MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRENSA Y …

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES

CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye Andrea Febres y Héctor Luzardo

Yelinet Ramos Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.

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INDICE

1. PRESENTACIÓN................................................................... 4

2. BASE LEGAL....................................................................... 5

3. MISIÓN.............................................................................. 6

4. VISIÓN............................................................................... 6

5. ORGANIZACIÓN.................................................................. 7

6. FUNCIONES........................................................................ 8

7. NORMAS GENERALES.......................................................... 9

8. NORMAS ESPECÍFICAS........................................................ 10





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PRESENTACIÓN

El presente “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS” ha sido diseñado con el objeto de normar y establecer los pasos administrativos que deberán ejecutarse en el desarrollo de los procesos de Prensa y Relaciones Institucionales que le han sido atribuidas a la Contraloría del Estado Barinas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la Ley de la Contraloría del Estado Barinas.

El manual se estructura conforme a la metodología de procesos, identificando los pasos y procedimientos que lo regulan y describiendo en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que se realizan durante las distintas fases del proceso de Prensa y Relaciones Institucionales.

El manual será objeto de revisiones periódicas a los fines de mantener actualizada las normas y procedimientos de Prensa que se lleva en la Contraloría del Estado Barinas, la misma se hará de manera coordinada entre la Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría y la Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión





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BASE LEGAL

INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con enmienda Nº 1

5.909 Ext. 19/02/2009

Constitución del Estado Barinas. Gaceta Oficial

Nº 227-03 04/12/2003

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Gaceta Oficial Extraordinaria N°

6.013 23/12/2010

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

2.818 Ext. 01/07/1981

Ley de la Contraloría del Estado Barinas. Gaceta Oficial

Nº 093-04 06/04/2004

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Gaceta Oficial N° 39.240

12/08/2009

Reglamento Interno de la Contraloría del Estado Barinas.

Resolución Nº 104/2010

16/11/2010

Resolución Organizativa Nº 1, 2 3, 4 y 5 de la Contraloría del Estado Barinas.

Resolución Nº

105,106,107 Y 108 16/11/2010





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La ejecución de los procesos de prensa y relaciones institucionales desarrollados en este Manual ha sido encomendada a la OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA .

MISIÓN

La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría, es la encargada de diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas, de prensa y protocolo del organismo bajo los principios de objetividad, responsabilidad, cooperación, trabajo en equipo y solidaridad.

VISIÓN

Ser una oficina moderna, sistematizada, efectiva y de gran referencia ética que promueva las relaciones institucionales y de prensa de este Órgano de Control Fiscal.

Elaborado por: Revisado por:Andrea Febres y Héctor Luzardo

Yelinet Ramos

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La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria organizativa para el cumplimiento de sus funciones:



Revisado por: Aprobado por: Yelinet Ramos Lymar Betancourt Cap.

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ORGANIZACIÓN

Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria cuenta con una estructura para el cumplimiento de sus funciones:

Contralor (a)

Jefe de la Oficina

de Comunicación

Corporativa y Secretaría

Periodista



Sustituye Sec. Pág.

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cuenta con una estructura





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FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA:

1. Diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas y protocolo del organismo, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos por el Contralor o Contralora.

2. Coordinar lo relativo al acto de juramentación de los funcionarios de la Contraloría.

3. Actuar en los casos que decida el Contralor o Contralora como instancia de enlace entre éste, las dependencias de la Contraloría y el público en general.

4. Dictar lineamientos de archivo y secretaría a todas las dependencias y oficinas.

5. Asistir al Contralor o Contralora en el desarrollo de políticas y programas en el área de comunicación e información corporativa e institucional.

6. Diseñar, coordinar, supervisar y ejecutar los programas de comunicación externa e interna y los de proyección y preservación pública de la imagen institucional de la Contraloría.

7. Fomentar y mantener las relaciones de la Contraloría con los medios de comunicación y con los comunicadores sociales, así como el contenido, diseño gráfico y calidad de impresión de las publicaciones de la Contraloría.

8. Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con la participación del Contralor o Contralora y del Director (a) General y de los funcionarios de alto nivel del organismo, debidamente autorizados en declaraciones y entrevistas a los medios de comunicación, así como en los programas informativos y en otros de similar naturaleza.

9. Coordinar las presentaciones públicas del Contralor o Contralora del funcionario por éste autorizado con los medios de comunicación y con los comunicadores sociales.

10. Velar por que se coloquen en sitio visible la bandera nacional y del estado Barinas en los días patrios.

11. Coordinar los servicios administrativos que requiera el Contralor o Contralora.

12. Llevar el registro de la correspondencia que ingresa y egresa de la Contraloría.

13. Coordinar el suministro de materiales, provisiones y equipos requeridos para el funcionamiento del Despacho del Contralor o Contralora.





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14. Centralizar la tramitación y numeración correlativa de los actos administrativos de efectos generales o particulares, dictados por el Contralor o Contralora.

15. Centralizar la tramitación de la publicación de los actos de la Contraloría en la GACETA OFICIAL DEL ESTADO BARINAS.

16. Recibir, clasificar y distribuir los documentos presentados y el despacho de los que emanen del organismo.

17. Garantizar la seguridad, autenticidad y permanencia de la información.

18. Recibir, clasificar y ubicar el material a archivar documentos, correspondencia u otros.

19. Supervisar y coordinar el funcionamiento del archivo central de la Contraloría del Estado Barinas.

20. Llevar y coordinar el archivo de los documentos, correspondencia, expedientes u otro material que sea remitido al archivo central de la Contraloría del Estado Barinas.

21. Movilizar el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas, con el fin de prestarlo para revisiones, consultas y referencias.

22. Llevar control de entrada y salida del material del archivo central.

23. Suministrar información sobre el material archivado a las diferentes dependencias del organismo, de acuerdo a procedimientos o instrucciones recibidas.

24. Realizar inventarios para verificar la exactitud de control de expedientes.

25. Elaborar fichas individuales y/o realizar anotaciones para mantenimiento de índices auxiliares.

26. Atender a las personas que soliciten el servicio.

27. Archivar documentos del Organismo y los provenientes de los órganos o entes sujetos a control, a razón de la actividad de fiscalización que realiza la Contraloría del Estado Barinas, los cuales revisten confidencialidad.

28. Conservar la documentación confidencial del organismo, los expedientes de las causas concluidas, así como aquellas en las cuales no esté incluido el caso o donde el procedimiento se hubiese paralizado.


Yelinet Ramos

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Fotograf í a del funcionario u obrero:

Fondo Rojo para Directivo

Fondo Azul para empleados

Fondo Amarillo para obreros y choferes

Unidad Administrativa Donde EstáAdscrito e l Funcionario u Obrero

29. Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.

30. Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el respectivo manual.

NORMAS GENERALES

El carnet de la Contraloría

identificar al funcionario y obrero como parte de la familia

de una imagen corporativa dentro y fuera de las instalaciones

e igual forma, ser embajador de las labores que se realizan y que están sintonizada con

el sistema nacional de control fiscal.

• Presentación del Carnet.

1. Anverso




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a del funcionario u obrero:

Fondo Rojo para Directivo

Fondo Azul para empleados

Fondo Amarillo para obreros y choferes

EstáObrero

Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.

Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el respectivo manual.

GENERALES PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN

ontraloría del Estado Barinas, es un medio corporativo que permite

identificar al funcionario y obrero como parte de la familia contralora, ser representante

de una imagen corporativa dentro y fuera de las instalaciones del órgano de control


el sistema nacional de control fiscal.

Presentación del Carnet.

Anverso




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Identificación del País

Identificador de la Contralor ía del Estado Barinas.

Identificación del funcionario u obrero

Categoría de acuerdo al

nivel gerencial

Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.

Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el

PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN

del Estado Barinas, es un medio corporativo que permite

contralora, ser representante

del órgano de control fiscal






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Especificaciones

1. Identificación del país

2. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, el cual contiene:

• En el centro: mapa del estado Barinas

• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control

fiscal.

3. Fotografía del funcionario u obrero: en el fondo varía de acuerdo al nivel

gerencial, el cual se caracteriza por tres colores:

Rojo para el personal directivo

Azul para los empleados

Amarillo para los choferes y obreros

4. Primer apellido e inicial del segundo apellido del funcionario ú obrero.

5. Primer nombre e inicial del segundo nombre del funcionario ú obrero.

6. Categoría del funcionario ú obrero de acuerdo al nivel gerencial donde se

encuentre.

7. Unidad administrativa (Dirección u Oficina) donde está adscrito el funcionario u

obrero.





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2. Reverso

Especificaciones

1. Escudo del Estado Barinas, se encuentra centrado en la parte superior del

carnet del reverso.

2. Identificación del país y del estado donde nos encontramos ubicado como

órgano de control fiscal y se encuentra centrado debajo del escudo.

3. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado

en el centro del carnet, como fondo de la condición del uso del carnet, el

cual contiene:

• En el centro: mapa del estado Barinas.

• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control fiscal.

• En la parte inferior: las ocho estrellas de la bandera nacional.

• Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría Estadal.

Escudo de la República Bolivariana de Venezuela

Nombre del País y del Estado

Identificador de la Contraloría del Estado Barinas

Sello del Despacho del Contralor (a)

Firma del Contralor (a) del Estado

Nombre y Apellido del Contralor (a) del Estado Contralor (a)

Provisional del Estado Barinas

Código de barra

Condición del uso del carnet





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4. Condición uso del carnet, se encuentra ubicado en el centro del carnet en la

parte reverso, delante del identificador.

5. Sello del despacho de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado

debajo de la condición del uso del carnet en la parte derecha.

6. Firma del Contralor (a) esta se encuentra al lado del sello en la parte izquierda.

7. Nombre y apellido del Contralor(a) se encuentra ubicado debajo del sello y la

firma.

8. Contralor Provisional del Estado Barinas.

9. Código de barra para el control de acceso.

NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO DEL CARNET

1. Los funcionarios y obreros de la Contraloría del Estado Barinas deben

portar obligatoriamente y sin excepción el carnet de identificación dentro

de las instalaciones, así como, para los organismos donde asistan en

representación del Órgano de Control Fiscal.

2. El carnet debe llevarse en un sitio visible del vestuario.

3. El personal de seguridad de la Contraloría del Estado Barinas, solicitarán

a los funcionarios y obreros que le presenten el carnet (si no lo lleva en

sitio visible) a fin de autorizar su entrada a las instalaciones del órgano de

control fiscal.

4. El carnet no debe ser utilizado para otros fines sino los señalados en la

parte reverso del mismo que señala: “el presente carnet sólo acredita al

portador su uso en las instalaciones de la Contraloría del Estado Barinas,

no autoriza actuaciones fiscales o institucionales, el mismo forma parte del

control interno de este órgano de control fiscal”.

5. Debe usarse con responsabilidad y cuidado.

6. Debe evitar colocarlo en lugares donde puedan deteriorarse a causa del

sol, corrosivos, ralladuras de llaves entre otros…

7. El funcionario u obrero que le dé un mal uso al carnet de identificación,

será penalizado por la máxima autoridad de este órgano de control fiscal.





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8. El funcionario u obrero que por alguna circunstancia pierda su carnet de

identificación, debe reportarlo inmediatamente a la Dirección de Recursos

Humanos y depositar su costo (30 Bolívares Fuertes) a la cuenta de

FUNDECCEB para su reposición.

IDENTIFICADOR DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

La identidad organizacional es la personalidad de la Contraloría del Estado

Barinas, el cual, representa la conjunción de su historia, de su ética y de su

filosofía de trabajo, en este caso, es el conjunto de características, valores y

creencias con las que la Contraloría del Estado Barinas se autoidentifica y se

autodiferencia.

Desde la óptica del análisis organizacional, la identidad institucional la

constituye todo aquello que permita distinguir a la organización como singular, se

materializa a través de una estructura organizativa y en un identificador. En este

sentido, se presenta el identificador, como una cedula de identidad del Órgano de

Control Fiscal.


Yelinet Ramos

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• Presentación del Identificador:

• Especificaciones del Identificador

� Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría

Estadal

� En el centro: mapa del Estado Barinas

simbolizan

correspondiendo cada oficial una de las llaves.

� A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor

de la bandera nacional que identifica el control fiscal

� En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los

cuales r

Cumaná, Barcelona, Barinas, Guayana, Margarita, Mérida y

Trujillo.

USO DEL IDENTIFICADOR

1. El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines

institucionales.

2. Para usar el identificador,

autoridad de este órgano de control fiscal.




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Presentación del Identificador:

Especificaciones del Identificador

Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría

Estadal.

En el centro: mapa del Estado Barinas y las Tres llaves que

simbolizan el arca de las tres cerraduras diferen

correspondiendo cada oficial una de las llaves.

A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor

de la bandera nacional que identifica el control fiscal

En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los

cuales representan las ocho de las antiguas provincias: Caracas,


Trujillo.

IDENTIFICADOR

El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines

institucionales.

Para usar el identificador, este debe ser autorizado por la máxima

autoridad de este órgano de control fiscal.




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Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría

y las Tres llaves que

el arca de las tres cerraduras diferentes

A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor

de la bandera nacional que identifica el control fiscal.

En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los

epresentan las ocho de las antiguas provincias: Caracas,


El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines

este debe ser autorizado por la máxima





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3. El identificador debe utilizarse en todas las correspondencias internas

y externas enviadas en éste órgano de control fiscal.

4. El identificador debe llevar un tamaño específico en las diferentes

correspondencias y documentos que se realicen en este órgano de

control fiscal.

5. El identificador debe ir en el carnet que nos representa como

funcionario de la Contraloría.

6. En las páginas web el identificador de la Contraloría del Estado

Barinas debe colocarse en el lado superior izquierdo, debido a que en

el lado superior derecho va colocado el identificador del Sistema

Nacional De Control Fiscal.

7. Cuando el identificador es utilizado sobre fondos complejos, se debe

usar sombra blanca para destacarlo.

USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS EXTER NAS

(OFICIOS)

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer

comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un

documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta

jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, solicitar

información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos

de trabajos administrativos.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos, los oficios de

circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la

institución. A nivel interno enlazan a los que desempeñan funciones dentro de

una entidad o institución.

Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del Estado son

los siguientes: superior (4,82 cm), inferior (2,5cm), izquierdo (3cm) y derecha

(3cm).





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PARTES DE UN OFICIO

1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.

3. Número del oficio.

4. Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos.

5. Lugar y fecha.

6. Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,

sencillo y se evitará el tuteo.

7. Despedida.

8. Firma y cargo del que remite el oficio.

9. Resolución de la gaceta donde fue nombrado.

10. Iníciales de quien transcribió el oficio y la fecha.

11. Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.

12. Identificador del organismo.





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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

ESTADO BARINASESTADO BARINASESTADO BARINASESTADO BARINAS

CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

OFICIO Nº DC-DTPG-2012- ___

Ciudadano MARIELBA JAUA Directora General de Control de Estados y Municipios de la Contraloría General de la República. Avenida Andrés Bello, Edificio Sede de la CGR, frente al Mercado Guaicaipuro. Caracas – Distrito Federal Teléfono: (0212)-5083240 - 5083609 Barinas,

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y a la vez

remitirle adjunto al presente, informe pormenorizado de Gestión Mensual

correspondiente del mes de noviembre de 2012, donde se presentan los alcances de

la gestión de este Órgano de Control Fiscal desde el 01-11-2012 al 30-11-2012.

Todo ello de acuerdo a lo establecido en el literal b del artículo N° 2 de la Resolución

N° 01-00-000006 de fecha 10-01-212, publicada en Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela N° 39.842 de fecha 13-01-2012, reimpresa en Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.846 de fecha 19-01-2012.

Sin más a que hacer referencia, se despide de usted.

Atentamente;

LYMAR BETANCOURT COIRÀN Contralora Provisional del Estado Barinas

(Resolución Nº 01-00-000006 de fecha 10/01/2012, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.842 de fecha 13/01/2012

Reimpresa en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Nº 39846 de fecha 19/01/2012) YR C:\ Documents and Settings\Escritorio\PLANTILLAS DT\OFICIO DTI.docx nuevo

19/12/2012





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ESPECIFICACIONES

1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en

el centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho

1,75 cm.

2. Identificación del País, del Estado y de la Contraloría, debe estar ubicado

en el encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en

negrita, letra algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).

3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado,

debe contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y

el número del oficio, todo en mayúscula con letra arial Nº 11.

4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe

ir en mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde

pertenece, dirección y teléfonos, con letra Arial Nº 11, interlineado sencillo

de uno (1).

5. El lugar y la fecha debe ir en el centro de la página con una sangría de un

(01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado 1,15 y el espaciado después

del párrafo de doce (12) ptos.

6. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido

del oficio.

7. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial

Nº11 y centrado, debajo debe ir el cargo. Debe tener un espacio suficiente

para la firma.

8. La resolución y fecha de publicación en Gaceta oficial donde se le da el

nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada

con letra Nº11.

9. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6, debe llevar las iníciales de quien

transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.

10. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos,

el Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.





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11. El identificador de la Contraloría del Estado, debe ir ubicado, en el pie de

página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un

tamaño de 0,98cm de alto por 1,24 de ancho.

USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS INTER NAS

MEMORANDO INTERNO

Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno, en el

que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún

momento, ya sean instrucciones, información o petición, es un documento

simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en

las entidades del sector privado, además es flexible y práctico, breve y directo y se

difunde en todos los niveles o escalones. Este órgano de control fiscal cuenta con

un formato específico de memorando (DT-6).

Se diferencian dos clases de memorando: simple y múltiple:

• Memorando Simple, se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o

transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la ejecución

de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo destinatario.

• Memorando Múltiple, se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra

información, en forma simultánea a varios destinatarios.





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USO DEL IDENTIFICADOR EN PORTADAS DE DOCUMENTOS

INSTITUCIONALES

INFORME DE GESTIÓN CORRESPONDIENTE AL MES DE FEBRER O 2012


Lymar Betancourt Coirán

Contralor Provisional

ENERO 2012

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


DESPACHO DEL CONTRALOR





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USO DEL IDENTIFICADOR EN EL CUERPO DE LOS DOCUMENTO S

INSTITUCIONALES

NORMAS Y USO DE CORRESPONDENCIAS

1. Oficio: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer

comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un

documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta

jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,

contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos

administrativos.

El oficio se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera de una

institución y nivel interno dentro de ella.





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• A nivel externo: establece comunicación con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos los oficios de

circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la

institución o por quien hace sus reces.

• A nivel interno: enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro

de una entidad o institución.

Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del estado son los

siguientes: superior 4,82 cm; inferior 2,5 cm; izquierdo 3 cm y derecha 3 cm.

2. Partes de un oficio

• Escudo de la República Bolivariana de Venezuela

• Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.

• Número del oficio.

• Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos

• Lugar y fecha.

• Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,

sencillo y se evitará el tuteo.

• Despedida.

• Firma y cargo del que remite el oficio.

• Resolución de la gaceta donde fue nombrado.

• Iníciales de quién transcribió el oficio y la fecha.

• Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.

• Identificador del organismo.

Especificaciones

1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en el

centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho 1,75

cm.





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2. Identificación del país, del estado y de la Contraloría, debe estar ubicado en el

encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en negrita, letra

Algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).

3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado, debe

contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y el número

del oficio, todo en mayúscula con letra Arial Nº 11.

4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe ir en

mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde pertenece,

dirección y teléfonos con letra Arial Nº 11 con interlineado sencillo de uno

(01).

5. El lugar y la fecha debe ir del centro hacia la derecha en letra Arial Nº 11.

6. El contenido o texto del oficio debe ir en el centro de la página con una

sangría de un (01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado de 1,15 y el

espaciado después del párrafo de (12) ptos.

7. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido del

oficio.

8. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial Nº 11

y centrado, debajo debe ir el cargo, debe tener un espacio suficiente para la

firma.

9. La resolución y fecha de publicación de Gaceta oficial donde se le da el

nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada con

letra Arial Nº 11.

10. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6 debe llevar las iníciales de quien

transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.

11. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos, el

Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.

12. El identificador de la Contraloría del Estado Barinas, debe ir ubicado en el pie

de página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un

tamaño 0,98 cm de alto por 1,24 de ancho.





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Memorando Interno: Es una comunicación escrita breve y diplomática de uso interno,

en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún

momento, ya sean instrucciones, información o petición. Este órgano de control fiscal

cuenta con un formato específico de memorando interno (DT-6).

Se diferencian dos clases de memorando: Simple y Múltiple.

3. Memorando Simple: se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir

o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la

ejecución de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo

destinatario.

4. Memorando Múltiple: se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier

otra información en forma simultánea a varios destinatarios.

5. Los márgenes establecidos para los memorandos internos de la

Contraloría del Estado son los siguientes: superior 4,82 cm, inferior 2,5 cm,

izquierdo 3 cm y derecho 3 cm.

PARTES DEL MEMORANDO

1. Identificador

2. Nº de memorando

3. Nombre del documento (simple o múltiple)

4. Para

5. De

6. Fecha

7. Asunto

8. Cuerpo

9. Despedida

10. Firma

11. Anexo

12. Iníciales de quien transcribió el memorando “con copia”

13. Forma





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NORMAS DE ARCHIVOS

1. Archivo: un archivo es un conjunto organizado de documentos producido, reunido y/o

acumulado por una institución o unidad administrativa en el ejercicio de sus

actividades.

2. Archivo de Oficina: es el conjunto de documentos emitidos y recibidos por una unidad

administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades.

NORMAS DEL ARCHIVO DE OFICINA

1. Impedir la dispersión o eliminación de los documentos.

2. Procurar la adecuada formación de los expedientes, evitando la creación de

agrupaciones artificiales por pasos en el trámite o por tipos documentales.

3. Asegurar la correcta instalación física de los documentos en carpetas colgantes,

cajas de archivo entre otros…

4. Elaborar los instrumentos oportunos que faciliten la localización y el acceso a los

documentos (ficheros, listados, inventarios).

5. Controlar la salida y devolución de documentos y expedientes mediante un registro

de préstamos.

6. Estar en permanente contacto con el archivo correspondiente (archivo, central,

histórico).

En las oficinas se pueden diferenciar dos categorías básicas de documentación:

• Documentación administrativa: expedientes sometidos a procedimiento, registros

y correspondencias.

• Documentación de apoyo informativo: textos normativos, boletines oficiales y

publicaciones.

TIPOS DE ARCHIVOS

1. Archivo Vertical: los documentos son almacenados en carpetas

individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se

colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba,

donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.





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2. Archivo Lateral: los documentos se archivan uno al lado del otro como los

libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en

carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

3. Archivo Horizontal: los documentos son almacenados en plano, uno

encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es

válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de

planos o mapas.

4. Archivos Activos: aquel donde los documentos son consultados

frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,

operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los

registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

5. Archivo Inactivos: se conservan los documentos de consulta poco

frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí

hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. Art.

123 (LOCGRSNCF).

FUNCIONES OPERATIVAS DE ARCHIVOS

1. Control de ingreso de la documentación.

2. Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir).

3. Descripción (inventarios e indización).

4. Aplicación de las normas internacionales de descripción archivística.

5. Gestión documental.

6. Creación de un sistema de información para el control, localización y

digitalización de la información estratégica.

7. Conservación.

8. Servicio y control de préstamo de la archivalía.

9. Selección, traslado de la documentación.

FUNCIONES GENERALES DE ARCHIVOS

1. Ejecutar la normativa y funciones del archivo, de conformidad con la Ley de

Archivos Nacionales y la Ley de Procedimientos Administrativos.





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2. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y

facilitar la localización de la documentación producida con menos de 2 años

de haberse originado.

3. Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o

descrito según su naturaleza.

4. Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la

efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la

información, preparando índices, guías e inventarios.

5. Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.

6. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del

archivo de gestión.

7. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos

documentales en el archivo de gestión.

8. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos

documentales en el archivo.

9. Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información.

10. Trasladar la documentación después de cumplido el plazo de 2 años en el

archivo de la unidad de información de correspondencia.

PROCEDIMIENTOS

1. Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con

más copias, debe procurar el archivista conservar siempre material original.

2. Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su

conservación para evitar su pronto deterioro.

3. Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta

de que los documentos son idénticos.

4. El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza

documental en sus diferentes etapas.

5. Enviar al archivo de correspondencia mediante listas de remisión e inventariar

la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación

del Jefe de la Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría.





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6. Mantener un registro de los documentos enviados al archivo de

correspondencia.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y

manejo de los documentos que se encuentran dentro del depósito.

1. Velar porque el equipo de aire acondicionado se encuentre en buen estado y

se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los

depósitos. (Humedad Relativa 30 a 45% y Temperatura de 18 a 22º C.).

2. Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se

encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.

3. Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo

de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades

archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.

2. Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

3. Seguir la estructura orgánica al momento de archivar cuadro de clasificación.

4. Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los archivos para su

respectiva localización.

5. Llevar registros mediante boletas de los préstamos de documentos.

6. Llevar un registro de control de visitantes o usuarios del archivo.

7. Tramitar la devolución de los documentos.

8. Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y

recibido en la oficina, respetando el orden del origen.





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NORMAS PARA LA INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHI VO DE

GESTIÓN Y AL ARCHIVO CENTRAL

Importancia

La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el

establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, toda vez que es a partir

de él en donde se inicia el resguardo de toda la documentación escrita propia de

la institución.

Producción documental.

Se normalizara la estructura de organización de los documentos de producción

más frecuente, como: memorandos, circulares, solicitudes, requisiciones, puntos

de cuenta, comunicaciones varias, expedientes, actas.

Cada dirección en atención al manual de normas y procedimientos, ha de

identificar su archivo documental, en atención a la codificación presente en el

manual respectivo o en su defecto colocara las iníciales correspondientes a cada

dirección u oficina.

Normas de aplicación.

Esta normativa tiene como finalidad disponer de una herramienta que permita

desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del

archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,

normas, métodos y procedimientos que han de ser implantados en este órgano de

control fiscal, relacionados con la producción, recibo, distribución, trámite,

almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los

archivos de gestión.

Tiene carácter de obligatoriedad, en cuanto a conocimiento y cumplimiento, por

parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los

archivos de cada una de las oficinas de este órgano contralor.





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Tipos de archivos.

Han de llevarse dos tipos de archivo:

1. Archivo de Gestión: referido al archivo organizado en cada una de las

direcciones u oficinas, donde se resguardará la documentación que a diario

se tramita la cual nos sirve de apoyo dentro de los procesos medulares de la

organización.

2. Archivo Central: unidad administrativa, donde se conservará la

documentación confidencial del organismo, así como los expedientes de las

actuaciones fiscales, las causas concluidas, expedientes de personal, entre

otros.

Clasificación documental.

Identificar y agrupar todos los documentos que pertenezcan a una misma serie,

se denominaran así a cada una de las carpetas que contienen un mismo asunto,

por ejemplo memorandos enviados, y las subseries corresponderán a la

separación interna dentro de una misma serie, por ejemplo: enero, febrero, marzo.

Normas Generales para el archivo de documentos:

Se archivaran dos tipos de documentación:

Documentación administrativa: referida a todos aquellos documentos que

forman parte de los procesos medulares de la dirección u oficina tales como

expedientes (de personal, organismos, denuncias, procesos licitatorios, otros),

informes, manuales, normativas, resoluciones, nóminas.

Documentación de apoyo: se refiere a todo aquel conjunto de documentos

que por su contenido no representan un valor significativo a la organización, pero





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que es necesario conservarlos por un cierto periodo de tiempo, pues forman parte

de los procedimientos en la gestión administrativa inherentes al desarrollo de los

procesos dentro de la institución, como memorandos, correspondencia interna y

externa, oficios, otros.

Normas especificas para la Organización de los Arch ivos en las Oficinas.

• De los documentos de apoyo (archivo de gestión):

1. Los archivos deben contener carpetas colgantes organizadas en orden

alfabético desde la A hasta la letra Z.

2. Se realizará la apertura de series documentales, con el uso de carpetas

colgantes donde se depositaran las carpetas contentivas de los

documentos. Estas carpetas deben estar debidamente identificadas con

una etiqueta (ver figura 1), la cual debe contener el nombre de los

documentos a archivar, las siglas de la dirección y el año, así mismo

debe llevar una pestaña (ver figura 2) que indique el nombre de los

Requisiciones

Puntos de Cuentas

Memorando Recibidos

Memorando Enviados

Circulares





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documentos que se están archivando, de tal forma que permita

visualizar su ubicación y facilite la localización física de los documentos.

Figura 1.

Figura 2.

3. Utilizar nombres breves y cortos al identificar las carpetas, son

manejables y directos.

4. Dentro de cada carpeta (serie) la ordenación ha de ser cronológica,

empleando separadores por cada mes del año, tomando en

consideración que al abrir la carpeta se debe observar la información del

mes más reciente, es decir se organiza desde lo más actual hasta lo

más antiguo, y los documentos se archivaran en atención al mes en que

se está realizando el respectivo archivo. Los separadores deben estar

claramente identificados y corresponden a las subseries dentro de una

misma carpeta.

MEMORANDOS ENVIADOS OCCS-2012

MEMORANDOS ENVIADOS





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• De los expedientes:

Dependiendo de la naturaleza del expediente, los mismos se archivaran

siguiendo la numeración o el nombre que los identifique, de manera correlativa.

De ser una organización numérica, debe realizarse de manera

ascendente, si existe una codificación establecida por cada dirección u

oficina se llevara conforme al manual correspondiente.

De ser una organización alfabética, se ordenaran desde la letra A hasta

la Z y se colocara el año correspondiente, por ejemplo los archivos

permanentes de los órganos y entes sujetos a control.

De ser expedientes de funcionarios se ordenaran alfabéticamente desde

la letra A hasta la Z, colocando el primer apellido del mismo y la inicial

del segundo, primer nombre y la inicial del segundo. Seguido del número

de cédula de identidad.

Los expedientes de las Direcciones de Control correspondientes a las

actuaciones fiscales deben contener toda la documentación inherente a dicha

Subseries

Octubre

Septiembre

Agosto

ME

MO

RA

ND

OS

E

NV

IAD

OS

O

CC

S-2

012





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35

actuación, organizada de tal manera que haya fácil acceso, a los papeles de trabajo,

informes, hallazgos o cualquier otro documento consultado con regularidad.

Todo el expediente debe ser archivado en una carpeta mayka y dentro de esta

identificar con separadores los documentos antes descritos.

De ser necesario el uso de dos o más carpetas, estas deben señalar la

existencia de las mismas, identificadas de la siguiente manera, por ejemplo 1/3, 2/3 y

3/3.

En el lomo de la carpeta se debe identificar el nombre del organismo al cual se

le realizó la actuación, el año, código de la misma y número de carpetas.

Sólo se colocara en una carpeta aparte el archivo permanente, este tipo de

archivo será llevado por las direcciones de control, quienes han de preparar y

mantener un archivo donde se encuentre disponible la información que se necesite

frecuentemente, referida a un organismo o institución objeto de auditoría.

El archivo permanente contendrá Información de cada entidad del Sector

Público, útil para varios años, relacionada con disposiciones legales, reglamentos,

manuales, instructivos y demás normas que regulen su funcionamiento. Asimismo,

comprende datos relativos con su organización, estructura, funciones,

procedimientos, contratos, convenios e informes de los trabajos de auditoría o

exámenes especiales, este debe estar ubicado como primera carpeta al lado de los

expedientes de las actuaciones de un mismo organismo, tal como se indica en la

figura siguiente:





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1. Los documentos deben organizarse en una sola carpeta por asunto de

acuerdo a las instrucciones de organización de los archivos presentes en

esta normativa.

2. Se establecerán nueve carpetas básicas en el archivo de gestión las

cuales deben ser organizadas de igual manera en cada dirección u oficina

y una carpeta adicional contentiva de documentos varios los cuales

pueden organizarse con separadores (de existir más de un asunto), para

un total de diez carpetas. Tal como se señalan en el cuadro siguiente:

Archivo Permanente

Intravial

Intravial 2011

DCAD-001-

Intravial 2012

DCAD-005-2012

Archivo Permanente

SIOT

SIOT 2012

DCACOP-005-2012 1/2

Intravial 2012

DCAD-005-2012

SIOT 2012

DCACOP-005-2012 2/2





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Carpeta Nº

Asunto

1. Memorandos Enviados

2. Memorandos Recibidos

3. Oficios Enviados

4. Oficios Recibidos

5. Circulares

6. Puntos de Cuenta

7. Requisiciones

8. Solicitudes al Área de Reproducción

9. Documentos Varios

3. El archivo de gestión estará a cargo de un funcionario designado por el

Jefe o Jefa, Director o Directora de la unidad, quien velará por el orden y

resguardo de la documentación.

4. De ser necesario abrir dos carpetas de un mismo asunto, porque existan

muchos documentos, se debe referenciar en la etiqueta la existencia de

las dos carpetas (Ej. 1/2 y 2/2).

5. La ubicación de las carpetas que conforman cada una de las series y

subseries documentales, debe realizarse cuidando que guarden el

mismo orden como se conformó el archivo.

6. Si alguien requiere utilizar algún documento es aconsejable entregar una

fotocopia. Si necesita el original se coloca dentro del archivo una

fotocopia y anexo una hoja que indique la fecha y el funcionario que se

ha llevado el original, la cual debe estar firmada por quien ha hecho la

solicitud.





Firma:

Fecha:

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Fecha:

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Fecha:

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7. El archivo de gestión contiene documentación activa, que se encuentra

en trámite y de consulta frecuente, pero su permanencia no debe

superar los dos años, para su desincorporación y transferencia al

archivo general.

8. La transferencia del archivo de gestión al archivo central ha de

realizarse, de forma organizada, mediante un memorando interno, donde

se indique la dirección o unidad que realiza la acción, documentación

por asunto, números de carpetas, el año al que corresponde, la firma del

funcionario responsable y del director o jefe, así mismo debe señalar el

funcionario que recibe por el archivo central, fecha y firmas de los

funcionarios involucrados.