Lubricantes del Sur Ltda

MANUAL Pg. 13 de 17

VERSIN: 01CDIGO: APC-GUIA01FECHA DE ACTUALIZACIN:

13/08/2007

PROCESOS CONTABLES

TABLA DE CONTENIDO1. Objetivo del rea Contable1.1 Contabilidad General

1.2 Objetivos Especficos

1.2.1 Asistentes contables

1.2.2 Auxiliar de Compras

1.2.3 Control de Bancos2. Funciones 2.1 Contador General

2.2 Asistentes contables

2.3 Auxiliar de Compras

2.4 Control de Bancos

3. Lineamientos Generales rea3.1. Diligenciamiento de Formatos

3.2. Lineamientos proceso verificacin de Compras Comerciales3.2.1. Verificacin Facturas

3.2.2. Notas Crdito Proveedores

3.2.3. Entrega de facturas para giro por Tesorera

3.2.4. Creacin de Proveedores

3.2.5 Conciliacin Estados de Cuenta Proveedores

3.3. Lineamiento proceso de Causacion de Gastos3.3.1. Gastos Fijos por servicios Pblicos3.3.2 Especificacin de los Gastos3.3.3 Recepcin de Soportes y Autorizacin del Gasto

3.3.4 Anticipos por Gastos de viaje

3.3.5 Compensacin de Acreedores

3.3.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago3.3.7 Creacin de Acreedores

3.4 Lineamiento Causacion Compra activos Fijos y Diferidos3.4.1 Verificacin soporte y autorizacin

3.4.2 Reporte para creacin del activo a lder modulo AA

3.4.3 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago

3.5. Solicitud de informacin Financiera, Fiscal, legal y de Accionistas para Terceros3.5.1 Bancos

3.5.2 Proveedores Acreedores

3.5.3 Organismos de Control Externo

3.6 Lineamiento Presentacin de Declaraciones Tributarias3.6.1. IVA

3.6.2. Retencin en la fuente3.6.3. Retenciones de ICA e INDUCOMERCIO3.7. Lineamiento Presentacin de Informes rganos de Control del Estado3.7.1. Informe de Medios Magnticos a la DIAN3.7.2. Informe Supersociedades3.7.3. Informes DANE.3.7.4. Requerimientos DIAN, ALCALDIAS, SUPERSOCIEDADES3.8. Lineamiento Revisin de bancos

3.8.1 Conciliaciones Bancarias

3.8.2 Verificacin de partidas Consignadas o canceladas4. Lineamiento parametrizaciones modulo FI4.1 Por cambios fiscales

4.2 Por polticas Internas

4.3 Elaboracin de manuales por procedimientos creados

5. Lineamiento Cierres contable

5.1 Fechas de Corte

5.2 Revisin y conciliacin de cuentas Activas, Pasivas, Ingresos, Gastos

5.3 Elaboracin de Notas de ajustes fin de mes

6. Lineamiento Generacin de Informes Financieros

6.1 Estados Financieros Mensuales

6.2 Estados Financieros Bsicos para Cierre Fin de Ao

6.3 Impresin de libros Oficiales

6.4 Correr proceso de Cierre contable en SAP

7. Indicadores

8. Caracterizacin del proceso

9. Anexos

1. OBJETIVO DEL REA CONTABLE1.1 CONTABILIDAD GENERALVelar por el adecuado manejo, organizacin y reporte de la Informacin Contable y Fiscal de la compaa, dando cumplimiento a las polticas administrativas internas y de los organismos de Control Estatal en la presentacin de la misma de manera oportuna y veraz, facilitando de esta forma la toma de decisiones para la administracin.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.21. ASISTENTES CONTABLES

Asegurar que el proceso contable y tributario de la compaa, se desarrolle con un alto grado de precisin y coordinacin, de acuerdo a los procedimientos, normas y controles dispuestos.

1.2.2 AUXILIAR DE COMPRAS

Recepcionar las facturas de compra de los diferentes proveedores que posee la organizacin e ingresarlas al sistema de la compaa SAP, para su causacion y posterior pago en Tesorera Central, verificando la correspondencia en el valor de impuestos a descontar y el valor a girar.1.2.3 CONTROL DE BANCOS

Tener control sobre las cuentas contables de bancos certificando que la informacin que all se presenta sea real.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS

2.1 CONTADOR GENERAL (Ver manual adjuntos)

2.2 ASISTENTES CONTABLES (Ver manuales adjuntos)

2.3 AUXILIAR DE COMPRAS (Ver manual adjunto)

3. LINEAMIENTOS GENERALES DEL REA CONTABLE3.1. Diligenciamiento de formatosSe debe utilizar los formatos preestablecidos para el rea, todo nuevo formato deber ser avalado por el Gerente Administrativo y la Coordinadora de Calidad.

3.1.1. Formato de Rutina diaria.

3.1.2. Formato para la Creacin de Activos Fijos. 3.1.3. Formato de Conciliacin Bancaria

3.2. Lineamientos Proceso verificacin Compras comerciales:

3.2.1. Verificacin Facturas

Toda factura de compra para verificar debe venir en original, sin tachones ni enmendaduras, con los requisitos mnimos establecidos en el artculo 617 del Estatuto Tributario.

Las facturas de compra deben traer el nmero del pedido registrado por SAP, al igual que el nmero de ingreso al inventario. La mercanca que se compra se debe ingresar al inventario por las cantidades y valores relacionados en la factura, incluyendo los descuentos y los fletes relacionados en la misma. Se debe tener en cuenta que el precio debe ser el valor antes de IVA a excepcin de las facturas por compras de lubricantes, donde el IVA se asume como mayor valor del costo. Las facturas de compra originales deben enviarse a la oficina principal, tan pronto como se reciban y se registre el ingreso de la mercanca a SAP con un plazo no mayor a 2 das, teniendo en cuenta que en algunos casos se debe aplicar descuentos por pronto pago. Para el cierre de mes, las facturas de compra de mercancas se recibirn hasta el primer da hbil del siguiente mes; cuando no se pueda cumplir con esta fecha por compras el ltimo da del mes, se deben enviar por escner o fax al rea para su oportuna verificacin.

Es responsabilidad de cada administrador o del rea de compras comerciales los problemas que se presenten por errores en el cargue de la mercanca al inventario, las diferencias de sobrantes o faltantes deben ser ajustadas por la Jefe de Compras.

El costo promedio de cada articulo debe ser verificado mensualmente por el rea de compras con el fin de determinar la veracidad en el costeo.

No se recibirn facturas con mas de un mes de atraso, ser responsabilidad del rea de compras que estas no se reporten a tiempo para su verificacin y posterior pago.

3.2.2. Notas Crdito Proveedores

Las notas contables por devoluciones deben venir en original, con los respectivos nmeros de pedido y nmero de retiro del inventario en SAP.

No se registrarn devoluciones si no se recibe la nota contable original del proveedor.

Las devoluciones o descuentos recibidos se deben compensar a fin de entregar a Tesorera el valor neto a Girar.3.2.3. Entrega de facturas para giro por Tesorera

Bajo ninguna circunstancia se entregarn al rea de Tesorera para su pago facturas que vengan en fotocopia, escaneadas o por fax.

Las facturas se entregaran en cuaderno control, registrando el detalle de cada documento, el rea de Tesorera registrara el Vo.Bo que valide la recepcin de las mismas.

Las facturas de se compensen por pagos anticipados se archivaran en esta rea, a Tesorera solo pasaran las facturas que se deben cancelar.

3.2.4. Creacin de Proveedores Para la creacin de un nuevo Proveedor se debe solicitar autorizacin de la Jefe de Compras.

Diligenciar el formato de Solicitud de codificacin de proveedores nuevos, anexando los documentos legales que permitan su creacin como son: RUT, Cmara de Comercio, Resoluciones de Autorretencion o Gran contribuyentes para los casos que se obstente estas facultades.

Archivo de los Formatos de creacin de proveedores.

Actualizacin de Proveedores cada ao solicitando nuevamente la informacin respectiva.

Proveedor que no tenga movimiento en mas de seis (6) meses se bloquea.

3.2.5 Conciliacin Estados de Cuenta Proveedores

Mensualmente se deben conciliar todos los proveedores de la compaa cotejando el saldo en SAP frente a los estados de cuenta que se enven.

Presentar al contador General los primeros 10 das de cada mes la conciliacin respectiva Bloquear proveedores inactivos.

Activar proveedores inactivos previa actualizacin de informacin Conciliacin mensual de la cuenta puente dejando esta en ceros a fin de cada mes, en caso de no reportar este saldo se har la conciliacin que justifique la diferencia.

3.3. Lineamiento proceso de Causacion de Gastos

3.3.1. Gastos Fijos por servicios Pblicos, Impuestos e Internet Telecom

Se consideran servicios pblicos a provisional el servicio de: agua, Luz, Telfono, la causacion se hace en la sede principal, para todas las sedes y con base en el consumo de los ltimos meses.

Al momento del giro dado a que estos pagos los hace cada sede deben verificar: si la provisin es suficiente compensan del cdigo acreedor y dejan el saldo de provisin generan el gasto adicional faltante teniendo en cuenta el centro de costo y cuenta de gasto que se debe registrar, igual a la usada en la provisin.

Cuando queda provisin el rea contable al realizar la nueva, compensa el saldo que quede y provisiona el excedente para el nuevo periodo.

La provisin de inducomercio se hace con base en los ingresos mensuales de cada sede. La provisin de Internet se causa y paga en la sede principal.

3.3.2 Especificacin de los Gastos

Los gastos entregados al rea contable para su debida causacion deben venir con todas las especificaciones como son:

Para rgimen Comn, factura con el cumplimiento de todos los requisitos estipulados en el Art. 617 del E.T.

Par rgimen simplificado el documento equivalente o nota interna con las especificaciones requeridas para identificar el tercero y el tipo de bien y/o servicio prestado.

Agencia a la que pertenece el gasto

Centro de costo a afectar

La orden que se debe afectar cuando se de este tipo de manejos.

El tipo de gasto para identificar el rubro contable a afectar

Especificar si el gasto se debe diferir para reportar su creacin, plazo, centro de costos y cuenta contable.

3.3.3 Recepcin de Soportes y Autorizacin del Gasto

Segn el rea encargada de autorizar los gastos determinadas en el cuadro de descentralizacin de gastos que se adjunto al manual , recepcionar todas las facturas de gastos a cargo de estas; cuando adelante las respectivas verificaciones, debe suministrar diariamente al rea los soporte (facturas, documentos equivalentes, anexos, contratos, etc.) con el cumplimiento y especificaciones fiscales que se manejan, asi como en las condiciones para archivo de la informacin, si estos no cumplen los requisitos antes sealados sern devueltas para su cambio o organizacin. Los documentos deben tener las respectivas firmas de autorizacin segn las polticas vigentes.

Segn la legislacin Fiscal vigente todo gasto debe estar amparado por una factura (rgimen comn) o documento equivalente (rgimen simplificado). Los gastos que no cumplan estas caractersticas se manejaran como no deducibles, perdiendo la empresa la deduccin fiscal, este tipo de operaciones debe estar autorizado por los funcionarios asignados para ello segn la cuanta.

3.3.4 Anticipos por Gastos de viaje

Dado a que la empresa tiene por poltica dar anticipo para gastos de viaje a los funcionarios, estas se tramitaran segn lo establecido por el manual de procedimiento.

Los empleados que soliciten anticipos para viaje deben legalizarlos segn las instrucciones que se implementaron por el rea de suministros.

3.3.5 Compensacin de Acreedores

Dado a que el rea de suministros es el encargado de generar las solicitudes de anticipos para acreedores, estos deben informar en los soportes de legalizacin si existe o no anticipo del gasto entregado, no obstante el rea contable validara cada caso para garantizar este proceso. El rea contable posterior a la causacion realizar la compensacin del anticipo con el valor generado a pagar, si no queda saldo archiva en la carpeta de notas estos soportes, registrando adicionalmente el comprobante de compensacin, en caso contrario registra el saldo a pagar para su envo a tesorera. Realizar la verificacin de los acreedores mensualmente con el fin de mantener actualizada la informacin y validar con oportunidad cualquier inconsistencia.3.3.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago

Bajo ninguna circunstancia se entregarn al rea de Tesorera para su pago facturas o Notas internas que vengan en fotocopia, escaneadas o por fax.

Las facturas se entregaran en planilla control, registrando el detalle de cada documento, el rea de Tesorera registrara el Vo.Bo que valide la recepcin de las mismas.

Las facturas de se compensen por pagos anticipados se archivaran en esta rea, a Tesorera solo pasaran las facturas que se deben cancelar.

3.3.7 Creacin de Acreedores Para la creacin de un nuevo Acreedor se debe solicitar autorizacin al Jefe de Suministros.

Verificar que no exista ya el acreedor para evitar doble creacin.

Diligenciar el formato de Solicitud de codificacin de proveedores nuevos, anexando los documentos legales que permitan su creacin como son: RUT, Cmara de Comercio, Resoluciones de Autorretencion o Gran contribuyentes para los casos que se obstente estas facultades.

Archivo de los Formatos de creacin de Acreedores en el rea contable. Actualizacin de Acreedor cada ao solicitando nuevamente la informacin respectiva.

Acreedor que no tenga movimiento en ms de seis (6) meses se bloquea.

Se deben bloquear acreedores que existan ms de una vez determinando cual cdigo conserva la informacin actualizada.

3.4 Lineamiento Causacion Compra activos Fijos y Diferidos

3.4.1 Verificacin soporte y autorizacin

El rea de suministro como encargada de recepcionar todas las facturas, cuando se presente compra de activos fijos o gastos a Diferir suministrara las: facturas, documentos equivalentes, promesas de compraventa, etc con el cumplimiento y especificaciones fiscales que se manejan, asi como en las condiciones para archivo de la informacin, si estos no cumplen los requisitos antes sealados sern devueltas para su cambio o organizacin.

Los documentos deben tener las respectivas firmas de autorizacin segn las polticas vigentes.

Informar del activo: a que sede se asigna, responsable, centro de costo, periodo de amortizacin, con el fin de elaborar la plantilla de creacin del activo y diferido y darle tramite en el modulo AA.

3.4.2 Reporte para creacin del activo a lder modulo AA

Se diligencia el formato nico para creacin de activos fijos y Diferidos con las especificaciones determinadas en estos casos, la informacin permitir conocer el tiempo de depreciacin del bien para el caso de activos, asi como el plazo de amortizacin, centro de costos y cuenta para los diferidos.

Semanalmente se enviara el formato de creacin al responsable del modulo de AA para que nos suministre lo cdigos.

Cuando por cualquier inconveniente no se cuente con el cdigo del activo o del diferido para su pago se tramitara un anticipo.

El rea contable posterior a la creacin del activo realizara la compensacin del valor causado con el anticipo dado.

3.4.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pagoIgual manejo se dar a estos documentos para su reporte a pago segn lo indicado en el numeral 3.3.6.3.5. Solicitud de informacin Financiera, Fiscal, legal y de Accionistas para Terceros

3.5.1 Bancos

Los primeros diez (10) das de cada mes el rea entregar los Estados financieros del mes anterior para cualquier requerimiento de estas entidades.

Informar con un dia de anticipacin la solicitud de informacin adicional por parte de estos entes segn requerimiento de la Gerencia Administrativa o Financiera.

3.5.2 Proveedores Acreedores Informar con un dia de anticipacin la solicitud de informacin Financiera, Legal o Fiscal.

Esta informacin ser entregada por solicitud de la Jefe de Compras para el caso de proveedores y del Jefe de Suministros para acreedores.

3.5.3 Organismos de Control Externo

La informacin solicitada se suministrara teniendo en cuenta los plazos dados.

Esta informacin ser entregada por solicitud de rganos de Control Estatal, Externos como auditoria o Revisora Fiscal

3.6 Lineamiento Presentacin de Declaraciones Tributarias

Tan pronto se conozca los plazos mensuales, bimestrales, semestrales o anuales para la presentacin de estas declaraciones, el rea contable realizara el cronograma de presentacin vigente para la compaa y lo enviara a cada sede y tesorera Central para su conocimiento y seguimiento.

3.6.1. IVA

Declaracin Bimestral que ser elaborada por el contador General con la validacin previa de la revisora fiscal.

La informacin de compra de mercancas debe ser suministrada por la Jefe del rea.

Presentacin electrnica dentro de los plazos establecidos, dada la facultad de transmisin electrnica actual.

Entrega dentro del plazo establecido de los recibos de pago a la Tesorera Central para su pago.

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central.

3.6.2. Retencin en la fuente

Declaracin Mensual que ser elaborada por asistente del rea contable con la validacin del contador General y revisora fiscal.

Presentacin electrnica dentro de los plazos establecidos, dada la facultad de transmisin electrnica actual.

Entrega dentro del plazo establecido de los recibos de pago a la Tesorera Central para su pago.

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central.

3.6.3. Retenciones de ICA e INDUCOMERCIO Declaraciones Mensuales, bimestrales o anuales segn la sede, que sern elaborada por asistentes del rea contable con la validacin del contador General y revisora fiscal.

Presentacin en papel dentro de los plazos establecidos, tomando las firmas de Revisor Fiscal y Representante legal

Envi dentro del plazo establecido de las declaraciones a las sedes para su pago.

La declaracin de Ibagu ser cancelada por la Tesorera central

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central, previo envi de la copia con los sellos respectivos de recibido en Bancos.

3.7. Lineamiento Presentacin de Informes rganos de Control del Estado

3.7.1. Informe de Medios Magnticos a la DIAN o Alcaldas Programacin de las fechas de elaboracin segn el calendario de plazos establecido por la DIAN y Alcaldas.

Actualizacin de la Nota de Medios en SAP que contenga los requerimientos vigentes para cada ao en coordinacin con TI, esto para DIAN. Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la compaa en cada periodo y caso.

Elaborar el cronograma de trabaja en coordinacin con el rea para determinar las necesidades de informacin de otras dependencias como Recurso Humano, Cartera, sedes, etc.

Elaborar dentro de los plazos sealados cada uno de los requerimientos segn las disposiciones vigentes.

Realizar la validacin electrnica de informacin solicitada por DIAN Art. 631 E.T.

Revisar la informacin diligenciada de Medio Magntico ICA a enviar a las alcaldas. Entregar en los plazos establecidos la informacin de M. M. a Alcaldas dejando las pruebas que soportan el recibido.

Realizar la transmisin de informacin por va electrnica generando los archivos que prueban y soporten la entrega completa y oportuna de la informacin a DIAN art. 631 E.T.

Archivo fsico y electrnico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.

3.7.2. Informe Supersociedades

Programacin de la fecha de elaboracin segn el calendario de plazos establecido por la superintendencia de Sociedades, es Anual.

Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la compaa en cada periodo.

Elaborar el cronograma de trabaja en coordinacin con el rea para determinar las necesidades de informacin de otras dependencias como Recurso Humano, Cartera, sedes, etc.

Elaborar y revisar dentro del plazo sealado cada uno de los requerimientos de informacin segn las disposiciones vigentes.

Realizar el cargue de la informacin en el Software establecido por la Supersociedades.

Validacin electrnica de informacin solicitada generando el archivo de transmisin en el Software de la Supersociedades.

Envi por Internet del archivo de transmisin generado y entrega simultanea de los documentos en papel requeridos en cada periodo por la Superintendencia.

Archivo fsico y electrnico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.3.7.3. Informes DANE.

Programacin de la fechas de elaboracin segn el plazo dado por el DANE, es anual.

Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la compaa en cada periodo.

Elaborar y revisar dentro del plazo sealado cada uno de los requerimientos de informacin en el formato borrador enviado por el DANE. Remitir el borrador de la informacin al DANE para su revisin. Pasar la informacin al formato oficial enviado por el DANE aplicando las correcciones sugeridas cuando se presenten y remitirlo. Archivo fsico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.

3.7.4. Requerimientos DIAN, ALCALDIAS, SUPERSOCIEDADES

Recepcin por escrito del requerimiento. Determinacin del plazo a entregar para la programacin de respuesta oportuna.

Asignacin interna de la respuesta.

Entrega a la funcionaria encargada del envi, dejando prueba del radicado.

Archivo en la carpeta de cada ente de control estatal.

3.8. Lineamiento Revisin de bancos

3.8.1 Conciliaciones Bancarias

Para el dia 15 del mes siguiente se debern tener elaborados, revisadas y archivadas todas las conciliaciones bancarias de las cuentas vigentes, adjuntando los extractos.

Las conciliaciones Bancarias sern Revisadas por el Contador General, de las mismas pueden tener acceso la Gerencia Administrativa, rganos de control externo o cualquier otro ente con autorizacin de la Gerencia Administrativa. Toda partida conciliatoria no podr estar mas de tres (3) meses pendiente en la conciliacin, se deben tramitar todos los mecanismos necesarios para su aclaracin.

Las partidas que transcurrido este tiempo no sean aclaradas deben salir de la concitacin a cuentas por pagar, cdigo Casamotor, para que se continen la gestin de verificacin, si pasados seis (6) meses no se ha determinado su origen ser llevada al estado de Resultados de la Compaa.3.8.2 Verificacin de partidas Consignadas o canceladas

Toda confirmacin de valores ser solicitada por los coordinadores de las sedes, tesoreras de las sedes y tesorera central, esta se har mediante mail enviado con el detalle solicitado.4Lineamiento parametrizaciones modulo FI

4.1 Por cambios fiscales

Actualizacin de la norma fiscal vigente para el periodo con el fin de determinar cambios en materia de impuestos, contables o legales. Ejecucin de parametrizacion de cambios en SAP para actualizarlo a cambios en normatividad.4.2 Por polticas Internas

Cambios en la estructura de informes. Incorporacin de nuevas lneas de negocio

4.3 Elaboracin de manuales por procedimientos creados

Cada procedimiento contable nuevo que se genere debe contar con el manual de instruccin de manejo en SAP.

Los cambios en el manejo contable de procedimientos ya establecidos deben tener tambin la actualizacin de los mismos.5. Lineamiento Cierres contable

5.1 Fechas de Corte

La fecha de corte para recibir la informacin de compras y gastos ser el veinticinco (25) de cada mes, lo que implica que la informacin debe llegar a la sede central para esta fecha, cualquier factura o documento equivalente que no se envi para esta fecha se dejar para el mes siguiente, por tanto la sede debe asegurar el cambio de factura con la nueva fecha.

Las sedes no podrn registrar informacin en da o mes diferente al que se este utilizando, es decir, la informacin se cerrara diariamente.

Las estaciones de servicio al no contar por ahora con informacin en lnea en venta de combustibles, debern facturar el dia o das pendientes (este ultimo por puentes festivos) por el manejo de serv punto con la fecha vigente, eso indica que NO pueden facturar con el dia pendiente, ello para evitar problemas de consecutivos de facturacin, el cuadre diario mostrar la diferencia en SAP y fsico con ocasin a las ventas por facturar.

5.2 Revisin y conciliacin de cuentas Activas, Pasivas, Ingresos, Gastos. Para la emisin de informes financieros se requiere que cada uno de los rubros que lo integran estn conciliados, por ende las reas responsables de informacin deben informar la ejecucin de estas tareas asi:

1. La tesorera central reportada la conciliacin de todos los saldos de cajas, bonos, cheques devueltos, posfechados.2. Los saldos Bancarios se emitan con el valor contable al momento de generar los informes, no obstante con su conciliacin mensual se tendr claridad en su manejo.

3. El rea de cartera reportada los saldos de la misma, y las dems cuentas por cobrar existentes diferente a anticipos, cuenta 1330.4. El rubro de anticipos 1330 debe estar conciliado por el rea contable y validado por el rea de suministros y recurso humano en los valores que le competen (acreedores y personal respectivamente).

5. Las obligaciones financieras se cotejaran entre el rea financiera y contable.

6. Los saldos de proveedores y acreedores sern conciliados por el rea contable.

7. El rea de Recurso humano reportada la correspondencia de los valores registrados al gasto de personal, los pasivos prestacional, parafiscales, prestaciones consolidadas y las cuentas por cobrar o por pagar a empleados y convenios en nomina.

8. El responsable del modulo de ventas SD, reportaran la correspondencia de la informacin registrada en ventas, no debe quedar ninguna venta por contabilizar en el mes.

9. El responsable del modulo de compras MM reportaran la correspondencia de la informacin registrada en inventarios, controlara los costos promedio y har los ajustes pertinentes por faltantes o sobrantes de inventarios.

10. El responsable del modulo de Activos Fijos y Diferidos reportara la correspondencia de la informacin de activos fijos y Cargos Diferidos, correr el proceso de depreciacin y amortizacin tan pronto se cierre el mes, generara el registro de venta de activos mensual y reportara el saldo a amortizar de cada diferido.

11. El rea de suministros controlara los gastos y las legalizaciones de anticipos a acreedores en coordinacin con el rea contable.

5.3 Elaboracin de Notas de ajustes fin de mes

Al terminar el registro de operaciones aplicativas y manuales del mes, el rea contable tendr mximo cinco (5) das para registrar las notas de fin de mes por ajustes, causaciones pendientes de gastos, causaciones de cobros a proveedores, notas especiales de descuentos a clientes, causacion de intereses por prestamos tomados y dados y validaciones de los rubros del balance contemplados en el inciso anterior.

6. Lineamiento Generacin de Informes Financieros

6.1 Estados Financieros Mensuales

El contador general emitir luego de analizada y verificada la informacin del mes los Estados Financieros Balance General y Estado de Resultados.Los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio se emitirn como Prueba, los oficiales se generaran con ocasin de la aprobacin de los mismos en Asamblea de accionistas que se programa durante el primer trimestre, mientras no estn aprobados en acta por dicho rgano no sern oficiales.

6.2 Estados Financieros Bsicos para Cierre Fin de Ao

Dada la aprobacin de los Estados financieros en Asamblea, en esta reunin se incorporan los Estados de Flujo de Efectivo, Cambio en el patrimonio y Cambio en la Situacin Financiera, informacin que es requerida para Supersociedades, Bancos o Proveedores.6.3 Impresin de libros OficialesEl rea contable ser la responsable de la impresin de los libros oficiales (Diario, Mayor e Inventarios y Balances), su impresin se har teniendo en cuenta lo estipulado en el CODIGO DE COMERCIO, manteniendo en promedio tres o cuatro meses de atraso frente a cambios que se susciten para evitar anulaciones.

El libro de actas ser actualizado por el rea contable previo entrega de actas de los secretarios de cada reunin, estas mantendrn actualizadas y con las firmas correspondientes.

El libro de accionistas debe mantener al dia con la informacin vigente de accionistas, acciones emitidas, compras, ventas y numero de ttulos.

6.4 Correr proceso de Cierre contable en SAP

Tan pronto se tenga la aprobacin de Estados Financieros de cierre de ejercicio el contador general correr en SAP en proceso de cierre de Saldos, esto permite cancelar las cuentas de Resultados y generar en el patrimonio el resultado del periodo.

7. Indicadores

A) Oportunidad en la causacion de gastos, su resultado es porcentual y se generara semanalmente.

Numero de facturas causados

X 100 = %

Numero de facturas a causarB) Oportunidad en la Presentacin de las declaraciones Tributarias, su resultado es porcentual y se generara bimestralmente teniendo en cuenta las fechas establecidas y su fecha de presentacin.Declaraciones presentadas

X 100 = %

Declaraciones a presentarC) Oportunidad en la Presentacin de informes Financieros y Fiscales, su resultado es porcentual y se generara mensualmente para los financieros y los Fiscales segn los vencimientos establecidos por los organismos de control estatal Informes a presentar

X 100 =

%

Informes presentados oportunamente

D) Calidad en la entrega de facturas a causar por suministros, su resultado es porcentual y mide la efectividad en el cumplimiento de las disposiciones en cuanto a soportes.Nmero de facturas devueltas

X 100 =

%Nmero de facturas recibidas

D) Cantidad de anulaciones de documentos por sedes, su control ser mensual y se medir por la cuanta de documentos solicitados a anular, su eficiencia depender de la disminucin de anulaciones.8. Caracterizacin del proceso

9. Anexos