Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica€¦ · Web viewServicios de Auditoría Informe de control interno Estimado Francisco: Nos permitimos presentarle el informe N INF-DGAI-033-2013

San José, 03 de diciembre de 2013INF-DGAI-033-2013

SeñorFrancisco Fonseca Montero, DirectorDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de Auditoría Informe de control interno

Estimado Francisco:

Nos permitimos presentarle el informe N° INF-DGAI-033-2013 sobre la Evaluación de la Gestión del Departamento de Arquitectura del Ministerio de Hacienda.

En el estudio se determinaron aspectos de control que requieren ser revisados con respecto a las actividades que realiza ese Departamento, por lo que se formulan las recomendaciones correspondientes, tendentes a la mejora de su gestión.

Dichas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio 019-2013

Avenida 2, Calle 1 y 3. Diagonal al Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2284-52-42 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

DICIEMBRE, 2013

INF-DGAI-033-2013EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL

DEPARTAMENTO DE ARQUITECTURA DEL MINISTERIO DE HACIENDA


TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO........................................................................................................................................i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................1

1.1 Origen...................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.................................................................................................................................................1

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes.................................................1

1.5 Comunicación oral de resultados.........................................................................................................2

1.6 Aspectos generales...............................................................................................................................2

2. RESULTADOS..............................................................................................................................................3

2.1 Sobre el Sistema de Control Interno....................................................................................................3

2.2 Sobre el cumplimiento de las funciones designadas en el decreto N° 35564-H del 2009...................4

2.3 Sobre la necesidad de definir los procedimientos por escrito..............................................................5

2.4 Necesidad de mejoras en el Plan de Trabajo........................................................................................6

2.5 Sobre aspectos a mejorar en las bitácoras de inspección.....................................................................7

2.6 Sobre necesidades de mejora en la documentación y expedientes.......................................................8

3. CONCLUSIONES..........................................................................................................................................9

4. RECOMENDACIONES................................................................................................................................10



INF-DGAI-033-2013pág. i

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARQUITECTURA DEL MINISTERIO DE HACIENDA

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio sobre la gestión del Departamento de Arquitectura del Ministerio de Hacienda, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013. El objetivo consistió en evaluar la gestión, a efecto de determinar la eficiencia y eficacia, en concordancia con los objetivos de la Dirección Administrativa Financiera.

La evaluación comprendió las funciones designadas al Departamento de Arquitectura, mediante el Decreto Nº 33208-H, de las cuales se seleccionaron 10 de ellas que se consideraron como sustantivas, para el periodo comprendido entre el 1 de enero del 2013 al 31 de octubre del 2013.

Se evidenció en el estudio que existen aspectos que se requieren fortalecer, según se indica a continuación:

Que existe necesidad de fortalecer el control interno en el Departamento de Arquitectura, esto ante los resultados de herramienta aplicada, en donde se consideró que tanto en actividades de control como en ambiente de control, hay aspectos a mejorar, como en lo relacionado en definición de procesos, procedimientos y de un manual de cargos, y aspectos que se resaltan en la documentación, en la que no consta firmas de autorización o aprobación de los jefes de las áreas o de la Coordinadora del Departamento.

En la verificación del cumplimiento de 10 de las funciones establecida en el reglamento, se determinó que 2 de ellas no se ejecutaban y 1 se realizaba de forma parcial, al consultar sobre las mismas la Coordinadora nos indica que dicha funciones no son atinentes a las actividades del Departamento. Ante esta situación se considera de importancia el valorar las funciones designadas al Departamento de Arquitectura en el Decreto Nº 33208-H, y en el caso que fuera necesario realizar las modificaciones correspondientes que lo que efectivamente se requiere en la práctica.

Respecto a los procedimientos para el cumplimiento de las funciones del Departamento de Arquitectura, se determinó que a la fecha no se cuenta con procedimientos formales y debidamente comunicados al personal, para ninguna de las treinta y nueve funciones que le fueron asignadas en el Decreto Nº 33208-H citado.

El Departamento de Arquitectura cuenta con un plan de trabajo vigente, el cual está constituido por un listado en que se detallan 22 proyectos en ejecución o pendientes, sin embargo, el documento no cuenta con una presentación o introducción, no define objetivo general ni los objetivos específicos, no se especifican tareas que permitan el cumplimiento de las actividades y su respectiva justificación, y las fechas de inicio y fin de los proyectos definidos, como instrumento para el control, el seguimiento y la toma de decisiones.

En la verificación documental se observó que en lo expedientes de las contrataciones que supervisa el Departamento de Arquitectura, específicamente en lo que representan las bitácoras, existen aspectos que requieren ser mejorados como respaldo de la gestión, entre ellas se destaca:

No se localizó una bitácora de inspección de 2 proyectos.

En dos de los casos no se realizó la visita semanal a cada proyecto, de acuerdo a lo establecido.



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Para las bitácoras que si fueron identificadas se presentó que, no se indica el nombre de los participantes, la fecha y hora de la realización de las visitas y las firmas respectivas de los responsables.

Durante la revisión de los expedientes de contratación se identificaron varios aspectos a mejorar, con respecto a su archivo y documentación, dentro de los cuales se podría detallar la falta de una portada para la identificación de los expedientes, una adecuada foliatura, un índice para el contenido (incluso en caso de existir expediente electrónico), entre otros aspectos.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.



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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARQUITECTURA DEL MINISTERIO DE HACIENDA

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, como una auditoría operativa.

1.2 Objetivo

Evaluar la gestión del Departamento Arquitectura de la DAF, a efecto de determinar la eficiencia y eficacia de su gestión, en concordancia con los objetivos de la Dirección Administrativa Financiera.

1.3 Alcance

El Estudio comprendió la evaluación del sistema de control interno al 21 de agosto del 2013, así como la revisión de actividades realizadas por el Departamento de Arquitectura durante el periodo comprendido entre 1 de enero del 2013 al 31 de agosto del 2013, a partir de una muestra de 10 de las funciones asignadas en el Decreto Nº 33208 “Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda”.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de




los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 28 de noviembre de 2013 al Lic. Francisco Fonseca Montero y la Licda. Xinia Ramírez Bolaños, Director y Subdirectora Administrativo y Financiero y a la Arq. Carmen Lía Chaves Ramírez, Jefe del Departamento de Arquitectura, quienes en términos generales estuvieron de acuerdo en la necesidad de fortalecer este proceso.

1.6 Aspectos generales

Las actividades relacionadas con arquitectura en el Ministerio de Hacienda, fueron consideradas en el Decreto Nº33208 H 1 “Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda”, que en su artículo 3 define como parte de esa Dirección, un Departamento de Arquitectura y Servicios.

El 30 de octubre de 2009 se publica el Decreto N°35564-H en el que se reforma el Decreto 332082, y se separan las actividades de arquitectura y de servicios en dos unidades administrativas Arquitectura y Servicios. Se crea así el Departamento de Arquitectura, y se le asignan treinta y nueve funciones, de acuerdo con el artículo 9 de dicho Decreto.

Actualmente el Departamento cuenta con una Encargada y 16 colaboradores, distribuidos en tres áreas, a saber:

Área PersonalDiseño e Inspección 1 Coordinador y 4 colaboradoresMantenimiento 1 Coordinador y 10 colaboradoresSeguimiento y Control No posee personal

El Área de Seguimiento y Control no cuenta con personal debido a que el Coordinador del área fue trasladado como asesor del Director de la DAF, y a la fecha no se ha nombrado quien lo sustituya.1 Publicado en La Gaceta N°138 del 18 de julio de 2006.2 Publicado en La Gaceta No. 211 del 30 de octubre de 2009




Según el detalle de trabajos entregado por la Encargada del Departamento, al mes de agosto 2013 el Departamento de Arquitectura atendía veintidós (22) proyectos relacionados con remodelaciones, mantenimientos y nuevas construcciones de edificios, con un presupuesto total aproximado de ¢1.470 000 (mil cuatrocientos setenta millones de colones). Estos trabajos se financian con el presupuesto de las diferentes dependencias del Ministerio, siendo la Dirección General de Informática, la Dirección General de Aduanas y la Dirección General de Tributación las que tienen mayor cantidad de proyectos.

Cabe mencionar que el Ministerio de Hacienda posee a la fecha 29 propiedades que cuentan con construcción, las cuales están distribuidas en todo el país. El Departamento de Arquitectura, de acuerdo con la asignación y coordinación con las Dependencias que tengan bajo su presupuesto estas propiedades, debe velar por el adecuado mantenimiento, mejora o en su defecto construcción de las instalaciones.

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el Sistema de Control Interno.

La norma 1.1. “Sistema de control interno (SCI)” de las Normas de Control Interno para el Sector Público 3 establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales. El SCI tiene como componentes orgánicos a la administración activa y a la auditoría interna; igualmente, comprende los siguientes componentes funcionales: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, los cuales se interrelacionan y se integran al proceso de gestión institucional. Los responsables por el SCI deben procurar condiciones idóneas para que los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada, uniforme y consistente.” Para determinar el cumplimiento de lo establecido en las normas, se procedió a realizar una evaluación del sistema de control interno (SCI), para lo cual se aplicó a la Coordinadora del Departamento de Arquitectura, un cuestionario sobre los principales aspectos del SCI, que contenía 117 preguntas referidas a los componentes Ambiente de control y Actividades de control, construido con base en las características y naturaleza de las funciones del Departamento.

Para el análisis de los resultados, se definió como óptimo el valor absoluto igual al número de preguntas planteadas sobre cada componente, según se detalla a continuación:

Componente Cantidad de preguntas Valor óptimo4

Ambiente de control 67 67Actividades de control 31 31Total 117 117

De acuerdo a los resultados de las preguntas y según el valor óptimo, para cada componente se procedió a realizar un ajuste de los subcomponentes que lo integran, esto para que cada uno tuviera un valor porcentual igual, indiferentemente de la cantidad de preguntas realizadas y con esto otorgar el mismo valor a cada componente. De este ejercicio se obtuvieron los siguientes resultados:

3 Publicadas en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero del 2009.4 El valor óptimo se determina con base al máximo de respuestas positivas que se pueden obtener por componente




Componente Calificación obtenidaAmbiente de control 64%Actividades de control 71%

Tomando como referencia los criterios de evaluación de resultados utilizados por la Unidad de Planificación Institucional, dentro del proceso de autoevaluación de control interno del 2012, se obtiene que ambos componentes se ubican en un rango definido como aceptable, lo cual implica la necesidad de que se tomen medidas correctivas para ajustar la gestión a dichas normas.

Los aspectos determinados de la aplicación de la herramienta que requieren fortalecerse corresponden principalmente a aspectos formales, documentales, y de supervisión de los procesos. En general se pueden referenciar a:

Falta de definición de los procesos, procedimientos y un manual de cargos que contenga la definición de funciones que se ejecutan, lo cual dificulta conocer las funciones que se hacen y como se hacen, así como la supervisión de las actividades según controles definidos.

No consta autorizaciones o aprobaciones por parte de los coordinadores de las áreas internas y la Jefatura de la unidad administrativa de la documentación contenida en los expedientes.

La documentación de las labores es incompleta o no es uniforme.

Estas debilidades pueden incidir en que no se logre el objetivo del sistema de control relativo a proteger y conservar el patrimonio público, lograr eficiencia en las operaciones, cumplir el marco normativa, generar información oportuna para toma de decisiones y otros efectos.

2.2 Sobre el cumplimiento de las funciones designadas en el decreto N° 35564-H del 2009.

Como parte de la evaluación de la gestión del Departamento de Arquitectura, se seleccionaron 10 funciones de las establecidas para el Departamento en el Decreto N°35564-H, determinándose que tres de ellas no se realizan o se ejecutan de forma parcial, a saber:

Llevar el control de los movimientos de las partidas y sub-partidas de construcción y mantenimiento de los programas presupuestarios en coordinación con el Departamento Financiero y los encargados de la ejecución presupuestaria de cada programa.

Dar seguimiento a los procesos de contratación administrativa de los proyectos establecidos.

Brindar informes al Director Administrativo y Financiero de las acciones realizadas.

Con respecto a la no ejecución de la función relacionada con el control de las partidas y sub- partidas de construcción y mantenimiento, la Arq. Carmen Lía Chaves Ramírez lo justificó en que dicha función está muy relacionada a la parte administrativa, que normalmente es manejada por la gestoría administrativa de cada Dependencia.

En lo que se refiere al seguimiento del proceso de contratación administrativa, la funcionaria Chaves Ramírez indicó que el encargado de realizar esta actividad, es la Proveeduría Institucional y que Arquitectura únicamente brinda seguimiento mediante llamadas telefónicas.

De igual forma indica que al no poseer personal administrativo en el Departamento, no se pueden realizar funciones que se consideran netamente administrativas debido a la carga de trabajo del personal técnico y profesional.




Respecto a la función referida al suministro de informes de gestión al Director Administrativo y Financiero, la licenciada Chaves Ramírez indicó que estos se remiten por medio de presentaciones, a solicitud del señor Director, sin que se haya establecido formalmente la periodicidad y contenido de estos.

El que no se realicen las funciones descritas, genera el riesgo de incumplimiento de los objetivos asignados al Departamento, debido a que no tiene un control integral sobre las partidas y sub partidas presupuestarias destinadas al mantenimiento y mejoras de los edificios, no se cuenta con información oportuna del estado de los procesos de contratación y no se genera información sobre la gestión, periódica y oportuna, que propicie una mejora en los procesos y la toma de decisiones.

Ante esta situación, la Lic. Patricia Navarro, Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera, indica que se está trabajando en una evaluación y reestructuración de la DAF, con lo que se evaluarían las funciones designadas a los departamentos y se emitiría un nuevo Decreto con los cambios respectivos.

2.3 Sobre la necesidad de definir los procedimientos por escrito.

Sobre este tema, se determinó que a la fecha el Departamento de Arquitectura no cuenta con procedimientos por escrito para ninguna de las treinta y nueve funciones que le fueron asignadas en el Decreto 35564-H. Solamente se describen algunas tareas cuando son incluidas en los contratos para el desarrollo de labores. Según lo indicado por la Coordinadora Carmen Lía Chaves Ramírez, en entrevista del 5 de julio de 2013, todos los funcionarios conocen el procedimiento a seguir en el desarrollo de las funciones correspondientes.

Ante la consulta del porqué no se han realizado los procedimientos, la Coordinadora del Departamento de Arquitectura, indicó que las labores cotidianas no han permitido realizar los procedimientos. De igual forma indica que la falta de personal administrativo limita la realización de las actividades que no son sustantivas.

La falta de la definición de procedimientos por escrito, podría ocasionar retrasos y afectar la eficiencia en la ejecución de las labores, el establecimiento de controles efectivos en los procesos, la supervisión efectiva, así como imposibilidad de exigir responsabilidades en caso incumplimiento por parte de los funcionarios, ya que los funcionarios no podrían tener conocimiento de las actividades a realizar, la forma de realizarlas, así como su grado de participación y responsabilidad.

La norma 1.4 de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), establece que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados “c) La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

Asimismo, la norma 4.2.4 inciso e) de las normas citadas “Requisitos de las actividades de control”, señala lo siguiente: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

2.4 Necesidad de mejoras en el Plan de Trabajo

El Departamento de Arquitectura cuenta con un plan de trabajo vigente, el cual está constituido por un listado en que se detallan 22 proyectos en ejecución o pendientes. Se observó que las columnas en las que debería detallarse la ejecución y el nivel de avance de los proyectos no contienen información, o se encuentra incompleta, lo cual imposibilita el seguimiento y la medición de los avances logrados.




De los 22 proyectos presentados en el Plan, únicamente 6 indican el estado en que se encuentran, de igual forma, ninguno de los proyectos cuenta con información relacionada con firma del contrato, plazo de entrega, fecha de inicio y fecha de recepción final. Si bien como parte del plan de trabajo existen informes de presupuesto de las dependencias con las cuales se tienen planeados proyectos durante el año, estos tampoco cuentan con una adecuada descripción de las labores y no están planteados como un plan de trabajo.

Asimismo, el documento no cuenta con una presentación o introducción, no define su objetivo general ni los objetivos específicos, no se especifican tareas que permitan el cumplimiento de las actividades planeadas, con su respectiva justificación, y las fechas de inicio y fin, entre otros.

Según se desprende de las entrevistas realizadas a la Coordinadora del Departamento, la principal causa de que el plan de trabajo no cuente con los elementos requeridos por las buenas prácticas, puede deberse a la falta de definición de un esquema para su confección, así como la falta de definición de un persona encargada de la administración del plan de trabajo, que vele por su revisión y actualización, si no que son los coordinadores de las áreas internas del Departamento de Arquitectura quienes lo definen.

Al respecto, la norma 4.5.2 de las Normas de Control Interno del Sector Público de la Contraloría General de la República, “Gestión de proyectos”, indica que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública relativos a construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación o reconstrucción de las ya existentes. Las actividades de control que se adopten para tales efectos deben contemplar al menos los siguientes asuntos: // a. La identificación de cada proyecto, con indicación de su nombre, sus objetivos y metas, recursos y las fechas de inicio y de terminación. // b. La designación de un responsable del proyecto con competencias idóneas para que ejecute las labores de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto.// c. La planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes.// d. El establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.// e. La evaluación posterior, para analizar la efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros.”

Debido a que el Plan de Trabajo actual no se encuentra actualizado y no contiene la información requerida, no es posible realizar una medición del cumplimiento del cronograma y la determinación del estado real de los proyectos que el administra el Departamento de Arquitectura, de igual forma no se tiene el conocimiento relacionado con las fechas de firma del contrato, inicio de las labores o el recibido conforme de la finalización del trabajo.

Asimismo, el no mantener actualizada la información, no permite que terceros interesados puedan verificar el estado de avance o los proyectos en los que se está trabajando en el Departamento de Arquitectura.

Ante este punto el Director Francisco Fonseca, menciona que el plan de trabajo formal, puede estar listo en enero, sin embargo hace la salvedad que esto depende de la información que brindan las Dependencias, sin embargo se considera que es un punto importante para el desarrollo de las funciones del Departamento de Arquitectura.

2.5 Sobre aspectos a mejorar en las bitácoras de inspección.

Se revisó una muestra de seis expedientes de las contrataciones que supervisa el Departamento de Arquitectura, los cuales representan una inversión de alrededor de 192 millones de colones, y resultado de esta revisión, se detectaron oportunidades de mejora en las bitácoras de inspección, según se detalla:




En 2 de 6 expedientes no se localizó una bitácora de inspección de los proyectos. La inspección de estos se realizó por medio de fotos guardadas en los teléfonos celulares de los funcionarios y otros documentos, no quedó ninguna evidencia de estas actividades en los expedientes de los proyectos, ni referencia hacia un expediente electrónico para su verificación. Otros tres proyectos sí contaban con bitácora y el restante estaba en fase inicial, y en consecuencia aún no se había inspeccionado.

De acuerdo con los contratos revisados se requiere realizar una visita semanal a cada proyecto, no obstante, estas visitas se documentaron solamente para dos de los casos revisados.

En la revisión de las bitácoras se observaron varios aspectos que no se ejecutan, entre ellos, no se indica el nombre de los participantes, la fecha y hora de la realización de las visitas y las firmas respectivas de los responsables. Si bien, sí se incluye el detalle de las labores realizadas por el contratista y las fotos respectivas, no existe un esquema a seguir en el proceso de revisión ni se han definido los aspectos que deben de tomarse en cuenta al inspeccionar los proyectos.

Las condiciones establecidas en los contratos para las inspecciones y supervisión de las obras, indican lo siguiente:

"b. La obra debe inspeccionarse al menos una vez a la semana por el Coordinador del Equipo de Trabajo o quien designe el Coordinador de Arquitectura, generando en cada visita un documento, ya sea bitácora oficial del CFIA u otro oficializado para este fin, donde se consigne:

I. Fecha, hora y funcionario responsable de la empresa presente en la Inspección.II. Corroborar el avance del trabajo de acuerdo al contrato y cronograma, dando énfasis a la buena

práctica, procesos y materiales descritos en los documentos licitatorios.III. Hora en que concluye la inspección y firma de los participantes"

No obstante, de los resultados de la revisión se evidencia que no se maneja un estándar para la realización de las bitácoras, ni se ha definido como se debe realizar esta, ni tampoco los apartados que debe contener el documento, así como la obligatoriedad de realizarlo y su adecuada documentación en el expediente del proyecto.

Ante los aspectos señalados, la Coordinadora del Departamento indica que existen sobrecargas de trabajo, lo que implica que no se puedan realizar las inspecciones semanales de acuerdo a lo indicado en el procedimiento. De igual forma, indicaron que si bien las bitácoras no siempre quedan por escrito, sí se realizan revisiones y se toman fotografías que se mantienen en las computadoras del personal.

Según lo anterior, el no dejar constancia de la realización de las revisiones realizadas, no permite el adecuado respaldo para las actuaciones del Departamento de Arquitectura, e imposibilita la adecuada fiscalización y la rendición de cuentas. De igual forma podría existir una falta de control de los bienes públicos del Ministerio, o incumplimiento de las labores contratadas por falta de supervisión.

Al respecto, la norma de control interno 4.5.2. “Gestión de proyectos” emitida por la Contraloría General de la República, establece que todo proyecto debe definir “d. El establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.// e. La evaluación posterior, para analizar la efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros.”

2.6 Sobre necesidades de mejora en la documentación y expedientes

Durante la revisión de los expedientes de contratación 2012CD-000235-13403, 2012CD-000013-13403, 2012LA-000163-13801, 2012LA-000127-13402, 2013LA-000013-13801 y 2013CD-000314-13404 se identificaron oportunidades de mejora, con respecto a la documentación y archivo, entre ellos:




En la portada del expediente no consta el nombre ni número de contratación y el año respectivo. Los documentos no se encuentran debidamente foliados, identificados ni firmados. Existe inconsistencia en los elementos que componen los expedientes. Se determinó que en algunos

casos se adjuntan documentos como las bitácoras o la evaluación técnica de los oferentes -documentos que forman parte de la contratación-, no obstante en otros casos no se encuentran archivados estos documentos.

No existe un índice para la identificación de la documentación en el expediente y la documentación que se encuentra en formato electrónico.

Se encontraron casos en los que el expediente no está conformado formalmente, y los documentos se encuentran sin la prensa que mantiene unida la información.

De acuerdo a lo indicado por parte de la Coordinadora del Departamento de Arquitectura, las debilidades en los expedientes tienen su origen en la carencia de personal administrativo para la realización de las actividades de archivo, por lo que estas labores se le recargan a los funcionarios profesionales y técnicos, no obstante estos no cuentan con el tiempo necesario para poder completar las labores del archivo.

Sin embargo, no existe una directriz o instrucción interna para la organización documental de los expedientes, lo que implica que los funcionarios no cuenten con parámetros acerca de cómo realizar esta labor. Al respecto, la Circular DM-010-2009 del 18 de junio de 2009, emitida por la Licda. Jenny Phillips Aguilar, Ministra de Hacienda en ese entonces, establece: “La debida foliatura y el orden cronológico que debe existir en los documentos que se encuentren en los expedientes administrativos, tiene como finalidad facilitar el manejo de la información que se tramita en ellos a efectos de seguir un orden, y además garantizar un adecuado derecho de defensa.”

Esta condición pone en riesgo la documentación que respalda la gestión, y los procesos de construcción, mejoras y mantenimiento de los activos del Ministerio. Asimismo, el no tener uniformidad en la documentación que compone los expedientes podría implicar que no se cuente con la información necesaria para respaldar las decisiones que se tomen para los proyectos y otros efectos.

La Norma 5.4 de la normas de control interno para el Sector Público, N-2-2009-CO-DFOE, Gestión documental se establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.”

3. CONCLUSIONES

El Departamento de Arquitectura de la Dirección Administrativa y Financiera fue creado en octubre de 2009 y aún se encuentra en un proceso de madurez de su gestión, no obstante, es importante considerar que anualmente este Departamento está relacionado con los gastos por mejoras o el mantenimiento de los bienes inmuebles del Ministerio que superan los 1.000 millones de colones, por lo que se hace necesario un adecuado control y supervisión de los procesos a cargo, dado que se evidencian oportunidades de mejora según se indica.

3.1 La revisión del sistema de control interno en el Departamento de Arquitectura, específicamente en los componentes: ambiente de control y actividades de control, permitió identificar aspectos de mejora, principalmente en lo relacionado con la formalización, documentación y supervisión de actividades, que motivan la necesidad de un plan de mejora que venga a fortalecer esos aspectos. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2 El Decreto Nº 33208-H asigna al Departamento de Arquitectura 39 funciones de las cuales se seleccionaron 10 para la verificación de actividades correspondientes. En la revisión efectuada se




determinó que 3 de esas funciones no se realizan o se ejecutan parcialmente, lo que podría tener incidencia en el adecuado desarrollo de los proyectos programados o en su defecto la modificación del reglamento de organización. Ver punto 2.2 de este informe

3.3 El Departamento de Arquitectura no cuenta con procedimientos formalizados y divulgados, que permitan conocer las actividades que se llevan a cabo y la forma como se ejecutan, los controles que se aplican, el grado de participación y responsabilidad de los funcionarios, así como que faciliten un mejor control por parte de la Coordinadora del Departamento. Ver punto 2.3 de este informe.

3.4 El Plan de Trabajo del Departamento de Arquitectura no cuenta con los elementos formales ni con la información necesaria para los procesos de seguimiento, revisión y actualización. Asimismo, no se le ha asignado a ningún funcionario su seguimiento. Se observaron proyectos que no indican la información suficiente sobre objetivos, y fechas para su cumplimiento, aspectos imprescindibles para realizar una adecuada medición del cumplimiento del plan y también implica una mayor dificultad para una supervisión eficiente. Ver puntos 2.4 de este informe

3.5 En dos expedientes de contratación revisados no se encontraron las bitácoras de inspección de los proyectos que supervisa el Departamento de Arquitectura, y en otros tres expedientes estas no cumplían con los aspectos mínimos definidos en los contratos firmados. Las bitácoras contienen la documentación de la supervisión que realiza el personal de Arquitectura, lo que implica que si no son realizadas adecuadamente o en su totalidad, se imposibilita respaldar adecuadamente las actuaciones de la Administración en los proyectos en los que interviene. Ver punto 2.5 de este informe.

3.6 En la revisión de expedientes se evidenció que no existía uniformidad en la documentación, no se encontraban foliados, y en algunos casos la documentación no se encontraba archivada. Estos aspectos se consideran de relevancia para el adecuado respaldo de la gestión del Departamento de Arquitectura, y más cuando estos forman parte de proyectos en donde se realizan pagos a terceros por parte de la Administración y que podrían ser evidencia en caso de reclamos. Ver puntos 2.6 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero, girar instrucciones a la Coordinadora del Departamento de Arquitectura, para que se proceda con lo siguiente:

4.1. Elaborar un plan para el mejoramiento del sistema de control interno, mismo que deberá contemplar las medidas de control necesarias para el fortalecimiento de aquellas áreas que presenta mayor vulnerabilidad, según la evaluación realizada en ambiente de control y actividades de control, específicamente en cuanto a formalización, documentación y supervisión de actividades. Ver punto 3.1 de este informe.

4.2. Revisar el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas a ese Departamento en el Decreto Nº 33208-H “Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda”, a efecto de tomar las medidas correctivas que proceden para su realización, o en su defecto efectuar las gestiones ante la Dirección Administrativa y Financiera para que sean excluidas del Decreto. Ver punto 3.2 de este informe.

4.3. Elaborar procedimientos formales para los principales procesos que se ejecutan en el Departamento de Arquitectura según sus competencias y divulgarlos al personal para que conozcan el grado de participación y responsabilidad. En dichos procedimientos se debe establecer cuáles son las actividades que se deben de realizar y los controles definidos para su adecuado cumplimiento y supervisión. Ver punto 3.3 de este informe.




4.4. Establecer un adecuado Plan de Trabajo Anual para el Departamento de Arquitectura, en el cual se identifique cada proyecto con su nombre, los objetivos y metas planeadas, el total de recursos presupuestados, el funcionario responsable, así como las fechas de inicio y de conclusión de las labores o recibido conforme. El mismo deberá comprender tanto los proyectos en ejecución como aquellos que se espera iniciar durante el año. Ver punto 3.4 de este informe

4.5. Establecer la información mínima que debe contener la bitácora de inspección a fin de lograr uniformidad en su elaboración, considerando al menos los siguientes elementos:

Fecha, hora Funcionario responsable de la empresa presente en la Inspección. Corroborar el avance del trabajo de acuerdo al contrato y cronograma, dando énfasis a la buena

práctica, procesos y materiales descritos en los documentos licitatorios. Hora en que concluye la inspección y firma de los participantes. El medio a utilizar en caso de que se requiera un respaldo documental sobre la inspección

realizada.

Ver Punto 3.5 de este informe.

4.6. Establecer los aspectos que se deben documentar en el expediente de las obras y cumplir con la normativa general de archivo, realizando una adecuada foliatura de los expedientes, así como que se encuentren debidamente identificados y firmados en lo que corresponda. Ver punto 3.6 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

___________________________ ________________________________________Gustavo Adolfo Cascante Calvo Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos




Ce. Estudio N°019-2013



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Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica€¦ · Web viewServicios de Auditoría Informe de control interno Estimado Francisco: Nos permitimos presentarle el informe N INF-DGAI-033-2013