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DC_03.
MANUAL DE
COMPRAS,
CONTRATACIONES
Y LOGÍSTICA DE
TRIPLE A S.A.
E.S.P. DC_03 - REV 07 (14/08/2015)
El presente Manual tiene por objeto definir
el conjunto de disposiciones que regulan y
optimizan el funcionamiento de las compras
de materiales, contratación de obras y
servicios, así como la logística requerida
para su normal desarrollo, de igual forma
asegurar que se ejecutan bajo los
requerimientos ambientales y las medidas
de seguridad establecidas por la legislación
y/o por las propias de la empresa.
PROPÓSITO
Este manual se aplicará en la compra de cualquier bien o contratación de cualquier
servicio y será de obligatorio cumplimiento por parte del personal que realice compras
en toda la organización. Las excepciones del manual son las siguientes compras de
servicios:
Contrataciones de puntos de recaudos.
Contrataciones para la utilización de medios de comunicación.
Asesorías jurídicas.
Contratos financieros.
Arriendos.
Contratos de Leasing.
Asistencias Técnicas contratadas por Triple A.
Comodato.
Concesiones.
De igual forma, el presente procedimiento no se aplicará en aquellos contratos que se
celebren con la participación de recursos públicos y/o de Entidades Multilaterales como
financiadoras de los proyectos.
CAMPO DE APLICACIÓN
Código de Comercio.
Código Civil.
Estatuto Financiero.
Ley 142 de 1994 y disposiciones
reglamentarias.
Normas regulatorias de la CRA.
Clausulas de Seguridad y Salud en el
trabajo.
Norma ISO 9001:2008.
Norma NTC-ISO 17025: 2005.
Norma OHSAS 18001:2007.
Catálogos de Artículos.
Documentos relacionados con los
Sistemas de Gestión Triple A
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Proveedor de servicio
Contratista
Persona natural o jurídica que abastece productos o servicios
necesarios para el desarrollo de las actividades de Triple A. La
relación con éste, puede ser formalizada a través de orden de
pedido o contrato.
Como su propio nombre lo indica, no ofrecen algo material
sino un servicio permitiendo a la empresa desarrollar su
actividad con total satisfacción. En este grupo se encuentran
los consultores, capacitadores, asesores o similares. La
relación con éste, puede ser formalizada a través de orden de
pedido o contrato.
Persona natural o jurídica que ejecuta obras o presta servicios asumiendo
todos los riesgos, utilizando sus propios medios, con libertad y autonomía
técnica y directiva. La relación con éste, puede ser formalizada a través de
orden de pedido o contrato.
Proveedor
PROVEEDOR - CONTRATISTA
La Gerencia Administrativa y las áreas de Triple A que por la naturaleza de su trabajo, tengan
asignadas responsabilidades en la gestión de las compras. De igual forma, involucra al personal
que participe activamente y miembros ocasionales como especialistas en el Comité de Compras y
Contratación, al igual que a los interventores de los contratos.
AREAS INVOLUCRADAS
Triple A, para realizar las actividades
económicas propias y cumplir con los
objetivos estratégicos, de calidad, de
seguridad y salud ocupacional y
medioambiente, precisa de bienes o
servicios que no dispone.
Para que la adquisición sea el mejor
mecanismo para cubrir esas necesidades,
se requiere:
Que no existan otros medios alternativos,
propios de la empresa, para satisfacer esas
necesidades.
Que se conozca exactamente lo que se
necesita.
Que existan recursos para poder adquirir
los bienes o servicios.
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
Todas las compras y contrataciones de bienes y servicios de
las áreas deben encontrarse incluidas en el Plan de Gestión de
la Empresa y por consiguiente deben reflejarse en el
presupuesto anual de inversión y gasto.
El presupuesto de inversiones comprende la previsión de toda
nueva adquisición de bienes destinados a mantener e
incrementar la capacidad productiva de la Empresa, que se
concreta en los proyectos de inversión que correspondan.
El presupuesto de gastos comprende la previsión de compra de
bienes o servicios destinados a ser consumidos en el desarrollo
normal del objeto social de la Empresa.
PRESUPUESTO
PROCESO COMPRAS
Existe un Registro del Sistema de Calidad, Listado Maestro de Proveedores Aprobados, en la
cual se encuentran relacionados los proveedores y contratistas. El Listado Maestro de
Proveedores Aprobados será la primera fuente de información a utilizar para definir los
contratistas y proveedores a los cuales se les solicitará participar en el proceso de compras.
Será requisito indispensable estar inscrito en el Sistema de información de Triple A para la
elaboración de pedidos.
Para todos los procesos de selección de proveedores de un producto y/o servicio se
procurará contar mínimo con tres (3) ofertas del mercado. Se exceptúa que una solicitud de
producto o servicio no cuente con las tres (3) cotizaciones cuando el monto de la compra sea
inferior a 1.7 SMMLV.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS
PROCESO COMPRAS
Con carácter general, excepto en condiciones que no sea posible, cada clase de producto
y/o servicio deberá disponer de un mínimo de tres (3) proveedores calificados. En el evento
que el número de proveedores calificados sea inferior a tres (3), o si aún siendo superior,
excepcionalmente existieran causas que aconsejarán extender la petición de oferta a otros
proveedores no calificados en el Listado Maestro de Proveedores Aprobados, previa revisión
del mercado, podrán solicitarse ofertas a otros proveedores cuando, reúnan suficientes
condiciones, las cuales se evaluarán para su posterior análisis e incorporación a la Lista de
Proveedores Aprobados, si procede.
Se procurará seleccionar como proveedor al distribuidor del producto y/o servicio solicitado,
siempre y cuando, este no abuse de su posición comercial.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
PROCESO
CONTRATACIONES
Para el proceso de
contratación, los proveedores y
contratistas preferiblemente
harán parte del listado maestro
de proveedores, y también se
dispondrá de información de
distintas fuentes que se
encuentren disponibles
buscando para tal fin la
concurrencia de oferentes.
Los procesos de contratación
podrán ser consultados vía
web en la página:
www.aaa.com.co, Link
Proveedores/Procesos de
Contratación.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
Las compras de servicios y las obras dependiendo se clasificarán en descentralizadas y
centralizadas:
En cualquiera de ellos, y en función de la naturaleza del objeto de la compra, se podrán concretar
sus características mediante una Orden de Pedido ó contrato, para este último se incluirán, tanto
las condiciones generales y las específicas aplicables al caso, si procede.
CLASIFICACIÓN GENERAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIÓN Y NIVELES DE APROBACIÓN
Requerirán de contrato la contratación de servicios superiores a 200 SMMLV y la
contratación de obras superiores a 200 SMMLV, la adquisición de bienes, mantenimientos
o garantías incluidas y las adquisiciones mediante alguna modalidad de Leasing. En los
casos que la adquisición de bienes que tengan servicios sea superior a 200 SMMLV, la
Gerencia Administrativa y la Gerencia del área definirán si se formaliza a través de un
contrato, teniendo en cuenta la complejidad de lo requerido.
Al contratar Servicios u Obras, por cualquiera de estos dos tipos de compras, se deberá
anexar en la solicitud de cotizaciones las cláusulas de seguridad y salud en el trabajo y el
DC_71 “Manual de Seguridad para contratistas”, los cuales deberá tener en cuenta el
oferente al momento de presentar la cotización para efectos de requerimientos y costos.
Esta documentación deberá ser entregada por el área responsable de la compra o la
contratación de bienes, obras y servicios1
CLASIFICACIÓN GENERAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIÓN Y NIVELES DE APROBACIÓN
Las compras descentralizadas, son aplicables para aquellas compras de servicio
propias a la operación de la Gerencia que la realiza, así mismo, no está permitido el
fraccionamiento de los servicios (y su correspondiente importe) para poder utilizar
éste tipo de compra. Es responsabilidad del Gerente o Subgerente de cada área la
aprobación y el control del no fraccionamiento de la contratación de estos servicios.
Se podrán comprar de forma descentralizada productos, siempre y cuando, no
superen la cuantía definida y estén relacionados con el servicio contratado, es decir,
contratación de servicios inferiores a 10 SMMLV.
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
Las compras centralizadas son responsabilidad del Gerente Administrativo y son
gestionadas por las áreas que dependen de esta Gerencia.
La gestión de compras centralizadas comprende las adquisiciones de bienes de
cualquier monto (sin tener restricción por tope máximo) y aquellas solicitudes de servicio
que son requeridas por las otras gerencias de la compañía, cuyo monto sea superior a
10 SMMLV. En los casos que el monto de los servicios supere los 200 SMMLV, el
Gerente Administrativo decidirá si ésta gestión la realiza la Jefatura de Compras o la
Jefatura Contrataciones sin prejuicio de los procedimientos contenidos y desarrollados
en el manual de contrataciones.
La Gerencia Administrativa será la responsable de determinar el tipo de compra o
contratación que aplica según la cuantía relacionada y la relación comercial a establecer
con los proveedores y contratistas, a saber: Compras Puntuales, Negocios Maestros,
Acuerdos de Materiales en Consignación, Contrataciones Simplificadas, Licitaciones,
Contratación Directa y la legalización de los casos Excepcionales.
Las compras de bienes o productos sólo se realizarán de forma centralizada, salvo las
compras por emergencias.
COMPRAS CENTRALIZADAS
Toda compra de servicios relacionada con alquiler de maquinaria o vehículos como:
alquiler de grúas, maquinaria amarilla y alquiler de vehículos para transporte de
carga o personas se llevará a cabo de forma centralizada, por las áreas adscritas
Jefatura de Mantenimiento Automotriz y Jefatura de Compras.
A discreción del Gerente Administrativo y el Gerente del Área solicitante deciden si
estas compras son presentadas o no al Comité ó Subcomité de Compras.
COMPRAS CENTRALIZADAS
Los tipos o modalidades de compras son:
Compras Puntuales
Negocios Maestros
Acuerdos De Materiales En
Consignación
Compras Por Emergencia – Casos
Excepcionales
GESTIÓN DE COMPRAS
LICITACIONES
Cuando el valor total o la proyección del mismo de la compra de bienes ó la
contratación de obras y servicios superen los 200 SMMLV se requerirá de un proceso
de licitación. Éstos se formalizan a través de un contrato.
CONTRATACIONES DIRECTAS
Podrán darse contrataciones directas cuando se traten de procesos no competitivos
donde de manera justificada se conozca que no habrá pluralidad de oferentes por no
existir en el mercado distintos contratistas/ proveedores, o cuando por conveniencia
comercial y/o financiera para la Organización se recomiende la contratación directa.
Si los montos son superiores a 200 SMMLV, se formalizaran a través de un contrato.
En caso contrario se podrán utilizar órdenes de pedido o contrato.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Desde 10 SMMLV hasta 200 SMMLV:
Contratación Simplificada en la que participa el Subcomité de Compras y
Contratación. Se formaliza a través de una orden de pedido o contrato.
La convocatoria de oferentes es a través de la página Web de la empresa y a través
de Procesos Simplificados.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Desde 200 SMMLV hasta 1750 SMMLV para gastos y a 3500 SMMLV parainversiones:
Procesos de Licitación en los que participa el Compras y Contratación. Se formaliza através de un Contrato.
La convocatoria de oferentes es a través la página Web de la empresa y a través deCartas de Comunicación.
A juicio o discreción del área solicitante y/o de los miembros del Comité de Compras yContrataciones se podrá realizar la publicación de este tipo de procesos en un periódicode amplia circulación local o nacional.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Mayores a 1750 SMMLV para gastos y 3500 SMMLV para inversiones:
Procesos de Licitación en los que participa el Compras y Contratación. Se formaliza a
través de un Contrato.
La convocatoria de oferentes es a través la página Web de la empresa y a través de
Cartas de Comunicación.
A juicio o discreción del área solicitante y/o de los miembros del Comité de Compras y
Contrataciones se podrá realizar la publicación de este tipo de procesos en un periódico
de amplia circulación local o nacional.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
Los Pasos empleados en el Proceso de Contratación, son:
Convocatoria
Audiencia De Aclaración De Pliegos Y Dudas
Visitas Técnicas
Recepción Y Apertura De Ofertas
Análisis De La Oferta
Evaluación De Ofertas
Aceptación
Contratación
Modificaciones
Suspensión Del Contrato
Reinicio Del Contrato
Terminación Del Contrato
Liquidación Del Contrato
PASOS CONTRATACIÓN
Durante la ejecución del contrato, el Interventor del Contrato supervisará que las pólizas o
garantías exigidas en este, tengan la vigencia y coberturas definidas en el contrato o sus
otrosíes.
CONTROL DE VIGENCIAS DE PÓLIZAS
DE GARANTÍA
Cualquier diferencia que surjan entre las partes con ocasión de la celebración,
cumplimiento, interpretación, desarrollo, ejecución, terminación y liquidación de un contrato
u orden de pedido serán definidas ante la jurisdicción ordinaria.
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
La empresa. a través de la Interventoría notificará a el contratista, por escrito dentro de las
setenta y dos (72) horas siguientes a la ocurrencia de los hechos o de la fecha en que tuvo
conocimiento, el acaecimiento de cualquier deficiencia o falla detectada en la ejecución de
los servicios contratados que pueda dar lugar a la imposición de las penas establecidas.
El contratista, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al recibo de dicha
notificación, presentará a la Interventoría de Triple A, un informe sobre la investigación de
la(s) deficiencia(s) detectada(s), indicando su(s) causa(s), daños resultantes si los hubiese
y la acción realizada para solucionar el problema.
Si las razones expuestas por el contratista son aceptadas por Triple A como eximentes de
su responsabilidad, Triple A a través de la Interventoría lo comunicará al contratista,
mediante escrito en el cual se podrán solicitar modificaciones o correcciones a las
acciones propuestas por contratista.
IMPOSICIÓN DE PENAS
Por el contrario, si las explicaciones rendidas por el contratista no son consideradas causas
eximentes de responsabilidad, Triple A dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo del informe del contratista o vencido el plazo sin que se hubiere presentado el
informe, previo concepto favorable de la Interventoría, procederá a imponer las penas
pertinentes mediante acto empresarial contra el cual procederá el recurso de Reposición
ante Triple A dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.
La imposición de las penas se hará sin perjuicio del derecho de Triple A, a solicitar judicial o
extrajudicialmente la indemnización de perjuicios causados por el incumplimiento del
contrato o exigir el cumplimiento de la obligación principal incumplida.
IMPOSICIÓN DE PENAS
El Comité de Compras y Contratación es el ente encargado de
coordinar e integrar las políticas, procedimientos y procesos
realizados por la Gerencia Administrativa, relativos a la
adquisición de materiales, contratación de obras y servicios.
OBJETO
Evaluar y aprobar las propuestas de adjudicación de
adquisiciones de productos, obras y/o servicios que cumplen las
condiciones en el presente manual, con cuantías superiores a
200 SMLMV o aquellos bienes y servicios que se considere
pertinente su evaluación a través del respectivo Comité.
COMITÉ DE COMPRAS Y
CONTRATACIÓN
COMPOSICIÓN
El Comité de Compras y Contratación estará constituido por:
El Gerente General quien podrá asistir a su discreción, eventos en
los cuales presidirá el comité o quien delegue.
Gerente Financiero o quien delegue.
Secretario General o quien delegue.
Gerente del área solicitante del servicio o producto a comprar o
quien delegue.
Gerente Administrativo o quien delegue, quien actuará como
secretario del Comité y tendrá voz mas no voto.
COMITÉ DE COMPRAS Y
CONTRATACIÓN
GESTIÓN PROVEEDORES WEB
Triple A S.A. E.S.P. en
su compromiso con este
grupo de interés,
Proveedores y
Contratistas, trabaja
para ampliar el nivel de
sinergia y la satisfacción
de los Proveedores y
Contratistas con la
calidad de la atención y
el servicio que
brindamos.
Para Triple A, escucharles para lograr una comunicación efectiva, es un tema de prioridad, por
eso estamos mejorando y parte de esto se refleja en el nuevo sitio para proveedores y
contratistas con el que ya contamos y que seguiremos potencializando.
