EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICAminedupedia.mined.gob.sv/lib/exe/fetch.php?media=apremat-ano3-asiste... · Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje recoge los detalles de la realizada por

MODULO 4

Administración de fondosde caja chica

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Colección Trabajar y Aprender-tercer año-asistencia administrativa-módulo 4 Ministerio de Educación-República de El Salvador,

ÍNDICE DE CONTENIDO PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MÓDULO 4: 373 ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA 373

1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO 375

1.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE 375

1.2 DESCRIPTOR DE MÓDULO 4 376

1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 378

1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 380

2. SEGUNDA PARTE: DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO 381

2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA SEGUNDA PARTE 381

2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS DE LA ACCIÓN COMPLETA 382

2.2.1 Etapa de informarse 385 2.2.2 Etapa de planificar 391 2.2.3 Etapa de decidir 394 2.2.4 Etapa de ejecutar 400 2.2.5 Etapa de controlar 403 2.2.6 Etapa de valorar 405

3 TERCERA PARTE :MATERIAL DE APOYO 413

3.1 LLEVAR PUESTAS LAS IDEAS DE OTROS 413 3.2 EL VALOR DE UN BILLETE DE CIEN DÓLARES 414 3.3 DEFORESTACIÓN, EROSIÓN Y PÉRDIDA DE LA CAPACIDAD

DE APROVECHAR EL RECURSO AGUA. 415 3.4 CAJA CHICA 416 3.5 REGLAMENTO DE FONDO DE PAGOS EN EFECTIVO 419 3.6 ESTABLECER Y ADMINISTRAR UN FONDO DE CAJA CHICA 422

371


PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MODULO 4 ADMINISTRACION DE FONDOS DE CAJA CHICA Esta Guía de Trabajo y Aprendizaje titulada ADMINISTRACION DE FONDOS DE

CAJA CHICA, ha sido elaborada para facilitar a docentes y estudiantes del Tercer

Año de Bachillerato Comercial, Opción Asistencia Administrativa, el diseño, la planifi-

cación, el desarrollo y la valoración de una experiencia de trabajo y aprendizaje, ba-

sada en la identificación, formulación, ejecución y valoración de un proyecto educati-

vo que resolvería un problema del entorno institucional.

Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje recoge los detalles de la realizada

por una docente a quién llamaremos señora Amaya y sus estudiantes. Se espera

que, quienes la lean y apliquen, con sus respectivos ajustes, mejoren sus competen-

cias específicas para administrar en forma razonable y de acuerdo a políticas finan-

cieras y sanas el fondo de caja chica.

La experiencia ha sido diseñada en las dos partes que se recomiendan en la

RUTA DE UNA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE, ya conocida y apli-

cada.

La primera parte de la RUTA, se refiere a la DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL

PROYECTO y concluye con el diseño de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje a

partir del proyecto seleccionado. La segunda parte se refiere al DESARROLLO DEL

PROYECTO seleccionado según las Etapas de las Competencias Orientadas a la

Acción Completa.

373


Además de estas dos partes, la Guía contiene un conjunto de materiales.

Unos son motivadores, destinados a reafirmar competencias claves; los otros, son de

carácter técnico, y con ellos se espera consolidar las competencias específicas.

Ambos tipos de competencias, claves y especificas, se conciben, como se ha

señalado reiteradamente, íntima y armónicamente unidas ya que se trata de FOR-

MAR PERSONAS COMPETENTES, DIGNAS DE CONFIANZA, EMPRENDEDORAS

Y PLENAMENTE REALIZADAS. Las competencias se desglosan únicamente por

cuestiones metodológicas, para comprenderlas mejor.

Conviene recordar que está es una GUÍA, debe servir para que los estudiantes

y las estudiantes, orientados por el docente, se informen, planifiquen, decidan, ejecu-

ten, controlen y valoricen su propio proyecto para trabajar y aprender y al mismo

tiempo contribuyan a resolver necesidades de la comunidad.

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1. PRIMERA PARTE:

DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS 1.2 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE Para desarrollar esta primera parte, la señora Amaya y sus estudiantes, formando equipos de trabajo y aprendizaje, procedieron conforme lo hicieron durante los dos años anteriores, pero con mayor análisis e imaginación. 1. Estudiaron el Descriptor del Módulo 4 que aparece en las dos páginas siguientes

y cotejaron las Competencias Esperadas con el Perfil de Competencias y la Malla Curricular. Para hacerlo se dividieron en pequeños equipos de trabajo y utilizaron la técnica de lectura en voz alta, e identificaron ideas centrales.

2. Se detuvieron en el análisis las Competencias Esperadas consignadas en el Des-criptor y las contrastaron con las enunciadas en el Perfil de Competencias. Con-cluyeron en que se presenta la oportunidad para tratar de mejorar la calidad del trabajo en equipo, realizar las tareas en orden considerando la armonía entre las personas y el medio ambiente.

3. Analizaron las carencias del entorno y las cotejaron con el Área de Competencia y el Objetivo del Módulo. Para realizar esta actividad organizaron una lluvia de ideas.

4. Identificaron varios problemas del entorno a raíz del análisis anterior y los enun-ciaron. Para esto, utilizaron un plano de la comunidad en el cual se visualizaban las áreas donde fueron encontrados, los puntearon con una tachuela de color y formularon resúmenes descriptivos de dichos problemas.

5. Realizaron una visita rápida a las áreas donde habían ubicado los problemas, observaron algunas empresas relacionadas con el área de Competencia del Mó-dulo 4, aclararon los problemas descritos y los enunciaron. Para lograr este pro-pósito, utilizaron la técnica de entrevista y un cuestionario.

6. Formularon proyectos para solucionar los problemas identificados, redactándolos clara y correctamente.

7. Organizaron la información recopilada tal como aparece en el literal 1.3 de esta parte con el titulo de DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE, que puede verse después del Descriptor del Módulo.

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1.2 DESCRIPTOR DEL MODULO 4 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

1. ASPECTOS GENERALES: Campo Opción Área de Competencia Objetivo del Área de Competencia Título del Módulo Duración

: Comercial : Asistencia Administrativa : Administrar en forma eficiente el fondo de caja chica : Administrar en forma eficiente y eficaz el fondo de caja chica, en

armonía a las políticas financieras de la empresa. : Administración de Fondo de Caja Chica : 4 semanas, 96 horas clase

2. OBJETIVO DEL MÓDULO:

Al finalizar el desarrollo del Módulo, el estudiante o la estudiante serán competentes para administrar en forma eficiente y eficaz el fondo fijo de caja chica, guardando la debida consideración a las personas y al medio ambiente.

3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Los criterios de evaluación están implícitos en las competencias esperadas, (5) consignadas en los cuatro EJES DE DESARROLLO.

4. CRITERIOS DE PROMOCIÓN: Alcanzar al menos el 70% de las competencias esperadas en una escala estimativa correspondiente a 7-8: nivel 4 5. COMPETENCIAS ESPERADAS:

El estudiante o la estudiante serán competentes para administrar en forma eficiente y eficaz el fondo fi-jo de caja chica, guardando la debida consideración a las personas y al medio ambiente, cuando:

DESARROLLO TÉCNICO

DESARROLLO EMPRESARIAL

DESARROLLO HUMANO

DESARROLLO ACADÉMICO APLICADO

Explique la política de crea-ción y administración de un fondo fijo de caja chica.

Establece fondo fijo de caja chica, tomando en cuenta el giro de la empresa y las actividades que realiza.

Promueve la honestidad actuando con honradez, sinceridad y justicia.

Conoce la política para la creación y administración del fondo fijo de caja chica.

Explique el procedimiento para modificar (incrementos o decrementos) el fondo fijo de caja chica.

Aplique las políticas inter-nas de la empresa para los aumentos y disminuciones del fondo fijo de caja chica.

Promueve la bondad con las demás personas, siendo amable, cordial y generoso.

Conoce las políti-cas de la empresa relacionadas con el fondo fijo de caja chica.

Explique las disposiciones para la compra de bienes y servicios de menor cuantía.

Promueva las disposiciones para la adquisición de bie-nes y servicios por medio del fondo fijo de caja chica.

Respete las políticas internas de la empresa y promueva las disposicio-nes legales entre las y los empleados.

Aplique las dispo-siciones de la Sec-ción Quinta del Código Tributario.

Acepte como gastos por caja chica, los documentos con factura que cumplan con los requisitos legales.

Protege la empresa de perjuicios fiscales al no aceptar documentos que no llenen los requisitos legales pertinentes.

Confié en sus competen-cias para hacer siempre bien las cosas cuando se propone.

Practique normas y políticas de regis-tros contables generalmente aceptada.

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Emite por cada gasto un recibo de control de fondo de caja chica, respaldado con los documentos perti-nentes, sujeto a aprobación y liquidación.

Maneje con transparencia el fondo fijo de caja chica, realizando pagos sin exce-der el monto de dicho fon-do.

Practique habitualmente la limpieza, la higiene y el orden en los registros contables pertinentes al fondo fijo de caja chica.

Practique en forma periódica arqueos del fondo fijo de caja chica.

Realice el reintegro del fon-do fijo de caja chica, con-forme a un cuadro control, cumpliendo con la normativa fiscal y contable.

Complete el cuadro de reintegro del fondo, el cual deberá contener las prácti-cas de contabilidad gene-ralmente aceptadas.

Valore la importancia de la realización de sí mismo o sí misma en el marco del manejo del fondo fijo.

Codifique utilizando un catalogo de cuentas, los gastos realizados por medio del fondo fijo de caja chica.

6. SUGERENCIAS METODOLÓGICAS: Al iniciar la primera parte de la experiencia de trabajo y aprendizaje, se formularon algunas sugerencias metodológicas de carácter general. Otras, igualmente de carácter general, se presentan al inicio de la segunda parte. Algunas sugerencias metodológicas específicas se encontrarán al iniciar cada etapa de las competen-cias orientadas a la acción completa y de igual manera al concluirlas. Estas últimas tienen el propósito de valorar la adquisición de nuevos saberes. La evaluación se concibe como un proceso permanente, individual y colectivo de apreciación sobre la adquisición y/o el desarrollo de competencias esperadas para ayudar al estudiante o a la estudiante a mejorar su rendimiento, tener éxito en su esfuerzo de trabajar y aprender y convertirse en una persona competente, emprendedora, digna de confianza y plenamente realizada. Los equipos de trabajo y aprendizaje están en libertad de utilizar todo tipo de metodología, solamente limitada por su competencia de crear e innovar.

7. RECURSOS:

• Contabilidad Financiera, Gerardo Guajar-do Cantú

• Documentación. Teoría y práctica. María Talía Domínguez Corona. McGraw-Hill

• Principios fundamentales de contabilidad; William W. Pyle y Hjoh Arch White.

• Enciclopedia de la secretaria; Océano, Tomo II.

• Técnicas y prácticas de oficina; 2ª. Edi-ción Mc Graw Hill.

Contabilidad II; Manuel de Jesús Fornos Gómez, Edi-ciones contables –UCA 2003. Código Tributario y su reglamento de Aplicación. www.google.com.sv; www.monografias.com; www.mh.gob.sv;

8. MATERIAL INFORMATIVO DE APOYO:

Al concluir el desarrollo del proyecto, expuesto a manera de ejemplo en esta Guía de Trabajo y Apren-dizaje, se presentan varios materiales de apoyo. ¡¡¡¡Cuidado!!!! El material no es para memorizar, sino para utilizarlo críticamente.

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http://www.google.com.sv/

http://www.monografias.com/

http://www.mh.gob.sv/


1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE Ubicación del Módulo:

Bachillerato: Técnico Campo: Comercial Opción: Asistencia Administrativa Año: 3º Sección: “__” Estudiantes: T______ H _____ M _____ Tiempo: 4 semanas, 96 horas clase.

Área de Competencia:

Administrar en forma eficiente el fondo de caja chica

Objetivo del A. C.:

Administrar en forma eficiente y eficaz el fondo de caja chica, en armonía a las políticas financieras de la empresa.

Título del Módulo:

Administración el fondo de caja chica

Objetivo del Módulo

Al finalizar el desarrollo del Módulo, el estudiante o la estudiante serán competentes para administrar en forma eficiente y eficaz el fondo fijo de caja chica, guardando la debida consideración a las personas y al medio ambiente.

Problemas identificados:

Al iniciar el estudio del módulo los estudiantes y las estudiantes iden-tificaron los siguientes problemas en sus visitas al entorno: a) La propietaria del chalet ubicado en las instalaciones del Institu-

to Nacional desea crear un fondo fijo de caja chica para dar cambio. Ha solicitado a los y las estudiantes del tercer año de asistencia administrativa que le ayuden a determinar la cantidad de dinero a asignar, el perfil de la persona que debe ser res-ponsable, las políticas de administración del fondo, la utilización de los vales de caja chica y el libro de gastos menores.

b) La ADESCOPP ha recibido financiamiento del FIAES, pero

dentro de la normativa está la creación de un fondo de caja chi-ca, con el cual se atenderán gastos, presupuestados en el pro-yecto pero que son de carácter urgente y no pueden ser pro-gramables, además, deben estar documentados con factura que cumplan con los requisitos legales. Así mismo, la institución será responsable de presentar el cuadro de control de este fon-do el cual deberá contener las condiciones mínimas que esta-blecen las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Por lo anterior la administración ha solicitado al Instituto de la localidad que un equipo de estudiantes colabore en la implanta-ción de dicho fondo.

c) El Sr. Federico Menjívar propietario de la Ferretería San Fran-

cisco y miembro del CADET, del Instituto Nacional, solicitó por medio del docente, un equipo de estudiantes de Asistencia Ad-ministrativa para que le ayuden a determinar un fondo fijo, y el

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registro contable que le ayude a disminuir la emisión de che-ques.

d) El Párroco del pueblo de San Esteban Catarina, ha pedido a un

equipo de estudiantes que le colaboren con el control de la caja chica, ya que la persona responsable se encuentra con licencia por dos meses. Justamente lo que el párroco solicita es que le hagan el informe de reintegro mensual y su respectivo registro contable

Proyectos formulados: a) La creación de un fondo fijo de caja chica, el perfil de la perso-

na responsable y el manual de políticas de administración del fondo.

b) Administrar para ADESCOPP, un fondo fijo de caja chica para

controlar gastos menores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES.

c) Creación de un fondo fijo de caja chica y sus registros conta-bles de la ferretería San Francisco.

d) Elaborar los reintegros mensuales del fondo de caja chica y sus registros contables.

Proyectos seleccionados:

a, b, c y d, de los cuales solamente se desarrolla el “b” en esta Guía de Trabajo y Aprendizaje.

Nombre del proyecto:

Administrar para ADESCOPP, un fondo fijo de caja chica para controlar gastos menores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES.

Resultado esperado:

Al concluir el proyecto se tendrán los siguientes resultados.

a) El 95% de los estudiantes y las estudiantes de la sección se-

rán competentes para administrar en forma eficiente y eficaz al fondo de caja chica, en armonía a las políticas financieras de la empresa.

b) Se habrá concluido el proyecto de administrar para ADES-COPP, un fondo fijo de caja chica para controlar gastos me-nores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES.

c) Se habrá resuelto el problema de administrar un fondo fijo de caja chica.

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1.4 ESQUEMA GENERAL DEL DESARROLLO DEL PROYECTO.

Nombre del Proyecto: Administrar para ADESCOPP, un fondo fijo de caja chica para controlar gastos menores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES

ACTIVIDADES

ETAPAS DE

TRABA-JO Y

APREN-DIZAJE

PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUM-NADO

DEL PRO-FESORADO

RECUR-SOS

1. Infor-marse

¿Qué sabemos sobre la administración de fondo de caja chica? ¿Qué más debemos saber sobre la administración de fondo de caja chica? ¿Qué tipo de fuentes de información podemos consultar sobre la administración de fondo de caja chica? ¿Con qué criterios daremos por correcta la información obtenida sobre la administración de fondo de caja chica?

2. Plani-ficar

¿Qué actividades necesarias debemos realizar para desarrollar el proyecto de administrar para ADESCOPP, un fondo fijo de caja chica para controlar gastos menores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES? ¿Con qué criterios debemos identificar las actividades necesa-rias para ejecutar el proyecto? ¿Cuándo deberíamos realizar las actividades necesarias identificadas? ¿Cómo las podemos visualizar?

3. Decidir

¿Qué tareas y pasos debemos desarrollar para ejecutar las actividades necesarias identificadas? ¿Cuándo deberíamos realizar las tareas y los pasos identifica-dos? ¿Con qué recursos los realizaremos? ¿Dónde y cómo los obtendremos? ¿Quién o quienes los realizaran? ¿Hemos tomado todas las decisiones necesarias para ejecutar el proyecto?

4. Ejecutar

¿Vamos desarrollando las tareas y los pasos conforme lo decidi-do? ¿Estamos alcanzando los saberes necesarios? ¿Cuáles nos faltan? ¿Estamos desarrollando las Competencias Esperadas? ¿Estamos realizando todas las tareas que hemos decidido reali-zar? ¿Estamos trabajando conforme a lo decidido?

5. Con-trolar

¿Qué criterios utilizaremos para comprobar que hemos alcanza-do las competencias esperadas para la administración de fondo fijo de caja chica? ¿Qué criterios utilizaremos para comprobar que dominamos los saberes necesarios? ¿Con qué criterios controlaremos los procesos para la adminis-tración de fondo de caja chica? ¿Qué criterios utilizaremos para controlar la calidad de la admi-nistración de fondo de caja chica?

6.Valorar ó Re-flexionar

¿Hemos ejecutado satisfactoriamente el proyecto? ¿Hemos resuelto satisfactoriamente el problema? ¿Qué aciertos hemos tenido? ¿Qué falta hemos cometido? ¿Qué limitaciones hemos tenido? ¿Qué lecciones hemos aprendido? ¿Hemos alcanzado las competencias para la administración de un fondo de caja chica?

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2. SEGUNDA PARTE:

DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO 2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA SEGUNDA PARTE En esta parte se plantean algunas sugerencias metodológicas generales que podrían ser aplicadas en la ejecución del proyecto. Más adelante, al desarrollar el proyecto seleccionado, se relatará cómo procedió la Señora Amaya y sus estudiantes para desarrollar cada una de las etapas. Además se presentarán algunas sugerencias específicas. Las sugerencias generales son las siguientes: 1. Continuar trabajando y aprendiendo en conjunto, organizando equipos de trabajo, sobre la base

de la experiencia acumulada durante los cuatro módulos anteriores y los dos años anteriores. 2. Hacer los mayores esfuerzos para ejecutar los proyectos en circunstancias y espacios reales.

Utilizar la simulación solamente en caso de absoluta imposibilidad. 3. En todo caso, seguir fomentando las siguientes Competencias en los estudiantes:

a. Investigar, descubrir y construir saberes por su propia cuenta. b. Trabajar y aprender por iniciativa propia; pero consultar cuantas veces sea necesario en las

fuentes más idóneas; no solamente al docente. c. Trabajar, aprender y compartir sus nuevos saberes, con todos sus compañeros de equipo y

de Opción, con los docentes y con cuantas personas sea posible hacerlo, de manera leal y solidaria, particularmente, en cada una de las Etapas de la Acción Completa.

d. Demostrar la adquisición y el desarrollo de sus competencias; asimismo, exponer ampliamen-te los resultados de su trabajo y aprendizaje, creativamente.

e. Conocer y analizar críticamente la realidad de su entorno, identificar problemas y participar en la solución de ellos, en equipo con compañeros de diversas opciones y representantes de di-versas organizaciones locales gubernamentales, no gubernamentales, culturales, de servicio, etc.

4. Provocar el desarrollo conveniente o paralelo de las Etapas de la Acción Completa, particularmen-

te para evaluar globalmente el desarrollo de los proyectos. 5. Tener siempre en mente que la gran finalidad de todo este esfuerzo es ayudar a los y las jóvenes

a formarse como personas competentes, dignas de confianza, emprendedoras y plenamente realizadas.

381


2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO CONFORME LAS ETAPAS DE LA ACCIÓN COMPLETA

La señora Amaya recordó a sus estudiantes los beneficios de realizar acciones se-gún la dinámica de las Etapas de la Acción Completa: INFORMARSE, PLANIFICAR, DECIDIR, EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR O VALORAR.

—¿Ustedes desean iniciar las acciones conforme las Etapas de la Acción Completa?. — pregunto la señora Amaya.

—Yo — dijo Lucia — quiero relatar a mis compañeros y compañeras, lo que

me paso, en las vacaciones recién pasadas. Mi mamá trabaja como asistente admi-nistrativa en la alcaldía de este Villa, cuenta que en vacaciones contrataron a una persona encargada de los fondos de caja chica, y a la cual se le dieron algunas ins-trucciones respectivas al manejo del fondo. Debido a esta situación cuando se le hizo el primer arqueo se le encontró un faltante de cincuenta dólares. Ella manifestó que los había utilizado para fines personales. El Alcalde molesto procedió inmediatamen-te a prescindir de los servicios de la persona y le solicitó a Ella que investigara sobre el control de este fondo.

–– Mi mamá preocupada me pidió que le ayudara investigando en los despa-

chos de contadores públicos cuánto cobran por el asesoramiento para la administra-ción de fondo de caja chica. A mi se me ocurrió aplicar el proceso de las seis etapas de la acción completa: para INFORMARME; pregunté a mi vecina que me explicara cómo era la administración de este fondo en la dulcería donde ella trabaja, donde y quienes me pueden informar más acerca del tema y con qué criterios diré sí la infor-mación que reciba es correcta; luego PLANIFIQUE y dije: haré una lista de todas las personas que sean competentes en la zona y de otros negocios de la ciudad, elabore una lista de las preguntas que haría. Después DECIDI: visitar diversas personas ad-ministradoras y asesoras contables, como la Sra. Marta Gonzáles contadora de la farmacia. Para la EJECUCIÓN de las actividades decididas tomé el teléfono y con-certé las citas y acudí según habíamos concertado. En todas las instancias me die-ron información y toda coincidía con la que encontré en el despacho contable de la Licda. Marta Calderón; persona con un buenísimo manejo en el área administrativa financiera y muy capaz en el desarrollo del tema. Después de saludarnos y “entrar en

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confianza”, le pregunté sobre los requisitos de administración de los fondos de una caja chica. –Hija está es cosa que toda persona buena administradora financiera de-be conocer, pero te daré un ejemplo de los pasos y momentos que tiene este fondo para que lo estudies con tu mamá y hagas casos prácticos muy parecidos. Para CONTROLAR, comparé uno de los casos prácticos en relación a políticas de admi-nistración, y la forma de contabilización que yo había redactado con el ejemplo que me proporcionó la Licda. Calderón y le hice algunas correcciones. Para VALORAR, presente a mi mamá el caso corregido para apreciar si satisfacía sus intereses. Le advertí que cada administración en particular decide la cantidad, utilización, forma de administración de este fondo fijo y que al momento de una auditoria se evaluará el cumplimiento de ésta conforme a lo previamente establecido. Agregue que la perso-na encargada de este fondo debe ser sumamente honrada, responsable y digna de confianza para la administración.

— Lucia terminó diciendo– al principio me pareció tedioso ir haciendo las co-

sas etapa por etapa, pero al ver los resultados, concluí en que es una buena estrate-gia hacerlo de esa manera.

– A mí me parece difícil – dijo Rodrigo – pero debo confesar que ahora pienso

más en tomar decisiones y las cosas me salen mejor. Creo que si continúo haciendo el esfuerzo, de aplicar las seis etapas, habré adquirido práctica y las cosas me sal-drán siempre bien.

— A mí me agrada oír a Lucia y Rodrigo – Dijo María – Yo también he tratado

de aplicar la estrategia de las 6 etapas; da buenos resultados, pero requiere ser per-sistente.

—Efectivamente —concluyó La señora Amaya —Seguir el proceso de las 6 etapas es muy útil pero requiere persistencia, compromiso para adoptar un compor-tamiento reflexivo y disposición para hacer las cosas con calidad aun a costa de la lentitud con que se hagan. A propósito de persistencia, debo recordarles que tal cualidad es propia de las personas competentes, dignas de confianza, empren-dedoras y plenamente realizadas.

383


EL INVENTARIO Aquel día la vi distinta. Tenía una mirada enfocada en la distancia. Casi ausente. Pienso ahoraque tal vez presentía que ese era el último día de su vida. Me aproxime y le dije: – ¡Buen día abuela! – y ella extendió su silencio. Me senté junto a susillón y luego de un misterioso instante, exclamó. – ¡Hoy es día de inventario, hijo! – ¿Inventario? Pregunté sorprendido – Sí, ¡Inventario de las cosas perdidas! Me contestó con cierta energía y no sé si con tristeza oalegría. Y prosiguió: –Del lugar de donde yo vengo, las montañas quiebran el cielo como monstruosas presenciasconstantes. Siempre tuve deseos de escalar la más alta. Nunca lo hice, no tuve el tiempo ni lavoluntad suficiente para sobreponerme a mi inercia existencial….Recuerdo también a Mario,aquel chico que amé en silencio por cuatro años; hasta que un día se marchó del pueblo, sinyo saberlo.

mo”. Luego de un breve silencio, regresó de su viaje mental y mirándome a los ojos me

í ya no me sirve. A ti sí. Te

entierro de la abuela, para realizar en

licidad y vagando en los recuerdos pasa, un cometa perdido,

¿Sabes algo? También estuve a punto de estudiar ingeniería, pero mi padre y madre no pudie-ron pagarme los estudios. Además, el trabajo en la carpintería de mi padre no me permitíaviajar. ¡Tantas cosas no concluidas, tantos amores no declarados, tantas oportunidades perdi-das! Luego, su mirada se hundió aún más en el vacío y se humedecieron sus ojos. Y continuó: –En los treinta años que estuve casada con Rafael, creo que sólo cuatro o cinco veces le dije:”Te adijo: Este es mi inventario de cosas perdidas, la revisión de mi vida. A mlo dejo como regalo para que puedas hacer tu inventario a tiempo. Al día siguiente, regresé temprano a casa, luego del forma urgente mi propio inventario de las cosas perdidas. Todas las personas en algún momento hacemos un inventario de nuestra vida, recorremos conlos ojos del alma momentos perdidos, tiempos que no volverán. Miramos a través de las lágri-mas a aquellas personas que ya no están y nos quedamos con una sensación de vacío, detristeza y soledad. De aquellas cosas que no hemos dicho, de aquellas que no hemos hecho,nos hemos robado un trozo de feun deseo que quedó sin realizar. Haz tu inventario de las cosas perdidas, tal vez estés aún a tiempo de volver a empezar, de darun poco de amor o cariño, de hacer lo que te negaste ayer. Busca en el interior de tu alma, talez encuentres nuevamente el mapa de un tesoro en la eternidad. v

s y las estudiantes leyeron con diferentes técnicas el cuento del Inventario, lo ana-aron y obtuvieron algunas conclusiones. Luego la señora Amaya preguntó.

¿Qué les parece sí comenzamos a ejecutar nuestro proyecto, por la primera

TAPA?

Loliz

E

384


2.2.1 Etapa de informarse a) Los y las estudiantes procedieron a construir instrumentos para la etapa de

INFORMARSE utilizando una nube de ideas plasmadas en tarjetas de diver-

sos colores;

El primero de dichos instrumentos fue el de INFORMARSE, que les quedó así:

ESQUEMA DE INFORMARSE

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Qué sabemos sobre la adminis-tración de fondo de caja chica?

Elaboraron un listado de saberes previos sobre la administración de fondo de caja chica. Respondieron un cues-tionario previo formulado por el docente.

Promovió a los estu-diantes para que recor-daran y escribieran sus saberes previos sobre la administración de fondo de caja chica. Analizó los resultados

de los cuestionarios previos y los comentó con los estudiantes y las estudiantes.

Dinámica para re-cordar saberes pre-vios. Cuestionario de saberes previos. Papelografo o piza-rra para ordenar los resultados. Tiempo: _______

¿Qué más debe-mos saber sobre la administración de fondo de caja chica?

Elaboraron un listado de Saberes Necesarios para la administración de fon-do de caja chica. Revisaron las Compe-tencias Esperadas del Descriptor del Módulo

Orientó el análisis de las Competencias Espe-radas consignadas en el Descriptor del Módulo. Colaboró en la formula-ción del cuadro de Sa-beres Necesarios apo-yado en las Competen-cias Esperadas.

Descriptor del Módu-lo. Cartel de Saberes Necesarios. Papelógrafo, pizarra, marcadores. Nubes Tarjetas Tiempo: _______

¿Quiénes podrían informarnos? ¿Dónde podríamos obtener la información necesaria?

Elaboraron una lista de personas a quienes con-sultar. Ubicaron y enlistaron lugares dónde podrían obtener información.

Ayudó a formular el listado de informantes y lugares donde obtener información. Sugirió algunas fuentes de información.

Listado de informan-tes y lugares de in-formación. Tiempo:_______

¿Con qué crite-rios daremos por correcta la infor-mación obtenida?

Identificaron varios crite-rios para dar por correcta la información obtenida.

Apoyó la identificación de criterios.

Juego para identifi-car criterios. Lista de criterios. Tiempo:_________

385


b. El cuadro de Saberes Previos para la administración de fondo de caja chica

resulto así:

Sirve para realizar pagos menores.

Es manejada por él o la asistente administrativa de la empresa.

Evita la emisión de cheques por valores menores a $ 10.00.

Cubre las necesidades minoritarias de la empresa.

Es un monto fijo, que se reintegra mediante la liquidación de los pagos

realizados.

Se emite cheque por el valor de su reintegro.

Etc…

c. El cuestionario previo que elaboró y aplicó la señora Amaya para identificar

qué más sabía el alumnado sobre la administración de fondo de caja chica, se

iniciaba así:

CUESTIONARIO PREVIO SOBRE ADMINISTRACION DE FONDO DE CAJA CHICA.

SABERES PREVIOS

Señale que tanto sabe de…. NADA UN POCO ALGO

1. Se utiliza para pagos administrativos de menor cuantía.

2. No es una caja general.

3. Los pagos deben estar autorizados por la persona responsable.

4. Se utiliza para compra de agua purificada.

5. Se paga el transporte de la persona mensajera o de otra persona.

6. No tiene fecha de liquidación

7. Etc…

La señora Amaya recogió los cuestionarios de los y las 40 estudiantes, los ordenó,

los analizó y comentó los resultados con todo el alumnado.

386


RESULTADOS DEL CUESTIONARIO SOBRE SABERES PREVIOS.

TEMAS (N = 40 estudiantes)

NADA

UN POCO ALGO TOTAL

1. Se utiliza para pagos administrativos de menor cuantía. 33 7 0 40

2. No es una caja general. 35 5 0 40 3. Los pagos deben estar autorizados por la persona

responsable. 39 1 0 40 4. Se utiliza para compra de agua purificada. 33 6 1 40 5. Se paga el transporte del mensajero o de otra per-

sona. 35 4 1 40 6. No tiene fecha de liquidación 39 5 0 40

d. Después de socializar y analizar los resultados del cuestionario previo, la señora

Amaya preguntó a los estudiantes y las estudiantes: —¿Qué más deberíamos

saber sobre la administración de fondo de caja chica?

e. Los y las estudiantes, con la ayuda del docente, analizaron de nuevo las compe-

tencias esperadas del descriptor de módulo y elaboraron un cartel de SABERES

NECESARIOS que se iniciaba como el siguiente:

SABERES NECESARIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

Nº SABERES NECESARIOS

1 Rubro que refleja el valor del fondo de caja chica en el balance general 2 Forma de establecer un fondo fijo de caja chica 3 Manejo de fondos 4 Políticas empresariales en el manejo y uso del fondo de caja chica 5 Beneficios del fondo fijo de caja chica 6 Diseño de formularios de vales de caja chica 7 Diseño de formulario para el reintegro de caja chica 8 Codificación contable en cada vale de caja chica 9 Codificación y consolidación de los vales de caja chica en el formulario de reintegro. 10 Disposiciones para la creación y administración del fondo fijo de caja chica 11 Procedimiento para el aumento y disminución del fondo de caja chica 12 Realiza reintegros de fondo de caja chica 13 Cancela vales de caja chica, que cumplan con las disposiciones fiscales pertinentes.

387


e. Los y las estudiantes copiaron cada uno de los Saberes Necesarios identifica-

dos en cuartillas tamaño carta, con el propósito de elaborar un resumen sobre

el significado, contenido, estructura, diagramación, tramitación, administración,

contabilización y otros detalles de los aspectos indicados y agregar ejemplos

de otros de ellos. De esta manera organizarían una libreta de estudio como

producto del desarrollo del módulo.

f. Los y las estudiantes identificaron criterios para considerar correcta una pieza

de información obtenida (capítulos, resúmenes, separatas, etc) y les dieron

peso a cada uno. Luego formularon el cuadro que sigue:

PESO ASIGNADO

CRITERIOS PTC 5% 15% 25

RESULTADO

1. Fecha de la edición 25 %

2.Confianza en la fuente de informa-ción

25 %

3. Aplicabilidad 25 %

4.Comprensibilidad 25 %

Totales 100 % Puntaje

PTC: Poco Teórico de cada Criterio

g. Los y las estudiantes se organizaron, en equipos de trabajo y aprendizaje que

identificaron con nombres de departamentos del país, para iniciar la obtención

de los SABERES NECESARIOS. Cada uno aplicó estrategias diferentes.

g1 El equipo “Usulutan”, visitó pequeñas empresas y comerciales cercanos

al Instituto y utilizó una guía de observación y consulta que se iniciaba

así:

GUIA DE OBSERVACIÓN Y CONSULTA DE UNA EMPRESA O COMERCIAL EMPRESA O COMERC. DIRECCIÓN TELÉFONO Y FAX E-mail CONTACTO FECHA

:____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________

Equipo de trabajo y apren-dizaje: 1.___________________ 2.___________________ 3.___________________ 4.___________________

388


ASPECTOS OBSERVADOS Y/O CONSULTADOS Siga las instrucciones de cada ITEMS elaboren un reporte para compartirlo con sus compañeros y compañeras.

1. Observe y describa como el personal empleado solicitan fondos de la caja chica 2. Observe y describa como liquidan los vales de caja chica, por los valores entregados en forma

anticipada. 3. Observe y describa el tipo de compras que realizan con los fondos de caja chica. 4. Observe como se aplican las disposiciones legales en cada vale de caja chica. 5. Etc..

g2 El equipo “San Vicente”, visitó los despachos contables y de asesoría adminis-

trativa de la zona y se condujo conforme se indica en la guía que sigue:

GUÍA DE OBSERVACIÓN Y CONSULTA EN LOS DESPACHOS CONTABLES Y DE

ASESORIA ADMINISTRATIVA DE LA ZONA DESPACHO DIRECCIÓN TEL. y FAX E-mail INFORMANTE FECHA

:____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________ :____________________________________

Equipo de trabajo y aprendi-zaje: 1.___________________ 2.___________________ 3.___________________ 4.___________________ 5____________________

ASPECTOS OBSERVADOS Y/O CONSULTADOS Siga las instrucciones de cada ITEMS elaboren un reporte para compartirlo con sus compañeros.

1. Explique como un o una asistente contable, codifica y registra un reintegro de caja chica 2. Solicite explicación sobre los comprobantes de diario que se realizan para la creación, reinte-

gro, aumento y disminución de la caja chica

3. ¿Funciona el fondo fijo de caja chica en un despacho contable?

4. …..

Comentarios: _________________________________________________________________

h) Cuando los equipos revisaron y organizaron la información que habían re-copilado de las instituciones visitadas, organizaron su presentación ante la clase. Lo hicieron de manera novedosa para lo cual utilizaron diversos re-cursos: exposiciones orales, proyecciones, sociodramas, cuentos de anéc-dotas, títeres y pantomimas, simulaciones, etc.

389


i) Esta actividad fue muy rica y animada, se aprendió de la información que

recopiló cada equipo. La docente fue aclarando y ayudando a los y las es-tudiantes a dominar la información. Revisaron el cartel de SABERES NE-CESARIOS y constataron haber adquirido algunos de ellos, tal como lo habían pensado. Aplicaron a la información obtenida, los criterios qué iden-tificaron y consignaron en el literal f), para evaluarla y seleccionar aquella más confiable. Cada equipo destacó las particularidades de la administra-ción de fondo de caja chica, sobre los cuales habían consultado, pero to-dos coincidieron en la diversidad de reportes para reintegrarla y que el monto de la creación depende de cada institución.

h. — Efectivamente – dijo Hirmáis –elaborar el diseño de un formulario de caja chi-

ca, es complicado porque debemos conocer de las diferentes formas de adminis-tración, niveles de seguridad y formas de contabilización según pudimos apreciar, las normas legales bajo la cual se rigen los fondos de caja chica y sus políticas de administración adoptadas por la organización..

i. – Todo lo que se ha dicho hasta el momento, es cierto – dijo Misael– por eso no

debemos perder de vista que el o la asistente administrativa que se dedique a es-tas tareas, debe apegarse a las normas internas de la empresa, esto quiere decir que debe tener mucha confianza en sí mismo o en si misma y con afán de apren-der por cuenta propia los aspectos técnicos para su contabilización.

j. Por otra parte – dijo Reina – debe ser una persona que le de vivencia a muchos

otros valores: Pulcritud, pues los o las propietarias o empresarias depositan su confianza en ella para que vele por sus intereses; responsabilidad para diligenciar sus funciones en el menor tiempo posible; persistencia para tramitar los reinte-gros y que siempre haya efectivo para cualquier necesidad que se presente En resumen debe ser una persona correctísima en todo sentido.

390


2.2.2. Etapa de planificar a. La señora Amaya explicó una vez más a los y las estudiantes la iniciativa de

pensar cómo hacer las cosas antes de trabajar en ellas, fijándose primera-

mente en las cuestiones de mayor interés y luego en las demás; priorizando,

sin perder de vista el punto de llegada, la meta o el alcance de los proyectos.

b. Con este pensamiento iniciaron la formulación de instrumentos para desarro-

llar esta etapa. El primero que produjeron fue el siguiente:

ESQUEMA DE PLANIFICAR

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Cuáles podrían ser las actividades necesarias para ejecutar el proyecto de Administrar un fondo fijo de caja chica?

Formularon un listado de actividades conside-radas necesarias en es-ta etapa de PLANIFI-CAR.

Orientó la formula-ción del listado de actividades necesa-rias.

Juego para identificar actividades necesarias Lista de actividades necesarias. Pizarra o Papelografo y plumones. Tiempo: _________

¿Con qué criterios de-bemos identificar las actividades como nece-sarias en la etapa de planificar?

Elaboraron una lista de criterios, para conside-rar una actividad como necesaria.

Apoyó la definición de criterios para identificar las activi-dades como necesa-rias.

Ejercicio de reflexión sobre criterios para identificar las activida-des necesarias. Tiempo:__________

¿Cuándo debemos reali-zar dichas actividades?

Calcularon el tiempo disponible para desarro-llar el proyecto y lo divi-dieron entre las activi-dades identificadas co-mo necesarias.

Apoyó la distribución del tiempo disponi-ble entre las activi-dades consideradas como necesarias

Listado de actividades. Formulario de crono-grama. Tiempo: _______

¿Cómo deberíamos rea-lizarlas: sucesiva o simul-táneamente?

Reflexionaron y conclu-yeron que unas podrían desarrollarse sucesiva-mente y otras simultá-neamente.

Orientó la reflexión y la toma de decisio-nes.

Papelografo, Plumones. Cuadro de análisis de decisiones. Tiempo:_______

¿Cómo podemos visuali-zar el desarrollo de las actividades?

Ubicaron las actividades necesarias en un formu-lario de cronograma.

Orientó la ubicación de las actividades necesarias en el formulario de crono-grama.

Formularios de crono-grama. Tiempo: _______

391


b. La señora Amaya también recordó que habían seleccionado el proyecto de

Administrar para ADESCOPP, un fondo fijo de caja chica para controlar gas-

tos menores a realizar mediante el financiamiento otorgado por FIAES.

–¿Qué actividades debemos realizar para ejecutar dicho proyecto?

c. Para responder a la primera pregunta guía el alumnado se dio cuenta de las

necesidades de identificar criterios para consignar las actividades como ne-

cesarias. Con la ayuda de la docente, identificaron los siguientes criterios.

CRITERIOS Que no se pueda ejecutar el proyec-to sin ella.

Que requiera la participación de todos.

Que pueda dividir-se en tareas, pasos y sub pasos.

d. Con base en los criterios definidos en el esquema anterior los y las estudian-

tes divididos en equipos de trabajo, identificaron las actividades que a su jui-

cio eran necesarias en la etapa de PLANIFICAR. El ejercicio dio como resul-

tado que cada equipo enlistó diferentes actividades.

e) En plenaria se analizó cada listado y se fue seleccionando las actividades

que satisfacían los requisitos (o criterios) identificados en el literal c). Como

resultado de esta tarea se identificaron las siguientes actividades necesa-

rias, para ejecutar el proyecto de “Administrar para ADESCOPP, un fondo fi-

jo de caja chica para controlar gastos menores a realizar mediante el finan-

ciamiento otorgado por FIAES”

392


ACTIVIDADES NECESARIAS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO:

1. Definir convenio de servicios instituto – ADESCOPP

2. Determinar las necesidades de compras menores

3. Definir monto del fondo fijo de caja chica

4. Definir perfil de la persona responsable para administrar el fondo

5. Establecer en forma participativa las políticas de administración, diseño

y utilización de formularios de reintegro y vales de caja chica.

6. Presentación de productos e informes.

e. Cuando hubieron definido las 6 actividades necesarias, calcularon los tiem-

pos prudenciales para desarrollar cada actividad, y los visualizaron en un

formulario de cronograma en el cual colocaron las actividades. El cronogra-

ma quedo así:

S E M A N A S A C T I V I D A D E S

1ª. 2ª. 3ª. 4ª.

1. Definir convenio de servicios instituto –

ADESCOPP 2. Determinar las necesidades de compras

menores 3. Definir monto del fondo fijo de caja chica 4. Definir perfil de la persona responsable

para administrar el fondo 5. establecer en forma participativa las políti-

cas de administración, diseño y utilización de formularios de reintegro y vales de caja chica.

6. Presentación de productos e informes

A 1

A 4

A 3

A 2

A 5

A 6

393


2.2.3 Etapa de decidir a) La señora Amaya preguntó a los y las estudiantes si con la identificación de las 6

actividades necesarias en la etapa de PLANIFICAR, podrían ejecutar el proyecto.

— Yo creo que podríamos — dijo Renato — pero creo que debemos de DECIDIR sobre varios detalles para tener claro como realmente ejecutaremos las activi-dades necesarias.

– Tiene razón Renato – dijo – Celia – es necesario decidir, con qué tareas ejecu-

taremos esas 6 actividades que hemos definido como necesarias, en qué tiempo, con que insumos, etc.

– También yo estoy de acuerdo – terció Antonio – definir las 6 actividades nece-

sarias es bueno, pero no suficiente; se requiere decidir los detalles para traba-jar con seguridad.

La señora Amaya consintió en que el alumnado tenía razón y que la etapa que han iniciado sirve precisamente para tomar decisiones; es decir, DECIDIR sobre los detalles para ejecutar las actividades con las menores dificultades posibles, y les invitó a formular lo que hace falta DECIDIR.

b. El primer instrumento formulado fue el siguiente:

ESQUEMA DE DECIDIR

A C T I V I D A D E S PREGUNTAS GUIAS

DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO RECURSOS

¿Cómo ejecutare-mos cada una de las 6 actividades nece-sarias? ¿Quiénes realizaran cada tarea o paso?

Identificaron tareas y pasos para ejecutar cada una de las 6 actividades necesarias.

Asesoró a los y las estudiantes y a las es-tudiantes para dividir las actividades necesa-rias en tareas y éstas en pasos.

Dinámicas para definir las activida-des en tareas Lápices Papelografo Tiempo:______

¿Cuándo realizare-mos las tareas de cada actividad?

Revisaron tiempos asig-nados para cada activi-dad y los dividieron en función de las tareas y los pasos identificados.

Ayudó a dividir los tiempos asignados en cada actividad en tem-pos menores para ca-da tarea y paso.

Cronogramas Cuadros Papel 30*40 Plumones Tiempo:_____

¿Cómo realizaremos las tareas? ¿Indivi-dualmente o en equipo?

Definieron quienes y cómo realizarían cada tarea y pasos.

Orientó la organización para realizar las tareas o pasos.

Lista de estudiantes Lista de tareas y pasos por actividad. Tiempo:_____

394


A C T I V I D A D E S PREGUNTAS GUIAS


¿Qué insumos nece-sitamos para ejecu-tar el proyecto?

Formularon una lista completa de insumos ne-cesarios para ejecutar el proyecto

Ayudó a elaborar la lista completa de insu-mos.

Lista de actividades, tareas y pasos Lista de insumos para cada uno. Tiempo:_____

¿Qué de esos insu-mos disponemos?

Agruparon los insumos disponibles y los no dis-ponibles

Ayudó a realizar la separación de insumos disponibles y no dispo-nibles

Lista general de in-sumos. Lista separada de insumos disponibles y no disponibles. Tiempo:________

¿Cómo obtendremos los insumos no dis-ponibles?

Identificaron estrategias para obtener los insumos no disponibles

Apoyó la identificación de insumos no dispo-nibles.

Lista de insumos no disponibles. Estrategias para obtener los insumos no disponibles. Tiempo:_______

¿Hemos tomado todas las decisiones necesarias para eje-cutar el proyecto?

Revisaron las decisiones, actividad por actividad, identificaron algunos de-talles no agotados y to-maron decisiones sobre ellos.

Orientó la revisión. Apoyó la identificación. Participó en la toma de nuevas decisiones.

Decisiones tomadas. Nuevas decisiones. Tiempo:________

c. Cuando los estudiantes y las estudiantes concluyeron el ESQUEMA DE DECIDIR

se organizaron 6 equipos de trabajo para analizar cada una de las actividades ubicadas en el organigrama anterior y decidir quienes, con qué recursos, dónde, cuando o en qué tiempo específico se realizarían las tareas y los pasos.

d. Para DECIDIR sobre los detalles utilizaron varias estrategias y varios instrumen-

tos; discutieron ampliamente para tomar las decisiones, tratando de no omitir nin-guna.

d1 El instrumento del equipo que trabajo “Usulutan” sobre la primera y se-gunda actividad: “Convenio de servicios del Instituto–ADESCOPP y deter-minar las necesidades de compras menores.

Equipo Usulutan: Sonia Mata, Karla Cornejo, Marlon Alvarado, Rodrigo Donado.

395


ACTIVIDAD TAREAS O PASOS

QUIE-NES

CON QUÉ

DON-DE

EN QUE TIEMPO

OBSERVA-CIONES

A1 Definir el convenio de servicios Instituto y ADESCOPP.

Todo el equipo

Cuestio-narios y convenio

En el Institu-to.

Semana 1

Los estu-diantes y la docente ne-gociaron.

T1 Entrevista con Junta Directiva de ADESCOPP

P1 Conocer expectativas P2 Conocer dimensiones proyecta-

das de la ADESCOPP P3 Conocer los compromisos y las

obligaciones a adquirir. P4 Informar al alumnado

Junta Directiva, Dirección del Insti-tuto y estudian-tes

Borrador de con-venio para su discu-sión.

En las instala-ciones del Institu-to

En 5 días con jor-nadas de 3 horas

ADESCOPP, definió am-pliamente el convenio y logro los acuerdos necesarios para su eje-cución.

A2 Determinar las necesidades de compras menores

T1 Definir los proveedores de artícu-los de oficina.

P1 Anuncio para la preselección de proveedores.

P2 Preselección de proveedores P3 Entrevista con proveedores SP1 Presentación SP2 Análisis SP3 Recomendaciones para mejo-

rar la oferta de artículos.

Todos los del equipo

Papel, bolígra-fos, nor-mas de redac-ción de conve-nios

En el aula

5 días Se seguirá el modelo de presentación de ofertas de servicio del módulo 2.

T2 (Completar, para proveedores de servicios)

P1….

T3 Elaboración de contratos de para la proveeduría y de servicios.

P1…..

c2. El equipo de trabajo “San Vicente” trabajo con la actividad No. 3: Definir el

monto del fondo fijo de caja chica. Formuló el cronograma que aparece a conti-

nuación y tomó las decisiones que aparecen al pie de dicho cronograma:

396


TIEMPO DISPONIBLE ACTIVIDAD TAREAS Y PASOS

D1 D2 D3 D4 A2 Definir el monto del fondo fijo de caja chica. T1 Planificación de la actividad

P1 Elaborar y repartir la convocatoria para reunión participativa

P2 Elaboración de agenda de reunión

P3 Organizar lugar de reuniones en ADESCOPP

T2 Realizar la reunión

P1 Organización de mesas de discusión

P2 Preparar los resultados de las mesas de discusión

T3 Intercambiar información de las mesas

P1 Presentación

P2 Comentarios

P3 Enriquecer información

T4 Determinación en forma participativa del monto de la caja chica

Otras recomendaciones (decisiones)

Sobre la reunión Se realizara mediante mesas redondas de trabajo

Las mesas no deberán durar más de dos horas Nunca se realizaran sin haberlas concertado y sin la guía de consulta.

Sobre los resultados Serán ordenadas, compilados y moderados por una persona.

Sobre la determinación del monto de la caja chica

Después de haber discutido los gastos a realizar, un represen-tante de cada mesa, leerá el monto propuesto y su justificación pertinente.

Toda la información deberá evaluarse conforme a los criterios que aparecen en el literal e) de la etapa de INFORMARSE y se dará cuenta de dicha evaluación.

C3 El equipo “Chalatenango”, se encargó de sugerir decisiones sobre la ac-

tividad 4: Definir el perfil de la persona responsable para administrar el fondo

fijo de caja chica. Y el equipo “San Miguel” sugirió las decisiones sobre la acti-

vidad 5 Establecer en forma participativa las políticas de administración, dise-

ño y utilización de formularios de reintegro de caja chica. Las sugerencias pa-

ra que decida el pleno fueron concebidas así:

397


Socializar las políticas siguientes: • La vigencia del fondo fijo de caja chica, será el período de ejecución del proyecto. Dicho

fondo es fijo. Se aceptaran como gastos aquellos de carácter urgente y que no puedan ser programa-bles, siempre que estén presupuestados. Deben estar documentados con factura que cumpla con los requisitos legales. Para su reintegro elaborar un cuadro control. El monto de la caja chica será de hasta US $ 350.00, y los gastos a cubrir no podrán ex-ceder del 10% del monto de dicho fondo. Será obligación liquidar los gastos efectuados por caja chica en el trimestre que se infor-me.

DÍAS DISPONI-BLES TAREAS Y PASOS

1 2 3 4T1 Establecimiento del fondo fijo de caja chica P1 Emitir orden de compra x P2 Elaboración de cheque para dicho fondo xx T2 Diseño del cuadro de reintegro de gastos P1 En hoja tamaño carta Xxx P2 Cumplimiento de las exigencias por las técnicas contables xxx P3 Incorporar observaciones xxx Nota: Socializar información implica:

• Exponer el contenido • Escuchar observaciones • Tomar nota de las observaciones

Cuando los 6 equipos concluyeron sus instrumentos sobre decisiones respecto a la actividad

que seleccionaron, los socializaron con toda la Sección, y tomaron nota de las observaciones

que provocaron y con ella las enriquecieron. En el conjunto de instrumentos se visualizaban

claramente las actividades, las tareas y los pasos, responsables y otras decisiones. Por

cuanto es necesario hacer una reflexión dijo el docente:

398


LA SOBRIEDADEs el valor que nos enseña a administrar nuestro tiempo y recursos, moderando nuestros

tos y caprichos para construir una verdadera personalidad.¿H s pensado cómo influye el ambiente en tu persona?

Au que no podemos culpar del todo a la publicidad, es ella quien trasmite una idea falsa de felicidad:

en oda reunión de amigos y amigas debe haber determinada bebida para estar alegres; al comprar

cie o tipo de auto adquieres presencia y personalidad; si vistes con determinada marca de ropa de-

mu stras actualidad; ser conocedor de restaurantes y platillos exóticos, te hace hombre o mujer de

mu do…y así, todo un conjunto de elementos que caracterizan a una sociedad consumista preocu-

pa a por la apariencia de la persona. El ener más”, “los más novedoso”, o ”lo más caro”, se convierte en base de nuestra seguridad per-

so l, caemos en el despilfarro con tal de alimentar nuestra soberbia y vanidad por el deseo de so-

bre alir, de estar a la moda y de aparentar una mejor posición económica; sin reflexionar compramos

va s pares de zapatos (ropa, accesorios, etc), por estar a un precio rebajado, cambiamos de auto

co relativa frecuencia para competir con el vecino, la vecina, los compañeros o las compañeras de

tra ajo, adquirimos cuanto adorno y aparato electrodoméstico aparece en el mercado para mostrar

luj en el hogar. En ste sentido, debemos reconocer que la humanidad es caprichosa y orientamos nuestros esfuer-

zo a conseguir las cosas sin importar el precio, y algunas veces postergando lo indispensable. Se

ha isto a personas que prefieren comprarse un “buen reloj” y no pagar la colegiatura de sus hijos e

hij . Los padres y madres viven la sobriedad cada vez que se privan de un gusto personal pensan-

do n otras cosas necesarias para los hijos o la familia en conjunto. La obriedad nos ayuda a saber comprar sólo lo verdaderamente necesario, indispensable y de utili-

da ; por el contrario, aprendemos a obtener el máximo uso y provecho de todo lo que tenemos, sin

de r las cosas prácticamente nuevas y sin utilizar. Po tanto: la sobriedad no es negación ni privación. Es poner a tu voluntad y a tu persona por encima

de as cosas, los gustos y los caprichos, dominándolos para no vivir bajo su dependencia. Es muy

na ral que al estar condicionados por nuestros impulsos, nos cueste trabajo dejarlos, pero nunca es

tar e para comenzar, con pequeños esfuerzos, fortalecemos nuestra voluntad y desarrollamos este

gus

sta reflexión dijo la docente es saber invertir los recursos financieros, desde el

nto de vista familiar y con mayor fidelidad lo debemos hacer en la empresa. Enfa-

ó.

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399


2.2.4. Etapa de ejecutar a) El equipo que se responsabilizó de elaborar los instrumentos de esta etapa lo

hizo pensando en que debería EJECUTAR, el trabajo en la búsqueda de la excelencia, o sea, de que todo el mundo aprecie los resultados como lo mejor que ha podido producir.

b. El primer documento producido fue el siguiente:

ESQUEMA DE EJECUTAR ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS


¿Estamos realmente pre-parados y preparadas pa-ra ejecutar las activida-des, tareas y pasos que nos corresponde realizar como parte del proyecto Administrar un fondo fijo de caja chica para contro-lar los gastos a realizar por medio del financia-miento FIAES?

Reflexionaron sobre sus posibilidades. Algunos concluyeron en que sí es-taban preparados, otros descubrieron que les hacia falta aprender.

Orientó a los estudian-tes y a las estudiantes para superar sus dudas, y demás limitaciones. Los estimuló para sen-tirse capaces de ejecu-tar el proyecto.

Cuadros de decisiones Cuadros de

saberes previos Cuadro de

Competencias esperadas Papel Tiempo:____

¿Estamos trabajando de acuerdo a los tiempos y otros detalles previstos en los cronogramas de cada actividad?

Analizaron los cronogra-mas y otros detalles acor-dados para realizar cada actividad con sus tareas y pasos

Apoyó a los estudiantes y a las estudiantes para revisar sí estaban cum-pliendo con los tiempos destinados a realizar las tareas y los pasos y otras decisiones toma-das.

Cronograma detallado. Otras decisio-

nes Tiempo:___

¿Estamos utilizando ra-cionalmente los recursos?

Hicieron un análisis so-bre el uso racional de los recursos.

Orientó el análisis sobre el uso racional de los recursos.

Lista de crite-rios de raciona-lidad Tiempo:______

¿Vamos logrando la cali-dad de trabajo que espe-rábamos?

Revisaron la calidad del trabajo que estaban reali-zando, aplicando los crite-rios e hicieron las mejoras necesarias

Apoyó la revisión de la calidad de trabajo, la aplicación de los crite-rios y sugirió los ajustes necesarios.

Criterios de calidad. Listado de

tareas o pasos Tiempo:____

¿Estamos adquiriendo los SABERES NECESA-RIOS? ¿Estamos desarrollando las competencias necesa-rias para la administración del fondo de caja chica?

Revisaron el cartel de SABERES NECESARIOS, señalaron los que ya habí-an adquirido y tomaron nota de los que aún les faltaba adquirir. Analizaron las compe-tencias esperadas para verificar el grado en que las han desarrollado.

Orientó la revisión, acla-ró algunos saberes que no estaban claros y completó los incomple-tos. Apoyó la verificación del grado de desarrollo de las competencias espe-radas.

Cuadro de SABERES NE-CESARIOS Descriptor de

módulo. Competencias

esperadas Cuadro para

apreciar el al-cance.

400


c. Cada equipo fue desarrollando las tareas y los pasos de qué se había hecho res-

ponsable. Se encontraron con numerosas sorpresas, la diversidad de políticas y

procedimientos de control interno que se utilizan para hacer reintegros de caja

chica; otra los numerosos gastos elegibles incorporados según sea la finalidad de

la empresa. No obstante, poco a poco se fueron acostumbrando a esa diversidad

de administración de fondos de caja chica. Al iniciar la jornada diaria los equipos

informaban a sus compañeros y compañeras sobre los avances de sus tareas y

pasos, escuchaban sugerencias y con ella impulsaban su trabajo.

d. La señora Amaya sugirió a los estudiantes y las estudiantes que revisaran una

vez más el cuadro de SABERES NECESARIOS y el de COMPETENCIAS ES-

PERADAS, para constatar cuáles habían adquirido o desarrollado; cuáles eran

necesario agregar o estimular y cuales quedaban por adquirir o mejorar.

e. La docente también aplicó de nuevo el cuestionario de SABERES PREVIOS y

comentó los avances obtenidos con relación a la última aplicación. Esto lo hizo

con la cooperación de un equipo de voluntarios y voluntarias.

f. Para concluir esta etapa, la señora Amaya pidió a los y las estudiantes que se

aplicaran entre ellos la prueba que esta en la página que sigue. Les recomendó

que lo hicieran en forma honesta para conocer de primera mano el avance de sus

competencias. Además, les contaré un cuento sobre UN VENDEDOR DE PE-

RIODICOS.

Allí por la calle central un día encontré a un vendedor de periódicos, sentado so-

bre una reja en la acera, porque por la reja ascendía un poco de calor que prove-

nía del sótano. Tenía algo cerca de él, cubierto con un pañuelo viejo y harapiento.

Al sentarme al lado de él, me amonestó.

– Cuidado no la lastime ahora. – ¿qué es? Levanto el pañuelo con mucho cuida-

do, y allí sobre una de las rejas de hierro, casi helada, estaba una pequeña go-

londrina.

401


– ¿De dónde la sacaste?– en la calle, allí afuera. Hacía tanto frío que se cayó.

– Y qué harás con ella? – Calentarla y luego soltarla. ¿Sí Dios cuida de ellos por-

qué no yo?

PRUEBA DE AVANCE DE COMPETENCIAS AL REALIZAR UNA TAREA AUTOEVALUACIÓN O EVALUACIÓN DE PARES

TAREA:_____________________________________________________________

APRECIADO:_________________________________________________________

APRECIADOR:________________________________________________________

CLAVE: NM = Necesita mejorar E = Lo hace en forma excelente B = Lo hace bien E/E = Lo hace en forma excelente y sirve de ejemplo. MB = Lo hace muy bien

APRECIACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10CRIETRIOS A APRECIAR

NM B MB E E/E

1. Presentación personal cuando visita en deman-da de información.

2. Apego a la guía de visita de observación o en-trevista

3. Integración al equipo de trabajo y aprendizaje 4. Expresión al saludar, solicitar información, y

despedirse.

5. Captación con fidelidad de la información que recibe.

6. Interpretación correcta de la información que recibe.

7. Ofrecimiento de su información a sus compañe-ros y compañeras.

8. Recepción de la información de sus compañe-ros y compañeras.

9. Apego a las normas jurídicas al redactar docu-mentos.

10. Buen gusto al presentar los productos de su trabajo.

402


2.2.5 Etapa de controlar

a) El equipo de trabajo y aprendizaje que se encargó de formular los instrumentos

para la etapa de controlar, lo hizo convencido de que existen cuatro rubros es-

pecíficos que controlar:

Los procesos de una tarea determinada. Los productos obtenidos El dominio de los saberes necesarios y El desarrollo de las competencias.

ESQUEMA DE CONTROLAR

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS


¿Vamos ejecutando en el tiempo previsto las actividades, ta-reas y pasos consig-nados en los crono-gramas y otros do-cumentos de DECI-DIR?

Compararon los crono-gramas de las activida-des realizadas por cada equipo, en la realidad con los cronogramas elaborados al PLANIFI-CAR Y DECIDIR.

Ayudó a cada equipo de trabajo a hacer sus comparaciones y for-mular conclusiones.

Cronograma de tareas y pasos en tiempo real. Cronograma reali-zado en PLANIFI-CAR Y DECIDIR. Tiempo:____

¿Hemos desarrolla-do las competencias esperadas?

Hicieron un análisis del desarrollo de sus com-petencias de acuerdo a criterios establecidos por ellos mismos.

Apoyó el análisis y los estimulo para que apreciaran sus avan-ces objetivamente.

Análisis al interior de los equipos de trabajo. Análisis personal y exposiciones de apreciaciones. Tiempo:____

¿Que tanto funciona-ron los equipos de trabajo?

Realizaron apreciacio-nes sobre el grado de cohesión armonía y ren-dimiento de cada equipo de trabajo.

Orientó a los estudian-tes para que aplicaran criterios de cohesión, armonía y rendimien-to.

Análisis reflexivo sobre las exposi-ciones. Tiempo:____

¿Tenemos dominio suficiente sobre los Saberes Necesarios, para la administra-ción de fondo fijo de caja chica?

Realizaron un análisis sobre el cuadro de sabe-res necesarios.

Ayudó a realizar el análisis. Complementó algunos saberes incompletos.

Cuadro de saberes necesarios. Tiempo:____

Hemos controlado todas las tareas y pasos que estamos ejecutando.

Revisaron el listado de tareas y pasos y los con-troles que han realizado sobre ellos.

Orientó la revisión de controles sobre las tareas y pasos y sus resultados.

Cronograma Listados de cua-dros Tiempo:_______

b. El alumnado formuló herramientas de control sobre determinados procesos. Al-

gunos de dichos instrumentos, pueden apreciarse a continuación:

403


b1. CONTROL DE PROCESO MODULO: Administración de un fondo de caja chica Nombre del proyecto:___________________________________________ Autor ó autores:_______________________________________________ Controlador (a):________________________________________________ Clave:

NM = Necesita mejorar E = Lo hace en forma excelente B = Lo hace bien E/E = Lo hace en forma excelente y sirve de ejemplo. MB = Lo hace muy bien

APRECIACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PASOS CONTROLADOS

NM B MB E E/E

1. Se informa sobre la naturaleza de la administra-ción de la caja chica

2. Se estudian las políticas para el uso de fondos de caja chica

3. Se identifican los aspectos legales en los docu-mentos de liquidación

4. Solicita firmas en los vales de caja chica 5. Se informa sobre las adquisiciones, canceladas

con fondos de caja chica.

6. Se llena el formulario de reintegro de caja chica 7. Se adjunta al formulario de reintegro de caja

chica, los vales y as facturas pertinentes de li-quidación.

8. Se revisan los totales de los vales de caja chica 9. S revisa el total del reintegro de caja chica 10. Realiza arqueo de caja chica B2 CONTROL DE CALIDAD DE PRODUCTOS PRODUCTO: REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA Encargado: __________________________________________________ Controlador (a):_______________________________________________

CUMPLE ASPECTOS CONTROLADOS NO SI 1. La solicitud de reintegro de caja chica, esta llena completamente. 2. El total de la solicitud de reintegro de fondos, es igual a la suma de los

vales de caja adjuntos

3. El vale de caja chica, esta lleno correctamente 4. La factura adjunta al vale de caja chica, cumple con los aspectos lega-

les.

5. Los gastos realizados están debidamente presupuestados 6. El reintegro de caja chica, es inferior al monto fijo de la caja chica 7. El reintegro de caja chica, es mayor al monto fijo de la caja chica 8. Esta presentado en el papel y/o en el formulario establecido. El documento será declarado de calidad cuando haya ausencia absoluta de NO.

404


2.2.6. Etapa de valorar y reflexionar a) El equipo que se encargó de construir las herramientas para esta etapa, lo

hizo recordando lo que realmente se hace en ella es evaluar, pero que en el

currículo renovado de educación media técnica se le llama VALORAR o

APRECIAR, para darle más sentido humano ya que además, la acción sirve

para estimular y agradar y va seguida de la acción de REFLEXIONAR, en la

perspectiva de identificar lecciones aprendidas que podrían aplicarse al desa-

rrollo de actividades posteriores.

b. Con este pensamiento, el primer instrumento formulado fue el siguiente:

ESQUEMA DE VALORAR Y REFLEXIONAR

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO RECURSOS

¿Hemos logrado solucio-

nar el problema de la ADESCOPP?

Ordenaron y analizaron

los documentos de la administración de un fon-do de caja chica

Apoyó a las estudiantes

y los estudiantes en el ordenamiento y el análi-sis de los documentos elaborados.

Documentos elabo-

rados en el desa-rrollo del Proyecto. Tiempo:______

¿Qué tan satisfechos estamos con los resul-tados obtenidos?

Realizaron un análisis de satisfacción respecto a los resultados obtenidos.

Apoyó el análisis de satisfacción respecto a los resultados obtenidos.

Lista de resultados Análisis de la satis-

facción respecto a los resultados. Tiempo:_____

¿Funcionaron las deci-siones que tomamos para ejecutar el Pro-yecto?

Revisaron las decisiones tomadas y sopesaron su nivel de efectividad.

Apoyó la revisión y el análisis de efectividad de las decisiones toma-das.

Escalas estimativas para realizar el análi-sis. Tiempo:___

¿Hemos alcanzado las competencias que nos propusimos desarro-llar?

Revisaron las Competen-cias Esperadas y aplicaron los criterios para conside-rarlas su nivel de desarro-llo.

Orientó la revisión de competencias y sugirió agruparlos por el grado de mucho, poco, muy poco.

Cuadro de compe-tencias esperadas. Lista de cotejo para analizar el progreso Tiempo:____

¿Hemos logrado domi-nio sobre todos los sa-beres necesarios, para administrar un fondo fijo de caja chica?

Revisaron el cuadro de SABERES NECESARIOS y sopesaron su nivel de dominio: bajo, medio y apreciable.

Asesoró el análisis de SABERES NECESA-RIOS adquiridos, corri-gió y complementó algu-nos.

Cuadro de saberes necesarios. Lista de cotejo para apreciar el dominio. Tiempo______

¿Qué fallas y aciertos hemos tenido? ¿Qué lecciones hemos

aprendido?

Enlistaron las fallas, los acuerdos advertidos y las lecciones aprendidas. Colocaron en una matriz y formularon comentarios de cada uno.

Apoyó la identificación de fallas, aciertos y lec-ciones aprendidas y la formulación de comenta-rios

Técnicas FALA–CO (Fallas, aciertos, lec-ciones aprendidas y comentarios) Tiempo:_______

405


b. Los y las estudiantes revisaron de nuevo, con la asesoría del docente, el formato de SABERES NECESARIOS y observaron cuánto aprendieron, también, compa-raron los resultados obtenidos y las COMPETENCIAS ESPERADAS. Se dieron cuenta de que ya podían administrar un fondo fijo de caja chica.

c. La señora Amaya, aplicó una prueba general para conocer el avance de las com-

petencias, ordenó los resultados, los socializó con los y las estudiantes, y re-flexionaron sobre los resultados y su utilidad en actividades posteriores.

d. La señora Amaya y sus estudiantes organizaron y desarrollaron la valoración del proyecto con la presentación del informe realizado por los y las estudiantes para la ADESCOPP:

d1 Los participantes fueron el tesorero de la Alcaldía Municipal de la loca-

lidad, el Lic. Sergio Molina, personas del área de asesoría financiero del Instituto, la dirección, personal del área técnica, personal docente del Instituto, padres y madres de familia y, como invitados especiales los integrantes de la junta directiva de la ADESCOPP.

d2 Los y las estudiantes, con el apoyo del docente, en la aula metodológi-

ca de empresa simulada del Instituto, la habían ambientado y decorado, los pupitres formaban un círculo para que todos y todas pudieran verse de frente y no perdieran detalles de las demostraciones; Todos los ma-teriales utilizados eran reciclados, pues desde que iniciaron sus estu-dios de bachillerato han estado realizando acciones novedosas, inno-vadoras y practicas para moderar la contaminación del ambiente. En derredor de los pupitres se encontraban originales carteles con alusión a la protección de la flora, fauna y los manantiales, estratégicamente combinado con los materiales producidos en el desarrollo del módulo.

d3 La señora Amaya, expresó la bienvenida a los y las participantes a

quienes, además, agradeció su presencia; explicó los motivos de la presentación, dedicando los productos de las actividades realizadas, los cuales serían explicados por el estudiantado; y agradeció, de mane-ra especial, a la junta directiva de ADESCOPP, por haber dado la opor-

406


tunidad al Instituto de que sus estudiantes de asistencia administrativa produjeran un documento de bastante utilidad para la Asociación de Desarrollo Comunal de Puerto Parada. Para finalizar dio a conocer el orden de participación de los equipos.

d4 Las personas integrantes del equipo “Usulutan” iniciaron su participa-

ción explicando las situaciones en que se debe dar la creación de un fondo fijo de caja chica, así como también las políticas de administra-ción de tal fondo según cada empresa. Finalizaron su participación dando a conocer una lista de requisitos básicos y comunes para la ad-ministración de fondo de caja chica. La participación fue muy original pues participaron los integrantes del equipo por igual y apoyaron su participación con un juego de diapositivas proyectadas por un cañón.

d5 El equipo “San Vicente” presentó, en un cartel gigante varias muestras

de formatos de vales de caja chica, entre los cuales presentaron desde vales elaborados por ellos mismos hasta los que habían sido trabajados por una imprenta y enumerados en forma correlativa. En el cartel se podía visualizar el número, monto y concepto de vale; la firma y nombre de la persona que autorizaba y recibía el dinero. El equipo describió de-talladamente que el vale de caja chica es el comprobante de dinero en-tregado por el o la encargada de administrar el fondo de caja chica.

d6 Los integrantes del equipo “Chalatenango”, presentaron la maqueta de

formato de reintegros de gastos a través de varios ejemplos, donde da-ban a conocer la forma en que se elaboraban explicando lo correspon-diente a cada columna. Comenzaron exponiendo que: el total de reinte-gro de caja chica más el dinero que tenían en efectivo siempre tenían que totalizar el fondo fijo asignado. Explicaron que cada empresa debe tener como política realizar mediante el o la asistente contable arqueos de caja chica frecuentemente. Lucia manifestó que el reintegro de caja chica debe ir debidamente revisado y autorizado por las personas auto-rizadas para la emisión de cheques.

407


d7 El resto de los equipos la forma de contabilizar los documentos que lle-va consigo la constitución, aumento, disminución, faltante o sobrante de una caja chica; junto con el procedimiento para determinar los gastos elegibles de la caja chica. También explicaron los requisitos que debe tener la persona responsable del manejo del fondo. Llamó la atención del equipo “Cuscatlán” que presentó un cartel elaborado con la técnica FALA–CO, que quiere decir fallas y aciertos advertidos, lecciones aprendidas en el desarrollo del módulo y comentarios el cual iniciaba así:

FALLAS COMETIDAS ACIERTOS ADVERTIDOS LECCIONES APRENDIDAS

Varios compañeros y compa-ñeras iniciaron la constitución del fondo de caja chica sin determinar las políticas de administración y contabiliza-ción de acuerdo a aspectos técnicos. Se dieron cuenta de no cono-cer las normas y volvieron por donde debieron comenzar.

Haber estudiado el objetivo

del módulo y centrado nues-tra atención en las compe-tencias esperadas y los Sa-beres Necesarios. Eso nos facilitó la búsqueda

de información.

Desarrollar las actividades conforme a las 6 etapas de las competencias orientadas a la acción completa, ahorra tiempo y dinero. Los seres humanos deberían organizarse primero para realizar algo, comenzando por INFORMARSE y conclu-yendo por VALORAR sí lo hizo bien.

D8 La sindico Ester Marroquín, de la Junta directiva, recibió el paquete

completo para poner a funcionar el fondo de caja chica. Notoriamen-te contenta dijo. – “Doy las gracias, en nombre de ADESCOPP, por la elaboración de la maqueta de la administración y contabilización de la caja chica de mi Asociación, conforme a normas técnicas. Nos dio mucho gusto ver con qué interés trabajaron orientados por el docente. No parecían estudiantes, sino profesionales de la asisten-cia administrativa. No tenemos como pagar sus servicios, pero ten-gan la seguridad que continuaremos apoyando sus iniciativas desde nuestro Cantón ¡gracias!

e. La gente invitada quedo sorprendida por la forma de actuar de los y las estudian-tes; cada una se acercó a quienes más llamaron su atención o sus más amigos y amigas, para felicitarles y agradecerles el grato momento que les habían hecho pasar. Todos y todas estaban contentos. Se sentían como en una gran familia

408


que se reúne a disfrutar, aprender y darse cuenta de nuevas formas de hacer educación.

f. La docente solicitó a los y las visitantes que emitieran su opinión sobre la exposi-

ción de un equipo de trabajo determinado utilizando el formulario que sigue, el cual explicó:

MI APRECIACIÓN SOBRE LA EXPOSICIÓN

APRECIADO:____________________________________Fecha:____________ APRECIADOR (A) _________________________________

E S C A L A E S T I M A T I V A

ASPECTOS

APRECIADOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1– El planeamiento de la exposición

Necesitan Mejorarlo

Fue Bue-no

Fue muy bueno

Fue exce-lente

Excelente y sirve de ejemplo

2– La organización que dio a su exposición

Necesitan Mejorarla

Fue Bue-na

Fue muy buena

Fue exce-lente


3 – El desarrollo de su exposición

Necesitan Mejorarla

Fue Bue-na

Fue muy buena

Fue exce-lente


4 –La relación con el público a exponer

Necesitan Mejorarla

Fue Bue-na

Fue muy buena

Fue exce-lente


5– La utilización de los materiales de apoyo

Necesitan ser mejo-rada

Fue Bue-na

Fue muy buena

Fue exce-lente


g) Al siguiente día los estudiantes y las estudiantes llegaron al aula comen-

tando el desarrollo de la presentación del documento y, aprovechando la

circunstancia, la docente organizó un debate para reflexionar ordenada-

mente. Orientó el debate particularmente para identificar dos aspectos:

Qué de lo que hicimos no debemos volver a hacer y

Qué de lo que hicimos debemos repetir en futuras actividades con

sus acomodos correspondientes.

409


APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS AL CONCLUIR EL MÓDULO 4 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TITULO DEL MODULO:

Administración de fondo de caja chica

OBJETIVO DEL MODULO: Administrar en forma eficiente y eficaz el fondo fijo de caja chica, guardando la debida conside-ración a las personas y al medio ambiente.

E S C A L A E S T I M A T I V A

INDICADORES DE

LOGROS DE COMPETEN-CIA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Explica las políticas de

creación y administra-ción de un fondo fijo de caja chica. No sabe

explicarlas

Las explica pero con mucha inse-guridad

Las explica con poca inseguridad

Las explica con seguri-dad

Las explica con seguri-dad y expli-ca a los y las demás con las diversas razones

2. Explica las disposicio-nes para la compra de bienes y servicios, por medio del fondo de caja chica

No sabe explicarlas

La explica pero con mucha inse-guridad

La explica con poca inseguridad

La explica con seguri-dad

Las explica con seguri-dad y ayuda a los y las demás a explicarles

3. Sabe elaborar el forma-to de reintegro de caja chica

No sabe elaborarla

Lo elabora con mucha ayuda

Lo elabora con poca ayuda

Lo elabora sin ayuda

Lo elabora sin ayuda y enseña a elaborarlo

4. Sabe elaborar y com-pletar los vales de caja chica.

No sabe elaborarlos

Los elabora con muchos errores

Los elabora con pocos errores

Los elabora sin errores

Los elabora sin errores y enseña a elaborarlos

5. Sabe contabilizar los documentos de la caja chica No sabe

contabilizar

Los contabi-liza, pero necesita ayuda

Los contabi-liza con poca ayuda

Los contabi-liza sin ayu-da

Los contabi-liza sin ayu-da y enseña a contabili-zar

410


MIS COMPETENCIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDO DE CAJA CHI-

CA

AUTOEVALUACIÓN

Conteste en una escala del 1 al 10 los siguientes aspectos: 1. Me gusta tratar con todas las personas 2. Me gusta valorar el entorno de las empresas ubicada alre-

dedor del Instituto.

3. Siento que cuando analizo las políticas de una empresa, siempre aprendo algo positivo

4. Las personas confían en mi para que les solucione sus pro-blemas

5. Creo que lo más importante para las personas propietarias de empresas es saber como funcionan las decisiones que se toman.

6. Considero qué las relaciones interpersonales son de suma importancia y trato de vivenciarlas

7. Me agrada mucho cualificar las decisiones de otras perso-nas, a través del análisis e interpretación de los estados fi-nancieros.

8. Trato atentamente a todas las personas independientemente de su sexo y otras condiciones.

9. Me gusta atender las necesidades de quienes me rodean. 10. Me gusta convivir en armonía con las personas. 11. Comprendo los cambios de humor de las personas. 12. Soy una persona que puede considerarse sociable. 13. Puedo entablar conversación con facilidad. 14. Tengo capacidad para persuadir a las personas. 15. Todas las personas me caen bien.

411


MIS COMPETENCIAS FRENTE A LA ACCIÓN DE TRABAJAR Y APRENDER

AUTOEVALUACIÓN Marque con una “x” la casilla pertinente.

CRITERIOS POCAS VECES

CON FRE-CUENCIA SIEMPRE

1. Realizo mis actividades lo mejor que puedo 2. Cuando hago algo doy el 100% de mí mismo. Me involu-

cro

3. Cuando es necesario hago un esfuerzo extra para que los resultados sean de calidad

4. Cuando el o la docente está fuera, realizo el mismo es-fuerzo que cuando está presente.

5. Cuando realizo algo lo reviso para asegurarme que tiene calidad.

6. Ayudo a mis compañeros y compañeras con gusto 7. Me siento Co–responsable de los errores que comete mi

equipo y ayudo a corregirlos, aun cuando no los haya co-metido yo personalmente

8. Tomo la iniciativa para evitar pérdidas de tiempo.

9. Cuando he terminado un trabajo, busco algo que hacer, o bien ayudo a las demás personas.

10. Cuando prometo hacer una actividad y entregar un cierto producto con calidad en una fecha especifica, hago todo lo que está en mis manos para cumplir mi promesa.

11. Soy puntual 12. Respeto el tiempo de las otras personas. Sí cambio mis

planes o descubro que llegaré tarde, lo hago saber de in-mediato.

13. Aprendo de mis errores, los corrijo y trato de no repetirlo 14. Estoy orgulloso de los resultados de mi trabajo y contento

de firmarlo

15. Pongo todo en orden al concluir un trabajo y dejo el sitio a punto para que lo use la persona siguiente

16. Intento no malgastar los recursos 17. Tomo decisiones y actuó como si fuera el propietario de la

empresa o la persona responsable de ella.

18. Hablo con los demás pero no hablo de ellos, ni de ellas 19. Cuando mis compañeros o compañeras realizan un traba-

jo con calidad, los felicito y las felicito

20. Cuando mis compañeros o compañeras realizan un traba-jo que no reúne la calidad esperada, se los hago saber con lealtad y les ayudo a mejorarlo.

21. Solicito ayuda cuando no puedo realizar un trabajo por mí mismo.

Cortesía de CLAUS MOLLER, CALIDAD PERSONAL

412


. TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO

Lo que sigue es material de apoyo; no es material de texto ¡¡cuidado con intentar

aprendérselo de memoria o ir dando la lección “de página tal a página cual en de-

terminado momento”!!

Los y las estudiantes, con la orientación de el personal docente, podrían encon-

trar otro más actualizado, novedoso y útil, durante la etapa de INFORMARSE o

mientras dure el desarrollo del proyecto, ya sea en las bibliotecas, en las empre-

sas, de parte de informantes individuales, en INTERNET, etc. ¡¡Felicitaciones por

ello!! Valdría la pena compartirlo con secciones de otros lugares de El Salvador

3.1 LLEVAR PUESTAS LAS IDEAS DE OTROS1

Un filósofo que tenía un solo par de zapatos pidió alzapatero que se los reparara mientras él esperaba. “Es hora de cerrar”, le dijo el zapatero “de modo que nopuedo reparárselos ahora. ¿Por qué no viene usted arecogerlos mañana?” No tengo más que este par de zapatos, y no puedo an-dar descalzo. Eso no es problema: le prestaré a usted hasta mañanaun par de zapatos usados. ¿Cómo dice? ¿Llevar yo los zapatos de otro? ¿Por quiénme has confundido? ¿Y qué inconveniente tiene usted en llevar en los pieslos zapatos de otro cuando no le importa llevar las ideasd t b ?

• ¿Por qué la actitud ne-gativa del zapatero?

• ¿Necesariamente de-

bemos pensar como otros?

• ¿Crees que lo puedes

lograr siendo compe-tente?

MELLO, Anthony de. – La oración de la Rana 2, Tr. García Abril, Jesús. Colección “El Pozo de siquem”. Editorial, ALTERRAE, Bilbao, España. Pág. 18.

3

1/ S

413


3.2 EL VALOR DE UN BILLETE DE CIEN DÓLARES

Alfredo, con el rostro abatido de pesar se reunión con su amiga Marina en un restau-rante a tomar un café. Deprimido descargo en ella su angustia. Qué el trabajo, qué el dinero, qué la relación con su pareja, que su vocación… todo parecía estar mal en su vida. Marina introdujo la mano en su cartera, sacó un billete de cien dólares y le dijo: – Al-fredo– ¿Quieres este billete? Alfredo un poco confundido al principio, inmediatamen-te le dijo: Claro Marina ….son cien dólares, ¿Quién no los querría? Entonces Marina tomó el billete en uno de sus puños y lo arrugo hasta hacerlo un bollo. Mostrando una estrujada pelotita verde a Alfredo y volvió a preguntarle: ¿Y ahora igual lo quieres? Marina, no sé que pretendes con esto pero siguen siendo cien dólares, claro que los tomaré sí me los entregas. Entonces Marina desdobló el arrugado billete, lo tiró al piso y lo estregó con su pie en el suelo, levantándolo luego sucio y marcado. ¿Lo sigues queriendo? Mira Marina sigo sin entender qué pretendes, pero ése es un billete de cien dólares y mientras no lo rompas conservará su valor. Entonces, Alfredo, debes saber que a veces algo no salga como quieres, aunque la vida te arrugue y pisotee SIGUES siendo tan valioso como siempre lo hayas si-do…..lo que debes preguntarte es CUANTO VALES en realidad y no lo golpeado que puedas estar en un momento determinado.

¿Qué le pasa a Alfredo?

¿De qué se olvidaba? ¿Es fácil llegar al estado de Alfredo?

¿Porqué? ¿Cómo no llegar al estado en que se en-

cuentra Alfredo?

414


3.3. DEFORESTACIÓN, EROSIÓN Y PERDIDA DE LA CAPACIDAD DE APROVECHAR EL RECURSO AGUA.

El agua lluvia luego de caer, puede evaporarse, transpirarse, fluir superficialmente hacia los ríos y lagos, o infiltrarse en el suelo. El proceso de filtración puede tomar desde varias horas hasta varios meses; el tipo de subsuelo y de cobertura vegetal sobre la superficie juegan un papel clave en el proceso de infiltración. Dependiendo de esos factores, el proceso de infiltración permite mantener la hume-dad en los suelos, la recarga de fuentes de agua subterránea (acuíferos) y los flujos subterráneos (flujo subsuperficial y flujo base) que también alimentan los ríos, lagos y lagunas. Con la deforestación, los suelos pierden la capacidad para retener la humedad, por lo que tienden a secarse y compactarse. Como resultado, se reduce la infiltración, y, por lo tanto, la recarga de los mantos acuíferos y la alimentación en la época seca de los “ojos de agua“, ríos y represas. La menor infiltración también aumenta el volumen de los flujos superficiales de agua, provocando inundaciones durante la época lluviosa y escasez de agua en la época seca, así como una mayor erosión al arrastrar con ellos capas de suelo, hasta volver las tierras improductivas. La mayor erosión, a su vez, incrementa el volumen de sedimentos en las presas hidroeléctricas, lo que reduce su capacidad para generar energía y provoca daños en las turbinas. De esta manera, aunque se tenga un régimen de fuertes lluvias, como es el caso de nuestro país, la deforestación y la degradación del suelo, provocan la perdida de la capacidad para aprovechar el recurso AGUA.

415


3.4. CAJA CHICA El principio básico para el control de los desembolsos de efectivo establece que es-tos se efectúan con cheque. Como protección contra pérdidas o robos de efectivo, un buen sistema de control exige que todos los pagos se hagan con cheques. Sin em-bargo, es costoso pagar con cheques pequeñas sumas (papelería, envíos de paque-tería, gastos menores etc.) por la que la mayor parte de las compañías tiene disponi-ble un fondo de efectivo, para efectuar dichos pagos. La Caja Chica es un fondo en efectivo que se utiliza para realizar los pagos por su-mas pequeñas. Ésta surge de conformidad con el ordenamiento administrativo en particular de la administración de cada empresa. Conceptualización Contable de la Caja Chica Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. La caja chica o fondo de caja menor es una cuenta de activo corriente destinado para realizar gastos pequeños, ya que no justifica la elaboración de un cheque. Esta cuenta se habilita por la emisión de un cheque, con el fin de crear y aumentar el fondo y se acredita por su disminución parcial o total. OBJETO DE SU CREACION Para toda empresa resulta de vital importancia implantar normas de control que evite el riesgo de desfalcos o sobrepagó, por lo cual es conveniente que todo egreso se haga mediante cheque y que los ingresos sean depositados inmediatamente. Como parte de esta norma se debe crear un mecanismo que posibilite satisfacer pagos de valores significativos Ej.: copias, pasajes etc. Este mecanismo se llama Fondo de Caja Chica. Para garantizar el buen uso de este fondo, se puede realizar comprobaciones físicas de los bienes comprados o indagar sobre los servicios adquiridos, y ejecutar el ar-queo.

416


VALE DE CAJA CHICA

Es un documento que se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa, pero que carece de validez mercantil. Cuando a un empleado se le entrega una cantidad de dinero determinada, ya sea para comprar algún material o artículo que no hay en existencia siempre deberá lle-nar un VALE DE CAJA CHICA, el cual quedará como comprobante de ese dinero entregado por la persona responsable de la caja. En el vale de la caja chica se debe explicar claramente en el espacio de CONCEP-TO: para que se va a destinar ese dinero, porque si es para adquirir algún articulo, lo conserva la persona que entregó el dinero hasta tener en su poder nota de remisión o factura con lo que se compruebe la compra, y después destruye o cancela el vale.

El VALE DE CAJA CHICA debe contener:

Fecha Cantidad de dinero que ampara, con número y letra Concepto claramente especificado. Rúbrica de autorización ( firma ) Firma de la persona que recibe el dinero.

ASIENTOS CONTABLES PARA LA CREACION, REPOSICION Y AUMENTO O DISMINUCION DE LA CAJA CHICA. CREACION

FE-CHA

DETALLLE DEBE HABER

Caja Chica Bancos R/Para registrar el valor autorizado por la gerencia según oficio Nº

Xxxx xxxx

417


REPOSICION (Primera alternativa)

FE-CHA

DETALLE PARCIAL DEBE HABER

xxxx xxxx

Gastos administrativos útiles oficina movi-lización y transporte materiales de aseo Caja chica R/Para registrar el gasto efectuado con el fondo y reponer el valor de caja chica efec-tivizado según cheque No.

xxxx

xxxx

Nota: Este método es usual se presenta para efectos didácticos REPOSICIÓN (Segunda alternativa) FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER

xxxx xxxx xxxx

Gastos administrativos Útiles oficina Movilización y transporte Materiales de aseo Bancos R/ Para registrar el gasto efectuado con el fondo y reponer el valor de caja chica según el cheque No.

xxxx

xxxx

AUMENTO FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Caja chica Bancos R/ Para registrar el aumento en el fondo de caja chica según cheque No.

xxxx

xxxx

CIERRE FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Bancos Caja Chica R/ Para registrar el cierre del fondo de caja chica.

xxxx

xxxx

418


3.5 REGLAMENTO DE FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO (CAJA CHICA)

I) OBJETIVO: Establecer las normas que regulen los procesos de apertura, manejo, utiliza-

ción y supervisión de fondos para pagos en efectivos. II) FINALIDAD:

Racionalizar el uso del dinero en efectivo y optimizar la oportuna aten-ción de gastos urgentes de menor cuantía, que no justifique un movi-miento de Caja General.

III) DISPOSICIONES GENERALES: 1) APERTURA DE FONDOS : a) La gerencia autorizará las aperturas de fondos para la caja chica, determinan-

do a la persona encargada de los mismos. b) El fondo autorizado para las operaciones de Caja Chica es de US $ 100.00

(CIEN 00/100 DOLARES ESTADOUNIDENSES). El incremento o reajuste se hará previo estudio de gastos por la gerencia.

2) HABILITACIONES DE FONDOS : a) Las habilitaciones de fondos a la persona encargada de caja chica, se efectua-

rá de conformidad a los montos autorizados por la Gerencia. b) Para recibir nuevas habilitaciones y reembolsos de fondos, la persona encar-

gada de caja chica está obligado previamente a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados.

3) MANEJO Y UTILIZACION DE LOS FONDOS a) Las operaciones de caja chica se registrarán y mantendrán al día en forma

cronológica en un libro o cuaderno auxiliar que autoriza la gerencia y caja ge-neral.

b) El fondo para pagos en efectivo se destinará única y exclusivamente para atender el pago de gastos urgentes de menores cuantías, hasta por un monto máximo de US $ 10.00 (DIEZ DOLARES ESTADOUNIDENSES).

4) RENDICION DE CUENTAS Y REPOSICION DE FONDOS a) La persona encargada de la caja chica, presentará la rendición de cuentas

documentada, adjuntando: - Libro o cuaderno de caja de chica autorizado por la gerencia. - Documentos sustentatorios de los gastos, tales como: Facturas originales por

la compra de bienes y/o servicios debidamente aprobados autorizados por la

419


gerencia administrativa, recibos de gastos debidamente justificados y firmados por la persona autorizada (gerente de administración).

b) El departamento de contabilidad revisará las rendiciones de cuentas y su do-

cumentación justificatoria de gastos, luego de su aprobación, se derivará a la persona que asuma la caja general para el trámite de su reembolso.

c) La persona encargada de caja chica deberá presentar su rendición de cuentas manteniendo por lo menos un 15 % del fondo total.

d) Al cierre de cada mes la persona encargada de caja chica deberá presentar necesariamente su rendición total de cuentas.

5) SUPERVISIÓN Y SANCION a) El o la contadora general practicará los arqueos sorpresivos por lo menos una

vez por mes, levantando el acta correspondiente con las observaciones que hubiere, recomendando las medidas correctivas que sean necesarias. El acta será firmada por la persona responsable de caja chica y la persona responsa-ble de la contabilidad (remitiendo el acta a gerencia para la observación de las recomendaciones).

b) Si como consecuencia del arqueo, se determina un faltante no justificado, tal hecho será puesto en conocimiento de la gerencia, adjuntando el informe res-pectivo.

c) La gerencia previa investigación del hecho determinará el grado de responsa-bilidad para aplicar las sanciones consideradas en el reglamento Interno de la institución.

6) DISPOSICIONES FINALES a) La gerencia queda encargada de cautelar el estricto cumplimiento del presente

reglamento. b) El presente reglamento entrará en vigencia el día siguiente de su aprobación. c) La gerencia entregará a la persona responsable de caja chica un ejemplar del

presente reglamento con memorando, donde conste que toma conocimiento de su contenido.

Se somete a las normas que lo contiene. San Salvador, 23 de Octubre de 2003

420


Extracto del Oficio Nº 0682 de 21 de enero de 1987/DGCA) (Modelo de Política gubernamental para el manejo de caja chica)

0682-97

"Me refiero a su atento oficio Nº 2866, fechado 25 de noviembre de 1996, mediante el cual nos consulta sobre el mecanismo de pago denominado ‘caja chica’ a que alude el numeral 279 del Reglamento de la Contratación Administrativa anterior, dado que en la nueva legislación no se contempla dicho sistema. Al respecto, en primer término, es importante señalar que el artículo 14 de la Ley de la Administración Financiera de la República, donde, entre otros aspectos, se regula el sistema de pago denominado ‘caja chica’, no fue derogado con la entrada en vi-gencia de la Ley de Contratación Administrativa por ende, se mantiene en plena vi-gencia. Asimismo, es conveniente señalar que la denominada ‘caja chica’, según la referida norma de la Ley de la Administración Financiera de la República constituye un mecanismo de excepción a los procedimientos ordinarios de pago, concebido pa-ra agilizarlos en situaciones excepcionales, como por ejemplo cuando se trata de la compra de bienes y servicios indispensables y urgentes. En efecto, en lo que interesa, el referido artículo 14 establece: ‘...Se establecerá una Caja Chica Central en cada Ministerio cuyas necesidades la hagan necesaria; el monto de cada una será determinado de común acuerdo entre el Ministerio interesado y la Tesorería Nacional y los fondos deberán ser usados única y exclusivamente en la adquisición de artículos y servicios tan indispensables, y de verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites que establece esta Ley...’ Por otra parte, cabe acotar que si bien este despacho en principio consideró que el artículo 279 del Reglamento de la Contratación Administrativa había sido derogado con la entrada en vigencia de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, luego de un detenido estudio, hemos arribado a la conclusión de que dicha norma reglamentaria se mantiene vigente, entre otras razones, por el hecho de que la norma legal que en ella se desarrolla, no ha sido dejada sin efecto. En consecuen-cia, es menester reconsiderar el criterio externado en relación con este aspecto en el oficio Nº 12960 del 17 de octubre de 1996 (DGCA 1353-96). Adicionalmente, tenemos que en el artículo 2, inciso e), de la Ley de Contratación Administrativa, se excluyen de los procedimientos de concurso: ‘Las compras reali-zadas con fondos de caja chica, según se dispondrá reglamentariamente, y cuando no excedan los límites económicos fijados conforme al inciso ante-rior.’.

421


En igual sentido, el Reglamento General de Contratación Administrativa indica, en lo conducente, dentro de la sección donde se regulan las materias excluidas de los pro-cedimientos ordinarios de contratación: ‘Artículo 81.- Exclusión de las contrataciones de caja chica. Las compras que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica se regirán por las disposicio-nes reglamentadas internas adoptadas por el respectivo órgano o institución, en donde se deberá establecer los supuestos para su utilización, los mecanis-mos de control y los funcionarios responsables de su manejo.’ Así las cosas podemos concluir, en primer término, que el mecanismo excepcional de pago jamado ‘caja chica’, implantado a partir del numeral 14 de la Ley de la Admi-nistración Financiera de la República, está actualmente en vigor, y que la Administra-ción está facultada para ponerlo en práctica, siguiendo los lineamientos establecidos en el numeral 279 del Reglamento de la Contratación Administrativa. En segundo término, a la luz de lo que se dispuso en la nueva legislación, debemos reconocer la existencia de una segunda noción de ‘caja chica, noción esta última re-ferida a lo que se debe considerar una excepción a los procedimientos concursales de contratación y no, como lo prevé la Ley de la Administración Financiera de la Re-pública, como un mecanismo excepcional de pago." 3.6 Establecer y administrar un fondo de caja chica

Casi todas las oficinas cuentan con fondos de "caja chica" para aquellos gastos me-nores o para los cuales no es conveniente pagar con cheque, tales como pasajes de autobús, o para la adquisición de artículos menores de oficina. Aunque la mayoría de los administradores no se preocupan por los detalles del manejo de la caja chica, son responsables de la supervisión de un sistema que controle adecuadamente y proteja el efectivo. Estos son algunos de los principios básicos que ayudan a mantener un sistema adecuado de caja chica:

• Conservar el efectivo bajo llave en una caja metálica, la cual pueda guardarse en un archivero o en un lugar seguro;

• Establecer un tope máximo aproximadamente igual al total de gastos menores que se realizan en un mes;

• Utilizar vales de caja con numeración consecutiva impresa, los que deben ser autorizados cada vez que se realicen este tipo de gastos. Estos vales deben

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contener la siguiente información: fecha, nombre de la persona que recibe el dinero, cantidad, descripción del pago y categoría presupuestal. También han de tener un espacio para la firmas tanto de la persona que recibe el dinero, como de la de quien autoriza el pago.

VALE DE CAJA CHICA Comprobante No. _______

Por US $ __________

Recibí del encargado del fondo fijo de caja chica, la cantidad de_______________________________(US $_______), en concepto de__________________________________________________________________________________________________________________________ San Salvador, ____de ___________del 2003 Código contable_________________Real gastado US $___________ ________________ ____________________ AUTORIZADO RECIBI CONFORME DUI:_________________

Al final de cada mes deben sumarse todos los vales de caja. El total de éstos más la cantidad de efectivo en caja, debe ser igual al tope máximo establecido. Por ejemplo, si el tope máximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes es de $50 en moneda local y la suma de los vales de caja para el mes de septiembre es de $ 30 entonces se debería tener $ 20 en caja. El total de gastos, en este caso $ 30, debe ser reembolsado a la caja chica por medio de un cheque girado de la cuenta banca-ria e incluirse en el saldo inicial de caja para el mes de octubre. El total de vales de caja chica servirá como documentación de respaldo para el cheque.

Todas las transacciones que tengan que ver con gastos de caja chica, depósitos mensuales y la cantidad de cada vale de caja clasificada por categoría presupuestal, deben contabilizarse en el libro de diario.

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FORMULARIO DE REINTEGRO DE CAJA CHICA

Compra afecta Fecha Descripción Compra exenta IVA Compra

Total vales de caja chica

TOTAL A REINTEGRAR US $ _____________ _____________ ____________________ ELABORADO REVISADO AUTORIZADO Políticas para el manejo de fondo de caja chica (FIAES) Queda a criterio de cada ejecutora la creación del fondo de caja chica. Si la institu-ción considera necesario el fondo, se recomienda atender las siguientes disposicio-nes:

1. Con los recursos que otorgue el FIAES, creará un fondo de caja chica, con el cual se atenderán gastos que estén presupuestados dentro del proyecto. Di-cho fondo será fijo. Es decir, mientras este vigente, su saldo será siempre la cantidad con que se estableció. Será modificado únicamente con los incre-mentos o decrementos.

2. Se aceptaran como gastos por caja chica aquellos de carácter urgente y que no pueden ser programables, siempre que estén presupuestados. Además, deberán estar documentados con factura que cumpla con los requisitos lega-les.

3. La institución será la responsable del manejo de los fondos de caja chica. El cuadro de control de este fondo deberá contener las condiciones mínimas que establecen las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Un ejemplo de este cuadro se incluye al final de estas disposiciones.

4. El monto de la caja chica será de hasta trescientos dólares estadounidenses (US $ 300.00), los gastos a cubrir en cada operación no podrán exceder el 10% del monto de dicho fondo, los que excedan de este valor, serán cancela-dos con cheque.

5. Será obligación liquidar e informar los gastos efectuados por caja chica en el trimestre que se informe, no se aceptará la liquidación de este tipo de gastos que corresponda a trimestres diferentes al que se informa.

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FONDO INICIATIVA PARA LAS AMERICAS (FIAES) CUADRO No. 6

CONTROL DE CAJA CHICA (EXPRESADO EN DÓLARES ESTADOUNIDENSES)

Nombre del proyecto:________________________________________________ Organización ejecutora:______________________________________________ Situación al:_______________________________________________________

Fecha Concepto DEBE HABER SALDO Saldo inicial….. + - =

Por la organización ejecutora: Fecha:_______________ Nombre del Director/a ejecutivo/a Firma:_______________ Nombre del contador o contadora Firma:_______________ Nombre de persona responsable del proyecto Firma:_______________ Sello de la organización (El vale de caja chica, es igual al modelo que se presenta en este material de apoyo)

Desarrollo Empresarial, S. A. de C. V.

VALE DE CAJA CHICA POR $_________________ Recibí de: ____________________________________________________________________________ La cantidad de: ____________________________________________________________________________ Dólares (US $ ) En concepto de: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ San Salvador, _______ de __________________ de 2003

Total Gastado: $___________

Aplicación Contable ______________________ Autorizado Recibí conforme

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Desarrollo Empresarial, S. A. de C. V.

VALE DE CAJA CHICA POR $_________________

Recibí de: ____________________________________________________________________________ La cantidad de: ____________________________________________________________________________ Dólares (US $ ) En concepto de: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ San Salvador, _______ de __________________ de 2003

Total Gastado: $___________

Aplicación Contable ______________________ Autorizado Recibí conforme

Desarrollo Empresarial, S. A. de C. V. Control de Gastos Efectuados por medio de Caja Chica

Resumen: Fondos de caja chica $150.00 Menos Liquidación de gastos $61.26 Pendiente de liquidar: Miguel Chinchilla $77.00 Disponibilidad en caja $11.74

FECHA DESCRIPCION SUB TOTAL IVA TOTAL ($)

10-Oct-03 Transporte para ir a Santa Tecla 1.60 1.60

10-Oct-03 Liquidación de gastos UNICEF 21.12 21.12

11-Oct-03 Transporte para ir a Santa Tecla y Colonia Escalón 0.80 0.80

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11-Oct-03 Compra de una garrafa de agua cristal 1.62 0.21 1.83

13-Oct-03 Transporte para ir a Xanadu 2.00 2.00

13-Oct-03 Transporte para ir a 3 Torres 0.35 0.35

13-Oct-03 Transporte para ir a Banco Uno 0.35 0.35

14-Oct-03 Transporte para ir a 3 Torres 0.35 0.35

15-Oct-03 Transporte para ir a Unicef a dejar disco 0.57 0.57

18-Oct-03 Compra de combustible para ir a Xanadu 10.00 10.00


20-Oct-03 Transporte para ir a Banco Uno 0.46 0.46

20-Oct-03 Compra de una bolsa de rinso 0.57 0.57


21-Oct-03 Pago para inscripción de balance 2002 17.14 17.14

21-Oct-03 Transporte para ir a DIGESTYC 0.46 0.46

Total 61.26

Elaborado Autorizado

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