Manula Basico Excel

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  • 8/6/2019 Manula Basico Excel

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    MANUAL DE EXCEL

    INTRODUCCIN

    Qu es una Planilla de Clculo?

    as planillas de clculo u hojas de clculo tambin podemos encontrarlas con la siguiente denominacin: spreadsheet o worksheet.

    n una planilla de clculo se pueden ingresar valores, rtulos, frmulas matemticas, estadsticas, financieras, clculos de ingeniera, etc.

    l aplicar las frmulas sobre los datos de entrada nos devolver los resultados.

    a principal ventaja de una planilla de clculo es que una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podremos vermediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo,ganizaciones de produccin y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.

    os programas dedicados a las planillas de clculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos laxtensin .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensin .WQ1, cabe destacar que estos dos programasorren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensin .XLS y correajo entorno Windows.

    EXCEL para WINDOWS

    1 Comenzamos enumerando algunas de las facilidades que nos ofrece:

    q

    Gran rea de trabajo.q Facilidades para el formato de planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.)q Barras de herramientas y paletas porttiles.q Confeccionar grficos.q Manejo de tablas y de bases de datos.q Importacin de Datos.q Corrector ortogrfico.q Visualizacin previa a la impresin de una planillaq Imprimir la planilla.q Uso de Asistentes como: Asistente de Ideas, de funciones y de grficos.q Ayuda al usuario.

    2 Carga del programa

    or tratarse de un programa que trabaja en entorno WINDOWS debemos cargar primero este ltimo. Una vez en WINDOWS, clickeando doseces sobre el icono de EXCEL, entraremos al mismo (en adelante llamaremos a esta accin doble click).

    entro del programa, nos encontramos con la pantalla de trabajo de EXCEL (figura 1.1).

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    figura 1.1: la pantalla de trabajo de excel

    3 El rea de trabajo de Excel

    emos en la pantalla una grilla o cuadrcula, en el borde superior una serie de rtulos con letras nos indican las Columnas y a la izquierda otrostulos con nmeros que nos indican las Filas. La interseccin de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la

    amamos por la interseccin de los rtulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc.

    n cada celda podemos almacenar: un nmero, un texto o una frmula.

    a planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total de aprox. 4.200.000 celdas.

    stas planillas en EXCEL son denominadasHojas y estas hojas forman unLibro, este libro es almacenado en un archivo.

    e esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la direccin de la celda , separadas por el smbolo: !, por ejemplo:oja2!A5.

    observamos la figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa yaquella en la que estamos ubicados.

    4 Como movernos por la planilla

    urante nuestro trabajo vamos a tener que poner datos en determinadas celdas, veamos como llegar a ellas.

    ara movernos entre celdas contiguas podemos utilizar las teclas de cursor, repetidas veces y en forma alternada.

    ara ubicarnos en la ultima celda hacia abajo pulsemos END y luego Flecha abajo, de forma similar podemos ubicarnos en la ltima columna

    ulsando END y luego Flecha derecha, y de esta forma nos habremos ubicado en la ltima celda de la hoja, sea que la celda activa es laV16384. Ahora volveremos al punto de partida pulsando END, Flecha Izq. y END, Flecha Arriba o bien CTRL +HOME (las dos teclasmultneamente). El siguiente cuadro muestra todas las variantes de movimientos, realizar cada uno para ver las diferencias.

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    Teclas de Movimiento

    Una Celda a derecha/izquierda Flecha derecha/izquierda

    Una Celda arriba/abajo Flecha arriba/abajo

    Al comienzo de la Fila HOME o CTRL + Flecha izquierda

    Al fin de la Fila END o CTRL + Flecha derecha

    Al comienzo/fin de la Columna END + Flecha arriba/abajo

    Al comienzo de la Columna

    Al Fin de la Columna

    CTRL + Flecha arriba

    CTRL + Flecha abajo

    A la Hoja anterior CTRL + PgUp

    A la Hoja siguiente CTRL + PgDn

    Al comienzo de la Hoja

    Pantalla abajo/arriba

    Avanza Columnas Izquierda/derecha

    CTRL + HOME

    PAGE Down/up

    ALT + PAGE Down/up

    enemos dos formas de ir a una celda determinada en forma rpida: si pulsamos F5 nos aparece un cuadro de dilogo que dice Ir a , en el lugaronde dice referencia indicamos a que celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es masmple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda estamos en ese momento, si llevamos el puntero del

    ouse hasta ese lugar vemos que este se transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la direccin que dice y escribirlesosotros la direccin de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.

    5 El tamao de la pantalla

    omo observamos en la Figura 1.1 vemos que la planilla se llama Libro1 y que esta compuesto por hojas: Hoja1, Hoja2, Hoja 3 ..., estos sonombres provisorios que les pone el EXCEL, nosotros tenemos la posibilidad de cambirselos y ponerles nombres afines a lo que estemosaciendo.

    ambin vemos que, como en cualquier otra aplicacin Windows, estn los botones de Maximizar, Minimizar y reducir a un cono. Siesionamos en el de reducir a un icono vemos que se forma otra ventana interna a la que tenamos denominada Libro1, esta ventana podemos

    overla por la pantalla indicando con el puntero del Mouse sobre su nombre y manteniendo presionado el botn Izquierdo, podemos modificarancho o altura pulsando con el puntero del Mouse sobre sus laterales. Esto nos indica que en la pantalla de EXCEL podemos ver mas de unbro a la vez cosa que en muchos casos resulta muy cmodo.

    presionamos Minimizar de la ventana de Libro1 la planilla quedara reducida a un icono y para reactivarla ubiquemos el puntero de Mousebre este icono y efectuemos un doble clic. De esta forma podramos tener varios libros abiertos y sin que nos ocupen mucho lugar.

    presionamos Maximizar de la ventana de Libro1 la planilla ocupara todo en ancho de la pantalla dejndola de la forma original.

    6 El Men de Comandos

    ebajo de la barra de ttulos encontramos el Men de Comandos de EXCEL, similar al de cualquier otra aplicacin Windows, pulsando con eluntero del Mouse sobre cualquiera de sus opciones se descolgara hacia abajo un men de tipo persiana con una serie de comandos y funcioneslacionadas con dicha opcin. (figura 1.2)

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    figura 1.2 : Men

    ulsemos por ejemplo sobre ARCHIVO y observemos que pasa. Estando el men desplegado con las teclas Flecha abajo/arriba nos movemosntre las opciones, con las teclas Flecha derecha/izquierda nos movemos entre los menes, con la tecla ENTER se elige una opcin y con lacla ESC dos veces se sale del men.

    ambin podemos acceder al men presionando ALT + Primer letra del men deseado.

    7 Las Barras de Botones

    n EXCEL, como en otras aplicaciones aparecen las Barras de Botones (figura 1.3) que agilizan el trabajo. Cada botn representa un comando yn estas barras de botones estn los comandos mas utilizados. Para conocer la funcin que cumple dicho botn ubicamos el puntero del Mousebre el mismo y esperamos unos segundos a que aparezca la leyenda.

    figura 1.3 : Barra de botones Estandart y Formato

    dems de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su funcin.

    eamos como se activan estas Barras:

    biquemos elpuntero del Mouse sobre la barra de botones u pulsemos el botn derecho, aparecer un cuadro con las barras de botonessponibles, vemos que estn tildadas las opciones de Estandart y Formato que son las que en realidad estn activas actualmente.

    ulsemos sobre alguna otra opcin, como por ejemplo DIBUJO y veremos aparecer en pantalla la barra correspondiente.

    ara desactivarla tenemos dos formas: una forma es pulsando con el puntero del Mouse sobre su botn de control ubicado en el ngulo superiorquierdo de la barra o la otra forma es tal cual como cuando la activamos pero en este caso le sacamos el tilde.

    ambin podemos tener en cuenta que presionando con el puntero del Mouse sobre el nombre de la barra y manteniendo apretado podemosbicar dicha barra de Botones en el lugar que nos quede cmoda.

    8 Las paletas porttiles

    n el borde derecho de la barra de botones Formato aparece uno que si presionamos con elpuntero del Mouse sobre la flecha despliega unaaleta de la cual podemos elegir un color, ese color queda seleccionado y si lo llegramos a necesitar posteriormente se presiona directamentebre el botn. Si una vez desplegada la paleta la arrastramos con el puntero del Mouse y manteniendo presionado el botn Izquierdo, podemos

    bicarla en algn lugar de la pantalla para tenerla a mano.

    xisten otras paletas porttiles que estn en otras barras de botones que ahora no estn visibles como galera de grficos, diseo de objetos, etc.

    9 El Men Contextual

    xiste otra posibilidad de seleccionar comandos y es mediante el Men Contextual o segn el contexto, esto significa que segn el trabajo quetemos realizando, EXCEL nos muestra (y nos da la posibilidad de elegir) solo aquellos comandos que son aplicables en ese momento, de estarma se simplifican los menes.

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    Men Contextual se activa, estando con elpuntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botn derecho.

    Ubiquemos elpuntero del Mouse dentro de la ventana del documento.

    Presionemos el Botn derecho.

    ependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, grfico, dibujo) tendremos una serie de comandos usuales para ese modo.

    10 Ayuda al Usuario

    tenemos alguna duda en algn momento podemos obtener un texto explicativo accediendo a la pantalla de Ayuda.

    ara ello abramos el men ? (Ayuda) y del mismo seleccionemos Contenido

    parecer el ndice de temas a los cuales podemos acceder; estos temas se encuentran subrayados y en color verde, y cuando el puntero delouse pasa por sobre ellos se transforma en una manito, lo que nos indica que pulsando accederemos a la explicacin correspondiente.

    tra forma de acceder a la ayuda es buscar un determinado tema, por ejemplo:

    bramos nuevamente el men ? (Ayuda) y del mismo seleccionamos Buscar ayuda a cerca de:

    ntonces en donde se queda el cursor esperando ah escribimos la palabra referida al tema que estamos buscando o bien buscamos algo referido ae tema en la lista que figura a continuacin, una vez encontrado lo seleccionamos, si es algo que elegimos de la lista presionamos dos veces el

    otn izquierdo sobre la palabra y luego presionamos Mostrar temas , luego de esto vemos que mas abajo aparecen los temas referidos a loue estamos buscando, seleccionamos uno y luego presionamos Ir a , al hacer esto aparece una explicacin bien detallada sobre dicho tema. Paralir de la ayuda presionamos sobre FILE/ARCHIVO y elegimos EXIT/SALIR.

    ambin contamos dentro del men ? (Ayuda) con la opcin ndice, la cualnos muestra una lista ordenada alfabticamente de todos los temasn los que tenemos una explicacin de los mismos.

    xiste tambin la posibilidad contar con una ayuda a medida que vamos trabajando, esto se logra con el Asistente de ideas.

    Asistente de ideas esta representado por el botn con forma de una lamparita en la barra de herramientas. Cuando la lamparita se enciende,decir, toma el color amarillo, significa que nos puede dar una sugerencia de como realizar la ultima tarea que realizamos de una forma mucho

    s fcil. Por ejemplo:

    Coloquemos un texto en una celda, presionamos Enter y la seleccionamos posicionandonos con elpuntero del Mouse sobre ella..

    Pulsemos con el botn derecho sobre la misma, este men que aparece se denomina

    en Contextual y es muy utilizado en EXCEL.

    Elijamos el comandoFormato de celdas y la solapaFuentes.

    Activemos el formato cursiva y demosAceptar

    E1 asistente de ideas se enciende

    Pulsemos en la lanparita y se nos sugerir lo que muestra la figura 1.4.

    Figura 1.4: Sugerencia del Asistente de ideas.

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    1 numero 1) indica que es la 1 sugerencia. En el caso que tengamos ms de una sugerencia podemos ver las sugerencias para accionesnteriores pulsando en elbotn que sealahacia arriba y para ver las sugerencias siguientes pulsamos elbotn que seala hacia abajo.

    omo esta sugerencia implica que se puede emplear un botn, el mismo se nos muestra a la derecha de la ventana de sugerencias.

    n el caso de necesitar mayores explicaciones sobre la sugerencia pulsaremos en laLamparita que tiene un signo de pregunta de esa mismaentana.

    1 cuadro del Asistente de ideas queda activo, y aparecer una sugerencia cada vez que EXCEL detecte la posibilidad de mejorar nuestra formae trabajar.

    ara desactivar el Asistente de ideas, pulsamos en la lamparita en la barra de herramientas, sea que de esta forma podemos dejarlo siempretivo o activarlo cuando queramos.

    11 Salida del Programa

    uando terminamos de trabajar salimos del programa...

    brimos el men ARCHIVO y pulsamos sobre SALIR

    no hicimos ningn cambio en la planilla salimos directamente del programa

    n el caso que hubiramos hecho alguna modificacin sobre los datos contenidos en la planilla aparecera el mensaje de confirmacin (figura5) al cual por ahora contestamos NO.

    figura 1.5: Confirmacin de salida

    CONFECCIN DE UNA PLANILLA

    ara confeccionar una planilla primero tenemos que ver como se seleccionan celdas, filas y columnas.

    1 Seleccin de un grupo de celdas Adyacentes

    omo vimos anteriormente un comando puede aplicarse a la celda activa, pero tambin podemos aplicar ese mismo comando u otros sobrearias celdas a la vez.

    e denominaRango a un conjunto formado por una o mas celdas. En base a esto podemos definir distintos tipos de rangos, como por ejemplo:

    Una sola celda

    Fila de dos o ms celdas adyacentes

    Columna de celdas adyacentes

    Bloque que contenga filas y columnas adyacentes

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    4 Como ingresar texto

    rearemos una hoja de calculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos elementos y mejoras mediante ejercicios que haremos a lo largo dete Capitulo.

    stando con la planilla vaca como si recin hubisemos ingresado a EXCEL vamos a empezar a ingresar textos. EXCEL alinea los textos a laquierda.

    Pulsemos sobre la celda A2.

    Escribamos allLiquidacin de Sueldos y pulsemos ENTER.

    En A4 escribamos Legajo.

    Pulsemos Cursor Der. y escribamos Nombre.

    Pulsemos Cursor Der. y escribamos Bsico.

    Pulsemos Cursor Der. y escribamos Premio

    Pulsemos Cursor Der. y escribamos Total y pulsemos ENTER.

    5 Como ingresar nmeros

    la inversa que con los textos, los nmeros quedan alineados hacia la derecha.

    Pulsemos sobre la celda A5 y escribamos: 324.

    De forma similar completemos nuestra planilla colocando los datos que vemos en la

    gura 2.1 en las celdas correspondientes.

    6 Como grabar la planilla

    medida que trabajamos es conveniente grabar cada tanto, para evitar que por un corte de luz repentino perdamos todo nuestro trabajo.

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    Figura 2.1: Ingreso de textos

    Abramos el menARCHIVO y optemos por Guardaro pulsemos CTRL + G o pulsemos sobre elDisquete de la barra de herramientas. Todastas son distintas formas de ejecutar el mismo comando y llegar al cuadro de la figura 2.2.

    Escribamos el nombre SUELDOS y con TAB nos movemos a los otros campos, en esta figura estamos grabando en A:, su profesor les dir enue Drive van a grabar la planilla, luego al terminar pulsemos Aceptar.

    Figura 2.2. Asignar un nombre de archivo al Libro

    ambin puede aparecer una ventana para ingresar informacin adicional del trabajo. Completamos los recuadros pulsando TAB para pasar deno a otro y luego damosACEPTAR.

    bservemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol, sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS

    7 Como cambiar el ancho de la columna

    omo vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los nombres, pero EXCEL nos permite variar el ancho de lasolumnas con mucha facilidad:

    Estando el cursor ubicado en la columna B abramos el menFORMATO.

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    Optemos porColumna y luegoAncho.

    Escribamos 25 y pulsemos ENTER.

    tra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el sealador delMouse entre los botones del encabezado de la columna Bhasta que el cursor se transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado desplazamos elMouse

    grandando o achicando el ancho de la columna.

    uego de ajustar al ancho ideal completamos los dems valores que nos faltan como indica la figura 2.3

    Figura 2.3: Ingreso de valores

    8 Barra de frmulas

    Figura 2.4: La Barra de frmulas

    n la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una lnea a la que llamamos barra de frmulas, a la que ingresamos con la tecla dedicin F2.

    n la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc.

    ulsando laflecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, poremplo, Precio, en vez de A4.

    n la parte central aparecen, durante la modificacin de una celda, los botones de aceptar = V y rechazar = X los que pueden ser seleccionadoson el mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas ENTER y ESC. Luego aparece el botnfx que ayuda el ingreso de funciones.

    9 Modifiquemos nuestros datos

    gicamente, EXCEL debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para ello disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con eluntero del Mouse sobre el texto de la barra de frmulas, editaremos el texto en ella. Si en cambio hacemos sobre la celda oulsamos F2 modificaremos el dato directamente dentro de 1a celda.

    bviamente, para editar en la barra de frmulas o pulsando F2 primero debemos ubicarnos en la celda, accin que no es necesaria utilizando el

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    todo de .

    Ubiquemos el cursor sobre B7 y pulsemos

    Pulsemos END para ubicarnos al final.

    Pulsemos BACKSPACE para borrar Pedro.

    Escribamos Diego.

    Pulsemos HOME y 2 veces la tecla CURSOR DER.

    Pulsemos DELETE 2 veces y escribamos a.

    Aceptamos pulsando ENTER.

    10 Ingreso de Frmulas

    a caracterstica mas destacable en una planilla de calculo es su facilidad para manejar frmulas, mediante las cuales podemos relacionaratemticamente celdas y formar as un esquema de calculo que puede llegar a ser muy complejo.

    Ubiqumonos en E5 y pulsemos = .

    Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda C5.

    Pulsemos * (multiplicar).

    Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda D5.

    Pulsemos Enter.

    bservemos la formula que acabamos de ingresar en la barra de frmulas. Las frmulas relacionan celdas y podemos escribirlas directamente

    omo a cualquier texto o seleccionando las celdas con los cursores como lo hemos hecho en este caso.

    la derecha aparece el contenido de la celda. Si pulsamos con el puntero delMouse sobre el mismo podremos modificarlo en la barra dermulas.

    11 Copiemos un rango de datos

    era conveniente que coloquemos la formula en toda la columna, pero para no tipearla en cada celda vamos a copiar el contenido de la celda E5rango E6:E9

    Estando ubicados en E5 abramos el menEDICIN.

    Optemos por Copiar.

    Seleccionemos con el Mouse el rango E6:E9 quedando indicado como en la figura 2.5.

    Abramos el menEDICINy optemos porPegar.

    Pulsemos ESC

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    bservemos que todas las frmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada frmula para que

    me los datos del mismo rengln en donde esta ubicada.

    figura 2.5: Copiar datos

    este mtodo de relacionar celdas se lo denomina "Direccionamiento relativo" porque la formula depende de la posicin en donde sencuentra.

    omo copiar datos es una operacin frecuente, disponemos del botn Copiar y del botn Pegar para agilizar el trabajo.

    12 Direccionamiento absoluto

    upongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualizacin; para ello pondremos el valor del coeficiente en lalda F2.

    Ubiqumonos en F2, escribamos 2 y pulsemos ENTER

    Ubiqumonos en F5 y pulsemos =

    Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda E5.

    Pulsemos *

    Pulsemos CURSOR ARRIBA hasta llegar a la celda F2.

    Pulsemos F4 para convertir el direccionamiento relativo en absoluto.

    Pulsemos Enter para que la formula quede colocada.

    opiemos ahora la formula hacia las restantes celdas, pero esta vez usando elMouse.

    Estando ubicados en F5 desplacemos elMouse hasta colocar al apuntador sealando exactamente sobre el cuadradito que aparece abajo a laerecha del recuadro de la celda activa.

    1 apuntador se convierte as en una cruz.

    este cudradito se lo denomina "Manejador" de la celda.

    Pulsemos entonces sobre el manejadory,manteniendo presionado, desplacmonos hasta llegar a la celda F9.

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    Liberemos el botn del Mouse para efectivizar la copia.

    revisamos el contenido de las celdas de la columna F y notaremos que cuando hablamos de "Direccionamiento absoluto" nos referimosxactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse.

    n nuestro caso hemos establecido direccionamiento absoluto para la celda F2.

    figura 2.6: Direccionamiento absoluto

    aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estn siempre actualizados

    jmonos como cambian los datos con los siguientes valores:

    Ubiqumonos en la celda F2, escribamos 3 y pulsemos ENTER

    Luego en la misma celda escribamos 1,5 y pulsemos ENTER

    Ubiqumonos en la celda C6, escribamos 800 y pulsemos ENTER

    13 Utilicemos la funcin Suma

    ara saber el monto total a pagar en sueldos debemos sumar la columna E, para lo cual utilizaremos una funcin de suma, que por ser muyomn se encuentra en un botn.

    Ubiqumonos en la celda E10

    Pulsemos sobre el icono de sumatoria

    Automticamente se seleccionan todas las celdas que contienen nmeros por encima de la celda activa.

    Pulsemos ENTER y obtenemos el total.

    Guardemos la planilla pulsando sobre el icono con forma de disquette.

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    e esta manera se guarda con el nombre original que le pusimos.

    14 Planilla Nueva

    n el caso en que queramos hacer otra planilla nueva, EXCEL nos permite cerrar la planilla que estamos usando y abrir una nueva.

    Nos aseguramos de haber guardado la planilla que estamos usando.

    Abramos el Men ARCHIVO y optemos por Cerrar.

    Luego pulsemos sobre el icono con forma de hoja en blanco.

    e esta forma estamos listos para empezar a cargar los datos correspondientes a esa planilla nueva, sin haber salido del EXCEL ni deWINDOWS.

    APLIQUEMOS FORMATOS

    1 Accedamos a una planilla existente

    ara comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en este caso SUELDOS.XLS) tenemos tres posibilidades:

    Utilizando opciones de men:

    Abramos el men ARCHIVO y optemos por Abrir

    Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS) en la lista, pulsemos sobre el mismo y luego

    bre el botn Aceptar.

    Utilizando la barra de herramientas:

    Pulsemos sobre el icono con forma de fichero.

    dem paso 2 anterior.

    Utilizando los ltimos cuatro archivos en que trabajamos:

    Abramos el men ARCHIVO

    Al final de este men aparecen listados, por orden, los ltimos 4 archivos en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamosmplemente pulsemos sobre el nombre, para abrirlo.

    2 Vamos a darle forma a nuestra Planilla

    ara dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades de formatos de carcter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tiposegrita, cursiva y subrayado:

    Seleccionemos el rango A4:E4

    Pulsemos N para resaltar la letra con negritas.

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    Pulsemos sobreKpara inclinar la letra, itlica

    Pulsemos sobre S para que las palabras queden subrayadas.

    Pulsamos CURSOR ARRIBA para deseleccionar el rango.

    3 Cambiemos el tipo de letra de una columna

    Seleccionamos el rango B5:B9, sea la columna de los nombres de los empleados.

    Luego vamos con elpuntero del Mouse hasta donde esta la lista de los tipos de letra y de ah elegimos una que nos agrade.

    Elijamos tamao 12.

    Tambin le aplicamos el efecto de letra cursiva, presionando sobre K.

    4 Centremos un titulo entre varias columnas

    Seleccionamos el rango A2:E2

    Pulsamos sobre el icono con que tiene una "a" en el centro.

    Pulsemos CURSOR ABAJO y el titulo queda centrado entre las columnas A y E.

    uedara como muestra la figura 3.1.

    figura 3.1: Planilla obtenida

    5 Como controlar la grilla

    Abrimos el menHERRAMIENTAS, y optamos por Opciones

    Elegimos la solapa VER

    Elegimos un color en el recuadro Color Automtico y damos Aceptar.

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    Para eliminar la grilla quitamos la marca de la opcin Lneas de divisin.

    6 Como suprimir los encabezados de fila y columna

    para una presentacin deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesarios podemos simplificar la planilla suprimiendo losncabezados de las filas y columnas.

    Abramos el menHERRAMIENTAS, y optemos por Opciones

    Elegimos la solapa VER

    Quitamos la marca de la opcin Encabezados filas y columnas y damos Aceptar.

    emos la diferencia y si no nos gusta podemos Volver a encender los encabezados.

    7 Apliquemos color de fondo a las celdas

    e la misma forma que con los bordes:

    Seleccionamos el rango B2:D2

    Pulsamos sobre la Paleta porttil Colores:

    Elegimos el color deseado

    a prxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsamos directamente en elbotn de la paleta porttil de colores.

    ulsando las teclas CTRL + 1 accedemos al cuadro de formatos de celda y seleccionando la solapa Diseo tambin podremos definir el color des celdas.

    8 Cambiemos el color del texto

    os queda una Paleta porttil para probar y es la de Color del texto.

    Seleccionamos el rango E5:E10 y le asignamos color rojo de texto.

    Grabemos el documento con todas las reformas que se le hicieron.

    emos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos apreciar en la figura 3.2

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    figura 3.2 :planilla obtenida

    9 Insertemos textos rotados

    uele ser necesario alterar la orientacin de los textos de las celdas, como por ejemplo para colocar un titulo o encabezamiento de cuadro a undo del mismo y en forma vertical. Veamos:

    Ubiqumonos en la celda A14, escribamos Nota: y pulsemos ENTER

    Abramos el menFORMATO y optemos por Celdas y la solapa Alineacin.

    Elijamos Texto vertical y pulsemos sobre Aceptar.

    10 Como acomodar mucho texto en una sola celda

    odemos incluir todo tipo de notas y comentarios dentro de una celda, y distribuir dichos textos en una o mas lneas:

    Ubiqumonos en B14 y escribamos: La presente liquidacin se ajusta a las normas establecidas por los convenios actualmente engencia. y damos ENTER.

    Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin.

    Activemos la opcin retorno automtico y pulsemos sobre Aceptar.

    11 Ajuste de textos verticales

    s como disponemos de opciones para el alineamiento horizontal, tambin podemos alinear los textos en forma vertical:

    Pulsemos Cursor Izq. para ubicarnos en A14

    Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin

    En el recuadro Vertical,elijamos Superior y damos Aceptar.

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    12 Justificacin de un texto

    odos los que conocemos algn procesador de textos sabemos lo que este termino significa: se trata de ajustar el texto a ambos mrgenes, esecir que siempre comenzara en el margen izquierdo (como en el caso de alineacin a izquierda) pero, a la vez, terminara tambin en el margenerecho (como en el caso de alineacin a derecha); esto se logra variando las distancias entre las palabras.

    Ubiqumonos en la celda B14

    Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin.

    Del recuadroHorizontalelijamosJustifcar

    Pulsemos sobre Aceptar y obtendremos el resultado que vemos en la figura 3.3

    Figura 3.3: Texto justificado

    13 Como asignar formatos a los nmeros

    s imprescindible en casi toda presentacin de hojas de calculo que los valores numricos sean exhibidos con el formato adecuado. De estarma podremos distinguir fcilmente los valores numricos (puntos cada tres dgitos, coma y dos decimales) de los monetarios (que llevanmbolo monetario) colocar barras o guiones en las fechas, etc.

    ejoraremos el aspecto de nuestro ejemplo aplicando formato a los valores.

    Seleccionemos el rango C5:C9

    Pulsemos CTRL y manteniendo presionadas...

    Seleccionemos el rango E5:F10 (que se agrega al anterior)

    Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Numero.

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    Cambiemos la Categora a Numero

    Elijamos #.##0,00 y observemos el resultado de aplicar ese formato enMuestra.

    Pulsemos Aceptar y observemos el cambio.

    14 Formato de porcentaje

    a columna titulada Premio nos esta mostrando un coeficiente que se vera mejor si se lo expresara como porcentaje (%).

    Seleccionemos entonces el rango D5:D9.

    Pulsemos sobre el botn %.

    a planilla quedara como muestra la figura 3.4

    figura 3.4: formatos aplicados a la planilla

    CONFECCIN DE GRFICOS

    os grficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variacin de un valorlo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un grfico vale mas que mil nmeros". De ello se desprende que, para crear un grfico, primeroebemos tener una tabla de nmeros.

    Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo.

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    Figura 4.1: Planilla de datos

    Pulsemos con el botn derecho delMouse sobre la barra de botones.

    Aparecer, el men de las barras disponibles; optaremos por Grfico.

    Reubiquemos la barra de botones de grfico de modo de dejar libre el rango B10:F20

    sta barra se puede dejar a un costado por si hay que usarla en otro momento.

    Seleccionemos el rango A3:B7

    Pulsemos sobre la paleta porttil Galera de grficos

    A1 desplegarse la galera de grficos elegimos el tipo de grfico de barras verticales (tercero de la primera columna).

    Ubiquemos el cursor en la celda B10

    Pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta F20, lugar donde liberaremos el botn delMouse.

    parecer el grfico de la figura 4.2.

    figura 4.2: grfico obtenido

    1 Reubicacin de un grfico

    on un simple movimiento delMouse, podemos ubicar el grfico en cualquier parte de la planilla.

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    Ubiquemos el cursor en el centro del grfico.

    Pulsemos y manteniendo presionado movamos elMouse hasta el lugar deseado, donde liberamos elMouse.

    Para que el grfico se adapte a la grilla, es decir que su ngulo superior izquierdo

    oincida con una esquina de celda, mientras movemos elMouse debemos mantener pulsada la tecla ALT.

    2 Modificacin del tamao de un grfico

    ambin podemos darle al grfico el tamao necesario para adaptarlo al resto de los elementos que lo acompaan en la hoja de calculo, de unaanera tan sencilla como en el caso anterior. Habremos notado que cuando pulsamos para mover el grfico aparecieron ocho cuadraditosrededor del mismo; se trata de los manejadores de grfico.

    Ubiquemos el sealador delMouse sobre cualquiera de estos manejadores, pulsemos y, manteniendo presionado, desplacemos hacia afuera oacia adentro del recuadro. Modificaremos as el tamao y las proporciones del mismo.

    Si utilizamos los manejadores que estn en las esquinas, alteraremos a la vez el ancho y la altura de la figura, en cambio, con los que se

    ncuentran en el centro de los lados, modificaremos solo la altura o el ancho.

    Para escalar el grfico, es decir modificar su tamao sin alterar las proporciones

    antendremos pulsada la tecla SHIFT mientras desplazamos cualquiera de los manejadores que estn en las esquinas.

    3 Modificacin del grfico

    al como esta ubicado en la hoja de calculo podremos hacerle a este grfico solo algunas modificaciones elementales en el tamao, color de

    ndo, y tipo de grfico

    ara poder aplicar al mismo todas las posibilidades que nos brinda Excel respecto de los grficos debemos colocarlo en una ventana de edicine grfico:

    Ubiquemos el cursor sobre el grfico y pulsemos undoble clic.

    Aparece un recuadro rayado alrededor del grfico. (tambin se modifica el men).

    ambin si se toman mas filas y columnas en nuestro ejemplo el grfico va a ser mas completo. Por ejemplo la figura 4.3

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    figura 4.3: grfico con mas series de datos

    IMPRESIN DE LA PLANILLA

    1 Como imprimir rpidamente

    Carguemos la planilla SUELDOS.XLS.

    l pulsar el botn de la impresora Excel realizara una impresin de todas las celdas con algn contenido, incluyendo tambin los grficos ybujos existentes. Se tomaran los mrgenes y tamaos de pagina segn los parmetros por omisin de la impresora declarada en el panel deontrol de Windows . Tambin se adjunta un encabezado y un pie de pagina estndar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.

    2 Como controlar la impresin

    o obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botn, podemos ajustar cada uno de los tems individualmente para que la impresin quebtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo.

    Abramos el men ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina; aparecer el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas.

    3 Como definir el tipo de papel

    n la solapa Pagina encontramos los parmetros del papel.

    qu podemos controlar:

    q La orientacin del impreso:

    n el recuadro Orientacin podemos imprimir con la orientacin corriente (opcin Vertical) o bien en forma apaisada (opcin Horizontal ).

    q El porcentaje de escalado:

    odemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequea

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    ue lo normal. Esto es muy til cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una

    agina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad

    e paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opcin Encajar en:

    q El tamao del papel:

    n el recuadro Tamao del Papel podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamao de la pagina:rta, oficio, A4, etc.

    q La calidad de impresin:

    n el recuadro Calidad de impresin podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolucin dempresin a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definicin depende exclusivamente de la impresora seleccionada.

    q Numeracin:

    n el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que

    coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es til cuando deseamos incluir una cartula y la numeracin de las hojas del informe debeomenzar en dos.

    4 Como definir el rango de impresin

    1 rango de impresin indica la parte de la planilla que deseamos imprimir. La seleccin de este rango no puede ser mltiple.

    Activemos la solapa Hoja

    Pulsamos en el recuadro rea de impresin para que aparezca all el cursor

    Corremos la ventana a un costado, pulsando en la barra de titulo de la misma.

    Pulsamos en la planilla para activarla.

    Seleccionamos el rango A2:G15

    odemos adems controlar ciertas opciones:

    q E1 recuadro Ttulos a imprimir.

    q Lneas de divisin:

    esta casilla esta activada ser impresa una lnea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en elonitor.

    q Notas:

    on esta opcin las notas incorporadas saldrn impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.

    q

    Calidad de borrador:

    ctivando esta opcin la calidad de la impresin se vera afectada, pero es mas rpida.

    q Blanco y negro:

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    uando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecer en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo enanco y negro se reduce el tiempo de impresin

    q Encabezados de filas y columnas:

    ctivando esta opcin, aparecern en la impresin, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. Tambin sirve para que almprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que estn ubicadas.

    q Orden de las paginas:

    ermite establecer el orden en que se imprimirn las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas porolumnas o por bandas horizontales.

    5 Como definir los mrgenes

    ulsando en la solapa Mrgenes accedemos a un cuadro donde se define lo siguiente:

    uperior: se define el margen superior en Cms.

    nferior: se define el margen inferior en Cms.

    quierdo: se define el margen Izquierdo en Cms.

    erecho: se define el margen derecho en Cms.

    ncabezado: se define a que distancia va a estar desde el extremo, tambin en Cms.

    e de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, tambin en Cms.

    ambin ac podemos decirle si queremos centrar la paginaHorizontalmente o Verticalmente.

    medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicacin parmetro que vamos a modificar.

    en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los mrgenes establecidos.

    6 Como obtener una prevista

    a prevista o vista preliminar nos muestra la hoja tal como quedara impresa en las condicione actuales. Esta funcin nos permite ajustar muchosetalles de aspecto o de contenido de nuestro trabajo antes de imprimir.

    eamos como utilizarla:

    Estando ubicados en la pantalla principal de impresin...

    Pulsamos el botn Preliminar

    ah vemos la planilla o la seleccin que elegimos para imprimir y vemos como quedara impresa.

    entro de la prevista tenemos opciones para poder arreglar los mrgenes antes de la impresin por si no estaban bien.

    ambin poseemos la opcin de utilizar un Zoom para ver nuestra planilla mas grande o mas chica.

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    elegimos la opcin Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla.

    stando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando men ARCHlVO y optando por el comando Presentacin

    Trucos Excel

    FIN

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    Truco 1: Formatos condicionales

    Algunos Trucos de Excel

    Como ocultar filas y columnas.

    Repetir la misma orden varias veces seguidas.

    Introducir la fecha y la hora actual.

    Atajos del teclado.

    Creacin de un grfico actualizable a travs de

    Internet.

    Juegos en Excel

    Formatos condicionales

    Contador automtico de formularios

    Formatos rpidos a las columnas

    Crear un formulario invisible

    Como ocultar algunas filas y columnas.

    A veces, es necesario esconder filas o columnas porque molestan, lo podemos hacer con elatn, pero hay una forma ms sencilla y rpida:

    CRTL+9: Ocultar la fila.CRTL+MAYUS+8: Recuperar la fila.CTRL+0: Ocultar la columna.CTRL+MAYUS+9: Recuperar la columna.

    Repetir la misma orden varias veces seguidas.

    ara aplicar un formato o una orden varias veces seguidas, basta con realizar la accin unanica vez y pulsar la tecla F4 cuantas veces se quiera.

    ntroducir la fecha y la hora actual.

    ara insertar la hora en una celda, pulsar CRTL y el signo :.

    ara insertar el da, pulsar CRTL y el signo ;.

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    Truco 1: Formatos condicionales

    Atajos del teclado.

    MAYUS+F1: Insertar una nueva hoja.11: Crear un grfico con el rango seleccionado.

    ALT+F11: Abrir el editor de Visual Basic.ALT+R : Enviar la hoja de clculo activa como mensaje de correo electrnico.CRTL+MAYUS+G: Crear una marca de mensaje.

    Para que los atajos de correo electronico funcionen, Outlook 2000 debe ser el gestor deorreo predeterminado)

    Creacin de un grfico interactivo actualizable a travs de Internet.

    - Crear una grfica a partir de un rango de celdas con la orden Grfico del men Insertar.- Seleccionarla y grabarla con la opcin Guardar como Pgina Web del men Archivo.

    - Se abrir una ventana, activamos la opcin "Seleccin: Grafico" y "Agregar interactividad".Click en la opcin Publicar.

    - Se ab re otra ventana y activamos la casilla "Abrir la pgina en el explorador Web". Clickn Publicar.- La tabla y la grfica podrn verse con cualquier navegador de Internet.

    uegos

    Solo deben de entrar y sin hacer nada, ir al men de edicin y darle a: ir a...na vez dentro solo tienen que escribir esto:97:l97le dan a aceptar y en el momento que le dan a aceptar se preparan para darle a las teclas:

    Ctrl Shift Tab y lo dejan presionado y mientras estn presionando esas tres teclas le dan alibujo de grficos que debe de estar puesto como barra de herramientas. En ese momento lealdr el juego en contra de Bill Gates.

    .Inicia Microsoft Excel..Crea una hoja de calculo.

    .Selecciona completamente la linea 95 y presiona tab para llegar a laolumna B..Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menu "?" y despliega

    a ventana "Acerca de Microsoft Excel"..Presionando las teclas Ctrl y Mayus (shift) haz click en Soporte

    Tecnico.

    Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls" que es unmundo tipo "DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas verasos nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180 grados , caminas hasta la paredlanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA se abrir un pasaje secreto que esconde

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    Truco 1: Formatos condicionales

    uevas sorpresas.

    NOTA.- Este truco solo ha sido probado en la versin 7 de Excel. No garantizo suuncionamiento en otra versin

    .- Se abre Excel, y se va a la FILA 95

    .- Se selecciona toda la FILA 95 y se apreta la tecla TAB. Si todo va bien, se tiene toda la fila

    eleccionada y el cursor se coloca en la segunda columna (B,95).- Se va al MENU ?, y se hace click en ACERCA DE MICROSOFT EXCEL.- Se mantiene apretadas las teclas CONTROL y SHIFT, y se hace click sobre SOPORTE

    TECNICO.- El resultado (si se siguieron los pasos correctamente) es un juego oculto

    NOTA.- En cualquier del juego puedes escribir la palabra EXCELKFA y se abrir una pantallaculta. Pruebalo

    ormatos condicionales

    ara establecer por ejemplo un color si el contenido de una celda cumple una condicin,elecciona un rango de celdas, accede a Formato - Formato condicional. Podemos escribir

    Valor de la celda - Mayor que - 5 y pulsar el botn Formato... Desde ese men elegimosn color. Aceptamos y ahora puedes probar a introducir datos en el rango. Todos los valores

    mayores que 5 se convertirn en color rojo.

    Contador automtico de formularios

    ara la creacin de una hoja que pueda tener un contador para cada formulario tipo se debeealizar lo siguiente: Creas la plantilla en una hoja con tu formulario Creas una seleccin y le pones un nombre en el cuadro de nombres de Celdas

    Ocultas la hoja desde Men Formato- Hoja Ocultar Posteriormente aprietas las teclas Alt+F11 y aparecer el entorno de desarrollo de visual

    Basic Excell En el cuadro de procedimientos pinchas el mtodo deactivate e inserta el siguiente cdigo

    Private Sub Worksheet_Deactivate()Sheets("Cotizacion").Visible = True

    a =Sheets("Cotizacion").Range("H7").Valuea = a + 1

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    Truco 1: Formatos condicionales

    Sheets("Cotizacion").Range("H7").FormulaR1C1 = aSheets("Cotizacion").Visible = FalseEnd Sub

    Donde en este caso la hoja se llama Cotizacin y el Rango al cual se auto numerara es "H7"es una celda)Tu puedes designar otros nombres y rangos con la precaucin de cambiarlos en este mismo

    digo

    Posteriormente Cada vez que necesitas un formulario auto_numerado debes Pincharormato - Hoja - Mostra Seleccionar de la casilla nombre el nombre del rango que contiene tuormulario -Copiar y luego en una hoja o libro nuevo Pegar y cada vez tendrs un formularioon un auto numero en la celda que tu dispusiste.

    ormatos rpidos a las columnas

    l truco consiste en marcar una o varias columnas una vez que tengan datos numricos. Laorma de darle formato a la(s) columna es por medio del Menu-Formato-Number-decimals. Lonterior lo puedes realizar presionando CTRL-SHIFT-1 (el 1 del teclado alfanumerico).

    Crear un formulario invisible ste formato nos permite que los datos seleccionados no sean vistos enantalla ni impresos, aunque le cambies el color a la letra.

    .- Selecciona el area a formatear.

    .- Presiona el boton derecho del mouse.

    .- Selecciona la opcion "Formato de Celdas"

    .- En la carpeta "Numero" selecciona "Personalizar#

    .- Escribe ";;;" (tres veces punto y coma)

    FIN