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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
¨LISANDRO ALVARADO¨
PROYECTO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y CARGOS
PARA LA OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE BARQUISIMETO PARA EL AÑO
2011.
(Sistemas Administrativos y Contables)
Delgado Sierralta, Geraldine
Gómez, Juan Francisco
Barquisimeto, Enero 2012
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
PROYECTO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y CARGOS
PARA LA OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE BARQUISIMETO PARA EL AÑO
2011.
(Sistemas Administrativos y Contables)
Trabajo presentado para optar al grado de
Licenciada en Administración Comercial.
Delgado Sierralta, Geraldine
Gómez, Juan Francisco
Barquisimeto, Enero 2012
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
PROYECTO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y CARGOS PARA LA
OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE
BARQUISIMETO PARA EL AÑO 2011.
(Sistemas Administrativos y Contables)
Autor (a): Delgado Sierralta, Geraldine
Tutor (a): Gómez, Juan Francisco
RESUMEN
Esta investigación, presentará un proyecto de manual de políticas y cargos de
la Operadora Turística Quimera, C.A. Pyme, recién constituida en Barquisimeto
2011, por ende se procederá a realizar la perfil empresarial, la estructura de cargos, el
manual de políticas de la Operadora Turística Quimera, C.A. y el manual de cargos
del producto Q´Salsas. La principal fuente de información, será a través del arqueo
bibliográfico, y la investigación de campo, para el cual se tomará en cuenta las
variables de estudio, el tipo de estudio, diseño de la investigación el cual consiste en
un diseño bibliográfico no experimental, a través de cinco (05) individuos, que
mantienen relaciones laborales en la Operadora Turística Quimera, C.A. desde su
comienzo.
Palabras claves: perfil empresarial, estructura de cargos, manual de políticas, manual
de cargos del producto.
5
ÍNDICE.
PÁG.
INTRODUCCIÓN 6
CAPITULO
I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 8
Descripción del Problema 8
Objetivos 10
Generales 10
Específicos 10
Justificación 10
Alcances y Limitaciones 11
II MARCO TEÓRICO 12
Antecedentes 12
Bases Teóricas 13
Bases Legales 41
Sistema de Variables 46
III MARCO METODOLÓGICO 49
Consideraciones Generales 49
Tipo y Diseño de la Investigación 49
Población y Muestra 50
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 51
Procedimiento 51
Validez y Confiabilidad 52
Técnicas de Análisis de Datos 53
Cronograma de Actividades 53
IV ANÁLISIS DE RESULTADOS 54
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 73
Conclusiones 73
Recomendaciones 75
ANEXOS 76
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 136
6
INTRODUCCIÓN.
En los últimos años, ha existido un creciente interés por las relaciones
personales en las organizaciones, entre las cuales, las Pymes han evolucionado como
actores importantes del sector productivo.
Las exigencias del entorno organizacional, la formalidad interna y externa, el
personal, las normativas legales, jurídicas, tributarias, financieras y laborales son
variables fundamentales que rigen el desempeño de la empresa, sin embargo es
fundamental controlar con una gerencia eficaz las amenazas y debilidades que se
puedan presentar, con el fin de priorizar las fortalezas y oportunidades; así mismo
debe acotarse un factor fundamental en el comercio como lo es la economía informal,
quienes desarrollan a la par un modelo sencillo de comerciante sin mayores
responsabilidades y con ofertas de mercado económicas sin comodidades para el
cliente.
El propósito general de esta investigación, es presentar un proyecto de sistema
administrativo y contable, considerando que la Operadora Turística Quimera, C.A. es
una Pyme, recién constituida en Barquisimeto, identificada en el sector turismo,
según Acta Constitutiva de fecha 26 de agosto del 2011, donde en el objeto se
enuncia todo lo relacionado a organización de eventos y turismo, de forma que
permita comprender la importancia de manejar una programación completa e
impulsadora del trabajo en equipo y con respuesta inmediata ante eventualidades, que
suspenda la gerencia paternalista, el escenario nacional y la resistencia al cambio.
La principal fuente de información, será a través del arqueo bibliográfico, que
permitirá realizar revisión en cuanto al cuerpo de conocimientos existentes
relacionados con la problemática planteada en la investigación, así mismo se
manejara la investigación de campo, para el cual se tomará en cuenta las variables de
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estudio, el tipo de estudio, diseño de la investigación el cual consiste en un diseño
bibliográfico no experimental, a través de cinco (05) individuos, que mantienen
relaciones laborales en la Operadora Turística Quimera, C.A. desde su comienzo.
Serán evaluados el perfil empresarial, la estructura orgánica, el manual de
políticas de la Operadora Turística Quimera, C.A. y el manual de funciones del
producto Q´Salsas.
8
CAPITULO I:
Planteamiento del Problema
Descripción del Problema:
Las debilidades en conocimientos y herramientas, para garantizar el indicado
comportamiento organizacional, han convertido en la actualidad a las Pequeñas y
Medianas Empresas en un caso interesante de estudiar, basado en la necesidad de la
Gerencia de comprender la importancia de relacionar directamente la calidad de los
productos y la producción en sus operaciones y procesos.
Según Valda (2011)
En los últimos años se ha venido generando en las Pymes venezolanas,
serias preocupaciones, por lo que ha venido representando la acción de
la variable circundante de Estado en el escenario nacional donde
operan, más, cuando se manifiesta un gobierno revolucionario que está
dispuesto a instituir un nuevo Socialismo, propio de esta época y que ha
encontrado serias resistencias por el sector empresarial, especialmente
por las pymes que no están acostumbrado a esta ideología, a los nuevos
programas que el gobierno ha establecido y que consideran le ha
afectado seriamente en su operatividad.
http://jcvalda.wordpress.com/2011/01/21/clima-organizacional-y-su-
alcance-en-las-empresas-pymes-venezolanas/)
En este sentido, Mora, (2005) argumenta que en las Pymes uno de los mayores
obstáculos que se presentan es la existencia de una Gerencia Paternalista en la que
sólo se llevan a cabo actividades y mejoras en función de la satisfacción del Gerente
y/o Dueño de la Organización, sin tomar en cuenta los factores involucrados dentro
del clima organizacional reinante en la empresa.
Se debe destacar el conjunto de normativas y reglamentos que estructuran la
dirección de las organizaciones, pues la regulación legal, fiscal, tributaria, financiera
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y laboral, mantienen los lineamientos de fidelidad y mercantiles de todo tipo de
empresas, comprometiendo a través de fundamentos o sanciones a cumplir con los
procedimientos administrativos y contables, establecidos por el Estado.
Relacionado a las leyes y al desempleo se ubica la economía informal, en el
artículo 87 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se reconoce
el libre ejercicio de trabajos no dependientes, con el fin de garantizar los derechos
laborales y generar las condiciones adecuadas. Considerando que el Estado reconoce
a dicha economía como fracción del sector servicio dentro de la población estimada
de empleados del país, la alta tasa de desocupación de este sector se encuentra en
crecimiento, el avance para el año 2009, es del 5,6% según el INE, evidenciando la
necesidad de inversión continua y en particular un espacio a explotarse como lo es, el
turismo, sección en la que se identifica a la Operadora Turística Quimera, C.A.
Caldera y Ripoll (2003) indican que en otro nivel se encuentra que el destino de
la organización depende de las preferencias, objetivos, estrategias, agendas,
habilidades y recursos de las alianzas dominantes de los empleados, creando
argumento en la situación presente de las empresas.
La Operadora Turística Quimera, C.A. es una PYME, recién constituida en
Barquisimeto, identificada en el sector turismo, según Acta Constitutiva de fecha 26
de agosto del 2011, enunciando en el objeto todo lo relacionado a organización de
eventos y turismo.
En vista de sus recientes estatutos se propone un proyecto de diseño del
manual de políticas y cargos, que incluye estructura de cargos, reglamentos y
normativas para el funcionamiento idóneo de la organización con el fin de mantenerla
activa con eficiencia.
Se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cuáles serán los elementos del perfil
empresarial en la Operadora Turística Quimera, C.A.?, ¿Cuáles normativas y
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reglamentos aplicables?, ¿Qué tipo de estructura orgánica debe poseer la empresa?,
¿Cómo deben ser las políticas y manuales adaptables?
Objetivo General:
Proponer un proyecto para el diseño de un manual de políticas y cargos, de la
Operadora Turística Quimera, C.A., ubicada en Barquisimeto para el año 2011.
Objetivos Específicos:
1. Identificar las leyes y reglamentos, que regulan la Operadora Turística
Quimera, C.A., según su sector económico.
2. Describir el perfil empresarial de la Operadora Turística Quimera, C.A.
3. Proponer la estructura de cargos de la Operadora Turística Quimera, C.A.
4. Proponer el manual de políticas de la Operadora Turística Quimera, C.A. y el
manual de cargos del producto Q´Salsas.
Justificación:
Venezuela, un país turístico poco explotado, con grandes riquezas y bellezas
naturales, con limitaciones en los incentivos para su correcto uso y aplicación de la
inversión privada y necesidades que extienda a nuestro país como destino seguro.
A partir del anterior planteamiento nace la iniciativa de crear la Operadora
Turística Quimera, C.A., una empresa que desea proporcionar a venezolanos y
extranjeros el placer de conocer la cultura del país, para contribuir con calidad de vida
al venezolano, fortaleciendo el empleo directo e indirecto a través de los diferentes
productos que ofrece la organización, entre ellos Q´ Eventos, Q´ Salsas, Q´
Transporte, Q´ Viajes, así como proyectos próximos a hacer ostensible. En el aspecto
social dar a conocer el gentilicio, la comida y las bellezas naturales del país. Debido a
que los socios de la organización buscan una gerencia moderna, donde se cumpla lo
planteado, se justifica la creación del sistema administrativo y contable para la
11
formación del personal y lineamientos que mantengan la empresa bajo sus principios
fundamentales.
Alcance y Limitaciones:
El manual de políticas y cargos de la Operadora Turística Quimera, C.A. se
centraliza en la sede de Barquisimeto, a partir de su fecha de Constitución en el año
2011, concretando los lineamientos que guiaran la organización de eventos y turismo
de la empresa a nivel nacional e internacional, a través del personal activo para la
atención al cliente, debido a su rama económica y la amplia demanda involucrada.
Se espera realizar el perfil empresarial, el manual de políticas y la estructura
de cargos de Operadora Turística Quimera, C.A.; debido al corto periodo para realizar
la propuesta se limita a la elaboración del manual de cargos para el producto
Q´Salsas, como principal opción para el proyecto de la empresa.
12
CAPITULO II:
Marco Teórico
Antecedentes:
Es importante destacar que existen antecedentes investigativos, que manejen
de forma directa el mismo tema de la presente tesis, por lo que se presentan trabajos
de grado que toquen puntos directos e indirectos relacionados con este.
Peñaranda (2010), centra su atención en plantear un manual de organización,
para la empresa “Química Veterinaria Quimvet C.A. la cual está integrada por 15
personas. El análisis e interpretación de los resultados permitió determinar la
situación dentro de la organización, caracterizada por la carencia de orden normativo,
comunicación deficiente, desconocimiento de la misión y la visión, división del
trabajo inapropiada y general.
Delgado (2007), hace un análisis de la Estructura Organizativa de la empresa
D&D PROINSERCA, se diagnosticó durante el segundo y tercer trimestre del año
2007 para luego presentar una propuesta de Diseño de Manual de Funciones y
Descripción de Cargos que permita garantizar la metodología idónea para realizar las
actividades, tareas de todo el personal evitando duplicidad de actividades y
aumentando la eficiencia en cada unidad orgánica.
Colmenárez (2001), centra su atención en plantear un manual de funciones,
para el área administrativa de la “Unidad Quirúrgica Los Leones, C.A.”, la cual está
conformada por once departamentos. Aplico la matriz de análisis a través de la
técnica de la observación directa, los cuales permitieron elaborar, el diagnostico,
arrojando debilidades y fallas en la aplicación de los procedimientos administrativos.
13
La Administración
A medida que una empresa atraviesa las etapas de nacimiento, juventud y
madurez, afronta una cadena pronosticable de dificultades, para manejarlas tendrá
impacto en la capacidad de la empresa para seguir creciendo. Estas crisis también
contienen alcances importantes en el desarrollo en los ejecutivos, especialmente para
los tipos de capacidades y conocimientos que tendrán que utilizar, debido a que no
existe garantía contra la obsolescencia de un producto.
La mejor manera de que una empresa tenga suerte es producir su propia
suerte. Una vez que el compromiso de llevar un producto o servicio, se efectúa con
fuerza suficiente para dar impulso a la idea, nace la empresa, y se ofrece al mercado.
Definición de Administración:
Koontz y Weihrich (2.004), definen a la administración como “el proceso de
diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo, los individuos cumplen
eficientemente objetivos específicos” (p.6).
Así mismo Idalberto Chiavenato (2006), establece que la administración “es el
proceso de planear organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los
objetivos organizacionales” (p.10).
Estos autores coinciden en que la administración se basa en los principios
administrativos y del trabajo en grupo para lograr los objetivos eficaz y
eficientemente en la organización.
Cuando se define la administración es relevante señalar la teoría científica
iniciada por Frederick Winslon Taylor, a finales del siglo XVIII y comienzos del
siglo XIX, y el enfoque clásico de Henry Fayol. Mientras que, Idalberto Chiavenato
(2006), indica los principios y estudia los movimientos del operario con la finalidad
de eliminar el tiempo ocioso, lograr la eficiencia y por ende el aumento de la
productividad.
14
Principios de la administración científica, según Chiavenato (2006):
1. Principio de Planeación: Sustituir el criterio individual, la
improvisación y la actuación empírico-practica del operario en el
trabajo por los métodos basados en procedimientos científicos.
Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la planeación del
método de trabajo.
2. Principio de Preparación: Seleccionar científicamente los
trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos y entrenarlos
para producir más y mejor, en concordancia con el método planeado.
Disponer y distribuir racionalmente las maquinas y los equipos de
producción.
3. Principio de Control: Controlar el trabajo para cerciorarse de que
esta ejecutándose de acuerdo con las normas establecidas y según el
plan previsto. La gerencia debe cooperar con los empleados para que
la ejecución sea la mejor posible.
4. Principio de ejecución: Asignar atribuciones y responsabilidades
para que el trabajo se realice con disciplina (p.56).
El enfoque Clásico de Henry Fayol, define a la administración como el
proceso de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar aunado a los
procedimientos universales aplicables a cualquier tipo de organización o empresa,
denominados principios generales de la administración.
Fayol, citado por Chiavenato (2006), establece que los Principios generales de
la administración son los siguientes:
1. División del trabajo: Especialización de las tareas y de las
personas para aumentar la eficiencia.
2. Autoridad y Responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar
órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una
consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir
cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí.
3. Disciplina: Obediencia, dedicación, energía, comportamiento y
respeto de las normas establecidas.
15
4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo
superior. Es el principio de la autoridad única.
5. Unidad de dirección: Asignación de un jefe y un plan a cada
grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.
6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: Los
intereses generales deben estar por encima de los intereses
particulares.
7. Remuneración del personal: Debe haber (en cuanto retribución)
satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la
organización.
8. Centralización: Concentración de la autoridad en la cúpula
jerárquica de la organización.
9. Cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón más alto al
más bajo. Es el principio de mando.
10. Orden: Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe
estar en su lugar, es el orden material y humano.
11. Equidad: Amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del
personal.
12. Estabilidad del personal: La rotación tiene un impacto negativo en
la eficiencia de la organización. Cuanto mas tiempo permanezca una
persona en un cargo, tanto mejor para la empresa.
13. Iniciativa: Capacidad de visualizar un plan y asegurar
personalmente su éxito.
14. Espíritu de equipo: La armonía y unión entre las personas
constituyen grandes fortalezas para la organización (p.72).
Importancia de la Administración en las Organizaciones
La administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante a
las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el
encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman Gerentes,
Directores, Ejecutivos de ventas etc. Tal vez resulten más evidentes en una
organización que en otras, pero si estas no tienen una administración eficaz es
16
probable que fracasen. La perspectiva de la filosofía, cultura y valores contribuyen a
dar mayor visibilidad a la duración supuesta.
Una vez definida la importancia que tiene la administración en las
organizaciones es imperativo describir los procesos administrativos, ya que
constituyen elementos esenciales de la administración y por ende un factor importante
para el funcionamiento tanto de los entes públicos como los entes privados. Desde
finales del siglo XX se ha definido a la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: Planificación, Organización, Dirección y
Control de los cuales se profundizaran a continuación:
17
PLANEACIÓN
Según Koontz y Weihrich (2004) expone que la planificación es un
“procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para
llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto
es, elegir alternativas de futuros cursos de acción”. (p.122)
De acuerdo a Chiavenato (2006), define a la planeación como aquella que
“consiste en tomar decisiones anticipada sobre lo que debe hacerse antes de la
ejecución de la acción. La planeación determina a donde se pretende llegar, que debe
hacerse, cuando, como y en qué orden debe hacerse”. (p.150)
Estos dos autores coinciden en que la planificación define los objetivos o
metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas
y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades. Se
ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer), como de los medios (como debe hacerse).
Robbins y Coulter (2005), indican que la planeación puede ser formal ó
informal.
Formal: Se definen metas específicas que abarcan varios años. Estas
metas están por escrito a disposición de los miembros de la
organización; la gerencia define claramente la dirección que quiere que
siga la organización y las unidades de trabajo para ir de su posición
actual a la que desea estar.
Informal: En la planificación informal nada queda por escrito, le falta
continuidad y existen pocas metas o ninguna que se compartan en la
organización. En pocas organizaciones grandes se da la planificación
informal, debido a que la misma es de aplicación común organizaciones
pequeñas. (p.158).
18
Establecimiento de objetivos.
El punto de partida de la planeación es la fijación de objetivos, actividad que
debe cumplir: saber adónde se pretende llegar, para saber con exactitud cómo llegar
hasta allá.
Los objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar son las metas
seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo con determinados recursos
disponibles o posibles. Los objetivos una vez alcanzados, dejan de ser objetivos para
convertirse en realidad. En el mismo orden de ideas Koontz y Weihrich (2004),
señalan que “en los objetivos se enuncian resultados finales” (p.135), a estos
objetivos se le denominan verificables o cuantificables, debido a que permiten medir
la eficacia y eficiencia de las acciones administrativa y determinar si al finalizar un
periodo estos se cumplieron o no.
Por otra parte, Chiavenato (2006), señala que:
Los objetivos de las organizaciones pueden situarse en una jerarquía que va
desde los objetivos generales de la organización (en la cúpula de la jerarquía) hasta los
objetivos operativos u operacionales que implican simples instrucciones para la rutina
cotidiana. (En la base de la jerarquía). Como consecuencia de la jerarquía de objetivos,
surge el desglose de los mismos. A partir de los objetivos organizacionales, la empresa
puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y
normas. Aunque los objetivos organizacionales son amplios y genéricos, su
focalización es más restringida y detallada a medida que se alcanza en su
desdoblamiento.
1. Políticas: Proporcionan marcas o limitaciones, aunque flexibles y elásticas,
para demarcar las áreas en que deberá desarrollarse la acción administrativa. Son
generales y utilizan verbos como mantener, seguir, usar, proveer, ayudar, etc.
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2. Directrices: Principios establecidos para lograr los objetivos pretendidos.
Como los objetivos son fines, las directrices sirven para establecer los medios
adecuados para alcanzarlos y canalizar las decisiones.
3. Metas: Objetivos por alcanzar a corto plazo. Muchas veces pueden
confundirse con los objetivos inmediatos o con los objetivos operacionales. Según
Robbins y Coulter (2005), los tipos de metas son:
Metas declaradas: son los “anuncios oficiales que la organización dicta y quiere
que los interesados consideren como sus objetivos” (p.161)
Metas reales: “metas que una organización persigue realmente definidos por los
actos de los integrantes” (p.162)
4. Programas: Actividades secuenciales necesarias para alcanzar cada una de
las metas. La consecución de las metas se planea en los programas. Éstas son planes
específicos variables que pueden incluir un conjunto integrado de planes menores.
5. Procedimientos: Son planes que establecen la secuencia cronológica de las
tareas específicas necesarias para realizar determinados trabajos o tareas. También se
denominan rutinas.
6. Métodos: Planes prescritos para el desempeño de una tarea específica. En
general el método, que se entrega a la persona que ocupa un cargo ó realiza una tarea,
le indica exactamente cómo desempeñarlo o cumplirlo, respectivamente. El método
que detalla cómo debe realizarse el trabajo, es más restringido y limitado que el
procedimiento. Los procedimientos y los métodos utilizan flujogramas para
representar el flujo ó secuencia de tareas u operaciones.
7. Normas: Regla o reglamento que delimitan y aseguran el cumplimiento de
los procedimientos, son ordenes directas y objetivas respecto del curso de acción que
van a seguirse. Las normas surgen cuando determinada situación exige una acción
específica y única.
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Así mismo Robbins y Coulter (2005), incluyen entre los elementos más
importantes de la planeación los planes:
Planes: Expresan que los planes son documentos en los que explica
cómo se van a alcanzar las metas y se delinean la asignación de
recursos, calendarios y otras acciones necesarias para concretar las
metas.
Importancia de la Planificación en la Organización.
Robbins y Coulter (2005), expresan la importancia de la planificación en la
organización como “la función de la administración en la que se definen las metas, se
fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las
actividades.” (p.9).
La importancia de la planeación radica en:
Disminuir la incertidumbre.
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Direccionar a la organización hacia el éxito futuro.
La planificación es fundamental, ya que ésta:
Facilita la coordinación para la toma de decisiones.
Resalta los objetivos organizacionales.
Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para
que la organización opere eficientemente.
Permite diseñar métodos y procedimientos de trabajo.
Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajos.
21
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
el empirismo.
Faculta el control al permitir medir la efectividad de la
organización.
Planeación estratégica.
Según Robbins y Coulter (2005) “la administración estratégica es el conjunto
de decisiones y acciones administrativas que determinan el desempeño a largo plazo
de la organización”, continúan señalando que, “la administración estratégica
comprende todas las funciones administrativas básicas” (p.180).
Importancia de la planificación estratégica:
1. Contribuye en el mejoramiento del desempeño organizacional.
2. Permite enfrentar y disminuir la incertidumbre.
3. Coordina las actividades organizacionales y enfoca la organización al
logro de los objetivos.
4. Apoya y facilita la toma de decisiones gerenciales.
5. Establece con claridad las estrategias a implementar.
Elementos de la planificación estratégica.
Para Koontz y Weihrich (2004) una etapa fundamental para el comienzo de la
planificación estratégica es el perfil empresarial, con el fin de que el administrador
evalúe la situación competitiva de la empresa, lo definen como: ¨…el producto de las
personas, especialmente de los ejecutivos de primer nivel, cuya orientación y valores
son importantes para la formulación de estrategias¨ (p.165).
Desde el punto de vista de dichos autores surgen los siguientes elementos:
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Misión: “La misión o propósito (términos que suelen usarse
indistintamente), se identifica la función o tarea básica de una
empresa o institución o de una parte de esta. Todo establecimiento
organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se
desea que su existencia sea significativa) un propósito o misión”
(p.124).
Visión: ¨responde a la pregunta: ¿Que queremos llegar a ser?¨
(p.161).
Valores: ¨son importantes para la formulación de estrategias¨
(p.161).
Objetivos:¨Puntos finales a los que dirigen las actividades¨ (p.162)
Orientación ejecutiva: ¨es la creación de un ambiente
organizacional y por medio de su visión, determinan la dirección de
la empresa¨ (p161).
Intención estratégica: ¨Determinación de triunfar en el ambiente
competitivo¨(p.162)
Según Robbins y Coulter (2005), deben cumplirse seis (6) etapas básicas para
llevar a cabo el proceso de planificación estratégica, las cuales son:
1. Identificar la misión, los objetivos y las estrategias actuales:
Toda organización debe identificar su razón de ser con claridad, también es
importante identificar las metas, por los cuales los empleados se esfuerzan por logra,
así como las estrategias de la organización.
2. Análisis externo:
Robbins y Coulter (2005), señalan que, “los gerentes deben examinar
ambientes tanto generales como particulares para ver qué tendencias y qué cambios
ocurren”; así mismo, continua señalando el autor que, “después de analizar el
entorno, los gerentes tienen que evaluar lo que aprendieron acerca de oportunidades
que pueda explotar la organización y las amenazas que haya que contrarrestar”;
23
definiendo el autor a las oportunidades como “tendencias positivas en los factores
del ambiente externo; las amenazas son tendencias negativas” (p.184).
3. Análisis interno:
Para el análisis interno señalan Robbins y Coulter (2005), que: …debe
culminar con una evaluación clara de los recursos de la organización (como capital
financiero, pericia técnica, empleados capaces, gerentes experimentados) y las
capacidades para realizar las diferentes actividades funcionales (como marketing,
manufactura, sistemas de información, manejo de recursos humanos). Las
actividades que la organización hace bien o recursos exclusivos son sus fuerzas. Las
debilidades son las actividades que la organización no hace bien o recursos que no
tiene. Esta etapa obliga a los gerentes a aceptar que todas las organizaciones, por
grandes y exitosas que sean, están limitadas por sus recursos y aptitudes. Si estos
recursos y aptitudes son excepcionales o únicos, se consideran las capacidades
centrales de la organización, que son las principales destrezas, habilidades y recursos
que crean valor para la organización y que determinan sus armas competitivas.
Comprender la cultura de la organización es fundamental, los gerentes deben
ser consientes de que las culturas fuertes y débiles tienen repercusiones distintas en la
estrategia y que el contenido de una cultura tiene efecto importante en la estrategia
que se siga. Continua señalando el autor, que, en una cultura fuerte los empleados
entienden claramente de que trata la organización. Esta claridad facilita a los gerentes
comunicar a los empleados nuevos las capacidades centrales y las fuerzas de la
organización.
Para Robbins y Coulter (2005), “la combinación de los análisis externos e
internos se llama análisis FODA porque es un examen de las fuerzas, oportunidades,
debilidades y amenazas de la organización” (p.185). , es decir, que la planificación
estratégica debe establecer no solamente en forma clara sus objetivos, metas y
estrategias, sino que también, debe realizar un estudio minucioso acerca de la
situación interna de la organización para determinar y conocer sus fortalezas y sus
24
debilidades, y así poder contrastarlas con las amenazas y oportunidades que se
encuentran presentes en el ambiente externo a la organización, estableciendo un
equilibrio entre ambas a fin de desempeñar con mayor eficiencia la gestión
organizacional.
4. Formulación de estrategias:
Según Robbins y Coulter (2005), “después de realizar el análisis FODA, los
gerentes deben determinar y evaluar alternativas estratégicas y enseguida elegir las
que aprovechan las fuerzas de la organización y explotan las oportunidades del
ambiente, o bien que corrigen las debilidades de la organización y menguan las
amenazas”, continua señalando el autor que, “esta etapa termina cuando los gerentes
elaboran las estrategias que darán a la organización una ventaja relativa sobre sus
rivales”. (p.185), es decir, que las estrategias seleccionadas deben aprovechar en
forma efectiva las fortalezas de una organización, para contrarrestar y vencer sus
debilidades, sacando provecho de las oportunidades externas y evitar las amenazas
externas.
5. Puesta en marcha de las estrategias:
Para Robbins y Coulter (2005), después de formular las estrategias, “hay que
echarlas a andar”, ya que “una estrategia no es buena antes de llevarla a cabo. Sin
importar con cuánta eficacia haya planeado la organización sus estrategias, no
tendrán éxito si no las implementan de manera apropiada” (p.185), además, una parte
importante para la implementación de las estrategias es la formación y manejo de
equipos eficaces dentro de la organización, un liderazgo preciso que permita la
ejecución de las estrategias en forma eficiente.
6. Evaluación de los resultados:
Continúan señalando Robbins y Coulter (2005), que e1 proceso de la
administración estratégica “…consiste en evaluar los resultados” (p.186), para
25
evaluar si las estrategias han sido eficaces y si se requieren ajustes, al evaluar el
desempeño y los resultados reales obtenidos, se tomaran las medidas correctivas
necesarias revisando con mayor cuidado las estrategias implantadas, las condiciones
del entorno y los recursos o fortalezas internas de la organización
ORGANIZACIÓN
De acuerdo a Koontz y Weihrich (2004), define a la organización como
“…una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.” En donde se
determinara quien realizara las tareas y quien será el responsable de los resultados
que conducirá a eliminar los obstáculos producto de la incertidumbre.
Así mismo para Chiavenato (2006), la Organización “... Significa el acto de
organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la
ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno”
(p.149).
Continúa señalando el autor, que organizar consiste en:
a. Determinar las actividades específicas necesarias para el logro de
los objetivos planeados (especialización).
b. Agrupar las actividades en una estructura lógica
(departamentalización).
c. Asignar las actividades, posiciones y personas específicas (cargos y
tareas)
El proceso de crear la estructura de una organización. Comprende determinar
que tareas hay que realizar, quien debe hacerlo, como debe agruparse, quien se
reporta con quien y a qué nivel deben tomarse las decisiones.
26
Tipos de Organización:
De acuerdo a Koontz, Weihrich (2004) clasifica a la organización de la
siguiente manera:
Organización Formal:
Es aquella “estructura intencional de funciones en una empresa
organizada formalmente. Este tipo de organización “... Debe ser
flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la utilización del
talento creativo ventajoso y al reconocimiento de los gustos y
capacidades individuales en las organizaciones formales. No
obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben
canalizarse hacia metas grupales y organizacionales.
Organización Informal:
Es una red de relaciones interpersonales que surge cuando asocia la
gente. De este modo, las organizaciones informales relaciones que no
aparecen en los organigramas podrían incluir al grupo del taller, al
personal del sexto piso y a los “asiduos” al café matutino. (p.244)
Según Chiavenato (2006), “cada organización tiene una estructura
organizacional según sus objetivos, de su tamaño, de la coyuntura que atraviesa y de
la naturaleza de los productos que fabrica o de los servicios que presta” (p.160”). En
tal sentido, señala que los autores clásicos y neoclásicos destacan cinco características
básicas, presentes en la organización formal, las cuales son las siguientes:
a. División del trabajo: “consiste en descomponer un proceso complejo
en una serie de pequeñas tareas” (p.133)
b. Especialización: “Es la distribución de diferentes actividades entre
personas, con el propósito de aumentar el potencial de sus
actividades, economizar tiempo, adquirir habilidades por medio de
la capacitación y la práctica, y en consecuencia aumentar la
producción y reducir los costos” (p.66)
c. Jerarquía: Es aquella que “representa la distribución de la
autoridad y de la responsabilidad en los diversos niveles de la
estructura” (p137)
d. Amplitud administrativa, de mando o control: Viene dada por “el
numero optimo de subordinados que cada superior puede tener a su
cargo” (p.156)
27
e. Racionalismo de la organización: “Es la adecuación de los medios
a los fines planeados según criterios universales y se basan en la
razón y la lógica” (p.176);
Departamentalización
De acuerdo a Robbins y Coulter (2005),” toda organización tiene su forma
específica de clasificar y agrupar las actividades laborales”. Y señala cinco formas
comunes de la departamentalización:
Departamentalización funcional: “Agrupa los trabajos según las
funciones desempeñadas. Este enfoque se puede usar en todos
los tipos de organizaciones, aunque lasfunciones cambian para
reflejar el proposito de la organización.”
Departamentalización de productos: “Agrupa los trabajos por
línea de productos. En este enfoque, cada área importante de
productos se coloca bajo la autoridad de un gerente responsable
de todo lo que tiene que ver con esta linea de productos”
(p.236).
Departamentalización geográfica: “Agrupa los trabajos con base
en el territorio o la geografia.”
Departamentalización de procesos: “Agrupa los trabajos con
base en el flujo de productos o clientes. En este enfoque, las
actividades de trabajo siguen un flujo de procesamiento natural
de productos o incluso de clientes.”
Departamentalización de clientes: “Agrupa los trabajos con base
en los clientes que tienen necesidades y problemas comunes, los
cuales se pueden atendes mejor al tener especialista para cada
umo de ellos” (p.237).
Idalberto Chiavenato (2006), coincide en la departamentalización antes
descrita y anexa la departamentalizacion por proyectos:
Departamentalización por funciones: “Agrupación por
actividades o funciones principales.”
Departamentalización de productos o servicios: “Agrupación
por los resultados en cuanto a productos o servicios. Division
de trabajo por lineas de productos o servicio. Orientacion hacia
los resultados.
28
Ventajas:
Define responsabilidad por productos o servicios, facilitando la
evaluación de los resultados.
Mejor coordinación interdepartamental. Mayor flexibilidad.
Facilita la innvación. Ideal para circunstancias suceptibles al
cambio.
Desventajas:
Debilidad de la especialización.
Alto costo operacional por la duplicacion de las
responsabilidades.
Contraindicadas en circunstancias estables y rutinarias.
Enfatiza a la coordinación en detrimento de la especialización”
Departamentalización geográfica:“Agrupación según ubicación
geográfica o territorio.”
Departamentalización de procesos: “Agrupación por etapas del
proceso, del producto o de la operación.”
Departamentalización por clientela: “Agrupación según el tipo
o tamaño de cliente o comprador.”
Departamentalización por proyecto: “Agrupación en función de
salidas o resultados en cuanto a uno o más proyectos.” (p. 191)
La organización, debe aplicar los elementos que seguidamente se detallan.
Cadena de mando :
Robbins y Coulter (2005), señalan que la cadena de mando “es la línea
continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales mas altos a los
mas bajos y define quién informa a quién.” (p.237), señalando además que existen
tres elementos que conforman la cadena de mando como son:
Autoridad: Son aquellos derechos inherentes de un puesto
gerencial para decir al personal qué hacer y esperar que lo
haga. Para facilitar la toma de decisiones y la coordinacion,
los gerentes de una organización forman parte de la cadena de
mando y se les otorga cierto grado de autoridad para cumplir
sus responsabilidades.
Responsabilidad: Es la “obligación de desempeñar cualquier
tarea asignada. Conforme los gerentes coordinan e integran el
29
trabajo delos empleados, estos asumen la obligacion de llevar a
cabo cualquier tarea asignada.”
Unidad de mando: “Principio de adminisracion que afirma que
cada persona debe informar solo a un gerente. Sin unidad de
mando, las exigencias y las prioridades en conflicto de multiples
jefes pueden crear problemas” (p.237).
Amplitud de Control:
Continuan señalando Robbins y Coulter (2005), que la amplitud de control
representa el “Numero de empleados que un gerente puede dirigir de manaera
eficiente y eficaz”(p.238).
Centralización :
Describe el grado en el que la toma de decisiones se concentran en un
solo punto de la organización. Si los gerentes de alto nivel toman las
decisiones clave de la organización con una participacion escasa o
nula de los niveles inferiores, entonces la organización esta
centralizada.(p.239).
Formalización:
Es el grado en el que los trabajos de una organización estan estandarizados, y
en el que las normas y procedimientos guian el comportamiento de los empleados. Si
un trabajo esta muy formalizado, entonces la persona que lo realiza tiene poco poder
dedcision en cuanto a lo que se realizara, cuando se hara y como lo hara. “...El grado
de formalizacion varia ampliamente entre organizaciones, incluso dentro de
ellas”(p.240).
Continúan señalando Robbins y Coulter (2005), que existen dos tipos de
diseños organizacionales, las tradicionales que se componen a su vez por estructura
simple, funcional y de divisiones. Y la contemporánea que esta conformado por la
estructura de equipos, de matriz y de proyectos, las organizaciones sin límites,
virtuales, de red, modular y organizaciones que aprenden. Estos tipos de diseños
organizacionales se detallan a continuación:
30
Diseños organizacionales tradicionales
Son aquellos diseños de una estructura que apoyan el logro eficiente y eficaz
de los objetivos organizacionales. Existen diversos tipos de diseños organizacionales
que les permiten a los gerentes decidir cual diseño seguir, según Robbins y Coulter
(2005), los tipos de diseños organizacionales son:
Estructura Simple: Es un diseño organizacional con escasa
departamentalización, amplitudes de control extensas, autoridad
centralizada en una sola persona y poca formalización. Esta estructura la
usan con mayor frecuencia las empresas pequeñas en las que el propietario
y el gerente son la misma persona.
Estructura funcional: Es aquella “que agrupa especialidades
ocupacionales similares o relacionadas. Es el enfoque funcional hacia la
departamentalización aplicado a toda la organización.”
Estructura de divisiones: Es aquella estructura integrada por unidades o
divisiones de negocios separadas. En este diseño, cada unidad o división
posee autonomía relativamente limitada, con un gerente de división
responsable del rendimiento y que tiene autoridad estratégica y operativa
sobre su unidad. Por lo común la empresa matriz actúan como supervisor
externo para coordinar y controlar las diversas divisiones, y a menudo
proporcionar servicios de apoyo. (p.244).
Diseños organizacionales contemporáneos
Los Gerentes de las organizaciones contemporáneas afirman que los diseños
jerárquicos tradicionales con frecuencia son inadecuados para los ambientes cada vez
más dinámicos y complejos que enfrentan. Debido a las exigencias del mercado que
las organizaciones sean planas, flexibles e innovadoras, los gerentes encuentran
formas creativas para estructurar y organizar el trabajo para lograr que sus
organizaciones sean más sensibles a las necesidades de clientes, empleados y otros
grupos organizacionales. Seguidamente se describen los tipos de diseños
organizacionales contemporáneos, según Robbins y Coulter (2005):
Estructura de equipo: “Estructura organizacional en la que toda la
organización esta integrada por grupos o equipos de trabajo” (p.245).
Estructura de matriz: “Es aquella estructura que asigna especialistas
de diferentes departamentos funcionales para trabajar en uno o más
proyectos dirigidos por gerentes de proyectos”. Los empleados de una
organización de matriz tienen dos gerentes, un gerente de
31
departamento funcional y un gerente de producto o proyecto, el ultimo
tiene autoridad sobre otros miembros funcionales que forman parte de
su equipo de proyectos en áreas que tienen relación con los objetivos
del proyecto, sin embargo la responsabilidad del departamento
pertenece al gerente funcional, es decir la autoridad es compartida.
(p.246).
Estructura de proyectos: “Es aquella en la que los empleados trabajan
continuamente en proyectos”. Este tipo de estructura tienden a ser
diseños organizacionales fluidos y flexibles, en donde no existe
departamentalización jerarquía organizacional rígida que retrase la
toma de decisiones o la ejecución acciones; los gerentes funcionan
como facilitadores, mentores y capacitadores. “Sirven” a los equipos
de proyectos eliminando o minimizando los obstáculos
organizacionales, garantizando que los equipos tengan los recursos
necesarios para completar su trabajo en forma eficiente y eficaz. Una
estructura de proyectos no tiene departamentos formales a los que
regresan los empleados después de finalizar un proyecto. Debido a que
el trabajo en las estructuras de proyectos se lleva a cabo mediante
equipos de empleados, quienes se vuelven parte de un equipo de
proyectos porque tienen las destrezas y habilidades de trabajos
adecuadas.
Organización sin limites: “Es aquel diseño en donde no “está definido
ni restringido por limites horizontales, verticales o externos impuestos
por una estructura predeterminada”. Este tipo de estructura “...
intenta eliminar la cadena de mando, tener amplitudes de control
ilimitadas y reemplazar los departamentos con equipos a los que se les
confiera poder”.
Organización virtual: Es aquella integrada por “un grupo pequeño de
empleados de tiempo completo y que contrata temporalmente
especialistas externos para trabajar en oportunidades que surgen”. La
organización se apoya en esta red de trabajadoras por cuenta propia
de todo el mundo sin que originen todos los gastos generales
innecesarios ni la complejidad estructural.(p.247).
Organización de red: Es una “Pequeña organización central que
realiza el abastecimiento externo de funciones de negocios importantes.
Este enfoque permite a las organizaciones concentrarse en lo que
hacen mejor y contratar otras actividades en empresas especialistas”.
Organización que aprende: Es una organización “que ha desarrollado
la capacidad de aprender, adaptarse y cambiar continuamente”. Es
decir “...Los empleados practican la gestion del conocimiento,
adquiriendo y compartiendo nuevos conocimientos en forma continua,
32
y esan dispuestos a aplicar esos conocimientos en la toma de
decisiones o al desempeñar su trabajo”. (p.248 y 249).
Organigramas
Koontz y Weihrich (2004), Explican que “Toda estructura organizacional, por
elemental que sea, puede diagramarse, ya qué un organigrama indica las relaciones
entre sí de los distintos departamentos a lo largo de las principales líneas de
autoridad” (p.328).
El tener plasmado un organigrama representa para la organización una
ventaja. Dado que un organigrama sólo traza las líneas de autoridad para la toma de
decisiones, y en ocasiones basta con elaborarlo para detectar inconsistencias y
complicaciones y proceder a su corrección. Así mismo, un organigrama revela ha los
administradores y al personal de nuevo ingreso sus vínculos con la estructura en su
totalidad.
Continúan señalando Koontz y Weihrich (2004), que “Los organigramas
están sujetos a importantes limitaciones. En ellos solo aparecen las relaciones
formales de autoridad, y se omiten por lo tanto las muy significativas relaciones
informales y de información” (p.329).
Manuales básicos presentes en una organización.
En las organizaciones tanto públicas como privadas existen diversos
manuales que marcan las pautas que deben seguir todos los miembros que integran la
misma; Betancourt y otros (1986) describen algunos de ellos:
1. ¨Manual de organización: Estos muestran con especificidad la
estructura de la empresa, señalando los puestos y la interrelación,
explicando los niveles de jerarquía y grado de autoridad de los
órganos que la conforman¨ (p.80)
2. ¨Manual de políticas: Es la descripción en forma de los
lineamientos que deben ser tomados en cuenta en la dirección y
33
comunicados a todos los miembros de la organización para que las
actividades se realicen en función de los objetivos trazados.¨ (p. 81)
3. ¨Manual de cargos: Contiene la información sobre los deberes y
responsabilidades asignadas a cada puesto para el desarrollo de las
actividades que se realizan en la organización, indicando la ubicación
del puesto de quien dependen, a su vez de los que dependen de él, para
que exista coordinación entre los mismos.¨ (p.81)
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para
implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la
empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos
los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere
introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino
también a los empleados de más alto rango, llámese gerentes, jefes de
departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser
consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben
aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía.
De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de
antemano no va a tener éxito.
Los manuales de funciones es un documento que se divide en los
siguientes aspectos:
Descripción básica del cargo. El formato se encabeza describiendo el
nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su
jefe inmediato.
Objetivo estratégico del cargo. Este ítem se refiere a la actividad
genérica que define el grupo de funciones, actividades y
responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho
cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar
que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en
pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
Tareas básicas. En este numeral se deben incluir brevemente cada
una de las tareas y responsabilidades básicas que describa
adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en
cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe
entrar en los detalles de “el cómo hacer para cumplir con las
funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de
procedimientos y formatos.
Personal relacionado con el cargo. En este ítem se parte de la
ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para
34
determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta
parte del formato también le permite al trabajador conocer la
organización y le da un panorama global del movimiento de la
empresa entre sus diferentes secciones.
Perfil del Cargo. En este punto de la descripción del cargo, se refiere
a cuál sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar
un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de
cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada
selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un
empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el
aspirante más adecuado en el proceso de selección. Adicionalmente,
después de conseguir el empleado más adecuado para el cargo, al
cruzar el perfil óptimo establecido con las características del
empleado contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar
el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de
terminar de adecuar al empleado con su cargo.¨ (p.81)
4. ¨Manual de funciones: Es un documento que se prepara en una
empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de
los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es
describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir
las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De
esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que
no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de
una misma sección.
5. ¨Manual de Normas: Conjunto de restricciones a los cuales están
sujetos los miembros de la organización en el cumplimiento de sus
funciones y tareas, implicando el establecimiento de parámetros
dentro de los cuales deben desenvolverse.¨ (p.81)
6. Manual de Procedimientos: Señala el procedimiento preciso a seguir
para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier
grupo de trabajo que desempeñe responsabilidades específicas.¨
(p.81)
7. Manual de Formularios: Es un documento explicativo y
complementario del manual de procedimiento, contiene en forma
descriptiva y grafica, todos los formularios que se utilizan en el
desempeño de las actividades normales de la organización.¨ (p.82)
35
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si
solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con otros
manuales; como el de normas y procedimientos, lo cual hacen de su implementación
un proceso exitoso.
DIRECCIÓN
La dirección es una de las etapas administrativas, que según, Gulick citado por
Chiavenato (2006), tiene la tarea continúa de tomar decisiones e incorporarlas en
órdenes e instrucciones específicas y generales; funciona como líder en la empresa.
De acuerdo a Koontz, Weihrich (2004), indica que la dirección “es el proceso
consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las
metas organizacionales” (p.494).
Estos autores coinciden que la dirección es un proceso por medio de la cual
se motiva al personal a seguir los objetivos de la organización mediante una
comunicación adecuada.
CONTROL
De acuerdo a Chiavenato (2006), señala que “La finalidad del control es
asegurar que los resultados de aquello que se planeo, organizo y dirigió, se ajusten
tanto como sea posible a los objetivos establecidos” (p.151).
Koontz y Weihrich (2004), define al control cómo:
La medición del desempeño, a fin de garantizar que se han cumplido
los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.
Planeación y Control están estrechamente relacionados”. Continúa
señalando los autores que “...Sin planes y objetivos, el control es
36
imposible dado que el desempeño debe medirse con base en ciertos
criterios establecidos. (p.640).
Concuerdan en que el control es un proceso por medio del cual se debe
garantizar que los objetivos se cumplan según lo planificado, y que a través del
mismo se debe medir el desempeño, para así poder tomar las acciones correctivas
necesarias.
Proceso básico del Control
Consiste en medir el rendimiento real, al compararlo con un estándar y
aplicar la acción. Según Koontz y Weihrich (2004), señala que “Las técnicas y
sistemas de control son esencialmente los mismos trátese de dinero en efectivo,
procedimientos de oficina, moral de los empleados, calidad del producto o cualquier
otra cosa”. Continua expresando los autores que el proceso básico del control se da a
través de etapas.
Establecimiento de normas o estándares.
Koontz y Weihrich (2004), señala que “Son sencillamente criterios de
desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su
totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño...” (p.640).
En el mismo orden de ideas Chiavenato (2006), manifiesta que:
“Los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son
disposiciones que proporcionan medios para establecer que deberá
hacerse y cuál es el desempeño o resultado que aceptara como
normal o esperado. Constituye los objetivos que el control debe
asegurar o mantener”. Continua señalando el autor que estos
estándares “...Pueden estar expresado sin tiempo, dinero, calidad,
unidades físicas, costos, o por medio de indicadores” (p.152).
Los autores coordinan en que estos criterios o normas deben ser establecidos
para saber cuál es el desempeño que se aceptara como normal y así poder realizar
mediciones del desempeño y poder compararlos con el estándar establecido.
37
Medición del desempeño.
Robbins y Coulter (2005), manifiestan que para determinar cuál es el
desempeño real, “…un gerente debe obtener información sobre este”. Continúan
señalando los autores que para lograrlo, existen “... Cuatro fuentes de información
que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeño real son las
observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes
escritos” (p.461).
En el mismo orden de ideas Chiavenato (2006), expresa que:
Para controlar el desempeño, es necesario conocer algo de este. El
proceso de control permite ajustar las operaciones a determinados
estándares previamente establecidos, y funciona basado en la
información que recibe. La observación o verificación del desempeño
o resultado busca obtener información precisa sobre la operación que
se está controlando” (p.152).
Los autores coinciden que la medición del desempeño debe ser realizada
basándose en estándares o normas previamente establecidas, a fin de corregir
posibles desviaciones que puedan ocurrir; obteniendo información a través de la
observación personal, informes orales y escritos.
Comparación del desempeño con el estándar establecido.
Robbins y Coulter (2005), señalan que:
La etapa de comparación determina el grado de variación entre el
desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta
variación en el desempeño, es fundamental determinar el margen de
variación aceptable (parámetros aceptables de variación entre el
desempeño real y el estándar)” (p.462).
En este mismo sentido Chiavenato (2006), manifiesta que “Toda actividad
experimenta alguna variación, error o desviación. Es importante determinar los
límites de esa variación aceptado como normal o aceptable”. Continua señalando el
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autor que no toda variación necesita correcciones. “Sólo aquellas que sobrepasan los
límites normales” (p.152).
Ambos autores coinciden en que todas las actividades sufrirán una desviación
o variación, por lo que exigen determinar el margen de variación considerado
aceptable entre el desempeño real y el estándar, y de esta manera aplicar medidas
correctivas sobre aquellas actividades que lo ameriten.
Acción o medidas correctivas.
El objeto del control es encauzar las actividades u operaciones según los
estándares previamente establecidos. En tal sentido Koontz y Weihrich (2004),
expresa que:
La corrección de desviaciones es el punto donde el control puede
concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse
en relación con las demás funciones administrativa. Los
administradores pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes
o modificando sus metas. (Esta es una aplicación del principio de
cambio en la navegación.) O bien, pueden corregirlas ejerciendo su
función de organización, ya sea resignando o aclarando deberes.
(p.641).
En tal sentido Robbins y Coulter (2005), manifiesta que “La última etapa del
proceso de control es la toma de medidas administrativa”. Continúan señalando los
autores que “...Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acciones posibles: No
hacer nada; corregir el desempeño real o revisar los estándares” (p.463).
En el mismo orden de ideas Chiavenato (2006), señala que “... Las
variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se
normalicen. La acción correctiva busca que lo realizado corresponda exactamente
con lo que se pretende realizar” (p.152).
Los autores coinciden que en la organización se deben aplicar medidas
correctivas a fin de eliminar o disminuir las posibles desviaciones o variaciones que
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se presenta para lograr que lo realizado se cumpla exactamente con los estándares
establecidos.
Corregir el desempeño real
Si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio el
gerente deseara tomar medidas correctivas. Como ejemplo de esta acción correctiva
pueden ser el cambio de la estrategia, la estructura, las practicas de compensación o
los programas de capacitación; el rediseño de empleos o el despido desempleados”.
Continúa señalando el autor que “... Un gerente que decide corregir el desempeño
real necesita tomar otra decisión” (p.153), referente al tipo de medida correctiva ha
aplicar, las cuales se detallan seguidamente:
Medidas correctivas inmediatas: La cual resuelve los problemas al instante
para que el desempeño retome su curso.
Medida correctiva básica: La cual analiza cómo y porque se desvío el
desempeño y después corrige la causa de la desviación.
Revisar los estándares.
Robbins y Coulter (2.005), expresan que en una organización: “Es posible
que la variación sea resultado de un estándar poco realista; es decir, la meta puede
haber sido demasiado alta o baja. En tales casos; el estándar es el que requiere
acción correctiva y no el desempeño” (p.463). Continua señalando los autores que,
“cuando los estándares son demasiados altos esto ocasiona una variación
significativa que incluso contribuye a desmotivar a los empleados que son
evaluados”.
Las organizaciones pueden implementar controles, ya sea antes de comenzar
una actividad, mientras esta se encuentre en marcha o después de que la misma ha
terminado. En el primer caso se trata de control preventivo o control anterior a la
40
acción, en el segundo, control concurrente y en el último caso hablamos de control
correctivo o posterior a la acción.
Desempeño en la organización
Robbins y Coulter (2005), señalan que el desempeño:
Es el resultado final de una actividad, y si la actividad consiste en
varias horas de práctica intensa antes de un concierto o carrera o en
llevar a cabo responsabilidades laborales en forma tan eficiente y
eficaz como sea posible, el desempeño es el resultado de esa
actividad. Los gerentes se interesan en el desempeño de la
organización (p.465).
Medidas del desempeño de la Organización.
En la organización existen medidas que permiten evaluar el desempeño de
todos los integrantes de la organización; es por ello que Robbins y Coulter (2005),
señalan que:
Todos los gerentes deben saber qué medidas de desempeño de la organización
les proporcionaran la información que necesitan. Entre las medidas de desempeño de
la organización usada con mayor frecuencia están:
Productividad de la organización. “La productividad es la
producción general de bienes y servicios dividida entre los insumos
necesarios para generar esa producción. Las organizaciones se
esfuerzan por ser productivas. Desean producir la mayor cantidad
de bienes y servicios, usando la menor cantidad de insumos. La
producción se mide por el ingreso de ventas que una organización
recibe cuando se vende esos bienes y servicios (precio de venta por
cantidad vendida). Insumo se mide por los costos de adquisición y
transformación los recursos de la organización en productos”
(p.465).
Eficacia de la organización. “Es una medida de que tan bien una de
que tan adecuados son los objetivos organizacionales y que tan bien
una organización logra esos objetivos. Es una medida de desempeño
común que usan los gerentes” (p.466).
41
Bases Legales.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 112: Todas las personas pueden dedicarse libremente a la
actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las
previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes…
Artículo 113: No se permitirán monopolios…
Artículo 115: Se garantiza el derecho de propiedad. Toda persona tiene
derecho al uso, disfrute y disposición de sus bienes…
Código Civil
Artículo 19: Son personas jurídicas y por lo tanto, capaces de
obligaciones y derecho:
…3° Las asociaciones, corporaciones y fundaciones licitas de carácter
privado….
Código de Comercio.
Artículo 10: Son comerciantes los que teniendo capacidad para contratar
hacen del comercio su profesión habitual, ya las sociedades mercantiles.
Artículo 200: Las compañías o sociedades de comercio son aquellas que
tienen por objeto uno o más actos de comercio…
Artículo 203: El domicilio de la compañía está en el lugar que determina
el contrato constitutivo de la sociedad; y a falta de esta designación, en el
lugar de su establecimiento principal.
Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el
libro Mayor y el de Inventario…
Artículo 94: Factor es el gerente de una empresa o establecimiento
mercantil o fabril, que administra por cuenta del dueño.
Dependientes son los empleados subalternos que el comercio tiene a su
lado para que le auxilien en sus operaciones obrando bajo su dirección.
El dueño toma el nombre principal con relación a los factores y
dependientes.
Artículo 242: La compañía anónima es administrada por uno o más
administradores temporales, revocables, socios o no socios.
42
Artículo 287: La asamblea ordinaria nombrara uno o más comisarios,
socios o no, para que informen a la asamblea del siguiente año sobre la
situación de la sociedad, sobre el balance y sobre las cuentas que ha de
presentar la administración.
Código Orgánico Tributario.
Artículo 19: Es sujeto pasivo el obligado al cumplimiento de las
prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsable.
Artículo 22: Son contribuyentes los sujetos pasivos respecto de los cuales
se verifica el hecho imponible.
Dicha condición puede recaer:
…2° En las personas jurídicas…
Artículo 145: Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados
a cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e
investigación que realice la Administración Tributaria…
Ley Orgánica de Turismo.
Artículo 74: Son prestadores del servicio turístico:
…4° Los profesionales del turismo y aquellas personas jurídicas que se
dediquen a la prestación de servicio turístico, según lo establezca el
Reglamento respectivo.
Artículo 87: El Ministerio de Turismo tendrá a su cargo el Registro
Turístico Nacional, RTN, en el cual deben inscribirse todos los
prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en la
República…
Ley Orgánica del Trabajo.
Artículo 65: Se presumirá la existencia de una relación de trabajo entre
quien preste un servicio personal y quien lo reciba….
Artículo 67: El contrato de trabajo es aquel mediante el cual una persona
se obliga a prestar servicio a otra bajo su dependencia y mediante una
remuneración.
Artículo 112: Los trabajadores permanentes que no sean de dirección y
que tengan más de tres (3) meses al servicio de un patrono, no podrán ser
despedidos sin justa causa…
Artículo 129: El salario se estipulara libremente, pero en ningún caso
podrá ser menor que el fijado como mínimo por la autoridad competente y
conforme a lo prescrito por la Ley.
43
Artículo 174: Las empresas deberán distribuir entre todos sus
trabajadores por lo menos el quince por ciento (15%) de los beneficios
líquidos que hubieren obtenido al fin de su ejercicio anual…
Ley Orgánica de Prevención, y Medio Ambiente.
Artículo 6: Todos los empleadores y empleadoras están en la obligación
de registrarse en la Tesorería de Seguridad Social…
Artículo 59: A los efectos de la protección de los trabajadores y
trabajadoras, el trabajo deberá desarrollarse en un ambiente y
condiciones adecuadas…
Ley para la Defensa de las Personas en el acceso de los Bienes y Servicios.
Artículo 78. Los proveedores de bienes o servicios, cualquiera sea su
naturaleza jurídica, serán solidaria y concurrentemente responsables,
tanto por los hechos propios como por los de sus dependientes o
auxiliares, permanentes o circunstanciales, aun cuando no tengan con los
mismos una relación laboral.
Artículo 79. En materia de protección de las personas en el derecho al
acceso a los bienes y servicios para la satisfacción de sus necesidades,
serán solidariamente responsables los fabricantes, ensambladores,
productores e importadores, comerciantes distribuidores, expendedores y
todas aquellas personas que hayan participado en la cadena de
distribución, producción y consumo del bien o servicio afectado, a menos
que se compruebe la responsabilidad concreta de uno o algunos de ellos,
la cual será determinada por el Instituto para la Defensa de las Personas
en el Acceso a Bienes y Servicios…
Decreto Ley de Impuesto a los Activos Empresariales.
Artículo 1: Se crea un impuesto que pagará toda persona jurídica o
natural comerciante sujeta al impuesto sobre la renta, sobre el valor de
los activos tangibles e intangibles de su propiedad, situados en el país o
reputados como tales, que durante el ejercicio anual tributario
correspondiente a dicho impuesto, estén incorporados a la producción de
enriquecimientos provenientes de actividades comerciales, industriales, o
de explotación de minas e hidrocarburos y actividades conexas…
Artículo 10: La alícuota del impuesto aplicable a la base imponible será
del uno por ciento (1%) anual.
44
Decreto Ley de Costos y Precios.
Artículo 10. Los sujetos a los cuales resulte aplicable el presente Decreto
con Rango, Valor y Fuerza de Ley, deberán inscribirse y mantener sus
datos actualizados en el Registro Nacional de Precios de Bienes y
Servicios, el cual estará a cargo de la Superintendencia Nacional de
Costos y Precios.
Decreto Ley IVA.
Artículo 3: Constituyen hechos imponibles a los fines de esta Ley, las
siguientes actividades: negocios jurídicos u operaciones:
1. La venta de bienes muebles corporales, incluida la de partes alícuotas
en los derechos de propiedad sobre ellos; así como el retiro o
desincorporación de bienes muebles propios de su objeto, giro o actividad,
realizado por los contribuyentes de este impuesto;
… 3. La prestación de servicios independientes ejecutados o aprovechados
en el país, a título oneroso, en los términos de esta Ley, También
constituye hecho imponible, el consumo de los servicios propios del
objeto, giro o actividad del negocio…
Artículo 5: Son contribuyentes ordinarios de este impuesto, los
importadores habituales de bienes, los industriales, los comerciantes, los
prestadores habituales de servicios, y, en general, toda persona natural o
jurídica que como parte de su giro, objeto u ocupación, realice las
actividades, negocios jurídicos u operaciones, que constituyen hechos
imponibles de conformidad con el artículo 3° de esta Ley, en todo caso, el
giro, objeto u ocupación a que se refiere el encabezamiento de este
artículo, comprende las operaciones y actividades que efectivamente
realicen dichas personas….
Reglamento Decreto Ley ISLR.
Artículo 10: Las compañías anónimas y sus asimiladas, las sociedades o
corporaciones extranjeras, cualquiera que sea la forma que revistan, y las
personas jurídicas y demás entidades económicas a que se refiere el literal
e) del artículo 7 de la Ley, que realicen actividades económicas distintas a
las señaladas en el artículo 11 de la Ley, pagarán su impuesto con base en
lo establecido en el artículo 52 de la Ley.
Decreto Ley IVSS.
Artículo 62: Las empleadoras y los empleadores, y las trabajadoras y los
trabajadores sujetos al régimen del Seguro Social Obligatorio, están en la
45
obligación de pagar la parte de cotización que determine el Ejecutivo
Nacional para unas y para otros.
Decreto Ley del INCES.
Artículo 15: Todas las personas naturales y jurídicas, así como todas
aquellas formas asociativas cuya finalidad sea la prestación de servicios o
asesoría profesional, que dan ocupación a cinco (5) o más trabajadores,
están en la obligación de cotizar ante el Instituto Nacional de
Capacitación y Educación Socialista el dos por ciento (2%) del total del
salario normal, pagado a los trabajadores que les presten servicios.
Queda prohibido el descuento de cualquier cantidad de dinero a las y los
trabajadores para el cumplimiento de la obligación establecida en el
numeral 1 del artículo anterior.
Son contribuyentes del aporte señalado en el numeral 2 del artículo
anterior, los obreros y empleados que trabajan para personas naturales y
jurídicas, pertenecientes al sector privado, y quienes se desempeñen en
todas aquellas formas asociativas cuya finalidad sea la prestación de
servicios o asesoría profesional.
Artículo 16: El Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
debe verificar el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo
anterior a los fines de otorgar la respectiva solvencia, la cual es necesaria
para suscribir cualquier contrato, convenio o acuerdo con el Estado.
Artículo 21: Los aportes fijados en el artículo 15 del presente Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley, serán depositados por las patronas y
patronos dentro de los cinco (5) días siguientes de vencido cada trimestre.
Decreto Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat.
Artículo 28. El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda estará
constituido por el ahorro obligatorio proveniente de los aportes
monetarios efectuados por las trabajadoras o los trabajadores bajo
dependencia y sus patronas o patronos…
46
Sistema de Variables
Hernández y otros (1.994) define variables como: “una propiedad que puede
variar (adquirir diversos valores) y cuya variación es susceptible de medir” (p.77.).
Se entiende entonces que las variables son cualidades observables de algo factible de
cambio o variación y por ende medibles.
Las variables, según Bavaresco (1994), "representan diferentes condiciones,
cualidades, características o modalidades que asumen los objetos en estudio desde el
inicio de la investigación" (p. 76).
Seguidamente se presenta la variable del estudio operacionalmente
CUADRO 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE DEL ESTUDIO
Objetivos Variable Definición
Conceptual
Dimensiones Indicador Ítems
Identificar las
leyes y
reglamentos,
que regulan
la Operadora
Turística
Quimera,
C.A., según
su sector
económico.
Leyes y
reglamentos,
que regulan
la Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Son todos los
lineamientos
que regulan el
funciona-
miento
rutinario de la
Operadora
Turística
Quimera, C.A.
como pyme.
Marco Legal
Constitución de
la República
Bolivariana de
Venezuela.
Código Civil
Código de
Comercio.
Código Orgánico
Tributario.
Ley Orgánica de
Turismo.
Ley Orgánica del
Trabajo.
Ley Orgánica de
Prevención, y
Medio Ambiente.
1
2
3
4
5
6
7
47
Ley para la
Defensa de las
Personas en el
acceso de los
Bienes y
Servicios.
Decreto Ley de
Impuesto a los
Activos
Empresariales.
Decreto Ley de
Costos y Precios.
Decreto Ley IVA.
Reglamento
Decreto Ley
ISLR.
Decreto Ley
IVSS.
Decreto Ley del
INCES.
Decreto Ley del
Régimen
Prestacional de
Vivienda y
Hábitat.
8
9
10
11
12
13
14
15
Describir el
perfil
empresarial
de la
Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Planificación
estratégica de
la Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Propuesta de
acciones
administrativas
que podrán
determinar el
desempeño a
largo plazo.
Historia
Misión
Visión
Valores
Objetivo
General
Objetivos
Específicos
16
Proponer la
estructura
orgánica de
la Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Estructura
orgánica de
la Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Operadora
Turística
Quimera, C.A.
se organiza en
unidades, cada
una a cargo de
sus productos
Estructura de
Departamentali-
zación por
Productos.
17
Proponer el Manual de Facilitan Aspectos
legales. 18
48
manual de
políticas de la
Operadora
Turística
Quimera,
C.A. y el
manual de
cargos del
producto
Q´Salsas.
políticas de la
Operadora
Turística
Quimera,
C.A.
Manual de
cargos del
producto
Q´Salsas.
controles,
flexibles y
elásticos, para
las acciones
que ejecute el
personal.
Describe las
actividades y
distribuye las
responsabilida
des en los
cargos de
Q´Salsas.
Régimen fiscal.
Políticas de
contabilidad e
información
financiera.
Auditoría y
controles
internos.
Tesorería.
Política de
conservación
de documentos.
Compras y
Contratación.
Contratos de
seguros.
Empleo y
prácticas de
remuneración.
Clientes.
Visión sobre la
Responsabilida
d Social
Empresarial
(RSE).
Bienes
inmuebles.
Adquisiciones,
enajenaciones
y afiliaciones.
Comunicación.
Tecnologías de
la información.
Gerente de
Operaciones.
Asistente
Administrativo.
Obrero.
Vendedor.
19
49
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Consideraciones Generales.
En toda investigación, es necesario, que los hechos estudiados, así como las
relaciones que se establecen entre estos, los resultados obtenidos y las evidencias
significativas encontradas en relación con el problema, además de los nuevos
conocimientos que es posible situar, reúnan las condiciones de fiabilidad, objetividad
y validez interna; para lo cual se requiere delimitar los procedimientos de orden
metodológico, a través de los cuales se intenta dar respuestas a las interrogantes
objeto de la investigación.
En consecuencia en el marco metodológico, del presente trabajo se propone
estudiar un proyecto de manual de políticas y cargos, de la Operadora Turística
Quimera, C.A., en Barquisimeto para el año 2011; donde es necesario situar el
detalle, el conjunto de métodos, técnicas y protocolos instrumentales que se
emplearan en el proceso de recolección de datos requeridos en la propuesta.
Tipo y Diseño de la Investigación
En el marco de la presente investigación, cuyo objetivo proponer un proyecto
de Sistema Administrativo y Contable, de la Operadora Turística Quimera, C.A., en
Barquisimeto para el año 2011; estará enmarcado en un estudio que se inserta en la
modalidad de documental bibliográfica apoyado en una investigación de campo de
carácter descriptivo, con un paradigma cuantitativo positivista. Al respecto, Miriam
Cordero (1997) señala que “la investigación de campo es aquella en que el mismo
objeto de estudio sirve de fuente de información para la investigación”. (p. 100), la
50
cual consiste en observar directa y en vivo, de cosas, comportamiento de personas,
circunstancias en que ocurren ciertos hechos.
Asimismo, en una investigación de carácter descriptivo, comprende la
descripción, registros o procesos de los fenómenos, se trata de comprender como las
personas o cosas se conducen o funcionan en el presente. Su característica
fundamental es presentar la realidad de los hechos en interpretación correcta.
Población
En la presente investigación las unidades de análisis objeto de estudio, fue el
Personal de Q´Salsas. Todos ellos constituyen la población o universo de estudio para
el tema planteado, para el cual se generalizaran los resultados. En la medida que se
entiende por población o universo de estudio a…¨la totalidad de un conjunto de
elementos, seres u objetivos que se desea investigar y de la cual se estudiara una
fracción (la muestra) que se pretende que reúna las mismas características y en igual
proporción¨. Ezequiel (p.179)
De allí, que en el presente estudio la población a estudiar la conformaron un
grupo de 5 personas ubicadas en el Producto Q´Salsas, por lo tanto constituye una
población de tipo finita, representada por un número determinado de elementos.
Muestra
Como anteriormente se ha indicado, el universo de estudio está integrado por
cinco (05) individuos que trabajan en la Operadora Turística Quimera, C.A. Dada las
características de esta población pequeña y finita, se tomaran como unidades de
estudio e indagación a todos los individuos que la integran. Por consiguiente, en esta
investigación de carácter organizacional, no se aplicaran criterios muéstrales, a objeto
de extraer una muestra reducida del universo, y extender la indagación a esta parte
elegida de la población, para posteriormente efectuar la inferencia o generalización en
el universo estudiado.
51
Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos
La técnica que se utilizó para la recolección de la información, fue la encuesta,
la cual constituye una técnica eficaz para conocer lo que realmente dicen y hacen los
informantes seleccionados.
Consta también, de unas instrucciones generales donde se expone de forma
breve, clara, amable y accesible la forma de responder el cuestionario y cuáles son los
criterios a utilizar para contestar. El primer instrumento, fue aplicado a los gerentes
seleccionados en la muestra con el objeto de recolectar información en relación a las
competencias técnicas, humanas y conceptuales que poseen los gerentes de
Operadora Turística Quimera, C.A. y el segundo, al personal en general para
diagnosticar las competencias gerenciales.
Procedimiento
Los procedimientos a seguir para este estudio, fueron los siguientes:
a.- Arqueo Bibliográfico:
- Este permitirá realizar una amplia revisión en cuanto al cuerpo de
conocimientos existentes relacionados con la problemática planteada en la
investigación, lo cual permitirá lograr la identificación, contextualización y
determinación del problema y establecimiento de objetivos.
- Se realizará un cronograma de visitas a bibliotecas, hemerotecas, lecturas de
revistas especializadas, periódicos, información de Internet donde se recopilaron
datos relacionados con el problema en estudio.
- Una vez recopilada la información se analizará para configurar el marco
teórico.
b.- Investigación de campo:
Se procederá a describir cómo se llevara a cabo la investigación, para tal
efecto se tomará en cuenta las variables de estudio, el tipo de estudio, diseño de la
investigación el cual consiste en un diseño bibliográfico no experimental, puesto que
no se manipularon las variables, población y muestra.
52
Seguidamente se formularan los Ítems que conformarán el instrumento a ser
elaborado, previamente validado y la obtención de la confiabilidad, por medio del
coeficiente del alfa de Cronbrach; validándolo con el método de expertos. Luego se
procederá a la aplicación del instrumento, tabulación de datos, conclusiones y
recomendaciones.
Validez
Según Hernández y otros (ob.cit.), la validez se refiere al grado de que un
instrumento mide la variable que pretende medir. Por su parte Ruíz (1998) la define
como la exactitud con que pueden hacerse medidas significativas y adecuadas con un
instrumento, en el sentido de que mida realmente el rasgo que pretende medir (p.17).
Por consiguiente, se validará el instrumento con el procedimiento denominado
Juicio de Expertos, para ello se consultaron la opinión de tres especialistas, uno en
metodología y dos en gerencia respectivamente. A cada experto se le suministrará el
instrumento respectivo y una matriz de validación para que en ella expresaran su
opinión en cuanto a congruencia con los objetivos, claridad y homogeneidad de los
ítems.
Confiabilidad
La confiabilidad denota el grado de congruencia con que se realiza una
medición. Al respecto Ruiz (1997.), la define “como la exactitud con que puede
hacerse medidas significativas y adecuadas como un instrumento, en el sentido de que
midan realmente el rasgo que pretende medir” (p. 57).
En este sentido, una vez aplicada la prueba piloto, los resultados se analizaron en base
a la prueba estadística Alfa de Cronbach, ya que el instrumento fue diseñado con una
escala de estimación para luego ser procesado en el paquete estadístico SPSS 15:00 el
cual arrojó (0,756) lo que indicó que dicho cuestionario es altamente confiable
herramienta importante en el proceso de investigación. (Ver anexo 1)
53
Técnicas de Análisis de Datos
El análisis de los datos se realizó utilizando métodos cuantitativo a través de
la estadística descriptiva mediante la distribución de frecuencia, los resultados fueron
presentados a través de gráficos, que permitieron visualizar la información con mayor
claridad a objeto del análisis e interpretación en función a las variables de estudio.
Según Hurtado (ob.cit.) la estadística descriptiva puede ser utilizada para el
análisis en investigaciones donde se quiere describir la intensidad o magnitud con la
cual se presenta un evento, o con qué frecuencia aparece, ya sean en las unidades de
estudio o por unidades de tiempo.
Cronograma de Actividades
Descripción de la
Actividad
Julio Sept. Oct. Nov. Dic. Enero
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Revisión
Bibliográfica y
Fuentes
Electrónicas
X X X X X X X
Capítulo I,
Planteamiento del
Problema,
Objetivos y
Justificación.
X X X X X X X X X X X X X
Capítulo II,
Antecedentes y
Bases Teóricas.
Capítulo III e
Instrumento.
Aplicación de
Instrumento
X X X X X X X X X
Capítulo IV,
Capítulo V y
Entrega de la Tesis
X X X X X X X
54
CAPITULO IV:
Análisis de los Resultados
A través del instrumento aplicado a los empleados de la Operadora Turística
Quimera, C.A., se realizo el pertinente análisis de los resultados, los cuales se muestran a
continuación:
Cuadro Nº 2
Marco Legal: Constitución
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 1
Fuente: Elaboración de la autora
Se observa que un 60% de los empleados de la empresa poseen conocimiento sobre
lo que expresa la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela referente al libre
60%
0%
20%
0%
20%
Marco Legal: Constitución de la República Bolivariana de Venenzuela
siempre
casi siempre
algunas veces
P1 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 1 20
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
55
ejercicio, propiedad privada y monopolio. A este respecto, todo miembro de una empresa
debe conocer que la constitución le ampara en relación al libre ejercicio de su actividad
comercial; de igual manera da la seguridad sobre la propiedad privada y restringe la
formación de monopolios, por actividad económica. Según los artículos 112, 113 y 115
respectivamente de la Constitución: ¨…todas las personas pueden dedicarse libremente a la
actividad económica de su preferencia... …No se permitirán monopolios… …Se garantiza el
derecho de propiedad....¨
Cuadro Nº 3
Marco Legal: Código Civil
P2 %
SIEMPRE 4 80
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS
VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 2
Fuente: Elaboración de la autora
Un 80% de los empleados de la organización, enunciaron que conocían el Código de
Comercio en relación a las personas jurídicas y que son capaces de obtener obligaciones y
asumir derechos. En este particular se entiende que toda empresa privada o pública está apta
80%
0%
0%
0%
20%
Marco Legal: Código Civil
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
CASI NUNCA
56
para investir cualquier obligación y adquirir derechos de cualquier índole, siempre que no
formulen ilícito. A este respecto el Código en el artículo 19 reza: ¨ Son personas jurídicas y
por lo tanto, capaces de obligaciones y derecho:…3° Las asociaciones…¨
Cuadro Nº 4
Marco Legal: Código de Comercio
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 3
Fuente: Elaboración de la autora
El 80% de la población mencionó que siempre y casi siempre conocen lo relativo al
Código de Comercio en relación a la regulación del comerciante, domicilio, contabilidad,
gerencia, administrador, comisario y asamblea en las sociedades mercantiles. Desarrollando
los artículos 10, 200, 203, 32, 94, 242 y 287 del código, se entiende que toda organización se
rige bajo los mismos lineamientos, a través de funciones establecidas bajo una misma
regulación:
40%
40%
0%
0% 20%
Marco Legal:Código de Comercio
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P3 %
SIEMPRE 2 40
CASI SIEMPRE 2 40
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
57
¨…El domicilio de la compañía está en el lugar que determina el contrato constitutivo
de la sociedad… …contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro
Diario, el libro Mayor y el de Inventario… …Factor es el gerente de una empresa o
establecimiento mercantil… …es administrada por uno o más administradores
temporales, revocables, socios o no socios… …La asamblea ordinaria nombrara uno
o más comisarios, socios o no…¨
Cuadro Nº 5
Marco Legal: Código Orgánico Tributario
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 4
Fuente: Elaboración de la autora
Los datos correspondientes al Código Orgánico Tributario señalan que el 60% de los
empleados conocen obligaciones tributarias que obtiene el comerciante como persona
jurídica. En consecuencia, el cumplimiento de las normativas tributarias indicada en los
artículos 19, 22 2° y 145 debe cumplirse y formalizarse ante las autoridades competentes. En
función de lo expresado, se indican el artículo 22 2° del Código: ¨ Son contribuyentes los
60%
0%
20%
0%
20%
Marco Legal:Código Orgánico Tributario
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P4 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 1 20
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
58
sujetos pasivos respecto de los cuales se verifica el hecho imponible. …2° En las personas
jurídicas….¨
Cuadro Nº 6
Marco Legal: Ley Orgánica de Turismo
P5 %
SIEMPRE 4 80
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 5
Fuente: Elaboración de la autora
La Ley Orgánica de Turismo establece a la empresa como prestadora de servicio e
informa que por ende debe registrarse en el Registro Turístico Nacional (RTN), siendo esta
afirmación 80% siempre reconocida por los empleados de la empresa. En efecto, debe
realizarse la inscripción, como lo expresa el artículo 87 en la brevedad posible con el fin de
manejar mayor publicidad y coordinar mayor beneficio al trabajo. En este orden de ideas, el
artículo 88 de la Ley asegura: ¨ Son prestadores del servicio turístico: …4° Los profesionales
del turismo y aquellas personas jurídicas que se dediquen a la prestación de servicio
turístico.¨
80%
0%
0%
0%20%
Marco Legal:Ley Orgánica de Turismo
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
59
Cuadro Nº 7
Marco Legal: Ley Orgánica del Trabajo
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 6
Fuente: Elaboración de la autora
Según el instrumento aplicado el 60% del personal la empresa se rige por la
regulación laboral que establece la Ley Orgánica del Trabajo, mientras el 40% no maneja
directamente la información por ser personal indirecto. Considerando la situación social en
que se encuentra el país y lo indicado en los artículos 67 (contratos), 129 (salarios),
vacaciones, 174 (utilidades), entre otros. En todo caso, la Ley asegura en el artículo 65: ¨Se
presumirá la existencia de una relación de trabajo entre quien preste un servicio personal y
quien lo reciba.¨
60%
40%
0% 0% 0%
Marco Legal:Ley Orgánica del Trabajo
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P6 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 2 40
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
60
Cuadro Nº 8
Marco Legal: LOPCYMAT
P7 %
SIEMPRE 2 40
CASI SIEMPRE 3 60
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 7
Fuente: Elaboración de la autora
El 60% de los empleados indican que la Operadora Turística Quimera, C.A., protege
a sus trabajadores según lo establece la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio
Ambiente de Trabajo. De acuerdo a lo establecido en el artículo 6 toda empresa debe
inscribirse en el INPSASEL, como ente regulador de la Ley, de igual manera en el artículo 59
revela que las empresas deben encargarse de brindar ambiente y condiciones de trabajo
idóneas. A partir de estos criterios, la Ley en su artículo 6 asevera: ¨Todos los empleadores y
empleadoras están en la obligación de registrarse en la Tesorería de Seguridad Social.¨
40%
60%
0%0%
0%
Marco Legal:LOPCYMAT
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
61
Cuadro Nº 9
Marco Legal: Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso de Bienes y Servicios
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 8
Fuente: Elaboración de la autora
El 60% de los trabajadores están de acuerdo en que siempre, la misma actúa
conforme lo establece la Ley para la Defensa de la Persona en el Acceso de Bienes y
Servicios. Esta Ley indica en los artículos 78 y 79 que la persona jurídica debe ser
responsable y solidaria, de igual forma debe contribuir a la satisfacción de las necesidades del
cliente. A partir de estos criterios, el artículo 78 dice: ¨ Los proveedores de bienes o servicios,
cualquiera sea su naturaleza jurídica, serán solidaria y concurrentemente responsables…¨
60%
40%
0%0% 0%
Marco Legal:Ley para la Defensa de la Persona en el
Acceso de Bienes y Servicios
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P8 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 2 40
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
62
Cuadro Nº 10
Marco Legal: Decreto Ley de Impuesto a los Activos Empresariales
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 9
Fuente: Elaboración de la autora
El dominio del Decreto Ley de los Activos Empresariales es del 60% para los
empleados de la empresa. Esta Ley indica en los artículos 1 y 2 que toda persona jurídica
debe cancelar un porcentaje anualmente por los activos adquiridos por la empresa, si bien no
es muy nombrada en el sector tributario, es aplicable a cualquier tipo de empresa. La Ley
afirma en el artículo 1: ¨ Se crea un impuesto que pagará toda persona jurídica o natural
comerciante sujeta al impuesto sobre la renta, sobre el valor de los activos tangibles e
intangibles de su propiedad…¨
20%
20%
0%0%
60%
Marco Legal:Decreto Ley de Impuestos a los Activos
Empresariales
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P9 %
SIEMPRE 1 20
CASI SIEMPRE 1 20
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 3 60
5 100
63
Cuadro Nº 11
Marco Legal: Ley de Costos y Precios
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 10
Fuente: Elaboración de la autora
La Ley de Precios y Costos, reciente pero estratégica para la economía, según los
trabajadores un 40% está de acuerdo en que la empresa está inscrita en la Superintendencia.
En esta Ley se expresa claramente en el artículo 10 que las empresas deben inscribirse y
mantenerse actualizadas con el fin de controlar el valor de los productos al consumidor. Tal
como se indica, en el artículo 10: ¨Los sujetos a los cuales resulte aplicable el presente
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, deberán inscribirse y mantener sus datos
actualizados en el Registro Nacional de Precios de Bienes y Servicios, el cual estará a cargo
de la Superintendencia Nacional de Costos y Precios.¨
20% 0%
20%
20%
40%
Marco Legal:Ley de Costos y Precios
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
CASI NUNCA
P10 %
SIEMPRE 1 20
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 1 20
CASI NUNCA 1 20
NUNCA 2 40
5 100
64
Cuadro Nº 12
Marco Legal: Decreto Ley de I.V.A.
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 11
Fuente: Elaboración de la autora
Se observa que el 80% del personal tiene conocimiento sobre el tipo de contribuyente
que es Operadora Turística Quimera, C.A. En este Decreto, artículos 3 y 5 indica que los
comerciantes, los prestadores habituales de servicios, y, en general, toda persona natural o
jurídica que constituyen hechos imponibles es contribuyente Ordinario. El artículo 5 cerciora:
¨ Son contribuyentes ordinarios de este impuesto, los importadores habituales de bienes, los
industriales, los comerciantes, los prestadores habituales de servicios...¨
80%
20%
0%
0% 0%
Marco Legal:Decreto Ley I.V.A.
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P11 %
SIEMPRE 4 80
CASI SIEMPRE 1 20
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
65
Cuadro Nº 13
Marco Legal: Reglamento de la Ley de I.S.L.R.
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 12
Fuente: Elaboración de la autora
El conocimiento de La Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, se ha
difuminado por todo el país, luego de una gran campaña realizada por los entes competentes
en el área, esto considerando que el 100% de los empleados conocen que la empresa debe
apegarse a la Ley. En el artículo 10 de su Reglamento establece claramente que toda empresa
expresada en el artículo 11 de la Ley debe cancelar el impuesto. En este orden de ideas, se
cerciora el artículo 10 del Reglamento: ¨ Las compañías anónimas y sus asimiladas, las
sociedades o corporaciones extranjeras, cualquiera que sea la forma que revistan, y las
personas jurídicas y demás entidades económicas... pagarán su impuesto…¨
100%
0% 0%0%0%
Marco Legal:Reglamento de la Ley de I.S.L.R.
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P12 %
SIEMPRE 5 100
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
66
Cuadro Nº 14
Marco Legal: Ley de I.V.S.S.
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 13
Fuente: Elaboración de la autora
El 100% de los trabajadores reconocen que la empresa está inscrita en el Instituto
Venezolano de la Seguridad Social. El Decreto Ley del I.V.S.S, en su artículo 62 reza que
todo trabajador y trabajadora debe estar inscrito a través del patrono en el I.V.S.S. y deben
cancelar la cotización correspondiente. Confirmando el artículo 62: ¨ Las empleadoras y los
empleadores, y las trabajadoras y los trabajadores sujetos al régimen del Seguro Social
Obligatorio, están en la obligación de pagar la parte de cotización.¨
100%
0% 0%0% 0%
Marco Legal:Decreto Ley I.V.S.S
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P13 %
SIEMPRE 5 100
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
67
Cuadro Nº 15
Marco Legal: Decreto Ley del I.N.C.E.S.
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 14
Fuente: Elaboración de la autora
Se observa que el 100% de los trabajadores saben que la empresa está inscrita en el
I.N.C.E.S. y solicita la solvencia trimestral como lo establece el Decreto. El Decreto Ley del
I.C.E.S., en su artículo 15 y 16 establecen que toda persona jurídica debe inscribirse y
solicitar la solvencia, mientras en el articulo 21 indica que debe depositarse un tributo por las
patronas y patronos dentro de los cinco (5) días siguientes de vencido cada trimestre. El
artículo 15 del Decreto Ley certifica: ¨ Todas las personas naturales y jurídicas, así como
todas aquellas formas asociativas cuya finalidad sea la prestación de servicios o asesoría
profesional, que dan ocupación a cinco (5) o más trabajadores, están en la obligación de
cotizar ante el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista...¨
100%
0% 0%0% 0%
Marco Legal:Decreto Ley del I.N.C.E.S
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
P14 %
SIEMPRE 5 100
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
68
Cuadro Nº 16
Marco Legal: Decreto Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 15
Fuente: Elaboración de la autora
Se demuestra que un 60% de los trabajadores de Operadora Turística Quimera, C.A.,
saben que la empresa contribuye al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. Según el
artículo 28, debe existir un aporte de los trabajadores y del patrono. El Decreto Ley del
Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, en su artículo 28 afirma: ¨ El Fondo de Ahorro
Obligatorio para la Vivienda estará constituido por el ahorro obligatorio proveniente de los
aportes monetarios efectuados por las trabajadoras o los trabajadores bajo dependencia y
sus patronas o patronos...¨
60%20%
0%
0% 20%
Marco Legal: Decreto Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
P15 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 1 20
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 1 20
5 100
69
Cuadro Nº 17
Perfil Empresarial
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 16
Fuente: Elaboración de la autora
El perfil empresarial de la Operadora Turística Quimera, C.A. se realizó en un 80%
de sus trabajadores, mientras el 20% restante mantiene algunas incertidumbres. La historia,
misión, visión, valores, objetivos son elementos básicos que crean identificación del personal
con la empresa, ya que es el producto de las personas del primer nivel, cuya orientación y
valores son importantes para la formulación de estrategias. De tal manera, Koontz y Weihrich
(2004) testifica: ¨…el producto de las personas, especialmente de los ejecutivos de primer
nivel, cuya orientación y valores son importantes para la formulación de estrategias¨ (p.165)
80%
20%
0%
0% 0%
Perfil Empresarial
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P16 %
SIEMPRE 4 80
CASI SIEMPRE 1 20
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
70
Cuadro Nº 18
Estructura Orgánica
P17 %
SIEMPRE 5 100
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 17
Fuente: Elaboración de la autora
El 100% de los trabajadores de la empresa visualizan su cargo dentro de la estructura
orgánica de Operadora Turística Quimera, C.A. La estructura orgánica utilizada por la
empresa es departamentalización por productos, ya que se manejan una línea de productos
relacionadas al turismo por lo que se pueden diferenciar en distintos departamentos. Por tal
modo, Robbins y Coulter (2005), definen: ̈Departamentalización de productos: “Agrupa los
trabajos por línea de productos...¨ (p.236)
100%
0% 0%0% 0%
Estructura Organizacional
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
71
Cuadro Nº 19
Manual de Políticas
P18 %
SIEMPRE 5 100
CASI SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 18
Fuente: Elaboración de la autora
El 100% de los empleados reconocen que existe jerarquización en los cargos de la
empresa. En el manual de políticas se estructura como debe ser el orden de las funciones para
realizar cualquier actividad, así como también en el manual de cargos se involucra en la
pregunta pues en este indican los subordinados al cargo. Betancourt (1986) afirma: ¨Manual
de políticas: Es la descripción en forma de los lineamientos que deben ser tomados en cuenta
en la dirección y comunicados a todos los miembros de la organización para que las
actividades se realicen en función de los objetivos trazados... ̈(p.81)
100%
0% 0%0% 0%
Manual de Politicas
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
72
Cuadro Nº 20
Manual de Cargos
Fuente: Elaboración de la autora
Grafico Nº 19
Fuente: Elaboración de la autora
El 60% del personal activo de la empresa dice que su cargo está bien definido,
mientras el 40% restante no aprecia completamente su cargo, ya que son trabajadores
indirectos. El manual de cargos sujeta la información sobre los deberes y responsabilidades
determinadas a cada puesto para el proceso que se realice en la organización. Así, Betancourt
(1986) asegura: ¨ Manual de cargos: Contiene la información sobre los deberes y
responsabilidades asignadas a cada puesto para el desarrollo de las actividades que se
realizan en la organización.¨ (p.81)
60%20%
20% 0% 0%
Manual de Cargos
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
P19 %
SIEMPRE 3 60
CASI SIEMPRE 1 20
ALGUNAS VECES 1 20
CASI NUNCA 0 0
NUNCA 0 0
5 100
73
CAPITULO V:
Conclusiones y Recomendaciones.
CONCLUSIONES
En Venezuela la base legal que proporciona libertad para la creación de una
persona jurídica es la Constitución Bolivariana de Venezuela, quien apoya el libre
ejercicio económico, la propiedad privada y restringe el monopolio, la acompaña un
conjunto de códigos, leyes, reglamentos y decretos que conforman el marco legal de
cualquier empresa, para Operadora Turística Quimera, C.A., se enfocaron:
El Código Civil que permite la adquisición de obligaciones y derechos; el
Código de Comercio que regula al comerciante, domicilio, contabilidad, gerencia,
administrador, comisario y asamblea en las sociedades mercantiles; el Código
Orgánico Tributario que reglamenta las obligaciones tributarias del comerciante.
la Ley Orgánica de Turismo que reconoce a la empresa como prestadora de
servicio; la Ley Orgánica del Trabajo que uniforma el área laboral de toda empresa;
la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
encargada de brindar ambiente y condiciones de trabajo idóneas;
La Ley para la Defensa de la Persona en el Acceso de Bienes y Servicios,
protege al consumidor y al usuario; el Decreto Ley de los Activos Empresariales,
informa al Estado los activos adquiridos por la empresa; la Ley de Precios y Costos,
controla el valor de los productos al consumidor; Decreto Ley del I.V.A., indica el
proceso de identificación, declaración y pago del tributo ante los entes competentes;
74
La Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento establece quienes deben
cancelar el tributo; el Decreto Ley del I.V.S.S, reza que todo trabajador y trabajadora
debe estar inscrito en el I.V.S.S.; el Decreto Ley del I.C.E.S., establece que toda
persona jurídica debe inscribirse y solicitar la solvencia y finalmente el Decreto Ley
del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, expresa que los trabajadores deben
ser inscritos para asegurar seguridad y calidad de vida.
Considerando lo antes expuesto, debe seguirse en el orden de los reglamentos
que regulan la empresa, con el perfil empresarial de la Operadora Turística Quimera,
C.A., el cual con la historia, misión, visión, valores y objetivos establecidos de la
empresa regirán el patrón a seguir, ya que es la identificación de la empresa con todo
aquello que se involucre.
Operadora Turistica Quimera, C.A., utiliza la estructura orgánica de
departamentalización por productos debido a que mantiene una línea de productos
relacionadas al turismo por lo que se pueden diferenciar en distintos departamentos,
como los son: Q´Salsas, Q´Eventos, Q´Viajes, Q´Transporte
Coordinando lo anteriormente Operadora Turística Quimera, C.A., como una
organización que se guía por lineamentos preestablecidos, origina a partir del perfil
empresarial y la estructura de cargos, el manual de políticas, donde se estructura la
jerarquía como nivel de cargos y establece funciones para realizar cualquier
actividad.
Finalmente, sujeta la información sobre los deberes y responsabilidades,
definiendo los puestos de trabajo en el manual de cargos que identifica al trabajador e
indica la rutina que debe seguir para evitar faltas.
75
RECOMENDACIONES
Considerar el marco legal como fuente principal de operación en todos los
ámbitos de la empresa, mantener actualizado al personal en las regulaciones y con
talleres de formación legal continuamente.
Orientar al personal con el perfil empresarial de la organización, de esta forma
creara incentivo y motivación al logro, actualizar la visión y los objetivos de la
empresa al concluirse las acciones.
Identificar los miembros de la organización en sus cargos y así separar las
funciones de cada departamento; actualizar las unidades orgánicas, en caso de crearse
nuevos puestos de trabajo.
Fundamentar las políticas de la empresa, situando la jerarquización de las
actividades y respetando las líneas de autoridad, sin obviar la comunicación intra e
inter departamental.
Presentar el manual de cargos a cada nuevo miembro de la empresa para
distinguir la información sobre los deberes y responsabilidades determinadas a cada
puesto; actualizar o modificar los procesos que al pasar el tiempo se realicen en la
organización.
76
ANEXOS
A través del instrumento aplicado a los empleados de la Operadora Turística
Quimera, C.A., se realizo el pertinente análisis de los resultados, los cuales se muestran a
continuación:
Cuadro Nº 21
Estadísticos de fiabilidad
Alfa de
Cronbach
Número de
elementos
0,756 19
77
INSTRUMENTO
S: SIEMPRE CS: CASI SIEMPRE AV: ALGUNAS VECES CN: CASI NUNCA N: NUNCA
S CS AV CN N
1
¿La Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela contempla el libre
ejercicio de las actividades económicas, el respeto a la propiedad privada y el
rechazo a la formación de monopolio?
2
¿Son personas jurídicas y capaces de obligaciones y derecho las asociaciones
según el Código Civil?
3
¿Conoce los factores que regulan al comerciante, domicilio, contabilidad,
gerencia, administrador, comisario y asamblea en las sociedades mercantiles
según el Código de Comercio?
4
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. esta obligada al
cumplimiento de las obligaciones tributarias establecidas en el Código
Orgánico Tributario?
5
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. es prestadora de servicio
turístico y se registra RTN como lo establece la Ley Orgánica de Turismo?
6
¿La OPERADORA TURISTICA QUIMERA, C.A. maneja la regulación
laboral que actualmente exige la Ley Orgánica del Trabajo, como contratos,
salarios, vacaciones, utilidades entre otros?
7
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. protege a sus trabajadores
como lo establece la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio
Ambiente de Trabajo?
8
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. Actúa conforme lo
establece la Ley Para La Defensa De Las Personas En El Acceso De Bienes y
Servicios en relación a la protección al consumidor?
9
¿Domina el Decreto Ley de Impuesto a los Activos Empresariales con
relación a la OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.?
10
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. está inscrita en el registro
nacional de bienes y servicios establecidos en la Ley de Costos Y Precios?
11
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. es Contribuyente
ordinario por su actividad comercial, según el decreto Ley I.V.A.?
12
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. debe apegarse al
Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta?
13
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. está inscrita en el I.V.S.S.
como lo establece el Decreto Ley del I.V.S.S.?
14
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. está inscrita en el
I.N.C.E.S. y solicita la solvencia como lo establece el Decreto Ley del
I.N.C.E.S.?
15
¿La OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A. contribuye al fondo de
ahorro obligatorio para la vivienda con los aportes establecidos en el decreto
Ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat?
16
¿Se hizo la misión, visión, valores institucionales y objetivos en conjunto con
todos los miembros de la organización?
17 ¿Se visualiza su cargo en el organigrama de la empresa?
18 ¿Existe jerarquización en los cargos de la empresa?
19 ¿Los cargos de la empresa están bien definidos?
78
OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.
MANUAL DE POLÍTICAS
-1-
Enero, 2012
MANUAL DE POLÍTICAS
79
ÍNDICE
1. Introducción……………………………………………………...………….. 3
2. Aspectos legales…………………………………………………..…………. 4
3. Régimen fiscal……………………………………..………………............... 6
4. Políticas de contabilidad e información financiera …….…………………… 8
5. Auditoría y controles internos………………………………………………... 10
6. Tesorería………………………………………………………..…………….. 13
7. Política de conservación de documentos……………..………………………. 16
8. Compras y Contratación……………….…………………………………..…. 18
9. Contratos de seguros………………………………..………………................ 23
10. Empleo y prácticas de remuneración…………………...…………………….. 23
11. Clientes…………………………………………………………….................. 28
12. Visión sobre la Responsabilidad Social Empresarial (RSE).………………… 30
13. Bienes inmuebles………...……………………………………………………. 32
14. Adquisiciones, enajenaciones y afiliaciones…………………...……………... 35
15. Comunicación………………...………………………………………………. 38
16. Tecnologías de la información……………...………………………………… 40
80
1. Introducción.
Las políticas contenidas en el presente Manual de política de empresa de la
Operadora Turística Quimera, C.A., han sido preparadas por los directivos de. Las
políticas estarán sujetas a variaciones o modificaciones en cualquier momento y
no confieren ningún derecho a los empleados o a terceros.
Operadora Turística Quimera, C.A. también publica Boletines de Control con
el objetivo de orientar sobre la política, necesarios antes de proceder a la revisión
posterior del Manual de política de empresa de la Operadora Turística Quimera, C.A.; éstos
son de igual importancia que el mismo, también considerados obligatorios.
La alta dirección deberá tener conocimiento de la existencia del Manual de política
de empresa de Operadora Turística Quimera, C.A. y de su contenido y, si procede,
comunicar asimismo al resto de empleados la necesaria adhesión a las políticas
pertinentes. La “alta dirección" engloba a todos los miembros de la Asamblea de
Accionistas, Junta Directiva, Gerente General, Gerente Administrativo, Asesor Jurídico y
similares, así como a los Gerentes de Operaciones de todos los productos, ya sea en
Q´Salsas, Q´Eventos, Q´Turismo y Q´Transporte.
Estas políticas son obligatorias para todo el personal y el incumplimiento de las
mismas podrá desencadenar procedimientos disciplinarios. En el caso de que sea
necesaria la exención del cumplimiento de cualquiera de estas políticas deberá
obtenerse el consentimiento previo y por escrito del Gerente de Operaciones de Q´Salsas,
Q´Eventos, Q´Turismo y Q´Transporte.
En el Manual de política de empresa de Operadora Turística Quimera, C.A. se
reafirman los principios generales de negocio de la estructura y se explica cómo deberá
dirigir su negocio la Organización de Eventos y Turismo.
La Empresa está descentralizada y sus actividades diversificadas en el ámbito
del marketing y de las comunicaciones. Todos los productos poseen un enfoque común
con la finalidad de conservar el prestigio de sus respectivos nombres comerciales y
el de Operadora Turística Quimera, C.A.
Conservaremos el prestigio de nuestra empresa si actuamos con honestidad e
integridad en todas nuestras relaciones comerciales. Los valores principales de
Operadora Turística Quimera, C.A. son el Espíritu de Colaboración, Eficiencia,
Confiabilidad, Responsabilidad, Puntualidad, Compromiso y Solidaridad. Los referidos
valores principales determinan el modo de enfocar la actividad y definen los
principios de conducta con los que esperamos que nuestras empresas actúen en la gestión
de sus actividades.
La alta dirección tiene la misión de garantizar la adhesión de todo el personal a
estos principios: la conducta debe ir ligada a las intenciones.
81
2. Aspectos legales.
2.1 Procesos legales.
Operadora Turística Quimera, C.A. cuenta con su asesor jurídico interno, que
será el primer contacto con respecto al tratamiento de asuntos y cuestiones jurídicas,
corporativas y comerciales, sobre empleo, procesos legales y bienes.
El Asesor Jurídico no podrán iniciar ningún proceso legal, de arbitraje o
procedimiento similar sin abordar primero el asunto en cuestión con la Junta Directiva,
salvo en los casos en que la responsabilidad prevista para dichas medidas, incluidas
los costos procesales, sea inferior a los 10.000 Bs, dirigiéndose al Gerente General y
Gerente Administrativo. Si una autoridad competente emprende un proceso
judicial, de arbitraje, investigación o acciones gubernamentales contra
Operadora Turística Quimera, C.A., o si algún cargo tiene conocimiento de hechos o
circunstancias que puedan dar lugar a tales acciones y la posible responsabilidad máxima,
incluidas las costas procesales, superior a los 10.000 Bs., el Asesor Jurídico deberá ser
notificado de inmediato acerca de los siguientes puntos:
Nombre de la persona, empresa u órgano del Gobierno que ha emprendido la
acción judicial;
Nombre y apellidos de la persona que dirige la demanda;
Alegatos presentados contra la Empresa o hechos y
circunstancias que puedan dar lugar a la presentación de una demanda; y
Apreciación del costo de la demanda.
No se emprenderá ninguna acción sin aclarar primero el asunto con Operadora
Turística Quimera, C.A. El letrado que deba representar a la Empresa se designará al
finalizar dichas conversaciones con Operadora Turística Quimera, C.A.
La documentación deberá llevar la indicación de: “Confidencial¨ y deberá
remitirse al Asesor Jurídico de Operadora Turística Quimera, C.A.
2.2 Estructura Jurídica.
La estructura jurídica de la Operadora Turística Quimera, C.A. es compleja:
las decisiones relativas a la estructura deberán tomarse con el consentimiento y
bajo la supervisión de la Junta Directiva y el Asesor Jurídico. No se podrán crear
nuevas entidades, empresas, asociaciones, uniones temporales de empresas o
sucursales, negociar ni formalizar ningún acuerdo de uniones temporales de empresas,
accionistas o filiales sin la revisión y aprobación previa sin el consentimiento previo
y por escrito de la Asamblea de Accionistas y el Asesor Jurídico y hasta que no
se haya presentado un plan de negocio detallado y de que haya sido aprobado
por la Junta Directiva. Los detalles de cualquier modificación en la estructura deberán
notificarse al Gerente General y Gerente Administrativo con un mínimo de un mes de
antelación, previo a la fecha de modificación prevista. En las modificaciones se
incluirá lo siguiente:
82
Modificaciones en el nombre o titularidad;
Creación de nuevas unidades de negocio (ya sean uniones temporales de
empresas, asociaciones, sucursales o empresas);
Liquidación de empresas o disolución de otras modalidades de actividad;
Cualquier acuerdo de afiliación, asociación, reparto de ingresos, alianza o similar
Modificaciones en las estructuras jurídicas; y
Propuestas de adquisiciones o enajenaciones de unidades de negocio, ya sea de una
parte de las mismas o de su totalidad (mediante acciones o activos
comerciales).
2.3 Productos y Denominaciones Comerciales.
Los Productos y denominaciones comerciales son bienes muy valiosos.
No se presentará ninguna solicitud de registro de un producto, ni se concederán los
derechos de licencia sobre la misma, si no es a través del Asesor Jurídico,
encargado del mantenimiento de la base de datos de productos, tiene la responsabilidad
de actuar de intermediario con la Junta Directiva para garantizar que la titularidad
de todos los productos esté correctamente estructurado.
2.4 Apoderados y Poderes de Representación.
Las solicitudes de representación presentadas por los productos deberán remitirse
al Asesor Jurídico con un mínimo de 2 semanas de antelación previas a la fecha
en que éstas sean necesarias, junto con la documentación y los datos completos que
justifiquen los motivos de dicha solicitud.
Todos los poderes deberán exponer la lista de facultades y acuerdos concernientes y
deberán adjuntar cualesquiera documentos a los que se haga referencia en el poder. El
período de nombramiento del poder no será superior a 3 meses. Los poderes generales
que permitan que el apoderado lleve a cabo "las acciones que crea conveniente" no
serán aprobados bajo ningún concepto.
2.5 Fecha de los documentos.
Bajo ningún concepto se fecharán los acuerdos, poderes de representación,
acuerdos u otro tipo de documentación jurídica con una fecha anterior a la real.
Asimismo, se denegarán aquellas solicitudes de representación o de poderes para
reuniones que ya se hayan celebrado.
2.6 Garantías.
No se adoptarán compromisos para prestar cualquier tipo de garantía sin el
consentimiento previo y por escrito del Asesor Jurídico.
83
3. Régimen Fiscal.
3.1 Uso de asesores fiscales.
Los proveedores de asesoramiento fiscal serán el Contador Público contratado
por la Empresa y el SENIAT como ente público que regula el sistema aduanero y
tributario. Todos los nuevos nombramientos de asesores fiscales deberán acordarse
de antemano con la Junta Directiva de Operadora Turística Quimera, C.A.
3.2 Notificación de las auditorías fiscales.
El inicio de cualquier auditoría fiscal o reclamaciones de impuestos retenidos
no pagados, ya estén relacionados con impuestos sobre los beneficios de la empresa,
impuestos sobre la renta personal o cualquier otro tipo de impuestos se deberá notificar
de inmediato a la Junta Directiva de Operadora Turística Quimera, C.A.
No se podrá llegar a acuerdos sobre ninguna auditoría fiscal o reclamación que
supere los 10.000 Bs. sin contar con la aprobación de la Junta Directiva.
3.3 Dividendos.
Todos los dividendos, sin excepción, deberán ser aprobados previamente por
la Junta Directiva de Operadora Turística Quimera, C.A.
Por regla general y con sujeción a la legislación local, todos los beneficios después
del pago de los impuestos y después de que la aplicación de la desgravación fiscal en los
planes aprobados para el gasto de capital presupuestado para el año siguiente,
deberán ponerse a disposición de los accionistas de la Empresa dentro de un plazo de
cuatro semanas a partir de la celebración de la Junta General Ordinaria de Accionistas y no
más tarde del 30 de junio del año siguiente; de las dos fechas, la
que se dé antes. Sin embargo, existen excepciones significativas a esta regla, por lo que
deberá obtenerse la aprobación previa de la Junta Directiva.
La forma y cantidad exactas de este reparto se deberán abordar con la Junta de
Accionistas y Gerencia General y Administrativa antes de realizar ningún tipo de pago
acordado.
3.4 Estructura jurídica y operaciones corporativas.
Tal y como se establece en el punto 2.2., referido a la Estructura Jurídica, se deberá
obtener el consentimiento previo de la Asamblea de Accionistas para realizar cambios
en la estructura de la empresa. Para evitar dudas, se entiende por cambio los puntos
establecidos en el apartado 2.2 más cualquier fusión, escisión o reestructuración.
3.5 Préstamos internacionales.
Bajo ninguna circunstancia la Empresa podrá formalizar acuerdos de préstamos
documentados con empresas en otro país sin la aprobación previa de la Junta Directiva
de Operadora Turística Quimera, C.A
84
3.6 Transmisión internacional de acciones.
Bajo ninguna circunstancia la Empresa podrá transmitir acciones a otra empresa
que resida en un país distinto sin la aprobación previa de la Asamblea de
Accionistas de Operadora Turística Quimera, C.A.
3.7 Enajenación externa.
La enajenación de cualquier activo o actividad a un tercero externo no se podrá realizar
sin la previa autorización de la Junta Directiva ya que es probable que surjan
consecuencias fiscales relacionadas con dicha enajenación.
3.8 Empleo de trabajadores por cuenta propia.
La Empresa deberá efectuar revisiones anuales sobre las personas que se tratan como
trabajadores por cuenta propia, asesores, autónomos, etc. con el fin de asegurar que son
contratistas independientes de buena fe y que no desarrollan las mismas funciones que un
empleado. Con respecto a las personas que se adhieran al concepto de empleado, los pagos
pertinentes no se deberían realizar sin llevar a cabo la retención de impuestos correspondiente
por ley.
La determinación sobre si una persona es un contratista independiente autónomo o un
empleado de la empresa es un asunto complicado y subjetivo. La existencia de un
contrato de servicios suele ser un indicador significativo de la condición de una persona. No
obstante, no es el único. El fondo de las condiciones de la contratación en general también
se debería tener en cuenta. A este respecto, los contratistas independientes no se deben tratar
y se les debe conceder las mismas prestaciones que a un empleado de la empresa.
En especial, se advierte que la Empresa debe ser capaz de demostrar lo siguiente
en relación con los contratistas independientes (entre otros).
Deben tener libertad para organizar su trabajo de la forma que estimen conveniente.
No deberían poseer tarjetas de presentación de la empresa, sino sus propias
tarjetas. Si procede, deberían representar a su sociedad gestora y las tarjetas
deberían mencionar únicamente el número de teléfono, su cargo dentro de la
sociedad gestora y el domicilio social de la misma.
En virtud de los términos y condiciones de sus respectivos contratos de servicios, los
trabajadores por cuenta propia podrán trabajar para otras empresas.
Si un contratista independiente trabaja exclusivamente para Operadora Turística
Quimera, C.A., la delegación tributaria pertinente revisará probablemente esta
situación con mayor detenimiento. Para los casos en que sea viable, a continuación se
detallan distintos aspectos útiles a la hora de defender el estado independiente de un
trabajador por cuenta propia.
El trabajador por cuenta propia:
Debería llevar una credencial de visitante al acceder a las instalaciones de la
empresa;
85
No debería poseer un puesto de estacionamiento reservado o especial;
No debería poseer un despacho fijo en las instalaciones de la empresa;
No debería aparecer en el listado telefónico interno de la empresa, salvo que se
especifique claramente que se trata de un "contratista";
No debería poseer un ordenador fijo, línea de teléfono, etc. en las instalaciones de la
empresa; y
No debería poseer una agenda electrónica o teléfono móvil de la empresa.
La Gerencia General y Administrativa le facilitará asesoramiento sobre si
determinadas personas se deberían tratar o no como empleados.
3.9 Convenios de liquidación de retenciones a cuenta (Convenio).
Pactar un Convenio para cada ejercicio fiscal es responsabilidad de la Gerencia
General y Administrativa que trabaje con nóminas. Los siguientes conceptos de gastos
deberían estar incluidos en el Convenio (por ley):
Sueldos y Salarios, Cesta Ticket;
Utilidades, Vacaciones, Prestaciones Sociales;
Transporte en horas extraordinarias;
Seguro HCM, en convenio de aporte de trabajadores;
Fiestas de fin de año de los empleados; y
Bonos de Producción y Especiales.
Se debería remitir a la Asamblea de Accionistas una copia del Convenio y de los
cálculos que lo respalden.
3.10 Indemnización por despido.
En caso de despidos sin previo aviso, la persona implicada deberá formalizar un
acuerdo conciliatorio y cumplimentar un formulario de evaluación personal. Así se aplicara el
artículo 308 LOT
4. Políticas de contabilidad e información financiera.
4.1 Políticas de contabilidad.
Las políticas de contabilidad de Operadora Turística Quimera, C.A., se definen
en la Memoria Anual y en las Cuentas Anuales, y cumplen las NIIF y NIC (¨Normas
Internacionales de Información Financiera¨ y ¨Normas Internacionales de
Contabilidad¨).
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La Junta Directiva publica de manera periódica las Políticas y Procedimientos de
Contabilidad pormenorizados para garantizar que la Licenciada en Contaduría Pública
disponga de una orientación clara y que se logre una información financiera coherente,
se actualiza mensualmente e incluye información pormenorizada y orientativa acerca de
las previsiones y presupuestos mensuales y los informes de cierre del ejercicio, así como
de las Políticas y Procedimientos de Contabilidad.
La Junta Directiva con la Contadora debe elaborar periódicamente Boletines de
Control Interno que son otra fuente de consulta útil sobre los controles internos y las
políticas relacionadas con los mismos.
4.2 Precisión de la información financiera.
Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa el asegurarse de que la
información financiera concuerde con las Políticas de Contabilidad y sea precisa,
mediante la implementación de los controles adecuados, el conveniente y oportuno
mantenimiento de los registros y el grado necesario de supervisión del personal.
La información relativa a los presupuestos y a las previsiones financieras
fundamenta la toma de decisiones estratégicas relativas a Operadora Turística Quimera,
C.A. y las instrucciones que se dan a las entidades bancarias, de análisis y de inversión.
Es esencial que las estimaciones sean las más realistas de la Gerencia General y
Administrativa, ni demasiado optimistas, ni demasiado pesimistas, para tomar en
cuenta a la hora de reunir la información financiera.
4.3 Plazos de presentación de informes.
La Empresa deberá disponer de sistemas administrativos y contables
adecuados que permitan cumplir con los plazos relativos y que proporcionen la
información necesaria de acuerdo con lo previsto en el Paquete de Información Financiera
de Empresa. Los plazos de presentación de informes se publicarán anualmente y serán
de obligado cumplimiento.
4.4 Requisitos de la información financiera en virtud de disposiciones locales.
Las disposiciones locales exigen la elaboración obligatoria de informes de cuentas
auditadas, de acuerdo con los Dictámenes de Contaduría. Tales cuentas y los cálculos de
tipo impositivo asociados deberán prepararse y presentarse a la autoridad reguladora
competente en el momento oportuno. Las cuentas auditadas deberán prepararse sin
salvedades. Si los auditores les advierten de que incluirán salvedades en sus informes de
cuentas de presentación obligatoria, es necesario notificárselo de antemano a la Gerencia
General.
En el caso de que necesite un documento de apoyo para evitar la inclusión de
salvedades en sus cuentas de presentación obligatoria, deberá seguir los requisitos de
procedimiento establecidos en el documento de apoyo, disponible en las políticas de
contabilidad.
Toda la Empresa deberá llevar un sistema de conciliación entre las cifras, tanto
para la cuenta de pérdidas y ganancias, como para el balance de situación. Esta
conciliación establece un vínculo fundamental para garantizar a Operadora Turística
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Quimera, C.A. y a los auditores que las cifras transmitidas al Grupo se desprenden de
los libros contables de la Empresa y sus cuentas archivadas de obligada presentación, y
que concuerdan con los mismos.
5. Auditoría y Controles Internos
5.1 Principales controles internos.
La Empresa deberá mantener un sistema de control suficiente para asegurarse de
que se cumplen todos los requisitos de información financiera, con el fin de
salvaguardar los activos y garantizar el cumplimento de la legislación local e
internacional aplicable. Este sistema de control deberá ser lo suficientemente sólido
como para asegurar la identificación y reconocimiento de todas las operaciones
financieras en los libros y asientos con las autorizaciones y aprobaciones oportunas.
Todos los activos deberán ser identificables, estar debidamente valorados como lo
establece la Ley de Impuesto a los Activos Empresariales y estar acompañados de
títulos de propiedad válidos. Sus posibilidades de recuperación deberán estar
debidamente valoradas. Todas las partidas de pasivos se registrarán en los libros y
asientos junto con las demás obligaciones, debiéndose revelar de manera adecuada.
Todas las conciliaciones del libro Mayor se efectuarán y revisarán mensualmente.
La Empresa deberá respetar asimismo los “Boletines de Control” de Operadora
Turística Quimera, C.A., publicados en respuesta a las cuestiones que puedan plantearse.
5.2 Notificación de fraudes, infracciones y otras responsabilidades significativas.
La Empresa deberá notificar al Gerente General cualquier fraude o intento de
fraude así como otras infracciones o responsabilidades significativas que se hayan
producido, justo en el momento en que se descubra e independientemente de que haya
tenido como consecuencia una pérdida financiera o no.
5.3 Auditoría interna.
La Junta Directiva y el Gerente General deberán tener pleno acceso a todos los
registros y bienes de la Empresa, así como al personal de la misma. Las recomendaciones
de los mismos se implementarán en el plazo de tiempo acordado.
5.4 Auditoría externa.
Los auditores externos serán de contratistas consignadas por la Asamblea de
Accionistas. La Empresa no podrá cambiar este acuerdo sin notificárselo previamente a
la Asamblea de Accionistas. Todas las cuestiones que plantee la relación con los
auditores externos se abordarán con el Gerente General.
5.5 Seguridad.
Las políticas de seguridad deberán garantizar, como mínimo, el cumplimiento de los
siguientes puntos:
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Que los activos de sus actividades, independientemente de que sean propiedad de
la empresa o estén arrendados o pertenezcan a terceros, estén protegidos
desde el punto de vista físico;
Que la información relativa a las actividades de uno de los productos o a sus
clientes se trate con confidencialidad y esté protegida desde el punto de vista
físico;
Que los trabajos, la información y los productos destinados a los clientes estén
asimismo totalmente separados, siempre que sea necesario, para evitar un
conflicto de intereses clientes del mismo sector o que de cualquier otro modo
se consideren en competencia;
Que cada Gerente de Operaciones de producto nombre a un responsable de las
cuestiones de seguridad; y
Que se establezcan y empleen procedimientos para informar de
cualquier incumplimiento de la política de seguridad.
Cualquier incumplimiento de la política de seguridad del que se tenga noticia
deberá ser investigado de inmediato y sin demora, y se deberán emprender las
acciones necesarias para tratar cualquier debilidad que se detecte.
5.6 Documentación de los controles.
Todos los productos deberán documentar sus procedimientos y controles con el fin
de garantizar la fiabilidad de sus informes financieros. Operadora Turística Quimera, C.A.
deberá valorar periódicamente el diseño y el funcionamiento del sistema de control
establecido. El documento deberá tener en cuenta las siguientes áreas:
Entorno de control. Se trata del tono y la actitud adoptados por la Gerencia de
Operaciones. Comprende la integridad y preocupación ética, la conciencia
del control de la gestión, el compromiso con la competencia, la
estructura de la organización, la asignación de responsabilidades y las
políticas de recursos humanos.
Valoración de riesgos. La Gerencia General deberá identificar, analizar y
gestionar los riesgos que tengan un impacto sobre sus actividades. Se trata
de un proceso constante, no simplemente de una revisión anual.
Información y comunicación. Se trata del sistema para adquirir e intercambiar
la información, de modo que la Gerencia General pueda tomar las decisiones
adecuadas.
Actividades de control. Son las medidas concretas para asegurarse de que todo
funciona como debería. Se puede tomar como ejemplo la división de tareas, las
conciliaciones financieras, etc.
Supervisión. Implica la revisión de los controles para asegurarse de que
funcionan con eficacia y eficiencia, y si resulta necesario o no actualizarlos.
89
En el caso de la empresa completa, la documentación debe almacenarse en el
Operadora Turística Quimera, C.A. Los requisitos de documentación incluyen el
organigrama y la especificación de los procedimientos relevantes, así como la inclusión
de la información de campo del procedimiento. En cualquier caso, la información se
deberá conservar de manera que esté al día y refleje verdaderamente los controles y
procedimientos empleados. La documentación debe ser suficiente como para permitir que
una persona ajena "recorra" las operaciones comerciales identificando cada paso del
proceso, el control aplicado, las pruebas conservadas, la información utilizada y la persona
que realizó el control. La documentación adjunta al sistema también debe incluir una plantilla
de riesgos.
Además, es esencial que la Empresa conserve pruebas de la realización de los
controles, en forma de tablas de organización, pruebas de la revisión de las
conciliaciones financieras, etc. Los Auditores Externos Designados, Junta Directiva y
Gerencia General necesitarán examinar tales pruebas cuando valoren si la documentación
y el diseño y el funcionamiento de los controles son suficientes.
Es responsabilidad de la Empresa actualizar sus controles y la documentación en
caso de que se produzca un cambio significativo en los procedimientos.
La Junta Directiva y Gerencia General revisarán la documentación y los controles,
y proporcionarán Planes de Acción en aquellos casos en que sea necesario mejorar la
documentación o los controles. El personal es responsable de analizar el cumplimiento de
los controles obligatorios. Asimismo, las directrices que contenga el referido Plan de
Acción serán consideradas como obligatorias.
La firma de una plantilla de control o de la documentación u otro control de
certificación erróneamente complementados podrá ser considerada una falta
disciplinaria. Siempre que sea necesario, la Gerencia deberá consultar al personal
adecuado para asegurarse de que el documento se ha rellenado correctamente.
5.7 Cuestionario de auto certificación.
El Gerente de Operaciones de cada producto distribuye el cuestionario de auto
certificación anualmente. En caso de que dicho cuestionario u otro cuestionario de control
similar se soliciten en el futuro, deberá estar firmado por el Gerente General y el Gerente
Administrativo de la Empresa. El incumplimiento de los cuestionarios de control similares
podrán considerarse una falta disciplinaria.
5.8 Tareas que no pueden realizar los auditores.
No podrán llevar a cabo los Auditores Externos Designados, la Junta Directiva,
ni la Gerencia General, para ningún producto de Operadora Turística Quimera, C.A.
alguna de las siguientes funciones:
Llevanza de cuentas u otros servicios relacionados;
Diseño e implementación de sistemas de información financiera;
Servicios de tasación o valoración;
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Externalización de auditorías internas;
Funciones de recursos humanos;
Servicios de correduría o negociación de valores, o de banca de inversión, excepto
el Gerente General; y
Servicios jurídicos y de asesoría que no estén relacionados con la auditoría.
Si la empresa desea recurrir a los servicios de expertos para llevar a cabo alguno de
estas funciones, deberá obtener primero la aprobación del Gerente Administrativo de
Operadora Turística Quimera, C.A.
6. Tesorería
6.1 Acuerdos bancarios.
La Junta Directiva y Gerente General deberán consultar con el Gerente
Administrativo antes de formalizar un nuevo acuerdo bancario o cualquier tipo de
acuerdo con un banco. Asimismo, estos deberían ser informados con anterioridad a la
terminación de cualquier relación bancaria.
6.2 Informe Diario de Efectivo y sus Equivalentes.
Todos los Productos deberán cumplir un informe diario de efectivo indicando
las cantidades en efectivo y sus equivalentes de las que disponen. Este informe deberá
transmitirse a la Gerencia Administrativa, mostrando la situación del efectivo al cierre
de las actividades en el día anterior.
Las instrucciones para el cumplimiento y el envío de dicho informe pueden
obtenerse de los Boletines de Control.
6.3 Depósitos.
Los objetivos principales cuando se realizan depósitos de excedentes deberán ser la
garantía del 100% del principal, así como la obtención de tipos de interés comercial
razonables. Todos los excedentes a corto plazo (esto es, a menos de tres meses) se
deberán conservar en cuentas que ofrezcan intereses, según se considere apropiado. Todos
los excedentes a largo plazo se deberán repartir en forma de dividendos o prestar a
Operadora Turística Quimera, C.A., previa consulta con el Gerente General.
Todos los depósitos deberán efectuarse con valores emitidos por el Gobierno o con
un banco aprobado por Operadora Turística Quimera, C.A. No se deberán realizar depósitos
con bancos no aprobados por Operadora Turística Quimera, C.A. sin el consentimiento
previo de la Gerencia General. Todos los depósitos se realizarán en la moneda local, a
menos que se haya acordado previamente lo contrario con la Dirección Regional o la
Gerencia General. Bajo ninguna circunstancia, se llevará a cabo la conversión de
cantidades a otras divisas con fines especulativos.
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No se deberían realizar depósitos que superen los tres meses sin la previa aprobación
de la Gerencia General. Ningún fondo de la Empresa se depositará bajo la gestión de
“terceros” en un fondo fiduciario o cualquier otro producto de inversión. Los fondos
únicamente se podrán depositar en un banco como garantía prendaria de bonos, garantías,
cartas de crédito, etc., con el consentimiento previo de la Gerencia General. Las
instrucciones para el cumplimiento de los depósitos pueden obtenerse de los Boletines
de Control.
6.4 Solicitud de Chequeras y Cheques.
Solicitud de Chequeras al Banco:
Todos los Bancos deben poseer movimientos mensualmente, deberá efectuarse la
solicitud de una (01) Chequera por Banco, del titular Operadora Turística Quimera, C.A. los
primeros cinco (05) días del mes. No se deberán realizar solicitudes sin el consentimiento
previo de la Gerencia General.
Cheques para Liquidación a Proveedor, Nómina y/o Terceros:
Las instrucciones para el cumplimiento de la solicitud de cheque pueden
obtenerse de los Boletines de Control.
Los días de pago serán:
Proveedores: Martes y Jueves
Caja Chica: 5 primeros días de cada mes
Nómina: 15 y 30 de cada mes
Terceros: Miércoles
IVA y Patente: 10 de cada mes
ISLR: Febrero de cada año
Impuesto a los Activos Empresariales: Enero de cada año
Los fondos se cancelaran por un banco todo lo relacionado a tributos (impuestos,
intereses, multas, etc.) y según disponibilidad proveedores, mientras en el segundo banco
se debe poseer la cuenta nómina y pago a terceros según su reserva con el consentimiento
previo de la Gerencia General y tramitados por la Gerencia Administrativa de Operadora
Turística Quimera, C.A.
6.5 Préstamos y líneas de préstamo.
Líneas de préstamo nuevas o existentes:
Cualquier línea de préstamo (o ampliación de las líneas existentes) que no forman
parte del sistema de centralización de fondos y que supere los 100.000 Bs. deberá tratarse
con la Junta Directiva antes de que la Empresa proceda a su aprobación o asuma un
compromiso contractual al respecto.
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Se deberá notificar de inmediato a la Gerencia Administrativa si conoce de la
intención de reducir las líneas existentes o el indicio de una próxima cancelación por
parte de los proveedores de las líneas disponibles en un momento dado que exceda los
20.000 Bs.
Prenda de garantía y otras restricciones:
Bajo ninguna circunstancia se podrá ofrecer ningún tipo de garantía (ya sea a través
de prendas sobre las cuentas por cobrar, otros activos o participaciones) en apoyo de
cualquier línea nueva o existente sin la previa aprobación de la Gerencia
Administrativa.
No se podrán dar garantías, indemnizaciones, cartas de conformidad, o cualquier
otro tipo de manifestaciones o pactos a terceros, ya se trate de un banco o de otra entidad,
sin la previa aprobación de la Gerencia Administrativa.
Retiros de las líneas:
Todos los retiros o extracciones de dinero se deberán efectuar en la moneda local,
a menos que previamente se haya acordado lo contrario con la Gerencia
Administrativa.
Los retiros de dinero de cualquier línea no se deberían realizar durante un
periodo superior a los tres meses sin el consentimiento previo de la Gerencia Administrativa.
Mora:
Cualquier situación de impago en la fecha debida, ya sea del principal o del interés, o
la intención de impago en la fecha de vencimiento, o cualquier otro acontecimiento que
pueda dar lugar a una mora se deberá notificar inmediatamente a la Gerencia
Administrativa.
6.6 Cambio de divisas.
Operaciones con terceros:
La empresa no debería quedar expuesta a una divisa extranjera con respecto a sus
actividades con terceros. La “exposición” ocurre generalmente cuando se establece
un compromiso formal para facturar los servicios o realizar ciertos pagos en una divisa
diferente a la moneda local de la empresa. Si tiene dudas sobre si una operación
podría dar lugar a una exposición de divisas, asesórese en la Gerencia Administrativa de
Operadora Turística Quimera, C.A.
Bajo ciertas circunstancias puede que sea inevitable quedar expuesto a
divisas extranjeras, y en dicho caso:
La cantidad total en cuestión para todas las exposiciones de divisas extranjeras en
un determinado momento no debería superar el equivalente a 30.000 Bs. Las
exposiciones de más de 25.000 Bs. en una única divisa deberían estar
cubiertas; esto debería realizarse mediante la compra o venta a término de la
93
divisa en cuestión en su divisa local. Tales contratos en divisa extranjera no
deberían tener una duración superior a los 12 meses; y
Se ha obtenido la aprobación previa y específica de la Gerencia Administrativa de
Operadora Turística Quimera, C.A.
Las divisas extranjeras sólo se mantendrán para los viajes al extranjero de Q´Viajes,
de su personal o para realizar compras de acuerdo con lo establecido en el párrafo anterior.
6.5 Operaciones de derivados y del mercado financiero.
Bajo ninguna circunstancia se aplicarán o formalizarán protecciones del tipo de
interés u operaciones especulativas con divisas extranjeras de ningún tipo.
No se comprará, venderá o realizará operaciones con ninguno de los siguientes
elementos sin la aprobación previa de la Gerencia Administrativa de Operadora Turística
Quimera, C.A.:
Permutas en los tipos de interés;
Acuerdos a término sobre tipos de interés;
Contratos de opciones (de intereses o divisas); o
Cualquier otro instrumento complejo de cobertura de intereses o divisas.
En caso de duda, deberán ponerse en contacto con la Gerencia Administrativa de
Operadora Turística Quimera, C.A. para asesorarse.
7. Política de Conservación de Documentos
La presente política establece las normas para la conservación de los
documentos y datos que usa nuestra empresa.
Al referirnos a "documentos y datos" se engloban los datos electrónicos, así como
la información original impresa. Se incluyen los correos electrónicos y las cartas, la
información del cliente y la información de la empresa. El origen de la información puede ser
interno o externo, por ejemplo, un correo electrónico o una factura enviada a un cliente
o si se recibiera lo anterior por parte de un proveedor. La información puede hacer
referencia a operaciones con clientes, proveedores o terceros, a nuestros libros de
contabilidad, a nuestro personal, etc.
La información generada por nuestros empleados u otro personal pertenece a la
empresa, no a la persona (en tanto que no sea incompatible con la legislación local
aplicable).
7.1 La política es la siguiente:
Se deberá conservar toda la información relacionada con los libros de
contabilidad durante un período mínimo dependiendo de la legislación local, no
94
inferior a 7 años. Esto incluye toda la información que soporte y respalde las
anotaciones de los libros de contabilidad.
Se deben conservar los datos desarrollados, usados o recibidos en relación con
un cliente, de acuerdo con el contrato del cliente. En caso de que dicha información
soporte y respalde las anotaciones de los libros de contabilidad, o de que no
exista ningún contrato, la información debería conservarse de la misma manera
que en el punto anterior.
El resto de información relativa a la gestión de la empresa o a las decisiones
tomadas en relación con la empresa deben conservarse por un período mínimo
dependiendo de la legislación local, no inferior a 7 años.
No es necesario que los documentos y los datos que se conserven se tengan que
recuperar de manera inmediata. Por tanto, pueden archivarse en grandes volúmenes en un
centro externo. Normalmente se aceptará un tiempo de respuesta para la
recuperación de los datos y de la información de hasta una semana hábil.
7.2 Procedimiento en caso de acciones legales.
En caso de que en algún momento la empresa conozca de la existencia de acciones
legales que afecten a alguna área sobre la que la empresa tiene información o datos, la
empresa debe tomar medidas de inmediato para garantizar que no se elimina ni destruye
ninguna información ni datos hasta que se haya producido la resolución final de dicho
procedimiento o el período de tiempo aplicable en el párrafo 7.2 anterior. La Gerencia
General de la empresa debe comunicar esta política a todo el personal y en caso de
acciones legales, posibles o reales, deberá proteger toda la información y datos
correspondientes para evitar su destrucción.
Para Operadora Turística Quimera, C.A., podrá ser considerada una falta
disciplinaria alterar, destruir, deteriorar, ocultar, encubrir, falsificar o realizar una anotación
falsa en un archivo, documento u objeto material deliberadamente con la finalidad de
dificultar, obstruir o influir en la investigación de la manera que fuere en la jurisdicción de
cualquier departamento o ente de la República Bolivariana de Venezuela, o en relación
con o en consideración con dicho asunto o caso. Además, se pueden producir
consecuencias negativas si se destruyen documentos que estén sujetos a un
procedimiento legal. Por ello, es importante conservar y guardar todos los documentos en
posesión de la empresa (bien en formato electrónico o impreso y ya fueran creados y/o
conservados por empleados actuales o antiguos) relacionados con un procedimiento legal o
investigación gubernamental real o prevista. Esto incluye las investigaciones
realizadas por Superintendencias, Ministerios, Inspectorías, entre otros
La persona que sea consciente de la investigación o procedimiento legal relacionado
con la empresa, o una investigación o procedimiento legal previsto debería ponerse
en contacto con la Gerencia General de la empresa inmediatamente.
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7.3 ¿Quién es responsable?
La Gerencia General debe garantizar que todo el personal conozca la política y, en
especial, la gran importancia que recae sobre la eliminación de información en caso
de ser conscientes de la existencia de procedimientos legales en la actualidad o en el futuro.
La Gerencia General debe asegurarse de que conocen la legislación local,
incluida la relacionada con los contratos gubernamentales. Todo el personal deberá hacer
cumplir y aplicar la política para con la información que utilicen o almacenen, ya sea en
papel o en formato electrónico.
8. Compras y Contratación
Actividades de Compra y Contratación de Operadora Turística Quimera, C.A.
Las actividades de compra (el abastecimiento, la negociación, la contratación, la
tramitación de pedidos y la gestión del suministro de todos los productos y
servicios proporcionados por el proveedor) se llevan a cabo a nombre de Operadora
Turística Quimera, C.A. a través de la Gerencia Administrativa de la Empresa.
Las Asistentes Administrativas de cada producto cubren las requisiciones, a
excepción de Gestión Inmobiliaria, donde es responsable la Gerencia General y Gerencia
Administrativa de los bienes raíces, como se establece en la sección 13 del presente
Manual de política de empresa de Operadora Turística Quimera, C.A. Los contratos de
compras de Operadora Turística Quimera, C.A. se suelen negociar a nivel regional.
Las compras de los gastos directos (los gastos de producción o gastos
relacionados con los clientes) se ha llevado a cabo en gran parte a nivel local a
través particulares, aunque hay algunas categorías donde se disponer directamente de
Operadora Turística Quimera, C.A. (ejemplo actual incluye la categoría de Q´Eventos).
Objetivo de la Política
La presente política trata tres áreas clave en relación con las compras en Operadora
Turística Quimera, C.A.:
8.1 Proveedores.
Como norma general, se espera crear y mantener una lista de proveedores tanto para
los gastos indirectos como para los directos, y que cuenten con una lista de personas
responsables de la aprobación de adiciones o eliminaciones de dicha lista de
proveedores.
A los efectos de la presente política, se entenderá por proveedor aquel que haya sido
evaluado siguiendo una serie de requisitos comerciales (véanse más adelante en la
sección 8.1.3).
Antes de proceder a una compra, el personal debería seguir el siguiente
procedimiento:
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1. Comprobar si ya existe un proveedor de Operadora Turística Quimera, C.A.
para la partida de gastos.
2. En caso afirmativo, diríjase directamente al Paso 4.
3. En caso negativo, compruebe la lista de proveedores de la Empresa. Si no
hay un proveedor para una partida de gastos, dicha compra debería autorizarse
formalmente por el Gerente de Operaciones del producto antes de que el
Gerente Administrativo de la Empresa la confirme.
4. Comprobar si el contrato de Operadora Turística Quimera, C.A. aparece
como “Obligatorio” o “Recomendable”.
Contratos obligatorios: son aplicables a partidas de gastos esenciales
(normalmente a las que suponen un gasto elevado o considerable) para la
que Gerencia Administrativa de Operadora Turística Quimera, C.A., se
ha fijado una estrategia según el tipo de gasto y ésta ha sido
plenamente implementada.
Contratos recomendables: son aplicables a partidas de gastos
no esenciales (normalmente a las que suponen un gasto menor o de
poca importancia) para las que o bien un proveedor ha ofrecido un simple
descuento o bien sólo un número reducido de actividades han contribuido
a una estrategia de contratación limitada.
Las marcas de "Obligatorio" y "Recomendable" pueden aplicarse tanto
a las partidas de gastos indirectos como directos. Únicamente se
realizará la asignación de la calificación de Obligatorio o
Recomendable tras la revisión y la recomendación por parte de la
Gerencia General, y después de la aprobación por parte de la Gerencia
Administrativa.
5. Si para los Contratos Obligatorios ya existen Proveedores, éstos
deberán utilizarse siempre, a menos que la Gerencia General concedan una
exención por escrito. La condición de exención se otorgará en circunstancias
excepcionales.
6. Únicamente cuando se trate de un Contrato Recomendable, el personal
será libre de efectuar un pedido con otro proveedor, con la condición
de que éste sea permanente y haya cumplido los criterios de selección de
proveedores aplicados normalmente por la Empresa.
8.2 Órdenes de compra, contratos de suministro, autorización del gasto y
compromisos.
La Gerente General deberá firmar órdenes de compra, contratos y/o para
comprometerse en nombre de la Empresa. Debería incluir el límite autorizado máximo de
gastos aplicable a cada producto.
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No es obligatoria la creación de órdenes de compra por los gastos incurridos, sin
embargo, es recomendable que cada producto determine los límites financieros sobre los
cuales se requiere una orden formal de compra.
En caso de que se produzcan órdenes de compra, éstas deberían contener
claramente los requisitos, el precio acordado, las fechas de entrega o finalización así como
cualquier otra condición comercial si procediera. Las órdenes de compra deberían
estar acompañadas por un conjunto estándar de términos y condiciones comerciales que
concuerden con las prácticas comerciales aceptadas de Operadora Turística Quimera, C.A.
En caso de que no se consideren necesarias las órdenes de compra, de conformidad con
la política de la Empresa, sería necesario comunicar los requisitos, el precio
acordado, las fechas de entrega o finalización y cualquier otra condición comercial
específica (incluidos los términos y condiciones comerciales estándar) al proveedor de
manera transparente y que se pudieran revisar.
En caso de que los gastos se sitúen por encima de los límites especificados o el
contrato planeado sea de una duración superior a un año, se necesitarán dos firmas
autorizadas en la orden de compra o el contrato.
Nota: la presente política es aplicable tanto a los gastos indirectos como a los
directos (imputados al cliente).
La Empresa no deberá, bajo ningún concepto, asumir gastos directos a no ser que se dé
alguno de los siguientes supuestos:
El contrato con el cliente;
Otra confirmación por escrito del cliente.
En el supuesto de que se incurra en una pérdida innecesaria y previsible como
consecuencia de un contrato firmado o un compromiso formalizado sin respetar estos
criterios, se podrán emprender procedimientos disciplinarios contra la persona que
firmara el contrato y su responsable directo.
Todos los proveedores de Operadora Turística Quimera, C.A. de las partidas
obligatorias cuentan con contratos en los que Gerencia General de Operadora Turística
Quimera, C.A. ha negociado con anterioridad los términos y condiciones. Normalmente,
para acceder a este tipo de contratos por parte de la Empresa basta con rellenar un acuerdo
de inscripción
8.3 Selección de proveedores.
El precio nunca debería ser el único factor a la hora de seleccionar a los proveedores,
independientemente del tamaño o del tipo de materia prima de la partida de gastos. Con el fin
de garantizar la adecuación al objeto comercial y para minimizar los riesgos para
Operadora Turística Quimera, C.A., los proveedores calificados por Gerencia General, se
deberían evaluar teniendo en cuenta una serie de requisitos comerciales. Dicha
evaluación debería llevarse a cabo antes de que se tramite o formalice ninguna orden de
compra u otro compromiso.
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El conjunto de requisitos comerciales normal incluiría algunos o todos de los
siguientes criterios (GCSCI: garantía, calidad, servicio, costo e innovación)
Garantía de suministro:
El proveedor cuenta con la capacidad suficiente para satisfacer la demanda;
Las instalaciones y el equipo del proveedor se encuentran en perfectas
condiciones y son adecuados para los objetivos comerciales;
El proveedor puede entregar los productos o servicios en el emplazamiento
requerido;
El proveedor invierte el tiempo y el dinero suficiente para formar a su personal;
Evaluación del registro del proveedor en relación con la higiene y seguridad;
El proveedor cumple con todos los requisitos de la legislación vigente y futura para
comerciar;
Evaluación del planteamiento del proveedor en relación con la Responsabilidad
Social Empresarial (RSE) y cuestiones medioambientales;
Evaluación de los resultados financieros del proveedor en el pasado, la
solvencia actual y la probabilidad de seguir con su actividad comercial con éxito
durante el período del contrato de suministro previsto;
Voluntad de los proveedores de trabajar conforme a los términos y condiciones de
compra estándar de Operadora Turística Quimera, C.A. y/o los requisitos
comerciales específicos que se necesitan para cumplir con los contratos de la
Empresa y/o el cliente (como derechos de autor, derechos de propiedad
intelectual, etc.);
Pruebas de que los proveedores cuentan con seguros adecuados;
El proveedor puede cumplir con la especificación mínima de calidad para los
productos o servicios;
"Calidad" y "empatía" del personal del proveedor.
Servicio:
Capacidad del proveedor para cumplir con los indicadores de rendimiento clave
acordados o planeados en relación con el suministro de los productos o servicios;
Valoración de la capacidad del proveedor de tratar los problemas cuando acontezcan.
Coste
Cumple con los requisitos actuales (y venideros, si procede) en cuanto al precio y
al costo;
99
Puede conseguir los objetivos de reducción de costes (si procede);
La Empresa no incurrirá en riesgos financieros inadecuados al negociar con
el proveedor.
Innovación
Trayectoria del proveedor en materia de mejoras continuas en beneficio del cliente;
Voluntad del proveedor de proponer e incorporar nuevas ideas y retos a las formas
de trabajar ya existentes.
Utilización de los requisitos comerciales para la selección de proveedores.
Resulta evidente que el grado y la formalidad de evaluación del proveedor y de la
documentación empleada variarán considerablemente dependiendo del tipo y del valor de
la compra.
A modo de orientación, la evaluación formal y documentada del proveedor debería
realizarse para todas las compras, salvo para las menos relevantes, y de manera expresa
en caso de que:
Se estén comprando los productos o servicios para imputar los gastos en un
futuro al cliente;
La interrupción del suministro de los productos o servicios causara un problema
en el negocio potencialmente importante para la Empresa o para el
cliente;
El gasto se considerara relevante, siempre y cuando “relevante” concordara con
las pautas de la Empresa;
El proveedor tuviera su sede fuera del país donde está establecida la Empresa;
Se considerara que el proveedor está sometido a un riesgo comercial de un
grado importante.
8.4 Selección del proveedor y responsabilidad social empresarial.
La política de responsabilidad social empresarial de Operadora Turística Quimera,
C.A. establece nuestro compromiso para con unas elevadas normas del comportamiento
social, ético y medioambiental. Esperamos que nuestros proveedores compartan estas
normas y colaboren con nosotros para tratar cualquier asunto que sea de su inquietud.
El personal debería considerar si el proveedor representa un riesgo importante debido al
deficiente funcionamiento en materia de derechos humanos, empleo, ética o
medioambiente.
Nota: la presente política es aplicable tanto a los gastos indirectos como a los
directos.
100
Las inquietudes específicas sobre la responsabilidad social empresarial del
proveedor deberían dirigirse en primera instancia al Gerente General.
9. Contratos de Seguros
La Empresa deberá contratar las pólizas de seguros adecuadas para cubrir sus riesgos
locales, teniendo en cuenta las pólizas exigidas por la legislación, a través del Corredor
de Seguro de Operadora Turística Quimera, C.A.
Los siguientes puntos forman una lista de las pólizas de seguros que se deberán
cumplir:
Seguro de Responsabilidad Civil, que proporciona límites adicionales contra la
exposición de ciertos riesgos que soporta el personal de Operadora Turística
Quimera, C.A. Este programa es complementario a los programas de
responsabilidad empresarial.
Seguro de Responsabilidad Empresarial, que cubre gastos funerarios por accidentes
laborales de la Empresa;
Seguro sobre Activos Patrimoniales, cubre los bienes mueles e inmuebles para
toda la Empresa. En función de la envergadura de la Empresa se aplicará
en este programa una u otra retención por siniestro;
Operadora Turística Quimera, C.A. tiene la obligación de informar de todas las
posibles pérdidas y siniestros que se generen en relación con cualquiera de estos
seguros. Se informará al Corredor de Seguro de Operadora Turística Quimera, C.A. de
todas las posibles pérdidas y siniestros tan pronto como se tenga conocimiento de ellas.
Operadora Turística Quimera, C.A. y sus asesores profesionales de seguros
decidirán si las condiciones de las pólizas permiten recuperar la pérdida o no.
10. Empleo y Prácticas de Remuneración
10.1 Selección de personal
Antes de formalizar algún de selección de personal a través de contrato o fijo, a la
que la empresa pueda llegar a pagar unos honorarios superiores a los 10.000 Bs. (por
puesto vacante), es necesario obtener el consentimiento del Gerente General de Operadora
Turística Quimera, C.A., con el fin de garantizar que es imposible cubrir el puesto con
un candidato de la Empresa mediante promoción interna o con la labor del Equipo de
Asistentes Administrativos de Operadora Turística Quimera, C.A.
Condiciones de la oferta de empleo
Antes de publicar una oferta de empleo formal e incondicional cabe tener en cuenta
lo siguiente:
101
Es necesario obtener como mínimo una referencia de todos los empleados
potenciales que permita confirmar si la persona en cuestión es adecuada
para el
puesto que se oferta y, en la medida de lo posible, averiguar su salario.
Las comprobaciones adicionales de los antecedentes llevadas a cabo por un
especialista de la empresa también se deberían aplicar a todos los
nombramientos de la Junta Directiva.
Las condiciones de los traslados deberán ser aprobadas previamente por el
Asesor Jurídico de Operadora Turística Quimera, C.A.
Cualquier condición que no sea estándar, incluidas las adjudicaciones de
acciones de Operadora Turística Quimera, C.A., los periodos de notificación de
seis meses o superiores, los anticipos de seis meses de salario o más o los que
superen los 10.000 Bs., deberán ser aprobados por el Gerente General.
Todas las ofertas de empleo deberán incluir lo siguiente:
Una fórmula que exprese que la oferta no constituye un acuerdo vinculante hasta
que se inicie el trabajo, la legislación laboral y/o un contrato firmado
si procede.
Términos que adviertan que el puesto queda supeditado a la presentación de la
documentación laboral necesaria (visados, permisos de trabajo o pasaporte).
El Gerente Administrativo de Operadora Turística Quimera, C.A. deberá aprobar
todas las ofertas que excedan los 2.000 Bs. antes de promocionar la oferta.
Traslados en Q´Transporte
Los traslados, ya sean internos, o en caso de contratación externa, deberán seguir el siguiente
procedimiento:
Se deberá poner en contacto con el Gerente General de Operadora Turística
Quimera, C.A. para proceder a cualquier tipo de traslado.
Se necesita una previsión de costes de todos los traslados y cesiones
internacionales.
La previsión de costes deberá ir firmada por el Gerente General y de Gerente
Administrativo de la Empresa.
Los empleados deberán recibir una oferta, un contrato o documento de cesión que
detalle su nuevo cometido, incluidas las prestaciones por traslado y cesión
Los empleados deberán suscribir un contrato de reembolso, en el que se acuerde
reembolsar a la sociedad el coste del traslado si él o ella abandonase
voluntariamente o fuera cesado por motivo justificado en los dos años siguientes a la
fecha de inicio de la cesión. No se iniciarán los trámites hasta que el empleado
firme y nos remita el contrato.
102
Siempre que sea posible, se hará uso de los proveedores contratados para que
presten los servicios de traslado correspondientes.
10.2 Remuneración de la alta dirección
La Gerente Administrativa revisará y aprobará los salarios y otros conceptos
remunerados y condiciones contractuales (incluidos los periodos de notificación y los
pactos restrictivos) de los empleados que perciban una retribución dineraria anual
garantizada de 30.000 Bs. o superior. Esto incluye asimismo todos los acuerdos de cese, en
los que las indemnizaciones superen en más de 45.000 Bs. lo requerido por la
legislación local o por el contrato de trabajo.
Los reajustes o revisiones de las indemnizaciones a los empleados que perciban
más de 50.000 Bs. (incluidas las de cese, nueva incorporación y revisiones de tipo
salarial) deberán notificarse mensualmente al Gerente General.
10.3 Sistemas de retribución.
Los términos de los planes de incentivos anuales y a largo plazo se recogerán por
escrito y serán aprobados por la Junta Directiva antes de proceder a su
implementación.
Los fondos de los planes de incentivos anuales y a largo plazo se ajustarán a los
parámetros que Operadora Turística Quimera, C.A. acuerde cada año.
Los sistemas de remuneración establecidos por la Ley Orgánica de Trabajo y su
Reglamento serán respaldados por Operadora Turística Quimera, C.A. y explicados en
Boletines de Control.
Antes de efectuar el pago, todos los tipos de incentivos deberán contar con la
aprobación de la Gerencia General de Operadora Turística Quimera, C.A. La modalidad
de pago y los plazos se ajustarán a los Boletines materia de remuneración satisfecha
a efectos fiscales, que se obtendrán del Departamento Fiscal.
10.4 Fechas de revisión salarial
Las revisiones salariales y las modificaciones resultantes (independientemente de la
categoría) se llevarán a cabo en el período de revisión de Operadora Turística Quimera,
C.A., normalmente en mayo. No obstante, se permiten algunas excepciones, entre las que
se incluyen los siguientes supuestos:
Que por decreto se establezca una fecha distinta exigida por la legislación local;
Que se ofrezca un aumento salarial a los empleados de nueva incorporación tras
haber superado el periodo de prueba inicial; o
Que se haga una contraoferta a los empleados clave que presenten su renuncia.
En todos estos casos, será necesario obtener el consentimiento previo de la Junta
Directiva.
103
En condiciones normales, el período de revisión dependerá de los salarios base de
acuerdo con lo siguiente:
Salario base (Bs.) Período de revisión
1. sueldo mínimo cada 12 meses
2. entre 20% y 25% más de sueldo mínimo cada 18 meses
3. más de 30% de sueldo mínimo cada 24 meses
10.5 Préstamos a los empleados
No se concederán préstamos a los empleados sin el consentimiento previo de la
Gerencia General, con la salvedad de los anticipos por gastos viáticos.
10.6 Planes de jubilación, de pensiones y otras prestaciones para el empleado
La Empresa no podrá asumir ningún compromiso (justificados o no) en relación
con fórmulas de retribución diferida, seguros de vida, planes de jubilación, de
participación de beneficios, por incapacidad permanente o de asistencia médica
(salvo en los casos establecidos por LOPCYMAT), ni incrementar las prestaciones de un
programa existente sin el consentimiento previo de la Junta Directiva.
10.7 Otros sistemas de retribución
No se podrán adquirir o arrendar bienes inmuebles en nombre y representación de
un empleado.
No se podrán efectuar pagos en efectivo o en especie a ningún miembro de la
familia de un empleado, a excepción de que el destinatario preste sus servicios de un
modo legítimo, ya sea como trabajador por cuenta propia o por cuenta ajena, o en el
caso de que dichos pagos sean necesarios en virtud de un plan de prestaciones
existente. Todos los pagos deben aprobarse de manera independiente.
10.8 Remuneración satisfecha a efectos fiscales
Las prácticas retributivas deberán estar en cumplimiento de la legislación local de la
jurisdicción pertinente. No se efectuará ningún pago (incluido el pago por gastos) sin
aplicar la correspondiente deducción por retención de impuestos, a menos que la
legislación lo permita o se haya obtenido la autorización de los órganos
competentes.
El coste neto para la Empresa después de aplicar la retención de impuestos no
deberá verse incrementado como consecuencia de un cambio de la modalidad de
retribución del empleado, de su lugar de trabajo o de los plazos. En esta valoración
cabrá tener asimismo en cuenta los impuestos de la Seguridad Social y la relación
costo-beneficios.
Los problemas o excepciones conocidas que puedan surgir, incluidos los problemas
derivados de obligaciones ya existentes, deberán remitirse a la Gerencia General.
104
10.9 Nombramientos de Directivos
Los nombramientos de los cargos de Presidente, Vice-Presidente, Gerente
General, Gerente Administrativo, se deberán notificar con antelación a la Asamblea de
Accionistas y contar con su aprobación.
10.10 Nombramientos externos
Los detalles sobre los cargos relevantes ocupados por Contador, Asesor
Juridico, se facilitarán en el paquete de información anual al cierre del ejercicio. Se deberá
obtener la aprobación previa de la Asamblea de Accionistas antes de aceptar dichos
nombramientos y en caso de que, un nombramiento origine un conflicto de intereses, se
renunciará a dicho nombramiento o cargo.
10.11 Manual del empleado
La Empresa deberá disponer de un manual de organización propio que contenga los
términos adecuados aplicables a su actividad y a su ámbito de formación. Ningún
punto de dicho manual debería contradecir el contenido del presente Manual de política
de empresa de Operadora Turística Quimera, C.A.
10.12 Uso de los servicios de asesoría y personal temporal
Los acuerdos de subcontratación de servicios, excluidos los costos de trabajadores
por cuenta propia para la prestación de servicios al cliente, inferiores a 3.000 Bs. deberán
notificarse al Gerente General antes de comenzar el proyecto, con el fin de evitar la
duplicación de los servicios y de detectar las posibilidades de mejora de las condiciones
en el caso de haber contratado los servicios con anterioridad. En dicha notificación deberán
incluirse por lo menos los siguientes puntos:
La naturaleza de los servicios de limpieza;
Los asesores que se necesitarán; y
Los gastos.
No se efectuará ningún pago a los asesores o al personal temporal sin aplicar la
correspondiente deducción por retención de impuestos, a menos que la legislación lo
permita o que se haya obtenido la autorización de los órganos competentes.
10.13 Consumo de drogas y alcohol
Operadora Turística Quimera, C.A. no permite la tenencia, la distribución o el
consumo de ningún tipo de droga legal o controlada, salvo en el caso de que dicho
consumo se realice del modo aprobado y prescrito correctamente, en sus instalaciones o
en las de un cliente o durante una actividad, o en cualquier acontecimiento organizado por o
en nombre de la empresa, cliente o proveedor. De acuerdo con lo anteriormente expuesto,
va en contra de nuestra política asistir al lugar de trabajo bajo los efectos de las drogas o el
alcohol. Cualquier empleado con problemas relacionados con las drogas o el
alcohol, deberá buscar asistencia médica o dejarse orientar, y deberá
105
comunicárselo asimismo al directivo que corresponda, a poder ser, a un
miembro de la Gerencia Administrativa.
10.14 Conflictos de intereses
El personal tratará de evitar situaciones en las que haya o pueda haber la sensación de
que existe un conflicto entre los intereses de la Empresa y los propios del miembro de la
nomina.
En el caso de que se produzca una circunstancia de este tipo, el empleado deberá
explicar de inmediato los hechos a su responsable directo para decidir, si procede, qué
medidas es necesario emprender.
Si se considera más sensato desde el punto de vista comercial seguir con la misma
situación (por ejemplo, en el caso de que dicho proveedor sea el mejor con una
diferencia considerable), el empleado no podrá participar en la firma de los
contratos, en el desarrollo de los términos y condiciones, incluida la fijación de
precios, y no será responsable de las sumas de dinero que deban transferirse a dicho
proveedor y viceversa.
11. Clientes
11.1 Contratos con clientes
La Empresa podría formalizar acuerdos contractuales que impusieran importantes
obligaciones financieras, abarcando largos periodos temporales, y que podrían
tener consecuencias. Antes de asumir ningún compromiso contractual, Operadora
Turística Quimera, C.A. (a través del Gerente Administrativo) deberá tener conocimiento
de las negociaciones con clientes nuevos o existentes que puedan generar ingresos
superiores a los 100.000 Bs. anuales. A estos efectos, los clientes existentes se definen
como aquéllos que precisan de un seguimiento independiente.
No se deberán proponer modificaciones de los términos del contrato a clientes de
distintos productos.
Por lo general, la prestación o servicio deberá comenzar una vez firmado el
contrato o cualquier otro tipo de documentación por la que el cliente autorice a la
Empresa el inicio del trabajo y en la que se establezcan las bases en virtud de las cuales
se efectuará el pago.
Los contratos y demás documentación por la que se autorice a la Empresa a
comenzar deberán indicar que el cliente indemnizará a la Empresa y la eximirá
totalmente de los daños y perjuicios derivados de los productos del cliente, materiales
de muestra o de otro tipo, y de toda la información relacionada con los productos
prestados al cliente. Se deberá consultar al Asesores Jurídicos en caso de dudas respecto
de la formulación que se debiera utilizar.
106
Los nombres de los empleados de la Empresa no deberán constar por escrito en los
acuerdos contractuales con los clientes. Si, en casos excepcionales, ello fuese necesario, se
deberá obtener el consentimiento previo del Gerente General.
11.2 Cumplimiento del contrato con el cliente
El cumplimiento de los contratos formalizados con el cliente es de suma
importancia para nuestro prestigio y resultados financieros. Las repercusiones de
cualquier incumplimiento por parte de una empresa pueden ir mucho más lejos.
Las siguientes políticas serán de aplicación:
Es obligatorio el cumplimiento íntegro de los contratos con los clientes;
La Empresa deberá garantizar que tienen acceso a los términos pertinentes de
todos los contratos con sus clientes, incluidos aquellos contratos celebrados a nivel
regional o internacional;
Si la Empresa conserva descuentos recibidos de la producción o de los medios, es
decir, que tales descuentos no se transmiten a clientes, se deberá
documentar la forma en la que se conservan dichos descuentos en relación con el
contrato;
No se hará ninguna excepción por razón de “prácticas aceptadas”, acuerdos
locales o términos inviables a menos que ésta se incluya formal y oficialmente en
el contrato formalizado con el cliente;
La transparencia es esencial. Toda la documentación y los cálculos más
importantes deberán estar siempre disponibles y proporcionarse ya sea en el curso
de la facturación o durante la realización de una auditoría;
Deberá cooperar plenamente con las auditorías de los clientes de acuerdo con
sus derechos contractuales. La política de Operadora Turística Quimera,
C.A. normalmente no permite auditorías de su base de costos, ni de los gastos que
gestionamos en nombre del cliente, es decir, de la producción o los medios;
Las plantillas de control de horas, si procede, deberán completarse
exhaustivamente y de manera periódica. Si fuera necesario, se formará al personal
sobre este tema; y
Si fuera necesario realizar modificaciones en las platillas de control de horas (para la
corrección de errores importantes, por ejemplo) se deberá conservar un
seguimiento de auditoría completo con la autorización adecuada.
11.3 Política de solvencia del cliente
La Empresa deberá realizar un estudio de solvencia de cada cliente potencial
antes de firmar cualquier carta de términos contractuales o de intenciones.
En dicho estudio se incluirán los balances de situación y las cuentas de pérdidas y
ganancias del cliente potencial y, a ser posible, se comprobará su solvencia con
107
diferentes entidades dedicadas a este tipo de estudios, entidades bancarias y demás
acreedores potenciales del cliente.
El estudio se ampliará con la inclusión de otras empresas vinculadas en caso de que el
cliente forme parte de un grupo de empresas en régimen de copropiedad asociadas. Si
el estudio realizado al cliente señala una capacidad de solvencia limitada, deberán
contemplarse las garantías suficientes en la carta de términos contractuales
para garantizar que la Empresa no asume ningún riesgo por los gastos en que incurra en
nombre de dicho cliente. Dichas garantías podrán contemplar los pagos anticipados, los
pagos que el cliente pudiera efectuar directamente a proveedores terceros o condiciones de
crédito muy restrictivas.
Las condiciones de crédito no deberán superar el 10% del capital circulante
disponible que posea una empresa recién constituida.
Si se proponen condiciones de crédito que superan los 10.000 Bs., ya sea a
empresas recién constituidas o a clientes cuyos estudios hayan revelado una capacidad
de solvencia limitada, la Gerencia General deberá examinar la carta de términos y, en
especial, los acuerdos de facturación de la Empresa de Explotación. Esta consulta
deberá efectuarse asimismo cuando la Empresa desee ampliar las condiciones de
crédito por encima de los 25.000 Bs. para un cliente existente que pase por dificultades
económicas. La Empresa deberá realizar asimismo estudios de solvencia periódicos de
acuerdo con lo anteriormente dispuesto.
12. La visión sobre la Responsabilidad Social Empresarial (RSE)
Reconocemos que el prestigio de nuestras actividades y del negocio depende de que
nuestros empleados actúen con honestidad e integridad en todas las operaciones
comerciales. También somos altamente conscientes del hecho de que nuestras
actividades acarrean el debate acerca de los estándares sociales imperantes en
materia de gusto, decoro y moral. No intentamos eludir estas cuestiones.
Hemos empezado a definir más claramente lo que la Responsabilidad
Social Empresarial (RSE) significa para Operadora Turística Quimera, C.A.
Hemos estudiado la extensa variedad de cuestiones relacionadas con la RSE en
el contexto de nuestra actividad y creemos que las áreas más significativas para
nosotros son:
La inversión social, incluidas donaciones y servicios gratuitos;
El desarrollo de nuestros empleados;
La ética de mercado; y
La reducción del impacto medioambiental.
108
12.1 Cómo gestionamos la RSE.
Operadora Turística Quimera, C.A. dispone de documentos formales para orientar a
los empleados a la hora de tratar con cuestiones éticas, sociales y medioambientales.
Adoptamos nuestra política de RSE y se ha nombrado al Gerente General, para que
coordine nuestro enfoque sobre la misma. La política identifica aquellas cuestiones que
consideramos más importantes así como los principios que aplicamos a las mismas. El
Gerente General es responsable de las cuestiones sociales, éticas, medioambientales y
cuestiones laborales, incluidos los asuntos relativos a la igualdad de oportunidades, la
diversidad y el acoso en el entorno laboral.
12.2 Evaluación del rendimiento.
Para seguir la trayectoria de nuestro rendimiento y mejorarlo, necesitamos saber
cómo gestionan nuestros productos las cuestiones sociales, éticas y medioambientales, y
cuál ha sido su rendimiento. Desde que adoptamos nuestra política de RSE, cada año se
recopilará información sobre el rendimiento de nuestros productos.
La principal información de la que hacemos un seguimiento cubre los
siguientes campos:
Social:
Servicios gratuitos (servicios gratuitos de marketing para organizaciones
de beneficencia o a un coste mínimo);
Donaciones benéficas.
Ética de mercado:
Infracciones de las normativas.
Empleo:
Formación, diversidad y procedimientos conciliatorios de los empleados;
Voluntariado de los empleados.
Medio ambiente:
Consumo energético;
Reciclaje de papel y compra de papel reciclado;
Reciclaje de otros materiales, incluidos cartuchos de tóner, latas, vidrio y
equipos informáticos.
12.3 La política de RSE de Operadora Turística Quimera, C.A.
Creemos que nuestras actividades pueden constituir una aportación positiva a
la sociedad y al medio ambiente si gestionamos nuestro negocio con cuidado, y
109
trabajamos con organizaciones responsables que promuevan las causas sociales y
medioambientales.
Exigimos a nuestro Equipo de Trabajo que cumplan la presente política de RSE y que
informen cada año a la Gerencia General del cumplimiento de la misma.
Inversión social:
Se anima a la Gerencia Operativa a:
Ofrecer servicios gratuitos a organizaciones sin ánimo de lucro implicadas en
la lucha contra problemas sociales y medioambientales; y
Realizar donaciones financieras y de otro tipo adecuadas a organizaciones sociales y
ecologistas.
Gestión de las relaciones:
En todas nuestras relaciones, seremos abiertos, honestos y transparentes, y
no pagaremos ni aceptaremos sobornos o incentivos de ningún tipo.
Desarrollo del empleado:
Seleccionará y promocionará al personal a partir de sus calificaciones y méritos, sin
discriminación por razón de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, orientación
sexual, edad o discapacidad; y
Fomentará la formación y el desarrollo del futuro profesional de nuestros
trabajadores.
Ética de marketing:
Cumplirá con las normativas aplicables y con los códigos de autorregulación;
No creará intencionadamente obras ofensivas para el decoro del público o
segmentos minoritarios de la población; y
No llevará a cabo trabajos diseñados para engañar en alguna manera, incluidos
asuntos sociales, medioambientales y de derechos humanos.
Medioambiente:
La Empresa respetará el medioambiente minimizando el impacto de:
El uso de energía;
El transporte;
El consumo de papel y de otros recursos; y
La gestión de riesgos relevantes para la responsabilidad social empresarial de
nuestras cadenas de suministro.
110
Derechos humanos:
La empresa defenderán los principios contenidos en la Declaración Universal de
los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y el Ministerio del Trabajo en materia de
normativa laboral. Apoyamos el derecho de nuestros trabajadores y sus familias a
disfrutar de los derechos humanos fundamentales incluidos el derecho a participar en
sindicatos, el derecho a unas condiciones de trabajo justas, libertad de opinión y
expresión, y la protección contra los trabajos forzados y el trabajo infantil.
13. Bienes inmuebles
El procedimiento y las directrices relativas a los bienes inmuebles se definen
detalladamente en los Boletines de Control bajo el nombre de Bienes Inmuebles. Estas
políticas se deberían llevar a cabo conjuntamente con los Boletines de Control. Antes de
emprender cualquier proyecto relacionado con bienes inmuebles, la Empresa deberá
abordar este asunto con el Gerente General.
13.1 Declaración de política general.
Todos los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y demás acuerdos
relacionados, en los que se asuma un compromiso contractual por un plazo superior a los
nueve meses y/o un valor agregado superior a los 10.000 Bs. deberán contar con el
consentimiento previo de la Junta Directiva. Esto incluye la decisión de renovar,
prorrogar o romper un contrato de arrendamiento. Cualquier acuerdo para modificar un
contrato de arrendamiento que conlleve una variación sustancial de la duración del término
del arrendamiento o del compromiso del alquiler debe someterse a aprobación.
Antes de comprometerse en un contrato de arrendamiento, las Empresa
deberá ser capaz de demostrar que se han tenido en cuenta todas las alternativas, incluido el
contrato de arrendamiento existente y otro espacio de Operadora Turística Quimera, C.A. en
la localidad.
El Gerente General, será el encargado de aprobar los compromisos de
arrendamiento. El Boletín de Control establece los procedimientos y las formas de conseguir
la aprobación de Operadora Turística Quimera, C.A. Antes de iniciar un proyecto de
bienes inmuebles, será necesario rellenar un documento de inicio de proyecto, debiendo
autorizar Operadora Turística Quimera, C.A. el posterior procedimiento de viabilidad del
proyecto.
La compra o la enajenación de bienes inmuebles deberán también contar con la
aprobación de la Junta Directiva, el Gerente General y el Gerente Administrativo.
13.2 Asesoramiento y documentación.
Para asegurarse de que los términos se adecuan al mercado de la zona,
Operadora Turística Quimera, C.A. normalmente intentará consultar a un asesor
inmobiliario local. El Gerente General será el responsable de obtener la información
por escrito sobre los términos de la operación del asesor local y remitirla a la Junta
Directiva como parte del proceso de aprobación.
111
La documentación relativa a las operaciones inmobiliarias deberá contar con la
aprobación del Asesor, independientemente de la duración del contrato o del precio,
este mismo realizará la entrega de notificaciones cuando se resuelva o se renueve el contrato
de arrendamiento, y cuando se ejerzan las opciones de resolución o prórroga. El Asesor
Jurídico debería redactar resumidamente los aspectos del arrendamiento. Se debería
hacer uso de ellos para actualizar la base de datos de bienes inmuebles de Operadora
Turística Quimera, C.A.
13.3 Plazos.
Junto con el informe del asesor inmobiliario en relación con los términos
y condiciones, se deberá presentar un estudio de la relación coste-beneficios de inmuebles
preseleccionados comparándolos con los arrendamientos existentes.
Se deberá entregar una recomendación a Operadora Turística Quimera, C.A. para su
aprobación "inicial" no más tarde de seis meses antes de la fecha en la que se suscriba,
prorrogue o remita la notificación para resolver o prorrogar el contrato de arrendamiento.
Tres meses antes de la firma del documento o del traslado de una notificación, la Empresa
debería tener una oportunidad adicional de un mes para aprobar las condiciones finales.
13.4 Operaciones con partes vinculadas.
No se recomienda en absoluto realizar operaciones de arrendamiento con partes
vinculadas. Si es necesario llevar a cabo una operación de este tipo, Operadora Turística
Quimera, C.A. insistirá en que el Asesor Jurídico, el Gerente General y el proveedor
inmobiliario tomen las medidas oportunas para asegurarse de que los términos se
adecuan a las condiciones del mercado y de que no hay conflictos de intereses
comerciales. Para la firma de un contrato de arrendamiento con una parte vinculada se
requerirá el consentimiento expreso de la Junta Directiva.
13.5 Garantías de Operadora Turística Quimera, C.A. y confidencialidad.
No se concederá ningún aval, indemnización, carta de conformidad u otro tipo de
manifestación o garantía a terceros, ya sea una entidad bancaria o de otro tipo, sin el
consentimiento previo del Gerente Administrativo y el Asesor Jurídico de Operadora
Turística Quimera, C.A.
Bajo ningún concepto se prestará el compromiso de Operadora Turística Quimera,
C.A., en el formato que sea, como garantía sin la autorización expresa de la Asamblea de
Accionistas.
En la medida de lo posible, cualquier oferta, borrador de condiciones, contrato de
arrendamiento o términos contractuales entre las partes en relación con una
operación inmobiliaria, deberá comprender un compromiso de confidencialidad por el que
no se revelarán los términos de las ofertas realizadas por Operadora Turística Quimera, C.A.
13.6 Conformidad local.
La Empresa es responsable de garantizar que la higiene, seguridad y otros
aspectos laborales cumplan con los niveles regulados en la LOPCYMAT.
112
13.7 Responsabilidad social empresarial (RSE).
La política de responsabilidad social empresarial de Operadora Turística Quimera,
C.A. es importante para todas las operaciones y proyectos relacionados con la gestión
inmobiliaria: afecta a cuestiones del personal y el medioambiente, el consumo de energía,
el reciclaje, los recursos renovables y el transporte.
Se incluirá información más detallada sobre la manera en que la responsabilidad
social empresarial afecta a los bienes inmuebles y los procesos en los Boletines de Control.
13.8 Proyectos de inversión de capital en bienes inmuebles.
Las solicitudes deben entregarse a la Junta Directiva para su aprobación. La
Gerencia General estará vinculada al desarrollo y continuidad del proyecto con el fin de
proporcionar asesoramiento y apoyo a la Empresa y garantizar que se cumplen los
procesos establecidos en el Boletín de Control. Se deberá poner en contacto con el
Gerente Administrativo antes de realizar ningún nombramiento en esta área.
Los proyectos de más de 100.000 Bs. deben contar con un Supervisor de Proyecto.
Los proyectos de más de 250.000 Bs. deben contar con un Director de Proyecto. El
coste de estos nombramientos debería estar incluido en la solicitud.
Salvo que exista un contrato marco con un asesor, la Empresa debería solicitar
presupuestos competitivos para servicios profesionales como, por ejemplo, de diseño o
diseño de servicios de ingeniería. Se debería redactar un informe detallado para
confirmar los deberes y obligaciones del asesor. Todos los acuerdos se deberán confirmar
por escrito.
La Gerencia General de Operadora Turística Quimera, C.A. debe formalizar
acuerdos de compra con proveedores de mobiliario, accesorios y material en algunos
emplazamientos. Se debería hacer uso de estos acuerdos. En caso de que no existan tales
acuerdos, se deberán solicitar presupuestos competitivos para las obras de construcción,
y se debería tener en cuenta lo siguiente a:
Todos los proyectos de hasta 100.000 Bs. requerirán tres presupuestos competitivos.
Todos los proyectos superiores a 100.000 Bs. requerirán un mínimo de
cuatro presupuestos competitivos.
Todos los contratistas y proveedores deben ser calificados previamente y deben
haber alcanzado ciertos requisitos de calidad, medioambientales y de higiene y
seguridad. En ningún caso se abonará el capital antes de que comiencen las obras y es
preferible conservar una cantidad como garantía hasta que finalice el proyecto.
113
14. Adquisiciones, Enajenaciones y Afiliaciones
14.1 Propuestas a Operadora Turística Quimera, C.A.
Operadora Turística Quimera, C.A. anima activamente a la Gerencia General a
considerar la adquisición de oportunidades de modo continuo. La función de Operadora
Turística Quimera, C.A. es garantizar la asignación efectiva del capital; dar su aprobación a
esta actividad; y asesorar acerca del modo más eficaz de realizar tales adquisiciones. Por
tanto, no se podrán formalizar compromisos contractuales u ofertas sin el
consentimiento previo de la Asamblea de Accionistas.
Las propuestas relativas a adquisiciones deberán presentarse a la Junta Directiva.
La propuesta deberá presentarse por escrito y contener, por lo menos, los siguientes puntos:
Motivos estratégicos de la operación;
Antecedentes del objetivo, el historial financiero de los últimos tres ejercicios y el
presupuesto del próximo ejercicio;
Información de fondo acerca de la gestión;
Análisis de los ingresos por clientes;
Estructura financiera de la operación; y
Calendario y plazos propuestos.
Los empleados no están autorizados a tratar el traspaso de ningún bien de la
Empresa.
14.2 Proceso de adquisición
El proceso de adquisición normalmente comprende las siguientes fases:
La aprobación “inicial” de Operadora Turística Quimera, C.A. a la propuesta de
adquisición;
Si la Empresa realiza la adquisición deberá redactar el borrador de condiciones o
la carta de intenciones, que deberán firmar ambas partes (el Asesor Jurídico
deberá reexaminar los términos antes de proceder a su firma);
De acuerdo con lo dispuesto a continuación en el punto 14.3, el nombramiento del
asesores jurídicos externos deberá realizarse con el consentimiento de la Junta
Directiva;
Se recomienda obtener una carta de exclusividad de los vendedores por la que se
comprometan a negociar o realizar una operación similar con otra parte; los
representantes jurídicos del Grupo disponen de un borrador de esta carta;
Se encomendará la realización de los informes de valoración o auditorías
(financieros, impositivos, jurídicos y de personal); la decisión de no realizar los
114
informes de valoración o auditorías deberá contar con la autorización de la
Junta Directiva. Este último dispone de las plantillas relacionadas con la
información financiera que normalmente se precisa de un objetivo y la
estructura necesaria de un informe de valoración financiera o auditoría;
Los asesores jurídicos deberán recibir instrucciones del Asesor Jurídico de
Operadora Turística Quimera, C.A. para la preparación de la documentación
relativa a la adquisición y a los acuerdos de los accionistas;
Es fundamental consultar a la Gerencia Administrativa en el ámbito tributario,
inmobiliario e informático durante el proceso de valoración o auditoría;
En el caso de que existan pagos finales, es importante notificárselo a la Gerencia
Administrativa para que disponga las transferencias de fondos oportunas;
antes de finalizar una operación, se redactará el borrador de un comunicado de
prensa en colaboración Gerente General;
Todos los acuerdos contractuales relativos una adquisición deberán ser
analizados por el Asesor Jurídico antes de proceder a su firma; y
Después de la finalización, el Gerente Administrativo de la Empresa que realice
la adquisición deberá asegurarse de que se implementa un plan para integrar a la
empresa en las estructuras de información financiera, tributaria y tesorera
de Operadora Turística Quimera, C.A. .
En muchos casos en los que la Empresa reciba información respecto a una posible
operación, se suele pedir a los destinatarios de esta información que firmen un compromiso
de confidencialidad en relación con la misma. En todos los casos, el Asesor Jurídico de
Operadora Turística Quimera, C.A. deberá analizar dicha carta antes de proceder a su
firma. En los casos en que la Empresa facilite de un modo similar información
confidencial a un tercero, deberá obtener un compromiso de confidencialidad de dicho
destinatario. El Asesor Jurídico dispone de un borrador de la mencionada carta.
La correspondencia con terceros en relación con la operación propuesta deberá
llevar la indicación de “con sujeción a la formalización del contrato” y deberá hacer
referencia al hecho de que las propuestas quedan sujetas al acuerdo de la
documentación final, a una auditoría satisfactoria, a la aprobación de la Junta Directiva,
a la aprobación del Banco emisor del crédito y a la aprobación de cualquier otra
autoridad reguladora que corresponda.
14.3 Asesores y asistencia
El asesor jurídico de Operadora Turística Quimera, C.A. deberá proceder de
antemano al nombramiento de otros asesores jurídicos.
Las solicitudes de servicios relacionados con el perfeccionamiento de los informes
de valoración financiera o auditorías deberán dirigirse al Gerente General. Los asesores
jurídicos externos no deberán seguir contratados una vez finalizado el proceso.
En determinados casos, Operadora Turística Quimera, C.A. preverá el pago de
honorarios iniciales a bancos de inversión, agentes financieros de empresas, etc. Estos
115
honorarios se pactarán de antemano con el Gerente Administrativo y no se abonarán
antes de finalizar la operación.
14.4 Independencia
Según se indica en la sección 10.3 del Manual de política de empresa de
Operadora Turística Quimera, C.A., el personal no adquirirá ningún tipo de participación en
el patrimonio ni en la deuda del objetivo de compra. Toda participación en dicho objetivo de
compra deberá ser comunicada a Operadora Turística Quimera, C.A., ya sea personal o de
una parte vinculada.
15. Comunicación.
Por “comunicación” nos referimos a todos los medios y mecanismos de transmisión
de información a nivel externo, a clientes existentes o potenciales, organismos
reguladores, accionistas, administraciones públicas y organizaciones no
gubernamentales, así como a los medios de comunicación y al público en general.
La Empresa es responsable de establecer las políticas y prácticas con respecto a sus
comunicaciones internas y externas, con el fin de promover entre el público externo e
interno el reconocimiento adecuado y conveniente de su propia identidad, estructura y
características.
15.1 Relaciones públicas.
La Empresa es responsable de sus comunicaciones con la prensa. Sin embargo,
siempre que deba anunciarse cualquier decisión de Operadora Turística Quimera, C.A., el
asunto en cuestión se deberá tratar con el Gerente General antes de emitir el
comunicado. Esto incluye novedades sobre los nombramientos de altos cargos, compras
(de edificios, oficinas y empresas), alianzas estratégicas, uniones temporales así como
cualquier información referida al rendimiento financiero actual o futuro de la empresa,
o cualquier asunto que pueda acarrear riesgos para nuestra reputación. Las novedades
acerca de las ganancias, pérdidas, contrataciones, abandonos, procesos judiciales y
causas de fuerza mayor pueden tener un efecto sobre Operadora Turística Quimera, C.A. y
su mercado.
El Gerente General, es responsable de la redacción, aprobación y difusión de
todos los comunicados de prensa de Operadora Turística Quimera, C.A. Asimismo,
desarrolla las políticas de relaciones públicas con la Junta Directiva y promueve
activamente la estrategia y las actividades comerciales. .
15.2 Publicidad.
La Empresa publicita sus propios servicios, deberá asegurarse de que cumplen
con todos los requisitos legales y reglamentarios locales. También deberán tener en
consideración:
Las normas éticas y la sensibilidad con respecto a cuestiones de género, raza,
religión, cultura, política y de identidad corporativa; y
116
Las cuestiones sociales.
15.3 Identidad corporativa.
La Empresa es responsable de la administración de sus productos e identidad
corporativa con el fin de asegurar su óptima identificación por parte del público a través de
una adecuada presentación en todo el mundo.
15.4 Comunicación directa de la Junta de Accionistas.
Para asegurar que la Empresa es comprendida y valorada correctamente en el
mercado y que la información disponible para el público se pone en conocimiento
de los inversores con coherencia y claridad, reciben comunicaciones directas por
parte de la Junta, deberán buscar la asistencia del Gerente General. Las
comunicaciones incluyen la Memoria y Cuentas Anuales e Informes Provisionales,
anuncios de informes preliminares trimestrales, resultados provisionales y previos, así
como las respuestas a las preguntas de los accionistas.
Existe una serie de estrictas pautas relativas a la comunicación externa
de información financiera o comercial. Se prevén asimismo consecuencias jurídicas muy
severas para las personas que por el incumplimiento de dichos procedimientos se
produjera la revelación de información interna.
15.5 Donaciones a la beneficencia.
Operadora Turística Quimera, C.A., es responsable de sus políticas de donación a
la beneficencia, ya que los proyectos u organizaciones a las que se hacen dichas
donaciones varían dependiendo de las circunstancias locales y las preferencias de los
empleados.
15.6 Política medioambiental.
Operadora Turística Quimera, C.A. reconoce que el crecimiento económico y un
medio ambiente más sano son factores estrechamente relacionados. Para una gestión
responsable de las actividades comerciales es necesario tener en cuenta los efectos de
dichas actividades en el medio ambiente. Operadora Turística Quimera, C.A. promueve
las políticas y prácticas que ayuden a proteger y mejorar el medio ambiente,
esforzándose por adoptar buenas prácticas medioambientales con respecto a sus
instalaciones, equipo y al consumo energético. Respeta el principio de
“subsidiariedad” e insta a adherirse a las prácticas o políticas profesionales aceptadas.
15.7 Aportaciones políticas.
La Empresa o su personal no utilizarán sus fondos o propiedades para apoyar a
algún partido o candidato político o para realizar aportaciones a los mismos.
La política de neutralidad prohíbe el apoyo político-partidista. Ese tipo de
relación debería contar con la aprobación previa de la Junta Directiva y de la Asamblea
de Accionistas, y revelarse en la Memoria y Cuentas Anuales de Operadora Turística
Quimera, C.A.
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Operadora Turística Quimera, C.A. mantiene una posición de neutralidad política en
todos los países y territorios. Por ello, no autoriza el uso de fondos para aportaciones
políticas. Debido a la naturaleza de algunas de nuestras actividades comerciales,
podrían plantearse, sin embargo, situaciones en las que la definición de lo que
constituye un apoyo político no esté clara y, en dichos casos, deberá tomarse como
referencia la opinión de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva.
Ante el incumplimiento de lo anteriormente dispuesto, la Junta Directiva
será considerada personalmente responsable por cualquier donación, incluida la oferta de
bienes o servicios por un valor inferior al de mercado.
Los empleados que actúen por cuenta propia o a través de organizaciones de
empleados independientes son libres de usar sus propios fondos y bienes para
realizar aportaciones políticas y conceder el apoyo que estimen oportuno.
15.8 Difusión de información de carácter confidencial.
Se considerará una falta disciplinaria el hecho de que un empleado revele
información confidencial relativa de la Empresa o cliente, ya sea a través de Internet
o de cualquier otro medio, a menos que deba hacerlo para el adecuado cumplimiento
de sus funciones.
Los empleados deberán seguir asimismo las reglas y directrices de boletines de
control interno. Estos documentos prohíben la publicación y difusión de información
financiera, incluida la información relativa a los ingresos, las tendencias financieras y al
personal, a la prensa y entidades similares. El principio estriba en que este tipo de
información no puede ser de dominio público. Esta política, sin embargo, no prohíbe la
presentación y tramitación de la información requerida por la legislación aplicable.
16. Tecnologías de la información
16.1 Exención de la política.
Las exenciones de las políticas que aparecen a continuación se deberán acordar por
escrito por el Gerente General de Operadora Turística Quimera, C.A.
16.2 Comunicación.
Debido a que la eficacia de muchas de estas políticas depende de su comprensión por
parte del personal, la empresa debería considerar el empleo de sesiones informativas y otras
técnicas de comunicación para el personal a todos los niveles con el objetivo de explicar
la naturaleza y el contenido de estas políticas y confirmar manifiestamente el apoyo de la
gestión de la Empresa para con la implementación de las mismas.
16.3 Abuso de Internet y del correo electrónico.
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Todos los productos deberán disponer de políticas establecidas por escrito que se
distribuyan a todo el personal al menos una vez al año, para prevenir el uso incorrecto o el
abuso de los servicios de Internet, de correo electrónico y de mensajería instantánea
al utilizar ordenadores de la empresa, tanto dentro como fuera de la oficina.
Al utilizar el correo electrónico se debería recordar a los empleados que las
comunicaciones realizadas a través de Internet pueden tener la misma validez jurídica que
cualquier otra comunicación por escrito.
16.4 Seguridad informática y de datos.
16.4.1 Política general.
Los servidores y otros equipos de conexión de redes deberían guardarse y utilizarse en
un entorno físicamente seguro.
Las personas (incluidos el personal contratado y fijo) que trabajen en las
instalaciones de la empresa no deberían usar ordenadores que no sean propiedad y
estén administrados por la Empresa o un tercero en virtud de un contrato con el
fin de proporcionar servicios de TI. Este supuesto no es aplicable a los auditores.
En caso de que se proporcione acceso a Internet u otro servicio informático a los
visitantes (que no estén empleados por la empresa), únicamente se debería
proporcionar de manera que no suponga para la empresa un riesgo de pérdida o
acceso no autorizado a datos y que no exista riesgo de transmisión de virus y
otros programas no deseados en los sistemas de la Empresa.
Los sistemas operativos instalados en los servidores, ordenadores personales e
infraestructura de redes se deberían actualizar según estimen de manera
oportuna los correspondientes proveedores de software/hardware a fin de
minimizar el riesgo de pérdidas o disfunciones en el sistema.
Los ordenadores personales, los portátiles y los servidores deben estar protegidos
por un software antivirus, y los programas relacionados y los archivos de firma de
virus deben actualizarse según lo recomiende el proveedor
16.4.2 Contraseñas.
Todo acceso a las redes de la empresa debería estar protegido por una contraseña.
Se debe implementar un procedimiento de cambio de contraseña por el cual todas
las contraseñas se deberían modificar por lo menos cada 60 días. Se podrían
conceder excepciones en el caso de las contraseñas de hardware y
otra infraestructura tras la aprobación por escrito del Gerente General.
Los protectores de pantalla se deberían utilizar en todos los equipos de la
empresa, siendo el tiempo de “espera” máximo de 30 minutos con su respectiva
contraseña.
16.4.3 Seguridad de Internet.
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Se deberá implementar una protección efectiva de cortafuegos en todas las
conexiones a Internet y de terceros.
Debería desarrollarse y poner en práctica normas de seguridad para los
servidores conectados a Internet o a terceros para garantizar que no se
puedan utilizar para el reenvío de correos y que aborden otros puntos
vulnerables comunes.
16.4.4 Seguridad de datos y copias de seguridad.
Se deberían implementar procedimientos de copias de seguridad de datos y realizar
pruebas regulares de restauración en todos los servidores que almacenen información
financiera, de clientes y de tipo empresarial de gran importancia.
Todos los datos y la información creada, almacenada, adquirida o transmitida
mediante los sistemas informáticos de la empresa deberían ser propiedad exclusiva
de la Empresa (o del cliente, en determinados casos).
16.4.5 Ordenadores portátiles.
Los portátiles deberían estar protegidos contra la pérdida o el robo de datos mediante
el uso de contraseñas en el disco duro en caso de que el portátil posea tales
características. También se debería tener en cuenta la protección de las
agendas electrónicas y otros dispositivos similares.
Deberían desarrollar e implementar normas para garantizar que cualquier
portátil y ordenador de mesa habilitado por conexión inalámbrica esté
configurado con un cortafuegos adecuado y otros servicios con el fin de minimizar
el riesgo del acceso no autorizado a las redes o a los ordenadores de la empresa.
16.5 Sistemas de negocio.
No se deberán desarrollar, adquirir o implementar nuevos sistemas de negocio sin
la aprobación del Gerente General para los sistemas de medios de comunicación. A este
respecto, se entenderá que la denominación “sistemas de negocio” comprende los
sistemas de contabilidad, producción, control de horas de los empleados y gestión de los
medios de comunicación.
16.6 Legalidad de los programas informáticos.
El software (servicio de administración de licencias) se deberá implementar y
conservar en la empresa Operadora Turística Quimera, C.A.
La Empresa deberá garantizar que se cuente con licencias válidas de todo el software
informático disponible en las instalaciones de la empresa o en los ordenadores de la
empresa. La Empresa debería aplicar un procedimiento de comprobación regular para
garantizar que no haya irregularidades, incluidos los certificados de conformidad anual
firmados por la Gerencia Administrativa en materia de finanzas y TI que cubran el software
suministrado por los proveedores.
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ESTRUCTURA DE CARGOS
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OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.
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ESTRUCTURA DE CARGOS
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MANUAL DE CARGOS
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MANUAL DE CARGOS
OPERADORA TURÍSTICA QUIMERA, C.A.
MANUAL DE CARGOS
Enero, 2012
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MANUAL DE CARGOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre de la Dependencia: Q´ Salsas
Manual de: Cargos
Lugar y Fecha: Barquisimeto, Enero 2012
Responsable de su Actualización: Br. Geraldine Delgado Sierralta
Revisado por: Prof. Juan Francisco Gómez
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MANUAL DE CARGOS
CONTENIDO
1.- Introducción……………………………………………………………………………… 4
2.- Descripción de Cargos…………………………………………………………………… 5
Gerente de Operaciones…………………………………………………………………..... 5
Asistente Administrativo……………………………………………………………..……... 8
Obrero……………………………………………………..…………………………………. 9
Vendedor…………………………………………………….………………….……..…..... 10
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MANUAL DE CARGOS
INTRODUCCIÓN
El Manual de Cargos es un documento que constituye la oficialización de las prácticas administrativas, lo deben realizar todos los empleados de la organización para el buen funcionamiento de las empresas e instituciones. Además, facilita el acceso a la información de manera organizada, sistemática y con criterio.
El análisis de cargos nos suministra el perfil que debería tener el
empleado, las características generales, las funciones especificas, los requisitos
mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, su superior
inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al nuevo funcionario la
orientación adecuada para que logre integrase fácilmente a la organización.
El proceso de análisis de cargos comprende dos fases principales: La primera relacionada con la descripción de funciones y la segunda a la especificación del cargo: habilidades, conocimientos, responsabilidades y condiciones de trabajo.
El Manual de Cargos de Operadora Turística Quimera, C.A., se ha elaborado de acuerdo al nuevo modelo de gestión y a la nueva estructura organizacional diseñada y propuesta. El mismo está constituido por tres partes: los cargos de gerencia, los cargos relacionados con los servicios operativos y los cargos denominados de apoyo
Q´Salsas
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MANUAL DE CARGOS
GERENTE DE OPERACIONES
DESCRIPCIÓN BÁSICA DEL CARGO
Realiza trabajos de dificultad considerable, siendo responsable de gerenciar las labores administrativas, coordinar y hace cumplir la ejecución del Plan Operativo Anual de Q´Salsas y el Presupuesto, fundamenta las operaciones financieras. El Gerente de Operaciones, es el responsable del funcionamiento operativo del producto y de la adecuada gestión de los recursos humanos.
REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDOS
Mayor de Edad
Buena Presencia, Dicción, Conducta y Modales
Certificado de Salud y Curso de Manipulación de Alimentos.
CONOCIMIENTOS
humano..
HABILIDADES
ón.
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MANUAL DE CARGOS
TAREAS ESPECÍFICAS
Planifica, gerencia y supervisa las labores administrativas y control del ciclo operativo de ventas.
Garantiza que los procesos administrativos y ciclo de ventas se ejecuten de manera eficaz y según lo planificado.
Coordina y hace cumplir la planificación del presupuesto anual del producto y la programación del presupuesto.
Programación del Plan Operativo de actividades y funciones bajo los lineamientos generales.
Coordina, dirige y supervisa la elaboración de la producción correctamente con los índices de calidad establecidos.
Planifica, desarrolla y da seguimiento al inventario adscrito a su área de gestión
Analiza y elabora estudios sanitarios para fundamentar las operaciones productivas.
Formula los planes operativos.
Coordina los concursos de personal.
Realiza estudios y actualizar los sistemas y procedimientos vigentes de la producción.
Planifica, desarrolla y da seguimiento a la ejecución de las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión.
Planifica y gerencia los cursos de formación que han de tomar los miembros.
Lleva todo lo referente a vacaciones y permiso del personal, para facilitarlo a la Gerencia Administrativa.
Da seguimiento a los servicios de outsourcing.
Brinda apoyo logístico y asesorías.
Recibe y canaliza las solicitudes de ingreso fuera del horario de trabajo.
Solicita y canaliza el ingreso de pasantes.
Planifica y coordina compras y servicios generales referentes a las operaciones productivas.
Solicita requisición administrativa a la Asistente Administrativa.
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MANUAL DE CARGOS
RECURSOS QUE MANEJA
SUPERIOR INMEDIATO
SUBORDINADOS INMEDIATOS
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MANUAL DE CARGOS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO CARACTERÍSTICAS GENERALES
Realiza trabajos de dificultad considerable, siendo responsable de planificar, gerenciar y supervisar las labores administrativas de la Presidencia y su relación con las demás dependencias de la Institución.
REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDO
Mayor de Edad
Buena Presencia, Dicción, Conducta y Modales
Persona capacitada, egresado de un Instituto Universitario reconocido.
Microsoft Office
Certificado de Salud y Curso de Manipulación de Alimentos
CONOCIMIENTOS
stemas operativos.
HABILIDADES
icación.
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MANUAL DE CARGOS
TAREAS ESPECÍFICAS
Planifica y supervisa las labores administrativas de la gerencia operativa y su relación con los otros productos.
Verifica todos los documentos que debe firmar el Gerente de Operaciones.
Administra y controla los recursos asignados para el manejo de la caja chica, revisión de recibos y documentos anexos para la firma del Gerente Operativo.
Envía a la Gerencia Administrativa y controla los recursos a través del cierre de caja, una vez que el vendedor transfiere la información.
Controla y archiva los contratos y convenios, así como de aquellos documentos considerados de vital interés.
Supervisa y distribuye las tareas al equipo humano asignado a la Gerencia Operativa.
Responsable de la documentación confidencial generada o recibida.
Asiste en la concertación de entrevistas o reuniones importantes para el producto.
Atiende las audiencias requeridas por el personal interno, ejecutar los procesos de manera eficaz y con gran capacidad y excelente disposición como relaciones públicas.
Redacta y elabora las comunicaciones, memorandos internos, atención al público.
dependencias de acuerdo con la pertinencia del asunto a tratar, registro de correspondencia, control de la correspondencia distribuida a las unidades, realizar seguimiento y registro de las respuestas requeridas por la Gerencia General.
Controla y ejecuta llamadas telefónicas solicitadas por la Gerencia Operativa.
Controla las audiencias y visitas solicitadas por el público.
Gerencia Administrativa.
buye y controla los documentos para el Archivo.
canales regulares y con las normas de la Empresa.
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MANUAL DE CARGOS
canales regulares y con las normas establecidas.
RECURSOS QUE MANEJA
SUPERIOR INMEDIATO
ente Administrativo
SUBORDINADOS INMEDIATOS
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Enero, 2012
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MANUAL DE CARGOS
OBRERO
CARACTERÍSTICAS GENERALES
Realiza trabajos de dificultad considerable, siendo responsable de ejecutar las labores operativas de Q´Salsas y mantener el inventario con las cantidades solicitadas y en buenas condiciones.
REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDO
Mayor de Edad
Buena Presencia, Dicción, Conducta y Modales
.
ntos.
CONOCIMIENTOS
HABILIDADES
o en equipo.
TAREAS ESPECÍFICAS
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Enero, 2012
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MANUAL DE CARGOS
Soporta las recetas establecidas en el manual de procedimientos.
Mantiene la infraestructura y materiales brindados por la empresa en buenas condiciones. RECURSOS QUE MANEJA
Materiales.
SUPERIOR INMEDIATO
Gerente de Operaciones.
SUBORDINADOS INMEDIATOS
No posee personal a su cargo.
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MANUAL DE CARGOS
VENDEDOR
CARACTERÍSTICAS GENERALES
Realiza trabajos de dificultad considerable, siendo responsable de ejecutar las labores operativas de Q´Salsas y mantener el inventario con las cantidades solicitadas y en buenas condiciones.
REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIDO
Mayor de Edad
Buena Presencia, Dicción, Conducta y Modales
.
CONOCIMIENTOS
. HABILIDADES
omunicación.
Q´Salsas
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TAREAS ESPECÍFICAS
tas en Q´Salsas.
Coordina las ventas diarias
Atiende a la clientela
Factura y despacha los pedidos
Realiza el como lo establece el Manual de Políticas de Operadora Turística Quimera, C.A. y transferir al asistente administrativo diariamente
Mantiene limpio el espacio de trabajo
empresa.
RECURSOS QUE MANEJA
SUPERIOR INMEDIATO
estión de Ciencia y Tecnología.
SUBORDINADOS INMEDIATOS
Q´Salsas
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.
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Referencias de Fuentes Impresas:
- Libros:
BAVARESCO DE Prieto, A. Las Técnicas de la Investigación. (Manual para la
Elaboración de Tesis, Monografías, Informes), Maracaibo, VENEZUELA, Editorial
Universidad del Zulia, Edición 7ª, 2002, 320p.
CHIAVENATO, I. Introducción a la Teoría General de la Administración, México, D.F.,
MÉXICO, Editorial McGraw Hill/ Interamericana Editores, Edición 17ª, 2006, 562p.
EZEQUIEL, A, Técnicas de Investigación Social, Argentina, Editorial Hvmanitas,
Colección Guidance, 1983, 179p.
GALEANO, J. La Planeación a su Alcance, Bogotá, COLOMBIA, Editorial Norma,
1979,64p
KOONTZ, H. ; WEIHRICH, H. Administración (Una perspectiva global), México, D.F.,
MÉXICO, Editorial McGraw Hill/ Interamericana Editores, Edición 12ª, 2004, 804p.
ROBBINS, S.; COULTER, M. Administración, México D.F., MÉXICO, Editorial Pearson
Educación de México, Edición 8ª, 2005, 614p.
- Leyes:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Código Civil
Código de Comercio.
Código Orgánico Tributario.
Ley Orgánica del Trabajo.
Ley Orgánica de Prevención, y Medio Ambiente.
Ley para la Defensa de las Personas en el acceso de los Bienes y Servicios.
Decreto Ley de Impuesto a los Activos Empresariales.
Decreto Ley de Costos y Precios.
Decreto Ley IVA.
Reglamento Decreto Ley I.S.L.R.
Decreto Ley I.V.S.S.
Decreto Ley del I.N.C.E.S.
Decreto Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat.
137
- Revistas:
CALDERA, J; RIPOLL V., ¨factores de organización y comportamiento en los sistemas
abc/abm¨, COMPENDIUM, Barquisimeto, Universidad Centroccidental "Lisandro
Alvarado" (UCLA), Diciembre 2003, p 43-63.
RUIZ, J; RUIZ, D, ¨la política regional en los procesos de integración económica:
comparando las experiencias de la Unión Europea y el Mercosur¨, COMPENDIUM,
Numero 17, Barquisimeto, Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" (UCLA),
Diciembre 2006, p 57-73.
- Tesis o Trabajos de Grado:
BERANCOURT, S. 1986, ¨Los Manuales de Organización y Procedimientos y su
aplicación en la Zona Industrial de Barquisimeto¨ Trabajo de Grado. Universidad
Centroccidental "Lisandro Alvarado" (UCLA). Barquisimeto. 128h.
PEÑARANDA, G., 2010, ¨Diseño de un Manual de Organización para la Empresa
"Química Veterinaria Quimvet, C.A.¨, Trabajo de Grado. Universidad Centroccidental
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Delgado, M.; Rivero, R 2007, ¨Diseño de una Propuesta de Estructura Organizativa y de
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Colmenárez R., T., 2004, Diseño de un Manual de Funciones de los Cargos para el Área
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su-alcance-en-las-empresas-pymes-venezolanas/ (Consulta: Agosto 03; 2011)
