Charla 3 grupo 7

La organización de la empresa

Norma GuerrelAndrew PeñaLino KliforJose Mendoza

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

• La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

EL PRIMERO

Se refiere a un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.

EL SEGUNDO

Es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos.

CINCO ELEMENTOS QUE SE CONSIDERAN CLAVES EN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA EMPRESA

• Burocracia• Especialización del trabajo• Departamentalización• Cadena de mando• Formalización

ORGANIGRAMA

• Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

• Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.• Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.• Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.• Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella

se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es un área bien delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal o de la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.

ALGUNOS TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

• Departamentalización de optimización• Departamentalización por tiempo.• Departamentalización por función empresarial o

funcional.• Departamentalización territorial o geográfica.• Departamentalización por tipo de clientes.• Departamentalización por procesos o equipos.• Departamentalización por productos

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

PARA SELECCIONAR UNA ESTRUCTURA ADECUADA ES NECESARIO COMPRENDER QUE CADA EMPRESA ES DIFERENTE, Y PUEDE ADOPTAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE MAS SE ACOMODE A SUS PRIORIDADES Y NECESIDADES (ES DECIR, LA ESTRUCTURA DEBERÁ ACOPLARSE Y RESPONDER A LA PLANEACIÓN), ADEMÁS "DEBE REFLEJAR LA SITUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

EJEMPLO

Su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc. "En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de las anteriores.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

• Los organigramas reflejan el grado de descentralización o centralización, relativa a los niveles de autoridad y responsabilidad existentes en la empresa.

• Así en los organigramas verticales se observará a medida que se asciende, mayor concentración de autoridad y viceversa.

• En cambio en los organigramas planos o descentralizados, la cadena de mando es más corta.

CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA• ComplejidadSe refiere a la cantidad de diferenciación dentro de una organización. Cuanto mayor sea la división del trabajo en una empresa, más niveles verticales habrán en la jerarquía y cuanto más dispersas estén las unidades de la organización geográficamente, más difícil (o complejo) será coordinar a las personas y sus actividades.• FormalizaciónGrado en el cual una organización depende de normas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados. Cuanto mayor sea el número de normas y reglamentos de una organización, más formalizada será la estructura de la misma.• CentralizaciónEste concepto describe dónde está la autoridad para la toma de decisiones. Centralización es la concentración de autoridad de toma de decisiones en la alta gerencia. Por el contrario, descentralización es la delegación de autoridad de toma de decisiones a niveles inferiores en una organización

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ESTRUCTURA SIMPLE

• Se caracteriza por la falta de elaboración. • Generalmente dispone de una tecno

estructura mínima o incluso nula. • Una división poco estricta del trabajo.• Una diferenciación mínima entre

unidades y una pequeña jerarquía directiva.

• La coordinación se obtiene principalmente mediante la supervisión directa.

BUROCRACIA MAQUINAL

Es una estructura diseñada para funcionar como una perfecta máquina integrada y regulada por lo que el trabajo que en ella se realiza es sencillo y repetitivo y por consiguiente los procesos de trabajo van a estar muy normalizados.

FORMA DIVICIONAL• La forma divisional es, más que una

organización integrada, una serie de entidades semiautónomas acopladas mediante una estructura central.

• Pero la forma divisional en sí misma (como configuración estructural) se centra en la relación estructural entre la sede central y las divisiones, es decir, entre el ápice estratégico y la parte superior de la línea media

ADHOCRACIA

• Se da un funcionamiento en la organización un red de complejas interacciones entre personas, puestos y departamentos.

ESTRUCTURA JERÁRQUICA O LINEAL

• El modelo lineal o jerárquico: es la estructura utilizada en empresas pequeñas dominadas por un empresario director.

• La coordinación de las tareas se hace vía supervisión directa, hay poca especialización de tareas y escasa formalización.

• El poder está centralizado, se basa en el principio de jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando (cada trabajador sólo recibe órdenes de un jefe).

• Es un modelo sencillo que puede valer en empresas tradicionales pero con inconvenientes como la excesiva concentración de autoridad, la tendencia a la rigidez y una cierta falta de respuesta técnica en entornos dinámicos y competitivos.

ESTRUCTURA FUNCIONAL

• Estructura funcional: responde a la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos.

• Cada función es dirigida por un especialista (principio de especialización)

• Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales es especialista en su función.

• Sólo puede existir como unidad, al ser difícil que sobrevivan funciones desgajadas.

• Su mayor ventaja es la especialización, aunque corre el riesgo de crear departamentos estancos, la comunicación es más difícil, y tiene dificultad de adaptarse a entornos no estables.

“Elaborar un plan y asegurar el exito, es una de las mayores satifacciones que un hombre inteligente puede experimentar.”

Henri Fayol

4.5.4.3 Estructura mixta o jerárquica-funcional (en línea y staff).

Se basa en la distinción entre jefes con autoridad (tipo jerárquico) y técnicos especialistas que deben ser oídos antes de tomar una decisión (tipo funcional).

En éste caso el jefe con autoridad recibe los informes de los técnicos( llamados staff) y bajo su responsabilidad toman la decisión pasando al encargado la orden de ejecutarle.


Ventajas.-* Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.* Se mantiene la unidad de mando.

Desventajas.-* La línea de Staff puede dar opiniones sin pensarlas previamente, pues no tienen ninguna responsabilidad.* Puede haber conflictos entre Staff y la autoridad final.


Pueden darse dos alternativas en las ayudas de los staff:

a) Staff personal: si el director crea un órgano staff para uso exclusivo sin que nadie más de la empresa pueda hacer uso de él.

b) Staff especializados: existen staff a disposición de todos los cargos de la empresa para que hagan de él el uso que precisen.

4.5.4.4 Estructura por comité.

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjuntos.

Estos comparten la responsabilidad de las ordenes, ya que estas se dictan conforme al acuerdo que se tome por mayoría de votos de sus miembros

4.5.4.4 Estructura por comité.

Ventajas:

• Permite la participación de varias personas en la realización de políticas de la empresa y las decisiones de funcionamiento.

• Las soluciones son mas objetivas, ya que representan el conjunto de varios criterios.

• Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

Desventajas• Las decisiones son mas lentas, ya que las

deliberaciones son tardías.• Una vez constituido un comité, es difícil

disolverlo.• En ocasiones, los gerentes se desligan de

sus responsabilidades y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

4.5.4.5 Estructura matricial.

Este tipo de organización adopta una estructura compleja, en forma de matriz de doble entrada, en la que se utilizan dos variables organizativas, por ejemplo funciones y proyectos, estableciéndose enlaces entre ellas. Cada empleado tiene al menos dos jefes: el gerente funcional, de tipo jerárquico y el gerente del proyecto. Cuando en un enlace se produce una colisión de competencias, se establece un sistema de jerarquías, como por ejemplo, se puede dar prioridad a la consecución de los proyectos sobre las funciones.

4.5.4.5 Estructura matricial.

Ventajas:• Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto.• Los miembros tienden a motivarse mas. • El uso de equipos de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas

de una manera diferente, como especialistas.• Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto

dentro de un plazo específico y presupuesto.

Desventajas• El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflicto.• Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas

a dos jefes. • Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha

independencia.• Fomenta la división del personal si no son bien coordinados

Estructura por división

Una división es una unidad organizativa típica de las grandes empresas, que actúa como una “cuasi-empresa” con sus propios departamentos y objetivos, pero dependiendo de otra unidad superior, la dirección general. Los criterios más utilizados para realizar divisiones en una empresa son los Siguientes:

1. Productos.

2. Mercados. - Áreas geográficas. - Tipos de consumidor.

3. Funciones o procesos.

4. Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados.


Productos La división por productos es más propia de empresas grandes o con una gama amplia de productos.

Estructura por división Mercados. La división por mercados se da también en grandes empresas y es, además, más compleja que la funcional.

- Áreas geográficas. por zonas geográficas, en empresas de bebidas o de electrodomésticos; por canales de distribución, en empresas de alimentación, etc.

- Tipos de consumidor. Se pueden hacer divisiones por consumidor o clientes en empresas de servicios, como empresas informáticas o entidades bancarias.

Estructura por división Funciones o procesos

Esta división se realizará según las diferentes áreas funcionales.

sucede cuando se establece una estructura basada en la especialización por conjuntos de tareas relacionadas entre sí o por distintos procesos dentro de cada nivel.


Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados

La estructura mixta aparece cuando confluyen productos y mercados muy diferentes entre sí, que han de gestionarse por separado.

Aquí las posibles combinaciones se multiplican y el control se hace más complicado.

Organización formal e informal

Organización formal

La organización formal es la configuración que se realiza para las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa.

Es la organización planeada; la que se encuentra escrita en papel.

Para dotar de organización formal a una empresa es preciso seguir una serie de pasos:

1. Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qué vamos a hacer.

2. Efectuar la división de esta actividad.


3. Ordenar las divisiones y señalar las personas que se responsabilizarán de cada una de ellas.

4. Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada división, fijando el papel de cada uno de ellos.

5. Implantar un sistema de comunicación que permita que las distintas partes de la organización tengan la información necesaria para tomar las decisiones de su competencia.

6. Fijar un sistema de control.

Organización formal


Organización informal

- Es la organización que emerge espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre si como ocupantes del cargo.

- La organización informal es la que se encuentra poco o nada planificada, ya que las conexiones entre personas surgen de las relaciones espontaneas entre los miembros del grupo.

Gracias por su atención

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