Instituto Cajasol

Taller: Buenas prácticas para la

creación de una EDT

Isaac Ferrer García, PMP®.

PMI, PMBOK, PMP, CAPM, son marcas registradas por el Project Management Institute Inc.

Instituto Cajasol

ÍNDICE

1. Consideraciones iniciales

2. ¿Qué es una EDT?

3. ¿Por qué necesito una EDT?

4. ¿Qué necesito antes de empezar?

5. ¿Cómo estructuro mi EDT?

6. ¿Qué herramientas puedo utilizar?

7. ¿Cómo se crea una EDT?

8. ¿Cómo utilizo mi EDT?

9. Caso práctico

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ALGUNAS

CONSIDERACIONES

Instituto Cajasol

Problemas con el Alcance

Retador43%

Fracasado18%

Exitoso39%

2012 Chaos resolution

Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Smallhttp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf

entregado a tiempo, en el presupuesto y con el alcance requerido

retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido

cancelado antes de cumplir los objetivo o entregado y nunca utilizado

¿informes de otros sectores?

Instituto Cajasol

Problemas con el Alcance

Instituto Cajasol

Instituto Cajasol

¿QUÉ ES UNA EDT?

¿complejidad?

¿olvidos?

Instituto Cajasol

La EDT es un esquema

Nivel 4

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1 Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2

entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Instituto Cajasol

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Componente de la

WBS

Título del componente Descripción del componente

1Entregable Esta es una descripción detallada

1.1Entregable Esta es una descripción detallada

1.2Entregable Esta es una descripción detallada

2Entregable Esta es una descripción detallada

2.1Entregable Esta es una descripción detallada

2.2Entregable Esta es una descripción detallada

3Entregable Esta es una descripción detallada

Diccionario de la EDT/WBS

Instituto Cajasol

Diccionario de la EDT/WBS

Id #

2.2.2.1

Cuenta Control #

2.2

Última actualización

15/07/10

Responsable

Juan Roble

Descripción: Realizar un estudio de mercado del sector de jugos naturales

Criterio de aceptación: El informe deberá contener como mínimo las importaciones de cada país del Reino Unido durante los últimos 5 años.

Entregables: Presentación con multimedia e Informe escrito encuadernado

Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/09

Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks

Duración: 65 días hábiles

Hitos: 15/08/11 - Informe preliminar aprobado por el patrocinador

20/09/11 – Presentación multimedia a los interesados

12/10/11 – Informe final aprobado por el cliente

Costo: 32.920€

Interdependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1

Firma del Director del Proyecto: _____________

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Bicicleta

Cuadro

Tubo superior

Tubo inferior

Tubo de asiento

Vaina superior

Vaina inferior

Tren delantero

Manubrio

Telescopio

Amortiguador

Frenos delanteros

Tijera

Rueda

Rayos

Buje

Llanta

Cubierta

Válvula

Gestión del proyecto

Alcance

Comunicación

Riesgos

…

La EDT define tu proyecto

¿Alcance de producto vs. Alcance de proyecto?

¿primer paso ante una petición de cambio?

No olvidar!

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Fuente: Practice Standar WBS, 2nd edition, figura 2-1

La EDT ayuda a todos a entender

No olvidar!

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Esquema

Gráfico

Diccionario

Define

Entendimiento

Comunicación

No es una lista de tareas

No es un organigrama

¿Qué es y no es una WBS?

SÍ

NO

Crear la EDT/WBS

¿Por qué no es tan efectiva como una EDT?

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¿POR QUÉ NECESITO UNA

EDT?¿Qué beneficios aporta?

Instituto Cajasol

Base para tu proyecto

Buenas estimacio-

nes

Asignación de

responsa-bilidades

Facilitar la medición

Referencia para

proyectos futuros

Control del cambio

Beneficios

Crear la EDT/WBS

ej: caminata

Instituto Cajasol

Proyecto

1

entregable

1.1

entregable

1.2

entregable

2

entregable

2.1

entregable

2.2

entregable

3

entregable

1.0

Director

1.1 PM

1.2 PM 2

1.2 PM 3

1.1 1.2 2.1 2.2 3

1.1 X X

1.2 X X

1.3 X

WBS

OBS

Crear la EDT/WBS

Instituto Cajasol

Beneficios

Base para tu proyecto

Buenas estimaciones

Asignación de responsa-

bilidades

Facilita la medición

Referencia para

proyectos futuros

Control del cambio

¿cómo se llaman?

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1. Planificación basada en producto.

2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy tempranas.

3. Identificación productos creados fuera del proyecto.

4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición.

5. Facilita la comunicación y el reporting.

6. Facilita la identificación de riesgos.

7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización.

8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de paquete de trabajo.

9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.

10. Genera confianza y credibilidad.

11. Facilita la reutilización de productos de otros proyectos.

12. Facilita la utilización de la técnica EVM.

Otros beneficios

Lo más importante: evitar el scope creep y el gold plating! ¿qué es?

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¿QUÉ NECESITO ANTES DE

EMPEZAR?

Instituto Cajasol

¿Qué necesi-

to?

Acta de constitu-

ción

Requisi-tos a alto

nivel

Datos históricos

Las personas adecua-

das

¿Qué necesito?

Crear la EDT/WBS

Recordatorio: ¿Qué es?

¿Cómo deben ser unos buenos objetivos?

¿quiénes?

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¿CÓMO ESTRUCTURO MI

EDT?

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Verbo Nombre

Diseñar un sito web Diseño del sitio web

Seleccionar herramientas Selección de herramientas

Escribir capítulo 4 Capítulo 4

Integrar Integración

Nombres en lugar de verbos

Crear la EDT/WBS

¿por qué?

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Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1

paso 1

1.1.2

paso 2

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

¡No hay tareas!

Crear la EDT/WBS

¿por qué?

Instituto Cajasol

Proyecto

1

Servicios del proyecto

1.1

Gestión del proyecto

1.2

Soporte administrativo

2

Sistema X

2.1

subsistema xy

2.2

subsistema xz

2.3 Documentación del sistema X

Distintos colores o formas para diferenciar productos internos

(alcance de proyecto) y externos (alcance de producto)

Crear la EDT/WBS

¿ejemplos?

Instituto Cajasol

Regla del 100%

Proyecto

1

20%

1.1

50%

1.2

50%

2

70%

2.1

30%

2.2

70%

3

10%

Crear la EDT/WBS

¿por qué?

Instituto Cajasol

Proyecto

1

20%

1.1

50%

1.2

50%

2

70%

2.1

100%

3

10%

Sólo múltiples hijos

Crear la EDT/WBS

¿por qué?

Instituto Cajasol

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2

entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Los paquetes de trabajo pueden estar en distintos niveles

Crear la EDT/WBS

¿por qué?

Instituto Cajasol

Proyecto

1

Servicios del proyecto

1.1

Gestión del proyecto

Gestión del tiempo

Gestión de riesgos

Informes ArtefactosMonitoreo y

control

1.2

Redacción técnica

1.3 Gestión de la

configuración

1.4

Apoyo administrativo

2

Entregable

No olvidemos nuestro trabajo como Directores de Proyecto

Crear la EDT/WBS

´¿qué actividades?

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Entregables o actividades

Regla del 100%

Interno o externo

Nomenclatura coherente

Múltiples niveles y tipos de componentes

SíTareas

Redundancia

Sólo un hijo

Demasiado pequeño o demasiado detalles

Niveles artificiales

No

Crear la EDT/WBS

Instituto Cajasol

¿QUÉ HERRAMIENTAS PUEDO

UTILIZAR?

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Herramientas WBS

Post-It

Mapas mentales

VisioWord

Excel

Herramientas

Crear la EDT/WBS. Herramientas

¿qué herramientas habéis utilizado?

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¿CÓMO SE CREA UNA EDT?

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1. Revisar lo que ya sabes.2. Tormenta de ideas y evaluar (2 pasos).3. Iterar (descomponer o agregar).4. Revisar con los interesados5. Revisión final del equipo.6. Crear el diccionario de la WBS.7. Control de la configuración.

Crear la EDT/WBS. Proceso

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Tormenta de ideas y Afinidad

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Descomposición

Una técnica de planificación

que subdivide el alcance del

proyecto y los entregables del

proyecto en componentes más

pequeños y más fáciles de

manejar, hasta que el trabajo

del proyecto asociado a lograr

el alcance del proyecto y a

conseguir los entregables se

defina con detalle suficiente

para poder respaldar la

ejecución, el seguimiento y el

control del trabajo.

¿Hasta cuando descomponer?• Planificación gradual• Asignación de trabajo• Buenas estimaciones

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Agregación

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Plantillas y revisión

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¿CÓMO UTILIZO MI EDT?

¿En qué otras gestiones será de utilidad?

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Requisitos

Base para lasestimaciones

Cronograma

Monitorización y control

Informe de situación

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CASO PRÁCTICO

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1. Grupos de 4 personas. Posibles roles:1. Director de Proyecto2. Ponente3. Responsable comunicación, marketing4. Responsable administración5. …

Proyecto: celebración de taller de EDT

1. Dinámica1. Elaborar la EDT siguiendo el proceso:

1. Grupos a): método top-down2. Grupos b): método bottom-up3. Grupos c): ¿lista de tareas?

2. Revisión por pares siguiendo el checklist3. Puesta en común de la evaluación4. Puesta en común sobre los resultados5. Extra: priorización

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ANEXOS: MÉTODOS DE

CREACIÓN DE LA EDT

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Métodos de creación de EDT

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ANEXO: CONTROL DE

CALIDAD

Instituto Cajasol

Está orientado a entregables.

Define el alcance del proyecto.

Clarifica el trabajo y comunica el alcance del

proyecto a todos los interesados.

Contiene el 100% del trabajo definido por el

alcance.

Captura los entregables internos, externos y

temporales en términos del trabajo que se debe

realizar, incluyendo la gestión del proyecto.

Se construye de modo que cada nivel de

descomposición contiene el 100% del trabajo en el

nivel del padre.

Contiene paquetes de trabajo que claramente

sustentan la identificación de las tareas que se

deben realizar para entregar el paquete de trabajo.

Características

Instituto Cajasol

Proporciona una descomposición gráfica, textual o

tabular del alcance del proyecto.

Contiene elementos que se definen utilizando

nombres y adjetivos, pero no verbos.

Organiza todos los entregables principales y

secundarios en una estructura jerárquica.

Emplea un esquema de codificación para cada

elemento que claramente identifica su naturaleza

jerárquica cuando se visualiza en cualquier formato

tal como un gráfico o un esquema

Tiene al menos dos niveles con al menos un nivel

de descomposición.

Se crea por aquellos que van a realizar el trabajo.

Características

Instituto Cajasol

Se construye con entradas técnicas de expertos en la

material y otros interesados del proyecto tales como

expertos de negocio y financieros.

Se actualiza de acuerdo con el control de cambios

del proyecto, permitiendo de este modo la mejora

continua una que el alcance tiene línea base.

Características

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ANEXO: PRIORIZACIÓN DE

LA WBS

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Reconoce el valor distinto de cada componente

de la WBS.

Permite realizar una planificación basada en

valor.

Anticipa la obtención de valor.

Mejor uso de los recursos del proyecto.

Facilita el cierre prematuro cuando se ha

conseguido el valor suficiente.

Por qué priorizar

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MoSCoW

Out of Scope for this timeframe

Must Have

Should Have

Could Have

Won’t have this time Maybe

next time

Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail

Minimum Usable SubseTGuaranteed

No more than 60% effort

Work arounds difficult/costly

Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track

Expected

@ 20% effort

Work around easy/cheap

Requirements that can be de-scoped without causing significant problems

Possibly@ 20% effort

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Esfuerzo vs Valor

Source: http://growingagile.co.za/2013/07/importance-versus-value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-versus-value

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ANEXO: HERRAMIENTAS

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WBS tool

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WBS Schedule Pro

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WBS Planner

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bubbl.us

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MindManager

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Mind View

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wise mapping

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WBS Modeler add-in for Visio 2010

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Microsoft Office