Implantacion Del Sistema Erp

7/24/2019 Implantacion Del Sistema Erp

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Introducción

En el momento en el que una empresa decide implementar un software de gestión

ERP es necesario establecer un protocolo de desarrollo para asegurar que este

proceso sea un éxito. Fijar un objetivo claro realista de lo que se pretendeconseguir con la implantación de un ERP! as" como escoger el proveedor

adecuado son pasos previos que deben #acerse con sumo cuidado. Por eso! es

recomendable dise$ar una estrategia con las diferentes etapas a cumplimentar

#asta que se complete el ciclo de vida del software empresarial.



%P&R& '(E )IR*E (+ ERP,

-os sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una

empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP! el sistema posee algunas

de las siguientes caracter"sticas fundamentales

Flexibilidad (n sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las

constantes transformaciones de las empresas. -a tecnolog"a cliente/servidor

permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones

de bases de datos abiertas.

0odularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta! es decir! puede

usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes.

1omprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras

organi2acionales de las empresas! as" como una vasta 3rea negocios.

1onectividad El sistema no se debe confinar al espacio f"sico de la empresa

permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo

empresarial.

)imulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de la empresa

en el ordenador.

4 adem3s un ERP cuenta con los siguientes beneficios

5. Proveer acceso en tiempo real a operaciones datos financieros.

6. 0oderni2ar las estructuras administrativas.

7. 1entrali2ar el control sobre la información.

8. Estandari2ar los procesos.

9. Reducción en los costos tiempos en los procesos claves del negocio.



:. ;ransacciones de la información m3s r3pidas.

<. 0ejor administración financiera.

=. Establecer las bases para el comercio electrónico.

>. ?acer el conocimiento de los procesos expl"cito.

1&R&1;ER@);I1&) AE- ERP

-as dos caracter"sticas principales que diferencian a los ERP de otros programas

de gestión empresarial es que son modulares configurables

0odulares los ERP cuentan con diferentes programas o módulos que gestionan

los diferentes departamentos de la empresa! tales como ventas! marBeting!

almacenes o recursos #umanos. ;odos estos módulos comparten información en

torno a una base de datos comCn que vertebra el funcionamiento del ERP.

1onfigurables los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las

necesidades espec"ficas de cada empresa! por ejemplo! a la #ora de gestionar el

inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda

configurar para adaptarse a diferentes organi2aciones procesos! teniendo en

cuenta adem3s que las necesidades de una misma empresa var"an a través del

tiempo.

;IPD) 4 EE0P-D) AE ERP



Existen dos grandes tipos de software ERP a tener en cuenta el software a

medida las soluciones est3ndar o modulares.

El software a medida supone crear un sistema de ERP desde para una empresa

en particular. Es una solución m3s costosa que exige encontrar a la compa$"aadecuada para llevarla a cabo! pero a cambio ofrece la m3xima adaptabilidad.

Por el otro lado! las soluciones est3ndares o modulares son m3s baratas r3pidas

de implantar. )e contratan en base a módulos o paquetes en función de las

necesidades de cada empresaG existen incluso soluciones predise$adas para un

tipo de empresa mu concreto! por ejemplo bodegas. El software concreto a

escoger estar3 en función del tama$o de cada empresa

Empresas grandes los m3s comunes son )&P 0icrosoft Anamics.

P40E) 0icrosoft +avision! )&HE 7! )&P Jusiness Dne! &7 ERP.

Para empresas peque$as medianas! existen muc#as posibilidades para crear un

ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Dpen ERP.

-as ventajas de un ERP

Ae una forma resumida! las ventajas que ofrece la implantación de un software

empresarial ERP son

&umenta la productividad

El ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones automati2ar numerosos procesos de negocio! lo que auda a los empleados a

trabajar m3s mejor.



Incrementa el control

1on un ERP! se puede saber al momento todo lo que sucede en la empresa. Por

ejemplo %'uién #a #ec#o una venta, %1u3nto inventario queda, %?a facturas

pendientes de pago,

0ejora la seguridad

;oda la información del ERP est3 estandari2ada tiene tra2abilidad. &s" se evitan

los riesgos que supone la información dispersa! las pérdidas de datos! los accesos

no deseados! etc.

Dptimi2a el servicio

1on solo acceder al ERP! es posible conocer la situación exacta de un cliente!

cu3ndo se servir3 su pedido! si tiene facturas por pagar! reclamaciones o quejas

formuladas! etc.

Henera a#orro

El ERP reduce los costes operativos mediante la automati2ación de los procesos

de negocio! el aumento de la productividad de los empleados la reducción de los

riesgos errores.

&poa la toma de decisiones

0uc#os empresarios dicen tener toda su empresa Ken la cabe2aL. Pero cuando la

compa$"a crece! eso a no es posible se requiere el apoo de un ERP para tomar

decisiones informadas.



1rea cultura de empresa

Implantar un ERP obliga a que todos los departamentos documenten! sistematicen

coordinen sus procesos de trabajo. Esto supone una Kprofesionali2aciónL de la

actividad.

Impulsa el crecimiento

1uando una empresa adquiere una cierta dimensión o complejidad! el ERP es la

#erramienta que permite gestionar el negocio de forma profesional! en lugar de ir

Mapagando fuegosM.

-& I0PDR;&+1I& AE -& P-&+IFI1&1IN+ &- I0P-&+;&R (+ ERP

1uando el implantador se enfrenta a la puesta en marc#a de un ERP o cualquier

otra solución de gestión! debe profundi2ar sobre la situación de la empresa! su

estructura! sus modelos de negocio ! por ende! los requisitos que exigen las

necesidades que tienen. Es lo que nos permite dise$ar formular un plan de

desarrollo de implantación adaptado rentable para el cliente.

1ada ve2 son m3s las empresas que est3n entendiendo las ventajas competitivas

que les puede aportar la implantación de un ERP. )in embargo! muc#as de estas

implantaciones! después de un gran esfuer2o de inversión reali2ado! tanto

económico como #umano! acaban en fracaso.

%'ué puede #aber fallado, %-a elección del software, %(n mal implantador! o

qui23s una deficiente planificación,

-a implantación de un ERP debe basarse en una cuidadosa evaluación an3lisis

de los proceso de negocio de los requisitos que precisar3 para optimi2arlos de

una forma evidente a la empresaOcliente.



Para ello es de vital importancia contar con una metodolog"a adecuada de

implantación! resaltando tanto tecnolog"a como beneficios que aportan. 4 es que

muc#as veces el éxito no depende tanto de la KcalidadL o KprecioL del ERP que se

#a seleccionado! sino de cómo se lleva a cabo la implantación dentro de la

estructura de la empresa como ésta responde a un estudio ex#austivo de los

procesos de negocio sobre los que deberemos actuar.

Etapas para la implantación de un ERP en una empresa.

-os pasos durante el ciclo de vida de un ERP son los siguientes

5. Planificación del proecto tal como se #a comentado anteriormente! la

implantación desarrollo de un software ERP en una empresa no es un

proceso que deba tomarse a la ligera. Es necesario! por lo tanto! dise$ar

una estrategia en la que se deben establecer los roles de cada trabajador

durante el proceso los recursos asignados para cada etapa! tales como

tiempo invertido! formación! inversión debate.6. )elección de paquetes en el mercado no existe un Cnico ERP para todas

las empresas. &l contrario! este tipo de software es gradual ofrece

muc#as posibilidades de especiali2ación. Para empe2ar! un ERP se

compone de multitud de módulos que ofrecen funcionalidades generales

para cualquier compa$"a recursos #umanos! marBeting! finan2aspero

también existen otros módulos de maor especiali2ación para el sector

transportes! aeron3utica o alimentación. &dem3s! estos módulos se pueden

nivelar en función de las necesidades de la empresa aumentar sus

prestaciones a medida que sea necesario.7. &n3lisis H&P se trata de una etapa mu importante en el ciclo de vida de

un ERP! a que reali2ar una auditor"a preliminar nos permitir3 identificar

todos los riesgos en los procesos de trabajo reali2ados diariamente! as"



como descubrir necesidades de su organi2ación para alcan2ar un nivel

óptimo de eficiencia.8. Reingenier"a la implantación de un programa de gestión ERP supone una

reestructuración de procesos de trabajo tareas diarias. Es posible! por lo

tanto! que las responsabilidades de los empleados de una corporación var"esensiblemente. &unque este #ec#o repercutir3 sensiblemente en la

eficiencia productividad de todos los empleados en el medio largo pla2o.9. Formación a pesar de que la maor parte de los ERP del mercado! como el

software de 'uonext! ofrecen una interfa2 mu sencilla con una gran

usabilidad! la formación es indispensable. Primero de todo! para impedir la

resistencia al cambio que muc#os empleados pueden tener al ERP por

miedo a la tecnolog"a. Pero también para facilitar la puesta en marc#a del

desarrollo de 0icrosoft Anamics ERP una ve2 el proveedor encargado de

reali2ar la instalación desapare2ca. Es recomendable que esta formación se

realice cuando falte un corto espacio de tiempo para que el software de

gestión empresarial ERP entré en fase de pruebas.:. Pruebas esta etapa adquiere una gran importancia desde un punto de vista

de la funcionalidad! a que permite encontrar todos los errores que pueda

provocar la implantación del programa en una empresa antes de su

aplicación definitiva.<. &plicación esta etapa se desarrollar3 una ve2 que se #aa reali2ado la

conversión de los datos el trabajo de la base de datos #a terminado.=. 0antenimiento actuali2ación el Cltimo paso del ciclo de vida de un

software ERP es el de reali2ar un mantenimiento continuo del programa! as"

como de todas las actuali2aciones que #ar3n que el software esté

completamente al d"a.

Aespués de esta etapa! el ciclo de vida de un ERP termina llega el momento de

plantearse la renovación total del sistema. Este proceso deber3 reali2arse denuevo! por lo tanto! cada die2 a$os aproximadamente.

%PDR'(E ?&4 (+ &-;D PDR1E+;&E AE FR&1&)D) E+ I0P-&+;&1IN+

AE )I);E0&) AE ERP,



)e deben establecer métricas de referencia que permitan detectar! a tiempo!

desviaciones con respecto a los objetivos fijados tomar las medidas oportunas

para corregir dic#as desviaciones.

&lgunos factores que inciden en que un proecto ERP no avance segCn el plan

original pueden ser

Rec#a2o al cambio en la organi2ación. -iderar convencer al usuario de

que se va a cambiar para innovar mejorar en la gestión en sus

condiciones de trabajo audar3 a vencer esta resistencia. El equipo

directivo de la empresa debe apoar liderar el proecto de implantación! el

usuario del sistema debe ver el cambio como algo necesario pero también

obligado por las necesidades globales de la empresa.

-a formación correcta a los usuarios es otro factor fundamental! el usuario

que desconoce el nuevo sistema lo va a rec#a2ar va oponer resistencia a

su utili2ación. En cambio aquel que lo conoce entiende sus

funcionalidades procesos de gestión administrativos ser3 un defensor

de dic#o sistema. Por ello es importante que la formación se planifique

desde etapas mu tempranas del proecto para que los usuarios se sientan

cómodos en el uso de las funcionalidades conforme se van implantando. )i

nos centramos en solo el plano de la solución técnica nos olvidamos de la

formación de los usuarios podemos estar condenados al fracaso dado que

los usuarios se nos revelan en contra.

Retorno de la inversión QRDI! El proecto debe comen2ar a dar retornos

r3pidamente. )i implantamos el nCcleo del ERP! la empresa puede

comen2ar a utili2ar funcionalidades se percibir3 que el proecto avan2a

presta un servicio a la gestión empresarial. Evitamos as" la incertidumbre



que crean en los directivos usuarios largos ciclos de implantación que

aumentan el riesgo de fracaso por no ver KresultadosL.

1D+1-(ID+E)

El valor de las tecnolog"as de información en la actualidad es de un alto valor

estratégico! a que est3n cambiando la forma en que las empresas reali2an sus

procesos. -os sistemas de información permiten a las compa$"as lograr ventajas

competitivas de diferentes maneras coordinando actividades de valor en

localidades que se encuentran en una amplia geograf"a! o también mediante la

creación de nuevas interrelaciones entre los negocios! ampliando el alcance de las

industrias. &simismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias

competitivas! a sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las

ventajas que la misma pueda presentar.

&dquirir una aplicación de Planificación de Recursos Empresariales QERP o de

Hestión de Relación con 1lientes Q1R0! es un lujo al alcance de unos pocos. -a

competencia est3 en su apogeo! los proveedores de los ERPSs 1R0! est3n en el

juego! apostando por las P40E). 1ada uno tiene sus ventajas sus desventajas!

como en todo! quien ofre2ca m3s! por el menor precio! ser3 el vencedor.

Por lo que incluso los proveedores de los sistemas ERP! que cuentan con el

respaldo de una vasta experiencia en este ramo! a comien2an a cambiar sus

estrategias #acia &)P como por ejemplo IJ0 DR&1-E! con esto! tratar de

abarcar a las P40E) con sus soluciones a precios m3s accesibles.

1on la implementación el uso de 1R0 las organi2aciones pueden conservar

conseguir m3s clientes! de esa manera permanecer en el mercado competitivo

que estamos viviendo. )e puede entender entonces que para la implementación

de un 1R0 es m3s que #acer una solicitud a un proveedor de software con las

coti2aciones una presentación de los beneficios que se obtendr3n! #a que

anali2ar si la organi2ación est3 preparada quiere un cambio de estrategia



orientado #acia el cliente para poder as" garanti2ar el éxito! o por lo menos

minimi2ar el riesgo de fracaso de dic#a implementación.

(na implementación de 1R0 se #ace se planea de forma pausada! as"

tendremos la posibilidad de que los riesgos sean menores evidenciaremos losresultados poco a pocoG de esta forma se podr3n incrementar los casos de éxito.

Aebemos recordar que el 1R0 debemos verlo también! como una estrategia de

negocio! es por eso que debemos aprender continuamente del comportamiento de

nuestra #erramienta! debemos observar los movimientos que la competencia esté

reali2ando! as" como tener siempre presente que el cliente su satisfacción son

primero.

JIJ-IDHR&FI&



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empresa/

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#ttp//mediterraneanOconsulting.com/blog/655/8/56/consideracionesOtenerOenO

cuentaOantesOdeOimplantarOunOerp

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#ttp//sistemasOerp.blogspot.pe/6</8/conclusiones.#tml

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