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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA
ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO
HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION
CENTROCCIDENTAL
Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Magister Scientiarium en
Contaduría, Mención: Auditoría.
Participante: José G. Fírvida M.
Barquisimeto, Enero de 2012
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA
ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO
HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION
CENTROCCIDENTAL
Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Magister Scientiarium en
Contaduría, Mención: Auditoría.
Participante: José G. Fírvida M.
Tutor Académico: Dr. Pedro Rangel
Barquisimeto, Enero de 2012.
iii
iv
Dedicatoria
A mi hija Rachel Indira; compañera en esta travesía, quien con su sola presencia se convirtió en el mayor estimulo para alcanzar la meta.
Con la certeza que superará con creces los logros de su padre.
Para ti mi bendición…
v
Agradecimiento
Mi agradecimiento inmenso a Gladys Sánchez, sin su ayuda, colaboración y palabras de estimulo en momentos de duda no hubiese
sido posible culminar este trabajo.
A Niosoty y Luis, quienes en todo momento fueron pilar fundamental para seguir adelante.
Al Profesor Alexis Colmenárez por su apoyo y ejemplo de
superación, estudio y trabajo
vi
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA
ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO
HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS
EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION
CENTROCCIDENTAL
Por: Licenciado José G. Fírvida M.
Tutor Académico: Dr. Pedro Rangel
RESUMEN
El desarrollo del presente estudio está orientado al control de gestión contable
como instrumento para el tratamiento de los activos fijos, es por ello que se centra en
el análisis del control de gestión contable como herramienta para el tratamiento de los
activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental. Analizar el
mencionado control, requiere que se tenga en cuenta el contexto en el que la
organización opera, pues particularmente, debe diseñarse de forma coherente con las
personas que la componen, con la cultura de la organización, su entorno y
especialmente, debe estar vinculada a la estrategia. Lo que implica el diagnóstico de
requerimiento de información solicitada en el departamento de bienes nacionales para
el registro en la valoración inicial y posterior, aspectos técnicos y operativos en
cuanto a la presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros
preparados por las Universidades Públicas, que demuestre su propiedad, valor
nominal, depreciación, fecha de adquisición, ubicación, reparación, mantenimiento y
el tratamiento contable dado a cada uno de ellos. El diseño de la investigación, es de
carácter descriptivo y la investigación se ubicó en un estudio analítico apoyado en un
diseño documental. Como instrumento de recolección de datos se empleó una matriz
de análisis relacional y para la observación directa una lista de cotejo. Como
resultado de éste estudio se tiene que en la universidades en estudio, realizan el
registro contable de los activos fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el
momento de su adquisición, considerando sus características, contabilizándolos a su
costo original (valor inicial) incluyéndose además con su fecha de compra pero este
no incluye el precio de compra más todos aquellos soportes que se pagaron para que
esté en optimo funcionamiento, ni los desembolsos relacionados con las mejoras y
reparaciones relacionadas con el activo fijo.
vii
LISANDRO ALVARADO UNIVERSITY
DEAN OF ADMINISTRATION AND ACCOUNTING
COORDINATION OF GRADUATE STUDIES
MASTERS IN ACCOUNTING AUDIT MENTION
ANALYSIS OF ACCOUNTING MANAGEMENT CONTROL AS A TOOL
FOR THE TREATMENT OF FIXED ASSETS PUBLIC UNIVERSITIES IN
THE REGION CENTROCCIDENTAL
By: Mr. José G. Firvida M.
Academic Tutor: Dr. Pedro Rangel
SUMMARY
The development of this study is focused on the accounting and management
control tool for the treatment of fixed assets, which is why it focuses on the analysis
of accounting and management control tool for the treatment of fixed assets in the
Public Universities the center-western region. Analyze the audit, requires taking into
account the context in which the organization operates, particularly as it should be
designed in a manner consistent with the people who compose the organization's
culture, environment, and especially, must be linked. What the strategy entails the
requirement diagnostic information requested in the department of national assets for
registration in the initial and subsequent to the initial, technical and operational
aspects of management control in the treatment of fixed assets of presentation and
disclosure of fixed assets in financial statements prepared by public universities, to
show your property value, depreciation, acquisition date, location, repair,
maintenance and the accounting treatment given to each one of them and the
fulfillment of the laws, regulations and rules applicable in the treatment of assets by
public universities in the center-western region. The research design is descriptive
and research was at an analytical study design relied on a documentary. As data
collection instrument used a matrix of relational analysis and a direct observation
checklist. As a result of this study is to be studied at universities perform accounting
of fixed assets incurred attending the nominal value at the time of its acquisition,
considering its characteristics and accounted for at original cost (initial value) also
includes its date of purchase but this does not include the purchase price plus all those
media that is paid to optimal operation or expenditures related to improvements and
repairs related to the asset.
viii
INDICE
Pág.
INDICE GENERAL………………………………………………………… viii
INDICE DE CUADROS………………………………….……………….… x
INDICE DE MATRICES…………………………………………………… xi
INDICE DE GRAFICOS……………………………….…………………… xii
INTRODUCCION…………………….………………….……………….…. 13
CAPITULO I
El Problema
Planteamiento del Problema................................................................................ 16
Objetivos de la Investigación
General................................................................................................................ 24
Específicos.......................................................................................................... 24
Justificación de la Investigación………………………………..……..…….… 25
Alcance y Delimitaciones………………...……………….……..…………….. 26
CAPITULO II
Marco Teórico
Antecedentes de la Investigación….…………………………………………. 28
Bases Teóricas……………………….…………….…….……………………. 36
Bases Legales…………………………………………….…………………… 63
Sistema de Variables………………………………………………………..… 66
Definición Conceptual de las Variables………….………….….…………….. 67
CAPITULO III
Marco Metodológico
Enfoque Epistemológico….……...…………………………….……………... 70
Diseño de la Investigación………………………………….………………… 72
Tipo de la Investigación…………………………………….……….…..……. 73
Universo………………………..……………………………….……….……. 76
ix
Muestra……………….……….……………………………………………… 77
Técnicas de Recolección de Datos………..…………………………….……. 78
Técnica de Análisis Documental………………………………….…….…..… 79
Técnicas de Análisis de Datos…….………………………………….……..… 81
Procedimiento………………………………………………………….…..….. 82
CAPITULO IV
Análisis e Interpretación de los Resultados……………………....………… 84
CAPITULO V
Conclusiones…………………………………………….………….………… 104
Recomendaciones………………………………………….….………..…….. 108
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.......................................................... 110
ANEXOS……………………………….……….…………………………….. 114
x
Índice de Cuadros
Pág.
Cuadro No. 1 Operacionalización de las Variables……….……..…………... 69
Cuadro No. 2 Matriz de Análisis………………………………..…………… 80
Cuadro No. 3 Ficha de Control …………………………………..……..…... 81
Cuadro No. 4 Tratamiento Contable………….……………………………… 87
Cuadro No. 5 Tratamiento Contable…………….…………………………… 89
Cuadro No. 6 Tratamiento Contable…………….…………………………… 90
Cuadro No. 7 Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos…………….…….……………
92
Cuadro No. 8 Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos……………….….……………
93
Cuadro No. 9 Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos…………….….………………
95
Cuadro No. 10 Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto
al tratamiento de los activos………………….…..……………
97
Cuadro No. 11 Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto
al tratamiento de los activos……………….……..……………
98
xi
Índice de Matrices
Pág.
Matriz No. 1 Cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las
Universidades Públicas de la Región
Centroccidental…………………………………………………
85
xii
Índice de Gráficos
Pág.
Gráfico No. 1 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable…………………………………………
88
Gráfico No. 2 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable…………………………………………
89
Gráfico No. 3 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable…………………………………………
91
Gráfico No. 4 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración
de los Activos Fijos……………………………………………
92
Gráfico No. 5 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración
de los Activos Fijos……………………………………………
94
Gráfico No. 6 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración
de los Activos Fijos…………………………………………...
96
Gráfico No. 7 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación a los
aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto
al tratamiento de los activos…………………………………
97
Gráfico No. 8 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación a los
aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto
al tratamiento de los activos……….……………………….....
99
13
Introducción
La adhesión del sector público y privado a altos estándares de presentación de
información financiera, es esencial para el crecimiento económico de un país, es por
ello que en casi mas de cien países a nivel mundial, se ha puesto de manifiesto la
necesidad de reformar la administración pública, con el fin de adecuarla a los
cambios producidos en el entorno político, económico y social, considerándose para
tal, la contabilidad como la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por lo tanto las decisiones financieras.
De allí que, en la actualidad la organización interna de cualquier empresa, es
un punto muy importante para el éxito de la misma, pues de dicha organización, es de
donde más dependen todas sus fortalezas y al mismo tiempo sus debilidades. Todas
las acciones realizadas dentro de un ente son importantes para el crecimiento del
mismo, pero como bien sabemos cada acción en una empresa es imprescindible para
otorgar a la gerencia y a la sociedad la posibilidad de conocer el ente sobre el cual
tomará importantes decisiones de carácter financiero y económico.
Al relacionar lo antes mencionado con los activos fijos, o de capital, del sector
público, los que también son llamados, bienes de uso, activos físicos no corrientes, de
dominio público, infraestructura, históricos y comunitarios, se desprende la
importancia de llevar un registro contable en donde se refleje claramente el
tratamiento en cuanto al registro de los mencionados activos desde el momento de su
adquisición, amortización y durante sus vidas útiles.
En el caso de la Universidades Públicas venezolanas, un punto importante a
considerar es el relacionado con el presupuesto, con el cual garantizan su
funcionamiento y cumplimiento en la planificación de sus actividades, además de la
adquisición de activos fijos donde se incluyen mobiliarios y equipos distribuidos en
14
todos los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales. Es importante acotar que
las adquisiciones de activos fijos o bienes de uso, están reguladas por las normas de
contabilidad establecidas por la Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público, lo que comprende también su traslado y desincorporación signado por
el término de bienes de Estado.
Ahora bien, con base en lo antes expuesto, se propone una investigación
dirigida a analizar el control de gestión contable como herramienta para el
tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental, estudio que se estructura formalmente en cinco (5) capítulos, los
cuales se detallan a continuación:
Inicialmente se presenta el Capítulo I, que comprende el planteamiento del
problema, que se inicia enfocando globalmente el tema, se destaca su importancia y
enfatiza la situación problemática. En base a este planteamiento, se formularon los
objetivos, los mismos se presentan de acuerdo con su complejidad, primero el
general, luego los específicos; posteriormente se justifica la investigación y se
determina el alcance y limitaciones de la misma.
Seguidamente el Capítulo II, describe el referente teórico, el mismo contiene
una serie de elementos conceptuales que sirven de base a la indagación por realizar,
en el que se exponen los antecedentes de la investigación, referido a los estudios
previos y trabajos de grado relacionadas con el problema planteado; bases teóricas,
que comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones con un punto de vista o
enfoque determinado, dirigido a explicar el problema planteado de acuerdo con los
objetivos trazados. En este capítulo también se presenta para su definición y
aplicación el sistema de variables y finaliza con el cuadro desagregación de estas
últimas.
15
En este orden, el Capítulo III, reseña: la naturaleza de la investigación, en la
misma se detalla el grado de profundidad con que se aborda la unidad de estudio, para
el cual son válidas las conclusiones que se obtuvieron como producto de la
investigación; las técnicas de recolección de datos, y los procedimientos, describen
las distintas operaciones a las cuales fueron sometidos los datos estudiados.
Al respecto, el Capítulo IV, se desarrolla el análisis e interpretación de los
resultados. Recabada la información se procesa en consistencia con las variables, los
objetivos y las interrogantes planteadas, dicho análisis se efectúan a través de
matrices, cuadros y gráficos con su respectivo análisis; los que conllevan
posteriormente a establecer conclusiones y recomendaciones, en lo que se refiere al
control de gestión contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos
en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Finaliza presentando el Capitulo V, correspondiente a las Conclusiones y
Recomendaciones, que son el producto de un exhaustivo análisis de la información,
que dan respuestas a los objetivos planteados en la investigación. Por último se hace
referencia a la bibliografía empleada para la realización de esta investigación y
anexos pertinentes.
16
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En la medida en que las organizaciones alcanzan una mayor dimensión; su
base debe ser el orden de la información que permita la actuación y permanencia en el
medio ambiente externo, puesto que, en un mundo globalizado donde las barreras y
limites están impuestos por organizaciones de índole mundial, las empresas públicas
y privadas, han tenido la necesidad de irse enmarcando en este medio, compuesto por
constantes cambios que afectan directa e indirectamente toda la estructura de la
información.
Ante tales desafíos, señala Koontz (2007) que al no poder concebir una acción
gerencial sin la idea de futuro, el reto presentado a la gerencias dentro de esta
imprevisible realidad es el guiar de las organizaciones a través del ejercicio de
acciones dirigidas hacia un nuevo porvenir, basándose en procesos efectivos de
comunicación, control e información capaces de integrar acciones y voluntades de los
sujetos que las conforman.
Por su parte menciona Montes (2008) que, las organizaciones en la actualidad
cuentan con un enorme potencial en cuanto a recursos intangibles, los cuales
realmente las conllevan a sobrevivir y mantenerse con éxito dentro de un mundo tan
complejo en el que hoy día se desenvuelven, por ello la comunicación, la
información, el control y el conocimiento juegan un rol trascendental, trastocando
otros ordenes como los valores, principios, las instituciones, los procesos
mecanicistas y estandarizados, así como las reglas tradicionales caracterizadas por
17
servir como orientadores rígidos para alcanzar la visión y los objetivos
organizacionales.
La realidad, mostrada por los autores antes mencionados, representa un gran
reto a las organizaciones venezolanas, y muy especialmente las del sector público,
como son la Universidades Públicas, lo cual genera un gran compromiso, un desafío y
responsabilidad para quienes ocupan cargos de gerencia y control, pues si bien es
cierto que éstas organizaciones responden a intereses distintos en comparación a las
organizaciones del sector privado, ambas se desarrollan bajo lógicas de actuación
diferentes pero indefectiblemente comparten, interactúan y se mueven dentro de una
misma realidad, Hernán (2008).
Extrapolando lo señalado a las Universidades Públicas venezolanas, las que
están consideradas como colectivos de derecho público, dotadas de personalidad
jurídica y de patrimonio propio que gozan de amplia autonomía estatutaria, científica,
pedagógica, disciplinaria, administrativa y financiera, con la principal misión de
organizar los saberes superiores y la investigación, por cuanto son centros de
creación, transmisión y difusión de la cultura, de la ciencia y tecnología, las cuales a
través de la articulación del estudio, la docencia y la investigación, se integran en la
vida de la sociedad.
Para este cúmulo de funciones, se hace necesario la aplicación de recursos en
la ejecución en conjunto de sus actividades, con el fin de alcanzar sus objetivos
estratégicos; puesto que la actual coyuntura exige de estas instituciones una capacidad
de respuesta mucho más rápida y un funcionamiento más eficiente, que difícilmente
se conseguirán sin la implantación de nuevas estrategias.
Al respecto, según los informes anuales presentados por el Ministerio de
Finanzas, desde la década de los ochenta, el panorama financiero de Venezuela se
18
enrareció, y con él, las relaciones financieras Estado-Universidad. El modelo rentista,
en cuanto a la obtención de ingresos se refiere, se agotó; no así en cuanto al gasto,
dado que las instituciones y la población en general no internalizaron las nuevas
realidades y, aun cuando momentáneamente Venezuela goza de una bonanza en
cuanto a precios petroleros se refiere, ya existe la conciencia de que esa holgura
financiera es efímera y no sustentable.
Lo anterior implica un cambio de paradigma en las finanzas de la nación, en
general y por ende en las universitarias, en particular, así como en todos los
subsistemas interrelacionados. Aunado a lo anterior, y tal como lo señala Fuenmayor
(2004), la dependencia casi absoluta del Estado, además de una organización
absurdamente burocrática, centralizada, rígida, reactiva y anárquica, conspira contra
cualquier intento de modificar el status quo. De allí que, la calidad, pertinencia y
equidad promovidas por la Organización de las naciones Unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura (UNESCO) desde 1998, no han pasado de ser meras palabras
retóricas en el sector universitario venezolano.
En este sentido, es oportuno reconocer que los recursos son escasos y las
necesidades incontables, por lo que se requiere encontrar alguna metodología válida
que relacione realmente los recursos con las metas planificadas y logradas. Es
imperativo, asumir un modelo de control de gestión contable, en el cual se separe lo
inadecuado de lo eficiente; es decir, medir, controlar, evaluar, compensar los fondos
institucionales, invirtiendo los excedentes que puedan generarse, prioritariamente en
la causa o no de fines relevantes en lo académico, humano y social.
En virtud de lo señalado y para adecuar el funcionamiento interno a las
exigencias actuales del entorno, las universidades deben definir su política
organizacional de la manera más conveniente, para aprovechar las oportunidades que
les brinda el entorno y de acuerdo con sus capacidades y recursos, mantener su
19
competitividad para lo cual se estructuran y coordinan sus elementos de una
determinada forma, además para dar respuestas a las personas interrelacionadas de
acuerdo con las actividades que realizan con los recursos económicos.
Para tal fin, resulta imperativo contar con sistemas de control, entre el que se
destaca el de gestión contable que permite visualizar el desarrollo de la planificación,
la utilización de los recursos y proyectar resultados satisfactorios de acuerdo con la
percepción o visión de la organización, en cuanto a la necesidad de obtener
rendimientos positivos de los recursos disponibles.
Al respecto Montes (2008) sostiene que el control de gestión contable, es el
conjunto de procedimientos que guían no solo el control del resultado, sino también
la elección del comportamiento de los que deben tomar decisiones para que actúen lo
más eficientemente posible a fin de alcanzar los objetivos de la organización a partir
de los recursos disponibles. Continúa el autor señalando que el correcto
funcionamiento de cualquier organización exige que todos sus componentes se
comporten de la manera que sea la más adecuada para el logro de sus objetivos.
En otras palabras, el control de gestión contable, permite a los
interrelacionados de la organización, propietarios, personal, Estado y sociedad,
establecer el reflejo de la eficacia y eficiencia de las decisiones que se hayan tomado
en relación a los recursos económicos, de lo cual, en el mejor de los casos, se aspira
generen resultados satisfactorios para asegurar la estabilidad de la organización
universitaria.
Paralelo a las anteriores consideraciones, es fundamental apoyarse en la
contabilidad centrada en la gestión financiera, la cual analiza continuamente los
orígenes y las causas de los resultados, desglosados en los costos correspondientes a
cada ingreso, comparando cómo debería haberse realizado la actividad económica
20
programada con el nivel obtenido de las variables, que sirven para el aprendizaje y
mejora continua de la organización.
En ese particular, es importante tener en cuenta que para la gestión financiera
de la organización es imprescindible fundamentar el análisis en información amplia,
precisa, específica y confiable que permita interpretar el comportamiento económico
de la organización para tratar temas contables que provengan de productos
financieros complejos, mantenidos además para una variedad de propósitos que
dependen de las intenciones de la administración; es un proceso complejo que, dada
la actual estructura y las actividades de cada universidad, afectará a un amplio
abanico de aspectos, contables y no contables.
En ese contexto, Estupiñan (2010) señala que el nuevo estilo de dirección de
las finanzas que presupone el perfeccionamiento empresarial, ha creado las bases para
que las empresas puedan desarrollar de forma organizada todas las transformaciones
necesarias que permitan lograr una gestión eficiente, económica y eficaz, a través de
indicadores financieros. En este orden de ideas, durante el proceso de análisis de
estados financieros se dispone de una diversa gama de posibilidades para satisfacer
los objetivos emprendidos al planear y llevar a cabo dicha tarea de evaluación.
En esa perspectiva, es de especial interés la presente investigación orientada al
análisis de la gestión contable como herramienta para el tratamiento de los activos
fijos en la Universidades Públicas de la Región Centroccidental; entendiéndose como
tal, según Lara (2004), al grupo que está formado por todos aquellos bienes y
derechos propiedad de la empresa u organización que tienen cierta permanencia o
fijeza y se han adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos, los cuales
cuando se encuentran en condiciones no adecuadas, o no puestas en servicio efectivo,
si pueden ser objeto de venta o desincorporación.
21
Puesto que, las Universidades Públicas forman parte de las instituciones y
estructura del Estado mediante las cuales se desarrollan las acciones del sector de
Educación Superior, las mismas deben regirse en sus sistemas contables bajo las
disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Financiera (2000), donde se
provee según el artículo 121 lo siguiente:
El sistema de contabilidad pública comprende el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos técnicos que permite valorar,
procesar y exponer los hechos económicos financieros que afecten o
pueden llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes
descentralizados.
Aunado a lo anterior, es preciso acotar que en ese sistema de contabilidad
pública, se deben atender normas generales de contabilidad general de la República y
los demás principios de aceptación general válidos para el sector público, por
consiguiente, la gestión contable de los activos fijos de las Universidades Públicas,
deben administrarse bajo estos criterios.
Tal es el caso y según la experiencia del investigador, se puede notar que en el
caso de las Universidades Públicas de la Región Centroccidental a saber Lara
Portuguesa y Yaracuy, existen normativas y ordenamientos que rigen la identificación
y registro de los activos fijos, tal como lo señala la Oficina Nacional de Contabilidad
Pública, los que permiten identificar y describir la operatividad de los procedimientos
que realiza el Departamento de Bienes Nacionales y el Departamento de Contabilidad
para el control de los activos fijos. Sin embargo, y tomando en consideración, la
cantidad de los activos, el tamaño de sus inventarios y la naturaleza de los mismos, no
hay certeza plena en cuanto al cumplimiento de normativas que homologuen el
tratamiento de las depreciaciones, desincorporaciones, donaciones y más aún de su
presentación en los estados financieros anuales exigidos por la Ley para cada
Universidad.
22
Asimismo, la situación problemática antes planteada conlleva a inferir que en
los estados financieros anuales preparados por las Universidades Públicas en estudio
el patrimonio va creciendo pero el mismo no es compatible con la realidad existente
en el archivo de registro y control de los activos fijos, el cual en las actividades de
conciliación de activos fijos no está conformado por la información legal que
demuestre su propiedad, información financiera que demuestre su valor nominal y
depreciación e información administrativa que demuestre fecha de adquisición,
ubicación, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, código de
identificación y traslado; entre otros; por lo tanto, no podrían ser utilizados como base
precisa para la toma de decisiones.
Por otra parte, la naturaleza de los activos fijos determina su control en
concordancia con las normas establecidas; no obstante, la dinámica propia de las
Universidades, la experticia administrativa de los funcionarios responsables del
manejo de los registros contables, el reciclaje del conocimiento y la actualización en
el ámbito del control de los activos fijos; dificulta el seguimiento contable de los
mismos y por consiguiente, su reflejo en los estados financieros de las Universidades
objeto de estudio, no es compatible con la realidad existente.
Es por ello y sobre la base de lo antes expuesto, adquiere relevancia la
propuesta de investigación definida en analizar el control de gestión contable como
herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de
la Región Centroccidental. Situación ésta que permite formular las siguientes
interrogantes en función de abordar a profundidad dicho planteamiento:
¿Cuál es la situación actual en relación a los requerimientos de información solicitada
en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoración inicial y
23
posterior a la inicial, perteneciente a los actuales activos fijos en las Universidades
Públicas de la Región Centroccidental?
¿Cuáles son los aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al
tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental?
¿ Como es la presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros
preparados por las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, que
demuestre su propiedad, valor nominal, depreciación fecha de adquisición, ubicación,
reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos?
¿Cuál es el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Públicas de la
Región Centroccidental?
Considerando lo antes planteado, y una vez respondidas las interrogantes el
investigador considerará necesario formular lineamientos generales que contengan
normas y procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se
consideran sugerencias para fortalecer el control de gestión contable en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental, para lo cual se formula los
siguientes objetivos:
24
Objetivo General
Analizar el control de gestión contable como herramienta para el tratamiento
de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual en relación a los requerimientos de información
solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoración
inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Evaluar los aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al
tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental.
Indagar la presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros
preparados por las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, que
demuestre su propiedad, valor nominal, depreciación fecha de adquisición, ubicación,
reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Públicas de la
Región Centroccidental.
Formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el
tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el
control de gestión contable en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental.
25
Justificación
Para la mayoría de las empresas públicas y privadas en los albores del siglo
XXI, la clave debería ser la transparencia administrativa, económica y financiera y de
su gestión, lo cual se logra estableciendo procesos de integración ordenado con
documentos fuente, libros y controles en los diferentes niveles y áreas de ejecución
para producir información oportuna y confiable.
Estas razones, inducen a señalar que el activo fijo de las Universidades, está
conformado por los bienes muebles (mobiliario, equipos y vehículos) adquiridos por
éstas, para desempeñar sus funciones académicas, administrativas, y de apoyo
logístico a las mismas. Debe ser política de éstas casas de estudio mantener un
estricto control sobre los bienes muebles del activo fijo, y que además la propiedad de
los mismos sea perfectamente demostrable y su existencia comprobable; por lo que
deben mantener un archivo actualizado de registro y control de activos fijos, el cual
este conformado con toda la documentación legal, financiera y administrativa que
demuestre propiedad, costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, entre otros.
Así, al considerar que la inversión más significativa que tienen las
Universidades, se encuentra hecha en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos
el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible, es por ello, que surge el
análisis del control de gestión contable como herramienta para el tratamiento de los
activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, tomando
como base que los registros deben incluir todos los costos que se relacionan
directamente con su adquisición o construcción, incluso aquellos necesarios para que
los bienes queden en condiciones de ser utilizados. Por consiguiente, el costo de los
activos fijos debe incluir partidas tales como: impuesto al valor agregado, costo de
diseño, cargos por transporte, costos de instalación, valores necesarios para alzar los
26
gravámenes existentes, costos iniciales de reconstrucción, los honorarios legales y de
otra naturaleza que se devenguen, y los costos de financiamiento.
Ante esta perspectiva, el estudio se justifica, por cuanto se pretende destacar
en base a la consulta de diferentes fuentes, la importancia doctrinal y legal de la
gestión pública de recursos financieros, según las normativas de contabilidad por
criterios generalmente aceptados para el sector público, y aplicables a las
Universidades. Asimismo, las implicaciones prácticas se explican por el hecho de que
se interpretarán registros contables donde se evidencien las normas acatadas y
aplicadas en el control y registro de activos fijos, conforme a los lineamientos de la
Contraloría General de la República y de la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público.
Metodológicamente se aspira construir un aporte derivado de lo teórico y
práctico antes anunciado, que sirva de fundamento en el desarrollo de investigaciones
posteriores donde se consideren elementos similares a los de la presente
investigación. Además, los resultados del estudio constituyen un material
bibliográfico valioso para estudiantes de pre y postgrado del Decanato de
Administración y Contaduría de la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
y por ende de las otras Universidades en estudio.
Alcances y Delimitaciones
Para efectos de esta investigación, se analizará tanto el control de gestión
contable, como el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la
Región Centroccidental, durante el ejercicio fiscal 2009-2010.
De acuerdo con su propósito, la investigación se desarrollará básicamente en
las Universidades Públicas de la Región Centroccidental a saber las ubicadas en los
27
Estados Lara, Yaracuy y Portuguesa específicamente en la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA), Universidad Nacional Experimental
Politécnica Antonio José de Sucre (UNEXPO), Universidad Nacional Experimental
de Los Llanos Ezequiel Zamora (UNELLEZ), Universidad Nacional Experimental de
Yaracuy (UNEY), Universidad Simón Rodríguez (UNESR) y Universidad
pedagógica Experimental Libertador (UPEL), en la que se pretende hacer un
diagnostico en relación a los requerimientos de información solicitada en el
departamento de bienes nacionales para el registro en la valoración inicial y posterior
a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos, asimismo indagar en la
presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros preparados
por las Universidades, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciación fecha
de adquisición, ubicación, reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a
cada uno de ellos.
Verificando desde luego el cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las
Universidades Públicas, todo ello enfocado con los aspectos técnicos y operativos del
control de gestión para el tratamiento de los activos fijos, lo que conllevará
finalmente y dada la necesidad a formular lineamientos generales que contengan
normas y procedimientos para el tratamiento de los activos.
Dada la relevancia del tema, la investigación se, limita desde el punto de vista
de su aplicación en aquellas Universidades ubicadas en la Región Centroccidental
antes mencionadas. Otro punto importante y que es fundamental tomar en
consideración para esta investigación, son los pocos estudios relacionados con el
tratamiento de los activos en las Universidades Públicas venezolanas.
28
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
Cuando se proyecta acometer la elaboración de un trabajo de investigación es
ineludible la revisión minuciosa de indagaciones efectuadas con anterioridad en
virtud de conocer que aspectos acerca del tópico han sido abordados por otros
investigadores, o bien, que otros seria pertinente develar, para el beneficio del sector
objeto de estudio.
Tal como se describió en el capitulo anterior, la presente investigación
pretende ofrecer un análisis sobre el control de gestión contable como herramienta
para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental; en relación a la base de esta intención, se examinaron diversos
trabajos que coadyuvaron a una mejor comprensión tanto del tratamiento de los
activos fijos como del control de gestión contable en las Universidades en estudio.
Al respecto, se presenta el basamento de la investigación, el cual comprende
antecedentes de la investigación que dan sustento bibliográfico y referencial al
estudio; así como también, las bases teóricas y legales que la sustentan. Finaliza este
capítulo presentando la definición conceptual y el cuadro de operacionalización de las
variables que sirve de marco de los objetivos planteados.
Atendiendo a este particular, se inicia los antecedentes del trabajo con el
estudio realizado por Navarro (2005), el cual realizó un estudio descriptivo de campo
titulado: Una propuesta para la aplicación de los modelos de valoración de las normas
internacionales a los activos de las entidades públicas españolas. Concluyó el autor,
29
que tras las últimas reformas que se han venido produciendo en los sistemas contables
de las administraciones locales de los distintos países europeos, parece observarse
una clara tendencia hacia la inclusión de una mayor cantidad de información sobre los
activos fijos en el balance de las entidades locales y que además las razones que
impulsan este tipo de reformas fundamentalmente giran en torno a la mejora en la
rendición de cuentas sobre estos activos y a la mejora de la gestión.
En ese sentido, el balance es un documento que refleja la situación patrimonial
de la entidad y, por lo tanto, debe incluir información sobre todos sus elementos
patrimoniales, incluso los bienes de uso general, pues aunque los mismos resulten
indiferentes a efectos de solvencia y liquidez, su inclusión facilita la explicación del
por qué se ha incurrido en un determinado volumen de endeudamiento. Esto ayudará
a los usuarios externos a comprender mejor la situación económico financiera en la
entidad. Esta tendencia dirigida hacia la presentación de información sobre todos los
activos se puede observar en países como, por ejemplo, Reino Unido, Bélgica, Italia y
Suecia. No obstante, hay países donde todavía no se presentan estos bienes en el
balance, como es el caso de Alemania.
En cuanto a la valoración de los bienes destinados al uso general, su especial
naturaleza y su carácter no realizable lleva a la adopción generalizada del costo
histórico como el menos problemático, siendo éste el criterio más utilizado por la
mayor parte de los países, al ser considerado como el método más objetivo y simple.
No obstante, existen determinados bienes de uso público, como ocurre con los bienes
de patrimonio histórico, para los que resulta muy difícil determinar el costo histórico,
por lo que resultaría de interés que los mismos apareciesen reflejados por un valor
simbólico a efectos de su inventario.
Ahora bien, en la investigación también se señala que la inclusión de los
activos en el balance podría provocar confusión, al aparecer valores históricos junto
30
con valores simbólicos, por lo que resultaría más apropiado que se presentasen en
documentos explicativos o anexos, a fin de evitar incongruencias en las cifras del
balance, asimismo que para la contabilización de la depreciación, conviene distinguir
entre aquellos bienes que presentan una vida útil de carácter limitada de aquellos
otros con una vida indefinida (como es el caso de los bienes destinados al uso
general).
Para el autor, en el primero de los casos es conveniente llevar a cabo una
política de amortización pues, a su juicio, las dificultades que acarrea la
contabilización de éstas se ven compensadas por los beneficios que a nivel
informativo aportan, otro aspecto importante es que su reflejo contable es necesario
para el análisis del costo económico de los servicios públicos, elemento
imprescindible en la valoración de la eficiencia y la eficacia, y facilita la comparación
de la información con otros entes. Por lo que respecta a los bienes con una vida útil
de carácter indefinido (entre los que se encuentran los bienes destinados al uso
general), considera que una solución alternativa y más apropiada es el llevar a cabo el
establecimiento de un adecuado plan a priori de cuotas de mantenimiento o
renovación del bien que sustituya o complemente la correspondiente amortización.
Dado que Navarro, focalizó su trabajo específicamente en la valoración de las
normas internacionales a los activos de las entidades públicas españolas no deja de
tocar la temática del tratamiento de los activos fijos y su control, situación esta que
relaciona dicha investigación con la presente, y más aun cuando se considera en una
de sus conclusiones la clara tendencia hacia la inclusión de una mayor cantidad de
información sobre los activos fijos en el balance, lo que ayuda a la rendición de
cuentas sobre estos activos y a la mejora de la gestión.
Por su parte Agüin (2006) desarrolló una investigación descriptiva de campo,
titulada: “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el control de los
31
bienes nacionales de las oficinas técnicas auxiliares del Consejo Nacional de
Universidades”. En ésta comenta el autor que, la Ley de Administración Financiera
del Sector Público es clara al señalar que el control interno debe formar parte de los
procesos de cada institución debido a que tiene como objeto salvaguardar los
recursos, acatar las normas legales vigentes, promover la eficiencia y eficacia de las
operaciones.
En este sentido sostiene que para cumplir con los objetivos específicos
plasmados en su investigación y de acuerdo al análisis de la información obtenida que
sirve de sustento al objetivo general que se refiere al diseño de un Manual de Normas
y Procedimientos para el Control de los Bienes Nacionales del Consejo Nacional de
Universidades, el autor concluye que existe una enorme falta de restricción de entrada
y salida de bienes al Almacén en el momento de realizarse la toma física de los
mismos, ello debido a que no se elabora un acta donde se evidencie la justificación de
las desincorporaciones de bienes, aunado al incumplimiento en la periodicidad de la
verificación física de los bienes, actas a la hora de detectar pérdidas o extravíos de
bienes y el desconocimiento por parte del personal de la Coordinación de Bienes de
los resultados de los informes de las Auditorias llevadas a cabo por la Unidad de
Auditoría Interna a las actividades y procedimientos llevados a cabo en la
Coordinación.
Como una conclusión general se destaca que el Estado Venezolano tiene entre
sus estrategias la modernización y la transparencia de cada una de sus instituciones,
como un elemento clave para mejorar y hacer más eficiente el día a día de sus
procesos claves, es por ello que produjo el sistema de gestión y control de las
finanzas públicas que permiten que ésta se lleve a cabo con eficiencia, eficacia y
economía a fin de llevar un mejor servicio a sus ciudadanos.
32
Esta investigación se relaciona con el presente trabajo por cuanto aporta
elementos importantes para su desarrollo en materia de control de los bienes
nacionales en organizaciones públicas y fija un antecedente en cuanto a las bases
metodológicas y teóricas para el desarrollo de la investigación a realizar.
Por su parte, Crespo (2006), realizó una investigación dirigida a analizar el
Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la
Dirección General Sectorial de Educación de la Gobernación del Estado Lara, el que
utiliza como parámetros de diagnóstico los criterios de organización, planificación,
coordinación, dirección, control entre otros; entre los objetivos específicos la
investigadora se planteo hacer un diagnostico para analizar la situación actual de la
unidad operativa encargada del registro y control del inventario de los bienes, en
cuanto a su funcionamiento interno, para verificar las políticas, estrategias y los
procedimientos para llevarlos a cabo, y con ello evaluar las características
predominantes de la contabilización, identificando los factores internos y externos,
que afectan el registro de los Bienes Inmuebles adscritos en la Dirección General
Sectorial de Educación, así como también, identificar cuantitativamente la ubicación
de los Inmuebles que no han sido registrado de la Dirección General Sectorial de
Educación.
La investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo con diseño
documental, con carácter descriptivo, puesto que se desarrolló con fuentes primarias
procesadas por medio de la aplicación de una encuesta tipo cuestionario; el análisis de
los resultados se organizó de acuerdo al esquema de distribución de los datos
presentes en los instrumentos de recolección de datos, y en consistencia con las
variables, objetivos e interrogantes planteadas en el estudio. Entre las conclusiones
más destacadas se tiene la carencia de documentos legales que comprueben la
propiedad que tiene la Gobernación del Estado Lara, sobre los inmuebles del sector
educativo, la participación inefectiva de las diversas unidades encargadas de la
33
ejecución programática de la Dirección en el registro de bienes inmueble; en lo que
respecta a la Filosofía de Gestión del organismo (Misión, Visión y Objetivos) es un
aspecto totalmente desconocido por sus funcionarios; situación que ocasiona la
ejecución de las actividades laborales, en condiciones de total empirismo en lo que ha
dicho aspecto se refiere, a ello se agrega que, no se dispone de registro de inventario
de los bienes inmuebles, y los existentes no se encuentran actualizados, entre otros.
El antecedente citado, guarda relación de modo directo con la presente
investigación en vista de que brinda una gama de importantes aportes, que consisten
en el apoyo a la base teórica y metodológica, relacionada con el registro y control de
inventario bienes inmuebles en una organización pública, lo que permite una mejor
comprensión de los aspectos relacionados con el diagnóstico de esta problemática en
estudio.
Colmenárez (2008) realizó su tesis doctoral orientada a la influencia de la
calidad de la auditoría sobre la calidad de la información financiera empresarial,
señaló el autor como objetivo determinar el grado de influencia que tiene la calidad
de la auditoría financiera externa sobre los niveles de calidad de la información
financiera presentada en los estados financieros consolidados de las empresas.
Según el autor, el trabajo empírico se dividió en dos fases. En la primera, se
delineo un modelo para medir los niveles de calidad de la información financiera
divulgada por las empresas petrolíferas de ámbito internacional. Dicha calidad
informativa, se estudió según el tamaño de la empresa petrolera, el país de origen y el
tamaño de la firma de auditoría externa, para lo cual se aplicó el análisis de
correlación bivariable, multivariante y regresión múltiple.
Para la segunda fase, se diseñó otro modelo basado en encuesta de opinión
dirigido a auditores, firmas de auditoría y a profesores, mediante el cual se pretendió
34
demostrar que los niveles de calidad de la información financiera dependen de la
calidad de la auditoría y que ésta se encuentra supeditada al control de calidad que
ejerzan los auditores. El estudio es esencialmente explicativo, se enmarca en una
investigación empírica de tipo cuantitativa y el análisis de variables cualitativas, lo
que finalmente le permitió al investigador llegar a conclusiones importantes, basado
en una muestra de profesionales y de las empresas de mayor relevancia en el mundo.
Esta investigación se relaciona con el presente trabajo por cuanto aporta
elementos importantes para su desarrollo en materia de información financiera y la
manera de cómo presentarla en los estados financieros consolidados de las empresas
por tanto, fija un antecedente en cuanto a las bases metodológicas y teóricas para
demostrar los niveles de calidad en la información emitida en los estados financieros,
la que coadyuva en el desarrollo de las organizaciones bien sea públicas o privadas.
Villalba (2008), desarrolló una investigación orientada al análisis de la
información financiera revelada en el caso de deterioro del valor de los activos,
siguiendo lo estipulado en la Norma Internacional de Contabilidad y de Información
Financiera Nro: 36. En este sentido, el autor efectuó una revisión de las reglas
generales para la determinación y presentación del deterioro del valor de los activos
en los estados financieros de una empresa petrolera, establecidas en la NIC-NIIF 36.
Ello lo justifica en razón de facilitar la toma de decisiones por parte de los
distintos usuarios interesados de diferentes países al confiar y poder comparar la
información financiera entre empresas petroleras. También, se describe la
metodología empleada por una empresa petrolera en Venezuela para determinar la
existencia o no del deterioro del valor de los activos en el segundo trimestre de 2007,
período en que se desarrolló el estudio de campo.
35
Cabe señalar que teóricamente este trabajo se inserta en la teoría general de la
contabilidad, puesto que contempla los fundamentos conceptuales en la que se basa la
información financiera, al objeto de dotar de sustento racional a las normas contables.
Metodológicamente, es una investigación que conjuga el estudio de campo y el
documental. En cuanto al diseño, se corresponde con una investigación descriptiva.
La conclusión más relevante del estudio es que la empresa petrolera objeto de
análisis cumple con las reglas establecidas en la NIC-NIIF 36, y que tomada en
conjunto, no existe deterioro del valor de sus activos, pues el flujo de efectivo futuro
que generan es superior a su valor contable. Sin embargo, se hace necesario la
implementación de mejoras al proceso de verificación de esta información.
Finalmente, basado en el análisis de esta información y en las conclusiones de la
investigación, el investigador expresó una serie de recomendaciones de mejoras de la
referida metodología usada por la empresa seleccionada.
El antecedente citado, guarda relación de modo directo con la presente
investigación en vista de que brinda una gama de importantes aportes, que consisten
en el apoyo a la base teórica y metodológica, relacionada con el deterioro del valor de
sus activos, lo que permite una mejor comprensión de los aspectos relacionados con
el diagnóstico de esta problemática en estudio.
Es relevante acotar, que el grupo de investigadores antes expuestos nos
brindan una gama de importantes aportes, que consisten en el apoyo a la base teórica
y metodológica, relacionada con activos fijos, gestión y su tratamiento en
organizaciones tanto públicas como privadas como preámbulo para el registro y
control de los activos fijos ante la necesidad de presentar en los estados financieros,
información que sea compatible con la realidad, lo que permite una mejor
comprensión de los aspectos relacionados con el análisis de esta problemática en el
36
caso del análisis del control de gestión contable como herramienta para el tratamiento
de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Bases Teóricas
Para dar la solidez teórica a la investigación a continuación se presenta el
basamento teórico que la sustenta, a tal efecto señala el Manual de la UPEL (2003),
que las bases teóricas, no es más que la reunión de información documental para
confeccionar el diseño metodológico de la investigación (p. 88) Es decir, la
información recogida para las bases teóricas proporcionará un conocimiento profundo
de la teoría que le da significado a la investigación. Es a partir de las teorías
existentes sobre el objeto de estudio, como pueden generarse nuevos conocimientos;
por tanto el investigador considera relevante iniciar el referencial teórico con una
amplia definición de control de gestión.
Control de Gestión
En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para
alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos
disponibles (técnicos, humanos, financieros, entre otros). Por ello podemos definir el
control de gestión, según Donoso (2003 ob.cit.), como un proceso de
retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una
empresa para lograr los objetivos planteados.
Los Condicionantes del Control de Gestión
El primer condicionante es el entorno, puede ser un entorno estable o
dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno
cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Así mismo se tiene que, los
37
objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según
sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, entre otros.
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica
establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también
distintos. El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la
centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la
descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en
la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas
en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el
sistema de incentivos y motivación del personal.
Fines del Control de Gestión
Montes, (2008), señala que, el fin último del control de gestión es el uso
eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin
embargo se puede concretar otros fines más específicos como son los siguientes:
1. Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la
toma de decisiones.
2. Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la
consecución de los objetivos.
3. Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las
personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del
logro.
38
4. Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia
para la consecución de los objetivos.
Los Instrumentos del Control de Gestión
Continúa Montes, señalando que, las herramientas básicas del control de
gestión son la planificación y los presupuestos. La planificación consiste en
adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y
con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente
externa. Los planes se materializan en programas.
El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar
de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El
presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se
realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una
implicación directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los
responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque
originaría desinterés en la consecución de los objetivos. La comparación de los datos
reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar
desviaciones, cuando no coinciden. La causa puede ser:
1. Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas,
gastos generales, entre otros.
2. Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de
coordinación entre contabilidad y presupuestos, entre otros.
3. Errores en la relación medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los
medios, entre otros.
39
Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas
(revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o
cambio de objetivos y presupuestos).
Taylor, parafraseado por Amat (2001), fue uno de los iniciadores del Control
de Gestión industrial, introduciendo la contabilidad analítica, el cronometraje de los
tiempos de mano de obra directa, los estándares, la asignación de los costos
indirectos, la remuneración por rendimientos. Estableció la fórmula de la rentabilidad
del capital. Todavía hoy se observan muchos ejemplos en las empresas donde el
Control de Gestión gira en torno al control de la eficiencia interna de la empresa,
centrando su atención en los recursos que consume, en el beneficio inmediato y en la
información financiera exterior.
Según Donoso (2003), el control de gestión es un instrumento de la gestión
que aporta una ayuda a la decisión y sus útiles de dirección van a permitir a los
directores alcanzar los objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la
planificación de objetivos, acompañada de un plan de acción y la verificación de que
los objetivos han sido alcanzados.
Repasando diferentes definiciones sobre control de gestión se observa que: los
autores reconocen que los objetivos son la categoría rectora, porque el proceso de
toma de decisiones está orientado a alcanzar los objetivos marcados y luego estos son
el patrón para evaluar a la gestión, o sea el grado en que los resultados de la gestión
se acercan a los objetivos previamente establecidos. El control de gestión se relaciona
con las actividades siguientes: formulación de objetivos, fijación de estándares,
programas de acción (presupuestos), utilización de recursos, medición de resultados
(verificación), análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.
40
Se distingue una diferenciación entre el concepto de gestión, control de
gestión y la función de control, pero no se observa la misma precisión al establecer
sus fronteras. Algunos consideran que el control de gestión comprende tanto la etapa
de previsión como la etapa de control o verificación propiamente dicha; otros lo ven
más cercano a la ejecución y verificación; para otros, abarca los procesos de
asignación de recursos, el seguimiento de las acciones y la evaluación del resultado.
También se considera que el control de gestión no debe ser reducido a la
función de control (entendido como evaluación y corrección del desempeño
solamente) sino que comprende también la fase de planificación (porque durante el
proceso de definir objetivos se determinan las formas de medirlos, y su cuantificación
en el estándar), que a su vez está determinada por los procesos de mejoramiento que
son los que le otorgan la capacidad de diagnóstico al control de gestión.
En conclusión se tiene que el control de gestión, es un proceso que sirve para
guiar la gestión hacia los objetivos de la organización y un instrumento para
evaluarla. Por lo cual debe entenderse que: es un medio para desplegar la estrategia
en toda la organización.
Sistema de Control de Gestión
Un Sistema de Control de Gestión, según Montes (2008), es una estimulación
organizada para que los “managers” descentralizados tomen sus decisiones a su
debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada
empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es
fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia
organización que pueden afectar su propia supervivencia.
41
El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que
representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de
las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un
conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI). Sin
embargo se encuentran otros enfoques modernos, como el de Mallo y Merlo (1999),
que conciben el Sistema de Control de Gestión como un sistema de información-
control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir
los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y
proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo
en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear
continuamente las condiciones para hacerlo realidad.
En los conceptos obtenidos de las distintas literaturas se puede observar que
todos coinciden en que el SCG es un procedimiento basado en la información
recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad, controlar y
tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones.
Activo Fijo
Chong (2002) define los activos fijos como los bienes que una empresa utiliza
de manera continua en el curso normal de sus operaciones, que representan al
conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien
adquirido.
Por su parte Cantú (2001) define activo fijo como un recurso económico
propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El
valor del activo se determina por el costo de adquisición del artículo, más todas las
erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los
tipos de activos de un negocio varían de acuerdo a la naturaleza de la empresa. Un
42
pequeño negocio de servicios puede tener sólo un camión, materiales y una oficina en
la propia casa del dueño. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, máquinas
y equipo.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad posee, o
depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar que tiene pendientes
con sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles para su
manufactura o comercialización, las instalaciones físicas de almacenes, oficinas y
plantas productivas, el terreno donde están construidas dichas instalaciones, el equipo
para transportación de la mercancía o del personal de la entidad, el mobiliario de las
oficinas administrativas, de ventas y productividad, el equipamiento de las oficinas
administrativas, y la maquinaria y herramientas del área de producción.
Lo antes mencionado, constituye un soporte valioso para la realización de las
actividades propias de las empresas; cada empresa cuenta con distintos recursos para
realizar su trabajo, de entre los que destacan los activos fijos e intangibles, los cuales
son partidas de mucha importancia, ya que son la base del trabajo y actividades
productivas. Dichos activos tienen una vida útil de más de un año y se adquieren para
ser utilizados en las operaciones de un negocio con el fin de obtener ingresos. Es
importante conocer la relevancia de este tipo de activos en una empresa porque el
tratamiento contable que se les da incluye la adquisición de los activos, el uso que
reciben y el retiro de los mismos, ya sea por causa de terminación de la vida útil o por
obsolescencia.
Aclara Cantú (ob.cit) que todos los activos fijos son tangibles. Y que para que
un bien sea considerado activo fijo debe cumplir con ciertas características:
1. Ser físicamente tangible
43
2. Tener una vida útil relativamente larga (por lo mínimo mayor a un año o a un
ciclo normal de operaciones, el que sea mayor)
3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo de
normal de operaciones, el que sea mayor. En este caso, el activo fijo se
distingue de otros activos, tales como útiles de escritorio y otros, que son
consumido dentro del año o ciclo operativo de la empresa.
4. Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para
ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En general, el bien existe
con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera
continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.
Es importante acotar que la clasificación de un bien como activo fijo no es
única y depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden
ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra.
Vida útil
La vida útil de un activo fijo es definida por Arcenegui (2003) como la
extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser
expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas o cualquier otra
medida. Entre los factores que limitan la vida útil de los activos están:
1. Factores físicos: desgaste producido por el uso del activo y el deterioro
causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo.
2. Factores funcionales: obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir
eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa
(expansión del negocio)
44
En virtud de lo anterior la estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser
realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del
activo y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos
relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Y los factores
funcionales relacionados con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del
activo para operar con eficiencia.
Hay casos, como el de las computadoras, en donde los activos pueden quedar
obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida útil puede haber terminado, a
pesar de que se sepa que todavía permanecen en condiciones de trabajar por mucho
más tiempo. Es por ello, que la vida útil constituye una estimación contable y por lo
tanto está sujeta a valores subjetivos; su estimación es probablemente la parte más
difícil de la contabilidad para depreciación.
Siguiendo con la vida útil de un activo es importante aportar lo señalado por la
NIC 16, en ella se menciona que la vida útil es el periodo durante el cual se espera
utilizar el activo amortizable por parte de la entidad; o bien el número de unidades de
producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.
Contabilización del Activo Fijo
Chong (2002 ob.cit), menciona que de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y
ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del
activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes razonables y
necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso. Ahora bien,
debido a que estos costos varían de acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuación
se presentan algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su
contabilización:
45
1. Edificaciones
Las edificaciones pueden ser construidas o comprados en estado acabado
(nuevos o usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos
aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a los
arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los contratistas,
materiales, mano de obra y gastos generales.
2. Terrenos
El costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de
compra, costos relacionados con el cierre de la transacción y costos referidos a la
preparación del terreno para el uso que se le desee destinar. Se incluye en este último
grupo, el costo de limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier
edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno debe ser neto de
cualquier valor que se recupere en la demolición (venta de puertas, rejas y otros). Es
necesario tener claro que no forma parte del costo del terreno el costo de cercar,
pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y alumbrado puesto que estos activos, a
diferencia del terreno, sufren un desgaste en el tiempo y deben ser contabilizados por
separado.
En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo
original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia y las
mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su propósito original.
Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construcción civil deben
ser incluidos como gastos y no como parte del costo del edificio, debido a que son
costos evitables e innecesarios para completar la construcción.
46
3. Mejoras y Reparaciones
A lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos
relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el
silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización completa de una planta
concentradora. El problema contable se presenta estos desembolsos es si deben o no
ser incluidos como parte del costo del activo (capitalizarse) o si deben considerar
como gastos del período.
La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos
desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros
del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida
útil, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el
activo, por una reducción en los costos de operación, o por un aumento de la
capacidad productiva. Según el Comité de las Normas Internacionales de
Contabilidad (1994.) A continuación se transcriben algunas de las situaciones que
representan estos desembolsos:
1. Reparaciones y mantenimiento: las reparaciones y mantenimiento
comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del
activo y que simplemente mantienen el activo en su condición ya existente o
que restablecen el activo para que trabaje bien. Son reparaciones el costo de
pintar un auto, la reparación de un choque, el cambio de llantas y otros. Los
desembolsos en estos casos deben ser cargados a gastos contra los resultados
del periodo en el que se efectuaron.
2. Reparaciones extraordinarias: comprenden aquellas reparaciones que no son
frecuentes, implican un desembolso significativo por lo general, e
incrementan el valor de uso (eficiencia) o la vida útil del activo fijo. Un
47
ejemplo es el caso del cambio de motor de un vehículo, la renovación del
sistema eléctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y desagüe en un
edificio. Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al
costo del activo, incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros
ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los años de vida útil remanente
del activo. Si la reparación ha incrementado la vida útil del activo, debe
recalcularse el cronograma de depreciación para los siguientes periodos.
3. Adiciones: éstas representan nuevos activos que se añaden al activo original,
tal como la construcción de pisos adicionales en un edificio, la instalación de
una cisterna, los costos que han generado las adiciones deben ser
capitalizados, incrementando el costo original del activo.
4. Mejoras y reemplazos: las mejoras y reemplazos representan la sustitución de
partes del activo original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio
futuro del activo. La mejora es un gasto originado por la sustitución del activo
original por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o
que amplía su vida útil. Un ejemplo, una reparación mayor de un vehículo que
le permita usar el vehículo 150.000 Kilómetros adicionales.
4. Depreciación y Amortización
En el desarrollo de estos aspectos se adoptó el criterio de Catacora (1998),
quien define la depreciación como la distribución del costo depreciable de un activo
fijo a lo largo de su vida útil estimada y alude a la NIC16, la cual establece que la
depreciación es la distribución del importe depreciable de un activo durante su vida
útil estimada, que en el período contable se carga a resultados ya sea directa o
indirectamente.
48
Además, en esta NIC16 se determina que los activos depreciables son los
que:
1. Se espera que serán usados durante más de un período contable, y
2. Tienen una vida útil limitada, y
3. Los posee una empresa para usarlos en la producción o prestación de bienes y
servicios, para arrendarlos a otros o para fines administrativos.
Igual, se determina en esta NIC 16 que la vida útil es a) el período durante el
cual se espera que un activo depreciable sea usado por la empresa, o b) el número de
unidades de producción u otras similares que la empresa espera obtener del activo.
Importe depreciable de un activo depreciable es su costo histórico, y otra suma que
sustituya al costo histórico en los estados financieros, menos el valor estimado
residual. De acuerdo con la definición anterior, se distinguen los siguientes elementos
o conceptos relativos a la depreciación:
1. Costo histórico
2. Valor residual
3. Importe depreciable
4. Vida útil
El costo histórico, constituido por todos los desembolsos relacionados con la
adquisición y puesta en funcionamiento del activo. Valor residual es la parte del costo
histórico que se asigna como valor simbólico del activo al final de la vida útil, que
con frecuencia es poco significativo. El valor residual es en la totalidad de los casos,
asignado de manera simbólica por lo cual puede encontrarse por ejemplo que algunos
activos fijos tengan un valor residual Bs 1, básicamente para efectos de control de los
activos. El importe depreciable o valor depreciable es la diferencia entre el costo
histórico y el valor residual, este monto será el que se irá depreciando durante la vida
útil de un activo.
49
Activos Reales
Cabe señalar que en Venezuela existe la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE), ente gubernamental que entre sus funciones tiene la de preparar y dictar
el Plan Único de Cuentas para el Sector Público, de donde se especifica que los
activos reales, comprende los gastos de adquisición de maquinarias y equipos nuevos
y sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros.
Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de
edificios y obras de infraestructura de dominio privado y público que realiza el
Estado mediante terceros, así como los estudios y proyectos para inversión,
semovientes, activos intangibles y otro tipo de activo reales que reúnan como mínimo
las siguientes características:
1. Largo uso y duración: son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el
año.
2. Son de carácter permanente: en este sentido, las maquinarias y equipos son de
naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo,
sin perder sus características ni deteriorar perceptiblemente su estado.
3. Alto costo: son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita
considerarlos como bienes nacionales o activos fijos.
En ese sentido, la distinción de bienes del dominio privado y del dominio
público, radica en que los bienes del dominio público son inalienables e
imprescriptibles. En el caso de las Universidades Públicas, existen las normativas y
ordenamientos que rigen la identificación y registro de los activos fijos. Sin embargo,
y tomando en consideración, la cantidad de activos, el tamaño de sus inventarios y la
naturaleza de los mismos, no hay certeza plena en cuanto al cumplimiento de
normativas que homologuen el tratamiento de las depreciaciones, desincorporaciones,
50
donaciones y más aún de su presentación en los estados financieros de cada
Universidad.
La situación antes planteada según García (2001), conlleva a que los estados
financieros preparados por la Universidades Públicas venezolanas no sean de calidad
y por lo tanto no servirá para la toma precisa de decisiones. Por otra parte, la
naturaleza de los activos fijos determina su control en concordancia con las normas
establecidas; no obstante, la dinámica propia de las Universidades, la experticia
administrativa de los funcionarios responsables del manejo de los registros contables,
el reciclaje del conocimiento y la actualización en el ámbito del control de los activos
fijos, dificulta el seguimiento contable de los mismos y por consiguiente su reflejo en
los estados financieros de un buen número de las Universidades públicas del país.
Estados Financieros
Estupiñan (2010) explica que los estados financieros representan el principal
producto de todo el proceso contable que se lleva a cabo dentro de una empresa. Así
se puede afirmar que sobre los estados financieros son tomadas la casi totalidad de las
decisiones económicas y financieras que afectan a una entidad. En esa dirección, el
proceso de elaboración y presentación de las cifras, requiere que tales informes sigan
ciertas reglas que se aplican en forma general independientemente del tipo de
actividad que desarrolle una empresa.
Según el autor antes mencionado, existen cuatro estados financieros básicos
que debe emitir una entidad: balance general, estado de movimiento de las cuentas
del patrimonio, estado de resultados y el estado de movimiento del efectivo. Además,
señala el citado autor que los estados financieros son complementados con las notas
que forman parte integrante de los mismos. En las notas a los estados financieros, se
puede encontrar una gran cantidad de información acerca de una organización.
51
1. Balance General
Es un estado que muestra la situación financiera de una entidad a una fecha
determinada y también es conocido como estado de situación financiera, ya que
presenta información sobre una entidad de sus activos, pasivos y patrimonio. La
presentación del balance general se realiza siguiendo el esquema de la ecuación
contable, la cual determina la forma en que se disponen las partidas en el estado
financiero. El primer elemento el activo, muestra todos los bienes y derechos que
posee una empresa y mediante los cuales se obtendrán un beneficio económico, todas
las partidas del activo, representan los recursos que puede utilizar una empresa para
un beneficio futuro, su uso o consumo, o el diferimiento de un costo ya incurrido
sobre el cual se espera esté asociado a ingresos futuros.
El segundo elemento del balance general el pasivo, representa todas las
deudas reales que se tienen con terceros, la estimación razonable de las deudas, o la
obligación que tiene una entidad de prestar servicios o entregar bienes en un futuro.
Dentro de las partidas del pasivo es importante cuantificar razonablemente el monto
al cual ascienden, por cuanto es frecuente encontrar problemas en el balance general
que se originaron por subestimación en los montos de los pasivos.
El tercer grupo de partidas a identificar en el balance general son las
clasificadas como patrimonio, constituido por todos aquellos renglones que son
aportes de capital, acumulación de utilidades o pérdidas obtenidas y cualquier otra
partida, cuyo origen esté determinado para alguno de los renglones señalados
anteriormente.
2. Estado de Movimiento de las Cuentas del Patrimonio
52
Refleja el cambio o movimiento ocurrido entre dos fechas, en todas aquellas
cuentas que componen el patrimonio, tales como el capital social y las cuentas del
superávit, éste estado financiero tiene como objetivo revelar movimientos en el
patrimonio que son importantes y que de otra forma no se pudieran conocer.
3. Estado de Resultados
Se cataloga como el tercer estado financiero básico, por ser el que muestra la
utilidad o pérdida obtenida en un período determinado por actividades ordinarias y
extraordinarias. Se habla de un período determinado, por cuanto una utilidad o
pérdida se obtiene por actividades de diversa naturaleza y realizadas a lo largo del
tiempo. Desde el punto de vista financiero, reviste una importancia fundamental el
determinar la correspondencia de ingresos, costos y gastos en diferentes períodos.
Más allá de los registros contables que puedan derivarse de la aplicación de una
norma contable, en el estado de resultados se pueden plantear diversos criterios que
implican al menos lo siguiente:
1. Principios de contabilidad aplicables: realización y entidad
2. Componentes del estado de resultados
3. Expectativas de la gerencia
4. Relación con el balance general
En tal sentido, los principios de contabilidad determinan cuándo deben ser
registrados los ingresos, costos y gastos, razón por la cual puede presentarse
disparidad de criterios al momento de considerar un ingreso como realizado o un
costo incurrido. Sin embargo, desde el punto de vista contable, deben respetarse y
observarse estrictamente los principios de contabilidad en el momento en que se están
registrando las operaciones. Los componentes del estado de resultados, también
53
afectan la elaboración de las cifras, por lo cual debe mantenerse la consistencia en la
clasificación, presentación y revelación de transacciones.
4. Estado de Movimiento del Efectivo
Constituye el tercer informe financiero básico que debe presentar una entidad.
En Venezuela la FCCPV emitió la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11,
denominada Estado de Flujo del Efectivo, cuyo propósito principal es proporcionar
información relevante sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o equivalente de
efectivo de una entidad durante un período determinado, para que los usuarios de los
estado financieros tengan elementos adicionales a los proporcionados por los otros
estados financieros para:
1. Evaluar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo.
2. Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los ingresos y
desembolsos de efectivo relacionados
3. Evaluar los efectos sobre la situación financiera de una entidad y las
transacciones de inversión y financiamiento que utilizaron efectivo y
equivalente de efectivo durante el período.
En efecto, el estado de movimiento del efectivo muestra la utilización que se
le dio a partidas clasificadas como efectivo, por lo cual se hace necesaria su
presentación con el objetivo principal de analizar la capacidad que tiene una empresa
para generar efectivo.
Finanzas Universitarias
Diversos son los problemas que enfrenta la educación superior; uno de ellos es
la formulación del proyecto de presupuesto, la cual no es precedida de adecuados
54
estudios técnicos ni de análisis actualizados sobre los resultados de la ejecución del
presupuesto vigente o de años anteriores que permitan determinar la verdadera
necesidad de recursos financieros. Para García (2001), es una realidad que ni las
oficinas de presupuesto ni las de planeamiento ni las contralorías internas hacen
verdaderas mediciones en cuanto a la eficiencia y eficacia en la asignación y uso de
los recursos, en comparación con las metas establecidas.
Pero no sólo la planificación ha presentado deficiencias. Según Fuenmayor
(2004), los administradores de los fondos asignados a las universidades realizan
cambios arbitrarios al destino de ellos, por razones como ignorancia, negligencia,
clientelismo, politiquería, corrupción, intereses personales, entre otros, precisamente
por la falta de control interno y externo. Esto se traduce en miles de millones de
bolívares mal administrados y desviados del financiamiento de las actividades básicas
de la Universidad. Lo anterior ha sido validado por la OPSU (2003), al señalar que el
presupuesto universitario es erróneamente abultado con gastos que no van dirigidos a
la consecución de los objetivos esenciales de docencia, investigación y extensión.
La situación se agrava debido a que el presupuesto de las universidades se
caracteriza por ser, no sólo incrementalista, sino que es rígido en la asignación
presupuestaria, desvinculado del plan presupuesto, deficiente en la gestión para la
diversificación de fuentes de financiamiento, carente de un sistema integral de
gestión, heterogéneo en la organización académico-administrativa, extemporáneo en
la rendición de cuentas, sin redes de producción que propicien la productividad y
transparencia de la gestión universitaria y desprovisto de un sistema de evaluación
continua mediante indicadores de desempeño.
Lo anterior es apoyado por Rangel (2002) cuando plantea que las
universidades públicas no cuentan con un sistema de rendición de cuentas de su
gestión que permita su retroalimentación con la fuente de recursos representada por el
55
Estado; más aún, señala el autor, las universidades toman su autonomía como escudo
para no rendir cuentas. Para García (2001), no se han creado en Venezuela sistemas
de rendición de cuentas basados en la autonomía responsable y la transparencia, con
información actualizada para una toma de decisiones estrategias, vale decir carece de
mecanismos de información.
Asimismo, el autor expresa que, mediante la rendición de cuentas, la
sociedad puede recobrar la confianza en las instituciones académicas y además una
universidad más orientada a la consecución de sus objetivos debe basarse en una
cultura de evaluación de los resultados que funcione de manera centralizada. Al
mismo tiempo, se debe interactuar con la auto evaluación de las propias instituciones,
para que ambas (sociedad y universidad) trabajen basadas en la pertinencia dentro del
concepto de calidad en la evaluación y auto evaluación. La rendición de cuentas debe
asumirse como un compromiso de transparencia no sólo hacia las instituciones sino
hacia la sociedad.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes
entidades educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel mundial,
para estandarizar la información financiera presentada en los estados financieros. Al
paso de los años las actividades comerciales se fueron internacionalizando y así
mismo la información contable. Es decir un empresario con su negocio en América,
estaba haciendo negocios con un colega japonés. Esta situación empezó a repercutir
en la forma en que las personas de diferentes países veían los estados financieros, es
con esta problemática que surgen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC),
siendo su principal objetivo:
56
"la uniformidad en la presentación de las informaciones en los estados financieros,
sin importar la nacionalidad de quien los estuviere leyendo o interpretando”.
Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes
que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la
forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes
físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el
hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancia en
la presentación de la información financiera.
Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la
esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la
situación financiera de una empresa. Las NIC, son emitidas por el International
Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards
Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor
en la actualidad, junto con 33 interpretaciones.
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son las siguientes:
NIC Enunciado
1 Presentación de estados financieros (revisada en 1997)
2 Existencias (revisada en 1993)
7 Estado de flujos de efectivo (revisada en 1992)
8 Ganancia o pérdida neta del ejercicio, errores fundamentales y cambios en las
políticas contables
10 Hechos posteriores a la fecha del balance (revisada en 1999)
11 Contratos de construcción (revisada en 1993)
12 Impuesto sobre las ganancias (revisada en 2000)
14 Información financiera por segmentos (revisada en 1997)
15 Información para reflejar los efectos de los cambios en los precios (párrafos
reordenados en1994)
16 Inmovilizado material (revisada en 1998)
17 Arrendamientos (revisada en 1997)
18 Ingresos ordinarios (revisada en 1993)
57
19 Retribuciones a los Empleados (revisada en 2002)
20 Contabilización de las subvenciones oficiales e información a revelar sobre
ayudas públicas (párrafos reordenados en 1994)
21 Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera
(revisada en 1993)
22 Combinaciones de negocios (revisada en 1998)
23 Costes por intereses (revisada en 1993)
24 Información a revelar sobre partes vinculadas (párrafos reordenados en 1994)
26 Contabilización e información financiera sobre planes de prestaciones por
retiro (párrafos reordenados en 1994)
27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en
dependientes (revisada en 2000)
28 Contabilización de inversiones en empresas asociadas (revisada en 2000)
29 Información financiera en economías hiperinflacionarias (párrafos
reordenados en 1994)
30
Información a revelar en los estados financieros de bancos y entidades
financieras similares (párrafos reordenados en 1994)
31 Información financiera de los intereses en negocios conjuntos (revisada en
2000)
33 Ganancias por acción (1997)
34 Información financiera intermedia (1998)
35 Explotaciones en interrupción definitiva (1998)
36 Deterioro del valor de los activos (1998)
37 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes (1998)
38 Activos inmateriales (1998)
40 Inmuebles de inversión (2000)
41 Agricultura (2001)
Las Interpretaciones del Comité Permanente de Interpretación son las
siguientes:
SIC 1 Uniformidad — Diferentes fórmulas para el cálculo del coste de las
existencias
SIC 2 Uniformidad — Capitalización de los costes por intereses
SIC 3 Eliminación de pérdidas y ganancias no realizadas en transacciones con
asociadas
SIC 6 Costes de modificación de los programas informáticos existentes
SIC 7 Introducción del euro
SIC 8 Aplicación, por primera vez, de las NIC como base de contabilización
SIC 9 Combinaciones de negocios — Clasificación como adquisiciones o
como unificación de intereses
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SIC 10 Ayudas públicas — Sin relación específica con actividades de
explotación
SIC 11 Variaciones de cambio en moneda extranjera — Capitalización de
pérdidas derivadas de devaluaciones muy importantes
SIC 12 Consolidación — Entidades con cometido especial
SIC 13 Entidades controladas conjuntamente — Aportaciones no monetarias de
los partícipes
SIC 14 Inmovilizado material — Indemnizaciones por deterioro del valor de las
partidas
SIC 15 Arrendamientos operativos — Incentivos
SIC 18 Uniformidad — Métodos alternativos
SIC 19 Moneda de los estados financieros — Valoración y presentación de los
estados financieros según las NIC 21 y 29
SIC 20 Método de la participación — Reconocimiento de pérdidas
SIC 21 Impuesto sobre las ganancias — Recuperación de activos no
depreciables revalorizados
SIC 22 Combinaciones de negocios — Ajustes posteriores de los valores
razonables y del fondo de comercio informados inicialmente
SIC 23 Inmovilizado material — Costes de revisiones o reparaciones generales
SIC 24 Ganancias por acción — Instrumentos financieros y otros contratos que
pueden ser cancelados en acciones
SIC 25 Impuesto sobre las ganancias — Cambios en la situación fiscal de la
empresa o de sus accionistas
SIC 27 Evaluación del fondo económico de las transacciones que adoptan la
forma legal de un arrendamiento
SIC 28 Combinación de negocios — Fecha de intercambio y valor razonable de
los instrumentos de capital
SIC 29 Información a revelar — Acuerdos de concesión de servicios
SIC 30 Moneda en la que se informa — Conversión de la moneda de valoración
a la moneda de presentación
SIC 31 Ingresos ordinarios —Permutas que comprenden servicios de publicidad
SIC 32 Activos Inmateriales — Costes de Sitios Web
SIC 33 Consolidación y método de la participación — Derechos de voto
potenciales y distribución de participaciones en la propiedad
Normas Internacionales de Información Financieras (NIIF)
La globalización e integración de los mercados hace necesaria una
armonización en la información financiera que las entidades de los diferentes países
59
proporcionan a sus inversores, analistas y a cualquier tercero interesado. Por tanto, el
objetivo perseguido con la aplicación de un único grupo de normas para todas las
entidades que coticen en un mercado, es la obtención de un grado apropiado de
comparabilidad de los estados financieros, así como un aumento de la transparencia
de la información.
Las Normas Internacionales de Información Financiera (antes Normas
Internacionales de Contabilidad), emitidas por el International Accounting Standars
Boards (IASB), basan su utilidad en la presentación de información consolidadas en
los Estados Financieros. Las NIIF aparecen como consecuencia del Comercio
Internacional mediante la Globalización de la Economía, en la cual intervienen la
práctica de Importación y Exportación de Bienes y Servicios, los mismos se fueron
aplicando hasta llegar a la inversión directa de otros países extranjeros promoviendo
así el cambio fundamental hacia la practica internacional de los negocios.
En vista de esto, se determina la aplicación del proceso de la Armonización
Contable con el afán de contribuir a la construcción de parámetros normativos, que
pretenden regular las actividades económicas de las naciones, estas normas
intervienen dentro del sector social, educativo, empresarial, ambiental, entre otros,
con el propósito de dar a conocer el grado de afectación de estos aspectos dentro de la
globalización que se vienen desarrollando y la armonización con otros miembros
reguladores del aspecto contable.
Objetivos de las NIIF
Las NIIF favorecerán una información financiera de mayor calidad y
transparencia, su mayor flexibilidad, que dará un mayor protagonismo al
enjuiciamiento para dar solución a los problemas contables, es decir la aplicación del
valor razonable, o el posible incremento de la actividad litigiosa. La calidad de las
60
NIIF es una condición necesaria para cumplir con los objetivos de la adecuada
aplicación, solo de este modo tiene sentido su condición de bien público susceptible
de protección jurídica. Imponer el cumplimiento efectivo de la norma y garantizar la
calidad del trabajo de los auditores, cuyo papel es esencial para la credibilidad de la
información financiera. Hacer uso adecuado de la metodología y la aplicación en la
praxis diaria.
Normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad
IASB (International Accounting Standards Board)
Estas Normas versan sobre los siguientes temas:
NIIF 1: Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de Información
Financiera: Especifica como las Entidades deben llevar a cabo la transición hacia la
adopción de las NIIF para la presentación de sus Estados Financieros.
NIIF 2: Pagos basados en acciones: Requiere que una Entidad reconozca las
transacciones de pagos basados en acciones en sus Estados Financieros, incluyendo
las transacciones con sus empleados o con terceras partes a ser liquidadas en efectivo,
otros activos, o por instrumentos de patrimonio de la entidad. Estas transacciones
incluyen la emisión de acciones para el pago u opciones de acciones dadas a los
empleados, directores y altos ejecutivos de la entidad como parte de su compensación
o para el pago a proveedores tales como los de servicios.
NIIF 3: Combinaciones de negocio: Requiere que todas las combinaciones de
negocios sean contabilizadas de acuerdo con el método de compra como también la
identificación del adquiriente como la persona que obtiene el control sobre la otra
parte incluida en la combinación o el negocio. Define la forma en que debe medirse el
costo de la combinación (activos, pasivos, patrimonio y el criterio de reconocimiento
inicial a la fecha de la adquisición.
61
NIIF 4: Contratos de seguros: Tiene como objetivos establecer mejoras limitadas
para la contabilización de los contratos de seguros (asegurador), es decir revelar
información sobre aquellos contratos de seguros.
NIIF 5: Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones
interrumpidas: Define aquellos activos que cumplen con el criterio para ser
clasificados como mantenidos para la venta y su medición al más bajo, entre su valor
neto y su valor razonable menos los costos para su venta y la depreciación al cese del
activo, y los activos que cumplen con el criterio para ser clasificados como
mantenidos para la venta y su presentación de forma separada en el cuerpo del
balance de situación y los resultados de las operaciones descontinuadas, los cuales
deben ser presentados de forma separada en el estado de los resultados.
NIIF 6: Exploración y evaluación de los recursos minerales: Define la exploración
y evaluación de los recursos minerales, participaciones en el capital de las
cooperativas, derecha de emisión (contaminación), determinación de si un acuerdo es,
o contiene, un arrendamiento, derecho por intereses en fondos de desmantelamiento,
restauración y rehabilitación medioambiental.
Las NIIF y los Estados Financieros: Los Estados Financieros son los
documentos que deben preparar la empresa al determinar el ejercicio contable, con el
fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las
actividades de su empresa a lo largo de un período.
La información presentada en los estados financieros interesa a:
1. La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado.
62
2. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes.
3. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de
cumplimiento de sus obligaciones.
4. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta
correctamente liquidado.
5. Los estados financieros básicos son:
1. El balance general
2. El estado de resultados
3. El estado de cambios en el patrimonio
4. El estado de cambios en la situación financiera
5. El estado de flujos de efectivo
Las NIIF no imponen ningún formato para los estados financieros principales,
aunque en algunas de ellas se incluyen sugerencias de presentación. Esta ausencia
puede ser chocante por el contraste que supone con las rígidas normas de
presentación del Plan General de Contabilidad (PGC). En efecto, las normas
internacionales hablan de información a revelar en general, y en muy pocas ocasiones
disponen que los valores de algunas partidas deban aparecer, de forma obligada, en el
cuerpo principal de los estados financieros. Esto da una gran libertad a la empresa que
las utilice para planificar la apariencia externa de los estados financieros, y puede
reducir la comparabilidad entre empresas.
63
Bases Legales
La Administración Pública, se encuentra regulada por un conjunto de Leyes,
Reglamentos, Decretos y Resoluciones que orientan su funcionamiento técnico,
administrativo y jurídico; por lo tanto conviene señalar en este sentido las pautas
resaltantes tanto en forma general como específica relacionadas con la investigación;
sobre todo al considerar que en Venezuela, estas disposiciones están contenidas
inicialmente en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela artículos
141, 274 y 289, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal artículos 27, 39, 61, 62, 66, 67, 68 y 113, Reglamento de
la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
artículos 29, 30 y 31; Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público artículos 6, 59 y 60 y la Ley Orgánica de la Administración Pública artículos
18, 19 y 20.
Algunos de los síntomas y causa de la necesidad de implantación de un
adecuado modelo de control de gestión en las Universidades Públicas Venezolanas lo
señala García (2001), el que resalta que debido al incremento constante en las
demandas de la población por la prestación de servicios públicos de calidad y a
menor costo, aunado a las crecientes dificultades de los Estados para proveerse
oportunamente de insumos financieros suficientes, destinados a suplir los
requerimientos del conjunto de entidades que integran el sector público nacional,
presionan para que estas instituciones mejoren su productividad, mediante la
racionalización de sus procesos para hacerlos más eficientes y eficaces, a fin de
optimizar el uso de los recursos humanos y materiales disponibles.
En esta dirección, resulta indispensable que las organizaciones públicas
cuenten con eficaces sistemas de control de gestión interno, apoyados en eficientes
sistemas de información, dirigidos a facilitar la ejecución, seguimiento y control de
64
sus planes y programas, que permitan la toma de decisiones oportunas en relación con
los correctivos que deban aplicarse para subsanar las fallas y desviaciones, así como
para la evaluación pertinente de los resultados derivados del cumplimiento de la
gestión institucional, con la finalidad de incorporar al proceso de planificación las
experiencias positivas que posibiliten el mejor desempeño corporativo.
Visto en su conjunto, llevar a la práctica este enunciado implica sin duda
superar diversas dificultades, debido en principio a las múltiples fallas y deficiencias
presentes en muchas organizaciones públicas, sumadas a las resistencias naturales
hacia los mecanismos de control, lo cual incide en el ritmo de implantación efectiva
de los sistemas de control requeridos, así como en la velocidad de integración de los
sistemas nacionales de control, que permitan un mejor diagnostico de la gestión
global del Estado y la corrección a tiempo de las desviaciones respecto a sus metas y
objetivos, es por ello que se hace necesario el establecimiento de adecuados modelos
de control de gestión contable para las Universidades Públicas Venezolanas.
Por otra parte la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, es muy enfática en señalar en el artículo 121 lo siguiente: el Sistema de
Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios, órganos, normas y
procedimientos técnicos que permiten valorar procesar y exponer los hechos
económicos financieros que afectan o puedan llegar a afectar el patrimonio de la
República o de sus entes descentralizados. Asimismo en el artículo 123 resalta que el
sistema de Contabilidad Pública, será único, integrado y aplicable a todos los órganos
de la República y sus entes descentralizados funcionalmente; estará fundamentado en
las normas generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General de la
República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación válidos
para el sector público. La contabilidad se llevará en los libros, registros y con la
metodología que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y estará
orientada a determinar los costos de la producción pública.
65
Se desprende de este articulado que en el caso de los organismos públicos
venezolanos, existe una base legal que rige la emisión de las normas de contabilidad a
ser aplicadas para el sector público, eliminando la discrecionalidad de los registros y
metodologías contables en aras de mayor control a través de la estandarización de los
procedimientos contables.
En efecto y como lo establece la Gaceta Oficial de la República de Venezuela
Nº 36.100 de fecha 04-12-96 en su artículo 1º. “Se definen como normas generales de
contabilidad del sector público los supuestos fundamentales, los conceptos básicos o
postulados que tienen por propósitos que la contabilidad de los organismos y
entidades logren el objetivo de producir sistemática y estructuralmente información
cuantitativa, expresada en unidades monetarias, veraz, útil y oportuna sobre las
transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos
identificables que la afectan, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de
decisiones en relación con dicha entidad económica.
En este mismo orden de ideas, el artículo 3º de la mencionada Gaceta, entre
otras cosas señala que “La contabilidad del sector público se llevará conforme a las
disposiciones legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector
Público, los cuales se fundamentan en las normas básicas y principios de contabilidad
de aceptación general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y
económicas que realizan los organismos y entidades sujetos al control, vigilancia y
fiscalización de la Contraloría General de la República.
En relación con este último, el numeral 15 del artículo 4º establece: “En caso
de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomará como marco de
referencia los Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela”. Como puede
66
observarse, existe la intención por parte de los organismos que rigen la contabilidad
pública venezolana de adecuar los postulados que rigen la contabilidad privada al
sistema de contabilidad pública.
En el caso de las Universidades públicas venezolanas, enmarcadas en la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público como entes públicos
descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, están obligadas a llevar sus
registros contables conforme a lo establecido por los organismos encargados de emitir
las normas de contabilidad, en este caso la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.
Estos registros incluyen el tratamiento contable dado a los activos fijos.
Ahora bien, y como se dijo al inicio, pueden existir divergencias en la
metodología contable aplicada en las Universidades públicas venezolanas al momento
del reconocimiento inicial, reconocimiento posterior, y la desincorporación de los
activos fijos y que se reflejan en la preparación de sus estados financieros.
Sistema de Variables
El sistema de variables, según Balestrini (2006), representa a los elementos
factores o términos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son
examinados o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto en que se
presentan.
Para Bernal (2006), la variable es una característica, atributo, propiedad o
cualidad que puede estar o no presente en los individuos, grupos o sociedades; se
presenta en matices o modalidades diferentes o en grados, magnitudes o medidas
distintas a lo largo de un continuum. En este sentido es la relación entre
características atributos, propiedades o cualidades que definen el problema objeto de
la investigación.
67
Por su lado Arias (2006), la define la variable como una propiedad que puede
variar (adquirir diversos valores) y cuya variación es susceptible de medir. Se
entiende entonces, con estas definiciones que las variables son cualidades observables
de algo factible de cambio o variación y por ende medibles.
Es por ello que según, el planteamiento del problema, se considera como
variable nominal el control de gestión contable para el tratamiento de los activos
fijos, representándose en ésta, los elementos o factores examinados en la
investigación. La misma se operacionaliza desglosando en aspectos cada vez más
sencillos, que permiten la máxima aproximación para poder medirlos. Según
Balestrini (2006), la definición conceptual de la variable permite visualizar el enfoque
que el autor da a la investigación y su operacionalización en indicadores determina la
relación de los objetivos del estudio, la teoría y los ítems para la culminación de la
investigación, su operacionalización es considerada como el procedimiento de pasar
de la variable a la dimensión y de ésta a los indicadores.
Definición Conceptual de la Variable
El control de gestión contable es sin duda una necesidad, puesto que revela el
cumplimiento eficaz de los objetivos propuestos y la maximización de los escasos
recursos asignados al sector, y su vez representa el medio ante la sociedad de una
rendición de cuentas necesaria para su acreditación pública, como es el caso de la
Universidades.
En este sentido la operacionalización de las variables objeto de estudio, se
realiza mediante cuatro dimensiones apoyadas inicialmente en el marco legal, marco
reglamentario y normativo, considerándose allí las leyes, normas y reglamentos
aplicados en el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas.
68
La segunda dimensión está relacionada con la información en relación a los
requerimientos utilizados por el departamento de bienes nacionales en el tratamiento
de los activos fijos, la que es estudiada mediante los indicadores registro, valoración
inicial y valoración posterior a la inicial. La tercera dimensión comprende lo
relacionado al control de gestión, desglosada con los indicadores tratamiento de
activo fijo, aspectos técnicos y aspectos operativos.
La cuarta dimensión abarca el activo fijo y su tratamiento contable
relacionado con la presentación y revelación de éstos en los estados financieros
propiedad, valor nominal, depreciación, fecha de adquisición, ubicación, reparación,
mantenimiento vida útil, entre otros.
Es necesario acotar que con el uso de los indicadores lo que se pretende es
analizar el tema en su mínima expresión es decir ir de lo más general hasta lo más
concreto.
69
Cuadro No. 1. Operacionalización de las Variables.
Variable Dimensión Indicadores Fuente Instrumento Ítems.
Control de Gestión
Contable para el
tratamiento de los
Activos Fijos (V.N)
Jurídica
-Marco Legal
-Marco
Reglamentario
-Marco Normativo
Leyes
Reglamentos
Normas
Matriz de
análisis
Ficha de Control
No aplica
Información
-Registro
-Valoración inicial
-Valoración
posterior a la inicial
Departamento
de Bienes
Nacionales
Lista de Cotejo
10 hasta 20
Control de Gestión
-Tratamiento de
activo fijo
-Aspectos técnicos
-Aspectos
operativos
-Recurso Humano
Departamento
de Bienes
Nacionales
Lista de Cotejo
21 hasta 27
Activos fijos:
Tratamiento Contable
-Propiedad
-Valor nominal
-Depreciación
-Fecha adquisición
-Ubicación
-Reparación
-Mantenimiento
-Vida útil
Departamento
de Bienes
Nacionales
Lista de Cotejo
1 hasta 9
Fuente. Datos propios del Investigador. / Firvida 2012.
70
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Enfoque Epistemológico
La investigación se orienta a la cavilación sobre los fundamentos y métodos
del conocimiento y a la epistemología del control, empresarial y lo social como la
reflexión sobre el saber y el quehacer de esta disciplina, pues en la actualidad estos
campos del saber humano se perfilan como una de la áreas del conocimiento más
compleja y llena de desafíos para responder a las exigencias del nuevo orden mundial
y de los negocios, en la búsqueda del desarrollo integral de la sociedad en general y
de las personas en particular.
Sobre este particular, enfatiza Ladrón (1997), que la metodología es la teoría
de los procedimientos generales de investigación que describen las características que
adopta el proceso general del conocimiento científico y las etapas en que se divide
dicho procesos, desde el punto de vista de su producción y las condiciones en las
cuales debe hacerse. La metodología hace referencia, entonces, a la teoría de los
métodos empleados en la investigación científica y las técnicas conexas con dichos
métodos.
Enmarcada la investigación bajo un pensamiento inductivo, de igual manera
es importante señalar, que se aborda bajo el método hermenéutico, pues como técnica
de análisis de los datos se hace importante, el tiempo y la calidad de la permanencia
del investigador en el campo. Su grado de vinculación con el grupo social en estudio,
que permite la recolección de los datos fiables, los que están sujetos a la variabilidad,
además de estar expuestos a la vista de todos, siempre visibles, recogidos de diversas
fuentes y a través de una combinación de técnicas.
71
Asimismo para el análisis de datos se verifica el diálogo permanente entre el
investigador y el grupo social en estudio, con el fin de negociar los significados y
constituir realidades comunes, implica la máxima coherencia posible entre los
distintos momentos del proceso, para garantizar que no haya un paso en falso, que
cada resultado proviene de un momento anterior visible por todos.
Por otra parte, exige una revisión de la relación teoría-método, en el sentido de
lograr que la teoría explique esos datos específicos, y que esos datos específicos
sirvan para revisar (y modificar) la teoría, basada en la comprensión, del control de
gestión contable para el tratamiento del activo fijo en las Universidades Públicas de la
Región Centroccidental; para buscar entender o interpretar el sentido y el significado
de los actos humanos, a la vez que se precisa comprender hechos particulares, en el
sentido de develar el ser de las cosas, estableciendo relaciones circulares entre el todo
y las partes, donde la anticipación del posible sentido está confirmada o superada en
la contrastación con la coherencia significativa de todo el universo del hecho
estudiado.
Según Valencia (1999), otra de las características fundamentales en la
concepción hermenéutica es la unidad sujeto-objeto; así, al identificar los elementos
de observación como el primer proceso, conformados tanto por el sujeto como por el
objeto de estudio los que están constituidos en la presente investigación, como el
sujeto de estudio las Universidades Públicas de la Región Centroccidental y el objeto
de estudio es el control de gestión contable para el tratamiento del activo fijo,
dándose origen aquí a la intersubjetividad en la generación del conocimiento y al
propósito de comprender hechos particulares.
72
Diseño de la Investigación
La investigación sobre “el análisis del control de gestión contable como
herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de
la Región Centroccidental”, de acuerdo a las características de las variables es una
investigación de diseño no experimental con base analítico-documental. Que, según
Hernández y otros (2005), la investigación no experimental es la que se realiza sin
manipular deliberadamente la variable independiente, se basa exclusivamente en
variables que ya ocurrieron o se dieron en la realidad sin la intervención directa del
investigador.
Esta investigación se inicia con el diagnostico de la situación actual en
relación a los requerimientos de información solicitada en el departamento de bienes
nacionales para el registro en la valoración inicial y posterior a la inicial perteneciente
a los actuales activos fijos. Con lo que posteriormente se evalúan los aspectos
técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de los activos
fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Posterior a ello, el investigador pasa por indagar en la presentación y
revelación de los activos fijos en los estados financieros preparados de las
Universidades Públicas en estudio que demuestran su propiedad, valor nominal,
depreciación fecha de adquisición, ubicación, reparación, mantenimiento y el
tratamiento contable dado a cada uno de ellos; verificados desde luego las
disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los
activos fijos de las Universidades. Seguidamente y en base a la información recabada
procedió el investigador a formular lineamientos generales que contengan normas y
procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran
sugerencias para fortalecer el control de gestión contable en las Universidades
Públicas de la Región Centroccidental.
73
En este mismo orden de ideas, según la cobertura en el tiempo se dice que es
una investigación bajo la modalidad de un estudio histórico longitudinal retrospectivo
ya que se orienta a estudiar lo referente al tratamiento de los activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental en el ejercicio fiscal 2009-2010,
como un suceso que ya ocurrió, así la relación de dicho hecho con eventos presentes
y de otras épocas hacen entender su relación con el presente y futuro, lo cual es
equivalente a lo que Hernández y otros (2005), denominan diseños longitudinales
retrospectivos, que son los que corresponden a todas las investigaciones de carácter
histórico, debido a que son estudios que recaban datos en diferentes puntos, a través
del tiempo, para realizar inferencias acerca del cambio, sus causa y sus efectos.
Al respecto, Arias (2006), aclara que, el objetivo de la investigación
longitudinal retrospectiva es estudiar hechos del pasado, mediante el examen del
material pertinente.
Tipo de Investigación
De acuerdo a su propósito, el estudio se ubicó en la modalidad de una
investigación analítica-documental. Hurtado de Barrera (1998), señala que: El análisis
es un procedimiento reflexivo, lógico, cognitivo que implica abstraer pautas de
relación internas de un evento, situación, fenómeno. La investigación analítica tiene
como objetivo analizar un evento y comprenderlo en términos de sus aspectos menos
evidentes.
De igual manera, Balestrini (2006), expresa que la investigación analítica
intenta descubrir los elementos que componen la totalidad y las conexiones que
explican su integración además de propiciar el estudio y la comprensión más
profunda del evento en estudio.
74
Es necesario acotar que la investigación analítica incluye tanto el análisis
como la síntesis. Al respecto, Hurtado de Barrera (Ob.cit.) indica que: analizar desde
las definiciones que se han manejado convencionalmente significa “desintegrar o
descomponer una totalidad en sus partes”, para estudiar de forma intensiva cada uno
de sus elementos y las relaciones de éstos entre sí y con la totalidad a, fin de
comprender la naturaleza del evento.
Asimismo, continúa la citada autora señalando que por su parte, síntesis
significa reunir varias cosas de modo que conformen una totalidad coherente,
sintetizar implica reconstruir, volver a integrar las partes de la totalidad dentro de una
comprensión más amplia que la que se tenía al comienzo.
Ahora bien, se considera necesario acotar que desde la comprensión logística,
analizar implica detectar las características fundamentales que contribuyen a que el
evento en estudio sea lo que es; implica además percibir los componentes en la
interacción que permite formar la totalidad. Igualmente, analizar más que
descomponer consiste en identificar y reorganizar las sinergias de un evento en base a
patrones de relación implícitos o menos evidentes, a fin de llegar a una comprensión
más profunda del evento, entendiéndose por sinergias la asociación de varios aspectos
para la producción del análisis respectivo.
Es importante acotar, que el análisis como técnica, dentro del proceso
metodológico, es utilizado en todas las modalidades de investigación, sin embargo,
como investigación en sí misma ha sido poco trabajado por los teóricos de la
investigación. A tal efecto, toda investigación analítica requiere de una descripción
previa sobre la cual se hace el análisis, es por eso que muchas o en su mayoría las
investigaciones analíticas son de carácter documental.
75
La investigación que se presenta, es de tipo analítico-documental descrita en
la sección anterior, por cuanto permite abrir un abanico de posibilidades de fuentes,
libros especializados, documentos, reportajes, entrevistas a personalidades o expertos
en la materia, leyes, reglamentos, normas, investigaciones sobre el tema, textos,
informes, estadísticas; entre otros.
Estas posibilidades, admiten una amplia exploración y estudio de factores que
según diversos autores y especialistas en la materia de control, tienen incidencia
directa e indirecta, lo que conduce a una reflexión cognoscitiva de la misma según el
contexto Universitario, partiendo de la implementación de las diferentes políticas de
control para organizaciones públicas emanadas por el Estado venezolano, a fin de
abstraer pautas de relación internas y externas de este fenómeno.
Al respecto, cabe mencionar la definición de investigación documental
aportada por Bernal (2006), quien señala que es una variante de la investigación
científica cuyo objetivo fundamental es el análisis de diferentes fenómenos de la
realidad a través de la indagación exhaustiva, sistemática y rigurosa, utilizando
técnicas muy precisas de la documentación existente, que directamente e
indirectamente aporte la información atinente al fenómeno estudiado.
Igualmente, refiere el mencionado autor que, la investigación documental
consiste en un análisis de la información escrita sobre un determinado tema, con el
propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o estado actual del
conocimiento respecto del tema objeto de estudio.
76
Universo y Muestra
Universo
De acuerdo con Fracica (1998), “universo es el conjunto de todos los
elementos a los cuales se refiere la investigación”. Se puede definir también como el
conjunto de todas las unidades de muestreo.
Para Jany (1994), “universo es la totalidad de elementos o individuos que
tienen ciertas características similares y sobre las cuales se desea hacer inferencia”.
Las dos definiciones anteriores son igualmente validas para la presente
investigación. Para ello una definición adecuada de universo debe realizarse a partir
de los siguientes términos: elementos, unidades de muestreo, alcance y tiempo
cuando sea el caso.
En la presente investigación, a objeto de analizar el control de gestión
contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental como una necesidad para
contribuir al fortalecimiento y eficiencia en la gestión contralora y realidad de los
activos fijos actuales, según información suministrada por diversas fuentes entre la
que se encuentran: estados financieros, disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables en el tratamiento de activos y el departamento de bienes
nacionales de cada Universidad para tal situación el universo es:
1. Alcance: el control de gestión contable como herramienta para el tratamiento
de los activos fijos.
2. Elementos: Universidades Públicas nacionales de la región Centroccidental
77
3. Unidades de Muestreo: Departamento de Bienes Nacionales de las seis (6)
Universidades Nacionales en estudio y Estados Financieros.
4. Tiempo: 2009-2010.
Muestra
Bernal (2006), define muestra como la parte de la población que se selecciona,
y de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre
la cual se efectuaran la medición y la observación de las variables objeto de estudio.
Como se describió antes, el universo para esta investigación es el control de
gestión contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental; en esta investigación no es
necesario el cálculo de la muestra, por cuanto es una investigación documental y se
puede trabajar con todas la unidades de análisis disponibles. Así el tamaño de la
muestra es el mismo tamaño de la población.
Al respecto, Hernández y otros (2005), índica que para un investigación
analítica documental como es el caso, “las muestras no probabilísticas, también
llamadas muestras dirigidas, son de gran valor, pues logran si se procede
cuidadosamente y con una profunda inmersión en el campo- obtener los resultados
(personas, contextos situaciones) que interesan al investigador y que llegan a ofrecer
una gran riqueza para la recolección y el análisis de datos. En consecuencia, la
selección informal se efectúa de acuerdo a la posibilidad real del investigador de
poder seleccionarlo como modelo ejemplificante de lo que se trata de analizar y
explicar.
78
Técnicas de Recolección de Datos
En la investigación analítica-documental la recolección de datos, comprende
la fase interactiva del proceso metodológico, y se hace mediante la revisión
documental orientada a identificar y seleccionar información que permita
conceptualizar los aspectos a analizar y el criterio de análisis.
Sobre este particular en la investigación, se empleó la técnica de recolección
de la información que contienen principios sistemáticos y normas de carácter
práctico, rigurosas e indispensables para ser aplicados a los materiales bibliográficos
que se consultaran a través de todo el proceso de investigación, así como, en la
organización del trabajo escrito que se producirá al final del mismo.
Así pues, para el análisis profundo de las fuentes documentales, se utilizó la
técnica de observación documental, a partir de la guía de observación como punto de
partida en el análisis de la fuentes documentales, mediante la lectura general de los
textos, estadísticas; entre otros; se iniciara la búsqueda y observación de los hechos
presentes en los materiales escritos consultados que son de interés para ésta
investigación.
Además a la técnica antes mencionada, el investigador consideró necesario
utilizar la técnica de la observación directa considerada por Bavaresco (2003), como
“una técnica de recolección de información que puede ser valorada como una de las
de mayor relevancia por el hecho de que ubica al investigador en la realidad, es decir,
vincula al sujeto con el problema a tratar” (p. 146).
Para la presente investigación, se empleo la observación directa, mediante la
cual el investigador observó y recogió datos de su propia observación a través de una
lista de cotejo. Esta técnica de la observación directa, puede utilizarse como un
79
instrumento de medición en muy diversas circunstancias entre las cuales es
importante resaltar que le permite al observador interactuar en forma directa con los
objetos observados; además, es una técnica de medición no obstructiva; es decir, no
estimula el comportamiento de los sujetos, y finalmente, permite trabajar con grandes
volúmenes de datos.
En consecuencia, la observación directa posibilitó hacer un registro sistemático
y válido de las diferentes actividades desarrolladas, destacando su aplicación en los
siguientes aspectos: registros, valoración inicial, valoración posterior a la inicial
tratamiento de activos, fijos, aspectos técnicos y operativos del control de gestión;
entre otros; puesto que se recopilará de manera personal y de primera mano.
Técnicas de Análisis Documental
En función del diseño de investigación seleccionado para el presente estudio,
que obliga a utilizar una diversidad de fuentes, se decidió unificar el sistema de
registro de la fuente de información para su análisis, el que se hará mediante una
matriz de análisis para las fuentes consultadas tales como: el marco legal,
reglamentario y normativo, entre otros; y una Ficha de Control, para tabular, registrar
y controlar otras fuentes como la información suministrada por expertos en la
materia; entre otros. Asimismo se aplicará una especie de análisis documental a los
estados financieros para indagar en la presentación y revelación los activos fijos en
cuanto a propiedad, valor nominal, depreciación fecha de adquisición, ubicación,
reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos.
A continuación se presentan los modelos de instrumentos que se utilizarán en
la recolección de la información:
80
Matriz de Análisis: cuya estructura formal se determina en tres (3) casillas
contentivas de lo siguiente:
Casilla 1: Aspecto a Analizar
Casilla 2: Descripción
Casilla 3: Análisis Crítico
En lo atinente a la Matriz de Análisis se diseñó de la siguiente manera:
Cuadro No. 2. Modelo de la Matriz de Análisis
Aspecto a Analizar Descripción Análisis Critico
Fuente: Hurtado de Barrera.1998. Pag. 407
Ficha de Control: la que está formalmente estructurada así: casilla donde se
recogerá el autor, entrevistado u organismo de la fuente que se está recabando al
información; siguiendo con la casilla donde se describirá el titulo, del texto, trabajo
reglamento o norma.
La siguiente casilla se utiliza para clasificar el contenido y la fuente, para
finalizar con el resumen o el extracto del material consultado. Para la ficha de control
el diseño será la siguiente manera:
81
Cuadro No. 3. Ficha de Control
Autor/ Entrevistado/Organismo:
Fecha:
Titulo/Ley/Reglamento/Normas Lugar:
Clasificación del Contenido: Fuente:
Extracto o resumen:
Observaciones del Investigador:
Fuente: Hurtado de Barrera.1998. Pag.408
Al respecto, Hurtado de Barrera (1998) señala que: todo instrumento de
recolección de datos o medición responde a una técnica, pero además comprende un
sistema de selección de la información, un sistema de registro, y un sistema de
codificación e interpretación.
Técnicas de Análisis de Datos
En una investigación analítica-documental el instrumento central es la matriz
de análisis, así como también la ficha de control y la lista de cotejo aplicada a
documentos, la que se diseñó teniendo como base el enunciado holopráxico, de
acuerdo a lo que el investigador desea saber acerca del evento estudiado.
Elaborada la matriz de análisis y la ficha de control, recabar la información
necesaria con la lista de cotejo y el análisis documental; analizar, integrar y presentar
resultados constituye la base confirmatoria del proceso metodológico. El análisis
constituye un proceso que involucra la clasificación e interpretación de la
información obtenida durante la recolección de datos de las fuentes documentadas,
con el fin de llegar a conclusiones específicas en relación al evento de estudio y con
ello dar respuesta a las preguntas que se formularon en la investigación y su contraste
82
con las bases teóricas expuestas con el fin de que estas sirvan de apoyo y contraste
con la información recabada.
Por tal razón, una vez aplicado el instrumento y finalizada la tarea de
recolección de datos, el investigador procedió a organizar y aplicar un tipo de análisis
que le permitió llegar a una conclusión en función de los objetivos que se plantearon
al principio, a fin de resolver el problema de investigación y dar respuesta a la
interrogante inicial.
El propósito del análisis es aplicar un conjunto de estrategias y técnicas que le
permitan al investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del
adecuado tratamiento de los datos recogidos. En este mismo orden de ideas, Sabino
(1992), señala que, el análisis se efectúa cotejando los datos que se refieren a un
mismo aspecto y comparando la fiabilidad de cada información.
Por lo anterior expuesto, y a efecto de esta investigación se utilizó el resumen
analítico que constituye el esquema gráfico del plan y de su nomenclatura. Esto
significa que las ideas se presentan claramente, observándose el ordenamiento de las
mismas por su nivel de importancia y jerarquización de las mismas. Y a través del
antes nombrado resumen analítico y un análisis cognoscitivo, se exponen en el
siguiente capítulo los factores que influyen directa e indirectamente en el caso en
estudio.
Procedimiento
El procedimiento metodológico que se empleo en el desarrollo del presente
estudio, siguió las siguientes etapas:
83
1. Revisión, organización y selección de fuentes bibliohemerograficas
referidas al control de gestión contable, activos y tratamientos de éstos
en los estados financieros y sus elementos de estudio. En esta etapa se
permite fundamentar el problema y estructurar los antecedentes y
marco teórico de la investigación.
2. Organización, selección y análisis de la información que se obtuvo
través de las técnicas aplicadas, la cual se vacía en las matrices y
cuadros a utilizar como instrumentos, a fin de observar con mayor
precisión los resultados obtenidos en la investigación.
3. Por último se formularon las conclusiones y recomendaciones
pertinentes a la investigación.
84
CAPITULO IV
Análisis e Interpretación de los Resultados
Si bien el análisis e interpretación de los resultados es la última etapa del proceso
de investigación, todas las anteriores, comprendidas en el diseño, concurren hacia la
realización de esta importante operación. Al respecto Hernández y otros (2005)
señalan que los datos en sí mismos tienen limitada importancia, es necesario
"hacerlos hablar", en ello consiste, en esencia, el análisis e interpretación de los datos,
cuyo propósito es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que
proporcionen respuesta a las interrogantes de la investigación.
Es por ello, que una vez recolectada la información, luego de aplicar el
instrumento a los elementos que conforman el total de la muestra en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental; se presentan, describen,
analizan e interpretan en forma ordenada los datos obtenidos en el estudio en función
de las preguntas de la investigación, apoyados y discutidos sobre la base de la
fundamentación teórica de la investigación; porque permite al investigador, según
Hernández y otros (ob.cit), la identificación de los problemas una vez analizadas las
necesidades a fin de presentar la solución para resolverlo con eficiencia y eficacia”
(p 74).
Estos resultados se interpretan en función de los objetivos de la investigación y se
exponen de acuerdo a la estructura que se presentó en la matriz del mapa de variables,
tomando como punto de referencia, el control de gestión contable como herramienta
para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental.
85
A continuación se expone la matriz de análisis relacional No. 1, como base para el
análisis de las disposiciones legales, la que de seguida examina el cumplimiento de
las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de
los activos por las Universidades Públicas de la Región Centroccidental. Es de hacer
notar que la información registrada ha sido obtenida de diversas fuentes.
1.- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades
Públicas de la Región Centroccidental.
Matriz de Análisis Relacional No.1 Cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental.
Aspecto a Analizar Descripción Análisis Crítico
Disposiciones
Considerando que una
disposición no es más que
una ordenación de algo de la
forma conveniente para
lograr un fin. En tal sentido
el tratamiento de los activos
efectuados por las
Universidades Públicas de la
Región Centroccidental tiene
una serie de disposiciones
que acatar entre las que se
encuentran: Legales,
Normativas, Reglamentarias.
Cabe destacar que el ámbito
legal para el tratamiento de
los activos efectuados por las
Universidades Públicas es
bien rígido y de obligatorio
cumplimento, normado por
un conjunto de disposiciones
legales, tales como: leyes,
reglamentos, resoluciones, e
instructivos, las cuales deben
considerarse en toda su
amplitud.
Fuente: Datos obtenidos de la revisión bibliográfica/Firvida 2012.
86
Por lo antes mencionado, surge la necesidad de presentar el conjunto de
disposiciones legales consideradas por las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental para en el tratamiento de los activos:
1. Se inicia con lo señalado en la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, (2000), específicamente en sus artículos 109 de la Autonomía
Universitaria, 141 al 149, de la Administración Pública, 311 De la Gestión Fiscal, 313
De la Administración Económica y Financiera, 315 De los Presupuestos Públicos
anuales de gastos.
2. Asimismo se contempla lo establecido en la Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos, Gaceta Oficial Nº 2.818 (extraordinaria) de fecha 01 07-1981 en
todo su contenido.
3. De seguidas el Decreto 6233, con Rango Valor y Fuerza de Ley de Reforma de
la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, véase Nº 5891
Extraordinario de la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
38984 de fecha 31 de julio de 2008.
4. Decreto 6265 con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Simplificación de
Trámites Administrativos, véase Nº 5891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 38984 de fecha 31 de julio de 2008.
5. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal. Gaceta Oficial No 37 347 del 17-12-2001. Título II Del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
6. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial Nº 2.818
(Extraordinaria) de fecha 01 07-1981.
87
7. Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial Nro. 5.637 Extraordinaria del 07-04-
2003.
8. Reglamento parcial Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública, Gaceta Oficial Nro.
5623 (extraordinaria) de fecha 29 de Diciembre de 2002.
9. Manual de Normas y Procedimientos para la Donación de Bienes Muebles de
cada Universidad aprobado por Consejo Universitario.
Siguiendo con el análisis a continuación se presenta lo observado en la lista de
cotejo considerando los aspectos relacionados con los requerimientos de información
solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoración
inicial y posterior, los aspectos técnicos y operativos del control de gestión y la
presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros preparados
por las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, que demuestre su
propiedad, valor nominal, depreciación fecha de adquisición, ubicación, reparación,
mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos, en el que luego de
verificar con el instrumento lista de cotejo obtiene los siguientes hallazgos:
Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable
Cuadro 4. Tratamiento Contable
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 1 El registro contable de los activos fijos se hace atendiendo
el valor nominal incurrido por la universidad para el
momento de su adquisición.
6 100 0 0
2 Se hace considerando las características de ese bien. 5 84 1 16
3 Son contabilizados a su costo original (valor inicial) 6 100 0 0
88
4 Son incluidos en la empresa con su fecha de compra 5 84 1 16
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
Gráfico No.1 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable.
De acuerdo a la estructura de las variables se inicia el análisis e interpretación de
los datos considerando el aspecto tratamiento contable, donde el punto de partida es
conocer si las universidades en estudio realizan el registro contable de los activos
fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el momento de su adquisición,
considerando sus características, contabilizándolos a su costo original (valor inicial) y
si son incluidos en la empresa con su fecha de compra; seguidamente se presentan los
hallazgos luego de analizar lo recabado en el instrumento aplicado pertinente a
conocer tal situación. Se observa a través del cuadro 4 y gráfico 1, que los mayores
porcentajes de las respuestas de la muestra encuestada recayó en la categoría “si”,
seguido, de la categoría “no” en un ínfimo porcentaje.
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4
6
5
6
5
0
1
0
1
Tratamiento Contable
Si
No
89
Siendo relevante los ítems 1 y 3, con el cien por ciento (100 %), de respuestas del
marco muestral, aseverando que el registro contable de los activos fijos se hace
atendiendo el valor nominal incurrido por cada universidad para el momento de su
adquisición y que además son contabilizados a su costo original (valor inicial).
Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable
Cuadro 5. Tratamiento Contable
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 5 El registro de los activos fijos incluye el precio de compra
más todos aquellos soportes que se pagaron para que esté
optimo para su uso.
2
33 4 67
6 Se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y
reparaciones relacionadas con el activo fijo.
1 16 5 84
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
Gráfico No.2 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable
0
1
2
3
4
5
5 6
2
1
4
5
Tratamiento Contable
Si
No
90
En el cuadro 5 y gráfico 2, se muestra claramente las respuestas obtenidas del
marco muestral, referidas a si el registro de los activos fijos incluye el precio de
compra más todos aquellos soportes que se pagaron para que esté optimo para su uso
y si se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones
relacionadas con el activo fijo, en tal sentido el veinticinco por ciento (25%) de las
respuestas recae en la opción “si”, seguida de un setenta y cinco por ciento (75%)
quienes manifestaron que “no”, así lo evidencian los datos antes mostrados. Esta
realidad demuestra una gran debilidad en los departamentos de bienes nacionales de
la Universidades en estudio, puesto que el mencionado registro debe hacerse
atendiendo al costo incurrido (incluye costos de acarreo, reparaciones, traslados, entre
otros) por la Universidad para el momento de su adquisición.
Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable
Cuadro 6. Tratamiento Contable
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 7 Se consideran éstos desembolsos como parte del costo
(capitalización o como gastos del periodo).
1 16 5 84
8 Se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo
de su vida útil.
3 50 3 50
9 Se utiliza un método de depreciación para cada activo en
particular.
2 33 4 67
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
91
Gráfico No.3 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Tratamiento Contable.
Continuando con el análisis de los resultados, en el sentido amplio se quiso
constatar si se consideran los desembolsos como parte del costo (capitalización o
como gastos del periodo), se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo
de su vida útil y si se utiliza un método de depreciación para cada activo en particular.
En el caso en estudio, se puede observar en el Cuadro 6 y el Grafico 3, que en el
treinta y tres por ciento (33%) de los casos se corroboró que “sí”, en contraposición
con el restante sesenta y siete por ciento (67%) quienes señalaron que “no”. Ante tal
aseveración, al indagar con el marco muestral, en los que su respuesta fue negativa,
señalan que para la definición y aplicación de los factores y métodos de depreciación
de los activos fijos, solo consideran su naturaleza, uso, las políticas de
mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente económico imperante.
0
1
2
3
4
5
7 8 9
1
3
2
5
3
4
Tratamiento Contable
Si
No
92
Aspectos a Considerar: Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos.
Cuadro 7. Requerimientos de información para el registro en la valoración de
los Activos Fijos
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 10 Existe en Departamento de Bienes Nacionales un libro
auxiliar de activos fijos actualizado.
3 50 3 50
11 La función de éste es controlar el activo fijo de la
Universidad.
5 84 1 16
12 En éste libro se identifica claramente el registro del activo
por área, tipo de activo, fecha de adquisición, depreciación
acumulada.
3 50 3 50
13 En éste libro la conciliación de los activos; los saldos son
compatibles con el costo histórico.
2 33 4 67
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
Gráfico No.4 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos
Fijos
0
1
2
3
4
5
10 11 12 13
3
5
3
2
3
1
3
4
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos Fijos
Si
No
93
La información obtenida en estos ítems, donde se buscó precisar si existe en el
Departamento de Bienes Nacionales un libro auxiliar de activos fijos actualizado, que
tenga como función el control del activo fijo e identifique claramente el registro del
activo por área, tipo de activo, fecha de adquisición, depreciación acumulada y que
además sirva para la conciliación de los activos donde se reflejen los saldos y su
compatibilidad con el costo histórico, demuestra una vez analizados los datos, que el
cincuenta y cuatro por ciento (54%), de la muestra manifestó que “si”, es decir existe
en algunas universidades, mientras que un cuarenta y seis por ciento (46%) manifestó
que “no” existen. Lo señalado se puede observar en el Cuadro 7 y el Grafico 4.
Del análisis de estos ítems, se tiene que los Departamentos de Bienes Nacionales
de la Universidades en estudio deben llevar un registro auxiliar de control de los
activos fijos, el cual deberá compararse frecuentemente con el mayor general de la
contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones; este presentará en detalle su
composición, agrupados conforme al orden de la cuenta de mayor general de la
contabilidad y contemplará como información entre otros, la fecha de compra, valor
de adquisición, vida útil, valor residual, valor depreciación acumulada y mensual,
totalizado a nivel de grupo y rubro.
Aspectos a Considerar: Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos
Cuadro 8. Requerimientos de información para el registro en la valoración de
los Activos Fijos
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 14 El Departamento de Bienes Nacionales, efectúa la
conciliación de los activos fijos de los Decanatos, facultades
y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen.
4 67 2 33
15 Se considera en la conciliación de los activos fijos aquellas
cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes
adquiridos, como por ejemplo las memorias portátiles.
3 50 3 50
94
16 Se considera lo correspondiente al Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
1 16 5 84
17 Los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, a
través de la autoridad correspondiente, remiten dentro del
lapso legal del mes subsiguiente al Departamento de
Bienes Nacionales, la conciliación de los activos fijos.
2 33 4 67
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
Gráfico No. 5 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos
Fijos.
La verificación con la lista de cotejo, relacionada en conocer si el departamento
de Bienes Nacionales, efectúa la conciliación de los activos fijos de los Decanatos,
facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen y si estos mediante las
autoridades correspondientes, remiten dentro del lapso legal del mes subsiguiente al
departamento de Bienes Nacionales, la conciliación de los activos fijos, considerando
aquellas cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, lo
correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), se evidencia en el Cuadro 8 y
Gráfico 5, que del total de la muestra, es decir, el cuarenta y dos por ciento (42%)
0
1
2
3
4
5
14 15 16 17
4
3
1
2 2
3
5
4
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos Fijos
Si
No
95
dijo que “sí”, en contraposición con el cincuenta y ocho por ciento (58%) que
manifestaron que “no”.
A esto agregan además los encuestados que es responsabilidad de los Decanatos,
Facultades y Dependencias Centrales, a través de la autoridad correspondiente,
remitir dentro del lapso legal las cuentas contables correspondientes para asegurarse
que todos los activos fijos estén adecuadamente contabilizados y que el saldo de
dichas cuentas sea correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios
para reflejar adecuadamente en libros el efecto de las decisiones que se tomen sobre
esos activos.
Aspectos a Considerar: Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos
Cuadro 9. Requerimientos de información para el registro en la valoración de
los Activos Fijos
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 18 Las donaciones de activos fijos recibidas por la
Universidad, se registran por el Departamento de Bienes
Nacionales y contabilidad de los Decanatos, facultades y
Dependencias Centrales, utilizando como soporte la
documentación que avala este acto administrativo.
6 100 0 0
19 El registro de las transacciones contables referidas a los
activos fijos se realiza una única vez, de modo que, a partir
de ese registro, sea factible generar todas las salidas de
información que se demanden.
5 84 1 16
20 El Departamento de Bienes Nacionales registra
contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de
los activos fijos
4 67 2 33
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa
96
Gráfico No.6 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación al
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos
Fijos.
Como último ítems del aspecto requerimientos de información para el registro en
la valoración de los Activos Fijos, se presenta lo relacionado a las donaciones de
activos fijos recibidas por la Universidad, si éstas se registran utilizando como
soporte la documentación que avala este acto administrativo; resultando que el
ochenta y siete por ciento (83%) de la muestra encuestada responde que “si”, en
contraposición con el trece por ciento (17%) de los casos que corroboran que “no”.
Ver cuadro 9 y gráfico 6.
A estas respuestas, agregaron los encuestados que las donaciones y las
transacciones contables se registran por el Departamento de Bienes Nacionales y
contabilidad de los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales, se realiza una
única vez, de modo que, a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas
de información que se demanden, asimismo este departamento registra contablemente
las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos.
0
1
2
3
4
5
6
18 19 20
6
5
4
0
1
2
Requerimiento de información para el registro en la valoración de los Activos Fijos
Si
No
97
Aspectos a Considerar: Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en
cuanto al tratamiento de los activos.
Cuadro 10. Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al
tratamiento de los activos.
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 21 Utiliza como soporte contable el Acta de Desincorporación
debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso
y el registrador de bienes responsable.
5 84 1 16
22 Cuando se desincorpora un bien se hace considerando la
debida justificación, mal estado, obsolescencia, pérdida,
donación o venta.
5 84 1 16
23 Se autorizan las transferencias de bienes entre
departamentos
6 100 0 0
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
Gráfico No.7 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación a los
aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de
los activos.
0
1
2
3
4
5
6
21 22 23
5 5
6
1 1
0
Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de los activos
Si
No
98
Otro aspecto de análisis es el relacionado con los aspectos técnicos y operativos
del control de gestión en cuanto al tratamiento de los activos, es por ello que ante la
necesidad de obtener un valor referencial, se indagó en la utilización como soporte
contable del acta de desincorporación debidamente suscrita por los responsables
primarios, de uso y el registrador de bienes responsable y si se hace considerando la
debida justificación, mal estado, obsolescencia, pérdida, donación o venta, se tiene
que en este ítems de la totalidad de la muestra el ochenta y nueve por ciento (89%)
señaló que “si”, mientras que el restante once por ciento (11%) menciono que “no”.
Así se visualiza el cuadro 10 y el gráfico 7. Señalaron además que cuando se
desincorpora un bien se autorizan las transferencias de bienes entre departamentos.
Aspectos a Considerar: Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en
cuanto al tratamiento de los activos
Cuadro 11. Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al
tratamiento de los activos.
N° de
Item
Enunciado
Categoría de Respuesta
Si No
F % F % 24 En el Departamento de Bienes Nacionales de la
Universidad, existen manuales de normas y procedimientos
para el tratamiento de activos fijos.
6 100 0 0
25 Cuenta este departamento con personal con conocimiento
técnico, operativo y experticia para llevar a cabo la
funciones de registro y control de activos fijos.
6 100 0 0
26 El Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad,
cuenta con personal para supervisar la entrada y salida de
los activos.
5 84 1 16
27 Existe relación entre el Departamento de Bienes Nacionales
y el Departamento de Contabilidad
5 84 1 16
Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.
n= 6.
Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observación directa.
99
Gráfico No.8 Distribución de Frecuencias y Porcentajes en relación a los
aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de
los activos.
Asimismo, surgió la necesidad de conocer con precisión, si en el Departamento de
Bienes Nacionales de las Universidades en estudio, existen manuales de normas y
procedimientos para el tratamiento de activos fijos, si cuenta este departamento con
personal con conocimiento técnico, operativo y experticia para llevar a cabo las
funciones de registro y control de activos fijo, según lo cotejado con el marco
muestral un noventa y dos por ciento (92%), manifestó que “si” existen manuales y
cuenta con el personal, a tal respecto el ocho por ciento (8%) de la muestra opinó que
“no”. Tal y como se aprecia en el Cuadro 11 y Gráfico 8. A estas respuestas se
agrega, que los que opinaron que “no”, señalan que el Departamento de Bienes
Nacionales de la universidad, no cuenta con personal para supervisar la entrada y
salida de los activos, y en muchos de los casos no existe relación entre este
Departamento con el de Contabilidad.
0
1
2
3
4
5
6
24 25 26 27
6 6
5 5
0 0
1 1
Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de los activos
Si
No
100
Asimismo de los comentarios plasmados por los cotejados se tiene que para el
tratamiento de los activos fijos de las universidades y que verdaderamente se lleve un
control se requiere de:
1. Sistemas automatizados y actualizados de inventarios de activos
2. Las universidades desde su orden jerárquico máximo deberían darle la importancia
que requieren los Departamentos de Bienes Nacionales.
3. Aumentar el personal administrativo debido a la magnitud de los bienes que se
manejan actualmente en las universidades.
4. Los procesos de desincorporación deberían ser más claros y representativos en la
universidad y establecer mecanismos para mejorar el desempeño.
5. En algunas universidades como es el caso de la UNEXPO recién se inicio el
tratamiento de los bienes nacionales, asimismo falta incorporar en un solo sistema a
Caracas y Puesto Ordaz, contablemente se inicio la conciliación y registro.
Una vez concluida la indagatoria, considerando los ítems que estudiaron los
aspectos propuestos en el cuadro de operacionalización de las variables; ante este
panorama y con el propósito de dar cumplimiento al objetivo relacionado con
formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el
tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el
control de gestión contable en las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental, tomando en cuenta los hallazgos, responde a las necesidades
detectadas en el diagnóstico. En este sentido, se presentan los siguientes:
101
1. El Departamento de Bienes Nacionales de las Universidades Públicas de la
Región Centroccidental deberá mantener actualizado un archivo con el registro y
control de los activos fijos, el cual estará conformado por la información legal que
demuestre su propiedad, información financiera que demuestre su valor nominal y
depreciación e información administrativa que demuestre fecha de adquisición,
ubicación, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, código de
identificación y traslado, dicha identificación informará sobre la propiedad, clase o
naturaleza, ubicación, y orden correlativo de cada activo fijo.
2. El registro contable de los activos fijos se hará atendiendo el valor nominal,
incurrido por la Universidad para el momento de su adquisición.
3. El Departamento de Contabilidad de las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental deberá registrar contablemente las desincorporaciones y/o
transferencias de los activos fijos, utilizando como soporte contable el acta de
desincorporación debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el
registrador de bienes responsable, esta debe obedecer a razones plenamente
justificadas y deberá aplicarse la normativa específica.
4. El Departamento de Contabilidad y de Bienes Nacionales, deberán efectuar la
conciliación de los activos fijos de las Facultades y Dependencias Centrales a las
cuales pertenecen para lo cual deben estar relacionadas.
5. Los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales, a través de la autoridad
correspondiente, deben remitir dentro de los primeros siete (7) días hábiles del mes
subsiguiente al Departamento de Contabilidad, la conciliación de los activos fijos.
102
6. No deben considerarse en la conciliación de los activos fijos aquellas cuentas
de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, tal es el caso de las
memorias portátiles.
7. Se debe tomar en consideración para el registro de los bienes adquiridos, lo
correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), toda vez que las
Universidades son usuarios finales en la adquisición de bienes y servicios.
8. En el caso de las donaciones de activos fijos recibidas deben ser registradas por
el Departamento de Bienes Nacionales, para lo cual se utilizará como soporte la
documentación que avala este acto administrativo.
9. El registro de las transacciones contables referidas a los activos fijos debe
realizarse una única vez, de modo que, a partir de ese registro, sea factible generar
todas las salidas de información que se demanden.
10. Apoyar el control de entradas y salidas de los bienes del activo fijo en un
sistema computarizado actualizado con un módulo de activo fijo donde se refleja la
información de las existencias por renglones y ubicación en forma detallada. Así su
registro contable se efectuará mediante la interfaz existente entre este módulo y el
Departamento de Contabilidad y Bienes Nacionales, y se hará en forma global, por
cuenta contable y por organización custodia.
11. Llevar un registro auxiliar de control y registro de activo fijo, el cual deberá
compararse frecuentemente con el mayor general de la contabilidad a objeto de
corregir errores y desviaciones. Este presentará en detalle su composición, agrupados
conforme al orden de la cuenta de mayor general de la contabilidad y contemplará
como información: fecha de compra, valor de adquisición, vida útil, valor residual,
valor depreciación acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.
103
12. El gasto por depreciación aplicado a los activos fijos debe ser razonable y en
todo caso obedecer al método de depreciación establecido, el cual deberá distribuir de
manera consistente y uniforme el valor del costo en los períodos de la vida útil
estimada en concordancia con la política contable vigente.
13. Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de producción o
alargue la vida útil de un activo fijo, si son substanciales, deben capitalizarse, los
desembolsos menores, aún cuando tengan características de capitalizables se deben llevar
a gastos o costos del período.
104
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Tomando como referencia el objetivo general del estudio, la revisión
bibliográfica, los resultados obtenidos respecto al análisis del control de gestión
contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental, permiten presentar las
siguientes conclusiones y recomendaciones sobre el problema planteado en atención a
los objetivos establecidos.
Asimismo, la información recabada hasta los momentos expuesta en los
capítulos anteriores sobre los requerimientos de información solicitada en el
Departamento de Bienes Nacionales para el registro en la valoración inicial y
posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos, los aspectos técnicos y
operativos del control de gestión en cuanto al tratamiento de los activos fijos, la
presentación y revelación de los activos fijos en los estados financieros preparados
por el Departamento de Contabilidad de las Universidades objeto de estudio, que
demuestre su propiedad, valor nominal, depreciación fecha de adquisición, ubicación,
reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos y el
cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en
el tratamiento de los activos por las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental, revela una situación que debe ser examinada con absoluta sinceridad
y objetividad, por los actores que intervienen en su dinámica y funcionamiento.
Habiendo dado cumplimiento a los objetivos de la investigación, una vez revisada
y analizada la información obtenida producto de la aplicación de las técnicas
105
seleccionadas para este estudio y empleadas las herramientas se puede concluir según
los objetivos plateados lo siguiente:
En relación al objetivo: Diagnosticar la situación actual en relación a los
requerimientos de información solicitada en el Departamento de Bienes Nacionales
para el registro en la valoración inicial y posterior a la inicial perteneciente a los
actuales activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, se
evidenció que en universidades como la Universidad Nacional Experimental del
Yaracuy, Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado y la Universidad Simón
Rodríguez, existen en el Departamento de Bienes Nacionales libros auxiliares de
activos fijos actualizado cuya función es el control del activo fijo en el que se
identifica claramente el registro del activo por área, tipo de activo, fecha de
adquisición, depreciación acumulada y que además sirve para la conciliación de los
activos donde se reflejen los saldos y su compatibilidad con el costo histórico.
Asimismo, este registro auxiliar permite comparar frecuentemente con el mayor
general de la contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones porque además,
se presentará en detalle su composición, agrupados conforme al orden de la cuenta de
mayor general de la contabilidad y contemplará como información entre otros, la
fecha de compra, valor de adquisición, vida útil, valor residual, valor depreciación
acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.
Por otra lado, cuando se efectúan conciliaciones de los activos fijos de los
Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales las autoridades correspondientes, no
remiten dentro del lapso legal del mes subsiguiente al Departamento de Bienes
Nacionales, la conciliación de los activos fijos, sin considerar aquellas cuentas de
gastos que se correspondan con los bienes adquiridos, lo correspondiente al Impuesto
al Valor Agregado (IVA), agregando además que es responsabilidad de estas
autoridades remitir dentro del lapso legal las cuentas contables correspondientes para
106
asegurarse que todos los activos fijos estén adecuadamente contabilizados y que el
saldo de dichas sea correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios
para reflejar adecuadamente en libros el efecto de las decisiones que se tomen sobre
esos activos.
En lo que concierne a las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad,
éstas se registran utilizando como soporte la documentación que avala este acto
administrativo realizadas una única vez, de modo que, a partir de ese registro sea
factible generar todas las salidas de información que se demanden, asimismo este
departamento registra contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los
activos fijos.
Respecto al objetivo: Evaluar los aspectos técnicos y operativos del control de
gestión en cuanto al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Públicas de
la Región Centroccidental, se pudo conocer que los soportes contables del acta de
desincorporación son debidamente suscritas por los responsables primarios, de uso y
el registrador de bienes responsable y se hace considerando la debida justificación,
mal estado, obsolescencia, pérdida, donación o venta, además autorizar las
transferencias de bienes entre departamentos cuando es el caso.
En correspondencia a la existencia de manuales de normas y procedimientos para
el tratamiento de activos fijos en el Departamento de Bienes Nacionales de las
Universidades en estudio se constato que existen, así como también cuentan con
personal con conocimiento técnico, operativo y experticia para llevar a cabo las
funciones de registro y control de activos fijo, pero también se evidenció que en el
Departamento de Bienes Nacionales de la universidad, no cuentan con personal para
supervisar la entrada y salida de los activos, y en muchos de los casos no existe
relación entre este departamento con el de Contabilidad.
107
En cuanto al objetivo: Indagar la presentación y revelación de los activos fijos en
los estados financieros preparados por las Universidades Públicas de la Región
Centroccidental, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciación fecha de
adquisición, ubicación, reparación, mantenimiento y el tratamiento contable dado a
cada uno de ellos, se tiene que las universidades en estudio realizan el registro
contable de los activos fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el momento
de su adquisición, considerando sus características, contabilizándolos a su costo
original (valor inicial) incluyéndose además con su fecha de compra.
No obstante, también se evidencio que el registro de los activos fijos no incluye el
precio de compra más todos aquellos soportes que se pagaron para que esté optimo
para su uso, así como tampoco se registran los desembolsos relacionados con las
mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo, lo que demuestra una gran
debilidad para los departamentos de Bienes Nacionales de las Universidades en
estudio, puesto que el mencionado registro debe hacerse atendiendo al costo incurrido
(incluye costos de acarreo, reparaciones, traslados, entre otros) por la Universidad
para el momento de su adquisición.
En este contexto, se pudo verificar que tampoco se consideran los desembolsos
como parte del costo (capitalización o como gastos del periodo), ni se distribuye el
costo depreciable del activo fijo a lo largo de su vida útil utilizando un método de
depreciación para cada activo en particular puesto que solo consideran su naturaleza
uso, las políticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente
económico imperante. Esto otorga razones suficientes para considerar que la
información presentada en los estados financieros preparados por las Universidades
Públicas de la Región Centroccidental, no son confiables y carecen de veracidad.
En lo atinente al objetivo: Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las
108
Universidades Públicas de la Región Centroccidental, se concluye que el tratamiento
de los activos fijos en las Universidades Públicas de la Región Centroccidental, en lo
que corresponde al registro en la valoración inicial y posterior a la inicial
perteneciente a los actuales activos fijos los aspectos técnicos y operativos del control
de gestión y la presentación y revelación de los activos fijos en los estados
financieros se encuentra sujeta a las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables al ámbito legal para el tratamiento de los activos efectuados por
las Universidades Públicas, el que es considerado muy rígido y de obligatorio
cumplimento, normado por un conjunto de disposiciones legales, tales como: leyes,
reglamentos, resoluciones, manuales e instructivos, las cuales deben considerarse en
toda su amplitud.
Por lo antes mencionado, se considera prudente y conveniente presentar las
siguientes recomendaciones:
Recomendaciones
Una vez concluido el proceso investigativo, a la luz del control de gestión
contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las
Universidades Públicas de la Región Centroccidental, se procede a aportar una serie
de recomendaciones:
1. Divulgar los resultados obtenidos en la presente investigación ante las
autoridades universitarias competentes, con vista a reforzar el desempeño del
departamento de bienes nacionales e implementar lineamientos de gestión y control
con el que se mantenga un estricto control sobre el activo fijo, siendo la propiedad de
los mismos perfectamente demostrable y su existencia comprobable.
109
2. Apoyarse en sistemas computarizados a través de módulos de activo fijo donde
se refleje la información de las existencias por renglones y ubicación en forma
detallada. Así, su registro contable se efectuará mediante la interfaz existente entre
este módulo y el módulo de contabilidad, y se hará en forma global, por cuenta
contable y por Decanato custodia, por lo tanto, la información registrada en ambos
módulos debe ser consistente.
3. Establecer mecanismos de acción que permitan una mayor vinculación entre el
Departamento de Bienes Nacionales y de Contabilidad de las mencionadas
universidades.
110
Referencias Bibliográficas
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Barcelona Quinta edición. España.
Agüin (2006) Diseño de Normas y Procedimientos para el Control de los Bienes
Nacionales de la Oficina Técnica auxiliares del Consejo Nacional de
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Bavaresco (2003) Las Técnicas de la Investigación. Manual para la Elaboración de
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114
115
Anexo
Lista de Cotejo
116
Lista de Cotejo de la Observación Directa
N° Aspectos a Considerar
Tratamiento Contable Si No Observaciones
1
El registro contable de los activos fijos se hace atendiendo el
valor nominal incurrido por la universidad para el momento de
su adquisición.
2 Se hace considerando las características de ese bien.
3 Son contabilizados a su costo original (valor inicial)
4 Son incluidos en la universidad con su fecha de compra
5
El registro de los activos fijos incluye el precio de compra más
todos aquellos soportes que se pagaron para que esté optimo
para su uso.
6 Se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y
reparaciones relacionadas con el activo fijo.
7 Se consideran éstos desembolsos como parte del costo
(capitalización o como gastos del periodo).
8 Se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo de
su vida útil.
9 Se utiliza un método de depreciación para cada activo en
particular.
Requerimientos de información para el registro en la
valoración de los Activos Fijos
10 Existe en Departamento de Bienes Nacionales un libro auxiliar
de activos fijos actualizado.
11 La función de éste es controlar el activo fijo de la Universidad.
12
En éste libro se identifica claramente el registro del activo por
área, tipo de activo, fecha de adquisición, depreciación
acumulada.
13 En éste libro la conciliación de los activos; los saldos son
compatibles con el costo histórico.
14
El Departamento de Bienes Nacionales, efectúa la conciliación
de los activos fijos de los Decanatos, facultades y
Dependencias Centrales a las cuales pertenecen.
15 Los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, a través
de la autoridad correspondiente, remiten dentro del lapso legal
117
del mes subsiguiente al Departamento de Bienes Nacionales,
la conciliación de los activos fijos.
16
Se considera en la conciliación de los activos fijos aquellas
cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes
adquiridos, como por ejemplo las memorias portátiles.
17 Se considera lo correspondiente al Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
18
Las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad,
se registran por el Departamento de Bienes Nacionales y
contabilidad de los Decanatos, facultades y Dependencias
Centrales, utilizando como soporte la documentación que
avala este acto administrativo.
19
El registro de las transacciones contables referidas a los
activos fijos se realiza una única vez, de modo que, a partir de
ese registro, sea factible generar todas las salidas de
información que se demanden.
20
El Departamento de Bienes Nacionales registra
contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de
los activos fijos
Aspectos técnicos y operativos del control de gestión en
cuanto al tratamiento de los activos
21
Utiliza como soporte contable el Acta de Desincorporación
debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y
el registrador de bienes responsable.
22
Cuando se desincorpora un bien se hace considerando la
debida justificación, mal estado, obsolescencia, pérdida,
donación o venta.
23 Se autorizan las transferencias de bienes entre departamentos
24
En el Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad,
existen manuales de normas y procedimientos para el
tratamiento de activos fijos.
25
Cuenta este departamento con personal con conocimiento
técnico, operativo y experticia para llevar a cabo la funciones
de registro y control de activos fijos.
26 El Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad,
cuenta con personal para supervisar la entrada y salida de los
118
activos.
27 Existe relación entre el departamento de Bienes Nacionales y
el Departamento de Contabilidad
