La biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid como agente

de la gestión del conocimiento

Teresa Malo de Molina

La Universidad Carlos III de Madrid tiene 4 campus universitarios,17.813 estudiantes (16.372 de 1º y 2º ciclo y 1.441 de 3er. ciclo),

1.533 profesores y 568 PAS Se imparten en ella 35 titulaciones

La información corporativa

• El web de la Universidad• Campus Global: la intranet corporativa• Intranets sectoriales

El web de la Universidad

• Primera etapa 1996-1999: el web como herramienta de comunicación

• Segunda etapa 1999-2002: el web como herramienta de comunicación interna

• Tercera etapa 2002-2005: el web como ventana de la universidad al exterior frente al desarrollo del Campus Global

• El futuro del web 2005-2008: el canal exterior del portal de la universidad

Primera etapa 1996-1999

• Definición de la primera estructura del web muy apegada a la estructura organizativa de la universidad

• Primer look and feel de encargo escasamente corporativo

• El principal objetivo de esta etapa es extender la cultura web en la universidad

Primera etapa 1996-1999

• Se define ahora un procedimiento descentralizado en la gestión de contenidos:– La Biblioteca se encarga de la página principal y de las

páginas de primer nivel– Cada unidad se encarga de alimentar sus propias

páginas de 2º y 3er nivel– Se autoriza la creación de webs propios a

departamentos e institutos

• Este sistema obliga a Biblioteca a:– Realizar una intensa actividad de formación– Mantener la estructura básica de los contenidos, lo que

genera conflicto con las unidades organizativas

Segunda etapa 1999-2002

• El Web es ahora, además de una herramienta de comunicación externa, la principal herramienta de comunicación entre las diferentes unidades de la universidad

• Se define una nueva estructura que combina ambos objetivos

• Se desarrolla un nuevo look and feel corporativo• Se avanza en el desarrollo de aplicaciones para

hacer del web un entorno de trabajo• Se institucionaliza su gestión

Segunda etapa 1999-2002

• Se crea un grupo de trabajo (ICARO) compuesto por Vicerrectores, Gerencia, Profesores, Biblioteca y Servicio de Informática que:– Define la estructura de la página principal– Define el nuevo acceso por perfiles internos y externos – Aprueba el nuevo look and feel– Aprueba el nuevo Manual de Estilo

• Se institucionaliza la Coordinación del Web en Biblioteca bajo la dirección del Vicerrectorado de Infraestructuras Académicas e ICARO actúa de Comité de Redacción

• Al inicio del curso 2000-2001 se estrena el nuevo web

Segunda etapa 1999-2002

• La Biblioteca se ocupa en esta etapa de:– Coordinación de ICARO– Organización de la nueva estructura: creación de la

página principal y de las de primer nivel, estructuración de las páginas de los perfiles y organización de los escritores

– Elaboración del nuevo look and feel– Redacción del Manual de Estilo– Conversión de todos los contenidos y su migración al

nuevo web– Continúa con la formación de los escritores

Tercera etapa 2002-2004

• Crece la necesidad de contar con un entorno web de comunicación y trabajo corporativo: aumento de contenido en los perfiles internos. Surge así el proyecto Campus Global

• El web se mantiene como referente de contenidos internos y se refuerza su papel como ventana al exterior de la Universidad

• Doble objetivo: marketing y extranet

Tercera etapa 2002-2004

• Se aprueba una nueva página principal eliminando los perfiles internos, enriqueciendo los perfiles externos e integrando el acceso al Campus Global

• Se pone en marcha el Campus Global • Se deslindan del web los contenidos

internos que se alojan en Campus Global

Tercera etapa 2002-2004

• Biblioteca se ocupa de:– La Dirección técnica del Proyecto Campus

Global– La creación de los nuevos perfiles externos– El mantenimiento del web– El diseño de un nuevo sistema de publicación

más turtorizado– El deslinde de los contenidos internos de

acuerdo con las unidades organizativas– Continúa con la formación de escritores

El futuro del Web

• En el futuro el web y el proyecto Campus Global confluyen en el desarrollo de un portal por canales, donde el web será el canal o canales dirigidos al usuario externo y el Campus Global aglutinará los canales dirigidos a los usuarios internos

• Para ello hay que:– Elegir una herramienta de portal– Analizar el flujo del contenido y de la comunicación– Seleccionar e implementar canales– Organizar contenidos y funcionalidades

Campus Global

Portal corporativo de la Universidad Carlos III de Madrid

Una visión general del portal

Administración

Zona no restringida

Profesores

Alumnos

PAS

Usuarios noregistrados

Docencia

Marco temporal

• Marzo 2002: Acuerdo con la Universidad Pompeu Fabra

• Octubre de 2002: Arranque de Campus Global

• Diciembre de 2002: Arranque de Aula Global

¿Qué es Campus Global?

• Campus Global es una plataforma web que permite el desarrollo de un portal corporativo ajustado a las necesidades de – información, – comunicación – y acceso a servicios

• de los distintos miembros de la comunidad universitaria de forma personalizada y con una única autenticación

Perfiles definidos

• Estudiantes de 1º y 2º ciclo – Dentro de este pérfil existen diferentes

estratos dedicados a los diferentes campus: Estudiante de Getafe, Estudiante de Leganés y Estudiante de Colmenarejo)

• Estudiantes de 3º ciclo

• Profesores

• Personal de Administración y Servicios

CAMPUS GLOBAL PARA PROFESORES

CAMPUS GLOBAL PARA ESTUDIANTES

CAMPUS GLOBAL PARA PAS

Definición de contenidos

• Importante labor de reflexión colectiva para orientar los contenidos de los perfiles de Campus Global directamente a los usuarios finales.

En este sentido cabe destacar...

• La reflexión realizada por todos los servicios universitarios sobre su cartera de servicios y la selección de éstos para cada colectivo identificado en los perfiles.

• Doble esfuerzo: huir de la terminología y de la organización administrativa y delimitar en muchos casos las competencias entre unidades administrativas colindantes

Nueva cultura de los servicios universitarios

• Ahora todo debe pasar por Campus Global:– Esto ha evidenciado algunas

disfunciones existentes que ha habido que solventar

– y, por otra parte, obliga a impulsar el desarrollo de los servicios orientados a los usuarios finales e intentando que puedan prestarse en entornos virtuales.

Además...

• Campus Global incorpora importantes herramientas de comunicación institucional:– Avisos– Noticias– Agenda– Opina

• Es un proyecto:– En continuo desarrollo– Con amplia participación de la comunidad universitaria– Es a partir de ahora el canalizador de todas las

iniciativas relacionadas con las TICs

Líneas de futuro

• Dentro de los perfiles se ha ido avanzando en la personalización de contenidos en dos líneas fundamentales:– La estratificación de algunos de los perfiles (estudiantes)– La inclusión de contenidos específicos dependiendo de que

el usuario pertenezca a algún colectivo 

• Los contenidos de cada ámbito se mantienen permanentemente actualizados por el equipo de mantenimiento que tiene una constante relación con los demás servicios universitarios y el resto de interlocutores de la comunidad universitaria

Impulso a la comunicación institucional

• En el área de la comunicación, Campus Global incorpora la posibilidad de publicar avisos respecto a la vida universitaria que aparecen en la página principal del portal y cuyo envío puede diferenciarse por colectivos

• La última versión de la plataforma ha incorporado un nuevo desarrollo que permite la creación de canales temáticos de comunicación y la posibilidad de descentralizar la publicación de los avisos

Accesos totales a Campus Global

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Intranets Sectoriales

• El desarrollo de la cultura web ha ido fomentando la necesidad de desarrollar espacios específicos de comunicación y servicios verticales y horizontales

• Actualmente hemos desarrollados Intranets:– Verticales: Servicio de Gestión de Recursos, SIJA,

Portal del empleado– Horizontales: Punto de Información del Campus,

Intranet para Directores de departamento, Intranet de Responsables de Centros y Titulaciones