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I
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN AUDITORÍA
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO
DE LOS BIENES INMUEBLES ADSCRITOS A LA
DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN
DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO LARA
Trabajo presentado para optar al grado de Especialista en Contabilidad
Mención: Auditoría
Por: Lic. Milagro Esperanza Crespo
Barquisimeto, septiembre 2006
II
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN AUDITORÍA
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO
DE LOS BIENES INMUEBLES ADSCRITOS A LA
DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN
DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO LARA.
Trabajo presentado para optar al grado de Especialista en Contabilidad
Mención: Auditoría
Participante: Lic. Milagro Esperanza Crespo
Tutor Académico: Lic. Yajaira Galavis
Barquisimeto, septiembre 2006
III
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN AUDITORIA
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO
DE LOS BIENES INMUEBLES ADSCRITOS A LA DIRECCIÓN GENERAL
DE EDUCACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO LARA.
Por: Lic. Milagro Esperanza Crespo
Trabajo de Grado de Especialización aprobado en nombre de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, en la ciudad de Barquisimeto a los dieciséis días
del mes de septiembre de 2.006, por el siguiente Jurado.
Prof. Yajaira Galavis Prof. Tutor Académico Jurado Principal
Prof. Alexis Colmenares Coordinador Presidente
Barquisimeto, septiembre de 2006
IV
DEDICATORIA
A Dios, mí guía espiritual en todos los caminos de vida transitado……
A mis hijos Luis y Andrés, mis dones más preciados para que este logro les sirva de
ejemplo en el futuro.
A mi familia, por su apoyo, amor, comprensión, consejos… por el ejemplo de
rectitud y moral que han sabido darme en el transcurso de mi vida. Gracias por estar
conmigo, los amo.
A Juan Pablo Soteldo Azparren, Contralor General del Estado Lara, quien me ha
brindado su apoyo incondicional en todo momento para la realización de este
proyecto
A la profesora Yajaira Galavis, que con su conocimiento y experticia me ha
orientado sabiamente
A mis dedicados compañeros de trabajo y funcionarios de la Gobernación del Estado
Lara, que de una u otra forma han colaborado en la aportación de ideas, para el
logro de este gran sueño…
V
AGRADECIMIENTO
Este es el mejor momento para dar gracias a mis amigos y compañeros de trabajo
como Ana, Nancy, Digna, Alix, Mauren, Adan, y Briceyda que estuvieron conmigo
a través de este camino.
A mis amigas, excelentes compañeras de estudio y equipo durante el desarrollo del
Postgrado: Liliam, Dadmi y Tatiana.
A Mariana, Luís, Andrés y mis familiares por su ayuda incondicional en el
cumplimiento de esta meta….
A la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, por contribuir a mi
formación integral como ser humano.
A la profesora Yajaira Galavis, por orientarme en la realización de esta
investigación.
¡Gracias!
Milagro
VI
CURRICULUM Nombre: Milagro Esperanza Crespo Cédula de Identidad: V- 5.260.557 Lugar de Nacimiento: Venezuela Fecha de Nacimiento: 18/02/1960 Títulos Obtenidos: Analista de Sistema Licenciada en Contaduría Publica Universidad: Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Candidata a optar al Título de: Especialista en Contabilidad mención Auditoria Trabajo de Grado: ANÁLISIS DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL
DE INVENTARIO DE LOS BIENES INMUEBLES ADSCRITOS A LA
DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO LARA.
Estudios de Postgrado: Diplomado en Manejo de Conflictos (Centro de
Resolución de Conflictos del Colegio de Abogados del Estado Lara)
Maestría en Finanzas y Negocios (en escolaridad en la UNY)
Experiencia Docente:
− Instituto Universitario Tecnológico Antonio José de Sucre. Asignaturas:
Análisis de Información, Organización y Métodos, Fundamentos de Sistemas.
− Instituto Universitario Tecnológico Andrés Eloy Blanco. Asignaturas:
Contabilidad I y Presupuesto Publico y Privado.
− Instituto de Estudios y Desarrollo de Contraloría General del Estado Lara.
Talleres: Presupuesto Publico, Control Previo al Compromiso y al Pago,
Contabilidad Presupuestaria y Fiscal para los Estados.
− Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado. Asignatura: Contabilidad
Gubernamental
− Instituto de Desarrollo Profesional del Colegio de Contadores Públicos del Estado
Lara. Modulo: Diplomado Experto en Presupuesto Pùblico: Control Fiscal
Experiencia Laboral desde el año 1978.
VII
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN AUDITORIA
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO DE LOS BIENES INMUEBLES ADSCRITOS
A LA DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO LARA.
Autora: Milagro Esperanza Crespo
Tutor: Prof. Yajaira Galavis RESUMEN
El presente trabajo está dirigido a analizar el Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara, utilizando como parámetros de diagnóstico los criterios de organización, planificación, coordinación, dirección y control. Entre los objetivos específicos se tienen hacer un diagnóstico para analizar la situación actual de la unidad operativa encargada del registro y control del inventario de los bienes, verificar las políticas, estrategias y los procedimientos para llevarlos a cabo, y con ello evaluar las características predominantes de la contabilización, identificando los factores internos y externos, que afectan el registro de los Bienes Inmuebles, así como también, identificar cuantitativamente la ubicación de los Inmuebles que no han sido registrado por la Dirección General Sectorial de Educación. La investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo con diseño documental, con carácter descriptivo, puesto que se desarrolló con fuentes primarias procesadas por medio de la aplicación de una encuesta tipo cuestionario; el análisis de los resultados se organizó de acuerdo al esquema de distribución de los datos presentes en los instrumentos de recolección de datos, y en consistencia con las variables, objetivos e interrogantes planteadas en el estudio. Entre las conclusiones más destacadas se tienen: la falta de registro contable de los bienes y en consecuencia la insinceridad de los saldos que presentan los Estados Financieros, la carencia de documentos legales que comprueben la propiedad que tiene la Gobernación del Estado Lara sobre los inmuebles del sector educativo, la comunicación inefectiva de las diversas Direcciones y unidades encargadas de la ejecución programática en el registro de bienes inmuebles; en lo que respecta a la Filosofía de Gestión de la Dirección (Misión, Visión y Objetivos) es un aspecto desconocido por sus funcionarios; situación que ocasiona la ejecución de las actividades, en condiciones de empirismo en lo que ha dicho aspecto se refiere, a ello se agrega que, el registro de inventario de los bienes inmuebles no se encuentra actualizados.
VIII
ÍNDICE GENERAL
Pág.
RESUMEN
INTRODUCCIÓN 16
CAPÍTULO
I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Planteamiento del Problema……………………………… 19
Objetivo General…………..…………………………….. 29
Objetivos Específicos …………………………………...l 30
Justificación….…………………………………………... 30
Alcance y Delimitación………………………………….. 34
Descripción de la Gobernación del Estado Lara 36
II MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación…..……………………. 41
Origen de la Hacienda Pública…………………………... 42
Antecedentes en otros países……………………………. 44
Antecedentes en Venezuela……………………………… 46
Bases Teóricas…………………………………………… 51
Inventario………………………………………………… 52
Inventario de Bienes del Estado………………………….. 52
Bien………………………………………………………. 53
Bienes como Patrimonio……………………………….. 55
Inmueble……………………………………………….. 56
Bienes Inmuebles………………………………………… 56
Teoría de los Bienes Inmuebles………………………….. 57
Dominio Público y Servicio Público…………………….. 59
Dominio Público y Jurisdicción…………………………. 60
IX
Dominio Público y Expropiación………………………… 61
Características del Dominio Público……………………... 61
Control de los Bienes del Estado………………………… 62
Proceso Gerencial………………………………………... 63
Planificación……………………………………………... 66
Organización…………………………………………….. 67
Dirección………………………………………………… 68
Control…………………………………………………… 69
Gestión…………………………………………………… 70
Control de Gestión……………………………………….. 71
Condicionantes del Control de Gestión…………………. 71
Fines del Control de Gestión……………………………. 72
Instrumentos del Control de Gestión……………………. 73
Sistema de Control de Gestión…………………………… 76
Indicadores del Control de Gestión………………………. 77
Planificación Estratégica……………………………….. 78
Matriz DOFA……………………………………………. 82
Metodología Estratégica en el Diagnostico aplicado…….. 83
Matriz de Evaluación de los Factores Internos (EFI)…… 86
Matriz de Evaluación de los Factores Externos (EFE)… 88
Aplicación Matriz FODA ……………………………... 89
Bases Legales….………………………………………... 90
Sistema de Variables……………………………………... 112
III MARCO METODOLÓGICO
Método…………………………………………………… 116
Diseño de la Investigación………………………………. 117
Tipo de Investigación…………………………………… 118
Población y Muestra……………………………………. 120
X
Unidades de Información………………………………. 122
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……… 123
Diseño del Instrumento…………………………………. 126
Validación del Instrumento……………………………… 127
Confiabilidad del Instrumento………………………….. 128
Técnica de Análisis de los Datos………………………... 129
Matriz FODA……………………………………………. 130
Marco Analítico para la Formulación de Estrategias en la Dirección General Sectorial de Educación……………
131
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Análisis e Interpretación de los Resultados……………… 134
V CONCLUSIONES
Conclusiones……………………………………………... 173
Recomendaciones………………………………………... 178
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………… 189
ANEXOS……………………………………………………………………. 194
XI
ÍNDICE DE CUADROS Pág.
Cuadro No. 1 Registro de Bienes Inmuebles en la Cuenta de la Hacienda 26
Cuadro No. 2 Operacionalización de la Variables………………………. 115
Cuadro No. 3 Criterios para el Análisis de Confiabilidad………………. 128
Cuadro No. 4 Coeficiente para el Análisis de Confiabilidad……………. 128
Cuadro No. 5 Distribución Planteles Educativos por Municipio……….. 135
Cuadro No. 6 Distribución Planteles Educativos por Parroquia……….. 136
Cuadro No. 7 Condición Legal de las Unidades Educativas……………. 137
Cuadro No. 8 Condición Legal de los Inmuebles por Municipio……….. 138
Cuadro No. 9 Planteles por Nivel Educativo……………………………. 139
Cuadro No. 10 Distribución del Personal por Tipo……………………….. 139
Cuadro No. 11 Distribución de Personal Estadal por Municipio…………. 140
Cuadro No. 12 Distribución de Planteles / Alumnos / Personal por Municipio………………………………………………… 140
Cuadro No. 13 Distribución de Matricula por Municipio / Nivel Educativo…………………………………………………. 141
Cuadro No. 14 Matricula Planteles Bolivarianos, Año Escolar 2002-2003………………………………………………………. 142
Cuadro No. 15 Matricula por Municipio Planteles Bolivarianos, Año Escolar 2002-2003………………………………………... 142
Cuadro No. 16 Planteles según el tipo de Construcción y Matricula, Año 2002-2003………………………………………………… 144
Cuadro No. 17 Componentes y Elementos Físicos de las Unidades Educativas………………………………………………… 144
Cuadro No. 18 Escala de Medición………………………………………. 144
XII
Cuadro No. 19 Condición Física de las Unidades Educativas……………. 145
Cuadro No. 20 Condición Física de las Unidades Educativas……………. 145
Cuadro No. 21 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Organización………………………………….. 149
Cuadro No. 22 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Planificación…………………………………… 150
Cuadro No. 23 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Coordinación………………………………….. 151
Cuadro No. 24 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Dirección………………………………………. 152
Cuadro No. 25 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Control…………………………………………. 153
Cuadro No. 26 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Calidad………………………………………… 154
Cuadro No. 27 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Cultura Organizacional………………………... 155
Cuadro No. 28 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Responsabilidad……………………………….. 156
Cuadro No. 29 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Asignación Presupuestaria…………………….. 157
Cuadro No. 30 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Proveedores……………………………………. 158
Cuadro No. 31 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Influencia Política……………………………... 159
Cuadro No. 32 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Satisfacción de Usuarios………………………………… 160
Cuadro No. 33 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Tipología de Bienes…………………………… 161
Cuadro No. 34 Factores Internos…………………………………………. 164
Cuadro No. 35 Factores Externos………………………………………… 165
Cuadro No. 36 Matriz FODA…………………………………………….. 166
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág. Grafico No. 1 Organigrama Estructural de la Gobernación del Estado
Lara…………………………………………………….. 39 Grafico No. 2 Organigrama Estructural de la Dirección General
Sectorial de Educación…………………………………. 40 Grafico No. 4 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Organización……………………………………………. 149 Grafico No. 5 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Planificación……………………………………………. 150 Grafico No. 6 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Coordinación…………………………………………… 151 Grafico No. 7 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Dirección……………………………………………….. 152 Grafico No. 8 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Control………………………………………………….. 154 Grafico No. 9 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Calidad………………………………………………….. 155 Grafico No. 10 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Cultura Organizacional…………………………………. 156 Grafico No. 11 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Responsabilidad………………………………………… 157 Grafico No. 12 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Asignación Presupuestaria……………………………… 158 Grafico No. 13 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Proveedores…………………………………………….. 159 Grafico No. 14 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Influencia Política………………………………………. 160 Grafico No. 15 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Satisfacción de Usuarios………………………………. 161 Grafico No. 16 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Tipología de Usuarios………………………………….. 162
XIV
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág. Figura No. 1 Mapa del Estado Lara……………………………………….
37 Figura No. 2 Circulo Gerencial…………………………………………….
65 Figura No. 3 Modelo de Gerencia Estratégica de una Empresa…………...
81
XV
ÍNDICE DE ANEXOS
Pág. Anexo A Modelo Oficio Solicitud Aplicación de Cuestionario………. 195
Anexo B Cuestionario Instrumento de Validación…………..……………………………………….
197
Anexo C Matriz de Validación del Instrumento.……..………………. 200
Anexo D Muestra de Unidades Educativas por Municipio y Parroquia………………………………………....…………
202
Anexo E Tabla y Gráfico Distribución de la Muestra de Unidades Educativas por Municipio y Parroquia………………..…….
217
Anexo F Listado de la Muestra de Unidades Educativas por Municipio y Parroquia……………………………………….
219
Anexo G Clasificación por Tipo de las Unidades Educativas………… 229
Anexo H Tabla y Gráfico Condición de la Muestra de Unidad es Educativas…………………………………..……………….
233
Anexo I Listado de Bienes Inmuebles del Sector Educativo con expedientes……………………………………….………….
236
Anexo J Resumen Artículo de Prensa ¿La Educación, Cuna de la Dignidad?...............................................................................
239
Anexo K Registro de los Bienes Inmuebles , Balance General de la Hacienda Pública del Estado Lara……………………..……
243
Anexo L Conformación de las Cuentas en el Balance General de la Hacienda Pública...................................................................
245
Anexo M Cuadro Comparativo de la Inversión en Relación al Presupuesto de Ingresos y Gastos……………………………
248
Anexo N Plan Operativo Anual 2006 Sector 08 Educación 252
Anexo Ñ Memoria Fotográfica Unidades Educativas Inspeccionadas Infraestructura en Buen Estado..................... ..……………...
253
Anexo O Memoria Fotográfica Unidades Educativas Inspeccionadas Infraestructura en Mal Estado..................... ..……………...
253
16
INTRODUCCIÓN
Actualmente el proceso de la globalización envuelve el mundo, lo que sin
duda alguna representa un nuevo paradigma en lo que respecta a los enfoques que
toda organización moderna debe dar a su comportamiento dentro de ese proceso; por
cuanto la misma tiene ante sí que enfrentar nuevos retos en todos los aspectos de
funcionamiento y operatividad en los que se encuentra inmersa, bien sea, (Mercado-
Economía - Recursos Humanos – Competencias- Tecnología); situación esta, que le
obliga a ser cada día más competitiva y estar a la vanguardia de los procesos que
ejecuta; e igualmente desarrollar sistemas de funcionamiento innovadores que le
permita un crecimiento y fortalecimiento de la gestión que realiza para de esta
manera, estar en sintonía con el vertiginoso avance de los procesos tecnológicos y
gerenciales.
Enmarcado en ello, se tiene que, los cambios y evolución en el entorno de las
organizaciones contemporáneas, tanto públicas como privadas, han forzado a ejercer
cambios estructurales y estratégicos para hacer frente a las diversas y exigentes
demandas de los clientes, como beneficiarios o consumidores de los productos y
servicios de la organización. De allí que, el proceso de globalización, adquiere
mayor trascendencia para las organizaciones públicas modernas; por cuanto presenta
escenarios donde los actores sociales y los integrantes de la gerencia como elemento
de trabajo diario, toman mayor protagonismo en cuanto al funcionamiento de dichas
organizaciones; toda vez que la efectividad en el manejo de la gestión y de los
recursos públicos que se procesan están asociados en línea directa con el grado o
nivel que se alcance respecto al funcionamiento planificado y controlado asociado a
la gerencia publica moderna.
17
En tal sentido, ante la incertidumbre, económica, social y política; el Estado
Venezolano desempeñándose como factor generador e impulsador de desarrollo para
el colectivo, debe tener claridad del entorno empresarial en el cual se desenvuelve
para estructurar una gestión integral, capaz de reflejar indicadores de resultados
pasados e inductores que impulsarán las actuaciones futuras, en un lenguaje para
comunicar la misión, visión y estrategias.
Es por ello, que en una organización se concibe el funcionamiento como una
estrategia, una ciencia o disciplina administrativa que permite en forma absoluta el
manejo eficaz, efectivo y eficiente de sus recursos para el logro de los objetivos y
metas trazadas. Por tal razón, es fundamental realizar un análisis exhaustivo al
Sistema de Registro y Control de Inventario de Bienes Inmuebles, del que deriven
recomendaciones que permita a los funcionarios públicos desempeñar su gestión en el
área señalada en forma apropiada, a fines de maximizar los recursos disponibles y
obtener resultados satisfactorios.
Por tal motivo, esta investigación tiene como objeto analizar el Sistema de
Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección
General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara. Así mismo, el
estudio pretende proveer a la Gobernación del Estado Lara, a la Contraloría General
del Estado Lara y demás Órganos de Control, de una serie de conocimientos que le
permitan identificar los métodos, técnicas y procedimientos a emplear en el Sistema
de Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles.
La investigación se estructura formalmente en cinco (5) capítulos
perfectamente delimitados.
Capítulo I, comprende el planteamiento del problema, enfocando globalmente
el tema, destacando su importancia y enfatizando la situación problemática. En base
a este planteamiento, se formularon los objetivos, los cuales se presentan de acuerdo
18
a su complejidad, primero el general, luego los específicos; posteriormente se
justificó la investigación y se determinó el alcance y limitaciones de la misma.
En el Capítulo II, referente al marco teórico, consta de antecedentes de la
situación y la investigación en relación con el tema seleccionado, se exponen las bases
teóricas que sustentan el problema, referido a los elementos que es necesario investigar
conceptualmente en la bibliografía disponible, en relación con la problemática del
estudio, las bases legales en las que esta enmarcada la investigación y el sistema de
variables, las que son expresadas y operacionalizadas consecuentemente.
En el Capítulo III, el Marco Metodológico, se describe la metodología utilizada
para recolectar los datos necesarios, que permitieron llevar a cabo la investigación, se
hace referencia al tipo y diseño de la investigación, lo relativo a población y muestra,
técnicas e instrumento de recolección de datos, lo cual incluye la determinación de la
validez y confiabilidad, así como las técnicas de análisis de los datos obtenidos.
El Capítulo IV, concerniente al análisis e interpretación de los resultados,
recabada la información se procesa en consistencia con las variables, objetivos y las
interrogantes planteadas, a través de la matriz de análisis relacional.
Capítulo V, contiene las conclusiones y recomendaciones que son el producto
de un exhaustivo análisis de la información, que dan respuestas a los objetivos
planteados en la investigación, así como la propuesta de un Plan Estratégico como
base para que la Dirección General Sectorial de Educación, rediseñe los procesos
claves del Sistema de Registro y Control de los bienes inmuebles del Sector
Educativo del Estado Lara.
Por último se hace referencia a la bibliografía y anexos empleados para la
realización de esta investigación.
19
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La gerencia moderna se sustenta en modelos y sistemas progresistas, que
permiten a la organización optimizar todos sus recursos; con miras a lograr una
gestión efectiva, eficaz y eficiente, para responder plenamente a las exigencias que su
entorno tanto interno como externo le exigen, lo que se traduce obviamente en
respuestas favorables a la problemática que enfrenta la organización, es decir; poder
dar solución a sus problemas, de tal manera que puedan ser cumplidas las metas
trazadas; así como los objetivos propuestos.
Es así como, en el mundo actual, las organizaciones de la Administración
Pública están experimentando cambios muy significativos. En la mayoría de los
países de América Latina, se han puesto en práctica procesos de modernización
y creación de estructuras de los servicios que prestan los gobiernos,
transformándolas en un modelo abierto con interacción internacional por la
marcada influencia de la globalización en el contexto internacional.
En este sentido, Pulido y Requena (2000), exponen que estas reformas
también se extienden a la administración pública y llevan a una nueva definición
de la función de los entes rectores, llámese gobiernos u órganos fiscalizadores;
actividades en las cuales Venezuela ha participado en forma directa y, en
particular, el Estado Lara.
Consecuencia de esto, se observa una tendencia a asumir métodos
gerenciales que tradicionalmente se han utilizado en las empresas privadas para
su adaptación a la organización pública.
20
Pues según Farias (2002), la corrección de los errores consuetudinarios que
ocurren en la administración pública, exige a las organizaciones de dicho sector, la
aplicación de modelos basados en sistemas modernos de gestión a fines del desarrollo
productivo de la misma.
En el mismo orden de ideas, Adizes (2001), señala que toda organización que
realmente quiera garantizar el logro y cumplimiento de sus metas y objetivos, debe
desarrollar procesos basados en modelos de la planificación estratégica, en los cuales
existen funciones fundamentales que cumplir y se puedan desarrollar roles
organizacionales que interrelacionen todos los factores externos (Amenazas y
Oportunidades) con los factores internos (Debilidades y Amenazas), que sin duda
garantizan el éxito de la gestión.
En este momento, a pesar de que Venezuela está atravesando por etapas
importantes en la concepción de la filosofía de gestión pública; la cual pasó de ser
un modelo clientelar centralizado, hacia un modelo participativo descentralizado
(Américo Martí- El Nacional Junio 2002); aún no ha sido plenamente concebido en
las organizaciones del sector público. Hecho que no ha permitido el desarrollo optimo
de la planificación estratégica gerencial como marco funcional de gestión dentro de
sus niveles estratégicos, tácticos y operativos.
Sobre la base de esta teoría, resulta necesario, que la evaluación de la gestión
cumplida por los organismos públicos, sea efectuada internamente por sus propios
gestores, es decir; las máximas autoridades del Estado, representado por el
Gobernador y su tren de Directivos y por parte de los órganos fiscalizadores externos
tales como la Contraloría General de la Republica y la del Estado Lara , para que se
pueda determinar y llevar un control del grado de cumplimiento de sus metas con
relación a la economía, eficacia y eficiencia, que permita dar respuesta a la
21
colectividad sobre el resultado de satisfacción que se espera de los gerentes de las
organizaciones públicas.
De forma general, y sustentado en lo anterior, se aprecia que los problemas
relacionados con el control de gestión en el sector de la administración pública,
se derivan de un posible deterioro de los mecanismos de control y supervisión,
así como del limitado análisis desde los propios entes fiscalizadores, y de los
resultados que se obtienen como producto de los recursos invertidos.
Por otra parte, con la descentralización de competencias del poder central
hacia los Estados, se ha logrado acercar la toma de decisiones a los problemas
que se producen en las comunidades, pero se observa que los mecanismos de
control de gestión en el ámbito local, aun resultan insuficientes, a pesar de la
desconcentración ejercida en cierta medida, en la toma de decisiones.
Ahora bien, en lo que respecta al Estado, se considera pertinente hacer
alusión a Jarach (1999), quien señala que “Estado es una organización humana con
determinadas funciones que se le asignan; en relación con factores de variado carácter
histórico, geográfico-étnicos, culturales, filosóficos, religiosos sociales, económicos,
entre otros".
Así, el Estado surge como respuesta a las necesidades de los individuos,
siendo uno de sus componentes esenciales el tipo de Sistema Político, y las funciones
que este debe cumplir como tal.
Continúa el autor señalando, que el papel del Estado en relación con la
administración y las finanzas públicas ha sido y es aún, tema de profundas
controversias y es que vemos al Estado como sujeto activo de la actividad financiera
tanto en el aspecto de las finanzas clásicas como, en el de las finanzas modernas,
22
atribuyéndole la función de productor de servicios públicos y redistribuidor de
riquezas.
Esta breve introducción induce a hacer un análisis objetivo de la situación,
referente al Sistema para el Registro y Control de Inventarios de Bienes Inmuebles
del Sector Educativo del Estado Lara, al orientar esta investigación a estas
instituciones gubernamentales del sector público, se considera vital que el sistema de
funcionamiento o modelo de gestión aplicado cotidianamente, sea lo más parecido a
un modelo concebido dentro de la planificación estratégica.
Debido a que, estos constituyen bienes de dominio público, lo cual representa
un aspecto de interés gubernamental, en virtud de que el oportuno registro de los
mismos configura un factor determinante y superlativo del Balance de la Hacienda
Pública.
Se agrega además, que los bienes que constituyen el dominio patrimonial del
Estado Venezolano, en la actualidad son administrados, directamente, por los
Órganos de la Administración Centralizada, o indirectamente, por los Institutos
Autónomos y por las Empresas del Estado que forman la Administración
Descentralizada, y cuya característica común es gozar de cierto grado de autarquía, de
conformidad con las leyes y decretos orgánicos que regulan su creación, organización
y funcionamiento
A tal efecto, en una gestión bien orientada en lo que respecta al control de sus
bienes inmuebles, el manejo de éstos, debe obedecer a un adecuado sistema de
comprobación y registro, caracterizado por un riguroso control similar al aplicado al
modelo de funcionamiento de sus ingresos y egresos, de tal manera de brindar a dicho
aspecto el valor real de los bienes inmuebles del patrimonio público de uso privado.
23
Por tanto, siendo una de las funciones primordiales de las Gobernaciones de
Estado, el de direccionar gran parte de sus ingresos al sector de las inversiones en el
sector público; es decir la construcción de activos, definidos en Bienes Inmuebles, es
evidente que deben desarrollar mecanismos de funcionamiento con sistemas
metódicamente estructurados que les permita en forma efectiva el control integral de
dichos activos; que contribuya sin duda de esta manera a determinar realmente la
cuantificación del patrimonio público.
De acuerdo a este planteamiento, la Gobernación del Estado Lara, enfoca el
registro contable de las operaciones relacionadas con sus activos, de acuerdo a la
conformación de su estructura organizativa en las siguientes unidades; Dirección
General Sectorial de Administración y Finanzas de la cual depende el Departamento
de Bienes Estadales, encargado de recibir y tramitar todos los documentos que
soporten los movimientos de registro contable de los bienes adscritos a las demás
Direcciones Generales Sectoriales y en particular mantener información y
comunicación permanente con la Dirección General Sectorial de Infraestructura, por
cuanto ésta última al ser responsable de la Coordinación y ejecución de Obras en el
Estado debe remitirle los expedientes contentivos de los documentos soportes de la
Inversión en Obras, que se encuentra tanto en etapa de proceso como culminadas.
De lo que se deduce, previa indagación comprobada en los expedientes
soportes de los registros de bienes inmuebles del Sector Educativo, y mediante
entrevista realizada a la jefa del Departamento de Bienes Estadales y demás
funcionarios adscritos al Departamento encargado del Registro de los Inventarios, que
la Gobernación del Estado Lara, actualmente, no posee un sistema confiable que le
permita llevar oportunamente el registro y contabilización de sus Inventarios de
bienes inmuebles, que garantice la cantidad, tipo, costo y ubicación geográfica de los
bienes inmuebles y por ende la exactitud de la situación patrimonial.
24
Asimismo, la falta de avalúos para determinar el precio real de los inmuebles,
además de las mejoras realizadas a la infraestructura educativa tampoco son
contabilizadas oportunamente lo que indubitablemente aumentaría su valor. Sin
contar que en lo referido a los Bienes Inmuebles no existe una data cronológica ni
histórica que muestre su valor de adquisición y/o de construcción.
En particular, de acuerdo a informes revisados, los expedientes de los
inmuebles se encuentran incompletos, careciendo de la documentación que avale la
propiedad y tradición legal que sobre ellos tiene la Gobernación, agravado aun más
por la transferencia de una cantidad no determinada de propiedades al Estado, y si a
ello agregamos la construcción de nuevas edificaciones, mejoras y reparaciones de
gran envergadura realizadas para la recuperación de la red de planteles y escuelas del
Estado Lara, lo cual incrementa significativamente el Patrimonio Público y que sin
duda infiere en el registro contable y en la formación de un Balance de Hacienda
Pública confiable y veraz.
A tal efecto, se aprecia que el personal de la Gobernación encargado de
ejercer las funciones de registro del inventario de los bienes inmuebles, no cuenta con
la formación técnica apropiada para el cumplimiento efectivo de sus actividades.
Pues, aunque la Gobernación del Estado Lara conforma en su estructura orgánica una
unidad encargada de ejecutar las funciones de registro y control de los Inventarios, la
misma se ha avocado al registro del inventario de bienes muebles, por ende, el
sistema para el control de los bienes inmuebles es alarmantemente deficiente.
Sobre este particular se destacan, deficiencias técnicas y operativas entre las
unidades involucradas en el proceso de construcción, registro y protocolización de
inmuebles, que permita el establecimiento de una relación clasificada y especificada
de los bienes, por cuanto no existen mecanismos de comunicación efectiva entre las
diferentes dependencias y en especial entre las Direcciones de Infraestructura y de
25
Educación con el Departamento de Bienes Estadales de la Dirección de
Administración y Finanzas, que permitan llevar el trámite administrativo y legal de
los Inmuebles.
De allí pues, que además no existen las normas y procedimientos requeridos
para fines de registro de bienes inmuebles, y se avocan exclusivamente al registro
normativo de los Bienes Muebles, se presenta la dificultad de localizar la
información, así como de recopilarla en forma estructurada y cohesionada, puesto que
no existen medios manuales ni digitales de archivos de la documentación, espacios
inadecuados para el resguardo de documentos, y expedientes dispersos entre las
diferentes unidades que tienen a su cargo la responsabilidad de coordinar, ejecutar y
registrar la Inversión en obras de edificaciones.
En consecuencia, esta falta de control sistemático en el registro de la totalidad
de los Bienes Inmuebles que por derecho administrativo y jurisprudencial deben ser
reflejados en los Estados Financieros de la Gobernación del Estado Lara, permite
interpretar en términos de gestión, en dicho organismo, que no ha sido cuantificado
en términos reales la cuantía, en valoración monetaria en lo que respecta a bienes
inmuebles, reflejando a todas luces debilidades en los mecanismos de control interno
que evidentemente deben traducirse en desfase importante en los saldos del renglón
de Activos Fijos que muestra el Balance General de la Hacienda Pública del Estado.
Siguiendo el análisis que antecede, al revisar el Balance General de la
Hacienda Pública del Estado Lara presentado al cierre del Ejercicio Fiscal (2005);
aparece registrado en el rubro de Bienes Inmuebles que corresponde a Cuentas de la
Hacienda, un monto que asciende a ciento nueve mil cuatrocientos cinco millones
ochocientos ocho mil novecientos dieciocho Bolívares con sesenta y ocho céntimos
(Bs. 109.405.808.918,68), cifra que presenta en forma global los mayores analíticos
de acuerdo a la clasificación funcional de Bienes Inmuebles.
26
Cuadro No. 1: Registro de Bienes Inmuebles
Cuenta de la Hacienda
Años Bienes Inmuebles
(Monto en Bolívares) Var. % 1993 53.447.726,34 1994 3.332.442.262,15 6.134,96 1995 3.332.442.262,15 0,00 1996 3.332.442.262,15 0,00 1997 11.100.097.702,75 233,09 1998 17.887.125.730,93 61,14 1999 21.849.472.970,74 22,15 2000 27.161.299.374,05 24,31 2001 31.166.362.937,60 14,75 2002 43.434.431.678,25 39,36 2003 65.812.800.052,73 51,52 2004 107.220.699.318,68 62,92 2005 109.405.808.918,68 2,04
Fuente: Balance General de la Hacienda Publica del Estado Lara
Cabe destacar, que esta cifra no refleja clasificación alguna en lo que respecta
a los sectores a que dichos bienes inmuebles corresponden, tampoco especifica datos
referenciales de cada bien individual, ni disgregado por Municipio, de allí que, el
método de gestión llevado a cabo para tales fines no toma en consideración el registro
histórico de cada bien; tal como lo establece la Publicación No. 20, (1980), emanada
de la Contraloría General de la República, órgano de control fiscal externo encargado
de controlar la administración de los recursos financieros y físicos por parte de las
organizaciones que conforman el sector público en Venezuela.
En consecuencia, y según el análisis del Balance General de Hacienda Pública
(2005), sólo un porcentaje menor al 15%, de los inmuebles pertenecientes a la
Gobernación, se encuentran registrados contablemente como patrimonio público del
Estado Lara, y a nivel de la propiedad que el Estado Lara tiene sobre los inmuebles
ante la Oficina de Registro Subalterno el porcentaje es menor al 5%; sin precisar
como valores activos los montos reales actuales, en virtud de la falta de avaluos y
cuantificación que permita precisar valores financieros confiables que garanticen
27
exactitud en la gestión de los registros; según se observa en el registro de los Bienes
Inmuebles llevados a cabo durante la ultima década por la Gobernación del Estado.
Ante lo expuesto, resulta claro, que el monto contable real del inventario de
estos bienes inmuebles asciende a miles de millones de bolívares, por tanto, su
formación no puede ser el fruto de falsas apreciaciones e imprecisiones que
conducirían a cifras y saldos incorrectos.
De lo señalado, se evidencia en este escenario gubernamental deficiencias
técnicas y operativas que permitan establecer sistémicamente la contabilidad en
forma clasificada y especifica de los Bienes Inmuebles que se poseen para la
prestación de los servicios públicos y bienestar colectivo de la ciudadanía larense. Por
tanto es preciso analizar el sistema de registro y control de Bienes Inmuebles actual a
fin de enmarcarlo dentro de las exigencias de los órganos de control fiscal, así como
también, adaptarlo a las líneas de funcionamiento de la gerencia moderna.
Es por ello, que el principal desafío para el Ejecutivo del Estado Lara,
consciente de la realidad que presenta su actual nivel de operatividad, en lo que
respecta a sincerar el registro de sus Bienes Inmuebles; que se entiende no es el más
óptimo; ha iniciado a través de las dependencias encargadas de dicho aspecto, una
serie de tramites y diligencias a fin de superar las deficiencias del registro del
patrimonio público; con miras a lograr optimizar su funcionamiento, a través de
procesos transformadores de gestión; que le permitan en términos reales la mejoría
sustantiva de dicho funcionamiento.
En este orden de ideas y sobre la base de lo planteado, adquiere relevancia la
propuesta de investigación definida en analizar el Sistema de Registro y Control de
los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la
28
Gobernación del Estado Lara, para determinar las causas de la falta de registro
oportuno contable y legal de los bienes inmuebles.
Se trata pues, dentro de este marco aplicar en términos sistemáticos
herramientas y fundamentos gerenciales en los distintos niveles funcionales de la
organización; tal es el caso referencial de la Dirección General Sectorial de
Infraestructura, del Departamento de Bienes Estadales y especialmente, por ser punto
central de esta investigación la Dirección General Sectorial de Educación, unidad a la
cual se le realizará un diagnóstico sobre las condiciones en las cuales se encuentra el
registro de los Bienes Inmuebles adscritos a la misma, que permitirá recoger en forma
precisa los aspectos procedimentales ejecutados en ésta dependencia, en procura de
consolidar en el futuro un Sistema Automatizado e Integrado entre las unidades
operativas que intervienen en el proceso de registro y control permanente que debe
hacerse al Inventario de Bienes Inmuebles propiedad de la Gobernación del Estado
Lara.
Lo anterior permite formular las siguientes interrogantes en función de
abordar a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser aclaradas en el
transcurso de la investigación:
¿Cuál es la situación actual de la unidad operativa encargada del registro y
control del inventario de los bienes, en cuanto a su funcionamiento interno?
¿Cuáles son las características predominantes de la contabilización de los
bienes, teniendo en cuenta los factores internos y externos (Fortalezas-
Debilidades y Oportunidades-Amenazas) que afectan el registro de los Bienes
Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación?
29
¿La ausencia de registro contable y legal de los bienes inmuebles de la
Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara,
incide en el control que debe ejecutarse sobre los mismos?
¿Cuantos son por tipo y sector los Bienes Inmuebles de la Dirección General
Sectorial de Educación?
¿Es posible identificar la ubicación de los Inmuebles que no han sido
registrados y que corresponden a la Dirección General Sectorial de Educación?
¿Estarán generando los procesos internos medulares de la Dirección General
Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara, valor agregado de
éxito a su gestión?
¿Es posible establecer y proponer estrategias y lineamientos gerenciales,
organizativos, normativos y de procedimientos de gestión convenientes para
actualizar y sincerar el Registro de Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección
General Sectorial de Educación que permita mejorar la información sobre la
base de saldos razonables con la realidad.
Considerando lo antes planteado, como respuesta a las interrogantes anteriores
se formulan los siguientes objetivos:
OBJETIVO GENERAL
Analizar el Sistema de Registro y Control de inventario de los Bienes
Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación
del Estado Lara.
30
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ø Diagnosticar y analizar la situación actual de la unidad operativa encargada del
registro y control del inventario de los bienes, en cuanto a su funcionamiento
interno, para verificar las políticas, estrategias y los procedimientos para llevarlos
a cabo.
Ø Evaluar las características predominantes de la contabilización, identificando los
factores internos y externos (Fortalezas-Debilidades y Oportunidades-Amenazas),
que afectan el registro de los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General
Sectorial de Educación.
Ø Identificar cualitativamente la ubicación por tipo y sector los Bienes Inmuebles de
la Dirección General Sectorial de Educación.
Ø Determinar cuantitativamente los Inmuebles que no han sido registrados de la
Dirección General Sectorial de Educación
Ø Establecer estrategias y lineamientos gerenciales, organizativos, normativos y de
procedimientos de gestión convenientes para actualizar y sincerar el Registro de
Bienes Inmuebles de la Dirección General de Educación que permita mejorar la
información sobre la base de saldos razonables con la realidad.
JUSTIFICACIÓN
Producto de la necesidad que tiene el Estado, como ente gestor de políticas
públicas en brindar servicios públicos satisfactorios a las exigencias que le son
requeridas por la sociedad que le habita y por las diversas autoridades y órganos de
control de su gestión, es necesario que los organismos y dependencias que lo
31
conforman, optimicen sus procesos en el marco de un desarrollo gerencial que le
permita generar satisfacción en los niveles de respuestas que son dadas a tales
exigencias.
En tal sentido, las Gobernaciones como organizaciones públicas del Estado,
enmarcadas en el desarrollo socio-económico para la consecución de sus fines,
asignan en su presupuesto de gastos gran cantidad de recursos para la construcción de
bienes manifestado en obras de inversión. De allí que, para los gobernantes, los
bienes de dominio público constituyen un asunto de gran interés gubernamental, por
cuanto representan parte significativa del Balance de la Hacienda Pública.
Siendo que, la Gobernación del Estado Lara, es una institución que entre sus
objetivos fundamentales está la ejecución de obras, es evidente entonces, que requiere
un sistema metódicamente estructurado, como herramienta de control y gestión para
el registro y especificaciones de la inversión en infraestructura y sus valoraciones
reales que serán reflejadas en los Estados Financieros.
Esta investigación se justifica por cuanto resulta sumamente difícil determinar
a través de las auditorias practicadas por los diferentes órganos de control, obtener un
resultado veraz y claro sobre la situación patrimonial en el rubro del inventario de los
bienes correspondiente a inmuebles de la Gobernación del Estado; Se pretende
detectar las fallas u omisiones que se vienen presentando en los procedimientos
administrativos que se llevan a cabo para el registro y control de los bienes inmuebles
pertenecientes al Ejecutivo Estadal y que indubitablemente inciden en la presentación
de saldos desactualizados e incorrectos en relación a la acción del gobierno en el área
de Inversión.
32
La base del mismo es señalar la ejecución del presupuesto de gastos sobre la
partida de Activos Reales en el sector Educativo cuyos registros son llevados a través
de la Contabilidad Presupuestaria de la Gobernación del Estado y su vinculación con
la Contabilidad Patrimonial.
De tal manera que a objeto de contribuir con la implementación de un
mejoramiento continuo y de orientación a la gestión administrativa que en los últimos
ocho (8) años ha sido la visión del Órgano Contralor hacia los entes sujetos a su
control, hace evidenciar la necesidad de proponer cambio profundos en la
metodología actual utilizada por la Gobernación para el registro y control de los
inventarios y en especial en el área de inmuebles.
Cabe señalar que este estudio está dirigido a la Dirección General Sectorial de
Educación, como dependencia prioritaria hacia la cual la Gobernación dirige gran
cantidad de inversiones para construcción y mejoras de las unidades educativas, se
justifica plenamente el diagnóstico por cuanto permite determinar las condiciones
reales en las cuales se encuentra el registro de Bienes Inmuebles de dicha
dependencia y consecuentemente del organismo, así como conocer el nivel
operacional y profesional que presentan sus funcionarios, precisando las formas de
trabajo que son utilizadas en tal Dirección.
Por último y no menos importante, comparar los desfases y desproporciones
que se presentan en el Balance de la Hacienda Pública del Estado Lara, en lo que
respecta a la correlación que debe existir entre el monto de los recursos financieros
que anualmente se asigna en el Presupuesto de Gastos para inversión en Activos con
los registros contables que muestra el valor real del Patrimonio Público.
33
Así pues, con la investigación, se busca mejorar en primer lugar los niveles de
comunicación entre las áreas operativas de la Gobernación involucradas, a efectos de
optimizar la efectividad en la planificación, el correcto registro, el eficiente control y
administración de los inventarios y en segundo lugar su instrumentación podría
servir como base referencial, para otros organismos e instituciones del sector
público, que requieran implementar un Control de Inventarios de Bienes Inmuebles
en sus espacios funcionales, lo que sin duda alguna permitiría consolidar procesos
sistemáticos en este aspecto gerencial; y por ultimo resulta de una importancia
relevante el aportar el conocimiento teórico-prácticos para un marco académico, al
servir como fuente bibliográfica para futuras investigaciones en el área.
Por lo anteriormente expuesto; se considera que el estudio presenta niveles de
utilidad tanto interno como externo; debido a que no sólo contempla profundidad y
criterios de acción realistas en lo que al tema respecta, además que generan un valor
agregado por cuanto permitirá en el corto plazo, medir sus logros e impactos en la
organización donde se ejecuta la investigación, dado que al implementarse y/o
mejorar el Sistema de Registro y Control de Inventarios de Bienes Inmuebles en la
Dirección General Sectorial de Educación del Estado Lara; se logrará en forma
directa optimizar los procesos que son llevados a cabo en la Gobernación.
Lo que, sin duda alguna generará factores de eficiencia que se traducen en su
espacio operativo, en inversión económica, dado que se brindará una mayor
racionalización del presupuesto asignado a esta dirección en los términos de
productividad requeridos en el ámbito social para el que se orienta dicho presupuesto;
y en el manejo adecuado para salvaguardar los recursos físicos que se encuentran en
su marco operativo; así como valorizar y aprovechar su recurso humano.
34
ALCANCE Y DELIMITACIONES
El estudio abarca el análisis cuantitativo de los registros de la Contabilidad
Presupuestarios de gastos sobre la partida de Activos Reales de Inmuebles del Sector
Educativo y su vinculación con la Contabilidad Patrimonial de Inmuebles y el análisis
cualitativo que incluye la verificación de los aspectos legales que corresponden con la
formalidad del registro y protocolización ante la oficina subalterna correspondiente,
durante la última década según información reflejada en los Balances de la Hacienda
Publica del Estado.
El presente trabajo de investigación se desarrollo básicamente en tres (3)
dependencias adscritas al Ejecutivo del Estado Lara, comenzando con un análisis del
funcionamiento del Departamento de Registro de Bienes Estadales, análisis que nos
induce a indagar los procedimientos que lleva a cabo la Dirección General Sectorial
de Infraestructura; pero que posteriormente conllevó a concentrar los esfuerzos
definitivos para la realización de un diagnóstico en cuanto a la operatividad de la
Dirección General Sectorial de Educación, por ser la responsable de la coordinación,
manejo, y la custodia de gran cantidad de instalaciones educativas conformadas por:
planteles escolares y unidades educativas.
En tal sentido, se evalúa el control interno de estas dependencias como
aspecto fundamental de cumplimiento para determinar los diferentes mecanismos
utilizados en el registro de los Bienes Inmuebles de la Dirección; a través de
herramientas sencillas, que permitan conocer el manejo operacional de su
problemática.
35
Asimismo, se destacan los aspectos teóricos y técnicos relacionados con la
Contabilización de los Inventarios, antecedentes, normativas, políticas y leyes
aplicables al caso en estudio, los cuales sirven de sustento a los fines de mejorar los
procedimientos de registro contable.
Sobre este particular, se tiene que, las Direcciones involucradas en la
investigación, se encuentran ubicadas de acuerdo al nivel jerárquico en la Estructura
Orgánica de la Gobernación del Estado Lara en el III y V nivel. No obstante vale
aclarar que, las unidades educativas que fueron tomadas en cuenta corresponden
única y exclusivamente a las adscritas directamente a la Gobernación; por cuanto en
el Estado Lara se encuentran gran cantidad de otros planteles educativos que están
coordinados por la Zona Educativa como dependencia adscrita al Ministerio de
Educación.
De igual manera, la tipología estructural tomada en cuenta en el presente
estudio se correspondió principalmente con aquellos planteles que tuviesen
características estructurales definidas por cuerpos y sistemas constructivos
convencionales, y en menor cuantía se consideraron los que presentaban estructuras
no definidas constructivamente; tales como ranchos, galpones no estructurados,
vaquerías; entre otros. Es importante señalar que, se tomó en consideración las
unidades educativas diseminadas en todas las parroquias principales de las capitales
de los nueve (9) Municipios del Estado Lara.
El lapso de ejecución para el diagnóstico en campo fue de ocho (8) meses
desde marzo del 2005 hasta finales de octubre del 2005.
36
Descripción de la Gobernación del Estado Lara.
Según, la pagina Web del Gobierno de Lara (2004), el Poder Ejecutivo nace
con la creación de la Provincia de Barquisimeto un 29 de agosto del año 1832, bajo
decreto del entonces Presidente de la República José Antonio Páez, siendo nombrado
como primer Gobernador Don Bernabé Planas, pero es en el año de 1899 cuando
finalmente recibe el nombre de estado Lara.
La sede del Despacho del Gobernador se encuentra ubicada en un majestuoso
Palacio, inmueble ubicado en el centro de la ciudad capital de Barquisimeto en la
calle 19 con carrera 25. Funcionaron en este edificio la Asamblea Legislativa, la
Corte Suprema de Justicia Estadal, los Juzgados Superior, Civil y Mercantil, Jefatura
Civil del Distrito, Inspectoría, Dirección de Obras Públicas, Política, Rentas, y
Archivo del Estado.
Durante los siguientes años se realizaron en el Palacio diferentes ampliaciones
con la adquisición de un inmueble al lado de la gobernación, se remodela el salón de
recepciones oficiales, que recibe el nombre del ilustre larense Martín María
Aguinagalde. Es importante un hecho que enriquece la herencia popular, y es que un
4 de abril de 1983, el Palacio fue decretado Patrimonio Artístico e Histórico con
motivo de la celebración de los 50 años de su inauguración.
Actualmente la magistratura la preside el Lic. Luis Reyes Reyes, quien ha
impulsado el funcionamiento del nuevo edificio ubicado en la carrera 19 con calle 23,
logrando que un gran número de dependencias administrativas funcionen en él.
37
La Gobernación del Estado Lara, tiene como misión-visión brindar “Excelente
calidad de vida a la colectividad larense” a través del desarrollo económico - social,
sostenible y sustentable, haciendo uso eficiente de los recursos humanos y materiales,
mediante una gerencia pública transparente, social y participativa.
Figura No. 1 Mapa del Estado Lara
Ubicación: Región centro-occidental de Venezuela, Latitud: Norte entre los 9 y 10 grados Longitud: Oeste 69º. Limites: Norte: Falcón Sur: Trujillo y Portuguesa Este: Yaracuy Oeste: Zulia Población: 1.430.969 habitantes Superficie aproximada: 19.800 Km2, excluyendo al Municipio Heriberto Arroyo (en reclamación). Otros Datos: Ocupa el 2.28 por ciento del territorio nacional. Aproximadamente 2.500 Km2 de su territorio presenta condiciones idóneas para la agricultura. Esta formado por 9 municipios y 51 parroquias,
Fuente: http://www.elimpulso.com/Enciclopedia/default.htm
38
La Gobernación esta organizada estructuralmente de acuerdo a lo establecido
en la Ley Orgánica de Administración del Estado Lara en su articulo 17 por: el
Despacho del Gobernador, el Gabinete de Gobierno, la Secretaria General de
Gobierno, seis (6) unidades operativas bajo el nombre de Direcciones Generales
Sectoriales, entre las cuales se encuentra como objeto de este trabajo de investigación
la Dirección General Sectorial de Educación bajo cuya dependencia se encuentra una
unidad Coordinadora de Infraestructura Escolar; la Dirección General Sectorial de
Administración y Finanzas bajo cuya adscripción está entre otros el Departamento de
Bienes Estadales, y la Dirección General Sectorial de Infraestructura; así como las
Direcciones de Línea y demás oficinas asesoras que sean necesarias para el
cumplimiento de los fines del Estado.
El Objetivo la Coordinación de Infraestructura Escolar es diseñar estrategias
para coordinar, canalizar y promover la dotación, mantenimiento y mejoras de la
planta física de instituciones educativas del estado Lara; conjuntamente con entes
gubernamentales como: Dirección de Infraestructura de Gobernación, Minfra, Fede,
Funrevi, Fundabarrios.
Entre las funciones a ser ejecutadas se tiene:
ü Diagnóstico de la planta física de las escuelas en los nueve (09) Municipios.
ü Inspección de las escuelas según grado de deterioro y levantamiento de
informe de supervisión
ü Dotación, mantenimiento y mejoras de la planta física escolar.
39
Estructura Organizativa de la Gobernación del Estado Lara.
Fuente: Elaboración propia (2.006)
Grafico No. 1. Organigrama Estructural Gobernación del Estado Lara
Secretaria General de Gobierno
Dirección de Administración
Departamento Bienes Estadales
Dirección General Sectorial
Administración y Finanzas
Dirección de Asuntos
Administrativos
Departamento Bienes
Dirección de Administración
Obras
Despacho Gobernador
Dirección General Sectorial
Infraestructura
Dirección General Sectorial
Educación
40
Fuente: Elaboración propia (2.006).
Grafico No. 2. Organigrama Estructural Dirección General Sectorial de
Educación.
Consejo Estadal de Educación
Consejo Estadal de Coordinación
Unidad de Asuntos Gremiales y Sindicales
Unidad de Relaciones
Institucionales
Unidad de Consultoría
Jurídica
Unidad de Contraloría
Dirección Asuntos
Administrativos
Dirección Asuntos
Académicos
Dirección Municipal
Coordinación Municipios Escolares
Planteles Educativos
DIRECCIÓN GENERAL
SECTORIAL EDUCACION
Departamento de Bienes
41
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Seguidamente, se presenta el basamento de la investigación, que comprende,
antecedentes de la situación y la investigación. Los mismos dan sustento bibliográfico
y referencial al estudio, así como también las bases teóricas sobre la cual se apoyan,
las bases legales en la que esta enmarcada y finaliza presentando la definición
conceptual y el cuadro de operacionalización de las variables que sirve de marco de
los objetivos planteados.
Los bienes que constituyen el dominio patrimonial del Estado Venezolano, en
la actualidad son administrados, directamente, por los órganos de la administración
centralizada, o indirectamente, por los que forman la administración descentralizada,
de conformidad con las leyes y decretos orgánicos que regulan su organización y
funcionamiento.
No obstante, cabe destacar que se encontraron pocos trabajos referidos a este
tema en específico, en el área objeto de estudio como es el Sector Educativo Público,
es decir, al Análisis del Sistema de Registro y Control de Inventario de Bienes
Inmuebles del Sector Educativo pertenecientes a la Gobernación del Estado Lara. Sin
embargo se hizo una recopilación extensa de información estadística y datos
importantes referentes a este organismo, lo que hace la investigación muy interesante,
a pesar de la escasa bibliografía.
Antecedentes de la Investigación
Podemos definir Hacienda Pública, como aquella parte de la economía
pública, de los sectores económicos capitalistas de mercado, relacionada con la
42
realización de ingresos y gastos del Estado y la mutua relación entre ellos. El proceso
hacendístico en Venezuela ha pasado por diversos cambios evolutivos que se describe
a continuación:
Origen de la Hacienda Pública
Álvarez (1991), señala en su texto Hacienda Pública, que para estudiar las
Ciencias de las Finanzas o de la Hacienda Pública, se hace necesario hacer una
introducción en el desarrollo de la sociedad humana a través de la historia. Explica el
autor que los hombres vivieron en comunidad, es decir, existió el comunismo,
determinado por una forma rudimentaria y especial de producción que satisfacía sus
necesidades sin el imperio de instituciones, había una economía colectiva.
Fue más tarde, cuando el hombre reemplazo la caza por la cría, que se fueron
diferenciando en su riqueza, que las necesidades vinieron a ser el origen de las
instituciones, pues el hombre se vio obligado a luchar para vivir, valiéndose de si
mismo, de sus semejantes y de ese poder superior que hoy se denomina sociedad o
Estado.
En tal sentido, fue necesario un poder de representación, de dirección y
defensa, que es precisamente el Gobierno, que para el mejor desempeño de su misión,
necesita de medios, de un patrimonio, de una hacienda, de unas finanzas (del latín
medieval finatio, pago en dinero. Les finances, situación del patrimonio del Estado,
se decía en Francia durante el siglo XVI).
La Ciencias de las Finanzas, aparece con el advenimiento de los estados
democráticos, pues durante el estado regalista (monarca o príncipe), había un solo
patrimonio. Fue Adolfo Wagner, profesor de la Universidad de Berlín, en 1882, con
43
su obra “Tratado de la Ciencias de las Finanzas”, el que perfilo la estructura que esta
disciplina tiene hoy, inyectándole un carácter social, dice: “La Finanza se propone la
satisfacción de las verdaderas necesidades del Estado por medio de sus legítimos
recursos”.
Para Jaramillo (2000), son los bienes materiales de que disponen los que
gobiernan o dirigen las diversas entidades de derecho público (Nación, Estado o
Municipio), para satisfacer las necesidades colectivas.
Según Brealey (1998), la ciencia financiera estudia los principios abstractos,
los objetivos políticos y las normas legislativas que rigen la adquisición, la gestión y
el empleo de las riquezas requeridas por los entes políticos para la satisfacción de las
necesidades publicas”.
Por todo lo dicho, se evidencia que al principio existió la tribu, luego el clan;
y el Estado hasta el momento presente surge del desarrollo histórico, es necesidad
política, social y debe tener instituciones que, indiscutiblemente surgen como
consecuencia de las necesidades colectivas producto de vivir el hombre en sociedad.
De allí que el estado resuelve los problemas de la colectividad con la estructuración
de un patrimonio, es decir, de un conjunto de bienes materiales de donde se obtienen
los recursos pertinentes, pues vivimos en una economía monetaria.
El gobierno, representante del pueblo, constituye un patrimonio, que se
expresa en el Presupuesto Publico Nacional, que obtiene anualmente de diferentes
fuentes de ingresos; unos del propio estado y otros de los contribuyentes, y al efecto,
debe por todos los medios a su alcance, administrarlos e invertirlos en la satisfacción
de necesidades públicas colectivas.
44
De acuerdo a lo expresado por los autores y un análisis previo, se puede
concluir, que los fines de la Hacienda Pública son fiscales, económicos y sociales. De
allí que la tendencia en la administración publica moderna es que las cargas publicas,
pesen lo menos posible y conseguir a través de una serie de impuestos, y otras fuentes
de financiamientos que estos recursos sean invertidos en obras que vayan en
beneficio del colectivo que las requiere, elevar el estándar de vida y su capacidad de
producción para beneficio de toda la Nación.
Antecedentes en otros Países
A los efectos del desarrollo de esta investigación se procedió al levantamiento
y búsqueda de información en diversas fuentes bibliográficas e Internet así como
indagación en organismos públicos sobre actuaciones de Control Fiscal en el ámbito
contable de Inventarios de Bienes Inmuebles, encontrándonos con limitaciones a
nivel del estado venezolano, pues han sido muy pocos los trabajos realizados a la
fecha. Solamente la Contraloría General de la República, órgano que le compete el
control y vigilancia fiscal de los bienes del Estado, inicio durante la década de los
años sesenta un proceso para que los órganos sujetos a su control actualizaran sus
inventarios.
Los antecedentes referidos a modelos de gestión de servicio público,
económicos, políticos, sociales y culturales similares a las de Venezuela, fueron
encontradas a nivel de Latinoamérica. Observándose que en la mayoría de los países
latinos han adelantado normativas y reglamentado sobre el uso de bienes, mas sin
embargo en cuanto a los bienes de dominio público solo existe el registro contable del
patrimonio público, reconociendo directa o indirectamente las deficiencias para el
establecimiento de un sistema de inventario de bienes inmuebles que sea confiable, y
no se cuenta de manera objetiva con estadísticas de gastos y costos, que pueden ser
45
utilizadas para la medición de los bienes inmuebles. Tal como se señala en los
siguientes países:
En México, según Sánchez (2001), se utiliza el Manual de Funcionamiento
Organizacional y plantea la necesidad de manejar en todos los organismos de
servicios públicos manuales que direccionen sus operaciones y delimiten su
funcionamiento.
En Colombia, Jaramillo (2000), señala que en todo organismo que se brinden
operaciones dedicadas a sectores diversos de la sociedad colombiana en lo que
respecta al registro de bienes y servicios, deben orientar su desarrollo en un modelo
de atención fundamentado en una prestación de servicio enmarcado en un plan
estratégico moderno e innovador, acompañado de unos niveles óptimos de
funcionamiento que garanticen su registro formal.
Igualmente, Restrepo (1993), plantea que organizaciones fundamentales tales
como, Cámara de Comercio y Empresas de Servicios Públicos, están aceptando en
gran número el proceso gerencial de estrategias para el registro de sus inversiones
necesarias para asegurar su supervivencia.
En Chile, Galdames (1999), señala que, el enfoque estratégico como Modelo
de Gestión para Organismos Públicos, analiza las perspectivas del enfoque estratégico
como modelo de gestión para los organismos públicos de Chile, considera a la gestión
pública como un bien, cuyo derecho de organizar el Estado y focalizar sus acciones
para proteger los grupos vulnerables, aplicando los elementos básicos del Control
como proceso administrativo, mediante un diagnóstico y una planificación
prospectiva donde se establecen la misión y las metas, luego se elaboran los planes,
46
se operacionalizan estas transformaciones y finalmente se evalúan e incorporan
nuevos conocimientos.
Los antecedentes reseñados por estos prestigiosos autores nos permiten
demostrar que la problemática que se presenta en el registro y control de la Inversión
Inmobiliaria en el sector público; es un hecho que afecta a muchos países del
continente, pero especialmente en países suramericanos, en el que Venezuela no
escapa de esa realidad.
Antecedentes en Venezuela
En Venezuela la trayectoria histórica, no ha favorecido la creación de una
escrupulosa conciencia fiscal. No ha habido la conciencia de que los bienes del
Estado son tan respetables como los que, son propiedad de particulares. En esto, tal
vez, ha influido la situación colonial que consideraba al Poder Público y sus cosas
como intrusas y en algunos casos hasta enemigas.
Ante lo expuesto, es conveniente señalar cual es el papel fundamental que el
Estado tiene en la economía nacional, como principal inversor en bienes de
infraestructuras públicas.
Para lo cual, es importante destacar que el inventario general del Patrimonio
Público se realizó por primera y vez en el año 1962. Para tal fin el Contralor de la
Nación envió una circular a todos los Despachos Ministeriales y Establecimientos e
Institutos Autónomos Nacionales, con el fin de activar la preparación del inventario
general de los bienes pertenecientes a la Nación.
Conforme a la definición de Patrimonio Público se considera como tal aquél
que corresponde por cualquier título a la República. Con referencia al concepto de
47
República a efectos de esta investigación, conviene referirnos a la opinión del Dr.
Casado Hidalgo, cuando señala:
“….La hacienda considerada como persona jurídica, se denominada
Fisco Nacional”. Esta expresión resume entonces una de las tantas dimensiones
en que puede comportarse el Estado Venezolano. La República de
Venezuela….”
Y es que según Pietri (1989), en los actuales momentos la Nación venezolana
no tiene conocimiento exacto de los bienes que posee, la Contabilidad de Bienes
Nacionales y de Materias ha sido llevadas en forma inadecuada y numerosos bienes
entre ellos los inmuebles no han sido adscritos a los respectivos Organismos. En una
palabra, la situación de los Bienes Nacionales en este aspecto es realmente alarmante.
Finaliza el autor diciendo que, esta actitud de despreocupación por los bienes
del Estado, que ha llegado a formar parte de la mentalidad colectiva, se refleja
claramente en algunos usos del lenguaje, cuando en Venezuela se llama realengo a lo
que no pertenece o no tiene dueño conocido.
Por su parte Suárez (1996), en su investigación titulada Programa Estratégico
en Empresas del Sector Público, determina que la planificación se origina de la crisis
y señala las causas, las que coinciden con la mayoría de autores latinoamericanos y
son confrontadas con el análisis y sugerencias de una agenda de estrategias que
contribuyen a evitar el fracaso de la administración pública, el cual según el autor se
debe a la ausencia de planes de gestión medianamente estructurados y con una base
financiera solvente, determinada con el débil conocimiento de la realidad local, tanto
de sus potencialidades económicas, como su dinámica social, que obliga a la continua
improvisación y urgencia en la planificación de la gestión.
48
Concluye diciendo, que la atención y cumplimiento por parte de los
organismos públicos al usuario de dichos servicios es deficiente, por lo tanto es
fundamental la actividad de control sobre los procesos llevados a cabo.
Igualmente, De los Reyes (1999), centro su investigación en el Análisis y
Diseño de Procedimientos Administrativos y señala que dicho aspecto es una fuente
esencial para definir políticas de gestión, debido a que las funciones administrativas
estarán sujetas a que los funcionarios que las apliquen puedan manejar herramientas
gerenciales en el cumplimiento de sus responsabilidades; pero sobre todo en el
manejo de sistemas de registro y control de todos sus activos.
Al respecto, Arriechi (2000), en su trabajo lineamientos Generales de Control
para las Gobernaciones de Estado, cuyo objetivo estuvo centrado en el recurso
humano de estos organismos, indica que el factor humano estará presente en la
cultura de la organización, por ello; la administración de las organizaciones del sector
público deben considerar la influencia de este factor en el diseño de sus sistemas
administrativos; por lo cual el uso y manejo de estrategias gerenciales es fundamental
para su normal funcionamiento y un optimo control.
Pirela (2001), titulo su trabajo de investigación Control de Gestión en
Empresas Eléctricas del Estado Zulia, la que se fundamento en la responsabilidad que
tiene la Gerencia de velar por el establecimiento de un adecuado sistema de control
interno, de acuerdo al entorno de la actividad económica empresarial, con el
propósito de evitar errores, disminuir riesgos y obtener información oportuna y
confiable para la toma de decisiones.
El objetivo fundamental del estudio, fue realizar un estudio del sistema de
control interno en el manejo del efectivo y proponer recomendaciones para
49
fortalecerlos de acuerdos a los resultados obtenidos en la investigación. Asimismo, la
población de la investigación estuvo conformada por el Departamento de Finanzas de
las empresas eléctricas del Estado Zulia (ENELVEN y ENELCO). Esta investigación
es de tipo descriptivo y se llevó a cabo a través de la utilización de dos instrumentos,
el primero dirigido a estandarizar las opiniones de los profesionales que laboran en el
departamento objeto de estudio y el segundo mediante las pautas de la cuantificadas
en forma porcentual y a través de la observación se sistematizaron de acuerdo a los
elementos de control internos, el plan de organización, los sistemas de información y
el personal para su análisis e interpretación
Concluye la autora, que las políticas de Control de Gestión en este tipo de
empresas, comprenden el Plan de Organización, Normas y Métodos que en forma
coordinada deben adoptar este tipo de empresas para su óptimo funcionamiento.
La investigación realizada por Giménez (2004), denominada Propuesta de un
Sistema de Gestión Estratégica para la Contraloría General del Estado Lara, que tuvo
como objetivo general proponer un sistema de gestión estratégica para la Contraloría
General del Estado Lara, basado en el Cuadro de Mando Integral (BSC). Para ello se
diagnosticó la situación gerencial actual de la Contraloría, bajo las cuatro
perspectivas del Cuadro de Mando Integral, y con esto lograr identificar la cadena de
valores de los procesos medulares llevados a cabo en la Contraloría General del
Estado Lara, y así determinar la factibilidad en la aplicación de un cuadro de mando
integral como sistema de gestión estratégica en la Contraloría General del Estado
Lara.
Así mismo, el trabajo estuvo enmarcado dentro de un proyecto factible y
propició el planteamiento de una propuesta estratégica, en tal sentido en cada etapa de
la investigación se fueron vinculando los elementos estratégicos necesarios para
definir un Sistema de Gestión Estratégica.
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La autora concluye que en la Contraloría General del Estado Lara, a través de
visitas realizadas, y la aplicación del taller de gestión estratégica, se evidenció que
dicha organización aunque cuenta con ciertos elementos estratégicos tales como
visión, misión y poseen un plan estratégico 2001 – 2005, no han vinculado sus
actuaciones e iniciativas a un esquema integral de gestión estratégica bajo las
perspectivas del Cuadro de Mando Integral. Además, derivado de la tormenta de
ideas en el taller mencionado inicialmente, se identificó la necesidad que posee la
Contraloría de conocer la satisfacción de sus clientes, en virtud de lo cual la
aplicación de la Técnica del Ábaco de Regnier permitió la plataforma hacia la
orientación del servicio del cliente.
Soteldo (2005), en su investigación titulada Plan Estratégico Gerencial Para la
Supresión del Control Previo en la Contraloría Municipal de Torres, Estado Lara,
afirma que la sociedad se ha visto en la necesidad de administrar y controlar sus
bienes, recursos y servicios para su bienestar y desarrollo tanto político como
económico, en consecuencia han surgido organismos tanto públicos como privados,
que tienen como función el manejo de los recursos.
Los antecedentes anteriores; permiten para efectos del diagnóstico a realizar
en la Dirección General Sectorial de Educación del Estado Lara, que la gestión
pública buscando satisfacer a la comunidad, debe desarrollarse tecnológicamente y
manejar la información como elemento clave para ejercer un control de gestión con
altos niveles de competitividad, traducido como un sector impulsador de desarrollo
integral, ágil y eficiente, capaz de satisfacer las necesidades de servicio publico del
ciudadano.
Se evidencia entonces la importancia de que exista un efectivo y confiable
Sistema de Registro y Control de Inventarios de Bienes Inmuebles en la Gobernación
del Estado Lara específicamente en de la Dirección General Sectorial de Educación, a
51
fin de fortalecer su gestión, como proceso gerencial que trascienda los límites de un
mecanismo de medición necesario para valorar su aplicación como sistema de
información.
BASES TEÓRICAS
Al respecto, sería ilógico e irracional, ejecutar un proceso de investigación
sistemática en cualquier área del conocimiento; si dicha investigación no está
sustentada en un marco conceptual y teórico; cuyos componentes no son más que el
conjunto de conocimientos específicos o bases teóricas, que le dan el carácter de
profundidad y validez.
En tal sentido, desarrollar un diagnóstico de funcionamiento en la Dirección
General Sectorial de Educación del Estado Lara, orientado en los principios de la
planificación estratégica y la administración moderna, obliga a presentar elementos
teóricos fundamentales; los cuales son aplicados en forma apropiada en la referida
dependencia del organismo de la administración pública.
Estos fundamentos teóricos se basan en la definición de las funciones básicas
de la administración: Planificación, Organización, Dirección y Control; desarrollando
esta última en forma apropiada a la investigación de registro de Bienes Inmuebles en
su estructura operacional no solo de gestión organizacional sino normativa y legal.
Es por lo que, a objeto de ayudar al lector a comprender algunos conceptos
básicos relacionados con la investigación a continuación se presentan las bases
teóricas que la sustentan. Consideramos necesario iniciar el referencial teórico con la
definición de inventario y bienes de la hacienda pública para continuar en
consecuencia, con una conceptualización, del proceso gerencial, enmarcado en el
52
control de gestión, pues bajo este escenario se dimensiona el sistema de control de
inventario de bienes inmuebles donde se centra la investigación.
Inventario
En latín la palabra inventario se deriva del Inventarium, que tiene varias
connotaciones: Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden y precisión, y el papel o documento en que están
escritas dichas cosas, llamado libro de inventario.
Para, Goxznes (2000), es la relación detallada y valorada de todos los elementos
que componen el patrimonio; entendiéndose como patrimonio, el conjunto de los
bienes, derechos y obligaciones que posee una organización.
Según el autor, para preparar un inventario se debe en primer término
determinar todos los elementos activos y pasivos del patrimonio, describir estos
elementos con su respectiva valoración, agrupar convenientemente las partidas
atendiendo a criterios de homogeneidad contable, sumar los valores por grupos
homogéneos y totalizar separadamente el activo. El inventario es por lo general, el
Activo Mayor en los Balances de una empresa, así como también los gastos por
inventarios son usualmente los gastos mayores en el Estado de Resultado.
Inventario de Bienes del Estado
Leiva (1959), señala que es la relación clasificada, especificada y codificada
de los bienes muebles e inmuebles que posee la nación para la realización de sus fines
de servicio y bienestar colectivo. El inventario de bienes del Estado se forma
mediante la acumulación o centralización de los inventarios parciales de los servicios,
53
unidades de trabajo y dependencias en las que se dividen para su funcionamiento, los
organismos oficiales.
Al mencionar organismos oficiales, se entienden la totalidad de las entidades de
Derecho Público; como son los: Órganos, Ministerios, Institutos Autónomos,
Fundaciones y demás Entes Descentralizados de la Republica que comprenden
además los bienes de los Estados, Territorios Federales, Distritos y Municipios de
acuerdo con la división política, administrativa y territorial de la República
Bolivariana de Venezuela.
Bien
La palabra bien proviene del latín bene, que significa: utilidad, beneficio. El
bien de la patria; Patrimonio, hacienda, caudal. Uno de los elementos o términos que
requiere especial enfoque, es el de Bien; por cuanto a lo largo de la historia a través
de diversas teorías y autores son múltiples los contenidos que se han desarrollado;
encontrándose entre otros los siguientes:
ü En cuanto a la teoría de los valores; es la realidad que posee un valor positivo
y por ello estimable.
ü Elemento cuantificable y tangible, susceptible de modificaciones, cambios,
permutas, negociaciones, registros y cualquier otra actividad lícita que altere
su condición natural o inicial.
ü Cosas materiales o inmateriales que se caracterizan por poseer jurisprudencia
en cuanto a objeto de derecho; bien sea del dominio público o del dominio
privado.
En la administración moderna en cuanto a los términos se tienen las siguientes
54
definiciones:
ü es adventicios. En el antiguo derecho, lo que el hijo de familia que estaba bajo
la patria potestad adquiría por su trabajo en algún oficio, arte o industria o por
fortuna. Los que heredaba de propios o extraños.
ü es comunes. Aquellos que benefician todos los ciudadanos.
ü es comunales-concejiles. Que pertenecen a un municipio u otra entidad local y
destinada al aprovechamiento de sus vecinos.
ü es abadengo. Los que estaban situados en el territorio jurisdiccional de alguna
autoridad eclesiástica, y se hallaban, por tal motivo, exentos de ciertas
contribuciones.
ü es realengo. Los que estaban afectos a los tributos y derechos reales.
ü es inmuebles. Tierras, edificios, caminos, construcciones y minas, junto con
los adornos o artefactos incorporados, así como los derechos a los cuales
atribuye la ley esta consideración.
ü es mostrencos. Bienes inmuebles vacantes o sin dueño conocido que por ley
pertenecen al Estado.
ü es litigiosos. Los que son objeto de un litigio o pleito.
ü es nacionales. Los que en virtud de la legislación pasaron a la propiedad del
Estado.
ü es nullius. Bienes sin dueño.
ü es propios. Los de un municipio o entidad local menor no afectos al uso
común de los vecinos sino a producir rentas patrimoniales.
ü Es secularizados. Los que eran eclesiásticos y fueron objetos de
desamortización.
ü es troncales. Los patrimoniales que, muerto el poseedor sin posteridad, en vez
de pasar al heredero regular, vuelven, por ministerio de la ley a la línea, tronco
o raíz de donde vinieron.
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Bienes como Patrimonio
De acuerdo a lo señalado en el Manual del Sistema de Gestión de las Finanzas
Publicas de la ONAPRE dependiente del Ministerio de Finanzas; se entenderá como
patrimonio estadal a los bienes de dominio público y privado, que es menester
registrar, conservar, mantener, proteger, reasignar y/o concesionar su explotación o
uso.
Para, Casado (1978), los bienes que constituyen el dominio patrimonial del
Estado Venezolano, en la actualidad son administrados, directamente, por los órganos
de la administración centralizada, o indirectamente, por los Institutos Autónomos y
por las empresas del Estado que forman la administración descentralizada, y cuyas
característica común es gozar de cierto grado de autarquía, de conformidad con las
leyes y decretos orgánicos que regulan su organización y funcionamiento.
Así pues, ha dejado de ser realidad la idea de que la unidad de la persona
jurídica implica la unidad del patrimonio, en lo que respecta al Estado, pues los
intereses patrimoniales de éste, aparecen vinculados a un complejo sistema de
servicios centralizados y de organismos autónomos, cada uno de los cuales persiguen
fines diferentes, aunque orientados todos a la realización de los cometidos del Estado.
Dentro de ese sistema, cada ente descentralizado que este dotado de
personalidad jurídica y patrimonio propio e independiente del Fisco Estadal, por sus
respectivas leyes o decretos, autoriza a desconocer que el Estado tiene en ellos
involucrados sus intereses patrimoniales, cuya existencia justifica el control
administrativo, fiscal, parlamentario o jurisdiccional a que están legalmente
sometidos.
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Inmueble
El término inmueble, proviene del Latín inmovilís, cuyo significado traduce
casa ; término que en la actualidad se considera válido al tomar en consideración para
los efectos de casas todas aquellas estructuras físicas que determinen un espacio
material de ambiente y lugar fijo determinado.
Bienes inmuebles
Según Casado (1978), se considerarán dentro de esta definición, el suelo y las
construcciones adheridas a el. Las plantas y árboles, mientras estuvieren unidos a la
tierra, y los frutos de los árboles, mientras no sean separados de ellos por cosechas o
cortes regulares. Todas las viviendas unifamiliares, edificios, galpones, centros
comerciales y terrenos que conforman un área muy especial de los inmuebles.
Asimismo, todo lo que este unido a un inmueble de manera fija, de modo que
no pueda separarse sin deterioro del inmueble o del objeto a el adherido. Así como
también, las estatuas, relieves, pinturas u otros objetos de ornamentación, colocados
en edificios, en tal forma que revele el propósito de unirlos de un modo permanente.
Los palomares, colmenas, estanques de peces o criaderos análogos, cuando el
propietario los conserve con el propósito de mantenerlos unidos a la finca y formando
parte de ella de un modo permanente.
Agrega además que, los aparatos eléctricos y accesorios adheridos al suelo o a
los edificios por el dueño, salvo convenio en contrario. Los manantiales, estanques,
aljibes y corrientes de agua, así como los acueductos y las cañerías que sirvan para
conducir los líquidos o gases a una finca o para extraerlos de ella. Los animales que
formen el pie de cría en los predios rústicos destinados total o parcialmente al ramo
de ganadería así como las bestias de trabajo indispensables en el cultivo de la finca,
mientras están destinadas a ese objeto.
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Finalmente, los diques y construcciones que, aun cuando sean flotantes, estén
destinados por su objeto y condiciones a permanecer en un punto fijo de un río, lago o
costa. El material rodante de los ferrocarriles, las líneas telefónicas y telegráficas y las
estaciones radiotelegráficas fijas.
Del análisis a las definiciones señaladas podemos concluir que los bienes
inmuebles están formados por los terrenos y todo lo que se construya o levante sobre
los mismos.
Teoría de los Bienes Inmuebles
Según Casado (1978 ob.cit), privan algunas teorías sobre la definición jurídica
de la naturaleza de los bienes inmuebles; señalándose las siguientes:
En Cuanto a la Posesión
La ley reconoce diferentes grados de interés patrimonial en los bienes
inmuebles; siendo éstos los siguientes:
Pleno Dominio: Da derecho al propietario del bien a toda la propiedad
durante un período indefinido. El propietario puede venderla o legarla a otra persona
en su testamento; sin embargo está limitada en la utilización de los terrenos por el
poder de dominio eminente del Estado y por las ordenanzas urbanísticas y de
construcción.
Propiedad Vitalicia: El propietario de pleno dominio, puede crear una
propiedad vitalicia en su patrimonio, por medio de la cual cede a otra persona el
derecho a ocupar, utilizar y disfrutar de los terrenos mientras viva. El propietario
vitalicio está obligado a mantener la propiedad en el estado en que le ha sido
entregada y puede utilizar los recursos naturales del terreno solamente como elemento
58
para el mantenimiento de la propiedad; también debe todos los impuestos y aplazar
todos los pagos hipotecarios vencidos.
Derecho de Arrendamiento: Es el derecho a ocupar y poseer propiedades
durante un plazo fijo de varios años. Un dominio por tiempo fijo tiene vigor durante
lapsos que pueden representar semanas, meses y años, a partir de una fecha
específica y un final determinado o definido.
Servidumbre: Es el derecho a utilizarlos terrenos de otro para su uso
particular, como el derecho de paso a través de unos terrenos y el derecho a extender
redes eléctricas a través de los mismos. Puede adquirirse mediante expreso deseo, por
escrito o por implicación necesidad o prescripción.
En cuanto a la Coposesión de Bienes Inmuebles
Esta teoría o definición, se explica a través de dos categorías, las cuales son:
Tenencia en Común: Cuando dos o más personas aceptan un interés
patrimonial en la misma propiedad. Los tenedores no tienen porque poseer
porcentajes iguales, cuando fallezca uno de ellos; pero el interés patrimonial se
transfiere a sus herederos.
Tenencia Conjunta: Es la propiedad adquirida a través de la misma escritura
y a la vez por dos o mas personas que comparten iguales derechos de uso y disfrute
de la propiedad a la cual conjugan. La característica distintiva de una posesión
conjunta, es que el interés de uno de los poseedores en el caso de fallecimiento va a
ser adquirido al superviviente.
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Se produce una cesantía cuando uno de los poseedores transfiere su interés
patrimonial a una tercera persona. La comunidad de bienes es un tipo estatutario de
propiedad para marido y mujer reconocido en varios estados (Disposiciones
Gubernamentales, Derecho Mercantil)
Dominio Público
La noción conceptual del Dominio Público, es de carácter doctrinario y
jurisprudencial. La doctrina ha ensayado distintos criterios para llegar a una noción
conceptual, definiendo el dominio público; como el conjunto de los bienes afectados
al uso de todos, posteriormente se estableció que el dominio público se constituía por
los bienes no susceptibles de propiedad privada por su naturaleza. Así se determinaría
la idea de dominio público natural, a la par de la existencia de un dominio público por
ley.
Dominio Público y Servicio Público
Es Balbé (1965 ob.cit), quien desarrolla la doctrina moderna sobre la noción
conceptual del dominio público, definiéndolo como un conjunto de bienes de
propiedad del Estado, afectados por la ley al uso directo o indirecto de los habitantes.
Mientras que el Servicio Público es una prestación que efectúa la administración del
Estado en forma directa o indirecta para satisfacer una necesidad de interés general.
La diferencia entre ambos factores, es evidente; ya que en el caso del dominio
público se trata de un conjunto de bienes; en tanto que en el de servicio público se
trata de una prestación que realiza la administración. Además, los bienes afectados al
servicio público pueden no pertenecer al dominio público.
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Dominio Público y Obra Pública
Las obras públicas son los bienes inmuebles que se ejecutan con un fin de
utilidad general; bien sea por el Estado directamente o bien sea por un particular.
Todas las obras públicas que construye el Estado por administración directa o
indirectamente por medio de contrato de obras o de concesiones con terceros; se
realizan con un fin de utilidad general, entendiéndose que forman parte del dominio
público; sin embargo, existen bienes del dominio público no construidos por la acción
humana, es decir que no resultan de la intervención directa del hombre; tal es el caso
de la presencia de las ventajas comparativas o de los recursos naturales.
Dominio Público y Jurisdicción
Dentro del ordenamiento jurídico constitucional, se establece en algunos casos
que los niveles estadales tienen dominio de todos los bienes que se encuentren en su
territorio, pero algunos de estos bienes pueden estar sujetos a la jurisdicción de la
Nación; tal es el caso de los ríos navegables Inter estadales, que en la parte ubicada
dentro del territorio de la provincia, están sujetos al dominio de la mism , pero la
nación ejerce la jurisdicción sobre ellos a efectos de regular la navegación Inter.
Provincial.
En este sentido, el dominio público, se refiere a la situación legal de la cosa en
tanto que la jurisdicción se refiere a la potestad para reglar los usos de que la cosa es
susceptible.
Dominio Público e Instrumento Público
Los instrumentos públicos pueden o no formar parte del dominio público. Un
instrumento público que sea un documento de carácter histórico, puede estar en
61
manos de particulares y ser un bien privado; pero si el bien entrara a formar parte de
la colección de un museo: pasaría a formar parte del dominio público.
Dominio Público y Expropiación
El dominio público constituye un conjunto de bienes sometidos a un régimen
jurídico especial, en cambio la expropiación constituye el procedimiento de derecho
público por medio del cual un bien es transferido de un patrimonio privado a otro por
causa de utilidad pública.
Características del Dominio Público
Todos los bienes del dominio público, están sometidos a un régimen jurídico
especial de derecho público, caracterizado en un cuerpo de principios independientes
de inalienabilidad e imprescriptibilidad; como también por hallarse sujeto a la política
que sobre él se ejerce y que se manifiesta con modalidades propias y específicas.
Principio de la Inalienabilidad: Este principio ya se conocía en el antiguo
régimen de derecho romano y tenía por objeto, impedir al Rey dilapidar su dominio.
El fundamento moderno del principio de la inalienabilidad, no es ya de una
precaución las dilapidaciones eventuales de los dominios públicos; puesto que en
realidad, el fundamento resulta de la afectación del dominio público al uso directo o
indirecto de la colectividad: así, la inalienabilidad de los bienes de dominio público,
durará mientras se encuentren afectados al uso directo o indirecto de la colectividad.
La inalienabilidad nace con la afectación y dura mientras el bien está afectado
al dominio público; esto significa que dicho principio de inalienabilidad y afectación
son nociones conceptuales interdependientes y que si con relación a un bien
62
determinado, se sostiene la necesidad de su afectación, se está predicando también la
imposibilidad de su enajenación.
Principio de la Imprescriptibilidad: En cuanto a la defensa de la integridad
del dominio público frente a las usurpaciones de los particulares, que con el
transcurso del tiempo terminarían por imponerse, se ha encontrado con la
formulación del principio de imprescriptibilidad.
Este principio, tiene por objeto; el de conservar el dominio público en su
integridad; por tanto se trata que el dominio público quede y sea en todo momento
dedicado a uso directo o indirecto de la colectividad.
La imprescriptibilidad, subsiste en tanto los bienes mantienen la dominialidad,
pero si se produce la desafectación, pasarán a constituir bienes privados; por lo que el
fundamento del principio desaparecería.
Control de los Bienes del Estado
Según Cruz (2003), es principio aceptado que el control y fiscalización de los
bienes del Estado es tan importante, cuantitativamente y cualitativamente como el de
los fondos públicos representados en signos monetarios: por cuanto ambas
expresiones le generan razones y atributos para merecer acciones de control y sanción
al no darse el mismo evento en concordancia con los requisitos de ley.
El control de los bienes, al igual que el de los fondos públicos; se clasifica de
dos maneras o clases diferentes; siendo éstas las siguientes:
ü Administrativo; cuando lo ejercen los funcionarios de la rama ejecutiva del
Poder Público, y
63
ü Fiscal; cuando actúan los funcionarios de los órganos de control externo a las
instituciones del Estado; tal es el caso de las Contralorías. Desde luego, la
fiscalización como un proceso de la función Control sobre los bienes, en su
mas alto nivel de autoridad e independencia, corresponde a la Contraloría
General de la Nación; por cuanto este es el organismo de ley facultado para
tales eventos; la cual ejercita este control sobre los inventarios de las cuentas
que exige por instrumento de ley para ser revisadas en forma de auditorias ;
acciones que realiza o práctica en forma permanente en los organismos
públicos que le son de su competencia.
Por tanto, no se concibe un Estado bien organizado, en el que el manejo de los
bienes no obedezca a un sistema adecuado de comprobación y registro, ni que el
control de los mismos no sea riguroso y exhaustivo; como el que aplican estos
órganos de control a los ingresos y egresos de los organismos oficiales.
En cambio, el control de los bienes, por la multiplicidad de las especies, de las
especificaciones, de las calidades, de las condiciones, de su naturaleza, de su
tipología y de sus costos; representan aspectos que ofrecen mayores dificultades para
ejercer sobre ellos las funciones y actividades de control. Por esta razón, en un
régimen fiscal ordenado deben extremarse todas aquellas actividades que garanticen
o aseguren el éxito de la función contralora; la cual se ejerce mediante la aplicación
adecuada de normas, sistemas y métodos de control de los bienes.
El Proceso Gerencial
En la actualidad, según David (1994), se considera que hablar del Proceso
Gerencial; es, hablar en sí mismo del conjunto de cambios y logros que se dan en una
Organización; el cual se estima como un proceso universal. Para efectos de la
64
Gerencia Moderna; decir que el proceso básico de lograr objetivos a través de otros,
es el mismo en todos los cargos y niveles gerenciales dentro de las organizaciones,
indistintamente del tipo que sean; es decir del sector público o sector privado, no
quiere decir que los gerentes hacen las mismas cosas, ni que todos los cargos
gerenciales requieren el mismo nivel de capacidad; por cuanto esto es intrínseco al
tipo de Organización, pero lo cierto es que la naturaleza básica de todo cargo
gerencial es la misma y por tanto como tal debe ser tratada.
Siendo este aspecto tan complejo, y teniendo en cuenta la de investigación
que se desarrolla como lo es el análisis al proceso de registro y control de los Bienes
Inmuebles pertenecientes a la Gobernación del Estado Lara, no es fácil describir
todo el proceso gerencial de una sola vez; por lo que se considera más conveniente
dividirlo en sus más importantes elementos y discutir en cada uno de ellos, el papel
que juegan entre sí.
De allí que, resulta necesario considerar que el proceso gerencial puede ser
representado en forma esquemática a través de lo que se conoce como el Círculo
Gerencial, el cual facilita y proporciona más significado al discutirlo en su justa y
exacta dimensión.
Tal como se muestra en la Figura No. 1, Cada una de las partes del círculo,
representan una secuencia o elemento principal del proceso y cada parte se relaciona
con las otras, y por ende, al proceso gerencial global, es decir; se interrelacionan de
manera efectiva, cumpliendo en su totalidad las funciones básicas del proceso
gerencial, pero notándose que para el tema a desarrollar de Análisis del registro de
Inventarios de Bienes Inmuebles, el Control juega un papel fundamental. Al hablar
de proceso gerencial, se hará referencia a todas sus partes; pero se desarrollará
especialmente el del Control.
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Figura No. 2 Círculo Gerencial
Fuente: Porter (1995)
En tal sentido, la concepción del Círculo Gerencial aplicable en el proceso de
registro y contabilización de Inventarios; se establece a través de la siguiente
premisa: ¿Cuáles son las tareas que deben hacerse para lograr que el Sistema de
Registro y Control Inventario de Bienes Inmuebles en la Gobernación del Estado
Lara, sea confiable, veraz, correcto y oportuno?
La respuesta obvia, es que las actividades a desarrollar para cumplir tal
premisa, deben ser planificadas, organizadas, dirigidas y controladas. De ahí que las
partes principales del proceso gerencial sean: Planificación, Organización, Dirección
y Control; las cuales se conocen como Funciones Gerenciales y es con ese concepto
que se identificaran para efectos de lograr el mejor entendimiento y unificación del
proceso mismo.
P C O D
Control Organización
Planificación
Dirección
66
Planificación
Concierne a la parte del proceso gerencial que se refiere a decidir lo que debe
lograrse y como lograrlo, para ello se debe tener claramente definidos la misión,
visión, objetivos, valores y matriz FODA de la organización.
Stoner (1996); al respecto expresa que, esta etapa consiste, en establecer los
objetivos o metas propuestas y decidir las vías y condiciones a seguir para
alcanzarlos de manera eficiente. De ahí que la planificación esté orientada
evidentemente hacia el futuro.
Continúa el autor señalando que es la determinación meditada y ordenada de
los factores que se necesitan para el buen funcionamiento de la organización, pues no
es hacer el trabajo; es prepararse para hacerlo; por lo cual conviene seguir el modelo
básico de preparación para ese fin; en respuesta a las siguientes pautas:
ü Análisis Situacional → ¿Dónde estoy hoy?
ü bjetivos y Metas → ¿Dónde deseo llegar?
ü Estrategias → ¿Cómo llego?
ü Programación → ¿Qué es prioritario?
ü Presupuesto → ¿Con cuanto cuento para hacerlo?
Ante lo expuesto como función gerencial, la Planificación, es un intento de
enfrentar la incertidumbre del futuro en condiciones más o menos exactas. Los
gerentes tratan de anticipar el futuro de manera que puedan influenciarlo; o al menos
estar preparados para reaccionar ante él. En este sentido, Planificación es un medio
de prevención de incendios y de preparación para combatir el fuego. Sin una buena
planificación, los gerentes están a merced de cualquier condición adversa que se les
presente, lo que significaría perder la guerra antes de iniciarla; situación muy
característica en las organización del sector público.
67
Organización
Esta función, se refiere al desarrollo de un sistema que promueva la ejecución
de actividades de una manera coordinada; es esencialmente, una manera de decidir en
forma coherente los aspectos que tienen relación con; ¿Quién hará qué? ó ¿Quién
reportará a quién?
Para, Herbert (1997), organizar, involucra agrupar actividades en trabajos,
asignar agrupamientos (grupos y equipos humanos) y delegar la autoridad necesaria
para llevar a cabo las actividades; por lo tanto el resultado del proceso organizativo
es un sistema de interrelaciones actividad-autoridad. Es en buen grado que a través de
esta relación de actividad-autoridad, se coordinan y se controlan las actividades,
entendiendo previamente el deslinde de lo que es una actividad y lo que es una tarea
para poder operar esta función de manera eficiente.
La función de Organización; implica una serie de pasos organizacionales bien
definidos; los cuales explican por sí mismo los niveles de actuación en el proceso;
estos pasos se pueden resumir en los siguientes en aspectos tales como:
ü Establecer Estructura Organizacional
ü Definir Responsabilidades
ü Delegar Autoridad
ü Asignar Recursos.
Así pues tal como lo define el autor, organizar es una consecuencia lógica de la
Planificación. El propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos
propuestos. Las actividades se pueden agrupar y asignar de distintas maneras y son
numerosos los tipos y amplitudes de autoridad a delegar. Esto habrá que decidirlo en
función de los objetivos y de la gente involucrada en el proceso a desarrollarse.
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Por ende, una buena ejecución de la función organizativa requiere una buena
ejecución de la función planificadora y una buena comprensión de las distintas
maneras en que las actividades pueden ser agrupadas y relacionadas entre sí con
autoridad; a los fines de simplificar la duración del proceso y hacerlo más efectivo;
de forma tal del lograr un cambio de modelo operativo en la organización.
Dirección Se define como aquella que cubre las actividades involucradas en activar la
estructura organizada; es decir, se asocia a un componente de acción operativo;
íntimamente relacionada con el nivel de liderazgo bien sea organizacional o
situacional. Se centra en conducir e incentivar subordinados en la ejecución de sus
tareas diarias a partir del manejo apropiado y conveniente de las siguientes
competencias:
ü Comunicación
ü Liderazgo
ü Motivación
ü Autoridad.
Al respecto Melinkoff (1990), señala que aunque la ejecución de todas las
funciones gerenciales, involucra el comunicarse con otras personas; la función de
dirigir, fundamentalmente se ejecuta casi totalmente mediante la competencia de la
comunicación. En consecuencia, este aspecto en las organizaciones del sector
público no es tomado en cuenta en su nivel estratégico; dado el nivel político que
encierra su designación dentro de la estructura de la organización.
Agrega además que, gran parte de la dirección ocurre dentro de un contexto
interpersonal; es decir, tiene lugar sobre una base cara-cara en el desarrollo de las
actividades organizacionales. La comunicación efectiva, es una condición necesaria,
69
pero insuficiente para la buena ejecución de la función de dirección. Pues sin duda
que, los gerentes necesitan poder comunicarse efectivamente, pero también es
necesario que comuniquen las cosas apropiadas en oportunidades para que se cumpla
la acción encomendada de manera satisfactoria.
Control
Esta función, envuelve aquellas actividades diseñadas para asegurar, que lo
realmente logrado, sea lo deseado o planificado dentro de la organización. Esta
función se realiza o se ejecuta en coherencia con las siguientes pautas:
ü Normas de Rendimiento
ü Medición
ü Comparación
ü Mejoramiento Continuo.
ü Realimentación
Tal como lo señala Chavenato (1993), es el proceso de controlar, se dirige a
medir los objetivos logrados en la organización y compararlos contra algún otro
objetivo previamente establecido, a fines de poder corregir las desviaciones que
puedan haber surgido. De ahí que se trate de decidir lo que va a medirse, como se le
medirá y formular un criterio para determinar cuándo la ejecución realizada está bajo
o fuera de control.
En tal sentido, el Control en las Organizaciones del Sector Público está
orientado a establecer las normas y pautas que deben regular todas y cada una de las
actividades que se realicen a fines de garantizar que éstas se ajusten a los
requerimientos que establecen los organismos que el Estado presenta para tales fines.
Así pues estas Organizaciones del Sector Público deben considerar en términos
absolutos el Control Perceptivo, el Control Posterior y el control de sus Finanzas y en
70
forma particular para el registro y control de aspectos tales como, Inventario, Bienes,
Hacienda Pública.
Gestión
El proceso de gestión involucra la consecución de algo, la promoción o
activación de aspectos que dentro de la gerencia pasa desde la planificación, la
ejecución, el control y las activaciones correctivas, lo cual le imprime dirección a
todos los recursos para agregar valor a los productos y servicios que se generan.
Cartagena y Freijedo (1999), señalan que, el proceso de gestión es el conjunto
de las acciones, transacciones y decisiones que la organización lleva a cabo para
alcanzar los objetivos propuestos y que se concretan en los resultados. De aquí se
desprende como la gestión se traduce en la rutina misma de una organización, en su
esquema al desarrollar los actos y decisiones para el logro de sus propósitos
planteados.
Asimismo, Guevara (2000), expresa que, la gestión es la acción de administrar
los recursos humanos, tecnológicos y financieros de una organización con la finalidad
de cumplir con los objetivos y metas.
Entonces, es evidente que la gestión involucra el manejo de todos los factores
de una empresa y al comenzar por la planificación, el establecimiento de objetivos y
metas, conduce a las actuaciones u acciones concretas que le imprimen la vida a la
organización, como elemento de procura, toma de decisiones, diligencia, o motor
conductual, hasta llegar a la coordinación, evaluación y control de las acciones
ejecutadas. Lo importante es concebir la gestión no como un factor aislado o un
elemento mas de la administración, sino como todo un proceso, de inicio a fin en el
71
seguimiento organizacional que va más allá del logro de objetivos y metas,
evaluando el costo/beneficio acontecido para los mismos.
De tal forma que tanto la gestión como su control pertenecen a un sistema
(Sistema de Gestión) íntimamente ligados al proceso de planificación estratégica, en
el cual se expresa el comportamiento o desempeño de la organización en función de
su razón de ser, su futuro deseable y sus respectivos indicadores de actuación
institucional.
Control de Gestión.
En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para
alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos
disponibles (técnicos, humanos, financieros, entre otros). Por ello podemos definir el
control de gestión, según Cartagena (1999 ob.cit.), como un proceso de
retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una
empresa para lograr los objetivos planteados.
Condicionantes del Control de Gestión.
El primer condicionante es el entorno, puede ser un entorno estable o
dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno
cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Así mismo se tiene que, los
objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según
sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, entre otros.
72
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica
establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también
distintos. El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la
centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la
descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en
la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas
en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el
sistema de incentivos y motivación del personal.
Fines del Control de Gestión.
Amat, (2001), señala que, el fin último del control de gestión es el uso
eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin
embargo se puede concretar otros fines más específicos como son los siguientes:
• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria
para la toma de decisiones.
• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la
consecución de los objetivos.
• Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las
personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del
logro.
• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital
importancia para la consecución de los objetivos.
73
Los instrumentos del Control de Gestión
Continúa el autor señalando que, las herramientas básicas del control de
gestión son la planificación y los presupuestos.
La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres.
Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la
obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en
programas.
El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar
de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El
presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se
realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una
implicación directa de cada departamento.
El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una
mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la
consecución de los objetivos. La comparación de los datos reales, obtenidos
esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones,
cuando no coinciden. La causa puede ser:
Ø Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas,
gastos generales, entre otros.
Ø Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de
coordinación entre contabilidad y presupuestos, entre otros.
Ø Errores en la relación medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los
medios, entre otros.
74
Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas
(revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o
cambio de objetivos y presupuestos).
Taylor, parafraseado por Amat (2001), fue uno de los iniciadores del Control
de Gestión industrial, introduciendo la contabilidad analítica, el cronometraje de los
tiempos de mano de obra directa, los estándares, la asignación de los costos
indirectos, la remuneración por rendimientos. Estableció la fórmula de la rentabilidad
del capital. Todavía hoy se observan muchos ejemplos en las empresas el CG gira en
torno al control de la eficiencia interna de la empresa, centrando su atención en los
recursos que consume, en el beneficio inmediato y en la información financiera
exterior.
Según Hugues (1996), el control de gestión es un instrumento de la gestión
que aporta una ayuda a la decisión y sus útiles de dirección van a permitir a los
directores alcanzar los objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la
planificación de objetivos, acompañada de un plan de acción y la verificación de que
los objetivos han sido alcanzados.
Repasando diferentes definiciones sobre control de gestión se observa que:
los autores reconocen que los objetivos son la categoría rectora, porque el proceso de
toma de decisiones está orientado a alcanzar los objetivos marcados y luego estos son
el patrón para evaluar a la gestión, o sea el grado en que los resultados de la gestión
se acercan a los objetivos previamente establecidos.
75
El Control de Gestión se relaciona con las actividades siguientes: formulación
de objetivos, fijación de estándares, programas de acción (presupuestos), utilización
de recursos, medición de resultados (verificación), análisis de desviaciones,
corrección del desempeño o mejora.
Se distingue una diferenciación entre el concepto de gestión, control de
gestión y la función de control, pero no se observa la misma precisión al establecer
sus fronteras. Algunos consideran que el control de gestión comprende tanto la etapa
de previsión como la etapa de control o verificación propiamente dicha; otros lo ven
más cercano a la ejecución y verificación; para otro, abarca los procesos de
asignación de recursos, el seguimiento de las acciones y la evaluación del resultado.
También se considera que el control de gestión no debe ser reducido a la
función de control (entendido como evaluación y corrección del desempeño
solamente) sino que comprende también la fase de planificación (porque durante el
proceso de definir objetivos se determinan las formas de medirlos, y su cuantificación
en el estándar), que a su vez está determinada por los procesos de mejoramiento que
son los que le otorgan la capacidad de diagnóstico al control de gestión.
En conclusión se tiene que el control de gestión, es un proceso que sirve para
guiar la gestión hacia los objetivos de la organización y un instrumento para
evaluarla. Por lo cual debe entenderse que: es un medio para desplegar la estrategia
en toda la organización.
76
Sistema de Control de Gestión
Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para
que los “managers” descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo,
permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa. Para
mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental
controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que
pueden afectar su propia supervivencia.
El Sistema de Control de Gestión como conjunto de procedimientos que
representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de
las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un
conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SÍ).
Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos, como el de Mallo y
Merlo (1999), que conciben el SCG como un sistema de información-control
superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los
objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer
las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el
sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente
las condiciones para hacerlo realidad.
En los conceptos obtenidos de las distintas literaturas se puede observar que
todos coinciden en que el SCG es un procedimiento basado en la información
recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad, controlar y
tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones.
77
Indicadores de Control de Gestión
Los indicadores de control (Ic) de gestión son expresiones cuantitativas que
permiten analizar cuán bien se está administrando la empresa. Según Harrington,
(2000) un indicador queda expresado por un atributo, un medidor, una meta y un
horizonte temporal.
Entre otros rasgos las filosofías gerenciales modernas, tienen en común que lo
nuevo no está en los indicadores mismos, sino en la escala de importancia o prioridad
con que se consideran en el proceso de gestión: valor añadido, inventario y gastos de
operación, a diferencia de las filosofías tradicionales, que toman como herramienta
central de control a la contabilidad de costos, magnificando los indicadores asociados
al gasto de operación.
Entre los indicadores comúnmente utilizados en la evaluación del desempeño
de un sistema aparecen aquellos que apuntan hacia la eficacia, eficiencia, efectividad,
estabilidad y mejora del valor, en concordancia con el triángulo de desempeño.
Sin embargo, Goldrat y Lorino (2000), alertan sobre la necesidad de
condicionar la definición de los indicadores a la precisión clara de los objetivos de la
compañía, priorizando primero la importancia de lo que se mide y luego su indicador.
En segundo lugar, los indicadores seleccionados deben permitir juzgar el impacto de
las decisiones locales sobre la meta global de la compañía.
Lo revisado alrededor de los indicadores permite concluir que: En la mayoría
de las obras consultadas se presenta un listado de indicadores agrupados según el
78
tradicional enfoque funcional (producción, técnico, ventas, recursos humanos, y
otros).
Se muestran indicadores globales propios de la alta dirección de la empresa, y
no se le da importancia a la necesidad de clasificarlos para diferentes niveles de
dirección, pasándose por alto los mecanismos de conexión entre los indicadores
globales y los locales.
Se sobre valora la importancia de los indicadores, cayéndose a veces en
recetas, restándole importancia al procedimiento para definirlos. A la vez que
presenta a los indicadores como algo que se puede determinar a priori o prefijar a
espaldas de los objetivos, las estrategias, las restricciones del sistema, los problemas
críticos y la propia especificidad del objeto industrial.
Así pues, se considera que estos indicadores pueden tomarse como referencia
pero no pueden incorporarse a priori en una organización, porque se corre el riesgo
de disponer de muchos datos pero no tener las informaciones pertinentes para
responder las preguntas gerenciales claves para una organización en particular.
Planificación Estratégica
La planificación estratégica es inherente a la Gerencia Estratégica, su punto de
partida, toda vez que orienta el desarrollo organizacional, en el sentido que
contemplando la actual, fija lineamientos de acción que desencadenen las decisiones
y resultados futuros. El proceso de concepción de la estrategia se origina en la
planificación, que parte del análisis de la situación interna y de la evolución del
entorno y de allí se concretan planes y programas de actuación definidos en el tiempo
y espacio, a su vez formulados en términos objetivos, medibles y verificables. Es por
79
ello, que no se puede caer directamente en la gerencia estratégica, sin antes haber
aclarado la pertinencia de su planificación como base fundamental de la estrategia.
Al respecto, Rodríguez (2000) expresa que, la planificación estratégica abarca
la definición de los objetivos organizacionales, el establecimiento de una estrategia
global para alcanzar esos objetivos, el desarrollo de una amplia jerarquía de planes
para integrar y coordinar actividades. La planificación estratégica permite entonces,
pensar en el futuro, orientar de manera efectiva el rumbo de la organización,
facilitando una acción de dirección y liderazgo para enfrentar no solo la rutina, sino
las posibles dificultades en su gestión.
Gerencia Estratégica
La Gerencia Estratégica como corriente diluida en toda la organización,
constituye una herramienta del desempeño efectivo y permite que las empresas se
mantengan competitivas en el mercado, proporcionando directrices o lineamientos
para que la organización eleve a cabo estrategias que resulten los beneficios de sus
fortalezas internas, para aprovecharse tanto las amenazas del medio que lo rodea
como las propias debilidades internas.
David (1994) define la Gerencia Estratégica como la formulación, ejecución y
evaluación de acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos.
Expresado lo anterior, se plasma claramente la concatenación de los conceptos
sistema, gestión, estratégica, todo ello conducente a prever, accionar y efectuar el
debido seguimiento a lo previsto para el logro de propósitos establecidos.
80
La Gerencia Estratégica permite, entre sus bondades, citando a David (1994)
que una empresa este potenciada para influir en su medio o entorno de manera
proactiva, ejerciendo de tal forma cierto control en su futuro; en tal forma minimiza
los efectos de la incertidumbre, Igualmente permite aprovecharse de las
oportunidades, minimizar el alcance de las amenazas, utilizar las fortalezas y
disminuir sus debilidades.
David también señala que las organizaciones que emplean los conceptos de
Gerencia Estratégica generan mayor rendimiento en sus utilidades y gozan de mayor
progreso y éxito, pues a su vez en la conciencia de su situación, se incrementa la
producción, del personal, se integran las estrategias y se enfatiza el concepto de
sistema con la interacción de todos los elementos, valores, personas, procesos,
clientes; entre otros; que cohabitan dentro y para la organización.
Existen unos pasos a seguir para diseñar un plan estratégico y según el modelo
de gerencia estratégica de David (1994) estos se discurren en tres (3) grandes etapas:
Formulación de la Estrategia
ü Identificar los objetivos, estrategias y misión actual.
ü Elaborar la investigación externa para determinar amenazas y
oportunidades.
ü Elaborar la investigación interna para determinar las fortalezas y
debilidades.
ü Establecer y fijar en definitiva la misión de la organización.
ü Retroalimentar el modelo para estudiar las estrategias y generar o evaluar
las alternativas posibles (toma de decisiones).
ü Replantear o ratificar objetivos.
ü Establecer Estrategias claras y precisas.
81
Ejecución de la Estrategia
ü Establecer metas gerenciales(finanzas, mercadeo, producción o demás
áreas requeridas)
ü Establecer políticas gerenciales(finanzas, mercadeo y producción o
demás áreas requeridas)
ü Asignar recursos.
Evaluación de la Estrategia
ü Analizar los elementos anteriores.
ü Medir y evaluar los resultados para tomar medidas correctivas del caso.
A continuación se presenta el modelo de gerencia para una empresa, de
David, F. (1994) pero igual es aplicado a la administración pública.
Figura No. 2. Modelo de Gerencia Estratégica de una Empresa
Formulación de Estrategia Ejecución de Estrategia Evaluación de Estrategia
Retroalimentación
Realizar Auditoriaexterna
Identificar misiónactual
objetivosy
estrategias
Fijarmisión dela empresa
Realizar Auditoriaexterna
Identicardebilidades
Identicarfortalezas
Identicaramenazas
Identicaroportunidades
Fijar objetivos
Fijar estrategias
Fijar metas1. Gerencia.2. Mercadeo.3. Finanzas.4. Producción.5. Investigación yDesarrollo
Fijar políticas1. Gerencia.2. Mercadeo.3. Finanzas.4. Producción.5. Investigación yDesarrollo
Asignarrecursos
Medir y Evaluar
Resultados
RETROALIMENTACION
82
Matriz DOFA
David (1994), define a la matriz DOFA como una herramienta de formulación
de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: Fo, Do, Fa, Da.
La letra F, O, D y A representan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Las estrategias FO: Se centran en la utilización de las fortalezas internas en una
organización para aprovechar las oportunidades externas.
Las estrategias DO: Buscan la minimización o mejora de las debilidades
internas, con el uso de las oportunidades externas.
Las estrategias FA: Emplean las fortalezas internas para reducir o evitar el
impacto de las amenazas externas.
Las estrategias DA: Tiene como objeto derrotar o erradicar las debilidades
internas, eludiendo las amenazas ambientales.
Procedimiento para construir una matriz DOFA:
1. Elaborar una lista de fortalezas internas claves.
2. Elaborar una lista de debilidades internas decisivas.
3. Elaborar una lista de oportunidades externas importantes.
4. Elaborar una lista de amenazas externas claves.
5. Elaborar una comparación entre las fortalezas internas con las oportunidades
externas y registrar las estrategias FO en el renglón respectivo.
6. Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias DO en el renglón respectivo
7. Elaborar una comparación entre las fortalezas internas y las amenazas
externas y registrar las estrategias FA en el renglón respectivo.
83
8. Elaborar una comparación de las debilidades internas con las amenazas
externas y registrar las estrategias DA resultantes.
Con este procedimiento se busca la generación de estrategias factibles para
luego establecer cuales son las mejores opciones, todo dependerá de la viabilidad en
la comparación de los factores o variables que intervienen en cada uno en particular.
Metodología Estratégica en el Diagnóstico Aplicado
El diagnóstico de planificación estratégica, utilizado corresponde al modelo
desarrollado por Jean Paul Sallenave (1998 ob.cit), el cual consta de tres etapas:
A partir de la Visión del Entorno, determinar la misión de la organización.
La visión es una manera distinta de ver las cosas, es la percepción simultánea
de un problema y de una solución técnica novedosa; al fin y al cabo es una apuesta
sobre la aceptación de una idea por el público. La visión adscribe una misión a la
empresa; hacer que la visión se convierta en realidad.
Identificar los sectores Estratégicos de la Organización.
Toda organización vende un producto; lo que establece definir ¿qué es un
producto?
Esta definición se conceptualizará en el marco operacional de la organización,
producto de la definición de sus conceptos.
84
Información o Investigación del Medio Interno - Externo de la Organización.
Análisis Externo
El análisis externo debe incluir todos los factores que afectan a la demanda
actual de la organización y especialmente la futura. El reto es grande, pues se trata no
sólo de prever la demanda cuantitativamente, sino también de predecir la existencia
de ciertos productos y servicios futuros, ligados algunas veces a nuevas tecnologías o
a nuevos modelos de vida. Toma en cuenta este análisis las Oportunidades y las
Amenazas.
Análisis Interno
En este análisis se evalúan los factores internos de la organización que
contribuyan a mejorar su productividad (Fortalezas); o aquellos que por el contrario
la afecten negativamente (Debilidades). Se suele proceder al análisis interno,
evaluando las capacidades de la empresa: capacidad de innovación, capacidad de
crecimiento, entre otras.
Este análisis de factores externos e internos, se ejecutará mediante el
desarrollo de la Matriz FODA. Esta matriz, es un instrumento gerencial de mucha
importancia dentro de una organización; por cuanto al ser un elemento de ajuste
organizacional estratégico; ayuda a los gerentes a desarrollar en forma sistemática y
coherente cuatro tipos de Estrategias bien diferenciadas, entendiéndose
conceptualmente que las estrategias son un patrón de los movimientos de la
organización y de los enfoques de la Dirección, que se usa para lograr los objetivos
organizativos y luchar por la Misión de la organización las cuales se soportan en el
marco de las Amenazas –Fortalezas – Oportunidades y Debilidades que presenta o
85
deba tomar en cuenta la organización al momento de efectuar su evaluación. Estas
cuatro tipos de estrategias se explican de la siguiente manera:
Estrategias FO: Se basan en el uso de las Fortalezas que presenta la
organización, con el objetivo de aprovechar al máximo las Oportunidades que se
encuentren en su entorno para potenciar y afianzar su operatividad.
Estrategias DO: Procuran minimizar las Debilidades que presente la
organización, valiéndose de las Oportunidades que le brinde su entorno.
Estrategias FA: Se centran en la utilización y aprovechamiento de las Fortalezas
que presenta la organización; para minimizar o reducir el impacto que sobre ella
puedan generar las Amenazas que se ciernan en su entorno.
Estrategias DA: Tienen como objeto el derrotar las Debilidades de la
organización, conjuntamente con eludir o minimizar las Amenazas que se presenten
en su entorno.
Según Mitnzberg (1999), es conveniente e importante señalar que si la Matriz
FODA; no se usa en la forma conveniente desde el punto de vista de lo que es su
metodología básica; los resultados esperados no serán los más adecuados a la
evaluación propuesta; por cuanto para elaborar la Matriz FODA, previamente se
deben formular la Matriz de Evaluación de los Factores Internos (Matriz EFI) y la
Matriz de Evaluación de los Factores Externos (Matriz EFE); los cuales se
desarrollan en forma diferenciada.
86
Matriz de Evaluación de los Factores Internos (EFI)
Es un instrumento de suma importancia para cualquier organización; por
cuanto permite realizar una auditoria interna de manera estratégica en dicha
organización.
Sallenave (1998), expresa que, la matriz toma en consideración evaluar los
aspectos de mayor alcance, optimización y aprovechamiento de la organización en las
áreas de los recursos humanos, físicos y financieros; así como en sus aspectos de
planta y producción, denominándose las mismas como sus Fuerzas o Fortalezas (F);
igualmente toma en consideración los aspectos contrarios; es decir los que inciden en
no poder cumplir satisfactoriamente con los objetivos propuestos, denominándose
estos Minas o Debilidades (D); siendo estas fortalezas y estas debilidades los factores
internos a evaluar; por cuanto son exclusivamente características de cada
organización que vaya a ser sujeta a un análisis o evaluación; que se hará cumpliendo
con la siguiente metodología:
ü Previa discusión o análisis: Haga un listado de al menos (como mínimo) diez
aspectos o factores positivos; es decir fortalezas (F) que observa en la
organización.
ü Haga un listado de los factores negativos: Es decir las debilidades (D); es
conveniente para el desarrollo del método que el número de fortalezas
listados, sea igual al número de debilidades; sin que esta situación sea una
limitante o restricción para su aplicación.
ü En forma bien racional, lógica y coherente: Se asignará a cada una de las
fortalezas y a cada una de las debilidades un peso (valor de intuición) que
oscilará desde un mínimo de 0.0 hasta un máximo de 1.0, significa que en
base a la importancia relativa que tengan las fortalezas y debilidades, se les
asignarán valores cualquiera entre dicho rango (0.0 –1.0); tomando en cuenta
87
que al hacer la distribución de estos pesos en el total de los factores, la
sumatoria debe ser igual al 1.0; es decir el máximo valor a los fines de obligar
a realizar una distribución de los pesos en forma bien adecuada; en función de
la importancia que esta representa en el análisis de la organización.
ü Para efectos de diferenciar las debilidades y fortalezas en forma cuantitativa:
Se le asigna a las fortalezas unos valores de calificación de 3 y 4; donde 3 se
asignará a las fortalezas que se consideren menos importantes y 4 se asignará
por supuesto a las fortalezas de mayor impacto. Para el caso de las
debilidades, se asignará una calificación de 1 y 2; donde 1 se corresponderá
con la mayor debilidad y 2 se corresponderá con la debilidad menor. Estos
valores de calificación, tanto para las debilidades, como para las fortalezas
pueden ser repetidas en varias de ellas; en cada caso de los factores.
ü Como a cada una de las debilidades y fortalezas, se le ha sido asignado un
valor de peso y un valor de calificación; se conseguirá para cada una de ellas
el producto de dichos valores; es decir peso x calificación y nos determinará
para cada factor una cuantificación denominada Ponderación del factor.
ü El valor total de la sumatoria de cada ponderación de los diversos factores
evaluados: Nos determinará el total ponderado de la organización. El método
establece que la ponderación “frontera” es de 2.5; lo que indica que una
organización que tenga un valor muy por debajo de 2.5, en una organización
con mucha debilidad en lo interno; la cual deberá ser tomada en cuenta al
generar la matriz FODA. Una organización con un valor ponderado muy por
encima de 2.5; indica que es una organización con mucha fortaleza en lo
interno. Para efectos de una aplicación bien estratégica de la Matriz EFI; en
aquellas organizaciones que presenten una estructura funcional muy ampliada,
es decir muchas Divisiones o Departamentos; o diversas unidades autónomas;
es conveniente realizarla en cada una de ellas y luego integrarlas para
establecer la Matriz EFI organizacional.
88
Matriz de Evaluación de los Factores Externos (EFE)
Continua, Mitnzberg (1999), señalando que al igual que la Matriz EFI; la
Matriz EFE, es un instrumento que le permite a la organización evaluar un conjunto
de factores; pero en este caso las correspondientes al entorno; las cuales se
corresponden con los factores positivos denominados Oportunidades (O) y factores
negativos denominados Amenazas (A).
Es importante acotar que por tratarse de factores que corresponden al entorno
de la organización, al momento de su análisis se puede perfectamente abstraer de
dicho entorno la existencia de la organización a ser evaluada lo que nos daría una idea
más clara del conjunto de Oportunidades y Amenazas a considerar. La metodología
para el desarrollo de la matriz, es similar a la ejecutada en la Matriz EFI; salvo en la
cuantificación de la valoración de los factores (Calificación):
ü Haga un listado de al menos diez factores que aparezcan en el entorno que
pueda la organización aprovechar de manera satisfactoria (Oportunidades).
ü Haga un listado de al menos diez factores, que aparezcan en el entorno que
puedan afectar en forma negativa a la organización (Amenazas).
ü Asigne de manera lógica y racional un peso a los factores de Oportunidades y
Amenazas; cuyo valor se encuentra en el rango (0.0 – 1.0) y tomando en
cuenta que la sumatoria total de los pesos asignados, debe ser igual a 1.0.
ü Asigne a la Oportunidades calificaciones 3 y 4; tomando en cuenta que la
calificación 4 se asignará a los factores que se consideren como mayor
oportunidad para la organización y 3 para aquellas donde la organización las
aproveche en menos grado. Las Amenazas se clasificarán con los valores 1 y
2 asignando el valor 2 a aquellas Amenazas que determinen mayor peligro a la
organización y el valor 1 las de menor peligro.
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ü Determine el valor ponderado de cada Oportunidad y de cada Amenaza, a
través del producto de su peso asignado por su respectiva calificación.
ü Determine el valor de la Ponderación de Factores Externos de la
Organización; a través de la sumatoria de todos lo valores ponderados. El
análisis se hace de manera similar al realizarlo en la Matriz EFI.
Aplicación de la Matriz FODA
Una vez obtenidas las matrices EFI y EFE; se procede a realizar la estructura
matricial correspondiente a ellos para obtener la Matriz FODA; la cual se construye
de la siguiente forma:
ü La línea vertical de la Matriz se conformará en dos celdas o cuerpos; el
primero corresponderá a las Fortalezas y el segundo a las Debilidades.
ü La línea Horizontal de la Matriz se conformará también en dos celdas, la
primera corresponderá a las Oportunidades y la segunda a las Amenazas.
ü Se compararan las Fortalezas con las Oportunidades para obtener las
Estrategias FO.
ü Se compararan las Fortalezas con las Amenazas para obtener las estrategias
FA.
ü Se comparan las Debilidades con las Oportunidades para obtener las
Estrategias DO.
ü Se comparan las Debilidades con las amenazas para obtener las Estrategias
DA.
ü Una vez obtenidas las diversas Estrategias se revisan cada una; para establecer
o determinar en términos de viabilidad; cuáles se escogerán en cada grupo.
ü A cada una de las estrategias seleccionadas previo análisis se les formula un
objetivo como parte de la planificación realizada a objeto de cumplir con la
pauta de la Planificación Estratégica.
90
ü Los diversos objetivos formulados a su vez se revisan para determinar su
proyección o meta, en atención a desarrollar el marco del diseño de inventario
de bienes inmuebles a ser propuesto en la Gobernación.
El propósito de este instrumento consiste en generar y seleccionar alternativas
viables para determinar cuales estrategias son las mejores, bajo el siguiente formato.
MISION FORTALEZAS (F)
Hacer lista de las fortalezas.
DEBILIDADES (D)
Hace lista de las debilidades.
OPORTUNIDADES (O)
Hacer lista de oportunidades.
ESTRATEGIAS FO
Uso de las fortalezas para aprovechar las oportunidades.
ESTRATEGIAS DO
Vencer las debilidades valiéndose de las oportunidades .
AMENAZAS (A)
Hacer lista de amenazas
ESTRATEGIAS FA
Uso de las fortalezas para evitar o reducir las amenazas
ESTRATEGIAS DA
Reducir a un Mínimo las debilidades y evitar las amenazas
Fuente: David, F. (1994).
BASES LEGALES
La Administración Pública, se encuentra regulada por un conjunto de Leyes,
Reglamentos, Decretos y Resoluciones que orientan su funcionamiento técnico,
administrativo y jurídico; por lo tanto conviene señalar en este sentido las pautas
resaltantes tanto en forma general como específica relacionadas con la investigación;
sobre todo al considerar que en Venezuela, como en la mayoría de los países
latinoamericanos; la legislación mercantil impone a los comerciantes la obligación de
llevar la contabilidad de sus operaciones financieras, mediante la utilización de tres
libros específicos; uno de los cuales es el denominado Libro de Inventarios, aspecto
fundamental en el presente diagnostico.
91
Para efectos de la investigación las bases legales parten de las disposiciones
contenidas en las normativas que se han dividido en tres: 1) Legislación Nacional, 2)
Legislación Estadal y 3) Normas Sub-legales.
Legislación Nacional
La entrada en vigencia de la Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela, obliga a la revisión del ordenamiento jurídico existente, en consecuencia
la Nación venezolana y los Estados debieron adaptar, dentro del ámbito de su
competencia, las leyes, pues la estructura y funcionamiento de los entes y órganos de
la administración publica cambio radicalmente, y estos, deben estar contestes con los
postulados y principios establecidos en la Carta Magna.
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
Por ser la carta magna que rige la administración de la Hacienda Publica
Nacional, se evidencia que el legislador previó en una serie de articulados las
obligaciones y deberes de los particulares y de los órganos públicos que conforman el
estado venezolano. A continuación se presenta un resumen de aquellos aspectos en
relación al uso y administración de los bienes públicos.
Título II: Referido al Territorio, define que el dominio y explotación de los
bienes y recursos contenidos en el territorio nacional, se ejercerán en la extensión y
condiciones que determine la ley. Igualmente señala que los estados extranjeros sólo
podrán adquirir dentro del área que se determine mediante garantías de reciprocidad,
los inmuebles necesarios para servir como asiento de sus sedes de representaciones
diplomáticas o consulares; así como la adquisición de inmuebles por parte de
92
organismos internacionales, sólo se autorizará mediante condiciones y con las
limitaciones de ley, quedando siempre a salvo la soberanía sobre el suelo donde estas
se ubiquen.
Capítulo VII: Relativo a los Derechos Económicos, establece que el Estado
promoverá el desarrollo y la diversificación de la producción de bienes y servicios,
con el fin de generar riquezas, aumentar los ingresos de la población y fortalecer la
soberanía económica del país. Además de garantizar el derecho a la propiedad.
Al compararla con la Constitución del 61, se observa una diferencia
significativa con la del 99, puesto que aquella establecía que el Estado, se reserva la
declaratoria de expropiación de cualquier clase de bienes, solo por causa de utilidad
pública o interés social, y podía diferir el pago o condicionarlo de manera parcial, en
cambio la vigente determina el pago oportuno de una justa indemnización. Ambas
establecen la confiscación de bienes por vía de excepción a personas naturales,
jurídicas, o extranjeras responsables de delitos contra el patrimonio publico, o de
quienes se han enriquecidos ilícitamente al amparo del Poder Publico, y los bienes
provenientes de actividades comerciales o cualquiera otra vinculada al trafico ilícito
de sustancias psicotrópicas y estupefacientes.
Otra diferencia con la Constitución actual - que no lo contempla - radica en
que el extinto Congreso podía decretar por mayoría absoluta de sus miembros la
incautación de todo o parte de los bienes de todo ciudadano investido de autoridad y
responsables de violar la constitución por acto de fuerza, y de quienes se hayan
enriquecido ilícitamente al amparo de la usurpación, para resarcir a la Republica de
los daños causados
Título IV: Referido al ejercicio del Poder Público Nacional, establece entre
otras obligaciones, que el Estado responde patrimonialmente por daños a particulares
93
en cualquiera de sus bienes, cuando éste sea imputable al funcionamiento de la
administración pública. Específicamente en el Art. 159 se determina que cada Estado
como unidad política del Territorio Venezolano, presenta autonomía para definir su
estructura funcional y de gobierno a la cual se adscriben todos los entes que regulan
el funcionamiento de dicho Estado.
De igual manera, determina la competencia de cada estado y municipio de
administrar sus bienes y la inversión de sus recursos. Y el Art. 164, que expresa que
dentro de la estructura funcional que cada Estado establezca, deben aparecer
entidades y unidades que regulen, directrices y normen todo su funcionamiento de
acuerdo a estructuras administrativas definidas para tal fin.
Visto que la administración de la Hacienda Publica es ejercida por
funcionarios de los diferentes poderes públicos que conforman la organización del
estado venezolano, descrito en el Titulo V, el legislador sabiamente, previo el
ejercicio del control sobre éstos en la gestión publica. Competencia atribuida a la
Contraloría General de la Republica y a las Contralorías de los Estados y Municipios,
sobre la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como
las operaciones relativas a los mismos.
Código Civil Venezolano
Es el instrumento normativo que determina de manera clara, precisa y
definida; la clasificación de los bienes, el derecho de propiedad y tenencia y la
obligación de los particulares y regula el derecho del Estado venezolano sobre los
mismos.
94
De tal manera que en el artículo 10 consagra que los bienes muebles e
inmuebles, situados en Venezuela, se regirán por las leyes venezolanas aunque sobre
ellos tengan o pretendan derechos de personas extranjeras.
En el Título I- Capítulo I: Señala en su estructura todo el tratamiento y
clasificación que la República de Venezuela establece en lo que respecta a los bienes
muebles para los efectos civiles legales correspondientes. Establece la doctrina de
intervención voluntaria considerando un derecho preferente en lo que a las acciones
o sentencias sean ejercidas sobre los bienes inmuebles.
La importancia que el Estado ejerce sobre los bienes es tan determinante, que,
destina en el Libro Segundo, todo un Capitulo en cuanto a la propiedad de los Bienes
Inmuebles y sus modificaciones; a tal efecto en el artículo 525 define que las cosas
que pueden ser objeto de propiedad pública o privada son bienes muebles e
inmuebles, y a partir del 526 al 530 clasifica los bienes inmuebles por su naturaleza,
por su destinación y por el objeto.
El articulo 540 desarrolla el dominio o propiedad de los bienes indicando que
los bienes de dominio público son de uso público o de uso privado de la Nación, de
los Estados y de las Municipalidades. Se infiere por tanto, que los bienes de Dominio
Público se dividen a su vez en bienes de uso público, tales como: las plazas, puentes,
carreteras, parques, puertos, aeropuertos, etc., y en bienes de uso privado, tales como:
los hospitales, las escuelas, edificaciones culturales, militares y de seguridad,
edificaciones para sede de organismos, industriales para uso del Estado, entre otros.
Esta clasificación de los bienes de Dominio Público obedece al interés del
Estado por tutelar la propiedad, conservación, guarda y custodia de los mismos en
95
beneficio de la colectividad y en consecuencia están destinados al uso público en
general o bien a un servicio público específico.
Así mismo, el artículo 543 establece lo siguiente: “Los bienes del dominio
público son inalienables; los del dominio privado pueden enajenarse de conformidad
con las leyes que le conciernen” . De esta norma se colige, que los bienes de dominio
público por estar sujetos al uso o servicio de la Nación, del Estado o de las
Municipalidades, la Ley los exceptúa de la esfera del comercio, determinando
expresamente que son inalienables, es decir que no podrán ser enajenados.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Señala que la Contraloría General de la Republica, está facultada para ejercer
las funciones de control, inspección, fiscalización e investigación sobre los fondos y
bienes en la Administración pública nacional, los estados y municipios, estando los
funcionarios de dichas entidades en la obligación de enviarle los estados contables,
inventarios de bienes y la información que se considere para ejecutar la verificación
de los mismos, de acuerdo a la normativa establecida en cuanto a inventario de bienes
Es así que las disposiciones referentes a las competencias de éste órgano se
consagra en el numeral 7 de artículo 73 que indica: “Orientar la formación y vigilar la
actualización de los inventarios de bienes de los entes en los organismos sujetos a su
control”.
En cuanto a las Responsabilidades de los funcionarios que administren,
manejen o custodien bienes están determinadas en el Artículo 91 que señala la
96
responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, e indica cuales son los
supuestos generadores de responsabilidad administrativa por actos, hechos u
omisiones que se mencionan en los numerales 1, 2 y 5 en forma taxativa referente a la
administración de los bienes del Estado.
Artículo 91: “Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de los
que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de
responsabilidad administrativa los actos, hecho u omisiones que se
mencionan a continuación:
Numeral 1: La adquisición de bienes, la contratación de obras o de
servicios, con inobservancia total o parcial del procedimiento de
selección de contratistas que corresponda, en cada caso, según lo
previsto en la Ley de Licitaciones o en la normativa aplicable.”
En este sentido la Contraloría de la Republica, es la encargada no solo de
promover e impulsar la actualización de las normas y procedimientos para la
formación de los inventarios de bienes en los organismos públicos, sino también
recomendar técnicas e instrumentos metodológicos para el registro de bienes
públicos.
Ley Contra la Corrupción
Establece los principios básicos a cumplir por los funcionarios públicos para
salvaguardar el patrimonio público a tal efecto indica el artículo 20 “deberán rendir
cuentas de los bienes y recursos públicos que administren de conformidad con las
disposiciones establecidas en la ley”. Esto significa que los funcionarios deben
informar al órgano contralor acerca de los bienes y recursos bajo su responsabilidad,
97
considerando los procedimientos técnicos y normativos en materia de bienes
públicos.
Es así, como en el Capítulo II del Titulo IV, referido a otros delitos contra el
patrimonio público, específicamente en el artículo 52 se consagra que las personas
que se apropien o distraigan en provecho propio o de otro de los bienes del
patrimonio público o en poder de algún organismo público, cuya recaudación,
administración o custodia tengan por razón de su cargo, será penada con prisión.
Igualmente el artículo 54 señala “que el funcionario público, que
indebidamente, en beneficio particular o para fines contrarios a los previstos en las
leyes, reglamentos, resoluciones u órdenes de servicio, utilice o permita que otra
persona utilice bienes del Estado o en poder de algún organismo público, cuya
administración, tenencia o custodia se le haya confiado, será penado con prisión de
seis (06) meses a cuatro (04) años.
Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional
Los bienes inmuebles son Activos que conforman el Patrimonio de la
Hacienda Nacional; en consecuencia se señalan algunas disposiciones legales y
reglamentarias con indicación de los artículos que los regulan en esta ley, las cuales
deben ser observadas por los funcionarios encargados de su administración.
De allí que el TITULO I, referido a la Definición de Bienes Nacionales en los
Artículos 19, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 30. Por lo que respecta a los articulados
precedentes podemos afirmar que para que un bien tenga el calificativo de “publico”,
98
lo relevante no es en todos los casos la propiedad de dicho bien, sino su afectación o
destinación a un organismo publico.
Así se deduce del artículo 19 de esta Ley, cuando se refiere a bienes
nacionales que dispone que son:
1. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier
título entraron a formar del patrimonio de la nación al constituirse está en
Estado soberano, y los que por cualquier título hayan adquirido o adquiera
la Nación o se hayan destinado o se destinaren a algún establecimiento
público nacional o a algún ramo de la Administración Nacional.
2. Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la
República y que no tengan dueño.
El TITULO V., referido a “Administración de la Hacienda Publica Nacional”
en su Capítulo VI se determina la obligación de los “Empleados de Hacienda” de
presentar la “Caución de los empleados de Hacienda”. Artículos 128 y 129. En la
Sección Tercera, se refiere a la Responsabilidad de los empleados de Hacienda
expresada en el Artículo 140.
Como se observa en la legislación nacional, legislación positiva, permite
incluir los bienes muebles dentro del dominio público, puesto que el Código Civil se
refiere a cualesquiera otras obras públicas construidas para utilidad o comodidad
común, y como las obras públicas pueden ser muebles o inmuebles, es evidente que
ambas integran el dominio público del Estado venezolano, como también de los
estados y municipalidades
99
Legislación Estadal
Esta investigación esta enmarcada dentro de la legislación Estadal de la
siguiente manera:
Constitución del Estado Lara
Consagra en el artículo 2, que el Estado Lara, es una entidad federal, por lo
cual es autónoma con personalidad jurídica y patrimonio propio. Así mismo, señala
en el numeral 6 del artículo 36 como competencia exclusiva del Estado, la
administración de sus bienes y la inversión y administración de sus recursos.
De igual manera determina la competencia de los demás órganos que
conforman los Poderes Públicos del Estado Lara y específicamente en lo relacionado
al control sobre los Bienes establece:
En cuanto al Consejo Legislativo:
Artículo 44: Son atribuciones del Consejo Legislativo las siguientes:
Omisis..
Numeral 9: Autorizar al Ejecutivo Estadal para enajenar bienes
inmuebles del dominio privado del Estado, con las excepciones que
establezca la ley.
En cuanto a la Procuraduría General del Estado indica:
Artículo 85: La Procuraduría General del Estado, asesora
jurídicamente a los órganos del Poder Público Estadal y ejerce la defensa
y representación judicial y extrajudicial de los derechos, bienes e
intereses patrimoniales del Estado.
100
Artículo 90: Son atribuciones del Procurador o Procuradora del
Estado:
omisis
Numeral 8: Dictaminar sobre la enajenación de bienes públicos.
Es así como en el artículo 93 se determina que
“La Contraloría General del Estado Lara, ejercerá el control, vigilancia
y fiscalización de los bienes del Estado, así como de las operaciones
relativas a los mismos”.
Igualmente se refiere a las características especiales de los terrenos e inmuebles en
cuanto a que son inalienables e imprescriptibles en tal sentido determina:
Artículo 121: Los terrenos ejidos son inalienables e imprescriptibles.
Sólo podrán enajenarse previo cumplimiento de las formalidades
previstas en las ordenanzas municipales y en los supuestos que las
mismas señalen, conforme a la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, ésta Constitución y la legislación que se dicte para
desarrollar sus principios.
Artículo. 122: Los terrenos situados dentro del área urbana de las
poblaciones del Municipio, carentes de dueño o dueña, se consideran
ejidos, sin menoscabo de legítimos derechos de terceros, validamente
constituidos. Igualmente, se constituyen en ejidos las tierras baldías
ubicadas en el área urbana. Quedarán exceptuadas las tierras
correspondientes a las comunidades y pueblos indígenas. La ley
establecerá la conversión en ejidos de otras tierras públicas.
101
En el Título V hace referencia a la definición de la Hacienda Pública Estadal
estableciendo en el Artículo 126:
“La Hacienda Pública del Estado Lara está constituida por los bienes,
rentas, derechos, acciones y obligaciones que forman el activo y pasivo
de la entidad, el situado Constitucional y todos los demás bienes e
ingresos cuya administración le corresponda de conformidad con la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, ésta
Constitución y la ley”.
Ley Orgánica de la Hacienda Pública del Estado Lara
Establece el sistema de registro contable para los bienes en el artículo 102 de
acuerdo a lo siguiente: “La contabilidad de bienes registrará la incorporación,
desincorporación y modificación de los bienes muebles e inmuebles integrantes del
patrimonio estadal. Deberá posibilitar se haga efectivo el control de su cantidad,
características, ubicación; así como la responsabilidad por tenencia, uso o consumo”.
Ley Orgánica de Administración del Estado Lara y su Reglamento Parcial Nº 1.
Esta Ley regula la organización estructural de las unidades que conforman la
Gobernación, controla y norma todas las actividades que desarrolla el ejecutivo
regional orientadas a la creación, modificación, eliminación y funcionamiento de
todas las unidades y entes descentralizados adscritos al Ejecutivo.
Definiendo en el artículo 16, la organización de la Dirección General
Sectorial de Administración y Finanzas la cual estará conformada por tres
102
Direcciones en línea, y entre las funciones señalan que a la Dirección de
Administración le corresponde en el Literal e: Administrar y controlar los bienes
muebles e inmuebles del Ejecutivo.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Lara
Consagra la competencia de la Contraloría señalando al respecto el artículo 4
que: “es un órgano al que corresponde el control, vigilancia, y fiscalización de los
ingresos, gastos y bienes públicos estadales, así como de las operaciones relativas a los
mismos”. Por lo tanto le corresponde ejercer el control de los bienes de los
organismos públicos, debido que a que en su conjunto representa el patrimonio
público estadal.
Que se expresa en el Título III del Capítulo VI referido a la materia de
Contabilidad Fiscal, señalando el artículo 85 en el numeral 6 que le compete orientar
la formación y vigilancia de la actualización de los inventarios de los bienes de los
entes y órganos sujetos a su control.
La Ley de Contraloría del Estado de manera similar a la Ley de Contraloría de
la Republica, expresa y claramente las responsabilidades a las que están sujetos los
funcionarios públicos en la contratación de obras cuando incumplan con la Ley de
Licitación Estadal.
Ley de Licitaciones del Estado Lara
Esta ley regula todo el proceso a realizar por los funcionarios del Estado cuando
pretendan la adquisición de bienes y servicios y construcción de obras de inversión,
Nos encontramos del análisis e interpretación de sus articulados , que si bien es
cierto, determina la obligación de utilizar cualquiera de los tres procedimientos
previsto de licitación directa, selectiva y general que corresponda de acuerdo al
103
monto para contratar la ejecución de obras y la adquisición de bienes y servicios, no
obstante en el caso de arrendamientos y compras de inmuebles establece excepciones
tal como se señala en las Disposiciones Generales del Titulo I siguientes:
Artículo 3: Régimen de Exclusión.- Se excluyen de la aplicación de los
procedimientos licitatorios que establece la presente Ley, las contrataciones
que se produzcan bajo los supuestos siguientes:
Numeral 1: Los contratos que tengan por objeto el arrendamiento de bienes
inmuebles, inclusive el financiero, así como la adquisición de bienes
inmuebles, los contratos de seguros y los servicios financieros prestados por
las entidades regidas por la Ley General de Bancos y otras instituciones
financieras.
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Lara.
Regula las Competencias y Requisitos del Procurador o Procuradora General
del Estado y en tal sentido el Artículo 9 señala entre las responsabilidades a ser
cumplidas por el Procurador titular el de Defender la Hacienda Pública Estadal, y
dictaminar sobre la enajenación de los bienes públicos que pretenda realizar el
Ejecutivo.
Es así, como en el Título III del Capítulo II referido a la actuación de la
Procuraduría General del Estado cuando el Estado se encuentre en Juicio la facultad
de defender los intereses patrimoniales:
Artículo 49: Los bienes, rentas, derechos y acciones pertenecientes al
Estado, no están sujetos a embargos, secuestros, hipotecas, ejecuciones
interdíctales, ni a ninguna medida de ejecución preventiva, ejecutiva o
104
definitiva. Los jueces que conozcan de ejecuciones de sentencias contra el
Estado, suspenderán en tal estado los juicios y notificarán al Ejecutivo del
Estado por órgano del Procurador o Procuradora, para que fije a quien
corresponda, los términos en que haya de cumplirse lo sentenciado.
Cuando se decrete alguno de los actos arriba indicados, sobre bienes de
otras entidades públicas o de particulares que estén afectados al uso
público estadal, a un servicio público o a una actividad de utilidad pública
estadal, a un servicio público o a una actividad de utilidad pública estadal,
antes de su ejecución el Juez o Jueza notificará al Ejecutivo del Estado por
órgano del Procurador o Procuradora general del Estado a fin de que
tomen las medidas necesarias para que no se interrumpa la actividad a que
esté afectado el bien.
Normativa Sub. Legal
Es en esta normativa donde se establece de manera clara y precisa las normas
de control interno relativo a registro y formación de los inventarios de bienes de los
organismos públicos. En este nivel se encuentran las siguientes:
Normas de Control Interno para la Administración Pública Estatal y
Descentralizada
Emanada de la Contraloría General del Estado Lara a través de Resolución
Administrativa Nº 153, publicada en Gaceta Oficial Nº 66 de fecha 09 de agosto de
2001.
105
El artículo 41 de las referidas Normas, indica que corresponde a la máxima
autoridad del organismo y demás niveles organizativos competentes ejercer el control
y vigilancia de las normas de control interno relativo a inventario en cuanto a:
Omissis
Numeral 1: Los registros auxiliares de inventarios deben contener los datos
necesarios para la identificación y localización inequívoca de los bienes,
materiales, equipos, mercancías...
Numeral 2: Cuando se tengan bienes recibidos en consignación, debe
mantenerse un registro y control que permita identificar tal circunstancia.
Numeral 6: Los registros auxiliares de compras o inventarios deben
conciliarse mensualmente, contra la respectiva cuenta del mayor general.
Numeral 7: Periódicamente deben comprobarse los bienes en depósito,
mediante conteo físico... Igualmente deben identificarse los materiales
obsoletos y deteriorados, en exceso o de poco movimiento, y determinar el
destino que se les dará a los mismos.
En cuanto a los activos fijos, el artículo 42 establece que corresponde a la
máxima autoridad jerárquica del organismo y demás niveles organizativos
competentes ejercer el control y vigilancia de las normas de control interno relativas
a los activos fijos, en cuanto a:
Numeral 1: Periódicamente debe levantarse un inventario físico del activo fijo
y verificar su existencia contra los registros contables.
Numeral 2: Las ventas o desincorporaciones de activos fijos, por cualquier
concepto, deben ser autorizadas por los niveles correspondientes, quienes
tomarán la decisión con base en informes técnicos elaborados el efecto, y
cumplir con la normativa que rija la materia.
106
Numeral 3: Las políticas y procedimientos que se adopten respecto a la
guarda, mantenimiento y custodia de los activos fijos, deben contener
expresa definición de las responsabilidades asignadas al personal
operativo.
Numeral 4: Toda adquisición de activo fijo, ya sea por compra, donación,
construcción, debe registrarse oportunamente.
Numeral 5: La propiedad sobre los bienes inmuebles debe estar respaldada
en documentos asentados ante registros públicos.
Numeral 6: Los funcionarios que tienen la responsabilidad por la guarda,
custodia o mantenimiento de los activos fijos, deben reportar a los niveles
jerárquicos superiores y a la unidad de contabilidad, los cambios ocurridos
por concepto de incorporaciones, mejoras, ventas, desincorporaciones por
daños u obsolescencia y por reparaciones extraordinarias.
Numeral 7: Debe practicarse control perceptivo al momento de la
recepción de activos fijos adquiridos, para asegurarse que las
especificaciones del bien se correspondan con las aprobadas en las
respectivas solicitudes.
Numeral 9: Los métodos para el cálculo de la depreciación y amortización
de los activos fijos, cuando proceda, deben ser desarrollados y
actualizados bajo técnicas y estudios adecuados y los mismos deben ser
aplicados de manera consistente y uniforme.
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público
Establece los principios de Contabilidad del Sector Público, indicando en el
segundo párrafo del artículo 4 que los sistemas de contabilidad del sector público
107
deberán sujetarse a los siguientes principios: el precio de adquisición en los siguientes
términos: “Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor original de
adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de
efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado
en efectivo”.
Publicación No. 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los
Estados de la República”
Representa un aliado para la Administración Estadal como generador de
normas, instrucciones y modelos, determinante para plasmar los resultados de las
actividades de cada ejercicio económico y la situación financiera mensual o por
periodo fiscal. Esta publicación ha sido el modelo integral de registro permanente con
una función dinámica de utilidad práctica para los fines administrativos y de control
en la formación de Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles para los Estados.
Este instructivo si bien es cierto con casi tres décadas de vigencia (lo cual
indica que requiere de una urgente actualización) es de obligatorio cumplimiento para
los Estados, y contiene las bases y algunas normas fundamentales para que la
contabilidad de bienes muestre cifras ciertas, actualizadas de sus movimientos,
rendición de cuentas, y su formación inicial tanto a nivel de las Unidades de Trabajo
como de las Oficinas de Bienes de los Estados.
Es conveniente la realización de un estudio sobre lo forma como esta
constituido el patrimonio estadal para establecer las disposiciones legales, dado que la
preparación y el uso debido del instructivo contribuirá a la actualización,
recuperación, preservación y salvaguarda de los bienes conformados por terrenos,
edificaciones y propiedades que conforman el Patrimonio de los estados.
108
En su Capitulo II numeral 3, prevé que el registro de las operaciones relativas
a los BIENES INMUEBLES, se regirá por el instructivo que aparece en el anexo 4 de
la publicación, y además establece, que debe abrirse un expediente para cada
propiedad inmueble, de los Estados y allí se detallan las características que se deben
de describir por cada inmueble, definiendo en el numeral 10 en lo relativo al avalúo
como “El valor, expresado en numerario, estimado mediante justiprecio de los
funcionarios inventariadores”.
Igualmente recomienda las normas que debe observar la Comisión de Avaluos
y establece entre otras, que si se trata de adquisiciones nuevas o construcciones
recientes, cuyo costo se conozca, esta se tomara como base para el avalúo, agregando
las adiciones o mejoras, y si se trata de propiedades construidas o adquiridas desde
hace muchos años, de los cuales no exista cifra alguna de avalúo, en los libros o
registros, es necesario que procedan a su justiprecio de fijar su valor real.
Por avalúo el diccionario de ciencias jurídicas, políticas y sociales, señala que
es “la acción y efecto de VALORAR o EVALUAR, una cosa mueble o inmueble, por su
valor correspondiente a su estimación para establecer su precio”.
De acuerdo a lo estipulado en la Publicación 20, los Inmuebles en la
Contabilidad Patrimonial se clasifican como Activos de la Hacienda y se ubican en el
Balance General en las Cuentas de la Hacienda bajo el código 212 con la
denominación de “Bienes Inmuebles”, y representan el valor de los terrenos, edificios
e instalaciones pertenecientes al Fisco Estadal, con las siguientes excepciones:
a) las construcciones de uso y dominio publico, tales como las obras viales,
sanitarias, hidráulicas y similares y
b) los recursos naturales como baldíos, bosques, minas y yacimientos.
109
A efectos del registro contable se utiliza la partida doble de acuerdo a lo siguiente:
Se debita: con abono a la 299 “Hacienda del Estado”, por el valor del inventario
inicial de estos bienes y luego por nuevas adquisiciones, compras,
construcción, adiciones, mejoras y demás conceptos de incorporación
que se mencionan en el Instructivo para la formación de Inventarios y
Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y
Municipios de la Republica segun el Anexo 4 de la referida
Publicación.
Se acredita: por las ventas de inmuebles legalmente autorizados, así como por
demolición y demás conceptos de desincorporacion indicados en el
Instructivo, con debito a la cuenta 299.
El saldo esta discriminado por propiedades, clasificados de acuerdo
con su naturaleza, uso y destinación.
Soportes Documentarios necesarios para el registro:
Ø Constancia de los inventarios iniciales practicados y documentos de propiedad
debidamente protocolizados
Ø Comprobantes relativos a la incorporación y desincorporacion de bienes y
documentos registrados relativos a las transferencias de la propiedad.
Plan Único de Cuentas
Este instrumento permite llevar la clasificación tanto de la cuentas contables
como presupuestaria de los órganos y dependencias de la Administración Publica
Nacional. De acuerdo a lo estipulado en el Plan Único de Cuentas de la ONAPRE,
los Inmuebles se clasifican funcionalmente en la Contabilidad Patrimonial en:
110
1.00.00.00.00 Activo
1.02.03.00.00 Activo Fijo
1.02.03.01.00 Terrenos
1.02.03.02.00 Instalaciones
1.02.03.07.00 Obras en proceso de dominio privado
1.02.03.08.00 Obras en proceso de dominio público
1.02.03.09.00 Obras civiles
De acuerdo a lo estipulado en el Clasificador de partidas los bienes e
Inmuebles se clasifican en la Contabilidad Presupuestaria en la Partidas de gastos
4.04.00.00.00 de Activos Reales, que comprende los gastos por compra de
maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y reparaciones mayores realizados por
los organismos con terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y
reparaciones mayores de edificaciones y obras de infraestructura de dominio público
y privado que realiza el Estado mediante terceros, que reúna como mínimo las
siguientes características:
1. Largo uso y duración: bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el año.
2. De carácter permanente: las maquinarias y equipos son de naturaleza tal, que
pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin perder sus
características ni deteriorar perceptiblemente su estado.
3. Alto costo: bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita
considerarlos como bienes nacionales o activos fijos.
Las construcciones de dominio público y privado que se incluyen en esta partida
contemplan además, las conservaciones, ampliaciones, mejoras y reparaciones
mayores que aumentan el valor de las construcciones y prolongan notablemente
su vida útil.
111
La distinción de bienes del dominio público y del dominio privado, a los efectos
de este plan de cuentas, interesa por cuanto los bienes del dominio público son
inalienables, no deben contabilizarse como activos y no están sujetos a
depreciación.
4.04.00.00.00 Activos Reales.
4.04.02.00.00 Conservaciones, ampliaciones y mejoras.
Gastos destinados a las ampliaciones mayores de edificaciones, carreteras, plazas
y demás obras de infraestructura que aumenten el valor de dichas obras.
4.04.02.01.00 Conservaciones, ampliaciones y mejoras de obras en bienes del
dominio público.
Gastos destinados a las conservaciones, ampliaciones y mejoras del dominio
público tales como: carreteras, plazas, parques y acueductos.
4.04.02.02.00 Conservaciones, ampliaciones y mejoras de obras en bienes del
dominio privado.
Gastos destinados a las conservaciones, ampliaciones y mejoras del dominio
privado tales como: silos, edificaciones para la salud, educación, oficina.
4.04.02.99.00 Otras conservaciones, ampliaciones y mejoras.
Gastos destinados a otras conservaciones, ampliaciones y mejoras, no
incluidas en las especificaciones anteriores.
4.04.11.00.00 Inmuebles y equipos existentes.
Compra de inmuebles para el uso de entes públicos, por efecto de expropiaciones
y para la adquisición de equipos usados. Los gastos de gestión y registro de los
respectivos inmuebles y equipos, se imputan en las correspondientes específicas
de esta genérica.
112
4.04.11.01.00 Adquisición de tierras y terrenos.
Adquisición de cualquier tipo de tierras y terrenos independientemente del uso
que se de a los mismos.
4.04.11.02.00 Adquisición de Inmuebles.
Adquisición de edificios, casa, quintas, y cualquier otro tipo de inmuebles.
4.04.11.03.00 Expropiación de tierras y terrenos.
Indemnización por la expropiación de tierras y terrenos.
4.04.11.04.00 Expropiación de inmuebles.
Indemnización por la expropiación de edificios, casas, quintas y cualquier otro
tipo de inmuebles.
4.04.11.99.00 Otros inmuebles y equipos existentes.
Otros inmuebles y equipos existentes no incluidos en las específicas
anteriores.
4.04.15.00.00 Construcciones del dominio privado.
4.04.15.03.00 Edificaciones educativas.
4.04.15.04.00 Edificaciones culturales.
SISTEMA DE VARIABLES
Para Balestrini (1998) “El sistema de variables representa a los elementos
factores o términos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son
113
examinados o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto en que se
presentan”.
Por su lado Hernández y otros (2003), la definen como una propiedad que
puede variar (adquirir diversos valores) y cuya variación es susceptible de medir. Se
entiende entonces, que las variables son cualidades observables de algo factible de
cambio o variación y por ende medibles.
Es por ello, que según el planteamiento del problema las variables a analizar
en esta investigación son: el sistema de registro y control de inventario de bienes
inmuebles y la Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del
Estado Lara, abordándolo bajo un análisis de gestión y control.
Es así como, las variables representan los elementos o factores examinados en
la investigación. Las mismas se operacionalizan desglosando en aspectos cada vez
mas sencillos, que permiten la máxima aproximación para poder medirlos. Según
Balestrini (1998), la definición conceptual de la variable permite visualizar el
enfoque que el autor da a la investigación y su operacionalización en indicadores
determina la relación de los objetivos del estudio, la teoría y los ítems para la
culminación de la investigación, su operacionalización es considerada como el
procedimiento de pasar de la variable a la dimensión y de esta a los indicadores.
Definición Conceptual
Se entiende por Sistema de Registro y Control de Inventario; el registro para
la incorporación, desincorporación o modificación de los bienes muebles e inmuebles
integrantes del patrimonio estadal. Este sistema deberá posibilitar se haga efectivo el
114
control de su cantidad, características, ubicación; así como la responsabilidad por
tenencia, uso o consumo.
Las dimensiones en la que se encuentra inmersa estas variables son:
La dimensión factores Internos que, toca lo relativo a la planificación,
dirección, organización, control, calidad, cultura organizacional, coordinación y
responsabilidad, como sub. indicadores se tienen Visión, Misión, valores, procesos
estratégicos, toma de decisiones, Numero de Edificaciones Educativas y Valor de las
Edificaciones Educativas. Cabe destacar que tanto los indicadores como los sub.
indicadores miden los aspectos de funcionamiento que atañen o corresponden de
manera directa a la Dirección de Educación, por cuanto sus resultados dependen del
nivel operativo de sus funcionarios.
Igualmente en esta dimensión factores externos, cuyos indicadores son: la
satisfacción del usuario, asignación presupuestaria, tipo de Bien, demanda de
servicio, injerencia política, proveedores, entre otros, la que tiene como sub.
indicadores: los expedientes de las edificaciones educativas, reajuste de las
edificaciones educativas, balance de las edificaciones educativas, avaluó de las
edificaciones educativas, normativas; entre otros.
115
Cuadro No. 2: Operacionalización de las Variables
Fuente. Datos propios del Investigador
Variables Dimensión Indicador Sub. Indicador Fuentes Instrumentos Ítems -Organización
Documental. Est. de Campo
Cuestionario 14,15,16
-Planificación
Documental. Est. de Campo
Cuestionario 01,02,17
-Coordinación
Documental. Est. de Campo
Cuestionario 03,04
-Dirección Documental. Est. de Campo
Cuestionario 07,11,13
-Control y Calidad
Documental. Est. de Campo Cuestionario
19,20,21, 23,25,
-Cultura organizacional
Documental. Est. de Campo Cuestionario
06
Factores Internos
-Responsabilidad
− Visión, Misión,
valores − Procesos
Estratégicos. − Toma de decisiones − Nº Edificaciones
Educativas. − Valor de las
Edificaciones Educativas.
Documental. Est. de Campo Cuestionario
09
-Asignación Presupuestaria
Documental. Est. de Campo Cuestionario
08
-Control y Calidad Documental. Est. de Campo
Cuestionario 22
-Proveedores
Documental. Est. de Campo Cuestionario
10
-Satisfacción de los usuarios
Documental. Est. de Campo Cuestionario
05
-Topología de Bien
Documental. Est. de Campo
Cuestionario
24
El Sistema de Registro y Control de Inventario de Bienes Inmuebles (V.I)
Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara (V.D).
Factores Externos
-Ingerencia Política
-Expedientes de las edificaciones educativas. -Reajuste de las edificaciones educativas. -Balance de las edificaciones educativas. -Avaluó de las edificaciones educativas -Normativas.
Documental. Est. de Campo Cuestionario
12
116
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Método
El método a emplear es el analítico-sintético que consiste en la descomposición
mental del objeto (Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes
Inmuebles), estudiado en sus distintos elementos o partes componentes para obtener
nuevos conocimientos acerca de dicho objeto. Hurtado León y Toro Garrido (2001).
Según el Diccionario Filosófico de Rosental (1980), para llegar al
conocimiento profundo del objeto:
... es condición necesaria que el análisis sea multifacético. La desmembración de un todo en sus partes, componentes, permite descubrir la estructura del objeto investigado; la descomposición permite delimitar lo esencial de aquello que no lo es, reducir a lo simple lo complejo, se tiene una de las formas de análisis en la clasificación de los objetos y de los fenómenos. Pág. 325 En síntesis este método viene a ser la base fundamental de los enfoques
epistemológicos, analíticos (positivismo), que en la práctica utilizan el método
hipotético deductivo, mediante el cual se descompone la realidad al proceder a
“delimitar el problema” en el tiempo, en el espacio, en factores diversos (variables)
que lo componen, de los cuales se toman algunos para ser estudiados.
Es importante acotar lo que Hurtado León y Toro Garrido (ob.cit) señalan: “aún
cuando análisis y síntesis son dos formas de razonamiento presentes en el proceso de
conocimiento, la segunda tiende a predominar en los métodos cualitativos, pues no
pretenden el análisis son el estudio comprensivo y holístico de la realidad”.
117
Al respecto es menester citar ha Hurtado de Barrera (1998), quien expresa:
... el análisis como un proceso de desglose de las partes del todo, sólo alcanza sus niveles de máximo desarrollo con la unidad de sus partes con un todo íntegro, o sea en la síntesis. A través de la síntesis se va de lo idéntico, de lo esencial a la diferenciación, a la multiplicidad. Une lo general y lo singular, y la unidad y la multiplicidad en un todo concreto. De todo ello se infiere, que sin análisis no hay síntesis y viceversa, o sea sin síntesis previa no es posible el análisis. Pág.85
La potencialidad de estos métodos se expresa en su condición de procesos
complementarios y mutuamente necesarios.
En cuanto a la propuesta de investigación que se presenta mediante este
método se hace un análisis al Sistema de Registro y Control de Inventario de los
Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la
Gobernación del Estado Lara.
Diseño de la Investigación
La presente investigación sobre “Analizar el Sistema de Registro y Control
de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de
Educación de la Gobernación del Estado Lara”, de acuerdo a las características de las
variables se enmarca dentro de la modalidad de un diseño no experimental con base
analítico-documental. Señalan Hernández y otros (2003), que la investigación no
experimental es la que se realiza sin manipular deliberadamente la variable
independiente, se basa en variables que ya ocurrieron o se dieron en la realidad sin la
intervención directa del investigador.
Sobre este particular, en el estudio se hizo un análisis sobre la situación
actual, con el propósito diagnosticar los procesos de la unidad operativa encargada
118
del registro y control del inventario de los bienes, en cuanto a su funcionamiento
interno. Así como también, se evaluó las características predominantes de la
contabilización, identificando los factores internos y externos (Fortalezas-Debilidades
y Oportunidades-Amenazas), que afectan el registro de los Bienes Inmuebles
adscritos en la Dirección General Sectorial de Educación.
Posterior a ello, se determino cualitativamente por tipo y sector los Bienes
Inmuebles de la Dirección General Sectorial de Educación, con el fin de identificar
cuantitativamente la ubicación de los Inmuebles que no han sido registrados de la
Dirección General Sectorial de Educación
Finalmente en base a la información que se desprenda del estudio de campo
establecer estrategias y lineamientos gerenciales, organizativos, normativos y de
procedimientos de gestión convenientes para actualizar y sincerar el Registro de
Bienes Inmuebles de la Dirección General de Educación que permitan mejorar la
información sobre la base de saldos razonables con la realidad.
Con la investigación planteada, se pretende dar un aporte significativo a
estudiosos del área de administración pública, auditoria y gestión.
Tipo de Investigación
De acuerdo a su propósito, el estudio se ubicó en la modalidad de una
investigación de estudio descriptivo con diseño de campo, pero será complementado
con una base documental.
Una vez determinado el diseño de la investigación, se procedió a escoger el
tipo de investigación a seguir, con el propósito de obtener una adecuada solución al
problema planteado. En este sentido, la investigación es de campo con base
119
documental, por lo que se utilizaron fuentes primarias de información, es decir,
datos aportados la Dirección General Sectorial de Educación, unidad de bienes,
departamento de bienes estadales, unidades educativas y dirigentes gremiales,
mediante esta información derivada directamente de los sujetos involucrados,
además, se obtendrán los datos necesarios para analizar a profundidad el objeto
en estudio.
De igual manera, se dice que es documental, pues se aplico la técnica de
observación documental a través de consultas a diversos materiales, tanto fuentes
primarias como secundarias, libros, documentos, manuales, tesis y otros recursos
tales como estudios de expedientes, oficios e informes de auditoria, que se consideran
relevantes para este proceso investigativo y que guardan relación con el tema
escogido.
Tal como lo señalan, Hernández y otros (2003), el estudio de campo, es la
información obtenida directa de la realidad; residiendo su innegable valor en el hecho
de permitir al investigador cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han
conseguido los datos.
Considerando esta premisa, y tomando en cuenta que la investigación se
realizo en la Dirección General Sectorial de Educación, para hacer un análisis del
Sistema de registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles, la misma cobra
relevancia de investigación de Campo. En éste sentido, destaca el Manual de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador UPEL (1998), el cual define el
diseño de campo como .…el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el
propósito bien sea de describirlo, interpretarlo, entenderlo, entender su naturaleza y
factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia,
haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques
de investigación conocidos o en desarrollo.
120
Basado en la descripción anterior, y considerando que los datos a observar y
describir se tomaran directamente de la realidad en la cual se llevan a cabo los
hechos, es conveniente seleccionar el diseño de campo, pues éste ofrece la estrategia
de investigación más adecuada para llevar a cabo el objetivo del estudio definido en
Analizar el Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles
adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado
Lara.
Igualmente, se dice que la investigación cobra características de tipo
documental, por cuanto se procesaran materiales bibliográficos tales como libros,
informes, otras investigaciones artículos especializados y de carácter Legal como la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, entre otros.
Al respecto, cabe mencionar la definición de investigación documental
aportada por Ramírez T., (1998), quien señala que es una variante de la investigación
científica cuyo objetivo fundamental es el análisis de diferentes fenómenos de la
realidad a través de la indagación exhaustiva, sistemática y rigurosa, utilizando
técnicas muy precisas de la documentación existente, que directamente e
indirectamente aporte la información atinente al fenómeno estudiado.
Población y Muestra
Población
Hernández y Otros (2003), señalan bajo el enfoque cuantitativo
que,…población o universo es el conjunto de todos los casos que concuerdan con
determinadas especificaciones
121
Lo anterior se complementa con la definición que presentan Tamayo y
Tamayo (1998), sobre población, considerándola como la totalidad del fenómeno a
estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual
se estudia y da origen a los datos de la investigación.
En éste sentido, la presente investigación tiene como población: según
estudios realizado por la Fundación para el Desarrollo de la Región Centro
Occidental (FUDECO), el universo de planteles educativos clasificados como:
Nacionales (bajo supervisión de la Zona Educativa) y Estadales (bajo supervisión de
la Dirección de educación de la Gobernación)de acuerdo al nivel de competencia y de
adscripción, que se encuentran ubicados en los nueve (9) Municipios del Estado Lara,
para el periodo escolar 2002-2003, es de un total de 1.765 planteles para atender una
matricula de 358.865 niños y jóvenes en los niveles educativos de Preescolar, Básica
y Media.
Según el análisis anterior el 19,5% de esos planteles, funcionan en locales que
no han sido construidos con las especificaciones que requiere el nivel que atiende,
teniendo como sedes casas de habitación acondicionadas (166) o sin acondicionar
(78), galpones (20), módulos de servicios (10) u otros sitios (48).
Finalmente, los planteles con locales construidos especialmente 81,50% del
total, atienden al 90,70% de la matrícula del Estado, con un promedio de 186 alumnos
por plantel, lo cual indica un mayor tamaño y uso de la planta física, ya que los no
construidos especialmente tienen en promedio 90 alumnos.
En consecuencia, la población objeto de estudio esta conformada solo por los
setecientos setenta y tres (773) planteles que dependen y son coordinados de manera
directa por la Dirección General Sectorial de educación de la Gobernación del Estado
122
Lara, y se encuentran distribuidos en los diferentes municipios, observándose que el
Municipio Iribarren es el que presenta el mayor número de instituciones educativas y
que Palavecino es el que registra menor cantidad de planteles que están bajo la
supervisión de la Gobernación.
Muestra
Bernal T. (2000), define muestra como, la parte de la población que se
selecciona, y de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del
estudio y sobre la cual se efectuaran la medición y la observación de las variables
objeto de estudio.
Tal como se describió, la población para este estudio es de setecientos setenta
y tres (773) planteles. Tomando en consideración que en una investigación
descriptiva se emplean muestras grandes de la población accesible; Ary, y otros
(1989). Se decidió tomar como muestra el 49% de la población en estudio. En tal
sentido, se consideró como muestra la revisión y estudio de un número de 381
unidades educativas del total de unidades educativas adscritas a la Dirección General
Sectorial de Educación de la Gobernación, en la que se inspeccionaron in situ 149
escuelas, se aplicaron entrevistas y encuestas a más de veinticinco (25) funcionarios
de la Gobernación y a todos los directores de las escuelas inspeccionadas.
Unidades de Información
Según Avendaño (2002), las unidades de información son los sujetos
facultados o seleccionados para obtener de ellos la información requerida de acuerdo
al objeto en estudio. En el caso del Sistema de Registro y Control de Inventario de
los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la
123
Gobernación del Estado Lara. Las unidades de información seleccionadas
conformadas por:
ü Dirección General Sectorial de Educación
ü Unidad de Bienes de la Dirección
ü Dirección General Sectorial de Infraestructura
ü Departamento de Bienes Estadales
ü Directores Unidades Educativas
Basado en lo anterior, Barreto (1999), señala que las unidades de
investigación son las que contienen las variables a analizar en la investigación. En el
presente trabajo, las unidades de investigación estarán conformadas por las
respuestas obtenidas por los representantes de las unidades de análisis.
Técnicas de Recolección de Datos
Tomando en cuenta el propósito de la investigación y los objetivos planteados,
se hace necesario definir las técnicas empleadas para recolectar la información.
Como técnica de recolección de datos se utilizarán aquellas que se adapten a la
tipología de la investigación, Van Dalen (1999), manifiesta que, depende en gran
parte del tipo de investigación, del problema planteado para la misma y puede
efectuarse desde la simple ficha bibliográfica, observación y encuesta…. En el
presente estudio se utilizaran como instrumentos de recolección de datos la
observación directa mediante una guía de observación documental y el cuestionario.
La observación directa es uno de los instrumentos más adecuados para una
investigación descriptiva de campo. Al respecto, Méndez (1994), señala que ésta
consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que
necesitamos para resolver un problema de investigación. En este sentido la
124
observación directa se llevará a cabo recolectando información de las inquietudes de
los gerentes respecto a las competencias desarrolladas en la fundación, y con ello se
podrá obtener información confiable, válida, precisa y directa, sin la intervención de
intermediarios, y con ello reforzar los datos recogidos a través del cuestionario.
Con el objeto de ofrecer la mayor objetividad a la investigación se utilizará
la técnica de la encuesta para obtener la información, por lo que se diseñará un
cuestionario. El mismo es definido por Hernández y otros (2003) como, el
instrumento más utilizado para recolectar datos, consiste en un conjunto de preguntas
respecto a una o más variables a medir.
El cuestionario a utilizar como instrumento, se aplicará a cada una de las
unidades de información citadas anteriormente, los cuales constituirán las unidades de
análisis de la investigación.
Bajo este marco de referencia, a través de los instrumentos descritos, se
pretende medir una gran parte de los contenidos en los cuales se manifiesta la
presente investigación.
Instrumentos de Recolección de Datos
Padua (1989), señala que:
... un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la información. La recopilación de datos se remite al uso de técnicas que establece la forma o reglas para construir los instrumentos apropiados que permitan el acceso a la información requerida. (p.17).
125
Las técnicas para la recolección de toda la información necesaria en el
desarrollo de esta investigación son las siguientes:
Encuesta: Padua (op.cit), expresa que:
... la encuesta es una forma específica de interacción social, que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarles datos de interés estableciendo un diálogo peculiar donde una de las partes busca recoger informaciones y otra es la fuente de la misma. El propósito de esta técnica es conferenciar de manera informal, sobre algún tema establecido previamente y, a la vez reunir datos. (p.28).
Con lo señalado, la encuesta que se diseño y se analizó en la investigación, es
de tipo no estructurada, por cuanto se caracteriza por la libertad para formular las
preguntas y las respuestas, las mismas se hicieron con el objeto de tener un
diagnostico general respecto al Sistema de Registro y Control de Inventario de los
Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la
Gobernación del Estado Lara.
El uso de la herramienta anteriormente descrita permite obtener la información
necesaria para el objeto de esta investigación.
Sobre este particular, para la recolección de los datos, el proceso de
investigación se orientó sobre la base de un instrumento operacional como lo es el
cuestionario, el cual representa la herramienta metodológica principal para recolectar
los datos. El mismo presenta un escalamiento tipo likert, el cual, según Hernández
(2003), consiste en un conjunto de ítems presentados en forma de afirmaciones o
juicios ante los cuales se pide la reacción de los sujetos a los que se les administra. Es
decir, se representa cada afirmación y se pide al sujeto que exteriorice su reacción
eligiendo uno de los cinco puntos de escala.
126
A cada punto se le asigna un valor numérico. Así, el sujeto obtiene una
puntuación respecto a la afirmación y al final se obtiene su puntuación total,
sumando las puntuaciones obtenidas en relación a todas las afirmaciones.
Diseño del Instrumento
Instrumento 1: Cuestionario.
Las alternativas de respuestas seleccionadas para este trabajo de investigación
son las siguientes:
Igualmente se aplicará un cuestionario, estructurado en escala de actitudes
dirigido a las unidades de información, con el propósito de obtener información con
respecto al tema en estudio, el mismo se estructurará con veinte y cinco (25) ítems
bajo la modalidad escala tipo lickert. (Ver Anexo B)
En forma general se incluye la hoja de presentación donde se expone
brevemente el propósito que se pretende lograr con su aplicación, así como
instrucciones necesarias para ser respondido.
Siempre Casi Siempre
A veces
127
Validación del Instrumento
Es indudable que para que la investigación tenga mayor credibilidad y
confiabilidad, deberá contar con la validación por parte de expertos, del instrumento a
ser utilizado. Basado en ello, tenemos como un concepto de validez, es el expresado
por Hernández y otros (2003), quienes expresan: “La validez, es el grado en el que
un instrumento en verdad mide la variable que se busca medir”
En este sentido, el procedimiento para determinar la validez del
instrumento se realizó mediante la técnica del criterio de Juicio de Expertos, para lo
cual se seleccionó a tres (3) profesores de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado.
Estos docentes revisaron el instrumento y se les solicitó responderlo y
opinar sobre la claridad de los ítems, pertinencia y exactitud; así como también sobre
la congruencia en las opciones de respuesta. De esta manera, se determinará la
relación del ítem seleccionado con los objetivos e indicadores de las variables objeto
de estudio. Se utilizará un formato estructurado, en donde se evaluarán cada uno de
los ítems, el cual señala: dejar, modificar, eliminar o incluir. (Ver Anexo C).
Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validación se hicieron
modificaciones a que dieron lugar para finalmente considerarlos válidos para medir
las variables en estudio.
Una vez concluido este proceso de recolección de datos, se efectuará la
corrección en el cuestionario prototipo, y se editará la versión definitiva para la
aplicación de una prueba piloto.
128
Confiabilidad del Instrumento
Para determinar la confiabilidad del instrumento basado en la consistencia
interna de cada una de los ítem se aplicara el coeficiente alpha de Cronbach,
utilizando la siguiente formula.
a = N/ (N/1) [1-S S² (yi)/S²x]
N= número de ítem de la escala
S S²= (yi)= Sumatoria de la varianza de los ítem
S²= x = Varianza de toda la escala
Para el uso del coeficiente de alpha de cronbach, se consideraron las
sugerencias hechas por los expertos de medición, señaladas por Guillén (1997); en su
trabajo de investigación, tomando de allí el criterio para el análisis de confiabilidad y
coeficiente de confiabilidad para el instrumento.
Cuadro No.3 Criterios para el Análisis de Confiabilidad
Intervalos Criterios
De 1 a 0,0 De 0,01 a 0,49 De 0,5 a 1
Rehacer el instrumento Revisión de los ítems Instrumento confiable
Fuente: Guillén (1997)
Cuadro No. 4 Coeficiente de Confiabilidad para el Instrumento
Dimensión Ítems Alpha de Cronbach Control Interno 1-12 0,89
Control Externo 13-25 0.82
TOTAL GENERAL
Fuente: Cálculos propios del investigador
129
Como se observa en el cuadro, los resultados obtenidos por el coeficiente de
Cronbach en cada una de las dimensiones es superior a 0,50 por tanto, el instrumento
se considera confiable, resultados que evidencian estadísticamente que la escala es
confiable para analizar el Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes
Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación
del Estado Lara.
Técnicas de Análisis de los Datos
Basándose en las definiciones anteriores, en la presente investigación se
procedió a la recolección de datos en las unidades de información a objeto de
estudio, dentro de los cuales podemos mencionar, informaciones referidas al control
interno y al control externo, entre otros.
Dentro del análisis de los datos que se recolectaron, se separo la información
verbal de la numérica. La información verbal estará constituida por el cuestionario a
ser aplicado. La información numérica será obtenida mediante, análisis comparativos
y cualquier otra información de relevancia que posean en la Dirección General
Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara.
Sobre la base de los resultados obtenidos se realiza un análisis global de los
datos, los cuales se presentaran en cuadro de distribución de frecuencia y porcentaje
para lo cual se consideró el promedio total de cada una de las alternativas propuestas,
ilustrándose de esta manera en graficas de barras o histogramas con el propósito de
visualizar con mayor objetividad y precisión los resultados. Considerando los
argumentos expuestos en las bases teóricas de este trabajo.
Otra de las técnicas empleadas en esta investigación y que forma parte de la
130
gerencia estratégica y que el investigador considera necesarias, tenemos:
Matriz FODA
Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información de
entrada proveniente de las matrices de valuación de factor interno y perfil
competitivo. La confrontación de las debilidades y fortalezas internas con las
amenazas y oportunidades externas conducen al desarrollo de cuatro tipos de
estrategias alternativas: FO, DO, FA, DA. Las letras F, O, D, y A representan
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Las estrategias FO se basan en el
uso de las fortalezas internas con el objeto de aprovechar las oportunidades. Las
estrategias DO tienen como objetivo las mejora de las debilidades internas,
valiéndose de las debilidades externas. Las estrategias FA se basan en la utilización
de las fortalezas de una empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas
internas.
Procedimiento
El procedimiento que se llevó a cabo para la realización de esta investigación
se estructuro en las siguientes fases:
Fase I. Levantamiento de información de los procesos actuales actual de la
unidad operativa encargada del registro y control del inventario de los bienes, en
cuanto a su funcionamiento interna, para verificar las políticas, estrategias y los
procedimientos para llevarlos a cabo.
Fase II. Se evalúan las características predominantes de la contabilización,
identificando los factores internos y externos.
Fase III. Análisis de los datos recolectados y determinación de estrategias y
Objetivos estratégicos.
131
Marco Analítico para la Formulación de Estrategias en la Dirección General
Sectorial de Educación
Matriz DOFA
Es una importante herramienta para formular estrategias que conducen al
desarrollo de cuatro tipos de ellas: FO,DO,FA,DA. Las F, O, D, y A, representan
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Los pasos para construir esta
matriz son los siguientes:
ü Hacer una lista de fortalezas internas claves
ü Hacer una lista de debilidades internas decisivas
ü Hacer una lista de oportunidades externas importantes
ü Hacer una lista de amenazas externas claves
ü Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y
registrar las estrategias FO.
ü Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar
las estrategias DO
ü Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las
estrategias FA
ü Hacer comparación de las debilidades internas con las amenazas externas
y registrar las Estrategias DA
Interpretación de los Datos
Una vez recolectada la información, se procedió a analizarla, para determinar
la relación que poseen los datos arrojados con el Sistema de Registro y Control de
Inventario de los Bienes Inmuebles en estudio, considerando que el mismo tiene
132
como propósito, el registro para la incorporación, desincorporación o modificación de
los bienes muebles e inmuebles integrantes del patrimonio Estadal.
Así pues, la información que se obtuvo mediante las técnicas de recolección
antes mencionadas, contendrá todos los conocimientos emanados de las afirmaciones
y la observación que concretan el tema en estudio.
Considerando que los datos recolectados, parten del concepto de inferencia
inductiva, Orellana y Otros (1997), señalan que el objeto de una investigación es
averiguar algo sobre un tema o problema especifico de la población, bajo el examen
de una parte de ella se puede hacer inferencia con respecto a la población total.
Siguiendo el concepto anterior, se procede en primer lugar a la interpretación
de los resultados que es la inferencia inductiva, la cual nos lleva de lo pequeño o
singular; a lo macro o general. En segundo lugar, se analizan los datos obtenidos,
fraccionando y agrupando nuevamente para determinar los resultados generales.
Finalmente, basado también en la inferencia deductiva, se obtuvo como
premisa la información obtenida en los pasos anteriores, logrando de un resultado
general, un resultado particular.
Procedimientos
El procedimiento metodológico que se empleará en el desarrollo del presente
estudio, seguirá las siguientes etapas:
ü Revisión, organización y selección de fuentes bibliohemerográficas
referidas al modelo de gestión por competencias como herramienta
133
gerencial para la toma de decisiones. En esta etapa se permite fundamentar
el problema y estructurar los antecedentes y marco teórico de la
investigación.
ü Elaboración del instrumento y validación del mismo mediante el criterio
de juicio de experto.
ü En esta etapa se establecerá contacto con los sujetos que conforman el
marco muestral para informarles el propósito de la investigación y
solicitarles su colaboración al responder el instrumento.
ü Organización, selección y análisis de la información que se obtendrá a
través de las técnicas aplicadas, la cual se ilustra en gráficos, a fin de
observar con mayor precisión los resultados obtenidos en la investigación.
ü Por ultimo se formularán las conclusiones y recomendaciones pertinentes
a la investigación.
134
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Una vez recolectada la información disponible respecto al Sistema de Registro
y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles de la Gobernación del Estado Lara,
identificando las características predominantes de la contabilización, los factores
internos y externos (Fortalezas-Debilidades y Oportunidades-Amenazas), que afectan
el registro de los Bienes Inmuebles de la Dirección General Sectorial de Educación; y
la ubicación de los Inmuebles que no han sido registrados, se procedió a su análisis
para dar cumplimiento a los objetivos planteados en esta investigación. Información
y análisis que sirve de base para presentar las conclusiones y recomendaciones.
Al respecto, el análisis e interpretación de los resultados permite al
investigador, según Hernández y otros (2003), “la identificación de los problemas
una vez analizadas las necesidades a fin de presentar la solución para resolverlo con
eficiencia y eficacia” (p 74).
Una vez efectuada la investigación de campo se analizaron e interpretaron los
datos. Primero se procedió a vaciar los resultados de la guía de de observación
directa estadística documental y luego seguidamente, se presenta el análisis de los
datos obtenidos a través de la aplicación de la técnica de cuestionario, y encuesta
realizada a las unidades de información. Estos resultados se estructuran en una
secuencia de cuadros y gráficos. El análisis utilizado está basado en un tratamiento
porcentual y su interpretación se realizó en función de los objetivos de la
investigación, que se graficarán mediante histogramas.
135
En consecuencia, los resultados se exponen de acuerdo a la estructura que se
presentó en el cuadro de operacionalización del mapa de variables, tomando como
punto de referencia el Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes
Inmuebles.
Ubicación de la Unidades Educativas
Del total de setecientas setenta y tres (773) unidades educativas adscritas a la
Dirección General Sectorial de Educación, que abarca una población de 105.809
alumnos para los niveles de preescolar, básica y media, se tomo una muestra de
trescientas ochenta y un (381) escuelas para la presente investigación, distribuidas por
ubicación geográfica como se muestra en el cuadro No. 5.
Cuadro No. 5. Distribución Planteles Educativos por Municipio
Municipio Planteles Muestra % % Iribarren 219 103 47,03 27,03 Torres 120 63 52,50 16,54 Morán 113 57 50,44 14,96 Urdaneta 107 57 53,27 14,96 Jiménez 41 35 85,37 9,19 Crespo 48 32 66,67 8,4 Palavecino 26 19 73,08 4,99 Andrés Eloy Blanco 71 10 14,08 2,62 Simón Planas 28 5 17,86 1,31
Total 773 381 49,29 100 Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
La muestra investigada comprende un porcentaje aproximado del 50% de la
población de las unidades educativas dependientes de la Dirección General Sectorial
de Educación; asimismo se abarcaron planteles ubicados en todas las parroquias de
los Municipios del Estado, tomando en cuenta de manera significativa y selectiva los
ubicados en el Municipio Iribarren con un porcentaje del 47% que contiene la mayor
cantidad de planteles del Estado.
136
Cuadro No. 6. Distribución Planteles Educativos por Parroquia
Municipio Parroquia Cantidad
Iribarren Aguedo Felipe Alvarado 6 Buena Vista 17 Catedral 6 Concepción 2 El Cují 7 Juan de Villegas 16 Juárez 17 Santa Rosa 1 Tamaca 25 Unión 6 Torres Castañeda 1 Espinosa de los Monteros 5 Heriberto Arroyo 2 Lara 4 Las Mercedes 10 Manuel Morillo 2 Montañas Verdes 19 Montes de Oca 4 Reyes Vargas 7 Trinidad Samuel 9 Morán Anzoátegui 4 Bolívar 11 Guárico 5 Hilario Luna y Luna 10 Humocaro Alto 16 Humocaro Bajo 11 Urdaneta Moroturo 12 San Miguel 6 Siquisique 39 Jiménez Diego de Lozada 12 José Dorante 1 Juan Bautista Rodríguez 7 Paraíso de San José 1 San Miguel 5 Sixto Sarmiento 1 Tintorero 8 Crespo Freítez 21 José María Blanco 11 Palavecino Agua Viva 2 Cabudare 10 José Gregorio Bastidas 7 Andrés Eloy Blanco Pío Tamayo 6
137
Yacambú 4 Simón Planas Buría 4 Sarare 1
Total 381 Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
De los cuadros se observa que doscientas sesenta y nueve (269) unidades
educativas seleccionadas en la muestra que representan el 70,60% se encuentran
ubicadas en los siguientes Municipios: Iribarren, Torres, Moran y Urdaneta, y el
resto en los demás Municipios que conforman la Entidad Federal Lara.
Situación en cuanto a la Posesión Legal de los Inmuebles Educativos
De las ciento cuarenta y seis (146) inspecciones oculares practicadas a las
unidades educativas y veinticinco (25) cuestionarios aplicados tanto a los
funcionarios de la Dirección de Educación, del Departamento de Bienes, como a los
Directores y Docentes de las unidades educativas, así como de la revisión documental
a los archivos ubicados en las unidades de registro y control de bienes, se determino
que la Gobernación no tiene documentos que comprueben la propiedad legal de los
inmuebles educativos, tal como se presenta en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 7. Condición Legal de las Unidades Educativas
Situación Cantidad %
Sin documento 328 86,09 Donado sin registrar 44 11,55 Registrado 7 1,84 Ejido 2 0,52
Total 381 100,00 Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
138
Del análisis a las cifras del cuadro No.7, se demuestra que solo el 1,84% de las
unidades educativas poseen documentos registrados en Notaria o en el Registro
Subalterno, lo que evidencia, que ni la Dirección General Sectorial de Educación, ni
el Departamento de Bienes Estadales como unidad centralizadora del Inventario de
Bienes de la Gobernación, han dirigido esfuerzos para lograr registrar las Unidades
Educativas, ubicadas en los nueve (09) Municipios del Estado Lara.
A continuación se presenta cuadro distribuido por Municipio de la condición
legal en que se encuentran las unidades educativas según la muestra:
Cuadro No. 8 Condición Legal de los Inmuebles por Municipio
Condición Legal Municipio Cantidad
Sin documento Andrés Eloy Blanco 10 Crespo 29 Iribarren 90 Jiménez 31 Morán 37 Palavecino 16 Simón Planas 4 Torres 51 Torres 11 Urdaneta 49 Donado sin registrar Crespo 3 Iribarren 8 Jiménez 4 Morán 20 Palavecino 2 Urdaneta 7 Registrado Iribarren 5 Simón Planas 1 Torres 1 Ejido Palavecino 1 Urdaneta 1
Total 381 Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
139
En cuanto a la información legal de los Inmuebles, se efectuaron entrevistas a
los Directores de los planteles, determinándose desconocimiento de la propiedad y
del valor, algunas escuelas funcionan en áreas donadas por la comunidad, otras en
inmuebles pertenecientes a particulares, así se evidencia en el cuadro No. 8. En
relación a la construcción de la infraestructura física, la mayoría han sido ejecutadas
por organismos oficiales, no existiendo registro ni documentación legal
Información Estadística
La Dirección General Sectorial de Educación suministró información
estadística relacionada con datos de planteles, población estudiantil y docente,
formulada con base a estudios y diagnósticos actualizados al año escolar 2003. El
resultado de la información analizada es la siguiente:
Cuadro No. 9 Planteles por Nivel Educativo
Niveles Nº de Planteles Educación Preescolar 258 Educación Básica 583 Educación Diversificada 58 Educación Profesional Educación Especial 44 Educación de Adultos 111 Total
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
Cuadro No. 10 Distribución del Personal por Tipo
Adscripción Directivo Docente
% Administrativo % Obrero % Total
Estadal 5.777 29,07 660 27,15 2.113 38,15 8.550 Nacional 14.094 70,93 1.771 72,85 3.426 61,85 19.291 TOTAL 19.871 100 2.431 100 5.539 100 27.841
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
140
Cuadro No. 11. Distribución de Personal Estadal por Municipio
MUNICIPIO DIRECTIVO DOCENTE
ADMINISTRATIVO OBRERO TOTAL
Andrés E. Blanco 220 12 16 248 Iribarren 3.183 443 1.424 5.050 Moran 465 23 71 559 Palavecino 511 68 192 771 Torres 367 24 117 508 Crespo 253 18 88 359 Jiménez 280 37 112 429 Urdaneta 337 23 71 431 Simón Planas 161 12 22 195
TOTAL 5.777 660 2.113 8.550 Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
Se observa que del total de educadores 5.777 pertenecen a la nomina Estadal
que representan el 29,07%, y 14.255 docentes corresponden a la nomina del Ejecutivo
Nacional que representan el 70,93%. Así mismo, se determinó que una cantidad de
161 educadores nacionales laboran en planteles estadales. Ver cuadros No. 9,10 y 11
Cuadro No.12 Distribución de Planteles / Alumnos / Personal por Municipio.
Mcpio Plantel Estado
% Plantel Nacional
% Total Plantel
% Total Alumnos
% Total Personal
%
I. 219 28,33
244 32,58 463 30,42 189.099 52,85
16.044 57,65
T. 120 15,52
153 20,42 273 17,94 44.010 12,3
2.855 10,26
P. 26 3,36 33 4,41 59 3,88 22.826 6,38
2.211 7,94
M . 113 14,61
98 13,08 211 13,86 30.608 8,55
1.697 6,1
J. 41 5,34 49 6,54 90 5,91 21.052 5,88
1.877 6,74
U. 107 13,84
74 9,88 181 11,89 17.212 4,81
1.407 5,06
C. 48 6,2 35 4,62 83 5,45 12.285 3,43
1.111 3,99
S. P. 28 3,62 12 1,66 40 2,63 8.631 2,41
381 1,37
A. E. B. 71 9,18 51 6,81 122 8,02 12.094 3,38
248 0,89
TOTAL 773 100 749 100 1.522 100 357.817 100 27.831 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
141
En el cuadro No. 12, se muestra que del total de 1.522 planteles ubicados en el
Estado Lara 773 son Estadales y 749 Nacionales, incluyendo 194 Escuelas
Bolivarianas. En tal sentido del total de planteles, 463 se encuentran ubicados en el
Municipio Iribarren; 273 en el Municipio Torres; 211 en el Municipio Morán; 181 en
el Municipio Urdaneta; 122 en el Municipio Andrés Eloy Blanco; 90 en el Municipio
Jiménez; 83 en el Municipio Crespo; 59 en el Municipio Palavecino y 40 en el
Municipio Simón Planas. A tal efecto del total de alumnos inscritos corresponden al
Municipio Iribarren el 52,85%; al Municipio Torres el 12,30%; al Municipio Morán
el 8,55%; al Municipio Palavecino el 6,38%; 21.052 al Municipio Jiménez el 5,88%;
al Municipio Urdaneta el 4,81%; al Municipio Crespo el 3,43%; al Municipio Andrés
Eloy Blanco el 3,38% y al Municipio Simón Planas el 2,41 %.
Asimismo de un total de 27.831 trabajadores que laboran en los Planteles,
corresponden al Municipio Iribarren el 57,65%, al Municipio Torres: 10,26%, al
Municipio Palavecino: 7,94%, al Municipio Jiménez: 6,74%, al Municipio Morán:
6,10%, al Municipio Urdaneta: 5,06%, al Municipio Torres: 3,99%, al Municipio
Simón Planas: 1,37%) y al Municipio Andrés Eloy Blanco: 0,89%.
Cuadro No. 13 Distribución de Matricula por Municipio / Nivel Educativo
Mcpio Presc % Básica
I % Básica
II % Diver % Prof % Total
Alumnos %
A. E. B. 893 4,37 4.291 5,04 0 0 0 0 0 0 5.184 4,90 I 11.022 53,95 48.132 56,51 0 0 0 0 75 100 59.229 55,98
M 1.963 9,61 6.496 7,63 41 33,06 0 0 0 0 8.500 8,03 P 1.640 8,03 5.964 7 0 0 0 0 0 0 7.604 7,19 T 1.468 7,19 6.034 7,08 83 66,94 0 0 0 0 7.585 7,17 C 1.038 5,08 3.360 3,94 0 0 0 0 0 0 4.398 4,16 J 1.008 4,93 4.412 5,18 0 0 0 0 0 0 5.420 5,12 U 720 3,52 4.404 5,17 0 0 0 0 0 0 5.124 4,84
S. P. 678 3,32 2.087 2,45 0 0 0 0 0 0 2.765 2,61 TOTAL 20.430 100 85.180 100 124 100 0 0 75 100 105.809 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
142
Del total de 105.809 alumnos inscritos en las Escuelas Estadales, Iribarren
tiene: 55,98%; Torres con el 7,17%; Morán con el 8,03%; Urdaneta el 4,84%;
Andrés Eloy Blanco el 4,90%; Crespo el 4,16%; Jiménez el 5,12%; Simón Planas el
2,61% y Palavecino el 7,19%., tal como se señala en el cuadro No. 13
En cuanto a las Escuelas Bolivarianas se observó lo siguiente:
En el Estado Lara existen 194 Planteles Bolivarianos de estos 33 son Estadales
con 4.118 alumnos y 161 son Nacionales con 29.493 alumnos.
Cuadro No. 14. Matricula Planteles Bolivarianos
Plantel Nº Plantel
% Preescolar % Básica 1° a 6°
% Alumnos %
Estadal 33 17,01 957 12,13 3.161 12,29 4.118 12,25 Nacional 161 82,99 6.935 87,87 22.558 87,71 29.493 87,75 TOTAL 194 100 7.892 100 25.719 100 33.611 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
Cuadro No. 15. Matricula por Municipio Planteles Bolivarianos
Municipio Nº Plantel
Preescolar Básica I Total Alumnos
Andrés E. Blanco 22 844 2.680 3.524
Iribarren 32 2.226 7.233 9.459
Moran 33 1.057 2.846 3.903
Palavecino 10 378 1.327 1.705
Torres 43 1.336 5.917 7.253
Crespo 10 550 1.065 1.615
Jiménez 14 824 1.683 2.507
Urdaneta 24 515 2.356 2.871
Simón Planas 6 162 612 774
TOTAL 194 7.892 25.719 33.611
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
143
En los cuadro No, 14 y 15, se observa que el Municipio Torres es el que
cuenta con mayor número de planteles Bolivarianos con una cantidad de 43, seguido
del Municipio Morán con 33 planteles, no obstante el Municipio Iribarren es el que
tiene mayor matrícula. En cuanto a la matrícula para el año escolar 2002- 2003, de
los planteles Bolivariano alcanzó la cantidad de 33.611 alumnos inscritos,
presentándose el mayor número de estos en la primera y segunda de educación básica.
Condiciones Físicas de las Unidades Educativas
Según estudios realizado por la Fundación para el Desarrollo de la Región
Centro Occidental, el 17,5% de los planteles escolares, funcionan en locales que no
han sido construidos con las especificaciones que requiere el nivel que atiende,
teniendo como sedes casas acondicionadas o sin acondicionar, galpones, módulos de
servicios u otros sitios.
Los planteles más afectados por la falta de edificaciones construidas
especialmente en orden descendente son: Preescolar, Básica Completa de Primero a
Noveno grado y Media Diversificada. Tanto numérica como porcentualmente,
Iribarren, es el que tiene más planteles no construidos especialmente.
Los planteles con locales construidos especialmente, 82,50% del total, atienden
al 90,70% de la matrícula del Estado, con un promedio de 186 alumnos por plantel, lo
cual indica un mayor tamaño y uso de la planta física, ya que los no construidos
especialmente tienen en promedio 90 alumnos.
Este indicador está muy relacionado con el nivel educativo que ofrece el plantel
y con el grado de urbanización de la entidad. Los Planteles de Preescolar tienen en
promedio 2,50% aulas y 68 alumnos, funcionando con 27 alumnos por aula.
144
Cuadro No 16. Planteles según tipo de Construcción y Matricula
Construido Especial No construido Especial Planteles % Matrícula % Planteles % Matrícula %
1.456 82,50 271.304 90,70 309 17,50 27.761 9,30 Fuente: FUDECO. Cálculos propios. Barquisimeto. 2003.
A efectos de comprobar lo anterior y visualizar la condición física que
presentan las unidades educativas adscritas a la Dirección de Educación, el análisis se
realizó mediante la aplicación ciento cuarenta y siete (147) Actas de Inspección
oculares levantadas en las unidades educativas e igual número de Actas de
Requerimientos a los Directores de escuelas ubicadas en los Municipio del Estado. Se
consideró los componentes y sus elementos indicados en el cuadro No. 17
Cuadro Nº. 16 Componentes y Elementos Físico de las Unidades Educativas
COMPONENTES ELEMENTO Estructura Fundaciones, columnas, vigas. Albañilería Paredes, pisos, pintura, friso, impermeabilización Cerramientos Puertas y ventanas, rejas, muros exteriores. Instalaciones Eléctricas
Breaker principal y secundario, medidores, toma corrientes, cables, lámparas, swiches.
Obras exteriores Jardinería, canchas, circulación vehicular y peatonal, depósito de basura.
Instalaciones sanitarias Piezas sanitarias, tuberías de aguas blancas y negras, sistema de bombeo, tanque, cloacas y pozo séptico.
Fuente: FUDECO. Cálculos propios. Barquisimeto, 2003.
Para diagnosticar las condiciones en que se encuentra la edificación de las
unidades educativas, se consideró la siguiente escala:
Cuadro No. 18. Escala de Medición
% Condición 0 – 40 Mala 41- 79 Regular
80 – 100 Buena Fuente: FUDECO. Cálculos propios. Barquisimeto, 1.993.
145
Se determinó a través de las inspecciones realizadas que los componentes de las
instalaciones presentan las siguientes condiciones:
Cuadro No. 19 Condición Física de las Unidades Educativas
Municipio Muestra Escuelas Inspeccionadas
Condición %
Iribarren 103 57 Regular 58 Torres 63 33 Regular 46 Morán 57 0 Ninguna Urdaneta 57 04 Regular 45 Jiménez 35 15 Regular 48 Crespo 32 12 Regular 48 Palavecino 19 18 Mala 40 Andrés Eloy Blanco 10 04 Regular 63 Simón Planas 05 04 Mala 41
Total 381 147 100
Cuadro Nº 20 Condición Física de las Unidades Educativas
Municipio
Unidad Educativa
Est
ruct
ura
Alb
añile
ría
Cer
ram
ient
os
Ele
ctri
cida
d
Sani
tari
os
Cuesta Grande NER 220 67 48 15 93 0 Piedra Colorada 50 30 20 35 23 La Usera 67 38 0 11 20 Buenos Aires 83 80 35 50 10 Palenque Arriba 100 85 70 65 45 El Castaño 83 63 35 43 35 E. Artes y Oficios Bolivia Tovar 100 43 45 93 48 Brisas de Barrio Lindo 83 55 5 57 30 Simón Bolívar 67 60 55 29 95 La Arboleda 100 55 50 37 55 La Vega 50 35 20 54 10 Vicente Salías 100 13 26 14 30 Don Simón Rodríguez 50 25 70 14 0 Juan Teodoro Arza 50 53 65 43 48 La Rosa 100 80 50 100 95 Preescolar Divina Pastora 100 95 70 93 95 Argimiro Bracamonte 83 38 65 50 68 Argimiro Bracamonte II 50 13 30 42 55 El Jayo 83 90 80 42 70
I.
La Playa 50 25 35 7 48
146
José Vargas 100 89 77 64 65 El Tigre NER 220 100 83 40 14 20 Las Vegas NER 220 50 85 35 0 25 Volví Las Lajitas 100 43 30 55 0 E.E. Negro Primero 83 73 40 28 28 Dr. Raúl León 100 90 100 49 95 Colinas de José Félix Ribas II 87 85 85 79 35 La Lucha 100 45 35 36 48 Rómulo Betancourt III 100 100 100 100 70 Libertador 100 38 15 43 40 María Concepción Palacios 33 73 10 21 45 Rómulo Betancourt I 83 58 45 78 75 Juan José Landaeta 83 38 50 25 45 Las Tinajitas 50 68 100 42 25 Pila de Montezuma 100 90 50 86 75 Teresa Carreño 67 95 70 77 95 Boyuare 66 20 70 42 30 Antonio Ricaurte 66 45 45 46 37 Juan Pablo Segundo 100 85 45 93 60 El Cementerio 100 62 50 24 70 Especial de Audición y Lenguaje 100 100 55 100 95 Las Palmitas 50 62 0 0 17 Las Tunitas 100 42 35 35 35 Corderito NER 140 83 32 15 56 55 19 de Abril 100 82 40 0 57 Reten Abajo 83 47 35 64 75 Francisco de Miranda 50 42 30 35 20 Las Delicias 83 90 70 79 55 Las Playitas 83 37 40 30 0 Romeral III 100 90 45 51 40 Hamaquita 83 47 10 36 0 Dr. Arturo Uslar Pietro 100 80 85 45 95 Gabriela Mistral 100 67 40 58 70 Jardín de Infancia Corazón de Jesús 83 85 40 24 30 Algarí 83 25 40 30 42 Cnel. Genaro Vazquez 100 50 80 58 85
Colinas de San Lorenzo II 83 5 25 0 50 Nº 584 Turturia 66 85 35 50 10 Sabaneta 50 0 20 14 0 Nº 67140473 Las Yaguas 66 47 10 35 0 Playa Elena 100 37 50 56 27 Los Quediches 100 52 60 79 30 Nº 183 La Fortaleza 83 35 35 58 0 Nº 695 Taguayure 83 87 0 42 27 Camoruco 100 25 30 35 0
T.
Coyobó 83 62 50 10 10
147
Nº 522 El Alto 100 85 40 8 0 Nº 667 Matías 100 100 55 86 95 El Amparo 100 72 30 7 0 Totuche 100 85 20 0 0 El Pozón 83 0 0 7 0 Carro Verde 100 55 0 50 0 C. El Venadito 100 72 0 0 0 Jirajara 83 25 30 0 35 San Pedro Nº 170 100 50 30 0 0 Colombita 66 30 30 36 15 Las Delicias 50 47 40 43 0 La Vega 83 37 20 28 0 Nº 245 B 83 80 40 0 0 La Pimienta 83 55 0 42 27 Paraparas 83 85 30 0 0 Sabana Alta 50 37 25 0 10 Paujicito 100 80 50 58 20 0236 La Catalina 100 95 80 93 20 Nº 528 La Ciénaga 100 42 40 29 17 Guarimure 100 85 80 44 75 Cerro Pelón 83 47 30 22 20 El Rosario 100 85 75 31 95 Raimundo Pernalete 16 0 0 0 25
Quebrada Grande 83 37 0 85 0 Francisco de Miranda 100 60 65 0 65 Escuela de Olivera 83 12 40 39 0 Agua Negra NER 269 50 55 15 28 20
U.
Río Abajo 50 55 15 28 30 El Pajal NER 304 66 37 20 39 0 Cerrito de San José 83 85 80 93 40 Banco de Baragua 67 0 15 14 7 Florencio Jiménez 83 80 55 86 85 Playita Bonita 99 87 10 50 20 Las Cuibas 100 90 80 10 10 Paso del Río 83 0 15 37 52 Los Robles 100 100 50 100 80 El Tanquecito 83 25 45 0 0 El Mozón 100 30 50 14 50 Hispopal 100 42 30 14 10 Las Raíces 83 55 10 30 2 Cerro del Medio 50 0 20 28 7 El Patriota 100 42 40 93 10
J.
La Falda 100 100 40 89 92 465 Rincón Hondo 50 48 15 0 3 502 El Guayabo 100 50 35 7 0
C.
Hermanas Falcón 100 75 50 33 60
148
Ligia Peroza de Rodríguez 50 48 30 7 43 Nº 443 Guayabito 100 38 35 43 20 Prof. Carlos Vicci Oberto 100 93 60 57 65 Padre Oreni 50 13 5 0 0 NER Las Tinajitas 100 73 50 36 33 El Paují 50 23 30 21 33 Agua Salada 100 5 30 56 38 Tucurugua 100 30 35 72 78
Boliv. Paso de Tacarigua 100 85 35 55 85 Las Cuibas 50 75 10 45 20 José María Vargas 50 45 15 14 47 Luisa Cáceres de Arismendi 100 95 25 60 77 Preescolar Negra Matea 50 47 60 45 50 Preescolar Tarabana III 100 80 10 24 40 Andrés Bello 100 67 30 64 0 Cristóbal Palavecino 50 7 25 0 57 José Félix Rivas 100 62 55 57 67 Las Acacias 100 62 55 57 67 Luís Beltran Prieto Figueroa 50 72 35 17 40 Rómulo Betancourt 100 87 60 39 40 La Montañita 100 100 35 39 5 La Morita 83 87 50 51 5 Ramón 100 95 20 42 80 Catalina Romero 50 50 40 50 47 Miguel Otero Silva 100 95 40 21 30 Piedra Azul 100 97 45 100 100
P
Pedro Gual 66 47 40 44 6 E. B. Andrés Eloy Blanco 100 68 50 49 80 E. B. La Pastora NER 477 100 68 30 50 80 E.E.C La Escalera Nº 298-550 100 80 50 86 40
A.E.B
E.E.C Quebrada Honda 100 80 50 14 0 Juan de Villegas 100 72 0 15 40 Simón Bolívar 100 85 70 0 95 Los Mongos 100 72 35 36 57
S.P.
Las Vueltas 83 62 20 49 0 Fuente: Informe de Auditoría al Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de las Unidades Educativas del Estado Lara, 30/10/2003
RESULTADO DEL INSTRUMENTO APLICADO
Para el análisis e interpretación de los resultados producto de las respuestas
obtenidas del instrumento aplicado a un total de veinticinco (25) funcionarios que
149
laboran en la Dirección General Sectorial de Educación y en el Departamento de
Bienes Estadales; se presentara a través de cuadros seguido de gráficos un resumen de
la opinión de los funcionarios encuestados para cada una de las dimensiones de la
variables definidas; así como para los indicadores con su respectivo análisis.
Cuadro No. 21
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador
Organización
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
F % F % F %
14 Se le informa al personal adscrito a la Dirección de Educación, cual es la Visión de la Organización
0 0 0 0 25 100
15 Es tomada en cuenta la Visión Organizacional para el funcionamiento de la Dirección de Educación.
0 0 25 100 0 0
16 Son formulados los objetivos de la Dirección de Educación en función de la Misión Organizacional.
0 0 25 100 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
Gráfico No.4 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Organización
0
20
40
60
80
100
14 15 16
Indicador Organizacion
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Con el objeto de conocer la opinión sobre el indicador organización, se
presentan los ítems 14, 15 y 16, en los que la muestra en un cien por ciento (100%);
150
respondió que casi siempre o nunca, se evidencian en forma absoluta el
desconocimiento de los funcionarios de la Dirección de Educación de la Filosofía de
Gestión, así se señala en el cuadro No. 21 y grafico No.4
Cuadro No. 22
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Planificación.
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
F % F % F % 01 Son ejecutados efectivamente los registros contables
de los bienes inmuebles de la Dirección de Educación 5 20 5 20 15 60
02 La Dirección de Educación prevé en la formulación del POA, metas de registro de los bienes inmuebles, en función de objetivos propuestos
0 0 0 0 25 100
17 Es definida la actividad de registro de bienes inmuebles en función de los objetivos de la Dirección.
0 0 0 0 25 100
Fuente: Datos propios de la investigación.
Gráfico No. 5. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Planificación
0
20
40
60
80
100
1 2 17
Indicador Planificaciòn
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
151
Tal como indican el cuadro No. 22 y grafico No. 5, la categoría de respuestas
reflejadas en los ítems 01,02, y 17, con los cuales se midió el Indicador Planificación;
demuestran que no se presenta en la formulación del Plan Operativo Anual, como
metas ninguna operación de registro de bienes inmuebles como actividad de
funcionamiento de la Dirección.
Cuadro No. 23
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Coordinación
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % %
03 Se articula la Dirección de Educación, con el trabajo realizado en las unidades y organismos ejecutores de construcciones, mejoras y adiciones de bienes inmuebles del sector educativo
0 0 0 0 25 100
04 Se afecta el saldo del Balance de la Hacienda Estadal; si ocurren desfases en las actividades de registro de bienes inmuebles de la Dirección de Educación
25 100 0 0 0 0
18 Se articula el registro de inmuebles que lleva la Dirección de Educación, con el realizado por el Departamento de Bienes Estadales como unidad centralizadora del registro de los Inventarios de bienes
0 0 0 0 25 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
Gráfico No. 6. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Coordinación
0
20
40
60
80
100
3 4 18
Indicador Coordinaciòn
Siempre
Casi Siempre
Nunca
152
La categoría de respuestas obtenidas del marco en referencia a los ítems 3, 4,
18, del Indicador Coordinación; permiten evidenciar la total desarticulación con las
que operan las unidades de Gobernación con la Dirección de Educación; en lo que
respecta al registro de los bienes inmuebles y su incidencia en el resultado del
Balance de la Hacienda Pública Estadal, tal como se muestra en el cuadro No.23 y
grafico No.6.
Cuadro No. 24
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Dirección Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 07 La ejecución de actividades de registro de bienes
inmuebles presenta grados de retardo en la Dirección de Educación.
25 100 0 0 0 0
11 Se dictan Manuales o se generan instrucciones para realizar el registro de los bienes inmuebles
0 0 0 0 25 100
13 Se presentan frecuentemente dudas en las actividades de registro de bienes inmuebles
25 100 0 0 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
Gráfico No. 7. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Dirección
0
20
40
60
80
100
7 11 13
Indicador Direcciòn
Siempre
Casi Siempre
Nunca
153
En cuanto al Indicador Dirección, medido a través de los ítems 7, 11 y 13; se
evidencia en las respuestas, que los niveles de Dirección llevados a cabo en las
actividades relacionadas con el registro de los bienes inmuebles en la Dirección son
altamente deficientes, así se observa en el cuadro No. 24 y grafico No. 7
Cuadro No. 25
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Control
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 19 Ocurren incumplimientos en la ejecución del registro
de inventarios de los bienes inmuebles de la Dirección.
0 0 25 100 0 0
20 En la ejecución de las actividades de registro de bienes inmuebles adscritos a la Dirección de Educación se aplica el Control de Gestión
0 0 0 0 25 100
21 Tiene la Gobernación un Sistema Automatizado que permita llevar el Registro y Control de Bienes Inmuebles
0 0 0 0 25 100
23 El archivo de Expediente contentivo de los documentos de los Inmuebles de la Dirección de Educación, soportan las operaciones que en materia de registro contable y legal requieren las unidades y organismos competentes responsable del registro
0 0 0 0 25 100
25 Son realizadas correcciones a los planes operativos que se ejecutan en la Dirección de Educación.
25 100 0 0 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
154
Gráfico No. 8. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Control
0
20
40
60
80
100
19 20 21 23 25
Indicador Control
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
Las categorías de respuestas dadas para los ítems 19, 20, 21 y 25
correspondientes al Indicador Control; evidencian que dicha función no es llevada a
cabo de forma adecuada en las actividades de registro de bienes inmuebles ejecutadas
en la Dirección, así se muestra en el Cuadro No. 25 grafico No.8.
Cuadro No. 26.
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Calidad Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 22 Se capacita al personal encargado del área de
registro de bienes inmuebles mediante la ejecución de cursos o talleres.
0 0 0 0 25 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
155
Gráfico No. 9. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Calidad
0
20
40
60
80
100
22
Indicador Calidad
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
Como se observa en el cuadro No. 26 y grafico No. 9, las categorías de
respuestas dadas al ítems 22 y correspondientes al Indicador Calidad; reflejan los
bajos niveles de preparación o de poco desarrollo que presentan los funcionarios para
su desempeño en materia de registro de bienes inmuebles.
Cuadro No. 27.
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Cultura
Organizacional
Categoría de Respuesta N° de Item
ENUNCIADO
Siempre Casi Siempre
Nunca
06 Se realizan en la Dirección actividades que permitan consolidar la cultura Organizacional como componente de su funcionamiento.
0 0 0 0 25 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
156
Gráfico No. 10 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Cultura
Organizacional
0
20
40
60
80
100
6
Indicador Cultura Organizacional
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
En cuanto al Indicador Cultura Organizacional, medido a través del item 6; se
puede señalar que tal aspecto es totalmente ajeno al funcionamiento ordinario de la
Dirección, así se evidencia el Cuadro No, 27 y grafico No. 10.
Cuadro No. 28.
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Responsabilidad
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 09 Cumplen los funcionarios de la Dirección con la
normativa existente para el registro contable y legal de los bienes inmuebles
0 0 25 100 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
157
Gráfico No. 11 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Responsabilidad
0
20
40
60
80
100
9
Indicador Responsabilidad
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
Según los resultados observados en el cuadro No. 28 y grafico No.11 la
categoría de respuestas dadas en el ítems 09, correspondiente al Indicador
Responsabilidad; reflejan los bajos niveles de compromiso que la Dirección ha
dictado a los funcionarios con respecto a los requisitos legales inherentes al registro
de bienes inmuebles
Cuadro No. 29. Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al
Indicador Asignación Presupuestaria
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 08 Los recursos presupuestarios asignados a la
Dirección para su ejecución programática resultan insuficientes.
0 0 25 100 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
158
Gráfico No.12 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Asignación
Presupuestaria
0
20
40
60
80
100
8
Asignacion Presupestaria
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
El cuadro No. 29 y grafico No. 12, reflejan la categoría de respuesta dada al
ítem 08 correspondiente al Indicador Asignación Presupuestaria; en el claramente se
nota, que los recursos asignados a la Dirección para su ejecución programática se
realizan en forma deficitaria; por cuanto casi siempre resultan insuficientes.
Cuadro No. 30.
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Proveedores
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 10 Las unidades proveedoras del Departamento de
Bienes Estadales cumplen con la entrega de documentos que permitan ejecutar las actividades de registro de bienes inmuebles
0 0 0 0 25 100
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
159
Gráfico No.13. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador
Proveedores
0
20
40
60
80
100
10
Indicador Proveedores
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
En cuanto al Indicador Proveedores; evidencian las categorías de respuesta
dadas al ítem 10, que las unidades proveedoras del Departamento de Bienes Estadales
(Dirección General Sectorial de Infraestructura, Dependencias, Entes
Descentralizados adscritos a la Gobernación ejecutores de obras) no cumplen con sus
obligaciones; lo cual de manera directa incide para no realizar las actividades de
registro de bienes inmuebles. Ver Cuadro No. 30 y Grafico No. 13
Cuadro No 31
Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al Indicador Influencia
Política
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 12 La ejecución de las actividades de la Dirección es
afecta por factores de índole político - gremial 25 100 0 0 0 0
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
160
Gráfico No. 14. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Influencia
Política
0
20
40
60
80
100
12
Indicador Influencia Politica
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
La categoría de respuesta dada al ítem 12, correspondiente al Indicador
Influencia Política; evidencian que este factor afecta en grado superlativo el
desarrollo programático de la Dirección. Así se evidencia en el cuadro No. 31 y
grafico No.14.
Cuadro No 32. Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al
Indicador Satisfacción de Usuarios
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % 05 Recibe la Dirección de Educación reclamos o quejas
de los usuarios por el estado físico de la infraestructura de bienes inmuebles
210 70 60 20 30 10
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo.
161
Gráfico No. 15 Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Satisfacción
de Usuarios
010
20
3040
5060
70
5
Indicador Satisfacciòn de los Usuarios
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
El Indicador Satisfacción de Usuarios, el marco muestral definido en
docentes, alumnos y comunidad educativa, medido a través del ítem 05; refleja que
los niveles de servicio que programa la Dirección en cuanto a construcción de nuevas
edificaciones, mantenimiento, reparaciones y mejoras a las edificaciones educativas
existentes requiere ser realizada de manera oportuna pues la infraestructura física se
encuentra deteriorada y en algunos casos no apta para funcionar. Ver Cuadro No. 32
y Grafico No.15.
Cuadro No.33. Distribución de Frecuencias y Porcentajes en Relación al
Indicador Tipología de Bienes.
Categoría de Respuesta
Siempre Casi Siempre
Nunca
N° de Item
ENUNCIADO
% % % % 24 Los registros de bienes inmuebles ejecutados son
del área urbana 0 0 25 100 0 0
162
Gráfico No.16. Distribución de Porcentajes en Relación al Indicador Tipología
de Usuarios
0
20
40
60
80
100
24
IndicadorTipologia de Usuarios
Siempre
Casi Siempre
Nunca
Fuente: Estimaciones propias sobre los datos del estudio de campo
De acuerdo a la categoría de respuestas dadas al ítem 24, correspondiente al
Indicador Tipología de Usuarios; se evidencian claramente en correspondencia con su
naturaleza de servicios, que los registros que comúnmente ejecuta la Dirección;
pertenecen a sectores urbanos. Cuadro No. 33 y Grafico No. 16
Del análisis de los diferentes ítems se tiene que, el servicio Educativo del
Estado Lara, presenta un conjunto de problemas cuantitativos y cualitativos que
obligan a considerar cambios de carácter estructural. En consecuencia aunque el
Ejecutivo del Estado ha incrementado la cobertura estudiantil y la capacitación
docente, tanto en el medio urbano como en el rural, sin embargo persisten
necesidades educativas para un gran sector de la población, referidas a la calidad y a
la pertinencia social de un Proceso Educativo sin claridad de sus metas y objetivos;
entendiendo que este proceso además de abarcar los referidos a suplir la demanda de
formación estudiantil y docente; deberá involucrar los aspectos de requerimientos
163
específicos para el mantenimiento de la Infraestructura Física de las Instalaciones
Educativas donde se desarrollan tantos estudiantes como docentes.
Al respecto se hace necesario, regularizar la tendencia legal de los Inmuebles
que sirven de sede a los planteles escolares, habilitando el registro para cada
propiedad de Inmuebles y en consecuencia la actualización del inventario de la planta
física escolar por municipio. Así como también, conformar una comisión
multidisciplinaria para que en un plazo perentorio proceda a sincerar: costos,
ubicación exacta y regulación de los Bienes Inmuebles, así como definir su situación.
Es decir, identificar los bienes propiedad del Estado, bienes en comodato y bienes en
arrendamiento. Igualmente para que en las obras, construcciones y edificaciones que
actualmente se estén realizando en las escuelas, se proceda a su registro y ubicación
catastral de manera inmediata.
A continuación, y para cumplir con uno de los objetivos específicos, se
presenta el análisis para la Matriz FODA, como el punto de partida para establecer las
estrategias gerenciales en el Sistema de Registro y Control de Inventario de los
Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General Sectorial de Educación de la
Gobernación del Estado Lara.
Para el desarrollo de estas estrategias gerenciales a ser implementadas en la
Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara; fue
necesario aplicar la matriz FODA, para definir los objetivos asociados a las
estrategias formuladas en esta, por cuanto su uso permitió, enumerar los factores
tanto internos como externos que fueron determinantes en la ejecución del
diagnóstico efectuado.
La evaluación cuantitativa de los factores internos (EFI), se presentan en el
siguiente cuadro.
164
Cuadro No. 34 Factores Internos Matriz EFI
Factores Internos Claves
Pond
erac
ión
Cla
sific
ació
n
Res
ulta
do d
e la
Po
nder
ació
n
Fort
alez
as
Deb
ilida
d
1. Carencia de Manuales de Normas de Procedimientos de registro de bienes inmuebles
0,03 2 0,06 DI
2. Inexistencia de Indicadores de Gestión en los procesos de registro de bienes inmuebles
0,04 2 0,08 DI
3. Deficiencia en el Control de Gestión del registro de bienes inmuebles
0,13 1 0,13 DI
4. Desconocimiento del personal de los procesos jurídicos y administrativos para el registro de bienes inmuebles
0,14 1 0,14 DI
5. Desconocimiento del personal de la Filosofía de Gestión de la Organización
0,08 2 0,16 DR
6. Personal sensibilizado al trabajo ordinario 0,16 4 0,64 FI 7. Alta capacidad de atención Comunitaria 0,12 4 0,48 FI 8. Personal laboralmente estable. 0,11 4 0,44 FI 9. Equipo técnico cohesionado 0,10 3 0,30 FI 10. Programas educativos de Alto Impacto 0,09 3 0,27 FR
TOTAL 1 -- 2,7 5 5
Fuente: Estimaciones propias de la investigadora
165
La evaluación Cuantitativa de los factores externos (EFE) se presentan en el
siguiente cuadro.
Cuadro No. 35. Factores Externos Matriz EFE
Factores Externos Claves
Pon
dera
ción
Cla
sific
ació
n
Res
ulta
do d
e la
Po
nder
ació
n
Opo
rtun
idad
es
Am
enaz
as
1. Insuficiencia Presupuestaria 0,07 2 0,14 AI 2. Incremento de la Demanda educativa 0,08 2 0,16 AI 3. Inestabilidad económica y política del país 0,11 1 0,11 AI 4. Alta Rotación de los Directores Generales
Sectoriales de la Gobernación 0,11 1 0,11 AI
5. Conflictos laborales 0,09 1 0,09 AR 6. Presencia en la región de instituciones
educativas a nivel Superior que desarrollan programas de formación y capacitación
0,16 4 0,64 0I
7. Aparición de nuevos programas y paquetes tecnológicos.
0,12 4 0,48 OI
8. Sociedad Civil participativa 0,12 3 0,36 OI 9. Contar con Organismos Nacionales,
Regionales y Órganos de Control Fiscal que auditan los bienes inmuebles
0,09 3 0,27 OI
10. Existencia del programa de control Sigecop 0,05 3 0,15 OR
TOTAL 1 -- 2,5 5 5
Fuente: Estimaciones propias de la investigadora
Seguidamente la formulación de la Matriz FODA, se muestra en el siguiente
cuadro:
166
Cuadro. No. 36. Matriz FODA
Fortalezas Debilidades
1. Personal sensibilizado al trabajo ordinario
2. Alta capacidad de atención comunitaria
3. Personal laboralmente estable 4. Equipo técnico cohesionado 5. Programas educativos de alto impacto 6. Existencia de Equipos tecnológicos y
de Informática 7. Estructura Organizativa definida 8. Compromiso de la Máxima
Autoridad
1. Carencia de Manuales de Normas y Procedimientos de registro de bienes inmuebles
2. Inexistencia de Indicadores de Gestión en los procesos de registro de bienes inmuebles
3. Deficiencias en el Control de Gestión del registro de bienes inmuebles
4. Desconocimiento del personal de los procesos jurídicos y administrativos para el registro de bienes inmuebles
5. Desconocimiento del personal de Filosofía de Gestión de la Organización
6. Carencia de Personal Profesional experto en Avaluos de Inmuebles
7. Inexistencia de Sistemas Informáticos para el registro y control de los bienes Inmuebles
8. Poca comunicación entre los Directores involucrados en el Registro y Control de Inmuebles
9. Deficiencia en la supervisión a los Inmuebles
Oportunidades Estrategias FO Estrategias DO 1. Presencia en la región de
instituciones educativas que desarrollan programas de formación y capacitación
2. Aparición de nuevos programas y paquetes tecnológicos.
3. Sociedad Civil participativa. 4. Organismos Nacionales,
Regionales y Órganos de Control Fiscal qu e auditan los bienes inmuebles
5. Existencia del programa de control Sigecop.
01 F1 F3 F4 1. Establecer convenios con las
instituciones de educación superior de la región para brindar al personal formación especializada en el área de registro de bienes inmuebles
02 F2 F4 F5 2. Promover discusiones técnicas en la
Dirección, orientadas a comparar las bondades de los nuevos programas y de los existentes.
03 F1 F2 F5 3. Promover en la región eventos
relacionados con el tema de registro de bienes inmuebles
04 F1 F4 F5 4. Formular Proyectos de interés
Regional en el área de registro de bienes inmuebles
05 F1 F3 F4
01 D1 D2 D3 D4 D5 1. Establecer convenios con las
instituciones de educación superior de la región para brindar al personal formación en las áreas técnica, administrativa y jurídica sobre el registro de bienes inmuebles públicos.
02 D1 D2 D3 D4 D5 1. Formular políticas y planes de
formación y capacitación en el POA.
01 O2 D1 D2 D3 1. Dictar manuales de
funcionamiento, de normas y procedimiento en el área de registro de bienes inmuebles
167
5. Organizar en la Dirección jornadas de Información sobre el tema de registro de bienes inmuebles
Amenazas Estrategias FA Estrategias DA 1. Insuficiencia presupuestaria. 2. Incremento de la Demanda
educativa 3. Inestabilidad política y
económica del país 4. Alta Rotación de los Directores
Generales Sectoriales de la Gobernación
5. Conflictos laborales
A1 F2 F5 F4 1. Direccionar estratégicamente
recursos financieros asignados al área de registro de bienes inmuebles
A2 F1 F2 F4 F5 2. Establecer parámetros de control de
asignación presupuestaria A3 A4 A5 F1 F3 F4 3. Desarrollar Programas de atención al
personal en el área de seguridad social.
A1 A5 D4 D5 1. Promover en la Dirección eventos
de discusión organizacional
Fuente: Estimaciones propias de la investigadora
De análisis a esta matriz, se tiene que la Dirección General Sectorial de Educación en
coordinación y conjuntamente con la Dirección de Administración y Finanzas debe:
ü Prever los recursos presupuestarios tendentes a contratar personal calificado y
experto en Avalúos de Inmuebles.
ü Promover el diseño y/o adquisición de un sistema automatizado de registro y
control de bienes inmuebles.
ü Establecer estrategias comunicacionales internas a través de reuniones periódicas
continuas entre el Director General Sectorial de Infraestructura con el de
Educación y el responsable del Registro de los Bienes.
ü Proponer la creación de una Unidad Central responsable para el registro de los
Bienes Inmuebles
ü Aunar esfuerzos con los Organismos Nacionales, Regionales y Órganos de
Control Fiscal a los fines del lograr el levantamiento de la Base de Datos de los
inmuebles.
ü Fortalecer los procesos de supervisión y mantenimientos de la infraestructura de
las unidades educativas.
168
Análisis Interno (EFI)
Debilidades:
1. Carencia de Manuales y Normas de Procedimientos de registro de bienes
inmuebles
2. Inexistencia de Indicadores de Gestión en los Procesos de registro de bienes
inmuebles
3. Deficiencia en el Control de Gestión del registro de bienes inmuebles
4. Desconocimiento del personal de los Procesos jurídicos gerenciales y
administrativos del registro de bienes inmuebles
5. Desconocimiento del personal de la Filosofía de Gestión de la organización.
Fortalezas:
1. Personal sensibilizado al trabajo
2. Alta capacidad de Atención comunitaria.
3. Personal laboralmente estable.
4. Equipo técnico cohesionado.
5. Programas educativos de Alto impacto.
Análisis Externo (EFE)
Amenazas:
1. Insuficiencia Presupuestaria.
2. Incremento de la Demanda educativa
3. Inestabilidad Económica del país.
4. Inestabilidad Política del país.
169
5. Conflictos laborales.
Oportunidades:
1. Presencia en la región de instituciones Educativas a nivel Superior que
desarrollan programas relacionados al tema de registro de bienes inmuebles
2. Aparición de nuevos Programas y paquetes tecnológicos
3. Sociedad Civil participativa.
4. Organismos Nacionales y Regionales que trabajan en el tema de registro de
bienes inmuebles
5. Desarrollo en el Ejecutivo Regional programa Sigecop
Estrategias FO
1. Establecer convenios con las diversas instituciones de educación Superior
de la región para brindar al personal formación en el área de registro de
bienes inmuebles
2. Revisar los alcances de los diversos programas de registros de bienes
inmuebles que son ejecutados en la Dirección
3. Promover con las Organizaciones Civiles que se atienden en la Dirección
diversos eventos de carácter técnico
4. Formular en el marco operativo de la Dirección proyectos de interés
regional en el tema de registro de bienes inmuebles
5. Organizar para el personal de la Dirección jornadas de información sobre el
proceso de registro de bienes inmuebles.
170
Estrategias DO
1. Establecer convenios con las diversas instituciones de educación Superior
de la región para brindar al personal formación en las áreas técnica,
administrativa y jurídica en el tema de registro de bienes inmuebles
2. Formular políticas de formación y capacitación como elemento integral
del proceso de registro de bienes inmuebles
3. Elaborar en la Dirección manuales de funcionamiento en el tema de
registro de bienes inmuebles
Estrategias FA
1. Direccionar en forma estratégica los recursos que son asignados a los
diversos programas que se ejecutan en la Dirección.
2. Establecer para cada uno de los programas que se ejecutan en la Dirección,
parámetros de control en la asignación de los recursos correspondientes.
3. Desarrollar en el marco operativo de la Dirección, programas de atención
social dirigidos a su personal.
Estrategia DA
1. Promover en la Dirección eventos de discusión organizacional, orientados a
sensibilizar al personal en esta área.
171
Desarrollo de Objetivos
Para Estrategias FO
1. Fortalecer los fundamentos técnicos necesarios para la ejecución correcta
del registro de bienes inmuebles
2. Elaborar estadísticas de registros
3. Estimular la ejecución de proyectos a ser presentados a los organismos
correspondientes en el tema
4. Contribuir con el fortalecimiento y consolidación de la Hacienda Publica en
lo referente a registro de bienes inmuebles
5. Conocer los alcances y bondades del programa Sigecop
Para Estrategias DO
1. Brindar capacitación al personal en el área de registro de bienes inmuebles
2. Asegurar la formación y capacitación sistematica del personal.
3. Mejorar los niveles de funcionamiento de la Dirección en el tema de
registro de bienes inmuebles
Para Estrategias FA
1. Asegurar la mayor efectividad en el manejo de los recursos a los diversos
programas y proyectos
2. Garantizar el direccionamiento de los recursos a los diversos programas y
proyectos
172
3. Asegurar el bienestar socio-económico de los funcionarios adscritos a la
Dirección.
Para Estrategias DA
1. Sensibilizar al personal en lo que respecta a su comportamiento
organizacional.
173
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
El análisis de los datos recogidos conjuntamente con la revisión documental y
bibliográfica, de acuerdo a la metodología establecida, permite indicar que el Servicio
Educativo del Estado Lara presenta un conjunto de problemas cuantitativos y
cualitativos que obligan a considerar cambios de carácter estructurales por cuanto
persisten necesidades educativas para un gran sector de la población, referidas a
aspectos de requerimientos específicos en la construcción y el mantenimiento de la
Infraestructura Física de las Instalaciones Educativas.
La información recabada y expuesta en el capítulo anterior sobre la
organización y funcionamiento del Sistema de Registro y Control de Inventario de los
Bienes Inmuebles en la Gobernación, revela una situación que debe ser examinada
con absoluta sinceridad y objetividad, por todos los actores que intervienen en su
dinámica y funcionamiento, es decir la Gerencias y Directivos del organismo.
Este examen necesario se debe hacer en un contexto, gerencial, de gestión y
administración pública, en los cuales están presentes factores objetivos reales de
indudable importancia; y factores subjetivos ideo-políticos, que desnaturalizan la
concepción histórica y el desarrollo del Sistema de Registro y Control de Inventario
de los Bienes Inmuebles.
De lo señalado, y analizada la información obtenida e interpretado los
resultados, se presentan las siguientes conclusiones sobre el problema planteado en
atención a los objetivos establecidos, traducidos en analizar el Sistema de Registro y
174
Control de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la Dirección General
Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara.
1. Aun cuando se observo una Estructura Organizativa definida legalmente en
las distintas dependencias estudiadas y el Compromiso de la Máxima
Autoridad del Estado, para la sinceración del Inventario de Bienes Inmuebles,
no obstante persisten graves deficiencias y retrasos en los actos
administrativos legales para iniciar el Proceso.
2. En lo que respecta a la Filosofía de Gestión del la organización (Misión,
Visión y Objetivos) es un aspecto totalmente desconocido por sus
funcionarios; situación que ocasiona la ejecución de las actividades laborales,
en condiciones de total empirismo en lo que ha dicho aspecto se refiere.
3. La carencia de documentos legales que comprueben la propiedad que tiene la
Gobernación del Estado Lara sobre los inmuebles del sector educativo, no
permite el registro sistemático de las operaciones relacionadas con estos
inmuebles tanto a nivel de la contabilidad patrimonial como en la
Protocolización ante el Registro Subalterno.
4. La comunicación inefectiva de las diversas unidades encargadas de la
ejecución programática de la Dirección en el registro de bienes inmuebles; es
decir en la aplicación de las actualizaciones y registros; se realiza en forma
descoordinada, lo cual genera innumerables desfases en la referida
programación.
5. No se realizan en forma planificadas acciones de coordinación para la
ejecución de trabajos inherentes al registro de bienes inmuebles; con las
175
diversas unidades del Ejecutivo Estadal; ni con los demás organismos
centralizados y descentralizados que realizan inversión en obras en el estado.
6. Continuamente se observan en las Direcciones de Educación, de
Infraestructura y de Administración y Finanzas devoluciones de los informes
de Gestión que se presentan ante las instancias que los requieran; por no
cumplir los requerimientos o lineamientos que se emanan de dichas instancias.
7. Además que, la Dirección, no cuenta con Políticas y Planes de Evaluación del
Desempeño del personal; así como tampoco una definición de las pautas de
ascensos, reclasificaciones y promociones del mismo.
8. Carencia de Personal Profesional experto en Avaluos de Inmuebles
9. Igualmente, se constato que no se ejecutan programas o actividades de
formación y capacitación, que permitan desarrollar en el personal fortalezas,
habilidades y destrezas que mejoren la ejecución de los procesos llevados a
cabo en la Dirección.
10. Deficiencia en la supervisión continua y mantenimiento de la infraestructura
que debe ser ejercida por los Directores a los Inmuebles Educativos
11. El sistema de control interno de la Gobernación presenta debilidades los
cuales se traducen en: inexistencia de manuales para el registro de inmuebles,
manuales de organización, de normas y procedimientos debidamente
aprobados que detallen las distintas competencias por dependencias, unifique
sus normas, métodos y procedimientos, que permitan salvaguardar sus
recursos, verificar la veracidad de las operaciones, estimular la observancia de
políticas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
176
12. Los formatos de registro y modificaciones del inventario no presentan
numeración pre impresa; inexistencia de un control centralizado de Registro
de los Activos Fijos.
13. A pesar de la existencia de Equipos tecnológicos y de Informática, no existen
Programas Operativos de Sistemas Informáticos para el registro y control de
los bienes Inmuebles.
14. En tal sentido es evidente el incumplimiento de lo establecido en la
Publicación 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los
Estados de la República”, emanada del Organismo Contralor, toda vez que se
observó retrasos en los registros y control de las operaciones financieras y en
consecuencia en la presentación de los estado financieros de la Hacienda
Pública Estadal; la cuenta “Bienes Inmuebles” presentan saldos no confiables,
además de no existir Libro Auxiliares, que no permite establecer la sinceridad
de las operaciones.
15. A ello se agrega que, no dispone de registro de inventario de los bienes
inmuebles, y los existentes no se encuentran actualizados, como lo establece
la Publicación N° 20 en su anexo N° 4 “Instructivo para la Formación de
Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y
Municipios de la República”. Del mimo modo la falta de controles adecuados
sobre los inventarios que faciliten su oportuna verificación y la salvaguarda de
los mismos.
16. Errores en la Imputación Presupuestaria de las Partidas referentes a
construcción de obras, así como registros no oportunos de las etapas del
gastos durante el ejercicio presupuestario correspondiente lo que conlleva al
177
registro por la partida de deudas ejercicios anteriores o reconocimiento
administrativo.
17. Inexistencia de sistemas de archivo adecuados que garanticen el resguardo de
los documentos que soportan las operaciones que se ejecutan en las diferentes
unidades orgánicas de la Gobernación, que permitan su localización en forma
oportuna y el efectivo ejercicio de control. Por lo que, los expedientes de
contratos de construcción obras no tienen insertos documentos fundamentales
para el control de la ejecución físico-financiera y/o los existentes presentan
fallas y deficiencias
18. Existe una marcada debilidad en las políticas destinadas al logro de las metas
programadas, ya que de 414 obras iniciadas un período de cinco años, con un
costo inicial estimado de Bs. 275,25 mil millones, al 31-12-2005 registraron
atrasos en su ejecución que van de 3 a 5 años y una inversión de Bs. 1.167,20
mil millones, situación que obedece principalmente, a la insuficiencia de
recursos presupuestarios. En relación a esto se constató que las actividades
relacionadas con 77,72% de los contratos seleccionados en la actuación,
correspondientes a 86 obras, fueron paralizadas debido entre otros motivos a
cambios en los proyectos, tardanza en los trámites administrativos.
19. Finalmente y no menos importante, se constató que 14 obras, presentan
demoras en su ejecución que superan los 10 años, actividades paralizadas,
abandono y deterioro parcial de las edificaciones por efectos ambiental y
vandalismo.
Ante lo expuesto, se concluye que la gerencia desarrollada en la Dirección
General Sectorial de Educación; se realiza de forma empírica; por cuanto la misma no
cumple con las funciones básicas de la administración moderna, tales como;
178
Planificación, Organización, Dirección, y Control; sin embargo se realiza un trabajo
interesante, llevado a cabo por la mística del personal. Por lo tanto se considera
prudente y conveniente presentar las siguientes recomendaciones:
RECOMENDACIONES
Se recomienda la implementación de un Plan de Estrategias y lineamientos
gerenciales, organizativos, normativos y de procedimientos de gestión, coordinada
por la Dirección General Sectorial de Administración y Finanzas, con el objeto de
actualizar y sincerar el Registro de Bienes Inmuebles de la Dirección General
Sectorial de Educación de la Gobernación en un periodo no mayor a tres años.
PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATEGICO GERENCIAL
En las Organizaciones Publicas los altos niveles gerenciales, deben establecer
mecanismos de control sobre su propia gestión que permitan monitorear la marcha de
las operaciones administrativas y para ello establece sistemas de control interno.
Dentro de este ámbito el Ejecutivo del Estado Lara, debe tomar acciones que
le permitan aplicar reingeniería de sus sistemas. De tal manera, que un modelo de
administración de gestión está integrado cuando las unidades organizativas que lo
conforman actúan en forma absolutamente interrelacionadas bajo la dirección de un
único órgano coordinador que debe tener la suficiente competencia para reglamentar
el funcionamiento de esta, y cuando el conjunto de principios, normas y
procedimientos que están vigentes en el sistema son coherentes entre sí y permiten
interrelacionar automáticamente sus actividades.
179
La presente propuesta de un Plan Estratégico de Acciones para lograr llevar a
cabo el Registro de los Bienes Inmuebles del Sector Educativo, ha sido concebida
para diseñar, desarrollar e implantar un sistema de administración integrada para las
unidades operativas ejecutoras de obras que conforman el gobierno estadal.
Los procesos administrativos que ejecutan los organismos públicos afectan a uno
o varios sistemas simultáneamente. Esta propuesta en particular describe la gestión
administrativa que origina registros durante el proceso de construcción y adquisición
de bienes inmuebles de tal manera que permita cumplir con las siguientes actividades:
Ø Desarrollar acciones tendentes a crear una visión global de la ejecución de la
inversión y de la acción de gobierno que permita interiorizar en los
funcionarios que todas las acciones deben estar oportunamente planificadas,
programadas y que estas acciones están articuladas con los presupuestos
anuales.
Ø Dictar talleres que permita crear una cultura de registro oportuno de la
inversión no solo en el ámbito presupuestario de la Dirección General
Sectorial de Administración y Finanzas, sino además en todas las áreas
operativas que ordenan gastos con cargo al tesoro.
Ø Desarrollar Manuales de Normas y procedimientos en las áreas criticas que
ejecuten obras y que permitan que las acciones a ejecutar no queden a
discrecionalidad del funcionario que las ejecutas, sino que deben estar
enmarcadas dentro de lo indicado en los manuales y normativa legal.
Ø Crear una unidad responsable del registro y control de los Bienes Inmuebles
separada de la unidad de registro de los Bienes Muebles.
Ø Establecer un canal único de comunicación con la unidad de registro y control
de bienes inmuebles para determinar en forma clara la documentación que
debe ir anexa en los expedientes y enmarcar las acciones dentro de la
legalidad y sinceridad requerida.
180
Ø Establecer mecanismos de verificación interna en la Dirección General
Sectorial de Administración y Finanzas, que conforme las normas,
procedimientos y mecanismos que regulen los actos administrativos de
manejo y disposición del patrimonio, con el objeto de garantizar la exactitud y
veracidad de la información presupuestaria, patrimonial y técnica,
extendiendo dichos mecanismos a las demás Direcciones Generales
Sectoriales, de forma tal que las desviaciones puedan ser detectados
oportunamente y mas cercanos a su nacimiento.
Etapas para la Implementación del Plan Estratégico:
1. Decisión de la Máxima Autoridad del Estado
a. Nombramiento por parte del Gobernador mediante Decreto de una Comisión
Interdisciplinaria dotada de suficiencia competencia y amplias
responsabilidades para que en un plazo perentorio proceda a sincerar: los
costos, ubicación exacta y regulación de los Bienes Inmuebles, integrada entre
otros por funcionarios profesionales de las siguientes dependencias:
• Dirección General Sectorial de Administración y Finanzas
• Dirección General Sectorial de Educación
• Dirección General Sectorial de Infraestructura
• Departamento de Bienes Estadales
• Procuraduría General del Estado
• Consultoría Jurídica
b. Aprobación por parte del Gobernador del Acto Administrativo de asignación
de Recursos Presupuestarios a través de la Ley de Presupuesto de Ingresos y
Gastos Anual.
c. Definir lapso de ejecución para el cumplimiento del proceso.
181
d. Establecer claramente amplias competencias y atribuciones a la Comisión en
el contenido del Decreto, así como las funciones generales a ser cumplidas por
los funcionarios responsables de la Comisión.
2. Levantamiento de Información por parte de la Comisión
Ø Ubicación de los Contratos de construcción de inmuebles relativos a obras del
sector educativo.
Ø Determinar los Presupuestos Asignados a la Partida de Activos del sector
educativo durante los últimos quince años.
Ø Verificar el Registro Contable y Legal realizado a los inmuebles.
Ø Cuantificar la cantidad de Inmuebles que corresponden al sector por
municipio.
Ø Verificar en los Registros Subalternos del Estado los inmuebles que
legalmente están protocolizados.
3. Fuente de Información
Ø Archivos de la Gobernación y de los Entes Descentralizados de la
Gobernación ejecutores de obras
Ø Lugares de trabajo (Unidades Educativas)
Ø Externa (Ministerio de Educación, Alcaldias y Registros Subalternos)
Ø Órganos de Control
4. Personal Requerido
Ø Coordinador Responsable
Ø Abogados
Ø Ingenieros Inspectores de obras
Ø Especialistas Avaluadores
Ø Administradores y Contadores Públicos
Ø Auditores analistas
182
Ø Fiscales de obras
Ø Secretarias
Ø Mensajero
5. Recursos Físicos Requeridos
Ø Presupuesto Asignado
Ø Local, unidad u oficina
Ø Equipos de medición, tecnológicos e Instrumentos
Ø Vehículos
Ø Materiales
6. Preparación del Programa
Ø Fecha de Iniciación
Ø Descripción y registro de operaciones
Ø Responsables de las tareas
Ø Plazo fijado para la ejecución
Ø Coordinación y comunicación
Ø Recopilación de datos
Ø Análisis de los datos, revisar documentos, registros, etc.
Ø Resumen de la Investigación
Ø Aplicación de Cuestionarios y entrevistas
Ø Inspecciones
Ø Propuesta de cambio
Ø Toma de decisiones
7. Funciones a ser cumplidas por la Comisión.
Ø Diseñar un Plan único de ejecución programática y elaborar los lineamientos
necesarios respecto a la formación de inventarios, registros y control de bienes
183
inmuebles, que permita direccionar en forma efectiva a cada uno de los entes
y unidades para que realicen la actividad
Ø Evaluar que todas las obras y construcciones sobre edificaciones que
actualmente se estén realizando en las escuelas, se elabore el expediente con
los documentos soportes y se proceda a su registro y ubicación catastral de
manera inmediata.
Ø Regularizar la tenencia legal de los Inmuebles que sirven de sede a los
planteles escolares, habilitando el registro para cada propiedad y en
consecuencia la actualización del inventario de la planta física escolar por
municipio.
Ø Definir su situación legal, es decir, identificar los bienes propiedad del Estado,
bienes en comodato y bienes en arrendamiento.
Ø Diseñar un Sistema automatizado Integrado con el apoyo de la Oficina de
Informática de la Gobernación a los fines de establecer la comunicación en
Red entre las unidades ejecutoras del proceso de Registro y Control del
Inventario debidamente actualizado de los Bienes Inmuebles
Ø Generar planes de desarrollo local; en lo que respecta a la ejecución de
actividades de registro de bienes inmuebles que logren una verdadera
articulación con las diversas unidades del Ejecutivo; así como con los entes
Descentralizados del Estado que invierten recursos en a construcción,
reparación y mantenimiento de la infraestructura educativa adscrita a la
Gobernación.
Ø Promover entre el personal, mecanismos o acciones informativas en lo que
respecta a la filosofía de Gestión institucional; tendientes a consolidar e
internalizar en ellos dicha filosofía, con miras a lograr un mayor sentido de
identificación y pertenencia con la organización.
Ø Sincerar la nómina de cargos que presenta la Dirección en el área especifica
de bienes ; para establecer una correspondencia entre las actividades que
realizan los funcionarios y los cargos que estos desempeñan; a fines de ubicar
184
el nivel de formación y profesional con respecto al cargo que desempeña en
la Dirección
Ø Implementar en la Dirección, un programa de evaluación y desempeño del
trabajo que realizan el personal; con miras a lograr criterios uniformes en la
ejecución los informes de Gestión que son presentados ante las instancias que
los requieren.
Ø Capacitar al personal en forma permanente con miras a lograr una política de
formación y capacitación del personal; que permita el mejoramiento continuo;
y se logre mejorar los niveles operativos de la Dirección.
Ø Diseñar, aprobar e implantar los manuales de normas y procedimientos para
cumplir las funciones atribuidas en la normativa aplicable.
Ø Diseñar e implementar un sistema de archivo que garantice el resguardo y
localización oportuna de los documentos
Plan de Acciones para el Registro Contable
Elaborar un cronograma de reuniones y actividades a ser cumplidas en un
periodo no mayor dos (2) años fiscales, con la finalidad de garantizar la unificación
de esfuerzos para el logro del cometido de la comisión, de tal manera que se inicie
con las actividades previas al registro contable que a continuación se enumeran:
ü El responsable de la Dirección de Administración debe adecuar los
distintos registros auxiliares manejados por la dependencia a objeto de
cumplir con lo dispuesto en el artículo 15 del Reglamento Parcial N° 4 de
la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad Pública (Gaceta Oficial N°
5.623 Extraordinario del 29-12-2002), el cual indica que “Los formularios
y registros prescritos en los manuales que forman parte del sistema para la
ejecución y registro contable de las transacciones son de uso obligatorio
185
por los funcionarios responsables de las unidades administradoras de los
órganos de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente”.
ü Implementar los mecanismos necesarios que conlleven la supervisión
adecuada y permanente a los funcionarios a quienes se les haya
responsabilizado de funciones y tareas vinculadas con la contabilidad del
organismo, con el objeto de evitar errores, fallas, omisiones, tal como lo
establece el artículo 13 del Reglamento Parcial N° 4 de la LOAFSP.
En caso de Inmuebles Educativos existentes desde años anteriores
ü Con la información de vieja data, implementar mecanismos de supervisión
in situ de las edificaciones educativas, realizando para ello levantamientos
topográficos, linderos, planos y mensuras, coordinando con la oficina de
catastro de los Municipios del Estado.
ü En aquellos casos que no se tengan documentos que comprueben la
propiedad de terreno del Inmueble Educativo, una vez agotados todos los
tramites para su obtención y localización se procederá previa
reconocimiento de la Procuradora a elaborar documento supletorio.
ü Definido la propiedad de los Inmuebles, recolectada la información de
linderos, esquemas, planos y fotográficas, se procede a elaborar los
avalúos de cada propiedad a los fines de su registro contable y legal
subalterno.
En caso de Inmuebles Educativos existentes y en los que se ejecutan obras de
mejoras y ampliaciones
ü La Dirección de Infraestructura al ejecutar obras de mejoras y
construcciones adicionales al inmueble, debe canalizar ante la Oficina de
Procuraduría General del Estado el titulo supletorio debidamente notariado
186
y registrado para remitirlo a la oficina de Bienes que procederá al registro
contable.
En caso de Inmuebles a ser adquiridos para el sector educativo
ü Las unidades de Infraestructura y Consultoría Jurídica al obtener la
autorización para tramitar la adquisición de inmuebles con destino al
Sector Educativo, deben obtener y /o coordinar la realización del avalúo
por un especialista del área de Ingeniería para comprometer la asignación
en el presupuesto.
ü La Consultoría Jurídica deberá remitir el documento notariado y/o
registrado, con los soportes a la Oficina de Bienes de la Gobernación para
la apertura del expediente respectivo y su Registro en la Contabilidad.
En caso de Nueva Obras de Infraestructura para el sector educativo
ü La Dirección General Sectorial de Infraestructura antes de la Contratación
para la Construcción y ejecución de obras deberá obtener:
§ Titulo de Propiedad del terreno donde se pretende construir.
§ Solvencia y planos de ubicación.
ü Concluida la obra, la Dirección de Infraestructura deberá remitir
expediente (contentivo del contrato y costo final de la obra) a la unidad de
Consultoria Jurídica para que tramite documento de propiedad ante la
Notaria Publica y Registro, para ser enviada posteriormente a la Oficina de
Bienes de la Gobernación a los fines del registro contable.
ü El titular del Ejecutivo junto con los Directores Generales Infraestructura
y demás entes adscritos y del Cuerpo de Ingenieros, debe efectuar las
gestiones necesarias para obtener los recursos financieros que permitan dar
187
prioridad a la terminación de aquellas obras que presentan alto porcentaje
de avance físico, proyectos totalmente definidos y en las cuales estén
solventados los permisos con otros organismos públicos y efectuados los
pagos de bienhechurías a terceros.
ü Los titulares de las Direcciones de Administración deben evaluar la
situación actual de los contratos de obras, inspecciones y proyectos que
aún tienen anticipos pendientes por amortizar y agotar las vías legales para
la recuperación de los anticipos que los contratistas mantienen en su
poder. Igualmente, deben implementar un sistema de control adecuado y
confiable de la cancelación de las órdenes de pago y de las cartas orden
por contrato, con el objeto de precisar los pagos sujetos a repetición por
parte de las empresas contratistas.
ü Los responsables de las Direcciones de Finanzas e Infraestructura deben
confrontar los saldos de anticipos, para depurarla información existente e
implementar políticas que conduzcan al cierre administrativo de aquellos
contratos que tienen suscritas las actas de terminación o de recepción
provisional.
ü Ejercer las acciones tendentes a ubicar los comprobantes de la inversión
presupuestaria debe girar instrucciones pertinentes con el fin de mantener
actualizado el registro de las operaciones presupuestarias y financieras que
realice, las cuales deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa y archivarse siguiendo un orden que facilite su oportuna
localización y conservación, de acuerdo con las pautas establecidas en las
Normas Generales de Control Interno y a los Principios de Contabilidad
de Aceptación General.
ü Crear los procedimientos necesarios con el objeto de garantizar que las
paralizaciones o prórrogas en la ejecución de obras sean autorizadas sólo
en casos justificados.
188
8. Elaboración, presentación y exposición de Informe s
Ø General
Ø Ejecutivo
Ø Conclusiones
Ø Recomendaciones
9. Implantación y Seguimiento
Ø Comunicar, Difundir e Inducir a los funcionarios sobre la aplicación de los
manuales.
Ø Transcripción de la información en el Sistema automatizado implementado.
189
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