Sistemas de Informacin, Organizaciones, Administracin y EstrategiasResumen Cap. 3Profa. Norma I. Ortiz RodrguezSeptiembre 2007

Organizaciones y los Sistemas de InformacinLos sistemas de Informacin y las organizaciones deben estar alineadas para producir la informacin que grupos importantes dentro de la organizacin puedan utilizar.Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de informacin para poder beneficiarse de nuevas tecnologas.

Qu es una Organizacin?Es una estructura estable, formal y social que adquiere recursos del ambiente y los procesa para producir resultados.Esos resultados se convierten en productos y/o servicios.

Funciones comunes de una organizacinTal vez pienses que Apple Computer, American Airline, Departamento de Polica, American University no tienen nada en comn. Pero es todo lo contrario.Todas la organizaciones tienen funciones en comn.

Funciones comunes de una organizacinEstas son:Clara divisin de laboresJerarquasReglas y Procedimientos explcitosJuicios ImparcialesCualificaciones tcnicas para posiciones Eficiencia organizacional mxima

Funciones nicas de las organizacionesAunque todas las organizaciones tienen caractersticas en comn, no hay dos organizaciones iguales.Las organizaciones tienen diferentes estructuras, metas, estilos de liderazgo, tareas y ambiente circundante.

El papel cambiante de los SI en las organizacionesDe acuerdo a como esta constituida una organizacin, los Sistemas de Informacin tienen que adaptarse a sta.En la mayora de las organizaciones existe una unidad responsable de los servicios tecnolgicos, la cual recibe el nombre de Information System Department.

El papel cambiante de los SI en las organizacionesEl departamento de Sistemas de Informacin es responsable de:Mantenimiento de equipoProgramasAlmacenaje de datosNetwork

El papel cambiante de los SI en las organizacionesEl departamento de Sistemas de Informacin consiste de especialistas tales como:ProgramadoresAnalistas de sistemasLderes de proyectosGerentes de sistemas de informacinAdministradores de bases de datosEspecialistas en RedesDiseadores de Sistemas

El papel cambiante de los SI en las organizacionesProgramadoresTcnicos especialistas que escriben instrucciones para programas de computadorasAnalistas de sistemasSon el principal lazo entre el grupo de sistemas de informacin y el resto de la organizacin.Tienen la responsabilidad de traducir las situaciones del negocio y sus requisitos en situaciones de SI.

El papel cambiante de los SI en las organizacionesGerentes de Sistemas de InformacinSon los lderes del equipo constituido por programadores y analistas, gerentes de proyectos, gerentes de facilidades fsicas, gerentes de telecomunicaciones.Pertenecen al nivel ms alto del grupo de Sistemas de Oficina.Son gerentes de las operaciones de las computadoras y del staff del data entry.

El papel cambiante de los SI en las organizacionesEn muchas compaas el departamento de Information System es presidido por el Chief Information Officer (CIO)Es una posicin senior management que sobrepasa el uso de la tecnologa de informacin en la firma.End-users son los representantes de departamentos externos al grupo de sistemas de informacin.

El papel cambiante de los SI en las organizacionesTeora econmicasLa tecnologa de sistemas de informacin pueden verse como un factor de produccin que puede ser libremente substituida por labor y capitalReduce costos en produccin, promocin y eficiencia

El papel cambiante de los SI en las organizacionesTeoras de comportamientoLos sistemas de informacin ayudan a eliminar la gerencia media lo cual produce que la alta gerencia tenga que tomar decisiones de mayor embargadura.Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal en las compaas y en forma indirecta aumenta el nmero de personas desempleadas dentro del ambiente clerical.

Administradores, Toma de Decisin y los Sistemas de InformacinLas responsabilidades de un Administrador varan desde tomar decisiones hasta escribir informes, asistir a reuniones, preparar fiestas.Existe un Modelo Clsico de Gerencia que describe las funciones tradicionales de un gerente:Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar

Administradores, Toma de Decisin y los Sistemas de InformacinLuego de un estudio realizado por un especialista en comportamiento de apellido Mintzberg se encontr que los roles del administrador o gerente pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados en tres: Roles interpersonalesRoles InformativosRoles Decisionales

Administradores, Toma de Decisin y los Sistemas de Informacin

Administradores y la Toma de DecisionesLa toma de decisiones puede ser clasificado por los niveles de la organizacin (niveles de estrategia, administracin, conocimiento y operaciones)La toma de decisiones en el nivel de estrategias determina el objetivo, los recursos y polticas de la organizacin.

Administradores y la Toma de DecisionesLa toma de decisiones para el Control Administrativo se relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente se utilizan los recursos y como las unidades operacionales estn trabajando.En el Control Operacional la toma de decisiones determina como lleva a cabo las tareas especificadas por el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la gerencia media.

Administradores y la Toma de DecisionesLa toma de decisiones en el nivel de conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas para productos o servicios, maneras de comunicar nuevo conocimiento y maneras para distribuir la informacin en la organizacinDentro de cada uno de estos niveles de la toma de decisiones, se ha clasificado las decisiones como Estructuradas y No Estructuradas

Administradores y la Toma de DecisionesDECISIONES NO ESTRUCTURADASSon aquellas decisiones en donde el que las toma debe proveer juicio, evaluacin e introducirse en la definicin del problema. Cada una de estas decisiones es Novel, importante y no-rutinaria.

Administradores y la Toma de DecisionesDECISIONES ESTRUCTURADASSon repetitivas, rutinarias y envuelven procedimientos definidos para manejarlos, por lo que no se tratan como situaciones nuevasNunca, en ningn nivel de la organizacin va a haber problemas estructurados y no estructurados simultneamente.Veamos la siguiente imagen:

Etapas en la Toma de DecisionesLa toma de decisiones consiste de diferentes actividades. Simon(1960) describi cuatro etapas en la toma de decisiones:Inteligencia Consiste en identificar y entender el problema (por qu, dnde, efectos)Diseo modelar diferentes posibles soluciones de la manera ms sencilla posible.Eleccin Analizando costos, consecuencias y oportunidades se trata de escoger la mejor solucinImplantacin Cuando se ha tomado la decisin se llevan a cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles fallas.

Implicaciones para el Diseo y entendimiento de los SILos factores mas importantes al momento de planificar un sistema nuevo son:El ambiente en el cual funcionar la organizacinEstructura de la Organizacin: jerarquas, especializaciones, procedimientos estndaresCultura y poltica de la organizacinTipo de organizacin y sus estilos de liderazgoInters principal de los grupos impactados por el sistema y las actitudes de los empleados que estarn interactuando con el sistema.Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los cuales estar disendose el sistema.

Implicaciones para el Diseo y entendimiento de los SILos creadores de los sistemas de informacin debern disear sistemas con las siguientes caractersticas:Que sean flexibles y que provean muchas opciones para manejar datos y evaluar informacin.Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos, destrezas y conocimiento, como tambin mantenerse al tanto de otras alternativas y consecuenciasQue sean sensibles a la burocracia de la organizacin y a los requisitos polticos de ella.

ReferenciasLaudon, K. & Laudon, J. (2005). Essentials of Management Information Systems: Managing the digital firm (6th ed.) New Jersey: Prentice Hall.