1

LAS FERIAS: ¿QUÉ Y CÓMO SON?

Según la RAE una “feria” es una “instalación dónde se exponen los productos de un solo ramo industrial o comercial como libros, muebles, juguetes, etc., para su promoción o venta”.

Además define como “feria de muestras” a la “instalación dónde, con periodicidad determinada, se exponen máquinas, herramientas, vehículos, aparatos y otros productos industriales o de comercio, para promover su conocimiento y venta”.

Por tanto podemos definir como la Feria como un evento comercial, generalmente anual, en el que durante unos cuantos días oferta y demanda concurren en un mismo lugar y tiempo y, además, los participantes (expositores y visitantes) pueden intercambiar opiniones, informarse y negociar. Es una de las fórmulas tradicionales de introducción o asentamiento en mercados nacionales o internacionales.

2

TIPOS DE FERIAS

Multisectoriales: Exponen todos tipo de productos y servicios. Son las conocidas ferias de muestras. Suelen tener una mayor superficie y duración, y la asistencia de visitantes es masiva.Especializadas: Los productos o servicios que exponen corresponden a un sector determinado.Profesionales: sólo admiten visitas de profesionales del sector.Locales, nacionales o internacionales.Grandes, medianas o pequeñas.Anuales o bianuales.

3

LAS FERIAS: LA HERRAMIENTA DE MARKETING MÁS COMPLETA

Ofrecen al mismo tiempo:

• Gran cantidad de contactos comerciales: con nuevos clientes y clientes actuales.

• Una plataforma de lanzamiento de: nuevos productos y de innovaciones.

• Concentración de medios de comunicación: comunicación y publicidad gratuita.

• Oportunidades de investigación: para saber qué hace la competencia.

Son un:

• Foro de opinión: feedback de los clientes sobre tendencias del mercado.

• Aula de conocimientos: información y formación al alcance de la mano.

• Centro de selección de: posibles socios, alianzas, agentes, distribuidores, nuevo personal para la empresa.

Además:

• Los clientes visitan a los proveedores.

• Ofrecen la máxima concentración posible de clientes potenciales.

4

CARACTERÍSTICAS DE LA FERIA• Si es de carácter general o especializada. • Su importancia e influencia a nivel local, regional, nacional o

internacional.• Su dimensión en m2, cantidad de expositores y su origen geográfico, etc.• Cifras y origen de los visitantes, su tipología, etc.• Principales empresas participantes en los niveles “grandes”, medianas”,

“pequeñas”, catálogo de ediciones anteriores.• Desde cuando se celebra, cual es su periodicidad.• Que actividades ofrece: conferencias, congresos, actos, rondas de

negocio etc.• Medios de comunicación propios y cuales la visitan: especializados-

generales, nacionales- extranjeros.• Promoción que realiza, donde, a quien, con que medios y soportes.• Que actividades organizan que faciliten oportunidades de exportación.

5

CÓMO BUSCAR E IDENTIFICAR LA FERIA MÁS ADECUADA A NUESTOS INTERESES

Un aspecto clave para lograr una participación exitosa es la correcta selección de la feria.

Proceso de selección:

1.Identifique las ferias potenciales.

2.Recopile información de las ferias potenciales.

3.Pregunte al organizador.

4.Analice el coste de participación.

5.Hable con antiguos expositores, con visitantes y con sus clientes.

6.Visite la feria siempre que sea posible.

7.Valore la información cuidadosamente.

6

ALGUNAS RAZONES PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA.

• Política empresarial: imagen de empresa y/o marca.• Estrategia comercial: introducirse en nuevos mercados

nacionales y/o internacionales.• Conocimiento de tendencias: del mercado nacional y/o

internacional.• Otras razones: Ventas, exportación, observar la competencia,

captar nuevos clientes, conocer las necesidades de los clientes actuales, buscar agentes, presentar nuevos productos.

• Contactos comerciales: nuevos clientes, clientes actuales.• Plataforma de lanzamiento: nuevos productos, innovaciones.• Medios de comunicación: oportunidad de comunicación y

publicidad• Centro de investigación: qué hace la competencia.

7

¿QUÉ HACER ANTES DE DECIDIRNOS?

Determinar los objetivos y concretarlos.

Elegir la feria más adecuada.

Crear un calendario de acciones.

Planificar el Antes-Durante-Después.

Preparar el presupuesto.

8

INFORMACIÓN NECESARIA SOBRE EL MERCADO

Imprescindible disponer de información sobre el mercado exterior elegido:

• Analizar las barreras comerciales ¿impiden importar?

• Analizar impuestos y aranceles.

• Investigar posibles barreras no arancelarias.

• Potencial del mercado.

• Tamaño y tasa de crecimiento del mercado.

• Determinación de segmentos de mercado.

• Posibilidades de adaptación del producto al mercado.

• Competencia local e internacional en el mercado.

• Conocer puntos fuertes y débiles de la competencia.

9

QUÉ PREGUNTARSE ANTES DE TOMAR LA DECISIÓN DE EXPONER

• ¿Se trata de un mercado real o potencialmente importante para mis productos?

• ¿Satisface mi producto las exigencias del mercado? ¿Podré adaptarlos si es necesario?

• ¿Podré producir lo suficiente para atender la demanda probable de modo constante?

• ¿Cuáles son mis problemas de comercialización en este mercado?• Conocer como funcionan los canales de distribución y venta, los

importadores, distribuidores y compradores.

10

INFORMACIÓN NECESARIA SOBRE LA FERIA

• Abierta al público o profesional.

• Desde cuando se celebra, periodicidad.

• A que sector va dirigida.

• Competidores que participan “grandes”, “medianos” y “pequeños”.

• Tipología, cifras reales y origen de los visitantes.

• Promoción que realiza, dónde, a quién.11

¿QUÉ MÁS CONVIENE SABER?

• Medios de comunicación especializados que visitan la feria.

• Conferencias, seminarios, congresos y otros eventos que se celebran en el certamen.

• Otras actividades que tienen lugar como rondas de negocios, encuentros de cooperación.

• Si ofrece oportunidades de exportación.

• Qué autoridades y personalidades inauguran, visitan la feria o participan en conferencias.

12

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR

• Las ferias son eficaces para lograr los siguientes objetivos:

• Introducción de nuevos productos.

• Captación de clientes.

• Promoción de la imagen de empresa.

• Apertura de nuevos mercados.

13

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR

La fijación de los objetivos es la base fundamental del marketing ferial.

Los objetivos son las metas concretas, realistas y cuantificables que la empresa expositora pretende alcanzar a través de su participación en una feria.

Una correcta fijación de objetivos nos servirá de orientación a la hora de tomar la mayoría de las decisiones estratégicas de marketing ferial, tales como la selección de la feria, el tamaño y decoración del stand, las actividades de promoción, la formación del equipo humano y la valoración de resultados.

14

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR

Toda fijación de objetivos debe reunir las siguientes características:

•Concreción y claridad.

•Mensurabilidad: los objetivos deben ser cuantificables.

•Realizables y realistas.

•Marco temporal.

15

Ficha de objetivos

Feria:

Lugar:

Fechas:

Objetivos de la empresa: Observaciones:

1.

2.

3.

4.

16

Método corto para la fijación de objetivos

Fase1

Visitantes de la feria: 25.000

Nivel de interés (3% de 45.000): 750

Horas de apertura al público: 32

Fase 2

Contactos que generan ventas: 20%

Tamaño medio primer pedido: 6.000 €

Fase 3

Promedio de contactos por hora: 750/32=23,44

Nota: deberemos contar con personal de atención en el stand capaz de atender a ese índice promedio de visitas por hora.

Previsión número de contactos generadores de ventas:

20% de 750 = 150

Previsión rentabilidad: 150 x 6.000 = 900.000 €17

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DECIDIR LOS OBJETIVOS?

Los objetivos constituyen el punto de partida de absolutamente todas las ferias, ya que proporcionan la orientación necesaria para planificar y desarrollar todos los aspectos necesarios para una buena participación.

Determinan en qué feria deberíamos participar, qué tipo de presencia se debería tener, qué deberíamos exponer, cuál debería ser el espacio necesario y también la imagen y distribución de espacios interiores del stand, qué cantidad de personal debería trabajar en él y de que clase (comerciales de venta nacional o de exportación, técnicos, directivos, etc.), qué promociones vinculadas a la feria deberíamos realizar y cuánto dinero necesitaremos invertir.

18

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DECIDIR LOS OBJETIVOS?

• Los objetivos condicionan el espacio y la decoración.• Los objetivos condicionan la campaña de promoción.• Los objetivos condicionan la clase y cantidad de

personal necesario para el stand.• Los objetivos condicionan el presupuesto.• Los objetivos condicionan los planes pre-durante y post

feria.• Los objetivos condicionan la medición de los resultados

y el Rendimiento de la Inversión.

19

AL DECIDIR LOS OBJETIVOS SE DEBE:

• Debemos considerar todos los objetivos generales posibles.• Elegir los objetivos generales los más importantes.• Definir los objetivos específicos para cada caso.• Establecer valores medibles para los objetivos específicos.• Asegurarse de que los objetivos sean alcanzables.• Establecer los objetivos antes de confirmar la participación.

20

LOS OBJETIVOS DETERMINAN:

• en qué feria participar.• qué tipo de presencia.• qué exponer.• el espacio necesario.• la imagen y distribución de espacios interiores del stand.• cantidad y tipo de personal que debería trabajar en él.• promociones a desarrollar vinculadas a la feria.• cuánto dinero se necesita invertir.

21

Al fijar los objetivos debemos pensar en las personas quepueden estar vinculadas a cada uno de ellos y en susnecesidades, por ejemplo:

• los periodistas buscan noticias y novedades sobre el sector, empresas y productos,

• los técnicos van a conocer los avances tecnológicos• los altos directivos asisten para palpar la actualidad en el ámbito

empresarial y para relacionarse con otros directivo• los compradores van a ver los nuevos productos

22

DETERMINAR LOS OBJETIVOS ESFUNDAMENTAL PORQUE.....

1º Los objetivos condicionan el espacio y la decoración

2º Los objetivos condicionan la campaña de promoción

3º Los objetivos condicionan la clase y cantidad de personal

4º Los objetivos condicionan el presupuesto

5º Los objetivos condicionan los planes pre-durante-post

6º Los objetivos condicionan la medición de resultados

LOS OBJETIVOS LO CONDICIONAN TODO

23

AL DECIDIR LOS OBJETIVOSSE DEBE...

• Considerar todos los objetivos generales posibles.• Elegir los objetivos generales más importantes.• Definir objetivos específicos para cada caso.• Establecer valores medibles para los objetivos

concretos.• Asegurarse de que los objetivos sean alcanzables.• Establecer los objetivos antes de confirmar la

participación.

24

Si se fija más de un objetivo, se debe clasificarlos por orden de prioridad, para tener claro hacia dónde deberían dirigirse los mayores esfuerzos e inversiones. Por ejemplo:

•Lograr contactos cualificados para su seguimiento después de la feria.•Ofrecer la oportunidad de que sus clientes contacten con los expertos y técnicos de su empresa.•Introducir nuevos productos, servicios o equipos en el mercado.•Realizar demostraciones de nuevas prestaciones de sus productos o servicios.•Cuántos contactos nuevos se desean, de que características y orígenes.•Aprovechar la presencia de medios de comunicación, distribuir notas de prensa (diciendo que, cuantas notas....), ruedas de prensa (fijar que objetivos se quieren).•Buscar socios comerciales o tecnológicos, para que, donde...•Investigar nuevos mercados.. cuáles, qué queremos saber, tendencias, competencia, para qué…

25

TODO LO QUE DEBE SABER SOBRE LA CONTRATACIÓN DEL STAND

26

RESERVA DE ESPACIO

Procedimiento:• Estudio del impreso de solicitud de alquiler de espacio.• Estudio de las normas y regulaciones técnicas de la feria.• Cumplimentación y envío del impreso de solicitud dentro del plazo

señalado.• Si procede, realización del pago anticipado según condiciones

especificadas por el organizador.• Recepción de la confirmación del alquiler del especio mediante la

factura correspondiente emitida por el organizador.• Realización de pagos fraccionados dentro de las fechas señaladas

por el organizador.

27

INFORMACIÓN SOLICITADA POR LA ORGANIZACIÓN

• Datos relativos al expositor: Señas completas, dirección de facturación y correspondencia.

• Datos relativos al espacio contratado: superficie deseada, largo y ancho del stand, tipo de stand, otros datos.

• Datos relativos al sector o industria: descripción de los productos a exponer, sector en el que se desea exponer, catálogos y folletos.

• Datos relativos al pago: forma de pago y fotocopia de la orden de transferencia.

• Otros datos: firma y sello de la empresa aceptando el reglamento, antigüedad en la feria y observaciones.

28

EL ESPACIO A CONTRATAR

• La superficie a contratar dependerá del presupuesto disponible y del producto a exponer.

• Cuanto mayor sea el stand mejor será la imagen transmitida.

• Un tercio del espacio debe dedicarse a zonas de tránsito de visitantes.

• Debemos tener un representante de la empresa por cada 4,5m2.

29

LOS SEGUROS

Las organizaciones feriales suelen contratar en nombre y a cargo del expositor determinados seguros para cubrir los riesgos más comunes en la feria:•Seguro de responsabilidad civil.•Seguro de pérdidas financieras.•Seguro multiriesgo del stand y productos.

Aunque suele haber exclusiones tales como: fuerza mayos, heridas a empelados de la propia empresa y robo de mercancías en horario de apertura si se ha dejado el stand sin vigilancia.

30

LIMITACIONES

Además del Reglamento existen normas técnicas de obligado cumplimiento para todos los expositores:

• Ignifugación: Certificado de materiales no inflamables en el stand.

• Periodo de montaje y desmontaje: tienen unos horarios fijos.

• Acreditaciones para los montadores.• Alturas máximas permitidas.• Voladizos, señalizaciones y peso máximo.• Demostraciones ruidosas, peligrosas y censura.

31

QUE DEBEMOS HACER

Tener en cuenta:

• El público objetivo.

• La imagen de marca.

• El mensaje que se quiere transmitir.

Decidir el tipo de stand:

• Básico de la feria (sin el espacio incluido).

• Llave en mano (con espacio, mobiliario, electricidad).

• Stand de diseño.

Seleccionar:

• El constructor de stands.

• El diseñador.

32

CLASES DE STANDSTAND BÁSICO STAND DE DISEÑO

STAND LLAVE EN MANO STAND EN PABELLÓN AGRUPADO

33

TIPOS DE STANDS

• Stand tipo Isla.

• Stand con un lado abiertos.

• Stand con dos lados abiertos.

• Stand con tres lados abiertos.

• Stands especiales.

34

STAND TIPO ISLA

Abierto por los 4 lados.Ventajas:

Mejor Accesibilidad

Mayor superficie.

Decoración más espectacular.

Mayor visibilidad

Limitaciones:

Alquiler de gran espacio.

Dejar abierto el 50% de cada lado.

Mayor coste

35

STAND CON UN LADO ABIERTO O MODULAR

•Suele ser el tipo más pequeño de stand.

•1 sola entrada.

•Limita con 3 stands más que lo flanquean.

•Superficie mínima: 12-16 m2.

36

STAND CON DOS LADOS ABIERTOS O DE ESQUINA

• Puede accederse a ellos desde dos pasillos distintos.

• La organización exige que los lados abiertos no se cierren más de un 50%.

37

STAND CON TRES LADOS ABIERTOS O DE CABECERA

• Tienen acceso a tres pasillos.

• Debido a su situación estratégica, las organizaciones reglamentan la contratación mínima de 50 m2.

38

OTROS TIPOS DE STAND

• Stand con un primer piso: La elevación del stand un piso permite un mejor aprovechamiento del espacio. La primera planta se suele utilizar para reuniones o zonas de hospitalidad.

• Stands en el exterior: las empresas que ubican su stand en el exterior lo hacen porque sus productos no pueden exponerse dentro del recinto, bien por dimensiones, bien por seguridad e higiene.

39

CÁLCULO DE LA DIMENSIÓN DEL STAND

Horas activas de la feria (HA): Nº total de horas feria – Horas inactivas.

Contactos por hora activa (CHA): Contactos esperados / Horas activas.

Contactos por persona: 10 x Horas activas.

Personal de atención en el stand: (PAS) Contactos por hora activa / 10.

Tamaño ideal del stand: Personal de atención en el stand x 12 m2.

Ejemplo:

HA = 50 – 10 = 40 horas activas.

CHA = 800/40= 20 contactos por hora activa.

Un vendedor puede atender a 10 personas a la hora, luego podrá atender a 10 x 40 = 400 visitantes en toda la feria.

PAS = 20/10 = 2 vendedores necesitaremos en el stand.

Tamaño ideal del stand: 2 *12 m2= 24 m2. Tendríamos que contratar 2 módulos.

40

CÁLCULO DE LA DIMENSIÓN DEL STAND

Matizaciones:

• El producto.

• La imagen.

• El coste.

• Stand ya fabricado.

• Espacio disponible.

• Personal ddisponible.

41

Además de ser la imagen de la empresa el stand cumple otros objetivos primordiales:

Proporciona valor añadido a los productos o servicios expuestos.

Es el punto de encuentro entre la empresa y sus clientes. Por ello, el personal del stand debe sentirse a gusto en ese entorno y contar con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente su cometido.

42

El stand es también una herramienta decomunicación. Debemos tener en cuenta:

• que función debe desempeñar: imagen, información, formación demostración, punto de reunión, exposición.

• que necesidades e intereses tiene el visitante que buscamos.• que tipo de estructura/decoración/colores, transmiten mejor

mi imagen y mensaje.• como debe ser la iluminación para crear el ambiente

adecuado.• que tipo de mobiliario ofrecerá mayor confort al visitante.• cómo integrar en la estructura y decoración nuestro logo, los• gráficos, la información, las proyecciones, para que

destaquen.43

RENTABILICE LA IMAGEN DE SU EMPRESA: LA DECORACIÓN NUESTRA TARJETA DE VISITA.

En las ferias el punto crítico de contacto entre la empresa y el cliente son el stand y las personas que lo atienden.

La identidad corporativa, la personalidad y la imagen de la empresa entran en juego en le reducido espacio que habitualmente supone un stand ferial y es de gran importancia cuidad al máximo hasta los más pequeños detalles.

44

ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL TIPO DE DECORACIÓN

La decoración del stand debe diferenciarnos visualmente del resto de expositores y llamar la atención.

En pocos segundo el visitante objetivo debe ser capaz de percibir quiénes somos, qué producto o servicio exponemos y que soluciones ofrecemos.

45

ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL TIPO DE DECORACIÓN

Debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Limitaciones propias del espacio contratado.

2. El presupuesto disponible.

3. Los objetivos fijados.

4. El tipo de producto.

5. El lugar en que será expuesto el producto dentro del stand.

6. El uso futuro del stand.

7. El peso y la movilidad del stand.

8. El color y la iluminación.

46

NORMAS GENERALES PARA LA DECORACIÓN DEL STAND

• La decoración debe llamar la atención y adaptarse a la idiosincrasia del país o segmento al que nos dirigimos.

• La decoración debe suscitar el interés y el deseo del visitante de dejar de transitar por los pasillos de la feria e introducirse en nuestro stand.

• Debe evitarse la congestión informativa.

47

MERCHANDISING Y ESCAPARATISMO FERIAL

El “merchandising” ferial es la técnica empleada para la correcta distribución del producto dentro del stand, del mobiliario y de los diversos elementos decorativos disponibles con el objetivo de captar clientes y hacerles retener el mensaje transmitido.

La colocación de productos en el stand es una operación compleja que debe realizarse en los últimos días del montaje. Aunque su preparación y diseño debe haber sido estudiada con mucha antelación.

48

LOGOTIPO Y RÓTULO

Son la bandera de la empresa.

El logotipo de la empresa suele consistir en una combinación de diseño, colores y palabras (generalmente el nombre de la empresa o de su marca), que va íntimamente ligado a la imagen corporativa de la empresa.

El rótulo del stand es algo más sencillo. Se trata del conjunto de letras (generalmente en color negro) que componen el nombre de la empresa expositora.

49

EL MENSAJE

El mensaje debe ser claro y conciso.

Hay que evitar la acumulación de mensajes (aunque todos ellos sean breves) pues el visitante se sentirá saturado y no leerán ninguno.

50

PALABRAS GANCHO

Debe hacerse un uso imaginativo de la palabra gancho.

Incorpore el término de manera que se note que ha sido añadido.

Destáquela en colores llamativos o con algún tipo de signo.

Si se trata de imágenes en movimiento, preséntela intermitentemente o con cualquier otros efecto especial diferenciador.

51

EL ACCESO AL STANDEl stand debe diseñarse con el objeto de facilitar la venta y la comunicación.

Reglas básicas:

1.Los stands abiertos que facilitan la entrada y la exploración resultan más eficaces.

2.Los productos expuestos deben versas desde el exterior.

3.La entada y salida del stand deben estar claramente localizadas.

4.Debe dejarse espacio suficiente para que los visitantes puedan moverse con facilidad.

5.No se deben colocar obstáculos en la entrada del stand.

52

PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y ENTORNO DEL STAND

Para presentar nuestros productos tenemos una variada gama de mobiliario:•Mueble expositor: paneles, estanterías, mostradores, vitrinas, podios, etc.•Mobiliario del stand: mesas, sillas, mobiliario auxiliar.

La iluminación es otro elemento clave.•Hay que hacer un uso estratégico de la iluminación u tener en cuenta que le visitante tiende a fijarse en el punto más brillante.•Hay que evitar deslumbramientos.•Los enchufes y conexiones deben estar ocultos.•Hay que asegurarse de que nuestro equipamiento es compatible con el sistema del país. (adaptadores).

53

EL COLOR

El uso estratégico de los colores permitirá crear ambientes en nuestro stand.

Normas básicas:• Conviene enfatizar el color de los gráficos, rótulos y paneles.• Hay que combinar los colores de todos los elementos que integran

el stand.• Las letras negras sobre fondo amarillo o naranja son un 60% más

visibles que sobre blanco.• Los colores brillantes se asocian a un mensaje importante.• Las tendencias de moda sobre los colores no duran más de tres

años.

Cada color está asociado, según la cultura, a actitudes o emociones.

54

EL ALMACÉN

Hay que contar con un pequeño almacén en el que guardar: cajas, catálogos, alimentos y bebidas, etc.

Ventajas:

•Facilita el trabajo en el stand.

•Transmite imagen de orden y limpieza, oculta lo que no deseamos que se vea.

•Evita el riesgo de robos y extravíos.

55

EL PAVIMENTO

En las ferias el pavimento estrella es la moqueta por su economía, facilidad de colocación y durabilidad.

La mayoría de los paquetes básicos incluyen moqueta de colores tipo.•Hay que tener en cuenta:•Irregularidades del suelo.•Que está bien colocada.•Que puede usarse como un canal más de comunicación.

Si queremos y está permitido por el organizador siempre podemos utilizar otros tipos de suelo.

56

OTROS ELEMENTOS

• Plantas y flores.

• Equipamiento audiovisual.

• Distintivos y reclamos.

57

TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN BÁSICA

Consiste en un paquete preestablecido de servicios de montaje y desmontaje de la estructura básica del stand, que suele contratarse al mismo tiempo que el espacio.

Incluye:•Estructura del stand (paredes, frontales, techumbre,…)•Pavimento, generalmente moqueta de color básico.•Conexión eléctrica.•Iluminación.•Rotulación: sencilla y negra.•Mobiliario básico: 1 mesa y 2 sillas, percha y papelera.•Limpieza diaria del stand.

58

TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN BÁSICA

La decoración básica debe usarse cuando:

1. Existan limitaciones presupuestarias.

2. Se busque la introducción o prospección de nuevos mercados.

3. Sea la primera participación en la feria.

4. Cuando sólo se participa en una feria al año.

5. Cuando la distancia geográfica entre la empresa expositora y la feria es grande.

Ventajas: Inconvenientes:

Coste reducido. Impersonalidad.

Facilidad y rapidez de montaje y desmontaje. Simplicidad.

Apoyo directo e inmediato del decorador oficial. Baja calidad.

59

TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN PROPIA

Es una decoración realizada a medida de las necesidades específicas del expositor.

Es recomendable en los siguientes casos:

1.Ferias celebradas en mercados consolidados.

2.Empresas con fuerte política marquista.

3.Empresas que participan en varias ferias al año.

Hay que tener en cuenta que:•Implica un mayor coste.•Supone una alta preparación logística e inversión de tiempo.

60

MONTAJE Y DESMONTAJE

Es necesario establecer un calendario de montaje y desmontaje del stand. Además, todas las ferias fija unos plazos y horarios claramente determinados.

Normas durante el montaje :•Descargar la mercancía a pie del stand paulatinamente y en el orden necesario para el montaje del stand.•Asegurarse de que la zona circundante está limpia de restos.•Evitar la descarga simultánea de bultos demasiado grandes.•Si el stand es grande dividirlo en cuadrantes.•Trabajar lo máximo a contrarreloj.

En el desmontaje hay que asegurarse de que se deja el área del stand completamente limpia ya que las organizaciones suelen multar.

61

EVITE RIESGOS CON EL TRANSPORTE DE MERCANCÍAS.

Es conveniente formalizar claramente por escrito con la empresa transportista seleccionada los servicios incluidos y los excluidos en el transporte de las mercancías.

El lugar de entrega debe señalarse claramente y sin ambigüedades: debe precisarse si se descargará y almacenará en los depósitos del transitario oficial, se colocará a pie de stand o se almacenará fuera del recinto ferial.

La fecha de entrega es crucial.62

EL TRANSITARIO OFICIAL

La mayoría de las ferias cuenta con un transitario oficial, que es la empresa especializada en el transporte y manipulación de mercancías hasta y en la feria.

Ventajas:•Experiencia.•Apoyo del organizador ferial.•Precios competitivos.•Instalaciones en la propia feria.•Prioridad en la descarga y entrega de mercancías.

Inconvenientes:

Puede resultar difícil negociar precio y condiciones especiales.

63

SERVICIOS PRESTADOS POR EL TRANSITARIO OFICIAL

• Flete: se trata del transporte de mercancías propiamente dicho, desde el punto de carga hasta el puerto de destino o la puerta del recinto ferial.

• Desduanamiento de mercancías: en ferias celebradas fuera de la UE es necesario exportar la mercancía.

• Manipulación de mercancías desde la llegada a la feria hasta su entrega a pie de stand.

• Almacenaje de embalajes vacíos.• Seguro de mercancías.

64

EL EMBALAJE

El embalaje debe ser adecuado a la mercancía que se transporta. Hay que tener en cuenta: peso, volumen, fragilidad, valor, climatología,…

El embalaje debe facilitar la manipulación, debe ser resistente, impermeable y opaco. Además, debe estar cerrado y ser reciclable.

Cada bulto debe llevar una etiqueta que contenga al menos:•Nombre de la empresa.•Nombre de la feria, ciudad y país.•Nº de pabellón y de stand.•Número de bulto.•Nombre del transitario (teléfono y persona de contacto).•Otros datos: peso, apilable o no, frágil, orientación, …

65

PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE

Transportar una mercancía a una feria no es lo mismo que una exportación.

Documentos necesarios:•Carta de porte o CMR (tierra) o conocimiento de embarque (mar).•Factura comercial. Detallada con precio estimado a “efectos estadísticos”. Con una fórmula del tipo “mercancía sin valor comercial”.•Lista de contenido o packing-list que incluya: número de bulto, tipo de bulto (caja de madera, pallet,…), dimensiones del bulto, peso bruto y neto, y relación detallada de mercancías (descripción y unidades) con sus partidas arancelarias.

66

DESDUANAMIENTO DE LAS MERCANCÍAS

Exportación temporal.

Las mercancías serán reenviadas a su país de origen o a un tercero, después de la feria.

En este caso la mercancía no está sometida a aranceles ni impuestos.

Exportación definitiva.

Las mercancías se quedan en el país de la feria, bien porque se regalan, se venden o se destruyen.

La exportación definitiva supone el pago de los aranceles e impuestos.

67

EL PLAN LOGÍSTICO

En función de los Objetivos:• Cuantificar recursos materiales, económicos y

logísticos internos y externos necesarios.• Calcular los recursos humanos internos y

externos necesarios.• Contactar con la feria e iniciar el proceso de

solicitud de espacio, servicios, actividades.

68

DESARROLLO DEL PLAN DE PROMOCIÓN:

ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LA FERIA.

DIFERENCIE Y DÉ UN VALOR AÑADIDO A SUS PRODUCTOS.

69

LA PROMOCIÓN

Un aspecto esencial para captar visitantes y obtener buenos resultados al exponer en una feria es la promoción antes, durante y después de la feria.

Elementos básicos:

1.Identificación de la empresa.

2.Identificación del producto o servicio.

3.Localización del stand.

4.Invitación.

5.Otros datos de interés.

70

PROMOCIÓN PREVIA A LA FERIA

Mailing.

Debemos contar con una BD de calidad. La podemos obtener en: páginas amarillas, ICEX, Cámaras de Comercio, Confederaciones y Asociaciones empresariales, en las organizaciones feriales (listados de visitantes de ediciones anteriores).

Las carta que enviemos debe estar personalizada.

El contenido debe incitar a visitar nuestro stand.

Debe estar escrito en el idioma del receptor.

Debe recibirse unos 15 días antes de la feria. Si realizamos varios mailings deberán enviarse 8 semanas antes, 4 semanas antes y 2 semanas antes.

Es interesante incluir una tarjeta de respuesta.

71

PROMOCIÓN PREVIA A LA FERIA

Publicidad en revistas especializadas:

Podemos optar por:

Anuncios.

Encartes.

Publirreportajes.

Promoción vía Internet:

En nuestra web.

En la web de la propia feria.

En la web de la asociación sectorial.

En la web de revistas especializadas.72

PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA

Catálogo oficial de la feria.•Suele incluir el índice alfabético de los expositores y otros por categorías de productos, por países, etc.•La inserción básica es obligatoria y gratuita, pero por poco dinero la podemos resaltar.•Además podemos contratar publicidad en el mismo.•El catálogo es útil durante la feria porque se distribuye masivamente entre los visitantes y después porque los visitantes lo consultan o lo ceden a otros posibles clientes.

73

PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA

Catálogo de la empresa expositora.•Incluye información comercial y/o técnica del producto o servicio.•Aunque entre el 60 y el 80% de los catálogos van a la basura no hay que dejar de tenerlos. •Hay que distribuirlos bien: No deben de estar accesibles.•Se estima que debemos tener catálogos para el 5% de las visitas.•Al entregarlo debemos de pedir la tarjeta al profesional.•Deben de estar en el idioma del visitante.

74

PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA

Inserción en la prensa local.• Debemos elegir bien el diario (ordinario, económico/financiero o

especializado).• El anuncio debe salir un día antes de la feria.• El tamaño dependerá de nuestro presupuesto.

Inserción en la revista de la feria.

La revista se distribuye en la feria y publican reseñas gratuitas sobre los expositores.

Patrocinio o mecenazgo.

A cambio de apoyo económico nuestro nombre puede aparecer en determinados actos de la feria.

75

PROMOCIÓN DURANTE LA FERIADemostraciones y degustaciones.

Son herramientas de promoción indiscutibles.

Seminarios y conferencias.

Los profesionales estarán interesados siempre que se tengan en cuenta: el horario de la feria, la duración, la elección del día, el local, el prestigio de los ponentes, la promoción previa.

Es interesante convocar una rueda de prensa en el seminario o conferencia.

Oficina o sala de prensa.

En ella podemos dejar nuestro dossier de prensa o notas de prensa diarias.

76

Promoción durante la feria

Reclamos publicitarios.

Son las bolsas, bolígrafos, insignias, mecheros, llaveros, etc. que se entregan a los visitantes de la feria.

Sorteos y rifas.

Señalización.

Otras fórmulas.

Publicidad en aeropuertos, hoteles, en taxis, líneas de autobús y metro, cenas de gala, fiestas, etc.

77

PROMOCIÓN DESPUÉS DE LA FERIA

El seguimiento es la forma de consolidar un vínculo en estado embrionario.

El seguimiento sirve para confirmar que nuestra empresa mantiene el mismo nivel de seriedad, puntualidad y eficacia que aseguramos durante la entrevista.

No debemos demorar las respuestas más de dos semanas tras la finalización de la feria.

Con ello conseguiremos:•Imagen de seriedad y diligencia.•Diferenciación frente a los competidores.•Posibilidad de negocio inmediato.•Sinergias de comunicación.

78

PROMOCIÓN DESPUÉS DE LA FERIA

Agradecimientos.

Todas la visitas de nuestro stand deben recibir una carta de agradecimiento por habernos visitado.

Esta carta debe ser:• Escueta.• Muy rápida.• Inteligible.• Personal.

79

EL EQUIPO HUMANO:

SU VERDADERA ARMA DE VENTA.

80

EL DIRECTOR DEL PROGRAMA FERIAL

Perfil:

• Experto en marketing y comunicación.• Experiencia en Exportación, marketing o ventas.• Experiencia en ferias.• Gran conocedor del los productos/servicios (propios y de

la competencia).• Idiomas.• Buen comunicador, dinámico, extrovertido, motivador,

orientado al trabajo en equipo y ordenado.

81

EL DIRECTOR DEL PROGRAMA FERIAL

Funciones:• Análisis y elección de las ferias.• Contratación del stand.• Establecimiento del calendario.• Fijación de objetivos.• Selección de los productos/servicios a exponer.• Definición de la promoción.• Seguimiento de contactos.• Establecimiento del presupuesto.• Negociación y contratación con proveedores.• Selección y formación del personal del stand.• Elaboración de informes.• Gestión de ayudas oficiales.

82

EL RESPONSABLE DEL STAND

Sus funciones son:• Selección del personal de atención del stand.• Formación del personal del stand.• Coordinación y dirección del equipo.• Vigilancia y mantenimiento del stand.• Administración y control del material promocional y del merchandising.• Relaciones públicas.• Supervisión de las tareas.• Relaciones con los transportistas.• Inventario de mercancías.• Contabilidad de ventas.• Elaboración de informes.• Valoración de resultados.

83

EL PERSONAL DEL STAND

Además deberemos contar con:• Equipo comercial.• Técnicos.• Intérpretes y traductores.• Azafatas.• Otro personal auxiliar.

Y no hay que olvidar a nuestro agente/distribuidor en el país ya que representa una fuente de conocimiento sobre el mercado local, los profesionales y dominará la lengua, los horarios y las costumbres.

84

INSTRUMENTOS DE APOYO

Además de papel, cuadernos, grapadora, etc. debemos contar con:• Una guía de participación en la feria.• Tarjetas de visita.• Ficha de contactos, la cual debe contener:

85

•Capacidad de decisión.•Otras personas con poder de decisión.•Para cuando necesita el producto.•Puntuar interés.•Comentarios.•Firma del comercial.

•Tipo de contacto.•Datos del cliente.•Datos de la empresa.•Zona geográfica.•Producto que busca.•Presupuesto.

LA ACTITUD

Consejos:

No permanezca sentado.

No lea.

No fume.

No beba, ni coma en el Stand.

No mastique chicle.

No ignore a los visitantes.

No hable por teléfono.

No bloquee el paso al stand.

No distribuya indiscriminadamente sus folletos.

No hacer tertulias entre los miembros del equipo .

No subestime a nadie.

86

LA ACTITUD

No forme grupos.

No consuma bebidas alcohólicas. No consuma alimentos desconocidos.

No transmita aburrimiento.No transmita aburrimiento.No transmita cansancio.No transmita cansancio.

No transmita preocupación o despreocupación.No transmita preocupación o despreocupación.Mantener actitud profesional con las azafatas.Mantener actitud profesional con las azafatas.

Duerma bien.Duerma bien.Sea puntual.Sea puntual.

87

Para relajar la tensión tenga un papel entre las manos.

No se sitúe en el centro de un stand pequeño.

No mire directamente al pasillo o a los transeúntes.

Evite la visión radar.

Vista con seriedad.

Conozca los usos sociales y empresariales del país.

88

LA COMUNICACIÓN

Toma de contacto.Toma de contacto.

Es un momento extraño para ambos.

El cliente se tiene que sentir cómodo.

No acosar.

Transmitir confianza.

Hacerle sentir importante.

Preguntas abiertas.

Conversación no agresiva.

Escucha activa.

Una vez recogida la información intentar pasar al cierre.

El tiempo es un factor clave.

Especialmente estrictos con picos de visitantes.

89

LA COMUNICACIÓN

Hay que creerse lo que se dice o presenta.

Hay que cuidar cómo se comenta.

Innovar, divertir y hacer cosas diferentes a la hora de las

Presentaciones.

No dar la Información antes de la reunión.

Apoyarse en el organizador de la misión.

Establecer lazos personales fuertes → Negocios fructíferos.

Cuidar el aspecto personal.

Cuidar la Imagen corporativa.

Entregar muestras y tarjetas de visita.

Puntualidad y formalidad: 5 minutos antes.

90

LA COMUNICACIÓN

Tomar notas de la reunión

Concreción en el mensaje

Optimizar el tiempo de las reuniones

Estudiar la viabilidad de acuerdos y contratos

Buen conocimiento de nuestro producto + empresa

Generar valor a nuestro cliente

Vender beneficios / No características

Realzar nuestros puntos distintivos

Destacar nuestras fortalezas

91

COSTES: CÓMO CONTROLAR LOS GASTOS Y CÓMO BUSCAR FUENTES DE FINANCIACIÓN.

COSTES

Alquiler del espacio 20%

Diseño y decoración 20%

Equipamiento y modificaciones 12%

Servicios feriales 10%

Transporte de mercancías 20-25%

Promoción y personal auxiliar 7%

Otros gastos imprevistos 8%

92

Los gastos de viaje y desplazamiento del personal desplazado a la feria suelen rondar entre el 20% y el 35% del gasto total. Y hay que añadirlos a las partidas anteriores.

FUENTES DE FINANCIACIÓNApoyo financiero interno.

En ciertas empresas los costes de participación en ferias ya están incluidos en los presupuestos anuales.

Apoyo financiero externo.• Apoyo del distribuidor/agente.• Apoyo de organismos públicos:

o Feria Pabellón oficial → Buena Financiación ICEX CC.AA

o Participación Agrupada → Financiación Nº de Empresas Cámaras de Comercio Asociaciones con apoyo ICEX Asociaciones con apoyo CC.AA.

o Representación Colectiva: Empresas co-expositoras

93

MEDIR LA RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN

• Contactos nuevos vs previstos (según objetivo).• Contactos con la prensa y repercusión.• Potenciales agentes entrevistados.• Información sobre nuevos mercados.• Investigar el recuerdo de nuestra marca entre

los visitantes.

94

¿CUÁNDO LA PARTICIPACION ENLAS FERIAS ES RENTABLE?

1. Una participación es rentable:

Si se conocen y utilizan todas las oportunidades, recursos y actividades que ofrecen las ferias: investigue, infórmese, hable con los organizadores.

2. Si los objetivos son :

Concretos, medibles y razonables, y en base a ellos se planifica toda la participación.

95

¿CUÁNDO LA PARTICIPACION ENLAS FERIAS ES RENTABLE?

3. Si se planifica bien ANTES de la Feria:

Plan y calendario de acciones, concretando objetivos, plan de comunicación y publicidad, un presupuesto detallado, un sistema para el registro de visitantes, un plan de seguimiento de contactos y la medición de resultados vs objetivos.

4. Con un espacio y diseño de Stand adecuado adecuados:

Según los objetivos decidir la dimensión del espacio, el tipo de stand, la distribución interior, la imagen y la comunicación visual , la colocación de los productos , los materiales informativos, el plan de atracción.

96

¿CUÁNDO LA PARTICIPACION ENLAS FERIAS ES RENTABLE?

5. Si informa de su participación :

Diferentes objetivos requieren distintas estrategias, combinadas o no, como: mailing directo, emails, publicidad, invitaciones, patrocinio, guía del visitante, diario de la feria, comunicación prensa, newsletters, webs, obséquios e incentivos, catálogo.

6. Si el personal del Stand es adecuado:

El personal del stand debe corresponder a los objetivos: ventas, exportación , técnicos, directivos de distintos niveles.

Lo ideal sería que ese personal aprendiera las técnicas de actuación en las ferias.

97

¿CUÁNDO LA PARTICIPACION ENLAS FERIAS ES RENTABLE?

7. Con el Seguimiento y Medición de Resultados:– Diseñar plan de seguimiento antes de la feria.– Ficha recogida datos.– Clasificar contactos - actuar de inmediato.– Diseño sistema de control de la efectividad .– Medición de resultados:

• Contactos realizados y calidad vs. Objetivos.• Contactos nuevos vs. Objetivos.• Impacto/recuerdo post feria.• Impactos prensa.• Otros valores medibles.• Costo x contacto útil.

98