Informe Gerencial

5/13/2018 Informe Gerencial - slidepdf.com

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Informe Gerencial

Informe gerencial es un sistema de información q interactúan entre sí, que cumple las

necesidades tanto para la parte de operaciones como la parte administrativa. También se

puede decir que es un conjunto de información extensa coordinada que transforman los

datos en información en una variedad de forma para la mejora de la productividad de

acuerdo al estilo y características de los administradores

IMPORTANCIA DE LA OBTENCIÓN DE LOS INFORMES.

Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar información confiable y

oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a

tiempo o estos no cubren con las expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor del contralor, de manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con

respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones delnegocio.

Los sistemas administrativos de información rápidamente se han vuelto indispensables para la planeación de la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que esindispensable que los que elaboran informes gerenciales comprendan como se debe

diseñar, implementar y administrar esos sistemas de elaboración de informes.

El presente material presenta un lineamiento y las características indispensables que

deben cubrir los informes gerenciales para que cumplan con su objetivo; ya que

solamente con información precisa y oportuna, los contralores pueden dar el

seguimiento a las metas y modificar sus planes dentro de la realidad.

COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES

Una buena comunicación es muy importante para los administradores por dos razones:

y La comunicación es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas

de planeación, organización, dirección y control.

y La comunicación es la actividad en la que los administradores dedican una abundantecantidad de tiempo.

En el momento en el que vivimos, la administración se torna cada vez mas difícil y

sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de información y en especial,

los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya

que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan elfuturo de las empresas o entidades. Por esta razón, la función de ³elaborar informes

gerenciales´, cobra especial importancia en la administración estratégica dentro de la

organización.

Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes

aspectos importantes.

y Calidad de la información.



Cuanto más exacta sea la información contenida en los informes mejor será su calidad y

los administradores podrán recurrir a ellos con más confianza cuando tomen unadecisión.

y Oportunidad.

Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada enel tiempo indicado para la acción apropiada.

y Cantidad de información.

Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los

informes cuenten con suficiente información, cuidando de no saturarlos de datos

irrelevantes e inútiles, ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos,

provocando decisiones equivocadas.

y Relevancia de la información.

La información contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan

al usuario tomar decisiones en relación a los objetivos que se persiguen, incluyendo

hechos importantes que puedan afectar la decisión o el curso de acción adoptado.

Para la presentación de informes es importante considerar los siguientes puntos:

y Adaptar el informe al destinatario.

y Adaptar el informe al organigrama.

y Mantener la cantidad de informes al mínimo.

y Elaborar informes oportunos.

y Utilizar informes de acción.

y Incluir solo datos esenciales.y Emitir informes con anticipación.

y Recalcar la responsabilidad.

y Estandarizar la presentación, los formatos, etc.

y Simplificar y clarificar.

y Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.

y Utilizar ayudas visuales.

y Controlar la distribución.

Enfoque

A medida que los organismos del gobierno, accionistas, acreedores y grupos de interés público reclaman mayor y más detallada visibilidad de los negocios, los requerimientosde los informes son cada vez mayores, ya que deben contener todos los datos que

proporcionen información clara y comprensible, que sirva para el propósito que fuecreada y no desvirtué su fin último, sea por el que fue solicitada o rendida, (la

información).

Los informes van desde comunicados de prensa de los informes anuales, en el caso deempresas que coticen en la Bolsa de Valores; hasta las declaraciones de impuestos,



análisis de variaciones de precios, posición de con respecto a la competencia, entre

otros.

Es importante mencionar que así como cada empresa, entidad o sistema de que se trate,difiere en operaciones, así mismo los informes que emite ya sea internos o externos

serán de acuerdo a sus necesidades y considerando al destinatario y los fines que este

persigue, sin obedecer a un modelo rígido.

Los informes como se menciona en la parte anterior, pueden ser:

y Internos

y Externos

Informes externos:

y Informes fiscales: para enterar a los respectivos organismos de gobierno federal,

estatal y municipal, de sus operaciones con el fin de cumplir con las disposiciones

normativas al respecto.

y Informes reglamentarios: para los organismos del gobierno que controlan aspectos

específicos de los negocios. Por ejemplo: Una empresa dedicada a la elaboración yventa de alimentos, debe cumplir con ciertas disposiciones sanitarias y enterarlas a la

SSA.(Secretaria de Salubridad y Asistencia).

y Informes para inversionistas y acreedores: esta información a menudo se le conocecomo información financiera, y presenta los resultados de la operación de un negocio y

la situación de financiera en la que se encuentra después de un periodo dado.

Como se encuentra dentro de un informe externo aplica para las empresas que seencuentran entre el publico inversionista y para los informes que solicitan las

instituciones bancarias al solicitar creditos.

y Información al público en general: se enfoca a presentar los productos o servicios alconsumidor o usuario, buscando captar su atención y convertirlo el un cliente potencial;

así mismo le presenta al publico en general diversas situaciones importantes que puedanser de interés. Por ejemplo, las Compañías que venden combustible o energía lanzan

campañas periódicas que destacan la disminución de los recursos naturales conocidos y

la necesidad de obtener utilidades para financiar la explotación y la investigación de

nuevas opciones.

Informes internos

y Informes a los empleados: se da para que los empleados tengan conocimiento desituaciones que de su interés, como pueden ser el resultado anual de utilidades de la

empresa con objeto de conocer su participación en las mismas, también un informe de

control de costos de producción, sobre todo si estos influyen en su eficiencia laboral yles brindan algún incentivo, al hacerlo altamente productivo. Ej. En el caso de las

maquiladoras por periodos les informan que tanta productividad ha logrado cada grupo



de trabajo o mini fábrica, y dependiendo de este resultado tanto de costo de la materia

prima empleada y del tiempo empleado se incentiva al personal.

y Informes administrativos: estos informes le sirven a los administradores para evaluar

el resultado obtenido con las metas planeadas, sirven de apoyo para prever nuevamente

el futuro en base a la situación alcanzada al proporcionar hechos y pronósticos

numéricos útiles, y la oportunidad de ejecutar acciones de control correctivo.

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