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TUXTEPEC, OAX., 12 de Octubre del 2013

Consultoría de TIC´s

Análisis de las etapas del proceso de la Consultoría

Presenta:

Apolinar González Osvaldo

Balbuena Saldivar Daniela Gpe.

Contreras Antonio Andrés Gustavo

Catedrática: L.I. María De Los Ángeles Martínez Morales

7mo. Semestre Grupo “A”

Introducción

El proceso de consultoría, como todo proceso, empieza con los preparativos.

Éstos son la fase inicial del proceso y del contrato de consultoría en sí.

Mientras los procesos van avanzando, el consultor y el cliente establecen los

primeros contactos, y tratan de aprender lo más que sea posible el uno del otro.

Juntos examinan el porqué el cliente tuvo que acudir al consultor, y con ello, el

enfoque que el consultor llevará a cabo a lo largo del proceso.

Se considera que los preparativos son en gran parte una etapa para adaptarse,

donde el cliente quiere asegurarse de que el consultor que desea contratar es

adecuado.

El consultor establece el contacto de una forma muy práctica, se dirigen a los

clientes sin que éstos lo hayan solicitado. Éste tipo de contacto puede despertar el

interés del cliente y con ello lograr que el nombre del consultor sea recordado en

el futuro.

El consultor que tiene mucha información sobre un cliente en específico, puede

mostrarle que conoce de sus problemas e intenciones y que tiene un servicio que

ofrecerle.

En la mayoría de los casos, el cliente establece el primer contacto con el

consultor. Esto significa que el cliente está consciente de que existen problemas

en su organización que tienen que ser resueltos cuanto antes. Además, el cliente

puede recurrir al consultor por distintas razones, como por ejemplo, por la fama del

consultor, es decir, que el consultor haya trabajado antes con un amigo del cliente,

y éste decida contratar sus servicios.

Desarrollo

Las primeras reuniones que tengan el cliente y el consultor no significan que ya

sea algo concreto, ni que ya se esté contratando. Sin embargo, es una

oportunidad de conquistar por completo la confianza del cliente.

Estas reuniones iniciales ameritan que el consultor se prepare a fondo. Sin más, la

única información que requiere son los hechos de orientación acerca del cliente,

su ambiente, y los problemas que caracterizan a su sector empresarial.

Las reuniones sirven también para que cada parte se conozca, y se establezcan

así relaciones de confianza. El consultor debe saber cómo estimular al cliente para

que hable de su organización, sus dificultades, expectativas y lo que espera. Es

conveniente que se empiece por hablar primero de la situación general y después

de manera particular.

Con ello, el consultor tiene como objetivo principal, convencer al cliente de que

ésta eligiendo lo que es conveniente para su organización.

Para tomar una decisión, el cliente quizá desee verificar el trabajo que se propone

con otros clientes, y es muy probable que pida referencias.

El contrato llega cuando el cliente y el consultor acuerdan trabajar juntos en un

proyecto.

Después de concretarse un contrato, la siguiente etapa es el diagnóstico. El

diagnóstico consiste en examinar el problema que el cliente debe afrontar y los

objetivos que se tratan de alcanzar. Para esto, el consultor pone al descubierto las

fortalezas y debilidades que ocasionan el problema. También debe preparar la

información necesaria para decidir qué camino se deberá tomar para la solución

del problema.

En la etapa de Diagnóstico se replantean los problemas y objetivos que se tienen

para alcanzar. Muchas veces, los servicios de un consultor son solicitados sin que

se tenga una verdadera estimación del problema y los objetivos que se desean

alcanzar. Cuando el trabajo se inicia, el consultor descubre que en realidad el

cliente busca algo distinto a lo que se había estipulado.

La capacidad con que cuenta el cliente para lograr su objetivo es un punto

importante del que se precisa saber si este cuenta con los recursos materiales,

financieros y sobre todo los conocimientos técnicos necesarios para solucionar

una situación. Luego de un diagnostico y tras el desarrollo de la investigación se

analizaran las posibles futuras soluciones que ayudaran a determinar si se podría

resolver el problema y de qué manera hacerlo. Este evento se vincula con la fase

siguiente de planificación de la acción. El objetivo del diagnostico es preparar la

acción. A lo largo de la investigación se reunirán, registraran y analizaran

alternativas o próximas soluciones, a esto se le conoce como plan para la

recolección de datos, tal recopilación se ha de preparar determinando

exactamente que datos se requieren. El consultor debe explicar al cliente porque

desea obtener dichos datos, con base a un diagnostico, los hechos o datos

requeridos pueden estar basados en la obtención de cifras globales y si fuese

necesario, se realizaría a través de la obtención de datos más detallados.

Los datos han de recabarse de a cuerdo a un periodo determinado, el consultor

determinara si ha de reunir una información total o únicamente una selección,

posteriormente dichos datos han de organizarse y agruparse tomando en cuenta

el uso final al que se destinaran con respecto a los acontecimientos, el personal,

los materiales, los recursos, insumos, productos y procedimientos. Luego de la

agrupación, los datos deberán reflejarse a través de una tabulación. Algunos de

los métodos de recolección de información son los cuestionario, útiles para

obtener un número limitado de hechos sencillos. Las entrevistas también son

ciertamente la técnica más utilizada para la recopilación de datos, junto con la

recuperación de los datos registrados. Al planificar las entrevistas, el consultor

determina qué datos desea obtener, de quién, cuándo, dónde y cómo (actuar

antes, durante y después de la entrevista). La observación puede ser una

alternativa para recabar información que no puede ser obtenida de forma

inmediata. Luego de la recolección de datos o información, es necesario llevar a

cabo un análisis de los hechos para determinar si es necesario llevar a cabo una

corrección para posteriormente realizar una selección, el siguiente paso será llevar

a cabo una clasificación de los datos, este punto comienza antes de que se inicie

el descubrimiento de los hechos, mediante criterios para la organización y

tabulación de los datos, otros criterios y ajustes de la clasificación se pueden

realizar durante la investigación de los hechos y posterior a ello. Una vez que los

datos han sido organizados, se realiza un análisis para determinar ciertas

proporciones, relaciones y tendencias, a su vez se lleva a cabo un análisis causal

que permite descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los

acontecimientos, con la finalidad de proporcionar un medio para planificar los

cambios y las mejoras. Luego de la terminación del diagnostico, el siguiente paso

es la planificación de la acción, esto es, la búsqueda de ideas e información para

la elaboración de las posibles soluciones al problema diagnosticado. En esta fase,

es sumamente importante que el cliente participe de forma más activa que en la

fase del diagnostico. El objetivo consiste en descubrir todas las soluciones

interesantes y factibles para posteriormente someterlas a una evaluación

preliminar antes de comenzar el trabajo de diseño y planificación detallado sobre

una propuesta. La experiencia personal por parte del consultor es un arma

importante en este caso, porque le permite examinar métodos que han sido

aplicados y utilizados con éxito en otras partes.

El consultor debe de sentarse a dialogar con el cliente y sus personas allegadas

es decir directivos o las personas más importantes dentro de la empresa, para

tomar presentar los informes y tomar las decisiones que cambiaran el rumbo de

esta misma, para el mejoramiento y prolongación de mejores alternativas, por eso

es importante que se destaquen las ideas donde un punto importante de la lectura

es la “selección” ya que de ellas se basan las propuestas más congruentes donde

todos estarán de acuerdo si se llegan a tomar o no dicha acción, cabe destacar

que antes de tomar una decisión de dichas ideas innovadoras, estas mismas se

analizaran y se tomaran a fondo para viabilidad de ellas, deben de ser

interesantes y congruentes ya que una vez hecho esto se tomara una evaluación

donde en este mismo caso se tiene una escala para tomar en cuenta esas

propuestas más destacables, cabe mencionar un punto importante que el

consultor debe de estar bastante concentrado para el trabajo que está realizando

en ese momento, donde debe mencionar si va a o no ocurrir algún peligro que se

pueda tomar, donde dichas propuestas e ideas no serán posibles completarse,

ante esto el consultor debe estar capacitado para decir estas posibles anomalías

que se puedan presentar en un futuro cercano y en tanto el cliente debe recibir

una descripción estática del plan como debe ser cuando este se aplique a esto le

llamamos un plan de aplicación, una vez esto el equipo debe de tomar una

decisión y ver si el consultor seguirá o no contribuyendo a la aplicación.

Una vez pasado y visto por las ideas y haber llegado a tomar una decisión nos

involucramos en el siguiente punto que es la aplicación de la propuesta que se

destacó por el cliente y la empresa donde es la cuarta fase de nuestro proceso de

consultoría, el cual se define por los esfuerzos del consultor y del cliente, y si no

se aplican el proceso mismo no puede considerarse por completado, en esto

también debe de tomarse en cuenta que el consultor no debe de participar en

dicho proceso ya que se debe de tomar en cuenta que su contrato posiblemente

este terminando ahí, con lo que el cliente tendría que seguir imponiendo una

pequeña para beneficio del consultor, solamente en algunos casos como si se

encuentra complicada la aplicación el consultor esta únicamente en las tareas más

difíciles o para verificar que se estén llevando los procesos adecuadamente y

poder dar posibles orientaciones, tomar en cuenta que una vez completado el

trabajo el consultor en dicha empresa y después para posibles apoyos se

encuentra en otro caso, definir al nuevo cliente que el consultor no ha completado

la tarea de la anterior y que se debería de avocar hasta que se solucione por

completo dicha aplicación, Al planificar un cometido y negociar un contrato, el

cliente y el consultor no deben olvidarse de definir qué entienden por aplicación y

por resultados.

Por eso es importante que se realice una capacitación y un perfeccionamiento del

personal del cliente para que estos mejoren el rendimiento y el resultado de la

empresa de la aplicación que se llevó a cabo. Por último, destacamos a la

‘’terminación’’ donde damos por hecho la tarea del consultor y vemos que el

propósito se ha alcanzado y que la ayuda de la consultoría no es necesaria, es

donde el consultor tiene la responsabilidad de decirle a la empresa del cliente que

debe retirarse, pero el cliente puede pedir ayuda en un algún momento donde un

nuevo problema pueda surgir a un plan futuro.

En esta misma fase se realizan los que son la evaluación que es para determinar

si se han alcanzado los objetivos y si estos resultados obtenidos justifican a

aquellos recursos que se utilizaron, también hay que destacar los benéficos que

se obtienen a corto y largo plazo, donde el cliente se dará cuenta si en verdad

funciono el trabajo del consultor o no, y dicha acción puede beneficiarla, ya que se

irán formando mejores relaciones del consultor para posibles nuevos clientes es

donde tendrá nuevas oportunidades de trabajo y creara buenos impactos en los

clientes.

Conclusión

Al término de su trabajo, el consultor envía informes al cliente, en los cuales

incluye el cometido, basado en un estudio de diagnostico. También incluye

informes sobre la marcha del trabajo, y la presentación de propuestas, para que el

cliente tome una decisión y pase a la fase de aplicación.

Cualquiera de esos informes se puede presentar, aunque también existe un

informe final, en el que el consultor se retira de la organización que lo contrató.

El proceso de consultoría aunque es largo, ayuda a las organizaciones y a los

clientes a obtener beneficios tanto en la empresa como en su persona.

Es importante llevar a cabo cada una de estas etapas de manera correcta, para

que sea más fácil llegar a la solución de los problemas que el consultor encuentre.

Referencias

Kurb, M. (2005). La consultoría de Empresas (3 ed.). México: Limusa.