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SISTEMAS DE INFORMACINBPM
JHONATAN ANDRES MADRIDCARLOS ENRIQUE GIRALDO VLEZ
ALEJANDRO VSQUEZ
INSTITUCION UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO FACULTAD DE PRODUCCION Y
DISEO INGENIERIA INDUSTRIALMEDELLN2015
BPM
Historia.
BPM surgi en los Estados Unidos, y en 2003 comenz a ser
utilizado en gran escala por organizaciones interesadas en nuevas
herramientas para la implementacin y el control de sus estrategias.
BPM (Business Process Management, o Gestin del Performance
Corporativa) es una categora de sistemas enfocada en el
acompaamiento de desempeo. El aparecimiento del BPM aconteci a
partir de la ola de implementacin de los sistemas integrados de
gestin (ERPs) en las grandes empresas privadas. Estn en esta
categora productos como SAP, Peoplesoft y sus similares nacionales:
Microsiga, Datasul etc. Los ERPs contienen una infinidad de reglas,
cuya alteracin es costosa y demorada, requiriendo personal
especializado de TI. Ya los BPMs extraen de los ERPs la
administracin de estas reglas y posibilitan a los analistas de
proceso hacer alteraciones sin modificar la programacin.
Qu es bpm?
Business Process Management (BPM) es un conjunto de mtodos,
herramientas y tecnologas utilizados para disear, representar,
analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un
enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que
combina las tecnologas de la informacin con metodologas de proceso
y gobierno. BPM es una colaboracin entre personas de negocio y
tecnlogos para fomentar procesos de negocio efectivos, giles y
transparentes. BPM combina mtodos ya probados y establecidos de
gestin de procesos con una nueva clase de herramientas de software
empresarial. Ha posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a
la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el
rendimiento de negocio.
BPM 360
Cuando hablamos de BPM 360 estamos haciendo referencia a cubrir
la mejora continua de los procesos de una empresa. Normalmente se
partir de un anlisis de la situacin actual de los procesos
empresariales (Monitorizacin de los Procesos Actuales, recogiendo
algunos indicadores de referencia) que nos indicar qu desearamos
mejorar para conseguir unos resultados empresariales. Una vez
conozco que tenemos que desarrollar un proyecto BPM, comenzamos a
Modelizar y Disear Procesos de Negocio, creando lo que se denomina
como Arquitectura Empresarial (se detecta el mapa de procesos de la
empresa y se modelizan los procesos para su automatizacin, as como
se definen los nuevos indicadores a controlar para orientarnos
hacia los objetivos de negocio). En la Automatizacin e Integracin,
se ejecutan los procesos de negocio utilizando motores de Workflow
y soluciones de integracin de aplicaciones (para conectarnos con
los aplicativos ya existentes) y de datos. Segn se van ejecutando
los procesos de negocio, se ir controlando el comportamiento
mediante la monitorizacin (detectando cargas de trabajo, cuellos de
botella, ineficiencias, buenos resultados, puntos de mejora). En la
monitorizacin se detectan mejoras a realizar, por lo que se empieza
de nuevo el ciclo revisando la modelizacin y haciendo los ajustes
necesarios de diseo. Estamos en un proceso de mejora continua.
Con el trmino BPM360, estamos hablando que en BPM tenemos
diferentes fases: 1- Anlisis de Procesos: Analizar los procesos
actuales o nuevos para conocer cmo definirlos (definicin de tareas,
cmo ejecutar dichas tareas, quin realiza las tareas, dnde se
realizan, qu datos utiliza, qu reglas de negocio deben cumplirse)
2.- Diseo de Procesos: Disear los procesos de negocio siguiendo una
notacin BPM 3.- Ejecucin de los procesos de negocio: automatizar
los procesos con un motor de workflow e integrar las aplicaciones y
datos para que exista una orquestacin adecuada. 4.- Monitorizacin y
Anlisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la
informacin de los procesos con la estrategia empresarial para
conocer si nos encaminamos a los objetivos o no, y as tomar
decisiones reactivas.
Las tres dimensiones de BPM.
BPM es llamado as acertadamente porque se dirige al extenso
mundo de una compaa a travs de sus tres dimensiones esenciales.
El negocio: la dimensin de valor. La dimensin de negocio es la
dimensin de valor y de la creacin de valor tanto para los clientes
como para los stakeholders (personas interesadas en la buena marcha
de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etctera).
BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la
compaa: crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del
rendimiento mnimo; aumento de la innovacin; mejora de la
productividad; incremento de la fidelidad y satisfaccin del cliente
y niveles elevados de eficiencia del personal.
BPM incorpora ms capacidad que nunca para alinear actividades
operacionales con objetivos y estrategias. Concentra los recursos y
esfuerzos de la empresa en la creacin de valor para el cliente. BPM
tambin permite una respuesta mucho ms rpida al cambio, fomentando
la agilidad necesaria para la adaptacin continua.
El proceso: la dimensin de transformacin.La dimensin de proceso
crea valor a travs de actividades estructuradas llamadas procesos.
Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en
productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta
transformacin es el modo en que funciona un negocio; el elixir
mgico de la empresa. Mientras ms efectiva sea esta transformacin,
con mayor xito se crea valor. La ciencia aplicada de procesos y
transformacin abarca la historia de la gestin industrial moderna
desde los gurs de calidad como Deming, Juran, Shingo, Crosby y
Peters, y recientemente las prcticas de Lean y Six Sigma. BPM
incorpora estas metodologas de forma completa y las acelera con
sistemas de definicin, medida, anlisis y control mejorados de forma
espectacular. Mediante BPM, los procesos de negocio son ms
efectivos, ms transparentes y ms giles. Los problemas se resuelven
antes de que se conviertan en asuntos ms delicados. Los procesos
producen menos errores y estos se detectan ms rpido y se resuelven
antes.
La gestin: la dimensin de capacitacin.La gestin pone a las
personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a
la accin en pos de los fines y objetivos del negocio. Para la
gestin, los procesos son las herramientas con las que se forja el
xito empresarial. Antes de BPM, construir y aplicar estas
herramientas engendraba una mezcla poco manejable de automatizacin
de clase empresarial, muchas herramientas de escritorio aisladas,
mtodos y tcnicas manuales y fuerza bruta. Con BPM, puede aunar
todos los sistemas, mtodos, herramientas y tcnicas de desarrollo de
procesos y la gestin de procesos en un sistema estructurado,
completo, con la visibilidad y los controles necesarios para
dirigirlo y afinarlo.
Arquitectura BPM
La arquitectura de negocio de BPM.
Una arquitectura de negocio es la representacin en diseo de cmo
una empresa se define a s misma en trminos de su papel y propsito,
y cmo define la forma en la que crea valor. Cada organizacin define
sus objetivos empresariales de alto nivel y crea una estructura
organizativa, incluyendo una descomposicin funcional en unidades de
operaciones como estructura bsica para cumplir sus objetivos. La
empresa desarrolla relaciones a travs de esas unidades, y determina
cmo se relacionar con sus clientes, accionistas y stakeholders.
Conoce sus principios y prcticas, y desarrolla una cultura y
lenguaje distintivos, as como costumbres en respuesta a
oportunidades y desafos. Piense en su empresa y en cmo est
estructurada su arquitectura de negocio.
La arquitectura de procesos de BPM
Una arquitectura de procesos es la representacin escrita o
mediante diagramas de las cadenas de valor y los procesos de
negocio que operan por toda la empresa. Incluye tanto los procesos
de funcionamiento fundamentales como los procesos habilitadores de
apoyo a la gestin. Una arquitectura de procesos demuestra de forma
clara dnde se crea valor y cmo se relacionan y alinean los procesos
operacionales con las estrategias y objetivos de la
organizacin.
La arquitectura de gestin para BPM
El papel de la gestin es poner todo en movimiento. Dentro del
marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestin es
dirigir las acciones y comportamientos de personas y sistemas, as
como el flujo de informacin a travs del tiempo, y todo ello a la
vez que se utilizan y ajustan los procesos para alcanzar los
objetivos empresariales. La arquitectura de gestin de BPM incluye
gestin de proyectos, gestin de procesos y mejora de procesos.
Entonces con la arquitectura logramos representar y
entender:
Los puntos de encuentro con los clientes Los puntos de encuentro
con proveedores, colaboradores y otros entes externos Los problemas
y oportunidades de mejora Los procesos, datos y flujos de
informacin La organizacin Los sistemas informticos Los indicadores
de gestin y calidad
Interaccin BPM: capas en la arquitectura empresarial: Bases de
datos, Sistemas y Aplicaciones, Procesos de Negocio y Roles
(Clientes, personal, proveedores, partners, etc.). El objetivo de
un sistema de workflow es, a travs de un motor gestionar de forma
automatizada los procesos y flujo de actividades, documentos,
imgenes y datos, orquestando e integrando los Recursos Informticos
y los Roles:
Alcance del BPMEl alcance del BPM est conformado por un conjunto
de soluciones de software especializado que logra automatizar, a
dia de hoy y de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los
procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificacin y
modelizacin, hasta la monitorizacin, permitiendo as un entorno de
Mejora Contnua totalmente automatizado. La figura 2 muestra las
distintas tecnologas del BPM por cada una de las etapas del ciclo
de vida de la gestin de los procesos del negocio, definiendo as el
alcance del mismo.
Principales Funcionalidades.En cuanto a las principales
funcionalidades que BPM provee, tenemos: Asignar actividades a las
personas de forma automtica y segn cualquier criterio, o segn
cargas de trabajo. Recordar a las personas sus actividades, las
cuales son parte de una cola de WorkFlow. Optimizar la colaboracin
entre personas que comparten actividades. Automatizar y controlar
el flujo de documentos, datos e imgenes. Asignarle proactivamente a
las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos
necesarios (Documentos, informacin, Aplicaciones, etc.) en cada una
de ellas. Definir y controlar alertas segn criterios de tiempo, de
evento o de condicin, provocando as algn mensaje a un supervisor,
un escalado de actividades a otras personas para que las resuelvan,
y/o una resignacin automtica. Modificar los procesos y gestionar
excepciones en vivo, o al vuelo, y desde cualquier lugar, es decir,
permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin
necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano
informticamente. Adems, a travs de cualquier navegador para que
realmente se pueda realizar desde cualquier lugar. Proveer una
vista on-line para supervisores del estado e histrico de cada
instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeo de las
personas. Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas,
independientemente de su ubicacin geogrfica, a travs de la WEB,
Email, SMS, o cualquier otro dispositivo mvil. Proveer mtricas para
responsables de reas, organizadores, gestores de procesos y
calidad, tanto para efectos de Mejora Contnua como de Indicadores
de Calidad y de Gestin. Integrarse fcilmente con otros sistemas,
aplicaciones y ERPs. Proveer un alto nivel de soporte para la
interaccin humana
Beneficios.Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son
numerosos. A continuacin se describen los ms importantes : Mejora
la atencin y servicio al cliente. Incrementa el nmero de
actividades ejecutadas en paralelo. Minimiza el tiempo requerido
por los participantes para acceder a la documentacin, aplicaciones
y bases de datos. Disminuye drsticamente el tiempo de transferencia
de trabajo, informacin y documentos entre actividades. Asegura la
continua participacin y colaboracin de todo el personal en el
proceso. Disminuye drsticamente el tiempo que los participantes,
supervisores y administradores necesitan para conocer la situacin
de un tem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, participacin de
siniestro, pedido de cliente). Simplificacin de salidas - outputs
automticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a
mviles, etc. Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestin y
optimizacin de procesos.
CONCLUSIONES
La implantacin del BPM y los BPMS, est emergiendo como un factor
clave y estratgico, el cual las organizaciones estn adoptando con
ms frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales.
Constituirn uno de los principales ejes de inversin TI en las
Empresas y Administracin Pblica en los prximos aos. Claramente la
tecnologa BPM, combinada con una adecuada Gestin de Procesos, debe
tener caractersticas especficas para ofrecer flexibilidad y
agilidad en la evolucin y dinamismo de los procesos de negocio y
sistemas informticos asociados. El primer requisito es que el
proceso automatizado debe ser fcil de modificar sin ayuda de un
programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La
tecnologa BPM ha evolucionado en esta direccin con la introduccin
de descripciones grficas de los procesos, motores de reglas de
negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de modificar el
proceso de forma inmediata, sobre la marcha y sin
interrupciones.
Bibliografa
http://www.club-bpm.com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf
http://www.konradlorenz.edu.co/images/publicaciones/suma_digital_sistemas/bpm.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=PvZY03Kr0NI
