FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVEcms.ual.es/idc/groups/.../documents/documento/flujogramasprocesos… · Flujogramas de los Procesos Clave 3 Servicio de Gestión Económica Gestión

Flujogramas de los Procesos Clave

1

Servicio de Gestión Económica

FLUJOGRAMAS

DE LOS

PROCESOS CLAVE

Servicio de Gestión

Económica


2


Elaboración del Presupuesto


Preparación escenario

presupuestario

Elaboración borrador

presupuesto

BorradorGerencia

Elaboración documento

final presupuestario

Informe favorable

Consejo de Gobierno

Aprobación

Consejo Social

Envío a BOJA

Publicación en WEB

· Previsión ingresos generales

· Previsión ingresos finalistas

· Revisión interna de normativa

Presupuesto

final

· Datos de personal (cap. 1)

· Gastos fijos (cap.2)

· Asignación presupuesto

por unidades

· Normativa para actualizar

· Datos académicos para

Dptos. Y Centros

Gerencia

-----------------

· Petición información a

unidades sobre normativa

· Propuestas de

financiación de las

unidades

Carga presupuesto en

sistema informático

--------------

Retención presupuesto finalista

Envío a Intervención General

Junta de Andalucía


3


Gestión de Ingresos (a)

Servicio de Gestión EconómicaIngreso en cuenta

bancaria

Recepción de cheques /pagarés

Boletas Bancarias

Cartas de pago TPV

Listado de movimientos

banco

Exportación cuentas a

excel

Captura de boletas banca

electronica

Casación de justificantes de ingreso y movimientos

en cuenta

Asignación de la aplicación económica y

tipo de ingreso

Envio a la unidad

responsable para su

identificación

Identificación de los

ingresos de contraído

previo

Grabación/cobro de ingresos/factura en SOROLLA

Conciliación de saldos en cuentas y

SOROLLA

Actualización de la base de

datos de Deudores

Envío de listados de inscritos a petición de

los responsables de Centros de Gasto

Envío de información a los gestores

de Centros de Gasto

Identificación del cheque y

la factura asociada

Ingreso mediante

banca electrónica

Solicitud de factura o abono

Recepción y comprobació

n de los requisitos

Grabación de la factura en

Sorolla

Factura o Abono

Envio a los interesados

y/o unidades gestoras

Solicitud de Certificados de

ingreso

Comprobación del ingreso en

SOROLLA y EXCEL

Recepción y comprobació

n de los requisitos

Emisión del certificado

Envio a los interesados

y/o unidades gestoras

Base de datos de SOROLLAUNIVERSITAS

XXI ECONÓMICO

Base de datos de

EXCEL

Ingreso en cuenta bancaria por Cartas de Pago (codigo de

barras)

Cargo en cuentaDevoluciones de

remesas de domiciliaciones

Fichero del banco

Fichero del banco

Boleta

Generación de remesa en

UXXI académico

Generación de remesa en

UXXI académico

Envío a Cajamar

Envío a ARATIES para

su reclamación a los alumnos

Subtotales por aplicación

económica


económica


económica

Grabación de DI y PMP en

SOROLLA

DI y PMP

Envío a la firma

Envío a la firma

Archivo de ingresos y

documentación de soporte

Archivo PMPs y

documenta-ción de soporte

Generación de la

propuesta de pago

Relación de transferencias

Envío al banco para su

pago

Generación de remesa de

domiciliacionesEn UXXI

académico


4


Gestión de Ingresos (b)


Solicitud de devolución de precios públicos

De matrícula oficial Otras devoluciones

Comprobación datos en UXXI académico

Aceptación de la Solicitud de devolución

en UXXI académico

Grabación en Base de datos propia en

ACCESS

Listado de devoluciones

del mes

Generación de remesa de devoluciones en

UXXI académico

Grabación de documentos contables

en SOROLLA

DI y PMP

Generación del Señalamiento

Mandamiento a firma

Señalamiento

Resoluciones de devolución de precios

públicosEnvío a la firma

Registro de Salida

Envío a los interesados

Resolución

Acuse de recibo

Resolución de denegación de

devolución de precios públicos

Alta de los terceros en SOROLLA

Archivoen papel y PDF

Importes devueltos por

centro de gastos

Envío a la sección de Presupuestos para

minoración de créditos

Envío al banco para su pago


5


Pago Directo de Facturas

Recepción FacturaRelación

Facturas

¿Cumple los

requisitos?

¿Proveedor dado

de alta?

Devolución Unidad

para corrección

Oficio

Devolución

Grabación

datos

Proveedor

NO

NO

SI

Grabación

Factura

Generación

Justificante Gasto (JG)

-----------------

Firma Responsables

Relación JG

ArchivoGeneración

Documento

Contable ADO

Generación

Propuesta de

Pago

Señalamiento

(Importe total

pago)

Relación

Transferencias a

Proveedores

Firma

Responsables

-------------------

Remisión

Entidad Bancaria

SOROLLA

Ejecución Pago

SOROLLA

Conciliación

Cuentas

Oficio

Remisión

SI



6


Pago por ACF (a)


Solicitud de Anticipo

de Caja

Recepción de la

documentación

y comprobación

de los requisitos

Sello de Entrada

Grabación de

Expediente de

Reserva de

crédito en

SOROLLA

Elaboración de

orden de

transferencia

para el banco

Traslado al

Banco

Orden de

transferencia

Grabación del

Expediente y del

Anticipo de Caja

en SOROLLA

Dentro de la UE Fuera de la UE

Pago mediante

transferencia en

banca

electrónica

Elaboración de

orden de

transferencia

para el banco

Traslado al

Banco

Orden de

transferencia

Exportación de la

cuenta a EXCEL

para

comprobación de

pagos

Descarga de

boletas

electrónicas en

PDF

Boleta pago

Envío a

solicitantes por

email

Archivo en

hosting

Archivo

documentos

en papel

Anticipo de Caja

Comprobación

de cobros y

pagos

Asignación de

Anticipos y

Justificantes de

Gastos

Grabación datos

del pago en

SOROLLA

Registro de

Anticipo de Caja

en base de

datos ACCESS

Recepción de

documentación

justificativa del

anticipo

Documentación

justificativa

Reclamación de

la

documentación

justificativa

por email

Comprobación

importe

anticipado/

justificado

IGUAL

Grabación de

justificantes de

gasto en

SOROLLA

Justificación del

Anticipo de Caja

Anulación del

Expediente

Base de

Datos

ACCESS

Cierre del

Anticipo y

archivo de la

documentación

Actualización

base de datos

Archivo

definitivo

Importe mayor/

menor/igual

MAYOR

Ampliación

Expediente

reserva de

crédito

Ampliación

Anticipo de Caja

A

A

MENOR

Minoración del

Expediente de

reserva de

crédito

Cobro en el

Anticipo de Caja

Tipo de moneda

Conciliación Cuentas

Bancarias y saldo

SOROLLA

EXTRANJERA EURO

Comunicación con los

responsables para

subsanación de

errores en la

documentación o falta

de saldo

Grabación de

gastos swift en su

caso


7


Pago por ACF (b)


Traslado al Banco

Exportación de la cuenta

a EXCEL para

comprobación de pagos

Descarga de boletas

electrónicas en PDF

Boleta pago Envío a solicitantes

por email

Archivo en

hosting

Archivo

documentos en

papel

Comprobación de cobros y

pagos

Asignación de

Anticipos y

Justificantes de

Gastos

Grabación datos del

pago en SOROLLA


Bancarias y saldo SOROLLA

Grabación de gastos

swift en su caso

Recepción de la

documentación y

comprobación de los

requisitos

Sello de Entrada

Solicitud de Bolsa de viaje,

Comisión de Servicios y pagos a

personal externo

Comunicación con

los responsables

para subsanación de

errores en la

documentación o

falta de saldo

Elaboración de

Cheque bancario

Elaboración de orden

de transferencia para

el banco

Orden de

transferencia

Grabación de

justificantes de gasto

en SOROLLA

Elaboración de

relación de

transferencias

Pago individual por

banca electrónica

Comprobación y

revisión de claves,

IPRF, IVA, etc

Relación de

Transferencias

Elaboración y firma del

señalamiento

Recogida del cheque

por el interesado

Moneda extranjera

Grabación de justificantes

de gasto de moneda

extranjera en SOROLLA


8


Declaraciones Fiscales


Calendario Contribuyente

AEAT

Calendario

Fiscal UAL

Cálculo importes a

declarar

Cumplimentación

modelos oficiales

Modelos Fiscales:

111,182,190,216,296,

303,347,349,390

Obtención NRC

Presentación TelemáticaJustificante

CSV

¿Es correcta?

Generación Documentos

Contables

-------------

Firma Responsables

SI

Archivo

NO

SOROLLA

-------------

Consulta datos

declaración

Cuadre con Mayores

Contables


9


Elaboración de las Cuentas Anuales


Tratamiento

datos:

SOROLLA

EXCEL

WORD

Datos Secciónes:

- Presupuesto

- Contabilidad

- Tesorería

Datos:

- Recursos Humanos

- Contratación

- Unidades de datos

Elaboración Borrador

Cuentas Anuales

Revisión proceso

---------------

Auditoría

Borrador

Informe de

Auditoría

Gerencia

-------------

Elaboración

Presentación

Elaboración

Documento final

Cuentas Anuales

Informe favorable

Consejo de Gobierno

Aprobación

Consejo Social

Publicación en WEB

Envío a:

- Intervención General

- Dir. Gral. Universidades

- Cámara de Cuentas

Cierre definitivo del Ejercicio

Informe Auditoría

definitivo

Cuentas

Anuales


10


Pago Facturas de Contratos

Solicitud Retención de

Crédito

Solicitud

Contratación

¿Existe crédito en

el C.G.?NO

Grabación

factura

Generación

Justificante Gasto

(JG)

-----------------

Firma Responsables

Relación JG

ArchivoGeneración

Documento

Contable O

Generación

Propuesta de

Pago

Señalamiento

(Importe total

pago)

Relación

Transferencias a

Proveedores

Firma

Responsables

-----------------

Remisión

Entidad Bancaria

SOROLLA

Ejecución Pago

SOROLLA

Conciliación

Cuentas

Oficio

Remisión

Subsanación por

Responsable

C.G.

Grabación

Expediente

Retención

Crédito

Generación

Documento

Contable

---------------

RC - A - D

SI



11


Pago de Nómina General


Reserva de Crédito: CG

111000Presupuesto

Recepción Nómina

RRHH

Generación

Documento

Contable ADO

PDF Traspaso/

Señalamiento

Firma

Responsables

-------------

Remisión Entidad

Bancaria

SOROLLA


Solicitud Reserva

Crédito

Solicitud

SGI

Reserva Crédito

Generación

Propuesta PagoComunicación SGI

¿Existe crédito?

SI

Comunicación

SGINO

SOROLLA

Ejecucíon Pago


12


Pago de Nómina Externa


Documentación

Recepción

Documentación

RRHH

Codificación/

Imputación

Documentos

Petición

Transferencias

Sección

Presupuestos

Reserva Crédito

Recepción

Nómina

RRHH

Generación

Documento

Contable ADO

Generación

Propuesta Pago

PDF Traspaso/

Señalamiento

Solicitud Reserva

Crédito

Solicitud

SGI

¿Existe

crédito?

Comunicación

SGINO

Reserva Crédito

SI

Comunicación

SGI

Firma

Responsables

----------------

Remisión

Entidad Bancaria

SOROLLA


SOROLLA

Ejecución Pago


13


Pago Seguridad Social


Reserva Crédito

Capítulo1

Solicitud Reserva

Crédito SGI

Recepción Documentación

Habilitación - RRHH

¿Existe

crédito?Devolución

Solicitud a

Presupuestos

traspaso crédito

SI

Reserva

Crédito

Comunicación

interesados

Generación

Documento ADO

Cuota Patronal

Generación

Documento O

Cuota Obrera

Generación

Propuesta Pago

PDF

señalamiento

-------------

Firma Rector y

Gerente

Envío Entidad

Bancaria y TCs

SOROLLA


Recepción

Habilitación

documentos S.S. y

TCs

NO

SOROLLA

Ejecución Pago


14


Transferencias internas de crédito


Solicitud de transferencia

de crédito (PDF)

¿Existe crédito en

el centro de gasto?

Archivo

temporal de

documentos

contables

Envío a Gerencia

para su aprobación

por el órgano

competente

Archivo

definitivo de los

documentos en

HOSTING

Aprobación por el

Consejo Social

Aprobación por el

Consejo de

Gobierno

Aprobación por el

Rector

Elaboración

documentos

contables

(101/061/060)

Comunicación al

responsable para

subsanación de

errores

Comunicación al

responsable

Archivo de la

solicitud en

HOSTING¿Reúne los

requisitos?

¿Realizar la

transferencia cuando

exista crédito?

Comprobar

periodicamente si

existe crédito

Archivo

temporal

hasta que

exista crédito

NO

SI

NO

SI

NO

SI

SINO


15


Reparto de Ingresos


Exportación ingresos

modificados

(SOROLLA)

Tratamiento

EXCEL

Contabilización

repartos

(SOROLLA)

Cuadre diario

ArchivoFirma

Rector y Gerente

- No repartibles

- Repartibles

- Pendientes cobro

- Presupuestados

- No presupuestados

(generación crédito)


16


Seguimiento del Presupuesto


Comparación

Revisión

Presupuesto

(SOROLLA)

Repartos y

Modificaciones

(EXCEL)

Clasificación

Modificaciones de

Crédito

Cuadre

Desviaciones

Presupuesto

(EXCEL)

Cierre Ejercicio

Comprobación

Final

Tabla de datos

Cuentas Anuales

Firma Órgano

Competente


17



18



19


Documents

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