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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORÍA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO BARALT DEL ESTADO ZULIA
AUTORA: VALERO, BELKIS. C.I. Nº. 13.522.891
Marzo, 2007
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORÍA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO BARALT DEL ESTADO ZULIA
AUTORA: VALERO, BELKIS. C.I. Nº. 13.522.891 TUTOR: JUAN LEAL MELO
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR
AL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN CONTADURÍA, MENCIÓN: AUDITORÍA
Marzo, 2007
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ÍNDICE GENERAL
Pág. APROBACIÓN DEL TUTOR iii DEDICATORIA iv AGRADECIMIENTO v ÍNDICE GENERAL vi ÍNDICE DE FIGURAS viii ÍNDICE DE CUADROS ix ÍNDICE DE TABLAS x ÍNDICE DE GRÁFICOS xi RESUMEN xii
CAPÍTULO I EL PROBLEMA 4
Planteamiento del Problema 4 Formulación del Problema 8 Sistematización del Problema 8 Objetivos de la Investigación 9 Justificación de la Investigación 9 Delimitación del Problema 10
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 11
Antecedentes de la Investigación 11 Bases Teóricas 15 El Sector Público 15 La Administración Financiera del Sector Público 17
4
El Sistema Presupuestario Público 21 Los principios del presupuesto público 24 El Sistema de Contabilidad Pública 30 Registro de información contable y el Plan Único de Cuentas 36 Plan de Cuentas 39 Plan de Libros 42 Plan de Asientos 42 Plan de Formas 43 Plan de Reportes 43 El Sistema de Control y de auditoría en el sector público 45 Normas, órganos y objetivos del control en el sector público 46 Mecanismos de Control Interno y externo en las Instituciones Públicas 48 Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz 56 La Auditoría Interna en el Sector Público 60 Las instituciones públicas 70 Bases Legales aplicables a los organismos del sector público en materia de Control 73 Definición de Términos Básicos 74 Operacionalización de las Variables 78 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 79 Nivel de la Investigación 79 Diseño de la Investigación 80 Población 80 Técnica e instrumento de recolección de la Información 81 Técnica de Procesamiento y Análisis de Datos 82 CAPÍTULO IV
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ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS 83 Dimensión: Procedimientos de Control 84 Dimensión: Mecanismos de Control 91 Dimensión: Beneficios del Control Interno 101 CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 110 Conclusiones 110 Recomendaciones 112 BIBLIOGRAFÍA 113 ANEXOS 116 Anexo 1. Cuestionario Auto Administrado Anexo 2. Constancias de Validación
6
ÍNDICE DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Control Preventivo 84 Tabla 2. Control Concomitante 85 Tabla 3. Operación de Registro 86 Tabla 4. Distribución de Recursos 87 Tabla 5. Realización del Control Posterior 88 Tabla 6. Tiempos de Ejecución del Control Posterior 89 Tabla 7. Aplicación del control posterior 90 Tabla 8. Mejora de los procedimientos de control 91 Tabla 9. Objetivos del establecimiento de controles internos
92
Tabla 10. Incorporación de la Auditoría Interna como parte del sistema de control 93 Tabla 11. Promoción de la Eficiencia Operativa 94 Tabla 12. Mejora de los procedimientos de control 95 Tabla 13. Rendición de Cuentas 96 Tabla 14. Cumplimiento de las Disposiciones Legales 97 Tabla 15. Intervención de organismos de control externo 98 Tabla 16. Utilidad del Control Externo 99 Tabla 17. Evaluación de la Eficiencia, Eficacia y Economía
100
Tabla 18. Sanciones 101 Tabla 19. Recomendaciones 102 Tabla 20. Calificación del SCI 104 Tabla 21. Función del SCI 105 Tabla 22. Propósito del SCI 106 Tabla 23. Funcionabilidad del SCI 107 Tabla 24. Utilidad del SCI 108
7
ÍNDICE DE CUADROS
Pág. Cuadro 1. La Administración Pública: Un Macro-Sistema 18 Cuadro 2. Principios del Presupuesto Público 25 Cuadro 3. Principios contables aplicados a los organismos públicos 35 Cuadro 4. Codificación Base del Plan Único de Cuentas 40 Cuadro 5. Niveles de Desagregación del PUC 40 Cuadro 6. Sistema centesimal del PUC para los municipios
41
Cuadro 7. Plan de Reportes e Informes 44 Cuadro 8. Procedimientos o mecanismos de Control 45 Cuadro 9. Fines de la auditoría Interna 61 Cuadro 10. Bases Legales 74
8
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Clasificación del Sector Público Venezolano 16 Figura 2. Sistemas que integran la Administración Financiera del Sector Público en Venezuela 19 Figura 3. Alcance del Presupuesto Público 23 Figura 4. Alcance del Presupuesto por Proyectos 28 Figura 5. Ingresos, egresos y operaciones de financiamiento del presupuesto público 30 Figura 6. El Sistema de Contabilidad en el Sector Público 31 Figura 7. Manuales operativos 33 Figura 8. Elementos Básicos de un Sistema Contable 37 Figura 9. Elementos del Sistema de Contabilidad del Sector Público 39 Figura 10. Sistema de Control Interno 52 Figura 11. Integración al Ciclo Presupuestario 57
9
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág. Gráfico 1. Control Preventivo 84 Gráfico 2. Control Concomitante 85 Gráfico 3. Operación de Registro 86 Gráfico 4. Distribución de Recursos 87 Gráfico 5. Realización del Control Posterior 88 Gráfico 6. Tiempos de Ejecución del Control Posterior 89 Gráfico 7. Aplicación del control posterior 90 Gráfico 8. Mejora de los procedimientos de control 91 Gráfico 9. Objetivos del establecimiento de controles internos
92
Gráfico 10. Incorporación de la Auditoría Interna como parte del sistema de control 93 Gráfico 11. Promoción de la Eficiencia Operativa 94 Gráfico 12. Mejora de los procedimientos de control 95 Gráfico 13. Rendición de Cuentas 96 Gráfico 14. Cumplimiento de las Disposiciones Legales 97 Gráfico 15. Intervención de organismos de control externo
98
Gráfico 16. Utilidad del Control Externo 99 Gráfico 17. Evaluación de la Eficiencia, Eficacia y Economía
101
Gráfico 18. Sanciones 102 Gráfico 19. Recomendaciones 103 Gráfico 20. Calificación del SCI 104 Gráfico 21. Función del SCI 105 Gráfico 22. Propósito del SCI 106 Gráfico 23. Funcionabilidad del SCI 107 Gráfico 24. Utilidad del SCI 108
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LA AUDITORÍA INTERNA EN LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL REFERIDOS AL INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO
BARAL� DEL ESDADO ZULIA AUTORA: Belkis Valero AÑO: 2007 TUTOR: Juan Leal Melo
RESUMEN El objetivo general de la investigación fue analizar la
infleencia de la Auditoría Interna en la mejora de los procedimientoc de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia; para lograrlo, se acudió a un tipo de estudio descriptivo con un diseño de campo; como instrumento de recolección de la información fue aplicado un cuestionario el cual presentó un número total de veintiséis (26) ítems los cuales contenían preguntas cerradas y con opción de respuesta múltiple. El mismo fue aplicado a una la población conformada por un total de tres (3) sujetos informantes, todo funcionarios adscritos a la dependencia Control Interno de dicha Alcaldía. El instrumento fue validado a través del juicio de tres expertos y una vez analizados los resultados se llegó a la conclusión de que al analizar la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia
Palabras Claves: Auditoría Interna, Control, Recursos
Financieros, Instituciones Públicas.
11
INTRODUCCIÓN
La empresa pública ha surgido como instrumento de
poder para ayudar al Estado a cumplir su función social, una
de las características que las distingue es que representan
una de las principales fuentes de trabajo para la nación,
también tienen la capacidad de intervenir en áreas en donde
el capital privado no muestra interés.
En la actualidad, las empresas del sector público
manejan conceptos de competitividad, eficiencia, calidad de
gestión, innovación, tecnología de vanguardia, entre otros,
todo ello en función de tratar de aligerar su aún pesada
estructura funcional a través de la cual accionan.
A este respecto, en Venezuela se han registrado
experiencias exitosas en diferentes ramos del sector público
y según estadísticas reflejadas por la revista especializada
IESA, los sistemas públicos actuales han optado por
desarrollar aplicaciones que apoyen la totalidad de las
actividades operativas, administrativas y de dirección,
independientemente del tamaño de la institución en pro de la
mencionada mejora.
Según esta publicación, el enfoque principal para la
resolución de la problemática relativa a la administración de
un ente público, radica en la aplicación de un sistema integral
como aliado efectivo para el manejo simultáneo de las
diferentes áreas que lo componen, pues es bien sabido que
las diferentes áreas de trabajo en un ente público, son
erróneamente manejadas en forma independiente, lo que
12
hace que cualquier acción no tenga un efecto multiplicador y
por ende causan repeticiones de trabajo, justamente porque
los sistemas existentes actúan en forma separada como si se
tratara de varias dependencias, cuando lo ideal es manejar
información integrada en estructuras apoyadas por bases de
datos relacionales que ofrezcan seguridad e integridad ya
que esto facilitaría el flujo de información al momento de
efectuar una auditoría y el enfoque del auditor se haría de
manera global.
Se hace evidente entonces que la forma de eliminar la
irracionalidad en estas organizaciones, de reducir los riesgos
que conlleva la inadecuada administración y de garantizar el
mejor aprovechamiento de los recursos, es a través de la
aplicación de auditorías internas que verifiquen la eficiencia
del control en este tipo de instituciones.
Por otra parte, los nuevos escenarios económicos,
sociales y políticos, por los que atraviesan las instituciones
públicas contemporáneas, han demandado del concepto
tradicional de auditoría un cambio, que va del enfoque
clásico hacia un concepto mucho más extenso, es entonces
a partir de esta visión que entra en juego el papel de la
Auditoría Interna, como un proceso que permite verificar la
eficiencia o no del sistema de control, valorando así el grado
de efectividad en el logro de los objetivos previstos y
facilitando los procesos de decisión en ambientes exigentes
como el público. Teniendo como marco el escenario descrito
anteriormente, la presente investigación se estructura en
cinco capítulos:
Capitulo I relativo al problema, en esta parte se
13
específica el tema objeto de estudio y al mismo tiempo se
hace una reseña sobre la variable que en este caso se
refiere a la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de
los procedimientos de control; también, se formula el
problema a investigar y las interrogantes que permitieron
definir los objetivos, tanto general como específicos y la
respectiva justificación de la relevancia de investigar sobre
dicha influencia en el ingreso y distribución de los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado
Zulia
Capitulo II denominado Marco Teórico, esta
conformado por los antecedentes de la investigación, los
cuales fueron seleccionados por presentar relación directa
con el estudio; la fundamentación teórica del problema se
basa en conceptualizaciones, comparaciones y el análisis de
la variable, junto con la operacionalización de los objetivos,
donde se muestran las dimensiones e indicadores que
abarca cada uno.
Capitulo III en donde se hace referencia al Marco
Metodológico, en el se específica de forma detallada la
metodología utilizada para lograr el objetivo principal, por lo
que abarca el tipo y diseño de la investigación, la población
seleccionada para el presente estudio, las técnicas e
instrumentos de recolección de datos. De igual forma, se
explica la técnica a través de la cual se producirá el análisis e
interpretación de los resultados de esta investigación.
Capítulo IV en el cual se exponen la interpretación y
análisis de cada uno de los ítems plasmados en el
cuestionario mediante el diseño de tablas de frecuencias y
14
gráficos de barra, en función de ilustrar con mayor precisión
las perspectivas allí expuestas.
Capítulo V, contiene las conclusiones y
recomendaciones más resaltantes, a través de las cuales se
halló respuesta al objetivo general de esta investigación.
Finalmente, se agregan la bibliografía y los anexos
correspondientes.
15
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En este capítulo se presentan las conclusiones y recomendaciones que
dan respuesta a las expectativas suscitadas a través del objetivo general de
este estudio, como lo es el analizar la influencia de la Auditoría Interna en la
mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de
los recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia.
Por lo tanto, las derivaciones más significativas son las siguientes:
Conclusiones
En relación a los procedimientos de control, en la Alcaldía del municipio
Baralt, se aplica el control simultáneo y el control posterior dado que el previo
fue derogado según el artículo Nº 125 que se contempla en la reforma de la
Ley Orgánica de la Contraloría General y del Sistema Nacional de Control
Fiscal. Se puede decir, que la aplicación del control simultáneo y el posterior
ha sido de gran ayuda en especial por que el control de los ingresos y
distribución de los gastos es mucho más detallado, lo que permite que en la
mencionada Alcaldía este tipo de procedimientos sean útiles para la gestión
efectiva de la misma.
Con respecto a los mecanismos de control aplicados en la Alcaldía del
municipio Baralt, es un hecho que este tipo de procedimiento ayuda a
garantizar el acato a la normativa legal y presupuestaria. Promover la
eficiencia de las operaciones y minimiza el manejo indebido de los fondos, lo
que se considera una fortaleza.
16
Para esta institución, la introducción de auditorías incide directamente
en el aumento de la eficiencia de las operaciones, lo que implica que la
misma contribuye en cierta medida con el mejoramiento de la calidad del
servicio que allí se presta, así como también con el manejo adecuado de los
recursos y con el desarrollo de programas que garanticen la estabilidad
socioeconómica del Municipio.
Igualmente se logró precisar que la auditoría interviene en forma
directa en el cumplimiento de la eficiencia operativa de la Alcaldía puesto que
al auditar los ingresos, así como también los procedimientos utilizados para
distribuir los recursos existe mayor garantía y oportunidad de que los
objetivos y metas previstos se cumplan.
En relación a las auditorías externas, se encontró que en la Alcaldía
del municipio Baralt, este tipo de auditorías es aplicado por la Contraloría
General del estado Zulia, lo que se considera correcto, pues es el ente
idóneo para realizar estas revisiones o monitoreos.
La utilidad de este tipo de auditoría se concentra entre otros puntos en
verificar la exactitud y sinceridad de la información financiera, por tanto,
genera información sobre la eficiencia de la gestión administrativa.
En la Alcaldía del municipio Baralt, el control interno en general genera
los siguientes beneficios: formula recomendaciones para mejorar las
deficiencias, fortalece el sistema de control interno, vigila los procedimientos
relacionados con el registro de los ingresos y la distribución de los mismos.
También, su aplicación contribuye con el cumplimiento y observancia de los
Principios de Contabilidad y Auditoría, así como también con lo establecido
en la normativa legal sobre el manejo de los recursos presupuestarios.
Como conclusión final se obtuvo que la auditoría interna ejerce una
influencia positiva en la mejora de los procedimientos de control referidos al
ingreso y distribución de los recursos financieros de la Alcaldía del municipio
Baralt, por lo cual debe ser considerada una herramienta vital para mantener
la eficiencia de su sistema de gestión administrativa.
17
Recomendaciones
Dado que se comprobó que en la Alcaldía del municipio Baralt la
aplicación de auditorías internas tiene influencia positiva sobre los
procedimientos de control se recomienda:
• Aplicar indicadores de gestión que ayuden a monitorear el desempeño
de la Alcaldía
• Verificar constantemente su sistema de control interno
• Continuar cumpliendo la planificación operativa anual y los controles.
CAPÍTULO I
18
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Desde sus inicios, el concepto de auditoría ha estado vinculado a la
detección y prevención de irregularidades en especial las de naturaleza
financieras y contable, sin embargo, el nuevo entorno empresarial y las
corrientes de la reingeniería y calidad total, han motivado a que la auditoría
incursione en nuevos campos de acción en función de brindar, además de
los beneficios de la auditoría tradicional, proporcionar información veraz al
nivel directivo, así como también valorar, examinar y facilitar los procesos de
toma de decisiones.
Por ello, la Auditoría Interna es conocida como el proceso de obtener y
evaluar objetivamente en un período determinado de tiempo, evidencia
relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo
de una entidad. Según esto, la Auditoría Interna sirve como herramienta para
enfrentar las innovaciones gerenciales y administrativas garantizando la
detección de desviaciones de la gestión administrativa referentes a la
eficiencia en el uso de los recursos y logros de objetivos, así como la eficacia
en los resultados, la economía en términos de proporcionalidad y su relación
costo beneficio.
En términos generales, la Auditoría Interna se ejecuta bajo un enfoque
por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno,
tributario, administrativo, informática y de gestión, a objeto de determinar si
los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los Principios de
19
Contabilidad Generalmente Aceptados, si la institución ha cumplido con el
desarrollo de sus operaciones y con las disposiciones legales que le sean
aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de
dirección y administración; por tanto su aplicación es de suma importancia
para la organización, especialmente en las empresas de naturaleza pública.
Es importante acotar que un aspecto que ha caracterizado las
instituciones públicas en América Latina, en opinión del conferencista y
experto en el área contable pública Mora, C. (1999), es que estas
instituciones “...carecen en general de una adecuada información contable
que permita la evaluación y toma de decisiones oportunas, esto ha
posibilitado la presencia del flagelo de la corrupción, lo cual amenaza su
desarrollo económico”. No obstante, se sabe que dentro de las instituciones
públicas se encuentran preestablecidas una serie de actividades, las cuales
tienen un conjunto de normas y procedimientos que sirven de guía para el
desempeño eficaz y eficiente de las labores de planificación, organización,
ejecución y control.
Dentro de este contexto, las Alcaldías son instituciones que surgen
como instrumentos del poder público para regular la marcha de la actividad
local de cada Municipio; su fin es asegurar a la población ciertos bienes o
servicios; por lo cual, la naturaleza de las mismas justifica su creación,
puesto que la esencia de este tipo de instituciones, es primordialmente la
ordenación y promoción del desarrollo económico y social, la dotación y
prestación de los servicios públicos domiciliarios, la aplicación de la política
referente a la materia inquilinaria, bajo los criterios de equidad, justicia y
contenido de interés social; sin embargo para hacer efectivo su rol, la
administración pública debe cumplir con una serie de controles que le abran
paso a la eficiencia de los procesos.
Al conocer el fin que justifica la creación de las Alcaldías, se puede
establecer una relación entre la importancia de su gestión para asegurar la
previsión de los bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la
20
comunidad y la necesidad de manejar con eficiencia los recursos financieros
asignados; lo que hace indispensable la aplicación de mecanismos de control
que garanticen el flujo de dichos recursos, y de esta manera hacer frente a
tal cometido, pues esta es la única vía que le garantiza la certeza y en parte
la suficiencia de recursos a la comunidad.
Como dato importante, el Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio
(MILCO., 2005) señala que el sector gubernamental en el Estado Zulia,
conserva un lugar privilegiado como una de las fuentes empleadoras de la
región zuliana, esta particularidad hace que una porción de la economía
regional se mueva en torno a este sector; además de tener la
responsabilidad de proveer a la región de servicios básicos, tales como
vialidad, seguridad, educación, salud, entre otros, según lo establece la Ley
Orgánica del Poder Público Municipal (2001), lo que en resumen contribuye a
generar un impacto significativo en lo que respecta a su función e imagen.
No obstante, con respecto a este último punto se logra percibir a través
de diferentes denuncias hechas a través de los medios de comunicación
radial y escrita que existe cierto deterioro en cuanto a la eficiencia y eficacia
del funcionamiento del aparato público estadal y de la imagen de este ante la
comunidad; realidad esta a la que no escapa la Alcaldía del Municipio Baralt
del estado Zulia. Esto podría ser producto de algunas debilidades en el
cumplimiento de los objetivos previstos, en especial en lo referente a la
asignación de recursos que cubran las necesidades básicas de la comunidad
que las demanda.
También, se logra denotar que en este tipo de instituciones los trámites
administrativos tienden a tornarse engorrosos, sobre todo al momento de
solicitar cualquier información de carácter público, como permisos o algún
tipo de documentación, lo que indica una grave falta de organización interna.
Esto ocurre, según información suministrada por una fuente primaria de la
Alcaldía, porque el flujo de procedimientos administrativos no esta conducido
de la forma más eficiente, debido a la ausencia de controles que delimiten
21
dichos procedimientos; también porque se generan transacciones inusuales
con efectos sobre los registros contables que afectan de manera directa la
información registrada en el sistema, causando esto que los funcionarios
públicos, adopten vicios de administraciones pasadas, lo que puede hacer
ineficiente su actuación.
Lo anteriormente señalado, conlleva a pensar que el examen posterior;
es decir, la verificación del cumplimiento de los objetivos en cuanto a
asignación de recursos a la comunidad de cada ente u órgano del Estado,
falla, lo que trae como consecuencia que el control interno aplicado en la
Alcaldía objeto de estudio presente ciertas debilidad en su estructura; esto
provocado por la ausencia de procesos de verificación, deficiente distribución
de los recursos, deterioro de la ética profesional y poca eficiencia en el
desempeño de las funciones públicas.
Como consecuencia, de no efectuarse el apropiado estudio y
evaluación del control interno en las Alcaldías, para identificar las áreas
críticas que requieren un examen profundo y la no aplicación de
procedimientos de auditoría interna dentro de esas instituciones, se origina el
deterioro paulatino del sistema público. Ya que, tanto el control como la
auditoría son conceptos estrechamente ligados, pues mediante éstos se
logra la verificación del estricto cumplimiento del destino acordado a los
recursos y a los términos en que los mismos fueron autorizados, a través de
la implementación de mecanismos que garanticen una adecuada supervisión
de la ejecución física y financiera de los mismos.
De igual forma, si no se promueve la participación ciudadana en las
instituciones de este tipo, se continuará generando un vacío, desperdiciando
incluso el recurso denominado en la Constitución aprobada en 1999, como
contraloría social, para efectuar el seguimiento de los programas y proyectos
y el buen uso de los recursos asignados a estas. La ausencia de estas
unidades en las instituciones públicas generaría el descontento de la
comunidad.
22
En función de lo anterior, a la Alcaldía del Municipio Baralt del estado
Zulia, le corresponde vigilar la transparencia de los controles implantados y
seguidos mediante la aplicación de auditorías internas permanentes, en
función de favorecer el establecimiento de normas y procedimientos y la
corrección de irregularidades, para mitigar las debilidades en el
funcionamiento de las mismas.
En relación a la realidad descrita en los párrafos anteriores; surge la
siguiente interrogante:
Formulación del Problema
¿Cuál es la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia?
Sistematización del Problema
¿Cuáles son los procedimientos de control para la verificación de los
ingresos y distribución de los recursos financieros en la Alcaldía del
Municipio Baralt del estado Zulia?
¿Cuáles son los mecanismos de control que permiten la distribución
eficiente de los recursos financieros en la Alcaldía del Municipio
Baralt del estado Zulia?
¿Cuáles son los beneficios del control interno en los procedimientos
referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros de la
Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia?
De la formulación de las interrogantes se desprenden los siguientes
objetivos:
23
Objetivos de la Investigación
Objetivo General Analizar la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia.
Objetivos Específicos Describir los procedimientos de control para la verificación de los
ingresos y distribución de los recursos financieros en la Alcaldía del
Municipio Baralt del estado Zulia.
Identificar los mecanismos de control que permiten la distribución
eficiente de los recursos financieros en la Alcaldía del Municipio
Baralt del estado Zulia.
Determinar los beneficios del control interno en los procedimientos
referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros de la
Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia.
Justificación de la Investigación
La evaluación interna, es un enfoque dentro de la cultura administrativa
moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas
que reflejen en forma objetiva el nivel real de la administración y la situación
de la empresa; este es el enfoque de la presente investigación, la cual
pretenden indagar sobre el tema de Auditoría Interna y procedimientos de
control. A este respecto, se han desarrollado trabajos, métodos, técnicas y
procedimientos en libros y manuales para la realización del diagnóstico de
los problemas financieros y sus causas; sin embargo, la auditoría interna, es
una herramienta que recopila los estilos de dirección más modernos, en los
cuales las instituciones públicas están inmersas, siendo relevante realizar un
24
estudio de este tipo para encontrar soluciones a la realidad que hoy
acompaña a instituciones públicas como las Alcaldías.
Para el logro de los objetivos propuestos, la investigación se orientará
en la metodología planteada por Méndez, C. (2001), utilizando técnicas de
recolección de datos como el cuestionario, a través del cual se obtendrá
información sobre la eficacia y eficiencia de la Auditoría Interna en la mejora
de los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los
recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia.
De igual forma, se pretende que el resultado obtenido en la presente
investigación sirva como base para el estudio en el área de control de las
instituciones públicas. Además, estas entidades contarán con un precedente
investigativo, cuyos resultados permitirán a los directivos del mismo, evaluar
los métodos de auditoría aplicados hasta la presente fecha, estableciendo así
un escenario en el cual se logre perfilar las debilidades y oportunidades
financieras, económicas y de impacto social producidas por su gestión.
Delimitación del Problema
La presente investigación se desarrollará con el fin de determinar la
eficacia y eficiencia de la Auditoría Interna en la mejora de los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia, llevándose a
cabo dicha indagación desde Marzo hasta Diciembre del 2006.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
25
Dentro del campo de la investigación, se han registrado diversidad de
trabajos referidos al tema de Auditoría, sin embargo el campo de la Auditoría
Interna ha venido introduciendo cambios interesantes en su aplicación, que
son interesantes de estudiar. En este marco se debe hacer referencia
entonces, a los trabajos cuya pertinencia sea directamente proporcional al
tema en desarrollo, apoyada dicha investigación por una extensa bibliografía
que permita recopilar información para sustentar el estudio que se realiza. Antecedentes de la investigación
En la búsqueda de fuentes relevantes sobre el tema de estudio, se
consultaron algunas investigaciones relacionadas con el tema, entre ellas:
Valero, A. y Ortega, A. (2002), presentaron un trabajo de grado
denominado El Sistema de Control y Auditoria Interno del Ministerio de Producción y Comercio-Trujillo según los postulados de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico, ante la
Universidad Valle del Momboy para optar al título de Licenciada en
Administración de Empresas. Tuvo como objetivo general determinar si el
Sistema de Control y Auditoria Interno llevado a cabo en el Ministerio de
Producción y Comercio - Trujillo se ajusta a los postulados de la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico. Se siguió una
metodología de tipo descriptivo, con un diseño de campo, se aplicó una
entrevista a la alta gerencia. Los resultados permitieron concluir que en
26
cualquier organización que no lleve a cabo un control eficiente no se
garantiza el éxito de una auditoria interna. Se recomendó la creación de una
unidad de contraloría interna, la elaboración de un manual de normas y
procedimientos, la retroalimentación formal al culminar la auditoria
Los aportes de la investigación son de tipo teórico, porque revelan que
el control es una de las herramientas más efectivas con que cuenta una
institución pública para verificar el cumplimiento de los objetivos y los planes
pre-establecidos. Según la información que en este antecedente se muestra,
el control es el único instrumento capaz de precisar si las transacciones que
realizadas se han hecho con veracidad y presentan su situación real por
tanto se considera de interés para esta investigación.
Calderón, M. (2002), presentó una tesis denominada El Presupuesto y su incidencia como herramienta de Control y Evaluación en la Alcaldía del Municipio Trujillo, en la Universidad de Los Andes, Núcleo Universitario
“Rafael Rangel” para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública.
Teniendo como propósito estudiar el presupuesto y su incidencia como
herramienta de control y evaluación en la Alcaldía del Municipio Trujillo,
utilizando una metodología de tipo descriptiva con un diseño de campo;
teniendo como población 20 empleados del departamento de administración,
tomando como muestra 8 empleados ya que fue una población finita;
aplicándole un instrumento de tipo cuestionario para recopilar la información
necesaria; cuya validez se obtuvo por el juicio de tres expertos; de igual
forma la confiabilidad se realizó a través del paquete estadístico SPSS 10.0,
llegando a la conclusión que es importante destacar la importancia del
presupuesto, como herramienta de Gestión de Gobierno para ayudar a
minimizar los riesgos en las operaciones financieras de la organización
llevando un buen control y una óptima evaluación.
Este trabajo desarrolla los fundamentos del control a través del
presupuesto, siendo este uno de los conceptos de relevancia para esta
investigación, del mismo modo su aplicación se dirigió al ámbito público,
27
específicamente a la Alcaldía del Municipio Trujillo, presentando un
panorama similar al campo de estudio del presente trabajo.
Ramírez, H. (2001) presentó un trabajo de grado denominado
Diagnostico del sistema de control interno de los bienes muebles e inmuebles de la Gobernación del estado Trujillo ante la Universidad de
los Andes, Núcleo Universitario “Rafael Rangel” para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública, el cual tuvo como propósito diagnosticar el
sistema de control de los bienes muebles e inmuebles de la gobernación del
Estado Trujillo. El tipo de investigación fue descriptiva con una población
constituida por la localidad de los bienes muebles e inmuebles
pertenecientes a la gobernación del estado Trujillo, por lo cual no se utilizo
muestra. Para la recolección de datos se aplicó un cuestionario y además se
recurrió a la observación física directa. A través de la investigación se
determino que el departamento de bienes estadales de la Gobernación en
estudio presenta fallas en el control de bienes muebles e inmuebles, entre
estas la ausencia del registro muebles inmuebles y algunos bienes muebles
al cual se le debe aplicar sus correspondientes correctivos. Se recomendó la
actualización de registros de los bienes inmuebles pertenecientes a la
Gobernación del estado Trujillo; esto implica en primer lugar, buscar los
expedientes de cada inmueble y en segundo ligar realizar un levantamiento
de inventario de estos bienes de manera detallada.
Los aportes de la investigación anterior se refieren a que en las
organizaciones públicas aún cuando es fundamental la existencia de
sistemas de control interno, por lo general este no es efectivo, por lo que se
hace necesaria su aplicación. Asimismo, la metodología es descriptiva y fue
aplicado un cuestionario como instrumento de recolección de datos, técnicas
estas que serán utilizadas en el presente estudio con igual fin.
Vásquez, D. (2000), realizó una investigación titulada Evaluación de la Gestión Presupuestaria del Instituto de Policía Municipal de Maracaibo (IPMM), ante la Universidad Rafael Belloso Chacín para optar al título de
28
Contador Público; su objetivo estuvo orientado a evaluar la gestión
presupuestaria de este instituto, debido que se presentaron problemas en
cuanto a la misma, en razón de la inadecuada distribución de los recursos
por parte de la Alcaldía de Maracaibo, trayendo como consecuencia
modificaciones excesivas que produce cambios radicales en todo el proceso.
Por ello la metodología utilizada fue de tipo descriptiva aplicada considerando
un diseño no experimental. La técnica de recolección de datos utilizada fue
un instrumento de entrevista estructurado, cuyas respuestas fueron
analizadas e interpretadas, las mismas permitieron concluir que este instituto
presenta fallas en cuanto a la falta de participación de unidades
administrativas involucradas en el proceso de control presupuestario y
concluye con que cuenta con una serie de fortalezas y debilidades ante el
proceso de evaluación de la gestión presupuestaria, el cual representa los
puntos clave para obtener una óptima consolidación de las unidades
involucradas combatiendo las amenazas con las fortalezas.
Este antecedente es de importancia, pues dentro de la gestión
presupuestaria, la evaluación del presupuesto representa una etapa
relevante, particularmente por las reconducciones que en él se dan.
Asimismo, mediante la implementación del control presupuestario se pueden
determinar las posibles fallas y hacer correcciones a las mismas.
Así mismo, Peraza Y. (1999) realizó un trabajo de investigación
relacionado con la Auditoría Administrativa Interna para Empresas de Servicios (Caso de Estudio, Fundación Badan Lara, Año 1999), para
optar al título de Licenciada en Contaduría Pública de la Universidad Centro
Occidental Lisandro Alvarado. La investigación que se planteó esta dirigida a
permitir efectuar revisiones de carácter administrativos en empresas de
servicios, específicamente en el sector salud paralelamente a ello se
describe los alcances de la auditoría interna como instrumento o herramienta
al servicio de control. Para ello se analiza su carácter sistémico, su misión
estratégica y su contribución al área de gerencia de servicios. La dimensión
29
instrumental de la auditoría interna administrativa permite realizar un breve
análisis funcional en un caso de estudio representado por la Fundación
Bancos de Drogas Antineoplásticas, cuyas características permitió abordar el
diseño de un modelo conceptual metodológico que contempla todas las
áreas gerenciales, administrativas y operativas que un auditor debe analizar
al iniciar una auditoría interna en instituciones públicas cuya misión está
dirigida a promover los servicios de salud. Para realizar la investigación se
aplicaron cuestionarios que permitieron recolectar la información, la cual fue
analizada y se dedujo que la Fundación carece de manuales administrativos
lo que les dificulta el cumplimiento a cabalidad del proceso de control interno.
En el área de las ciencias contables, el presente estudio constituye un
aporte que cubre ciertas interrogantes sobre la planificación de los estudios
de control como herramienta a disposición de las empresas de servicio del
sector salud y la intervención efectiva de la auditoría interna, como
herramienta útil en la detección de desviaciones en los procesos
organizacionales.
Bases Teóricas
Para el desarrollo de la presente investigación, se seleccionó un
compendio de términos, conceptos y definiciones que ayudan a discernir
sobre el tema objeto de estudio: La influencia que tiene la Auditoría Interna
en los procedimientos de control de la Alcaldía del Municipio Baralt del
estado Zulia, de tal forma que para desarrollar las bases teóricas se
presentan las siguientes bases teóricas: El Sector Público Según la definición del Fondo Monetario Internacional, citado por
Ablan, N. y Bastidas, M. (2002:1) el sector público:
30
… es una combinación de los sectores que conforman el gobierno general; de empresas públicas no financieras y de instituciones públicas no financieras, que se distinguen por ser propiedad del Estado y por estar controladas por él y no por las funciones que cumplen.
Igualmente, según el ordenamiento jurídico venezolano señalado por
estas expertas, el sector público se encuentra integrado entre otros, por un
conjunto de entes que realizan fines públicos, susceptibles de adquirir
derecho y contraer obligaciones de diversa naturaleza, dotados con una
personalidad jurídica y un patrimonio propio a través de los cuales el Estado
procura lograr objetivos.
Esta definición permite clasificar el sector público venezolano según la
siguiente figura:
Figura 1. Clasificación del Sector Público Venezolano. Fuente: Ablan, N. y Bastidas, M. (2002).
Ahora bien, como se refleja en la Figura 1 existe diversidad de
instituciones que coexisten en el sector público venezolano, por ello cada uno
debe ser tratado según su forma organizativa, esto condiciona de manera
Descentralización política-territorial
Descentralización funcional
Sector Público
Venezolano
Gobierno Nacional
Gobierno Estadal
Gobierno Municipal
Administración
Descentralizada
Administración
Descentralizada
Administración
Descentralizada
Gobierno Central
Poder Público Nacional
Descentralización política-territorial
Descentralización funcional
Sector Público
Venezolano
Gobierno Nacional
Gobierno Estadal
Gobierno Municipal
Administración
Descentralizada
Administración
Descentralizada
Administración
Descentralizada
Gobierno Central
Poder Público Nacional
31
directa las operaciones que allí se realicen. Para logra uniformidad en este
tratamiento, se crea la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público, actividad esta fundamental de estudiar cuando lo que se persigue en
esta investigación es determinar la eficacia y eficiencia de la Auditoría Interna
en la mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y
distribución de los recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del
estado Zulia, por tanto, en las siguientes líneas se presenta un esbozo de la
misma:
La Administración Financiera del Sector Público
Según el autor Paredes, F. (2002:6) dada la naturaleza del Estado y sus
organizaciones, “… es obvio que los procesos de la administración financiera
constituyen un subconjunto instrumental inmerso en los procesos sustantivos
de emitir las regulaciones, prestar los servicios y producir los bienes que la
sociedad demanda y espera del Sector Público”. En este sentido la
administración financiera forma parte de la gerencia pública y está
permanentemente condicionada por los cambios de ésta última los cuales, a
su vez, reflejan la compleja dinámica de la relación entre la Sociedad y el
Estado.
Además de los cambios en la organización estatal, la administración
financiera pública recibe el impacto de la política económica y sus
instrumentos. A diferencia de los que ocurre con los agentes privados, el
Gobierno debe controlar las consecuencias de la gestión estatal como agente
económico y articularlas con los objetivos de sus políticas macroeconómicas.
Por otra parte Paredes, F. (2002:11) expone que “…la obtención de
ingresos, la ejecución de gastos, el financiamiento para cubrir déficit y la
inversión de excedentes de liquidez, constituyen el proceso de trabajo
denominado administración financiera pública”. De esta manera se puede
acotar que la política gubernamental que orienta este proceso es reconocida
32
como la política fiscal que se integra estrechamente con otras políticas
gubernamentales, como la monetaria y la cambiaria, todas ellas englobadas
en el concepto de política económica del Gobierno.
Para Paredes, F. (2002) si se aplica la teoría general de los sistemas a
la macro organización del Estado es posible concebir a la administración
pública como un macro-sistema conformado por varios sistemas
administrativos y sistemas de apoyo.
Sistemas Administrativos
de Planificación
de Inversión Pública
de Administración Financiera
Subsistema de Presupuesto
Subsistema de Rentas
Subsistema Tesorería
Subsistema de Crédito Público
Subsistema de Contabilidad
de Organización
de Recursos Humanos Sistemas de Apoyo
de Información
de Control y Auditoría Cuadro 1. La Administración Pública: Un Macro-Sistema. Fuente: Adaptado de Paredes, F. (2002)
Ahora bien, en concordancia con lo descrito anteriormente es
importante resaltar que a raíz de la promulgación de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público queda definido este concepto
así: Artículo 2.- La administración financiera del sector público comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,
33
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica.
Tal como se entiende, puede inferirse que la administración financiera
se encuentra conformada por un sistema de elementos los cuales se rigen
por las disposiciones emanadas del Estado en materia normativa para el
manejo de sus recursos. Uno de los puntos más resaltantes al analizar el
artículo 2 de la Ley, que son incorporados para la sustentación del enfoque
de la administración pública los principios constitucionales señalados en el
artículo 141 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, el
cual reza: Artículo 141.- La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Puede entenderse entonces que la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (LOAFSP) se crea respetando las
disposiciones constitucionales, dando así la idea de una integración total y
asertiva relacionada con el manejo eficiente y eficaz de los recursos en las
instituciones públicas.
En este orden de ideas, vale la pena resaltar que en Venezuela, la
administración financiera del sector público es Coordinada por el Ministerio
de Finanzas, órgano ejecutivo que según lo señala Bastidas, M. (2003:30)
“… dirige y supervisa el diseño, implementación, revisión y mantenimiento de
los sistemas que integran el mismo”, entre los cuales se encuentran los
relacionados en la siguiente figura:
Sistema de Tesorería
Sistema presupuestario
Sistema de Control Interno
Sistema de Contabilidad
Pública
Sistema de Crédito Público
Sistema de Tesorería
Sistema presupuestario
Sistema de Control Interno
Sistema de Contabilidad
Pública
Sistema de Crédito Público
34
Figura 2. Sistemas que integran la Administración Financiera del Sector Público en Venezuela. Fuente: Ablan, N. y Bastidas, M. (2002). Adaptado por la autora de la investigación.
Para detallar más la información sobre la figura 2, seguidamente se
presenta un resumen de las peculiaridades de cada sistema, desarrollado
bajo la perspectiva de estas autoras:
Sistema presupuestario:
Artículo 9.- El sistema presupuestario está integrado por el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso
presupuestario de los entes y órganos del sector público.
Sistema de crédito público:
Artículo 78.- Las operaciones de crédito público tendrán por objeto
arbitrar recursos o fondos para realizar inversiones reproductivas, atender
casos de evidente necesidad o de conveniencia nacional, incluida la dotación
de títulos públicos al Banco Central de Venezuela para la realización de
operaciones de mercado abierto con fines de regulación monetaria y cubrir
necesidades transitorias de tesorería. En consecuencia, se entiende por
sistema de crédito público el conjunto de principios, órganos, normas y
procedimientos que rigen el proceso de endeudamiento de los entes y
órganos del sector público.
Sistema de tesorería
Artículo 107.- El servicio de tesorería, en lo que se refiere a las
actividades de custodia de fondos, percepción de ingresos y realización de
pagos, se extenderá hasta incluir todo el sector público nacional centralizado
y los entes descentralizados de la República sin fines empresariales, en la
medida en que se cumpla una evolución progresiva y consistente de la
modalidad y atributos funcionales del servicio consagrado en esta Ley.
35
Sistema de contabilidad pública:
Artículo 121: El sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto
de principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos económicos y financieros que afecten
o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes
descentralizados.
Sistema de control interno
Comprende el conjunto de normas, órganos y procedimientos de control
que tienen por objeto promover la eficiencia en la capacitación y uso de los
recursos públicos, el acatamiento de las normas legales en la operaciones
del Estado, la confiabilidad de la información que se genere y divulgue sobre
los mismos; así como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el
manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente el
cumplimiento de la obligación de los funcionarios de rendir cuenta de su
gestión.
Como se puede observar, existen una serie de componentes dentro de
lo que se conoce como administración financiera del sector público que hace
que la misma tenga un alcance efectivo en varios aspectos relacionados con
el manejo de los recursos, es decir, dentro de un sistema base, se conforman
subsistemas, como los que se acaban de nombrar que coadyuvan a que las
operaciones relacionadas con el Estado funcionen en forma eficiente. Así
pues es importante resaltar que formando parte de esta red de sub sistemas
de la administración pública, se encuentra el Sistema Presupuestario, el
Sistema de Contabilidad Pública y el Sistema de Control Interno, ambos
considerados puntos focales en esta investigación, por lo cual se detallarán
con mayor precisión en las siguientes páginas:
36
El Sistema Presupuestario Público
El Estado venezolano con el objeto de cumplir sus fines, desarrolla una
serie de actividades complejas que lleva adelante a través de los servicios
públicos; dichas actividades se relacionan con la obtención de recursos
(ingresos), conservación de sus bienes y egresos (gastos) por lo que se
denomina actividad financiera. La ejecución de estas actividades trae como
consecuencia según lo explica Higuerey, A. y Durán, Y. (2005:2) “…una serie
de transferencias monetarias de signo inverso, ya que suponen salida de
dinero de las cajas públicas que constituyen los gastos públicos”.
Por otra parte, están las necesidades públicas que nacen de la vida
colectiva y se solventan mediante la actuación del Estado y estas pueden
ser: a) absolutas o negativas y b) relativas o positivas. Las primeras se
refieren a los entes gubernamentales que deben atenderlas y estas no
producen renta; las segundas aumentan cada día y son productivas.
En este mismo orden de ideas, el fin último de la actividad financiera
pública es la recaudación de ingresos, mismos que son dirigidos a satisfacer
las necesidades colectivas, de allí que la mejor manera de administrar estos
recursos sea a través del sistema presupuestario público.
Para algunos expertos venezolanos en materia de presupuesto, tal es el
caso de Paredes, F. (2002) el presupuesto público es uno de los principales
instrumentos del Plan Operativo Anual, porque a través del mismo se asignan
los recursos financieros para el cumplimiento de los objetivos y metas
establecidos por el Estado. Dicho en otras palabras, el presupuesto público
constituye una herramienta que le permite a las instituciones públicas cumplir
con la producción de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades
de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía.
Por su parte, Bastidas, M. (2003: 78) señala que: … el presupuesto público se constituye en una herramienta que permite planificar sus actividades al incorporar los aspectos cualitativos y cuantitativos de los diferentes procedimientos llevados a cabo,
37
trazándose, de esta forma, el curso a seguir durante un ejercicio fiscal con base a los proyectos y metas predeterminados.
Según Paredes, F. (2002:33) el alcance del presupuesto público
fundamenta su alcance en cuatro vertientes, tal como se muestra en la
siguiente figura:
Figura 3. Alcance del Presupuesto Público. Fuente: Paredes, F. (2002). Adaptado por la autora de la investigación.
En relación a estos puntos, se hace una extracción teórica de lo
descrito por este autor:
Alcance Político: Gobernar implica tomar decisiones políticas globales y
específicas para dirigir la acción del sector público. Estas políticas pueden
ubicarse en dos niveles:
Políticas de producción de bienes y servicios (política económica,
social, fiscal, entre otras)
Políticas de administración presupuestaria (Política salarial,
inversión pública, crédito público, entre otras)
Alcance Administrativo: El concepto moderno de administración
considera: planear, dirigir, coordinar, informar, supervisar, evaluar y
presupuestar las actividades a cargo de la entidad pública, de tal
manera de disponer en forma previa a la ejecución de las acciones
de los elementos necesarios para racionalizar las decisiones de la
Alcance Político Alcance Administrativo
Alcance Económico -Financiero
Alcance Jurídico
Alcance Político Alcance Administrativo
Alcance Económico -Financiero
Alcance Jurídico
38
dirección y, de esta manera cumplir con las responsabilidades con
eficiencia y eficacia.
Alcance Económico y Financiero: Por intermedio de las variables:
ingreso, gasto y financiamiento el presupuesto tiene efectos
económicos y financieros:
Efectos Económicos: El ingreso público tributario, tiene una función
de contracción de la demanda de los agentes de la economía, al
retirar un porcentaje de sus recursos por medio del cobro de
impuestos; pero también existe el efecto de redistribución de los
recursos, cuando los ingresos de los impuestos se destinan a la
prestación de servicios básicos de la población más necesitada.
Efecto Financiero: El presupuesto significa origen y destino de los
flujos financieros como contrapartida al movimiento económico
generado por sus variables reales. Dicho flujo tiene un efecto en el
financiamiento de la economía a través de la política monetaria y
crediticia del país.
Alcance Jurídico: La probación del presupuesto por parte de la
función legislativa, implica los límites de las acciones que deben
realizar las entidades del sector público para el cumplimiento de las
acciones que les corresponde. El acto administrativo de la
legislatura de aprobación del presupuesto, generalmente también
establece normas que regulan la ejecución y evaluación y fijan
responsabilidades por el manejo del presupuesto.
Al analizar los la perspectiva expuesta por Paredes, F. (2002) se
entiende que el presupuesto público, coexiste mediante la interrelación
permanente del alcance de sus acciones según el área que se aborde, pero
todas en conjunto conforman una visión compartida de este concepto.
Los principios del presupuesto público
39
Desde la perspectiva de Paredes, F. (2002: 33) estos son los que se
muestran en el siguiente cuadro:
Principio Descripción
Programación
Por su naturaleza misma, el presupuesto tiene un contenido y forma de programación, es decir, el presupuesto debe expresar con claridad los objetivos y metas, las acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos y metas y el cálculo de los recursos estimados expresados en unidades de medida traducidas a variables monetarias denominadas asignaciones presupuestarias o créditos presupuestarios.
Equilibrio
Quiere decir que el presupuesto público, debe formularse y aprobarse en condiciones reales, de tal manera que los egresos sean equivalentes a los ingresos y correspondan a los recursos totales estimados a recaudar en el ejercicio presupuestario; cualquier diferencia debe ser financiada con recursos provenientes de la capacidad de endeudamiento de la entidades públicas en los términos y niveles legales, realistas y concretos.
Transparencia
Este principio tiene que ver con la acuciosidad y especificad con que se deben expresar los elementos presupuestarios. Todos los documentos presupuestarios deben expresar en forma ordenada y clara los recursos y acciones necesarios para cumplir con los objetivos y metas
Universalidad (Unidad)
Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él. Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto que se tenga de presupuesto. Si este sólo fuera la expresión financiera del programa de gobierno, no cabría la inclusión de los elementos en términos físicos, con lo cual la programación quedaría truncada. En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse cabalmente bajo la "prohibición" de la existencia de fondos extra-presupuestarios.
Racionalidad Implica formular y ejecutar presupuestos austeros, es decir, no realizar gastos suntuarios e impedir el desperdicio y el mal uso de los recursos. También se relaciona con la optimización en la satisfacción de las necesidades públicas, es decir, tratar lo más que se pueda utilizando lo menos posible.
Flexibilidad Se refiere a la no rigidez de las estructuras de las categorías programáticas y de los créditos presupuestarios, es decir, que el presupuesto puede ser modificado de acuerdo a la evaluación de los resultados y a las disposiciones legales y normas técnicas previamente establecidas.
Difusión El documento (presupuesto público), debe ser ampliamente difundido, toda vez que constituye el instrumento del gobierno para un ejercicio financiero, mediante el cual se concreta la realización y producción de bienes y servicios públicos en beneficio de la sociedad, los mismos que se financian con la contribución de toda la población.
Cuadro 2. Principios del Presupuesto Público. Fuente: Paredes, F. (2002). Adaptado por la autora de la investigación.
Igualmente, Bastidas, M. (2003: 92) hace referencia a algunas
características del presupuesto público, consideradas por la misma, entre las
cuales se encuentran:
40
Incluye una programación detallada. Permite la determinación de responsabilidades de las instituciones
públicas, y dentro de ellas de unidades y funcionarios específicos, en la ejecución de recursos y en acciones.
Se plantea con cierta flexibilidad permitiendo modificaciones en su ejecución, aún cuando conceptualmente es rígido debido a su estructura.
Requiere de un proyecto cuya presentación tiene un plazo legalmente estipulado.
Se prepara conociendo los planes y proyectos de inversión y consumo para luego determinar como se manejará la política tributaria y financiera. (Si no se coordina adecuadamente se puede producir déficit).
Se comporta como un elemento operativo dinámico. Cuenta con clasificadores de ingresos y gastos, enlazados y
consolidados. El Ejecutivo Nacional puede establecer normas que limiten y
establezcan controles en el uso de los créditos presupuestarios según sea la conveniencia nacional
Objetivos del Presupuesto Público
El presupuesto como parte de la planificación en el sector público
atiende a los objetivos siguientes, según la óptica de Bastidas, M. (2003: 93):
Permitir una periódica reconsideración y evaluación de los fines y propósitos del gobierno Facilitar una evaluación comparativa de los propósitos con sus costos Servir de base para examinar la relación del gobierno con el sector
privado para así adecuar los programas de trabajo del gobierno a las necesidades de la sociedad y la economía Enlazar las organizaciones administrativas, el Ejecutivo, la Asamblea
Nacional y el sector público en general, suministrando la base para la información, discusión y control; democráticos del gobierno. Proveer la base legal para la realización del gasto público. Proveer la estructura para las cuentas públicas y la contabilidad fiscal. Hacer posible el chequeo de las actividades internas para evaluar la
eficiencia y la economía. Facilitar la delegación de autoridad y fijar la responsabilidad financiera
a la vez que provee las bases para el control central. Traducir la política en programas de acción Evaluar la competencia y efectividad de la administración. Coordinar las actividades y optimizar la utilización de recursos. Permitir que el público conozca los programas de gobierno.
41
Tal como fue descrito, el presupuesto público esta caracterizado por
una serie de aspectos de singular importancia estratégica, además de ello,
persigue objetivos que lo vinculan en forma tácita con la planificación. Ahora
bien, con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran básicos
dentro del desarrollo de esta investigación, a continuación se describen las
características más resaltantes de los sistemas de presupuesto público,
desde el enfoque de Paredes, F. (2002:35):
Tipos de Presupuestos Presupuesto Tradicional: El fundamento del presupuesto tradicional es la
asignación de los recursos tomando en cuenta, básicamente, la adquisición de
los bienes y servicios según su naturaleza o destino, sin ofrecer la posibilidad de
correlacionar tales bienes con las metas u objetivos que se pretenden alcanzar.
Es sólo un instrumento financiero y de control. Por otra parte, la metodología de
análisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentándose más en la intuición
que en la razón, es decir, que las acciones que realizan las diferentes
instituciones no están vinculadas a un proceso consciente y racional de
planificación. Otra desventaja que ofrece el método tradicional es que los
usuarios del documento presupuestario, no dispone de la información suficiente
que le permita observar en que se utilizan los ingresos que se recaudan por los
diversos conceptos. Presupuesto Por Programas: Aparece para dar respuesta a las
contradicciones implícitas en el Presupuesto Tradicional y en especial para que
el Estado y las instituciones que lo integran dispongan de un instrumento
programático que vincule la producción de los bienes y servicios a alcanzar con
los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo. Sistema de Planeamiento Programación-Presupuestación: La otra forma
que se ha utilizado para presupuestar dentro del sector público, ha sido la
conocida como "Planeación-Programación-Presupuestación (PPBS)", empleada
42
originalmente por los Estados Unidos de Norteamérica como una manera de
disponer criterios efectivos para la toma de decisiones, en la asignación y
distribución de los recursos tanto físicos como financieros en los diferentes
organismos públicos. Presupuesto Base Cero: Esta técnica presupuestaria es de reciente data.
Comienza a utilizarse a partir de 1973 en algunas entidades federales del
gobierno Norteamericano, la nueva metodología pretende determinar si las
acciones que desarrollan los diferentes órganos que conforman el Estado son
eficientes. Si se deben suprimir o reducir ciertas acciones con el fin de propiciar
la atención de otras que se consideran más prioritarias.
Por último, aparece el Presupuesto por Proyectos, el cual es una nueva
metodología delineada mediante los planes estratégicos de desarrollo para la
nación venezolana, a partir del año 2006. Con respecto al área
presupuestaría, el Gobierno Nacional ha emitido unos lineamientos para la
formulación del Anteproyecto de Presupuesto y el Plan Operativo Anual
Institucional correspondiente al ejercicio fiscal 2006, que según la página
Web del Ministerio de Planificación y Desarrollo (2006) se configura de la
siguiente manera:
Figura 4. Alcance del Presupuesto por Proyectos. Fuente: Página Web del Ministerio de Planificación y Desarrollo. (2006). Adaptado por la autora de la investigación.
43
Como se puede precisar a través del análisis de la figura anterior, el
Estado mediante la implementación del presupuesto por proyectos intenta
integrar las diferentes estrategias que vinculan el Plan de la Nación con el
presupuesto y el plan operativo institucional. En función de ello, el experto
Arrieche, V. (2006: 23) señala que las razones que se aducen para el cambio
de metodología del presupuesto por programas al presupuesto por proyecto
en la Administración Financiera Pública, son las siguientes:
La Técnica de formulación presupuestaria por programas, se basa en la definición de categorías programáticas, que se crean en función de la misión del organismo; sin embargo, la gestión de gobierno se ha visto en la necesidad de emprender proyectos con multiobjetivos, gerenciados por un órgano o ente, que en ocasiones traspasan la misión del mismo. Adicionalmente se ha venido impulsando un proceso de contraloría
social que se ve dificultado en su seguimiento, al agrupar bajo un amplio programa presupuestario las acciones que se emprenden y financian con el presupuesto público en pro de la comunidad. Con estas ideas como norte, los Ministerios de Finanzas, Planificación
y Desarrollo, conjuntamente con la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) comenzaron a desarrollar la Técnica del Presupuesto por Proyectos.
Según se entiende, el presupuesto por proyectos permite abarcar
proyectos por multiobjetivos, mejora el monitoreo y control de las acciones y
su eficiente consecución y por último se adopta una nueva metodología que
responde a las demandas propias del sector público venezolano.
Ahora bien, esta nueva modalidad conserva la estructura del
presupuesto público que se conoce, es decir, incluye todos los ingresos y
todos los gastos, así como las operaciones de financiamiento (fuentes y
aplicaciones) para el correspondiente ejercicio fiscal.
Al ahondar sobre este punto, se tiene previsto en los artículo 13 y 32 de
los LOAFSP (2001) que el presupuesto de ingresos incorpora la enumeración
y cantidades estimadas para los diferentes ramos de ingresos corrientes y de
capital, los cuales deben tener denominaciones específicas que permitan
identificar las respectivas fuentes y tal como lo señala Bastidas, M.
44
(2003:108) “… se consideraren ingresos aquellos que se prevea recaudar
durante el ejercicio y el financiamiento proveniente de donaciones,
representen, o no, entradas de efectivo”.
Por su parte, en el presupuesto de gastos se identifica la producción de
bienes y servicios que cada uno de los organismos ordenadores se propone
alcanzar en el ejercicio y los créditos presupuestarios correspondientes. En el
mismo orden de ideas, las operaciones de financiamiento comprenden todas
aquellas fuentes y aplicaciones financieras, sea que originen o no
movimientos monetarios durante el ejercicio económico financiero.
La perspectiva expuesta anteriormente, se ilustra en la siguiente figura:
Figura 5. Ingresos, egresos y operaciones de financiamiento del presupuesto público. Fuente: Bastidas, M. (2003). Adaptado por la autora de la investigación. El Sistema de Contabilidad Pública
Ingresos
Egresos
Operaciones de
financiamiento
Corrientes:
Ingresos recurrentes
Ordinarios:
Recurrentes producidos o por producirse
Extra ordinarios:
No recurrentes, por crédito público o de carácter eventual, hasta tres años
De Capital:
Ventas de activos y transferencias con fines de capital
Corrientes:
Remuneraciones, compras recurrentes, depreciación, amortización.
De Capital:
Elevan la productividad, inversión, aumento de existencias.
Objetivos:
Incidencia económica, financiera y social.
Metas:
Resultados concretos, términos cuantitativos, indicadores de desempeño
Fuentes Financieras:
Disminución de activos financieros y aumento de pasivos financieros (Operación de crédito público.
Aplicaciones Financieras:
Aumento de activos financieros y disminución de pasivos financieros (Amortización de deuda pública).
Transacciones de Activos y Pasivos Financieros
Ingresos
Egresos
Operaciones de
financiamiento
Corrientes:
Ingresos recurrentes
Ordinarios:
Recurrentes producidos o por producirse
Extra ordinarios:
No recurrentes, por crédito público o de carácter eventual, hasta tres años
De Capital:
Ventas de activos y transferencias con fines de capital
Corrientes:
Remuneraciones, compras recurrentes, depreciación, amortización.
De Capital:
Elevan la productividad, inversión, aumento de existencias.
Objetivos:
Incidencia económica, financiera y social.
Metas:
Resultados concretos, términos cuantitativos, indicadores de desempeño
Fuentes Financieras:
Disminución de activos financieros y aumento de pasivos financieros (Operación de crédito público.
Aplicaciones Financieras:
Aumento de activos financieros y disminución de pasivos financieros (Amortización de deuda pública).
Transacciones de Activos y Pasivos Financieros
45
Según el artículo 121 de la LOAFSP: … el sistema de contabilidad pública comprende el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos económicos financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados.
En forma gráfica este concepto se ilustra así:
Figura 6. El Sistema de Contabilidad en el Sector Público. Fuente: LOAFSP. (2003). Adaptado por la autora de la investigación.
Al comparar el contenido de este gráfico con la perspectiva de Ablan, N.
y Bastidas, M. (2003: 3) sobre el concepto de contabilidad pública, del cual
hacen referencia: … como el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro sistemático de los hechos económicos de las instituciones públicas, ya sea en forma individual o en relación a su conjunto, con el objeto de satisfacer la necesidad de información destinada al control y al apoyo del proceso de toma de decisiones, así como también para el conocimiento de terceros interesados en la gestión.
Se encuentra concordancia en los enfoques, aunque lo relevante del
caso es que las regulaciones jurídicas, normas técnicas y/o prácticas
administrativas son los aspectos que más resaltan, puesto que los mismos
son los que singularizan el sistema de contabilidad público, particularmente:
el proceso jurídico de aprobación presupuestaria, la programación y
administración de los recursos, el sistema legal de control fiscal y el
PRINCIPIOS
ÓRGANOS
PROCEDIMIENTOS
NORMASSistema de
Contabilidad PúblicaPRINCIPIOS
ÓRGANOS
PROCEDIMIENTOS
NORMASSistema de
Contabilidad Pública
46
tratamiento en las cuentas, pues tales aspectos marcan la diferencia entre el
sistema público y privado.
También, tal como lo detalla el Ministerio de Finanzas de la República
Bolivariana de Venezuela (2004) la contabilidad pública “… tiene por finalidad
proporcionar la descripción del desarrollo de la economía de un país, para
permitir el análisis del comportamiento de las grandes variables
macroeconómicas”. De lo cual se entiende que éste macro sistema contable
consolida las operaciones económicas financieras que realizan todos los
agentes económicos públicos en un período de tiempo determinado, por ello,
la contabilidad pública debe producir los estados financieros necesarios para
mostrar los resultados de la gestión presupuestaria y financiera y la situación
patrimonial de las organizaciones públicas, todo ello con la estructura,
oportunidad y periodicidad que las normas vigentes y los usuarios lo
requieran.
Sobre la base de los expuesto anteriormente se considera pertinente
traer a colación la definición expuesta por Ablan, N. y Bastidas, M. (2003: 3)
respecto a la contabilidad pública, ya que según la perspectiva de estas
expertas: … la contabilidad gubernamental, fiscal o pública puede ser definida como la contabilidad de cada una de las instituciones del sector público. Se constituye como un sistema de información consistente en un conjunto de principios, normas y procedimientos diseñados para registrar sistemática y cronológicamente las transacciones relativas a la ejecución presupuestaria, y las que afecten el tesoro y el patrimonio o pudieren en un futuro afectarlos. Con el fin de proporcionar información útil para la previsión de recursos y egresos, el control y la toma de decisiones.
En líneas generales, esta definición resume la esencia de la
contabilidad pública, pues al analizar su contenido queda claro que ésta se
constituye en una herramienta uniforme a través de la cual los entes públicos
pueden emitir información efectiva para la toma de decisiones. Para lograr tal
objetivo, la LOAFSP (2003) es su artículo 123 establece lo siguiente:
47
… El Sistema de Contabilidad Pública será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente; estará fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General y de la República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación válidos para el sector público.
Al analizar este artículo es bueno denotar que en el marco que regula la
contabilidad pública, es decir la LOAFSP (2003) se establece, que la misma
debe llevarse obedeciendo los preceptos de la teoría contable y bajo los
principios de contabilidad generalmente aceptados; esto, en función de
simplificar los procesos de integración del sistema contable de información
en el sector público. A este respecto, tal como lo describe Bastidas, M.
(2003:32) la adecuada operatividad del sistema contable del sector público
se fundamenta en los siguientes manuales:
Figura 7. Manuales operativos. Fuente: Bastidas, M. (2003). Adaptado por la autora de la investigación.
Como se observa a través de la información que aporta la figura 4, para
realizar las operaciones contables, las instituciones públicas cuentan con una
serie de instrumentos, como los manuales operativos cuya función principal
es guiar los procedimientos relacionados al registro, análisis y emisión de
información contable del sector público.
Manual de Contabilidad
General
Manuales para el registro de:
Manuales para el registro de:
Manual de Tesorería
• Materiales y suministros•Ejecución de obras• Expropiaciones• Bienes muebles y semovientes• Bienes inmuebles• Fianzas y garantías• Transferencias
• Liquidación de ingresos• Operaciones de crédito público• Activos financieros• Fondos en anticipo y en avance
• Ingresos al tesoro• Pagos• Conciliaciones bancarias
Manual de Contabilidad
General
Manuales para el registro de:
Manuales para el registro de:
Manual de Tesorería
• Materiales y suministros•Ejecución de obras• Expropiaciones• Bienes muebles y semovientes• Bienes inmuebles• Fianzas y garantías• Transferencias
• Liquidación de ingresos• Operaciones de crédito público• Activos financieros• Fondos en anticipo y en avance
• Ingresos al tesoro• Pagos• Conciliaciones bancarias
48
Otro punto que se considera relevante, es que la interrelación de los
subsistemas permite cumplir ciertos objetivos a la contabilidad pública, los
cuales según Ablan, N. y Bastidas, M. (2002:7) se relacionan con:
Objetivos de la Contabilidad Pública
Servir de base para formular, programar y ejecutar el presupuesto. Facilitar la auditoría y la rendición de cuentas. Determinar la responsabilidad en el uso de los recursos y el
cumplimiento de las metas, tanto en los funcionarios con en las unidades.
Proporcionar un medio para que los recursos sean aplicados en los fines previstos.
Garantizar, a través de los soportes, la legalidad de las transacciones, y
Generar información financiera oportuna y confiable para el conocimiento de la gestión administrativa y la situación financiera del ente.
La opinión de estas autoras, se encuentra respaldada en lo descrito en
el artículo 122 de la LOAFSP (2003) en donde se acota que el sistema de
Contabilidad Pública tiene por objeto:
El registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente.
Producir los estados financieros básicos de una sistema contable que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes públicos sometidos al sistema.
Producir información financiera necesaria para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.
Presentar la información contable, los estados financieros y la respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control y la auditoría interna o externa.
Suministrar información necesaria para la formación de las cuentas nacionales.
En este orden de ideas, la Contraloría General de la República,
mediante Resolución Nº 01-00-00-032 de fecha 28 de noviembre de 1999
estableció los principios contables que deben ser aplicados a los organismos
49
públicos, con la finalidad de que éstos produzcan sistemática y
estructuralmente información veraz, útil y oportuna sobre las transacciones
que realizan y los eventos económicos identificables y cuantificables que la
afecta, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
Principios Descripción
Entidad Obliga a identificar claramente la entidad contable, constituida por una entidad económica creada con o sin personalidad jurídica y con presupuesto propio, para cumplir determinados objetivos.
Continuidad Se presume que la entidad tiene existencia permanente, excepto que el instrumento jurídico por medio del cual se haya creado limite su existencia a un periodo determinado o al cumplimiento de un fin específico.
Registro Los hechos contables debe registrarse en moneda de curso legal y en orden cronológico, cuando surjan los derecho y obligaciones que los mismos originan.
Periodo Contable Obliga a presentar periódicamente y por lapsos iguales a un año coincidente con el año fiscal, la situación financiera del ente y el resultado de sus operaciones con el fin de conocer la evolución del mismo.
Revelación suficiente
Los estados financieros deben contener toda la información necesaria para facilita la toma de decisiones. Deben revelarse las políticas contables del ente.
Importancia relativa La información presentada por el sistema contable debe incluir todos los aspectos importantes. Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación o en cualquiera de sus elementos modifique el análisis o la toma de decisiones de un usuario.
Prudencia No se deben contabilizar los ingresos potenciales, sino aquellos efectivamente realizados y por el contrario, en el caso de los gastos, además de los realizados es necesario registrar aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales.
Uniformidad La entidad debe mantener uniformemente en el tiempo políticas, principios, normas y procedimientos para poder compararla información. Cuando se requiera un cambio en algún criterio, debe revelarse en los estados financieros, exponiendo los motivos que lo originaron y el efecto del mismo.
Precio de adquisición
Los bienes, derechos y obligaciones deben figurar a su precio de adquisición o costo de producción, sin los intereses si los hubiere, salvo que se autorice la adopción de otros métodos de valuación. Las cifras de los estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos.
Causado y devengado
Los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en función de la corriente real de bienes y servicios que estos representen, y no del movimiento de efectivo que generen.
Unidad y Universalidad
La contabilidad debe constituirse como un sistema único e integral que cubra todas las operaciones del ente.
Dualidad económica
Es fundamental la presentación contable de los recursos del ente y, de las fuentes que originaron dichos recursos.
Registro e imputación presupuestaria
La contabilidad registrará, de acuerdo con el Plan Único de Cuentas, la ejecución presupuestaria de los ingresos y gastos autorizados en el presupuesto del ente.
Correlación de ingresos y gastos
El sistema contable debe poner de manifiesto la relación entre los gastos realizados por una entidad y los ingresos necesarios para su financiación.
Principios contables supletorios
En todo lo no previsto en los anteriores principios, se tomará como referencia los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela, emitidos por la
50
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. Cuadro 3. Principios contables aplicados a los organismos públicos. Fuente: Ablan, N. y Bastidas, M. (2002). Adaptado por la autora de la investigación.
A este respecto, Romero, E. (2001:103) opina dentro de su
perspectiva, que la contabilidad del sector público debe contener los
siguientes principios: reconocimiento, causación, gestión continuada, esencia
sobre forma, asociación; entre otros, que básicamente complementan la
aplicación de éstos al registro contable público.
Además de estar sustentado en normas generales y principios de
aceptación general, el sistema de contabilidad pública presenta
particularidades universales tales como: flexibilidad, simplicidad, claridad,
oportunidad y confiabilidad; pero también debe atender las siguientes
características, descritas por Bastidas, M. (2003: 147):
Único: se busca la utilización de un solo sistema contable para todo el sector. Integrado: se requiere la vinculación armónica de las actividades y
obras de todos los entes y organismos del sector público hacia un solo fin: la sociedad. De aplicabilidad general: debe atender a la flexibilidad y amplitud que le
permita ser aplicable por todos los entes y órganos del sector público.
Estas características se basan en la utilización del Plan único de
cuentas (PUC), el cual se conoce como un instrumento técnico empleado por
los organismos del sector público para el registro de sus operaciones y
representa la base para su gerencia presupuestaria y financiera.
Tal como se describe, se entiende también que para el registro de los
movimientos contables del sistema de contabilidad público, tal herramienta
es esencial, por lo cual en las siguientes líneas se detalla lo concerniente a
este punto:
Registro de información contable y el Plan Único de Cuentas
51
Según lo señala Cartatequie, M. (2004: 8) … si el diseño del sistema contable en la administración pública se realiza en función de un proceso deductivo, que parte de la consideración del todo de su administración financiera y se establecen sistemas de información que operen en forma coordinada. Por lo tanto, se puede decir que la contabilidad pública constituye el
sistema de información sobre su administración financiera y, por lo tanto,
para su estudio, diseño y operación corresponde aplicar las normas y
principios de contabilidad generalmente aceptados y la metodología propia
del análisis de sistemas.
El enfoque expuesto permite identificar a los elementos básicos de un
sistema contable como se observa en el siguiente esquema:
Figura 8. Elementos Básicos de un Sistema Contable. Fuente: Cartatequi, M. (2004). Adaptado por la autora de la investigación.
A este respecto, el proceso del sistema comprende básicamente el plan
de cuentas, los registros contables y la metodología de registro, es decir
todos los instrumentos que necesariamente se operan para producir los
estados financieros. De igual forma, el tamaño y complejidad de las
organizaciones públicas conlleva a que se recomiende la utilización de
medios automáticos de procesamiento de su información contable. Cartatequi, M. (2004: 10) considera las siguientes convenciones: • El Estado es el ente contable sujeto del sistema, en razón de que
constituye una unidad económica identificable, con personalidad
Transacciones con incidencia
financiero -patrimonial
Entradas Salidas
Comprobantes Procesos Estados Financieros
Transacciones con incidencia
financiero -patrimonial
Entradas Salidas
Comprobantes Procesos Estados Financieros
52
jurídica. • La contabilidad del ente se adapta a su naturaleza jurídica,
organización funcional y características operativas.
Así mismo, el concepto de sistemas se aplica también en la
organización administrativa del sistema contable, por ello se identifica su
órgano central y los órganos institucionales periféricos que lo componen. En
este marco, el órgano central rector tendrá capacidad y atribuciones para
reglamentar o dictar normas reguladoras de su funcionamiento y para
coordinar el mismo, establecer metodología, procedimientos, guías de
trabajo, instructivos. Esta autora, también menciona que administrará el
sistema y analizará la información que generen los demás órganos
intervinientes. Los órganos institucionales periféricos del sistema, actuarán
como ejecutores u operadores del mismo, en el marco organizativo fijado por
las normas técnicas que lo regulan. Siendo así, vale decir que el Plan Único de Cuentas, constituye uno de
los clasificadores más utilizados en las contabilidades presupuestarias
públicas, ya que según Catacora, F. (1997: 106) “… su acoplamiento
modular, asegura el procesamiento automático de la información y evita
conversiones o nuevos registros de datos ya procesados”. Otra de las
condiciones que tienen que satisfacer los planes de cuentas, según este
mismo autor, es permitir la conversión automática de los datos
presupuestarios y patrimoniales de la base devengado/causado a la base
caja.
Según Cartatequi, M. (2004), la metodología de registro requiere los
siguientes pasos:
Identificar la operación contenida en los documentos fuente Especificar cada cuenta afectada por la operación y clasificarla
por tipo (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos o de orden)
Determinar si la operación aumenta o disminuye cada cuenta Utilizar las reglas del débito y el crédito con el propósito de
determinar la cuenta a la cual se ha de debitar o acreditar.
53
Anotar la operación en el libro diario. Mecanismos de control de calidad verificarán que los datos
contabilizados en los registros auxiliares y principales sean homogéneos.
Ahora bien, la integralidad del sistema de contabilidad del sector público
según la metodología descrita por la Oficina Nacional de Contabilidad
depende de los siguientes elementos:
Figura 9. Elementos del Sistema de Contabilidad del Sector Público. Fuente: Bastidas, M. (2002). Adaptado por la autora de la investigación. Por considerarse este uno de los puntos de mayor relevancia en lo
que concierne al análisis del Sistema de Contabilidad Fiscal planteado en
este estudio, a continuación se expondrán y analizaran cada uno de los
elementos señalados en la figura 5:
Plan de Cuentas
El plan único de cuentas nace a través de la resolución Nº 69 publicada
en gaceta oficial Nº 4.540 Extraordinario de fecha 12 de Marzo de 1993
atendiendo a los requerimientos expresados en la Ley Orgánica de Régimen
Presupuestario referente a las normas para el registro, control y evaluación
de la ejecución presupuestaria. Tal como lo explica Bastidas, M. (2003:153)
su finalidad es “… identificar flujos de origen y aplicación de recursos
PLAN DE ASIENTOS
PLAN DE CUENTAS
PLAN DE FORMAS
PLAN DE REPORTES
PLAN DE LIBROS
PLAN DE ASIENTOS
PLAN DE CUENTAS
PLAN DE FORMAS
PLAN DE REPORTES
PLAN DE LIBROS
54
derivados de las operaciones propias de una entidad pública y responder a
un eficiente control interno y externo que genere información detallada,
veraz, oportuna, completa y uniforme”.
Un concepto interesante manejado por esta misma autora es el
siguiente: el plan único de cuentas puede ser definido como “… un
instrumento de calidad informativa, el cual busca que la administración
presupuestaria se convierta en integradora de la gestión gubernamental, con
validez para cualquier nivel institucional”, lo cual deja por sentado que la
uniformidad que esta herramienta ofrece encaja perfectamente dentro del
sistema y subsistemas que forman parte del Estado.
Vale resaltar que la codificación utilizada en el PUC es numérica y
combina los sistemas decimal y centesimal, por lo cual Bastidas, M.
(2003:155) señala que existen siete grupos contables, a saber:
Codificación Grupo Contable 1.00.00.00.00. Activos 2.00.00.00.00. Pasivos 3.00.00.00.00. Recursos 4.00.00.00.00. Egresos 5.00.00.00.00. Resultados 6.00.00.00.00. Patrimonio 7.00.00.00.00. Cuentas de Orden
Cuadro 4. Codificación Base del Plan Único de Cuentas. Fuente: Bastidas, M. (2003).
Esta autora señala que cada grupo tiene cuatro niveles de
desagregación de códigos numéricos tal como se muestra en el siguiente
cuadro:
12567 Grupo 00 Rubro 00 Genérico 00 Específico 00 Sub-específico
Cuadro 5. Niveles de Desagregación del PUC. Fuente: Bastidas, M. (2003).
55
A partir del quinto nivel, explica Bastidas, M. (2003:155) que “… cada
organismo tiene la libertad de desarrollar sus requerimientos específicos para
un mejor control de sus operaciones”. Al analizar lo expuesto por esta autora
se entiende que el registro de información contable en la administración
pública aún cuando es regido por una codificación preestablecida tiende a
ser flexible sin dejar de ser uniforme, por lo cual responde y se adapta a los
requerimientos de cada identidad.
Además de ello, señalan las publicaciones Nº 20 y 21 que
estructuralmente el balance de la Hacienda Municipal que en el caso que
ocupa la investigación resulta relevante conocer en virtud del objetivo general
que se persigue, se establecen cuatro grupos de cuentas: del Tesoro, de la
Hacienda, del Presupuesto y de Orden.
Se puede afirmar entonces que existen cuatro grupos contables
estructurados de acuerdo con una base de contabilización, que en ambos
casos se sustentan en la clasificación de las cuentas por niveles bajo un
sistema decimal, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
12567 Grupo CUENTAS DEL TESORO Activos 1 02 Tesorería Municipal 1 28 Anticipos a Contratistas Pasivos 1 01 Ordenes de Pago 1 09 Prestamos a corto plazo CUENTAS DE LA HACIENDA Y EL PATRIMONIO Activos 2 12 Bienes inmuebles 2 16 Proveeduría y almacenes Pasivos 2 01 Deuda pública municipal 2 03 Obligaciones diferidas PATRIMONIO 2 99 Hacienda Municipal CUENTAS DEL PRESUPUESTO Y RESULTADO 3 00 Gastos presupuestarios 3 01 Ingresos 3 03 Ingresos extraordinarios
56
3 09 Ejecución presupuestaria Cuadro 6. Sistema centesimal del PUC para los municipios. Fuente: Bastidas, M. (2003).
Plan de Libros
Tal como lo menciona Bastidas, M. (2003:157) “… los libros obligatorios
para los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales son:
el libro diario y el libro mayor”. Sin embargo, es importante resaltar que
adicionalmente existen varios libros que son registrados por los entres
públicos tales como: los auxiliares del efectivo en bancos, de ingreso por
ramos, de transferencia, entre otros. A este respecto es importante resaltar
que los libros auxiliares básicos se especifican en las disposiciones técnicas
relativas a la contabilidad pública.
Plan de Asientos
Se refiere al conjunto de asientos que con mayor recurrencia se realiza
en un ente, dada la naturaleza específica de sus actividades y contiene las
transacciones físicas y financieras más comunes. Resalta Bastidas, M.
(2003:157) que “… toda transacción registrada por un ente del sector público
debe estar justificada por comprobantes y documentos, además de haber
cumplido con los canales de autorización correspondientes”.
Al indagar sobre el plan de asientos, se encontró que en las
publicaciones Nº 20 y 21 se detallan los asientos de mayor recurrencia entre
los cuales se encuentran: asientos de apertura, asientos de operación,
asientos de cierre mensual, asientos de cierre anual, entre otros.
Es importante destacar, que con la implementación del plan único de
cuentas y en vigencia de las publicaciones Nº 20 y 21 se pueden realizar
57
combinaciones en los asientos, esto permite mayor coherencia con el
sistema presupuestario y mantiene al ente u organismo en cumplimiento de
las disposiciones legales.
Plan de Formas
Constituye el compendio de formularios a ser llenados por el ente de
acuerdo con disposiciones legales que rigen la materia; tal como lo explica
Bastidas, M. (2003:160) “… los formularios presupuestarios están
estrechamente vinculados con la actividad contable, ya que estos proveen
información para ambos fines aún cuando se clasifican en generales,
presupuestarios y financieros.
Según la Publicación Nº 21 entre las formas y reportes más comunes se
encuentran:
Formularios relativos a los ingresos
Planilla de declaración jurada de ventas brutas, ingresos u
operaciones.
Planilla de demostración de cobranzas.
Planilla de ingresos diarios de caja.
Resumen mensual del movimiento de tesorería, entre otros.
Formularios relativos a los egresos
Orden de compra.
Orden de servicio.
Nota de pedido.
Nómina de personal
Facturación, entre otros.
Plan de Reportes
58
Tal como lo plantea Bastidas, M. (2003:194) “… los Estados
Financieros preparados por los municipios tienen la misma estructura de los
elaborados por los entes descentralizados”. Así, los Estados Financieros son:
Balance de comprobación, Balance General, Estado de ejecución
presupuestaria y Estado de origen y aplicación de fondos. Es importante
resaltar que dichos Estados Financieros respetan tanto las disposiciones
emanadas para las Alcaldías como lo descrito en las publicaciones técnicas
Nº 20 y 21 respectivamente. De allí que:
Reportes Descripción
Balance de Comprobación
Muestra para una fecha determinada los saldos de las cuentas del Tesoro, de la Hacienda y del Presupuesto tomados del libro mayor, tanto deudores como acreedores, totalizando en sumas iguales. (Publicación Nº 21, pág. 65)
Balance General Se puede realizar para cualquier fecha del ejercicio fiscal, pues permite la incorporación de los saldos de las cuentas nominales en la parte inferior del informe, sumándolos a los saldos de las cuentas reales ubicadas en la parte superior del formato. (Publicación Nº 21, págs. 66 y 85)
Estado de Ejecución Presupuestaria
Presenta información sobre los ingresos y gastos relativos a un trimestre y al periodo acumulado a la fecha, de este modo se puede conocer la diferencia entre lo recaudado y lo estimado en términos de recursos, tanto en cifras absolutas como relativas. De esta forma facilita el control de los gastos o sobregiros y garantiza la existencia de fondos para cumplir los compromisos adquiridos.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos
Presenta información en forma condensada sobre el manejo de los fondos por parte del Estado o Municipio; en otras palabras permite evaluar la capacidad de generar recursos a través de sus operaciones normales, el manejo de inversiones y financiamiento a corto y largo plazo.
Cuadro 7. Plan de Reportes e Informes. Fuente: Bastidas, M. (2003).
Según Bastidas, M. (2003:195) entre los reportes más comunes se
encuentran:
Reportes relativos a los ingresos
Resumen mensual de movimiento de Tesorería.
Resumen mensual de movimiento de la columna varios.
Resumen mensual de ingresos de caja, entre otros.
Reportes relativos a los egresos
59
Resumen mensual de pagos.
Resumen mensual de compromisos, entre otros.
El Sistema de Control y de auditoría en el sector público
El control es definido por Cabezas, R. (1990:210) como “… un conjunto
de acciones llevadas a cabo por los órganos competentes del Estado para
supervisar, intervenir, inspeccionar, fiscalizar y hacer seguimiento a
determinados actos y procesos en la administración pública, en cuanto a su
legalidad, regularidad y transparencia”. De allí su relación con el concepto de
control de gestión, el cual se refiere a una acción integral sobre todos los
actos llevados a cabo en un ente de orden público, vinculando todas las
áreas en una revisión que lleva implícito el compromiso de todos.
Señala la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001) que el control de gestión pública
incluye auditorías, estudios organizativos, estadísticos, económicos y
financieros, análisis e investigaciones de cualquier naturaleza, respecto de
las actividades de los entes y organismos sujetos a control, con la finalidad
de evaluar los planes y programas en cuya ejecución intervengan los
servicios públicos, asimismo evaluar el cumplimiento y los resultados de las
políticas y decisiones gubernamentales y los resultados de la gestión
administrativa en términos de eficacia, eficiencia, efectividad y productividad.
Según lo explica Bastidas, M. (2003:204) los procedimientos de control
pueden ser: preventivos, simultáneos o posteriores.
Control Preventivo
Se aplica antes de perfeccionarse la operación financiera, como puede ser antes de recibir un ingreso o antes de efectuar un desembolso. En líneas generales, se realiza antes de la
60
ejecución del gasto, y consiste en verificar la legalidad y regularidad de la acción.
Control Concomitante o Simultáneo
Se efectúa en el mismo momento de ejecutar las operaciones, es decir durante todo el periodo de ejecución, tanto para el ingreso, como para el gasto.
Control Posterior o Represivo
Se lleva a cabo después de la realización de un ejercicio mensual o anual, con el objeto de examinar la legalidad y validez de las operaciones financieras.
Cuadro 8. Procedimientos o mecanismos de Control. Fuente: Bastidas, M. (2003).
Es así, como el sistema de control presupuestario puede considerarse
integral, porque abarcar tanto el control previo, como el concomitante y
posterior, lo que conlleva a afirmar que estos son los mecanismos más
idóneos para controlar la administración financiera. Sin embargo, es bueno
resaltar que a partir del año 2001 el control previo o preventivo quedo
derogado según el artículo Nº 125 que se contempla en la reforma de la Ley
Orgánica de la Contraloría General y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Normas, órganos y objetivos del control en el sector público
El control presupuestario en la administración pública, a juicio de
Delgado (citado por Flores, E. 1991) …consiste en la verificación periódica del resultado de la gestión pública a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de tos lineamientos de políticas y planes de acción.
Tomando en cuenta las especificaciones de esta cita, se puede deducir
que las obras públicas conforman un escenario que es muy interesante y
ampliamente inquietante ya que se relaciona de manera muy estrecha con la
disponibilidad de recursos emanados del Estado hacia la comunidad. Por eso
se dice, que gran parte del desarrollo de las comunidades depende del
número de obras públicas que posea y que también estén activas; de igual
61
manera que sean del provecho y prioridades que posean las comunidades.
El hecho es que la administración publica, debe saber asignar, manejar
y velar por el destino y aplicación de los recursos, que deben tener un solo
destino, ya mencionado anteriormente, pues tal como lo menciona Flores, E.
(1991:136) “… el aspecto financiero, es la fuente quizás más importante y
determinante que esta presente en el avance colectivo”.
En el caso de los gobiernos locales la administración es más compleja,
ya que el tamaño y la cantidad de acciones que deben realizar son mayores,
pero el principio es el mismo. La administración de una municipalidad
igualmente es importante, porque las autoridades y funcionarios tienen que
velar por el desarrollo de toda la comunidad, administrando recursos que
pertenecen a dueños con diferentes interese y prioridades.
La administración de un municipio será tanto más compleja cuanto
mayor sea el número de las funciones que realmente cumple, la magnitud de
los recursos económicos que dispone, la calidad de trabajadores con que
cuenta, el área geográfica que debe atender, la cantidad de población a la
que debe prestar servicios.
Señala Flores, E. (1991:138) con respecto al propósito de las Alcaldía
de poder llevar a cabo la misión de gerenciar con eficiencia y eficacia que “…
esta se encuentra centrada en lograr una estructura organizativa funcional y
eficiente, capaz de cumplir con las atribuciones que son asignadas” En las
Alcaldías, el Alcalde es quien designa funciones y las diferentes
dependencias que están relacionadas directamente con el manejo de los
recursos son:
Dirección de Hacienda: Es la unidad reguladora de la actividad
administradora por excelencia; ordena el inicio de los
procedimientos administrativos para la ejecución de pagos,
supervisa cualquier modificación, reestructuración y cambio que se
genere administrativamente.
62
Coordinación de Tesorería Municipal: A este departamento ingresan
los fondos asignados por el ejecutivo nacional, los ingresos del
presupuesto disponible para atender el pago de gasto u otras
operaciones legalmente autorizadas, a través de este departamento
se finaliza la ejecución de los recursos asignados para el
funcionamiento y de la inversión de obras).
Departamento de Contabilidad y Presupuesto: Le corresponde la
planificación y distribución de los recursos presupuestarios
asignados al municipio, se encarga de controlar, evaluar y
administrar la elaboración y seguimiento de la ejecución del
presupuesto de gasto de la Alcaldía. En la previa planificación y
posterior ejecución del presupuesto esta considerado el nivel de
obras a ejecutar.
Mecanismos de Control Interno y externo en las Instituciones Públicas
Según Catacora; F. (1999:239); … el Control Interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza de control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Un sistema de control interno debe tener como prioridad el detectar
errores e irregularidades, aclarando que los errores son eventualidades que
suceden sin intención; siendo todo lo contrario con las irregularidades, ya que
estas si suceden con toda la intencionalidad de quien lo maneje.
Según Cartatequi. M. (2004); … Control interno: Es el plan de organización de todos los métodos y procedimientos que son relativos y que están directamente relacionados principalmente con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.
63
Este sistema debe tener la función y por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos
y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización,
y en el campo en el que se desarrolla esta investigación, el control interno
debe poseer la característica especial de tener por objetivo proteger los
activos (recursos financieros) de la institución también se puede decir que
es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que
aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros
contables son fieles a los actos reales y que la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
El sector publico, es realmente sensible a los actos oscuros y nada
beneficiosos a la comunidad, este rumbo que toman indebidamente se a
dado y se da con facilidad, llevando los recursos a un destino totalmente
diferente al objetivo de al que deben ser aplicados, por eso amerita este
sector de la economía nacional un sistema de control interno capaz de
revelar toda la información que se de en el momento indicado, y que sea
también relevante, oportuna y real; siguiendo así los principios contables
vigentes.
Ahora bien, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 5 de la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), el
sistema de control interno es "… el conjunto de normas, órganos y
procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración
financiera así como la auditoria interna".
Según el artículo 131 de la LOAFSP el objeto del sistema de control
interno consiste en:
Garantizar el acatamiento de normas legales
Salvaguardar el patrimonio público
Asegurar la obtención de información administrativa óptima para la
toma de decisiones
64
Promover la eficiencia de las operaciones
Supervisar el cumplimiento de las metas de los programas en los
presupuestos.
Garantizar la rendición de cuentas de forma razonable.
La transparencia administrativa como proceso inmerso en todo acto de
control interno, no sólo consagra el derecho de la intervención ciudadana
dentro del proceso de gestión, sino que además consolida y fortalece la
democracia como sistema, estableciendo como ejes centrales del proceso
modernizador del Estado, la transparencia y la participación ciudadana.
Bajo esta visión de integralidad, los artículos 133 y 134 de la LOAFSP
disponen que el sistema de control interno debe ser establecido y mantenido
por la autoridad máxima de cada organismo, adecuándolo a la naturaleza,
estructuras y fines de la organización. Asimismo, debe ser incorporado en el
plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de la
entidad. Incluye elementos de control previo, concomitante y posterior,
además, debe funcionar coordinadamente con el sistema de control externo
a cargo de la Contraloría General de la República.
Se hace mención igualmente, a la necesidad de incorporar la auditoría
interna como parte del sistema de control, orientada según definición de
Brusa, J. (citado por Bastidas, M. 2003: 208) a los siguientes objetivos:
Revisión y evaluación de controles contables, financieros y operativos
Determinación de la utilidad de políticas, planes y procedimientos, así como su nivel de cumplimiento
Custodia y contabilización de activos Examen de la fiabilidad de los datos Divulgación de políticas y procedimientos establecidos. Información exacta a la gerencia
65
En este orden de ideas, el órgano rector en Venezuela del sistema de
control interno, así como de la dirección de la auditoría interna en los
organismos que integran la administración central y las descentralizadas
funcionalmente, es la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, figura
creada con la promulgación de la LOAFSP, con las características siguientes:
Está integrada a la Vicepresidencia Ejecutiva de la República. Posee autonomía funcional y administrativa. Su estructura organizativa será determinada por el reglamento
respectivo. Está a cargo de la supervisión, orientación y coordinación del control
interno y de la auditoría interna.
Entre sus atribuciones más importantes, estipuladas en la LOAFSP se
encuentran:
Orientar el control interno y facilitar el control externo. Dictar pautas de control interno y promover y verificar su
aplicación. Prescribir normas de auditoría interna y dirigir su aplicación. Realizar o coordinar las auditorías necesarias. Vigilar la aplicación de normas dictadas por órganos rectores de los
sistemas de administración financiera del sector público. Ejercer la supervisión técnica de las unidades de auditoría interna. Comprobar la ejecución de las recomendaciones de auditorías
internas. Promover medidas para mejorar de forma continua la organización,
estructura y procedimientos operativos de las unidades de auditoría interna.
Formular recomendaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las normas de auditoria interna y de los criterios de economía, eficacia y eficiencia.
Establecer requisitos de calidad técnica para el personal de auditoría.
Promover la rendición de cuentas oportuna a los funcionarios encargados de la administración, custodia y manejo de bienes públicos.
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Realizar actividades de adiestramiento y capacitación de personal en materia de control y auditoría.
Atender las consultas de su área.
Para cumplir con su objeto, la Superintendencia Nacional de Auditoría
Interna, por disposición de la LOAFSP, puede contratar estudios de
consultoría y auditoría bajo condiciones preestablecidas y tiene pleno poder
para solicitar de los organismos sujetos a su ámbito de competencia,
informaciones y documentos necesarios para el cumplimiento de sus
funciones, así como acceder directamente a dichas informaciones y
documentos en las intervenciones que practique, tal como se muestra en la
siguiente figura:
Figura 10. Sistema de Control Interno. Fuente: Bastidas, M. (2002). Adaptado por la autora de la investigación.
La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna está a cargo de un
funcionario denominado Superintendente Nacional de Auditoría Interna, el
cual es designado por el Presidente de la República y rinde cuentas a éste y
a la Vicepresidencia Ejecutiva, teniendo como atribuciones legales:
CONTROL PREVIO
ORGANISMO
CONTROL POSTERIOR
SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA INTERNA
Planes, Normas, Manuales
Planes, Normas, Manuales
CONTROL PREVIO
ORGANISMO
CONTROL POSTERIOR
SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA INTERNA
Planes, Normas, Manuales
Planes, Normas, Manuales
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Dictar normas reglamentarias sobre la organización.
Nombrar y remover personal
Administrar el personal y ejercer la potestad jerárquica.
Celebrar contratos y ordenar pagos para ejecutar el presupuesto
de la superintendencia.
Administrar y disponer de los bienes nacionales de la
superintendencia.
Someter a la aprobación del Presidente de la República el plan de
acción y el presupuesto de gastos de la superintendencia
En este sentido, según lo dispuesto en la LOAFSP está obligado a
informar al:
Presidente de la República, Vicepresidente Ejecutivo y Ministro de
Finanzas sobre su gestión administrativa, financiera y operativa de
los organismos bajo su control.
Contraloría General de la República sobre asuntos de su
competencia.
Opinión pública con la periodicidad que determine el reglamento de
la LOAFSP.
Por otra parte, el Marco Legal que apoya las finanzas del Sector
Público, Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público es
muy explicita con este tipo de procedimiento, gracias a que este factor es
realmente importante para poder hacer seguimiento al manejo y aplicación
de los recursos que son transferidos al Municipio.
Expone lo siguiente en la los siguientes artículos: Artículo 131. El Sistema de Control Interno tiene por objeto asegurar el
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acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio publico, asegurar la obtención de información financiera u operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas preescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. Artículo 134. Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimiento de cada ente u órgano. El aspecto de designar a las personas encargadas de ejecutar la
acción de auditoria interna, es un eslabón realmente delicado, ya que son
asignados por la normativa expuesta en el siguiente artículo de la anterior
ley: Artículo 136. Los titulares de los órganos de auditoria interna serán seleccionados mediante concurso, organizado y celebrado en conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica, con partición de un representante de la Superintendencia Nacional de Auditoria Interna en el jurado calificador.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, es la encargada de dictaminar las leyes y
normativas macro sobre este tipo de control.
Sus bases específicas legales son las siguientes: Artículo 35. “El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”. Artículo 36. “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente”.
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A este respecto es importante acotar que todo sistema de control tiene
limitaciones que deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que
al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión
de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla
humana, entre otros. Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en
la segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir
una confabulación de los empleados implicados en el control interno.
Igualmente, los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las
transacciones se ejecuten según los términos autorizados por la
administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de ésta se
tomaran de una forma errónea o irregular.
En cuanto a los procedimientos de control externo que se llevan a cabo
en las instituciones públicas, el organismo rector, es decir de la Contraloría
General de la República, es quien tiene la potestad de realizar la evaluación
que se realiza para conocer si administrativamente se apegan a los
linimientos previamente establecidos con el fin de unificar el aspecto
financiero de las instituciones.
A este respecto, la Ley Orgánica de la Contraloría Nacional de la
Republica, dictamina su personalidad como rector pues a través de su
monitoreo o fiscalización se logra:
Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias o demás normas aplicables a sus operaciones.
Determinar el grado de observancia de las políticas prescritas en relación con el patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades.
Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos.
Verificar la exactitud y sinceridad de su información financiera, administrativa y de gestión.
Evaluar la eficiencia, eficacia, economía, calidad de sus
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operaciones, con fundamento en índices de gestión, de rendimientos y demás técnicas aplicables. Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias para mejorarlo.
Este tipo de control, es posterior al control interno ya que este debe ser
el que realmente verifique el procedimiento presupuestario, contable y
administrativo del sector público.
Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz
De todo lo planteado hasta aquí se infiere que el control presupuestario
puede garantizar una gestión verdaderamente eficiente y eficaz, si se aplican
los criterios de gestión acertados.
Según lo plantean Ivancevich, J., y otros (1997:229) la eficiencia es
una "…simple relación, entre las entradas y salidas de un sistema";
magnitudes como la productividad son representativas desde este punto de
vista. Por otra parte, Menguzzato, M. y Renau, L. (1993:441) asocian la
eficiencia a la “… relación entre recursos asignados y resultados obtenidos, y
la eficacia a la relación resultados obtenidos y resultados deseados”. Si se
ajustan estas observaciones al sistema de gestión, hay que centrarse en el
modo de lograr eficiencia y eficacia, no en la gestión sino en el proceso
propio de control de esa gestión.
Precisamente, en los aspectos propuestos para superar las limitaciones
del control de gestión, estará la vía para alcanzar ciertos niveles de
efectividad en el proceso al contar con un carácter sistémico, un enfoque
estratégico y no sólo alcanzar los aspectos formales sino que se le ofrece un
peso significativo a los aspectos no formales del control. Los aspectos
propuestos para otorgarle al sistema medios de medición eficientes y
eficaces de la gestión estarán vinculados con los aspectos no formales del
control, tales como:
Agrupar bajo un criterio similar las funciones de los departamentos.
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Agrupar o diferenciar otros departamentos de apoyo directo a la
actividad fundamental.
Departamentos o centros de responsabilidad que participen
directamente en otras actividades que estén contempladas en los
objetivos globales.
Estos elementos garantizarán un nivel de descentralización que, como
lo describen Ivancevich, J., y otros (1997: 242) “… necesitará un control más
formalizado, pero este proceso dependerá en gran medida, del grado de
formalización que permita la actividad fundamental”. Para reforzar este punto
de vista, se señala la opinión de Guzmán, M. (2001:14) respecta a que “… la
gestión financiera y el desempeño de las instituciones públicas sirven de
base para las definiciones de los presupuestos públicos”. Tal como se
muestra en la siguiente figura:
Figura 11. Integración al Ciclo Presupuestario. Fuente: Guzmán, M. (2001). Adaptado por la autora de la investigación.
Indicadores
Balance gestión Presentación Evaluación de
programas
Evaluación interna Formulación Ejecución
LeyPresentación
proyecto
Aprobación Ley
SeguimientoIndicadores
Balance gestión Presentación Evaluación de
programas
Evaluación interna Formulación Ejecución
LeyPresentación
proyecto
Aprobación Ley
Seguimiento
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En relación a los resultados de los indicadores, cabe tener presente que
el objetivo de los indicadores de desempeño en relación con la asignación de
recursos no necesariamente implica una relación mecánica, inmediata y
directa de más o menos recursos dependiendo del cumplimiento de su meta.
En algunos casos, tal como lo explica Guzmán, M. (2001:16)
…de programas, productos (bienes o servicios) con resultados insuficientes, se perjudica a los beneficiarios con reducciones significativas del presupuesto, por ello, puede ser más recomendable fijar condiciones que propicien o exijan un mejor desempeño, condiciones que pueden ser establecidas en la propia Ley de Presupuestos o procesos vinculados a su preparación.
De este modo, con posterioridad se podrá revisar la decisión en base al
desempeño que muestren el o los indicadores, según corresponda. En otros
casos, áreas con buen desempeño pueden no requerir de recursos
adicionales si su oferta cubre adecuadamente las necesidades.
Atendiendo a las razones descritas, los indicadores y sus resultados
deberán ser utilizados con prudencia, ya sea que estos constituyen un
fundamento o condicionante de decisiones financieras. Adicionalmente,
explica esta autora, los indicadores no siempre podrán dar cuenta en forma
integral del desempeño institucional, requiriéndose de otros antecedentes
complementarios para esto.
En el mismo orden de ideas, Amat, J. (1992:17) indica que los
indicadores son: … un instrumento de medición de las variables asociadas a las metas y que al igual que estas últimas, pueden ser cualitativos o cuantitativos. En este último caso pueden ser expresados en términos de Logrado, No Logrado o sobre la base de alguna escala cualitativa.
Los indicadores de gestión por su parte, se entienden como la
expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una
organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún
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nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se
tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.
Hay que tener en cuenta que el valor del indicador, es el resultado de la
medición del indicador y constituye un valor de comparación, referido a su
meta asociada. Amat, J. (ibidem) indica que en el desarrollo de los
indicadores se deben identificar necesidades propias del área involucrada,
clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador.
Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son
medios económicos y rápidos de identificación de problemas.
El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño
del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así
mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de
evaluación. Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o
herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a
la consecución de la meta fijada. De allí la utilidad que los indicadores tienen
para la gestión, particularmente la pública en donde se debe:
Concretar los objetivos de los indicadores de modo que estos sean
coherentes con los objetivos estratégicos.
Establecer la periodicidad de su medición para garantizar la
efectividad del enfoque y que el despliegue se esta llevando a cabo.
En aquellos que proceda establecer comparaciones y relacionarlos
con actividades financieras, contables y presupuestarias.
Guardar por lo menos los datos de los cinco últimos años para poder
evidenciar las tendencias de los mismos.
Establecer un panel de indicadores estratégicos y establecer
prioridades.
Para Amat, J. (1992:22) los indicadores de gestión más relevantes son:
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Indicadores de cumplimiento: los indicadores de cumplimiento están relacionados con los ratios que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos.
Indicadores de evaluación: los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios y/o los métodos que ayudan a identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
Indicadores de eficiencia: los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.
Indicadores de eficacia: los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.
En resumen, los diferentes tipos de indicadores son necesarios, pero lo
más importante es identificar y/o definir indicadores de gestión, cuando realmente la intención es administrar eficazmente y eficientemente los
recursos, más aún cuando éstos son de naturaleza pública.
La Auditoría Interna en el Sector Público
La auditoría es definida por Buades, G. (2002) como el examen
metódico de una situación relativa a un producto, proceso u organización, en
materia de calidad, realizado en cooperación con los interesados para
verificar la concordancia de la realidad con lo preestablecido y la adecuación
al objetivo buscado. Asimismo indica que se trata de una actividad para
determinar, por medio de la investigación, la adecuación de los
procedimientos establecidos, instrucciones, especificaciones, codificaciones
y estándares u otros requisitos, la adhesión a los mismos y la eficiencia de su
implantación.
Según las normas que rigen su aplicación (Contraloría General de la
República., 1997), la Auditoría Interna es el medio idóneo para verificar que
la gestión pública se haya realizado con apego a las disposiciones legales
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aplicables y dentro de los principios de economía, eficiencia y eficacia. Exige
a quienes la ejecutan, particulares virtudes éticas para conocer con
objetividad el desenvolvimiento y resultados de la gestión publica. También,
atiende al interés general de la sociedad en la honesta y eficiente
administración del patrimonio público, en consecuencia representa el examen
objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras,
administrativas y técnicas efectuadas por los organismos y entes públicos.
Examen que está basado en los principios de: calidad, excelencia y
objetividad.
Entre los fines de este tipo de auditoría se tienen, las mencionadas en
el siguiente cuadro:
1.- Establecer el cumplimiento legal y reglamentario en el manejo del patrimonio público
2.-Determinar la razonabilidad y exactitud de la información financiera, aplicación consistente de PCGA y normas generales de contabilidad pública
3.- Indicar el alcance de objetivos y logro de metas
4.- Conocer el grado de eficiencia, efectividad y economía de la gestión pública
5.- Promover el fortalecimiento del sistema de control interno Las Normas Generales de Auditoría de Estado pueden ser estructuradas en cuatro segmentos a atender:
Auditor
Planificación
Ejecución
Informe
Cuadro 9. Fines de la auditoría Interna. Fuente: Bastidas, M. (2003). Adaptado por la autora de la investigación.
Las normas relativas al auditor lo califican como un profesional
acreditado, con las características siguientes:
Objetividad
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Independencia de criterio
Celo y diligencia
Responsabilidad de opinión
Respeto y cortesía
Firmeza y seriedad
No acepta obsequios (lo pueden intimidar o sesgar su opinión)
No entrabamiento de los procesos administrativos del ente
Reserva
En cuanto a las normas relacionadas con la planificación, se indica que
la Auditoría Interna se debe efectuar atendiendo a los principios de
economía, objetividad y relevancia material y en las materias y sobre las
solicitudes siguientes:.
Por solicitud de la Contraloría General de la República y demás
entidades
Por denuncias recibidas
Sobre resultados de gestión
Sobre situación administrativa
En áreas consideradas críticas
Al planificar la auditoría se requiere definir entre otros aspectos, los que
define el examen y su profundidad:
Enfoque
Objetivos
Alcance o Técnicas
Métodos
Oportunidad
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En respuesta a las normas de su ejecución, la auditoria interna debe
sustentarse en leyes, reglamentos y normas, así como en los Principios de
Contabilidad de Aceptación general (PCGA) y en las Normas Generales de
Contabilidad del Sector Público (NGCP) y resumir los exámenes practicados
en papeles de trabajo, debidamente referenciados y agrupados en su archivo
temporal o permanente, reuniendo evidencias que sean:
Suficientes
Convincentes
Pertinentes
Válidas
Confiables
Certificadas
Uno de los elementos más importantes a considerar en la ejecución de
la auditoría, es la evaluación del control interno a fin de detectar si existe
debilidad y probar su confiabilidad. No obstante, dada la complejidad
presente en la operatividad de los organismos y entes públicos, para llevar a
cabo la auditoría se puede requerir apoyo profesional y especializado, para lo
cual es necesario atender a las disposiciones legales sobre esta materia.
Si en el transcurso de la auditoría se determinan indicios de hechos
presuntamente irregulares y que pudiesen implicar responsabilidad civil,
administrativa y/o penal, es impostergable establecer su efecto sobre el
organismo o dependencia objeto de la auditoría, y consultar con el supervisor
de la auditoría para luego informar a las autoridades de la entidad examinada
a fin de que aplique los correctivos a que hubiere lugar.
Una vez ejecutada la auditoría, y antes de la presentación del informe
formal, se hace necesario discutir las observaciones derivadas del examen
practicado con los responsables de las áreas involucradas, a fin de validarlas
y garantizar la objetividad del informe final.
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En cuanto a las normas del informe, se señala que éste debe contener
indicación del alcance y profundidad, observaciones, sus causas y efectos,
conclusiones y recomendaciones, además se indica que debe ser:
Claro
Preciso
Concreto
Oportuno
Objetivo
Persuasivo
Útil
En definitiva, la Auditoría Interna del sector público en acatamiento a las
normas que la rigen, atenderá a la final por la cual es creada: presentar un
informe que sea de utilidad para corregir las deficiencias, fortalecer la gestión
y proteger el patrimonio público. Por considerarse de suma relevancia para el
desarrollo de esta investigación, seguidamente se hace un breve esbozo de
la Declaración de Normas de Auditoría que rigen el sector público:
Declaración de Normas de Auditoría del Sector Público Artículo 1.- Las presentes Normas están dirigidas a optimizar la labor de
auditoría de Estado y unificar criterios y principios atinentes a su desarrollo,
mediante el establecimiento de un marco técnico normativo para el análisis y
la evaluación de la gestión pública y el ejercicio de la actividad técnica del
auditor. Están sujetos a su cumplimiento:
La Contraloría General de la República.
Los órganos de control externo de los Estados y Municipios.
El órgano de control al cual se refiere el artículo 148 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
Las sociedades de auditores externos y los profesionales
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independientes contratados para que participen en el proceso de
auditoría de Estado.
Los órganos de control interno de los organismos y entidades a que
se refieren los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República.
Artículo 2.- A los efectos de estas Normas se entiende por auditoría de
Estado el examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las
operaciones financieras, administrativas y técnicas efectuadas por los
organismos y entidades señalados en los numerales 1 al 6 del artículo 5° de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, con las finalidades
siguientes:
Establecer si se han cumplido las disposiciones legales y
reglamentarias en el manejo del patrimonio público.
Determinar la razonabilidad y exactitud de la información financiera,
la aplicación consistente de las Normas Generales de Contabilidad
en la Contraloría General de la República y de los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos
con relación a las metas programadas.
Conocer el grado de eficiencia, efectividad y economía de la gestión
pública.
Promover el fortalecimiento del sistema de control interno del
organismo o dependencia auditada.
Artículo 3.- La auditoría de Estado es externa cuando la realiza
directamente la Contraloría General de la República, las Contralorías
Estadales y Municipales o las sociedades de auditores externos o
profesionales independientes contratados para tales fines, y es interna
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cuando la practican los órganos de control interno de cada organismo o
entidad.
Artículo 4.- La auditoría de Estado deberá ejecutarse con arreglo a
criterios y principios de calidad y excelencia, para garantizar su eficiencia y
eficacia.
Artículo 5.- Sobre la auditoría se debe ejercer una diligente supervisión,
desde su planificación hasta la presentación al ente auditado del Informe
definitivo a que se refiere el artículo 25 de estas Normas, para procurar el
exacto cumplimiento de los objetivos propuestos.
Normas relativas al Auditor
Artículo 6.- El auditor debe poseer formación profesional, capacidad
técnica y experiencia proporcionales al alcance y complejidad de la auditoría
que se le haya encomendado.
Articulo 7.- El auditor deberá observar una actitud objetiva y de absoluta
independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones, e inhibirse en los
casos previstos en el artículo 36 de la Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos y cuando exista sociedad de intereses con algunos de los
responsables del área u operación auditada.
Artículo 8.- El auditor será responsable por la opinión que emita con
ocasión de las actuaciones que practique. Además, deberá mantener el
debido celo y diligencia profesional, tanto en la ejecución de su trabajo como
en la elaboración del informe respectivo.
Artículo 9.- El auditor deberá ser respetuoso y cortés con el personal del
organismo, dependencia o área donde practique la auditoría, sin p
Artículo 10.- El auditor mantendrá absoluta reserva respecto a los datos
e información relacionados con la auditoría que realiza, aún después de
haber cesado en sus funciones, y en ningún caso retendrá para sí,
documentos que por su naturaleza deban permanecer en los archivos de la
entidad u organismo.
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Artículo 11.- El auditor debe abstenerse de aceptar atenciones,
obsequios o gratificaciones, que puedan entenderse como dirigidas a influir
en el resultado de las gestiones que le han sido encomendadas.
Artículo 12.- El auditor deberá ejercer sus labores sin entrabar el normal
funcionamiento administrativo del organismo o dependencia, donde efectúe
la actividad auditora.
Normas relativas a la planificación Artículo 13.- La función de auditoría estará sujeta a una planificación en
la cual se aplicarán criterios de economía, objetividad, oportunidad y
relevancia material, atendiendo a perjuicio de la necesaria firmeza y seriedad
que deba imprimirle a sus actuaciones los planteamientos y solicitudes de la
Contraloría General de la República y demás organismos y entidades
competentes, a las denuncias recibidas, a los resultados de la gestión
anterior de inspección y fiscalización, así como a la situación administrativa,
importancia, dimensión y áreas criticas de los organismos o entidades.
Artículo 14.- Previa a la ejecución de la auditoría deberá efectuarse una
adecuada programación que incluya las actividades idóneas dirigidas a
conocer la misión del organismo, entidad o dependencia y la normativa legal,
reglamentaria o estatutaria que la regula. La programación procurará
además, que el auditor obtenga un conocimiento integral de los
requerimientos en cuanto a enfoque, objetivos, alcance, técnicas, métodos,
procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar, para alcanzar los
propósitos fijados.
Normas relativas a la ejecución Artículo 15.- Para realizar labores de auditoría externa o interna, el
auditor deberá estar formalmente acreditado ante el respectivo organismo,
entidad o dependencia.
Artículo 16.- Podrán incorporarse al equipo de auditoría, en calidad de
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apoyo, los profesionales y/o especialistas cuyos conocimientos y experiencia
se consideren necesarios para el trabajo que se desarrolla. Los resultados de
sus labores se incorporarán en el Informe, o como anexos al mismo, según
se considere pertinente.
Artículo 17.- Según el alcance de la auditoría, se deberá evaluar el
control interno del organismo, entidad, dependencia o área objeto de la
misma para determinar su grado de confiabilidad e identificar los aspectos
críticos que requieran examen exhaustivo, y como consecuencia de ello,
establecer la naturaleza, oportunidad, métodos, procedimientos y técnicas
aplicables en sus fases ulteriores.
Artículo 18.- El auditor deberá evaluar el cumplimiento de las leyes,
reglamentos y demás normativa aplicable a la entidad y a las operaciones
objeto de la auditoría.
Artículo 19.- En la auditoría financiera, y en cualquier otro tipo de
auditoría, cuando proceda, el auditor verificará si se han cumplido las
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público y los principios de
contabilidad generalmente aceptados para la presentación de los estados
financieros. En este sentido, el análisis de las cuentas deberá proporcionar
una base razonable para poder expresar una opinión sobre ellas.
Artículo 20.- El auditor deberá obtener las evidencias suficientes,
convincentes y pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que
los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados; que
las evidencias son válidas y confiables; y que existe relación entre éstas y los
hechos que se pretenden demostrar, todo ello con el fin de fundamentar
razonablemente los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que
formule. Las evidencias documentales deberán obtenerse en original o en
copias debidamente certificadas, en aquellos casos en que se aprecien como
pruebas o indicios de hechos generadores de responsabilidad administrativa,
civil o penal.
Artículo 21.- Si en el transcurso de la auditoría se determinan indicios
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de hechos presuntamente irregulares que pudieran generar responsabilidad
administrativa, civil y/o penal, el auditor deberá identificar el efecto de los
mismos sobre las operaciones del organismo o dependencia y comunicar lo
pertinente, en forma inmediata, cuando la situación lo amerite, y previa
consulta formal con el supervisor respectivo, a las autoridades de la entidad o
dependencia donde se desarrolle la auditoría, para que se adopten las
medidas correctivas y se dispongan las demás acciones a que haya lugar.
Cuando se trate de sociedades de auditores externos o profesionales
independientes contratados, éstos deberán, además, comunicar tales hechos
al órgano de control correspondiente.
Artículo 22.- Antes de la presentación formal de los resultados de la
auditoría, las observaciones derivadas del análisis efectuado se deberán
someter a discusión y consideración de los responsables de las áreas
involucradas, con la finalidad de asegurarse de la solidez de las evidencias,
la validez de las conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la
objetividad e imparcialidad del ulterior Informe de Auditoría.
Artículo 23.- El auditor deberá organizar un registro completo y
detallado en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y
referenciados, con las evidencias de la auditoría practicada, los cuales, de
acuerdo a sus características, formarán parte del archivo permanente o
transitorio, según corresponda. Los papeles de trabajo pertenecen al órgano
de control que practique directamente la auditoría, o al organismo contratante
en el caso de las sociedades de auditores o profesionales independientes
contratados al efecto.
Artículo 24.- El archivo permanente contendrá información que se
considere de interés y utilidad para auditorías sucesivas; deberá actualizarse
en cada nueva auditoría y revisarse periódicamente. El archivo transitorio
incluirá sólo información relativa al período auditado.
Normas relativas al informe de auditoría
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Artículo 25.- Al término de la auditoría, se presentará en forma escrita el
Informe de Auditoría, el cual deberá contener las observaciones o hallazgos,
identificando las causas y efectos de los mismos, así como las conclusiones
y recomendaciones correspondientes, con señalamiento expreso de que el
trabajo ha sido realizado conforme a las Normas Generales de Auditoría de
Estado. El informe definitivo a que se refiere el presente artículo, deberá ser
firmado por el nivel directivo o gerencial competente para notificar los
resultados.
Artículo 26.- El Informe deberá ser redactado de manera objetiva,
persuasiva y constructiva y en forma clara, precisa y concreta; así mismo,
deberán insertarse los detalles necesarios, que contribuyan a evitar
equívocos y ambigüedades.
Artículo 27.- El Informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto
de que la información en él contenida tenga actualidad, utilidad y valor para
que las autoridades a quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas
tendentes a corregir las deficiencias señaladas.
Tal como se observa, las Normas de Auditoría del Sector Público,
representa un compendio de lineamientos que aseguran la mejora de los
procedimientos de control en las entidades públicas. Por ser esta fuente
importante de observación para esta investigación, seguidamente se realiza
una descripción de las mismas, como unidad de análisis.
Las instituciones públicas
En toda institución, existen condiciones estructurales y procesos
adecuados para que sean percibidos por los miembros de la organización en
forma positiva, estableciendo el ambiente interno apropiado para el logro de
los objetivos de la organización y la de sus individuos. A este respecto, entre
los tipos de instituciones se encuentran: universidades, sindicatos, partidos
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políticos, la iglesia, los organismos gubernamentales, tales como: Ministerios,
Gobernaciones, Alcaldías, entre otros.
Las Alcaldías
Son los principales organismos a nivel municipal, cuya responsabilidad
señalada en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal (2005), es solventar
las necesidades básicas de la comunidad, tienen un papel fundamental
dentro del proceso de gerencia pública; ya que, la gestión pública municipal,
se valora principalmente por la cantidad y calidad de servicios que provee, lo
que se evidencia a través de la contribución que se da al bienestar público.
A este respecto, hay que tomar en consideración que el concepto de
servicio es poco susceptible de ser medido en valores reales, se hace muy
difícil elegir entre alternativas de acción que ayuden a disminuir la dificultad
de relacionar directamente los costos de los servicios y los beneficios; por lo
tanto, una organización pública es una entidad sin fines de lucro, pues su
objetivo es distinto a la obtención de beneficios para sus propietarios, éstas
se centran en ofrecer servicios en aras del bien común.
En tal sentido, el control interno aplicable en las Alcaldías, siguiendo el
criterio de Mantilla, S. (1998:10), es decir desde el punto de vista que las
delimita como instancia primigenia de gobierno municipal, “… está orientado
a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos
es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no
intencionales, mientras que el término irregularidad, se refiere a omisiones
intencionales”. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una
confianza razonable de que los estados financieros se presenten elaborados
bajo un esquema que disminuya la probabilidad de tener errores sustanciales
en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno en las
instituciones públicas, tal es el caso de las Alcaldías, debe estar preparado
para evidenciar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación,
86
fraude o colusión, y aunque posiblemente las acciones no sean significativas
o relevantes, es importante que estos sean descubiertos oportunamente,
debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del
organismo.
Al respecto, Mantilla, S. (1998) precisa el control interno como el plan
de organización que permite proteger y salvaguardar los activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas
ordenadas de cada empresa, perspectiva que encaja en la naturaleza de las
entidades públicas objeto de estudio.
En el caso de la aplicación del control interno en este tipo de
institución, se refleja particularmente en el manejo de los recursos
presupuestarios disponibles por la municipalidad, pues la Alcaldía administra
los fondos provenientes del Situado Constitucional, del Fondo de
Estabilización Macroeconómica, del marco impositivo municipal, y además es
responsable de los recursos asignados por la Ley de Asignaciones
Económicas Especiales (LAEE) y del Fondo Intergubernamental para la
Descentralización (FIDES).
De allí que las Alcaldías deben disponer de mecanismos de control que
le permitan salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de
la información financiera emitida y de promover la eficiencia de las
operaciones de acuerdo a las políticas establecidas en las normativas legales
correspondientes.
Asimismo, en estas instituciones públicas el control presupuestario es
de vital importancia en especial por el origen y la naturaleza de las
operaciones que allí se dan; y porque a través de los recursos que se
administran, las mismas ejercen especial impacto en el desarrollo de las
comunidades e incluso del país. Tal es esta repercusión, que el Econ.
Huerta, J. (2005) consultor del Banco Central de Venezuela señala en un
resumen sobre los indicadores de productividad nacional, que durante el
87
primer y segundo trimestre del año 2005, el comportamiento de este sector
disminuyó de 2.479.019 millones de bolívares a 1.324.214, lo que en
porcentaje representa aproximadamente el 53%, sin embargo con respecto al
año 2004, este se incrementó en un 11,1% lo cual genera un crecimiento en
el proceso de reactivación económica iniciado desde el cuarto trimestre de
2003.
De igual forma es importante señalar, tal como le indica el mencionado
consultor que durante el año 2004, la evolución de la actividad económica
estuvo determinada fundamentalmente, por la significativa expansión de las
actividades no petroleras, que mostraron un crecimiento de 12,1% en su
valor agregado, mientras que las actividades petroleras crecieron en 2,5%; lo
que significa que desde el punto de vista institucional, el sector público creció
en 4,5%, en otras palabras, la gestión eficiente de las Alcaldías incide en la
evaluación económica y social del país.
Al analizar estos indicadores, se logra percibir que las instituciones de
corte público, dentro de las cuales se encuentran las Alcaldías han venido
sufriendo una especie de transformación en donde la tendencia apunta hacia
el crecimiento y la consolidación de las mismas, como medios directos de
ejecución de recursos para el beneficio colectivo.
Otro aporte significativo de las Alcaldías como instituciones públicas, es
que generan empleo directo, pues al estudiar las cifras del Ministerio de
Economía Popular, (MINEP., 2005) se puede precisar que la tasa de
crecimiento trimestral del índice real de remuneraciones a empleados y
obreros del sector público es de 8,3% para el último trimestre del año 2005,
lo que denota un crecimiento en comparación a años anteriores.
El importante mencionar, que las Alcaldías están constantemente
expuestas durante el ejercicio de sus funciones a la intervención de ciertos
factores tanto externos (de naturaleza económica, política y social), como
internos (factores de orden técnico) que influyen en el cumplimiento y
alcance de los objetivos de planificación y control presupuestario. No
88
obstante, un aspecto importante, es que están constituidas para funcionar
con la mayor efectividad posible, y de esta manera convertir sus recursos
utilizables en los servicios deseados por sus usuarios, que en la mayoría de
los casos es el colectivo; es por eso que para estas instituciones es de
especial importancia la aplicación eficiente y eficaz de auditorías internas
para la mejora de los procedimientos de control, particularmente los referidos
al ingreso y distribución de los recursos financieros.
Bases Legales aplicables a los organismos del sector público en materia de Control Entre las principales fuentes de consulta legales, que sustenta la
presente investigación se encuentran:
Base Legal Descripción
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
Indica las responsabilidades aplicables a los funcionarios encargados de la administración financiera del sector público, particularmente en lo que respecta a las responsabilidades penales, administrativas o disciplinarias que se impondrán producto de los daños y perjuicios en que incurran tales funcionarios.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
En ella, se indican los supuestos generadores de responsabilidad administrativa, la cual será declarada por este órgano de control como potestad sancionatoria, al igual que la imposición de multas y sanciones. Se señalan asimismo, los procedimientos para la determinación de responsabilidad administrativa e imposición de multas y se presentan las potestades de investigación de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal.
Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público
Se señalan las responsabilidades derivadas del manejo del patrimonio público, tipifica el enriquecimiento ilícito, los delitos contra la cosa pública y la responsabilidad civil, administrativa y disciplinaria, haciendo mención a los efectos de la responsabilidad penal. Indica, asimismo las atribuciones y actuaciones que, en materia de salvaguarda del patrimonio público le corresponden a la Contraloría General de la República y al Ministerio Público.
Ley Orgánica de la Administración Pública
Indica las responsabilidades civil, laboral, militar, penal, administrativa o disciplinaria derivada de la violación o menoscabo de los derechos humanos de un particular, por acto u orden de un funcionario público. Este ciudadano puede, directamente, o a través de su representante, acudir ante el Ministerio Público para que éste ejerza las acciones hubiere lugar para hacer efectiva la responsabilidad. Igualmente, podrá acudir Defensoría del Pueblo para que ésta inste al Ministerio Público a ejercer dichas acciones y además, para que la Defensoría del Pueblo solicite ante el Consejo Moral Republicano que adopte las medidas a que hubiere lugar con respecto a tales funcionarios, de conformidad con la ley. Señala además, que la Administración Pública responderá patrimonialmente por los daños que sufran los particulares, siempre que la lesión
89
sea imputable a su funcionamiento.
Cuadro 10. Bases Legales. Fuente: Adaptado por la autora de la investigación. Definición de términos básicos
Actividad Financiera: es la acción del Estado para recaudar ingresos,
traducirlos en gastos y satisfacer así las necesidades colectivas.
(Higuerey, A. y Durán, Y., 2005).
Administración Pública: Es la rama de la ciencia política que se relaciona
directa y principalmente con la estructuras y los trabajos de las
Agencias Gubernamentales. Paredes, F. (2002).
Auditoría Interna: La auditoría interna ayuda a una organización a cumplir
sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno. (BACÓN, Charles; 1973)
Añadir / Agregar Valor: El valor se genera mediante la mejora de
oportunidades para alcanzar los objetivos de la organización, la
identificación de mejoras operativas, y/o la reducción de la exposición al
riesgo, tanto con servicios de aseguramiento como de consultoría.
(BACÓN, Charles; 1973)
Control: Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otras partes,
para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los
objetivos y metas establecidos. (BACÓN, Charles; 1973)
Control Adecuado: Es el que está presente si la dirección ha planificado y
organizado (diseñado) las operaciones de manera tal que proporcionen
un aseguramiento razonable de que los objetivos y metas de la
organización serán alcanzados de forma eficiente y económica.
(BACÓN, Charles; 1973)
Cumplimiento: Conformidad y adhesión a las políticas, planes,
90
procedimientos, leyes, regulaciones, contratos y otros requerimientos.
(BACÓN, Charles; 1973)
Estado: Agrupación permanente de individuos unidos por lazos de
solidaridad e identidad comunes y dotados de una organización político
administrativa estables, que se asientan en un territorio determinado
formando una comunidad humana soberana e independiente. Burbano,
J. 1997).
Entorno / Ambiente de Control: El entorno de control proporciona disciplina
y estructura para la consecución de los objetivos principales del sistema
de control interno. (BACÓN, Charles; 1973)
Fraude: Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o
violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de
amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados
por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o
servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse
ventajas personales o de negocio. (BACÓN, Charles; 1973)
Gestión: modo esencial de pensamiento de pensamiento organizacional que
vincula continua y sistemáticamente las capacidades de la
organizacional a la dinámica del entorno, facilitando una construcción
del futuro en escenarios permanentemente cambiantes e inestables y
permitiendo el logro de sus fines. (Higuerey, A. y Durán, Y., 2005).
Municipio: Es el conjunto de personas que ocupan una determinada
extensión territorial, se relacionan entre sí, porque se rigen por las
mismas leyes u ordenanzas y por tener como organismo representativo
de sus intereses a la Alcaldía. Paredes, F. (2002).
Objetivos del Trabajo: Declaraciones generales establecidas por los
auditores internos que definen los logros pretendidos del trabajo.
(BACÓN, Charles; 1973)
Planificación: Proceso sistemático de observación y reflexión anticipatoria
para reconocer y definir las tendencias futuras, examinar las relaciones
91
entre las tendencias y los objetivos organizativos, y realizar los ajustes
necesarios en función de los objetivos y condiciones generales de la
empresa, a través del uso posible, eficiente y económico del personal,
métodos de dirección, fondos y otros recursos. Paredes, F. (2002).
Presupuesto: Resumen sistemático de las previsiones de los gastos
proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir
dichos gastos. Paredes, F. (2002).
Presupuesto Público: documento donde se prevén los ingresos y donde se
consigna el dinero para los gastos del que dispone una Administración
durante un año.
Procesos de Control: Las políticas, procedimientos y actividades, los cuales
forman parte de un enfoque de control, diseñados para asegurar que
los riesgos estén contenidos dentro de las tolerancias establecidas por
el proceso de evaluación de riesgos. (BACÓN, Charles; 1973)
Programa de Trabajo: Un documento que consiste en una lista de los
procedimientos a seguir durante un trabajo, diseñado para cumplir con
el plan del trabajo. (BACÓN, Charles; 1973)
Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un
impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de
impacto y probabilidad. (BACÓN, Charles; 1973)
Sistema de Control Interno: tiene por objeto asegurar el acatamiento de las
normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el
patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa,
financiera y operativa útil, confiables y oportuna para la toma de
decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el
cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas
propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de
cuentas. (Artículo 131 LOAFSP)
Sistema Presupuestario: esta integrado por el conjunto de principios,
92
órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario
de los entes y órganos del sector público. (Artículo 9 LOAFSP)
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
La metodología utilizada para esta investigación, se delineó en función
de alcanzar los parámetros expuestos en el objetivo general de la misma, el
cual se enfocó en analizar la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de
los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los
recursos financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia; por
ello, en este capítulo se exponen los componentes del enfoque metodológico
seleccionado para alcanzar dicho objetivo.
Nivel de la Investigación Según el propósito de la investigación: Determinar la influencia de la
Auditoría Interna en la mejora de los procedimientos de control referidos al
ingreso y distribución de los recursos financieros de la Alcaldía del Municipio
Baralt del estado Zulia; el nivel es descriptivo, fundamentado en lo planteado
por Méndez, C. (2001:134) el estudio descriptivo “...tiene como propósito la
delimitación de los hechos que conforman el problema de investigación”.
Así mismo, Ary, J. y otros (1994: 108) señalan:
“… una investigación descriptiva es la que trata de obtener información acerca del estado actual de los fenómenos con aquellos que pretende precisar la naturaleza de una situación en el momento de estudio. Su objetivo consiste en descubrir lo que
93
existe con respecto a las variaciones o condiciones de una situación”.
94
En ese sentido, tomando como referencia lo expuesto por los citados
autores, el nivel de investigación seleccionado para el presente estudio se
considera adecuado ya que permitió identificar la influencia que tiene la
aplicación de una Auditoría Interna en los procesos de control en la Alcaldía
del municipio Baralt del estado Zulia.
Diseño de la Investigación El diseño que mejor se adapta a la presente investigación es el de
campo, porque la estrategia utilizada, se basa en técnicas que de acopio de
los datos en forma directa de la realidad donde se presentaron. En este caso
los datos se recolectaron directamente de la Alcaldía del municipio Baralt.
A este respecto, Sabino, C. (1986: 76) manifiesta que este tipo de
diseño “… se refiere a los métodos a emplear cuando los datos de interés se
recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo conjunto de el
investigador y su equipo...”
Es importante acotar, que en este diseño radica en la posibilidad que
tiene el investigador de cerciorarse de las condiciones reales en que se
obtienen los datos, donde puede hacer ajustes necesarios en caso de dudas,
respecto a la veracidad y autenticidad, lo cual permite mayor margen de
confiabilidad, por lo cual se consideró apropiado para esta investigación.
Población La población es definida por Ramírez, T. (1999: 87) “…como el
universo, individuo u objeto, que pertenecen a una misma clase por poseer
características similares”. Para el presente trabajo, la población objeto de
estudio estará constituida por la dependencia de Contraloría Interna de la
Alcaldía del municipio Baralt.
95
De acuerdo a este autor, se debe relativizar el tamaño de la población,
para poder definir la muestra, por lo que afirma que “…una población será
grande o pequeña de acuerdo con nuestras posibilidades de poder contar
con los recursos suficientes para abordarla”. (Pág.: 89).
Sobre la recolección de datos para esta investigación, se seleccionaron
tres (3) sujetos informantes, todos funcionarios adscritos a la dependencia de
Contraloría Interna de la Alcaldía del Municipio Baralt, por lo cual se
consideró una población finita y de fácil acceso para la investigadora, en
virtud de los cual no requirió la aplicación de técnica de muestreo.
Técnica e instrumento de recolección de la Información
La encuesta es definida por Sierra, R. (1994:189) como aquella que
consiste “… en la obtención de datos de interés mediante la interrogación a
los miembros de una sociedad”. Su aplicación obedece a la necesidad de
requerir información a un grupo socialmente significativo de personas acerca
de los problemas en estudio para luego, mediante un análisis de tipo
cuantitativo, sacar las conclusiones que se correspondan con los datos
recogidos.
Como instrumento de esta técnica, se utilizó el cuestionario que según
Hurtado, J. (2000:434) “… es un instrumento que agrupa una serie de
preguntas relativas a un evento, situación o temática particular, sobre el cual
el investigador desea obtener información”. El mismo, se elaboró con
preguntas semiabiertas y con alternativas de selección múltiple, para ofrecer
a los informantes la oportunidad de expresar o complementar según sea el
caso su respuesta respecto a lo indagado. Los mismos han de
corresponderse con los indicadores señalados en el cuadro operativo de
variables.
96
Validez del Instrumento
Según Hurtado (2000: 433) la validez, “…se refiere al grado en que un
instrumento mide lo que pretende medir, mide todo lo que el investigador
quiere medir y mide sólo lo que quiere medir”. Considerando el tipo de
contenido referido “…al grado en que el instrumento abarca todos o una gran
parte de los contenidos o los contextos donde se manifiesta el evento que se
pretende medir, en lugar de explorar sólo una parte de éstos”.
Con el fin de verificar la validez del instrumento con la evidencia de
contenido, se definieron los indicadores en el cuadro operativo de variables,
a partir de allí se elaboró el instrumento para después consultar con un panel
de expertos en la materia, quienes emitieron su opinión sobre el
cumplimiento de los criterios de redacción, eficiencia y pertinencia, en su
formato de validación.
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos
En esta investigación, el análisis de la información se llevó cabo a
través de tres pasos: tabulación, ordenamiento y procesamiento. En cuanto a
la tabulación, dado que el instrumento que se diseño es un cuestionario se le
asignó un código a las preguntas y a las opciones de respuestas con el fin de
hacer más fácil la tabulación, la cual fue levantada mediante la hoja de
cálculo Excel; el ordenamiento, se hizo a través del uso de tablas construidas
para cada ítem de acuerdo a la conveniencia del mismo y se tomó en cuenta
la claridad de los datos que allí se plasmaron. Por último, el procesamiento
se realizó de acuerdo a técnicas estadísticas que facilitaron el manejo de los
datos para obtener los resultados.
97
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS En el siguiente capítulo se exponen las consideraciones derivadas de
los datos recolectados mediante el instrumento y procesados a través de la
estadística descriptiva, razón por la cual se diseñaron tablas y gráficos con el
propósito de analizar la influencia de la Auditoría Interna en la mejora de los
procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos
financieros de la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia.
La información recabada se despliega de acuerdo a tres dimensiones;
según lo planteado en la operacionalización de las variables, el primero se
refiere a la descripción de los procedimientos de control para la verificación
de los ingresos y distribución de los recursos financieros en la Alcaldía del
Municipio Baralt del estado Zulia, el segundo a la identificación de los
mecanismos de control que permiten la distribución eficiente de los recursos
financieros en la Alcaldía del Municipio Baralt del estado Zulia y el tercero a
la determinación de los beneficios del control interno en los procedimientos
referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros de la Alcaldía
del Municipio Baralt del estado Zulia.
A continuación se expone la debida interpretación y análisis:
98
Dimensión: Procedimientos de Control
Indicador: Preventivo
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 3 100%
Alternativas de Respuesta
1.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de losrecursos financieros, realizan control preventivo?
Si
No
Tabla 1. Control Preventivo. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0%
100%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 1. Control Preventivo. Fuente: datos procesados de la Tabla 1. Adaptado por la autora de la investigación.
Según la opinión del 100% de los encuestados, en la Alcaldía del
municipio Baralt, no realizan control preventivo.
Tal como fue señalado por los encuestados, a partir del año 2001 el
control previo o preventivo quedo derogado según el artículo Nº 125 que se
contempla en la reforma de la Ley Orgánica de la Contraloría General y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, por tanto hoy en día, no se aplica en la
Alcaldía objeto de estudio.
99
Indicador: Concomitante o Simultáneo
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
4.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de losrecursos financieros, realizan control concomitante?
Alternativas de Respuesta
Si
No
Tabla 2. Control Concomitante. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 2. Control Concomitante. Fuente: datos procesados de la Tabla 2. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta al control concomitante, el 100% de los sujetos
informantes indicó que el mismo si se realizaba.
En la Alcaldía del municipio Baralt, el control concomitante es conocido
como control simultáneo, y una vez derogado el control previo, los
encuestados indicaron que se han percatado de hacer éste proceso más
riguroso, por ello, lo efectúan en el mismo momento de ejecutar las
operaciones de ingresos o la distribución de los recursos, es decir que el
mismo se aplica de manera permanente durante todo el periodo de ejecución
presupuestaria, lo que se considera acertado, pues tal como lo señala
Cabezas, R. (1990) aplicar control implica llevar a cabo un conjunto de
100
acciones para supervisar, intervenir, inspeccionar, fiscalizar y hacer
seguimiento a los actos y procesos de la administración pública.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
5.- Al momento de efectuar las operaciones de ingreso, usted revisa en forma detalladacomo se llevó a cabo la operación de registro:
Si
No
Alternativas de Respuesta
Tabla 3. Operación de Registro. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 3. Operación de Registro. Fuente: datos procesados de la Tabla 3. Adaptado por la autora de la investigación.
En cuanto al registro de los ingresos, el 100% de los encuestados
indicó que revisan en forma detallada la forma como se efectúa la operación.
Según la información recolectada al momento de aplicar el instrumento,
las operaciones de ingreso suelen ser rigurosamente controladas, por tanto
la aplicación de controles simultáneos les ha resultado de vital importancia
para asegurar la legalidad y transparencia de las operaciones; así como
también para garantizar que los procedimientos de control se ajusten en
función de los mismos requerimientos de las operaciones que realiza la
Alcaldía.
101
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Si
No
6.- Durante el periodo de ejecución del gasto, se verifica la manera en que fuerondistribuidos los recursos:
Alternativas de Respuesta
Tabla 4. Distribución de Recursos. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 4. Distribución de Recursos. Fuente: datos procesados de la Tabla 4. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta a la distribución de los recursos, el 100% de los
encuestados señaló que posterior a la ejecución del gasto se verifica la
distribución de los recursos.
Tal como fue explicado por los encuestados, el control simultáneo
durante la ejecución de los gastos, les permite además de obtener una visión
del cumplimiento de los planes y programas, también les permite formarse
una opinión sobre la gestión administrativa; en tal sentido, pueden sugerir a
través de la aplicación de este tipo de control y de ser necesarios los
correctivos necesarios para garantizar que la distribución de los recursos se
realice bajo parámetros de gestión administrativa eficiente y efectiva.
102
Indicador: Posterior
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Alternativas de Respuesta
Si
No
7.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de losrecursos financieros, realizan control posterior?
Tabla 5. Realización del Control Posterior. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 5. Realización del Posterior. Fuente: datos procesados de la Tabla 5. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta al control posterior, el 100% de los encuestados
indicó que si lo realizan.
Fue señalado por los sujetos informantes que el control posterior, ha
sido desde siempre en la Administración Pública, una de las funciones
principales que ejerce la contraloría interna o auditores internos en una
entidad pública; en tal sentido, indicaron que este es un procedimiento propio
de sus funciones, por lo cual siempre es aplicado.
103
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
c. 0 0%Anualmente
Cada seis meses
Mensualmente
Alternativas de Respuesta
8.- Cada cuanto tiempo realizan control posterior:
Tabla 6. Tiempos de Ejecución del Control Posterior. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 6. Tiempos de Ejecución del Posterior. Fuente: datos procesados de la Tabla 6. Adaptado por la autora de la investigación.
En relación al tiempo de ejecución del control posterior, el 100% de los
encuestados señaló que el mismo se aplica mensualmente.
El control posterior como su nombre lo indica es un mecanismo
subsecuente a la aplicación de control simultáneo, y según lo mencionaron
los encuestados, en la Alcaldía del municipio Baralt se realiza mensualmente,
no obstante, comentaron que en algunas ocasiones éste puede ser aplicado
en la revisión anual de la institución; es decir, al momento del cierre del
ejercicio económico o al presentar la memoria y cuenta de la institución, lo
que se considera correcto.
104
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Si
No
Alternativas de Respuesta
9.- Durante la aplicación del control posterior examinan la legalidad y validez de lasoperaciones financieras:
Tabla 7. Aplicación del control posterior. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 7. Aplicación del Control Posterior. Fuente: datos procesados de la Tabla 7. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta a la aplicación del control posterior, el 100% de los
encuestados indicó que les es útil para examinar la validez y legalidad de las
operaciones financieras.
Al comparar esta respuesta con lo descrito por Bastidas, M. (2003) se
encuentra concordancia, pues ésta señala que el objeto del control posterior
es precisamente inspeccionar la transparencia y concordancia de las
operaciones financieras; puesto que de allí dependen la evaluación de los
resultados de la gestión administrativa de la Alcaldía, así como también, la
preparación de los reportes financieros que sirven de base para el proceso
de toma de decisiones en cuanto al manejo de los recursos en dicha entidad.
105
Dimensión: Mecanismos de Control
Indicador: Interno
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Si
No
10.- Según su consideración, ¿la auditoría interna ayuda a mejorar los procedimientosde control porque garantiza el acatamiento de normas legales?
Alternativas de Respuesta
Tabla 8. Mejora de los procedimientos de control. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 8. Mejora de los procedimientos de control. Fuente: datos procesados de la Tabla 8. Adaptado por la autora de la investigación.
Al preguntar sobre el apoyo que presta la auditoría interna en la mejora
de los procedimientos de control en la Alcaldía del municipio Baralt, el 100%
de los encuestados indicó que si ayuda.
Según fue explicado por los encuestados, la Auditoría Interna del sector
público se rige por una serie de parámetros legales que atienden a una sola
necesidad: presentar un informe que sea de utilidad para corregir las
deficiencias, fortalecer la gestión y proteger el patrimonio público; de allí que
en opinión de los sujetos encuestados, sea una herramienta importante para
la mejora continúa de los procedimientos de control, base fundamental para
106
garantizar que el manejo de los recursos financieros se realice en forma
eficiente y efectiva.
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 3 100%
c. 0 0%
d. 3 100%
e. 3 100%
f. 0 0%
Salvaguardar el patrimonio
Promover la eficiencia de las operaciones
Garantizar el acatamiento de normas legales
Ofrecer seguridad razonable de las transacciones
Evitar desembolsos indebidos de fondos
Alternativas de Respuesta
11.- Según su consideración ¿qué objetivo tiene el establecimiento de los controlesinternos referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros?
Otro
Tabla 9. Objetivos del establecimiento de controles internos. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0%
100%
0%
100% 100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e. f.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 9. Objetivos del establecimiento de controles internos. Fuente: datos procesados de la Tabla 9. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta al objetivo que tiene el establecimiento de controles
internos en la Alcaldía, el 100% de los encuestados respondieron lo
siguiente: evitar el desembolso indebido de fondos, garantizar el acatamiento
de la normativa legal y promover la eficiencia de las operaciones.
107
Al analizar los resultados ilustrados en el Gráfico 9, se puede decir que
todos estos aspectos conducen a un objetivo final, que es la salvaguarda del
patrimonio público, pues dada la complejidad presente en la operatividad de
los organismos y entes públicos en lo que respecta al manejo y distribución
de los recursos, los controles prestan gran ayuda por que apuntan al
monitoreo del manejo honesto y eficiente de la administración, en
consecuencia contribuye a salvaguardar el patrimonio público.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Alternativas de Respuesta
Si
No
12.- ¿La incorporación auditorías internas en la Alcaldía como parte del sistema decontrol responde en cierta medida a la necesidad de obtener información financieraconfiable para la toma de decisiones?
Tabla 10. Incorporación de la Auditoría Interna como parte del sistema de control. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 10. Incorporación de la Auditoría Interna como parte del sistema de control. Fuente: datos procesados de la Tabla 10. Adaptado por la autora de la investigación.
Al indagar sobre la aplicación de auditorías internas en la Alcaldía del
municipio Baralt como parte del sistema de control, el 100% de los sujetos
108
encuestados señaló que ésta responde a la necesidad de obtener
información confiable para la toma de decisiones.
Como se logró apreciar a través de la respuesta obtenida en este ítem,
la Auditoría Interna es vista en la Alcaldía del municipio Baralt, como un
mecanismo efectivo de control mediante el cual permite entre otras cosas, la
adecuación de los procedimientos establecidos así como también la
adhesión a los mismos, lo que a la vez genera eficiencia en el tramite de la
información y hace más efectiva y transparente la toma de decisiones en
dicha institución.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Si
No
Alternativas de Respuesta
13.- ¿Considera usted que la aplicación de Auditorías Internas promueve la eficiencia delas operaciones referidas al ingreso y distribución de los recursos financieros dentro dela Alcaldía?
Tabla 11. Promoción de la Eficiencia Operativa. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 11. Promoción de la Eficiencia Operativa. Fuente: datos procesados de la Tabla 11. Adaptado por la autora de la investigación.
Según la información suministrada por el 100% de los encuestados, la
aplicación de auditorías internas si promueve la eficiencia operativa.
109
Tal como fue explicado por los encuestados, la aplicación de auditorías
internas genera beneficios específicos porque propicia la mejora de
oportunidades para alcanzar los objetivos de la organización, así como
también reduce considerablemente la exposición al riesgo. En otras palabras,
interviene en el cumplimiento de la eficiencia operativa de la Alcaldía puesto
que al auditar los ingresos, así como también los procedimientos utilizados
para distribuir los recursos existe mayor garantía y oportunidad de que los
objetivos y metas previstos se cumplan.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
c. 3 100%
d. 0 0%Otro
14.- ¿De qué manera considera usted que la Auditoría Interna influye en la mejora de losprocedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financierosdentro de la Alcaldía?
Monitoreando todos los procedimientos
Promoviendo la eficiencia de las operaciones
Realizando sugerencias para la mejora de los controles
Alternativas de Respuesta
Tabla 12. Mejora de los procedimientos de control. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 12. Mejora de los procedimientos de control. Fuente: datos procesados de la Tabla 12. Adaptado por la autora de la investigación.
110
Según fue señalado por los sujetos encuestados, la auditoría interna
influye en la mejora de los procedimientos de control en un 100% por que: a
través de la misma se pueden realizar sugerencias para la mejora de los
controles y por que ayuda en el monitoreo de todos los procedimientos.
La respuesta obtenida, concuerda con lo expuesto por Bastidas, M.
(2003) cuando ésta señala que la auditoría interna tiene como fin, entre otros
aspectos promover el fortalecimiento del sistema de control interno. Es decir,
el sólo hecho de que ésta sea aplicada, garantiza de antemano los
procedimientos referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros
en la Alcaldía del municipio Baralt, se den apegados a las regulaciones y en
forma eficiente y efectiva, por tanto puede decirse que esta, tiene una gran
influencia sobre la mejora de los sistemas de control.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Alternativas de Respuesta
Si
No
15.- ¿Considera usted que de la Auditoría Interna ayuda a garantizar la rendición decuentas de forma razonable?
Tabla 13. Rendición de Cuentas. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 13. Rendición de Cuentas. Fuente: datos procesados de la Tabla 13. Adaptado por la autora de la investigación.
111
Uno de los fundamentos claves de la auditoría es la emisión de
opiniones razonables sobre el manejo de los recursos, así como también, es
un hecho que su aplicación se fundamenta en la revisión detallada del control
interno; tal sentido, los encuestados hicieron mención que al ser empleada, la
rendición de cuentas adquiere dimensiones de transparencia y legalidad. Por
lo que se considera propicio acotar, lo señalado por Catacora, F. (1999)
cuando éste menciona que el grado de fortaleza de control interno viene
determinado por la aplicación permanente de auditorías ya que esto
determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones
reflejadas en los estados financieros sean confiables o no.
Indicador: Externo
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
Alternativas de Respuesta
Si
No
16.- ¿En la Alcaldía se ha realizado alguna auditoría externa?
Tabla 14. Cumplimiento de las Disposiciones Legales. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 14. Cumplimiento de las Disposiciones Legales. Fuente: datos procesados de la Tabla 14. Adaptado por la autora de la investigación.
112
En lo que respecta a los mecanismos de control externos, el 100% de
los encuestados señaló que si se han realizado.
Según la explicación suministrada por los auditores encuestados, el
control externo siempre es posterior al control interno ya que éste se dedica a
verificar propiamente los procedimientos presupuestario, contable y
administrativo en lo que respecta a la administración pública, como es el
caso de la Alcaldía del municipio Baralt.
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 0 0%
c. 3 100%La sinceridad de las cuentas relacionadas con losingresos y la distribución de los recursos
La exactitud de la información
La legalidad de las operaciones
Alternativas de Respuesta
17.- ¿La Contraloría General del estado Zulia ha intervenido en algún momento paraverificar?
Tabla 15. Intervención de organismos de control externo. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0% 0%
100%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 15. Intervención de organismos de control externo. Fuente: datos procesados de la Tabla 15. Adaptado por la autora de la investigación.
Al indagar sobre la intervención de organismos de control externo, el
100% de los encuestados indicó que la Contraloría General del estado Zulia
113
ha intervenido en la Alcaldía objeto de estudio principalmente para sincerar
las cuentas relacionadas con los ingresos y la distribución de los recursos.
En líneas generales, se logró precisar a través de la opinión de los
sujetos encuestados, que la Contraloría General es el ente encargado de
aplicar control externo y que su objetivo es verificar la exactitud y sinceridad
de la información financiera, administrativa y de gestión que se procesa en la
Alcaldía.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 3 100%
c. 0 0%
d. 3 100%
e. 0 0%
f. 0 0%
Evaluar la gestión de la Alcaldía
Otro
18.- ¿Considera usted que el control externo es útil para:
Alternativas de Respuesta
Determinar el cumplimiento de las disposicionesconstitucionales, legales, reglamentarias y demás normasaplicables a las operaciones presupuestariasDeterminar el grado de observancia de las políticaspresupuestariasEstablecer la medida en que se hubieren alcanzado susmetas y objetivos.Verificar la exactitud y sinceridad de su informaciónfinanciera, administrativa y de gestión
Tabla 16. Utilidad del Control Externo. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100% 100%
0%
100%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e. f.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 16. Utilidad del Control Externo. Fuente: datos procesados de la Tabla 15. Adaptado por la autora de la investigación.
114
En relación a la utilidad del control externo, el 100% de los encuestados
señaló que este ayuda a determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y normativas propias del proceso presupuestario, también ayuda a
determinar el grado de observancia de las políticas presupuestarias y verifica
la exactitud y sinceridad de la información financiera.
Tal como se logró percibir a través de la información recolectada, en la
Alcaldía del municipio Baralt se reconoce la utilidad del control externo para
conocer si administrativamente los procedimientos se apegan a los
linimientos previamente establecidos en el marco normativo, presupuestario y
administrativo propio de las instituciones públicas, por lo que los encuestados
consideraron que éste es de mucha importancia para el manejo razonable de
los recursos financieros.
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 0 0%
c. 0 0%
d. 3 100%
e. 0 0%
19.- ¿La Contraloría General del estado Zulia ha intervenido para evaluar los siguientesaspectos?
Otro
El manejo de los recursos financieros
La eficacia y eficiencia de la gestión
El resultado de las acciones administrativas
El cumplimiento de las políticas
Alternativas de Respuesta
Tabla 17. Evaluación de la Eficiencia, Eficacia y Economía. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
115
0% 0% 0%
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 17. Evaluación de la Eficiencia, Eficacia y Economía. Fuente: datos procesados de la Tabla 17. Adaptado por la autora de la investigación.
En general, el 100% de los encuestados indicó que el control externo
como herramienta de evaluación de la eficiencia, eficacia y economía es
particularmente útil en el manejo de los recursos financieros.
Según la opinión de los encuestados el control externo cuida que los
procedimientos se basen en el objetivo de asegurar que las transacciones se
ejecuten según los términos autorizados por la administración de la Alcaldía,
para ello, fundamentan la revisión en los índices de gestión, de rendimientos
y demás técnicas aplicables en materia de control externo.
Dimensión: Beneficios del Control Interno
Indicador: Corrección de Deficiencias
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%Pecuniarias
Administrativas
20.- ¿De encontrar alguna desviación al ejercer control interno qué tipo de sancionesrecaen en los responsables de esta actividad?
Alternativas de Respuesta
Tabla 18. Sanciones. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
116
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 18. Sanciones. Fuente: datos procesados de la Tabla 18. Adaptado por la autora de la investigación.
En relación a las sanciones por no ejercer control externo, el 100% de
los funcionarios indicó que se aplicaban sanciones administrativas a los
responsables de esta actividad.
Según la señalado por los encuestados, la Ley Orgánica de la
Contraloría General y del Sistema Nacional de Control Fiscal tipifica con
claridad las sanciones administrativas o pecuniarias a ser aplicadas a los
funcionarios que no respondan a la aplicación de controles en la
Administración Pública, lo que denota que existe conocimiento claro por parte
de los funcionarios de la Alcaldía sobre estos aspectos.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
21.- ¿Considera usted que el control interno ayuda a formular recomendaciones paramejorar posibles deficiencias relacionadas con el manejo de los ingresos y distribuciónde los recursos financieros?
Alternativas de Respuesta
Si
No
Tabla 19. Recomendaciones. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
117
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 19. Recomendaciones. Fuente: datos procesados de la Tabla 19. Adaptado por la autora de la investigación.
Al observar la Tabla 19, se tiene que el 100% de los encuestados
considera que el control interno ayuda a formular recomendaciones para
mejorar las posibles deficiencias operativas.
Tal como fue explicado por los encuestados, y en concordancia con lo
expuesto por Catartequi, M. (2004) el sector publico venezolano, ha sido
objeto de actos que pueden catalogarse de poco beneficiosos tanto para la
administración pública propiamente dicha como para la comunidad, por eso
amerita de la aplicación auditoría internas que revisen en detalle los controles
y a través de los informes pueden revelar en forma oportuna cualquier tipo de
desviación o fraude que se de en relación al manejo de los ingresos y
distribución de los recursos.
118
Indicador: Fortalecimiento de la Gestión
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 3 100%
c. 0 0%
d. 0 0%
Bueno
Excelente
Deficiente
Regular
22.- ¿Cómo califica el sistema de control interno de la Alcaldía?
Alternativas de Respuesta
Tabla 20. Calificación del SCI. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0%
100%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 20. Calificación del SCI. Fuente: datos procesados de la Tabla 20. Adaptado por la autora de la investigación.
Al calificar el sistema de control interno de la Alcaldía del municipio
Baralt, el 100% de los encuestados coincidió en afirmar que era bueno.
Al indagar sobre esta respuesta, los sujetos informantes recalcaron el
hecho de que la Alcaldía como todo sistema organizativo requiere en forma
constante de revisiones en sus procesos y controles; según sus palabras lo
consideran un sistema que en buena medida depende del manejo
transparente o no de los funcionarios que allí laboran, por tanto, el sistema
de control interno aunque es bueno, constantemente requiere de revisiones,
119
ajustes y modificaciones para mantener la transparencia de la administración
de los recursos financieros.
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 3 100%
c. 3 100%
d. 0 0%
e. 0 0%
Certificar que los registros contables son fieles a losactos reales
Proteger los activos (recursos financieros)
23.- Según su consideración el control interno en la Alcaldía tiene como función:
Alternativas de Respuesta
Todos los anteriores
Lograr que la actividad de la institución se desarrolleeficazmente
Otro
Tabla 21. Función del SCI. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0%
100% 100%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 21. Función del SCI. Fuente: datos procesados de la Tabla 21. Adaptado por la autora de la investigación.
Según el 100% de los encuestados, la función del sistema de control
interno en la Alcaldía del municipio Baralt se fundamenta en: certificar que los
registros contables sean fieles a los actos reales y lograr que la actividad de
la institución se desarrolle en forma eficiente.
Para aplicar esta función, según fue señalado por los encuestados han
tenido que recurrir a la aplicación de auditorías internas como herramientas
120
para garantizar la transparencia de las operaciones y una gestión eficiente y
efectiva de su administración; por tanto, la aplicación de auditorías les ha
resultado beneficiosas.
Frecuencia Porcentaje
a. 0 0%
b. 0 0%
c. 3 100%
d. 3 100%
e. 0 0%
f. 0 0%
24.- Considera usted que el control interno de la Alcaldía esta diseñado para:
Alternativas de Respuesta
Revelar toda la información que se de en el momentoindicado
Otro
Todos los anteriores
Cumplir con la Normativo Legal (Gacetas, Ordenanzas,Leyes)
Cumplir con los principios contables vigentes
Depurar la información contable y financiera
Tabla 22. Propósito del SCI. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
0% 0%
100% 100%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e. f.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 22. Propósito del SCI. Fuente: datos procesados de la Tabla 22. Adaptado por la autora de la investigación.
En lo que respecta al diseño del sistema de control interno de la
Alcaldía del municipio Baralt, el 100% de los encuestados indicó: que está
dirigido a cumplir con los principios contables vigentes y a cumplir con la
normativa legal.
121
Tal aseveración concuerda con lo establecido en el artículo 131 de la
LOAFSP, el cual señala que el objeto del sistema de control interno consiste
entre otros aspectos en garantizar el acato de las normas legales y garantizar
la rendición de cuentas de forma razonable.
Indicador: Protección del Patrimonio Público
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
c. 3 100%
d. 0 0%
e. 0 0%
f. 3 100%
g. 0 0%
La obtención de información financiera confiable
La salvaguarda de los recursos y bienes que integran elpatrimonio
Alternativas de Respuesta
El acato de las normas legales
25.- Considera usted que el Sistema de Control Interno de la Alcaldía permite:
Garantizar la rendición de cuentas
Todos los anteriores
El cumplimiento de los planes, programas y presupuesto
La eficiencia de las operaciones
Tabla 23. Funcionabilidad del SCI. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%
100%
0% 0%
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d. e. f. g.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 23. Funcionabilidad del SCI. Fuente: datos procesados de la Tabla 23. Adaptado por la autora de la investigación.
122
En lo que respecta a la funcionabilidad del sistema de control interno de
la Alcaldía del municipio Baralt, el 100% de los encuestados señaló que éste
permite: el acato a las normas legales, la obtención de información financiera
confiable y la rendición de cuentas.
Al observar los resultados expuestos en la Tabla 23, se encuentra
concordancia y relación con lo establecido en el artículo 131 de la LOAFSP,
así como también, con lo estipulado en el artículo 5, donde se contempla que
el sistema de control interno debe permitir a través del establecimiento de un
conjunto de normas, órganos y procedimientos de control, integrados a los
procesos de la administración financiera así como la auditoria interna,
preservar el acato a las leyes y la obtención de información razonable.
Frecuencia Porcentaje
a. 3 100%
b. 0 0%
c. 3 100%
d. 0 0%
Ajustar las políticas presupuestarias
Corregir desviaciones
Otro
Mejorar los procedimientos contables y presupuestarios
Alternativas de Respuesta
26.- Considera usted que el control interno le ha sido útil para:
Tabla 24. Utilidad del SCI. Fuente: Instrumento aplicado. (2007). Adaptado por la autora de la investigación.
100%
0%
100%
0%0%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
a. b. c. d.Alternativas de Respuesta
Porc
enta
je
Gráfico 24. Utilidad del SCI. Fuente: datos procesados de la Tabla 24. Adaptado por la autora de la investigación.
123
Tal como lo señalaron el 100% de los encuestados, el control interno
aplicado en la Alcaldía del municipio Baralt ha sido útil para mejorar los
procedimientos contables y presupuestarios, así como también corregir las
desviaciones.
Según la explicación dada por los encuestados, el control interno es un
mecanismo eficaz a través del cual se obtienen entre otros beneficios,
mejorar la eficiencia de las operación; así como también se puede garantizar
mediante los informes emitidos por la auditoría interna sobre los procesos de
control información exacta que ayuda a los directivos de esta Alcaldía a
corregir las desviaciones o fallos que puedan afectar la gestión eficiente de
esta institución.
124
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Décima segunda edición. McGraw-Hill. Colombia.
127
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CUESTIONARIO AUTO ADMINISTRADO
Instrucciones: Seguidamente encontrará una serie de ítems, los cuales deberá responder seleccionando la(s) alternativa(s) con una equis (X), según sea su criterio. 1.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros, realizan control preventivo? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ Si su respuesta es afirmativa, continúe con la(s) siguiente(s) pregunta(s), si no por favor pase a la número 4. 2.- Monitorea usted antes de su ejecución las operaciones relacionadas con: a.- __ El registro de los ingresos b.- __ La asignación de los recursos financieros c.- __ Los desembolsos d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 3.- ¿Verifica usted con regularidad los controles referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros? a.- __ Si b.- __ No. Indique por qué: _____________________________________________________ 4.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros, realizan control concomitante? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ Si su respuesta es afirmativa, continúe con la(s) siguiente(s) pregunta(s), si no por favor pase a la número 7. 5.- Al momento de efectuar las operaciones de ingreso, usted revisa en forma detallada como se llevó a cabo la operación de registro: a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: _______________________________________ 6.- Durante el periodo de ejecución del gasto, se verifica la manera en que fueron distribuidos los recursos: a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: _______________________________________
128
7.- ¿Entre los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros, realizan control posterior? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ Si su respuesta es afirmativa, continúe con la(s) siguiente(s) pregunta(s), si no por favor pase a la número 10. 8.- Cada cuanto tiempo realizan control posterior: a.- __ Mensualmente b.- __ Cada seis meses c.- __ Anualmente 9.- Durante la aplicación del control posterior examinan la legalidad y validez de las operaciones financieras: a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ 10.- Según su consideración, ¿la auditoría interna ayuda a mejorar los procedimientos de control porque garantiza el acatamiento de normas legales? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ 11.- Según su consideración ¿qué objetivo tiene el establecimiento de los controles internos referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros? a.- __ Salvaguardar el patrimonio b.- __ Evitar desembolsos indebidos de fondos c.- __ Ofrecer seguridad razonable de las transacciones d.- __ Garantizar el acatamiento de normas legales e.- __ Promover la eficiencia de las operaciones d.- __ Otro. Indique: _________________________________________________________ 12.- ¿La incorporación auditorías internas en la Alcaldía como parte del sistema de control responde en cierta medida a la necesidad de obtener información financiera confiable para la toma de decisiones? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________
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13.- ¿Considera usted que la aplicación de Auditorías Internas promueve la eficiencia de las operaciones referidas al ingreso y distribución de los recursos financieros dentro de la Alcaldía? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ 14.- ¿De qué manera considera usted que la Auditoría Interna influye en la mejora de los procedimientos de control referidos al ingreso y distribución de los recursos financieros dentro de la Alcaldía? a.- __ Realizando sugerencias para la mejora de los controles b.- __ Promoviendo la eficiencia de las operaciones c.- __ Monitoreando todos los procedimientos d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 15.- ¿Considera usted que de la Auditoría Interna ayuda a garantizar la rendición de cuentas de forma razonable? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ____________________________________________________ 16.- ¿En la Alcaldía se ha realizado alguna auditoría externa? a.- ____ Si b.- ____ No Si su respuesta es afirmativa conteste las siguientes preguntas, si no pase a la Nº. 20 17.- ¿La Contraloría General del estado Zulia ha intervenido en algún momento para verificar? a.- __ La legalidad de las operaciones b.- __ La exactitud de la información c.- __ La sinceridad de las cuentas relacionadas con los ingresos y la distribución de los recursos 18.- ¿Considera usted que el control externo es útil para: a.- __ Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y demás normas aplicables a las operaciones presupuestarias. b.- __ Determinar el grado de observancia de las políticas presupuestarias c.- __ Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos. d.- __ Verificar la exactitud y sinceridad de su información financiera, administrativa y de gestión e.- __ Evaluar la gestión de la Alcaldía
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f.- __ Otro. Indique: ____________________________________________ 19.- ¿La Contraloría General del estado Zulia ha intervenido para evaluar los siguientes aspectos?: a.- ____ El cumplimiento de las políticas b.- ____ El resultado de las acciones administrativas c.- ____ La eficacia y eficiencia de la gestión d.- ____ El manejo de los recursos financieros e.- ____ Otro. Indique: ___________________________________________ 20.- ¿De encontrar alguna desviación al ejercer control interno qué tipo de sanciones recaen en los responsables de esta actividad? a.- __ Administrativas b.- __ Pecuniarias 21.- ¿Considera usted que el control interno ayuda a formular recomendaciones para mejorar posibles deficiencias relacionadas con el manejo de los ingresos y distribución de los recursos financieros? a.- __ Si b.- __ No Explique porqué: ___________________________________________________________ 22.- ¿Cómo califica el sistema de control interno de la Alcaldía? a.- __ Excelente b.- __ Bueno c.- __ Regular d.- __ Deficiente 23.- Según su consideración el control interno en la Alcaldía tiene como función:
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a.- __ Proteger los activos (recursos financieros) b.- __ Certificar que los registros contables son fieles a los actos reales c.- __ Lograr que la actividad de la institución se desarrolle eficazmente d.- __ Todos los anteriores e.- __ Otro. Señale: ___________________________________________ 24.- Considera usted que el control interno de la Alcaldía esta diseñado para: a.- __ Revelar toda la información que se de en el momento indicado b.- __ Depurar la información contable y financiera c.- __ Cumplir con los principios contables vigentes d.- __ Cumplir con la Normativo Legal (Gacetas, Ordenanzas, Leyes) e.- __ Todos los anteriores f.- __ Otro. Señale: ___________________________________________ 25.- Considera usted que el Sistema de Control Interno de la Alcaldía permite: a.- __ El acato de las normas legales b.- __ La salvaguarda de los recursos y bienes que integran el patrimonio c.- __ La obtención de información financiera confiable d.- __ La eficiencia de las operaciones e.- __ El cumplimiento de los planes, programas y presupuesto f.- __ Garantizar la rendición de cuentas. g.- ____ Todos los anteriores 26.- Considera usted que el control interno le ha sido útil para: a.- __ Mejorar los procedimientos contables y presupuestarios b.- __ Ajustar las políticas presupuestarias c.- __ Corregir desviaciones d.- __ Otro. Indique: _________________________________________________________ Muchas gracias por su tiempo y colaboración…
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