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  • Lima, 2 O HAYO 2004 VISTOS, los informes W086-2003-

    AGN/DNDAAJ-DNA y N'030-2004-AGN/DNDAAJ-DNA de la Direccin de Normas Archivisticas que la Direccin Nacional de Desarroll o Archivstico y Archivo Intermedio hace suyo, referidos al Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental, Tabla General de Retencin de Documentos y Manual de Procedimientos Archivsticos propuestas formuladas por la Comisin Nacional de Archivos Municipales para su aplicacin en las Municipalidades;

    CONSIDERANDO:

    Que, mediante Decreto Ley N' 194 14, se declara de ilidad pblica la defensa, conservacin e incremento del Pat rimonio Documental de la ""'''';.i~r:? Nacin existent e en nuestro pais y que por razn de su procedencia o de su inters

    constituye Patrimonio Cultural de la Nacin que el Estado est obligado a proteger.

    Que, la Ley N'25323 crea el "Sistema Nacional de Archivos", con la finalidad de integrar estructural, normati va y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en nuestro pas, mediante la ap licacin de principios, norlnas tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin.

    Que, el articulo 4' de la Ley antes mencionada y su Reglamento el D.S. N' 008-92-JUS, establece que el Archivo General de la Nacin es el Organo Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos, de carcter mult isectorial con autonoma tcnica y ad ministrativa, dependiente del M inisterio de Justicia, con fines de normar, organizar, uniformizar y coordinar el funcionamiento de los archivos pblicos integrndolos al Sistema Nacional de Archivos;

    Que, el Archivo General de la Nacin, ha expedido la Resolucin Jefatural N'073 -85 -AGN/J , de fecha 3 1 de mayo de 1985, aprobando las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos; y con Resolucin Jefalural W I73-86-AGN/J de fecha 18 de noviembre de 1986, se aprobaron directivas que

    t L.o+ orientan metodolgicamente la aplicacin de las Normas Generales del Sistema ,.,.~ Nacional de Archivos en las diferentes Entidades Pblicas, entre ellas la Directiva ; N'004-86-AGN-DGAJ "Normas para la Formulacin del Programa de Control de U~t-"I;C. ... O' Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional" y

    Directiva N'006-86-AGN-DGAJ " Normas para la Eliminacin de Documentos en los archi vos administ rat ivos del Sector Pblico Nacional" ;

    ,

  • . .

    . t

    o .. ~ Que, el citado Programa de Control de ocumentos (PCD), es un documento de gestin archivistica fonnulado por el Comit ~ valuador de Documentos. El Programa de Control de Documentos establece las series

    - documentales que produce o recibe una entidad pblica, precisando el nmero de aos que deben conservarse y los periodos de retencin en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacin o su eliminacin. Est confonnado por el Inventano de las Series Documentales, la Tabla General de Retencin de Documentos y

    ndice Alfabtico de las series documentales, estos dos ltimos se elaborarn a partir referido inventario de series.

    Que, el Archivo General de la acin dispuso la conformacin de la Comisin Nacional de Archivos Municipales, la misma que ha elaborado los modelos: Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental, la Tabla General de Retencin de Documentos y el Manual de Procedimientos Archivisticos para las Municipalidades;

    Que, el Manual de Procedimientos Archivisticos es un documento de gestin archivstica, til para optimizar el tratamiento de los documentos de archivos en los diferentes niveles, el mismo que especifica los mecanismos para la ejecucin de los procesos de organizacin, transferencia, eliminacin y servicios de infonnacin del acervo documental;

    Que, el Cuadro de Clasificacin del Fondo

    es un documento de consulta que orienta la agrupacin del acervo )jd ocllm,ental en secciones y series permitiendo conocer la estructura orgnica con su /~

    \L:l!t7--./ signatura; ,

    Que, la Tabla General de Retencin de I Documentos, conforma el Programa de Control de Documentos, en donde se registra esquemticamente los asuntos principales, los titulos de las series documentales que la integran y sus valores, as como los perodos de retencin en los niveles de archivos correspondientes;

    Que la Direccin la Direccin de onnas Archivisticas de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo lntennedio ha emitido el infonne N 086-2003-AGNfDNDAAl-D A con opinin favorable para la aprobacin de los referidos modelos de documentos de gestin archivstica;

    De confonnidad con el Reglamento de la Ley N25323, aprobado por D.S. 008-92-JUS "Reglamento de la Ley N25323" y su modificatoria el D.S N"OOS-93-JUS y, la R.M. N"197-93-JUS que aprueba el "Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo General de la acin;

  • : . 160 ,AI;." " ..... "" """"

    Con los visados de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, Oficina Tcnica Administrativa y Oficina General de Asesora Juridica;

    SE RESUELVE

    ARTCULO .PRIM.ERO.- Aprobar el Manual de f.t~;';f,;':~ Procedimientos Archivisticos compuesto por: siete (7) capitulos, el Cuadro de

    ~~~~:~~;~al~~~~ del Fondo Documental y la Tabla General de Retencin de Documentos, / para las Municipalidades; anexos que forman parte de la presente Resolucin

    ARTCULO SEGUNDO.- De haberse cumplido con lo establecido por la Directiva N'004-86-AGN-DGAJ "Normas para la Formulacin del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional", las Municipalidades anexarn al Manual de Procedimientos Archivsticos la Tabla General de Retencin de Documentos, en caso contrario deber exceptuarse como anexo.

    ARTicULO TERCERO- La aplicacin de los documentos de gestin archivstica referidos en el Manual de Procedimientos Archivisticos y anexos, ser obligatoria para los Archivos Municipales, como rganos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, debindose adecuar en razn a la estructura orgnica de los Gobiernos Locales y a cada realidad institucional.

    ARTCULO CUARTO.- La Direccin Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio a travs de la Direccin de Normas Archivist icas, ser responsable de verificar la correcta ap licacin del presente Manual de Procedimientos Archivisticos.

    ARTICULO OUINTO.- Djese sin efecto la Resolucin Jefatural N'335-2003-AGN/J en todos sus extremos y las normas que se opongan a la presente.

    AGN/ONDAAJ MRFISC'LP

    'QUESE y CMPLASE

  • ----r~~

    ARcmvo GENERAL DE LA NACION Ondna de Administracin Documentarla DIRECCIN DE NORMAS ARCHIvtsTICAS para conodmlento y IIDe! cumplo coa transcribir la RESOLUCION JEFATURAL

    NOJJ~200J de fecba 25-11-1003

    Lima, ......--- _. 2 5 NOV. 2003 ". . . / " .~.

    i ' ,

    Visto, el Infonne N 086-2003-AGNIDNDAAI-DNA, {l./referido a las propuestas formuladas por la Comisin Nacional de Archivos Municipales, '

    sobre la Tabla General de Retencin de Documentos y el Manual de Procedimientos Archivsticos para su aplicacin en las Municipalidades;

    CONSIDERANDO:

    Que, mediante Decreto Ley N 19414, se declara de utilidad pblica la defensa, conservacin e incremento del Patrini.onio Documental existente en nuestro pas y que por razn de su precedencia o de su inters constituye Patrimonio Nacional que el Estado est obligado a proteger;

    ~~:~~~ Que, la Ley W 25323 crea el "Sistema Nacional de ',' Archivos", con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos

    las entidades pblicas existentes en nuestro pas, mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conse,rvacin, , organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin;

    Que, el artculo 4 de la Ley antes mencionada y su Reglamento el D,S. W 008-92-JUS, establece que el Archivo General de la Nacin es el rgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos, de carcter multisectorial, con autonoma tcnica y administrativa, dependiente del Ministerio de Justicia, teniendo entre SUS fi.D.es normar, organizar, uniformar y coorWnar el funcionamiento de los archivos pblicos integrndolos al Sistema Nacional de Archivos;

    , Que,-el Archivo General de la Nacin, ba expedido la Resolucin Jefatura! W 073-85-AGN/J, de fecba 31 de Mayo de 1985, aprobando las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos; asimismo la Resolucin Jefatural W 173-86-AGN/J de fecba 18 de novernbre de 1986, aprobando diversas directivas que orientan metodolgicamente la aplicacin de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos en los archivos de las diferentes Entidades Pblicas, entre eUas la Directiva N 004-86-AGN-DGAl ''Normas para la formulacin del Programa de Control de Documentos y Directiva N 006-86-AGN-DGAI ''Normas para la eliminacin de documentos", en los archivos administrativos del Sector Pblico Nacional.

    . ,

  • Que, el citado Programa de Control de Documentos (PCD), es un docume:lt
  • INTRODUCCION

    El Manual de Procedimientos es lUl instnllllcnto de Gestin Archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin la normatividad vigente aprobada por el Archi"o General de la Nacin.

    Comprende los procedimientos :

    De Transferencia de Documentos.

    De Organizacin Docwncntal.

    De Eliminac in Documental

    Dc Servicio de Lnfonnacin.

    En el presente Manual, se deta lla de manera sistemtica las etapas y acciones a realizar en cada nivel de archi vo de la Municipalidad, as imismo se han di sei'ado [a nnatos que facili tan su ap licacin.

    Su clUnplimic I110 ser de beneficio para la Municipalidad, porque pcnn iti ni mantener centra li zada y ",,,,,,=-,,,,,,.:organizada toda la documentacin generada.

  • N D e E