BORRAR JUSTIFICANTE” : seleccionando una o varias líneas de facturas registradas y pulsando este botón se pueden borrar los justificantes.

“IR A JUSTIFICANTE” : Una vez hemos registrado las facturas, las líneas

se van numerando correlativamente en un campo a la izquierda de los mismas , y en caso de que queramos ir ó ver el registro de una factura en concreto pulsando este botón e introduciendo el número de la línea a visualizar, nos la presenta en pantalla:

3.2.2 Registro de Pagos de retenciones en Gastos a Justificar

Una vez registrado un justificante que incluye retenciones, debemos acudir a esta funcionalidad para registrar un justificante por el importe de la retención.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Para el registro de los pagos de retenciones en gastos a justificar necesitamos introducir los datos de la sociedad, la sociedad del habilitado, el ejercicio del documento contra el que vamos a generar el justificante, el número del libro de caja y el número de dicho documento.

El sistema arrastra automáticamente el número del documento presupuestario correspondiente.

Pulsamos para comenzar a registrar los justificantes. Entramos en una pantalla que está subdividida en pestañas que nos ofrecen la información acerca del documento ADOJ:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la pestaña de “Datos Generales”, nos da los datos de cabecera del documento ADOJ.

En la Pestaña de “Datos Económicos” nos da la información referida a los importes tanto del documento como de los justificantes:


En la Pestaña “Datos de Remanente”, aparece el importe que aun no ha sido justificado del expediente ADOJ:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la parte inferior de la pantalla se sitúa el registro de facturas y justificantes de pago de retención, con cargo al libramiento del ADOJ, cuyos datos se encuentran en las distintas pestañas.

En la opción de “RETENCIONES EN (J) A SSCC” se registrarán aquellos justificantes correspondientes a retenciones incluidas en justificantes ya registrados. ACREEDOR: Código del acreedor del justificante de retención. En el caso del justificante de retención, el sistema propone a la Tesorería General. REFERENCIA: el sistema cumplimentará este campo automáticamente utilizando la referencia del justificante con retención y añadiéndole al comienzo una “R”. IMPORTE: Es el importe de la retención. FECHA DOCUMENTO: Fecha de grabación. TXT.CAB.DOC: Es un texto que se arrastra desde la factura registrada con retención. VIA DE PAGO: En este campo se indicará la forma en la que se va a pagar la factura, bien por Transferencia (T) o bien por Cheque (C). Para los justificantes de retenciones siempre será Transferencia y este campo ya viene relleno. TP.BCO.INTERL: Banco del tercero al que se le va a pagar. Los campos relativos a:

• Cuenta Mayor • Sociedad • Ejercicio • Nº documento

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Manual de gestión de cajas pagadoras • Documento anulación • Sociedad Ejercicio • Nº Documento • Esquema


“BORRAR JUSTIFICANTE” : seleccionando una o varias líneas de facturas o justificantes registradas, y pulsando este botón, se pueden borrar los justificantes (siempre que su estado lo permita)

“IR A JUSTIFICANTE” : las facturas y justificantes aparecen ordenadas correlativamente. A cada una le corresponde un campo, a la izquierda de los mismas, que se

denomina posición En caso de que queramos ir ó ver el registro de una factura en concreto pulsando este botón e introduciendo el número de la línea a visualizar, nos la presenta en pantalla:

“JUSTIFICANTE de RETENCIONES” Al pulsar este botón, el sistema automáticamente, comprueba si existen justificantes de retenciones por crear. Si es así, creará todos los justificantes pendientes.

La referencia del justificante creado será la de la factura con retención, añadiéndole una “R” al comienzo.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Podemos saber qué justificantes con retenciones, registrados en nuestra caja, tienen aún pendiente la generación del justificante de retención correspondiente. Para ello, nos desplazamos con la barra de desplazamiento hacia la derecha, hasta que aparezca el campo ID.

Cuando en el campo ID aparece la marca significa que esa factura tiene ya registrado su justificante de retención.

3.2.3 Registro de Cantidades no Invertidas en Gastos a Justificar

Esta funcionalidad permite registrar las cantidades remanentes que no se van a gastar del documento ADOJ. Para el registro de cantidades remanentes necesitamos introducir los datos de la sociedad matriz, la sociedad del habilitado o caja, el ejercicio del documento contra el que vamos a generar el registro, el número del libro de caja y el número de dicho documento.

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Pulsamos registrar los justificantes de cantidades no invertidas. Entramos en una pantalla que está subdividida en pestañas que nos ofrecen la información acerca del documento ADOJ:

En la pestaña de “Datos Generales”, nos da los datos de cabecera del documento ADOJ.

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la Pestaña de “Datos Económicos” nos da la información referida a los importes tanto del documento como de los justificantes:


En la Pestaña “Datos de Remanente”, aparece el importe que aun no ha sido justificado del expediente ADOJ:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En la Pestaña “Datos del L. Caja” se nos muestran los importes que componen el Saldo del libro de Caja, así como de la cantidad de registros que contienen tanto los ingresos como los gastos:

En la parte inferior de la pantalla se sitúa el registro de facturas y justificantes de pago de retención, con cargo al libramiento del ADOJ, cuyos datos se encuentran en las distintas pestañas.

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Manual de gestión de cajas pagadoras OPERACIÓN CONTABLE: Son las operaciones que podemos registrar. Situando el cursor en el campo y desplegando el matchcode nos aparece la siguiente opción:

ACREEDOR: Código del acreedor del justificante de cantidad no invertida. Se propone Tesorería General como tercero. REFERENCIA: campo que se ha cumplimentar de manera obligatoria. IMPORTE: Es el importe del justificante de cantidad no invertida que se quiere registrar. FECHA DOCUMENTO: Fecha de grabación. TXT.CAB.DOC: Descripción del concepto del justificante de cantidad no invertida. VIA DE PAGO: En este campo se indicará la forma en la que se va a pagar la factura, bien por Transferencia (T) o bien por Cheque (C). TP.BCO.INTERL: Se introducirá el banco del tercero al que se le va a reembolsar la cantidad no invertida. Los campos relativos a:

• Cuenta Mayor • Sociedad • Ejercicio • Nº documento • Documento anulación • Sociedad Ejercicio • Nº Documento • Esquema


“AÑADIR JUSTIFICANTE” : Este botón se pulsa para añadir nuevas líneas para el registro de justificantes.

“COPIAR JUSTIFICANTE” : seleccionando una o varias líneas de justificantes registrados y pulsando este botón se pueden copiar en líneas siguientes los campos de código de acreedor.

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“BORRAR JUSTIFICANTE” : seleccionando una o varias líneas de facturas o justificantes registrados, y pulsando este botón, se pueden borrar los justificantes (siempre que su estado lo permita)

“IR A JUSTIFICANTE” : las facturas, justificantes y cantidades no invertidas aparecen ordenadas correlativamente. A cada una le corresponde un campo, a la

izquierda de las mismas, que se denomina posición En caso de que queramos ir ó ver el registro de una factura en concreto pulsando este botón e introduciendo el número de la línea a visualizar, nos la presenta en pantalla:

3.2.4 Cuentas Justificativas. Generación del documento J

Para ello deberemos introducir tanto la Sociedad de la Caja, libro de Caja asociado y el ejercicio sobre el que se quiere trabajar:

Existen dos operativas diferenciadas, la generación de la cuenta justificativa y del documento ADO de reposición de fondos de anticipo de caja fija y la generación de cuenta justificativa y del correspondiente documento J. Marcamos la opción de Generar Documento J

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Pulsamos en el botón de ejecutar y nos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla nos aparece en la primera línea los datos relativos al documento ADOJ que se pretende justificar y en las líneas siguientes las facturas pagadas que se han registrado con cargo a ese ADOJ.

Observamos que hay líneas con el semáforo en verde ya que aún no hemos creado el documento J y otras con el semáforo en rojo (ya están incluidas en un documento J). Para la creación del documento J, deberemos seleccionar las facturas que van a componer la

cuenta justificativa. Se pueden seleccionar todas de golpe pulsando el icono , si

quisiéramos deshacer la selección pulsaremos el icono . En el caso de querer hacer una selección de parte de las facturas pero no de todas, iremos haciendo doble clic línea a línea en la fila blanca de la primera columna estatus, que quedará marcada de la forma que vemos en la imagen:

Creación del expediente J: Una vez seleccionadas las facturas que van a componer la cuenta justificativa procedemos a contabilizar el justificante pulsando en el botón

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Manual de gestión de cajas pagadoras El sistema nos da un mensaje con el número del expediente J. Y posteriormente observamos que ahora el semáforo está en amarillo ya que el justificante se ha asignado a un documento.

La tramitación del expediente continuará de la misma forma que un documento normal a través de las bandejas de tramitación.

3.2.5 Impresión de documento J

Seleccionamos la opción Impresión de documento J.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Al seleccionar la opción nos aparece la siguiente pantalla:

En la pantalla rellenamos los campos: sociedad, clase, ejercicio del expediente y número del

expediente J que se quiere imprimir. Pulsamos en el botón ejecutar Se nos muestra la pantalla donde seleccionamos los parámetros de impresión.

Finalmente, pulsamos en el botón Imprimir

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3.3 CONSULTA DE MOVIMIENTOS Tras introducir la Sociedad del libro de Caja y el Nº de Libro de Caja asociado nos lleva a la siguiente pantalla:

Esta pantalla es una réplica de la transacción inicial (Movimientos internos de la Caja), aunque sus campos están visibles y no se podrá realizar ninguna modificación en sus datos, tan solo el cambio en la fecha de consulta.

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4 RECEPCIÓN DE FONDOS EN LA CAJA PAGADORA

La Caja Pagadora recibe fondos mediante los libramientos que hace la Tesorería General de la Junta u Organismo del que depende la Caja Pagadora. Estos libramientos se realizarán mediante los documentos de traspaso de fondos de anticipo de caja fija (SN) y mediante el documento de libramiento de gastos a justificar (ADOJ). Estos fondos una vez librados por la Tesorería correspondiente se reflejarán automáticamente en el libro de registro de ingresos de movimientos internos del módulo de caja pagadora.

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5 PAGO DE FACTURAS El pago de facturas y movimientos internos pendientes de pago se efectuará con el procedimiento que se describe a continuación.

5.1 PROGRAMA DE PAGOS El programa de pagos nos va a servir para hacer el pago de los registros del libro de caja. Está basado en los tipos de Vía de Pago (T –transferencias- ó C –cheques-), por lo tanto, el registro del libro de caja tendrá que tener una vía de pago para que sea posible la utilización del programa de pagos. El programa de pagos está estructurado en etiquetas, por las que iremos pasando, y completando los datos que sean necesarios. En las siguientes páginas las vamos a ir viendo una a una. Para formalizar y contabilizar el pago, es necesario seguir el esquema siguiente:

1. Identificar la Propuesta de Pagos. 2. Registrar los Parámetros. 3. Planificar la Propuesta de Pagos 4. Ejecutar del Pago.

5.1.1 Identificación de la Propuesta de Pagos

Cuando, a través de menú entramos en Propuestas de Pagos:

Nos encontramos con la siguiente pantalla:

En esta pantalla tendremos que poner un día de ejecución y una identificación. Estos dos campos en su conjunto forman la identificación de la propuesta, por lo tanto el día de ejecución es una fecha informativa, y nos servirá para indicarnos del día que se hace la propuesta y distinguirla de otra cuya identificación sea idéntica; no hay que confundirla con la fecha de contabilización, ya que aquélla no actualiza el Estado de Situación de Tesorería, sin embargo la de contabilización si. La identificación, de la misma forma que la fecha, sólo tendrá efectos informativos. Si, posteriormente, tuviéramos que buscar algún pago o bien

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Manual de gestión de cajas pagadoras quisiéramos anular la propuesta de pago, deberemos indicar la fecha de ejecución y la identificación.

Se recomienda, para una identificación mucho más rápida de las propuestas de pago creadas, que estas se denominen con el número de la caja. Por ejemplo, si se trata de la caja C503, la propuesta podría llamarse C5031, C5032, C503T... es decir, que empezasen por el código de la caja, seguido de algún número o letra. De esta manera es muchísimo más rápida su identificación, y la separación de las propuestas de cajeros de las que hace la Junta, o el Sescam, que tienen una codificación también definida.

5.1.2 Registrar parámetros

Consta de los siguientes pasos.

5.1.2.1 Pestaña ESTATUS

Esta pantalla nos va informando de la situación de la propuesta y del pago, en cada momento. Cuando finalizamos el proceso de creación de la propuesta, al situarnos en esta pestaña, nos aparecen unos botones que nos servirán para pagar la propuesta, visualizar qué vamos a pagar, …

5.1.2.2 Pestaña PARÁMETRO En esta pestaña es donde realmente vamos a introducir los criterios de selección de registros de la caja que vamos a pagar. Vemos sus campos mas importantes:

• Fecha de contabilización: es la fecha en la que se va a efectuar el pago, en el sistema. Esta fecha será la que el sistema tendrá en cuenta para sacar un registro como pagado en el Estado de Situación de Tesorería. Si en esta fecha aparece, por ejemplo 01.04.06, y obtenemos el Estado de Situación de Tesorería del primer trimestre del año, la factura pagada no nos aparecerá en él, aparecerá en el del segundo trimestre, aunque la factura estuviera registrada en el mes de Enero.

• Documentos creados hasta: Este campo se debe completar con la fecha del día de hoy (el día que estemos haciendo esta propuesta). Lo que le estamos diciendo al sistema es que nos incluya todos los documentos, pendientes de pago creados hasta esa fecha. Si le pusiésemos una fecha pasada, y hubiéramos hecho un registro en el libro de caja hoy, ese registro no nos lo tendría en cuenta para el pago, porque estaría creado (físicamente) con una fecha posterior a la indicada.

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• Siguiente fecha de contabilización: Esta fecha se utiliza para la fecha de vencimiento de los registros. Si la fecha de vencimiento de un registro de caja es posterior a la fecha que aquí le incluimos, tampoco nos lo tendrá en cuenta a la hora del pago. La fecha de vencimiento, en el documento financiero, se alimenta de la fecha de documento del registro de caja. La fecha de vencimiento del libro de caja no tiene sentido que sea posterior a la de hoy (día físico), por lo tanto, con poner en este campo la fecha de mañana, el sistema tendrá en cuenta todas los registros hechos por el cajero.

• Sociedad: Tendremos que completarla con código de la Sociedad de la de cada Caja Pagadora (Ej. C503, 21CR, 57TO, etc.)

• Vías de pago: Es la vía de pago que quiere utilizar para la ejecución del pago. El sistema internamente nos va a buscar aquellos registros contabilizados con la vía de pago por la que queremos pagar.

• Sección Cuentas: Tenemos la posibilidad de hacer una selección por acreedores específicos, o bien, incluirlos todos. Si ponemos un asterisco en el campo Acreedor, al sistema le estamos indicando que nos busque los registros a pagar de todos los acreedores posibles de nuestra caja. Este * una vez grabada la propuesta de pagos, se transforma automáticamente en ZZZZZZZZZ. El significado es el mismo, busca todos los registros a pagar de cualquier acreedor.

5.1.2.3 Pestaña SELECCIÓN LIBRE Esta pestaña nos servirá para hacer una mayor delimitación de los registros a pagar. Lo vemos con un ejemplo. Queremos seleccionar registros de varias Posiciones Presupuestarias, abrimos el matchcode que hay en el campo Nom.Campo y seleccionamos “Clave de referencia 3”, y luego en la línea de “Valores”, pondremos las posiciones presupuestarias que deseamos seleccionar, separadas por comas.

El programa de pagos seleccionaría los registros del libro de caja pertenecientes a estas posiciones presupuestarias que cumplen los criterios indicados en la pestaña Parámetro. Si el criterio de selección deseado es el Centro Gestor, en el match-code del campo Nom. campo seleccionaríamos Clave referencia 2, indicaremos en la línea “Valores”, separados por comas, los diferentes Centros Gestores que queramos seleccionar. Podremos indicar un criterio de selección, o varios a la vez.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Simplemente, en esta pestaña lo que realizamos es una delimitación mayor de la búsqueda.

5.1.2.4 Pestaña LOG ADICIONAL En esta pestaña le vamos a indicar al programa de pagos cuanta información queramos que nos facilite sobre el pago. Es necesario completar siempre esta pestaña, ya que nos permite tener información detallada del pago de un registro, y lo que es más importante, en el caso de que no se haya podido pagar, las razones por la cuales no ha sido posible realizar ese pago. Es pues una información importantísima para el caso en el no aparezcan para pagar todos los registros deseados. Los campos rellenar en esa pestaña son:

• Marcaremos el primer flag llamado “Verificar vencimiento”

• Marcaremos el segundo flag, “Selec. vía pago en todos los casos”

• Y, finalmente, marcaremos el cuarto: “Posiciones de documentos de pago”

• En el campo Acreedor, pondremos los mismos criterios que pusimos en la pestaña Parámetro

Esta es la manera de tener toda la información relativa a la propuesta, y al pago de la misma, de la forma mas detallada posible.

5.1.2.5 Pestaña IMPRESIÓN Y SOP. DATOS Esta pestaña nos servirá, para poder imprimir un listado con los pagos generados en cada propuesta, y para generar un fichero ISD, en el caso de que enviemos por soporte electrónico información para las transferencias a nuestro banco. Debemos seleccionar el programa adecuado y en la misma línea completar el campo Variante, con la que se corresponda con nuestra sociedad. Hay que diferenciar si se trata de una propuesta de pago por Transferencia o por Cheque.

a) Propuesta de Pago por Transferencia

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Manual de gestión de cajas pagadoras Si se trata de una propuesta por transferencia, el programa donde debemos completar la variante de nuestra sociedad es Z04RFFOES_T (tercer programa). Desplegamos el match code y elegimos la variante que se corresponda con nuestra sociedad y vía de pago.

b) Propuesta de Pago por Cheque Si se trata de un cheque, el programa que utilizaremos será el RFFOD__S (segundo programa) y de la misma forma, del mathcode, elegimos la que corresponda a nuestra sociedad y vía de pago.

Una vez hecho esto, tenemos que regresar a la pestaña de Status, el sistema, nos dirá si queremos grabar los datos que acabamos de introducir, y le contestaremos de forma afirmativa.

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Una vez grabados los datos, en la pestaña de status, la situación actual será “Parámetros registrados”

5.1.3 Planificación de la Propuesta de Pagos

Ya tenemos registrados los parámetros de la Propuesta de Pagos con los criterios que hemos deseado. Ahora nos queda realizar el siguiente paso llamado Planificación de la Propuesta. Esto se hace desde la pestaña Status. Básicamente, le estaremos diciendo al sistema que nos busque los registros que cumplen los requisitos que le hemos indicado en parámetros. Para ello, pulsamos en el botón Propuesta

Nos aparecerá la siguiente pantalla:

En la pantalla marcaremos el flag “Ejecución inmediata”. Dejaremos la fecha y hora que nos indica y no pondremos nada en el campo Máquina destino. Si marcamos el flag “Crear medio de pago”, el sistema nos creara órdenes de impresión con los registros “propuestos” para pagar, a los que el cajero podrá dar el OK al pago, o no dárselo. Finalmente, haremos clic en el botón de verificar.

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Tras refrescar la pantalla pulsando en el botón Status , o pulsando “INTRO”, la pestaña de status nos informará de que la búsqueda ha concluido y mostrará el mensaje: “Se ha creado propuesta de pago”

Es necesario comprobar en este momento a través del botón , si la propuesta recoge todos los pagos deseados, ya es en este momento, cuando podemos corregir los datos erróneos o excluir pagos que en este momento no deseamos hacer. Al pulsar este botón, el sistema nos enseña los registros con los importes a pagar. Si la propuesta es correcta, podemos hacer la ejecución del pago.

Si al pulsar este botón nos aparece un mensaje que dice “La sociedad XXXX / XXXX no aparecen en propuesta: por favor corregir” quiere decir que NO ha encontrado registros para pagar. El sistema no ha encontrado nada a pagar, puede ser por diversas razones: error en el registro, error en las fechas de la propuesta...

5.1.4 Corrección de una propuesta

Hemos visto antes que, por errores varios, puede que no hayamos seleccionado ningún registro para pagar. Deberemos entonces corregir el error. Para ello, previamente, debemos anular la búsqueda que el sistema ha hecho. Haremos lo siguiente, desde la pestaña Status, seleccionamos el menú Tratar y luego el submenú Propuesta y pinchamos en la opción Borrar.

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Una vez borrada la propuesta, corregiremos el error modificando los parámetros si fuese necesario. Una vez corregido, le indicaremos al sistema que nos haga una nueva búsqueda con los parámetros modificados, para ello volveremos a planificar propuesta. Una vez ha sido replanificada la propuesta, sólo nos queda volver a comprobar qué registros nos ha seleccionado (botón Propuesta con icono de gafas). Si todo ha ido bien, ya nos debería enseñar los registros a pagar.

5.1.5 Ejecución del Pago

Tenemos creada la propuesta. Hemos revisado los registros que el programa ha seleccionado con los criterios que le indicamos. Si el usuario esta de acuerdo, tendrá que hacer la ejecución del pago. Para ello, desde la pestaña Status, pulsamos en el botón Ejecución del

Pago Nos aparecerá una pantalla, en la que tendremos que marcar el flag de “Ejecución inmediata”. Además, si queremos, podremos marcar el flag “Crear medio de pago” y se nos crearán las órdenes de impresión que nos informan de los pagos reales efectuados.

Y el status, una vez refrescado, y terminado el pago debería mostrar algo así: Se habrán realizado tantos pagos como ordenes contabilizadas y concluidas nos informe. Si no aparecen órdenes contabilizadas y concluidas, entonces es que no se han efectuado pagos.

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5.1.6 Anulación del pago

Por diferentes motivos, es posible que, una vez contabilizado el pago y antes de que se haya producido la salida real de fondos de la cuenta bancaria, queramos anular el Pago. Dentro de la Carpeta de Pagos seleccionamos la opción “Anulación masiva de Pagos”; con esta opción se anula la contabilización de todos los pagos contenidos en la propuesta. Conviene indicar que una anulación masiva de pagos, solo se podrá efectuar, si ninguno de los documentos recogidos en ese pago masivo, esta incluido en un documento de justificación. Si así fuese, es necesario anular primero el documento de justificación, para a continuación poder anular el pago. En el caso de que esto ocurra, el sistema no permite anular el pago masivo facilitando un mensaje de error:

,

La opción “Anulación masiva de Pagos” se encuentra dentro del menú Pagos. Al seleccionar esta opción, nos aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla introducimos los siguientes campos:

• Fecha de la Propuesta: es la fecha en la creamos la propuesta de pagos que queremos anular.

• Identificador de la propuesta: Es el nombre que le dimos a la propuesta en el momento de su creación.

• Ejercicio: ejercicio en el que se creó la propuesta. Nos aparecerá una ventana solicitando confirmación para anular los pagos incluidos en la propuesta, a la que responderemos afirmativamente.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Al aceptar, y concluir el proceso de anulación de los pagos, el sistema nos facilita información con el detalle de todos los documentos anulados.

Borrar salidas: Una vez anulado el pago, como hemos explicado antes ,es posible borrar todas las salidas de una ejecución del pago anulada, impidiéndose de este modo el que se puedan obtener la emisión de medios de pago. Sin embargo, esto provocará que se pierda toda la información correspondiente a su ejecución (informes, listados, etc.). Se accede desde la siguiente pantalla, a través del menú Tratar/Pago/Borrar salidas. Este borrado de salidas es una herramienta que se puede utilizar de forma opcional, una vez anulado un pago, pero no es absolutamente necesario, y NUNCA SE DEBE UTILIZAR SI PREVIAMENTE NO SE HA HECHO LA ANULACIÓN MASIVA DE PAGOS DE FORMA CORRECTA.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Si se acepta, el sistema borrará toda la información de la elaboración y ejecución de la propuesta de pagos, y sólo se mantendrán el sistema los datos de los parámetros de selección.

5.1.7 Impresión de los pagos de una propuesta

En el momento de realizar el pago de la propuesta, marcamos un flag para que se crearan las órdenes de impresión y luego pudiéramos imprimir dos informes:

• Listado de los pagos (Lista Adjunta) • Orden de transferencia para el banco (Nota Adjunta ISD).

La impresión de estas órdenes de impresión, se realiza seleccionando el menú Sistema y haciendo clic en Órdenes de SPOOL propias.

Nos aparecerá una ventana similar a la siguiente:

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Manual de gestión de cajas pagadoras En esta pantalla localizaremos (por ejemplo, por fecha y hora) las órdenes de impresión llamadas Lista adjunta y Nota adjunta ISD. La seleccionaremos y pulsaremos en el botón de impresión (icono de impresora). Nos aparecerá la lista con todos los registros que hemos pagado y una carta resumen para el banco. NOTA:

En el caso de que cuando al lanzar la ejecución del pago NO se hubiera marcado el flag “Crear medio de pago”, podemos hacerlo ahora y así imprimir los dos informes antes mencionados. Para poder hacerlo: Deberá asegurarse de que en la pestaña Impresión y Soporte de Datos, indicó la variante adecuada a la sociedad con la que está trabajando, dependiendo de si está pagando por transferencia o por cheque.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Desde la pestaña Status, pulsamos en el botón impres. Lanzaremos así el programa de impresión :

Aparece una ventana parecida a la que nos aparecía al pagar la propuesta de pago. De la parte llamada Planificación no debemos tocar nada, dejaremos los datos que nos aparecen por defecto. Pero de la parte llamada Job Impresión, debemos hacer una modificación. En el campo Job, al final, aparece el símbolo ? Debemos cambiarlo por un valor cualquiera, por ejemplo un número.

Luego, será necesario pulsar el icono . Con esto habremos creado las órdenes de impresión, que se imprimen como hemos visto anteriormente.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Se muestran todas las órdenes de impresión generadas, pudiéndose localizar por la fecha, la hora y un texto.

Si se quiere visualizar el contenido que se va a imprimir en cada orden de impresión, es

suficiente con marcarla y pulsar el icono , mostrándose el contenido de las páginas que se van a imprimir:

� Carta resumen adjunta para el banco (Nota Adjunta ISD – Propuesta de Transferencia).

En la carta resumen adjunta al pago para el banco desde el que se emite el pago se incluirá el importe total de pagos efectuados, el número de partidas a pagar. Estos datos servirán para la verificación y control del contenido de las propuestas.

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� Listado de los pagos (Lista Adjunta – Transferencia)

A continuación, se pulsa el icono , para imprimir el documento. Si seleccionamos el otro

botón de impresión podremos seleccionar el dispositivo de salida (Ej. LOCL).

5.1.8 Generación del fichero de transferencia:

- Fichero para enviar al banco con el formato CSB 34.

Se crea un fichero con formato del CSB 34 para cada combinación de Banco propio-Vía de pago. Para poder extraer el fichero para enviar al banco, hay que acceder al menú Entorno/ Medios de Pago /Gestión ISD.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Aparece la pantalla, con tantas entradas como ficheros se hayan creado. Indicándose la Identificación y Fecha de ejecución de la propuesta, el importe pagado en cada fichero y el banco propio al que pertenece.

Para poder bajarse el fichero a nuestro PC, hay que acceder al menú Tratar/Download.

La información contenida en estos ficheros es regenerable, es decir se puede volver a emitir, pero el sistema no permite que sobre los pagos ejecutados y contabilizados se modifique el contenido de los ficheros (se incluyan nuevos pagos o se elimine parte de ellos). De esta manera se garantiza que el pago aprobado es el que realmente se envía al banco. En el momento que se realiza la transferencia al fichero, aparece una marca a la derecha del registro indicándose que se ha realizado la acción, eliminándose cuando salimos de la transacción.

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Para visualizar el contenido de un fichero, se pulsa el icono desde la pantalla anterior, mostrándose todos los registros que se van a enviar al banco. Para acceder a los documentos contables generados por los pagos que se incluyen en el

fichero y que se van a enviar al banco, desde la pantalla anterior se pulsa el icono , Visualizándose la siguiente pantalla:

Para ver los números de documento creados, se pulsa la pestaña , pasando a una ventana con el listado de todos los documentos generados, informando adicionalmente su sociedad y su ejercicio. Si selecciono uno de los documentos y pincho el botón de la lupa, podré ver el detalle del documento

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6 DATOS MAESTROS ACREEDOR

6.1 ACREEEDOR

Vamos a ver paso a paso el proceso de creación de un acreedor como copia de otro ya existente en la JCCM. Como ejemplo, vamos a dar de alta al Acreedor “Boletín oficial del Estado” en la caja C500. El B.O.E. está ya registrado como Acreedor en la JCCM con el número 200002059. 1. Dentro del menú Gestión de Cajas Pagadoras, seleccionamos la carpeta de

Acreedores y dentro de ella la opción Crear acreedor

2. En la pantalla que nos aparece, rellenamos los datos necesarios. En el campo Acreedor pondremos el número del Acreedor en la sociedad JCCM. En el campo Sociedad pondremos la de NUESTRA caja. En el campo Grupo de Cuentas no pondremos nada.

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Manual de gestión de cajas pagadoras 3. Ahora pondremos los datos del Acreedor y Sociedad en la zona llamada Modelo. De

esa forma, crearemos el Acreedor en nuestra Sociedad como copia del existente en la JCCM.

4. Pulsamos la tecla INTRO 5. A continuación, sólo tenemos que comprobar que los datos concernientes a las

Retenciones son correctos. Recordar que, en la caja, SÓLO están permitidos los tipos de Retenciones Fijas. En el caso de JCCM, el indicador es el RF. Y para la SCM2, el indicador es el SZ. Si en la pantalla de Retenciones, el Acreedor tuviera otros tipos de Retenciones diferentes a los permitidos deberemos ELIMINARLOS.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Nota: En las cajas de la Consejería de Obras Públicas y la C502 también esta permitido el tipo de retención C3.

6. Finalmente, pulsaremos en el botón Guardar (disquete). Nos aparecerá un mensaje indicando que el Acreedor se ha creado en la sociedad indicada.

6.2 MODIFICAR ACREEEDOR Una vez tengamos creado el acreedor podremos modificar algunos datos. Lo único que tenemos que hacer es indicar el código del acreedor y la sociedad (de la caja). En la parte inferior izquierda de la pantalla veremos que podemos seleccionar los datos que vamos a modificar, Datos de la sociedad, de manera que según las opciones marcadas podremos modificar unos datos u otros. Si dejamos todas las opciones seleccionadas iremos pasando por todas las pantallas y podremos modificar cualquiera de los datos que nos ofrece el sistema.

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6.2.1 ELIMINAR RETENCIONES

Vamos a ver paso a paso el proceso de eliminación de retenciones en un acreedor. 1. Dentro del menú Gestión de Cajas Pagadoras, seleccionamos la carpeta de

Acreedores y dentro de ella la opción Modif. Acreedor 2. Introducimos el código del Acreedor, la sociedad de la caja y, en el apartado de

Datos de la Sociedad, marcamos el flag de “Retención de Impuestos”.

3. Pulsamos INTRO y nos aparece la pantalla donde se nos muestran los tipos de retenciones que posee el Acreedor.

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4. En el ejemplo, vemos que el Acreedor tiene retenciones del tipo C1. Como hemos dicho antes, estas retenciones no son válidas en la caja. Hacemos clic en el tipo de

retención y luego pulsamos el botón “Borrar Línea” .

5. Nos aparece un mensaje informativo en color amarillo al pie de la pantalla.

6. Pulsamos en la tecla INTRO para quitar el mensaje y observamos que la retención

ha desaparecido de la lista.

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7. Ahora sólo nos queda pulsar en el botón guardar

8. Puede que nos aparezca una ventana informativa indicando que existe otro Acreedor con el mismo NIF, que será el que está dado de alta en la sociedad JCCM.

9. Finalmente, pulsamos en la tecla INTRO y nos aparecerá un mensaje indicando que se han realizado las modificaciones.

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6.3 VISUALIZAR ACREEDOR Nos permite acceder a los datos maestros de los acreedores sin permitirnos realizar modificaciones. Lo único que habrá que hacer es indicar el número de acreedor y sociedad y alguna o todas las opciones de Datos generales y Datos de la sociedad. Según las opciones que marquemos se nos mostrarán unos datos u otros del tercero seleccionado.

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7 CONSULTAS

7.1 SALDOS DE CUENTAS Nos proporciona la información referente al saldo de cada cuenta de mayor en la sociedad correspondiente.

Una vez seleccionada la cuenta contable, la sociedad y el ejercicio, pulsamos y nos aparecerá en pantalla toda la información

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8 SISTEMA DE INFORMACIÓN. El acceso a los informes del Módulo de Gestión de Cajas Pagadoras se realiza en la siguiente opción de menú:

Las dos opciones que se despliegan en dicho menú son las que vamos a ver en los siguientes apartados de este manual.

8.1 ESTADO DE SITUACIÓN DE TESORERÍA. Mediante esta opción del menú, vamos a obtener el estado de Tesorería para una sociedad y Libro de Caja dado, que refleje todos los movimientos realizados por el cajero en un intervalo de fechas dado, agrupando los mismos por movimientos bancarios o de caja metálico. Los datos a cumplimentar a la hora de pedir dicho informe son los que aparecen a continuación:

- Libro de Caja: Código del Libro de Caja para el que se quieren obtener los datos. - Sociedad: Código de sociedad FI a la que pertenece el Libro de Caja. - Periodo desde/hasta: Intervalo de fechas a tener en cuenta para obtener los datos del informe. La fecha desde se utilizará así mismo para obtener los saldos iniciales del informe, y la fecha hasta para los saldos finales.

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Una vez tecleados los parámetros, y pulsado el botón , se ejecutará el informe y nos presentará la pantalla para informar de los parámetros de impresión, donde indicaremos a qué impresora queremos enviar el listado:

Si deseamos previsualizar el formulario antes de pasarlo a papel, podemos utilizar la opción

de Visualizar impresión . En caso contrario podemos imprimir el

listado directamente mediante el botón imprimir . En ambos casos el listado que veremos en pantalla o papel será como el que aparece a continuación:

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8.2 OTROS INFORMES. Mediante esta opción del menú se accede al resto de los informes del modulo de Cajas Pagadoras. Una vez pulsada la opción, nos aparece la siguiente pantalla con la lista de todos los informes que tenemos implementados:

Para ejecutar cualquiera de ellos, podemos hacerlo de cualquiera de las siguientes formas: Indica el nombre del mismo en la casilla de selección Pulsando el match-code, podemos elegir el informe a ejecutar:

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Manual de gestión de cajas pagadoras • Marcando la línea pulsando sobre el primer botón de la lista:

Una vez seleccionado el informe, pulsaremos el botón de ejecutar Pasamos a explicar a continuación cada uno de los informes.

8.2.1 ZLEC: Libro de Entidades de Crédito.

Este informe plasma todos los movimientos contables realizados en un intervalo de tiempo dado reflejados en la cuenta bancaria de la Caja Pagadora (57100000). Una vez ejecutado este informe, la pantalla que nos aparece para introducir los parámetros de ejecución del informe es la que aparece a continuación:

Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. Documento contable: Número de documento desde / hasta, en caso de querer filtrar el informe. Ejercicio: Ejercicio contable para el que queremos los datos. Campo obligatorio.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Clase de Documento, si solo queremos sacar determinados documentos. Mes contable: Mes desde / hasta para el que queremos los datos. Si n lo informamos el listado recogerá todos los del ejercicio seleccionado. Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el informe para elaborar estadísticas. No hay que modificar los valores por defecto. Formato de salida: Por defecto aparecerá “Lista ABAB”. Una vez tecleados los datos para los que queremos el informe y ejecutado el mismo, el resultado será como el que aparece a continuación: 1.- Listado de saldos y operaciones:

Si hacemos doble clic sobre cualquier documento del informe, este nos pasará a la consulta del documento:

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Manual de gestión de cajas pagadoras 2.- Resumen por fecha de contabilización: Resumen con el importe de los pagos e ingresos realizados contra la cuenta 57100000 por fecha de contabilización.

3.- Resumen por periodo: Resumen con el importe de los pagos e ingresos realizados contra la cuenta 57100000 por mes contable.

8.2.2 ZLIS000: Libro de Caja en Metálico.

Este listado proporciona información sobre los movimientos de Caja Metálico habidos para un libro de Caja, en un periodo de fechas dado, indicando además el saldo inicial y final de Caja Metálico correspondiente a ese mismo periodo. La pantalla de selección de datos de este informe es la que aparece a continuación:

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• Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información.

Para consultas a partir del año 2007, sobre la caja metálico, se usará el número de caja 0001

Para consultas anteriores a 2007, sobre la caja metálico, se usará como número de caja el mismo código que el de la sociedad.

• Fecha de contabilización: Día desde / hasta para el que queremos los datos. Si no lo informamos el listado recogerá todos los documentos de la caja.

• Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el informe para elaborar estadísticas. No hay que modificar los valores por defecto.

• Formato de salida: Por defecto aparecerá “Lista ABAB”. Una vez tecleados los parámetros y ejecutado el informe, el resultado del mismo será como el que aparece a continuación: Para consultas posteriores a 2007

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Manual de gestión de cajas pagadoras Para consultas anteriores a 2007

Además, se ofrecerá un resumen final por fecha de contabilización como el que aparece a continuación:

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8.2.3 ZLIS001: Saldos de Pagos Anticipados.

Mediante este informe se obtienen los documentos de Pagos Anticipados contabilizados para una Sociedad y Libro de Caja dado. Por cada uno de estos documentos nos informa de su importe original, importe consumido y saldo del documento. La pantalla de selección del informe es la que aparece a continuación:


Coincidirá con el Código de la Sociedad. • Formato de salida: Por defecto aparecerá “Lista ABAB”.

Una vez que tecleamos los datos y ejecutamos el informe, el resultado del mismo será como el que nos aparece a continuación:

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En la parte inferior del informe podemos encontrar los importes totales para ese libro de caja:

Si queremos ver los movimientos o “consumos” que tiene cualquiera de los documentos del informe, haciendo “doble clic” sobre el mismo, nos aparece un nuevo informe con dichos datos:

Este segundo informe, que también se puede pedir individualmente, es el que vamos a ver en el siguiente punto de este manual.

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8.2.4 ZLIS002: Movimientos contra Pagos Anticipados.

Mediante este informe se obtienen los documentos contabilizados contra documentos de Pago Anticipado. Los datos para pedir el informe son los que aparecen a continuación:


Será igual al Código de la Sociedad. • Nº de documento desde / hasta: Documento de Pago Anticipado cuyos consumos

queremos consultar. • Formato de salida: Por defecto aparecerá “Lista ABAB”.

Una vez ejecutado el informe, el resultado del mismo será como el que aparece en la pantalla que presentamos a continuación:

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Esta información, en caso de no acotar por documento en la pantalla de selección, saldrá para cada documento del libro de caja.

8.2.5 ZLIS004: Control libramientos para Fondo de Caja Fija

Mediante este listado se ofrece información sobre los documentos referidos a operaciones de Anticipos de Caja Fija, informando del saldo inicial, de los movimientos de Ingreso y gasto del periodo seleccionado y su saldo final. Los datos para pedir el informe son los que aparecen en la siguiente pantalla:

• Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información. • Fecha de contabilización: Día desde / hasta para el que queremos los datos. Si no lo

informamos el listado recogerá todos los documentos de la caja. • Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el

informe para elaborar estadísticas. No hay que modificar los valores por defecto. • Formato de salida: Por defecto aparecerá “Lista ABAB”.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Una vez ejecutado el informe, el resultado del mismo será como el que aparece en la pantalla que presentamos a continuación:

Así mismo, se generará un resumen final de los movimientos acumulado por fecha de contabilización y periodo:

8.2.6 ZLIS005: Desglose de la cantidad no invertida.

Mediante este listado se obtiene un informe con el desglose de las operaciones que componen el importe de la cantidad no invertida, calculando esta como la diferencia entre la

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Manual de gestión de cajas pagadoras suma de los libramientos y reposiciones de fondos de ACF y el importe de las facturas pagadas de la Caja Pagadora. (ver punto 17.3: Cuenta global Justificativa). Los datos para pedir el informe son los que aparecen en la siguiente pantalla:

• Ejercicio: Ejercicio para el que se pide la información. • Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información. • Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el


Una vez ejecutado el informe, el resultado del mismo será como el que aparece en la pantalla que presentamos a continuación:

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8.2.7 ZLISGJ03: Situación Libramientos de Fondos Gastos a Justificar.

En este listado se presentan los expedientes de documentos de gastos a justificar (ADOJ) de una sociedad, libro de caja y ejercicio determinado, así como su importe inicial y pendiente de justificar. La pantalla de petición del informe es como la que se presenta a continuación:


Dato obligatorio. • Ejercicio: Ejercicio al que corresponden los documentos ADOJ. • Fecha desde y Fecha Hasta: son campos con los que podemos delimitar

temporalmente nuestra consulta. Si se dejan en blanco se rellenan automáticamente para extraer los datos de toda la serie temporal.

• Documentos ADOJ: podemos consultar directamente un rango de números de documentos ADOJ.

Pulsando el botón: podemos desplegar distintas opciones de presentación o formatos de salida.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Una vez ejecutado, el resultado del mismo es como el que se presenta a continuación:

Haciendo “doble clic” en alguno de los documentos presentados, se accede al informe de “Detalle de libramientos de Gastos a Justificar entre fechas”. Esta misma consulta se puede realizar utilizando el informe que se detalla en el punto siguiente.

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8.2.8 ZLISGJ04: Detalle libramientos de Gastos a Justificar por Fechas.

Mediante este informe se obtienen las facturas registradas contra una bolsa de gastos a justificar plasmada en un documento ADOJ. Nos informa además del estado de esas facturas, que puede ser: Facturas registradas. Facturas con Justificante grabado de forma preliminar. Facturas con su justificante ya contabilizado. La pantalla de petición del informe es como la siguiente:

• Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información. • Ejercicio: Ejercicio al que corresponden los documentos ADOJ. • Fecha desde y Fecha Hasta: son campos con los que podemos delimitar

temporalmente nuestra consulta. Si se dejan en blanco se rellenan automáticamente para extraer los datos de toda la serie temporal.

• Nº de documento desde / hasta: Documento ADOJ que queremos consultar.

Formato de salida: pulsando el botón podemos desplegar distintas opciones de presentación o formatos de salida.

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Manual de gestión de cajas pagadoras Una vez que ejecutamos el informe el resultado es:

8.2.9 ZLISRF01: Listado detalle de facturas ACF.

Listado de facturas de una sociedad y libro de caja dado, agrupado por Centro gestor, Posición Presupuestaria y estado de la factura. Los parámetros para pedir este informe son los que aparecen en la siguiente pantalla:

• Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio.

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Manual de gestión de cajas pagadoras • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información. • Nº de acreedor: Número de acreedor de la sociedad del cajero para el que se quieren

obtener los datos • Referencia: Referencia de la factura para la que se quieren obtener los datos. • Nº de Factura: Nº de documento asignado a la factura en el Libro de Caja. • Fecha de grabación de la Factura: • Fecha de reposición de la Factura, para aquellas facturas que ya están incluidas en

un ADO de reposición. • Centro Gestor de la factura • Posición presupuestaria de la factura • Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el


Una vez introducidos los parámetros por los que queremos filtrar el informe, lo ejecutamos y nos dará un listado como el que aparece a continuación:

El listado diferencia tres tipos de facturas: Facturas REGISTRADAS por el Cajero, pero que aún no han sido pagadas. Facturas registradas y PAGADAS por el cajero, pero que todavía no han sido repuestas. Facturas REPUESTAS, que ya forman parte de un ADO de reposición de fondos. Así mismo, se generará un resumen acumulando por partida presupuestaria y estado:

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Manual de gestión de cajas pagadoras También se genera un resumen por estado y aplicación presupuestaria.

Si en el primer listado de “detalle de Facturas” hacemos doble clic en una de sus líneas, el sistema nos presentar á todos los datos de la factura a la que corresponde:

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8.2.10 ZLISRF02: Resumen de facturas por Aplicación Presupuestaria.

Mediante este listado, obtendremos un resumen del importe total de las facturas agrupadas por posición presupuestaria, independientemente del estado en que se encuentren las mismas. Los criterios de selección para el mismo son los que aparecen en la siguiente pantalla.

• Sociedad: Código de Sociedad del Cajero Pagador. Dato obligatorio. • Libro de Caja: Código del libro de caja para el que se quiere obtener la información. • Fecha de Entrada de la Factura: • Fecha de reposición de la Factura, para aquellas facturas que ya están incluidas en

un ADO de reposición. • Centro Gestor de la factura • Posición presupuestaria de la factura • Fecha conversión de moneda / moneda de referencia. Estos campos los utiliza el


Una vez introducidos los parámetros por los que queremos filtrar el informe, lo ejecutamos y nos dará un listado como el que aparece a continuación:

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Manual de gestión de cajas pagadoras Haciendo doble clic sobre cualquiera de las líneas de este resumen, pasaremos a ejecutar el informe de Listado de Detalle de las Facturas de ACF que hemos visto en el punto anterior.

8.2.11 ZPROPUEST_PAGO: Análisis de Pagos Propuestos

Este informe nos permitirá ver las facturas introducidas en una propuesta de pagos, permitiendo ordenarlas por posición presupuestaria, acreedor, etc. Solo tendremos que introducir el Libro de caja, Día de ejecución de la propuesta e identificación de la propuesta.

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8.3 CUENTA GLOBAL JUSTIFICATIVA. Mediante este informe se obtiene la Cuenta Global Justificativa para un ejercicio y sociedad del cajero dado. Se ejecutará desde la pantalla que aparece a continuación:


• Ejercicio: Ejercicio para el que se pide la información. Una vez ejecutado el informe,

el resultado del mismo nos mostrará los siguientes datos: DEBE: Importe total de los Libramientos y reposiciones de ACF, por fecha de contabilización, recibidos por el Cajero Pagador: HABER: Importe total de las facturas PAGADAS, estén o no repuestas, agrupadas por partida presupuestaria. CANTIDAD NO INVERTIDA: Calculada como diferencia entre el DEBE y el HABER. El desglose de esta cantidad, puede obtenerse mediante el listado “Desglose de la cantidad no invertida”.

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Manual de gestión de cajas pagadoras A continuación vemos un ejemplo de dicho listado:

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GESTIÓN DE CAJAS PAGADORASpagina.jccm.es/economia/manualesTAREA/Manual... · 3.1.1.3 Ingresos por Devoluciones de Pagos Anticipados En este apartado se registrarán todos los ingresos