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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pre-Grado
Coordinación de Pasantías
Sede Ciudad Bolívar
Descripción de las actividades realizadas en el departamento de
Contabilidad de la Empresa Servícauchos el Toro II C.A
Ciudad Bolívar-Estado Bolívar
Informe de pasantía presentado como requisito parcial para optar al título de
tecnólogo en: Administración de Empresa y Contaduría Pública.
Realizado por:
Maritza Franco
C.I 16.649.945
Facilitador:
Licdo.: Víctor Rojas
Ciudad Bolívar, Septiembre Del 2011
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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pre-Grado
Coordinación de Pasantías
Sede Ciudad Bolívar
Descripción de las actividades realizadas en el departamento de
Contabilidad de la Empresa Servícauchos el Toro II C.A
Ciudad Bolívar-Estado Bolívar
Tutor Académico Tutor Industrial
Lcdo. José Moreno Lcda: Nuvis Azocar
Ciudad Bolívar, Septiembre Del 2011
Coordinadora de Pasantía
Licda: Rosalía García
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APROBACIÓN DEL TUTOR
En mí carácter de Tutor Académico del informe de pasantías titulado Descripción de
las Actividades Realizadas en el departamento de Contabilidad de la Empresa
Servícauchos el Toro II C.A Ciudad Bolívar-Estado Bolívarde la ciudadana: Maritza
Franco, Cédula de Identidad N° C.I 16.649.945, como requisito exigido para obtener
el título de Técnico Superior en la Carrera de Administración y Contaduría de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana, UNEG, Considero que dicho
informe reúne los requisitos y méritos para ser sometido a revisión por parte del
jurado examinador que designe.
En Ciudad Bolívar a los cuatro días del mes de Julio del año dos mil once.
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DEDICATORIA
Primero a Dios.
A mis padres por guiarme y motivarme.
A los profesores de la Universidad Nacional Experimental de Guayana por
haberme dotado con herramientas muy importantes, con las cuales he aprendido a
desarrollar muchas de mis aptitudes a nivel laboral.
Y a todas aquellas personas que a lo largo de mi vida estudiantil me han brindado
su cariño, me han apoyado, aconsejado y que tienen muchas expectativas sobre mi
futuro como persona y como profesional.
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INDICE GENERAL
APROBACION DEL TUTOR II
DEDICATORIA V
INTRODUCCION VII
CAPITULO I IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Identificación de la Empresa…………………………………………………..09
1.1.1Nombre de la Empresa………………………………………………………..09
1.1.3 Ubicación de la Empresa……………………………………………………..09
1.1.4 Reseña Histórica……………………………………………………………...09
1.1.5 Contexto Económico Social………………………………………………….10
1.1.6 Objetivos de la Empresa……………………………………………………...11
1.1.7 Políticas de la Empres………………………………………………………...11
1.1.8 Misión de la Empresa………………………………………………………....12
1.1.9 Visión de la Empresa………………………………………………………….12
1.1.10 Estructura General de la Organización (Organigrama)…………………........13
1.2 Identificación del Departamento donde se realizo la pasantía………………….15
1.2.1 Identificación del Departamento Customer Marketing……………………….15
1.2.2 Objetivos y Funciones, Políticas, Personal Adscrito y sus Funciones………..15
1.2.3 Estructura del Departamento………………………………………………… 19
V
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CAPITULO II DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIAS
2.1 Proceso de la Pasantía………………………………………………………….. 20
2.2 Actividades Realizadas……………………………………………………….....20
2.3 Fundamentación Teórica y Legal………………………………………………..28
2.4Descripcion y evaluación de la situación actual del departamento……………... 35
CAPITULO III CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1 Conclusiones……………………………………………………………………..36
3.2 Recomendaciones………………………………………………………………. 37
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 38
ANEXOS……………………………………………………………………………39
PLAN DE TRABAJO……………………………………………………………...40
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INTRODUCCION
El desarrollo de las pasantitas a nivel Técnico fue realizado en el
Departamento de Contabilidad de la Empresa Servicauchos El Toro II C.A, que tiene
como finalidad los registros y control de todas las operaciones que presenta la
contabilidad y venta de cauchos, particularmente la Empresa Servicauchos El Toro II
C.A.
La manifestación del trabajo de pasantía es reflejar de manera descriptiva
todos los conocimientos adquiridos a escala profesional en la casa de estudio
U.N.E.G proyecto de carrera contaduría pública y trasladarlos a la practica en el
ámbito laboral, capacitándonos en el ejercicio competente y digno de la profesión,
teniendo presente en todos los casos, la dignidad humana la entrega al trabajo
profesional como corresponde a una verdadera vocación constante y
perfeccionamiento del propio saber profesional, sin considerarlo jamás como algo
limitado, totalmente alcanzado o superado, sino como un punto de partida sin fin
conocido.
El objetivo de la pasantía es de aplicar los conocimientos adquiridos en el
proyecto de carrera administración y contaduría pública, en el desempeño de labores
asignadas por Empresa Servicauchos El Toro II C.A entre esas labores, servir de
apoyo al área de contabilidad con los contribuyentes designados como especiales, con
el fin de adquirir experiencia como futuro profesional.
Por lo expresado anteriormente, a partir del 01-02-2011 hasta 22-02-2011 se
ha cumplido el periodo de pasantía con un lapso de ocho (8) semanas en Empresa
Servicauchos El Toro II C.A. Este informe describe detalladamente las actividades
desarrolladas, así como los distintos anexos que la sustentan durante el periodo como
pasante; lo cual está estructurado en tres Capítulos:
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A partir de este esquema de investigación se estructuro este trabajo en tres
capítulos fundamentales:
El Capítulo I, Hace referencia a la descripción funcional de la Institución y la
unidad donde se realizó la pasantía.
El Capítulo II, Explica detalladamente todas y cada una de las actividades
descrita en el plan de trabajo. Entre las cuales se encuentran actividades como:
elaboración de los libros de compra y ventas los asientos pertinente en la contabilidad
referente a las compras, ventas y gastos que no desglosen IVA.
El Capítulo III, Hace referencia a las Conclusiones y Recomendaciones.
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CAPITULO I
1.1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACION
1.1.1 Nombre de la Empresa
Empresa denominada Servicauchos El Toro II C.A.
1.1.2 Ubicación de la Empresa
Tiene su domicilio fiscal principal en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, Vía
Puente de Angostura frente a la plaza las banderas Telf. 0285-6320159 Fax 6325210.
1.1.3 Reseña Histórica
La Empresa Servicauchos El Toro II C.A. Es una organización de servicio
privado, con personalidad jurídica, que tiene por objeto principal el ejercicio del
comercio en general, y especial la venta al mayor y detal de cauchos nacionales e
importados para cualquier tipo de vehículo. Al efecto podrá comprar, vender exportar
e importar toda clase de cauchos, así como accesorios y repuestos automotrices.
Ante el Registro Mercantil Segundo del Primer Circuito de la Circunscripción
Judicial del Estado Bolívar, se realizo el día 21 de noviembre de 1996 con la
certificación de la Dra. Eglee Tortoledo De Melendez, anotado bajo el N° 710 del
libro A-9 de ese año.
La compañía fue constituida en convenio por el administrador Álvaro Ferreira
y el Sr Paulino Da Silva con un capital social de cinco millones de bolívares
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(Bs.5.000.000) con una duración de veinte años, contados a partir de la fecha de
inscripción ante el registro pudiendo ser prorrogado dicho periodo.
Esta organización está formada por un equipo de profesionales
multidisciplinarios de la rama de la mecánica, cuyo principal interés es prestar un
servicio profesional de la más alta calidad. Desde el comienzo de sus operaciones la
Empresa ha ido creciendo hasta alcanzar el prestigio y reconocimiento del que goza
hoy en día en el mundo de los negocios, lo cual le permite prestar servicios de
alineación, balanceo, montaje y desmontaje de cauchos y servicios de mecánica ligera
tales como frenos, tubos de escape y tren delantero, la clave de este éxito se debe al
establecimiento de políticas realmente rigurosas que aseguran un alto estándar de su
técnica profesional y una adecuada supervisión y coordinación del trabajo
desarrollado en su establecimiento.
1.1.4 Contexto Económico Social
La Empresa Servicauchos El Toro II C.A. cuenta con políticas o estrategias
económicas claras debido a que la misma es una empresa con fines de lucro además
de las estrategias sociales ya que esta ofrece un servicio a la sociedad y a todos los
empresarios que contratan sus servicios; es por ello que esta empresa busca
implementar nuevas estrategias que la hagan más competitiva y productiva en el
contexto del mercado en donde se desenvuelve y ofrece sus servicios de acuerdo a los
propósitos comerciales de la misma.
Este hecho se produce sustentando en la posibilidad que ofrece no solo la
aplicación de técnicas administrativas y de gerencia adecuadas, sino también en la
aplicación de estrategias o políticas comerciales y de operatividad cualitativa; Bajo
este enfoque, la empresa ubica sus perspectivas de una gerencia abocada a la
eficiencia y el incremento en la calidad del servicio, para lo cual es imperativo aplicar
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en la ejecución de las actividades diarias de sus empleados estrategias para su
adiestramiento, gerenciando y rediseñando los procesos administrativos, en particular,
tomar decisiones respecto a la solución del problema que afecta su operatividad.
1.1.5 Objetivos
Específicamente la Empresa Servicauchos El Toro II C.A. tiene como
principal política tecnológica la adquisición de equipos tecnológicos actuales tales
como: computadores, impresoras, calculadoras, además de los programas contables
computarizados como A-2 Contable, entre otros, que de una u otra forma puedan
contribuir a facilitar y agilizar las diferentes tareas que se desarrollan en los distintos
Niveles de la oficina y con ello poder influir en el cumplimiento eficiente y eficaz de
las metas u objetivos propuestos por la organización antes referida.
Además, es importante destacar que la política de adquisición de nuevas
tecnologías se cumple adecuadamente ya que, es notorio observar que la utilización
de la tecnología del computador que permite acelerar el flujo de la información y
disponer de esta manera oportuna.
1.1.6 Políticas
La Empresa Servicauchos El toro II C.A. establece una serie de políticas para el
logro de sus fines, entre las cuales se encuentran:
Cumplir las normas como objetivo.
Mantener un criterio de regularidad y constancia en el comportamiento de la
organización para evitar la arbitrariedad.
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Asegurar el máximo de prosperidad para la organización, unido al máximo de
prosperidad para el empleado.
El trabajador debe efectuar en forma eficiente, el trabajo asignado.
Obtener mayores beneficios remplazando métodos empíricos por métodos
técnicos.
Dividir el trabajo por igual entre los empleados.
Ambiente de trabajo armónico.
Control.
Responsabilidad en la concepción y confección del trabajo.
Responsabilidad para la ejecución de los planes.
Explicación a los empleados de los planes y políticas a seguir.
Observación de los resultados de las políticas que se siguen.
1.1.7 Misión de la Empresa.
“Satisfacer las necesidades de nuestros clientes y darle la mejor atención,
garantía, comodidad, y confianza, atreves de productos de alta calidad tanto
nacionales como internacional y así obteniendo de esta manera una adecuada
rentabilidad y garantizando nuestra permanencia y crecimiento.”
1.1.8 Visión de la Empresa.
“Ser la diferencia como distribuidora nacional de cauchos con referencia
internacional atreves del esfuerzo y la acción creativa de un equipo de trabajo que
busca la excelencia para la completa satisfacción de nuestros clientes.
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1.1.9 Estructura General de la Organización (Organigrama)
La estructura organizativa de La Empresa Servicauchos El toro II C.A. se encuentra
conformada por tres niveles, de la siguiente manera:
Nivel Directivo: Sirve de enlace entre la firma y los clientes para tomar decisiones en
cuanto a estrategias y políticas que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Además, este nivel se encarga de captar nuevos clientes, realizar estudios de
factibilidad del mercado, analizar la posición que ocupa la empresa con respecto a la
competencia, sus recursos y oportunidades, además, de revisar y aprobar la
adquisición de mobiliario, equipos y personal.
Nivel Administrativo: Este nivel está conformado por una gerencia Administrativa,
y un Dpto. de Contabilidad. La primera de estas, debe reportar oportunamente ante
el Director su gestión administrativa en aspectos como facturación, cobranza, cuentas
por pagar a proveedores, contratos de servicios a clientes, control de asistencia y
remuneración del personal, además de administrar eficientemente los materiales y
suministros de la oficina, custodiar el respaldo de información y reportar cualquier
anomalía que se pueda presentar al director. La segunda, tiene como objeto informar
con objetividad y oportunidad en materia legal y tributaria a la empresa, realizar
ajustes por inflación, interponer escritos administrativos. Este segundo nivel gerencial
debe coordinar las actividades de los contadores, analistas y transcriptores. Cabe
destacar que este nivel es realmente importante, ya que estudia las necesidades de la
empresa enfocados en sus objetivos.
Nivel De Ventas: Este nivel está conformado por los vendedores. Este nivel Debe
reportar al nivel gerencial todo lo relacionado a las operaciones y tiene la
responsabilidad directa del fiel cumplimiento de las normativas y ventas del negocio.
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1.1.10 Organigrama Estructural De La Empresa Servicauchos El Toro II C.A.
Fuente: Servicauchos El Toro II C.A.
DIRECTOR GENERAL
Dpto. de contabilidad Dpto. de Ventas
Ventas
Ventas
Dpto. de Administración
Contador Principal
Vendedores Asistente Administrativo
Asistente Contable Caucheros
Asistente de Cobranza
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1.2 IDENTIFICACION DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA
PASANTÍA.
1.2.1 Identificación del Departamento de Contabilidad
El departamento donde se realiza la pasantía es Departamento de
Contabilidad. Esta empresa tiene la responsabilidad de Contribuyente Especial, esta
constituidos por contadores asistentes y transcriptores lo cual se encargan de realizar
todo lo relacionado al control del IVA. Entre ellos se tiene libro de compra y ventas,
retenciones de impuesto al valor agregado, ISRL, Calculo de prestaciones sociales,
INCE, DIBA, y todo lo relacionado a los estados financieros, las mismas son
actividades que han de desarrollarse en dicha oficina.
1.2.2 Objetivos y Funciones, Políticas, Personal Adscrito y sus Funciones.
- Objetivos
Aplicación sistemática de los principios de contabilidad generalmente
aceptados en su más alto grado de perfección.
Evaluación Sistemática de los Estados Financieros.
Verificar si los Estados Financieros están presentados en las fechas y períodos
adecuados.
Codificación y automatización de los registros contables.
Elaboración de Estados Funcionales.
Elaboración de ajustes por Inflación Fiscales y Financieros.
Elaboración de las declaraciones de rentas y sucesiones.
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- Funciones principales
La Empresa Servicauchos El toro II C.A. Establece una serie de normas y
procedimientos para el logro de sus fines, entre las cuales se encuentran:
Aplicación sistemática y detallada de la ley.
Cumplir las normas como objetivo.
Mantener un criterio de regularidad y constancia en el comportamiento de la
organización para evitar arbitrariedad
Asegurar el máximo de prosperidad para la organización, unido al máximo de
prosperidad para el empleado.
Representar marcas y empresas nacionales e internacionales.
Efectuar (el empleado), en la forma más eficiente posible, el trabajo apropiado
a su capacidad natural.
Obtener mayores beneficios remplazando métodos empíricos por métodos
técnicos.
Ambiente de trabajo armónico.
Control
Responsabilidad en la concepción y confección del trabajo.
Responsabilidad para la ejecución de los planes.
Observación de los resultados de las políticas que se siguen.
Explicación a los empleados de las políticas a seguir y de los planes
Cooperar con los trabajadores para que la ejecución del trabajo sea hecho en
el menor tiempo posible.
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- Políticas del Departamento
Cooperación en la consecución del alcance de metas planteadas
Insertar valor agregado a las labores ejecutadas en el departamento
Coordinar equitativamente las actividades de acuerdo al talento organizacional
del personal.
Análisis de los resultados tantos intrínseco como extrínseco para el
aprovechamiento de la información obtenida.
Realización de rotación de actividades laborales para el mejor desarrollo del
personal.
Metodologías para la detección de desvíos de actividades planeadas y
corrección de errores.
- Personal adscrito y sus funciones
Funciones del contador
Es responsabilidad de los Contadores
Coordinar y elaborar revisión de los estados financieros.
Asistir a los clientes en aspectos relacionados con las actividades
administrativas.
Cumplir con las políticas establecidas por el presidente en lo que respecta a
los servicios ofrecidos por la empresa .
Revisar y ajustar, en los clientes directos los ajustes por Impuesto Sobre La
Renta (I.S.L.R), Activos Empresariales (A.E), Impuesto al Valor Agregado
(I.V.A).
Supervisar, planificar y colaborar en las mejoras del sistema administrativo en
la empresa.
Elaborar y controlar los Registros diarios.
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Funciones de Asistente Contable
Es responsabilidad de los Asistentes Contables:
Realizar las tareas asignadas por los supervisores inmediatos.
Determinar los gastos ocasionados al producir y administrar.
Llevar el registro de los clientes y proveedores de la empresa
Llevar registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos de la
empresa.
Elaborar las requisiciones y tramitaciones de documentos enviados por los
contadores.
Imprimir reportes y Estados Financieros de la empresa.
Preparar los informes y libros correspondientes, actualizar los libros legales y
oficiales.
Transcribir las relaciones de compra y venta, las declaraciones de impuesto
sobre la renta, impuesto activo empresarial, ingresos brutos entre otros.
Clasificar, registrar y contabilizar los documentos mercantiles.
Emitir los reportes contables mensuales y anuales.
Funciones del asistente de cobranza
Es responsabilidad del asistente de cobranza:
Manejar el archivo de cobranza
Colaborar con el personal jerárquico superior
Manejar eficientemente la fotocopiadora, los servicios que se requieren de ella
o fallas presentadas.
Efectuar gestiones de cobranzas de las cuales cuentan los clientes
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1.2.2 Estructura del Departamento (Organigrama)
Fuente: Servicauchos El Toro II C.A.
DIRECTOR
ALVARO FERREIRA
Dpto. de contabilidad
Vendedor I
Gerente General
Daniel Da’ Conceicao
Contador Principal II
Lcda. Marianella ferj
Caucheros
Marcos
Dpto. de Ventas
Ventas
Ventas
Dpto. de Administración
Contador Principal I
Lcda. Nuvis Azocar
Asistente de Cobranza
Maigualida Hernández
20
CAPITULO II
DESARROLLO DE LA PASANTIA
2.1 Proceso de la pasantía
A continuación se formulan los objetivos de la investigación planteada:
-Objetivo General
Descripción de las actividades realizadas en el departamento de contabilidad de la
Empresa Servicauchos El Toro II C.A. Ciudad Bolívar-Estado Bolívar.
-Objetivos Específicos
- Ampliar la experiencia laboral del pasante y contribuir a su desarrollo
profesional mediante dicha relación.
- Buscar solucionar problemas de carácter administrativo contable en la
organización.
- Manejar los procedimientos administrativos implantados por la organización y
así aumentar las habilidades técnicas del estudiante.
- Medir la responsabilidad del pasante en la realización de las actividades
implantadas en el plan de trabajo.
- Cuantificar y mejorar la eficiencia del estudiante en el campo laboral.
2.2 Actividades Realizadas
Debido a que las pasantías se llevaron a cabo en el área de contabilidad de la
empresa antes mencionada, todas las actividades realizadas tuvieron relación con las
tareas de contabilización que se llevan a cabo mensualmente.
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-Descripción de las Actividades
Archivar las facturas de Compras, Gastos y Ventas de la empresa
negocio.
Si la compañía es contribuyente del IVA se deben archivar sus documentos
contables o facturas en dos carpetas de la siguiente manera:
1.- En una carpeta amarilla, tipo carta, se deben archivar todas las facturas de
compras, gastos e ingresos con IVA junto con sus respectivos libros de compras y
ventas, esta carpeta se llama SENIAT.
2.- En otra carpeta amarrilla tipo carta, se archivan todas aquellas facturas de
compras y gastos sin IVA, y se le da el nombre de Contabilidad.
Esto se hace de esta manera a fin de separar las facturas que tienen que ver
con la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado.
Revisar y ordenar la documentación contable (cheques, facturas, recibos,
etc.)de las empresas asignadas.
Por medio de esta actividad se verifica y ordenan todos los cheques facturas,
contratos o cualquier tipo de documentos reconocidos legalmente dentro del ámbito
contable antes de ser registrados.
Se procede de la siguiente manera para realizar la actividad:
En los primeros cinco días de cada mes el cliente entrega las carpetas que
contienen las facturas de los ingresos, costos y gastos del mes y otros documentos
productos de sus transacciones.
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El contador recibe ordena y clasifica de manera cronológica de acuerdo a la
naturaleza de la transacción: gastos con IVA, exentos, ingresos ordinarios entre otros.
En las facturas de ventas deben ser consecutivas y verificar si hay facturas
nulas.
En las facturas de compras no es indispensable que sean consecutivas y para
que las facturas puedan ser procesadas deben cumplir ciertos requisitos legales según
la Ley de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) y la Ley de Impuesto al Valor Agregado
(IVA) vigente, a saber:
Factura Original
Nombre del proveedor
Numero de R.I.F del proveedor
Numero de factura.
Fecha de emisión.
Nombre de la empresa cliente.
Dirección del cliente
Numero de R.I.F. del cliente.
Nombre y R.I.F. de la litografía y facturas desde / hasta.Número de la
Resolución que autoriza a la litografía para elaborar facturas.
Una vez ordenados y clasificados los documentos, se archivan en carpetas, una
identificada con el nombre “SENIAT” se archivan los gastos que generen IVA e igual
los costos e ingresos. Los desembolsos que no generen IVA (facturas de patentes,
cancelación de compras, cancelación de sueldos y salarios, otros), se colocan en otra
carpeta identificada como “contabilidad”.
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Sumar los talonarios de contribuyentes formales
1. Se suman las facturas de los talonarios de los contribuyentes formales que
contengan información desde el mes de enero de 2009 hasta junio del mismo
año.
2. Se ordenaron las facturas por orden correlativo en el caso de las ventas, es
bueno destacar que en caso de los contribuyentes formales como los médicos,
se registran como ventas exentas.
3. Luego se procesan para hacer la relación de ventas que pasan por exentas.
4. Después de ordenar las facturas, se suman sus montos, se procesan y luego se
imprime la relación o libro de compras para hacerle las correcciones
pertinentes.
Procesar los libros auxiliares de compras y ventas bajo el sistema IVA de
GALAC.
En el libro de compras y ventas se deben registrar éstas con la base, el cálculo del
impuesto y total cancelado y en el libro de ventas se deben registrar todas las ventas
igualmente.
En el formato del libro de compras y ventas se vacían los siguientes requisitos:
- Tipo de documento: se selecciona el tipo de documento a procesar
- En el formato del libro de compras y ventas se vacían los siguientes
requisitos:
- Tipo de documento: se selecciona el tipo de documento a procesar.
- Factura
- Nota de crédito
- Nota de debito
- Resumen diario de ventas
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- Resumen diario contribuyentes
- Factura anulada
- Resumen no contribuyente
- Certificaciones.
Nombre del cliente:
- Nombre
- Numero de R.I.F.
Numero de documento:
- Numero de factura o número de control
- Fecha del documento: Es la fecha de emisión
- Mes/ Año: El cual se está procesando, el actual.
Tipo de transacción:
- Registro
- Complemento
- Anulación
- Ajuste
Escoger si es exenta o contribuyente, luego se coloca la base y el impuesto.
Luego de ordenar las facturas de compras, gastos y ventas con IVA, se procede a
Transcribir la información al sistema de la siguiente manera:
Ingresar al sistema computarizado de A2.
Crear o escoger la compañía.
Insertar la información presentada en las facturas compras, gastos, ventas
imprimir los reportes de los libros de compras y de ventas.
Revisar dichos reportes con las facturas para verificar si la información
transcrita esta correcta si no realizar las correcciones necesarias.
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Se imprime la planilla de declaración de IVA a fin de entregárselas al cliente
para que pague el impuesto que le corresponda.
Actualización de los Libros Oficiales (diario, mayor, inventario, actas).
La actualización de los libros diarios- mayor, consta de todos los resumen en los
cuales se reflejan horizontalmente las cuentas descritas y de manera vertical los
movimientos respectivos a las actividades mensuales de los negocios, mencionándose
el movimiento de cada mes y las cuentas afectadas con sus respectivos montos, luego
de este resumen, se coloca sin dejar líneas de división los asientos respectivos y cierre
al final del ejercicio económico.
El libro de inventario es un libro que al igual que el libro diario y el mayor, debe
estar foliado y sellado para su uso posterior. Consta de tres columnas, debe contener
el balance inicial de la compañía, para el primer año y en los años subsiguientes los
balances generales y el estado de resultado de cada periodo contable, de forma
detallada clara y sin errores, tachaduras.
En el caso de los libros de actas y accionistas las actualizaciones realizadas se
basaron en la trascripción de los registros mercantiles de las compañías.
Realización de Asientos Contables bajo el Sistema A2 (Contabilidad)
Luego que son procesados y ordenados por orden cronológico los soportes
correspondientes a las operaciones de compra y venta efectuadas por cada uno de los
clientes asignados durante el mes, se procede a reflejar dicha información, en forma
de asientos contables, en el sistema A2, el cual está dividido en dos (2) secciones:
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A. Opciones de IVA
B. Opciones de CONTABILIDAD
En el caso de las ventas, una vez procesadas en el IVA, son generadas en
Contabilidad en el Menú Contabilizar, Opción Venta por lote mensual y se procede a
escoger el mes a generar y, posteriormente se le da clic al botón Generar.
Este asiento quedará contabilizado de manera automática en el sistema, de la
manera siguiente:
Para que pueda ser visualizado el comprobante de ventas del mes, se escoge el
Menú Comprobante, Opción Consultar. En el caso de las compras que generan IVA
es totalmente diferente, debido a que, al momento de procesar cada factura, nota de
débito o crédito, éstas deberán de contabilizarse en comprobantes separados, con el
fin de llevar un control estricto de cuáles de estas operaciones representan costos y
cuáles representan gastos. Ahora bien, cuando se termine de procesar la factura, se
hace clic en Grabar y, seguidamente, se genera el comprobante de la operación de
compra de manera automática, colocando en el cuadro correspondiente el tipo de
cuenta, según sea el caso.
Para contabilizar los gastos que no generan IVA, se procede a escoger el
Menú Comprobante, Opción Insertar, y se codifica y especifica el tipo de operación,
según corresponda.
Es por lo antes expuesto que, el sistema A2 permite reflejar, de manera
explícita, la información obtenida de los soportes de compra y venta, así como de los
gastos incurridos durante el mes (previamente separadas en dos carpetas).
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A sí mismo, permite procesar de manera rápida y práctica los libros especiales de
compra y venta, y determinar los montos correspondientes a débitos y créditos
fiscales serán reflejados en la Planilla Forma IVA 00030.
Además de las operaciones ya descritas, este sistema posee las siguientes
ventajas:
- Permite que el usuario genere el Estado de Resultados y el Balance General en
un momento determinado.
- Por cada ejercicio, el sistema permite la creación de 99.999.999
comprobantes, los cuales podrán ser modificados o eliminados. Cada uno
puede contener hasta 800 operaciones o renglones. El número de
comprobantes posee caracteres numéricos.
- Facilita los pre-cierres de ejercicio y continuar con el ejercicio siguiente, a
través del traslado de saldos.
- Permite obtener, en cualquier momento, información de cualquier cuenta, a
través de ventanas sencillas y fáciles de entender.
- Permite conocer los saldos mensuales, así como los montos generales de
débitos y créditos fiscales, a través de Balances de Comprobación.
- Facilita el almacenamiento, por cada cuenta, de un total de 999.999
conceptos.
- Predefine comprobantes de depreciación automáticos.
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2.3 Fundamentación Teórica y Legal
2.3.1 Bases Teóricas
Según el libro Contabilidad “La base para las tomas de decisiones
Gerenciales; autor; Fernando Catacora 22 de Febrero del 2003 Establece que;
FECHA
La Contabilidad, registra, clasifica y resume las transacciones o hechos que
pueden ser cuantificados en términos monetarios y que afectan a una entidad. La
publicación técnica Nº 3 de la federación de colegios de contadores publicas de
Venezuela hacia suya la posición del Instituto Mexicano de Contadores Públicos
respecto a la contabilidad.(AICPA)
Instituto Americano de contadores públicos dicen que “el propósito básico de
la contabilidad financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma de
decisiones económicas.
La Contabilidad; es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma
significativa y en términos de dinero las operaciones y los hechos que son cuando
menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados.
La contabilidad mide los cambios básicos de los estados financieros en los tres
elementos;
1. Activos
2. Pasivos
3. Patrimonio
Para medir los cambios que suceden en cada uno de los tres elementos
anteriores, la contabilidad recurre a la ecuación contable. Los activos de una entidad
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están constituidos por todos los bienes y/o derechos de una fecha determinada. Los
pasivos están constituidos por todas las deudas u obligaciones de la entidad a la fecha
del balance general. El patrimonio o capital contable representa la participación de los
propietarios en los recursos de una entidad dada estas 3 definiciones iniciales
podemos establecer la ecuación fundamental de la contabilidad.
ACTIVO= PASIVO + CAPITAL
PATRIMONIO= ACTIVO – PASIVO
PASIVO= ACTIVO – PATRIMONIO
De las tres formas anteriores presentadas para la ecuación fundamental, la
primera, activo= pasivo + patrimonio, es conocida en las teorías de las participaciones
como la pertinente para la teoría de la entidad, la cual plantea que los recursos de la
entidad son independientes de los recursos de sus dueños o propietarios y por ello se
presenta la ecuación en los términos de la dualidad económica: Recursos= fuentes.
La segunda de las formas: patrimonio= activo – pasivo, corresponde a la
teoría de la participación propietaria, en la cual es importante destacar la participación
de los dueños o el total de los activos netos de la entidad.
La tercera, es solo una posibilidad desde el punto de vista matemático que
puede ser útil para analizar las operaciones.
La ecuación contable o ecuación fundamental, surgió como una herramienta
necesaria para medir los cambios en los tres elementos básicos de los estados
financieros:
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Activos, pasivo y el patrimonio. Los intercambios de valores que suceden
internamente o con terceras partes para una entidad puede ser enfocadas por
diferentes formas, estos cambios pueden ser vistos como:
- Aumento de activos
- Disminución de activos
- Aumento de pasivos
- Disminución de pasivos
- Aumento de patrimonio
- Disminución de patrimonio.
Libros de Compras y Ventas
Unas de las principales obligaciones que se derivan de la ley de IVA esta
relacionada con la elaboración de los libros de compras y ventas, la administración
tributaria estableció tales exigencias debido a que se hacía imperativo al establecer
ciertos controles mínimos al momento de emitir una factura o de adquirir un bien en
recibir un servicio, este control se implanta para controlar el monto de los créditos
fiscales originado por tal concepto.
Tratamiento Contable de los Débitos y Créditos Fiscales
Como se explicó, los débitos fiscales están constituidos por los montos que se
adeudan al fisco y que surgen por operaciones de ventas y la ley lo establece como:
- Ventas
- Bienes muebles
- Retiro o desincorporación de bienes muebles
- Servicios
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- Importación definitiva de bienes
- Importación de servicios.
Ventas; Es la transmisión de propiedad de bienes muebles realizadas a titulo
oneroso, cualquiera sea la calificación que le otorgue los interesados, así como las
ventas con reserva de dominio; las entregas de bienes muebles que conceden
derechos análogo a los de un propietario y cualesquiera otras prestaciones a titulo
oneroso.
2.3.2 Bases Legales
La obligación del pago del impuesto en calidad de responsables recae sobre
los adquirentes de bienes muebles y receptores de servicios, cuando el vendedor o
prestador de servicio, no tenga domicilio en el país, así como los adquirentes de
bienes muebles exentos o exonerados, cuando se utilicen con un fin distinto. (Artículo
9 IVA)
Igualmente clasifican como responsables solidarios del pago del impuesto, los
comisionistas, agentes, apoderados, factores mercantiles, mandatarios, consignatarios,
subastadores y cualquier otro que vendan bienes muebles o presten servicios por
cuenta de terceros, en el caso de que el mandante no lo haya realizado
oportunamente, teniendo acción para repetir lo pagado. (Artículo 10 IVA)
Agentes de Retención
La Administración Tributaria podrá designar como responsables del pago del
impuesto, en calidad de agentes de retención, a quienes por sus funciones públicas o
por razón de actividades privadas intervengan en operaciones grabadas por el
impuesto. (Artículo 11)
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Agentes de Percepción
La Administración Tributaria podrá designar como responsables, en calidad
de agentes de percepción, del pago del IVA que deba devengarse en las ventas
posteriores, a quienes por sus funciones públicas o por razón de sus actividades
privadas intervengan en operaciones gravadas. Así como a los siguientes
contribuyentes ordinarios:
- Los industriales y comerciantes, cuando realicen ventas al mayor de bienes
muebles gravados y el adquirente de los mismos no acredite ante aquéllos su
condición de contribuyente ordinario de este impuesto. En estos casos, se
entenderá como venta al mayor aquella en la que los bienes son adquiridos
para su ulterior reventa, lo cual, en caso de dudas, será determinado por el
industrial o comerciante en función de parámetros tales como la cantidad de
bienes objeto de la operación o la frecuencia con que son adquiridos por la
misma persona.
- Los prestadores de servicios gravados de suministro de electricidad,
telecomunicaciones, suministro de agua, aseo urbano y suministro de gas,
siempre que el receptor de tales servicios no acredite ante aquéllos su
condición de contribuyente ordinario de este impuesto. (Artículos 11 y 12
IVA)
Adiciones
Para la obtención de la base imponible del período de imposición deben
computarse todos los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio
convenido para la operación gravada, cualesquiera que ellos sean y, en especial, los
siguientes:
- Los ajustes, actualizaciones o fijaciones de precios o valores de cualquier
clase pactados antes o al celebrarse la convención o contrato; las comisiones;
33
los intereses correspondientes, si fuere el caso; y otras contraprestaciones
accesorias semejantes; gastos de toda clase o su reembolso, excepto cuando se
trate de sumas pagadas por cuenta del comprador o receptor del servicio, en
virtud de mandato de éste; excluyéndose los reajustes de valores que ya
hubieran sido gravados previamente por el IVA.
- El valor de los bienes muebles y servicios accesorios a la operación, tales
como embalajes, fletes, gastos de transporte, de limpieza, de seguro, de
garantía, colocación y mantenimiento, cuando no constituyan una prestación
de servicio independiente, en cuyo caso se gravará esta última en forma
separada.
- El valor de los envases, aunque se facturen separadamente, o el monto de los
depósitos en garantía constituidos por el comprador para asegurar la
devolución de los envases utilizados, excepto si dichos depósitos están
constituidos en forma permanente en relación con un volumen determinado de
envases y el depósito se ajuste con una frecuencia no mayor de seis meses,
aunque haya variaciones en los inventarios de dichos envases.
- Los tributos que se causen por las operaciones gravadas. (ARTICULO 23
IVA)
Alícuota General
La alícuota general aplicable en el territorio nacional será del quince por
ciento (15%), hasta tanto entre en vigor la Ley de Presupuesto que establezca una
alícuota distinta conforme al artículo 27 de esta Ley Si el monto de los créditos
fiscales deducibles en un período de imposición fuere superior al total de los débitos
fiscales debidamente ajustados, la diferencia resultante será un crédito fiscal a favor
del contribuyente ordinario que se traspasará al período de imposición siguiente o a
los sucesivos y se añadirá a los créditos fiscales de esos nuevos períodos de
imposición hasta su deducción total. (Artículo 38 IVA).
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Así mismo, se agregarán los ajustes de tales débitos derivados de las
diferencias de precios, reajustes y gastos; intereses, incluso por mora en el pago; las
diferencias por facturación indebida de un débito fiscal inferior al que corresponda, y,
en general, cualquier suma trasladada a título de impuesto en la parte que exceda al
monto que legalmente fuese procedente, a menos que se acredite que ella fue
restituida al respectivo comprador, adquirente o receptor de los servicios. (Artículo 36
IVA)
Por su parte, los créditos fiscales que se originen en la adquisición o
importación de bienes muebles y en la recepción de servicios nacionales o
provenientes del exterior, utilizados sólo en parte en la realización de operaciones
gravadas, podrán ser deducidos, si no llevaren contabilidades separadas, en una
proporción igual al porcentaje que el monto de las operaciones gravadas represente en
el total de las operaciones realizadas por el contribuyente en el período de imposición
en que deba procederse al prorrateo. La determinación del crédito fiscal deducible en
este sentido, se efectúa del prorrateo entre las ventas gravadas y las ventas totales,
aplicándose el porcentaje que resulte de dividir las primeras entre las últimas, al total
de los créditos fiscales sujetos al prorrateo, soportados con ocasión de las
adquisiciones o importaciones de bienes muebles o servicios efectuados, y dirigidos a
la realización de operaciones gravadas y no gravadas. (Artículo 34 IVA)
El derecho a deducir el crédito fiscal al débito fiscal es personal de cada
contribuyente ordinario y no podrá ser transferido a terceros, excepto los recuperados
por los exportadores de bienes o servicios, o cuando se trate de la fusión o absorción
de sociedades, en cuyo caso, la sociedad resultante de dicha fusión gozará del
remanente del crédito fiscal que le correspondía a las sociedades fusionadas o
absorbidas. (Artículo 41 IVA)
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Conservar Documentos
Se deben conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrita la
obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios
magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos, que se hayan utilizado para
efectuar los asientos y registros correspondientes. (Artículo 56 IVA)
Igualmente el original de los documentos emitidos de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias establecidas, que sean anulados o sustituidos
por cualquier motivo deberá ser conservado por los contribuyentes o responsables y
tenerlos a disposición de las autoridades fiscales, mientras no esté prescrito el tributo.
(Artículo 58 IVA)
2.4 Descripción y evaluación de la situación actual del departamento
Los procedimientos que se usan dentro del Departamento de Contaduría de la
Empresa Servicauchos El toro II C.A. generalmente son informales y los podemos
observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas, los métodos
y procedimientos que son escritos, además de asegurar la responsabilidad de un
trabajo que permitan al usuario siga tranquilamente por un camino seguro
previamente aprobado. Además al usarlo continuamente podrá estar capacitado para
irlo mejorando.
Las entidades por la actividad que realizan adquieren una serie de
compromisos con el Estado el cual se especifica en su función como contribuyentes y
es tarea del contador mantener formados e informados a los empresarios para el
debido cumplimiento de sus deberes, formales y evitar de esta manera el que incurran
en ilícitos formales establecidos en el Código Orgánico Tributario vigente tal como lo
36
establece la normativa legal para tales casos; Merinos & Asociados se encuentra bien
fundamentada para evitar este tipo de inconvenientes a sus clientes, gracias a la
constante actualización de conocimientos de sus profesionales.
Limitaciones.
En el departamento donde se realizo esta pasantía, no se encontraron
limitaciones, ya que se cuenta con un buen ambiente de trabajo, existen algunas
debilidades las cuales ya han sido mencionadas. Cuando se afirma que no existen
limitaciones en el desarrollo de esta pasantía, es porque no existió ningún tipo de
inconveniente a lo largo de este proceso.
37
CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1 Conclusiones
Las actividades y operaciones contables fueron comprendidas a cabalidad
considerando que cada situación requiere de un estricto control en los
registros y transacciones que se generen.
Los programas computarizados con que trabaja la empresa representan la
principal fuente de información contable, administrativa y financiera, es allí
donde se controlan las principales operaciones ocurridas en la empresa,
anteriormente existía el programa Saint, el cual fue sustituido por el programa
A2 que ofrece mayor capacidad de almacenamiento y mejores programas.
No existe un manual de normas para la entrega de las informaciones de
compras y ventas diseñadas para los clientes.
Dentro de las fortalezas con que cuenta la organización es el adecuado espacio
físico apropiado para desarrollar sus labores.
La Empresa Servicauchos El Toro II C.A. cuenta un grupo joven de trabajo
capacitado para realizar las actividades asignadas.
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3.2 Recomendaciones
Se sugiere a La Empresa Servicauchos El Toro II C.A que se realice un
manual de normas y procedimiento para la información contable para que así
se procese con facilidad y al mismo tiempo tiempo requerido por el Seniat.
La Empresa Servicauchos El Toro II C.A La capacitación de su personal a
través de cursos sobre los nuevos paquetes informáticos..
Se sugiere a La Empresa Servicauchos El Toro II C.A actualizar el plan de
cuentas para que se agilice el procesamiento de la información.
La Empresa Servicauchos El Toro II C.A se recomienda exigirles a sus
clientes la entrega oportuna de la información mensual para que esta sea
procesada con anticipación y minimizar los errores que se pueden presentar
por trabajar bajo presión por tener muy próxima la fecha para la
presentación de las planillas de impuestos.
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BIBLIOGRAFIA
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
CÓDIGO DE COMERCIO.
LEY ORGÁNICA TRIBUTARIA
ARAIZA Y WEAVER (1995). Contabilidad. Editorial Mc Graw Hill.
FINNEY Y MILLER (1998). Curso de Contabilidad Superior. Editorial Uthea
Noruega.
GARAY, JUAN Y GARAY MIREN (2004). Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Caracas – Venezuela Ediciones Juan Garay.
LIBRO DE CONTABILIDAD “La Base para la Tomas de Decisiones Gerenciales,
Autor, Fernando Catadora, Editorial, MC Graw Hill Interamericana de Venezuela,
S.A., Editor; Leonardo Ramos Rojas Derechos Reservados 1996.
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ANEXOS
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PRE GRADO Fecha De Inicio 01-02-2011
COORDINACION DE PASANTIAS Fecha De Culminación 22-03-2011
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES SEMANAS
01 02 03 04 05 06 07 08
Archivar las fcturas de Compras, Gastos y Ventas de la empresa. X X X X X X X X
Revisar y ordenar la documentación contable (cheques, facturas, recibos, etc.) de la empresa. X X
Sumar talonarios de contribuyentes formales X
Procesar los libros auxiliares de compras y ventas bajo el sistema A2 X X
Actualizar los libros oficiales (diario-mayor, inventario, actas y de accionistas) X
Realización de Asientos Contables bajo el Sistema A2 (contabilidad) X
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Firma Tutor Académico Firma Tutor Industrial Sello Empresa
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