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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
CENTRALESRÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
IMPLEMENTAR UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE OBRAS CONTRATADAS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS. (Caso de Estudio Dirección de Planta Física de la UNERG)
Proyecto de Trabajo Final de Grado presentado como requisito para optar al título de Ingeniero en Informática
Autor: Méndez Javier C.I 15.081.384
Tutor Académico: Ing. Padilla Jenny
San Juan de los Morros, Octubre de 2009
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutor del Trabajo Especial de Grado, presentado por el
Ciudadano: Méndez Javier, C.I 15.081.384, para optar al título de Ingeniero en
Sistemas, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para
ser sometido a presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que
se le designe.
En San Juan de los Morros, a los ____ días del mes de _________________ de
2009.
Atentamente,
Prof. Jenny Padilla.
ii
Dedicatoria
Primeramente a Dios por darme vida y permitirme culminar con nuestro
trabajo de grado.
Se la dedico principalmente a mis padres Inés Maritza Ron y Noé Méndez,
que en toda mi carrera y en toda mi vida, me han brindado sus consejos, su apoyo y
su amistad; que siempre ha estado presente en mi vida, en los buenos y malos
momentos, cuidando y queriendo de mí y mis hermanos.
A mi esposa Roxany Salcedo por darme el regalo más grande que puede tener
una persona como lo es mi hija Sofía Fiorella Méndez Salcedo a quienes quiero
mucho.
A mis hermanos Gabriel Méndez y Noé Méndez quien siempre me han
apoyado como hermano y como amigo.
A mis amigos y hermanos Tulio Maurera y Héctor Lara quienes me
acompañaron durante mi carrera en los buenos y malos momentos y a quienes
aprecio y quiero mucho.
A mis amigas y profesoras Yeni Reyes, Sofía Nasuti, Lisbet Noda, Maria
Colichio, Yeni Padilla, Soleidy Peña así como también Roxybell quienes estuvieron
siempre, me apoyaron con sus consejos y recomendaciones, de verdad la estimo
mucho, y nunca olvidare sus ocurrencias.
A la vida, por lo que soy y seré, a lo que aprendido en este camino y por lo
que aprenderé.
Se la dedico a todas aquellas personas que estuvieron a mi lado, en este
trayecto, y a aquellos que continuaran cerca de mí, mi familia, amigos. A ustedes…
iii
Agradecimiento
A la Universidad Rómulo Gallegos, por abrirnos sus puertas, para así
formarnos de manera integral, y por su arduo trabajo de crear profesionales
capacitados, para la exigencia de la sociedad actual.
A los profesores, por brindarnos sus conocimientos, para así lograr nuestra
meta propuesta.
A las personas que participaron en la entrevista, dando su opinión acerca del
tema en estudio, fueron importantes para saber detalladamente según su criterio la
situación actual.
A todas aquellas personas que de una u otra forma nos brindaron su apoyo y
colaboración, para el desarrollo del proyecto.
iv
ÍNDICE GENERAL
P.P
ÍNDICE GENERAL..............................................................................................v
LISTA DE CUADROS.......................................................................................xii
LISTA DE GRAFICOS.....................................................................................xiv
LISTA DE FIGURAS.........................................................................................xv
RESUMEN........................................................................................................xvi
INTRODUCCIÓN................................................................................................1
CAPÍTULO I.........................................................................................................3
EL PROBLEMA...................................................................................................3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................3
Objetivos de la Investigación................................................................................6
Objetivo General....................................................................................................6
Objetivos Específicos............................................................................................6
Justificación de la Investigación.......................................................................6
Delimitación......................................................................................................8
CAPÍTULO II.......................................................................................................9
MARCO REFERENCIAL....................................................................................9
v
Antecedentes De La Investigación........................................................................9
BASES TEÓRICAS............................................................................................13
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS . .14
P.P
DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA..................................................................18
Sistemas...............................................................................................................19
Tipos de sistemas................................................................................................20
Sistemas de Información.....................................................................................21
Tipos de Sistemas de Información..................................................................23
Sistemas Transaccionales o de Procesamiento de Datos................................24
Sistemas de información Gerencial.................................................................25
Sistemas de Apoyo a las Decisiones...........................................................25
Sistemas Expertos...........................................................................................25
Categorías de los Sistemas de Información....................................................26
Procesos de Sistemas de Información.............................................................27
Los Sistemas de Información Automatizados.............................................28
Ciclo de Vida de un Sistema...............................................................................29
Requerimientos del Sistema................................................................................35
vi
Flujos de datos.................................................................................................35
Ventajas de la implementación de un Sistema de Información......................42
Los sistemas de Información y el control...........................................................43
P.P
Características del Control..............................................................................44
Tipos de Control Administrativo....................................................................45
Flujo de Información...........................................................................................45
Base de Datos......................................................................................................46
Objetivos de una Base de Datos......................................................................47
Tipos de Bases de Datos.................................................................................48
Bases de Datos Jerárquicas.........................................................................48
Bases de Datos de Red................................................................................49
Bases de Datos Relacionales.......................................................................49
Software Libre y Open Source............................................................................50
PHP.....................................................................................................................52
PostgreSQL.....................................................................................................52
Bases Legales......................................................................................................53
De los Derechos Culturales y Educativos,..........................................................53
vii
Definición de Términos Básicos........................................................................57
CAPÍTULO III....................................................................................................63
MARCO METODOLÓGICO.............................................................................63
P.P
Tipo y Modalidad de la Investigación.................................................................63
Tipo de Metodología desde el punto de vista tecnológico..............................65
Fases de Proceso Unificado de Racional (RUP).............................................67
Población y Muestra............................................................................................74
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.........................................74
Validez............................................................................................................77
Confiabilidad...................................................................................................77
Técnica de análisis de datos............................................................................78
CAPÍTULO IV....................................................................................................80
ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL..............................................................80
Análisis de Resultados....................................................................................80
DIAGNOSTICO DE LA SISTEMA ACTUAL.................................................90
Descripción del Sistema Actual......................................................................90
Diagramas del Sistema Actual........................................................................91
viii
Necesidades y Dificultades Observadas..............................................................93
Análisis DOFA................................................................................................93
Actores que Intervienen en el Sistema Actual....................................................95
P.P
Definición de los Requerimientos.......................................................................96
Requerimientos de Entrada.........................................................................96
Requerimientos de Validación de las Entradas...........................................97
Validación de las Transacciones de Entradas.............................................97
Validación de los Datos de Entrada............................................................97
Requerimientos de Seguridad.....................................................................97
Requerimientos de Apoyo al Usuario.........................................................97
Requerimientos de Información..................................................................98
Requerimientos de Salida............................................................................98
Requerimientos de adaptabilidad................................................................99
CAPÍTULO V...................................................................................................100
DISEÑO Y DESARROLLO DEL PRODUCTO TECNOLÓGICO
PROPUESTO............................................................................................................100
Objetivos del Sistema Propuesto...............................................................100
Objetivo General:......................................................................................100
ix
Objetivos Específicos:...............................................................................100
Descripción del Producto Tecnológico Propuesto........................................101
ALCANCE DEL SISTEMA PROPUESTO.................................................104
P.P
DESCRIPCIÓN DE LA BASE DE DATOS....................................................104
NORMALIZACIÓN Y RELACIONES.......................................................105
Normalización...........................................................................................105
Diagrama Entidad - Relación.....................................................................105
Procesamiento de Transacciones................................................................106
Pantallas del Sistema Propuesto....................................................................106
CAPÍTULO VI..................................................................................................109
PRUEBAS AL PRODUCTO TECNOLOGICO..............................................109
Pruebas......................................................................................................109
Prueba de Unidad......................................................................................109
Prueba de almacenamiento........................................................................109
Prueba de tiempo de ejecución..................................................................109
Pruebas alfa...............................................................................................110
Pruebas Beta..............................................................................................110
x
CONCLUSIONES............................................................................................111
RECOMENDACIONES...................................................................................112
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………..114
xi
LISTA DE CUADROS
P.P
Cuadro 1: Distribución de la Población..............................................................74
Cuadro 2: Sistema automatizado para llevar a cabo los procesos de registro y
control de obras...................................................................................................81
Cuadro3 : Sistema automatizado para dar reportes de las actividades de la
Dirección de Planta Física...................................................................................82
Cuadro 4: Sistema automatizado para agilizar el procesamiento de los datos....83
Cuadro 5: Conocimientos mínimos de computación..........................................84
Figura 6. Conocimientos mínimos de computación............................................84
Cuadro 7: Sistema automatizado para manejar volúmenes de información.......85
Cuadro 8: Sistema automatizado para un mejor control sobre la información.. .86
Cuadro 9: Sistema automatizado sería más oportuna la información.................87
Cuadro 10: Economizar costos de impresión de reportes...................................88
Cuadro 11: Reducir el tiempo de procesamiento de información.......................89
Cuadro 12. Matriz DOFA..................................................................................94
Cuadro 13: Administrador.................................................................................103
Cuadro 14: Contratista......................................................................................103
xii
Cuadro 15: Controlind.......................................................................................104
Cuadro 16: Obras..............................................................................................104
xiii
LISTA DEGRAFICOS
P.P
Grafico 1: Universidad Nacional Experimental Romulo Gallegos.....................17
Grafico 2: Organización de la Direccion de Planta Fisica..................................29
Grafico 3: Sistema automatizado para llevar a cabo los procesos de registro y
control de obras...................................................................................................81
Grafico 4 : Sistema automatizado para dar reportes de las actividades de la
Dirección de Planta Física...................................................................................82
Grafico 5: Sistema automatizado para agilizar el procesamiento de los datos.. .83
Grafico 6: Conocimientos mínimos de computación..........................................84
Grafico 7: Sistema automatizado para manejar volúmenes de información.......85
Grafico 8: Sistema automatizado para un mejor control sobre la información...86
Grafico 9: Sistema automatizado sería más oportuna la información.................87
Grafico 10: Economizar costos de impresión de reportes...................................88
Grafico 11: Reducir el tiempo de procesamiento de información......................89
xiv
LISTA DE FIGURAS
P.P
Figura 1: Modelo Estructurado...........................................................................17
Figura 2: Modelo Espiral....................................................................................29
Figura 3: Diagrama Sistema Actual....................................................................92
Figura 4: Diagrama Sistema Propuesto.............................................................102
Figura 5: Diagrama de Paquetes Sistema Propuesto.........................................103
xv
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
CENTRALES “RÓMULO GALLEGOS”ÁREA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
IMPLEMENTAR UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE OBRAS CONTRATADAS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS. (Caso de Estudio Dirección de Planta Física de la UNERG)
Autor:Méndez Javier.C.I Nº: 15.081.384Tutor:Jenny Padilla.
RESUMEN
El presente trabajo de grado permite controlar un área de vital importancia para la Universidad Rómulo Gallegos, la cual es la del Control de Obras, permite garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos del estado para esta casa de estudios. El trabajo está enmarcado dentro de la concepción metodológica definida como trabajo especial de grado, realizado bajo una investigación de campo sustentada en la observación directa y la aplicación de un instrumento de recolección de información apropiado. Para el logro de los objetivos se definieron y evaluaron los distintos actores que interviene en esa área y se determinaron los procesos a seguir por cada uno de ellos, la población y la muestra estudiada pertenece al departamento de Dirección de Planta Física. Se utilizó para el desarrollo de la herramienta tecnológica la metodología de lenguajes UML, con la sustentación de desarrollo en plataforma de Software libre, se desarrolló el sistema en PHP con el manejador de bases de datos Mysql y se implementó en un servidor virtual APACHE. Para las pruebas del sistema se requirió de la instalación de un prototipo para su evaluación. Se determinó que existe la urgente necesidad de automatizar los controles de obras y se recomienda actualizar los equipos de cómputo dentro del departamento para adecuarlos a las nuevas tecnologías requeridas.
Descriptores: Control de Obras, Sistemas de Control, Dirección de Planta Física,
Control de Gestión
xvi
INTRODUCCIÓN
Los procesos de control de Gestión dentro de las Instituciones Públicas
Educativas es de vital importancia, ya que permiten al estado y a los encargados de
estas dependencias agilizar y desarrollar mecanismos de gestión más eficientes, en
este sentido se plantea la oportunidad de desarrollar un sistema que supla una
carencia dentro de la UNERG, como lo es el de control de Obras por parte de la
Dirección de Planta Física, ente encargado de la ejecución de obras para el desarrollo
y ampliación de la Primera Casa de Estudios del Estado Guárico. Este departamento
abarca todas las obras existentes en la Universidad Nacional Experimental Rómulo
Gallegos, así como también en sus núcleos de las ciudades como La Pascua,
Calabozo y Zaraza. Los procedimientos inmersos en las modalidades de registro y
control de obras contratadas no se encuentran automatizados, no existe aplicaciones
realizadas en un lenguaje de programación que cumpla con los parámetros exigidos
con el decreto presidencial Nº 3390, referente a la migración a software libre y el uso
de esta tecnología desarrollado bajo estándares abiertos en las distintas
organizaciones del país.
El estudio muestra los procesos que se lleva a cabo por parte de los entes
encargados y también describe cada uno de los requerimientos y necesidades de
información de los sujetos encargados de los controles de obras.
Para el desarrollo de la herramienta tecnológica se analizaron los distintos
procesos y se procesaron los requerimientos técnicos y administrativos para poder
desarrollarla, se sustentó la plataforma en el Software Libre (GNU) y se habilitó para
uso de una plataforma tecnológica basada en cliente servidor, PHP-Apache.
El desarrollo del presente trabajo se ejecutó por capítulos a saber:
Capítulo I: Se analiza la problemática, con la finalidad de elaborar un
planteamiento conciso y que resuma la descripción del problema, se realiza la
justificación y delimitación de la investigación, se formulan el objetivo general y los
específicos.
Capítulo II: Se fundamenta teóricamente la investigación a través de la
revisión y análisis documental, se buscan estudios anteriores cuyo objetivo de
desarrollo guarde relación al tema que se desarrollara con la finalidad de plantear las
bases teóricas y los antecedentes de la investigación respectivamente. Además de
elaborar las bases legales y la definición de términos básicos.
Capítulo III: Consiste en el marco metodológico, describiendo explícitamente
el tipo de investigación, modalidad, tipo de metodología desde el punto de vista
tecnológico y técnicas de recolección de los datos con su respectivo análisis. Fases de
la investigación.
Capítulo IV: Contiene el Diagnóstico, análisis, presentación de los resultados
y la presentación de los procesos en forma de diagramas de modelado a fin de
establecer claramente los requerimientos del sistema actual.
Capítulo V: Contiene el diseño y desarrollo del producto tecnológico de forma
acabada. Especificando las acciones de los actores y usuarios del sistema a través de
los diagramas de Caso de Uso.
Capítulo VI: Corresponde a la implementación del producto tecnológico, a la
realización de las pruebas (alpha y beta) y el análisis del comportamiento del sistema
bajo distintos ambientes tecnológicos; estableciendo además, las conclusiones y
recomendaciones.
Finalmente, se encontraran las referencias bibliográficas que sustentan este
trabajo y los anexos correspondientes al sistema diseñado.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Evidentemente en la actualidad la información representa el acontecimiento
tecnológico más relevante de la sociedad a nivel mundial, pues su influencia ha
tocado todas las áreas del conocimiento humano y producido un impulso nunca antes
visto a todos los procesos de desarrollo en los campos de la ciencia, la tecnología y la
educación. En este sentido, hasta en la actualidad, el ser humano ha desarrollado
recursos tecnológicos los cuales se han convertido en un apoyo fundamental para las
instituciones, al simplificar sus tareas, proporcionando información rápida y segura.
En las instituciones tanto públicas como privadas, empresas y organizaciones, el
control, proceso y flujo de información es vital para la toma de decisiones, ya sea en
el sentido de mejorar procedimientos, realizar correctivos que produzcan en el menor
tiempo posible las metas deseadas; eso es lo que justamente nos ofrece la tecnología
del software, facilitando sistemas de información cada vez más avanzados, rápidos y
eficientes que garantizan el rendimiento exigido para el éxito de las operaciones y
metas trazadas.
Para la gestión institucional y empresarial del presente siglo XXI, la tecnología
constituye un punto clave, llegando a constituirse en una herramienta indispensable
en la realización de operaciones tanto de instituciones públicas como privadas y
quienes no han optado por esta opción se están quedando atrás, porque los mismos
tiempos están exigiendo la herramienta tecnológica que les permita mejorar el
desempeño de sus funciones por lo que se hace necesario contar con un sistema que
3
ayude a automatizar los movimientos y operaciones que se realizan asegurando la
operatividad, ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo.
El argumento situacional donde se ubica la investigación es, la Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos (UNERG), que
desempeña su faena en Venezuela desde 1977, ubicada en la ciudad de San Juan de
los Morros estado Guárico; hoy por hoy cuenta con 8 áreas académicas, 13 carreras y
mas de 24.000 estudiantes. Dentro de esta alma mater se incluye, la Dirección de
Planta Física, ubicado en el área de Rectorado en la ciudad de San Juan de los Morros
del estado Guárico, el cual tiene como mira el desarrollo de la planta física de la
Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos, lo que incluye Proyectos de
Construcción, el Diseño de Obras y Control de obras.
Este departamento abarca todas las obras existentes en la Universidad Nacional
Experimental Rómulo Gallegos, así como también en sus núcleos de las ciudades
como La Pascua, Calabozo y Zaraza. Los procedimientos inmersos en las
modalidades de registro y control de obras contratadas no se encuentran
automatizados, no existe aplicaciones realizadas en un lenguaje de programación
que cumpla con los parámetros exigidos con el decreto presidencial Nº 3390,
referente a la migración a software libre y el uso de esta tecnología desarrollado bajo
estándares abiertos en las distintas organizaciones del país.
En consecuencia, los procesos de registro y control de obras contratadas
presentan muchas dificultades, como la pérdida y aislamiento de la información, el
llenado manual de la planilla de inspección y retrasos en la operatividad del
departamento de Planta Física.
En este sentido, las necesidades urgentes para resolver las dificultades actuales
en los procesos de control de obras contratadas, son la unificación de las herramientas
4
tecnológicas presentes en la Dirección de Planta Física, la automatización del registro
de obras contratadas, cumplir con el plan de desarrollo nacional, precisar los procesos
de control de obras contratadas, establecer un orden prioritario y automatizar estos
procesos.
Con relación a lo antes mencionado, se pueden plantear las siguientes
interrogantes:
¿Cuál es la situación actual de los procesos de Registro y Control de Obras
Contratadas de la Dirección de Planta Física de la Universidad Nacional
Experimental “Rómulo Gallegos?
¿Cuáles son los requerimientos, a nivel de hardware y software pertinentes para
el desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el Registro y Control
de Obras Contratadas de la Dirección de Planta Física de la Universidad Nacional
Experimental “Rómulo Gallegos”?
¿Cuál será el aporte de un Sistema de Información Automatizado para los
procesos de Registros y Control de Obras Contratadas de la Dirección de Planta
Física de la Universidad Nacional Experimental “Rómulo Gallegos”?
5
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Implementar un sistema automatizado para el registro y control de obras
contratadas de la dirección fisca de la universidad nacional experimental Rómulo
Gallegos.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de los procesos de Registro y Control de Obras
Contratadas de la Dirección Planta Física de la Universidad Nacional Experimental
“Rómulo Gallegos”.
Establecer requerimientos a nivel de hardware y software pertinentes para el
desarrollo de un sistema de información automatizado para el Registro y Control de
Obras Contratadas de la Dirección de Planta Física de la Universidad Nacional
Experimental “Rómulo Gallegos”.
Diseñar un sistema de información automatizado para el Registro y Control de
Obras Contratadas del Dpto. Planta Física de la Universidad Nacional Experimental
“Rómulo Gallegos”.
Justificación de la Investigación
El mundo se ha venido definiendo por el discernimiento de las continuas
innovaciones tecnológicas, que envuelven al ser humano completamente, de esta
manera el mismo se va insertando en una nueva tendencia, que de una manera u
otra, le hace crear nuevos conocimientos y lo lleva a entender de manera diferente el
universo y su quehacer diario. En muchas organizaciones, los sistemas han dando la
6
vuelta y han cambiado la forma de operar, y se han logrado importantes progresos
debido a que mecanizan los procesos activos y proporcionan una plataforma precisa
para la toma de decisiones, además su implantación mejora la calidad de productos y
servicios. Al mismo tiempo permiten la automatización de los procesos, a través de
unos datos de entradas, para luego ser procesados y generar las salidas
correspondientes. Haciendo de estos sistemas una herramienta para la toma de
decisiones, logrando así un buen uso de los recursos.
El motivo principal de esta investigación es que la Universidad Nacional
Experimental “Rómulo Gallegos” ha experimentado un aumento significativo en sus
áreas de investigación, extensión, post-grado, cultura y deporte, originando así una
mayor demanda por estructura física. Es por ello que surge la necesidad de
implementar un Sistema Automatizado para el Registro y Control de Obras
Contratadas de la Universidad Nacional Experimental “Rómulo Gallegos, el cual se
creará bajo un lenguaje de programación obedeciendo con el cumplimiento del
decreto presidencial Nº 3390 que exige el uso de software y sistemas basados en
estándares abiertos, la cual tiene como propósito agilizar los procesos que se llevan a
cabo en dicho departamento, con el fin de disponer de la información a tiempo de las
operaciones realizadas y administradas por esta institución, así como también
fortalecer la plataforma tecnología que posee la Universidad Nacional Experimental
Rómulo Gallegos.
Desde el punto de vista tecnológico, el equipamiento informático es un elemento
fundamental para el desarrollo de un sistema de información, tanto de hardware como
de software. Es por ello que se va a utilizar el lenguaje de programación PHP con el
manejador de base de datos MySQL, por ser uno de los lenguajes más potentes y
estables a nivel mundial, pudiendo trabajar de manera standalone o vía web.
7
Desde el punto de vista operativo, se requiere la información que se genera en el
sistema en cuanto a obras ejecutadas fin de servir de suministros al area de rectorado
para la formulación de informe de gestión, memoria y cuenta.
Delimitación
El estudio se realizara en la Dirección de Planta Física de la Universidad
Nacional Experimental Rómulo Gallegos ubicada en el área de rectorado en la ciudad
de San Juan de los Morros Estado Guárico, donde se procederá a una evaluación
preliminar, con el objetivo de detectar las fallas en cuanto al registro y control de las
obras de dicha dirección. Luego de haber concluido con la evaluación preliminar, se
desarrollara el sistema propuesto.
8
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
El marco teórico o referencial, a un nivel más específico y concreto, contiene la
ubicación contextual del problema en una determinada situación histórico social, sus
relaciones con otros hechos o problemas, las vinculaciones de los resultados por
obtener con otros ya conseguidos; pero además, las definiciones de conceptos,
reformulaciones de otros, clasificaciones, tipologías por usar, etc. Debe señalarse, que
los conceptos que se han de emplear en el marco de la investigación, específicamente
aquellos utilizados para la formulación de los objetivos específicos o en el caso de
aquellos estudios que requieran la formulación de las hipótesis deberán definirse
teórica y operacionalmente, a fin de delimitar las variables de la investigación.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
.En toda investigación, saber que estudios anteriores se encargaron de llevar a
cabo de una u otra manera estudios que hoy en día se relacionan con el nuestro, nos
sirve de fuente para el afianzamiento de este estudio. Como lo expresó Sabino (1992),
en algún momento, “los antecedentes de la investigación se refieren a los estudios
previos relacionados con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas
anteriormente y que guardan alguna vinculación con objeto el estudio”... (p.23).
En este sentido, para dar mayor importe y sustentabilidad a esta investigación,
en adaptación y coordinación a los planteamientos que se proponen aquí, se efectuó
con carácter de relevancia ciertas revisiones a estudios seleccionados, que le dan un
soporte más técnico y profesional a la investigación los cuales se mencionan a
continuación.
9
Sánchez (2004) ejecutó un proyecto denominado “Sistema de Información
para el Control de Solicitudes de Requerimientos en la Coordinación de
Servicios Generales CADELA, Zona Táchira”. El estudio se trata de elaborar un
sistema de información capaz de controlar las solicitudes de requerimientos en la
Coordinación de Servicios Generales de CADELA, Zona Táchira, incluyendo todas
las operaciones relacionadas con ello, como son: elaboración, recepción, aprobación,
rechazos y reportes; adicionalmente el proyecto contiene diferentes módulos
destinados a manejar y generar gran cantidad de información. Para ello se realizaron
diversas entrevistas con los gerentes de Logística e Informática y
Telecomunicaciones, así como numerosas observaciones de cómo son ejecutados los
procesos que son objeto de estudio; en las mencionadas entrevistas los citados
gerentes mostraron sus inquietudes acerca de la forma manual como actualmente se
manejan los procesos y plantearon sus requerimientos y expectativas para un nuevo
sistema de control de solicitudes.
En relación con el proyecto propuesto guarda relación en cuanto a el control y
manejo de información administrativa en una zona determinada, así mismo en la
recaudación de información de manera manual.
De igual manera, Ramírez (2007), realizó un trabajo titulado Sistema de
Información bajo Software libre para la Gestión administrativa de la Dirección
General de Administración de la Universidad Nacional Experimental de los
llanos Centrales “Rómulo Gallegos” , lo realizó con la finalidad de agilizar el
proceso de pago de nóminas del personal administrativo, obrero y docente, de los
aportes patronales y por convenio, retenciones de pagos al personal, control de pago
de las ayudantías y becas doctorales, entre otros. En cuanto a la metodología
utilizada, el diseño de la investigación se planteó como proyecto factible, apoyado en
una investigación de campo y documental, con una muestra censal donde se utilizó
10
como instrumento de recolección de datos: un cuestionario y una entrevista
estructurada. En conclusión, el desarrollo del sistema fue adaptado a la metodología
basándose en tres fases de análisis y diseño, usando las herramientas DFD y matriz
DOFA para descripción del sistema propuesto. En lo técnico utilizó el lenguaje de
programación PHP y el gestor de base de datos MySQL, usando el servidor Apache
para dar solución a la problemática planteada. De igual manera, destacó que los
sistemas de información permiten la modernización y mejora la transparencia de las
gestiones administrativas, técnicas y operativas, manteniendo una información
actualizada al momento de registrase, además de facilitar la toma de decisiones y
permitir un mayor control de procesos.
Por consiguiente, esta investigación guarda relación en cuento a la gestión de
administrativa, y en referencia al tipo, modalidad y técnicas de recolección de datos,
que permiten una eficaz elaboración de proyectos.
Ese mismo año, González (2007), en su investigación titulada Sistema de
Información bajo Software libre para el Control de operaciones de un Banco
Comunal. Caso: San José II de Villa de Cura, Estado Aragua. El trabajo estuvo
sustentado en una propuesta y un diagnóstico previo por parte del autor; en cuanto a
la metodología utilizada, realizó la investigación bajo la modalidad de proyecto
factible, como un trabajo de campo de tipo exploratorio. Respecto a la metodología
de sistemas, se elaboró el diseño de la investigación basado en el Ciclo de vida
clásico de desarrollo de sistemas propuesto por Senn, el cual fue adaptado a la
metodología de investigación resultando tres fases: análisis, diseño y desarrollo,
donde se usaron las herramientas DFD y Matriz DOFA para la descripción tanto del
sistema actual como del sistema propuesto. En cuanto al aspecto técnico, se utilizó el
lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL, usando el
servidor Apache. El autor concluyó, luego del diagnóstico que se requería del sistema
11
de información para el control de operaciones del Banco Comunal debido a que la
información manejaba aspectos legales y operativos, ya que los planes del Estado
venezolano están diseñados con la finalidad de promover el desarrollo nacional en
materia económica y tecnológica.
En el mismo orden de ideas, este trabajo de grado guarda una estrecha similitud
en la forma de obtención de datos, para el manejo y control de operaciones dentro de
una institución, en las que sus operaciones administrativas requerían la aplicación de
la automatización.
Finalmente, Andrade y Malavé (2008), desarrollaron una investigación de tipo
descriptiva bajo la modalidad de proyecto especial, titulado: “Sistema automatizado
para el registro y control de los proyectos y comisiones del servicio comunitario.
Caso: Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos Estado Guárico”,
implementando medios informáticos, para agilizar con eficiencia, los procesos en la
Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos. Los autores de esta
investigación, desarrollaron una herramienta tecnológica para el registro y control de
los procesos de servicio comunitarios, usando como lenguajes de programación
JAVA, PHP y HTML, para la programación de los módulos, la base de datos y el
entorno Web respectivamente. El uso de este lenguaje se considera un aporte
significativo, en el desarrollo de la presente investigación ya que evidencia, el éxito
en el desarrollo del sistema y garantiza la integridad de la información a través del
uso de estos lenguajes y además de ir a tono con el desarrollo de software cumpliendo
con los requisitos exigidos por el decreto Nº 3390, referente a la migración progresiva
a tecnologías bajo estándares abiertos. Para la especificación de los actores
principales del sistema y su relación según los procesos que cumple cada uno, usaron
los diagramas de caso de uso y los diagramas de clases, que contempla la
metodología de Lenguaje Modelado Unificado (UML). El uso de estos diagramas de
12
caso de uso y diagramas de clases de la metodología de desarrollo de sistemas UML,
es sin lugar a dudas, un aporte valioso en la presente investigación, ya que con el uso
de estos diagramas, se podrán evidenciar de manera clara, los actores del sistema y su
interacción con el sistema de acuerdo con los procesos propios del Sistema
Automatizado para el Registro y Control de obras contratadas y pagos de la
Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos. Caso: Dirección de Planta
Física.
Por último, se presenta un trabajo investigativo para satisfacer una necesidad
dentro de la misma institución en estudio, donde se requiere agilizar información de
suma importancia, al igual que el estudio propuesto.
BASES TEÓRICAS
Una vez planteado el problema de estudio (es decir, cuando ya se poseen
objetivos y preguntas de investigación), y cuando además se han evaluado su
relevancia y factibilidad. El siguiente paso consiste en sustentar teóricamente el
estudio, etapa que algunos autores llaman elaborar el marco teórico. Ello implica
analizar y exponer las teorías, los enfoques teóricos, las investigaciones y los
antecedentes en general que se consideren válidos para el correcto encuentre el
estudio. Al respecto, según Balestrini (1998) las bases teóricas son:
El resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados del cuerpo teórico epistemológico que se asume, referidos al tema específico elegido para el estudio. De allí pues, su racionalidad, estructura lógica y consistencia interna, va a permitir el análisis de los hechos conocidos, así como, orientar la búsqueda de otros datos relevantes. (p. 22).
Al respecto, Sabino (2002) señaló que todo investigador, al iniciar el estudio
sobre determinado tema, debe poner al día sus conocimientos mediante una
exhaustiva documentación en la que la consulta bibliográfica es la esencia de esta
13
labor; la misma debe constituir una tarea que implique una gran acción, pues sobre lo
estudiado se formulan razonamientos, reflexiones y se establece un análisis coherente
con el hecho en cuestión. En consecuencia, cualquiera que sea el punto de partida,
para la delimitación y la ubicación del contexto teórico que orienta el sentido de la
investigación.
UNERG
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales “Rómulo Gallegos,
se encuentra ubicada en la Ciudad Universitaria, Vía El Castrero, San Juan de Los
Morros, Estado Guárico, su actividad principal se inclina hacia la formación de
profesionales en distintas áreas académicas.
Reseña Histórica de la UNERG
Es creada por iniciativa de un grupo de personalidades: el Ejecutivo Regional, la
Cámara de Comercio e Industria, la Asamblea Legislativa, Institutos Educativos,
grupos interesados en el desarrollo de la región.
El 25 de Julio de 1977 el Ejecutivo Nacional crea por decreto la Universidad
Nacional Rómulo Gallegos como una estrategia del Estado Venezolano para el
desarrollo de los Llanos Centrales.
La Universidad Rómulo Gallegos asume el compromiso de ser el paradigma de
desarrollo, tanto de la sociedad como del hombre al ser éste objeto y sujeto en el
proceso de este desarrollo y con el objeto de que la Región de tos Llanos Centrales
alcance el máximo bienestar social e individual. Este compromiso impone a esta
nueva universidad una permanente revisión crítica del proceso de desarrollo del país
en general y de la Región de los Llanos Centrales en particular así como el modelo de
Universidad imperante hasta entonces en Venezuela, concibiendo a la Universidad
14
como la institución por antonomasia para dar respuesta a las variadas interrogantes
planteadas por las múltiples situaciones problemáticas surgidas del proceso de
desarrollo.
Misión
La Universidad Rómulo Gallegos tiene como misión promover el desarrollo del
país en general y de la Región de los Llanos Centrales en particular, a través de la
formación de profesionales de alta calidad, capaces de actuar efectiva y
eficientemente en las actividades profesionales, sedales, económicas y culturales de la
sociedad.
Visión
La Universidad Rómulo Gallegos es una comunidad intelectual entregada a la
búsqueda de la verdad mediante la investigación, creación y divulgación del
conocimiento; participará activamente en las discusiones y toma de decisiones
involucradas, con el progreso social, cultural e intelectual del País y la Región de los
Llanos Centrales y colabora con los diferentes sectores económicos y sociales de esta
región en beneficio de su desarrollo, siendo lugar obligado de referencia para las
instituciones públicas y privadas necesitadas de información científica confiable;
defiende y promociona los derechos humanos, la justicia social y la dignidad de las
personas, dentro de los principios de tolerancia, respeto y libertad.
Políticas
Para realizar su misión rectora de la educación, la ciencia y la cultura, la
Universidad Rómulo Gallegos ha diseñado las siguientes políticas:
Desarrollo de recursos humanos.
15
Investigación aplicada y básica.
Producción de bienes y servicios.
Extensión universitaria.
Transferencia de tecnología.
Experimentación de esquemas educativos y de producción.
Participación institucional en los programas y proyectos de desarrollo regional.
Cooperación interinstitucional.
Mejoramiento profesional.
Autofinanciamiento de programas institucionales.
Objetivos
Los objetivos de la Universidad Rómulo Gallegos están contenidos en el
Artículo Tercero de su Reglamento y se resumen en los siguientes:
Formar profesionales y técnicos capacitados para labores científicas, culturales y
de producción.
Contribuir al estudio y solución de los problemas de la región, en su función
rectora del desarrollo científico, cultural y educativo.
Participar en los programas y proyectos de los organismos públicos y privados
con miras al desarrollo de la región.
16
Establecer vínculos con otras instituciones educativas, científicas y culturales,
nacionales y extranjeras.
Realizar actividades que conduzcan progresivamente al autofinanciamiento de la
institución, a través de programas de bienes y servicios.
Organización
Para alcanzar sus objetivos y llevar a cabo las funciones que le han sido
asignadas, el Instituto Regional de Deportes del Estado Guárico, ha adoptado una
organización estructural que consta básicamente de las siguientes unidades:
Gráfico Nº 1: Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales
“Rómulo Gallegos”.
Fuente: UNERG (2008).
17
DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Misión
Garantizar una planta física que permita el logro de la misión institucional
planificando, coordinando, ejecutando y supervisando las actividades relativas a
proyectos, mantenimiento y administración de espacios, para el desarrollo integral de
las Sedes, de acuerdo a la normativa vigente.
Visión
Ser una unidad líder en servicios oportunos y eficientes, conformada por un
equipo multidisciplinario e innovador, con sentido de pertenencia, comprometida con
el desarrollo armónico de la infraestructura de la UNERG, y su entorno, logrando
políticas y directrices que contribuyan efectivamente a fortalecer y apoyar el servicio
a la Docencia, Investigación y Extensión.
Objetivos
Efectuar los trabajos de adecuación y reformas de la Planta Física de acuerdo
con los estudios que presente la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional en
su Área de Planeación Física.
Mantener en condiciones adecuadas de presentación la planta física de la
Institución.
Realizar seguimiento a todas las obras que contrate la Universidad en cuanto a
la adecuación de la Planta Física.
18
Organización
Gráfico Nº 02: Organización de la Dirección de Planta Física, Instituto
Regional de Deportes del Estado Guárico.
Fuente: UNERG (2008).
SISTEMAS
Sistema es una palabra utilizada en las actuales organizaciones; sin embargo,
es aplicable a cualquier grupo de seres vivos o cosas en general que realicen diversas
actividades para lograr un plan determinado. Con respecto a la definición de sistemas;
Senn, (1992) plantea que “Un sistema es un conjunto de componentes que
interaccionan entre sí para lograr un objetivo común” (P-19) y en esto coincide con
Freedman, (1992) cuando señala que “Un sistema es un conjunto de componentes
relacionados que interactúan para realizar una tarea” (P-269). Se observa que las dos
aproximaciones utilizan la relación como eje de sus propuestas, por lo tanto se puede
afirmar que un sistema necesita de un conjunto de elementos para poder interactuar
entre si y lograr los objetivos o actividades propuestas”.
19
TIPOS DE SISTEMAS
Partiendo del punto de vista anterior, es necesario considerar que los sistemas
según Chiavenato (2000) se dividen en dos clasificaciones, de la siguiente manera:
Según su constitución.
Sistemas Físicos o Concretos: Cuando están compuestos por equipos, por
maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos
cuantitativos de desempeño.
Sistemas Abstractos: Cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis
e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo
existen en el pensamiento de las personas.
Según su naturaleza.
Sistemas Abiertos: Son aquellos sistemas que interactúan con su medio
ambiente, reciben entradas y producen salidas. Los sistemas abiertos intercambian
materia y energía regularmente con el medio ambiente. Son eminentemente
adoptivos, esto es, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones
del medio.
Sistemas Cerrados: Son aquellos sistemas que no presentan intercambio con el
medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia del
ambiente. Así los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por
otro lado tampoco influencian al ambiente.
20
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Es un sistema informático que se dedica a ordenar y configurar la información
correspondiente a varios departamentos dentro de una organización determinada.
Este sistema proporciona la información necesaria en cuanto a evaluaciones y
recomendaciones, para la configuración del conjunto del sistema informático que
controlará la organización. Desde esta perspectiva, Montilva (1995), afirma que “un
sistema de información no es un elemento primario indivisible sino un todo que
puede dividirse en partes” (p.137).
Asimismo, se tiene que en su trabajo Montilva (1995), generaliza que los
sistemas de información poseen las siguientes características:
Un sistema de información utiliza los recursos humanos, de hardware, software,
datos y redes para realizar actividades de entrada, procesamiento, salida,
almacenamiento y control que convierten los recursos de datos en productos de
información.
Primero se reúnen los datos y se convierten a un formato adecuado para su
procesamiento (entrada).
En seguida, los datos se manipulan y se convierten en información
(procesamiento).
Se almacenan para uso futuro (almacenamiento) o se comunican a su usuario
final (salida), de acuerdo con procedimientos de procesamientos correctos (control).
De igual forma, sostiene que los principales componentes y actividades de los
sistemas de información, son los recursos humanos (usuarios finales y especialistas),
hardware, software, datos (bases de datos y de conocimiento), es decir,
21
documentación y redes, cuyas actividades básicas de procesamiento de información
(o procesamiento de datos) que se presentan son las siguientes:
Entrada de los recursos de datos: La actividad de entrada por lo general toma
la forma de actividades de ingreso de datos, como registro y edición, usualmente, los
usuarios finales registran datos sobre transacciones en algún tipo de medio físico,
como el formulario de papel, o los que ingresan directamente a un sistema
computacional. Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden
registrarse en documentos fuente, como los formularios de pedidos de ventas. (Un
documento fuente es el registro formal original de una transacción).
Procesamientos de datos en información: Por lo general, los datos están
sujetos a actividades de procesamiento, como cálculo, comparación, distribución,
clasificación y resumen. Estas actividades organizan, analizan y manipulan los datos,
convirtiéndolos de esta forma en información para usuarios finales.
Salida de los productos de información: La información en diversos formatos
se transmite a los usuarios finales y está a disposición de ellos en la actividad de
salida. La meta de los sistemas de información es la generación de productos de
información apropiados para los usuarios finales.
Almacenamiento de los recursos de datos: El almacenamiento es un
componente de sistema básico de los sistemas de información. El almacenamiento es
la actividad de sistemas de información en la cual los datos y la información se
guardan de manera organizada para uso posterior.
Control del desempeño del sistema: Una actividad importante de los sistemas
de información es el control de su desempeño. Un sistema de información debe
generar retroalimentación sobre actividades de entrada, procesamiento, salida y
22
almacenamiento. Esta retroalimentación debe supervisarse y evaluarse para
determinar si el sistema cumple los estándares de desempeño establecidos.
Los sistemas de información cumplen una serie de componentes, que a los
mismos les permiten clasificarlos por tipos, fases, Categorías y procesos de los
sistemas de información, las mismas les permiten diferenciarlos de los demás
sistemas informáticos las cuales sirven de base para llevar a cabo el proyecto de
investigación entre las mismas se presentan:
Tipos de Sistemas de Información
Los sistemas de información son desarrollados de acuerdo a diferentes
propósitos, las necesidades de la organización y de los niveles organizacionales de la
misma. Cada uno de estos sistemas difieren en sus características y cada uno tiene un
objetivo fundamental para lograr satisfacer las necesidades de un sistema dentro de
una organización. Actualmente los sistemas de información pueden ser de diferentes
tipos, entre los cuales están:
- Sistemas Transaccionales o Sistemas de Procesamiento de Datos.
- Sistemas de información Gerencial.
- Sistemas de Apoyo a las Decisiones.
- Sistemas Expertos.
Sistemas Transaccionales o de Procesamiento de Datos
Kendall (1997) manifiesta que: “Los sistemas transaccionales son “sistemas de
información computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de datos para
transacciones rutinarias”.
23
Los sistemas transaccionales son también conocidos como sistemas de
procesamiento de datos. Un sistema de procesamiento de datos es aquel que es capaz
de capturar, almacenar, actualizar, procesar y recuperar datos o información, teniendo
en cuenta que los datos son números, símbolos o cualquier cosa que represente algo.
Los datos por lo general están en bruto, es decir, no se encuentran en un formato
utilizable, y debemos procesarlos de alguna manera para que se conviertan en
información útil.
Estos sistemas de información básicamente tienen como finalidad mostrar
información procesada, de manera rápida, la cual es importante para el trabajo diario
de la empresa. A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de
obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en
las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización; son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de
estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
Sistemas de información Gerencial
Kendall (1997) “los sistemas de Información Gerencial no reemplazan a los
sistemas de información transaccional, sino que todos los sistemas de información
gerenciales incluyen procesamiento de transacciones”
24
Estos sistemas de información son una extensión de un sistema de información
transaccional, ya que también están en la capacidad de generar información para la
toma de decisiones.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Kendall (1997) “un sistema de apoyo a las decisiones se aparta del sistema de
información gerencial tradicional, en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones
en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de
decisiones.”
Los sistemas de apoyo a las decisiones deben estar hechos a la medida de la
persona que lo utiliza, proporcionándole la información especifica que el tomador de
decisiones requiera para realizar su labor.
Sistemas Expertos
Kendall (1997) “Un sistema experto captura en forma efectiva y usa el
conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en
una organización.”
Los sistemas expertos, a diferencia de los sistemas de apoyo a las decisiones,
selecciona la mejor solución a un problema, es decir, no interviene un tomador de
decisiones en el proceso de buscar la mejor solución.
Categorías de los Sistemas de Información
Sistema para el Procesamiento de Transacciones (TPS): Tienen como
finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda
la organización. Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes
25
organizaciones. El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de los
procedimientos para el manejo de éstas, incluye entre otras, las siguientes: (cálculos,
clasificación, ordenamiento, almacenamiento y recuperación, generación de
resúmenes).
Sistema de Información de Gestión (SIG): Es una aplicación de los sistemas de
información que suministra un conjunto de informes orientados a la gestión,
normalmente en formato fijo y predeterminado. El SIG ofrece respuestas de
información bien definidas sobre los usos predefinidos de las transacciones y los
datos capturados y procesados, o modelos estadísticos o de gestión predefinidos
(como los que se pueden encontrar en la «investigación de operaciones).
Sistema de Información Ejecutiva (SIE): Es una aplicación de los sistemas de
información que proporcionan a los directivos de alto nivel herramientas sofisticadas
para consolidar y resumir los datos en niveles muy generales. A veces recibe el
nombre de sistema de soporte ejecutivo.
Sistemas de Información Administrativa (MIS): Ayudan a los directivos a
tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos
almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero
también emplean otra información.
Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD:. Sistemas de cómputo a nivel de
administración de la institución, que combinan información y modelos sofisticados de
análisis para dar apoyo a la toma semiestructurada y estructurada de decisiones.
Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): Sistemas de información al nivel
estratégico de una institución, diseñados para dirigir la toma redecisiones estratégicas
mediante gráficas y comunicaciones avanzadas.
26
Sistemas Basados en Computadoras (SIBC): Sistemas de información que
descansan en el hardware y software de computadora para el procesamiento y la
distribución de la información.
Procesos de Sistemas de Información
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan
en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información
que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras
son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de
barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse,
entre otras.
Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskette y los discos compactos
(CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del sistema de información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o
bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
27
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones, lo
que genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un sistema de información
para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz,
los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
sistema de información o módulo. En este caso, también existe una interfase
automática de salida.
Los Sistemas de Información Automatizados
Muchos autores definen estos sistemas automatizados por lo relativo y muchas
veces de acuerdo a criterios particulares.
En tal sentido, Davis (1997), conceptualiza el sistema automatizado como:
Un sistema hombre maquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización. Desde este punto de vista, el sistema automatizado es concebido en tanto interacción hombre/maquina que integra las funciones de ambos para el logro de un objetivo, meta o propósito (p.79).
Por su parte, Burh (1997) lo presenta como un ensamblaje formal y
sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para
satisfacer los requerimientos, proporcionar información a la gerencia para el apoyo de
las actividades de planificación, control y toma de decisiones y generar una variedad
de reportes que sean requeridos por agentes externos. Esta definición establece el
sistema automatizado como una estructura que tiene dos componentes básicos: los
datos y el proceso, a través de los cuales se provee información y reportes.
28
Al respecto, Emery, citado por Montilva (1995), aunque no presenta una
definición de sistema automatizado, considera como analogía, que estos desempeñan
dentro de una organización el papel del sistema nervioso en un animal; ya que ejecuta
funciones de percepción, recuperación y transformación. Señala este autor que el
propósito de los sistemas es proporcionar información para la toma de decisiones y
coordinación.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA
Según Jeffrey L. Whitten, (1996) “Un proceso por el cual los analistas de
sistemas, los ingenieros de software, los programadores y los usuarios finales
elaboran sistemas de información y aplicaciones informáticas.”(P-95).
Algunos de los principios generales que sostienen el desarrollo del sistema son:
Principio 1: Implica al Usuario
La implicación del usuario en el proyecto es una necesidad absoluta para
conseguir un desarrollo fructífero de los sistemas.
Las personas responsables del desarrollo de sistemas deben reservar tiempo para
los usuarios, insistir en la participación de éstos en el proyecto y buscar su acuerdo
sobre las decisiones que pueden afectarles.
Principio 2: Aplica un método de resolución del problema
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es, primero y ante todo un método de
resolución del problema para fabricar sistemas. El termino problema se usa en este
caso como algo que incluye tanto los problemas reales como las oportunidades de
mejorar y las normas impuestas por la dirección. El término clásico de resolución de
problemas es el siguiente:
29
Identificar el problema (u oportunidad o norma).
Comprender el contexto del problema y las causas y efectos del mismo.
Definir los requisitos para alcanzar una solución adecuada.
Hallar soluciones alternativas.
Elegir la «mejor » solución.
Diseñar e implantar la solución.
Observar y evaluar el impacto de la solución. Afinar la solución en forma
consecuente.
Principio 3: Definir fases y actividades
Los CVDS constan de cuatro fases. Análisis de sistemas, diseños de sistemas,
implantación de sistemas y soporte de sistemas.
Las fases de un proyecto deben completarse de principio a fin, en secuencia, ello
puede dar la impresión de que, una vez que se ha concluido una fase, puede darse
definitivamente por buena. Pero, sin embargo, es una falsa impresión. En un
momento dado, puede darse la necesidad de desarrollar simultáneamente tareas
pertenecientes a varias fases. Más aun, a veces es preciso volver a fases y actividades
anteriores para realizar correcciones o responder a nuevas necesidades. Obviamente,
no debe uno extralimitarse con ese tipo de vueltas atrás, o correría el riesgo de no
llegar nunca a implantar el nuevo sistema.
Principio 4: Establecer normas para el desarrollo y una documentación
consiente. Las normas de desarrollo del sistema
30
Describe por lo general:
Actividades;
Responsabilidades;
Directrices o requisitos de documentación, y
Controles de calidad. deberían establecer estos cuatro tipos de normas en todas
las fases del ciclo de vida.
Las necesidades de normas de documentación pone de relieve uno de los errores
más comunes cometidos por muchos analistas: descuidar la documentación como una
actividad que debe darse a lo largo de todo el ciclo de vida.
Principio 5: Justificar los sistemas como inversiones de capital
Los sistemas de información son inversiones de capital, al igual que una flota de
camiones o un nuevo edificio. Si los directivos no reconocen el sistema como
inversión, están equivocados. Al considerarlo como una inversión de capital deben
tenerse en cuenta dos aspectos.
En primer lugar, ante cualquier problema es probable que existan varias
soluciones posibles. El analista no debería quedarse con la primera solución que le
venga a la cabeza. Los analistas que no consiguen ver varias alternativas no son
auténticos profesionales. En segundo lugar, después de encontrar las soluciones
alternativas, el analista de sistemas debería evaluar la viabilidad de cada una de ellas,
en particular en lo que concierne a la eficacia de costes.
La Eficacia de Costos: se define como el resultado obtenido al poner en la
balanza el coste del desarrollo y el funcionamiento de un sistema , por un lado, y los
31
beneficios extraídos del mismo por otro. El análisis de coste y beneficios es una
importante técnica que ha de documentarse.
Principio 6: Divide y vencerás.
Todos los sistemas forman parte de sistemas mayores (llamados supersistemas).
Este hecho es importante por dos razones. En primer lugar, los analistas de sistemas
deben ser consientes de que cualquier sistema en que trabajen interacciona con este
supersistema. Si el supersistema está sujeto a cambios constantes, el ámbito de
cualquier proyecto también variara conforme el analista vaya conociendo mejor el
súper sistema. En su mayoría, los analistas de sistemas tienden a infravalorar las
dimensiones del proyecto. La causa de este defecto esta, casi siempre, en la ausencia
de un estudio adecuado a las implicaciones que tiene el sistema dado sobre el
supersistema que engloba.
Principio 7. Diseñar sistemas que puedan crecer y cambiar.
Como puede verse, el ciclo de vida moderno consta de cinco funciones de alto
nivel. Más adelante entraremos en los detalles, si bien cada una de estas funciones
merece una primera explicación:
Planificación de sistema: El ámbito de planificación de sistemas puede ser toda
la empresa, una división de la misma o cualquier otro tipo de sus unidades
organizativas. Su propósito es identificar y establecer las prioridades sobre aquellas
aplicaciones de los sistemas de información cuyo desarrollo reporte máximos
beneficios para la empresa considerada en su conjunto. Esta fase indica la relativa
madurez del funcionamiento de los sistemas de información.
Sus entradas son las misiones de empresa y cualquier tipo de detalle o limitación
de los sistemas existentes. Sus salidas claves o productos son los planes de sistemas
32
de empresas y de información y los proyectos planificados de desarrollo de
aplicaciones. En consecuencia los proyectos planificados giran hacia las fases
restantes.
Análisis de sistema: el dominio cubierto por análisis de sistemas es una única
aplicación de sistemas de información. Su propósito es analizar el problema o la
situación de la empresa de que se trate y, entonces, definir las necesidades de la
empresa con respecto a la creación o al perfeccionamiento de un sistema de
información. Las necesidades de la empresa no implican obligatoriamente una
solución de tipo informático.
El suceso que activa el análisis es bien el proyecto planificado de desarrollo de
aplicaciones (procedente de la fase de planificación de sistemas) o un proyecto no
planificado de desarrollo de aplicación (que responde a un problema, una
oportunidad o una norma no previstos). Otras posibles entradas son los detalles y
limitaciones de los sistemas existentes y hechos y necesidades relacionados con la
empresa. El producto clave obtenido es una relación de las necesidades de la empresa
que explica lo que precisan los usuarios, aun no como se proyecta diseñar o implantar
dichas necesidades.
Diseño de sistemas: el dominio que cubre el diseño del sistema sigue siendo la
aplicación del sistema de información única de que hablamos en el análisis de
sistemas. Su propósito es diseñar una solución técnica, de tipo informática, que
satisfaga las necesidades de la empresa según han sido especificadas durante el
análisis de sistemas.
El suceso que lo activa es la relación de la empresa. Otras entradas son las
opciones y recomendaciones relacionadas con el diseño expuestas por los usuarios de
sistemas. El producto resultante principal del diseño de sistemas es una relación
33
técnica de diseño. Este producto (o demuestra) «como» conseguirá el sistema de
información satisfacer las necesidades de la empresa de los usuarios.
Implantación de sistemas: el domino que cubre la implantación de sistemas esta
definido por los componentes de tipo tecnológico de la aplicación de sistemas de
información que se diseñaron en la fase anterior. Su propósito es construir y/o
ensamblar os componentes técnicos y poner en funcionamiento el sistema de
información nuevo o mejorado.
El suceso que lo activa es la relación técnica de diseño obtenida del diseño de
sistemas. Su producto resultante clave es un sistema de información de producción el
término producción se utiliza para describir un sistema que ha sido puesto en
funcionamiento cotidiano. Otra de sus salidas es documentación y formación de
usuarios finales necesaria para utilizar el sistema de producción.
Soporte de sistemas: el dominio que cubre el soporte de sistemas es el sistema
de información puesto en producción mediante la implantación de sistemas. El
propósito del soporte de sistemas es someter y mantener el sistema durante el resto de
su vida útil.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Los sistemas de información por computadora normalmente están integrados
por muchos componentes. En la mayor parte de los casos, es difícil para los sistemas
entender todos estos componentes aún mismo tiempo; por lo tanto los investigadores
tienen que comenzar con preguntas de tipo general con relación al propósito del
sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos.
34
En los grandes proyectos de sistemas varios analistas llevan a cabo una
investigación en forma seccionada que la distribuye entre ellos mismos, de manera
que cada uno pueda trabajar en forma independiente.
Existen dos estrategias ampliamente utilizadas para determinar los
requerimientos de información. Se clasifican en dos tipos:
Flujos de datos
Estrategias de análisis de Decisión para el conocimiento para los sistemas de
información.
Para Long, L. (1990) los ciclos de vida más importantes de un sistema de
información son los siguientes:
1. Modelo Clásico
Cada proyecto atraviesa por algún tipo de análisis, diseño e implantación. El
ciclo de vida de proyecto utilizado, pudiera diferir en una o todas de las formas
2siguientes:
La fase de exploración y análisis pudieran juntarse en una sola.
Puede no haber fase de estudio de hardware si se cree que cualquier sistema
nuevo pudiera instalarse con las computadoras existentes sin causar mayor problema
operacional.
La fase de diseño preliminar y el diseño de detalles pudieran juntarse en una
sola llamada simplemente de diseño.
35
Diversas fases de pruebas pueden juntarse en una sola; de hecho, podrían
incluirse con la codificación.
2. Modelo Semiestructurado
La secuencia ascendente de codificación, la prueba de módulos y prueba del
sistema se reemplaza por una implementación de arriba hacia abajo, que es un
enfoque en el cual los módulos de alto nivel se codifican y prueban primero,
seguidos por los más detallados de bajo nivel.
Dentro del modelo Semiestructurado encontramos detalles como, la
implementación descendente que significa que se pondrán en ejecución paralelamente
parte de la codificación y de las pruebas. Dándose con lo anterior una
retroalimentación entre la codificación, la prueba y la eliminación de las fallas, una
gran parte del trabajo que se realiza bajo el nombre de “diseño estructurado” es en
realidad un esfuerzo manual para enmendar especificaciones erróneas.
3. Modelo Estructurado
En el modelo estructurado se examinan brevemente las nueve actividades, las
cuales son:
La encuesta, el análisis de sistemas, el diseño implantación, generación de
pruebas de aceptación, garantía de calidad, descripción del procedimiento, conversión
de bases de datos e instalación, y los tres terminadores que lo componen.
Los terminadores son los usuarios, los administradores y el personal de
operaciones. Los cuales se trata de individuos o grupos que proporcionan la entrada al
equipo del proyecto, y son los beneficiados finales del sistema.
3.1 Actividad 1: La Encuesta
36
Esta actividad también se conoce como el estudio de factibilidad o como el
estudio inicial de negocios. Empieza cuando el usuario solicita que una o más partes
de su sistema se automaticen. Los principales objetivos de la encuesta son:
Identificar a los usuarios responsables y crear “un campo de actividad” inicial
del sistema.
Identificar las deficiencias actuales en el ambiente del usuario.
Establecer metas y objetivos para un sistema nuevo.
Determinar si es factible automatizar el sistema y de ser así, sugerir escenarios
aceptables.
Preparar el esquema que usará para guiar el resto del proyecto. En general, la
encuesta ocupa sólo del 5 al 10 por ciento del tiempo y los recursos de todo el
proyecto, y para los proyectos pequeños y sencillos pudiera ni siquiera ser una
actividad formal. A pesar de todo lo anterior, es una actividad importante debido a
que la Administración pudiera decidir cancelar el proyecto sino parece atractivo
desde el punto de vista de costo beneficio.
3.2 Actividad 2: El Análisis de Sistemas
El propósito principal de la actividad de análisis es transformar sus dos entradas
o insumos o factores principales, las políticas del usuario y el esquema del proyecto,
en una especificación estructurada.
Esto implica modelar el ambiente del usuario con diagramas de flujo de datos,
diagramas de entidad-relación, diagramas de transición de estado, etc.
37
El proceso paso a paso del análisis de sistemas implica el desarrollo de un
modelo ambiental y el desarrollo de un modelo de comportamiento, los cuales se
combinan para formar el modelo esencial que representa una descripción formal de lo
que el nuevo sistema de información debe hacer, independientemente de la naturaleza
de la tecnología que se use para cubrir los requerimientos. Al final de la actividad de
análisis también se debe preparar un conjunto de presupuestos y cálculos de costo y
beneficio más precisos y detallados.
3.3 Actividad 3: El Diseño
La actividad de diseño se dedica a asignar porciones de la especificación
(modelo esencial) a procesadores adecuados (máquinas o humanos) y a labores
apropiadas (o tareas, particiones, etc.) dentro de cada procesador. Dentro de cada
labor, la actividad de diseño se dedica a la creación de una jerarquía apropiada de
módulos de programas y de interface entre ellos para implantar la especificación
creada en la actividad 2. Además, se ocupa de la transformación de modelos de datos
de entidad- relación en un diseño de base de datos.
3.4 Actividad 4: Implantación
Esta actividad incluye la codificación y la integración de módulos en un
esqueleto progresivamente más complejo del sistema final. Por eso, la actividad 4
incluye tanto programación estructurada como implantación descendente.
3.5 Actividad 5: Generación de Pruebas de Aceptación
La especificación estructurada debe contener toda la información necesaria para
definir un sistema que sea aceptable desde el punto de vista del usuario. Por eso, una
vez generada la especificación, puede comenzar la actividad de producir un conjunto
de casos de prueba de aceptación desde la especificación estructurada.
38
3.6 Actividad 6: Garantía de Calidad
La garantía de calidad también se conoce como la prueba final o la prueba de
aceptación. Esta actividad requiere como entrada los datos de la prueba de aceptación
generada en la actividad 5 y el sistema integrado producto en la actividad 4.
3.7 Actividad 7: Descripción del Procedimiento
Esta actividad implica la generación de una descripción formal de las partes del
sistema que se harán en forma manual, lo mismo que la descripción de cómo
interactuarán los usuarios con la parte automatizada del nuevo sistema. El resultado
de la actividad 7 es un manual para el usuario.
3.8 Actividad 8: Conversión de Bases de Datos
En algunos proyectos, la conversión de base de datos involucraba más trabajo
que el desarrollo de programas de computadoras para el nuevo sistema. En otros
casos, pudiera no haber existido una base de datos que convertir. En el caso general,
esta actividad requiere como entrada las bases de datos actuales del usuario, al igual
que la especificación del diseño producida por medio de la actividad 3.
3.9 Actividad 9: Instalación
En esta actividad sus entradas son el manual del usuario producido en la
actividad 7, la base de datos convertida que se creó en la actividad 8 y el sistema
aceptado producido por la actividad 6. En algunos casos la instalación pudiera
significar simplemente un cambio de la noche a la mañana al nuevo sistema. En otros
casos la instalación pudiera ser un proceso gradual, en el que un grupo tras otro de
usuario va recibiendo manuales y entrenamiento y comenzando a usar el nuevo
sistema.
39
FiguraN° 1 Modelo Estructurado
Fuente: Long, L. (1990)
4. Modelo Espiral
El modelo espiral para la ingeniería de software ha sido desarrollado para cubrir
las mejores características tanto del ciclo de vida clásico, como de la creación de
prototipos, añadiendo al mismo tiempo un nuevo elemento: el análisis de riesgo.
Figura N°2Modelo Espiral
40
Fuente : Long, L. (1990)
El modelo representado mediante la espiral en la figura 5, define cuatro
actividades principales:
Planificación: Determinación de objetivos, alternativas y restricciones.
Análisis de riesgo: Análisis de alternativas e identificación/resolución de
riesgos.
Ingeniería: Desarrollo del producto del siguiente nivel.
Evaluación del Cliente: Valorización de los resultados de la ingeniería. Durante
la primera vuelta alrededor de la espiral se definen los objetivos, las alternativas y las
restricciones, y se analizan e identifican los riesgos. Si el análisis de riesgo indica que
hay una incertidumbre en los requisitos, se puede usar la creación de prototipos en el
cuadrante de ingeniería para dar asistencia tanto al encargado de desarrollo como al
cliente.
El cliente evalúa el trabajo de ingeniería (cuadrante de evaluación de cliente) y
sugiere modificaciones. Sobre la base de los comentarios del cliente se produce la
siguiente fase de planificación y de análisis de riesgo.
En cada bucle alrededor de la espiral, la culminación del análisis de riesgo
resulta en una decisión de “seguir o no seguir”.
Con cada interacción alrededor de la espiral (comenzando en el centro y
siguiendo hacia el exterior), se construyen sucesivas versiones del software, cada vez
más completa y, al final, al propio sistema operacional.
41
El paradigma del modelo en espiral para la ingeniería de software es
actualmente el enfoque más realista para el desarrollo de software y de sistemas a
gran escala. Utiliza un enfoque evolutivo para la ingeniería de software, permitiendo
al desarrollador y al cliente entender y reaccionar a los riesgos en cada nivel
evolutivo.
Ventajas de la implementación de un Sistema de Información
Para Martínez, O. (2004). Una empresa debe adquirir la infraestructura que le
ayude a tomar decisiones rápidas y a resolver los retos de la actualidad; de lo
contrario se quedará en el pasado. Hoy en día se está en la necesidad de integrar todas
las funciones dentro de una organización en un ambiente dinámico.
Explica que mientras en los años setenta, la dinámica de una empresa de
manufactura sólo consistía en fabricar una pieza o dos y no el reto que ahora tienen
las compañías manufactureras; hoy, lo importante es conocer lo que sucede dentro de
la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con su producto y su
cliente.
Problemáticas Enfrentadas al Implementar un Sistema de Información
Según Guerrero, 2004, Los problemas más significativos de adaptación de los
sistemas de información, están el costo, el tiempo de implementación.
La resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como
por ejemplo la rapidez de respuesta del sistema, ya que con los sistemas LAN no son
suficientes, dado que se necesitan sistemas de switchs y ruteadores para que el tiempo
de respuesta de la red, sea adecuado a las necesidades de los usuarios. Estamos de
acuerdo que la velocidad de red 10/100 que conocemos no es suficiente cuando están
conectados hasta 500 estaciones de trabajo.
42
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EL CONTROL
Una de las primeras aplicaciones del sistema de información administrativo,
es suministrar información a los agentes para que estos ejerzan el control. Así mismo,
el control, puede realizarse, de acuerdo con Gates (1996) por: retroalimentación,
control directo y control por ante alimentación.
El control de retroalimentación: Consiste en medir la salida de un sistema,
compararla y devolver la diferencia y tomar las medidas correctivas pertinentes
El control directo: Prevé la salida y ejerce el control para evitar que éste
desvié.
El control por ante alimentación: Se efectúa con previo conocimiento,
cerciorándose que las entradas sean correctas y que el procesamiento se conoce.
En relación a este planteamiento, no cabe duda que el control tiene como
principal objetivo analizar los resultados en el subsistema de una empresa. Partiendo
de la utilidad por área, de los sistemas funcionales de costos, de los recursos y del
área geográfica. Al respecto, se puede considerar que las respuestas humanas ante el
control pueden ser funcionales, ya que siente que al instalarse un sistema de
información administrativo brinda a la empresa un mayor control sobre su propio
trabajo. Se deduce entonces que, los sistemas de información administrativos
proporcionan un aporte significativo al control de las diferentes operaciones que se
realizan en una empresa o institución, como es el caso del control de pago de
nóminas, por ello, son procesos que no pueden omitirse en ninguna organización.
43
Características del Control
Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control
deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea
controlar.
Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser
útiles crean confusiones.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas
áreas de valor estratégico.
Tipos de Control Administrativo
Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” exterioriza que Existen
tres tipos de control que son: el control preliminar, el concurrente y el de
retroalimentación.
Control Administrativo Preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de
que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y
reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es
posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de
44
tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere
tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
Control Administrativo Concurrente: Tiene lugar durante la fase de la acción
de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan
será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Control Administrativo de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estándar aceptable. El principal inconveniente de este tipo de controle es que en el
momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir,
se lleva a cabo después de la acción.
FLUJO DE INFORMACIÓN
El flujo de la información representa cómo cambian los datos y el control a
medida que se mueven dentro de un sistema. Los objetos de entrada se transforman
para intercambiar información (datos / control), hasta que se transforman en
información de salida. A lo largo de este camino de transformación (o caminos), se
puede introducir información adicional de un almacén de dato. (Por ejemplo, un
archivo en disco o memoria intermedia). Las transformaciones que se aplican a los
datos son funciones o subfunciones que debe realizar un programa. Los datos y
control que se mueven entre dos transformaciones (funciones) definen la interfaz de
cada función.
Los datos que son procesados por el sistema, es decir, los resultados deben ser
almacenados de alguna manera para poder tener la información disponible al
momento de realizar consultas y reportes pertinentes. Esto se puede lograr mediante
45
la utilización de una base de datos, la cual es un conjunto de archivos que se
encuentran organizados de tal manera que permitan un almacenamiento eficiente de
los datos, manteniéndolos precisos y consistentes, asegurando que los dato puedan
estar disponibles fácilmente para las aplicaciones futuras.
BASE DE DATOS
Martín (1997) “una colección de datos interrelacionados, almacenados en
conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria; su finalidad es la de servir a una
aplicación o más, de la mejor manera posible.” No obstante, Bastón (1996)
argumenta que: “una base de datos independiente tiene su base de datos almacena en
un sistema de archivos local, y el manejador de base de datos para accesarla reside en
la misma máquina.”
Por otra parte, se puede decir que no es posible construir un sistema de
información sin una arquitectura de datos flexibles y el hecho de no construir
sistemas de información integrable significa negarle a la empresa la posibilidad de
utilizar la información. Un sistema de manejo o gestión de base de datos tiene como
objetivo fundamental almacenar datos en forma flexible de tal manera que cualquier
usuario o aplicación pueda servirse de ella, además; permite independizar las
aplicaciones de la estructura física de los datos de manera que ese gran almacén
pueda aumentar su dimensión sin afectar los programas existentes, ese almacén recibe
el nombre de base de datos.
El contenido de una base de datos se logra al combinar información proveniente
de diferentes fuentes, hacia una fuente común de manera tal que los usuarios tengan
acceso a ellas y a aquellos datos con posibilidad de redundancia sean eliminados o al
menos minimizados y así coordinar efectivamente la información para lograr la
mayor utilidad posible para la organización.
46
Objetivos de una Base de Datos
Para que una base de datos sea efectiva debe cumplir con una serie de
objetivos. Siguiendo a estos objetivos Kendall (1997), los resume de la siguiente
manera:
Asegurarse que la base de datos pueda ser compartida entre los usuarios de una
diversidad de aplicaciones.
Mantener datos que sean precisos y consistentes.
Asegurarse que todos los datos sean requeridos para las aplicaciones actuales y
futuras esté fácilmente disponible.
Permitir que la base de datos evolucione y que las necesidades de los usuarios
crezcan.
Permitir que los usuarios construyan su vista personal de los datos sin
preocuparse de la forma en que estén físicamente guardados los datos.
La actualización de una base de datos tiene ventajas significativas, las cuales
son:
Posee una estructura flexible, ya que puede adaptarse a las necesidades de los
usuarios y sus aplicaciones.
Proporciona integridad de los datos.
Minimiza la redundancia de los datos, es decir, que los datos no están repetidos.
A pesar de las ventajas de utilizar una base de datos, estas también tienen sus
desventajas, la más resaltante es que los datos se encuentran almacenados en un solo
47
lugar, por lo que corre el riesgo que se pierdan los datos totalmente, lo que a su vez
conlleva a que se realicen respaldos preventivos de la información, para prevenir esa
pérdida total de los datos.
Tipos de Bases de Datos
Cuando se desarrolla un sistema de información hay que tener presente los tipos
de base de datos. Por otra parte
Laudon (1993) menciona que Existen distintos modos de organizar la
información y representar las relaciones entre los datos en una base de dato. Los
sistemas de bases de datos usan uno de los tres modelos lógicos de bases de datos
para hacer el seguimiento de las entidades y relaciones. Los tres modelos lógicos de
bases de datos son: el jerárquico, de redes y el relacional.
Bases de Datos Jerárquicas
Las bases de datos jerárquicas utilizan el modelo jerárquico el cual relaciona las
entidades por medio de una relación superior / subordinado o padre / hijo.
Bases de Datos de Red
Las bases de datos de red utilizan el modelo de red y es análogo al modelo
jerárquico, excepto que una entidad pueda tener más de un padre. Esta capacidad
introduce el uso de un tipo adicional de relación entre los datos.
Bases de Datos Relacionales
Las bases de datos relacionales utilizan el modelo relacional y es en la
actualidad el más popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que
48
es conceptualmente sencillo y comprensible por los diseñadores de sistemas de
información debido a que manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones.
Date (1996) señala: “una base de datos relacional es una base de datos percibida
por el usuario como una colección de relaciones normalizadas de diversos grados que
varia con el tiempo.”
Características de las Bases de Datos Relacionales:
1. Cada archivo contiene un solo tipo de registro.
2. Los campos no tiene orden específico.
3. Cada campo tiene un solo valor.
4. Los registros no tienen orden específico.
5. Los registros poseen un campo identificador único llamada clave primaria.
Para realizar el sistema propuesto se empleó específicamente el modelo
relacional el cual representa los datos mediante una colección de tablas, cada una de
las cuales tiene un número de columnas con nombres únicos donde el usuario de la
base de datos puede consultar dichas tablas y realizar actualizaciones en las mismas.
Todo sistema de información de gran magnitud debe estar combinado a una
base de datos y lenguajes de consultas, para realizar las operaciones de inserción,
modificación, eliminación y actualización de la información requerida por cualquier
usuario que las necesite en un momento determinado.
49
SOFTWARE LIBRE Y OPEN SOURCE
Para la Free Software Foundation (FSF), principal promotora del software libre,
"Software Libre" se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar,
distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software. Según Chamorro (2.000), en su
trabajo en línea disponible en: www.geocities.com/sleducolombia/soluciones.htm
Software Libre se refiera “a software que, para cualquier propósito, se puede usar,
copiar, distribuir y modificar libremente, es decir, es software que incluye archivos
fuentes” (visitado agosto de 2006). Más precisamente, se refiere a cuatro clases de
libertades, para el usuario del software:
La libertad para ejecutar el programa, para cualquier propósito.
La libertad para estudiar cómo trabaja el programa, y adaptarlo a sus
necesidades.
La libertad de redistribuir copias, de manera que usted puede ayudar a su
vecino.
La libertad de mejorar el programa, y liberar sus mejorías al público, de manera
que toda la comunidad se beneficie.
Como se puede observar en la definición de la FSF, se hace énfasis en la
libertad, no en el precio. De acuerdo a ello el software libre se puede distribuir con o
sin modificaciones, cobrando un monto de dinero o en forma gratuita, pero el
software siempre estará disponible para quien sea. De esta forma, todos los usuarios
siempre tendrán esas libertades y no estarán obligados a pagar. De hecho si una
empresa optara por cobrar un valor alto por distribuir software libre, alguien podría
pagar por una copia y duplicar el software tantas veces se quisiera para redistribuirlo.
Por ello, el precio que se paga por el software libre generalmente apenas corresponde
50
al costo de distribución, lo que en muchos casos resulta más económico que, por
ejemplo, obtener una copia del software de Internet y grabar la copia en un CD-ROM.
Software Libre es la traducción correcta del inglés de "Free Software". Para la
gente de habla inglesa existe una ambigüedad debido al doble significado de la
palabra free: libre y gratis. Debido a ello un grupo encabezado por Eric Raymond
decidió proponer el empleo del término Open Source para identificar al software
libre, creando una división conceptual, pero con los mismos fines. El término Open
Source es un sinónimo de software abierto, es decir, software con archivos fuentes
disponibles para quien lo desee. En la actualidad los dos términos son utilizados por
diferentes personas para hacer referencia al mismo software. Para la FSF, igual que
para quienes proponen el uso del término Open Source, no es suficiente que el
software sea 95% o 99% libre, debe ser 100% libre. La FSF sólo considera y
distribuye software de este tipo.
PHP
PHP significa “Preprocesador de Hipertexto”, para Gil, Tejedor y Yagüe (2001),
es un lenguaje interpretado de alto nivel embebido en páginas HTML y ejecutado en
el servidor. En otras palabras, dentro de una página HTML se puede encontrar código
PHP el cual va a ser ejecutado cuando la página sea visitada. Luego su código PHP es
interpretado por un servidor web y genera HTML u otra salida que el visitante desee
ver.
El código PHP se incluye entre etiquetas especiales de comienzo y final que nos
permitirán entrar y salir del modo PHP. Lo que distingue a PHP de la tecnología
Javascript, la cual se ejecuta en la máquina cliente, es que el código PHP es ejecutado
en el servidor. Si se tuviese un script solamente en nuestro servidor, el cliente
solamente recibiría el resultado de su ejecución en el servidor, sin ninguna posibilidad
51
de determinar que código ha producido el resultado recibido. El servidor web puede
ser incluso configurado para que procese todos los archivos HTML con PHP. El PHP
27 está disponible bajo la licencia “open source”, pero su licencia está disponible si lo
requiere.
PostgreSQL
Es un motor de base de datos, es servidor de base de datos relacional libre,
liberado bajo la licencia BSD. PostgreSQL provee nativamente soporte para:
Números de precisión arbitraria.
Texto de largo ilimitado.
Figuras geométricas (con una variedad de funciones asociadas)
Direcciones IP (IPv4 e IPv6).
Bloques de direcciones estilo CIDR.
Direcciones MAC.
Arrays.
52
BASES LEGALES
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Capítulo VI
DE LOS DERECHOS CULTURALES Y EDUCATIVOS,
Artículo 98. La creación cultural es libre. Esta libertad comprende el derecho a
la inversión, producción y divulgación de la obra creativa, científica, tecnológica y
humanística, incluyendo la protección legal de los derechos del autor o de la autora
sobre sus obras. El Estado reconocerá y protegerá la propiedad intelectual sobre las
obras científicas, literarias y artísticas, invenciones, innovaciones, denominaciones,
patentes, marcas y lemas de acuerdo con las condiciones y excepciones que
establezcan la ley y los tratados internacionales suscritos y ratificados por la
República en esta materia.
Artículo 109. El Estado reconocerá la autonomía universitaria como principio y
jerarquía que permite a los profesores, profesoras, estudiantes, egresados y egresadas
de su comunidad dedicarse a la búsqueda del conocimiento a través de la
investigación científica, humanística y tecnológica, para beneficio espiritual y
material de la Nación. Las universidades autónomas se darán sus normas de gobierno,
funcionamiento y la administración eficiente de su patrimonio bajo el control y
vigilancia que a tales efectos establezca la ley. Se consagra la autonomía universitaria
para planificar, organizar, elaborar y actualizar los programas de investigación,
docencia y extensión. Se establece la inviolabilidad del recinto universitario. Las
universidades nacionales experimentales alcanzarán su autonomía de conformidad
con la ley.
53
Decreto 3390
Artículo 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente
Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración
Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos
hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos.
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación.
Sección Quinta, De los Programas de Computación
Artículo 17. Se entiende por programa de computación a la expresión en
cualquier modo, lenguaje, notación o código, de un conjunto de instrucciones cuyo
propósito es que un computador lleve a cabo una tarea o una función determinada,
cualquiera que sea su forma de expresarse o el soporte material en que se haya
realizado la fijación. El productor del programa de computación es la persona natural
o jurídica que toma la iniciativa y la responsabilidad de la realización de la obra.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 104 de esta Ley, y salvo prueba en
contrario, es productor del programa de computación la persona que aparezca
indicada como tal de la manera acostumbrada. Se presume salvo pacto expreso en
contrario, que los autores del programa de computación han cedido al productor, en
forma ilimitada y por toda su duración, el derecho exclusivo de explotación de la
obra, definido en el artículo 23 y contenido en el Título II, inclusive la autorización
para ejercer los derechos a que se refieren los artículos 21 y 24 de esta Ley, así como
el consentimiento para decidir sobre su divulgación y la de ejercer los derechos
morales sobre la obra, en la medida que ello sea necesario para la explotación de la
misma.
54
Ley Especial Contra los Delitos Informáticos, Título II
De los Delitos Contra los Sistemas que Utilizan Tecnologías de Información
Artículo 7.- Sabotaje o daño a sistemas. El que destruya, dañe, modifique o
realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice
tecnologías de información o cualquiera de los componentes que lo conforman, será
penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de cuatrocientas a ochocientas
unidades tributarias.
Incurrirá en la misma pena quien destruya, dañe, modifique o inutilice la data o
la información contenida en cualquier sistema que utilice tecnologías de información
o en cualquiera de sus componentes.
La pena será de cinco a diez años de prisión y multa de quinientas a mil
unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artículo se realizaren
mediante la creación, introducción o transmisión, por cualquier medio, de un virus o
programa análogo.
Artículo 12. Falsificación de documentos. El que, a través de cualquier medio,
cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema
que utilice tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo;
o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de tres
a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.
Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro
algún tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad.
El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para
otro.
55
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
Administración de Datos: Función dentro de una organización encargada de la
administración de los datos, mediante su análisis, clasificación y conservación y las
relaciones entre los mismos; la coordinación para el desarrollo de modelos y
diccionarios de datos, combinados con el volumen de transacciones, representan la
materia prima para el diseño de Base de Datos.
Análisis: Fase que permite obtener una información detallada sobre los
requerimientos planteados por el usuario y que servirá de base para el diseño y
desarrollo de un sistema.
Base de Datos: Conjunto de datos organizados de modo tal que resulte fácil
acceder a ellos, gestionarlos y actualizarlos. Conjunto de datos organizados entre los
cuales existe una correlación y que están almacenados con criterios independientes de
los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la de almacenar
grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles
consultas de acuerdo a los derechos de acceso.
Campo: Componente de una tabla que contiene un elemento especifico de
información, como por ejemplo un numero de cedula. Un campo se representa como
una columna o celda en una hoja de datos.
Conjunto: Es una colección de entidades ordenadas de alguna forma lógica.
Control: Conjunto de principios y normas que garantizan la adecuación entre
datos, proceso e información, a fin de que los informes obtenidos reúnan las
características demandadas por sus usuarios. Se distingue entre: 1) Los de contenido
(fundamentan el proceso de conversión de la realidad económica en datos del modelo
56
contable y la interpretación de los informes elaborados por dicho modelo como
reflejo de la realidad económica).
Clave Principal: Se usa para hacer referencia a registros específicos de una
tabla desde otra tabla. También se puede decir cuando uno o más campos se
identifican de manera única en cada registro de una tabla.
Cliente/Servidor: Modelo lógico de una forma de proceso cooperativo,
independiente de plataformas hardware y sistemas operativos. El concepto se refiere
más a una filosofía que a un conjunto determinado de productos. Generalmente, el
modelo se refiere a un puesto de trabajo o cliente que accede mediante una
combinación de hardware y software a los recursos situados en un ordenador
denominado servidor.
Datos: Es la unidad o cantidad mínima de información no elaborada, sin sentido
en sí misma, pero que convenientemente tratada se puede utilizar en la realización de
cálculos o toma de decisiones.
Download: Carga a distancia de un programa. Con la proliferación de sistemas
BBS y de redes de comunicación, el "downloading" está cobrando mayor
protagonismo.
Firewall: es un servicio de filtro tráfico de paquetes desde Internet a la red LAN
y viceversa, en este caso se empleara Iptables ya que el mismo viene integrado en el
Kernel de Linux.
FireWire: "Cable de fuego" o "IEEE 1394", un estándar para la conexión de
dispositivos a la computadora, tanto internos como externos.
Filtro de Contenido: es un servicio que permite filtrar páginas prohibidas o que
57
contengan contenidos dañinos, en este case se empleara DansGuardian.
Freeware: Política de distribución libre o gratuita de programas. Utilizada para
gran parte del software de Internet. En general, estos programas son creados por un
estudiante o alguna organización (usualmente una Universidad) con el único objetivo
de que mucha gente en el mundo pueda disfrutarlos. No son necesariamente sencillos:
muchos de ellos son complejos y han llevado cientos de horas de desarrollo.
Ejemplos de freeware son el sistema operativo Linux (un Unix) o el PGP (Pretty
Good Privacy, un software de encriptación), que se distribuyen de este modo.
FTP: File Transfer Protocol: Protocolo de Transferencia de Archivos. Sirve
para enviar y recibir archivos de Internet. La máquina que actúa como servidor
solicita un nombre de usuario y contraseña para asegurarse de que el usuario que
intenta acceder tiene las autorizaciones correctas. Dependiendo de los privilegios de
la cuenta, el usuario podrá acceder a determinadas áreas. FTP es muy utilizado por
aquellos usuarios que tienen páginas web, ya que les permite actualizar los contenidos
transfiriendo al servidor nuevos contenidos, gráficos, etc.
GNU: Conjunto de programas desarrollados por la Free Software Fundation
(Fundación por el Software Libre); es de uso libre.
Interfase: Elemento de transición o conexión que facilita el intercambio de
datos. El teclado, por ejemplo, es una interfase entre el usuario y la computadora.
Internet: Red de redes. Sistema mundial de redes de computadoras
interconectadas. Fue concebida a fines de la década de 1960 por el Departamento de
Defensa de los Estados Unidos; más precisamente, por la ARPA. Se la llamó primero
ARPAnet y fue pensada para cumplir funciones de investigación. Su uso se
popularizó a partir de la creación de la World Wide Web. Actualmente es un espacio
58
público utilizado por millones de personas en todo el mundo como herramienta de
comunicación e información.
Kernel: Núcleo o parte esencial de un sistema operativo. Provee los servicios
básicos del resto del sistema.
Lenguaje de Programación: Un lenguaje de programación es una técnica
estándar de comunicación que permite expresar las instrucciones que han de ser
ejecutadas en una computadora. Consiste en un conjunto de reglas sintácticas y
semánticas que definen un lenguaje informático.
Link: Enlace. Imagen o texto destacado, mediante subrayado o color, que lleva
a otro sector del documento o a otra página web.
Linux: Sistema operativo de código fuente libre para computadoras personales
derivado de Unix.
Login: Conexión. Entrada en una red. Procedimiento de identificarse frente a un
sistema para luego usarlo. Este identificativo más el password o clave te permite
acceder a información restringida.
MySQL: Es una de las bases de datos más populares desarrolladas bajo la
filosofía de código abierto.
Password: Contraseña.
PHP: Es un acrónimo de PHP, es el procesador de hipertexto. Es un lenguaje
open source, interpretado de alto nivel, introducido en paginas html y ejecutado en el
servidor.
Query: Consulta. Búsqueda en una base de datos.
59
Registros: Un conjunto de datos acerca de una persona, lugar o algún otro
elemento.
Replica: Es una copia de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas,
formularios, informes, macros y módulos. Los cambios en los datos de una tablas
replica se aplican a las demás replicas y diseño principal.
Relación: Es la unión de dos campos claves, para establecer combinaciones
entre tablas.
Root: Cuenta del administrador en UNIX. Es la más poderosa de las cuentas,
permite el acceso a todo el sistema (incluidas claro está las cuentas de los demás).
Router: Ruteador. Sistema constituido por hardware y software para la
transmisión de datos en Internet. El emisor y el receptor deben utilizar el mismo
protocolo.
Servidor Web: es el corazón de Internet, entre otros importantes dispositivos.
Todo ordenador tiene un servidor o máquina dedicada, la cual está conectada a
Internet para dar disponibilidad a sitios Web, cuando son solicitadas por usuarios de
la red.
Sistema: Es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y
con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre
energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o
materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el
medio ambiente.
Software: Programa o sistema disponible en un computador destinado a facilitar
y hacer óptimo el funcionamiento del mismo.
60
Software Libre: Programa de computación cuya licencia garantiza al usuario
acceso al código fuente del programa y lo autoriza a ejecutarlo con cualquier
propósito, modificarlo y redistribuir tanto el programa original como sus
modificaciones en las mismas condiciones de licenciamiento acordadas al programa
original, sin tener que pagar regalías a los desarrolladores previos.
Tecnología: Conjunto de términos, técnicas de una rama o sector determinado.
Usuario: Es todo aquel individuo o persona que de alguna u otra manera se
familiariza con un sistema determinado.
Unix: Sistema operativo multiusuario que incorpora multitarea. Es muy
utilizado en estaciones de trabajo (workstations) y servidores; en la actualidad la
mayor parte de los sitios Web se ejecutan bajo UNIX.
61
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo tiene lugar la presentación de aquellos aspectos de carácter
metodológico empleados en el desarrollo de la investigación. En este sentido, se
incluyen aspectos como el tipo de investigación, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, el procedimiento a ser empleado, así como, el modelo para el
diseño de la propuesta y los aspectos relacionados con el diseño de la propuesta
propiamente dicha.
TIPO Y MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Según Tamayo y Tamayo (2001) define la investigación como “un proceso que,
mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y
fidedigna, para entender, verificar, corregir o aplicar el conocimiento.” (p.37). Así
mismo, Canales y colaboradores (1994) expresan que la investigación es el “estudio
sistemático, controlado, empírico, reflexivo y crítico de proposiciones hipotéticas
sobre las relaciones que existen entre los fenómenos naturales.”(p.25). Ambos
autores concuerdan en que la investigación es un proceso de búsquedas de repuestas,
interrogantes o información, de manera clara y eficaz, aplicando una serie de técnicas
y métodos. Basado en ello, permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o
leyes en cualquier campo de conocimiento humano.
De acuerdo a lo antes expuesto, la investigación está enmarcada en la modalidad
de proyecto especial, según el Manual de Trabajos de Grado de Especialización y
Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador,
(UPEL, 2003), consiste en la creación tangible de una herramienta tecnológica, la
cual permitirá ser utilizada en la solución de problemas demostrado. Por
62
consiguiente, en esta categoría se incluyen “…el desarrollo de software, prototipos y
de productos tecnológicos en general…” (p.17). En este sentido, el estudio por su
carácter innovador, propone el diseño de un sistema automatizado para el registro y
control de las obras contratadas y pagos de la Dirección de Planta Física de la
Universidad Nacional Experimental “Rómulo Gallegos”. Con este software se
pretenderá tener una herramienta eficaz, la cual podrán utilizar los empleados
adscritos a dicha dirección a fin de manejar información oportuna y confiable.
En su primera fase, se fundamentará en una investigación de carácter
descriptiva, que según Best (1991), “La investigación descriptiva comprende la
descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o
procesos de fenómenos” (p.12). Como su nombre lo indica, se orienta a la descripción
del proceso y propone indagar y analizar los hechos para poder descubrir tendencias
futuras.
De igual forma la temática contempla una investigación de campo, que según
Arias (1997), “consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde
ocurre los hechos, sin manipular o controlar variable alguna”. (p.50). La investigación
consistirá en un estudio realizado con el fin de interpretar, entender la naturaleza y
explicar las causas y efectos derivados de la problemática objeto a estudio, por lo cual
los datos serán tomados de la realidad.
Del mismo modo, el trabajo se apoyará en una investigación documental, al
respecto, Osuna (2001) sostiene que: “La investigación documental se ocupa de
problemas planteados a nivel teóricos, la información requerida para abordarlo se
encuentra básicamente en materiales impresos, audiovisuales y electrónicos”.(p. 65)
En tal sentido, la originalidad de la investigación se refleja en el enfoque utilizado al
automatizar la información referente al soporte técnico a utilizar, para orientar el
63
proceso de automatización para el registro y control de las obras contratadas y pagos
de la Dirección de Planta Física, entre otros. Así, el presente trabajo se orientará a
sustentar la vinculación de la automatización con la utilización de herramientas
tecnológicas innovadoras que permitirán estar acorde a las actuales tendencias de la
sociedad de la información y la comunicación.
Tipo de Metodología desde el punto de vista tecnológico
El tipo de metodología a aplicar en esta investigación se denomina Proceso
Unificado de Racional (RUP), la cual es un proceso de desarrollo de software y junto
con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodología estándar
más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas de
información. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un
conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización.
Este divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias
iteraciones en número variable según el proyecto y en las que se hace un mayor o
menor hincapié en los distintas actividades. Los autores de esta metodología destacan
que el proceso de software propuesto por RUP tiene tres características esenciales:
Dirigido por los Casos de Uso: Según Kruchten(2000), los Casos de Uso son
“una técnica de captura de requisitos que fuerza a pensar en términos de importancia
para el usuario y no sólo en términos de funciones que sería bueno contemplar”(p.
89). Se define un Caso de Uso como un fragmento de funcionalidad del sistema que
proporciona al usuario un valor añadido. Los Casos de Uso representan los requisitos
funcionales del sistema. En RUP los estos no son sólo una herramienta para
especificar los requisitos del sistema. También guían su diseño, implementación y
prueba. Los Casos de Uso constituyen un elemento integrador y una guía para el
trabajo.
64
Centrado en la arquitectura: La arquitectura de un sistema es la organización
o estructura de sus partes más relevantes, lo que permite tener una visión común entre
todos los involucrados (desarrolladores y usuarios) y una perspectiva clara del
sistema completo, necesaria para controlar el desarrollo. La arquitectura involucra los
aspectos estáticos y dinámicos más significativos del sistema, está relacionada con la
toma de decisiones que indican cómo tiene que ser construido el sistema y ayuda a
determinar en qué orden. En el caso de RUP además de utilizar los Casos de Uso para
guiar el proceso se presta especial atención al establecimiento temprano de una buena
arquitectura que no se vea fuertemente impactada ante cambios posteriores durante la
construcción y el mantenimiento. Cada producto tiene tanto una función como una
forma. La función corresponde a la funcionalidad reflejada en los Casos de Uso y la
forma la proporciona la arquitectura. Existe una interacción entre los Casos de Uso y
la arquitectura, los Casos de Uso deben encajar en la arquitectura cuando se llevan a
cabo y la arquitectura debe permitir el desarrollo de todos los Casos de Uso
requeridos, actualmente y en el futuro. Esto provoca que tanto arquitectura como
Casos de Uso deban evolucionar en paralelo durante todo el proceso de desarrollo de
software.
Iterativo e incremental: Según Jacaboson y otros (2000) “el equilibrio correcto
entre los Casos de Uso y la arquitectura es algo muy parecido al equilibrio de la
forma y la función en el desarrollo del producto, lo cual se consigue con el tiempo”.
(p.142) Para esto, la estrategia que se propone en RUP es tener un proceso iterativo e
incremental en donde el trabajo se divide en partes más pequeñas o mini proyectos.
Permitiendo que el equilibrio entre Casos de Uso y arquitectura se vaya logrando
durante cada mini proyecto, así durante todo el proceso de desarrollo. Cada mini
proyecto se puede ver como una iteración (un recorrido más o menos completo a lo
largo de todos los flujos de trabajo fundamentales) del cual se obtiene un incremento
que produce un crecimiento en el producto. El proceso iterativo e incremental consta
65
de una secuencia de iteraciones. Cada iteración aborda una parte de la funcionalidad
total, pasando por todos los flujos de trabajo relevantes y refinando la arquitectura.
Cada iteración se analiza cuando termina. Se puede determinar si han aparecido
nuevos requisitos o han cambiado los existentes, afectando a las iteraciones
siguientes. Durante la planificación de los detalles de la siguiente iteración, el equipo
también examina cómo afectarán los riesgos que aún quedan al trabajo en curso
Fases de Proceso Unificado de Racional (RUP)
Fase 1: Inicio
Se enfocan hacia la comprensión del problema y la tecnología, la delimitación
del ámbito del proyecto, la eliminación de los riesgos críticos, y al establecimiento de
una línea base (baseline) de la arquitectura. Durante la fase de inicio las iteraciones
hacen ponen mayor énfasis en actividades modelado del negocio y de requisitos.
Los objetivos de esta fase son:
Establecer el ámbito del proyecto y sus límites.
Encontrar los Casos de Uso críticos del sistema, los escenarios básicos que
definen la funcionalidad.
Mostrar al menos una arquitectura candidata para los escenarios principales.
Estimar el coste en recursos y tiempo de todo el proyecto.
Estimar los riesgos, las fuentes de incertidumbre.
Los resultados de la fase de inicio deben ser:
66
Un documento de visión: Una visión general de los requerimientos del proyecto,
características clave y restricciones principales.
Modelo inicial de Casos de Uso (20-30% completado).
Un glosario inicial: Terminología clave del dominio.
El caso de negocio.
Lista de riesgos y plan de contingencia.
Plan del proyecto, mostrando fases e iteraciones.
Modelo de negocio, si es necesario
Prototipos exploratorios para probar conceptos o la arquitectura candidata.
Al terminar la fase de inicio se deben comprobar los criterios de evaluación para
continuar:
Todos los interesados en el proyecto coinciden en la definición del ámbito del
sistema y las estimaciones de agenda.
Entendimiento de los requisitos, como evidencia de la fidelidad de los Casos de
Uso principales.
Las estimaciones de tiempo, coste y riesgo son creíbles.
Comprensión total de cualquier prototipo de la arquitectura desarrollado.
Los gastos hasta el momento se asemejan a los planeados.
Fase 2: Elaboración
67
El propósito de la fase de elaboración es analizar el dominio del problema,
establecer los cimientos de la arquitectura, desarrollar el plan del proyecto y eliminar
los mayores riesgos. En esta fase se construye un prototipo de la arquitectura, que
debe evolucionar en iteraciones sucesivas hasta convertirse en el sistema final. Este
prototipo debe contener los Casos de Uso críticos identificados en la fase de inicio.
También debe demostrarse que se han evitado los riesgos más graves.
Los objetivos de esta fase son:
Definir, validar y cimentar la arquitectura.
Completar la visión.
Crear un plan fiable para la fase de construcción. Este plan puede evolucionar en
sucesivas iteraciones. Debe incluir los costes si procede.
Demostrar que la arquitectura propuesta soportará la visión con un coste
razonable y en un tiempo razonable.
Al terminar deben obtenerse los siguientes resultados:
Un modelo de Casos de Uso completa al menos hasta el 80%: todos los casos y
actores identificados, la mayoría de los casos desarrollados.
Requisitos adicionales que capturan los requisitos no funcionales y cualquier
requisito no asociado con un Caso de Uso específico.
Descripción de la arquitectura software.
Un prototipo ejecutable de la arquitectura.
Lista de riesgos y caso de negocio revisados.
68
Plan de desarrollo para el proyecto.
Un caso de desarrollo actualizado que especifica el proceso a seguir.
Un manual de usuario preliminar (opcional).
En esta fase se debe tratar de abarcar todo el proyecto con la profundidad
mínima. Sólo se profundiza en los puntos críticos de la arquitectura o riesgos
importantes.
Los criterios de evaluación de esta fase son los siguientes:
La visión del producto es estable.
La arquitectura es estable.
Se ha demostrado mediante la ejecución del prototipo que los principales
elementos de riesgo han sido abordados y resueltos.
El plan para la fase de construcción es detallado y preciso. Las estimaciones son
creíbles.
Todos los interesados coinciden en que la visión actual será alcanzada si se
siguen los planes actuales en el contexto de la arquitectura actual.
Los gastos hasta ahora son aceptables, comparados con los previstos.
Fase 3: Construcción
Se lleva a cabo la construcción del producto por medio de una serie de
iteraciones. Para cada iteración se selecciona algunos Casos de Uso, se refina su
análisis y diseño y se procede a su implementación y pruebas. Se realiza una pequeña
69
cascada para cada ciclo. Se realizan tantas iteraciones hasta que se termine la
implementación de la nueva versión del producto.
Los objetivos concretos incluyen:
Minimizar los costes de desarrollo mediante la optimización de recursos y
evitando el tener que rehacer un trabajo o incluso desecharlo.
Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.
Conseguir versiones funcionales (alfa, beta, y otras versiones de prueba) tan
rápido como sea práctico.
Los resultados de la fase de construcción deben ser:
Modelos Completos (Casos de Uso, Análisis, Diseño, Despliegue e
Implementación)
Arquitectura íntegra (mantenida y mínimamente actualizada)
Riesgos Presentados Mitigados
Plan del Proyecto para la fase de Transición.
Manual Inicial de Usuario (con suficiente detalle)
Prototipo Operacional – beta
Caso del Negocio Actualizado
Los criterios de evaluación de esta fase son los siguientes:
70
El producto es estable y maduro como para ser entregado a la comunidad de
usuario para ser probado.
Todos los usuarios expertos están listos para la transición en la comunidad de
usuarios.
Son aceptables los gastos actuales versus los gastos planeados.
Fase 4: Transición
La finalidad de la fase de transición es poner el producto en manos de los
usuarios finales, para lo que se requiere desarrollar nuevas versiones actualizadas del
producto, completar la documentación, entrenar al usuario en el manejo del producto,
y en general tareas relacionadas con el ajuste, configuración, instalación y facilidad
de uso del producto.
Esta fase debe incluir:
Prueba de la versión Beta para validar el nuevo sistema frente a las expectativas
de los usuarios
Funcionamiento paralelo con los sistemas legados que están siendo sustituidos
por nuestro proyecto.
Conversión de las bases de datos operacionales.
Entrenamiento de los usuarios y técnicos de mantenimiento.
Traspaso del producto a los equipos de marketing, distribución y venta.
Los principales objetivos de esta fase son:
71
Conseguir que el usuario se valga por si mismo.
Un producto final que cumpla los requisitos esperados, que funcione y satisfaga
suficientemente al usuario.
Los resultados de la fase de transición son:
Prototipo Operacional
Documentos Legales
Caso del Negocio Completo
Línea de Base del Producto completa y corregida que incluye todos los modelos
del sistema
Descripción de la Arquitectura completa y corregida
Las iteraciones de esta fase irán dirigidas normalmente a conseguir una nueva
versión.
Los criterios de evaluación de esta fase son los siguientes:
El usuario se encuentra satisfecho.
Son aceptables los gastos actuales versus los gastos planificados.
Como se puede observar en cada fase participan todas las disciplinas, pero que
dependiendo de la fase el esfuerzo dedicado a una disciplina varía.
72
POBLACIÓN Y MUESTRA
Según Ander-Egg (1983), se entiende por población o universo de estudio a
“la totalidad de un conjunto de elementos, seres u objetos que se desean investigar y
de la cual se estudia una fracción (la muestra) que se pretende que reúna las mismas
características y en igual proporción.” (p.43). Asimismo, Mejías (1996), plantea que
“la muestra es una parte de la población, es decir, un número de individuos u objetos
seleccionados científicamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo”
(p.9). Además del carácter representativo que tiene la muestra, esta deberá ser
seleccionada mediante la elección de las unidades de la muestra al azar; Shao (1982),
señala que “este método garantiza que cada elemento de la población tiene la igual
oportunidad de ser seleccionado” (p.326). En tal sentido la población representada
por el personal adscrito a la dirección de planta física de la Universidad Nacional
Experimental “Rómulo Gallegos”, está conformada por seis (6) personas lo que
refiere a la unidades de análisis y objeto de estudio cómodo para realizar el estudio,
por lo que como muestra se asume la totalidad de la población..
Cuadro 1: Distribución de la Población
Cargo N° de PersonasIngenieroInspectorAnalista de Costo
114
Total 6
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Con relación a la recolección de datos, Best (1995), señala que “Las técnicas
de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la
información”. Por tal motivo, existe una gran diversidad de técnicas e instrumentos
que pueden ser utilizadas por el investigador para el desarrollo de los sistemas de
73
información, los cuales pueden ser la entrevista, la encuesta, el cuestionario, la
observación y los diagramas de flujo. Todas estas técnicas se aplicarán en un
momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil para la
investigación.
En este sentido, la técnica de recolección de datos a emplear en esta
investigación será la observación directa la cual se realizará mediante la presencia
física y la relación del autor con el área objeto de investigación llevada a cabo.
Respecto a la misma, Tamayo y Tamayo (2001) señala que es “una técnica con la
cual el investigador puede observar y recoger los datos mediante su propia revisión”
(p. 22). Es decir, esta técnica permite captar los aspectos más resaltantes que se
pueden presentar en el lugar donde se desarrollan los hechos, así como sus
incidencias, siendo estas de primera fuente.
Asimismo, se hará uso de la encuesta, ello permitirá detectar y recoger datos
valiosos, pertinentes e importantes. A este respecto, Munch y Ángeles (1993),
plantean que la encuesta es una:
Técnica que consiste en obtener información acerca de una parte de la población
o muestra, mediante el uso de un cuestionario o de la entrevista. La recopilación de
la información se realiza mediante preguntas que permitan los diversos indicadores
que se han determinado en la operación de los términos del problema o de las
variables de la hipótesis (p.55)
En este sentido, Hernández, Fernández y Baptista (2004) señalan:
“El cuestionario es aquel instrumento que consiste en un conjunto de preguntas
respecto a una o más variables a medir” (p. 276).
74
En concordancia, Tamayo y Tamayo (2001) indica: “Es una herramienta o
medio para recoger la información directa por el encuestador” (p.104)
El referido instrumento posee una sección inicial de tipo informativo donde se
señalan las instrucciones que han de tomar en cuenta los encuestados y otra sección
donde van los diez (9) ítems.
El cuestionario será auto administrado, en éste caso, expresa Hurtado de Barrera
(2000) “se proporcionan las preguntas en un formulario escrito con las instrucciones
incluidas, y los encuestados deben responder solos, sin intermediarios” (p.474), lo
cual se tomará en cuenta para su aplicación a los sujetos que conformaron la muestra
para esta investigación.
Con el objeto de obtener las respuestas de los encuestados en forma precisa, se
establecerán dos alternativas (SI y NO), lo que lo hace ser dicotómico, Flames (2001)
indica “Es cuando el instrumento presenta dos opciones de respuestas” (p.48). En este
sentido, el cuestionario servirá de base para realizar el diagnóstico de la
investigación, que es una de las partes fundamentales de este trabajo.
Del mismo modo, se hará uso de la técnica de análisis documental, la cual
consiste en la selección y recopilación de información, por medio de la lectura y
critica de documentos y materiales bibliográficos con la finalidad de sustentar
teóricamente el tema planteado. En él se incluyen las búsquedas de Internet, el
análisis de textos u otras investigaciones, selección de fuentes primarias, dar
preferencia a los autores clásicos. Para llevar a cabo las técnicas anteriormente
mencionadas, se utilizarán como instrumento un diario de campo y un cuestionario.
75
VALIDEZ
Para el presente estudio se verificará la validez del instrumento de recolección
de información a través del juicio de expertos, según Palella y Martins (2006) es:
En la mayoría de los casos se recomienda determinar la validez mediante la técnica del juicio de experto, que consiste en entregarle a tres, cinco o siete expertos (siempre números impares) en la materia objeto de estudio y en metodología y/o construcción de instrumentos, un ejemplar del instrumento con su respectiva matriz de respuesta acompañada de los objetivos de la investigación el sistema de variables y una serie de criterios para calificar las preguntas. (p.173)
En este caso, tres (3) especialistas emitirán su opinión: un experto en
metodología y dos especialistas en el área de informática, quienes examinarán el
cuestionario y comprobarán que tanto su diseño como su contenido son adecuados y
cumplen con los objetivos de la investigación, estos profesionales plasmarán su
opinión en un formato de validación del instrumento.
Confiabilidad
Referente a la confiabilidad del instrumento, Palella y Martins (ob.cit.) indican
lo siguiente: “La confiabilidad representa la influencia del azar en la medida, es decir,
es el grado en que las mediciones están libres de la desviación producidas por los
errores causales.” (p. 434).
Para el cálculo de la confiabilidad del cuestionario se utilizará el Coeficiente
Kuder-Richardson. Así mismo, se aplicará una prueba piloto a diez (10) personas
inscritas en la O.C.I.V.H., que no estuvieran involucradas en la muestra seleccionada
para la recopilación de los datos pertenecientes al estudio. La confiabilidad que se
calculará al instrumento se hará a través del estadístico, por medio de la siguiente
fórmula:
76
KR20 ¿ KK − 1 [1− ∑ p . q/ ìtems
S2T (aciertos ) ]
En este sentido, los resultados de confiabilidad de la prueba piloto se
contrastarán con los valores establecidos por Ary et al (2000), como valores de
confiabilidad:
0.10 – 0.20 Confiabilidad Muy Baja
0.21 – 0.40 Confiabilidad Baja
0.41 – 0.60 Confiabilidad Moderada
0.61 – 0.80 Confiabilidad Aceptable
0.81 – 0.99 Confiabilidad Alta
Técnica de análisis de datos
La información proveniente de la observación directa y las entrevistas
informales será seleccionada y ordenada sobre la base de un esquema general de
trabajo, el cual consistirá en agrupar el material de acuerdo a la información que se
maneje a través de conversaciones con los expertos del área seleccionada. Dicha
recopilación de la información relacionada con el ambiente de trabajo, se obtendrá
directamente, por parte del investigador a través de los instrumentos a aplicar al total
del personal de la Dirección de Planta Física de la Universidad Nacional
Experimental Rómulo Gallegos, los cuales representan la muestra del estudio.
77
Para sistematizar y procesar los datos, se utilizará la estadística descriptiva,
específicamente para la obtención de frecuencias y porcentajes para cada ítem. Para
Arias (2000) es: “La estadística descriptiva es un conjunto de técnicas y medidas que
permiten caracterizar los datos obtenidos.” (p.93)
Una vez obtenidos los resultados se procederá a la representación en cuadros de
frecuencias con la cual los encuestados responderán a cada una de las alternativas que
se le presentarán, se graficarán en diagramas circulares para una mejor visualización,
que facilitará el análisis e interpretación de los resultados.
78
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL
Análisis de Resultados
Luego de aplicada la técnica de recolección de datos a través del cuestionario
dirigido al personal que conforma la Dirección de planta física que se encuentra
directamente involucrada con el sistema actual, se procedió a tabular y analizar los
resultados a través de una técnica de análisis e interpretación por medio de la
estadística descriptiva, obteniendo la opinión de todas las personas involucradas.
Las técnicas de procesamiento de datos utilizadas para procesar de manera
cuantitativa la información recabada fueron las siguientes:
Codificación: se agruparon los datos de manera ordenada, de acuerdo a su
homogeneidad, lo que permitió su integración y su procesamiento en forma
cuantitativa.
Tabulación: de acuerdo a las respuestas obtenidas se contabilizaron los datos
obtenidos, estos se agruparon y se plasmaron en cuadros para una mejor graficación
de la información adjunta.
Gráficos: la información recabada fue tabulada en frecuencias y porcentajes,
luego se plasmó en gráficos circulares para una visualización de los datos.
79
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LA DIRECCION DE PLANTA FISICA DE LA U.N.E.R.G
Ítem 1. ¿Considera necesario un sistema automatizado para que la
Dirección de planta física lleve a cabo sus procesos de registro y control de
Obras?
Cuadro 2: Sistema automatizado para llevar a cabo los procesos de
registro y control de obras.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 6 100%NO 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
100%
Chart Title
Si No
Grafico N°3. Sistema automatizado para llevar a cabo los procesos de registro y
control de obras.
Elaborado con datos del cuadro anterior
En la figura 1 se observa que la totalidad de los encuestados respondieron que la
Dirección de planta física no dispone de un sistema automatizado para llevar a cabo
80
sus procesos de registro y control de las obras de la U.N.E.R.G, es decir sus procesos
son manuales.
Ítem 2. ¿Considera usted que un sistema automatizado es necesario
para dar reportes de las actividades de la Dirección de Planta física?
Cuadro 3 : Sistema automatizado para dar reportes de las actividades de
la Dirección de Planta Física.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 6 100%NO 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
100%
Chart Title
Si
No
Grafico N°4. Sistema automatizado para dar reportes de las actividades de la
Dirección de planta Física de la U.N.E.R.G.
Elaborado con datos del cuadro anterior
81
A través de la figura anterior se indica que la totalidad de los encuestados
consideran necesario un sistema automatizado que pueda emitir reportes de las
actividades de la Dirección de planta física de la U.N.E.R.G.
Ítem 3. ¿Se agilizará el procesamiento de los datos con la implantación
de un sistema automatizado?
Cuadro 4: Sistema automatizado para agilizar el procesamiento de los
datos.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 5 83%NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
83%
17%Chart Title
Si No
Grafico N° 5. Sistema automatizado para agilizar el procesamiento de los datos.
Elaborado con datos del cuadro anterior
82
Por medio de los porcentajes de la figura 3 se determinó que para la mayoría de
los integrantes de la Dirección de planta física la implantación de un sistema
automatizado agilizaría el procesamiento de los datos.
Ítem 4. ¿Posee conocimientos mínimos de computación?
Cuadro 5: Conocimientos mínimos de computación.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 5 83%NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
83%
17%Chart Title
Si No
Grafico N°6. Conocimientos mínimos de computación.
Elaborado con datos del cuadro anterior
En la figura anterior se observa que no todas las personas poseen conocimientos
de computación. Por lo que se considera necesario que ellos participen en cursos de
computación para que estén actualizados en esta área.
83
Ítem 5. ¿Un sistema automatizado es una ayuda para manejar los
volúmenes de información de la Dirección de planta física de la U.N.E.R.G?
Cuadro 6: Sistema automatizado para manejar volúmenes de
información.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 6 100%NO 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
100%
Chart Title
Si
No
Grafico N°7. Sistema automatizado para manejar volúmenes de información.
Elaborado con datos del cuadro anterior
Los porcentajes referidos en la figura 5 indicaron que la totalidad de los
integrantes de la Dirección de Planta Física consideran necesario un sistema
automatizado para manejar los volúmenes de información de la Dirección de Planta
Física.
84
Ítem 6. ¿Cree usted que con el uso de un sistema automatizado se
tendría un mejor control sobre la información?
Cuadro 7: Sistema automatizado para un mejor control sobre la
información.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 4 67%NO 2 33%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
67%
33%Chart Title
Si No
Grafico N°8. Sistema automatizado para un mejor control sobre la información.
Elaborado con datos del cuadro anterior
En la figura 6 se visualiza que la mayoría de los integrantes de la Dirección de
Planta Física consideran que con el uso de un sistema automatizado se mejoraría el
control sobre la información
85
Ítem 7. ¿Con un sistema automatizado sería más oportuna la
información?
Cuadro 8: Sistema automatizado sería más oportuna la información.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 5 83%NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
83%
17%Chart Title
Si No
Grafico N°9. Sistema automatizado sería más oportuna la información.
Elaborado con datos del cuadro anterior
En la figura anterior se señala que la mayoría de los encuestados están de
acuerdo que con un sistema automatizado se generaría la información en forma
oportuna.
86
Ítem 8. ¿Un sistema automatizado ayudaría a economizar los costos de
impresión de reportes?
Cuadro 9: Economizar costos de impresión de reportes.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 5 83%NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
83%
17%Chart Title
Si No
Grafico N°10. Economizar costos de impresión de reportes.
Elaborado con datos del cuadro anterior
En la figura 8 se visualiza que un alto porcentaje de los integrantes de la
Dirección de Planta Física de la U.N.E.R.G están de acuerdo que un sistema
automatizado es muy útil ya que ayudaría a economizar los costos de impresión de
reportes.
87
Ítem 9. ¿Un sistema automatizado ayudaría a reducir el tiempo de
procesamiento de información?
Cuadro 10: Reducir el tiempo de procesamiento de información.
RESPUESTAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI 5 83%NO 1 17%
TOTAL 6 100%
Fuente: Méndez. (2009)
83%
17%Chart Title
Si No
Grafico N°11. Reducir el tiempo de procesamiento de información.
Elaborado con datos del cuadro anterior
Por medio de la figura anterior se representa que un alto porcentaje de
encuestados consideran que con la ayuda de un sistema automatizado se reduciría el
tiempo de procesamiento de información.
88
DIAGNOSTICO DE LA SISTUACION ACTUAL
El empleo del análisis situacional permite conocer de forma detallada las
fortalezas y debilidades (factores internos), las amenazas y oportunidades (factores
externos), manejados por cada entidad responsable de las funciones asociadas a las
actividades objeto de estudio.
Descripción del Sistema Actual
De acuerdo a la información adquirida a través de las técnicas para la
recolección de información aplicadas, como la observación directa y el cuestionario,
el cual fue realizado al personal de la Dirección de Planta Física de la U.N.E.R.G, se
pudo evidenciar que el sistema que se lleva a cabo actualmente con relación al
proceso de registro y control de obras se realiza de acuerdo a varias etapas de la
manera siguiente:
De acuerdo a requerimientos del Rectorado la Dirección de Planta Física elabora
el proyecto de la obra a ser ejecutada, una vez elaborada este proyecto es emitido al
ciudadano Rector, quien somete a consideración de la Oficina de Planificación del
Sector Universitario (OPSU) dicho proyecto, para la correspondiente aprobación
presupuestaria.
Una vez aprobado el proyecto de obra a ejecutar y suministrado los recursos
financieros requeridos para la ejecución de la obra, la Universidad, a través del
Rectorado realiza la contratación correspondiente.
Una vez ejecutada la contratación de obra, la Dirección de Planta Física debe
ejecutar el control, inspección y registro de la obra ejecutada, por ejecutar, obra
cancelada y obra por cancelar; información que es requerida con mucha frecuencia
por el Rectorado como ente contratante.
89
Esta información actualmente la Dirección de Planta Física la registra
manualmente, no existe sistematización en los procesos de la información, que
permitan evaluar en forma rápida y eficaz los montos en bolívares, por obra
contratada, obra cancelada y obra por cancelar.
Los reportes de control de obras son generados de acuerdo al área de la
universidad en la cual se realiza el proyecto, así como el reporte de la cantidad de
inversión por año que realiza la universidad en desarrollo de planta física.
Los mencionados reportes de registro y control de la obras contratadas por la
universidad se generan al concluir el proyecto, así como también el control de la
inversión en planta física por año, este es un proceso que debería realizarse
periódicamente, pero se retrasa debido a la pérdida de tiempo que genera la
recopilación de la información que reposa en los archivos de la Dirección de Planta
Física.
Diagramas del Sistema Actual
La descripción de los procesos del sistema actual se represento por medio de
los diagramas de casos de uso (UML), ya que ellos expresan la relación entre los
actores y los casos de uso del sistema, así como también la funcionalidad que ofrece
el sistema en lo que se refiere a su interacción.
90
Figura N° 3. Diagrama del Sistema Actual
Fuente: Méndez, 2009.
91
NECESIDADES Y DIFICULTADES OBSERVADAS
Luego del análisis detallado del sistema actual que se maneja para el registro y
control de obras contratadas de la Universidad Rómulo Gallegos, se ha observado que
existen trámites excesivos que a la hora de emitir información se producen, pérdida
de tiempo en los procesos, el no suministro de la información pertinente para la toma
de decisiones, estos aspectos generados por volumen de información que se maneja y
la lentitud en los procesos.
Tomando en cuenta las dificultades que se presentan, para el mejoramiento de
la situación presentada, es necesario:
El mejoramiento en los procesos de registro de control de entrada y salida de
información con relación a las obras contratadas por la universidad.
Obtener la rapidez de respuesta en los procesos involucrados.
Garantizar la eficiencia en los reportes de obras contratadas por la universidad.
Pues bien, para una solución adecuada de cara a las necesidades principales
que se observan como son la unificación y agilización de los procesos es pertinente la
automatización, a través de un sistema de información que permita agilizar, facilitar y
suministrar la información requerida por los entes involucrados.
Análisis DOFA.
Según Posner (1998), un análisis DOFA consiste en “analizar las fortalezas y
debilidades de una organización, así como de sus oportunidades y amenazas del
92
entorno”. Una manera de presentar este análisis es a través de una matriz que señale
las fortalezas y debilidades del tema en estudio.
A continuación se presenta el análisis del sistema actual en la gestión de registro
y control de obras contratadas por la universidad utilizando la matriz DOFA.
Cuadro 11. Matriz DOFA
Fortalezas DebilidadesSe cumple con las necesidades actuales del departamento en cuanto a los informes que se deben generar.
Se logra calcular la inversión de planta física de la universidad.
Profesionales altamente capacitados para realizar el desarrollo del sistema, a través de los programas de aplicación.
Plataforma tecnológica, disponible para implementar cambios en el sistema actual.
Los equipos existentes pueden ser utilizados para llevar a efecto el desarrollo e implementación del sistema propuesto.
Los procesos se vuelven repetitivos y lentos al realizar el registro de obras de la universidad.Se realizan los procesos por separado para lograr el control de las obras contratadas.Sobrecarga de trabajo en el usuario final.Que no se permita implantar el Sistema Automatizado para el registro y control de obras contratadas por la universidad.El personal puede o no familiarizarse rápidamente al nuevo sistema para el registro y control de obras contratadas.Usuarios no satisfechos con el nuevo sistema para el registro y control de obras contratadas.
Oportunidades AmenazasExistencia de equipos que garantizan el rendimiento necesario para soportar el flujo de la información que pueda tener el sistema.
Optimización de toda la plataforma existente.
Resistencia al cambio por parte del personal.
Posibles cambios en la tecnología.
93
EstrategiasDesarrollar e implementar un Sistema de Información Automatizado que permita controlar la gestión de los registros de las obras contratadas por la Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos.Mejorar los procesos para que se realicen de una manera más eficaz y confiable para la Dirección de Planta Física.Realizar un diseño que se adapte a cambios utilizando los recursos existentes.Automatizar los procesos manuales para que estos sean más rápidos y haya ahorro de tiempo.Capacidad al personal que maneje el sistema automatizado en la dirección de planta física.
Fuente: Méndez (2009)
ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA ACTUAL
Se puede definir como los actores, a aquellas entidades participes de los
procesos que se realizan en el sistema actual, y dentro de esta categoría se mencionan
los siguientes:
Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) la cual es la encargada
de aprobar el presupuesto de las obras contratadas por la Universidad Rómulo
Gallegos.
Rectorado se encarga de presentar el proyecto de obra a la oficina de
planificación del sector universitario de acuerdo a las necesidades de la Universidad
Rómulo Gallegos.
Dirección de Planta física encargada de garantizar una planta física que permita
el logro de la misión institucional planificando, coordinando, ejecutando y
supervisando las actividades relativas a proyectos, mantenimiento y administración
de espacios, para el desarrollo integral de sedes.
94
A continuación se definen los requerimientos que contribuirán a un diseño
acorde para el sistema propuesto.
DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
Los requerimientos son condiciones o capacidades que deben ser satisfechas o
que debe poseer el sistema para resolver un problema o alcanzar un objetivo.
La determinación de los requerimientos es una de las etapas más importantes
dentro del desarrollo de un sistema de información, ya que refleja las necesidades de
información actual y futura que deben ser satisfechas por el sistema propuesto.
Requerimientos de Entrada
Es necesario establecer la captura de datos a través de menús, lo que permitirá
un buen diseño del sistema propuesto. Si se realiza la captura de datos con menús de
opción se le da al usuario la potestad de tomar decisiones de manera amigable y
sencilla.
Por otro lado, es necesario establecer niveles de seguridad acordes con la
información que se maneja, es por ello que se debe utilizar permisología por claves de
acceso, que den cumplimiento a ciertos parámetros como únicas por el usuario,
restricción a usuarios no autorizados.
95
Requerimientos de Validación de las Entradas
El objetivo principal de la validación de datos en un sistema de información es
reducir las posibilidades de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de
datos, se definieron como requerimientos de validación de entradas los siguientes:
Validación de las Transacciones de Entradas.
Es necesario que el sistema pueda indicar la existencia de datos erróneos antes
de efectuar las operaciones de procesamiento. Informar cuando una petición, función
u operación sea incorrecta.
Validación de los Datos de Entrada
El sistema debe evaluar que no existan datos faltantes en campos esenciales o
claves del sistema. Verificar la longitud correcta del campo en torno al dato que se va
a ingresar.
Requerimientos de Seguridad
El sistema se obliga disponer de mecanismos de seguridad mediante el acceso
con contraseña y niveles de usuarios para asegurar la integridad del sistema. Por otra
parte se recomienda que se realice backup periódicamente en los dispositivos de
almacenamientos respectivo en función de disponer de información en cualquier
momento y asegurarla por cualquier daño en los equipos.
Requerimientos de Apoyo al Usuario
Para garantizar el buen funcionamiento y rendimiento del sistema propuesto el
usuario debe poseer los conocimientos necesarios en cuanto al manejo y operación de
96
cada uno de los módulos que intervienen en el sistema. En tal sentido, esta previsto
la inclusión del manual de usuario como herramienta que sirva de apoyo técnico para
la operación del sistema, brindando asesoría a los nuevos usuarios, a la vez que
presentará soluciones útiles en caso de ser requerido.
Requerimientos de Información
La determinación de los requerimientos de información es importante debido a
que estos proporcionan las características que deben estar presentes en el sistema
propuesto y por ende satisfacer las necesidades de los usuarios.
Estos requerimientos se fundamentan en las necesidades actuales de
información que deben tomarse en cuenta al momento de diseñar el módulo de
interfaz futura, cuyo objetivo es la búsqueda, procesamiento rápido y oportuno de
datos.
Requerimientos de Salida
Es la información que el sistema propuesto estará en capacidad de proporcionar
una vez que los datos sean registrados y procesados, podrá ser presentada por pantalla
o impresora al momento de ser solicitados por el usuario.
El sistema debe generar los reportes y consultas necesarios para llevar a cabo la
gestión de registro y control de obras contratadas para la toma de decisiones y la
información práctica.
Dentro de las consultas y reportes a generar se encuentran:
Consulta general de obras contratadas
Consulta general de obras canceladas
97
Totalización de inversión por año en obras.
Requerimientos de adaptabilidad
Las herramientas informáticas se han convertido en uno de los requerimientos
más solicitados para el desarrollo de las actividades administrativas y de apoyo para
la toma de decisiones. Por lo tanto se debe verificar que la herramienta se ejecute de
manera cómoda para el usuario, además de que sea flexible ante modificaciones que
permitan la inclusión de nuevos módulos según las necesidades de los usuarios de
realizar nuevas actualizaciones.
98
CAPÍTULO V
DISEÑO Y DESARROLLO DEL PRODUCTO TECNOLÓGICO
PROPUESTO
Los sistemas automatizados encargados de los registros y controles se basan en
el manejo de datos orientados al aporte y dirección del usuario con relación a las
gestiones por departamento.
Objetivos del Sistema Propuesto
Objetivo General:
Para este proyecto de investigación se plantea la implementación de un sistema
automatizado para el registro y control de obras contratadas de la universidad
nacional experimental Rómulo Gallegos, el cual servirá de apoyo a gestiones del
departamento de dirección de planta física, en cuanto al manejo de nuevas tareas,
modificación o asignaciones diferentes de las mismas. De esta manera se emplean las
herramientas tecnológicas a fin de utilizarlas en beneficio de las instituciones, en
especial la de la Universidad Rómulo Gallegos, cuna de la revolución educativa.
Objetivos Específicos:
1.- Tener un registro de los usuarios involucrados.
2.- Registrar los datos de las obras contratadas.
3.- Manejar el flujo de los datos suministrados por el sistema en función de su
uso.
4.- Resguardar en la base de datos generados por el sistema.
99
Descripción del Producto Tecnológico Propuesto.
Módulos
En cuanto al diseño de módulos, se trabajo bajo el lineamiento abstracto y
sencillo en cuanto a su interfaz grafica, con un menú con las referentes opciones de
control y obras contratadas.
Módulo de Registro
Esta opción cuanta con el registro de nuevos usuarios, para posibles
modificaciones de password y eliminación.
Módulo Obras
Es el módulo dedicado para la inclusión, modificación y eliminación de obras,
con los datos más relevantes de contratistas y cooperativas.
Modulo Reportes
Genera todas y cada unas de las obras agregadas a la base de datos en un
documento PDF.
100
Diagrama de apoyo a la Descripción de los procesos del Producto Tecnológico
Propuesto
Figura N°4 Caso de Uso del Sistema Propuesto
Fuente: Méndez (2009)
101
Registro
Sistema automatizado para el registro y controlObras
Reportes
Figura N°5. Diagrama de paquetes del sistema propuesto.
Fuente: Méndez (2009)
102
ALCANCE DEL SISTEMA PROPUESTO
El sistema automatizado es una herramienta informática compuesta por diversos
módulos, enunciados por los siguientes aspectos: obras registradas, usuarios
incluidos, reporte de obras, con una base de datos, para respaldar la información.
DESCRIPCIÓN DE LA BASE DE DATOS
DICCIONARIO DE DATOS.
Cuadro N°13 Administrador
Campo Tipo Null Requerdo Comentariosusuario varchar(10) Nocontra varchar(10) Nonivel varchar(2) No
Campo Tipo Null Requerido Comentarioscodigo varchar(10) Norif varchar(20) Nonombre_con varchar(20) Nodireccion varchar(20) Nociudad varchar(20) Noestado varchar(20) Notelefono varchar(20) Noemail varchar(20) No
103
Cuadro N° 15 Controlind
Campo Tipo Null Requerido Comentariosn_contrato varchar(20) Nocontratista varchar(50) Nomontoc varchar(30) Nodescripcionc varchar(100) Nofecha_ini varchar(15) Novaluacion varchar(5) Nomonto_val varchar(30) Noporcentaje varchar(10) Nofecha_cul varchar(15) Nomonto_can varchar(30) Nocancelacion varchar(10) Nonombrec varchar(50) Noubicacionc varchar(50) Noareac varchar(20) Noano varchar(15) No
Campo Tipo Null Requerido Comentariosn_contrato varchar(20) Nonombres varchar(50) Noubicacion varchar(50) Noareas varchar(50) Nonombre_con varchar(20) Nomonto varchar(10) Nodescripcion varchar(100) Nofecha_i varchar(20) Noano varchar(15) No
104
NORMALIZACIÓN Y RELACIONES.
Normalización
Se evitó la duplicación de información en la base de datos.
Diagrama Entidad - Relación
Campo Tipoid varchar(15)login varchar(10)pas varchar(10)nivel int(3)
Campo Tipocódigo varchar(4)rif varchar(30)nombre_con
varchar(50)
dirección varchar(50)ciudad varchar(30)estado varchar(30)teléfono varchar(20)correo Varchar(50)
Campo Tipon_contrato varchar(20)nombres varchar(50)ubicacion varchar(50)areas varchar(50)nombres_con
varchar(20)
monto varchar(10)descripcion varchar(100
105
Campo Tipon_contrato varchar(20)contratista varchar(50)montoc Varchar(30)descripcionc
varchar(100)
fecha_ini varchar(15)valuacion varchar(5)Monto_val varchar(30)porcentaje Varchar(10)fecha_cul Varchar(15)monto_can Varchar(30)cancelacion
Varchar(10)
nombrec Varchar(50)ubicacionc Varchar(5)areac Varchar(20)ano Varchar(15)
)Fecha_i Varchar(20
)ano Varchar(15
)
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Pantallas del Sistema Propuesto
Módulo Inicio
Al acceder al sistema se presenta el módulo, se pide la clave de acceso y el login
para poder ingresar a los módulos que conforman el sistema.
106
Módulo registro
La pantalla de inicio al registro de obras es el primer módulo que se muestra, en
el se registran las obras, se controlan los estatus de las obras y se emiten los reportes
respectivos.
107
Módulo de Registro de Contratistas
El formulario principal de ingreso de datos de los contratistas muestra la
información requerida para cada uno de los contratistas que realizaran las obras.
108
CAPÍTULO VI
PRUEBAS AL PRODUCTO TECNOLÓGICO
Pruebas
En la presente fase se mostrará la prueba realizada al sistema para validar su
funcionamiento y desempeño, para lo cual se realizaron las pruebas al producto
tecnológico en función de las recomendaciones de los usuarios.
Prueba de Unidad
Esta referida al uso separado de cada módulo cotejando las operaciones,
funciones para la ejecución adecuada de los elementos multimedia anexados al
sistema que sirven como herramienta para el dinamismo del sistema.
Prueba de almacenamiento
Verifica la capacidad del sistema para almacenar o guardar los datos de
transacciones en un disco u otros archivos. Con la razón de depurar posibles errores
en ellas.
109
Prueba de tiempo de ejecución
Con el motivo de que los usurarios tengan la información de forma eficaz y
oportuna, se verifica que el sistema permita en tiempo real la minimización de errores
a la hora de agregar contratos en la planta física de la Universidad Nacional
Experimental Rómulo Gallegos
Pruebas alfa
Estas pruebas se ejecutan en el lugar de ejecución del sistema, por ende, para
que tengan validez, donde se desarrolla un ambiente con las condiciones aparecidas a
la realidad para que el cliente verifique la funcionalidad del sistema, en virtud de un
experto en el tema para validar el sistema.
Pruebas Beta
Una vez terminado el periodo de pruebas alfa y satisfacer la mayoría de
requerimientos se abre paso a la prueba beta para establecer un nivel de satisfacción y
aceptación del sistema.
110
CONCLUSIONES
El vertiginoso desarrollo de las comunicaciones ha extendido su alcance hasta el
entorno organizacional, constituyendo una alternativa de real eficiencia y eficacia
para mejorar sus procesos internos.
El departamento de dirección física está de acuerdo con la actualización en cuanto
a comunicaciones, por ello en vista de que no posee un sistema acorde para llevar el
control, y registro de nuevos contratos se planteo la implementación de un sistema
capaz de gestionar los datos. De esta manera, se diseñó una propuesta de control y
registro aplicando un estudio analítico para el establecimiento de la seguridad interna
y externa de a información con respecto a lo propuesto.
La realización de un Sistema para esta institución, se cotejo mediante la fase de
identificación de la necesidad, para obtener la información necesaria, siendo este el
punto de inicio, para la evolución de la propuesta, determinado el análisis de los
requerimientos en función de los instrumentos aplicados a los representantes,
correspondientes tanto la afirmación de la necesidad como la aprobación para
solucionarla.
El desarrollo de esta herramienta permite llevar un eficiente registro y control de
obras contratadas en la dirección fisca de la Universidad Nacional Experimental
Rómulo Gallegos, a través del computador sin limitaciones de tiempo y espacio, no
111
obstante el resultado eficaz de las gestiones, mayor nivel de seguridad, creando un
ambiente de funcionalidad óptimo.
La propuesta se desarrolló de acuerdo a las especificaciones determinadas en el
estudio bajo ambiente Web usando lenguaje de programación de vanguardia como
HTML (lado cliente), PHP (lado servidor), MySQL (sistema manejador de base de
datos).
Por último, es conveniente acotar que este proyecto resulta un apoyo
particularmente efectivo para las mejoras de la institución que se manifiestan en las
posibilidades de ofrecer mejores servicios. Desde su concepción, esta investigación
requirió una inversión de tiempo considerable para la administración, sin embargo, la
efectividad del sistema permitirá obtener beneficios tangibles e intangibles, reflejados
en un retorno seguro de la inversión.
112
RECOMENDACIONES
Para obtener el máximo provecho del Sistema de información automatizado y
un óptimo aprovechamiento se realizan las siguientes recomendaciones:
Elaborar planes de respaldo de la información, que permitan tener un
resguardo de la misma, para casos especiales que pongan en riesgo la
integridad de la información.
Mantener actualizada la información del sistema automatizado con la
finalidad brindar un servicio de excelente calidad a los usuarios.
Someter a auditoría completa el sistema con el fin de evaluar y verificar el
buen funcionamiento.
Estudiar la incorporación de nuevos módulos al sistema que permitan mejorar
la eficiencia del mismo.
113
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![Tesis Definitiva 2[2]](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/5571f85549795991698d301b/tesis-definitiva-22.jpg)