Formularios

Diseño de un Sistema de Formularios Comprende todos los formatos, sus prácticas,

normas y reglas que rigen el manejo de lainformación escrita, a través de los documentosen la organización.

Un sistema adecuado de formularios comprende las siguientes etapas:

Inventario de Formularios, Análisis de Formularios, Clasificación de formularios, Codificación de formularios.

Sistemas de Contabilidad por Área de Responsabilidad Sistemas de Contabilidad por Área de

Responsabilidad

Todo sistema contable es controlar todas lasoperaciones que lleva a cabo la empresa. Secumple a través de la separación de laorganización en centros o áreas deresponsabilidad.

Áreas de Responsabilidad: conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados en la empresa. Los organigramas muestran la forma en la cual se divide la empresa.

Las principales áreas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son las siguientes: producción, finanzas y control, comercial.

Área de producción: El termino producir significafabricar, transformar materia prima en productosterminados, prestar servicios con base en el trabajodel personal especializado. Para una empresa deservicios, su proceso productivo consiste en lageneración y prestación de un servicio.

Área de Finanzas y Control: Tiene como objetivoadministrar y controlar los recursos económicosfinancieros que soportan las actividades de todas lasunidades en la empresa.Área Comercial: Tiene como objetivo principal elfijar políticas para el mercadeo, distribución y ventade los bienes o servicios.

una empresa manufacturera organigrama: gerencia de operaciones, gerencia de mantenimiento, gerencia de producción, gerencia de logística, área de preparación, área de montaje, control de calidad.

Ejemplo en una empresa una empresa presta servicios (publicitaria) organigrama: gerencia de cuentas, departamento de creación, departamento de arte, departamento de medios, departamento de coordinación grafica.

Las principales unidades que se puedenidentificar en área de finanzas y control:tesorería, impuestos, seguros, crédito ycobranzas, contabilidad general, contabilidadde costos, presupuesto, auditoría interna.

Las principales unidades que se pueden identificar en área de comercialización: ventas, estudio del mercado, distribución, planeamiento de ventas.

Proceso para el Registro de las Operaciones Contables Proceso para el Registro de las Operaciones

Contables

El registro de las operaciones otransacciones que genera una empresarequiere que los datos sean recolectados,clasificados y codificados para luego, serregistrados. Una de las herramientasprincipales para el registro de lasoperaciones es la cuenta.

Importancia de los Registros Los registros son la memoria permanente de toda

empresa. Los registros de contabilidad son importantes por

las siguientes razones: -Permiten efectuar un seguimiento preciso a

grupos de operaciones o alguna operación especifica.

-Son la base para la elaboración de los estados financieros

-Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

Tipos de Cuentas

Las cuentas se clasifican en tres tipos dentro de un sistema contable: cuentas reales, cuentas nominales y cuentas de orden.

Cuentas Reales: Cuentas que afectan el balance general. Activo,pasivo y Patrimonio

Cuentas Nominales son aquellas cuentas queregistran las modificaciones al patrimonio de laempresa por concepto de aumentos odisminuciones a este y durante un ejercicioeconómico. Ingresos,costos y Egresos

Cuentas de Orden controlan ciertasoperaciones o transacciones que no afectanel activo, el pasivo, el patrimonio o lasoperaciones del periodo, significan algunaresponsabilidad para la empresa y enconsecuencia, por lo tanto es necesarioestablecer cierto control sobre ellas.

Etapas en el proceso de registrar las operaciones: Recolección de registros, clasificación de registros, codificación de registros y registro de las operaciones.

Mecanización de los Registros : En sistemasmanuales libros usados para los diferentesregistros: libro de asientos diarios o librodiario, libro mayor, libroauxiliar(ventas, inventario, de compras).

Un sistema contable mecanizado

Algunos archivos de datos en un sistema contablemecanizado: Maestro de cuentas, Maestro detransacciones, Maestro de productos, Maestro decuentas por cobrar.

Maestro de cuentas: En este archivo se guarda lainformación equivalente al libro mayor.

Maestro de transacciones: En este archivo se guarda lainformación equivalente al libro diario.

Maestro de productos: En este archivo se guarda lainformación equivalente al libro auxiliar de inventario.

Maestro de Cuentas por Cobrar y cuentas por pagar: en estearchivo se guarda la información equivalente al libro.

El Control Interno y Las Operaciones Contables Importancia Un sistema de control interno es

importante por cuanto no se limitaúnicamente a la confiabilidad en lamanifestación de las cifras que son reflejadasen los estados financieros, sino tambiénevalúa el nivel de eficiencia operacional enprocesos contables y administrativos.

Objetivos generales del control interno: Custodia de los activos, captura y proceso de la información en forma completa y exacta, correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía.

Objetivos del control custodia y captura: corresponde a objetivos específicos del control que son: 1-integridad, 2-existencia, 3-exactitud,4-autorización,5-custodia.

Definición Control interno Plan de organizaciónestablecido para proteger los activos, verificar laexactitud y razonabilidad de los datos contablesy promover la eficiencia operacional.

Clasificación: Controles internosadministrativos y Controles internoscontables.

Técnicas para documentar la evaluación delcontrol interno contable: cuestionarios,narrativos, flujogramas.

PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA Los procedimientos contables para cada

caso, están basados en el ciclo deoperaciones del negocio y los principios decontabilidad de aceptación general aplicablesindividualmente, debido a que el registro dela información contable se realiza de acuerdocon este ciclo.

Control Interno dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar tiene que cumplir con los objetivos del control interno: Integridad todos los activos adquiridos y las obligaciones contraídas; existencia activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compañía; Exactitud activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto; Autorización solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa.

Control Interno contable en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar: integridad, existencia, exactitud.

Procesos de Ajustes y Cierre El procesocontable concluye con procedimientos deajustes para depurar la información financieray presentar estados financieros de acuerdocon lo establecido con los principios decontabilidad de aceptación general.

El registro de las operaciones contables esta basado en dos métodos principales: Contabilidad en base de efectivo y Contabilidad en base de acumulaciones

Clasificación de los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido en los libros o para corregir un error. Según la forma como son presentados en los Estados Financieros: Balance General (activo y Pasivo); ganancias y pérdidas .

LOS SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTES DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (PED)

El desarrollo tecnológico ha visto cambiar suscaracterísticas en aspectos tales como: tamañodel equipo, capacidad de procesamiento, mayorconfiabilidad hacia el equipo y una altaintegración de los componentes.

Los componentes o elementos para un sistemade computo: Desde el punto de vistahardware: 1-unidades de entrada/salida,2-unidad central de proceso y 3- unidad dememoria.

Desde el punto de vista del software:

1-programas fuente es una serie deinstrucciones que se le dan a un computadorpara que procese alguna información bajo unesquema lógico preestablecido

2- programas objetos instruccionescompiladas del programa fuente, estaformada por ceros y uno.

Softwares de Contabilidad: Dac easy, quickbook, Mónica, ect

Control Interno en ambientes PED Objetivo de los controles es el reducir el

riesgo asociado en este ambiente. El control interno de PED debe ser implantado para la totalidad de los sistemas de información que una organización posee.

Tipos de controles bajo ambientePED:Control de acceso,controles sobre lainformación y controles sobre la seguridaddel sistema.

Sistemas Contables Automatizados Conocer el funcionamiento y manejo de sistemas

mecanizados de información.

Definición básica de parámetros: proceso por el cual seestablecen las principales definiciones que servirán de basepara el funcionamiento del sistema contable. Por ejemplosiguientes actividades definición de datos de la empresa,creación de los códigos contables y definición de otrosparámetros (nomina, inventario ect).

Procesos para la captura de datos: permitir grabar losdatos de las transacciones que serán procesadas paragenerar la información requerida por los usuarios.

Reportes Financieros Básicos: Consultas de cuentas, mayor,balance de comprobación, balance general, estado deganancias y pérdidas.